استناداً لأحكام المادة (34) من المرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 بإصدار القانون المالي لحكومة عجمان ولأحكام الفصل الرابع من اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان الصادرة بالقرار الأميري رقم ( 12) لسنة 2011 ولمقتضيات إعداد مشروعات الحسابات الختامية الفرعية للسنة المالية 2020 م، وحرصاً منا على إعداد وصدور الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020 دون تأخير فإننا نوجه بالآتي:

تسري أحكام هذا التعميم على جميع الدوائر والإدارات والجهات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان وكذلك الجهات ذات الموازنات المستقلة والشركات المملوكة بالكامل لحكومة عجمان.

يهدف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان إلى ما يلي:

1. إظهار المركز المالي الحقيقي لحكومة عجمان مبيناً ما لها من حقوق لدى الغير، وما عليها من التزامات تجاه الغير، في نهاية السنة المالية العائدة إليها الموازنة العامة للحكومة.
2. قياس الاستخدام الأمثل لاعتمادات الموازنة العامة للحكومة، والتحصيل الكفء لإيراداتها المعتمدة، وذلك بمقارنة كل من:
   • الإيرادات الفعلية خلال السنة المالية المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان النقص او الزيادة.
   • المصروفات الفعلية خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوز في الإنفاق أو الاعتمادات غير المستخدمة.
   • المشاريع المنفذة خلال العام بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوز في الانفاق أو الاعتمادات غير المستخدمة.
   • الإضافات الرأسمالية المنفذة خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوز في الإنفاق أو الاعتمادات غير المستخدمة.
3. الإيرادات الفعلية خلال السنة المنتهية بالنفقات الفعلية خلال نفس السنة لبيان نتيجة تنفيذ الموازنة العامة للحكومة للسنة المالية المعنية سواء كان فائضاً أو عجزاً.
4. بيان بالتغيرات التي طرأت على الموازنة العامة للحكومة بعد صدورها وخلال تنفيذها من الاعتمادات الإضافية والمناقلات للوقوف على مبررات وأسباب ذلك.
5. يبين الحساب الختامي للسلطات العليا أداء الدوائر الحكومية، ومقدرتها على تنفيذ البرامج والمبادرات المدرجة في موازناتها، للتأكد من انجاز الأعمال والمهام المناطة بها، وما تحقق من أهداف ونتائج مرجوة، والتعرف على التغيرات التي عرقلت مسيرة التنفيذ.
6. التعرف على الأموال العامة المجمدة في المواد والاصناف الراكدة في المخازن الحكومية لما يوفره الحساب الختامي العام من ايضاحات ومعلومات عن قيمتها، مما يتيح الفرصة لأصحاب القرار في اتخاذ ما يلزم بشأنها.

على جميع الدوائر الحكومية ضرورة التقيد بالتنفيذ الدقيق لهذه التعليمات والانتهاء من جميع الأعمال التمهيدية لإعداد البيانات الختامية الفرعية في موعد أقصاه 17/1/2021 وفقاً لما هو وارد أدناه:

