تعميم مالي رقم ( 2 ) لسنة 2019 م

بشأن إعداد مشروع الموازنة العامة لحكومة عجمان للسنة

المالية 2020

ضمن الخطة المالية متوسطة المدى المعتمدة عن السنوات

(2021-2020-2019)

في إطار تحقيق رؤية عجمان 2021، وتنفيذاً لأحكام النظام المالي الموحد لحكومة عجمان، وإستناداً للخطة المالية متوسطة المدى المعتمدة عن السنوات (2019-2020-2021)، وحرصا منا على الاستدامة المالية بحكومة عجمان وتحقيق أفضل النتائج في تنفيذ الخطة المالية للحكومة، وانطلاقا من مسئوليتنا في الاشراف على تنفيذ السياسات والخطط المالية للحكومة، وتأكيدا على الدور الفاعل لكافة الجهات الحكومية في تنفيذ تلك السياسات، والتي سوف تستند على تنفيذ المحاور التالية:

1. الالتزام بمبادئ وأبعاد الرؤية الاستراتيجية لحكومة عجمان 2021.
2. تنمية الايرادات ودعم الخطوات العملية والتنظيمية اللازمة لرفع كفاءة تحصيل الايرادات المستحقة للجهات الحكومية.
3. ترشيد النفقات وتعظيم أوجه الاستفادة من الموارد المتاحة.

وحرصا منا على صدور الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان للعام 2020 في الموعد المحدد، فإننا نوجه بالآتي:

أولاً: نطاق التعميم:

يسرى هذا التعميم على جميع الدوائر والمؤسسات والإدارات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان.

ثانياً: التعليمات والقواعد العامة:

على كافة الجهات الحكومية التي يسري في شأنها هذا التعميم التقيد بما يلي:

1. اعداد مشروع موازنة السنة المالية 2020م وفق الخطة المالية متوسطة المدى المعتمدة للسنوات ( 2019-2020-2021 ) .
2. تقتصر التعديلات على الخطة المالية لعامي 2020 - 2021 وفقاً للمستجدات الضرورية التي طرأت على الخطط الاستراتيجية المعتمدة للدوائر وبعد أخذ الموافقات المسبقة من جهة الاختصاص قبل تقديم مشروع الموازنة السنوية للسنة المالية 2020م ووفق المواعيد والنماذج المعتمدة.
3. في حال عدم انجاز بعض المبادرات المعتمدة بموازنة سنة 2019 م يجب على الدائرة الحكومية ادراجها کمبادرات استكمال ضمن مشروع موازنة السنة المالية 2020م واعادة ترتيب أولويات البرامج في حدود المخصصات المالية المعتمدة لها بالخطة المالية لسنة 2020 م .
4. تضمین مشاریع موازناتها التصنيف الوظيفي للنفقات بحيث يتضمن هذا التصنيف إعادة توزيع لكافة النفقات وفقاً لوظائف الحكومة والتصنيف الاستراتيجي ووفقاً للأهداف الاستراتيجية التي تسعى الحكومة لتحقيقها والتصنيف الاقتصادي.
5. موائمة وربط المبادرات والأهداف الاستراتيجية للدائرة بالخطة الاستراتيجية للحكومة.
6. تزويد دائرة المالية ببيان أي مصادر إيرادات جديدة تم استحداثها بالدائرة الحكومية وقيمها.
7. ترشيد النفقات الخاصة بالدورات التدريبية والاعتماد على البرامج التدريبية التي تقدمها الجهات المركزية.

ثالثا: أسس وقواعد الاعداد

* الايرادات

بناء على الإطار العام للسياسة الخاصة بتعزيز وتنمية الايرادات العامة فانه من الضروري عند اعادة تقدير الايرادات للسنة المالية 2020 مراعاة تنفيذ ما يلي:

1. تقديم تفصيل كامل لتوقعات الإيرادات مع شرح أسباب ارتفاع او انخفاض أي بند من بنود الإيرادات، مع تقديم دراسة بشأن الإعفاءات المتوقعة خلال العام إن وجدت).
2. لا يجوز لأي جهة حكومية تخصيص إيراد معين لتغطية مصروف بعينه كما لا يجوز لأي جهة حكومية إجراء مقاصة بين النفقات المصروفة والإيرادات المحصلة من قبلها. كما يتعين على الجهات الحكومية القيام بمراجعة شاملة لأنشطتها من أجل تطوير وتوسيع تطبيق قاعدة استرداد الكلفة كلما كان ذلك ممكنا.
3. ارفاق قائمة بمبالغ الايرادات المستحقة للجهات الحكومية عن سنوات سابقة موضحا فيها التواريخ المتوقعة لتحصيل تلك المبالغ.
4. تكون تقديرات الإيرادات الحكومية لمشروع الموازنة في ضوء ما تحقق خلال السنة المالية 2019، ويجوز تخفيض أو زيادة تلك التقديرات في حال تحقق كل أو أحد الشروط التالية:

   أ- استحداث أو تعديل أو إلغاء رسوم أو غرامات تم العمل بها في السنة المالية 2019 أو سيتم العمل بها خلال السنة القادمة.

