في إطار سعينا لتحقيق رؤية عجمان 2021 ، وتنفيذاً لأحكام النظام المالي الموحد لحكومة عجمان ، وإستناداً للخطة المالية متوسطة المدى المعتمدة عن السنوات (2019-2021-2020) ، وحرصا منا على الاستدامة المالية بحكومة عجمان وتحقيق أفضل النتائج في تنفيذ الخطة المالية للحكومة ، وفي ظل الظروف الراهنة التي يشهدها العالم بسبب إنتشار فيروس كرونا المستجد (كوفيد19) وما خلفه من أثار سلبية على الموارد المالية للحكومة ، وانطلاقا من مسئوليتنا في الاشراف على تنفيذ السياسات والخطط المالية للحكومة، وتأكيدا على الدور الفاعل لكافة الجهات الحكومية في تنفيذ تلك السياسات التي سوف تستند على تنفيذ المحاور التالية:

1. الالتزام بمبادئ وأبعاد رؤية عجمان 2021.
2. تنمية الايرادات ودعم الخطوات العملية والتنظيمية اللازمة لرفع كفاءة تحصيل الايرادات المستحقة للجهات الحكومية.
3. ترشيد النفقات وتعظيم أوجه الاستفادة من الموارد المتاحة.

وحرصا منا على صدور الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان للعام 2021 في الموعد المحدد، فإننا نوجه بالآتي:

أولاً: نطاق التعميم:

يسرى هذا التعميم على جميع الدوائر والمؤسسات والإدارات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان، كما يسرى أيضاً على الجهات الحكومية التي لها شخصية اعتبارية وتتمتع بالاستقلال المالي والإداري ولها موازنة مستقلة وفقاً للتشريع المحلي الصادر بإنشائها أو بإعادة تنظيمها وذلك للمدى الذي لا تتعارض فيه أحكام هذا التعميم مع أحكام أنظمتها المالية في حال وجودها.

ثانياً: التعليمات والقواعد العامة:

على كافة الجهات الحكومية التي يسري في شأنها هذا التعميم التقيد بما يلي:

1. اعداد مشروع موازنة السنة المالية 2021م وفق الخطة المالية متوسطة المدى المعتمدة للسنوات (2019-2020-2021).
2. تقتصر التعديلات على الخطة المالية لعام 2021 وفقاً للمستجدات الطارئة والضرورية التي طرأت على الخطط الاستراتيجية المعتمدة للدوائر بسبب أزمة كرونا أو لأي سبب آخر وبعد أخذ الموافقات المسبقة قبل تقديم مشروع الموازنة السنوية للسنة المالية 2021م ووفق المواعيد والنماذج المعتمدة
3. في حال عدم اكتمال انجاز بعض المبادرات المعتمدة بموازنة سنة 2020 م ورأت الدائرة الحكومية استكمال تلك المبادرات فحينئذ يجب على الدائرة الحكومية ادراجها كمبادرات استكمال ضمن مشروع موازنة السنة المالية 2021 م واعادة ترتيب أولويات البرامج في حدود المخصصات المالية المعتمدة لها بالخطة المالية لسنة 2021 م.
4. تضمین مشاریع موازناتها التصنيف الوظيفي للنفقات بحيث يتضمن هذا التصنيف إعادة توزيع لكافة النفقات وفقاً لوظائف الحكومة والتصنيف الاستراتيجي وفقاً للأهداف الاستراتيجية التي تسعى الحكومة لتحقيقها والتصنيف الاقتصادي.
5. موائمة وربط المبادرات والأهداف الاستراتيجية للدائرة بالخطة الاستراتيجية للحكومة.
6. تزويد دائرة المالية ببيان أي مصادر إيرادات جديدة تم استحداثها بالدائرة الحكومية وقيمها.
7. العمل على ترشيد النفقات التشغيلية بشكل عام، ويجب على الجهة الحكومية ترشيد كافة النفقات التشغيلية بمشروع موازنتها عن المخصصات المعتمدة بموازنة 2020 م.

