التعميم المالي رقم (2) لسنة 2018

بشان

إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية
المنتهية في 31 ديسمبر 2018م.

استنادا لأحكام المادة (34) من القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الاميري رقم (11) لسنة 2011 بشأن اعداد الحسابات الختامية ولأحكام الفصل الرابع من اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان الصادرة بالقرار الاميري رقم (12) لسنة 2011، ولمقتضيات إعداد مشروعات الحسابات الختامية الفرعية للسنة المالية 2018 م وإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2018 ، وحرصاً منا على صدور الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2018 دون تأخير وفقا للمواعيد المحددة والواردة في هذا التعميم فإننا نوجه بالآتي :

أولاً

نطاق تطبيق التعميم

يكون نطاق سريان هذا التعميم على جميع الدوائر والمؤسسات والإدارات والجهات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان بصورة كلية او جزئية والجهات المستقلة والجهات التي تساهم فيها حكومة عجمان.

ثانياً

أهداف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان

يهدف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان إلى ما يلي:

1- توفير المعلومات المالية الصحيحة والكاملة لمتخذي القرار عن الوضع المالي الحقيقي لحكومة عجمان خلال السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2018 واستخدام تلك المعلومات في التخطيط ورسم السياسات والاستراتيجيات العامة للدوائر الحكومية المعنية في ضوء الخطة الاستراتيجية لحكومة عجمان.

2- مراقبة ومتابعة الاداء المالي للدوائر الحكومية المعنية والتعرف على اوضاعها المالية واتخاذ القرارات والاجراءات التصحيحية اللازمة في حينها.

3- الرقابة على تنفيذ الموازنة السنوية والتأكد من تحقيق موازنة الدوائر الحكومية للأهداف والبرامج الموضوعة لها وبيان الانحرافات بين الموازنات التقديرية ونتائج التنفيذ الفعلي لموازنة الدوائر الحكومية المعنية ودراسة اسباب هذه الانحرافات والعمل على تلافيها في المستقبل.

4- إظهار المركز المالي الحقيقي لحكومة الإمارة مبيناً ما لها من حقوق على الغير، وما عليها من التزامات تجاه الغير، في نهاية السنة المالية العائدة إليها الموازنة العامة للحكومة.

5- قياس الاستخدام الأمثل لاعتمادات الموازنة العامة للحكومة، والتحصيل الكفء لإيراداتها المعتمدة، وذلك بمقارنة كل من:

•   المصروفات الفعلية خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة.

•   الإيرادات الفعلية خلال السنة المالية المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان النقص او الزيادة.

•   المشاريع المنفذة خلال العام بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف أو الاعتمادات غير المستخدمة

•   الإضافات الرأسمالية المنفذة خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوزات في الصرف او الاعتمادات غير المستخدمة.

•   الإيرادات الفعلية خلال السنة المنتهية بالمصروفات الفعلية خلال نفس السنة لبيان نتيجة تنفيذ الموازنة العامة للحكومة سواء كان فائضاً في حالة زيادة الإيرادات المستحقة عن المصروفات المستحقة) أو عجزاً في حال نقص الإيرادات المستحقة عن المصروفات المستحقة).

6- بيان بالتغيرات التي طرأت على الموازنة العامة للحكومة بعد صدورها وخلال تنفيذها من الاعتمادات الإضافية والمناقلات للوقوف على مبررات وأسباب ذلك.

7- يبين الحساب الختامي للسلطات العليا أداء الدوائر الحكومية، ومقدرتها على تنفيذ البرامج والمبادرات المدرجة في موازناتها، للتأكد من انجاز الأعمال والمهام المناطة بها، وما تحقق من أهداف ونتائج مرجوة، والتعرف على التغيرات التي عرقلت مسيرة التنفيذ.

8- التعرف على الأموال العامة المجمدة في المواد والاصناف الراكدة في المخازن الحكومية لما يوفره الحساب الختامي العام من ايضاحات ومعلومات عن قيمتها، مما يتيح الفرصة لأصحاب القرار في اتخاذ ما يلزم بشأنها.

ثالثاً

الإجراءات التمهيدية لإعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي للدائرة الحكومية
للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2018

على جميع الدوائر الحكومية ضرورة التقيد بالتنفيذ الدقيق لهذه التعليمات والانتهاء من جميع الأعمال التمهيدية لإعداد البيانات الختامية الفرعية في موعد أقصاه 15/01/2019، وفقاً لما هو وارد أدناه:

1- يكون موعد إصدار آخر طلب شراء واعتماد أي طلبات شراء معلقة على نظام موارد الالكتروني عن السنة المالية 2018 نهاية عمل يوم 25/11/2018 على أن يتم اتخاذ ما يلزم بشأن الغاء أي طلبات شراء غير معتمدة في موعد اقصاه نهاية عمل يوم (09/12/2018).

