التعميم المالي رقم (2) لسنة 2017
التعميم المالي رقم (2) لسنة 2017
بشأن
إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية
المنتهية في 31 ديسمبر 2017م.
استنادا لأحكام المادة (34) من القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 بشأن اعداد الحسابات الختامية ولأحكام الفصل الرابع من اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان الصادرة بالقرار الأميري رقم (12) لسنة 2011، ولمقتضيات إعداد مشروعات الحسابات الختامية الفرعية للسنة المالية 2017 م وإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2017، وحرصا منا على صدور الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2017 دون تأخير وفقا للمواعيد المحددة والواردة في هذا التعميم فإننا نوجه بالآتي :
أولاً
نطاق تطبيق التعميم
يكون نطاق سريان هذا التعميم على جميع الدوائر والمؤسسات والإدارات والجهات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان بصورة كلية او جزئية والجهات المستقلة والجهات التي تساهم فيها حكومة عجمان
ثانياً
أهداف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان
يهدف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان إلى ما يلي:
- توفير المعلومات المالية الصحيحة والكاملة لمتخذي القرار عن الوضع المالي الحقيقي لحكومة عجمان خلال السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2017 واستخدام تلك المعلومات في التخطيط ورسم السياسات والاستراتيجيات العامة للدوائر الحكومية المعنية في ضوء الخطة الاستراتيجية لحكومة عجمان.
- مراقبة ومتابعة الاداء المالي للدوائر الحكومية المعنية والتعرف على اوضاعها المالية واتخاذ القرارات والإجراءات التصحيحية اللازمة في حينها.
- الرقابة على تنفيذ الموازنة السنوية والتأكد من تحقيق موازنة الدوائر الحكومية للأهداف والبرامج الموضوعة لها وبيان الانحرافات بين الموازنات التقديرية ونتائج التنفيذ الفعلي لموازنة الدوائر الحكومية المعنية ودراسة اسباب هذه الانحرافات والعمل على تلافيها في المستقبل.
- إظهار المركز المالي الحقيقي لحكومة الإمارة مبيناً ما لها من حقوق على الغير، وما عليها من التزامات تجاه الغير، في نهاية السنة المالية العائدة إليها الموازنة العامة للحكومة.
- قياس الاستخدام الأمثل لاعتمادات الموازنة العامة للحكومة، والتحصيل الكفء لإيراداتها المعتمدة، وذلك بمقارنة كل من:
- المصروفات الفعلية خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة.
- الإيرادات الفعلية خلال السنة المالية المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان النقص او الزيادة.
- المشاريع المنفذة خلال العام بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة
- الإضافات الرأسمالية المنفذة خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة
- الإيرادات الفعلية خلال السنة المنتهية بالمصروفات الفعلية خلال نفس السنة لبيان نتيجة تنفيذ الموازنة العامة للحكومة سواء كان فائضاً (في حالة زيادة الإيرادات المستحقة عن المصروفات المستحقة) أو عجزاً (في حال نقص الإيرادات المستحقة عن المصروفات المستحقة).
- بيان بالتغيرات التي طرأت على الموازنة العامة للحكومة بعد صدورها وخلال تنفيذها من الاعتمادات الإضافية والمناقلات للوقوف على مبررات وأسباب ذلك.
- يبين الحساب الختامي للسلطات العليا أداء الدوائر الحكومية، ومقدرتها على تنفيذ البرامج والمبادرات المدرجة في موازناتها، للتأكد من انجاز الأعمال والمهام المناطة بها، وما تحقق من أهداف ونتائج مرجوة، والتعرف على التغيرات التي عرقلت مسيرة التنفيذ.
- التعرف على الأموال العامة المجمدة في المواد والاصناف الراكدة في المخازن الحكومية لما يوفره الحساب الختامي العام من ايضاحات ومعلومات عن قيمتها، مما يتيح الفرصة لأصحاب القرار في اتخاذ ما يلزم بشأنها.
ثالثاً
الإجراءات التمهيدية لإعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي للدائرة الحكومية
للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2017
على جميع الدوائر الحكومية ضرورة التقيد بالتنفيذ الدقيق لهذه التعليمات والانتهاء من جميع الأعمال التمهيدية لإعداد البيانات الختامية الفرعية في موعد أقصاه 15/01/2018، وفقاً لما هو وارد أدناه:
- يكون موعد إصدار آخر طلب شراء و اعتماد أي طلبات شراء معلقة على نظام موارد الإلكتروني عن السنة المالية 2017 نهاية عمل يوم 23/11/2017 على أن يتم اتخاذ ما يلزم بشأن إلغاء أي طلبات شراء غير معتمدة في موعد اقصاه نهاية عمل يوم (04/12/2017).
- يكون موعد اجراء آخر اعتماد إضافي أو مناقلة بين اعتمادات الموازنة المعتمدة للسنة المالية 2017 نهاية عمل يوم 07/12/2017 على أن يتم التأكد من أن جميع المناقلات التي تمت خلال السنة المالية 2017 قد أدخلت في نظام موارد الإلكتروني وقيدت في السجلات والحسابات المختصة بها.
- يكون موعد إصدار آخر أمر شراء عن السنة المالية 2017 نهاية عمل يوم 14/12/2017 مع اتخاذ ما يلزم بشأن إلغاء أي أوامر شراء على النظام لم تستكمل اجراءات اعتمادها وكذلك أي طلبات شراء لم تحول إلى أوامر شراء في موعد اقصاه نهاية عمل يوم 17/12/2017 مع ضرورة عدم إصدار أية أوامر شراء خلال عام 2017 من المتوقع استلام موادها وتنفيذ أعمالها خلال عام 2018 إلا في حالة أوامر الشراء المرتبطة بالمشروعات، فيسمح بإصدارها حتى نهاية يوم عمل 28/12/2017.
- يكون تاريخ 04/12/2017 اخر موعد لأبرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2017 بشرط ان الا تتجاوز مدة تنفيذها الفعلية نهاية السنة المالية 2017، ويحذر على الدوائر الحكومية ابرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2018 الا بعد اخذ موافقة دائرة المالية.
- يكون موعد إلغاء الارتباط بكافة أوامر الشراء التي لم يتم استلامها أو تنفيذها بشكل كامل أو جزئي حتى غاية 31/12/2017 على نظام موارد الإلكتروني نهاية عمل يوم 07/01/2017، مالم تكن مدرجة في موازنة 2018.
- الانتهاء من اعداد كشوف الرواتب الشهرية وإجراءات تحويل الرواتب في موعد أقصاه 25/12/2017.