ثالثا: أسس وقواعد الاعداد

الايرادات

بناء على الإطار العام للسياسة الخاصة بتعزيز وتنمية الايرادات العامة فانه من الضروري عند اعادة تقدير الايرادات للسنة المالية 2020 مراعاة تنفيذ ما يلي:

1. تقديم تفصيل كامل لتوقعات الإيرادات في ظل الظروف الراهنة (فيروس كرونا المستجد) واحتمالية استمراريتها أو التخفيف من حدتها مع شرح أسباب ارتفاع او انخفاض أي بند من بنود الإيرادات مع تقديم دراسة بشأن (الإعفاءات المتوقعة خلال العام إن وجدت).
2. لا يجوز لأي جهة حكومية تخصيص إيراد معين لتغطية مصروف بعينه كما لا يجوز لأي جهة حكومية إجراء مقاصة بين النفقات المصروفة والإيرادات المحصلة من قبلها. كما يتعين على الجهات الحكومية القيام بمراجعة شاملة لأنشطتها من أجل تطوير وتوسيع تطبيق قاعدة استرداد الكلفة كلما كان ذلك ممكنا.
3. تكون تقديرات الإيرادات الحكومية لمشروع الموازنة في ضوء ما تحقق خلال السنة المالية 2020، ويجوز تخفيض أو زيادة تلك التقديرات في حال تحقق كل أو أحد الشروط التالية:
   أ- استحداث أو تعديل أو إلغاء رسوم أو غرامات تم العمل بها في السنة المالية 2020 أو سيتم العمل بها خلال السنة القادمة.
   ب- تطوير واستحداث خدمات نوعية يقابلها رسوم حكومية مقترحة.
   ت- التغير في الإيرادات الحكومية المتاحة من المشاريع والاستثمارات ذات الطبيعة التجارية.
   ث- استمرارية الظروف الراهنة الحالية والتغير في الاوضاع الاقتصادية واحتمالية تأثيرها على الخدمات الحكومية.

النفقات

• يجب الالتزام بعدم تجاوز إجمالي النفقات لسنة 2021 والمعتمدة بالخطة المالية متوسطة المدى عن السنوات (2019-2020-2021) ويجوز لدائرة المالية في حال استمرار الأثار السلبية لفيروس كورونا المستجد على الموارد المالية للحكومة تخفيض بعض النفقات المعتمدة بالخطة المالية وتعديلاتها لسنة 2021م، مع مراعاة التقيد بالتعليمات التالية:

1. اعادة تقدير تكاليف ونسب إنجاز المبادرات الغير مستكملة والمعتمدة للسنة المالية 2020 بشكل دقيق أو التي تم ارجاء تنفيذها بسبب أزمة فيروس كورونا المستجد والمراد تنفيذها خلال عام 2021م، واعادة ترتيب أولويات الدائرة لتنفيذ تلك المبادرات بما لا يتجاوز الإنفاق الاجمالي المعتمد بالخطة المالية.
2. تلتزم الجهات الحكومية برصد التدفقات النقدية للبرامج التي تم انجازها خلال السنوات السابقة ولم يتم صرف المبالغ المستحقة وادخالها على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي، مع التأكيد على ضرورة إثبات استحقاق تلك المبالغ خلال عام 2020م على نظام موارد الالكتروني، وعليه يجب إدراج أية مخصصات مالية ضمن مشروع موازنة الدائرة الحكومية لأي عقود أو أوامر شراء تم إصدارها خلال عام 2020م ومتوقع استلامها أو تنفيذها خلال اعوام لاحقة.
3. تلتزم الجهات الحكومية بعدم القيام بأي إجراء يترتب عليه عبء مالي اضافي الا بعد الحصول على الموافقة المسبقة من دائرة المالية.