2- يكون اخر موعد لتقديم طلب إجراء اية تعديلات على موازنة السنة المالية 2018 المعتمدة هو نهاية عمل يوم 06/12/2018، بعد التأكد من أن جميع المناقلات التي تمت خلال السنة المالية 2018 قد أدخلت في نظام موارد الإلكتروني وقيدت في السجلات والحسابات المختصة بها.

3- يكون موعد إصدار آخر أمر شراء عن السنة المالية 2018 نهاية عمل يوم 13/12/2018 مع اتخاذ ما يلزم بشأن الغاء أي أوامر شراء على النظام لم تستكمل اجراءات اعتمادها وكذلك أي طلبات شراء لم تحول إلى أوامر شراء في موعد اقصاه نهاية عمل يوم 17/12/2018 مع ضرورة عدم إصدار أية أوامر شراء خلال عام 2018 من المتوقع استلام موادها وتنفيذ أعمالها خلال عام 2019 إلا في حالة أوامر الشراء المرتبطة بالمشروعات، فيسمح بإصدارها حتى نهاية يوم عمل 27/12/2018.

4- يكون تاريخ 17/12/2018 اخر موعد لأبرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2018 بشرط ان الا تتجاوز مدة تنفيذها الفعلية نهاية السنة المالية 2018، ويحذر على الدوائر الحكومية ابرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2019 الا بعد اخذ موافقة دائرة المالية.

5- الانتهاء من اعداد كشوف الرواتب الشهرية وإجراءات تحويل الرواتب في موعد أقصاه 25/12/2018.

6- يكون موعد الغاء الارتباط بكافة أوامر الشراء التي لم يتم استلامها أو تنفيذها بشكل كامل أو جزئي حتى غاية 31/12/2018 على نظام موارد الالكتروني نهاية عمل يوم 07/01/2019، مالم تكن مدرجة في موازنة عام 2019 على نفس البرنامج.

7- الانتهاء من اعمال الجرد الشامل للمخازن والورش والعهد الفرعية والشخصية في موعد اقصاه 16/12/2018 على ان تبدأ اعمال الجرد الشامل في أي يوم لاحق لتاريخ 03/12/2018 مع ضرورة تسوية الأرصدة في نهاية السنة المالية 2018 في حال وجود حركة على أرصدة المخزون خلال فترة الجرد.

8- الانتهاء من أعمال الجرد الشامل للممتلكات الحكومية وأية موجودات أخرى في موعد أقصاه 16/12/2018.

9- يتم جرد الضمانات البنكية وشيكات الضمان في نهاية عمل يوم 31/12/2018.

10- يتم جرد ايصالات القبض وسندات الصرف والشيكات والمطبوعات الورقية ذات القيمة المادية مع بيان عدد المطبوع والمستخدم والرصيد المتبقي ورقم آخر ايصال تم استعماله من كل دفتر ما زال تحت الاستعمال بتاريخ 31/12/2018

11- اعداد القيود اللازمة والتسويات الجردية ان وجدت بموعد أقصاه نهاية عمل يوم 03/01/2019.

12- يتم اقفال صندوق المقبوضات يوم 31/12/2018 بحد أقصى الساعة 12:30 ظهراً على أن يتم ايداع كافة المقبوضات المحصلة في حساب المقبوضات في نفس اليوم، وتقيد بالسجلات والحسابات المختصة لدى الدائرة الحكومية المعنية، بالإضافة إلى مراعاة قيد أية إيرادات أخرى مستحقة للدائرة المعنية حتى 31/12/2018 وحتى لو لم يتم تحصيلها في موعد اقصاه 07/01/2019.

13- على الجهة الحكومية إعداد تقرير يوضح آخر مستندات مالية تم تنفيذها في نهاية وقت عمل يوم الاثنين الموافق 31/12/2018. وفقاً لما يلي:

•   نوع ورقم المستند والمبلغ والتاريخ وبيان العملية وترفق معه نسخة من المستند نفسه، ومن أمثلة المستندات المعنية على سبيل المثال لا الحصر (سندات القيد وسندات الصرف والتحويلات البنكية والقبض بالإضافة إلى سندات المخازن والأصول وأوامر وطلبات الشراء وغيرها).

•   تقوم الجهات الحكومية بإرسال نسخة عن التقرير المذكور إلى كل من دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية يوم الاربعاء الموافق 02/01/2019.

14- تقوم دائرة المالية بإرسال كتب طلب المصادقة مع البنوك للسنة المالية 2018 في موعد أقصاه 02/01/2019.

   على ان يتم تزويد الدوائر المعنية بنسخ من المصادقات الواردة من البنوك.

15- الانتهاء من اثبات كافة المواد المستلمة التي تخص السنة المالية 2018 بتاريخ الاستلام الفعلي في السجلات والحسابات في موعد اقصاه06 /01/2019.

16- الانتهاء من التسويات البنكية في موعد اقصاه 07/01/2019.

17- الانتهاء من اثبات آخر فاتورة مدفوعات عائدة للسنة المالية 2018 في موعد أقصاه 07/01/2019.

18- يتم حذف أي فاتورة في سجل المدفوعات غير مكتملة الاجراء، في موعد أقصاه يوم 10/1/2019.

