التعميم المالي رقم ( 2 ) لسنة 2015
بشأن إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة
عجمان للسنة المالية
المنتهية في 31 ديسمبر 2015م.

استنادا لأحكام المادة (34) من القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الاميري رقم (11) لسنة 2011 بشأن اعداد الحسابات الختامية ولأحكام الفصل الرابع من اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالقرار الاميري رقم (12) لسنة 2011، ولمقتضيات إعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2015م والحسابات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية عن ذات السنة، وحرصاً منا على صدور الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2015 دون تأخير وفقا للمواعيد المحددة والواردة في هذا التعميم فإننا نوجه بالآتي :

أولاً
نطاق تطبيق التعميم

يكون نطاق سريان تطبيق هذا التعميم على جميع الدوائر والمؤسسات والإدارات والجهات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان بصورة كلية او جزئية والجهات المستقلة والجهات التي تساهم فيها حكومة عجمان.

ثانياً
أهداف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان

يهدف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان إلى ما يلي:

-1 توفير المعلومات المالية الصحيحة والكاملة لمتخذي القرار عن الوضع المالي الحقيقي لحكومة عجمان خلال السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2015 واستخدام تلك المعلومات في التخطيط ورسم السياسات والاستراتيجيات العامة للدوائر الحكومية المعنية في ضوء الخطة الاستراتيجية لحكومة عجمان.

-2 مراقبة ومتابعة الاداء المالي للدوائر الحكومية المعنية والتعرف على اوضاعها المالية واتخاذ القرارات والاجراءات التصحيحية اللازمة في حينها.

3- الرقابة على تنفيذ الموازنة السنوية والتأكد من تحقيق موازنة الدوائر الحكومية للأهداف والبرامج الموضوعة لها وبيان الانحرافات بين الموازنات التقديرية ونتائج التنفيذ الفعلي لموازنة الدوائر الحكومية المعنية ودراسة اسباب هذه الانحرافات والعمل على تلافيها في المستقبل.

-4 إظهار المركز المالي الحقيقي لحكومة الإمارة مبيناً ما لها من حقوق على الغير، وما عليها من التزامات تجاه الغير، في نهاية السنة المالية العائدة إليها الموازنة العامة للحكومة.

-5 قیاس الاستخدام الأمثل لاعتمادات الموازنة العامة للحكومة، والتحصيل الكفء لإيراداتهــــــــــــــا المعتمدة، وذلك بمقارنة كل من:

• تنفيذ موازنة المصروفات من خلال مقارنة المصروفات الفعلية خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة.

• تنفيذ موازنة الإيرادات من خلال مقارنة الإيرادات الفعلية خلال السنة المالية المنتهية بتقديراتها المعتمدة لبيان النقص او الزيادة.

• تنفيذ موازنة المشاريع من خلال مقارنة المشاريع المنفذة خلال العام بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة

• تنفيذ موازنة الإضافات الرأسمالية من خلال مقارنة الإضافات الرأسمالية المنفذة خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة

• الإيرادات الفعلية خلال السنة المنتهية بالمصروفات الفعلية خلال نفس السنة لبيان نتيجة تنفيذ الموازنة العامة للحكومة سواء كان فائضاً (في حالة زيادة الإيرادات المستحقة عن المصروفات المستحقة) أو عجزاً (في حال نقص الإيرادات المستحقة عن المصروفات المستحقة).

-6 يبين الحساب الختامي التغيرات التي تطرأ على الموازنة العامة للحكومة بعد صدورها وخلال تنفيذها من الاعتمادات الإضافية والمناقلات للوقوف على مبررات وأسباب ذلك.

-7 يبين الحساب الختامي للسلطات العليا أداء الدوائر الحكومية، ومقدرتها على تنفيذ البرامج والمبادرات المدرجة في موازناتها، للتأكد من انجاز الأعمال والمهام المناطة بها، وما تحقق من أهداف ونتائج مرجوة، والتعرف على التغيرات التي عرقلت مسيرة التنفيذ.

8- التعرف على الأموال العامة المجمدة في المواد والاصناف الراكدة في المخازن الحكومية لما يوفره الحساب الختامي العام من ايضاحات ومعلومات عن قيمتها، مما يتيح الفرصة لأصحاب القرار في اتخاذ ما يلزم بشأنها.

ثالثاً
الإجراءات التمهيدية لإعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي
للدوائر الحكومية
للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2015

على جميع الدوائر الحكومية ضرورة التقيد بالتنفيذ الدقيق لهذه التعليمات والانتهاء من جميع الأعمال التمهيدية لإعداد الحساب الختامي الفرعي في موعد أقصاه 31/يناير/2016، وفقاً لما هو وارد أدناه:

1- يكون موعد إصدار أخر طلب شراء واعتماد أي طلبات شراء معلقة على نظام موارد الالكتروني عن السنة المالية 2015 نهاية عمل يوم 26/نوفمبر/2015 على أن يتم اتخاذ ما يلزم بشأن الغاء أي طلبات شراء غير معتمدة في موعد اقصاه نهاية عمل يوم 06/ديسمبر/2015.