رابعا: اعداد وتقديم بيانات مشروع الموازنة

تكون لجنة اعداد مشروع الموازنة المشكلة بقرار من المدير العام بكل جهة حكومية هي المسؤولة عن إعداد مشروع الموازنة في ضوء الخطة المالية المعتمدة وعرضها على رئيس الجهة الحكومية المعنية بعد موافقة مديرها العام، بحيث يبدأ عمل اللجنة في استيفاء البيانات والنماذج المطلوبة فور تشكيلها وعلى جميع الجهات الحكومية تقديم مشاریع موازناتها الى دائرة المالية مستوفاة كافة البيانات وأسس التقدير الواردة بهذا التعميم مع مراعاة التقيد بإدخال بيانات مشروع موازنتها على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي وفقا لما يلي:

البيانات التنظيمية:

1. نسخة عن قرار تشكيل لجنة اعداد مشروع الموازنة في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 7 يونيو 2020 م.
2. نسخة عن الخطة الاستراتيجية المعتمدة أو تحت الاعتماد في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 7 يونيو 2020 م.
3. نسخة عن الهيكل التنظيمي والوظيفي للجهة الحكومية في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 7 يونيو 2020 م.

موازنة المبادرات

1. تقديم دراسة حالة وفق النموذج " المرفق " لكافة المبادرات المطلوبة من قبل الجهة الحكومية بما فيها المبادرات المعتمدة بالخطة المالية ومبادرات الاستكمال، أما المبادرات ذات العائد الاستثماري فيجب تقديم دراسة جدوى اقتصادية لها وذلك في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 5 يوليو 2020م مع مراعاة التالي:
   أ- التنسيق والرد على متطلبات دائرة عجمان الرقمية فيما يتعلق بالمبادرات التقنية وعلى دائرة عجمان الرقمية التنسيق مع الجهة الحكومية المعنية بشأنها ورفع توصياتها لدائرة المالية بخصوصها في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 9 أغسطس 2020م لدراستها وإعمال إجراءاتها بشأنها
   ب- موائمة وربط المبادرات والأهداف الاستراتيجية للدائرة بالخطة الاستراتيجية للحكومة بالتنسيق مع الأمانة العامة للمجلس التنفيذي وتزويد دائرة المالية بها في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 28 يونيو 2020 م.
2. ادخال وتوزيع بيانات موازنة المبادرات على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي في موعد غايته 26 يوليو 2020 م.

العمليات التشغيلية

• توزیع تکاليف العمليات التشغيلية وفق الخطة المالية المعتمدة (2021,2020,2019) مع ارفاق نسخ عن كافة العقود وذلك في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 5 يوليو 2020م مع ادراج كافة البيانات التوضيحية ومبررات أي تغيير بنظام التخطيط والتحليل المالي الذكي.
• اعادة توزيع المخصصات المالية المعتمدة بالخطة وفق العمليات التشغيلية الجديدة والتي تم اضافتها خلال عام 2020م لأغراض تنظيمية، مع مراعاة عدم النقل من تلك العمليات التشغيلية خلال تنفيذ الموازنة للجهة الحكومية.

موازنة الموارد البشرية

ادخال بيانات موازنة الموارد البشرية وذلك في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 5 يوليو 2020م مع مراعاة الأثر المالي لأي تعديلات قيد الاعتماد بالتنسيق والرد على متطلبات دائرة الموارد البشرية، ويجب على دائرة الموارد البشرية دراسة متطلبات الدوائر الحكومية ورفع توصياتها على نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 9 أغسطس 2020 م .

موازنة الايرادات

ادخال بيانات البرنامج الخاص بالموارد المالية الحكومية (برنامج الايرادات، وذلك في موعد أقصاه يوم الأحد الموافق 26 يوليو 2020 م

الموازنة النقدية

ادخال وتوزيع تقديرات الموازنة النقدية في موعد أقصاه يوم الاحد الموافق 13 ديسمبر 2020 م .

