قرار مجلس الوزراء رقم (40) لسنة 2021

بشأن اللائحة التنفيذية للمرسوم بقانون اتحادي رقم (26) لسنة 2019

في شأن المالية العامة

مجلس الوزراء:

بعد الاطلاع على الدستور،

وعلى القانون الاتحادي رقم (1) لسنة 1972 بشأن اختصاصات الوزارات وصلاحيات الوزراء، وتعديلاته،

وعلى المرسوم بقانون اتحادي رقم (26) لسنة 2019 في شأن المالية العامة،

وعلى قرار مجلس الوزراء رقم (37) لسنة 2012 في شأن اللائحة التنفيذية للمرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2011 بشأن قواعد إعداد الميزانية العامة والحساب الختامي،

وعلى قرار مجلس الوزراء رقم (17) لسنة 2013 بشأن اللائحة التنفيذية للقانون اتحادي رقم (1) لسنة 2011 في شأن الإيرادات العامة،

وعلى قرار مجلس الوزراء رقم (4) لسنة 2019 بشأن لائحة المشتريات وإدارة المخازن في الحكومة الاتحادية، وتعديلاته،

وبناءً على ما عرضه وزير المالية، وموافقة مجلس الوزراء،

قرر:

المادة (1)

التعريفات

تطبق التعريفات الواردة في القانون الاتحادي رقم (26) لسنة 2019 المشار إليه على هذا القرار، وفيما عدا ذلك يكون للكلمات والعبارات التالية في هذا القرار، المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقض سياق النص بغير ذلك:

التحوط : التأكد من توفر سيولة نقدية كافية تحسباً للتعرض لتباينات وتقلبات في التدفقات النقدية خلال الفترات المالية اللاحقة.

التعميم المالي : التعميم الذي يصدره الوزير إلى الجهات الاتحادية يحدد فيه القواعد والضوابط والإجراءات والمعالجات المحاسبية للمعاملات والتسويات اللازمة لإعداد مشروع الحساب الختامي للجهة الاتحادية والحساب الختامي الموحد عن السنة المالية الحالية وذلك خلال الأسبوع الثاني من الشهر العاشر من كل سنة مالية.

المرسوم بقانون : المرسوم بقانون اتحادي رقم (26) لسنة 2019 في شأن المالية العامة.

المادة (2)

صلاحيات الوزير

1. للوزير في حال تحققه من أن تراجعاً استثنائياً أو غير متوقع سيطرأ على الإيرادات النقدية المتوقع تحصيلها في السنة المالية الجارية، رفع مذكرة إلى مجلس الوزراء متضمنة تقدير نسبة التراجع ومصدره وبيان أسبابه، واقتراحه نسبة التخفيض من الاعتمادات المقررة في الميزانية العامة الجارية بما يتناسب مع نسبة التراجع المتوقع على ألا تزيد على (50%) خمسين في المائة من الاعتمادات المقررة في الميزانية العامة للسنة المالية الجارية.

2. للوزير أن يوصي في المذكرة المنصوص عليها في البند (1) من هذه المادة باتخاذ أي من التدابير الآتية:

أ. إمكانية ضخ سيولة مالية إضافية من الأموال المتاحة في الاحتياطي النقدي المنصوص عليه في البند (1) من المادة (71) من المرسوم بقانون أو الاحتياطي الخاص المنصوص عليه في المادة (27) من المرسوم بقانون.

ب. خفض الاعتمادات المقررة لجميع أو بعض الجهات الاتحادية باستثناء الاعتمادات المقررة للموظفين الحتميين.

ج. خفض قيمة المبالغ المرصدة في الميزانية العامة الجارية لمشروع أو بند واحد أو أكثر أو إعادة جدولة مواعيد سداد أي من هذه المبالغ.

د. خفض الأسقف العليا لبعض فئات الإنفاق المعتمدة في الميزانية العامة (الاعتمادات المالية).

ه. إلغاء أو تأجيل تنفيذ مشروع أو أكثر من المشروعات الرأسمالية، وما يترتب على ذلك من إلغاء المبالغ المرصدة لها في الميزانية العامة الجارية.

و. إصدار أي أداة من أدوات الدين العام.

ز. أي تدابير أخرى.

3. يصدر الوزير التعليمات اللازمة للجهات الاتحادية التي تأثرت اعتماداتها أو مخصصاتها المالية، بتنفيذ قرار مجلس الوزراء باعتماد أي من التدابير المنصوص عليها في البند (2) من هذه المادة، وتاريخ العمل بها.

المادة (3)

التحوط النقدي

1. يتولى الوزير مراقبة المركز المالي للحكومة ورصد حركة السيولة النقدية.

2. يهدف التحوط النقدي إلى تحقيق ما يأتي:

أ. التخفيف من الآثار السلبية المترتبة على التباينات والتقلبات من خلال وجود خطط بديلة معدة مسبقاً لمواجهتها.

ب. ضمان استمرار الحكومة في تنفيذ خطط التنمية المستدامة المعتمدة في خططها الاستراتيجية ضمن مشروع إطار الميزانية متوسطة المدى أو الرؤية الاستراتيجية طويلة المدى.

ج. ضمان استمرار الحكومة في الوفاء بالتزاماتها المالية دون اللجوء إلى الاقتراض.

د. تطوير سياسات مالية طويلة المدى تسهم في قدرة الحكومة على بناء الاحتياطي النقدي المنصوص عليه في المادة (71) من المرسوم بقانون.