1. فيما يخص طلبات الشراء يتم التقيد بما يلي:
   • - يكون آخر موعد لإصدار طلب شراء نهاية عمل يوم 29/11/2020.
   • - يكون آخر موعد لاعتماد أو إلغاء أي طلبات شراء معلقة على نظام موارد الالكتروني من قبل الدائرة نهاية عمل يوم 8/12/2020.
2. فيما يخص التعديلات على الموازنة المعتمدة للسنة المالية تتبع الإجراءات المذكورة أدناه ما لم يقرر خلاف ذلك:
   • - آخر موعد لتقديم طلب اعتماد إضافي هو نهاية عمل يوم 24/11/2020.
   • - آخر موعد لتقديم مناقلة لا تدخل ضمن صلاحيات الدائرة الحكومية هو نهاية عمل يوم 10/12/2020.
   • - آخر موعد لإجراء تعديل على الموازنة وفق صلاحيات الدائرة الحكومية هو نهاية عمل يوم 07/1/2021.
3. آخر موعد لإصدار أمر شراء نهاية عمل يوم 16/12/2020 مع إلغاء أي أوامر شراء على نظام موارد الالكتروني لم تستكمل اجراءات اعتمادها وكذلك إلغاء أي طلبات شراء لم تحول إلى أوامر شراء في موعد أقصاه نهاية عمل يوم 17/12/2020 مع ضرورة عدم إصدار أية أوامر شراء خلال عام 2020 من المتوقع استلام موادها وتنفيذ أعمالها خلال عام 2021.
4. فيما يخص طلبات الشراء الغير معتمدة والمعتمدة ولم تحول إلى أوامر شراء وكذلك أوامر الشراء التي لم تستكمل إجراءات اعتمادها والتي لا زالت جميعها معلقة في نظام موارد الالكتروني دون أي اجراء عليها، تقوم دائرة المالية وفي موعد أقصاه 20/12/2020 بإلغائها تلقائياً.
5. آخر موعد لإبرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2020 هو نهاية عمل يوم 08/12/2020 بشرط ان الا تتجاوز مدة تنفيذها الفعلية نهاية السنة المالية 2020، ويحظر على الدوائر الحكومية ابرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2021 الا بعد اخذ موافقة دائرة المالية.
6. اعتماد الاجازات السنوية للموظفين على نظام موارد التي تخص عام 2020 في موعد أقصاه 20/12/2020 والانتهاء من اعداد كشوف الرواتب الشهرية وإجراءات تحويل الرواتب في موعد أقصاه 24/12/2020 على أن يكون آخر موعد لإجراء أي عملية دفع سريع بتاريخ 30/12/2020 وكذلك اعداد التسويات والإجراءات المحاسبية اللازمة والمتضمنة تحويل قيد رواتب شهر ديسمبر 2020 للأستاذ العام في موعد أقصاه 31/12/2020.
7. يكون موعد إلغاء أوامر الشراء التي لم يتم استلامها بشكل كلي أو إلغاء الجزء الغير مستلم من أوامر الشراء التي تم استلامها جزئياً على نظام موارد الالكتروني نهاية عمل يوم 07/01/2021.
8. البدء بأعمال الجرد الشامل للمخازن والورش والعهد الفرعية والشخصية في أي يوم لاحق لتاريخ 01/12/2020 على ان يتم الانتهاء من اعمال الجرد في موعد أقصاه 15/12/2020 مع ضرورة تسوية الأرصدة في نهاية السنة المالية 2020 في حال وجود حركة على أرصدة المخزون خلال فترة الجرد.
9. الانتهاء من أعمال الجرد الشامل للممتلكات الحكومية وأية موجودات أخرى في موعد أقصاه 15/12/2020.
10. جرد الضمانات البنكية وشيكات الضمان في نهاية عمل يوم 31/12/2020.
11. جرد إيصالات القبض وسندات الصرف والشيكات والمطبوعات الورقية ذات القيمة المادية مع بيان عدد المطبوع والمستخدم والرصيد المتبقي ورقم آخر إيصال تم استعماله من كل دفتر ما زال تحت الاستعمال بتاريخ 31/12/2020.
12. جرد السلف المستديمة التي تم استثنائها من قبل مدير عام الدائرة الحكومية والتي تقتضي الإبقاء عليها في موعد أقصاه 31/12/2020 على أن يتم استعاضة المبالغ المصروفة منها والتي تخص السنة المالية 2020 في موعد أقصاه يوم 05/1/2021 وإقفال باقي السلف المستديمة قبل نهاية مواعيد العمل الرسمية يوم الثلاثاء الموافق 29/12/2020.
13. إعداد القيود اللازمة للتسويات الجردية ان وجدت بموعد أقصاه نهاية عمل يوم 05/1/2021.
14. إقفال صندوق المقبوضات يوم 31/12/2020 بحد أقصى الساعة 12:30 ظهراً على أن يتم إيداع كافة المقبوضات المحصلة في الحساب البنكي المخصص لذلك في نفس اليوم، وتقيد بالسجلات لدى الدائرة الحكومية المعنية، بالإضافة إلى مراعاة قيد أية إيرادات أخرى مستحقة للدائرة المعنية حتى 31/12/2020 لم يتم تحصيلها في موعد أقصاه 12/1/2021.
15. على الجهة الحكومية إعداد تقرير يوضح آخر مستندات مالية تم تنفيذها في نهاية عمل يوم الخميس الموافق 31/12/2020 وفقاً لما يلي:
    • نوع ورقم المستند والمبلغ والتاريخ وبيان العملية، ومن أمثلة المستندات المعنية على سبيل المثال لا الحصر (سندات الصرف والقبض والتحويلات البنكية بالإضافة إلى أوامر وطلبات الشراء وغيرها).
    • تقوم الجهات الحكومية بإرسال نسخة من التقرير المذكور مرفقاً معه نسخة من المستند نفسه الكترونياً إلى كل من دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية في موعد أقصاه 05/01/2021.
16. تقوم دائرة المالية بإرسال كتب طلب المصادقة لأرصدة الحسابات البنكية حتى 31/12/2020 في موعد أقصاه 29/12/2020 على أن يتم تزويد الدوائر الحكومية بنسخ من المصادقات الواردة من البنوك.
17. الانتهاء من إجراءات التحويلات البنكية على نظام موارد في موعد أقصاه 03/01/2021.
18. تقوم دائرة المالية بإضافة كشوفات الحسابات البنكية على نظام موارد خلال يوم عمل من تاريخ استلامها من البنوك على أن تقوم الجهات الحكومية بالانتهاء من التسويات البنكية خلال يومين عمل من تاريخ رفعها على النظام. وبالنسبة للبنوك التي يتم تعامل الدوائر الحكومية معها الكترونيا يتم إضافة كشوفات حسابها بواسطة الدوائر، في أول يوم عمل من السنة المالية 2021 والانتهاء من التسويات البنكية لهذه الكشوف خلال يومي عمل من تاريخ إضافتها.
19. الانتهاء من إثبات كافة المواد المستلمة التي تخص السنة المالية 2020 بتاريخ الاستلام الفعلي في السجلات والحسابات في موعد أقصاه 07/1/2021.
20. الانتهاء من إثبات آخر فاتورة مدفوعات تم استلامها عائدة للسنة المالية 2020 في موعد أقصاه 10/1/2021 وحذف أي فاتورة في سجل المدفوعات غير مكتملة الإجراء في موعد أقصاه يوم 12/1/2021.
21. يتم قيد أية مصروفات مستحقة على الدائرة المعنية حتى 31/12/2020 في موعد أقصاه يوم 12/1/2021.
22. الانتهاء من كافة إجراءات تقييم الاستثمارات التي بحاجة الى تقييم، والأصول والالتزامات بالعملات الأجنبية وفق النظام المالي الموحد في موعد أقصاه 07/1/2021.
23. الانتهاء من كافة الإجراءات المتعلقة بسجل الأصول والتأكد من مطابقة السجل لأرصدة حسابات الأصول ومجمعات الإهلاك في موعد أقصاه 10/1/2021.
24. إرسال كتب المصادقة لأرصدة الذمم المدينة التي تزيد عن 10,000 درهم والأطراف ذات العلاقة وحسابات تمويل الحكومة كما في 31/12/2020 في موعد أقصاه 12/1/2021 مع ضرورة النص في كتب المصادقة على أنه في حالة عدم ورود اعتراض أو إشعار من الجهة للدائرة خلال (5) أيام عمل فتعتبر مصادقة على صحة الذمة، على ان يتم الانتهاء من المطابقات في موعد أقصاه 17/01/2021.
25. يجب التأكد من إثبات كافة العمليات وفقاً لأساس الاستحقاق للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 في نظام موارد الالكتروني أو في السجلات المالية المعتمدة لدى الدائرة الحكومية في موعد أقصاه 14/1/2021.
26. يجب الانتهاء من إعداد بيانات الإقرار الضريبي الفرعي الخاص بالربع الرابع في 14/01/2021 وإرسال التقارير الضريبية المستخرجة من الأنظمة الفرعية والأستاذ العام مختومة ومعتمدة الى دائرة المالية في موعد أقصاه 17/1/2021 بعد التأكد من تسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بضريبة المدخلات والمخرجات، وكذلك إغلاق أرصدة حسابات ضريبة المدخلات والمخرجات في حساب علاقات بين الدوائر وإغلاق أرصدة حسابات الاحتساب العكسي المدين والدائن وتسوية أية مستحقات بين الدوائر ودائرة المالية ضمن حساب علاقات بين الدوائر ضريبة.
27. يكون موعد إقفال الحسابات المالية والأنظمة الالكترونية وكافة البرامج والتطبيقات الفرعية والفترات المالية نهاية عمل يوم 17/1/2021.
28. الانتهاء من جميع الإجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية في موعد أقصاه 17/1/2021.

