مكتب رئيس الدائرة

CHAIRMAN'S OFFICE

أ. خدمة النفع العام وهي تلك الخدمات العامة التي يقابلها منفعة عامة وتعتبر هذه الخدمات غير قابلة للاستبعاد لا يمكن منع أي فرد أو كيان من استهلاك الخدمة وغير تنافسية (لا يؤثر الاستهلاك من قبل فرد أو مؤسسة على تزويد هذه الخدمة للآخرين على سبيل المثال الأمن، الدفاع وعادة تكون دون مقابل.

ب. خدمة ادارية وتنظيمية: وهي تلك الخدمات العامة التي يقابلها منفعة خاصة لتحقيق أهداف للمستفيد مثل التخطيط والتنظيم وحماية الحقوق ومنع الاحتيال على سبيل المثال (إصدار التراخيص والتصاريح) ، ويتم تحصيل مقابلها من خلال "الرسوم".

ت. خدمة اقتصادية تنافسية وهي تلك الخدمات أو السلع الاقتصادية التي يمكن للقطاع العام والخاص تقديمها على سبيل المثال الصحة، التعليم النقل، ويتم تحصيل مقابلها من خلال "الثمن".

ث. خدمة اقتصادية غير تنافسية وهي تلك الخدمات أو السلع الاقتصادية التي تنطوي على خصائص احتكار وغالبا ما يقتصر نطاقها على مزود خدمات واحد فقط على سبيل المثال المياه والكهرباء ويتم تحصيل مقابلها من خلال "التعرفة".

3. يتم تصنيف الخدمات حسب طبيعة المستفيد

أ. خدمات حكومية للمتعاملين افراد (G2C).

ب. خدمات حكومية للمتعاملين شركات (G2B).

ت. خدمات حكومية لجهات حكومية (G2G) سواء كانت في الحكومة المحلية أو الاتحادية.

2.2.3. تكرار الخدمات

1. على الجهة الحكومية العمل على عدم تكرار الخدمات بين الجهات الحكومية حيث يحدث التكرار عندما يتم توفير الخدمة نفسها أو خدمة مماثلة لها من قبل جهات حكومية متعددة، وتعتبر الخدمات مكررة إذا استوفت المعايير التالية

أ- وقوع الخدمات ضمن نفس فئة الخدمات: تقع الخدمات تحت نفس فئة الخدمات الرئيسية، مثل : الترخيص أو إصدار الشهادات؛

ب- تماثل نتائج التقديم تماثل في الغرض من تقديم الخدمات، على سبيل المثال : يمكن أن تكون النتيجة تجديد رخصة أو إلغائها؛

ج- تقديم الخدمات إلى نفس فئة المستفيدين: عندما يكون المستفيد من الخدمة متشابهون على سبيل المثال : الشركات العاملة في صناعة معينة أو مجموعات محددة من الأفراد ؛

د. تشابه سياق توفير الخدمات تنطوي الخدمات على نفس النشاط أو الظروف على سبيل المثال، يُعتبر إصدار الرخصة التجارية وإصدار تصريح التسويق أو التوزيع خدمات تقع ضمن نفس الفئة ولكنها تقدم في سياقات مختلفة.

2. كما يمكن ايضا تكرار الخدمات حيثما يتم تقديم خدمة "مماثلة على المستويين الاتحادي والمحلي ويتم تعريف الخدمات المماثلة بأنها الخدمات التي تقع ضمن نفس فئة الخدمات وتحقق ذات النتيجة من التقديم على سبيل المثال لا يُعد نقل ملكية الرخصة وتعديل الاسم التجاري في الرخصة نفس الخدمة ولكنها تقع ضمن نفس الفئة (الترخيص) ولها نفس النتيجة تعديل الرخصة، وبالتالي فهي خدمة مماثلة . وفي هذا السياق تعتبر هذه الخدمات مكررة إذا تم تقديم إحداهما على المستوى الاتحادي والأخرى على المستوى المحلي. ويُشكل المعيارين" نفس فئة الخدمات ونفس نتائج التقديم "معًا الحد الأدنى من المتطلبات للخدمات التي ينبغي اعتبارها خدمات مكررة، وتعتبر أي خدمات أخرى لا تستوفي هذين المعيارين مختلفة وبالتالي لا تقع ضمن الخدمات المكررة.

3. على الجهات الحكومية إجراء مراجعات داخلية ومناقشات مشتركة حول الخدمات القائمة التي يتم تقديمها من قبل كل جهة، وينبغي أن تكون نتائج هذه المراجعات في شكل قائمة محددة من الخدمات المكررة حيث يتم تقديم نفس الخدمات أو ما يماثلها من قبل جهات حكومية متعددة. وإذا تبين وجود خدمات تتكرر في الوقت الحالي، ينبغي أن تهدف الجهات الحكومية المعنية إلى دمج هذه الخدمات في خدمة واحدة، بما يكفل أن تقع مسؤولية تقديم هذه الخدمة على عاتق جهة واحدة، وينبغي دمج جميع الخدمات المكررة في إطار نموذج خدمات مشتركة رقم (2) كما هو محدد في هذا الدليل ورفعه لدائرة المالية، مالم يكن هناك سبب محدد لمواصلة تقديم الخدمة بنفس الشكل.

4. بمجرد تحديد الحاجة إلى ترتيبات الشراكة في تقديم أي من الخدمات المشتركة، يجب على الشريك الرئيسي للخدمة المشتركة وضع هذه الترتيبات رسميا من خلال مذكرة تفاهم يتم تحريرها بين جميع الأطراف.

2.2.4 تسعير الخدمات الحكومية

1. الخدمات الإدارية والتنظيمية

أ. لا ينبغي تحديد قيمة الرسوم على أساس التكلفة الكاملة لتوفير الخدمة فقط وينبغي استكمالها بمعامل منفعة قائم على المنفعة الخاصة من الخدمة للمتعامل، ومن المهم التحقق من وجود مبرر لمعامل المنفعة على السعر فيما يتعلق بتكلفة توفير الخدمة، وبما يتماشى مع مصلحة طالب الخدمة.

ب. يجوز للجهة الحكومية اقتراح الرسوم بالتكلفة الكاملة فقط أو بتكلفة أقل متى ما كان استرداد كامل التكلفة له تأثير سلبي على تحقيق أهداف السياسة العامة للحكومة على أن تبين الجهة الأساس المنطقي للدعم وأن تحدد مصدر تمويل العجز.

ج. يتم تسعير الخدمات الإدارية والتنظيمية بعد حساب تكلفة تقديم الخدمة والطلب المتوقع على الخدمة والمنافع المقدرة للمستهلكين عند استخدام الخدمات. ويجب أن يفسر بعد ذلك كيفية مساهمة كل عامل من هذه العوامل في السعر النهائي المحدد للخدمة.

د. على الجهة الحكومية تقييم ما إذا كانت الخدمة الإدارية أو التنظيمية مرتبطة بتكاليف بنية تحتية تتكبدها الجهة الحكومية أو الحكومة وغير محتسبة ضمن تكلفة الخدمة من عدمه وفي حال وجود مثل هذه التكاليف على الجهة الحكومية حساب هذه التكاليف واقتراح الرسوم أو آلية لاسترداد هذه التكاليف مثل فرض رسم كنسبة مئوية من قيمة المعاملة ذات العلاقة أو فرض رسم بناء على وحدة قياسية محددة.

ه. يجب مناقشة معامل المنفعة والاتفاق عليه من قبل فرق العمل المعنية، وينبغي أن يكون عامل المنفعة المتفق عليه مبررا بوضوح في الدراسة الداعمة.

2. الخدمات الاقتصادية التنافسية

يتم تسعير الخدمات الاقتصادية التنافسية بسعر السوق على أن يراعى في ذلك ما يلي:

أ- تكلفة الخدمة المقدمة.

ب- طبيعة السوق التي تتنافس فيها الخدمة ومن هم المنافسون

ج- جودة الخدمات المقدمة مقارنة مع المنافسين.

د- الربح المتوقع من تقدم الخدمة.

ه- السعر السائد الذي يتقاضاه مقدمي الخدمة.

3. الخدمات الاقتصادية غير التنافسية

أ. يتم تسعير الخدمات الاقتصادية غير التنافسية "التعرفة" بالتكلفة الاقتصادية والتي تعادل التكلفة مضافا إليها العائد المناسب على رأس المال.