3. يرفع الوزير إلى مجلس الوزراء تقريراً نصف سنوي وآخر سنوياً عن التحوط النقدي متضمناً وصف حالة السيولة النقدية للفترة المالية المستقبلية ورسم الخطط اللازمة لمواجهة أي صدمات أو تقلبات اقتصادية متوقعة، على أن يراعي على وجه الخصوص ما يأتي:

أ. وضع السيولة النقدية خلال الفترة المالية الحالية والفترات المالية المستقبلية.

ب. احتياجات الجهات الاتحادية للسيولة النقدية خلال الفترات المالية المستقبلية.

ج. السياسات المالية للحكومات المحلية وأثرها على تدفق الموارد العامة للحكومة.

د. أثر تقلبات الاقتصاد العالمية والإقليمية على تدفق الموارد العامة.

ه. أثر التقلبات والأحداث الجيوسياسية المحيطة بالدولة على الاقتصاد الوطني.

و. الخطط والبرامج اللازمة لمواجهة أي تحديات أو تقلبات اقتصادية متوقعة.

ز. إمكانية ضخ سيولة مالية إضافية من الأموال المتاحة في الاحتياطي النقدي المنصوص عليه في البند (1) من المادة (71) من المرسوم بقانون أو الاحتياطي الخاص المنصوص عليه في المادة (27) من المرسوم بقانون.

4. في حال وجود مؤشرات قوية لاحتمال حدوث تراجع استثنائي في الموارد العامة خلال السنة المالية القادمة والتي لا يمكن تغطيتها من حساب الاحتياطي النقدي أو الاحتياطي الخاص المنصوص عليهما في الفقرة (ز) من البند (3) من هذه المادة، تحدد الوزارة نسبة التخفيض المقترحة في الموارد العامة لتلك السنة قبل رفع مشروع قانون ربط الميزانية العامة لتلك السنة للاعتماد على ألا يشمل ذلك المخصصات المقررة للموظفين الحتميين.

المادة (4)

ضوابط وإجراءات إبرام العقود

تلتزم الجهات الاتحادية عند إبرام عقود يترتب عليها التزامات مالية تجاوز السنة المالية إلى سنة مالية أو لسنوات مالية قادمة بالضوابط الآتية:

1. أن تكون العقود خاصة بمشاريع تم اعتمادها ضمن الاستراتيجية المالية الإطار المالي متوسطة المدى.

2. أن تكون مخصصات العقود مدرجة في الاستراتيجية المالية الإطار المالي متوسطة المدى.

3. أن تكون للجهة الاتحادية خطة تنفيذ واضحة تحدد إجمالي التكلفة المتوقعة والاعتمادات المالية المطلوب إدراجها في مشروع قانون ربط الميزانية العامة لكل سنة من سنوات تنفيذ المشروع.

4. أن يتوفر اعتماد مالي في ميزانية الجهة الاتحادية خلال السنة المالية التي أبرم فيها العقد لتغطية الالتزامات المالية الناتجة عنه.

5. أن تقوم الجهة الاتحادية بإدراج الاعتمادات المالية السنوية اللازمة لتغطية التزامات كل سنة مالية على حده حتى إتمام تنفيذ العقد وتكون هذه الاعتمادات جزءاً من ميزانيتها السنوية المعتمدة في قانون ربط الميزانية العامة.

6. ألا تستخدم الجهة الاتحادية الاعتمادات المالية المدرجة لتغطية التزامات تنفيذ العقد التي لم تستخدم لغير الأغراض المخصصة لتلك الاعتمادات.

7. الالتزام بالإجراءات المنصوص عليها في قرار مجلس الوزراء رقم (4) لسنة 2019 بشأن لائحة المشتريات وإدارة المخازن في الحكومة الاتحادية، وتعديلاته.

المادة (5)

قواعد إعداد مشروع الحساب الختامي

على الجهات الاتحادية عند قيامها بإعداد مشروع حسابها الختامي عن السنة المالية المنتهية الالتزام بالقواعد الأساسية الآتية:

1. تقديم كافة الوثائق التي ينتج عنها تغيير أو تعديل في بيانات الحساب الختامي المقدم إلى ديوان المحاسبة بعد إجرائها، وإرفاق نسخة عن المخاطبات والوثائق ذات الصلة للوزارة.

2. مراعاة الدقة في التوجيه المحاسبي على بنود دليل هيكل الحسابات الصحيحة وعدم اللجوء للتوجيه المحاسبي الخاطئ بهدف عدم إظهار تجاوز أو إجراء مناقلة.

3. إجراء المناقلات بما يكفل عدم اللجوء (الخاطئ) للمعالجات بقيود التسوية اليدوية في نظام الأستاذ العام.

4. إتمام إجراءات الإقفال السنوي في التاريخ المحدد له وفق التعميم المالي أو قبله وفق ما يأتي:

أ. المشتريات.

ب. نظام إدارة النقد.

ج. نظام المقبوضات.

د. نظام المدفوعات.

ه. نظام الرواتب.

و. مطابقة حسابات السلف.

ز. المناقلات المالية.

ح. الأستاذ العام.