1. تلتزم كافة الدوائر الحكومية بتطبيق وتنفيذ الإجراءات المنصوص عليها في ثالثاً من هذا التعميم والانتهاء من جميع الإجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية عن السنة المالية المنتهية في 31/12/2020 في موعد أقصاه نهاية عمل يوم 17/1/2021 وفقا للجداول الزمنية أرقام (2 و3) المرفقة.
2. يتم إقفال الحسابات المالية وفقاً لأحكام النظام المالي الموحد للحكومة بعد التأكد من تسجيل كافة العمليات المالية وفقاً لأساس الاستحقاق المعمول به في حكومة عجمان ومطابقة الأرصدة البنكية والذمم المدينة وحسابات الحكومة وحسابات المخصصات والاستهلاكات، وإثبات المصروفات والإيرادات المتعلقة بالسنة المالية 2020 وفقاً لأساس الاستحقاق في موعد غايته نهاية عمل يوم 17/1/2021.
3. تعد كل جهة حكومية ثلاثة نسخ إلكترونية) من مشروع الحساب الختامي الفرعي مع توفير سنة واحدة للمقارنة كما يلي:
   • قائمة المركز المالي / معتمدة من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول وفق التقرير (AG_Balance_Sheet) المستخرج من نظام موارد.
   • قائمة الأداء المالي / معتمدة من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول وفق التقرير (AG_Income_Statement ) المستخرج من نظام موارد.
   • قائمة التدفق النقدي / معتمدة من المسؤول المالي الأول.
   • قائمة التغيرات في حساب صافي الأصول /حقوق الملكية /معتمدة من المسؤول المالي الأول.
   • إيضاحات حول البيانات المالية /معتمدة من المسؤول المالي الأول.

   ويكون الاعتماد بالتوقيع إضافة إلى ختم الجهة الحكومية. على أن يتم اعتماد البيانات المالية للجهات التي تتولى جهة أخرى شؤونها المالية من خلال المدير العام للجهة التي تتولى شؤون تلك الجهة.

