التعميم المالي رقم ( 3 ) لسنة 2020

بشأن

إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان
للسنة المالية
المنتهية في 31 ديسمبر 2020 م.

استنادا لأحكام المادة (34) من المرسوم الاميري رقم (11) لسنة 2011 بإصدار القانون المالي لحكومة عجمان ولأحكام الفصل الرابع من اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان الصادرة بالقرار الاميري رقم ( 12) لسنة 2011 ولمقتضيات إعداد مشروعات الحسابات الختامية الفرعية للسنة المالية 2020 م، وحرصاً منا على اعداد وصدور الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020 دون تأخير فإننا نوجه بالآتي:

أولاً

نطاق تطبيق التعميم

تسري أحكام هذا التعميم على جميع الدوائر والإدارات والجهات التابعة لحكومة عجمان والتي تدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة السنوية لحكومة عجمان وكذلك الجهات ذات الموازنات المستقلة والشركات المملوكة بالكامل لحكومة عجمان.

ثانياً

أهداف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان

يهدف الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان إلى ما يلي:

1. إظهار المركز المالي الحقيقي لحكومة عجمان مبيناً ما لها من حقوق لدى الغير، وما عليها من التزامات تجاه الغير، في نهاية السنة المالية العائدة إليها الموازنة العامة للحكومة.
2. قياس الاستخدام الأمثل لاعتمادات الموازنة العامة للحكومة، والتحصيل الكفء لإيراداتها المعتمدة، وذلك بمقارنة كل من:
   • الإيرادات الفعلية خلال السنة المالية المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان النقص او الزيادة.
   • المصروفات الفعلية خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوز في الإنفاق أو الاعتمادات غير المستخدمة.
   • المشاريع المنفذة خلال العام بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوز في الانفاق أو الاعتمادات غير المستخدمة.
   • الإضافات الرأسمالية المنفذة خلال السنة المنتهية بتقديراتها النهائية المعتمدة لبيان التجاوز في الإنفاق أو الاعتمادات غير المستخدمة.
3. الإيرادات الفعلية خلال السنة المنتهية بالنفقات الفعلية خلال نفس السنة لبيان نتيجة تنفيذ الموازنة العامة للحكومة للسنة المالية المعنية سواء كان فائضاً أو عجزاً.
4. بيان بالتغيرات التي طرأت على الموازنة العامة للحكومة بعد صدورها وخلال تنفيذها من الاعتمادات الإضافية والمناقلات للوقوف على مبررات وأسباب ذلك.
5. يبين الحساب الختامي للسلطات العليا أداء الدوائر الحكومية، ومقدرتها على تنفيذ البرامج والمبادرات المدرجة في موازناتها، للتأكد من انجاز الأعمال والمهام المناطة بها، وما تحقق من أهداف ونتائج مرجوة، والتعرف على التغيرات التي عرقلت مسيرة التنفيذ.
6. التعرف على الأموال العامة المجمدة في المواد والاصناف الراكدة في المخازن الحكومية لما يوفره الحساب الختامي العام من ايضاحات ومعلومات عن قيمتها، مما يتيح الفرصة لأصحاب القرار في اتخاذ ما يلزم بشأنها.

ثالثاً

الإجراءات التمهيدية لإعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي للدائرة الحكومية
للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020

على جميع الدوائر الحكومية ضرورة التقيد بالتنفيذ الدقيق لهذه التعليمات والانتهاء من جميع الأعمال التمهيدية لإعداد البيانات الختامية الفرعية في موعد أقصاه 17/1/2021 وفقاً لما هو وارد أدناه:

1. فيما يخص طلبات الشراء يتم التقيد بما يلي:

   - يكون آخر موعد لإصدار طلب شراء نهاية عمل يوم 29/11/2020.

   - يكون آخر موعد لاعتماد أو الغاء أي طلبات شراء معلقة على نظام موارد الالكتروني من قبل الدائرة نهاية عمل يوم 8/12/2020.

2. فيما يخص التعديلات على الموازنة المعتمدة للسنة المالية تتبع الإجراءات المذكورة أدناه ما لم يقرر خلاف ذلك:

   - آخر موعد لتقديم طلب اعتماد إضافي هو نهاية عمل يوم 24/11/2020.

   - آخر موعد لتقديم مناقلة لا تدخل ضمن صلاحيات الدائرة الحكومية هو نهاية عمل يوم 10/12/2020.

   - آخر موعد لإجراء تعديل على الموازنة وفق صلاحيات الدائرة الحكومية هو نهاية عمل يوم 07/1/2021.