ب. يكون لمانح الالتزام الحق في إعادة النظر في قوائم الأسعار عقب كل فترة زمنية بناء على الأسس التي تحدد في وثيقة الالتزام

2.2.5 إعداد التقارير

1. على مسؤولي فرق حساب التكاليف في الجهات الحكومية الالتزام بمتطلبات فريق إدارة حساب التكاليف الحكومية في دائرة المالية والمتطلبات الخاصة بالجهات التي يعملون فيها فيما يتعلق بإعداد التقارير والتحليلات الدورية.

2. على مسؤول فريق إدارة حساب التكاليف الحكومية في دائرة المالية أن يلتزم بمتطلبات الدائرة فيما يتعلق بإعداد التقارير والتحليلات الدورية على مستوى الحكومة.

3. يجب معاملة التقارير الدورية كبيانات سرية للغاية.

4. يقدم مسؤول فريق إدارة حساب التكاليف الحكومية في دائرة المالية إلى مدير عام الدائرة سنوياً الرؤى الرئيسية المستخلصة حول تكلفة الخدمة الحكومية وقيمة الإسهام/ الدعم المقدم من إلى تلك الخدمة والمسائل المهمة الأخرى ذات الصلة.

3. الإجراءات

3.1 إجراء حساب تكاليف الخدمات في الجهة الحكومية

3.1.1. الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى حساب تكاليف الخدمات الحكومية.

3.1.2. المسؤولون عن أنشطة الإجراء

• فريق حساب التكاليف بالجهة الحكومية

• فريق ادارة حساب التكاليف الحكومية بدائرة المالية

3.1.3. مدخلات ومخرجات الإجراء

3.1.4. الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء الوصف التفصيلي للإجراء

خريطة الاجراء

3.2 إجراء إعداد التقارير على مستوى الحكومة

3.2.1. الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد تقارير التكاليف للخدمات الحكومية على مستوى الحكومة والتوصيات

3.2.2. المسؤولون عن أنشطة الإجراء

• فريق حساب التكاليف الحكومية في دائرة المالية

3.2.3. مدخلات ومخرجات الإجراء

3.2.4. الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

خريطة الاجراء

3.3 إجراء استحداث أو تعديل أو إلغاء رسوم / تعرفة الخدمات الحكومية

3.3.1. الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح آلية استحداث رسوم / تعرفة الخدمات الحكومية.

3.3.2. المسؤولون عن أنشطة الإجراء

• الجهة الحكومية

• دائرة المالية

• لجنة التشريعات

3.3.3. مدخلات ومخرجات الإجراء

3.3.4. الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

خريطة الاجراء

4 . إرشادات حساب تكاليف وتسعير الخدمات الحكومية

4.1 تصنيف الخدمات

1. تقوم الجهة الحكومية بتصنيف جميع الخدمات التي تقدمها وفق لخصائصها الاقتصادية كالآتي، مع مراعاة أنه ليس بالضرورة أن تكون لدى الجهة الحكومية جميع أنواع هذه الخدمات

أ. خدمات النفع العام وهي خدمات لا يقابلها منفعة خاصة حيث تعود المنفعة على المجتمع ككل وتنفرد الحكومة بتقديم هذه الخدمات وعادة ما تكون دون مقابل ومن خصائص هذه الخدمات هو أن استخدام الخدمة بواسطة فرد منشأة لا يمنع أو يؤثر على استخدامها بواسطة فرد/ منشأة أخرى، وأيضا بأنها خدمات لا يمكن استبعاد مجموعة من المستفيدين عنها أي أنه من غير الممكن، أو غير عملي إلى حد بعيد استبعاد فرد / منشأة ما من الاستفادة من الخدمة، ومن أمثلة هذه الخدمات توفير الأمن العام.

ب. الخدمات الإدارية والتنظيمية: وهي تلك الخدمات العامة التي يقابلها منفعة خاصة، وعادة تكون بمقابل ويتم تمويلها من خلال الرسوم " عادة ما يتم تقديم الخدمات الادارية والتنظيمية بناء على طلب صريح يقدمه المتعامل، كما أنه يتم فرض رسوم هذه الخدمات وتحديد قيمتها بما يمكن من استرداد تكاليفها. لذا فإن تحديد رسوم هذا النوع من الخدمات ينبغي يكون على أساس تكلفة الخدمة ومن خصائص هذه الخدمات أنها تقدم من قبل الحكومة أو جهة مفوضة وموثقة من قبلها . أمثلة هذه الخدمات رخص البناء ورخص المنشآت الصحية والتصاريح وتصديق الوثائق

ج. الخدمات الاقتصادية التنافسية وهي تلك الخدمات أو السلع الاقتصادية التي لا تنفرد الحكومة بتقديمها، ويتم تمويلها من خلال "الثمن." يتم تقديم هذه الخدمات على أسس تنافسية وتحديد ثمنها بناء على عوامل السوق. وهي خدمات غير عامة النفع يمكن استبعاد مجموعة من المستفيدين عنها ويتم تقديمها من قبل الحكومة والقطاع الخاص ينبغي تسعير هذه الخدمات بسعر السوق (مع مراعاة الاختلافات في جودة الخدمة من أجل ضمان الحياد التنافسي ومن أمثلة هذه الخدمات تأجير مساحات داخل مقر الجهة الحكومية.

د. الخدمات الاقتصادية غير التنافسية وهي تلك الخدمات أو السلع الاقتصادية غير التنافسية التي يتم تمويلها من خلال التعرفة" يتم فرض التعرفة على هذا النوع من الخدمات من قبل الجهة المنظمة للخدمة أو السلعة حيث تخضع هذه الخدمات للتنظيم الاقتصادي، ويتم احتساب التعرفة بناء على أهداف وعوامل متعددة. ومن أمثلة هذه الخدمات خدمات الماء والكهرباء وخدمات الصرف الصحي.

2 . يمكن للجهة الحكومية تصنيف خدماتها من خلال الإجابة على الأسئلة التالية الخاصة بكل خدمة مقدمة:

أ. هل الخدمة عامة النفع بمعنى أن استخدام الخدمة بواسطة فرد/ منشأة لا يمنع أو يؤثر على استخدامها بواسطة فرد منشأة أخرى)

ب. وهل تعتبر الخدمة من الخدمات التي لا يمكن استبعاد مجموعة من المستفيدين عنها (بمعنى أنه من غير الممكن أو من غير العملي فعلياً استبعاد الأفراد من الاستفادة من الخدمة عندما يتم توفيرها؟

ج. هل الخدمة مقدمة من الحكومة أم أنه يتم تقديمها أيضا من قبل القطاع الخاص؟

د. هل الخدمة خاضعة لتعرفة من قبل الجهة المنظمة للخدمة؟

مخطط رقم (1) آلية حساب تكاليف الخدمات

تصنيف الخدمات الحكومية

تصنيف كل خدمة وفقا لخصائصها الاقتصادية

1. هل الخدمة عامة النفع ولا يمكن استبعاد المستفيدين منها؟ (نعم/لا)

2. هل الخدمة تقدم من الحكومة والقطاع الخاص معا؟ (نعم/لا)

3. هل الخدمة خاضعة للتعرفة؟ (نعم/لا)

النتائج:

- خدمات النفع العام: لا رسوم على المستفيد (مثال: الأمن العام)

- خدمة ادارية وتنظيمية: تحدد الرسوم بناءً على التكلفة (مثال: خدمة رخصة منشأة تجارية)

- خدمة اقتصادية غير تنافسية: تحدد التعرفة بناءً على التكلفة مضافاً إليه العائد (مثال: خدمات الماء والكهرباء)

- خدمة اقتصادية تنافسية: تحدد الرسوم وفقاً للأسعار السائدة في السوق (مثال: تأجير مساحات بمقر الجهة الحكومية)

4.2. تصنيف كل خدمة وفقا لخصائصها الاقتصادية

1. إن المعلومات التي توفرها عملية حساب التكاليف من شأنها تمكين الجهة الحكومية من إعداد موازنتها على أساس الأداء ودعم عملية اتخاذ القرار في الجهة والحكومة بشكل عام كما أن هذه المعلومات ضرورية أيضا لتحديد الرسوم والأثمان والتعرفة المناسبة وعدم زيادة العبء على المستفيدين من هذه الخدمات كما أن احتساب التكاليف يمكن الجهة الحكومية من إدارة التكاليف ومتابعة الأداء على مدى السنوات وإثبات أنها تعمل بكفاءة حيث ينبغي عموما أن تكون رسوم و أثمان وتعرفة الخدمات الحكومية متماشية مع تكلفة تقديمها.