- الانتهاء من اعمال الجرد الشامل للمخازن والورش والعهد الفرعية والشخصية في موعد اقصاه 14/12/2017 على ان تبدأ اعمال الجرد الشامل في أي يوم لاحق لتاريخ 03/12/2017 مع ضرورة تسوية الأرصدة في نهاية السنة المالية 2017 في حال وجود حركة على أرصدة المخزون خلال فترة الجرد.
- الانتهاء من أعمال الجرد الشامل للممتلكات الحكومية وأية موجودات أخرى في موعد أقصاه 14/12/2017.
- يتم جرد الضمانات البنكية وشيكات الضمان في نهاية عمل يوم 31/12/2017.
- يتم جرد ايصالات القبض وسندات الصرف والشيكات والمطبوعات الورقية ذات القيمة المادية مع بيان عدد المطبوع والمستخدم والرصيد المتبقي ورقم آخر ايصال تم استعماله من كل دفتر ما زال تحت الاستعمال بتاريخ 31/12/2017.
- اعداد القيود اللازمة والتسويات الجردية ان وجدت بموعد أقصاه نهاية يوم عمل 02/01/2018.
- يتم اقفال صندوق المقبوضات يوم 31/12/2017 بحد أقصى الساعة 12:30 ظهراً على أن يتم ايداع كافة المقبوضات المحصلة في حساب المقبوضات في نفس اليوم، وتقيد بالسجلات والحسابات المختصة لدى الدائرة الحكومية المعنية، بالإضافة إلى مراعاة قيد أية إيرادات أخرى مستحقة للدائرة المعنية حتى 31/12/2017 وحتى لو لم يتم تحصيلها في موعد اقصاه 07/01/2018.
- على الجهة الحكومية إعداد تقرير يوضح آخر مستندات مالية تم تنفيذها في نهاية وقت عمل يوم الاحد الموافق 31/ 12/ 2017. وفقاً لما يلي:
- نوع ورقم المستند والمبلغ والتاريخ وبيان العملية وترفق معه نسخة من المستند نفسه، ومن أمثلة المستندات المعنية على سبيل المثال لا الحصر (سندات القيد وسندات الصرف والتحويلات البنكية والقبض بالإضافة إلى سندات المخازن والأصول وأوامر وطلبات الشراء وغيرها).
- تقوم الجهات الحكومية بإرسال نسخة عن التقرير المذكور إلى كل من دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية يوم الثلاثاء الموافق 02/01/2018.
- تقوم دائرة المالية بإرسال كتب المطابقة مع البنوك للسنة المالية 2017 وتزويد الدوائر بنسخة منها في موعد أقصاه 02/01/2018.
- الانتهاء من اثبات كافة المواد المستلمة التي تخص السنة المالية 2017 بتاريخ الاستلام الفعلي في السجلات والحسابات في موعد اقصاه 02/01/2018.
- الانتهاء من التسويات البنكية في موعد اقصاه 07/01/2018.
- الانتهاء من اثبات آخر فاتورة مدفوعات عائدة للسنة المالية 2017 في موعد أقصاه 07/01/2018.
- يتم حذف أي فاتورة في سجل المدفوعات غير مكتملة الاجراء، وكذلك قيد أية مصروفات مستحقة على الدائرة المعنية حتى 31/12/2017، وإقفال سجل المدفوعات لكافة الدوائر في موعد أقصاه يوم 10/01/2018.
- الانتهاء من كافة إجراءات تقييم الاستثمارات التي بحاجة الى تقييم والأصول والالتزامات بالعملات الأجنبية وفق النظام المالي الموحد في موعد أقصاه 07/01/2018.
- الانتهاء من كافة الاجراءات المتعلقة بسجل الأصول والتأكد من مطابقة السجل لأرصدة حسابات الأصول ومجمعات الإهلاك في موعد أقصاه 10/01/2018.
- يتم مصادقة أرصدة الذمم التي تزيد عن 5,000 درهم والأطراف ذات العلاقة وحسابات تمويل الحكومة كما في 31/12/2017، على أن يتم الانتهاء منها وتسوية أية فروقات أن وجدت في موعد أقصاه 08/01/2018.
- يتم اقفال ارصدة العلاقات بين الدوائر حتى نهاية السنة المالية 2017 بعد المطابقة بين الدوائر فيما بينها في حساب تمويل الحكومة بالتنسيق مع دائرة المالية في موعد اقصاه نهاية يوم 07/01/2018.
- يجب التأكد من اثبات كافة عمليات السنة المالية 2017 المنتهية في 31/12/2017 في نظام موارد الإلكتروني أو في السجلات المالية المعتمدة لدى الدائرة الحكومية في موعد اقصاه 14/ 01/2018.
- يكون موعد اقفال الحسابات المالية والأنظمة الالكترونية وكافة البرامج والتطبيقات الفرعية والفترات المالية للسنة المالية 2017 نهاية عمل يوم 15/01/2018.
- الانتهاء من جميع الاجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية في موعد اقصاه 15/01/2018.
رابعاً
مسؤولية الدائرة الحكومية
بشأن إعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي وإجراءات اعداده
- تلتزم كافة الدوائر الحكومية بتطبيق وتنفيذ الاجراءات المنصوص عليها في ثالثاً من هذا التعميم وفق الجدول الزمنى المرفق (3) بهذا التعميم.
- الانتهاء من جميع الإجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية عن السنة المالية المنتهية في 31/12/ 2017 لدى كافة الجهات الحكومية التي يسري في شأنها وينطبق عليها هذا التعميم في موعد أقصاه نهاية عمل يوم 15/01/2018، وفقا للجدول الزمني المرفق (3).
- وتعد هذه الجهات مشروع حسابها الختامي الفرعي وفقاً للنظام المالي الموحد لحكومة عجمان وحسب الأحكام الواردة في هذا التعميم، والإجراءات التالية:
- يتم إقفال الحسابات المالية وفقاً للأصول بعد التأكد من تسجيل كافة العمليات المالية وفقاً لأساس الاستحقاق المعمول به في حكومة عجمان ومطابقة الأرصدة البنكية والذمم المدينة وحسابات الحكومة، وحساب جميع المخصصات والاستهلاكات واثبات المصروفات والإيرادات المتعلقة بالسنة المالية 2017 وفقاً لأساس الاستحقاق في موعد غايته نهاية عمل يوم 15/01/ 2018 وفقا للجدول الزمني المرفق (2).