19- يتم قيد أية مصروفات مستحقة على الدائرة المعنية حتى 31/12/2018، وإقفال سجل المدفوعات لكافة الدوائر في موعد أقصاه يوم 10/01/2019.

20- الانتهاء من كافة إجراءات تقييم الاستثمارات التي بحاجة الى تقييم، والأصول والالتزامات بالعملات الأجنبية وفق النظام المالي الموحد في موعد أقصاه 07/01/2019.

21- الانتهاء من كافة الاجراءات المتعلقة بسجل الأصول والتأكد من مطابقة السجل الأرصدة حسابات الأصول ومجمعات الإهلاك في موعد أقصاه 10/01/2019

22- يتم مصادقة أرصدة الذمم المدينة التي تزيد عن 5,000 درهم والأطراف ذات العلاقة وحسابات تمويل الحكومة كما في 31/12/2018، على أن يتم الانتهاء منها وتسوية أية فروقات أن وجدت في موعد أقصاه 08/01/2019.

23- يتم اقفال ارصدة العلاقات بين الدوائر حتى نهاية السنة المالية 2018 بعد المطابقة بين الدوائر فيما بينها في حساب تمويل الحكومة، بما فيها ضريبة القيمة المضافة بالتنسيق مع دائرة المالية في موعد اقصاه نهاية يوم08/01/2019.

24- يجب التأكد من اثبات كافة عمليات السنة المالية 2018 المنتهية في 31/12/2018 في نظام موارد الالكتروني أو في السجلات المالية المعتمدة لدى الدائرة الحكومية في موعد اقصاه 14/ 01/2019.

25- يجب الانتهاء من اعداد بيانات الإقرار الضريبي الفرعي الخاص بالربع الرابع وإرساله الى دائرة المالية في موعد أقصاه 15/1/2019، بعد التأكد من تسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بضريبة المدخلات او المخرجات، وكذلك تسوية اية مستحقات بين الدوائر ودائرة المالية ضمن حساب علاقات بين الدوائر.

26- يكون موعد اقفال الحسابات المالية والأنظمة الالكترونية وكافة البرامج والتطبيقات الفرعية والفترات المالية للسنة المالية 2018 نهاية عمل يوم 15/01/2019.

27- الانتهاء من جميع الاجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية في موعد اقصاه 15/01/2019.

رابعاً

مسؤولية الدائرة الحكومية

بشأن إعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي وإجراءات اعداده

1- تلتزم كافة الدوائر الحكومية بتطبيق وتنفيذ الاجراءات المنصوص عليها في ثالثاً من هذا التعميم والانتهاء من جميع الإجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية عن السنة المالية المنتهية في 31/12/ 2018 في موعد أقصاه نهاية عمل يوم 15/01/2019، وفقا للجدول الزمني رقم (3) المرفق.

2- وتعد هذه الجهات مشروع حسابها الختامي الفرعي وفقاً للنظام المالي الموحد لحكومة عجمان وحسب الأحكام الواردة في هذا التعميم، والإجراءات التالية:

•   يتم إقفال الحسابات المالية وفقاً للأصول بعد التأكد من تسجيل كافة العمليات المالية وفقاً لأساس الاستحقاق المعمول به في حكومة عجمان ومطابقة الأرصدة البنكية والذمم المدينة وحسابات الحكومة، وحساب جميع المخصصات والاستهلاكات، واثبات المصروفات والإيرادات المتعلقة بالسنة المالية 2018 وفقاً لأساس الاستحقاق في موعد غايته نهاية عمل يوم 15/01/ 2019 وفقا للجدول الزمني رقم (2) المرفق.

•   تلتزم كل جهة حكومية بإصدار مشروع حساب ختامي فرعي لها وإرساله إلى جهاز الرقابة المالية ونسخة إلى دائرة المالية في موعد أقصاه 31/01/2019.

3- يتم إعداد ثلاثة نسخ من كافة البيانات والتقارير والوثائق المطلوبة لغرض إقفال الحسابات المالية والمبينة في هذا التعميم، وتكون معتمدة وفقا لما يلي:

أ- البيانات المالية مع توفير سنة واحدة للمقارنة وذلك وفقا للنماذج والتعليمات المعتمدة من دائرة المالية، وهي كما يلي:

•   قائمة المركز المالي معتمدة من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول.

•   قائمة الأداء المالي. / معتمدة من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول

•   قائمة التدفق النقدي معتمدة من المسؤول المالي الأول.

•   قائمة التغيرات في حساب صافي الأصول حقوق الملكية. معتمدة من المسؤول المالي الأول

•   بيان مقارنة المبالغ الفعلية مع المبالغ المقدرة (فعلي وموازنة) معتمد من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول.

•   إيضاحات حول البيانات المالية معتمدة من المسؤول المالي الأول.

ويتم توفير نسخة ورقية منها، ويكون الاعتماد بالتوقيع إضافة إلى ختم الجهة الحكومية،

ب- ميزان المراجعة ويكون معتمد من المسؤول المالي الأول إضافة إلى مسؤول الحسابات، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات وفقاً للأنظمة المعمول بها، ومرفقاً به نسخة بصيغة (( PDF من المرفقات التالية :

•   كشوف التسويات البنكية.