2. حساب التكاليف يتطلب في البداية أن تحصر الجهة الحكومية كافة الخدمات (النواتج) التي تقدمها سواء كانت تقدم للجمهور أو أية طرف خارجي آخر

3. وبعد أن تقوم الجهة الحكومية بحصر كافة خدماتها، ينبغي أن تعد الجهة معلومات مفصلة عن تكلفة الخدمات التي تقدمها وتشمل المعلومات الآتية:

أ. تحديد الموارد المستخدمة لتقديم الخدمات. دائرة المالية

ب. تكلفة الموارد المطلوبة لتقديم كل خدمة في فترة معينة.

ت. تقدير عدد مرات تقديم خدمة في فترة معينة

ث. تحديد الوقت المستغرق لكل نشاط إجراء) لتقديم الخدمة.

ج. فهم العوامل المحركة للتكاليف المباشرة وغير المباشرة (محركات التكلفة).

ح. تحديد التكاليف الثابتة والمتغيرة

4. ينبغي أن تكون الافتراضات المستخدمة واضحة، كما ينبغي أن تكون الطريقة المتبعة ومستوى التفاصيل متناسبين مع تعقيد العملية وحساسيتها.

5. تمثل التكاليف الرأسمالية لبعض الخدمات الجزء الأكبر من إجمالي تكلفتها الكلية لذا ينبغي النظر فيما إذا كان استرداد التكاليف الرأسمالية مثل تكاليف تطوير البنية التحتية لازما وذلك مع مراعاة أن جميع الخدمات ينبغي أن تكون تكلفتها محتسبة بالكامل وبغض النظر عن قرار ما إذا كان ينبغي استرداد هذه التكاليف من عدمه وبشكل عام ، من المتوقع إن يتم استرداد جميع التكاليف (بما في ذلك التكاليف الرأسمالية واستهلاك الأصول ذات الصلة بحيث يدفع المستخدمون (المستفيدون) التكلفة الحقيقية والكاملة.

6. هناك عدة طرق لحساب تكاليف الخدمات التي تقدمها الجهة الحكومية ومن أكثرها شيوعاً طريقة مراكز التكلفة حيث يتم توزيع تكاليف الوحدات التنظيمية للجهة الحكومية على الخدمات (النواتج) وتسمى الطريقة المباشرة لتوزيع التكاليف بدلاً من توزيعها على الأنشطة أو الاجراءات. إلا أن طريقة التكاليف الموزعة على الأنشطة (ABC Activities Based Costing) هي الأكثر دقة وأكثر ملائمة للتحكم في التكاليف.

7. يتم من خلال هذه الطريقة تطبيق معايير و افتراضات لتوزيع التكاليف على الخدمات من خلال أسس توزيع متسقة بناء على محركات توزيع التكلفة.

وفيما يلي مراحل احتساب تكلفة الخدمات الحكومية:

المرحلة الأولى: تحديد عناصر التكلفة

1. يتم في هذه المرحلة تحديد عناصر التكلفة عن طريق تحديد الفئات الرئيسة للتكاليف التي يمكن توزيعها على مراكز التكلفة المختلفة مثل: تكاليف العاملين، والمصروفات الإدارية والعمومية، المواد المستهلكة والمستخدمة، وإهلاك والاطفاء، على أن يتم مراعاة أن تقوم الجهة الحكومية التي تقدم نواتج رأسمالية بإضافة التكاليف الأخرى للمشاريع قيد الانشاء كأحد عناصر تكلفة المشروع وذلك خلال فترة انشاء المشروع حيث أن هذه التكاليف ستندرج ضمن عناصر التكلفة الأخرى الاهلاك والاطفاء بعد انتهاء المشروع وتشغيله. وبشكل عام يمكن تقسيم التكاليف إلى تكاليف مباشرة وتكاليف غير مباشرة كالآتي:

2. التكاليف المباشرة : هي التكاليف التي يمكن تتبعها مباشرة إلى خدمات الجهة الحكومية، وتتمثل التكاليف المباشرة في تلك العناصر المرتبطة ببند معين من بنود التكاليف وتختص مباشرة بإحدى الخدمات المعنية عادة ما تتألف التكاليف المباشرة من تكاليف العاملين والمواد المستهلكة والمستخدمة المرتبطة مباشرة بتقديم الخدمة.

3. التكاليف الغير مباشرة : هي التكاليف التي لا يمكن تتبعها بشكل مباشر على خدمات الجهة الحكومية وتتضمن عناصر التكاليف التي تستهدف مساعدة الأقسام الرئيسية في تقديم الخدمات ومن بنود التكاليف غير المباشرة الأكثر شيوعا المصروفات العمومية والإدارية مثل الإيجارات.

المرحلة الثانية: تحديد مراكز التكلفة

1. يتم في هذه المرحلة تحديد مراكز التكلفة بنوعيها الخدمية والمساندة، ويتم تصنيف مجموعات المراكز كالتالي:

أ. مجموعة المراكز الخدمية (الإدارات الخدمية): تتمثل في الوحدات التنظيمية سواء قطاع أو إدارة أو قسم أو ما يعادلها في الجهة الحكومية، وتكون هذه الإدارات الخدمية مختصة بتقديم خدمات الجهة الرئيسة (مثال قسم تراخيص المنشآت ، قسم الطرق والبنية التحتية).

ب. مجموعة المراكز المساندة (الإدارات المساندة) تتمثل في الوحدات التنظيمية سواء قطاع أو إدارة أو قسم أو ما يعادلها في الجهة الحكومية، وتكون هذه الإدارات المساندة مختصة بتوجيه ودعم الإدارات الخدمية لتقديم خدمات الجهة (مثال الوحدة المالية الموارد البشرية، المشتريات تقنية المعلومات الشؤون القانونية، الاتصال الخدمات العامة، ومن ثم يتم توزيع كافة التكاليف المباشرة والغير مباشرة التي تم حصرها في المرحلة الأولى بحسب محركات توزيع التكلفة على مراكز التكلفة المختلفة.

المرحلة الثالثة: تكلفة الخدمة

يتم في هذه المرحلة حساب التكلفة الفعلية للخدمة من خلال توزيع تكاليف مراكز التكلفة على الخدمات الحكومية المختلفة التي تقدمها الجهة ، الأمر الذي سيمكن الجهة من تسعير خدماتها.

محركات توزيع التكلفة

1. يمثل محرك توزيع التكلفة المعامل الذي يؤدي إلى تغيير حجم استهلاك توزيع الموارد (التكاليف) عند أي تغيير في المحرك ، فإن مستوى النشاط أو عدد الخدمات المقدمة سيؤثر على تغيير إجمالي التكلفة المتكون من التكاليف المباشرة والتكاليف الغير مباشرة. هناك ثلاثة أنواع من محركات التكلفة

أ. الكمية : يعتمد محرك التكلفة على وحدات العمل (مثال : عدد الموظفين عدد الطلبات) حيث تزداد تكلفة الخدمة مع زيادة عدد الموظفين أو الطلبات.

ب. الوقت يستند محرك التكلفة على طول الفترة الزمنية التي يستغرقها لاستكمال النشاط حيث تزداد تكلفة الخدمة استناداً إلى طول الفترة الزمنية اللازمة لإنجاز الخدمة، ولا يهم كم الخدمات التي يتم تقديمها (مثال : الزمن المستغرق لإنجاز الخدمة.

ت. المباشر: يتم تحميل تكلفة الخدمة بأكملها مباشرة على الخدمة (مثال : يتم تحميل جميع المرتبطة بالخدمة التكاليف مباشرة على تكلفة الخدمة.

3- وبشكل عام، يعتمد محرك التكلفة المستخدم على طبيعة الخدمة وقد تزيد تكلفة الخدمة بناء على عدد الموظفين أو الطلبات التي يتم التعامل معها أو على أساس طول الفترة الزمنية المطلوبة لإتمام الخدمة . ويمكن أيضا أن يكون مزيج من هذين النوعين من المحركات.

مخطط رقم (2) الية حساب تكاليف الخدمات

مخطط رقم (3) الية عمل

1. خطوات احتساب تكاليف تقديم الخدمة الواحدة:

أ. تحديد التكاليف الغير مباشرة (مراكز الدعم).