4. تعد كل جهة حكومية ثلاثة نسخ إلكترونية من تقارير الأداء عن موازنتها بحيث تكون معتمدة من مدير عام الجهة الحكومية والمسؤول المالي الأول، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات ويتم إعداد تقرير الأداء العام مقارنة بالموازنة النهائية (الموازنة المعتمدة + التعديلات) على ان تستخرج بيانات التقرير من نظام موارد من خلال تقرير (AG –FUNDS AVAILABLE) وبحيث تتضمن تقريراً عاماً يوضح ما يلي:
   • ملخصاً لأسباب الانحراف في أنشطة الإيرادات في حال تجاوزت نسبة الانحراف (إيجابي /سلبي) 5%.
   • ملخصاً لأسباب الانحراف في برامج النفقات في حال تجاوزت نسبة الانحراف (إيجابي /سلبي) 5%.
   • ملخصاً عاماً لحركة التعيينات والاستقالات وإنهاء الخدمات مقارنة بالموازنة، وفقا لإحصائيات الموازنة العامة.
5. تعد كل جهة حكومية ثلاث نسخ إلكترونية بصيغة PDF أو EXCEL أو WORD) حسب طبيعة التقرير من مرفقات مشروع الحساب الختامي والتقارير والوثائق المطلوبة لغرض إقفال الحسابات المبينة في هذا التعميم وفقاً لما يلي:
   • ميزان المراجعة ويكون معتمد من المسؤول المالي الأول إضافة إلى مسؤول الحسابات.
   • كتب المصادقات البنكية.
   • مذكرات التسويات البنكية.
   • كتب مصادقات الجهات الزميلة والأطراف ذات العلاقة والذمم المدينة وحساب تمويل الحكومة مع دائرة المالية.
   • كشف بمفردات أرصدة المصاريف المستحقة والإيرادات المستحقة.
   • كشف بمفردات أرصدة المصاريف المدفوعة مقدماً والإيرادات المقبوضة مقدماً.
   • كشف بالاستثمارات (خاص بالدوائر التي لديها استثمارات).
   • كشف بالمشروعات تحت التنفيذ يحدد نسب الإنجاز كما في 31 ديسمبر 2020.
   • كتاب من المستشار القانوني بشأن القضايا التي تخص الدائرة.
   • نسخ معتمدة من نتائج أعمال الجرد والتسويات الجردية.
6. تحتفظ الجهة الحكومية بنسخة واحدة من مشروع الحساب الختامي الفرعي ومرفقاته وتقارير الأداء، ويتم إرسال نسخة منه إلى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية في موعد أقصاه 31/1/2021 وفق الجدول الزمني رقم (1).
7. يرفق ضمن مشروع الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية المعنية تقرير أو تقارير جهاز الرقابة المالية عن السنة المالية 2020 (إن وجدت) وما اتخذ بشأنها من إجراءات.
8. يتولى جهاز الرقابة المالية التدقيق على كافة مشروعات الحسابات الختامية الفرعية ومرفقاتها وموافاة الجهات المعنية ودائرة المالية بنتائج التدقيق خلال (20 يوم عمل) من تاريخ استلام مشروع البيانات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية.
9. تقوم الدوائر الحكومية خلال (10 أيام عمل) من استلام نتائج التدقيق على كافة البيانات الختامية الفرعية من جهاز الرقابة المالية بدراسة وتسوية ملاحظات جهاز الرقابة المالية بالإضافة الى أية ملاحظات ترى دائرة المالية ضرورة تصويبها وتوضيح سبب ما لم يتم تسويته وإعادة مطابقة حسابات علاقات بين الدوائر وإرسال الرد على التقرير الى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية مرفقاً به البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الأصول ونسخة من المطابقات.
10. تقوم الدوائر الحكومية بتحديث بياناتها الختامية الفرعية عند إجراء أي تعديلات أخرى ان وجدت ترى دائرة المالية أو جهاز الرقابة المالية ضرورة تصويبها لحين إصدار الحساب الختامي العام لحكومة عجمان.