   ب- تطوير واستحداث خدمات نوعية يقابلها رسوم حكومية مقترحة.

   ت- التغير في الإيرادات الحكومية المتاحة من المشاريع والاستثمارات ذات الطبيعة التجارية.

   ث- التغير في الاوضاع الاقتصادية واحتمالية تأثيرها على الخدمات الحكومي

* النفقات

يجب على الجهة الحكومية الالتزام بإجمالي النفقات المعتمدة بالخطة المالية متوسطة المدى عن السنوات (2019-2020-2021) لسنة 2020 مع مراعاة التقيد بالتعليمات التالية:

1. اعادة تقدير تكاليف ونسب إنجاز كافة البرامج " المعتمدة للسنة المالية الجارية بشكل دقيق واعادة ترتيب أولويات الدائرة لتنفيذ تلك البرامج بحدود الإنفاق الاجمالي المعتمد بالخطة المالية.
2. مراعاة الأثر المالي للمبادرات للسنة المالية 2021م وإجمالي الانفاق المعتمد بالخطة المالية.
3. رصد التدفقات النقدية للبرامج التي تم انجازها خلال السنوات السابقة ولم يتم صرف المبالغ المستحقة وادخالها على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي، مع التأكيد على ضرورة إثبات استحقاق تلك المبالغ خلال عام 2019 م على نظام موارد الالكتروني، وعليه يجب إدراج أية مخصصات مالية ضمن مشروع موازنة الدائرة الحكومية لأي عقود أو أوامر شراء تم إصدارها خلال عام 2019م ومتوقع استلامها أو تنفيذها خلال اعوام لاحقة.
4. عدم القيام بأي إجراء يترتب عليه عبء مالي اضافي الا بعد الحصول على الموافقة المسبقة من دائرة المالية.

و يجوز للجهة الحكومية تخفيض المخصصات المالية للنفقات التشغيلية والرواتب المعتمد بالخطة المالية ( 2019-2020-2021 ) واستخدام تلك المخصصات في تنفيذ مبادراتها.

رابعا: اعداد وتقدیم بیانات مشروع الموازنة

تكون لجنة اعداد مشروع الموازنة المشكلة بقرار من المدير العام بكل جهة حكومية هي المسؤولة عن إعداد مشروع الموازنة في ضوء الخطة المالية المعتمدة وعرضها على رئيس الجهة الحكومية المعنية بعد موافقة مديرها العام، بحيث يبدأ عمل اللجنة في استيفاء البيانات والنماذج المطلوبة فور تشكيلها وعلى جميع الجهات الحكومية تقديم مشاريع موازناتها الى دائرة المالية مستوفاة كافة البيانات وأسس التقدير الواردة بهذا التعميم مع مراعاة التقيد بإدخال بيانات مشروع موازنتها على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي وفقا لما يلي:

* البيانات التنظيمية:

1. نسخة عن قرار تشكيل لجنة اعداد مشروع الموازنة في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 5 مايو 2019 م.
2. نسخة عن الخطة الاستراتيجية المعتمدة أو تحت الاعتماد في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 5 مايو 2019 م .
3. نسخة عن الهيكل التنظيمي والوظيفي للجهة الحكومية في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 5 مايو 2019 م .

* موازنة المبادرات

1. تلتزم الجهة الحكومية بتقديم دراسة حالة وفق النموذج المرفق لكافة المبادرات المعتمدة للجهة الحكومية، أما المبادرات ذات العائد الاستثماري فيجب تقديم دراسة جدوى اقتصادية لها وذلك في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 5 مايو 2019 م، مع مراعاة التالي:

   أ- التنسيق والرد على متطلبات حكومة عجمان الرقمية فيما يتعلق بالمبادرات التقنية، وعلى حكومة عجمان الرقمية التنسيق مع الجهة الحكومية المعنية ومتابعتها بشأن المبادرات التي تخصها ، وإدخال توصياتها النهائية في نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 2 يونيو 2019 م.