ب. توزيع التكاليف الغير مباشرة على مراكز الخدمة باستخدام أسلوب توزيع مناسب (مثل عدد الموظفين في كل مركز خدمة)

ج. حساب التكاليف الكلية لمركز الخدمة (التكاليف المباشرة لمركز الخدمة + حصة مركز الخدمة من التكاليف الغير مباشرة

د. حساب تكلفة الدقيقة لمركز الخدمة (إجمالي التكاليف الكلية / مجموع دقائق تقديم كافة الخدمة).

ه. حساب تكلفة الخدمة لمركز الخدمة - تكلفة الدقيقة لمركز الخدمة * الوقت المستغرق لتقديم الخدمة).

4.3 نماذج توزيع التكاليف

• التوزيع المباشر.

• التوزيع المتدرج.

• التوزيع التكراري المتبادل

التوزيع المباشر: توزيع كافة تكاليف وحدات العمل المساندة لوحدات العمل الخدمية دون الاخذ في الاعتبار الاستخدام المشترك بين وحدات العمل المساندة.

التوزيع المتدرج للتكاليف: توزيع تكاليف المراكز المساندة تدريجيا ثم الى وحدات العمل الخدمية.

منهجية التوزيع التكراري المتبادل: توزيع التكاليف بشكل متكرر و متبادل بين كافة وحدات العمل ومنها إلى وحدات العمل الخدمية.

لكل نموذج لتوزيع التكاليف ثلاث محاور رئيسية يقاس بها نموذج توزيع التكاليف

✓ الدقة

نزاهة وتطابق البيانات والمخرجات بشكل دقيق

✓ الشفافية

وضوح عملية التوزيع ومحركات التوزيع

✓ البساطة

التوازن بين بساطة ودقة حساب التكاليف للتأكيد من فهم عملية توزيع التكاليف

4.4 التكلفة المستهدفة = السعر المستهدف - معامل الخصم

1. يتم تحديد السعر المستهدف للخدمة بناء على المقارنات المعيارية لرسوم الخدمات في ضوء مستوى جودة الخدمة المقدمة.

2. يتم تحديد معامل الخصم ليعكس مخاطر أثر التضخم والطلب على الخدمة والربح المتوقع.

4.5 التكاليف المباشرة لمركز الخدمة

تتمثل التكاليف المباشرة لمراكز الخدمة عادة في:

1. الموارد البشرية: تتمثل في جميع الرواتب والأجور وجميع البدلات وما إذا كان يجب تخصيص وقت الموظف لخدمة معينة أم لا، وفي حال كانت هناك صعوبة في التخصيص أو كانت التكلفة كبيرة فيكون من المفيد تحديد مدى (نسبة) ارتباط مجموعة من الموظفين في تقديم الخدمة.

2. المواد المباشرة: التكاليف التي يمكن تحميلها مباشرة على الخدمة (على سبيل المثال المعدات المكتبية

3. التكاليف المباشرة الأخرى على سبيل المثال خدمات الانترنت المباشرة لتقديم خدمات معينة).

4.6 تحديد الأشخاص والفئات المستفيدة من الخدمة

1. إن تحديد الأشخاص الطبيعية والاعتبارية (الأفراد والمنشآت) والفئات المستفيدة من الخدمة أمر هام يمكن الجهة الحكومية من فهم طبيعة الخدمة والآثار التي قد تترتب عليها و أيضاً يمكنها من تحديد الرسم المستهدف لكل منها وما إذا كان من المناسب استرداد كامل التكلفة أو جزء منها.

2. هناك خدمات إدارية وتنظيمية بطبيعتها خدمات تقدم للأفراد مثل إصدار جواز سفر أو شهادة ميلاد وهناك خدمات إدارية وتنظيمية بطبيعتها خدمات تقدم للمنشآت مثل إصدار ترخيص لمنشأة طبية في حين أنه توجد خدمات إدارية وتنظيمية تقدم للأفراد والمنشآت معا مثل إصدار ملكية سيارة.

3. يمكن أيضا تصنيف الأفراد والمنشآت المستفيدة من الخدمات الإدارية والتنظيمية إلى فئات حيث أنه قد يكون من المناسب فرض رسم مختلف لكل فئة، فعلى سبيل المثال يمكن فرض رسم مختلف للبالغين والأطفال وأصحاب الهمم لدخول حديقة عامة.

4.7 استبعاد التكاليف المتعلقة بكفاءة توزيع الموارد

إن مبدأ تحديد الرسم وفق للتكلفة ومعامل المنفعة، يتطلب أن تكون هذه التكلفة على درجة مقبولة من الكفاءة الأمر الذي يتطلب استبعاد أية تكاليف متعلقة بكفاءة توزيع الموارد للوصول إلى التكلفة المعيارية "وهي تكلفة الوحدة الواحدة التي تحدد لتكون مقياس لما يجب أن لا تتجاوزه التكلفة الفعلية في ظل الظروف الاعتيادية للوصول إلى

دليل حساب تكاليف وتسعير الخدمات الحكومية

مكتب رئيس الدائرة

مستوى الأداء ودرجة الجودة المطلوبة، حيث يمكن للجهة الحكومية حساب التكلفة المعيارية من خلال مقارنة تكلفة الخدمة في الجهة مع تكلفتها في الجهات النظيرة في داخل الدولة أو خارجها أو مع تكلفتها في السنوات السابقة. تقدير

4.8 عامل زيادة السعر بناء على منفعة المستخدم

1. إن المنفعة التي تحصل نتيجة تقديم الخدمات الإدارية والتنظيمية التي يحصل عليها المستفيد من الخدمة الادارية لها قيمة حيث إن للحكومة الحق في إضافة منفعة معينة إلى كلفة الخدمة وذلك لتغطية النفقات العامة الاخرى

2. تتضمن العوامل التي يمكن أخذها في الاعتبار عند تقييم المستوى المناسب لمنفعة المستخدم، على سبيل المثال:

أ. عدد المستفيدين، على سبيل المثال، إذا كانت المنفعة مستحقة فقط للفرد أو الشركة التي تستهلك الخدمة أو إذا كانت تمتد (مباشرة) إلى أطراف أخرى يتعاملون معها

ب. إذا كانت الخدمة توفر منفعة في وقت الاستهلاك فقط، أو إذا كانت المنافع جارية

ج. إذا كانت الخدمة توفر أي منافع مالية

د. إذا كانت الخدمة إلزامية أو اختيارية

إذن فإن كل خدمة لها معامل منفعة يتراوح من 4 الى 8 نقاط ويكون معامل المنفعة = 5 كمعامل افتراضي في حالة عدم القدرة على تحديد معامل المنفعة للخدمة.

3. لحساب قيمة الرسم يتم استخدام المعادلة التالية: قيمة الرسم = التكلفة الكلية × معامل المنفعة دائرة المثالية

4. يمكن للحكومة أن تخفض الرسم بما يعادل جزء من المنفعة أو كلها بحيث لا تقل قيمة الرسم بعد التخفيض عن التكلفة الكلية. أما في حالة الدعم فيتم خصم جزء من التكلفة الكلية أو كلها حسب توجهات الحكومة.

5. بدل المنفعة الإضافية

يلاحظ أن هناك بعض الخدمات الإدارية والتنظيمية التي ترى الحكومة عدم الاكتفاء بتسعيرها بمقدار الرسم فقط وإنما يضاف إلى السعر مبلغاً آخر وذلك لاعتبارات مختلفة مثل وجود منفعة إضافية أو بهدف ترشيد الطلب عليها أو المراعاة بعض الاعتبارات الاجتماعية والاقتصادية.

وسوف نسمي هذا المبلغ الإضافي - بدل منفعة إضافية - ومن أمثلة ذلك خدمة تسجيل اسم تجاري، فإن الرسوم المحددة لهذه الخدمة مثلاً: 500 درهم. لكن إذا رغب طالب الخدمة في اختيار اسم تجاري أجنبي يضاف إلى الرسم مبلغ 1500 درهم فيصبح المجموع 2000 درهم

والسبب في هذا رغبة الحكومة في التشجيع على استخدام الأسماء التجارية العربية.