•   كتب مصادقات الجهات الزميلة والذمم المدينة،

•   كشوف المصادقات البنكية.

•   کشف تحليل المصاريف المستحقة والايرادات المستحقة.

•   سجل الأصول الثابتة واستهلاكها.

•   جدول حركة الأصول،

•   کشف بالاستثمارات خاص بالدوائر التي لديها استثمارات).

•   كشف بالمشروعات تحت التنفيذ يحدد نسب الإنجاز كما في 31 ديسمبر 2018.

•   كشف تحليل الذمم المدينة وأعمارها.

•   مصادقة حساب الخزينة مع دائرة المالية.

•   کشف تحليل الذمم الدائنة واعمارها.

•   كشف تفصيلي بمخصصات العاملين الاجازة نهاية الخدمة التأمينات الاجتماعية المعلقة).

•   کشف تحليل الإيرادات حسب بند الإيراد.

•   كشف تحليل المصروفات حسب بند المصروف وبصورة شهرية.

ج- تقارير الأداء ومرفقاتها وتكون معتمده من مدير عام الجهة الحكومية والمسؤول المالي الأول، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات ويتم إعداد تقرير الأداء العام وتقرير الأداء النقدي، مقارنة بالموازنة النهائية (الموازنة المعتمدة + التعديلات) لعام 2018, ( على ان يكون بصيغة ((PDF وبحيث تتضمن تقريرا عاماً يوضح ما يلي:

•   ملخصا لأسباب الانحراف في برامج الإيرادات.

•   ملخصا لأسباب الانحراف في برامج المدفوعات.

•   ملخصا عاما لحركة التعيينات والاستقالات وإنهاء الخدمات مقارنة بالموازنة، وفقا لإحصائيات الموازنة العامة

د- الملخص التنفيذي، ويكون معتمد من مدير العام الجهة الحكومية (على ان يكون بصيغة ((PDF موضحا فيه ما يلي:

•   أهم انجازات الجهة الحكومية ذات الأثر المالي وذلك في جانب تنمية الإيرادات وترشيد النفقات، والحفاظ على المال العام، إضافة إلى تنفيذ مبادرات الموازنة، وتنمية وتطوير الموظفين.

•   أهم العوائق والمشكلات التي تواجه الجهة الحكومية لتنفيذ موازنتها.

و- كتاب من المستشار القانوني بشأن القضايا التي تخص الدائرة على ان يكون بصيغة (( PDF. |

يرفق ضمن مشروع الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية المعنية تقرير أو تقارير جهاز الرقابة المالية عن السنة المالية 2018 (إن وجدت)، وما اتخذ بشأنها من إجراءات، على ان تكون بصيغة ((PDF

4- تحتفظ الجهة الحكومية بنسخة واحدة من مشروع الحساب الختامي الفرعي ومرفقاته، ويتم إرسال نسخة منه إلى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية، مرفقا به نسخة الكترونية من جميع المرفقات المعدة بصيغة (PDF) والمشار اليها انفاً بتاريخ 31/01/2019.

5- يتولى جهاز الرقابة المالية التدقيق على كافة مشروعات الحسابات الختامية الفرعية ومرفقاتها وموافاة الجهات المعنية ودائرة المالية بنتائج تدقيقه في هذه الحسابات خلال (20 يوم عمل) من تاريخ استلام مشروع البيانات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية.

6- تقوم الدوائر الحكومية خلال 10 أيام عمل من استلام نتائج التدقيق على كافة البيانات الختامية الفرعية من جهاز الرقابة المالية بدراسة وتسوية ملاحظات جهاز الرقابة المالية بالإضافة الى اية ملاحظات ترى دائرة المالية ضرورة تصويبها وتوضيح سبب ما لم يتم تسويته وإرسال الرد على التقرير الى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية مرفقا به البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الأصول

خامساً

اجراءات إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان واجراءات
اعتمادهما

1- تعد دائرة المالية مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان عن السنة المالية المنتهية في 31/12/2018 بعد استلامها لكامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة للدوائر الحكومية وفقا لأحكام للنظام المالي الموحد لحكومة عجمان، على أن يتم الانتهاء منه وارساله لجهاز الرقابة المالية مشمولا بالبيانات التفصيلية والتقارير ومشروع مرسوم الحساب الختامي خلال 10 أيام عمل) من تاريخ استلامها كامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الاصول.

2- على جهاز الرقابة المالية دراسة مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وموافاة دائرة المالية بتقريره النهائي متضمنا رأيه خلال 10 أيام عمل ) من تاريخ استلامة مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان من دائرة المالية وفي حال عدم تقدیم تقريره النهائي متضمنا رأيه خلال هذه المدة يعتبر مشروع الحساب الختامي العام مقبول لديه وان الحساب الختامي العام والمركز المالي يمثل بشكل عادل المركز المالي لحكومة عجمان كما في 31/12/2018 وأدائها المالي وتدفقاتها النقدية وتغيراتها لصافي الأصول للسنة المالية المنتهية في ذات التاريخ.