1. تعد دائرة المالية مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان عن السنة المالية المنتهية في 31/12/2020 بعد استلامها لكامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة للدوائر الحكومية وفقا لأحكام النظام المالي الموحد لحكومة عجمان، على أن يتم الانتهاء منه وإرساله لجهاز الرقابة المالية مشمولا بالبيانات التفصيلية والتقارير ومشروع مرسوم الحساب الختامي خلال (10 أيام عمل) من تاريخ استلامها كامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الأصول.
2. على جهاز الرقابة المالية دراسة مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وموافاة دائرة المالية بتقريره النهائي متضمناً رأيه خلال ( 10 أيام عمل) من تاريخ استلامه لمشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان من دائرة المالية، وفي حال عدم تقديم تقريره النهائي متضمناً رأيه خلال هذه المدة يعتبر مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي مقبولاً لديه وأنه يمثل بشكل عادل المركز المالي لحكومة عجمان كما في 31/12/2020 وأدائها المالي وتدفقاتها النقدية وتغيراتها لصافي الأصول للسنة المالية المنتهية في ذات التاريخ.
3. بعد استلام دائرة المالية تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية حول مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون إبداء أية ملاحظات تقوم دائرة المالية بإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية خلال (10 أيام عمل) من تاريخ استلام تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون إبداء أية ملاحظات.
4. تقوم دائرة المالية بإعداد التقرير المالي المفصل لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 مرفقاً به مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وتقرير دائرة المالية التفصيلي بشأن مشروع الحساب الختامي العام لحكومة عجمان، وتتولى عرضه علينا للموافقة عليه، وذلك خلال (3 أيام عمل) من تاريخ الانتهاء من إعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية.
5. بعد موافقتنا على مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 تقوم دائرة المالية خلال (5 أيام عمل) بعرض تقرير عن مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 على المجلس التنفيذي للاطلاع عليه وإبداء أية ملاحظات بشأنه خلال (22 يوم عمل) من تاريخ إرسال التقرير الى المجلس التنفيذي.
6. بعد استلام توصيات المجلس التنفيذي او انقضاء (22 يوم عمل) من تاريخ إرسال تقرير دائرة المالية الى المجلس التنفيذي تتولى دائرة المالية دراسة توصيات المجلس التنفيذي (إن وجدت) وإجراء ما يلزم بشأنها ومن ثم رفع مشروع مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020 الى صاحب السمو حاكم الإمارة لإقراره وإصداره.
7. يتم إقفال (فائض/عجز) الأداء المالي للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 في حساب الاحتياطي العام لحكومة عجمان لدى دائرة المالية وإقفال أرصدة حسابات علاقات بين الدوائر كما في 31/12/2020 في حساب تمويل الحكومة خلال (5 أيام عمل) من استلام مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام بالتنسيق مع قسم العمليات المالية بدائرة المالية.

يتعين على الجهات الحكومية ذات الموازنات المستقلة والشركات المملوكة بالكامل لحكومة عجمان أن تقوم بتنفيذ ما يلي وبما لا يخل بالمراسيم الخاصة بكل منها:

1. تسجيل كافة الالتزامات المستحقة عليها خلال السنة المالية 2020 وفقا للأنظمة المالية والمعايير والأسس المحاسبية المعتمدة لديها.
2. تزويد دائرة المالية ببياناتها الختامية لعام 2020 فور اعتمادها في ضوء المواعيد المحددة ضمن التشريعات المنظمة لتلك الجهات.
3. دون الإخلال بالتعليمات الصادرة من ولي عهد الإمارة في هذا الشأن يتم تحويل الفوائض المالية المتراكمة من السنة المالية الماضية (2019) فور صدور هذا التعميم أما الفوائض المالية للسنة المالية الجارية (2020) فيجب تحويلها في موعد أقصاه نهاية شهر ابريل 2021.

1. على جميع الدوائر الحكومية موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بصور ضوئية من قرارات تشكيل لجان الجرد السنوي الصادرة ومواعيد وأماكن إجراء الجرد في موعد أقصاه يوم الثلاثاء الموافق 24/11/2020 على أن يتم مراعاة اتباع الإجراءات الاحترازية لمكافحة والحد من انتشار فيروس كوفيد - 19.
2. يعتبر نهاية يوم عمل الخميس الموافق 31/12/2020 هو آخر يوم عمل في السنة المالية 2020.
3. على جميع الدوائر والجهات التي يسري عليها هذا التعميم التقيد بالمواعيد الواردة به والالتزام بتعليمات دائرة المالية وتوفير كافة البيانات والتقارير والمستندات سواء المطلوبة من قبل جهاز الرقابة المالية أو دائرة المالية في المواعيد المحددة.
4. تتولى دائرة المالية إبلاغ هذا التعميم للجهات المعنية بتطبيقه كما تتولى متابعة تقيد تلك الجهات بتنفيذ أحكامه ويعمل به اعتباراً من تاريخ صدوره.

صدر بتاريخ: 05/ نوفمبر / 2020

Based on the provisions of Article (34) of the Emiri Decree No. (11) for the year 2011 issuing the Financial Law of the Government of Ajman, the provisions of Chapter Four of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Emiri Decision No. (12) for the year 2011, the requirements for preparing the draft sub-final accounts for the fiscal year 2020, and in our keenness to prepare and issue the Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2020 without delay, we direct the following:

The provisions of this circular apply to all departments, administrations, and entities affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included in the annual general budget of the Government of Ajman, as well as entities with independent budgets and companies wholly owned by the Government of Ajman.

The Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman aim to achieve the following:

1. To show the true financial position of the Government of Ajman, indicating its rights with third parties and its obligations towards third parties at the end of the fiscal year to which the government's general budget pertains.
2. To measure the optimal use of the government's general budget appropriations and the efficient collection of its approved revenues, by comparing each of the following:
   • Actual revenues during the ended fiscal year with their final approved estimates to show the deficit or surplus.
   • Actual expenditures during the ended year with their final approved estimates to show overspending or unused appropriations.
   • Projects implemented during the year with their final approved estimates to show overspending or unused appropriations.
   • Capital additions implemented during the ended year with their final approved estimates to show overspending or unused appropriations.
3. Actual revenues during the ended year with actual expenses during the same year to show the result of the implementation of the government's general budget for the concerned fiscal year, whether it is a surplus or a deficit.
4. A statement of the changes that occurred to the government's general budget after its issuance and during its implementation, including additional appropriations and transfers, to identify the justifications and reasons for them.
5. The final account shows the higher authorities the performance of government departments and their ability to implement the programs and initiatives included in their budgets, to ensure the completion of the work and tasks assigned to them, the achievement of desired goals and results, and to identify the changes that hindered the implementation process.
6. To identify public funds tied up in stagnant materials and items in government warehouses, through the clarifications and information provided by the final general account about their value, which gives decision-makers the opportunity to take the necessary action regarding them.

