تعتبر المشاركة الفعالة للجهات الحكومية في نشاطات العمل التطوعي دليلاً على الدور الإيجابي الذي يقوم به القادة و المسؤولين والموظفين في تعزيز قيم التطوع وتشجيع الممارسات المسؤولة في بيئة العمل، ونشر ثقافة المسؤولية الاجتماعية والعمل التطوعي في المجتمع.
ولا يقتصر هذا الدور على مهام محددة أو مشاريع عمل مؤقتة بأطر زمنية، إنما يجب تعزيز ذلك و توسيع نطاق التطوع بين الموظفين، وزيادة مشاركة المتطوعين في الأعمال التطوعية بكافة مجالاتها، والعمل على استدامتها بشكل مستمر باعتبارها مطلباً من متطلبات الحياة المعاصرة التي تساهم في التنمية والتطور في كافة المجالات و في خدمة المجتمع.
وإنطلاقاً من مبادرات قيادات الدولة الرائدة في العمل الخيري و الإنساني والمشاريع التطوعية؛ وإعلان عام ٢٠١٧ عام الخير في دولة الإمارات العربية المتحدة من أجل تعزيز دور الجهات الحكومية على المشاركة الفعالة بإطلاق مبادرات تخدم ذلك التوجه، ولتفعيل دور الموارد البشرية في الجهات الحكومية في مجال العمل التطوعي، قامت الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بإصدار دليل ساعات الخير والمعني بتنظيم العمل التطوعي في الجهات الحكومية في إمارة عجمان و ترسيخ قيمه.
نطاق تطبيق الدليل
يطبق هذا الدليل على كافة الجهات الحكومية المحلية في إمارة عجمان والتي يسري عليها المرسوم الاميري رقم (4) لسنة 2017م بشأن إصدار قانون الموارد البشرية في حكومة عجمان ولائحته التنفيذية.
التطوع في خدمة وطننا .. عطاء وبناء لمجتمعنا
العمل التطوعي
(Voluntary Work)
يمكن تعريف العمل التطوعي (Voluntary Work) على أنه الجهد أو الخدمة التي يقدمها الموظف/الفرد إلى مجتمعه بدافع منه دون توقعه لأي منفعة أو مردود مادي وبقصد تحمل بعض المسؤوليات المجتمعية لتحقيق أهداف المشاريع التطوعية الهادفة إلى تقديم المساعدة والعون في مجالات إنسانية مختلفة.
ويعتبر التطوع، بأبعاده المختلفة سواء الإنسانية أو الإجتماعية، سلوكاً حضارياً يعزّز قيم التكافل والتآزر في المجتمع والإرتقاء بالثقافة المجتمعية، وينعكس تأثيره إيجابياً في حياة الأسرة والفرد والمجتمع، ويعمل على تنمية الحس بالمسؤولية وتحفيز روح المبادرة لدى الموظف الفرد. ويساعد التطوع الأفراد على إستكشاف إمكانياتهم وإطلاق طاقاتهم واستثمار وقتهم بصورة مفيدة من خلال المشاركة في مختلف الأنشطة والمبادرات والمشاريع التي تسهم في إحداث فرق إيجابي في المجتمع.
التكافل
التعاون
المشاركة
العطاء
السعادة
الإيجابية
أهداف العمل التطوعي
إستثمار الطاقات والمواهب الكامنة في الكوادر البشرية بالجهات الحكومية.
تنمية روح المشاركة الإيجابية لدى الموظف بالمجتمع المحيط به.
تحقيق التكافل والتضامن في المجتمع بمختلف الأنشطة و المجالات وتعزيز ثقافة العمل التطوعي.
اكتساب الثقة والشعور بالرضى عن النفس لدى الموظف وتحفيز روح المبادرة.
الاستغلال الأمثل للوقت بما يخدم جميع المجالات الإنسانية و المجتمعية بالدولة.
تدريب الموظف على المشاركة الضرورية والمفيده في العمل التطوعي.