- تلتزم كل جهة حكومية بإصدار مشروع حساب ختامي فرعي لها وموحد لكافة فروعها ومؤسساتها التابعة لها، بحيث يتم إعداد بيانات منفصلة لكل فرع أو مؤسسة ومن ثم إعداد مشروع الحساب الختامي الموحد لها وإرساله إلى جهاز الرقابة المالية ونسخة إلى دائرة المالية في موعد أقصاه 31/01/2018.
- يتم إعداد ثلاثة نسخ من كافة البيانات والتقارير والوثائق المطلوبة لغرض إقفال الحسابات المالية والمبينة في هذا التعميم، وتكون معتمدة وفقا لما يلي:
- البيانات المالية، رئيس الجهة الحكومية أو مديرها العام والمسؤول المالي الأول، ويكون الاعتماد بالتوقيع إضافة إلى ختم الجهة الحكومية.
- ميزان المراجعة ومرفقاته، المسؤول المالي الأول إضافة إلى مسؤول الحسابات، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات.
- تقارير الأداء ومرفقاتها، مدير عام الجهة الحكومية والمسؤول المالي الأول، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات.
- الملخص التنفيذي، رئيس الجهة الحكومية أو مديرها العام.
- نسخة من جميع القرارات والاتفاقيات ذات الاثر المالي الفعلي او المتوقع سواء كانت مباشرة او غير مباشرة
- کتاب من المستشار القانوني بشأن القضايا التي تخص الدائرة.
- تعد البيانات المالية المبينة أدناه، مع توفير سنة واحدة للمقارنة، وذلك وفقا للنماذج والتعليمات المعتمدة من دائرة المالية، وهي كما يلي:
- بيان المركز المالي.
- بيان الأداء المالي مقارن مع الموازنة.
- بيان التدفق النقدي.
- بيان التغيرات في حساب صافي الاصول.
- إيضاحات حول البيانات المالية.
- بيان مقارنة المبالغ الفعلية مع المبالغ المقدرة (فعلي وموازنة).
- يتم تقديم ميزان المراجعة النهائي والمعتمد وفقاً للأنظمة المعمول بها ومرفقا به يلي:
- كشوف التسويات البنكية.
- كشف تحليل الذمم المدينة وأعمارها.
- كتب مصادقات الجهات الزميلة والذمم المدينة.
- مصادقة حساب الخزينة مع دائرة المالية
- کشف تحليل الذمم الدائنة واعمارها.
- كشوف المصادقات البنكية.
- کشف تحليل المصاريف المستحقة والايرادات المستحقة.
- سجل الأصول الثابتة واستهلاكها.
- حركة الممتلكات والمعدات
- کشف بالاستثمارات (خاص بالدوائر التي لديها استثمارات)
- کشف بالمشروعات تحت التنفيذ يحدد نسب الإنجاز كما في 31 ديسمبر 2017
- کشف تفصيلي بمخصصات العاملين (الاجازة/نهاية الخدمة/ التأمينات الاجتماعية المعلقة).
- كشف تحليل الإيرادات حسب بند الإيراد وحسب مجموع كل شهر.
- کشف تحليل المصروفات حسب بند المصروف وحسب مجموع کل شهر.
- يتم إعداد تقرير الأداء العام وتقرير الأداء النقدي، مقارنة بالموازنة النهائية (الموازنة المعتمدة + التعديلات) لعام 2016، بحيث تتضمن تقريرا عاماً يوضح ما يلي:
- ملخصا لأسباب الانحراف في برامج الإيرادات.
- ملخصا لأسباب الانحراف في برامج المدفوعات.
- ملخصا لأسباب الانحراف في الحركة النقدية.
- ملخصا عاما لحركة التعيينات والاستقالات وإنهاء الخدمات مقارنة بالموازنة، وفقا لإحصائيات الموازنة العامة.
- يرفق بالبيانات الختامية ملخصا تنفيذيا للجهة الحكومية، معتمداً من رئيس الجهة الحكومية (أو من في حكمه), موضحا فيه ما يلي:
- أهم انجازات الجهة الحكومية ذات الأثر المالي وذلك في جانب تنمية الإيرادات وترشيد النفقات، والحفاظ على المال العام، إضافة إلى تنفيذ مبادرات الموازنة، وتنمية وتطوير الموظفين.
- ملخصا لنتائج العام 2017 مقارنة بموازنة ذات العام والأعوام السابقة.
- أهم التغيرات التشريعية والهيكلية التي حصلت في الجهة الحكومية.
- نظرة مستقبلية عن رؤية الجهة الحكومية لعام 2018
- أهم العوائق والمشكلات التي تواجه الجهة الحكومية لتنفيذها موازنتها.
- يرفق ضمن مشروع الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية المعنية تقرير أو تقارير جهاز الرقابة المالية عن السنة المالية 2017 (إن وجد)، وما اتخذ بشأنها من إجراءات.
- تحتفظ الجهة الحكومية بنسخة واحدة من مشروع الحساب الختامي الفرعي ومرفقاته، ويتم إرسال نسخة إلى جهاز الرقابة المالية كما يتم ارسال نسخة إلى دائرة المالية مرفقا بها نسخة الكترونية في موعد غايته 31/ 01/2018.
- يتولى جهاز الرقابة المالية التدقيق على كافة الحسابات الختامية الفرعية وموافاة الجهات المعنية ودائرة المالية بنتائج تدقيقه في هذه الحسابات في موعد غايته 28/ 02/ 2018.
- تقوم الدوائر الحكومية بدراسة وتسوية ملاحظات جهاز الرقابة المالية بالإضافة الى اية ملاحظات ترى دائرة المالية ضرورة تصويبها وتوضيح سبب ما لم يتم تسويته وإرسال الرد على التقرير الى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية مرفقا به البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الأصول بموعد غايته 12/03/2018.
خامساً
اجراءات إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان واجراءات اعتمادهما
- تعد دائرة المالية مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان عن السنة المالية المنتهية في 31/12/2017 بعد استلامها لكامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة للدوائر الحكومية وفقا للنظام المالي الموحد لحكومة عجمان، على أن يتم الانتهاء منه وارساله لجهاز الرقابة المالية في موعد غايته 29/03/2018 مشمولا بالبيانات التفصيلية والتقارير ومشروع مرسوم الحساب الختامي.
- على جهاز الرقابة المالية دراسة مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وموافاة دائرة المالية بتقريره النهائي متضمنا رأيه في موعد غايته 15/04/2018 وفي حال عدم تقديم تقريره النهائي متضمنا رأيه خلال هذه المدة يعتبر مشروع الحساب الختامي العام مقبول لديه وان الحساب الختامي العام والمركز المالي يمثل بشكل عادل المركز المالي لحكومة عجمان كما في 31/12/2017 وأدائها المالي وتدفقاتها النقدية وتغيراتها لصافي الأصول للسنة المالية المنتهية في ذات التاريخ.