All government departments must adhere to the precise implementation of these instructions and complete all preliminary work for preparing the sub-final statements by a deadline of 17/1/2021, according to what is stated below:

1. Regarding purchase requests, the following must be adhered to:
   • - The last date for issuing a purchase request is the end of the business day on 29/11/2020.
   • - The last date for approving or canceling any pending purchase requests on the Mawared e-system by the department is the end of the business day on 8/12/2020.
2. Regarding amendments to the approved budget for the fiscal year, the procedures mentioned below shall be followed unless otherwise decided:
   • - The last date for submitting a request for additional appropriation is the end of the business day on 24/11/2020.
   • - The last date for submitting a transfer that is not within the powers of the government department is the end of the business day on 10/12/2020.
   • - The last date for making an amendment to the budget according to the powers of the government department is the end of the business day on 07/1/2021.
3. The last date for issuing a purchase order is the end of the business day on 16/12/2020, with the cancellation of any purchase orders on the Mawared e-system for which approval procedures have not been completed, as well as the cancellation of any purchase requests that have not been converted into purchase orders by the end of the business day on 17/12/2020, with the necessity of not issuing any purchase orders during 2020 for which materials are expected to be received and works executed during 2021.
4. Regarding unapproved and approved purchase requests that have not been converted into purchase orders, as well as purchase orders for which approval procedures have not been completed and which are all still pending in the Mawared e-system without any action, the Department of Finance will automatically cancel them by 20/12/2020 at the latest.
5. The last date for concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2020 is the end of the business day on 08/12/2020, provided that their actual execution period does not exceed the end of the fiscal year 2020. Government departments are prohibited from concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2021 without obtaining the approval of the Department of Finance.
6. Approve employees' annual leaves on the Mawared system for the year 2020 by 20/12/2020 at the latest, and complete the preparation of monthly payrolls and salary transfer procedures by 24/12/2020 at the latest. The last date for any quick payment transaction is 30/12/2020. Also, prepare the necessary accounting settlements and procedures, including transferring the December 2020 salary entry to the general ledger, by 31/12/2020 at the latest.
7. The date for canceling purchase orders that have not been fully received or canceling the unreceived part of partially received purchase orders on the Mawared e-system is the end of the business day on 07/01/2021.
8. Commence comprehensive inventory of warehouses, workshops, personal and sub-custodies on any day after 01/12/2020, with the inventory work to be completed by 15/12/2020 at the latest, ensuring balances are settled at the end of the fiscal year 2020 if there is any movement in inventory balances during the inventory period.
9. Complete the comprehensive inventory of government property and any other assets by 15/12/2020 at the latest.
10. Inventory of bank guarantees and guarantee checks at the end of the business day on 31/12/2020.
11. Inventory of receipt vouchers, payment vouchers, checks, and valuable printed materials, indicating the number printed, used, remaining balance, and the number of the last receipt used from each book still in use as of 31/12/2020.
12. Inventory of permanent advances that have been exempted by the Director-General of the government department and require retention by 31/12/2020 at the latest, with the amounts spent from them for the fiscal year 2020 to be replenished by 05/1/2021 at the latest, and the remaining permanent advances to be closed before the end of official working hours on Tuesday, 29/12/2020.
13. Prepare the necessary entries for inventory adjustments, if any, by the end of the business day on 05/1/2021.
14. Close the receipts fund on 31/12/2020 by 12:30 PM at the latest, ensuring all collected receipts are deposited into the designated bank account on the same day and recorded in the records of the concerned government department. In addition, ensure that any other revenues due to the concerned department up to 31/12/2020 that have not been collected are recorded by 12/1/2021 at the latest.
15. The government entity shall prepare a report showing the last financial documents executed at the end of the business day on Thursday, 31/12/2020, as follows:
    • Type and number of the document, amount, date, and description of the transaction. Examples of such documents include, but are not limited to, payment and receipt vouchers, bank transfers, as well as purchase orders and requests, etc.
    • Government entities shall send an electronic copy of the said report, attached with a copy of the document itself, to both the Department of Finance and the Financial Audit Authority by 05/01/2021 at the latest.
16. The Department of Finance shall send confirmation request letters for bank account balances as of 31/12/2020 by 29/12/2020 at the latest, and government departments shall be provided with copies of the confirmations received from the banks.
17. Complete bank transfer procedures on the Mawared system by 03/01/2021 at the latest.
18. The Department of Finance shall add bank account statements to the Mawared system within one business day from the date of their receipt from the banks, and government entities shall complete bank reconciliations within two business days from the date they are uploaded to the system. For banks with which government departments deal electronically, their account statements shall be added by the departments on the first business day of the fiscal year 2021, and bank reconciliations for these statements shall be completed within two business days from the date of their addition.
19. Complete the recording of all received materials pertaining to the fiscal year 2020 on the actual date of receipt in the records and accounts by 07/1/2021 at the latest.
20. Complete the recording of the last payment invoice received pertaining to the fiscal year 2020 by 10/1/2021 at the latest, and delete any invoice in the payment log with incomplete procedures by 12/1/2021 at the latest.
21. Any expenses accrued by the concerned department up to 31/12/2020 shall be recorded by 12/1/2021 at the latest.
22. Complete all procedures for the valuation of investments that require valuation, and assets and liabilities in foreign currencies in accordance with the unified financial system by 07/1/2021 at the latest.
23. Complete all procedures related to the asset register and ensure the register matches the balances of asset and accumulated depreciation accounts by 10/1/2021 at the latest.
24. Send confirmation letters for accounts receivable balances exceeding AED 10,000, related parties, and government funding accounts as of 31/12/2020 by 12/1/2021 at the latest, with a provision in the confirmation letters stating that if no objection or notification is received from the entity to the department within (5) business days, the balance is considered confirmed. Reconciliations must be completed by 17/01/2021 at the latest.
25. Ensure all transactions are recorded on an accrual basis for the fiscal year ending 31/12/2020 in the Mawared e-system or in the approved financial records of the government department by 14/1/2021 at the latest.
26. The preparation of the sub-tax return data for the fourth quarter must be completed by 14/01/2021. The tax reports extracted from the sub-systems and the general ledger, stamped and approved, must be sent to the Department of Finance by 17/1/2021 at the latest, after ensuring that all financial transactions related to input and output tax are recorded. Also, the balances of input and output tax accounts must be closed into the inter-departmental relations account, the balances of the debit and credit reverse charge accounts must be closed, and any dues between departments and the Department of Finance must be settled within the inter-departmental relations-tax account.
27. The closing date for financial accounts, electronic systems, and all subsidiary programs, applications, and financial periods is the end of the business day on 17/1/2021.
28. Complete all procedures related to the sub-final statements by 17/1/2021 at the latest.