إن العمل التطوعي لا يقف عند حدود معينة
الأدوار والمسؤوليات
نوضح فيما يلي الأدوار والمسؤوليات المناطة بالإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية والجهات الحكومية فيما يخص تطبيق دليل ساعات العمل التطوعي:
أولاً: دور الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية:
تقديم الدعم الإستشاري اللازم لوحدات الموارد البشرية في الجهات الحكومية وذلك فيما يخص تطبيق دليل ساعات العمل التطوعي.
تنظيم ورش عمل توعوية وتدريبية بالتنسيق مع الجهات الحكومية للتعريف بأهمية العمل التطوعي ودوره في المجتمع.
متابعة الجهات الحكومية في الإمارة لضمان التطبيق السليم للعمل التطوعي لجميع الفئات الوظيفية.
إعداد برنامج جائزة لتكريم أفضل الجهات الحكومية التي تحفز وتشجع العمل التطوعي بين الجهات الحكومية في الإمارة.
ثانياً: دور الجهات الحكومية (الوحدة التنظيمية للموارد البشرية):
التواصل مع الإدارة المركزية لأغراض الاستفسار بشأن تطبيق ساعات العمل التطوعية في الجهه الحكومية.
التواصل الفعال وتقديم الدعم والإرشاد للموظفين فيما يخص العمل التطوعي.
تنظيم ورش عمل داخلية للموظفين للتعريف بأهمية العمل التطوعي وتعريفهم بالدليل.
توفير مبادرات وأنشطة للبرامج التطوعية من خلال التنسيق مع الجهات المختصه و المعنية بالجهات المنظمة للفعاليات والمبادرات على سبيل المثال لا الحصر (الهلال الأحمر الاماراتي، تكاتف، جميعة الإحسان الخيرية، إلخ).
توفير المعلومات الكافية للموظفين عن الأنشطة و الفعاليات والمبادرات التطوعية بالدولة.
تحفيز وتكريم الموظفين المتميزين في العمل التطوعي.
استلام مستندات إثبات المشاركة في المبادرات و الأنشطة التطوعية وحفظها في ملف الموظف.
ثالثاً: دور الموظف المشارك في العمل التطوعي
المشاركة في العمل التطوعي مهم للموظف المشاركة فيه؛ على أن يعي الموظف المشارك في العمل التطوعي بعض النقاط الهامة قبل المشاركة في المشاريع التطوعية التي تنظمها الجهة الحكومية:
الإلتزام بالقواعد الموضوعة للمشروع التطوعي والدور المحدد له وعدم تجاوزه.
عدم تعارض النشاطات التطوعية بأي شكل من الأشكال مع مفاهيم الدولة والإمارة الثقافية أو المجتمعية أو القانونية.
يتعين على الموظف المشارك بالفعالية أو المبادرة إستيعاب أهدافها ومخرجاتها.
الإلتزام بالجدية والنزاهة والمشاركة الفعالة مع باقي أعضاء الفريق وأن يحافظ على صورة الإمارة و الجهة الحكومية التي يمثلها.
المحافظه على سرية المعلومات للجهة المعنية.
على المتطوع أن يحرص على حسن المظهر الشخصي مع مراعاة المعايير والآداب العامة.
على الموظف تسليم ما يثبت ساعات المشاركة في الأعمال التطوعية من خلال تعبئة نموذج العمل التطوعي المرفق (بهدف تسجيل مساهمات الموظفين المجتمعية)، أو من خلال رسالة شكر أو خطاب رسمي من جهة العمل التطوعي بما يفيد بمشاركته وعدد ساعات التطوع المبذولة.
توفير نسخة من مستندات المشاركة الفعلية في المبادرات والأنشطة التطوعية وتقديمها للمسؤول المباشر ووحدة الموارد البشرية المعنية.
على الموظف الراغب في الإنسحاب من المشروع التطوعي إبلاغ الجهة المنظمة (المعنية) قبل الإنسحاب.