- بعد استلام دائرة المالية تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية حول مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات تقوم دائرة المالية بإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية في موعد اقصاه 26/04/2018.
- تقوم دائرة المالية بإعداد التقرير المالي المفصل لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2017 ومرفقا به مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2017، وتقرير دائرة المالية بشأن مشروع الحساب الختامي العام لحكومة عجمان، وتتولى عرضه على ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية للموافقة عليه، وذلك في موعد غايته 30/04/2018.
- بعد موافقة ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية على مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2017 تتولى دائرة المالية خلال اسبوع رفع تقريرها بشأن مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2017 الى المجلس التنفيذي للاطلاع علية وابداء اية ملاحظات بشأنه، وذلك في موعد أقصاه شهر من تاريخ ارسال التقرير الى المجلس التنفيذي.
- بعد استلام توصيات المجلس التنفيذي او انقضاء شهر من تاریخ ارسال تقریر دائرة المالية الى المجلس التنفيذي تتولى دائرة المالية دراسة توصيات المجلس التنفيذي ( ان وجدت ) واجراء ما يلزم بشأنها ومن تم رفع مشروع مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2017 الى صاحب السمو حاكم الامارة لإقراره واصداره.
- يتم إقفال نتائج تنفيذ الموازنة العامة للحكومة عن السنة المالية المنتهية في 31 /12/ 2017 في حساب الاحتياطي العام لحكومة عجمان لدى دائرة المالية خلال اسبوع من استلام مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام.
سادساً
الجهات المستقلة او التي تساهم فيها الحكومة
تتولى دائرة المالية التنسيق مع الجهات المستقلة او التي تساهم فيها الحكومة للحصول منها على بياناتها المالية الختامية المعتمدة عن السنة المالية 2017، في ضوء المواعيد المحددة ضمن التشريعات المنظمة لتلك الجهات.
سابعاً
أحكام ختامية
- على جميع الدوائر الحكومية موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بصور ضوئية من قرارات تشكيل لجان الجرد السنوي الصادرة ومواعيد وأماكن إجراء الجرد في موعد اقصاه يوم الخميس الموافق 23/11/2017 على أن يتم بعد ذلك ارسال نسخ معتمدة من جميع محاضر وتقارير الجرد والتسويات الجردية في موعد اقصاه يوم الخميس الموافق 04/01/2018
- يعتبر نهاية عمل يوم الاحد الموافق هو آخر يوم عمل في السنة المالية 2017
- على جميع الدوائر والجهات التي يسرى عليها هذا التعميم التقيد بالمواعيد الواردة به والالتزام بتعليمات دائرة المالية وتوفير كافة البيانات والتقارير والمستندات سواء المطلوبة من قبل جهاز الرقابة المالية او دائرة المالية في المواعيد المحددة. تتولى دائرة المالية متابعة تنفيذ هذا التعميم وابلاغه للجهات المعنية بتطبيقه ويعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره.
أحمد بن حميد النعيمي
ممثل الحاكم للشؤون الإدارية
والمالية
المرفقات
الجدول الزمني رقم (1)
بشأن اجراءات إعداد مشروع الحساب الختامي العام لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في
31/12/2017
وإقفال نتائج تنفيذ الموازنة في حساب الاحتياطي العام بدائرة المالية
الجدول الزمني رقم (2)
| م |
الاجراءات العامة |
موعد اقصاه |
| 1 |
الاجراءات التمهيدية على نظام موارد لإعداد البيانات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية وفق الجدول رقم (2) |
15/01/2018 |
| 2 |
اجراءات اعداد مشروع البيانات الختامية الفرعية للدوائر |
15/01/2018 |
| 3 |
تقوم الدوائر الحكومية بإعداد بياناتها المالية الختامية الفرعية واعتمادها حسب الأصول، والاحتفاظ بنسخة منها وارسالها إلى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية |
31/01/2018 |
| 4 |
يقوم جهاز الرقابة المالية ارسال نتائج التدقيق على كافة البيانات الختامية الفرعية للجهات المعنية ودائرة المالية |
28/02/2018 |
| 5 |
قيام الدوائر الحكومية بدراسة وتسوية ملاحظات جهاز الرقابة المالية بالإضافة الى اية ملاحظات ترى الدائرة المالية ضرورة تصويبها مع توضيح سبب ما لم يتم تسويته وإرسال الرد على التقرير مرفق به |
12/03/2018 |
| 6 |
اعداد مشروع الحساب الختامي العام من قبل دائرة المالية |
29/03/2018 |
| 7 |
استلام دائرة المالية تقرير جهاز الرقابة المالية النهائي على مشروع الحساب الختامي العام لسنة 2017 |
15/04/2018 |
| 8 |
تقوم دائرة المالية بعد استلام تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية حول مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات بإعداد |
26/04/2018 |
| 9 |
عرض التقرير المالي ومشروع الحساب الختامي العام على ممثل الحاكم للشئون الادارية والمالية للموافقة |
30/04/2018 |
| 10 |
ارسال دائرة المالية تقريرها بشأن مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة |
أسبوع من موافقة ممثل الحاكم على مشروع الحساب |
| 11 |
قيام دائرة المالية بدراسة توصيات المجلس التنفيذي ( ان وجدت ) واجراء ما يلزم بشأنها ومن تم رفع مشروع مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام |
شهر من تاريخ ارسال دائرة المالية تقريرها الى المجلس |
| 12 |
اقفال نتائج تنفيذ الموازنة عن السنة المالية 2017 في حساب الاحتياطي العام بدائرة المالية |
اسبوع من مرسوم اعتماد الحساب الختامي |
الإجراءات التمهيدية على نظام موارد لإعداد مشروع البيانات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية
الجدول الزمني رقم (3)
| م |
الإجراء |
موعد التنفيذ |
| 1 |
آخر موعد لإصدار طلب شراء واعتماد أي طلبات شراء معلقة. |
23/11/2017 |
|
التأكد من الغاء كافة طلبات الشراء الغير معتمدة. |
04/12/2017 |
| 2 |
اخر موعد لأبرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2017 بشرط ان لا تتجاوز مدة تنفيذها الفعلية نهاية السنة المالية 2017. ويحذر على الدوائر الحكومية ابرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية |
04/12/2017 |
| 3 |
آخر موعد لإجراء مناقلة معتمدة او اعتماد إضافي بين اعتمادات الموازنة. |
07/12/2017 |
| 4 |
آخر موعد لإصدار أمر شراء واعتماد أي اوامر شراء معلقة. |
14/12/2017 |
|
التأكد من الغاء كافة أوامر الشراء التي لم تستكمل اجراءات اعتمادها والغاء كافة طلبات الشراء التي لم تحول الى اوامر شراء. |
17/12/2017 |
| 5 |
الانتهاء من جميع اجراءات رواتب الموظفين |
25/12/2017 |
| 6 |
الانتهاء من ادخال كافة المواد المستلمة حتى 31/12/2017 والتأكد من |
02/01/2018 |
| 7 |
الانتهاء من إعداد القيود اللازمة للتسويات الجردية |
02/01/2018 |
| 8 |