   ب- التنسيق والرد على متطلبات الأمانة العامة للمجلس التنفيذي فيما يتعلق بموائمة وربط المبادرات والأهداف الاستراتيجية للدائرة بالخطة الاستراتيجية للحكومة، وعلى الأمانة العامة للمجلس التنفيذي التنسيق مع الجهة الحكومية المعنية ومتابعتها بشأنها وإدخال توصياتها النهائية في نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 9 يونيو 2019 م.

2. تلتزم الجهة الحكومية بإدخال وتوزيع بيانات موازنة المبادرات على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي فى موعد غايته أقصاه يوم الأحد الموافق 16 يونيو 2019م.

* موازنة العمليات التشغيلية

توزیع تکالیف العمليات التشغيلية وفق الخطة المالية المعتمدة (2021,2020,2019) مع ارفاق نسخ عن كافة العقود وذلك في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 19 مايو 2019م مع ادراج كافة البيانات التوضيحية ومبررات أي تغيير بنظام التخطيط والتحليل المالي الذكي.

* موازنة الموارد البشرية

ادخال بيانات موازنة الموارد البشرية في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 16 يونيو 2019م مع مراعاة الأثر المالي لأي تعديلات قيد الاعتماد بالتنسيق والرد على متطلبات الموارد البشرية المركزية، وعلى الموارد البشرية المركزية التنسيق مع الجهة الحكومية المعنية ومتابعتها بشأنها ودراسة متطلباتها وادخال توصياتها النهائية في نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 14 يوليو 2019م.

* موازنة الايرادات

ادخال بيانات البرنامج الرئيسي الخاص بالموارد المالية الحكومية (برنامج الإيرادات)، وذلك في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 14 يوليو 2019م .

* الموازنة النقدية

ادخال وتوزيع تقديرات الموازنة النقدية في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 29 سبتمبر 2019م .

خامسا: اجراءات عرض واعتماد مشروع الموازنة

1. تقوم دائرة المالية بعرض مشروع الموازنة العامة للحكومة للسنة المالية 2020 علينا في موعد غايته أقصاه يوم الاحد الموافق 8 سبتمبر 2019م.
2. بعد موافقتنا على مشروع الموازنة العامة للحكومة للسنة المالية 2020 يتم عرض مشروع الموازنة مع التقارير المصاحبة له (إن وجدت) على رئيس المجلس التنفيذي ليقرر ما يراه مناسباً في شأنها.
3. بعد اعتماد رئيس المجلس التنفيذي لمشروع الموازنة يتم عرضه على صاحب السمو حاكم إمارة عجمان لاعتماده بمرسوم يصدره سموه.

سادسا: أحكام عامة

1. في حال عدم قيام أي جهة حكومية بتقديم بیانات مشروع موازناتها ضمن المواعيد المحددة بهذا التعميم، تتولى دائرة المالية إعداد مشروع موازنة الجهة الحكومية المعنية وفق الخطة المالية المعتمدة والتعديلات التي تمت خلال عام 2019، ولا يجوز للجهة الحكومية المعنية الاعتراض على الموازنة التي تعدها دائرة المالية.
2. في حال تأخر اعتماد مشروع الموازنة قبل بدء السنة المالية 2020 تصدر دائرة المالية تعميماً للدوائر الحكومية المعنية بالتعليمات واجبة الإتباع في هذا الشأن والتي تنظم الصرف لمدة مؤقتة، وتحديد الأولوية في الصرف شهرياً، استناداً للأحكام الواردة في النظام المالي الموحد.
3. تختص دائرة المالية بتفسير بنود هذا التعميم وتوضيح أي لبس أو غموض فيه والرد على أي استفسارات ترد من أي جهة حكومية بشأن إعداد مشروع موازنتها، وتقديم كافة الايضاحات اللازمة لتحقيق التطبيق السليم والكامل لهذا التعميم.
4. تتولى دائرة المالية نشر هذا التعميم إلى كافة الجهات المعنية لتنفيذ ما ورد به من أحكام ويعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره.