1. All government departments are obligated to apply and implement the procedures stipulated in Third of this circular and to complete all procedures related to the sub-final statements for the fiscal year ending 31/12/2020 by the end of the business day on 17/1/2021, in accordance with the attached timetables No. (2 and 3).
2. Financial accounts shall be closed in accordance with the provisions of the unified financial system of the government after ensuring that all financial transactions are recorded on the accrual basis used in the Government of Ajman, and after reconciling bank balances, accounts receivable, government accounts, provision and depreciation accounts, and recording expenses and revenues related to the fiscal year 2020 on an accrual basis by the end of the business day on 17/1/2021.
3. Each government entity shall prepare three (electronic) copies of the draft sub-final account with one year for comparison as follows:
   • Statement of Financial Position / approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer according to the (AG_Balance_Sheet) report extracted from the Mawared system.
   • Statement of Financial Performance / approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer according to the (AG_Income_Statement) report extracted from the Mawared system.
   • Statement of Cash Flows / approved by the Chief Financial Officer.
   • Statement of Changes in Net Assets/Equity / approved by the Chief Financial Officer.
   • Notes to the Financial Statements / approved by the Chief Financial Officer.

   The approval shall be by signature in addition to the stamp of the government entity. The financial statements of entities whose financial affairs are managed by another entity shall be approved by the Director-General of the entity managing those affairs.