ط. إقفال بند ضريبة القيمة المضافة (مدخلات) وبند ضريبة القيمة المضافة (مخرجات) في بند صافي ضريبة القيمة المضافة، وقيد كافة الضرائب غير القابلة للاسترداد على البند المختص، بالإضافة إلى التأكد من قيد كافة المبالغ الضريبية المستردة من الهيئة الاتحادية للضرائب في بنود الحسابات الخاصة بها ، والتأكد من مطابقة أرصدة البنود الخاصة بالضريبة بالإقرارات الضريبية المقدمة من قبل الجهة.

5. التقيد بالمواعيد المحددة في التعميم المالي لإتمام الإقفالات، ولا يجوز لأي جهة اتحادية تمديد هذه المواعيد إلا بناءً على طلب مسبب وموافقة الوزارة على ذلك، على أن تتحمل الجهة الاتحادية مسؤولية ما يترتب على عدم التزامها بذلك.

6. إعداد مشروع الحساب الختامي في الموعد المحدد وفق التعميم المالي متضمناً ما يأتي:

أ. نموذج الإقرار والتعهد بشأن التأكيد على دقة وشمولية البيانات الواردة في مشروع الحساب الختامي المبدئي وفق النموذج الذي تعده الوزارة.

ب. المذكرة الايضاحية، وتشمل ما يأتي:

(1) بيانات الميزانية العامة على مستوى المجموعات وتوضيح التعديلات التي تمت عليها خلال السنة المالية (مناقلات/ اعتمادات إضافية)، بالإضافة للبيانات الفعلية المحققة خلال السنة المالية الحالية مع تحليل أي فروقات في تنفيذ الميزانية (صرف بالتجاوز / اعتمادات غير مستخدمة)، وإظهار مدى تحقيق الجهة الاتحادية للأنشطة والأهداف المعتمدة للسنة المالية، ومقارنة كافة هذه البيانات ببيانات السنة المالية السابقة.

(2) الإفصاح عن أي قيود تعديلية تمت خلال السنة المالية تتعلق بسنوات سابقة، وبيان أسبابها، ومدى تأثيرها على المركز المالي للجهة الاتحادية.

3) الإفصاح عن أي هبات أو إعانات أو منح سواء نقدية أو عينية تتلقاها الجهات الاتحادية غير مشمولة في ميزانيتها وبيان مصدرها وكيفية التصرف فيها.

(4) الإفصاح عن أي عمليات مالية تمت خارج النظام المالي للحكومة، كالحسابات البنكية المخصصة للسلف.

5) الإفصاح عن الحسابات المصرفية المفتوحة، وبيان موقف الرصيد النهائي والتسوية البنكية.

(6) الإفصاح عن جهود وإجراءات الجهة الاتحادية لمتابعة وتسوية أرصدة حسابات الأصول والخصوم وتطورها.

7) الإفصاح عن أي عمليات تبادلية أو غير تبادلية تمت ما بين الجهة الاتحادية المعنية والجهات الاتحادية الأخرى والتي تؤثر بشكل مباشر على إيراداتها أو مصروفاتها.

8) الإفصاح عن الوضع الضريبي للجهة الاتحادية من حيث مدى الالتزام بتقديم الإقرارات الضريبية للهيئة الاتحادية للضرائب في مواعيدها ، واستلام الجهات الاتحادية لقيمة المستردات الضريبية المستحقة لها إضافة إلى الإفصاح عن أي غرامات تأخير تم تحملها وقيمة الضرائب غير القابلة للاسترداد.

(9) مؤشرات قياس الأداء المالية المشتركة التالية وتحليل أسباب الانحرافات إن وجدت:

أ. مؤشر دقة التخطيط المالي للإيرادات.

ب. مؤشر دقة التخطيط المالي للمصروفات.

ج. مؤشر دقة إعداد الميزانية.

(10) ميزان المراجعة كما في 31 ديسمبر من السنة المالية المعنية.

11) نماذج الحساب الختامي (نسخة إلكترونية فقط) وفق ما ينص عليه التعميم المالي.

(12) بيان الأداء المالي – للجهات الاتحادية المستقلة فقط.

(13) بيان المركز المالي – للجهات الاتحادية المستقلة فقط.

(14) بيان السيولة النقدية – للجهات الاتحادية المستقلة فقط.

7. بالنسبة للجهات الاتحادية المستقلة التي تطبق أساس الاستحقاق في قيد عملياتها المالية والمحاسبية، عليها ترجمة بياناتها لإظهارها على الأساس النقدي المعدل (بيان الأداء المالي، بيان المركز المالي)، ويستمر العمل بهذا الإجراء إلى حين قيام الحكومة بالإعلان رسمياً عن تحولها لتطبيق المحاسبة على أساس الاستحقاق.

8. إرسال مشروعات حساباتها الختامية مستوفية المرفقات المبينة في البند (5) من هذه المادة، ومؤشرات قياس الأداء إلى ديوان المحاسبة، ونسخة منها للوزارة في موعد أقصاه التاريخ المحدد في التعميم المالي، مع إرفاق قرص مدمج يتضمن نسخة إلكترونية من الحساب الختامي وكافة مرفقاته بالصيغة الإلكترونية المناسبة وفقاً لطبيعة التقرير.

9. يمارس ديوان المحاسبة رقابته على مشروعات الحسابات الختامية وجميع مرفقاتها بما فيها البيانات المترجمة إلى الأساس النقدي المعدل، ويعد تقريره عنها ويرسله إلى الجهات الاتحادية والوزارة بما لا يجاوز التاريخ المحدد في التعميم المالي السنوي.