الغاء ارتباط أية اوامر شراء لم يتم استلامها (بشكل كلي أو جزئي) من موازنة عام 2017 مع إعادة ارتباطها من موازنة عام 2018 |
07/01/2018 |
| 9 |
الانتهاء من اثبات الايرادات المستحقة لعام 2017 |
07/01/2018 |
| 10 |
آخر موعد لإدخال فاتورة مدفوعات لسنة 2017 |
07/01/2018 |
| 11 |
الانتهاء من كافة إجراءات تقييم الاستثمارات التي بحاجة الى تقييم والأصول والالتزامات بالعملات الأجنبية وفق النظام المالي الموحد |
07/01/2018 |
| 12 |
استكمال اجراءات كافة الفواتير وحذف أي فاتورة في سجل المدفوعات |
10/01/2018 |
| 13 |
إقفال سجل المدفوعات |
10/01/2018 |
| 14 |
إقفال أرصدة العلاقات بين الدوائر في نهاية السنة المالية 2017 |
07/01/2018 |
| 15 |
الانتهاء من التسويات البنكية و تسوية أية فروقات |
07/01/2018 |
| 16 |
الانتهاء من كافة الاجراءات المتعلقة بسجل الأصول والتأكد من مطابقة السجل لأرصدة حسابات الأصول ومجمعات الإهلاك |
10/01/2018 |
| 17 |
التأكد من اثبات كافة عمليات السنة المالية المنتهية في |
14/01/2018 |
| 18 |
إقفال الحسابات المالية والأنظمة الالكترونية وفقاً للأصول بعد التأكد من تسجيل كافة العمليات المالية وفقاً لأساس الاستحقاق. |
15/01/2018 |
إجراءات إعداد البيانات المالية الختامية الفرعية للدوائر الحكومية
| م |
الإجراء |
موعد التنفيذ |
| 1 |
موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بصور عن قرارات تشكيل لجان الجرد (السلف المستديمة والمخازن والأصول) |
23/11/2017 |
| 2 |
الانتهاء من الجرد الشامل للمخازن على ان تبدأ اعمال الجرد الشامل في أي يوم لاحق لتاريخ 03/12/2017 |
14/12/2017 |
| 3 |
الانتهاء من الجرد الشامل للممتلكات |
14/12/2017 |
| 4 |
جرد السلف المستديمة في موعد غايته نهاية يوم |
31/12/2017 |
| 5 |
جرد ايصالات القبض والشيكات والأوراق والمطبوعات ذات |
31/12/2017 |
| 6 |
جرد الضمانات البنكية وشيكات الضمان |
31/12/2017 |
| 7 |
اقفال صندوق المقبوضات وايداع كافة المقبوضات المحصلة حتى تاريخ 31/12/2017 في حساب المقبوضات |
31/12/2017 |
| 8 |
إعداد تقرير بشأن آخر مستندات مالية تم تنفيذها في نهاية وقت عمل يوم 31/12/ 2017 وإرساله إلى دائرة المالية |
02/01/2018 |
| 9 |
موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بنسخ معتمدة من جميع محاضر وتقارير الجرد والتسويات الجردية. |
04/01/2018 |
| 10 |
موعد قيام دائرة المالية بإرسال كتب المطابقة مع البنوك للسنة المالية 2017 و تزويد الدوائر بنسخة منها. |
02/01/2018 |
| 11 |
الانتهاء من مصادقة الذمم المدينة التي تزيد عن 5.000 درهم |
08/01/2018 |
| 12 |
الانتهاء من جميع الاجراءات الاخرى الخاصة بالبيانات الختامية |
15/01/2018 |
Financial Circular No. (2) for the year 2017
Financial Circular No. (2) for the year 2017
Regarding
the preparation of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year
ending on December 31, 2017.
Based on the provisions of Article (34) of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Amiri Decree No. (11) for the year 2011 regarding the preparation of final accounts, the provisions of Chapter Four of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Amiri Resolution No. (12) for the year 2011, the requirements for preparing the draft subsidiary final accounts for the fiscal year 2017, and the preparation of the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2017, and in our commitment to ensure the issuance of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2017, without delay and according to the specified dates in this circular, we hereby direct the following:
First
Scope of Application of the Circular
The scope of this circular applies to all departments, institutions, administrations, and entities affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included, in whole or in part, in the annual general budget of the Government of Ajman, as well as independent entities and entities in which the Government of Ajman has a stake.
Second
Objectives of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman
The General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman aim to achieve the following:
- Provide accurate and complete financial information to decision-makers about the true financial position of the Government of Ajman during the fiscal year ending on December 31, 2017, and to use this information in planning and formulating general policies and strategies for the concerned government departments in light of the strategic plan of the Government of Ajman.
- Monitor and follow up on the financial performance of the concerned government departments, identify their financial situations, and take necessary corrective actions in a timely manner.
- Control the implementation of the annual budget, ensure that the budgets of government departments achieve their set objectives and programs, identify deviations between estimated budgets and the actual implementation results of the concerned government departments' budgets, study the causes of these deviations, and work to avoid them in the future.
- Show the true financial position of the Emirate's government, indicating its rights from others and its obligations towards others at the end of the fiscal year to which the government's general budget pertains.
- Measure the optimal use of the government's general budget appropriations and the efficient collection of its approved revenues, by comparing each of the following:
- Actual expenditures during the ended year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.
- Actual revenues during the ended fiscal year with their final approved estimates to identify shortfalls or surpluses.
- Projects implemented during the year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.
- Capital additions implemented during the ended year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.
- Actual revenues during the ended year with actual expenditures during the same year to show the result of implementing the government's general budget, whether a surplus (if accrued revenues exceed accrued expenditures) or a deficit (if accrued revenues are less than accrued expenditures).