2- يكون موعد اجراء أخر مناقلة بين اعتمادات الموازنة المعتمدة للسنة المالية 2015 نهاية عمل يوم 10/ديسمبر/ 2015 على أن يتم التأكد من أن جميع المناقلات التي تمت خلال السنة المالية 2015 قد أدخلت في نظام موارد الإلكتروني وقيدت في السجلات والحسابات المختصة بها.

3- يكون موعد إصدار أخر أمر شراء عن السنة المالية 2015 نهاية عمل يوم 13/ديسمبر/2015 مع اتخاذ ما يلزم بشأن الغاء أي أوامر شراء على النظام لم تستكمل اجراءات اعتمادها وكذلك أي طلبات شراء لم تحول إلى أوامر شراء في موعد اقصاه نهاية عمل يوم 17/ديسمبر/2015، مع ضرورة عدم إصدار أية أوامر شراء خلال عام 2015 من المتوقع استلام موادها وتنفيذ أعمالها خلال عام 2016 إلا في حالة الضرورة القصوى.

4- يكون تاريخ 15/11/2015 اخر موعد لأبرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2015 بشرط ان الا تتجاوز مدة تنفيذها الفعلية نهاية السنة المالية 2015، ويحذر على الدوائر الحكومية ابرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2016 الا بعد اخذ موافقة دائرة المالية.

5- يكون موعد الغاء الارتباط بكافة أوامر الشراء والعقود التي لم يتم استلامها أو تنفيذها بشكل كامل أو جزئي حتى غاية 31/ديسمبر/2015 على نظام موارد الالكتروني نهاية عمل يوم
07 / يناير /2016، على أن يتم إعادة الارتباط بها على اعتمادات موازنة عام 2016.

6- الانتهاء من اعداد كشوف الرواتب الشهرية وإجراءات تحويل الرواتب في موعد اقصاه
24 / ديسمبر /2015.

-7 الانتهاء من اعمال الجرد الشامل للمخازن والورش والعهد الفرعية والشخصية في موعد اقصاه 31/ديسمبر/2015 على ان تبدأ اعمال الجرد الشامل في أي يوم لاحق لتاريخ 01/ديسمبر/2015 مع ضرورة تسوية الأرصدة في نهاية السنة المالية 2015 في حال وجود حركة على أرصدة المخزون خلال فترة الجرد.

-8 الانتهاء من أعمال الجرد الشامل للممتلكات الحكومية وأية موجودات أخرى في موعد أقصاه 31/12/2015

-9 يتم جرد السلف المستديمة التي لم يتم اقفالها في نهاية عمل يوم 29/ديسمبر/2015 بتاريخ 31/ديسمبر/2015.

-10 يتم جرد ايصالات القبض والمطبوعات الورقية ذات القيمة المادية مع بيان عدد الدفاتر المطبوعة والمستخدمة والرصيد المتبقي ورقم آخر ايصال تم استعماله من كل دفتر ما زال تحت الاستعمال بتاريخ 31/ديسمبر/2015.

-11 اعداد القيود اللازمة والتسويات الجردية ان وجدت بموعد أقصاه نهاية يوم عمل 07/01/2016

-12 يتم اقفال صندوق المقبوضات يوم 31 ديسمبر/2015 بحد أقصى الساعة 12:30 ظهراً على أن يتم ايداع كافة المقبوضات المحصلة في حساب المقبوضات في نفس اليوم، وتقيد بالسجلات والحسابات المختصة لدى الدائرة الحكومية المعنية، بالإضافة إلى مراعاة قيد أية إيرادات أخرى مستحقة للدائرة المعنية حتى 31/ديسمبر/2015 وحتى لو لم يتم تحصيلها في موعد اقصاه 07/يناير/2016.

13- على الجهة الحكومية إعداد تقرير يوضح آخر مستندات مالية تم تنفيذها في نهاية وقت عمل يوم الخميس الموافق 31/ديسمبر/ 2015. وفقاً لما يلي:

• نوع ورقم المستند والمبلغ والتاريخ وبيان العملية وترفق معه نسخة من المستند نفسه، ومن أمثلة المستندات المعنية على سبيل المثال لا الحصر (سندات القيد وسندات الصرف والقبض بالإضافة إلى سندات المخازن والأصول وأوامر وطلبات الشراء وغيرها).

• سيقوم ممثل دائرة المالية بالتواصل مع جهة الاختصاص لدى الجهة الحكومية للحصول على التقرير المشار إليه أعلاه خلال يوم الخميس الموافق 31/ديسمبر /2015 أو يوم الأحد الذي يليه.

-14 تقوم دائرة المالية بإرسال كتب المطابقة مع البنوك للسنة المالية 2015 وتزويد الدوائر بنسخة منها في موعد اقصاه 07/يناير/2016.

15- الانتهاء من اثبات كافة المواد المستلمة التي تخص السنة المالية 2015 بتاريخ الاستلام الفعلي في السجلات والحسابات في موعد اقصاه 06 /يناير/2016

-16 الانتهاء من التسوية البنكية وتسوية أية فروقات على النظام في موعد اقصاه 14/يناير/2016.

