دليل التوطين في القطاع الحكومي 2016
دليل التوطين
في القطاع الحكومي
2016
أولاً: المقدمة
في إطار التزام حكومة عجمان بتنفيذ رؤية صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس دولة الامارات العربية المتحدة في ما يتعلق بعملية التوطين وتوفير فرص عمل للمواطنين في دولة الامارات العربية المتحدة ، وبناءً على توجيهات صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي عضو المجلس الأعلى للاتحاد حاكم إمارة عجمان بالاهتمام بالعنصر البشري المواطن وأن يكون الإماراتي الخيار الأول للتوطين وأن تحرص الجهات الحكومية على توطين الوظائف سعياً نحو النهوض بالدولة بشكل عام والإمارة بشكل خاص من خلال خلق كوادر وطنية قادرة على أخذ زمام التنمية ولاحقاً لصدور قرار رئيس المجلس التنفيذي رقم ( 16 ) لسنة 2015 بشأن اعتماد سياسة التوطين لحكومة عجمان وتكليف الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بالإشراف المباشر على كافة الإجراءات اللازمة لتنفيذ هذا القرار، ولغايات تطبيق هذا القرار قامت الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بإعداد دليل التوطين في القطاع الحكومي لكي يساعد الجهات الحكومية في تطبيق هذا القرار بشكل صحيح بما يساهم في زيادة نسب التوطين للوصول الى المستويات المطلوبة وفق إجراءات وخطوات عمل موحدة ومنظمة على مستوى الحكومة.
إن نجاح دليل التوطين يعتمد على منهج منظم وشامل وإن المبادرات الفردية ليست كافية ويعتبر هذا الدليل واحدة من الأدوات وخطوه نحو الأمام في عملية التوطين والإرتقاء بمهارات وكفاءات المواطنين.
ثانياً: البعد الاستراتيجي لعملية التوطين
إن دليل التوطين هذا مستمد من الاستراتيجية العامة لحكومة عجمان بأبعادها: التنمية الاجتماعية والتنمية الاقتصادية والتميز الحكومي، إذ أن تطبيق هذه الاستراتيجية يرفد الأهداف والأبعاد الاستراتيجية العامة لحكومة عجمان.
إن استراتيجية الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية مستمدة من ومرتكزة على استراتيجية حكومة عجمان، ويعد دليل التوطين أحد الوسائل اللازمة لرفد إمارة عجمان بالكوادر المواطنة المؤهلة مما يؤدي إلى دعم التنمية الاجتماعية بتهيئة فرص عمل لمواطني دولة الامارات العربية المتحدة ويحسن أوضاعهم الاجتماعية والمادية، بالإضافة إلى دعم التنمية الاقتصادية برفد الإمارة بالكوادر البشرية المؤهلة والكفوءة والقادرة على الحفاظ على عجلة النمو والتطور، وكمحصلة لهذه الجهود يسمو العمل الحكومي ويتطور الى مرحلة متقدمة من التميز.
انطلاقاً من الخطط الاستراتيجية للإمارة ككل وللإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بشكل خاص من خلال إستراتيجية محددة ومتعددة الجوانب لتطبيق خطة ترمي إلى التوطين والتدريب والتطوير وتقديم الدعم للمواطنين ليصبحوا قادرين على المنافسة في سوق العمل ويسهموا بشكل إيجابي في ازدهار دولة الإمارات العربية المتحدة وتطورها.
ثالثاً: الأهداف
- توفير فرص عمل لمواطني دولة الإمارات العربية المتحدة من خلال الدعم المستمر والتأهيل والتطوير وبناء آليات نظامية للتوطين والتوظيف.