10. تنفيذ التعديلات اللازمة على مشروعات حساباتها الختامية بناءً على مراجعة وتوصيات ديوان المحاسبة إن وجدت، وإرسالها إلى ديوان المحاسبة والوزارة خلال الفترة التي يحددها التعميم المالي.

11. الرد على تقارير ديوان المحاسبة - إن وجدت - خلال خمسة أيام عمل من تاريخ استلامه على أن ترسل نسخة منه إلى الوزارة في ذات التاريخ.

12. قيام الجهات الاتحادية المستقلة التي لم يشملها قانون ربط الميزانية العامة بالتنسيق المباشر مع ديوان المحاسبة بشأن تقديم مشروعات حساباتها الختامية مع مراعاة الموعد المحدد في التعميم المالي.

13. مراعاة ضبط فترة الأستاذ العام حسب تاريخ المعاملة خلال الفترتين المحاسبيتين لشهري ديسمبر من السنة المالية التي يتم إعداد مشروع الحساب الختامي عنها وشهر يناير من السنة المالية اللاحقة.

14. تطبيق مبدأ سنوية الميزانية، وعدم تحميل ميزانية السنة المالية الحالية بمصروفات سنوات مالية سابقة أو لاحقة.

15. الامتناع عن الصرف بالتجاوز على بنود الميزانية، وعن تقديم حساب ختامي بوجود بنود على عكس طبيعتها.

16. قيام الجهة الاتحادية التي انضمت لمشروع التطبيق التدريجي للتحول للمحاسبة على أساس الاستحقاق بإعداد تقارير ختامية مزدوجة (Dual Reporting) وذلك على النحو الآتي:

أ. مشروع حساب ختامي وفقاً لأحكام هذه المادة يرسل إلى ديوان المحاسبة ونسخة منه إلى الوزارة لأغراض إعداد الحساب الختامي الموحد، ويستمر العمل بذلك حتى إصدار الوزير تعميماً بتحول الحكومة التام إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق.

ب. بيانات وتقارير مالية وفق التعليمات الصادرة من الوزارة على أن ترسل البيانات والتقارير إلى الوزارة لمراجعة جودتها والتأكد من مطابقتها للمعايير المحاسبية المعتمدة من الحكومة في هذا الشأن.

17. عند اعتماد الوزير لقرار تحول الحكومة الاتحادية إلى تطبيق المحاسبة على أساس الاستحقاق، تصدر الوزارة القرارات الواجب على الجهات الاتحادية الالتزام بها لإعداد التقارير والقوائم المالية وفق المعايير المحاسبية المعتمدة في الحكومة الاتحادية.

المادة (6)

قواعد إعداد مشروع الحساب الختامي الموحد

1. تعد الوزارة مشروع قانون الحساب الختامي الموحد من واقع مشروعات الحسابات الختامية للجهات الاتحادية المقدمة لها وتقارير ديوان المحاسبة الواردة بشأنها قبل انتهاء المدة المحددة في التعميم المالي، ويتضمن مشروع القانون الوثائق التالية مجهزة إلكترونياً:

أ. مشروع قانون اتحادي بشأن اعتماد الحساب الختامي الموحد عن السنة المالية المعنية.

ب. بيان ملخص الأداء المالي الموحد.

ج. بيان ملخص المركز المالي الموحد.

د. بيان ملخص السيولة النقدية.

ه. المذكرة الإيضاحية، وتشمل ما يأتي:

(1) أهم الملاحظات على بيانات الحسابات الختامية الخاصة بالجهات الاتحادية من واقع التقارير المبدئية لديوان المحاسبة وإدراج التوضيحات اللازمة في حال وجود تعديلات على مشروعات الحسابات الختامية للجهات الاتحادية الصرف بالتجاوز العجز).

(2) البيانات المالية للوزارات والأجهزة الحكومية الاتحادية والجهات المستقلة.

(3) الميزانية العامة للاتحاد وتعديلاتها، ويشمل ذلك ما يأتي:

أ. عرض الإيرادات والمصروفات على مستوى المجموعة.

ب. عرض حسابات الأصول والخصوم الجارية المركز المالي الموحد وجدول إعادة تصنيف أرصدة الحسابات التي على غير طبيعتها.

ج. عرض الحسابات النظامية المدينة والدائنة.

د. عرض ناتج تنفيذ الميزانية العامة للاتحاد.

ه. عرض الحسابات الوسيطة وجدول الاستبعاد للمعاملات البينية.

و تحليل حساب الاحتياطي العام.

ز. توضيح نطاق تغطية الحساب الختامي الموحد للجهات الاتحادية وأسس توحيد البيانات المالية بالإضافة إلى مكونات الحساب الختامي الموحد.

2. إذا لم تقدم الجهة الاتحادية حسابها الختامي بعد انقضاء الفترة المحددة في التعميم المالي فلا يتم إفراد مادة لها في مشروع قانون اعتماد الحساب الختامي الموحد، كما لا تدخل أي تعديلات من الجهات الاتحادية على بيانات حسابها الختامي بعد انتهاء الفترة المحددة في التعميم المالي.

3. يتم إعداد مشروع قانون اعتماد الحساب الختامي الموحد الخاص بكل جهة اتحادية وفقاً للأساس المحاسبي الذي تطبقه.