-17 الانتهاء من اثبات آخر فاتورة مدفوعات عائدة للسنة المالية 2015 في موعد اقصاه 07/ يناير/2016

-18 يتم استكمال اجراءات كافة الفواتير وحذف أي فاتورة في دفتر المدفوعات غير مكتملة الاجراء، بالإضافة الى مراعاة قيد أية مصروفات مستحقة على الدائرة المعنية حتى 31/ديسمبر/2015، وإقفال سجل المدفوعات لكافة الدوائر في موعد أقصاه يوم 14/يناير/2016.

-19 يتم مصادقة أرصدة الذمم التي تزيد عن 5,000 درهم والأطراف ذات العلاقة وحسابات الحكومة كما في 31/ديسمبر/2015 على أن يتم الانتهاء منها وتسوية أية فروقات أن وجدت في موعد اقصاه 20/يناير/2016

-20 يتم اقفال ارصدة العلاقات بين الدوائر حتى نهاية السنة المالية 2015 بعد المطابقة بين الدوائر فيما بينها في حساب تمويل الحكومة بالتنسيق مع دائرة المالية في موعد اقصاه نهاية يوم 21/يناير/2016.

-21 يجب التأكد من اثبات كافة عمليات السنة المالية 2015 المنتهية في 31/ديسمبر/2015 في نظام موارد الالكتروني أو في السجلات المالية المعتمدة لدى الدائرة الحكومية في موعد اقصاه 21/يناير/2016.

-22 يكون موعد اقفال كافة البرامج والتطبيقات الفرعية والفترات المالية للسنة المالية 2015 على نظام موارد نهاية عمل يوم 21/يناير/2016

-23 الانتهاء من جميع الاجراءات الاخرى الخاصة بالحساب الختامي الفرعي في موعد اقصاه 31/يناير/2016.

رابعاً
مسؤولية الدائرة الحكومية
بشأن إعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي وإجراءات اعداده

1- تلتزم كافة الدوائر الحكومية بتطبيق وتنفيذ الاجراءات المنصوص عليها في ثالثاً من هذا التعميم وفق الجدول الزمنى المرفق (2) و3) على أن يتم الانتهاء منها في موعد اقصاه 31/يناير/2016.

-2 تقفل كافة الحسابات المالية عن السنة المالية المنتهية في 31/ديسمبر/ 2015 لدى كافة الجهات الحكومية التي يسري في شأنها وينطبق عليها هذا التعميم في نهاية عمل يوم 21/يناير/2016، وتعد هذه الجهات مشروع حسابها الختامي الفرعي وفقاً للنظام المالي الموحد لحكومة عجمان وحسب الأحكام الواردة في هذا التعميم، والإجراءات التالية:

• يتم إقفال الحسابات المالية وفقاً للأصول بعد التأكد من تسجيل كافة العمليات المالية وفقاً لأساس الاستحقاق المعمول به في حكومة عجمان ومطابقة الأرصدة البنكية والذمم المدينة وحسابات الحكومة، وحساب جميع المخصصات والاستهلاكات، واثبات المصروفات والإيرادات المتعلقة بالسنة المالية 2015 وفقاً لأساس الاستحقاق.

• تلتزم كل جهة حكومية بإصدار مشروع حساب ختامي فرعي لها وموحد لكافة فروعها ومؤسساتها التابعة لها، بحيث يتم إعداد بيانات منفصلة لكل فرع أو مؤسسة ومن ثم إعداد مشروع الحساب الختامي الموحد لها وإرساله إلى جهاز الرقابة المالية ونسخة إلى دائرة المالية في موعد أقصاه 15/02/2016.

بتم إعداد ثلاثة نسخ من كافة البيانات والتقارير والوثائق المطلوبة لغرض إقفال الحسابات المالية والمبينة في هذا التعميم، وتكون معتمدة وفقا لما يلي:

• البيانات المالية، رئيس الجهة الحكومية أو مديرها العام والمسؤول المالي الأول، ويكون الاعتماد بالتوقيع على جميع الصفحات، إضافة إلى ختم الجهة الحكومية.
• ميزان المراجعة ومرفقاته، المسؤول المالي الأول إضافة إلى مسؤول الحسابات، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات.
• تقارير الأداء ومرفقاتها , مدير عام الجهة الحكومية والمسؤول المالي الأول, ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات .
• الملخص التنفيذي, رئيس الجهة الحكومية أو مديرها العام .
• نسخة من جميع القرارات والاتفاقيات ذات الاثر المالي الفعلي او المتوقع سواء كانت مباشرة او غير مباشرة
• کتاب من المستشار القانوني بشأن القضايا التي تخص الدائرة.

3- تعد البيانات المالية المبينة أدناه، مع توفير سنة واحدة للمقارنة , وذلك وفقا للنماذج والتعليمات المعتمدة من دائرة المالية ، وهي كما يلي :

• بيان المركز المالي.
• بيان الأداء المالي مقارن مع الموازنة.
• بيان التدفق النقدي.
• بيان التغيرات في حساب صافي الاصول.
• إيضاحات حول البيانات المالية.
• بيان مقارنة المبالغ الفعلية مع المبالغ المقدرة (فعلي وموازنة).