إن هذه الزيادة التي نسميها بدل منفعة إضافية هي في حقيقتها نوع من الضريبة لذلك لا يمكن تقدير قيمتها باستخدام نموذج تقدير الرسوم، وإنما يجب النظر إليها كضريبة ضمنية ودراستها وفق الهدف والاعتبارات التي تريد الحكومة تحقيقها وتقدير قيمة المبلغ الإضافي على هذا الأساس.

4.9 اعتبارات استرداد تكلفة البنية التحتية

قد تكون الخدمة الادارية والتنظيمية مرتبطة بتكاليف بنية تحتية تتكبدها الجهة الحكومية أو الحكومة وغير محتسبة ضمن تكلفة الخدمة، الأمر الذي يتطلب قيام الجهة الحكومية بحساب هذه التكاليف و اقتراح رسوم أو آلية لاسترداد هذه التكاليف مثل فرض رسم كنسبة مئوية من قيمة المعاملة ذات العلاقة أو فرض رسم بناء على وحدة قياسية محددة أو غيرها من الآليات

على سبيل المثال يمكن استخدام الرسوم ذات النسبة المئوية على خدمات تسجيل بيع الأراضي والعقارات في حين يمكن استخدام رسوم الوحدة القياسية ( مبلغ لكل متر مربع) على خدمات إدارة النفايات.

4.10 استرداد كامل التكلفة او جزء منها

1. هناك بعض الحالات التي قد يكون فيها فرض الرسوم بأقل من التكلفة الكاملة أو تقديم الخدمة الادارية والتنظيمية دون مقابل مناسباً حيث سيؤدي استرداد التكاليف الكاملة إلى التأثير سلبا على تحقيق أهداف السياسة العامة للحكومة أو قد يشكل عائق أمامها ومنها:

• تأثير الرسوم على الجهات الحكومية تقدير تأثير الرسوم على المراكز المالية أو التنافسية للأفراد أو الشركات التي تستفيد من الخدمات، على سبيل المثال في حال فرض الرسوم بالكامل تشير التكلفة إلى احتمال حدوث تأثير ضار، فيمكن تخفيض الرسوم عن طريق تخفيض الزيادة على السعر فيما يتعلق بعامل المنفعة.
• العوامل الخارجية: قد يكون من المناسب دعم الرسوم من أجل زيادة الطلب. أهداف السياسة الأخرى: ينبغي على الجهات الحكومية أن تنظر في كيفية تأثير الرسوم المقترحة على تحقيق أهداف السياسة الأوسع. على سبيل المثال تأثيرها على السياسة المجتمعية والسياسة الاقتصادية .... )

على سبيل المثال أن الخدمات التي تطور وتحسن النتائج التعليمية أو الصحية يمكن القول بأنه ينتج عنها آثار إيجابية بشكل أوسع على المجتمع. وبالمقابل، فإن الخدمات التي تسهل أنواع معينة من الأنشطة الصناعية يمكن القول بأنه ينتج عنها آثار سلبية على المجتمع من خلال ما تسببه من أضرار بيئية.

2. إن فرض الرسوم بأقل من تكلفتها يعني أنه سيتم تغطية العجز الناتج عن ذلك من خلال الضرائب أو مصدر تمويل آخر وفي هذه الحالة، ينبغي على الجهة الحكومية التي تقترح ذلك أن تقدم اسباب وافية لماذا ينبغي أن تساهم الضرائب في تغطية تكاليف الخدمة أو النشاط وذلك لأن الضرائب لها آثار اقتصادية وآثار على الموازنة.

3. يمكن للجهة الحكومية فهم وتحديد الآثار الاجتماعية والاقتصادية من فرض او تعديل الرسوم من خلال الإجابة على الأسئلة التالية

• هل الخدمة تستهدف ذوي الدخل المحدود؟
• هل هي خدمة أساسية أم خدمة كمالية ؟
• هل هي خدمة إلزامية؟
• هل هناك بدائل لهذه الخدمة ؟
• هل يؤدي ارتفاع السعر إلى زيادة سلبية في تكلفة القيام بالأعمال ؟
• هل ارتفاع السعر يؤثر سلباً على المنافسة ؟

4.11 قياس الأثر الاقتصادي لتسعير الخدمات الحكومية

تعتبر عملية قياس الاثر الاقتصادي لعملية تسعير الخدمات الحكومية من اهم المراحل الخاصة بعملية اتخاذ قرارات التسعير ولذلك يتطلب من الجهة الحكومية التي تسعى إلى تقديم خدمات جديدة وتقترح لها قيمة رسم معينة أو تقترح عملية تعديل الرسوم الحالية للخدمات التي تقدمها حاليا، أن تهتم بدراسة الآثار الإيجابية والسلبية لعملية فرض الرسوم وكما أن عملية قياس هذا الأثر لا يقل أهمية عن قياس الأثر الاجتماعي لهذه الرسوم. ولذلك ينبغي قياس وتحديد العوامل التالية:

1- ما هو التأثير الإيجابي والسلبي للرسوم الجديدة (المستحدثة) أو المقترح تعديلها على تنافسية الجهة الحكومية وعلى الإمارة

2- ماهي المزايا التنافسية التي يمكن أن تقدمها هذه الرسوم للمستثمرين والمتعاملين مع هذه الجهة الحكومية

3- ما هو حجم الإيرادات المتوقع تحقيقها خلال السنة الحالية والسنة القادمة عند الموافقة على فرض هذه الرسوم المستحدثة والمعدلة.

4- هل من المتوقع أن تساهم هذه الرسوم المستحدثة والمعدلة للخدمات الجديدة والحالية في جذب مستثمرين ومتعاملين جدد سواء من داخل الإمارة أو من خارجها.

5- هل ستعمل هذه الرسوم على تحسين مؤشرات الاقتصاد الكلي من حيث زيادة النمو الاقتصادي وتحسين مستوى الأداء الاقتصادي للمؤسسات الحكومية والخاصة.

6- ما هو تأثير هذه الرسوم المستحدثة والمعدلة على زيادة أو تخفيض تكلفة الأعمال للمؤسسات والشركات الخاصة في الأمارة.

7- هل ستؤثر هذه الرسوم بطريقة سلبية على الأداء والنمو والتوسع الاقتصادي للشركات الخاصة وعلى مستوى الأرباح التي من المتوقع أن تحققها.

8- أي مؤشرات وملاحظات أخرى تراها الجهة الحكومية ذات تأثير اقتصادي

4.12 قياس الأثر الاجتماعي لتسعير الخدمات الحكومية

هو عبارة عن مجموعة من التغييرات الإيجابية و / أو السلبية التي تطرأ في المجتمع. يعتبر قياس الأثر الاجتماعي وسيلة معتمدة للمنظمات والتي تستطيع من خلالها بيان القيمة التي تقدمها للمستفيدين والمجتمع ككل من خلال التطبيق الفعال لاستبيان قياس الأثر الاجتماعي حيث ستتمكن الجهة الحكومية من تحقيق الآتي:

1. فهم مقدار التغيير الذي تحدثه في حياة الاشخاص (القيمة المجتمعية).

2. إدارة نشاطات المنظمات بشكل أفضل بهدف تحقيق قيمة مجتمعية أكبر.

3. اتخاذ قرارات أكثر فعالية بكيفية استثمار الموارد

4. التواصل مع الاطراف المعنية بخصوص القيمة المجتمعية المقدمة

5. توفير مسؤولية أكبر اتجاه الاطراف المعنية.

4.13 حساب سعر الخدمات الاقتصادية التنافسية

قد تضطر الجهة الحكومية في بعض الأحيان لتقديم خدمات اقتصادية تنافسية متوفرة في القطاع الخاص فعلى سبيل المثال قد تقوم الجهة الحكومية بتأجير مساحات متوفرة في مقر الجهة لمطعم يقدم خدمات للمتعاملين مع الجهة. وفي هذه الحالة يجب على الجهة الحكومية تسعير هذه الخدمات بسعر السوق من أجل ضمان التنافسية وأن يتم الأخذ في الاعتبار كل مما يلي:

1. تكلفة الخدمة المقدمة

2. طبيعة السوق التي تتنافس فيها الخدمة ومن هم المنافسون

3. مستوى جودة الخدمة المقدمة من قبل مقدمي الخدمات المختلفة.

4. السعر السائد الذي يتقاضاه مقدمي الخدمة.