3- بعد استلام دائرة المالية تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية حول مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات تقوم دائرة المالية بإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية خلال ( 10 أيام عمل ) من تاريخ استلام تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات

4- تقوم دائرة المالية بإعداد التقرير المالي المفصل لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2018 ومرفقا به مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2018، وتقرير دائرة المالية التفصيلي بشأن مشروع الحساب الختامي العام لحكومة عجمان، وتتولى عرضه على ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية للموافقة عليه، وذلك خلال ( 3 أيام عمل ) من تاريخ الانتهاء من إعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية.

5- بعد موافقة ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية على مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2018 تقوم دائرة المالية خلال ( 5 أيام عمل بعرض تقرير عن مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2018 على المجلس التنفيذي للاطلاع علية وابداء اية ملاحظات بشأنه خلال (22) يوم عمل ) من تاريخ ارسال التقرير الى المجلس التنفيذي.

6- بعد استلام توصيات المجلس التنفيذي او انقضاء ( 22 يوم عمل ) من تاريخ ارسال تقریر دائرة المالية الى المجلس التنفيذي تتولى دائرة المالية دراسة توصيات المجلس التنفيذي ( ان وجدت ) واجراء ما يلزم بشأنها ومن تم رفع مشروع مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2018 الی صاحب السمو حاكم الامارة لإقراره واصداره

7- يتم إقفال نتائج تنفيذ الموازنة العامة للحكومة عن السنة المالية المنتهية في 31 /12/ 2018 في حساب الاحتياطي العام لحكومة عجمان لدى دائرة المالية خلال ( 5 أيام عمل ) من استلام مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام.

سادساً

الجهات المستقلة او الجهات التي تساهم فيها الحكومة

تتولى دائرة المالية التنسيق مع الجهات المستقلة او التي تساهم فيها الحكومة للحصول منها على بياناتها المالية الختامية المعتمدة عن السنة المالية 2018، في ضوء المواعيد المحددة ضمن التشريعات المنظمة لتلك الجهات.

سابعاً

أحكام ختامية

1- على جميع الدوائر الحكومية موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بصور ضوئية من قرارات تشكيل لجان الجرد السنوي الصادرة ومواعيد وأماكن إجراء الجرد في موعد اقصاه يوم الاحد الموافق 23/11/2018 على أن يتم بعد ذلك ارسال نسخ معتمدة من جميع محاضر وتقارير الجرد والتسويات الجردية في موعد اقصاه يوم الاحد الموافق 06/01/2019

2- يعتبر نهاية عمل يوم الاثنين الموافق 31/12/2018 هو آخر يوم عمل في السنة المالية 2018

3- على جميع الدوائر والجهات التي يسرى عليها هذا التعميم التقيد بالمواعيد الواردة به والالتزام بتعليمات دائرة المالية وتوفير كافة البيانات والتقارير والمستندات سواء المطلوبة من قبل جهاز الرقابة المالية او دائرة المالية في المواعيد المحددة. تتولى دائرة المالية متابعة تنفيذ هذا التعميم وابلاغه للجهات المعنية بتطبيقه ويعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره.

أحمد بن حميد النعيمي

ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية

صدر بتاريخ: 21/10/ 2018

Financial Circular No. (2) for the year 2018

Regarding

Preparation of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the Fiscal Year
Ending on December 31, 2018.

Based on the provisions of Article (34) of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Emiri Decree No. (11) of 2011 concerning the preparation of final accounts, the provisions of Chapter Four of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Emiri Resolution No. (12) of 2011, the requirements for preparing the draft subsidiary final accounts for the fiscal year 2018, and preparing the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2018, and in our commitment to ensure the issuance of the general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2018 without delay according to the deadlines set forth in this circular, we hereby direct the following:

First

Scope of Application of the Circular

The scope of this circular applies to all departments, institutions, administrations, and entities affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included, in whole or in part, within the annual general budget of the Government of Ajman, as well as independent entities and entities in which the Government of Ajman has a shareholding.

Second

Objectives of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman

The general final account and financial position of the Government of Ajman aims to achieve the following:

1- Providing accurate and complete financial information for decision-makers about the true financial position of the Government of Ajman during the fiscal year ending on December 31, 2018, and using that information in planning and formulating general policies and strategies for the concerned government departments in light of the strategic plan of the Government of Ajman.

2- Monitoring and following up on the financial performance of the concerned government departments, identifying their financial situations, and taking the necessary corrective decisions and actions in a timely manner.

3- Controlling the implementation of the annual budget and ensuring that the budgets of government departments achieve their set objectives and programs, identifying deviations between estimated budgets and the actual implementation results of the concerned government departments' budgets, studying the reasons for these deviations, and working to avoid them in the future.

4- Showing the true financial position of the Emirate's government, indicating its rights from others and its obligations towards others at the end of the fiscal year to which the government's general budget pertains.