4- يتم تقديم ميزان المراجعة النهائي والمعتمد وفقاً للأنظمة المعمول بها مرفقا به التحليلات والكشوف التالية:

• كشوف التسويات البنكية.
• كشف تحليل الذمم المدينة وأعمارها.
• كتب مصادقات الجهات الزميلة والذمم المدينة.
• كشف حساب التسوية مع دائرة المالية
• کشف تحليل الذمم الدائنة واعمارها.
• كشوف المصادقات البنكية.
• کشف تحليل المصاريف المستحقة والايرادات المستحقة.
• سجل الأصول الثابتة واستهلاكها.
• حركة الممتلكات والمعدات
• کشف تفصيلي بمخصصات العاملين الاجازة / نهاية الخدمة التأمينات الاجتماعية المعلقة).
• كشف تحليل الإيرادات حسب بند الإيراد وحسب مجموع كل شهر.
• کشف تحليل المصروفات حسب بند المصروف وحسب مجموع كل شهر.

5- يتم إعداد تقرير الأداء العام وتقرير الأداء النقدي, مقارنة بالموازنة النهائية (الموازنة المعتمدة + التعديلات ) لعام 2015 , بحيث تتضمن تقريرا عاماً يوضح ما يلي :

• ملخصا لأسباب الانحراف في برامج الإيرادات ,
• ملخصا لأسباب الانحراف في برامج المدفوعات ,
• ملخصا لأسباب الانحراف في الحركة النقدية ,
• ملخصا عاما لحركة التعيينات والاستقالات وإنهاء الخدمات مقارنة بالموازنة, وفقا لإحصائيات الموازنة العامة .

6- يرفق بالبيانات الختامية ملخصا تنفيذيا للجهة الحكومية, معتمداً من رئيس الجهة الحكومية (أو من في حكمه), موضحا فيه ما يلي :

• أهم انجازات الجهة الحكومية ذات الأثر المالي و ذلك في جانب تنمية الإيرادات وترشيد النفقات, والحفاظ على المال العام, إضافة إلى تنفيذ مبادرات الموازنة, وتنمية وتطوير الموظفين .
• ملخصا لنتائج العام 2015 مقارنة بموازنة ذات العام والأعوام السابقة.
• أهم التغيرات التشريعية والهيكلية التي حصلت في الجهة الحكومية.
• نظرة مستقبلية عن رؤية الجهة الحكومية لعام 2016.
• أهم العوائق والمشكلات التي تواجه الجهة الحكومية لتنفيذها موازنتها.

7- يرفق ضمن مشروع الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية المعنية تقرير أو تقارير جهاز الرقابة المالية عن السنة المالية 2015 (إن وجد)، وما اتخذ بشأنها من إجراءات.

8- تحتفظ الجهة الحكومية بنسخة واحدة من مشروع الحساب الختامي ومرفقاته، ويتم إرسال نسخة إلى جهاز الرقابة المالية كما يتم ارسال نسخة إلى دائرة المالية, مرفقا بها نسخة الكترونية في موعد غايته 15/ فبراير/ 2016 .

9- يتولى جهاز الرقابة المالية التدقيق على كافة الحسابات الختامية الفرعية وموافاة الجهات المعنية ودائرة المالية بنتائج تدقيقه في موعد غايته 15/ مارس/ 2016.

10- تقوم الدوائر الحكومية بدراسة وتسوية ملاحظات جهاز الرقابة المالية وتوضيح سبب ما لم يتم تسويته وإرسال البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الأصول وارسال الرد على التقرير إلى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية بموعد غايته 24/03/2016.

خامساً

اجراءات إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان واجراءات اعتمادهما

1- بعد استلام دائرة المالية البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الأصول من الدوائر الحكومية المعنية مرفقاً بها ردودها على تقارير جهاز الرقابة المالية، تقوم دائرة المالية بمراجعة كافة الملاحظات الواردة في التقارير وفي حال وجود ملاحظات (وردت أو لم ترد في تقرير جهاز الرقابة المالية وترى دائرة المالية ضرورة تصويبها ) يتم إخطار الدائرة المعنية بتسويتها وتعديل بياناتها المالية الفرعية بما يتفق مع ذلك ، وارسال البيانات المالية المعدلة لدائرة المالية ونسخة منها إلى جهاز الرقابة المالية، خلال أسبوعين من تاريخ ابلاغها بهذه الملاحظات من قبل دائرة المالية.

2- تعد دائرة المالية مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان عن السنة المالية المنتهية في 31 /ديسمبر/2015 بعد استلامها لكامل البيانات المالية المعدلة الفرعية للدوائر الحكومية وفقا للنظام المالي الموحد لحكومة عجمان، على أن يتم الانتهاء منه وارساله لجهاز الرقابة المالية في موعد غايته 21/ابريل/2016.