- A statement of the changes that occurred to the government's general budget after its issuance and during its implementation, including additional appropriations and transfers, to understand the justifications and reasons for them.
- The final account shows the higher authorities the performance of government departments and their ability to implement the programs and initiatives included in their budgets, to verify the completion of the work and tasks assigned to them, the achievement of desired goals and results, and to identify the changes that hindered the implementation process.
- Identify frozen public funds in stagnant materials and items in government warehouses, as the General Final Account provides clarifications and information about their value, allowing decision-makers to take necessary actions regarding them.
Third
Preliminary Procedures for Preparing the Draft Subsidiary Final Account of the Government Department
for the Fiscal Year Ending on December 31, 2017
All government departments must strictly adhere to these instructions and complete all preliminary work for preparing the subsidiary final statements by 15/01/2018 at the latest, as detailed below:
- The deadline for issuing the last purchase request and approving any pending purchase requests on the Mawared electronic system for the fiscal year 2017 is the end of the working day on 23/11/2017. Necessary measures must be taken to cancel any unapproved purchase requests by the end of the working day on (04/12/2017) at the latest.
- The deadline for making the last additional appropriation or transfer between the approved budget appropriations for the fiscal year 2017 is the end of the working day on 07/12/2017. It must be ensured that all transfers made during the fiscal year 2017 have been entered into the Mawared electronic system and recorded in their respective records and accounts.
- The deadline for issuing the last purchase order for the fiscal year 2017 is the end of the working day on 14/12/2017. Necessary measures must be taken to cancel any purchase orders on the system whose approval procedures have not been completed, as well as any purchase requests that have not been converted into purchase orders, by the end of the working day on 17/12/2017 at the latest. It is essential not to issue any purchase orders during 2017 for which materials are expected to be received and works executed during 2018, except in the case of purchase orders related to projects, which are permitted to be issued until the end of the working day on 28/12/2017.
- The date 04/12/2017 is the last deadline for concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2017, provided that their actual execution period does not exceed the end of the fiscal year 2017. Government departments are prohibited from concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2018 without obtaining prior approval from the Department of Finance.
- The deadline for disencumbering all purchase orders that have not been received or executed, either fully or partially, by 31/12/2017 on the Mawared electronic system is the end of the working day on 07/01/2018, unless they are included in the 2018 budget.
- Complete the preparation of monthly payroll statements and salary transfer procedures by 25/12/2017 at the latest.
- Complete the comprehensive inventory count of warehouses, workshops, subsidiary and personal custodies by 14/12/2017 at the latest. The comprehensive inventory count should begin on any day after 03/12/2017. Balances must be settled at the end of the fiscal year 2017 in case of any movement in inventory balances during the inventory period.
- Complete the comprehensive inventory count of government properties and any other assets by 14/12/2017 at the latest.
- Bank guarantees and guarantee checks are to be inventoried at the end of the working day on 31/12/2017.
- Receipt vouchers, payment vouchers, checks, and paper printouts of monetary value are to be inventoried, stating the number printed, used, remaining balance, and the number of the last receipt used from each book still in use as of 31/12/2017.
- Prepare necessary entries and inventory adjustments, if any, by the end of the working day on 02/01/2018 at the latest.
- The receipts fund is to be closed on 31/12/2017 by 12:30 PM at the latest. All collected receipts must be deposited into the receipts account on the same day and recorded in the respective records and accounts of the concerned government department. Additionally, any other revenues due to the concerned department up to 31/12/2017 must be recorded, even if not collected, by 07/01/2018 at the latest.
- The government entity must prepare a report showing the last financial documents executed at the end of the working day on Sunday, 31/12/2017, as follows:
- Type and number of the document, amount, date, and description of the transaction. A copy of the document itself must be attached. Examples of concerned documents include, but are not limited to, journal vouchers, payment and bank transfer vouchers, receipt vouchers, in addition to warehouse and asset documents, purchase orders and requests, etc.
- Government entities shall send a copy of the said report to both the Department of Finance and the Financial Audit Authority on Tuesday, 02/01/2018.
- The Department of Finance will send bank reconciliation letters for the fiscal year 2017 and provide the departments with a copy by 02/01/2018 at the latest.
- Complete the recording of all received materials pertaining to the fiscal year 2017 on their actual receipt date in the records and accounts by 02/01/2018 at the latest.
- Complete bank reconciliations by 07/01/2018 at the latest.
- Complete the recording of the last payment invoice pertaining to the fiscal year 2017 by 07/01/2018 at the latest.
- Any incomplete invoice in the payments ledger is to be deleted. Any expenses due on the concerned department up to 31/12/2017 must be recorded. The payments ledger for all departments is to be closed by 10/01/2018 at the latest.
- Complete all procedures for the valuation of investments that require valuation, and assets and liabilities in foreign currencies according to the unified financial system, by 07/01/2018 at the latest.
- Complete all procedures related to the asset register and ensure its conformity with the balances of asset and accumulated depreciation accounts by 10/01/2018 at the latest.
- Balances of receivables exceeding AED 5,000, related parties, and government funding accounts as of 31/12/2017 are to be confirmed. This must be completed, and any discrepancies settled, by 08/01/2018 at the latest.
- Balances of inter-departmental transactions up to the end of the fiscal year 2017 are to be closed after reconciliation between the departments in the government funding account, in coordination with the Department of Finance, by the end of the day on 07/01/2018 at the latest.
- It must be ensured that all transactions for the fiscal year 2017 ending on 31/12/2017 are recorded in the Mawared electronic system or in the approved financial records of the government department by 14/01/2018 at the latest.
- The deadline for closing financial accounts, electronic systems, and all subsidiary programs, applications, and financial periods for the fiscal year 2017 is the end of the working day on 15/01/2018.
- Complete all procedures related to the subsidiary final statements by 15/01/2018 at the latest.
Fourth
Responsibility of the Government Department
Regarding the Preparation of the Draft Subsidiary Final Account and its Preparation Procedures
- All government departments shall adhere to and implement the procedures stipulated in Third of this circular according to the attached timetable (3).
- Complete all procedures related to the subsidiary final statements for the fiscal year ending on 31/12/2017 for all government entities to which this circular applies by the end of the working day on 15/01/2018 at the latest, according to the attached timetable (3).