3. آخر موعد لإصدار أمر شراء نهاية عمل يوم 16/12/2020 مع الغاء أي أوامر شراء على نظام موارد الالكتروني لم تستكمل اجراءات اعتمادها وكذلك إلغاء أي طلبات شراء لم تحول إلى أوامر شراء في موعد اقصاه نهاية عمل يوم 17/12/2020 مع ضرورة عدم إصدار أية أوامر شراء خلال عام 2020 من المتوقع استلام موادها وتنفيذ أعمالها خلال عام 2021.
4. فيما يخص طلبات الشراء الغير معتمدة والمعتمدة ولم تحول إلى أوامر شراء وكذلك أوامر الشراء التي لم تستكمل إجراءات اعتمادها والتي لا زالت جميعها معلقة في نظام موارد الالكتروني دون أي اجراء عليها، تقوم دائرة المالية وفي موعد أقصاه 20/12/2020 بإلغائها تلقائيا.
5. أخر موعد لإبرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2020 هو نهاية عمل يوم 08/12/2020 بشرط ان الا تتجاوز مدة تنفيذها الفعلية نهاية السنة المالية 2020، ويحظر على الدوائر الحكومية ابرام عقود ترتب التزامات مالية على السنة المالية 2021 الا بعد اخذ موافقة دائرة المالية.
6. اعتماد الاجازات السنوية للموظفين على نظام موارد التي تخص عام 2020 في موعد أقصاه 20/12/2020 والانتهاء من اعداد كشوف الرواتب الشهرية وإجراءات تحويل الرواتب في موعد أقصاه 24/12/2020 على أن يكون أخر موعد لإجراء أي عملية دفع سريع بتاريخ 30/12/2020 وكذلك اعداد التسويات والإجراءات المحاسبية اللازمة والمتضمنة تحويل قيد رواتب شهر ديسمبر 2020 للأستاذ العام في موعد أقصاه 31/12/2020.
7. يكون موعد الغاء أوامر الشراء التي لم يتم استلامها بشكل كلي أو الغاء الجزء الغير مستلم من أوامر الشراء التي تم استلامها جزئياً على نظام موارد الالكتروني نهاية عمل يوم 07/01/2021.
8. البدء بأعمال الجرد الشامل للمخازن والورش والعهد الفرعية والشخصية في أي يوم لاحق لتاريخ 01/12/2020 على ان يتم الانتهاء من اعمال الجرد في موعد أقصاه 15/12/2020 مع ضرورة تسوية الأرصدة في نهاية السنة المالية 2020 في حال وجود حركة على أرصدة المخزون خلال فترة الجرد.
9. الانتهاء من أعمال الجرد الشامل للممتلكات الحكومية وأية موجودات أخرى في موعد أقصاه 15/12/2020.
10. جرد الضمانات البنكية وشيكات الضمان في نهاية عمل يوم 31/12/2020.
11. جرد ايصالات القبض وسندات الصرف والشيكات والمطبوعات الورقية ذات القيمة المادية مع بيان عدد المطبوع والمستخدم والرصيد المتبقي ورقم آخر ايصال تم استعماله من كل دفتر ما زال تحت الاستعمال بتاريخ 31/12/2020.
12. جرد السلف المستديمة التي تم استثنائها من قبل مدير عام الدائرة الحكومية والتي تقتضي الإبقاء عليها في موعد أقصاه 31/12/2020 على أن يتم استعاضة المبالغ المصروفة منها والتي تخص السنة المالية 2020 في موعد أقصاه يوم 05/1/2021 واقفال باقي السلف المستديمة قبل نهاية مواعيد العمل الرسمية يوم الثلاثاء الموافق 29/12/2020.
13. اعداد القيود اللازمة للتسويات الجردية ان وجدت بموعد أقصاه نهاية عمل يوم 05/1/2021.
14. اقفال صندوق المقبوضات يوم 31/12/2020 بحد أقصى الساعة 12:30 ظهراً على أن يتم ايداع كافة المقبوضات المحصلة في الحساب البنكي المخصص لذلك في نفس اليوم، وتقيد بالسجلات لدى الدائرة الحكومية المعنية، بالإضافة إلى مراعاة قيد أية إيرادات أخرى مستحقة للدائرة المعنية حتى 31/12/2020 لم يتم تحصيلها في موعد اقصاه 12/1/2021.
15. على الجهة الحكومية إعداد تقرير يوضح آخر مستندات مالية تم تنفيذها في نهاية عمل يوم الخميس الموافق 31/12/2020 وفقاً لما يلي:
    • نوع ورقم المستند والمبلغ والتاريخ وبيان العملية، ومن أمثلة المستندات المعنية على سبيل المثال لا الحصر (سندات الصرف والقبض والتحويلات البنكية بالإضافة إلى أوامر وطلبات الشراء وغيرها).
    • تقوم الجهات الحكومية بإرسال نسخة من التقرير المذكور مرفقا معه نسخة من المستند نفسه الكترونيا إلى كل من دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية في موعد اقصاه 05/01/2021.
16. تقوم دائرة المالية بإرسال كتب طلب المصادقة لأرصدة الحسابات البنكية حتى 31/12/2020 في موعد أقصاه 29/12/2020 على أن يتم تزويد الدوائر الحكومية بنسخ من المصادقات الواردة من البنوك.
17. الانتهاء من إجراءات التحويلات البنكية على نظام موارد في موعد أقصاه 03/01/2021
18. تقوم دائرة المالية بإضافة كشوفات الحسابات البنكية على نظام موارد خلال يوم عمل من تاريخ استلامها من البنوك على أن تقوم الجهات الحكومية بالانتهاء من التسويات البنكية خلال يومين عمل من تاريخ رفعها على النظام. وبالنسبة للبنوك التي يتم تعامل الدوائر الحكومية معها الكترونيا يتم إضافة كشوفات حسابها بواسطة الدوائر، في أول يوم عمل من السنة المالية 2021 والانتهاء من التسويات البنكية لهذه الكشوف خلال يومي عمل من تاريخ اضافتها.
19. الانتهاء من اثبات كافة المواد المستلمة التي تخص السنة المالية 2020 بتاريخ الاستلام الفعلي في السجلات والحسابات في موعد أقصاه 07/1/2021.
20. الانتهاء من اثبات آخر فاتورة مدفوعات تم استلامها عائدة للسنة المالية 2020 في موعد أقصاه 10/1/2021 وحذف أي فاتورة في سجل المدفوعات غير مكتملة الاجراء في موعد أقصاه يوم 12/1/2021.
21. يتم قيد أية مصروفات مستحقة على الدائرة المعنية حتى 31/12/2020 في موعد أقصاه يوم 12/1/2021.
22. الانتهاء من كافة إجراءات تقييم الاستثمارات التي بحاجة الى تقييم، والأصول والالتزامات بالعملات الأجنبية وفق النظام المالي الموحد في موعد أقصاه 07/1/2021.
23. الانتهاء من كافة الاجراءات المتعلقة بسجل الأصول والتأكد من مطابقة السجل لأرصدة حسابات الأصول ومجمعات الإهلاك في موعد أقصاه 10/1/2021.
24. إرسال كتب المصادقة لأرصدة الذمم المدينة التي تزيد عن 10,000 درهم والأطراف ذات العلاقة وحسابات تمويل الحكومة كما في 31/12/2020 في موعد أقصاه 12/1/2021 مع ضرورة النص في كتب المصادقة على أنه في حالة عدم ورود اعتراض أو اشعار من الجهة للدائرة خلال (5) أيام عمل فتعتبر مصادقة على صحة الذمة، على ان يتم الانتهاء من المطابقات في موعد أقصاه 17/01/2021.
25. يجب التأكد من اثبات كافة العمليات وفقاً لأساس الاستحقاق للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 في نظام موارد الالكتروني أو في السجلات المالية المعتمدة لدى الدائرة الحكومية في موعد اقصاه 14/1/2021.
26. يجب الانتهاء من اعداد بيانات الإقرار الضريبي الفرعي الخاص بالربع الرابع في 14/01/2021 وإرسال التقارير الضريبية المستخرجة من الأنظمة الفرعية والأستاذ العام مختومة ومعتمدة الى دائرة المالية في موعد أقصاه 17/1/2021 بعد التأكد من تسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بضريبة المدخلات والمخرجات، وكذلك اغلاق أرصدة حسابات ضريبة المدخلات والمخرجات في حساب علاقات بين الدوائر واغلاق أرصدة حسابات الاحتساب العكسي المدين والدائن وتسوية اية مستحقات بين الدوائر ودائرة المالية ضمن حساب علاقات بين الدوائر ضريبة.
27. يكون موعد اقفال الحسابات المالية والأنظمة الالكترونية وكافة البرامج والتطبيقات الفرعية والفترات المالية نهاية عمل يوم 17/1/2021.
28. الانتهاء من جميع الاجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية في موعد اقصاه 17/1/2021.