5- Measuring the optimal use of the government's general budget appropriations and the efficient collection of its approved revenues, by comparing each of the following:

•   Actual expenditures during the ended year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.

•   Actual revenues during the ended fiscal year with their final approved estimates to identify shortfalls or surpluses.

•   Projects implemented during the year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.

•   Capital additions implemented during the ended year with their final approved estimates to identify overspending or unused appropriations.

•   Actual revenues during the ended year with actual expenditures during the same year to show the result of implementing the government's general budget, whether a surplus (in case accrued revenues exceed accrued expenditures) or a deficit (in case accrued revenues are less than accrued expenditures).

6- A statement of the changes that occurred to the government's general budget after its issuance and during its implementation, including additional appropriations and transfers, to understand the justifications and reasons for them.

7- The final account shows the higher authorities the performance of government departments and their ability to implement the programs and initiatives included in their budgets, to ensure the completion of the work and tasks assigned to them, what goals and desired results were achieved, and to identify the changes that hindered the implementation process.

8- Identifying frozen public funds in stagnant materials and items in government warehouses, as the general final account provides clarifications and information about their value, which gives decision-makers the opportunity to take necessary action regarding them.

Third

Preliminary Procedures for Preparing the Draft Subsidiary Final Account of the Government Department
for the Fiscal Year Ending on December 31, 2018

All government departments must adhere to the precise implementation of these instructions and complete all preliminary work for preparing the subsidiary final statements no later than 15/01/2019, as detailed below:

1- The deadline for issuing the last purchase requisition and approving any pending purchase requisitions on the Mawared electronic system for the fiscal year 2018 is the end of the business day on 25/11/2018. Necessary action must be taken to cancel any unapproved purchase requisitions by no later than the end of the business day on (09/12/2018).

2- The last date to submit a request for any amendments to the approved budget for the fiscal year 2018 is the end of the business day on 06/12/2018, after ensuring that all transfers made during the fiscal year 2018 have been entered into the Mawared electronic system and recorded in the relevant registers and accounts.

3- The deadline for issuing the last purchase order for the fiscal year 2018 is the end of the business day on 13/12/2018. Necessary action must be taken to cancel any purchase orders on the system that have not completed their approval procedures, as well as any purchase requisitions that have not been converted into purchase orders, by no later than the end of the business day on 17/12/2018. It is imperative not to issue any purchase orders during 2018 for which materials are expected to be received and work executed during 2019, except for purchase orders related to projects, which are permitted to be issued until the end of the business day on 27/12/2018.

4- The date 17/12/2018 is the last date for concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2018, provided that their actual implementation period does not exceed the end of the fiscal year 2018. Government departments are prohibited from concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2019 without first obtaining approval from the Department of Finance.

5- Complete the preparation of monthly payroll statements and salary transfer procedures by 25/12/2018 at the latest.

6- The deadline for canceling the commitment for all purchase orders that have not been received or executed, fully or partially, by 31/12/2018 on the Mawared electronic system is the end of the business day on 07/01/2019, unless they are included in the 2019 budget under the same program.

7- Complete the comprehensive inventory of warehouses, workshops, and subsidiary and personal custodies by 16/12/2018 at the latest. The comprehensive inventory work should begin on any day after 03/12/2018, with the need to reconcile balances at the end of the fiscal year 2018 if there is any movement in inventory balances during the inventory period.

8- Complete the comprehensive inventory of government properties and any other assets by 16/12/2018 at the latest.

9- Bank guarantees and guarantee checks are to be inventoried at the end of the business day on 31/12/2018.

10- An inventory of receipt vouchers, payment vouchers, checks, and paper printouts of material value is to be conducted, stating the number printed, used, remaining balance, and the number of the last receipt used from each book still in use as of 31/12/2018.

11- Prepare necessary journal entries and inventory adjustments, if any, by the end of the business day on 03/01/2019 at the latest.

12- The receipts fund shall be closed on 31/12/2018 by 12:30 PM at the latest. All collected receipts must be deposited into the receipts account on the same day and recorded in the relevant registers and accounts of the concerned government department. Additionally, any other revenues due to the concerned department up to 31/12/2018 must be recorded, even if not collected, by no later than 07/01/2019.

13- The government entity must prepare a report showing the last financial documents processed at the end of the business day on Monday, 31/12/2018, as follows:

•   Type and number of the document, amount, date, and description of the transaction, with a copy of the document itself attached. Examples of relevant documents include, but are not limited to, journal vouchers, payment and transfer vouchers, receipts, as well as warehouse and asset vouchers, purchase orders and requisitions, etc.

•   Government entities shall send a copy of the said report to both the Department of Finance and the Financial Audit Authority on Wednesday, 02/01/2019.

14- The Department of Finance will send bank confirmation request letters for the fiscal year 2018 by 02/01/2019 at the latest.

   Copies of the confirmations received from the banks will be provided to the concerned departments.

15- Complete the recording of all received materials pertaining to the fiscal year 2018 on the actual date of receipt in the registers and accounts by 06/01/2019 at the latest.