3- على جهاز الرقابة المالية دراسة مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وموافاة دائرة المالية بتقريره النهائي متضمنا رأيه في موعد غايته 04/مايو/2016. وفي حال عدم تقديم تقريره النهائي متضمنا رأيه خلال هذه المدة يعتبر مشروع الحساب الختامي العام مقبول لديه وان الحساب الختامي العام والمركز المالي يمثل بشكل عادل المركز المالي لحكومة عجمان كما في 31/ديسمبر/2015 وأدائها المالي وتدفقاتها النقدية للسنة المالية المنتهية في ذات التاريخ.

4- بعد استلام دائرة المالية تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية حول مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات تقوم دائرة المالية بإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية في موعد اقصاه 19/مايو/2015.

5- تقوم دائرة المالية بإعداد التقرير المالي المفصل لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 2015 ومرفقاً به مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/ديسمبر/2015، وتقرير دائرة المالية بشأن مشروع الحساب الختامي العام لحكومة عجمان، وتتولى عرضه على ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية للموافقة عليه، وذلك في موعد غايته 25/ مايو/2016.

6- بعد موافقة ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية على مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/ديسمبر/2015، تتولى دائرة المالية ارسال تقريرها بشأن مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/ديسمبر/2015، إلى المجلس التنفيذي للاطلاع علية وابداء اية ملاحظات بشأنه في موعد غايته أسبوع من موافقة ممثل الحاكم على مشروع الحساب الختامي العام.

7- بعد استلام توصيات المجلس التنفيذي تتولى دائرة المالية خلال اسبوع رفع توصيات المجلس التنفيذي والتقرير المالي ومشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/ديسمبر/2015 الى صاحب السمو حاكم الامارة لإقرارهما واصدارهما بموجب مرسوم اميري.

8- يتم إقفال نتائج تنفيذ الموازنة العامة للحكومة عن السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2015 في حساب الاحتياطي العام لحكومة عجمان لدى دائرة المالية خلال اسبوع من استلام مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام.

سادساً

الجهات المستقلة او التي تساهم فيها الحكومة

تتولى دائرة المالية التنسيق مع الجهات المستقلة او التي تساهم فيها الحكومة للحصول منها على بياناتها المالية الختامية المعتمدة عن السنة المالية 2015، في ضوء المواعيد المحددة ضمن التشريعات المنظمة لتلك الجهات.

سابعاً

أحكام ختامية

1- على جميع الدوائر الحكومية موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بصور ضوئية من قرارات تشكيل لجان الجرد ومواعيد وأماكن إجراء الجرد في موعد اقصاه يوم الخميس الموافق 29/ نوفمبر/2015، على أن يتم بعد ذلك ارسال نسخ معتمدة من جميع محاضر وتقارير الجرد والتسويات الجردية التي تمت استناداً لذلك لهما ، في موعد اقصاه يوم الخميس الموافق 10/ يناير/2016.

2- يعتبر نهاية عمل يوم الخميس الموافق 31/12/2015 هو آخر يوم عمل في السنة المالية 2015

3- على جميع الدوائر والجهات التي يسرى عليها هذا التعميم التقيد بالمواعيد الواردة به والالتزام بتعليمات دائرة المالية وتوفير كافة البيانات والتقارير والمستندات سواء المطلوبة من قبل جهاز الرقابة المالية او دائرة المالية في المواعيد المحددة.

4- تتولى دائرة المالية متابعة تنفيذ هذا التعميم وابلاغه للجهات المعنية بتطبيقه ويعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره.

صدر بتاريخ: 28/ أكتوبر/2015

أحمد بن حميد النعيمي
ممثل الحاكم للشؤون الإدارية
والمالية

المرفقات
الجدول الزمنى رقم (1)

بشان اجراءات إعداد مشروع الحساب الختامي العام لحكومة
عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2015
وإقفال نتائج تنفيذ الموازنة في حساب الاحتياطي العام بدائرة
المالية

Financial Circular No. (2) for the year 2015
Regarding the preparation of the General Final Account and Financial Position of the Government of
Ajman for the fiscal year
ending on December 31, 2015.

Based on the provisions of Article (34) of the Financial Law of the Government of Ajman, issued by Emiri Decree No. (11) of 2011 concerning the preparation of final accounts, and the provisions of Chapter Four of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman, issued by Emiri Resolution No. (12) of 2011, and for the requirements of preparing the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, and the subsidiary final accounts of the government departments for the same year, and out of our commitment to issue the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, without delay and in accordance with the specified dates mentioned in this circular, we hereby direct the following:

First
Scope of Application of the Circular

The scope of application of this circular shall be on all departments, institutions, administrations, and entities affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included, in whole or in part, within the annual general budget of the Government of Ajman, as well as independent entities and entities in which the Government of Ajman contributes.

Second
Objectives of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman

The General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman aims to achieve the following:

-1 Providing accurate and complete financial information to decision-makers about the true financial position of the Government of Ajman during the fiscal year ending on December 31, 2015, and using this information for planning and formulating general policies and strategies for the concerned government departments in light of the strategic plan of the Government of Ajman.