كل عمل نبيل بلا مقابل .. هو عمل تطوعي
مبادرات لتفعيل العمل التطوعي في الجهات الحكومية
يكمن دور الجهات والمؤسسات الحكومية في ضرورة تشجيع وتحفيز موظفيها بجميع فئاتهم الوظيفية بداية من الفئات القيادية العليا إلى الفئات الإشرافية والفئات التخصصية وصولاً للفئات الخدمية على المشاركة في المشاريع التطوعية والفعاليات المجتمعية. وتظهر الحاجة إلى وجود منهجية فعالة للمكافأة والتكريم إلى جانب بعض المبادرات والإجراءات التحفيزية والتشجيعية التي يمكن إعتمادها داخل الجهات الحكومية. وفيما يلي بعض المبادرات والمقترحات التحفيزية بهدف إظهار التقدير للمشاركين في المشاريع التطوعية السابقة والمحافظة على المشاركة في المستقبل وإستدامة العمل التطوعي والمبادارات التطوعية بشكل عام:
1. جائزة داخلية لتكريم العمل التطوعي
يمكن للجهة الحكومية العمل على إعداد برنامج جائزة داخلي يختص بتكريم المشاركين في العمل التطوعي سواء المشاريع التطوعية داخل الجهة الحكومية أو خارجها. ويمكن أن تستهدف الجائزة فئات مختلفة من العمل التطوعي إعتماداً على حجم المشاركة أو عدد ساعات التطوع، ويمكن أن تشمل فئات الجائزة على سبيل المثال لا الحصر الأفراد لتكريم (المتطوع المتميز) أو فرق عمل تطوعية أو وحدات تنظيمية (أفضل إدارة/قسم)...إلخ
2. خطط التوعية والنشرات التثقيفية والمعرفية
تعتبر خطط التوعية والنشر التثقيفي لمبادرات ومشاريع العمل التطوعي والتعريف بدوره وأهميته في المجتمع؛ أحد أهم الوسائل الفعالة لترسيخ العمل التطوعي في الجهات الحكومية وفي المجتمع بصفة عامة. وفي ظل ثورة التواصل الإجتماعي سريع التطور؛ تظهر أهمية الاستغلال الإيجابي تلك المنصات الإعلامية في إدارة عملية التوعية بالعمل التطوعي والتعريف بالمبادرات المجتمعية المختلفة في الجهات الحكومية والدعوة لمشاركة متطوعين جدد، ويمكن إستخدام تلك المنصات الإجتماعية (مثال منصات إنستجرام وتويتر) لتشجيع مساهمات المتطوعين وإبراز مجهوداتهم كنماذج مشرفة يحتذى بها وبهدف تشجيع الآخرين.
3. سجل الخير
مبادرة من مبادرات الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية وهي عبارة عن تسجيل الموظفين لتجاربهم في كل فعاليات ومبادرات العمل التطوعي ونشاطاته، ويمكن الإستفادة من البيانات المسجلة في مقارنات إحصائية تستخدم في إبراز حجم العمل المنجز أو عدد المتطوعين من كل جهة حكومية. كما يمكن الإستفادة من بيانات سجل الخير في مبادرات التكريم والمكافأة للعمل التطوعي الأكثر تميزاً... مثل تكريم أفضل جهة حكومية أو أكبر عدد من المتطوعين أو أكبر عدد ساعات تطوعية أو أفضل متطوع أو أفضل مشروع تطوعي.
4. مبادرات التكريم والتحفيز السنوية
تعتبر مبادرات التكريم والمكافأة أحد أهم وسائل تحفيز العمل التطوعي من خلال تقديم الشكر والتقدير لنماذج العمل التطوعي المميزة، وفيما يلي بعض الأمثلة والمقترحات:
تقدير جهود المتطوعين وإبراز دورهم في المشروع التطوعي وتقديم خطابات الشكر وشهادات التقدير للمميزين من المتطوعين؛ والتي يمكن تقديمها في نهاية كل مشروع تطوعي.
تكريم المتطوعين في مناسبات خاصة أو في إحتفالات الموظفين داخل الجهة الحكومية أو في الملتقيات السنوية.
مساعدة المتطوعين المتميزين في إبراز تجاربهم وقصص نجاحهم في العمل التطوعي، وتشجيعهم على عرض تجاربهم الناجحة في مختلف الجهات الحكومية أو المؤسسات الخاصة وعبر مختلف وسائل الإعلام ومنصات التواصل الإجتماعي.