سادسا : اجراءات عرض واعتماد مشروع الموازنة

1. تقوم دائرة المالية بعرض مشروع الموازنة العامة للحكومة للسنة المالية 2021 علينا في موعد غايته يوم الاحد الموافق 18 أكتوبر 2020.
2. بعد موافقتنا على مشروع الموازنة العامة للحكومة للسنة المالية 2021 يتم عرض مشروع الموازنة مع التقارير المصاحبة له (إن وجدت) على رئيس المجلس التنفيذي ليقرر ما يراه مناسباً في شأنهما.
3. بعد إقرار رئيس المجلس التنفيذي لمشروع الموازنة يتم عرضه قبل نهاية شهر نوفمبر 2020 م على صاحب السمو حاكم إمارة عجمان لاعتماده بمرسوم يصدره سموه.

سادسا: أحكام عامة

1. في حال عدم قيام أي جهة حكومية بتقديم بيانات مشروع موازناتها ضمن المواعيد المحددة بهذا التعميم، تتولى دائرة المالية إعداد مشروع موازنة الجهة الحكومية المعنية، ولا يجوز للجهة الحكومية المعنية الاعتراض على الموازنة التي تعدها دائرة المالية.
2. في حال عدم صدور مرسوم الموازنة قبل بدء السنة المالية 2021 تصدر دائرة المالية تعميماً للدوائر الحكومية المعنية بالتعليمات واجبة الإتباع في هذا الشأن والتي تنظم الصرف لمدة مؤقتة، وتحديد الأولوية في الصرف شهرياً، استناداً للأحكام الواردة في النظام المالي الموحد.
3. تختص دائرة المالية بتفسير بنود هذا التعميم وتوضيح أي لبس أو غموض فيه والرد على أي استفسارات ترد من أي جهة حكومية بشأن إعداد مشروع موازنتها، وتقديم كافة الايضاحات اللازمة لتحقيق التطبيق السليم والكامل لهذا التعميم.
4. تتولى دائرة المالية إبلاغ هذا التعميم إلى كافة الجهات المعنية لتنفيذ ما ورد به من أحكام ويعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره.

صدر بتاريخ: 06 / 05 /2020 م

المرفقات:

مرفق الجدول الزمنى بشأن اجراءات اعداد مشروع الموازنة السنوية لحكومة عجمان للسنة المالية 2020

نموذج دراسة حالة للمبادرات

As part of our endeavor to achieve Ajman Vision 2021, and in implementation of the provisions of the unified financial system of the Government of Ajman, and based on the approved medium-term financial plan for the years (2019-2020-2021), and out of our keenness for financial sustainability in the Government of Ajman and to achieve the best results in implementing the government's financial plan, and in light of the current circumstances the world is witnessing due to the spread of the novel Coronavirus (COVID-19) and the negative effects it has left on the government's financial resources, and based on our responsibility to supervise the implementation of the government's financial policies and plans, and to emphasize the effective role of all government entities in implementing these policies, which will be based on the implementation of the following pillars:

1. Commitment to the principles and dimensions of Ajman Vision 2021.
2. Developing revenues and supporting the practical and organizational steps necessary to raise the efficiency of collecting revenues due to government entities.
3. Rationalizing expenditures and maximizing the utilization of available resources.

And in our keenness for the annual general budget of the Government of Ajman for the year 2021 to be issued on schedule, we direct the following:

First: Scope of the Circular:

This circular applies to all departments, institutions, and administrations affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included in the annual general budget of the Government of Ajman. It also applies to government entities that have a legal personality and enjoy financial and administrative independence and have an independent budget in accordance with the local legislation issued for their establishment or reorganization, to the extent that the provisions of this circular do not conflict with the provisions of their financial systems, if any.