-2 Monitoring and following up on the financial performance of the concerned government departments, identifying their financial situations, and taking the necessary corrective decisions and measures in a timely manner.

3- Overseeing the implementation of the annual budget and ensuring that the budget of the government departments achieves its set objectives and programs, identifying deviations between estimated budgets and the actual implementation results of the concerned government departments' budgets, studying the reasons for these deviations, and working to avoid them in the future.

-4 Disclosing the true financial position of the Emirate's government, showing its rights from others and its obligations towards others at the end of the fiscal year to which the government's general budget pertains.

-5 Measuring the optimal use of the government's general budget appropriations and the efficient collection of its approved revenues, by comparing each of the following:

• Implementation of the expenditure budget by comparing actual expenditures during the ended year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.

• Implementation of the revenue budget by comparing actual revenues during the ended fiscal year with their approved estimates to identify shortfalls or increases.

• Implementation of the projects budget by comparing projects executed during the year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.

• Implementation of the capital additions budget by comparing capital additions executed during the ended year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.

• Actual revenues during the ended year with actual expenditures during the same year to show the result of the implementation of the government's general budget, whether it is a surplus (if accrued revenues exceed accrued expenditures) or a deficit (if accrued revenues are less than accrued expenditures).

-6 The final account shows the changes that occur to the government's general budget after its issuance and during its implementation, such as additional appropriations and transfers, to understand their justifications and reasons.

-7 The final account shows the higher authorities the performance of government departments and their ability to implement the programs and initiatives included in their budgets, to verify the completion of the work and tasks assigned to them, the achievement of desired goals and results, and to identify the changes that hindered the implementation process.

8- Identifying public funds tied up in stagnant materials and items in government warehouses, as the general final account provides clarifications and information about their value, which gives decision-makers the opportunity to take necessary actions regarding them.

Third
Preliminary Procedures for Preparing the Draft Subsidiary Final Account
for Government Departments
for the Fiscal Year Ending on December 31, 2015

All government departments must adhere to the precise implementation of these instructions and complete all preliminary work for preparing the subsidiary final account by no later than January 31, 2016, as detailed below:

1- The deadline for issuing the last purchase requisition and approving any pending purchase requisitions on the Mawared e-system for the fiscal year 2015 is the end of the business day on November 26, 2015. Necessary action must be taken to cancel any unapproved purchase requisitions no later than the end of the business day on December 06, 2015.

2- The deadline for making the last transfer between approved budget appropriations for the fiscal year 2015 is the end of the business day on December 10, 2015. It must be ensured that all transfers made during the fiscal year 2015 have been entered into the Mawared e-system and recorded in the relevant records and accounts.

3- The deadline for issuing the last purchase order for the fiscal year 2015 is the end of the business day on December 13, 2015, with necessary action taken to cancel any purchase orders on the system whose approval procedures have not been completed, as well as any purchase requisitions not converted into purchase orders, no later than the end of the business day on December 17, 2015. It is essential not to issue any purchase orders during 2015 for which materials are expected to be received or work is to be executed during 2016, except in cases of extreme necessity.

4- The date 11/15/2015 is the last day for concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2015, provided that their actual implementation period does not extend beyond the end of the fiscal year 2015. Government departments are prohibited from concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2016 without prior approval from the Department of Finance.

5- The deadline for canceling the commitment for all purchase orders and contracts that have not been received or executed, fully or partially, by December 31, 2015, on the Mawared e-system is the end of the business day on
January 07, 2016. They should be re-committed against the budget appropriations for 2016.

6- Completion of the preparation of monthly payroll statements and salary transfer procedures no later than
December 24, 2015.

-7 Completion of comprehensive inventory counts for warehouses, workshops, and subsidiary and personal custodies no later than December 31, 2015, provided that the comprehensive inventory count begins on any day after December 01, 2015, with the necessity of reconciling balances at the end of the fiscal year 2015 if there is any movement in inventory balances during the inventory period.

-8 Completion of the comprehensive inventory count of government properties and any other assets no later than 12/31/2015.

-9 Permanent advances that have not been closed by the end of the business day on December 29, 2015, shall be inventoried on December 31, 2015.

-10 An inventory of receipt vouchers and printed materials of monetary value shall be conducted, indicating the number of books printed, used, the remaining balance, and the number of the last receipt used from each book still in use, as of December 31, 2015.

-11 Preparation of necessary journal entries and inventory adjustments, if any, no later than the end of the business day on 01/07/2016.

-12 The receipts cash box shall be closed on December 31, 2015, by 12:30 PM at the latest. All collected receipts must be deposited into the receipts account on the same day and recorded in the relevant records and accounts of the concerned government department. Additionally, any other revenues accrued to the concerned department up to December 31, 2015, must be recorded, even if not collected, by no later than January 07, 2016.

13- The government entity must prepare a report showing the last financial documents processed at the end of the business day on Thursday, December 31, 2015, as follows:

• The type and number of the document, amount, date, and description of the transaction, with a copy of the document itself attached. Examples of relevant documents include, but are not limited to, journal vouchers, payment and receipt vouchers, as well as warehouse and asset vouchers, purchase orders, and requisitions, etc.