- زيادة نسب التوطين في الجهات الحكومية في إمارة عجمان من خلال وضع خطط مستقبلية لتوطين الوظائف والبرامج التأهيلية التي تدعم عملية التوطين وعدم الإكتفاء بالمبادرات الفردية والمتفرقة وذلك وفقاً لسياسة التوطين المعتمدة بموجب قرار رئيس المجلس التنفيذي رقم (16) لسنة 2015م بشأن اعتماد سياسة التوطين لحكومة عجمان من أهداف وقواعد ومؤشرات.
- المحافظة على الموظفين من مواطني دولة الامارات داخل دوائر حكومة عجمان و الحرص على تنمية خبراتهم داخل دوائر الحكومة عن طريق تصميم الوظائف والسلم الوظيفي بشكل واعد وطموح مما يحفز الموظفين المواطنين على اكتساب الكفاءات اللازمة (مهارات، معارف، سلوكيات) وبناء خطط وسياسات داعمة لتسهيل نقل هذه الخبرات التخصصية التي تمكن الموظفين المواطنين من التميز في مهامهم الوظيفية والمبادرات الحكومية لتصل إلى مستوى عالٍ من الفعالية والكفاءة.
- التأكد من نقل الخبرات داخل حكومة عجمان الى الكفاءات المواطنة الجديدة والواعدة وفي ذات الوقت عمل سياسات للتعاقب الوظيفي ونقل المعرفة للحفاظ على الخبرات داخل دوائر حكومة عجمان، وتسهيل عملية انتساب الموظفين الجدد في العمل وانخراطهم فيه و تنمية قدراتهم لتوائم طبيعة الأعمال التي يقومون بها.
- تحفيز الموظفين المواطنين المتميزين من خلال مساعدتهم في بناء مسيرتهم المهنية وتوفير برامج التدريب القيادية والإشرافية وبناء الكفاءات المطلوبة للعمل والأداء الفعال في القطاع الحكومي.
- تأسيس نظام فعال لتوجيه المواطنين في حياتهم المهنية وتثقيفهم بما يخص فرص التعلم والتطوير الذاتي وطرق البحث عن العمل والمنافسة للحصول على الوظائف عن طريق التطوير العملي والمهني والأكاديمي.
- ايجاد نقطة ربط بين المواطنين المؤهلين وفرص العمل المتوفرة في القطاع الحكومي في إمارة عجمان.
رابعاً: محاور خطة التوطين
تعتمد خطة التوطين المقترحة على محاور رئيسية في بناء نظام للتوطين وذلك من خلال:
وتتضمن محاور خطة التوطين شرح تفصيلي عن محتوياتها وطريقة تنفيذ كل منها، حيث يجب على كل دائرة حكومية العمل على تنفيذها والإشراف المباشر عليها والتعاون المباشر مع الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية للتغلب على المعوقات إن وجدت.
إن الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية ستقدم كل ما هو مطلوب لإنجاح تنفيذ سياسة التوطين والتعاون المستمر مع جميع إدارات الموارد البشرية في الجهات الحكومية وتوفير الدعم المطلوب، ويجب التأكيد على أن هذه المحاور لا تمثل كل ما يمكن عمله في عملية التوطين وذلك لأن عملية التوطين خاضعة للتحديث ومن الممكن لإدارات الموارد البشرية التقدم بمقترحات أو مشاريع أو مبادرات تعزز تطبيق هذه السياسة ودليلها وتساعد في تنفيذ الأهداف المرجوة.