4. في حال عدم التزام الجهات الاتحادية التي تتبع أساس الاستحقاق بترجمة بياناتها إلى الأساس النقدي المعدل، واستيفاء نماذج الحساب الختامي وفق الأصول المرعية، تقوم الوزارة بإرفاق بياناتها كملحق دون تضمينها في جداول الحساب الختامي الموحد.

5. تتسلم الوزارة تقرير ديوان المحاسبة عن مشروع قانون اعتماد الحساب الختامي الموحد عن السنة المالية المعنية في الموعد الذي يحدد في التعميم المالي.

6. ترفع الوزارة مشروع قانون اعتماد الحساب الختامي الموحد عن السنة المالية المعنية، مرفقاً به ردودها على تقرير ديوان المحاسبة المبدئي على المشروع إلى مجلس الوزراء في الموعد الذي يتم تحديده في التعميم المالي المنصوص عليه في المادة (66) من المرسوم بقانون.

المادة (7)

إتلاف المستندات والسجلات والوثائق

1. للجهات الاتحادية إتلاف المستندات والسجلات والوثائق بعد انقضاء عشر سنوات من تاريخ صدور قانون اعتماد الحساب الختامي الموحد، إذا اتضح للجهة المعنية أنها لم تعد في حاجة إليها، وذلك وفقاً لأحكام القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني، ولائحته التنفيذية.

2. لا يجوز إتلاف المستندات والسجلات والوثائق بأي حال حتى بعد انقضاء المدة المشار إليها، إذا كانت محل تحقيق أو نزاع إداري أو قضائي.

المادة (8)

إقفال حسابات الجهة الاتحادية التي تم دمجها أو حلها

تقوم الوزارة عند صدور قرار بإعادة هيكلة جهة اتحادية أو حلها أو دمجها مع جهة اتحادية أخرى بدعوة الجهات المعنية لاجتماع تنسيقي بهدف ما يأتي:

1. تشكيل لجنة مشتركة من الجهات المعنية لتسيير الأعمال.

2. إعداد خطة لتنفيذ القرار، خاصة فيما يتعلق بآليات تنفيذ الميزانية الخاصة بكل جهة معنية عن الفترة المتبقية عن السنة المالية، وأحكام إعداد الحساب الختامي لكل جهة اتحادية من الجهات المعنية، بالإضافة إلى إعداد الجهة الاتحادية المستحوذة لحساب ختامي موحد تقفل فيه حسابات الجهة التي تم حلها أو دمجها، ويراعى في ذلك أي قرارات أو تعليمات نافذة في ذلك الشأن.

3. اعتماد المعالجة المحاسبية للأصول الثابتة والمخصصات" إذا كانت الجهة الاتحادية تطبق المحاسبة على أساس الاستحقاق.

4. الاتفاق على آلية التصرف في الأرصدة البنكية.

5. الاتفاق على خطة إقفال حسابات الجهة الاتحادية التي تم دمجها أو حلها.

6. رفع مذكرة إلى ديوان المحاسبة بشأن ما تم الاتفاق عليه.

المادة (9)

أموال الأمانة

1. على الجهات الاتحادية موافاة الوزارة عند الطلب بكشوف تفصيلية بحصر أموال الأمانة المحتفظ بها لديها مع بيان طبيعتها وأسماء المستفيدين وتاريخ نشوئها واسم ورقم حساب البنك المودعة فيه وغيرها من البيانات التي تحددها الوزارة.

2. تصدر التعليمات الخاصة بإدارة أموال الأمانة وحوكمتها وآليات الصرف منها بقرار من الوزير.

المادة (10)

القرارات التنفيذية

يُصدر الوزير القرارات اللازمة لتنفيذ أحكام هذا القرار.

المادة (11)

الإلغاءات

يُلغى قرار مجلس الوزراء رقم (37) لسنة 2012 وقرار مجلس الوزراء رقم (17) لسنة 2013 المشار إليهما، كما يُلغى كل حكم يخالف أو يتعارض مع أحكام هذا القرار.

المادة (12)

نشر القرار والعمل به

يُنشر هذا القرار في الجريدة الرسمية، ويُعمل به من اليوم التالي لتاريخ نشره.

صدر عنا:

بتاريخ: 9 / رمضان/ 1442هـ

الموافق: 21 /أبريل/ 2021م

Cabinet of Ministers Resolution No. (40) of 2021

Concerning the Executive Regulations of Federal Decree-Law No. (26) of 2019

On Public Finance

The Cabinet of Ministers:

Having reviewed the Constitution,

And Federal Law No. (1) of 1972 Concerning the Competencies of Ministries and the Powers of Ministers, and its amendments,

And Federal Decree-Law No. (26) of 2019 on Public Finance,

And Cabinet of Ministers Resolution No. (37) of 2012 concerning the Executive Regulations of Federal Decree-Law No. (8) of 2011 on the Rules for Preparing the General Budget and the Final Account,

And Cabinet of Ministers Resolution No. (17) of 2013 concerning the Executive Regulations of Federal Law No. (1) of 2011 on Public Revenues,

And Cabinet of Ministers Resolution No. (4) of 2019 on the Procurement and Warehouse Management Regulations in the Federal Government, and its amendments,

And based on the submission of the Minister of Finance, and the approval of the Cabinet of Ministers,

Has decided:

Article (1)

Definitions

The definitions contained in the aforementioned Federal Law No. (26) of 2019 shall apply to this Resolution, and unless the context otherwise requires, the following words and phrases in this Resolution shall have the meanings assigned to each of them:

Hedging: Ensuring the availability of sufficient cash liquidity in anticipation of exposure to variations and fluctuations in cash flows during subsequent financial periods.