16- Complete bank reconciliations by 07/01/2019 at the latest.

17- Complete the recording of the last payment invoice for the fiscal year 2018 by 07/01/2019 at the latest.

18- Any invoice in the payment register with incomplete procedures shall be deleted by 10/01/2019 at the latest.

19- Any expenses accrued by the concerned department up to 31/12/2018 shall be recorded, and the payment register for all departments shall be closed by 10/01/2019 at the latest.

20- Complete all procedures for valuing investments that require valuation, and assets and liabilities in foreign currencies according to the unified financial system, by 07/01/2019 at the latest.

21- Complete all procedures related to the asset register and ensure its balances match the asset and accumulated depreciation accounts by 10/01/2019 at the latest.

22- Confirm the balances of accounts receivable exceeding AED 5,000, related parties, and government financing accounts as of 31/12/2018. This must be completed and any discrepancies settled by 08/01/2019 at the latest.

23- Balances of inter-departmental relations up to the end of the fiscal year 2018 are to be closed after reconciliation between the departments in the government financing account, including Value Added Tax, in coordination with the Department of Finance, by the end of day 08/01/2019 at the latest.

24- It must be ensured that all transactions for the fiscal year 2018 ending on 31/12/2018 are recorded in the Mawared electronic system or in the approved financial records of the government department by 14/01/2019 at the latest.

25- The preparation of the subsidiary tax return data for the fourth quarter must be completed and sent to the Department of Finance by 15/01/2019 at the latest, after ensuring the registration of all financial operations related to input or output tax, as well as the settlement of any dues between departments and the Department of Finance within the inter-departmental relations account.

26- The financial accounts, electronic systems, and all subsidiary programs, applications, and financial periods for the fiscal year 2018 will be closed at the end of the business day on 15/01/2019.

27- Complete all procedures related to the subsidiary final statements by 15/01/2019 at the latest.

Fourth

Responsibility of the Government Department

Regarding the Preparation of the Draft Subsidiary Final Account and its Preparation Procedures

1- All government departments must implement the procedures stipulated in the Third section of this circular and complete all procedures related to the subsidiary final statements for the fiscal year ending 31/12/2018 by the end of the business day on 15/01/2019, according to the attached timetable No. (3).

2- These entities shall prepare their draft subsidiary final account in accordance with the Unified Financial System of the Government of Ajman and the provisions contained in this circular, and the following procedures:

•   The financial accounts shall be closed in accordance with proper principles after ensuring that all financial transactions are recorded according to the accrual basis used in the Government of Ajman, and after reconciling bank balances, accounts receivable, and government accounts, calculating all provisions and depreciations, and recording expenses and revenues related to the fiscal year 2018 on an accrual basis, by the end of the business day on 15/01/2019, according to the attached timetable No. (2).

•   Each government entity is required to issue its draft subsidiary final account and send it to the Financial Audit Authority, with a copy to the Department of Finance, by 31/01/2019 at the latest.

3- Three copies of all required statements, reports, and documents for the purpose of closing the financial accounts, as specified in this circular, shall be prepared and approved as follows:

a- Financial statements with one year for comparison, in accordance with the forms and instructions approved by the Department of Finance, as follows:

•   Statement of Financial Position, approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer.

•   Statement of Financial Performance, approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer.

•   Statement of Cash Flows, approved by the Chief Financial Officer.

•   Statement of Changes in Net Assets/Equity, approved by the Chief Financial Officer.

•   Statement of Comparison of Actual Amounts with Budgeted Amounts (Actual vs. Budget), approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer.

•   Notes to the Financial Statements, approved by the Chief Financial Officer.

A hard copy shall be provided, and the approval shall be by signature in addition to the stamp of the government entity.

b- The Trial Balance, approved by the Chief Financial Officer in addition to the head of accounts. It shall be signed and stamped on all pages in accordance with applicable regulations, and attached with a PDF copy of the following attachments:

•   Bank reconciliation statements.

•   Confirmation letters from fellow entities and accounts receivable.

•   Bank confirmation statements.

•   Analysis sheet of accrued expenses and accrued revenues.

•   Fixed asset and depreciation register.

•   Asset movement schedule.

•   Statement of investments (for departments with investments).

•   Statement of projects under construction, specifying the percentage of completion as of December 31, 2018.

•   Analysis of accounts receivable and their aging.

•   Confirmation of the treasury account with the Department of Finance.

•   Analysis of accounts payable and their aging.

•   Detailed statement of employee provisions (leave, end-of-service, pending social insurance).

•   Analysis of revenues by revenue item.

•   Analysis of expenses by expense item on a monthly basis.

c- Performance reports and their attachments, approved by the Director-General of the government entity and the Chief Financial Officer. All pages must be signed and stamped. A general performance report and a cash performance report shall be prepared, compared with the final budget (approved budget + amendments) for 2018 (in PDF format), to include a general report clarifying the following:

•   A summary of the reasons for deviations in revenue programs.

•   A summary of the reasons for deviations in payment programs.