رابعاً

مسؤولية الدائرة الحكومية
بشأن إعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي وإجراءات اعداده

1. تلتزم كافة الدوائر الحكومية بتطبيق وتنفيذ الاجراءات المنصوص عليها في ثالثاً من هذا التعميم والانتهاء من جميع الإجراءات الخاصة بالبيانات الختامية الفرعية عن السنة المالية المنتهية في 31/12/2020 في موعد أقصاه نهاية عمل يوم 17/1/2021 وفقا للجداول الزمنية أرقام (2 و3) المرفقة.
2. يتم اقفال الحسابات المالية وفقاً لأحكام النظام المالي الموحد للحكومة بعد التأكد من تسجيل كافة العمليات المالية وفقاً لأساس الاستحقاق المعمول به في حكومة عجمان ومطابقة الأرصدة البنكية والذمم المدينة وحسابات الحكومة وحسابات المخصصات والاستهلاكات، واثبات المصروفات والايرادات المتعلقة بالسنة المالية 2020 وفقاً لأساس الاستحقاق في موعد غايته نهاية عمل يوم 17/1/2021.
3. تعد كل جهة حكومية ثلاثة نسخ إلكترونية) من مشروع الحساب الختامي الفرعي مع توفير سنة واحدة للمقارنة كما يلي:
   • قائمة المركز المالي / معتمدة من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول وفق التقرير (AG_Balance_Sheet) المستخرج من نظام موارد.
   • قائمة الأداء المالي / معتمدة من مدير عام الجهة والمسؤول المالي الأول وفق التقرير (AG_Income_Statement ) المستخرج من نظام موارد.
   • قائمة التدفق النقدي / معتمدة من المسؤول المالي الأول.
   • قائمة التغيرات في حساب صافي الأصول /حقوق الملكية /معتمدة من المسؤول المالي الأول.
   • إيضاحات حول البيانات المالية /معتمدة من المسؤول المالي الأول.

   ويكون الاعتماد بالتوقيع إضافة إلى ختم الجهة الحكومية. على أن يتم اعتماد البيانات المالية للجهات التي تتولى جهة أخرى شؤونها المالية من خلال المدير العام للجهة التي تتولى شؤون تلك الجهة.