أحمد بن حميد النعيمي

ممثل الحاكم للشؤون الإدارية

والمالية

صدر بتاريخ: 21 / 04 /2019 م

المرفقات:

• الجدول الزمنى بشأن اجراءات اعداد مشروع الموازنة السنوية لحكومة عجمان للسنة المالية 2020

Financial Circular No. (2) for the year 2019 AD

Regarding the preparation of the draft general budget for the Government of Ajman for the

fiscal year 2020

Within the approved medium-term financial plan for the years

(2019-2020-2021)

Within the framework of achieving Ajman Vision 2021, in implementation of the provisions of the Unified Financial System of the Government of Ajman, and based on the approved medium-term financial plan for the years (2019-2020-2021), and out of our keenness for financial sustainability in the Government of Ajman and to achieve the best results in implementing the government's financial plan, and based on our responsibility to supervise the implementation of the government's financial policies and plans, and to emphasize the active role of all government entities in implementing these policies, which will be based on the implementation of the following axes:

1. Commitment to the principles and dimensions of the strategic vision of the Government of Ajman 2021.
2. Developing revenues and supporting the necessary practical and organizational steps to raise the efficiency of collecting revenues due to government entities.
3. Rationalizing expenditures and maximizing the utilization of available resources.

And out of our keenness for the annual general budget of the Government of Ajman for the year 2020 to be issued on schedule, we direct the following:

First: Scope of the Circular:

This circular applies to all departments, institutions, and administrations affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included in the annual general budget of the Government of Ajman.

Second: General Instructions and Rules:

All government entities to which this circular applies must adhere to the following:

1. Prepare the draft budget for the fiscal year 2020 AD in accordance with the approved medium-term financial plan for the years (2019-2020-2021).
2. Amendments to the financial plan for the years 2020-2021 are limited to necessary developments that have occurred in the approved strategic plans of the departments and after obtaining prior approvals from the competent authority before submitting the draft annual budget for the fiscal year 2020 AD and according to the approved deadlines and forms.
3. In the event that some approved initiatives in the 2019 budget are not completed, the government department must include them as completion initiatives within the draft budget for the fiscal year 2020 AD and re-prioritize programs within the limits of the financial allocations approved for it in the financial plan for the year 2020 AD.
4. Include in their draft budgets the functional classification of expenditures, such that this classification includes the redistribution of all expenditures according to government functions, strategic classification, and according to the strategic objectives that the government seeks to achieve and the economic classification.
5. Align and link the department's initiatives and strategic objectives with the government's strategic plan.
6. Provide the Department of Finance with a statement of any new revenue sources created in the government department and their values.
7. Rationalize expenditures on training courses and rely on training programs provided by central authorities.

Third: Principles and Rules of Preparation

* Revenues

Based on the general framework of the policy for enhancing and developing public revenues, it is necessary when re-estimating revenues for the fiscal year 2020 to observe the implementation of the following:

1. Provide a full breakdown of revenue projections with an explanation of the reasons for the increase or decrease of any revenue item, along with a study on expected exemptions during the year (if any).
2. No government entity may allocate a specific revenue to cover a specific expense, nor may any government entity offset expenditures disbursed against revenues collected by it. Government entities must also conduct a comprehensive review of their activities to develop and expand the application of the cost recovery principle wherever possible.
3. Attach a list of the amounts of revenues due to government entities from previous years, indicating the expected dates for the collection of those amounts.
4. Estimates of government revenues for the draft budget shall be in light of what was achieved during the fiscal year 2019, and these estimates may be reduced or increased if all or one of the following conditions are met:

   a- The introduction, amendment, or cancellation of fees or fines that were in effect in the fiscal year 2019 or will be in effect during the coming year.

   b- The development and introduction of quality services for which proposed government fees are charged.

   c- The change in available government revenues from projects and investments of a commercial nature.

   d- The change in economic conditions and their potential impact on government services.

* Expenditures

The government entity must adhere to the total expenditures approved in the medium-term financial plan for the years (2019-2020-2021) for the year 2020, while observing the following instructions:

1. Re-estimate the costs and completion rates of all programs approved for the current fiscal year accurately and re-prioritize the department's execution of these programs within the limits of the total spending approved in the financial plan.
2. Take into account the financial impact of initiatives for the fiscal year 2021 AD and the total approved spending in the financial plan.
3. Monitor the cash flows for programs completed in previous years for which due amounts have not been disbursed and enter them into the Smart Financial Planning and Analysis system, with emphasis on the necessity of proving the entitlement of these amounts during the year 2019 AD on the Mawared electronic system. Accordingly, any financial allocations must be included in the government department's draft budget for any contracts or purchase orders issued during 2019 AD and expected to be received or executed in subsequent years.
4. Do not take any action that results in an additional financial burden without obtaining prior approval from the Department of Finance.

The government entity may reduce the financial allocations for operating expenses and salaries approved in the financial plan (2019-2020-2021) and use those allocations to implement its initiatives.