4.14. حساب سعر الخدمات الاقتصادية الغير تنافسية

يتم تحديد تعرفة الخدمات الاقتصادية الغير تنافسية للمنشآت المزودة لهذا النوع من الخدمات من خلال الجهات الحكومية التنظيمية، وعادة ما تكون هذه الخدمات ذات تكاليف ثابتة مرتفعة حيث أنها في أغلب الأحيان تكون مرتبطة بالبنية التحتية وبسبب هذه التكاليف المرتفعة، فإن السماح لمنشأة واحدة فقط بتوفير الإمدادات إلى الأسواق هو أكثر فاعلية وذلك لأن السماح بالمنافسة من شأنه أن يؤدي إلى إهدار الموارد بلا طائل.

إن هذه المنشآت تكون بطبيعتها غير خاضعة للمنافسة وليس لديها منافسة حقيقية تشكل مخاطر فعلية يمكن أن تهدد نفوذها في السوق وتضع أسعاراً في مستوى مرتفع بشكل غير مقبول ولهذه الأسباب، فإن الجهات الحكومية التنظيمية تكون هدفا للأنظمة الاقتصادية لتحديد الأسعار أو الإيرادات.

تعتبر الخدمات الاقتصادية الغير تنافسية خدمات شائعة في الأسواق الهادفة لتوفير الخدمات الضرورية والتي يتطلب توفيرها بنية تحتية مكلفة لإنشاء شبكة الإمدادات التي بدورها تقدم هذه الخدمات أو السلع. وكأمثلة لذلك

• إمدادات المياه والصرف الصحي.
• إمدادات الكهرباء.
• شبكات الغاز
• تصنيع الطائرات.
• صناعات الاتصالات
• شبكات توزيع البريد.

يتم حساب تعرفة الخدمات الاقتصادية بناءً على تعويض مزود الخدمة عن التكاليف الخاصة بتقديم هذه الخدمات والسماح له بالحصول على عوائد معقولة على رأس المال العامل. وتعتبر منهجية "بناء التكلفة" مثالاً جيداً لذلك، وهذا يتطلب الآتي:

1. تقدير قيمة الأصول الرأسمالية تقوم الجهة التنظيمية التي تكون مسؤولة عادة عن الإشراف على عملية تحديد الأسعار) بتقدير هذه القيمة (بمعنى تقدير تكلفة الاستبدال وتحديد الخصائص (بمعنى أنواع الأصول الرأسمالية وأعمار الأصول التي تكون ضرورية للمنشأة من أجل تقديم الخدمات المطلوبة وهذا سيتطلب أيضا من الجهة التنظيمية إجراء تقييم حول ما يدخل في إطار المستوى الفعال للاستثمار الرأسمالي لتقديم المستوى المطلوب من جودة الخدمات والمخرجات.

2. تقدير الإهلاك أو الاستهلاك والعائد المطلوب يتم جمع قيمة الأصول الرأسمالية مع التكلفة المناسبة لرأس المال وذلك لتقدير مستوى الاستهلاك والعائد الذي يسمح للمنشأة باسترداده كل سنة. إن المبرر لهذه المنهجية هو السماح للمنشأة بالحصول على عوائد معقولة على رأس المال العامل وتحقيق إيرادات كافية تسمح لها باستبدال الأصول بنهاية العمر الافتراضي لها.

3. تقدير التكاليف التشغيلية: تقوم الجهة التنظيمية بتقدير ما يشكل التكاليف التشغيلية المعقولة الخاصة بتقديم المستوى المطلوب من جودة الخدمات والمخرجات وعادة يتم التحديد بشكل منفصل لكل من التكاليف القابلة للتحكم (بمعنى التكاليف التي يكون للمنشأة بعض السيطرة عليها) والتكاليف غير القابلة للتحكم (بمعنى التكاليف التي لا تستطيع المنشأة السيطرة عليها وفي سبيل تقدير المستوى المطلوب من التكاليف التشغيلية، غالب ما تقوم الجهة التنظيمية بوضع فرضية أن المنشأة يمكنها أن تصبح أكثر كفاءة وفاعلية مع مرور الوقت (بمعنى توفير تكاليف تشغيلية أقل لكل وحدة من وحدات المخرجات).

4. تحديد تعرفة "التكلفة المنعكسة" تتمثل تعرفة التكلفة المنعكسة في مستوى التعرفة التي تسمح للمنشأة باسترداد كامل تكاليفها الخاصة بالإنتاج والحصول على عوائد معقولة على رأس المال العامل بمعنى التكاليف التشغيلية، والإهلاك أو الإطفاء والعوائد). إن تحديد التعرفة في مستوى التكلفة المنعكسة من شأنه أن يشجع الاستخدام الفعال للخدمات وذلك من خلال التأكد من أن المستفيدين أو المستهلكين يتحملون كامل التكلفة المنعكسة ومع ذلك، تقوم الحكومة والجهات التنظيمية الاقتصادية في بعض الأحيان بتحديد التعرفة بأقل من مستوى التكلفة المنعكسة وذلك بهدف تخفيف عبء التكاليف على المستفيدين أو المستهلكين وفي هذه الحالة، تقوم الحكومة عادة بتزويد المنشأة بالدعم المالي المطلوب لتغطية الفرق بين التكلفة المنعكسة والمبلغ المتحصل في إيرادات التعرفة.

4.15 مراجعة الرسوم

1. هناك عدد من العوامل التي يجب على الجهات النظر فيها قبل مراجعة الرسوم وتشمل التالي:

• أهمية الخدمة: تعتمد القدرة على تبرير زيادة الرسوم (أو نقصانها) على طبيعة الخدمة . من المرجح أن يسفر تعديل رسوم الخدمات الأساسية أو الإلزامية عن قدر أكبر من التحديات بالمقارنة بالخدمات الاختيارية أو التي تعتبر خدمات رفاهية.
• التأثير على الطلب التغيير في أسعار الخدمات يؤثر على الطلب ويجب على الجهات تقييم التأثير المتوقع على الطلب بناء على مرونة الطلب على الخدمة وبالنسبة للخدمات ذات مرونة الطلب العالية سيؤدي التغير البسيط في السعر إلى تغير كبير في الطلب وبالتالي ينبغي النظر بعناية في أي تغيير مقترح في السعر.
• التأثير الاقتصادي: على الجهات تقييم الأثر الاقتصادي المحتمل الناتج عن تغيير الرسوم. وحيثما يتوقع أن يكون التأثير كبيرا، ينبغي على الجهات أن تنظر فيما إذا كان التغيير في الرسوم أمراً ضرورياً أو إذا كان من الممكن تقليل حجم التغيير إلى أدنى حد.
• التأثير الاجتماعي: على الجهات تقييم الأثر الاجتماعي المحتمل الناتج عن تغيير الرسوم التي تطرأ في المجتمع ويعتبر قياس الاثر الاجتماعي وسيلة للجهات الحكومية والتي تستطيع من خلالها بيان القيمة التي تقدمها للمستفيدين والمجتمع ككل.

2. في بعض الحالات قد تؤدي العوامل الخارجية إلى مراجعة مخصصة للرسوم خارج إطار دورة المراجعة العادية يمكن أن تتضمن العوامل الأساسية للمراجعات المخصصة على سبيل المثال:

• تغيير في التشريعات الحكومية
• تغيير في السياسات التي تؤثر على الخدمة
• تغيير جوهري في تكلفة تقديم الخدمة (على سبيل المثال معدلات التضخم)
• تغيير في ظروف السوق
• تغيير في ملاءمة الخدمة
• تغيير في أولويات الحكومة

4.16 النماذج

1. نموذج حساب تكاليف الخدمات الحكومية

[تم تخطي صورة النموذج لعدم وضوحها في المصدر]

3. اعتماد نموذج اعتماد الخدمات المشتركة

4. نموذج استبيان الأثر الاجتماعي للرسوم

CHAIRMAN'S OFFICE

CHAIRMAN'S OFFICE

a. Public Benefit Service: These are public services that correspond to a public benefit. These services are considered non-excludable (no individual or entity can be prevented from consuming the service) and non-rivalrous (consumption by one individual or institution does not affect the provision of this service to others), for example, security and defense, and are usually free of charge.

b. Administrative and Regulatory Service: These are public services that correspond to a private benefit to achieve the beneficiary's objectives, such as planning, organization, protecting rights, and preventing fraud, for example (issuing licenses and permits). They are charged for through "fees".

c. Competitive Economic Service: These are economic services or goods that can be provided by both the public and private sectors, for example, health, education, and transport. They are charged for through a "price".

d. Non-Competitive Economic Service: These are economic services or goods that involve monopolistic characteristics and are often limited to a single service provider, for example, water and electricity. They are charged for through a "tariff".