Second: General Instructions and Rules:

All government entities to which this circular applies must adhere to the following:

1. Prepare the draft budget for the fiscal year 2021 AD in accordance with the approved medium-term financial plan for the years (2019-2020-2021).
2. Amendments to the financial plan for 2021 are limited to urgent and necessary developments that have occurred in the approved strategic plans of the departments due to the Corona crisis or for any other reason, and after obtaining prior approvals before submitting the draft annual budget for the fiscal year 2021 AD, and in accordance with the approved dates and forms.
3. In the event that some initiatives approved in the 2020 budget are not completed and the government department decides to complete these initiatives, the government department must then include them as completion initiatives within the draft budget for the fiscal year 2021 AD and re-prioritize programs within the limits of the financial allocations approved for it in the financial plan for the year 2021 AD.
4. Include in their draft budgets the functional classification of expenditures, such that this classification includes the redistribution of all expenditures according to government functions, strategic classification according to the strategic objectives that the government seeks to achieve, and economic classification.
5. Align and link the department's initiatives and strategic objectives with the government's strategic plan.
6. Provide the Department of Finance with a statement of any new revenue sources that have been created in the government department and their values.
7. Work on rationalizing operating expenditures in general, and the government entity must rationalize all operating expenditures in its draft budget from the allocations approved in the 2020 budget.

Third: Basis and Rules for Preparation

Revenues

Based on the general framework of the policy for enhancing and developing public revenues, it is necessary when re-estimating revenues for the fiscal year 2020 to take into account the implementation of the following:

1. Provide a full detail of revenue forecasts in light of the current circumstances (novel Coronavirus) and the possibility of their continuation or mitigation, with an explanation of the reasons for the increase or decrease of any revenue item, along with a study on (expected exemptions during the year, if any).
2. No government entity may allocate a specific revenue to cover a specific expense, nor may any government entity offset expenditures disbursed against revenues collected by it. Government entities must also conduct a comprehensive review of their activities in order to develop and expand the application of the cost recovery principle whenever possible.
3. Government revenue estimates for the draft budget shall be in light of what was achieved during the fiscal year 2020, and these estimates may be reduced or increased if all or one of the following conditions are met:
   a- The creation, amendment, or cancellation of fees or fines that were in effect in the fiscal year 2020 or will be in effect during the coming year.
   b- The development and creation of quality services for which proposed government fees will be charged.
   c- The change in available government revenues from projects and investments of a commercial nature.
   d- The continuation of the current circumstances and the change in economic conditions and their potential impact on government services.

Expenditures

• Total expenditures for the year 2021, as approved in the medium-term financial plan for the years (2019-2020-2021), must not be exceeded. The Department of Finance may, in the event of the continued negative effects of the novel Coronavirus on the government's financial resources, reduce some of the expenditures approved in the financial plan and its amendments for the year 2021 AD, while observing adherence to the following instructions:

1. Re-estimate accurately the costs and completion rates of the uncompleted initiatives approved for the fiscal year 2020 or those whose implementation was postponed due to the novel Coronavirus crisis and are intended to be implemented during 2021 AD, and re-prioritize the department's priorities to implement these initiatives so as not to exceed the total spending approved in the financial plan.
2. Government entities are obligated to monitor the cash flows for programs that were completed in previous years and for which due amounts have not been disbursed, and to enter them into the smart financial planning and analysis system, with emphasis on the necessity of proving the entitlement of these amounts during the year 2020 AD on the Mawared e-system. Accordingly, any financial allocations must be included in the government department's draft budget for any contracts or purchase orders issued during the year 2020 AD and are expected to be received or executed in subsequent years.
3. Government entities are obligated not to take any action that results in an additional financial burden except after obtaining prior approval from the Department of Finance.

Fourth: Preparation and Submission of Draft Budget Data

The draft budget preparation committee, formed by a decision of the Director-General in each government entity, is responsible for preparing the draft budget in light of the approved financial plan and presenting it to the head of the concerned government entity after the approval of its Director-General. The committee's work shall begin by completing the required data and forms immediately upon its formation. All government entities must submit their draft budgets to the Department of Finance, complete with all data and estimation bases mentioned in this circular, while adhering to entering their draft budget data into the smart financial planning and analysis system as follows:

Organizational Data:

1. A copy of the decision to form the draft budget preparation committee no later than Sunday, June 7, 2020.
2. A copy of the approved or under-approval strategic plan no later than Sunday, June 7, 2020.
3. A copy of the organizational and functional structure of the government entity no later than Sunday, June 7, 2020.