4. تعد كل جهة حكومية ثلاثة نسخ إلكترونية من تقارير الأداء عن موازنتها بحيث تكون معتمدة من مدير عام الجهة الحكومية والمسؤول المالي الأول، ويتم التوقيع والختم على جميع الصفحات ويتم إعداد تقرير الأداء العام مقارنة بالموازنة النهائية (الموازنة المعتمدة + التعديلات) على ان تستخرج بيانات التقرير من نظام موارد من خلال تقرير (AG –FUNDS AVAILABLE ) وبحيث تتضمن تقريراً عاماً يوضح ما يلي:
   • ملخصا لأسباب الانحراف في أنشطة الإيرادات في حال تجاوزت نسبة الانحراف (إيجابي /سلبي) 5%.
   • ملخصا لأسباب الانحراف في برامج النفقات في حال تجاوزت نسبة الانحراف (إيجابي سلبي) 5%.
   • ملخصا عاما لحركة التعيينات والاستقالات وإنهاء الخدمات مقارنة بالموازنة، وفقا لإحصائيات الموازنة العامة.
5. تعد كل جهة حكومية ثلاث نسخ إلكترونية بصيغة PDF أو EXCEL أو WORD) حسب طبيعة التقرير من مرفقات مشروع الحساب الختامي والتقارير والوثائق المطلوبة لغرض إقفال الحسابات المبينة في هذا التعميم وفقاً لما يلي:

• ميزان المراجعة ويكون معتمد من المسؤول المالي الأول إضافة إلى مسؤول الحسابات.
• كتب المصادقات البنكية.
• مذكرات التسويات البنكية.
• كتب مصادقات الجهات الزميلة والأطراف ذات العلاقة والذمم المدينة وحساب تمويل الحكومة مع دائرة المالية.
• كشف بمفردات أرصدة المصاريف المستحقة والايرادات المستحقة.
• كشف بمفردات أرصدة المصاريف المدفوعة مقدماً والايرادات المقبوضة مقدماً.
• کشف بالاستثمارات (خاص بالدوائر التي لديها استثمارات).
• کشف بالمشروعات تحت التنفيذ يحدد نسب الإنجاز كما في 31 ديسمبر 2020.
• کتاب من المستشار القانوني بشأن القضايا التي تخص الدائرة.
• نسخ معتمدة من نتائج أعمال الجرد والتسويات الجردية.

6- تحتفظ الجهة الحكومية بنسخة واحدة من مشروع الحساب الختامي الفرعي ومرفقاته وتقارير الأداء، ويتم إرسال نسخة منه إلى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية في موعد أقصاه 31/1/2021 وفق الجدول الزمني رقم (1).

7- يرفق ضمن مشروع الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية المعنية تقرير أو تقارير جهاز الرقابة المالية عن السنة المالية 2020 (إن وجدت) وما اتخذ بشأنها من إجراءات.

8- يتولى جهاز الرقابة المالية التدقيق على كافة مشروعات الحسابات الختامية الفرعية ومرفقاتها وموافاة الجهات المعنية ودائرة المالية بنتائج التدقيق خلال 20 يوم عمل) من تاريخ استلام مشروع البيانات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية.

9- تقوم الدوائر الحكومية خلال 10 أيام عمل) من استلام نتائج التدقيق على كافة البيانات الختامية الفرعية من جهاز الرقابة المالية بدراسة وتسوية ملاحظات جهاز الرقابة المالية بالإضافة الى اية ملاحظات ترى دائرة المالية ضرورة تصويبها وتوضيح سبب ما لم يتم تسويته وإعادة مطابقة حسابات علاقات بين الدوائر وإرسال الرد على التقرير الى كل من جهاز الرقابة المالية ودائرة المالية مرفقا به

-10 تقوم الدوائر الحكومية بتحديث بياناتها الختامية الفرعية عند اجراء أي تعديلات أخرى ان وجدت ترى دائرة المالية او جهاز الرقابة المالية ضرورة تصويبها لحين اصدار الحساب الختامي العام لحكومة عجمان.

خامساً

اجراءات إعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان واجراءات اعتمادهما

-1 تعد دائرة المالية مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان عن السنة المالية المنتهية في 31/12/2020 بعد استلامها لكامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة للدوائر الحكومية وفقا لأحكام النظام المالي الموحد لحكومة عجمان، على أن يتم الانتهاء منه وارساله لجهاز الرقابة المالية مشمولا بالبيانات التفصيلية والتقارير ومشروع مرسوم الحساب الختامي خلال 10 أيام عمل) من تاریخ استلامها كامل البيانات المالية الختامية الفرعية المعدلة والمعتمدة حسب الاصول.

2- على جهاز الرقابة المالية دراسة مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وموافاة دائرة المالية بتقريره النهائي متضمنا رأيه خلال 10 أيام عمل من تاريخ استلامه لمشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان من دائرة المالية ، وفي حال عدم تقديم تقريره النهائي متضمنا رأيه خلال هذه المدة يعتبر مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي مقبولاً لديه وأنه يمثل بشكل عادل المركز المالي لحكومة عجمان كما في 31/12/2020 وأدائها المالي وتدفقاتها النقدية وتغيراتها لصافي الأصول للسنة المالية المنتهية في ذات التاريخ.

-3 بعد استلام دائرة المالية تقرير بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية حول مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات تقوم دائرة المالية بإعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية خلال (10) أيام عمل) من تاریخ استلام تقریر بملاحظات ورأي جهاز الرقابة المالية او انقضاء المدة المحددة أعلاه دون ابداء اية ملاحظات.

-4 تقوم دائرة المالية بإعداد التقرير المالي المفصل لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 مرفقاً به مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان وتقرير دائرة المالية التفصيلي بشأن مشروع الحساب الختامي العام لحكومة عجمان، وتتولى عرضه علينا للموافقة عليه، وذلك خلال 3 أيام عمل) من تاريخ الانتهاء من إعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان بصورته النهائية.