•   A general summary of appointments, resignations, and terminations of service compared to the budget, according to the general budget statistics.

d- The Executive Summary, approved by the Director-General of the government entity (in PDF format), explaining the following:

•   The most important achievements of the government entity with a financial impact, in terms of revenue development, expenditure rationalization, preservation of public funds, implementation of budget initiatives, and employee development.

•   The most significant obstacles and problems facing the government entity in implementing its budget.

e- A letter from the legal advisor regarding cases concerning the department, to be in PDF format.

The report or reports of the Financial Audit Authority for the fiscal year 2018 (if any), and the actions taken in their regard, shall be attached to the draft subsidiary final account of the concerned government entity, in PDF format.

4- The government entity shall retain one copy of the draft subsidiary final account and its attachments, and a copy shall be sent to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance, accompanied by an electronic copy of all the aforementioned attachments prepared in PDF format, by 31/01/2019.

5- The Financial Audit Authority shall audit all draft subsidiary final accounts and their attachments and provide the concerned entities and the Department of Finance with the results of its audit of these accounts within (20 working days) from the date of receiving the draft subsidiary final statements from the government departments.

6- Within 10 working days of receiving the audit results on all subsidiary final statements from the Financial Audit Authority, the government departments shall study and settle the observations of the Financial Audit Authority, in addition to any observations the Department of Finance deems necessary to correct. They must also clarify the reason for anything that was not settled and send the response to the report to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance, accompanied by the amended and duly approved subsidiary final financial statements.

Fifth

Procedures for Preparing the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman and their Approval Procedures

1- The Department of Finance shall prepare the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2018 after receiving the complete amended subsidiary final financial statements from the government departments, in accordance with the provisions of the Unified Financial System of the Government of Ajman. This must be completed and sent to the Financial Audit Authority, including detailed data, reports, and the draft decree for the final account, within (10 working days) from the date of receiving all the amended and duly approved subsidiary final financial statements.

2- The Financial Audit Authority must review the draft general final account and financial position of the Government of Ajman and provide the Department of Finance with its final report, including its opinion, within (10 working days) from the date of receiving the draft general final account and financial position of the Government of Ajman from the Department of Finance. If it fails to submit its final report including its opinion within this period, the draft general final account will be considered accepted by it, and the general final account and financial position will be deemed to fairly represent the financial position of the Government of Ajman as of 31/12/2018, and its financial performance, cash flows, and changes in net assets for the fiscal year ending on that date.

3- After the Department of Finance receives the report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority on the draft general final account and financial position of the Government of Ajman, or after the expiry of the specified period above without any observations being made, the Department of Finance shall prepare the draft general final account and financial position of the Government of Ajman in its final form within (10 working days) from the date of receiving the report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority or the expiry of the specified period above without any observations being made.

4- The Department of Finance shall prepare the detailed financial report of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2018, attaching the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2018, and the detailed report of the Department of Finance concerning the draft general final account of the Government of Ajman. It will present it to the Representative of the Ruler for Administrative and Financial Affairs for approval within (3 working days) from the date of completing the preparation of the draft general final account and financial position of the Government of Ajman in its final form.

5- After the approval of the Representative of the Ruler for Administrative and Financial Affairs on the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2018, the Department of Finance shall, within (5 working days), present a report on the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2018 to the Executive Council for its review and to provide any observations thereon within (22 working days) from the date the report is sent to the Executive Council.

6- After receiving the recommendations of the Executive Council or after the expiry of (22 working days) from the date the Department of Finance's report is sent to the Executive Council, the Department of Finance will study the recommendations of the Executive Council (if any), take necessary action regarding them, and then submit the draft decree for the approval of the general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending December 31, 2018, to His Highness the Ruler of the Emirate for his approval and issuance.

7- The results of the implementation of the government's general budget for the fiscal year ending 31/12/2018 shall be closed to the General Reserve account of the Government of Ajman at the Department of Finance within (5 working days) of receiving the decree approving the general final account.

Sixth

Independent Entities or Entities in which the Government has a Shareholding

The Department of Finance will coordinate with independent entities or those in which the government has a shareholding to obtain their approved final financial statements for the fiscal year 2018, in light of the deadlines specified in the legislation governing those entities.

Seventh

Concluding Provisions

1- All government departments must provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with photocopies of the decisions forming the annual inventory committees, and the dates and locations for conducting the inventory, no later than Sunday, 23/11/2018. Subsequently, certified copies of all inventory reports, minutes, and inventory adjustments must be sent no later than Sunday, 06/01/2019.

2- The end of the business day on Monday, 31/12/2018, is considered the last working day of the fiscal year 2018.

3- All departments and entities to which this circular applies must adhere to the deadlines contained herein, comply with the instructions of the Department of Finance, and provide all data, reports, and documents required by either the Financial Audit Authority or the Department of Finance within the specified deadlines. The Department of Finance will follow up on the implementation of this circular, communicate it to the relevant entities for application, and it shall be effective from the date of its issuance.

Ahmed bin Humaid Al Nuaimi

Representative of the Ruler for Administrative and Financial Affairs

Issued on: 21/10/2018