Initiatives Budget

1. Submit a case study according to the "attached" form for all initiatives required by the government entity, including initiatives approved in the financial plan and completion initiatives. As for initiatives with an investment return, an economic feasibility study must be submitted for them no later than Sunday, July 5, 2020, taking into account the following:
   a- Coordinate with and respond to the requirements of the Ajman Digital Department regarding technical initiatives. The Ajman Digital Department must coordinate with the concerned government entity regarding them and submit its recommendations to the Department of Finance in this regard no later than Sunday, August 9, 2020, for study and to take its procedures thereon.
   b- Align and link the department's initiatives and strategic objectives with the government's strategic plan in coordination with the General Secretariat of the Executive Council and provide the Department of Finance with them no later than Sunday, June 28, 2020.
2. Enter and distribute the initiatives budget data on the smart financial planning and analysis system no later than July 26, 2020.

Operating Processes

• Distribute the costs of operating processes according to the approved financial plan (2019, 2020, 2021), attaching copies of all contracts, no later than Sunday, July 5, 2020, including all explanatory data and justifications for any change in the smart financial planning and analysis system.
• Redistribute the financial allocations approved in the plan according to the new operating processes that were added during 2020 for organizational purposes, taking care not to transfer from these operating processes during the implementation of the budget for the government entity.

Human Resources Budget

Enter the human resources budget data no later than Sunday, July 5, 2020, taking into account the financial impact of any amendments under approval in coordination with and response to the requirements of the Human Resources Department. The Human Resources Department must study the requirements of government departments and submit its recommendations on the smart financial planning and analysis system no later than Sunday, August 9, 2020.

Revenues Budget

Enter the data for the government financial resources program (revenues program), no later than Sunday, July 26, 2020.

Cash Budget

Enter and distribute the cash budget estimates no later than Sunday, December 13, 2020.

Sixth: Procedures for Presenting and Approving the Draft Budget

1. The Department of Finance shall present the draft general budget of the government for the fiscal year 2021 to us no later than Sunday, October 18, 2020.
2. After our approval of the draft general budget of the government for the fiscal year 2021, the draft budget with its accompanying reports (if any) shall be presented to the Chairman of the Executive Council to decide what he deems appropriate regarding them.
3. After the Chairman of the Executive Council approves the draft budget, it shall be presented before the end of November 2020 to His Highness the Ruler of the Emirate of Ajman for his approval by a decree issued by His Highness.

Sixth: General Provisions

1. In the event that any government entity fails to submit its draft budget data within the deadlines specified in this circular, the Department of Finance will prepare the draft budget for the concerned government entity, and the concerned government entity may not object to the budget prepared by the Department of Finance.
2. In the event that the budget decree is not issued before the beginning of the fiscal year 2021, the Department of Finance shall issue a circular to the concerned government departments with the instructions to be followed in this regard, which regulate spending for a temporary period and determine the priority in monthly spending, based on the provisions contained in the unified financial system.
3. The Department of Finance is responsible for interpreting the provisions of this circular, clarifying any ambiguity or vagueness in it, responding to any inquiries received from any government entity regarding the preparation of its draft budget, and providing all necessary clarifications to achieve the proper and complete application of this circular.
4. The Department of Finance shall communicate this circular to all concerned entities for the implementation of its provisions, and it shall be effective from the date of its issuance.

Issued on: 06 / 05 / 2020 AD

Attachments:

Attached is the timeline for the procedures for preparing the draft annual budget of the Government of Ajman for the fiscal year 2020

Case Study Form for Initiatives