-5 بعد موافقتنا على مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 تقوم دائرة المالية خلال 5 أيام عمل بعرض تقرير عن مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 على المجلس التنفيذي للاطلاع عليه وابداء اية ملاحظات بشأنه خلال ( 22 يوم عمل) من تاريخ ارسال التقرير الى المجلس التنفيذي.

-6 بعد استلام توصيات المجلس التنفيذي او انقضاء (22) يوم عمل) من تاریخ ارسال تقرير دائرة المالية الى المجلس التنفيذي تتولى دائرة المالية دراسة توصيات المجلس التنفيذي ان وجدت) واجراء ما يلزم بشأنها ومن ثم رفع مشروع مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020 الى صاحب السمو حاكم الامارة لإقراره واصداره.

-7 يتم إقفال فائض عجز الأداء المالي للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 في حساب الاحتياطي العام لحكومة عجمان لدى دائرة المالية واقفال ارصدة حسابات علاقات بين الدوائر كما في 31/12/2020 في حساب تمويل الحكومة خلال 5 أيام عمل) من استلام مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام بالتنسيق مع قسم العمليات المالية بدائرة المالية..

سادساً

الجهات ذات الموازنات المستقلة

والشركات المملوكة بالكامل لحكومة عجمان

يتعين على الجهات الحكومية ذات الموازنات المستقلة والشركات المملوكة بالكامل لحكومة عجمان أن تقوم بتنفيذ ما يلي وبما لا يخل بالمراسيم الخاصة بكل منها:

1 - تسجيل كافة الالتزامات المستحقة عليها خلال السنة المالية 2020 وفقا للأنظمة المالية والمعايير والأسس المحاسبية المعتمدة لديها.

-2 تزوید دائرة المالية ببياناتها الختامية لعام 2020 فور اعتمادها في ضوء المواعيد المحددة ضمن التشريعات المنظمة لتلك الجهات.

-3 دون الاخلال بالتعليمات الصادرة من ولی عهد الامارة في هذا الشأن يتم تحويل الفوائض المالية المتراكمة من السنة المالية الماضية ( 2019) فور صدور هذا التعميم أما الفوائض المالية للسنة المالية الجارية (2020) فيجب تحويلها في موعد أقصاه نهاية شهر ابريل 2021

سابعاً

أحكام ختامية

1- على جميع الدوائر الحكومية موافاة دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية بصور ضوئية من قرارات تشكيل لجان الجرد السنوي الصادرة ومواعيد وأماكن إجراء الجرد في موعد اقصاه يوم الثلاثاء الموافق 24/11/2020 على أن يتم مراعاة اتباع الاجراءات الاحترازية لمكافحة والحد من انتشار فيروس كوفيد - 19.

-2 يعتبر نهاية يوم عمل الخميس الموافق 31/12/2020 هو أخر يوم عمل في السنة المالية 2020.

3- على جميع الدوائر والجهات التي يسري عليها هذا التعميم التقيد بالمواعيد الواردة به والالتزام بتعليمات دائرة المالية وتوفير كافة البيانات والتقارير والمستندات سواء المطلوبة من قبل جهاز الرقابة الماليـة او دائرة المالية في المواعيد المحددة.

4- تتولى دائرة المالية ابلاغ هذا التعميم للجهات المعنية بتطبيقه كما تتولى متابعة تقيد تلك الجهات بتنفيذ أحكامه ويعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره.

أحمد بن حميد النعيمي

ممثل الحاكم للشؤون

الإدارية والمالية

صدر بتاريخ: 05/ نوفمبر / 2020

الجدول الزمنى رقم (1)

اجراءات إعداد مشروع الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان للسنة المالية المنتهية في 31/12/2020 وإقفال فائض الأداء المالي في حساب الاحتياطي العام بدائرة المالية

الجدول الزمنى رقم (2)

الإجراءات التمهيدية على نظام موارد لإعداد مشروع البيانات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية

الجدول الزمنى رقم (3)

إجراءات إعداد البيانات المالية الختامية الفرعية للدوائر الحكومية

Financial Circular No. (3) for the year 2020

Regarding

Preparation of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman
for the Fiscal Year
Ended on December 31, 2020.

Based on the provisions of Article (34) of the Amiri Decree No. (11) for the year 2011 issuing the Financial Law of the Government of Ajman, the provisions of Chapter Four of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Amiri Decision No. (12) for the year 2011, the requirements for preparing the draft sub-final accounts for the fiscal year 2020, and our commitment to preparing and issuing the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the fiscal year ended on December 31, 2020, without delay, we direct the following:

First

Scope of Application of the Circular

The provisions of this circular apply to all departments, administrations, and entities affiliated with the Government of Ajman whose budgets are included in the annual general budget of the Government of Ajman, as well as entities with independent budgets and companies wholly owned by the Government of Ajman.

Second

Objectives of the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman

The General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman aims to achieve the following:

1. To show the true financial position of the Government of Ajman, indicating its rights with third parties and its obligations towards third parties at the end of the fiscal year to which the government's general budget pertains.
2. To measure the optimal use of the government's general budget appropriations and the efficient collection of its approved revenues by comparing each of the following:
   • Actual revenues during the ended fiscal year with their final approved estimates to show the shortfall or increase.
   • Actual expenditures during the ended year with their final approved estimates to show overspending or unused appropriations.
   • Projects implemented during the year with their final approved estimates to show overspending or unused appropriations.
   • Capital additions implemented during the ended year with their final approved estimates to show overspending or unused appropriations.
3. Actual revenues during the ended year with actual expenditures during the same year to show the result of the implementation of the government's general budget for the concerned fiscal year, whether it is a surplus or a deficit.
4. A statement of the changes that occurred to the government's general budget after its issuance and during its implementation, including additional appropriations and transfers, to determine the justifications and reasons for them.
5. The final account shows the higher authorities the performance of government departments and their ability to implement the programs and initiatives included in their budgets, to ensure the completion of the work and tasks assigned to them, the achievement of desired goals and results, and to identify the changes that hindered the implementation process.
6. To identify public funds frozen in stagnant materials and items in government warehouses through the clarifications and information provided by the general final account about their value, which gives decision-makers the opportunity to take necessary action regarding them.