• A representative from the Department of Finance will contact the relevant authority at the government entity to obtain the aforementioned report during Thursday, December 31, 2015, or the following Sunday.

-14 The Department of Finance will send bank confirmation letters for the fiscal year 2015 and provide the departments with a copy thereof no later than January 07, 2016.

15- Completion of recording all received materials pertaining to the fiscal year 2015 on the actual date of receipt in the records and accounts no later than January 06, 2016.

-16 Completion of bank reconciliation and settlement of any discrepancies on the system no later than January 14, 2016.

-17 Completion of recording the last payment invoice belonging to the fiscal year 2015 no later than January 07, 2016.

-18 All invoice procedures must be completed, and any invoice in the payments ledger with incomplete procedures must be deleted. Additionally, any expenses accrued by the concerned department up to December 31, 2015, must be recorded. The payments ledger for all departments shall be closed no later than January 14, 2016.

-19 Balances of receivables exceeding AED 5,000, related parties, and government accounts as of December 31, 2015, must be confirmed. This process and the settlement of any discrepancies, if found, must be completed no later than January 20, 2016.

-20 Inter-departmental relationship balances up to the end of the fiscal year 2015 shall be closed after reconciliation between the departments in the government financing account, in coordination with the Department of Finance, no later than the end of the day on January 21, 2016.

-21 It must be ensured that all transactions for the fiscal year 2015 ending on December 31, 2015, are recorded in the Mawared e-system or in the approved financial records of the government department no later than January 21, 2016.

-22 The deadline for closing all sub-ledgers, applications, and financial periods for the fiscal year 2015 on the Mawared system is the end of the business day on January 21, 2016.

-23 Completion of all other procedures related to the subsidiary final account no later than January 31, 2016.

Fourth
Responsibility of the Government Department
Regarding the Preparation of the Draft Subsidiary Final Account and its Preparation Procedures

1- All government departments shall commit to applying and implementing the procedures stipulated in Third of this circular according to the attached timeline (2 and 3), ensuring completion no later than January 31, 2016.

-2 All financial accounts for the fiscal year ending on December 31, 2015, shall be closed for all government entities to which this circular applies at the end of the business day on January 21, 2016. These entities shall prepare their draft subsidiary final account in accordance with the Unified Financial System of the Government of Ajman and according to the provisions contained in this circular and the following procedures:

• The financial accounts shall be closed in accordance with proper procedures after ensuring the recording of all financial transactions based on the accrual basis applicable in the Government of Ajman, reconciling bank balances, accounts receivable, and government accounts, calculating all provisions and depreciations, and recording expenses and revenues related to the fiscal year 2015 on an accrual basis.

• Each government entity shall issue a draft subsidiary final account for itself, consolidated for all its branches and affiliated institutions. Separate statements shall be prepared for each branch or institution, and then the consolidated draft final account shall be prepared and sent to the Financial Audit Authority and a copy to the Department of Finance no later than 02/15/2016.

Three copies of all data, reports, and documents required for the purpose of closing the financial accounts as indicated in this circular shall be prepared and certified as follows:

• Financial statements: The head of the government entity or its general director and the chief financial officer. The certification shall be by signing all pages, in addition to the stamp of the government entity.
• Trial balance and its attachments: The chief financial officer in addition to the head of accounts. Signing and stamping shall be on all pages.
• Performance reports and their attachments: The general director of the government entity and the chief financial officer. Signing and stamping shall be on all pages.
• Executive summary: The head of the government entity or its general director.
• A copy of all decisions and agreements with an actual or expected financial impact, whether direct or indirect.
• A letter from the legal advisor regarding cases concerning the department.

3- The financial statements listed below shall be prepared, providing one year for comparison, in accordance with the forms and instructions approved by the Department of Finance, as follows:

• Statement of financial position.
• Statement of financial performance compared with the budget.
• Statement of cash flow.
• Statement of changes in net assets.
• Notes to the financial statements.
• Statement of comparison of actual amounts with budgeted amounts (actual vs. budget).

4- The final and approved trial balance shall be submitted in accordance with the applicable regulations, accompanied by the following analyses and statements:

• Bank reconciliation statements.
• Analysis of accounts receivable and their aging.
• Confirmation letters from related parties and accounts receivable.
• Statement of settlement account with the Department of Finance.
• Analysis of accounts payable and their aging.
• Bank confirmation statements.
• Analysis of accrued expenses and accrued revenues.
• Fixed assets and depreciation register.
• Movement of property and equipment.
• Detailed statement of employee provisions (leave / end of service / pending social insurance).
• Analysis of revenues by revenue item and by total for each month.
• Analysis of expenditures by expenditure item and by total for each month.

5- A general performance report and a cash performance report shall be prepared, compared to the final budget (approved budget + amendments) for the year 2015, to include a general report clarifying the following:

• A summary of the reasons for variances in revenue programs,
• A summary of the reasons for variances in payment programs,
• A summary of the reasons for variances in cash flow,
• A general summary of appointments, resignations, and terminations of service compared to the budget, according to general budget statistics.