- These entities shall prepare their draft subsidiary final account in accordance with the Unified Financial System of the Government of Ajman and the provisions of this circular, and the following procedures:
- Financial accounts shall be closed in accordance with proper procedures after ensuring that all financial transactions are recorded on the accrual basis used in the Government of Ajman, and after reconciling bank balances, accounts receivable, and government accounts, calculating all provisions and depreciations, and recording expenses and revenues related to the fiscal year 2017 on an accrual basis by the end of the working day on 15/01/2018 at the latest, according to the attached timetable (2).
- Each government entity is required to issue a draft subsidiary final account for itself, consolidated for all its branches and affiliated institutions. Separate statements should be prepared for each branch or institution, and then a draft consolidated final account should be prepared and sent to the Financial Audit Authority, with a copy to the Department of Finance, by 31/01/2018 at the latest.
- Three copies of all required statements, reports, and documents for the purpose of closing the financial accounts, as specified in this circular, shall be prepared and approved as follows:
- Financial Statements: The head of the government entity or its director-general and the chief financial officer, with approval by signature in addition to the stamp of the government entity.
- Trial Balance and its attachments: The chief financial officer in addition to the head of accounts, with signatures and stamps on all pages.
- Performance Reports and their attachments: The director-general of the government entity and the chief financial officer, with signatures and stamps on all pages.
- Executive Summary: The head of the government entity or its director-general.
- A copy of all decisions and agreements with actual or expected financial impact, whether direct or indirect.
- A letter from the legal advisor regarding cases concerning the department.
- The financial statements listed below shall be prepared, with one year for comparison, in accordance with the forms and instructions approved by the Department of Finance, as follows:
- Statement of Financial Position.
- Statement of Financial Performance compared with the Budget.
- Statement of Cash Flow.
- Statement of Changes in Net Assets.
- Notes to the Financial Statements.
- Statement of Comparison of Actual Amounts with Budgeted Amounts (Actual and Budget).
- The final and approved trial balance shall be submitted in accordance with the applicable systems, with the following attached:
- Bank reconciliation statements.
- Aging analysis of accounts receivable.
- Confirmation letters from affiliate entities and accounts receivable.
- Confirmation of the treasury account with the Department of Finance.
- Aging analysis of accounts payable.
- Bank confirmation statements.
- Analysis of accrued expenses and accrued revenues.
- Fixed asset and depreciation register.
- Movement of property and equipment.
- Statement of investments (for departments with investments).
- Statement of projects under execution, specifying the percentage of completion as of December 31, 2017.
- Detailed statement of employee provisions (leave/end of service/pending social security).
- Analysis of revenues by revenue item and by total for each month.
- Analysis of expenses by expense item and by total for each month.
- The general performance report and cash performance report shall be prepared, compared with the final budget (approved budget + amendments) for 2016, and shall include a general report clarifying the following:
- A summary of the reasons for deviations in revenue programs.
- A summary of the reasons for deviations in payment programs.
- A summary of the reasons for deviations in cash flow.
- A general summary of the movement of appointments, resignations, and terminations compared to the budget, according to the general budget statistics.
- An executive summary for the government entity, approved by the head of the government entity (or their equivalent), shall be attached to the final statements, clarifying the following:
- The most important achievements of the government entity with a financial impact, in terms of revenue development, expenditure rationalization, preservation of public funds, in addition to the implementation of budget initiatives, and employee development and training.
- A summary of the results for the year 2017 compared to the budget for the same year and previous years.
- The most important legislative and structural changes that occurred in the government entity.
- A future outlook on the government entity's vision for the year 2018.
- The most important obstacles and problems facing the government entity in implementing its budget.
- The report(s) of the Financial Audit Authority for the fiscal year 2017 (if any), and the actions taken thereon, shall be attached to the draft subsidiary final account of the concerned government entity.
- The government entity shall retain one copy of the draft subsidiary final account and its attachments. A copy shall be sent to the Financial Audit Authority, and another copy shall be sent to the Department of Finance, along with an electronic copy, by 31/01/2018 at the latest.
- The Financial Audit Authority shall audit all subsidiary final accounts and provide the concerned entities and the Department of Finance with the results of its audit of these accounts by 28/02/2018 at the latest.
- Government departments shall study and resolve the observations of the Financial Audit Authority, in addition to any observations the Department of Finance deems necessary to correct, and clarify the reason for anything that was not resolved. A response to the report shall be sent to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance, with the amended and duly approved subsidiary final financial statements attached, by 12/03/2018 at the latest.
Fifth
Procedures for Preparing the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman and their Approval Procedures
- The Department of Finance shall prepare the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2017 after receiving the complete amended subsidiary final financial statements from the government departments, in accordance with the Unified Financial System of the Government of Ajman. It must be completed and sent to the Financial Audit Authority by 29/03/2018 at the latest, including detailed statements, reports, and the draft decree for the final account.
- The Financial Audit Authority must review the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman and provide the Department of Finance with its final report, including its opinion, by 15/04/2018 at the latest. If its final report, including its opinion, is not submitted within this period, the draft General Final Account shall be considered accepted by it, and the General Final Account and Financial Position shall be deemed to fairly represent the financial position of the Government of Ajman as of 31/12/2017, and its financial performance, cash flows, and changes in net assets for the fiscal year ending on that date.
- After the Department of Finance receives the report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman, or upon the expiration of the specified period above without any observations being made, the Department of Finance shall prepare the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman in its final form by 26/04/2018 at the latest.
- The Department of Finance shall prepare the detailed financial report of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2017, attached with the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2017, and the Department of Finance's report on the draft General Final Account of the Government of Ajman. It shall present it to the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs for approval by 30/04/2018 at the latest.
- After the approval of the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2017, the Department of Finance shall, within one week, submit its report on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2017 to the Executive Council for its review and to provide any observations thereon, within one month from the date the report is sent to the Executive Council.
- After receiving the recommendations of the Executive Council or upon the expiration of one month from the date the Department of Finance's report was sent to the Executive Council, the Department of Finance shall study the recommendations of the Executive Council (if any), take necessary actions regarding them, and then submit the draft decree for the approval of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2017, to His Highness the Ruler of the Emirate for his approval and issuance.
- The results of the implementation of the Government's General Budget for the fiscal year ending on 31/12/2017 shall be closed to the General Reserve Account of the Government of Ajman at the Department of Finance within one week of receiving the decree approving the General Final Account.
Sixth
Independent Entities or Entities in which the Government Participates
The Department of Finance shall coordinate with independent entities or entities in which the government participates to obtain their approved final financial statements for the fiscal year 2017, in light of the deadlines specified in the legislation regulating those entities.
Seventh
Concluding Provisions
- All government departments must provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with photocopies of the decisions forming the annual inventory committees, and the dates and locations for conducting the inventory, by Thursday, 23/11/2017 at the latest. Thereafter, approved copies of all inventory records, reports, and adjustments must be sent by Thursday, 04/01/2018 at the latest.