Third

Preliminary Procedures for Preparing the Draft Sub-Final Account of the Government Department
for the Fiscal Year Ended on December 31, 2020

All government departments must adhere to the strict implementation of these instructions and complete all preliminary work for preparing the sub-final statements no later than 17/1/2021, as detailed below:

1. Regarding purchase requests, the following must be adhered to:

   - The deadline for issuing a purchase request is the end of the business day on 29/11/2020.

   - The deadline for the department to approve or cancel any pending purchase requests on the Mawared e-system is the end of the business day on 8/12/2020.

2. Regarding amendments to the approved budget for the fiscal year, the procedures mentioned below shall be followed unless decided otherwise:

   - The deadline for submitting a request for additional appropriation is the end of the business day on 24/11/2020.

   - The deadline for submitting a transfer that does not fall within the authority of the government department is the end of the business day on 10/12/2020.

   - The deadline for making a budget amendment within the government department's authority is the end of the business day on 07/1/2021.

3. The deadline for issuing a purchase order is the end of the business day on 16/12/2020, with the cancellation of any purchase orders on the Mawared e-system that have not completed their approval procedures, as well as the cancellation of any purchase requests not converted to purchase orders, by no later than the end of the business day on 17/12/2020. It is necessary to avoid issuing any purchase orders during 2020 for which materials are expected to be received and work executed during 2021.
4. Regarding unapproved purchase requests, approved requests not converted to purchase orders, and purchase orders that have not completed their approval procedures, all of which remain pending in the Mawared e-system without any action, the Department of Finance will automatically cancel them by no later than 20/12/2020.
5. The deadline for concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2020 is the end of the business day on 08/12/2020, provided that their actual implementation period does not exceed the end of the fiscal year 2020. Government departments are prohibited from concluding contracts that create financial obligations for the fiscal year 2021 without obtaining the approval of the Department of Finance.
6. Approve employees' annual leaves for the year 2020 on the Mawared system by no later than 20/12/2020. Complete the preparation of monthly payrolls and salary transfer procedures by no later than 24/12/2020. The last date for any quick payment process is 30/12/2020. Also, prepare the necessary accounting settlements and procedures, including posting the December 2020 salary entry to the General Ledger, by no later than 31/12/2020.
7. The deadline for canceling purchase orders that have not been fully received or canceling the unreceived portion of partially received purchase orders on the Mawared e-system is the end of the business day on 07/01/2021.
8. Begin the comprehensive inventory count for warehouses, workshops, sub-custodies, and personal custodies on any day after 01/12/2020, with the inventory work to be completed by no later than 15/12/2020. It is necessary to reconcile balances at the end of the fiscal year 2020 if there is any movement in inventory balances during the inventory period.
9. Complete the comprehensive inventory count of government properties and any other assets by no later than 15/12/2020.
10. Conduct an inventory of bank guarantees and guarantee checks at the end of the business day on 31/12/2020.
11. Conduct an inventory of receipt vouchers, payment vouchers, checks, and paper printouts of material value, indicating the number printed, used, remaining balance, and the last receipt number used from each book still in use as of 31/12/2020.
12. Conduct an inventory of petty cash funds that have been exempted by the Director-General of the government department and require retention by no later than 31/12/2020. The amounts disbursed from them pertaining to the fiscal year 2020 must be reimbursed by no later than 05/1/2021, and the remaining petty cash funds must be closed before the end of official working hours on Tuesday, 29/12/2020.
13. Prepare the necessary entries for inventory adjustments, if any, by no later than the end of the business day on 05/1/2021.
14. Close the cash receipts box on 31/12/2020 by 12:30 PM at the latest. All collected receipts must be deposited in the designated bank account on the same day and recorded in the records of the concerned government department. Additionally, ensure any other revenues due to the concerned department up to 31/12/2020 that have not been collected are recorded by no later than 12/1/2021.
15. The government entity must prepare a report detailing the last financial documents executed at the end of the business day on Thursday, 31/12/2020, as follows:
    • Type and number of the document, amount, date, and description of the transaction. Examples of relevant documents include, but are not limited to, payment and receipt vouchers, bank transfers, in addition to purchase orders and requests, etc.
    • Government entities shall send an electronic copy of the said report, along with a copy of the document itself, to both the Department of Finance and the Financial Audit Authority by no later than 05/01/2021.
16. The Department of Finance will send confirmation request letters for bank account balances as of 31/12/2020 by no later than 29/12/2020. Government departments will be provided with copies of the confirmations received from the banks.
17. Complete the bank transfer procedures on the Mawared system by no later than 03/01/2021
18. The Department of Finance will add bank account statements to the Mawared system within one business day of receiving them from the banks. Government entities must complete bank reconciliations within two business days from the date they are uploaded to the system. For banks with which government departments deal electronically, departments will add their account statements on the first business day of the fiscal year 2021 and complete the bank reconciliations for these statements within two business days from the date of addition.
19. Complete the recording of all materials received pertaining to the fiscal year 2020 on their actual receipt date in the records and accounts by no later than 07/1/2021.
20. Complete the recording of the last payment invoice received pertaining to the fiscal year 2020 by no later than 10/1/2021 and delete any invoice in the payment register with incomplete procedures by no later than 12/1/2021.
21. Any expenses accrued by the concerned department up to 31/12/2020 must be recorded by no later than 12/1/2021.
22. Complete all procedures for the valuation of investments that require valuation, and assets and liabilities in foreign currencies according to the unified financial system, by no later than 07/1/2021.
23. Complete all procedures related to the asset register and ensure its reconciliation with the balances of asset accounts and accumulated depreciation by no later than 10/1/2021.
24. Send confirmation letters for accounts receivable balances exceeding AED 10,000, related parties, and government financing accounts as of 31/12/2020, by no later than 12/1/2021. The confirmation letters must state that if no objection or notification is received from the entity within (5) business days, the balance will be considered confirmed. Reconciliations must be completed by no later than 17/01/2021.
25. It is necessary to ensure that all transactions are recorded on an accrual basis for the fiscal year ended 31/12/2020 in the Mawared e-system or in the approved financial records of the government department by no later than 14/1/2021.
26. The preparation of the sub-tax return data for the fourth quarter must be completed by 14/01/2021. The tax reports extracted from the sub-systems and the General Ledger, stamped and approved, must be sent to the Department of Finance by no later than 17/1/2021, after ensuring the recording of all financial transactions related to input and output tax. Also, close the balances of input and output tax accounts in the interdepartmental relations account, close the balances of the reverse charge debit and credit accounts, and settle any dues between departments and the Department of Finance within the interdepartmental relations tax account.
27. The closing date for financial accounts, electronic systems, and all subsidiary programs, applications, and financial periods will be the end of the business day on 17/1/2021.
28. Complete all procedures related to the sub-final statements by no later than 17/1/2021.