Financial Circular: The circular issued by the Minister to Federal Entities specifying the rules, controls, procedures, and accounting treatments for transactions and settlements necessary for preparing the draft final account of the Federal Entity and the consolidated final account for the current fiscal year, during the second week of the tenth month of each fiscal year.

The Decree-Law: Federal Decree-Law No. (26) of 2019 on Public Finance.

Article (2)

Powers of the Minister

1. In the event the Minister verifies that an exceptional or unexpected decline will occur in the cash revenues expected to be collected in the current fiscal year, he may submit a memorandum to the Cabinet of Ministers including an estimate of the percentage of decline, its source, and a statement of its causes, and his proposal for a reduction percentage from the appropriations allocated in the current general budget, proportionate to the expected decline percentage, provided it does not exceed (50%) fifty percent of the appropriations allocated in the general budget for the current fiscal year.

2. The Minister may, in the memorandum stipulated in Clause (1) of this Article, recommend taking any of the following measures:

a. The possibility of injecting additional financial liquidity from the funds available in the cash reserve stipulated in Clause (1) of Article (71) of the Decree-Law or the special reserve stipulated in Article (27) of the Decree-Law.

b. Reducing the appropriations allocated to all or some Federal Entities, excluding the appropriations designated for essential employees.

c. Reducing the value of the amounts allocated in the current general budget for one or more projects or items or rescheduling the payment dates of any of these amounts.

d. Lowering the upper ceilings for some expenditure categories approved in the general budget (financial appropriations).

e. Cancelling or postponing the implementation of one or more capital projects, and the consequent cancellation of the amounts allocated for them in the current general budget.

f. Issuing any public debt instrument.

g. Any other measures.

3. The Minister shall issue the necessary instructions to the Federal Entities whose appropriations or financial allocations have been affected, to implement the Cabinet of Ministers' resolution adopting any of the measures stipulated in Clause (2) of this Article, and its effective date.

Article (3)

Cash Hedging

1. The Minister shall monitor the financial position of the government and track the movement of cash liquidity.

2. Cash hedging aims to achieve the following:

a. Mitigating the negative effects resulting from variations and fluctuations through pre-prepared alternative plans to address them.

b. Ensuring the government's continuity in implementing the sustainable development plans adopted in its strategic plans within the medium-term budget framework project or the long-term strategic vision.

c. Ensuring the government's continuity in meeting its financial obligations without resorting to borrowing.

d. Developing long-term financial policies that contribute to the government's ability to build the cash reserve stipulated in Article (71) of the Decree-Law.

3. The Minister shall submit a semi-annual report and another annual report to the Cabinet of Ministers on cash hedging, including a description of the cash liquidity status for the future financial period and outlining the necessary plans to face any expected economic shocks or fluctuations, taking into particular consideration the following:

a. The cash liquidity situation during the current financial period and future financial periods.

b. The cash liquidity needs of Federal Entities during future financial periods.

c. The financial policies of local governments and their impact on the flow of public resources to the government.

d. The impact of global and regional economic fluctuations on the flow of public resources.

e. The impact of geopolitical fluctuations and events surrounding the state on the national economy.

f. The plans and programs necessary to face any expected challenges or economic fluctuations.

g. The possibility of injecting additional financial liquidity from the funds available in the cash reserve stipulated in Clause (1) of Article (71) of the Decree-Law or the special reserve stipulated in Article (27) of the Decree-Law.

4. In the event of strong indicators of a possible exceptional decline in public resources during the upcoming fiscal year, which cannot be covered by the cash reserve account or the special reserve stipulated in paragraph (g) of Clause (3) of this Article, the Ministry shall determine the proposed reduction percentage in public resources for that year before submitting the draft law on the general budget for that year for approval, provided that this does not include the allocations designated for essential employees.

Article (4)

Controls and Procedures for Concluding Contracts

Federal Entities, when concluding contracts that result in financial obligations extending beyond the fiscal year to a future fiscal year or years, shall adhere to the following controls:

1. The contracts must be for projects approved within the financial strategy - medium-term financial framework.

2. The allocations for the contracts must be included in the financial strategy - medium-term financial framework.

3. The Federal Entity must have a clear implementation plan that specifies the total expected cost and the financial appropriations required to be included in the draft general budget law for each year of the project's implementation.

4. A financial appropriation must be available in the budget of the Federal Entity during the fiscal year in which the contract is concluded to cover the financial obligations resulting from it.

5. The Federal Entity must include the necessary annual financial appropriations to cover the obligations of each fiscal year separately until the contract is fully implemented, and these appropriations shall be part of its annual budget approved in the general budget law.

6. The Federal Entity shall not use the financial appropriations included to cover the obligations of the contract's implementation that have not been used for purposes other than those for which they were allocated.

7. Adherence to the procedures stipulated in Cabinet of Ministers Resolution No. (4) of 2019 on the Procurement and Warehouse Management Regulations in the Federal Government, and its amendments.

Article (5)

Rules for Preparing the Draft Final Account

Federal Entities, when preparing their draft final account for the ended fiscal year, must adhere to the following basic rules:

1. Submit all documents that result in a change or amendment to the data of the final account submitted to the State Audit Institution after they are made, and attach a copy of the relevant correspondence and documents for the Ministry.