- The end of the working day on Sunday is considered the last working day of the fiscal year 2017.
- All departments and entities to which this circular applies must adhere to the deadlines mentioned herein, comply with the instructions of the Department of Finance, and provide all data, reports, and documents required by either the Financial Audit Authority or the Department of Finance on the specified dates. The Department of Finance shall follow up on the implementation of this circular, communicate it to the concerned entities for its application, and it shall be effective from the date of its issuance.
Ahmed bin Humaid Al Nuaimi
The Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs
Attachments
Timetable No. (1)
Regarding the procedures for preparing the draft General Final Account of the Government of Ajman for the fiscal year ending on
31/12/2017
and closing the results of budget implementation in the General Reserve Account at the Department of Finance
Timetable No. (2)
| No. |
General Procedures |
Deadline |
| 1 |
Preliminary procedures on the Mawared system for preparing the subsidiary final statements of government departments according to Table No. (2) |
15/01/2018 |
| 2 |
Procedures for preparing the draft subsidiary final statements for departments |
15/01/2018 |
| 3 |
Government departments prepare their subsidiary final financial statements, have them duly approved, retain a copy, and send copies to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance |
31/01/2018 |
| 4 |
The Financial Audit Authority sends the audit results of all subsidiary final statements to the concerned entities and the Department of Finance |
28/02/2018 |
| 5 |
Government departments study and resolve the observations of the Financial Audit Authority, in addition to any observations the Department of Finance deems necessary to correct, clarifying the reason for anything not resolved, and sending the response to the report attached with it |
12/03/2018 |
| 6 |
Preparation of the draft General Final Account by the Department of Finance |
29/03/2018 |
| 7 |
The Department of Finance receives the final report of the Financial Audit Authority on the draft General Final Account for the year 2017 |
15/04/2018 |
| 8 |
After receiving the report with observations and opinion of the Financial Audit Authority on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman or upon the expiration of the specified period above without any observations, the Department of Finance prepares |
26/04/2018 |
| 9 |
Presentation of the financial report and the draft General Final Account to the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs for approval |
30/04/2018 |
| 10 |
The Department of Finance sends its report on the draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the year |
One week from the approval of the Ruler's Representative on the draft account |
| 11 |
The Department of Finance studies the recommendations of the Executive Council (if any), takes necessary actions, and then submits the draft decree for the approval of the General Final Account |
One month from the date the Department of Finance sent its report to the Council |
| 12 |
Closing the results of the budget implementation for the fiscal year 2017 in the General Reserve Account at the Department of Finance |
One week from the decree approving the final account |
Preliminary Procedures on the Mawared System for Preparing the Draft Subsidiary Final Statements for Government Departments
Timetable No. (3)
| No. |
Procedure |
Implementation Date |
| 1 |
Last date to issue a purchase request and approve any pending purchase requests. |
23/11/2017 |
|
Ensure cancellation of all unapproved purchase requests. |
04/12/2017 |
| 2 |
Last date to conclude contracts that create financial obligations for the fiscal year 2017, provided their actual execution period does not exceed the end of the fiscal year 2017. Government departments are prohibited from concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year |
04/12/2017 |
| 3 |
Last date to make an approved transfer or additional appropriation between budget allocations. |
07/12/2017 |
| 4 |
Last date to issue a purchase order and approve any pending purchase orders. |
14/12/2017 |
|
Ensure cancellation of all purchase orders for which approval procedures have not been completed and cancellation of all purchase requests not converted to purchase orders. |
17/12/2017 |
| 5 |
Completion of all employee salary procedures |
25/12/2017 |
| 6 |
Completion of entering all materials received up to 31/12/2017 and ensure |
02/01/2018 |
| 7 |
Completion of preparing the necessary entries for inventory adjustments |
02/01/2018 |
| 8 |
Disencumber any purchase orders not received (fully or partially) from the 2017 budget and re-encumber them from the 2018 budget |
07/01/2018 |
| 9 |
Completion of recording accrued revenues for 2017 |
07/01/2018 |
| 10 |
Last date to enter a payment invoice for the year 2017 |
07/01/2018 |
| 11 |
Completion of all procedures for valuing investments that need valuation, and assets and liabilities in foreign currencies according to the unified financial system |
07/01/2018 |
| 12 |
Complete procedures for all invoices and delete any invoice in the payments ledger |
10/01/2018 |
| 13 |
Closing the payments ledger |
10/01/2018 |
| 14 |
Closing inter-departmental balances at the end of the fiscal year 2017 |
07/01/2018 |
| 15 |
Completion of bank reconciliations and settlement of any discrepancies |
07/01/2018 |
| 16 |
Completion of all procedures related to the asset register and ensuring its conformity with the balances of asset and accumulated depreciation accounts |
10/01/2018 |
| 17 |
Ensure all operations for the fiscal year ending on |
14/01/2018 |
| 18 |
Closing financial accounts and electronic systems according to proper procedures after ensuring all financial operations are recorded on an accrual basis. |
15/01/2018 |
Procedures for Preparing the Subsidiary Final Financial Statements for Government Departments
| No. |
Procedure |
Implementation Date |
| 1 |
Provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with copies of the decisions forming the inventory committees (petty cash, warehouses, and assets) |
23/11/2017 |
| 2 |
Completion of the comprehensive inventory of warehouses, with inventory work starting on any day after 03/12/2017 |
14/12/2017 |
| 3 |
Completion of the comprehensive inventory of properties |
14/12/2017 |
| 4 |
Inventory of petty cash by the end of the day |
31/12/2017 |
| 5 |
Inventory of receipt vouchers, checks, and papers and publications of value |
31/12/2017 |
| 6 |
Inventory of bank guarantees and guarantee checks |
31/12/2017 |
| 7 |
Closing the receipts fund and depositing all receipts collected up to 31/12/2017 into the receipts account |
31/12/2017 |
| 8 |
Prepare a report on the last financial documents executed at the end of the working day on 31/12/2017 and send it to the Department of Finance |
02/01/2018 |
| 9 |
Provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with approved copies of all inventory records, reports, and adjustments. |
04/01/2018 |
| 10 |
Date for the Department of Finance to send bank reconciliation letters for the fiscal year 2017 and provide departments with a copy. |
02/01/2018 |
| 11 |
Completion of confirmation of accounts receivable exceeding AED 5,000 |
08/01/2018 |
| 12 |
Completion of all other procedures related to the final statements |
15/01/2018 |