Fourth

Responsibility of the Government Department
Regarding the Preparation of the Draft Sub-Final Account and its Preparation Procedures

1. All government departments are obligated to apply and implement the procedures stipulated in Third of this circular and to complete all procedures related to the sub-final statements for the fiscal year ended 31/12/2020 by no later than the end of the business day on 17/1/2021, according to the attached timetables No. (2 and 3).
2. Financial accounts shall be closed in accordance with the provisions of the unified financial system of the government after ensuring the recording of all financial transactions on the accrual basis applicable in the Government of Ajman, reconciling bank balances, accounts receivable, government accounts, provision and depreciation accounts, and recording expenses and revenues related to the fiscal year 2020 on an accrual basis by the deadline of the end of the business day on 17/1/2021.
3. Each government entity shall prepare three electronic copies of the draft sub-final account, providing one year for comparison, as follows:
   • Statement of Financial Position / approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer according to the (AG_Balance_Sheet) report extracted from the Mawared system.
   • Statement of Financial Performance / approved by the Director-General of the entity and the Chief Financial Officer according to the (AG_Income_Statement) report extracted from the Mawared system.
   • Statement of Cash Flows / approved by the Chief Financial Officer.
   • Statement of Changes in Net Assets/Equity / approved by the Chief Financial Officer.
   • Notes to the Financial Statements / approved by the Chief Financial Officer.

   Approval shall be by signature in addition to the stamp of the government entity. The financial statements of entities whose financial affairs are managed by another entity shall be approved by the Director-General of the entity managing those affairs.

4. Each government entity shall prepare three electronic copies of the performance reports for its budget, to be approved by the Director-General of the government entity and the Chief Financial Officer. All pages must be signed and stamped. A general performance report shall be prepared comparing it with the final budget (approved budget + amendments). The report data shall be extracted from the Mawared system through the (AG – FUNDS AVAILABLE) report and shall include a general report clarifying the following:
   • A summary of the reasons for the variance in revenue activities if the variance percentage (positive/negative) exceeds 5%.
   • A summary of the reasons for the variance in expenditure programs if the variance percentage (positive/negative) exceeds 5%.
   • A general summary of appointments, resignations, and terminations of service compared to the budget, according to the general budget statistics.
5. Each government entity shall prepare three electronic copies (in PDF, EXCEL, or WORD format, depending on the nature of the report) of the attachments to the draft final account and the reports and documents required for the purpose of closing the accounts as indicated in this circular, according to the following:

• Trial balance approved by the Chief Financial Officer in addition to the Head of Accounts.
• Bank confirmation letters.
• Bank reconciliation statements.
• Confirmation letters from associate entities, related parties, accounts receivable, and the government financing account with the Department of Finance.
• A statement detailing the balances of accrued expenses and accrued revenues.
• A statement detailing the balances of prepaid expenses and unearned revenues.
• A statement of investments (for departments that have investments).
• A statement of projects under execution specifying the completion percentages as of December 31, 2020.
• A letter from the legal advisor regarding cases concerning the department.
• Certified copies of inventory results and inventory adjustments.

6- The government entity shall keep one copy of the draft sub-final account, its attachments, and performance reports, and a copy shall be sent to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance no later than 31/1/2021, according to schedule No. (1).

7- The report(s) of the Financial Audit Authority for the fiscal year 2020 (if any) and the actions taken in their regard shall be attached to the draft sub-final account of the concerned government entity.

8- The Financial Audit Authority shall audit all draft sub-final accounts and their attachments and provide the concerned entities and the Department of Finance with the audit results within (20 working days) from the date of receiving the draft sub-final statements of the government departments.