6- An executive summary for the government entity, approved by the head of the government entity (or their equivalent), shall be attached to the final statements, clarifying the following:

• The most important achievements of the government entity with financial impact, in terms of revenue development, expenditure rationalization, preservation of public funds, in addition to the implementation of budget initiatives, and employee development and training.
• A summary of the results for the year 2015 compared to the budget for the same year and previous years.
• The most important legislative and structural changes that occurred in the government entity.
• A future outlook on the government entity's vision for the year 2016.
• The most important obstacles and problems facing the government entity in implementing its budget.

7- The report or reports of the Financial Audit Authority for the fiscal year 2015 (if any), and the measures taken in their regard, shall be attached to the draft subsidiary final account of the concerned government entity.

8- The government entity shall retain one copy of the draft final account and its attachments, and a copy shall be sent to the Financial Audit Authority, as well as a copy to the Department of Finance, accompanied by an electronic version, no later than February 15, 2016.

9- The Financial Audit Authority shall audit all subsidiary final accounts and provide the concerned entities and the Department of Finance with the results of its audit no later than March 15, 2016.

10- Government departments shall study and settle the observations of the Financial Audit Authority, clarify the reason for any unsettled items, and send the amended and duly approved subsidiary final financial statements and the response to the report to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance no later than 24/03/2016.

Fifth

Procedures for preparing the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman and their approval procedures

1- After the Department of Finance receives the amended and duly approved subsidiary final financial statements from the concerned government departments, along with their responses to the reports of the Financial Audit Authority, the Department of Finance shall review all observations mentioned in the reports. If there are observations (whether or not mentioned in the Financial Audit Authority's report that the Department of Finance deems necessary to correct), the concerned department shall be notified to settle them and amend its subsidiary financial data accordingly, and send the amended financial data to the Department of Finance and a copy to the Financial Audit Authority, within two weeks from the date of being notified of these observations by the Department of Finance.

2- The Department of Finance shall prepare the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, after receiving all the amended subsidiary financial data from government departments in accordance with the unified financial system of the Government of Ajman. It shall be completed and sent to the Financial Audit Authority no later than April 21, 2016.

3- The Financial Audit Authority must study the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman and provide the Department of Finance with its final report including its opinion no later than May 04, 2016. In the event that its final report including its opinion is not submitted within this period, the draft General Final Account shall be considered accepted by it, and that the General Final Account and Financial Position fairly represent the financial position of the Government of Ajman as of December 31, 2015, and its financial performance and cash flows for the fiscal year ending on that date.

4- After the Department of Finance receives the report with observations and the opinion of the Financial Audit Authority on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman, or after the expiration of the specified period above without any observations, the Department of Finance shall prepare the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman in its final form no later than May 19, 2016.

5- The Department of Finance shall prepare the detailed financial report of the Government of Ajman for the fiscal year ending in 2015, attached with the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, and the report of the Department of Finance on the draft General Final Account of the Government of Ajman. It shall present it to the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs for approval, no later than May 25, 2016.

6- After the approval of the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, the Department of Finance shall send its report on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, to the Executive Council for review and to provide any observations thereon within one week of the Ruler's Representative's approval of the draft General Final Account.

7- After receiving the recommendations of the Executive Council, the Department of Finance shall, within one week, submit the recommendations of the Executive Council, the financial report, and the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2015, to His Highness the Ruler of the Emirate for their approval and issuance by an Emiri Decree.

8- The results of the implementation of the government's general budget for the fiscal year ending on December 31, 2015, shall be closed to the General Reserve account of the Government of Ajman at the Department of Finance within one week of receiving the decree approving the General Final Account.

Sixth

Independent Entities or Entities in which the Government has a Stake

The Department of Finance shall coordinate with independent entities or entities in which the government has a stake to obtain their approved final financial statements for the fiscal year 2015, in light of the deadlines specified in the legislation governing those entities.

Seventh

Concluding Provisions

1- All government departments must provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with photocopies of the decisions to form inventory committees, and the dates and locations for conducting the inventory, no later than November 29, 2015. Subsequently, certified copies of all inventory records, reports, and inventory adjustments made based thereon must be sent to them, no later than January 10, 2016.

2- The end of the business day on Thursday, December 31, 2015, is considered the last working day of the fiscal year 2015.

3- All departments and entities to which this circular applies must adhere to the deadlines contained herein, comply with the instructions of the Department of Finance, and provide all data, reports, and documents, whether requested by the Financial Audit Authority or the Department of Finance, by the specified deadlines.

4- The Department of Finance shall follow up on the implementation of this circular, communicate it to the concerned entities for its application, and it shall be effective from the date of its issuance.

Issued on: October 28, 2015

Ahmed bin Humaid Al Nuaimi
Ruler's Representative for Administrative
and Financial Affairs

Attachments
Timeline No. (1)

Regarding the procedures for preparing the draft General Final Account for the Government
of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2015
and closing the results of budget implementation in the General Reserve account at the Department
of Finance