Fourth: Preparation and Submission of Draft Budget Data

The committee for preparing the draft budget, formed by a decision of the Director General in each government entity, shall be responsible for preparing the draft budget in light of the approved financial plan and presenting it to the head of the concerned government entity after the approval of its Director General. The committee's work shall begin by completing the required data and forms immediately after its formation. All government entities must submit their draft budgets to the Department of Finance, complete with all data and estimation bases mentioned in this circular, while ensuring the entry of their draft budget data into the Smart Financial Planning and Analysis system as follows:

* Organizational Data:

1. A copy of the decision to form the draft budget preparation committee, no later than Sunday, May 5, 2019.
2. A copy of the approved or under-approval strategic plan, no later than Sunday, May 5, 2019.
3. A copy of the organizational and functional structure of the government entity, no later than Sunday, May 5, 2019.

* Initiatives Budget

1. The government entity shall submit a case study according to the attached form for all approved initiatives of the government entity. For initiatives with an investment return, an economic feasibility study must be submitted by Sunday, May 5, 2019, taking into account the following:

   a- Coordinate with and respond to the requirements of Ajman Digital Government regarding technical initiatives. Ajman Digital Government must coordinate with and follow up on the concerned government entity regarding its initiatives, and enter its final recommendations into the Smart Financial Planning and Analysis system no later than Sunday, June 2, 2019.

   b- Coordinate with and respond to the requirements of the General Secretariat of the Executive Council regarding the alignment and linkage of the department's initiatives and strategic objectives with the government's strategic plan. The General Secretariat of the Executive Council must coordinate with and follow up on the concerned government entity in this regard and enter its final recommendations into the Smart Financial Planning and Analysis system no later than Sunday, June 9, 2019.

2. The government entity shall enter and distribute the initiatives budget data on the Smart Financial Planning and Analysis system no later than Sunday, June 16, 2019.

* Operating Budget

Distribute the costs of operating processes according to the approved financial plan (2019, 2020, 2021) and attach copies of all contracts, no later than Sunday, May 19, 2019, including all explanatory data and justifications for any changes in the Smart Financial Planning and Analysis system.

* Human Resources Budget

Enter the human resources budget data no later than Sunday, June 16, 2019, taking into account the financial impact of any pending amendments in coordination with and response to the requirements of Central Human Resources. Central Human Resources must coordinate with and follow up on the concerned government entity in this regard, study its requirements, and enter its final recommendations into the Smart Financial Planning and Analysis system no later than Sunday, July 14, 2019.

* Revenues Budget

Enter the data for the main program related to government financial resources (Revenues Program), no later than Sunday, July 14, 2019.

* Cash Budget

Enter and distribute the cash budget estimates no later than Sunday, September 29, 2019.

Fifth: Procedures for Presenting and Approving the Draft Budget

1. The Department of Finance shall present the draft general budget of the government for the fiscal year 2020 to us no later than Sunday, September 8, 2019.
2. After our approval of the draft general budget of the government for the fiscal year 2020, the draft budget with its accompanying reports (if any) shall be presented to the Chairman of the Executive Council to decide what he deems appropriate in its regard.
3. After the approval of the Chairman of the Executive Council on the draft budget, it shall be presented to His Highness the Ruler of the Emirate of Ajman for his approval by a decree issued by His Highness.

Sixth: General Provisions

1. In the event that any government entity fails to submit its draft budget data within the deadlines specified in this circular, the Department of Finance shall undertake the preparation of the draft budget for the concerned government entity according to the approved financial plan and the amendments made during 2019, and the concerned government entity may not object to the budget prepared by the Department of Finance.
2. In the event that the approval of the draft budget is delayed before the beginning of the fiscal year 2020, the Department of Finance shall issue a circular to the concerned government departments with the instructions to be followed in this regard, which regulate spending for a temporary period, and determine the priority in monthly spending, based on the provisions contained in the Unified Financial System.
3. The Department of Finance is responsible for interpreting the provisions of this circular, clarifying any ambiguity or vagueness in it, and responding to any inquiries received from any government entity regarding the preparation of its draft budget, and providing all necessary clarifications to achieve the correct and full application of this circular.
4. The Department of Finance shall circulate this circular to all concerned parties to implement its provisions, and it shall be effective from the date of its issuance.

Ahmed bin Humaid Al Nuaimi

Ruler's Representative for Administrative

and Financial Affairs

Issued on: 21 / 04 / 2019 AD

Attachments:

• Timetable for the procedures of preparing the annual draft budget for the Government of Ajman for the fiscal year 2020