3. Services are classified according to the nature of the beneficiary:

a. Government to Customer (G2C) services.

b. Government to Business (G2B) services.

c. Government to Government (G2G) services, whether at the local or federal government level.

2.2.3. Service Duplication

1. The government entity must work to avoid duplication of services among government entities. Duplication occurs when the same or a similar service is provided by multiple government entities. Services are considered duplicated if they meet the following criteria:

a- Services fall within the same service category: The services fall under the same main service category, such as licensing or certification;

b- Similarity of submission outcomes: The purpose of providing the services is similar, for example, the outcome could be the renewal or cancellation of a license;

c- Services are provided to the same category of beneficiaries: When the beneficiaries of the service are similar, for example, companies operating in a specific industry or specific groups of individuals;

d. Similarity of service provision context: The services involve the same activity or circumstances. For example, issuing a trade license and issuing a marketing or distribution permit are considered services within the same category but are provided in different contexts.

2. Services can also be duplicated where a "similar" service is provided at both the federal and local levels. Similar services are defined as services that fall within the same service category and achieve the same submission outcome. For example, transferring ownership of a license and amending the trade name on a license are not the same service, but they fall within the same category (licensing) and have the same outcome (license amendment), thus they are a similar service. In this context, these services are considered duplicated if one is provided at the federal level and the other at the local level. The two criteria "same service category" and "same submission results" together form the minimum requirements for services to be considered duplicated. Any other services that do not meet these two criteria are considered different and therefore do not fall under duplicated services.

3. Government entities should conduct internal reviews and joint discussions about the existing services provided by each entity. The results of these reviews should be a specific list of duplicated services where the same or similar services are provided by multiple government entities. If it is found that services are currently being duplicated, the concerned government entities should aim to merge these services into a single service, ensuring that the responsibility for providing this service rests with one entity. All duplicated services should be merged under a shared services model No. (2) as specified in this guide and submitted to the Department of Finance, unless there is a specific reason to continue providing the service in the same manner.

4. Once the need for partnership arrangements in the provision of any shared services is identified, the lead partner for the shared service must formalize these arrangements through a memorandum of understanding signed by all parties.

2.2.4 Pricing of Government Services

1. Administrative and Regulatory Services

a. The value of fees should not be determined solely on the basis of the full cost of providing the service. It should be supplemented by a benefit coefficient based on the private benefit of the service to the customer. It is important to verify that there is a justification for the benefit coefficient on the price in relation to the cost of providing the service, and in a manner consistent with the interest of the service applicant.

b. The government entity may propose fees at full cost only or at a lower cost when full cost recovery has a negative impact on achieving the government's public policy objectives, provided that the entity states the rationale for the subsidy and identifies the source of funding for the deficit.

c. Administrative and regulatory services are priced after calculating the cost of service delivery, the expected demand for the service, and the estimated benefits to consumers when using the services. It must then be explained how each of these factors contributes to the final determined price for the service.

d. The government entity must assess whether the administrative or regulatory service is associated with infrastructure costs incurred by the government entity or the government that are not included in the service cost. If such costs exist, the government entity must calculate these costs and propose fees or a mechanism to recover these costs, such as imposing a fee as a percentage of the value of the related transaction or imposing a fee based on a specific standard unit.

e. The benefit coefficient must be discussed and agreed upon by the relevant work teams, and the agreed-upon benefit factor should be clearly justified in the supporting study.

2. Competitive Economic Services

Competitive economic services are priced at market price, taking into account the following:

a- The cost of the service provided.

b- The nature of the market in which the service competes and who the competitors are.

c- The quality of the services provided compared to competitors.

d- The expected profit from providing the service.

e- The prevailing price charged by service providers.

3. Non-Competitive Economic Services

a. Non-competitive economic services are priced at the "tariff," which is the economic cost equivalent to the cost plus an appropriate return on capital.

b. The grantor of the concession shall have the right to review the price lists after each period based on the foundations specified in the concession document.

2.2.5 Reporting

1. Costing team officials in government entities must adhere to the requirements of the Government Costing Management team at the Department of Finance and the specific requirements of their respective entities regarding the preparation of periodic reports and analyses.

2. The head of the Government Costing Management team at the Department of Finance must adhere to the department's requirements regarding the preparation of periodic reports and analyses at the government level.

3. Periodic reports must be treated as highly confidential data.

4. The head of the Government Costing Management team at the Department of Finance shall submit annually to the Director General of the Department the key insights derived about the cost of government services, the value of the contribution/subsidy provided to that service, and other relevant important matters.

3. Procedures

3.1 Procedure for Costing Services in the Government Entity

3.1.1. Objective of the Procedure

The procedure aims to calculate the costs of government services.

3.1.2. Officials Responsible for the Procedure's Activities

• Costing Team at the Government Entity

• Government Costing Management Team at the Department of Finance

3.1.3. Inputs and Outputs of the Procedure

3.1.4. Detailed Description and Flowchart of the Procedure Detailed Description of the Procedure

Procedure Flowchart

3.2 Procedure for Preparing Government-Level Reports

3.2.1. Objective of the Procedure

The procedure aims to prepare cost reports for government services at the government level and make recommendations.

3.2.2. Officials Responsible for the Procedure's Activities

• Government Costing Team at the Department of Finance

3.2.3. Inputs and Outputs of the Procedure

3.2.4. Detailed Description and Flowchart of the Procedure

Detailed Description of the Procedure

Procedure Flowchart

3.3 Procedure for Introducing, Amending, or Canceling Fees / Tariffs for Government Services

3.3.1. Objective of the Procedure

The procedure aims to clarify the mechanism for introducing fees/tariffs for government services.

3.3.2. Officials Responsible for the Procedure's Activities

• Government Entity

• Department of Finance

• Legislation Committee

3.3.3. Inputs and Outputs of the Procedure

3.3.4. Detailed Description and Flowchart of the Procedure

Detailed Description of the Procedure

Procedure Flowchart

4. Guidelines for Costing and Pricing Government Services

4.1 Service Classification

1. The government entity classifies all the services it provides according to their economic characteristics as follows, noting that it is not necessary for the government entity to have all types of these services:

a. Public Benefit Services: These are services that do not have a corresponding private benefit, as the benefit accrues to society as a whole. The government is the sole provider of these services, and they are usually free of charge. The characteristics of these services are that the use of the service by one individual/entity does not prevent or affect its use by another individual/entity, and they are services from which a group of beneficiaries cannot be excluded, meaning it is impossible or highly impractical to exclude an individual/entity from benefiting from the service. An example of these services is providing public security.

b. Administrative and Regulatory Services: These are public services that correspond to a private benefit, and are usually charged for and financed through "fees". Administrative and regulatory services are usually provided upon an explicit request from the customer, and fees for these services are imposed and their value is determined to enable cost recovery. Therefore, the determination of fees for this type of service should be based on the cost of the service. The characteristics of these services are that they are provided by the government or an authorized and documented entity. Examples of these services include building licenses, health facility licenses, permits, and document attestation.

c. Competitive Economic Services: These are economic services or goods that are not exclusively provided by the government and are financed through a "price." These services are provided on a competitive basis and their price is determined based on market factors. They are non-public benefit services from which a group of beneficiaries can be excluded and are provided by both the government and the private sector. These services should be priced at the market rate (taking into account differences in service quality to ensure competitive neutrality). An example of these services is leasing spaces within the government entity's headquarters.

d. Non-Competitive Economic Services: These are non-competitive economic services or goods that are financed through a "tariff." The tariff for this type of service is imposed by the regulator of the service or commodity, as these services are subject to economic regulation, and the tariff is calculated based on multiple objectives and factors. Examples of these services include water and electricity services and sanitation services.

2. The government entity can classify its services by answering the following questions for each service provided:

a. Is the service a public good, meaning that the use of the service by one individual/entity does not prevent or affect its use by another individual/entity?

b. Is the service non-excludable (meaning it is not possible or practically infeasible to exclude individuals from benefiting from the service once it is provided)?

c. Is the service provided by the government, or is it also provided by the private sector?

d. Is the service subject to a tariff by the service regulator?