2. Ensure accuracy in the accounting classification to the correct items in the chart of accounts guide and avoid incorrect accounting classification for the purpose of not showing an overspend or making a transfer.

3. Make transfers in a way that ensures not resorting to (incorrect) treatments with manual adjustment entries in the general ledger system.

4. Complete the annual closing procedures on or before the date specified in the financial circular, as follows:

a. Procurement.

b. Cash Management System.

c. Receipts System.

d. Payments System.

e. Payroll System.

f. Reconciliation of advance accounts.

g. Financial transfers.

h. General Ledger.

i. Closing the Value Added Tax (input) item and the Value Added Tax (output) item in the net Value Added Tax item, and recording all non-refundable taxes under the relevant item, in addition to ensuring that all tax amounts refunded from the Federal Tax Authority are recorded in their respective account items, and ensuring the balances of tax-related items match the tax returns submitted by the entity.

5. Adhere to the deadlines specified in the financial circular for completing the closures. No Federal Entity may extend these deadlines except upon a justified request and the approval of the Ministry, and the Federal Entity shall bear the responsibility for any consequences of its non-compliance.

6. Prepare the draft final account by the deadline specified in the financial circular, including the following:

a. The declaration and pledge form confirming the accuracy and comprehensiveness of the data contained in the preliminary draft final account, according to the template prepared by the Ministry.

b. The explanatory memorandum, which includes the following:

(1) General budget data at the group level, clarifying the amendments made to it during the fiscal year (transfers/additional appropriations), in addition to the actual data achieved during the current fiscal year with an analysis of any discrepancies in budget implementation (overspending/unused appropriations), and showing the extent to which the Federal Entity has achieved the approved activities and objectives for the fiscal year, and comparing all this data with the data of the previous fiscal year.

(2) Disclosure of any adjustment entries made during the fiscal year related to previous years, stating their reasons, and their impact on the financial position of the Federal Entity.

(3) Disclosure of any gifts, subsidies, or grants, whether in cash or in kind, received by the Federal Entities that are not included in their budget, stating their source and how they were disposed of.

(4) Disclosure of any financial transactions conducted outside the government's financial system, such as bank accounts designated for advances.

(5) Disclosure of open bank accounts, stating the final balance position and bank reconciliation.

(6) Disclosure of the Federal Entity's efforts and procedures to follow up and settle the balances of asset and liability accounts and their development.

(7) Disclosure of any exchange or non-exchange transactions that took place between the concerned Federal Entity and other Federal Entities that directly affect its revenues or expenditures.

(8) Disclosure of the Federal Entity's tax status in terms of its compliance with submitting tax returns to the Federal Tax Authority on time, the receipt by the Federal Entities of the value of tax refunds due to them, in addition to disclosing any late payment penalties incurred and the value of non-refundable taxes.

(9) The following common financial performance measurement indicators and analysis of the reasons for deviations, if any:

a. Indicator of financial planning accuracy for revenues.

b. Indicator of financial planning accuracy for expenditures.

c. Indicator of budget preparation accuracy.

(10) Trial balance as of December 31 of the concerned fiscal year.

(11) Final account templates (electronic copy only) as stipulated in the financial circular.

(12) Statement of Financial Performance – for independent Federal Entities only.

(13) Statement of Financial Position – for independent Federal Entities only.

(14) Statement of Cash Flows – for independent Federal Entities only.

7. For independent Federal Entities that apply the accrual basis in recording their financial and accounting operations, they must translate their data to present it on the modified cash basis (Statement of Financial Performance, Statement of Financial Position), and this procedure shall continue until the government officially announces its transition to applying accrual basis accounting.

8. Send their draft final accounts, complete with the attachments specified in Clause (6) of this Article, and the performance measurement indicators to the State Audit Institution, and a copy thereof to the Ministry, no later than the date specified in the financial circular, attaching a CD containing an electronic copy of the final account and all its attachments in the appropriate electronic format according to the nature of the report.

9. The State Audit Institution shall exercise its oversight over the draft final accounts and all their attachments, including the data translated to the modified cash basis, and shall prepare its report on them and send it to the Federal Entities and the Ministry no later than the date specified in the annual financial circular.

10. Implement the necessary amendments to their draft final accounts based on the review and recommendations of the State Audit Institution, if any, and send them to the State Audit Institution and the Ministry within the period specified by the financial circular.

11. Respond to the reports of the State Audit Institution - if any - within five working days from the date of its receipt, provided that a copy is sent to the Ministry on the same date.

12. Independent Federal Entities not included in the General Budget Law shall coordinate directly with the State Audit Institution regarding the submission of their draft final accounts, taking into account the deadline specified in the financial circular.

13. Ensure the general ledger period is controlled according to the transaction date during the two accounting periods of December of the fiscal year for which the draft final account is being prepared and January of the subsequent fiscal year.

14. Apply the principle of budget annuality, and not charge the current fiscal year's budget with expenditures from previous or subsequent fiscal years.

15. Refrain from overspending on budget items, and from submitting a final account with items contrary to their nature.

16. The Federal Entity that has joined the gradual implementation project for the transition to accrual basis accounting shall prepare dual final reports (Dual Reporting) as follows:

a. A draft final account in accordance with the provisions of this Article shall be sent to the State Audit Institution and a copy thereof to the Ministry for the purposes of preparing the consolidated final account, and this shall continue until the Minister issues a circular for the government's complete transition to accrual basis accounting.

b. Financial data and reports in accordance with the instructions issued by the Ministry, provided that the data and reports are sent to the Ministry to review their quality and ensure their compliance with the accounting standards adopted by the government in this regard.