4. Each government entity shall prepare three electronic copies of the performance reports for its budget, to be approved by the Director-General of the government entity and the Chief Financial Officer. All pages must be signed and stamped. A general performance report shall be prepared compared to the final budget (approved budget + amendments), with the report data extracted from the Mawared system through the (AG–FUNDS AVAILABLE) report, and it should include a general report clarifying the following:
   • A summary of the reasons for the deviation in revenue activities if the deviation rate (positive/negative) exceeds 5%.
   • A summary of the reasons for the deviation in expenditure programs if the deviation rate (positive/negative) exceeds 5%.
   • A general summary of the movement of appointments, resignations, and terminations of service compared to the budget, according to the general budget statistics.
5. Each government entity shall prepare three electronic copies in PDF, EXCEL, or WORD format (depending on the nature of the report) of the attachments to the draft final account and the reports and documents required for the purpose of closing the accounts as indicated in this circular, as follows:
   • Trial Balance, approved by the Chief Financial Officer in addition to the Head of Accounts.
   • Bank confirmation letters.
   • Bank reconciliation statements.
   • Confirmation letters from associate entities, related parties, accounts receivable, and the government funding account with the Department of Finance.
   • A statement detailing the balances of accrued expenses and accrued revenues.
   • A statement detailing the balances of prepaid expenses and unearned revenues.
   • A statement of investments (for departments with investments).
   • A statement of projects under execution specifying the completion rates as of December 31, 2020.
   • A letter from the legal advisor regarding cases concerning the department.
   • Approved copies of the results of inventory and inventory adjustments.
6. The government entity shall retain one copy of the draft sub-final account, its attachments, and performance reports, and shall send a copy of it to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance by 31/1/2021 at the latest, according to timetable No. (1).
7. The draft sub-final account for the concerned government entity shall include the report or reports of the Financial Audit Authority for the fiscal year 2020 (if any) and the actions taken thereon.
8. The Financial Audit Authority shall audit all draft sub-final accounts and their attachments and provide the concerned entities and the Department of Finance with the audit results within (20 working days) from the date of receiving the draft sub-final statements of the government departments.
9. Within (10 working days) of receiving the audit results on all sub-final statements from the Financial Audit Authority, the government departments shall study and settle the observations of the Financial Audit Authority, in addition to any observations that the Department of Finance deems necessary to correct, clarify the reason for what has not been settled, re-reconcile the inter-departmental relations accounts, and send the response to the report to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance, attached with the amended and duly approved sub-final financial statements and a copy of the reconciliations.
10. Government departments shall update their sub-final data upon making any other amendments, if any, that the Department of Finance or the Financial Audit Authority deems necessary to correct, until the Final General Account of the Government of Ajman is issued.

1. The Department of Finance shall prepare the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2020 after receiving all the amended sub-final financial statements from the government departments in accordance with the provisions of the unified financial system of the Government of Ajman. This shall be completed and sent to the Financial Audit Authority, including detailed data, reports, and the draft decree of the final account, within (10 working days) from the date of receiving all the amended and duly approved sub-final financial statements.
2. The Financial Audit Authority must review the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman and provide the Department of Finance with its final report, including its opinion, within (10 working days) from the date of its receipt of the draft from the Department of Finance. If its final report, including its opinion, is not submitted within this period, the draft Final General Account and Financial Position will be considered accepted by it and to fairly represent the financial position of the Government of Ajman as of 31/12/2020, and its financial performance, cash flows, and changes in net assets for the fiscal year then ended.
3. After the Department of Finance receives a report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority on the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman, or after the specified period has elapsed without any observations being made, the Department of Finance shall prepare the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman in its final form within (10 working days) from the date of receiving the report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority, or the expiration of the specified period without any observations.
4. The Department of Finance shall prepare the detailed financial report of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2020, attached with the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman and the detailed report of the Department of Finance regarding the draft Final General Account of the Government of Ajman, and shall present it to us for approval within (3 working days) from the date of completion of the preparation of the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman in its final form.
5. After our approval of the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2020, the Department of Finance shall, within (5 working days), present a report on the draft Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending 31/12/2020 to the Executive Council for its review and to provide any observations thereon within (22 working days) from the date the report is sent to the Executive Council.
6. After receiving the recommendations of the Executive Council or the expiration of (22 working days) from the date the Department of Finance report is sent to the Executive Council, the Department of Finance shall study the recommendations of the Executive Council (if any), take the necessary action thereon, and then submit the draft decree for the approval of the Final General Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ending December 31, 2020, to His Highness the Ruler of the Emirate for his approval and issuance.
7. The financial performance (surplus/deficit) for the fiscal year ending 31/12/2020 shall be closed into the General Reserve Account of the Government of Ajman at the Department of Finance, and the balances of the inter-departmental relations accounts as of 31/12/2020 shall be closed into the government funding account within (5 working days) from the receipt of the decree approving the Final General Account, in coordination with the Financial Operations Section at the Department of Finance.

Government entities with independent budgets and companies wholly owned by the Government of Ajman must implement the following, without prejudice to the decrees specific to each of them:

1. Record all liabilities due on them during the fiscal year 2020 in accordance with their approved financial systems, standards, and accounting principles.
2. Provide the Department of Finance with their final statements for the year 2020 immediately upon their approval, in light of the deadlines specified in the legislation governing those entities.
3. Without prejudice to the instructions issued by the Crown Prince of the Emirate in this regard, the accumulated financial surpluses from the past fiscal year (2019) shall be transferred immediately upon the issuance of this circular. As for the financial surpluses for the current fiscal year (2020), they must be transferred by the end of April 2021 at the latest.

1. All government departments must provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with photocopies of the decisions forming the annual inventory committees, and the dates and locations for conducting the inventory by Tuesday, 24/11/2020 at the latest, ensuring that precautionary measures to combat and limit the spread of the Covid-19 virus are followed.
2. The end of the business day on Thursday, 31/12/2020, is considered the last working day of the fiscal year 2020.
3. All departments and entities to which this circular applies must adhere to the deadlines contained herein, comply with the instructions of the Department of Finance, and provide all data, reports, and documents required by either the Financial Audit Authority or the Department of Finance on the specified dates.
4. The Department of Finance shall communicate this circular to the entities concerned with its application and shall follow up on their compliance with its provisions. It shall be effective from the date of its issuance.

Issued on: 05 / November / 2020