Diagram No. (1) Service Costing Mechanism

Classification of Government Services

Classify each service according to its economic characteristics

1. Is the service a public good and non-excludable? (Yes/No)

2. Is the service provided by both the government and the private sector? (Yes/No)

3. Is the service subject to a tariff? (Yes/No)

Results:

- Public Benefit Services: No charge to the beneficiary (Example: Public Security)

- Administrative and Regulatory Service: Fees are determined based on cost (Example: Commercial establishment license service)

- Non-Competitive Economic Service: Tariff is determined based on cost plus a return (Example: Water and electricity services)

- Competitive Economic Service: Fees are determined according to prevailing market prices (Example: Leasing spaces at the government entity's headquarters)

4.2. Classify each service according to its economic characteristics

1. The information provided by the costing process will enable the government entity to prepare its budget on a performance basis and support the decision-making process within the entity and the government in general. This information is also necessary to determine appropriate fees, prices, and tariffs and to avoid increasing the burden on the beneficiaries of these services. Cost calculation also enables the government entity to manage costs, monitor performance over the years, and demonstrate that it operates efficiently, as the fees, prices, and tariffs for government services should generally be in line with the cost of their provision.

2. Costing initially requires the government entity to list all the services (outputs) it provides, whether to the public or any other external party.

3. After the government entity has listed all its services, it should prepare detailed information on the cost of the services it provides, including the following information:

a. Identifying the resources used to provide the services. Department of Finance

b. The cost of the resources required to provide each service in a specific period.

c. Estimating the number of times a service is provided in a specific period.

d. Determining the time taken for each activity (procedure) to provide the service.

e. Understanding the direct and indirect cost drivers.

f. Identifying fixed and variable costs.

4. The assumptions used should be clear, and the methodology and level of detail should be proportionate to the complexity and sensitivity of the process.

5. Capital costs for some services represent the largest part of their total cost. Therefore, it should be considered whether the recovery of capital costs, such as infrastructure development costs, is necessary, keeping in mind that all services should have their costs fully calculated, regardless of the decision on whether these costs should be recovered or not. In general, it is expected that all costs (including capital costs and depreciation of related assets) will be recovered so that users (beneficiaries) pay the true and full cost.

6. There are several methods for calculating the costs of services provided by a government entity. One of the most common is the cost center method, where the costs of the government entity's organizational units are allocated to the services (outputs). This is called the direct method of cost allocation, rather than allocating them to activities or procedures. However, the Activity-Based Costing (ABC) method is more accurate and more suitable for cost control.

7. Through this method, standards and assumptions are applied to allocate costs to services through consistent allocation bases based on cost drivers.

The following are the stages of calculating the cost of government services:

Stage One: Identifying Cost Elements

1. In this stage, cost elements are identified by determining the main categories of costs that can be allocated to different cost centers, such as: employee costs, administrative and general expenses, consumed and used materials, and depreciation and amortization. It should be noted that a government entity that provides capital outputs should add other costs of projects under construction as a cost element of the project during its construction period, as these costs will fall under other cost elements (depreciation and amortization) after the project is completed and operational. In general, costs can be divided into direct and indirect costs as follows:

2. Direct Costs: These are costs that can be directly traced to the services of the government entity. Direct costs are those elements associated with a specific cost item and are directly related to one of the concerned services. Direct costs usually consist of employee costs and consumed and used materials directly related to service delivery.

3. Indirect Costs: These are costs that cannot be directly traced to the services of the government entity and include cost elements that aim to assist the main departments in providing services. The most common indirect cost items are general and administrative expenses such as rent.

Stage Two: Identifying Cost Centers

1. In this stage, cost centers of both service and support types are identified, and the groups of centers are classified as follows:

a. Service Centers Group (Service Departments): These are the organizational units, whether a sector, department, section, or equivalent in the government entity. These service departments are responsible for providing the entity's main services (e.g., Facility Licensing Section, Roads and Infrastructure Section).

b. Support Centers Group (Support Departments): These are the organizational units, whether a sector, department, section, or equivalent in the government entity. These support departments are responsible for guiding and supporting the service departments in providing the entity's services (e.g., Finance Unit, Human Resources, Procurement, Information Technology, Legal Affairs, Communication, General Services). Then, all direct and indirect costs identified in the first stage are allocated to the different cost centers according to cost drivers.

Stage Three: Service Cost

In this stage, the actual cost of the service is calculated by allocating the costs of the cost centers to the different government services provided by the entity, which will enable the entity to price its services.

Cost Drivers

1. A cost driver is the factor that causes a change in the volume of resource consumption (costs). When any change occurs in the driver, the level of activity or the number of services provided will affect the change in the total cost, which consists of direct and indirect costs. There are three types of cost drivers:

a. Quantity: The cost driver is based on units of work (e.g., number of employees, number of applications). The cost of the service increases with the increase in the number of employees or applications.

b. Time: The cost driver is based on the length of time it takes to complete an activity. The cost of the service increases based on the length of time required to complete the service, regardless of how many services are provided (e.g., time taken to complete the service).

c. Direct: The entire cost of the service is directly charged to the service (e.g., all costs related to the service are directly charged to the service cost).

3. In general, the cost driver used depends on the nature of the service. The cost of the service may increase based on the number of employees or applications handled, or on the basis of the length of time required to complete the service. It can also be a combination of these two types of drivers.

Diagram No. (2) Service Costing Mechanism

Diagram No. (3) Working Mechanism

1. Steps for calculating the cost of providing a single service:

a. Identify indirect costs (support centers).

b. Allocate indirect costs to service centers using an appropriate allocation method (such as the number of employees in each service center).

c. Calculate the total cost of the service center (direct costs of the service center + the service center's share of indirect costs).

d. Calculate the cost per minute for the service center (total costs / total minutes of providing all services).

e. Calculate the cost of the service for the service center = cost per minute for the service center * time taken to provide the service.

4.3 Cost Allocation Models

• Direct Allocation.

• Step-Down Allocation.

• Reciprocal Iterative Allocation.

Direct Allocation: Allocates all costs of support work units to service work units without considering the shared use among support work units.

Step-Down Allocation of Costs: Allocates the costs of support centers gradually and then to the service work units.

Reciprocal Iterative Allocation Methodology: Allocates costs repeatedly and reciprocally among all work units and then to the service work units.

Each cost allocation model has three main axes by which the cost allocation model is measured:

✓ Accuracy

Integrity and conformity of data and outputs accurately.

✓ Transparency

Clarity of the allocation process and allocation drivers.

✓ Simplicity

Balance between simplicity and accuracy of cost calculation to ensure understanding of the cost allocation process.

4.4 Target Cost = Target Price - Discount Factor

1. The target price for the service is determined based on benchmark comparisons of service fees in light of the quality level of the service provided.

2. The discount factor is determined to reflect the risks of the impact of inflation, demand for the service, and expected profit.

4.5 Direct Costs of the Service Center

The direct costs of service centers typically consist of:

1. Human Resources: This includes all salaries, wages, and allowances, and whether an employee's time should be allocated to a specific service or not. If there is difficulty in allocation or if the cost is significant, it is useful to determine the extent (percentage) of a group of employees' involvement in providing the service.

2. Direct Materials: Costs that can be directly charged to the service (for example, office equipment).

3. Other Direct Costs: For example, direct internet services for providing specific services.

4.6 Identifying the Individuals and Groups Benefiting from the Service

1. Identifying the natural and legal persons (individuals and establishments) and the groups benefiting from the service is important. It enables the government entity to understand the nature of the service and the effects that may result from it. It also enables it to determine the target fee for each and whether it is appropriate to recover the full cost or part of it.

2. There are administrative and regulatory services that are by nature provided to individuals, such as issuing a passport or a birth certificate. There are administrative and regulatory services that are by nature provided to establishments, such as issuing a license for a medical facility. Meanwhile, there are administrative and regulatory services provided to both individuals and establishments, such as issuing a car ownership certificate.

3. Individuals and establishments benefiting from administrative and regulatory services can also be classified into categories, as it may be appropriate to charge a different fee for each category. For example, a different fee can be charged for adults, children, and people of determination for entry to a public park.

4.7 Excluding Costs Related to Inefficient Resource Allocation

The principle of determining the fee according to the cost and the benefit coefficient requires that this cost be at an acceptable level of efficiency. This requires excluding any costs related to inefficient resource allocation to arrive at the standard cost, which is the cost per unit determined to be a measure that the actual cost should not exceed under normal circumstances.