مراعاة مشاركة الموظفين في الأعمال التطوعية خلال ساعات العمل الرسمية.
تنظيم مشاركة الموظفين في التطوع الخارجي (خارج الدولة) وذلك عن طريق الجمعيات المعنية بالتطوع في الدولة.
بروح الإيمان والإنتماء ... نتطوع في خدمة بلادنا
نموذج العمل التطوعي - Voluntary Work Form (*)
بيانات الموظف المتطوع - Employee (Volunteer) Details
اسم الموظف
Employee Name
المسمى الوظيفي
Job Title
جهه عمل الموظف
Organization Name
بيانات العمل التطوعي - Voluntary Work Details
اسم وعنوان جهة/مشروع التطوع
Organization/Voluntary Project Name & Address
تاريخ العمل التطوعي
Voluntary Project Date From / / To / /
إجمالي عدد ساعات التطوع
Number of Volunteered Hours
اسم المشروع/المبادرة
Name of Project \ Initiative
مهام العمل التطوعي
Voluntary Project Tasks
توقيع الموظف المتطوع
Volunteer Signature
اعتماد جهه العمل التطوعي - The Voluntary Project Verification
اسم الموظف المسؤول عن العمل التطوعي
Voluntary Project Supervisor name
المسمى الوظيفي
Job Title
رقم التواصل
Contact Number
البريد الإلكتروني
E-mail Address
الملاحظات على المتطوع
Remarks on volunteer
التاريخ
Date
توقيع وختم جهة التطوع
Voluntary Project/Organization Signature & Official Stamp
(*) يهدف هذا النموذج إلى تسجيل مساهمات الموظفين المتطوعين لغايات إخطار جهة عملهم ومكافأة مساهماتهم المجتمعية المتميزة
www.ajmanhrd.gov.ae
Hours of Goodness
Guide to Voluntary Work Hours in the Government of Ajman
2017
Contents
02
Introduction
03
Scope of the Guide
04
Voluntary Work
06
Objectives of Voluntary Work
07
Roles and Responsibilities
11
Initiatives to Activate Voluntary Work in Government Entities
15
Voluntary Work Form
Introduction
The effective participation of government entities in voluntary work activities is evidence of the positive role played by leaders, officials, and employees in promoting the values of volunteering, encouraging responsible practices in the work environment, and spreading the culture of social responsibility and voluntary work in the community.
This role is not limited to specific tasks or temporary work projects with time frames; rather, it must be enhanced by expanding the scope of volunteering among employees, increasing the participation of volunteers in voluntary work in all its fields, and working towards its continuous sustainability as it is a requirement of modern life that contributes to development and progress in all fields and in serving the community.
Stemming from the initiatives of the country's pioneering leadership in charitable and humanitarian work and voluntary projects, and the declaration of 2017 as the Year of Giving in the United Arab Emirates to enhance the role of government entities in actively participating by launching initiatives that serve this direction, and to activate the role of human resources in government entities in the field of voluntary work, the Central Human Resources Development Department has issued the 'Hours of Goodness' guide, which is concerned with organizing and consolidating the values of voluntary work in the government entities of the Emirate of Ajman.
Scope of the Guide
This guide applies to all local government entities in the Emirate of Ajman that are subject to Emiri Decree No. (4) of 2017 concerning the issuance of the Human Resources Law in the Government of Ajman and its executive regulations.
Volunteering in the service of our nation... is giving and building for our community
Voluntary Work
(Voluntary Work)
Voluntary Work can be defined as the effort or service that an employee/individual provides to their community out of their own volition, without expecting any benefit or financial return, with the intention of shouldering some social responsibilities to achieve the goals of voluntary projects aimed at providing assistance and aid in various humanitarian fields.
Volunteering, in its various dimensions, whether humanitarian or social, is considered a civilized behavior that enhances the values of solidarity and synergy in the community and elevates the societal culture. Its impact is positively reflected in the lives of the family, the individual, and the community, and it works to develop a sense of responsibility and stimulate a spirit of initiative in the individual employee. Volunteering helps individuals explore their potential, unleash their energies, and invest their time usefully through participation in various activities, initiatives, and projects that contribute to making a positive difference in society.