17. When the Minister approves the decision for the Federal Government's transition to applying accrual basis accounting, the Ministry shall issue the resolutions that Federal Entities must adhere to for preparing financial reports and statements in accordance with the accounting standards adopted in the Federal Government.

Article (6)

Rules for Preparing the Draft Consolidated Final Account

1. The Ministry shall prepare the draft law of the consolidated final account based on the draft final accounts of the Federal Entities submitted to it and the reports of the State Audit Institution received regarding them before the end of the period specified in the financial circular, and the draft law shall include the following documents prepared electronically:

a. A draft federal law concerning the approval of the consolidated final account for the concerned fiscal year.

b. A summary statement of consolidated financial performance.

c. A summary statement of consolidated financial position.

d. A summary statement of cash flows.

e. The explanatory memorandum, which includes the following:

(1) The most important observations on the final accounts data of federal entities based on the preliminary reports of the State Audit Institution, and the inclusion of necessary clarifications in case of amendments to the draft final accounts of federal entities (expenditure in excess of the deficit).

(2) The financial statements of ministries, federal government agencies, and independent entities.

(3) The general budget of the Union and its amendments, which includes the following:

a. Presentation of revenues and expenditures at the group level.

b. Presentation of current assets and liabilities accounts, the consolidated financial position, and a schedule for reclassifying account balances that are not in their normal nature.

c. Presentation of regulatory debit and credit accounts.

d. Presentation of the outcome of the implementation of the Union's general budget.

e. Presentation of intermediary accounts and the elimination schedule for intercompany transactions.

f. Analysis of the general reserve account.

g. Clarification of the scope of coverage of the consolidated final account for federal entities, the bases for consolidating financial data, in addition to the components of the consolidated final account.

2. If a federal entity does not submit its final account after the period specified in the financial circular, no article will be dedicated to it in the draft law for the approval of the consolidated final account. Furthermore, no amendments from federal entities to their final account data will be entered after the end of the period specified in the financial circular.

3. The draft law for the approval of the consolidated final account for each federal entity is prepared in accordance with the accounting basis it applies.

4. In the event that federal entities following the accrual basis fail to translate their data to the modified cash basis and complete the final account forms in accordance with established principles, the Ministry will attach their data as an appendix without including it in the consolidated final account schedules.

5. The Ministry shall receive the report of the State Audit Institution on the draft law for the approval of the consolidated final account for the relevant fiscal year on the date specified in the financial circular.

6. The Ministry shall submit the draft law for the approval of the consolidated final account for the relevant fiscal year, along with its responses to the preliminary report of the State Audit Institution on the draft, to the Council of Ministers on the date specified in the financial circular stipulated in Article (66) of the Decree-Law.

Article (7)

Destruction of Documents, Records, and Papers

1. Federal entities may destroy documents, records, and papers after ten years have passed from the date of issuance of the law approving the consolidated final account, if it becomes clear to the concerned entity that they are no longer needed, in accordance with the provisions of Federal Law No. (7) of 2008 concerning the National Archives, and its executive regulations.

2. Under no circumstances may documents, records, and papers be destroyed, even after the expiration of the aforementioned period, if they are the subject of an investigation or an administrative or judicial dispute.

Article (8)

Closing the Accounts of a Merged or Dissolved Federal Entity

Upon the issuance of a decision to restructure, dissolve, or merge a federal entity with another, the Ministry shall invite the concerned entities to a coordination meeting for the following purposes:

1. Forming a joint committee from the concerned entities to manage operations.

2. Preparing a plan to implement the decision, especially concerning the mechanisms for executing the budget of each concerned entity for the remainder of the fiscal year, and the provisions for preparing the final account for each of the concerned federal entities, in addition to the acquiring federal entity preparing a consolidated final account in which the accounts of the dissolved or merged entity are closed, taking into account any effective decisions or instructions in that regard.

3. Approving the accounting treatment for fixed assets and provisions if the federal entity applies accrual-based accounting.

4. Agreeing on a mechanism for disposing of bank balances.

5. Agreeing on a plan for closing the accounts of the merged or dissolved federal entity.

6. Submitting a memorandum to the State Audit Institution regarding what was agreed upon.

Article (9)

Trust Funds

1. Upon request, federal entities must provide the Ministry with detailed statements listing the trust funds held by them, indicating their nature, the names of the beneficiaries, the date they were established, the name and number of the bank account where they are deposited, and other data specified by the Ministry.

2. Instructions regarding the management, governance, and disbursement mechanisms of trust funds shall be issued by a decision of the Minister.

Article (10)

Executive Decisions

The Minister shall issue the necessary decisions to implement the provisions of this resolution.

Article (11)

Repeals

Cabinet Resolution No. (37) of 2012 and Cabinet Resolution No. (17) of 2013, referred to herein, are hereby repealed, as is any provision that contradicts or conflicts with the provisions of this resolution.

Article (12)

Publication and Enforcement of the Resolution

This resolution shall be published in the Official Gazette and shall come into force on the day following the date of its publication.

Issued by us:

On: 9 / Ramadan / 1442 H

Corresponding to: 21 / April / 2021 AD