9- Within (10 working days) of receiving the audit results on all sub-final statements from the Financial Audit Authority, government departments shall study and settle the observations of the Financial Audit Authority, in addition to any observations the Department of Finance deems necessary to correct, clarify the reason for what was not settled, re-reconcile inter-departmental accounts, and send the response to the report to both the Financial Audit Authority and the Department of Finance, attached thereto.

10- Government departments shall update their sub-final statements upon making any other amendments, if any, that the Department of Finance or the Financial Audit Authority deems necessary to correct, until the issuance of the general final account for the Government of Ajman.

Fifth

Procedures for Preparing the General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman and Their Approval Procedures

1- The Department of Finance shall prepare the draft general final account and financial position for the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2020 after receiving all the amended sub-final financial statements of government departments in accordance with the provisions of the Unified Financial System of the Government of Ajman. It must be completed and sent to the Financial Audit Authority, including detailed statements, reports, and the draft decree of the final account, within (10 working days) from the date of receiving all the amended and duly approved sub-final financial statements.

2- The Financial Audit Authority must review the draft general final account and financial position of the Government of Ajman and provide the Department of Finance with its final report, including its opinion, within (10 working days) from the date of its receipt from the Department of Finance. If its final report, including its opinion, is not submitted within this period, the draft general final account and financial position shall be considered accepted by it and deemed to fairly represent the financial position of the Government of Ajman as of 31/12/2020, its financial performance, cash flows, and changes in net assets for the fiscal year ending on that date.

3- After the Department of Finance receives the report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority on the draft general final account and financial position of the Government of Ajman, or after the expiration of the above-mentioned period without any observations, the Department of Finance shall prepare the draft general final account and financial position of the Government of Ajman in its final form within (10 working days) from the date of receiving the report with the observations and opinion of the Financial Audit Authority or the expiration of the above-mentioned period without any observations.

4- The Department of Finance shall prepare the detailed financial report for the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2020, attached with the draft general final account and financial position of the Government of Ajman and the detailed report of the Department of Finance on the draft general final account of the Government of Ajman. It shall present it to us for approval within (3 working days) from the date of completing the preparation of the draft general final account and financial position of the Government of Ajman in its final form.

5- After our approval of the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2020, the Department of Finance shall, within (5 working days), present a report on the draft general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on 31/12/2020 to the Executive Council for its review and to provide any observations thereon within (22 working days) from the date the report is sent to the Executive Council.

6- After receiving the recommendations of the Executive Council or the lapse of (22 working days) from the date the Department of Finance's report was sent to the Executive Council, the Department of Finance shall study the recommendations of the Executive Council (if any) and take the necessary action. It will then submit the draft decree for the approval of the general final account and financial position of the Government of Ajman for the fiscal year ending on December 31, 2020, to His Highness the Ruler of the Emirate for approval and issuance.

7- The surplus/deficit of financial performance for the fiscal year ending on 31/12/2020 shall be closed to the General Reserve Account of the Government of Ajman at the Department of Finance, and the balances of inter-departmental accounts as of 31/12/2020 shall be closed to the Government Financing Account within (5 working days) of receiving the decree approving the general final account, in coordination with the Financial Operations Section at the Department of Finance.

Sixth

Entities with Independent Budgets

and Companies Wholly Owned by the Government of Ajman

Government entities with independent budgets and companies wholly owned by the Government of Ajman must implement the following, without prejudice to the decrees specific to each:

1 - Record all outstanding liabilities during the fiscal year 2020 in accordance with their approved financial systems, standards, and accounting principles.

2- Provide the Department of Finance with their final statements for the year 2020 immediately upon their approval, in light of the deadlines specified in the legislation governing those entities.

3- Without prejudice to the instructions issued by the Crown Prince of the Emirate in this regard, the accumulated financial surpluses from the previous fiscal year (2019) shall be transferred immediately upon the issuance of this circular. As for the financial surpluses of the current fiscal year (2020), they must be transferred no later than the end of April 2021.

Seventh

Concluding Provisions

1- All government departments must provide the Department of Finance and the Financial Audit Authority with photocopies of the decisions forming the annual inventory committees and the dates and locations for conducting the inventory, no later than Tuesday, 24/11/2020, ensuring compliance with precautionary measures to combat and limit the spread of the COVID-19 virus.

2- The end of the business day on Thursday, 31/12/2020, is considered the last working day of the fiscal year 2020.

3- All departments and entities to which this circular applies must adhere to the dates mentioned herein, comply with the instructions of the Department of Finance, and provide all data, reports, and documents, whether requested by the Financial Audit Authority or the Department of Finance, by the specified deadlines.

4- The Department of Finance shall communicate this circular to the concerned entities for its application and shall follow up on their compliance with its provisions. It shall be effective from the date of its issuance.

Ahmed bin Humaid Al Nuaimi

Ruler's Representative for Affairs

Administrative and Financial

Issued on: November 05, 2020

Schedule No. (1)

Procedures for Preparing the Draft General Final Account and Financial Position of the Government of Ajman for the Fiscal Year Ending 31/12/2020 and Closing the Financial Performance Surplus to the General Reserve Account at the Department of Finance

Schedule No. (2)

Preliminary Procedures on the Mawared System for Preparing the Draft Subsidiary Final Statements for Government Departments

Schedule No. (3)

Procedures for Preparing the Subsidiary Final Financial Statements for Government Departments