Solidarity
Cooperation
Participation
Giving
Happiness
Positivity
Objectives of Voluntary Work
Investing the potential energies and talents of human cadres in government entities.
Developing a spirit of positive participation in the surrounding community among employees.
Achieving solidarity and cohesion in the community through various activities and fields and promoting the culture of voluntary work.
Gaining confidence and a sense of self-satisfaction for the employee and stimulating the spirit of initiative.
Making optimal use of time to serve all humanitarian and community fields in the country.
Training the employee on necessary and useful participation in voluntary work.
Voluntary work knows no bounds
Roles and Responsibilities
The following clarifies the roles and responsibilities assigned to the Central Human Resources Development Department and government entities regarding the application of the Voluntary Work Hours Guide:
First: Role of the Central Human Resources Development Department:
Providing the necessary advisory support to human resources units in government entities regarding the application of the Voluntary Work Hours Guide.
Organizing awareness and training workshops in coordination with government entities to introduce the importance of voluntary work and its role in the community.
Following up with government entities in the Emirate to ensure the proper implementation of voluntary work for all job categories.
Preparing an award program to honor the best government entities that motivate and encourage voluntary work among government entities in the Emirate.
Second: Role of Government Entities (Human Resources Organizational Unit):
Communicating with the Central Department for inquiries regarding the application of voluntary work hours in the government entity.
Effective communication and providing support and guidance to employees regarding voluntary work.
Raising awareness among line managers about the importance of motivating employees and cooperating with them to volunteer in various voluntary activities, projects, and initiatives.
Organizing internal workshops for employees to introduce the importance of voluntary work and familiarize them with the guide.
Providing initiatives and activities for voluntary programs through coordination with competent and concerned authorities that organize events and initiatives, for example but not limited to (the Emirates Red Crescent, Takatof, Al Ihsan Charity Association, etc.).
Providing sufficient information to employees about voluntary activities, events, and initiatives in the country.
Motivating and honoring outstanding employees in voluntary work.
Receiving proof of participation documents for voluntary initiatives and activities and keeping them in the employee's file.
Third: Role of the Employee Participating in Voluntary Work
Participation in voluntary work is important for the employee; the employee participating in voluntary work must be aware of some important points before participating in voluntary projects organized by the government entity:
Adhering to the established rules for the voluntary project and the role assigned, and not exceeding it.
Ensuring that voluntary activities do not conflict in any way with the cultural, societal, or legal concepts of the state and the Emirate.
The employee participating in the event or initiative must understand its objectives and outcomes.
Commitment to seriousness, integrity, and active participation with the rest of the team members, and maintaining the image of the Emirate and the government entity they represent.
Maintaining the confidentiality of information of the concerned entity.
The volunteer must be keen on maintaining a good personal appearance while observing public standards and etiquette.
The employee must submit proof of participation hours in voluntary work by filling out the attached Voluntary Work Form (for the purpose of recording employees' community contributions), or through a thank-you letter or an official letter from the voluntary work organization stating their participation and the number of volunteered hours.
Providing a copy of the actual participation documents in voluntary initiatives and activities and submitting them to the line manager and the concerned human resources unit.
An employee wishing to withdraw from a voluntary project must inform the organizing (concerned) entity before withdrawing.
Every noble act without compensation... is voluntary work
Initiatives to Activate Voluntary Work in Government Entities
The role of government entities and institutions lies in the necessity of encouraging and motivating their employees of all job categories, from senior leadership to supervisory and specialized categories, down to service categories, to participate in voluntary projects and community events. There is a need for an effective methodology for reward and recognition, alongside some motivational and encouraging initiatives and procedures that can be adopted within government entities. The following are some initiatives and motivational proposals aimed at showing appreciation to participants in past voluntary projects, maintaining future participation, and sustaining voluntary work and initiatives in general:
1. Internal Award for Honoring Voluntary Work
The government entity can work on preparing an internal award program specialized in honoring participants in voluntary work, whether for projects inside or outside the government entity. The award can target different categories of voluntary work based on the volume of participation or the number of volunteered hours. The award categories can include, but are not limited to, individuals to honor the (Outstanding Volunteer), volunteer teams, or organizational units (Best Department/Section)...etc.
2. Awareness Plans and Educational and Informational Bulletins
Awareness plans and educational publications for voluntary work initiatives and projects, and introducing its role and importance in society, are among the most effective means to consolidate voluntary work in government entities and in society in general. In light of the rapidly evolving social media revolution, the importance of positively utilizing these media platforms emerges in managing the awareness process for voluntary work, introducing various community initiatives in government entities, and inviting new volunteers to participate. These social platforms (e.g., Instagram and Twitter) can be used to encourage volunteers' contributions and highlight their efforts as honorable role models to encourage others.
3. The Goodness Register
An initiative by the Central Human Resources Development Department, it involves employees recording their experiences in all voluntary work events, initiatives, and activities. The recorded data can be used for statistical comparisons to highlight the volume of work accomplished or the number of volunteers from each government entity. The data from the Goodness Register can also be utilized in recognition and reward initiatives for the most distinguished voluntary work... such as honoring the best government entity, the largest number of volunteers, the highest number of volunteered hours, the best volunteer, or the best voluntary project.
4. Annual Recognition and Motivation Initiatives
Recognition and reward initiatives are one of the most important means of motivating voluntary work by offering thanks and appreciation to outstanding models of voluntary work. The following are some examples and suggestions:
Appreciating the efforts of volunteers, highlighting their role in the voluntary project, and providing letters of thanks and certificates of appreciation to distinguished volunteers, which can be presented at the end of each voluntary project.
Honoring volunteers on special occasions, at employee celebrations within the government entity, or at annual forums.
Assisting outstanding volunteers in highlighting their experiences and success stories in voluntary work, and encouraging them to present their successful experiences in various government entities or private institutions and across different media outlets and social media platforms.
Accommodating employee participation in voluntary work during official working hours.
Organizing employee participation in external volunteering (outside the country) through the relevant volunteering associations in the country.
With a spirit of faith and belonging... we volunteer in the service of our country
Voluntary Work Form (*)
Employee (Volunteer) Details
Employee Name
Job Title
Organization Name
Voluntary Work Details
Organization/Voluntary Project Name & Address
Voluntary Project Date
From / / To / /
Number of Volunteered Hours
Name of Project / Initiative
Voluntary Project Tasks
Volunteer Signature
The Voluntary Project Verification
Voluntary Project Supervisor name
Job Title
Contact Number
E-mail Address
Remarks on volunteer
Date
Voluntary Project/Organization Signature & Official Stamp
(*) This form aims to record the contributions of employee volunteers for the purpose of notifying their employer and rewarding their outstanding community contributions
www.ajmanhrd.gov.ae
Document Criteria
Document Number
None
Year
2017
Levelالمستوى
Localمحلي - إمارة عجمان
مواضيع خاصةمواضيع خاصة
أنظمة موارد بشريةأنظمة موارد بشرية
Categoryالفئة
سياسات وأدلة عامةسياسات وأدلة عامة
Statusالحالة
Activeساري
Issuing Authorityجهة الإصدار
Human Resources Departmentدائرة الموارد البشرية
Executing Entityجهة التنفيذ
Human Resources Departmentدائرة الموارد البشرية
Sectorالقطاع
Government Sectorالقطاع الحكومي
Emirate Directionsتوجهات الإمارة
Second Direction: Developing national cadres capable of achieving the Emirate’s aspirationsالتوجه الثاني: بناء كوادر وطنية قادرة على تحقيق تطلعات الإمارة
2.1 Ensuring world-class education that enhances learning outcomes and prepares a generation capable of leading the future2.1 ضمان تعليم عالمي المستوى يعزز التحصيل التعليمي ويعد جيل قادر على قيادة المستقبل
2.2 Supporting an innovation-friendly environment and promoting scientific research and technological development in the Emirate2.2 دعم بيئة الابتكار وتعزيز البحث العلمي والتطوير التكنولوجي في الإمارة