المحور الأول: تخطيط التعاقب الوظيفي
التعاقب الوظيفي هو عملية استراتيجية منظمة ومحكمة، تضمن استمرار الموظفين المؤهلين والذين لديهم الكفاءة والقدرة على شغل وظائف مهمة في حكومة الإمارة، وتتضمن عملية تخطيط التعاقب الوظيفي تحديد الوظائف الحساسة والتي تمثل الركيزة الأساسية لكل إدارة حيث يفيد هذا التخطيط بأن بعض الوظائف تمثل شريان الحياة بالنسبة إلى الإدارة المعنية وإنه من الصعب جدا تركها شاغرة أو إشغالها من قبل أي شخص من غير المؤهلين لها من المواطنين، ومن هنا ظهرت الحاجة لعملية التعاقب الوظيفي والإحلال الوظيفي الذي يمثل عملية التعرف و تحديد و تقييم الموظفين المتوقع شغرهم للمناصب الرئيسية الشاغرة في جميع دوائر حكومة الإمارة، وتزويد هؤلاء الموظفين بالمهارات والخبرات المناسبة لوظائفهم الحالية والمستقبلية لتأهيلهم لشغل مناصب عند تكليفهم بأدوار جديدة، فالتخطيط الوظيفي يركز على إعداد الإدارات والموظفين لإحلال وظيفة ذات مستوى أعلى تم إخلاؤها بشكل غير متوقع أو بصورة طوعية أو لأي سبب آخر.
وتتضمن عمليات التعاقب الوظيفي العمليات الفرعية التالية:
أ. تقوم الجهات الحكومية بتحديد الوظائف المحتملة بخطط التعاقب الوظيفي مع مراعاة أن هذه الوظائف قد تكون حالية أو مستقبلية.
ب. تنسيب العاملين الحاليين الكفوؤوين - أو الذين لديهم مؤهلات وقابلية للتطور - ليتم ادراجهم في برنامج التعاقب الوظيفي وذلك بقياس الكفاءات المحددة لكل وظيفة.
ج. تحليل الفرق بين الكفاءات المطلوبة للوظائف المحتملة بخطط التعاقب الوظيفي، ونتائج قياس الأداء للموظفين المرشحين لكل وظيفة.
د. التنسيق بين إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى في الجهة الحكومية المعنية لإدراج الموظفين في برامج التدريب والتطوير أو التوجيه والإرشاد وفقاً لنوع الوظيفة، ومدى التفاوت بين الأداء المتوقع والأداء الحالي، ومستوى الوظيفة على الهيكل التنظيمي.
ه. توثيق خطة تدريب وتطوير فردية لكل موظف وتطوير برامج التوجيه والإرشاد مع وضع إطار زمني محدد يتم متابعته من قبل إدارات الموارد البشرية في الجهات الحكومية.
ويجدر بالذكر أهمية التركيز على تعزيز دور الموظفين الحاليين وتحفيزهم على نقل المعارف و الخبرات إلى زملائهم عن طريق تطوير برامج نقل المعرفة.
المحور الثاني: الاستقطاب والاختيار
أ. يتوجب على كل دائرة إعداد تقرير يبين الوظائف الحالية الموجودة على الهيكل التنظيمي وعدد الوظائف الشاغرة واحصائية عدد المواطنين / غير مواطنين الشاغلين للوظائف حسب النموذج المرفق في الدليل واعداد خطط الاستقطاب.
ب. تقوم الجهات الحكومية بتطوير برامج تدريبية تستهدف طلبة الجامعات المواطنين وتأهيلهم لوظائف القطاع العام، وتخصيص نسبة من تعيينات خطة التوظيف لأفضل المتدربين.
ج. يطبق هذا المحور بالاتساق مع المبادرات المتخذة للحفاظ على الموظفين المواطنين من خلال اجراءات قبول الاستقالة أو انهاء الخدمة للموظفين المواطنين في إمارة عجمان والتي تتضمن تقصي أسباب الاستقالة لايجاد حلول وسيطة فورية أو اتخاذ تدابير واجراءات تصحيحية في حال وجود مؤشرات حرجة.
المحور الثالث: التعاون مع الجهات الحكومية ذات العلاقة من أجل توحيد الجهود لتحقيق توجهات دولة الامارات العربية المتحدة.
تتم هذه العملية من خلال التركيز على المحاور التالية:
أولاً: المؤسسات التعليمية
يتم التنسيق مع المؤسسات التعليمية في الدولة التي تحتضن العدد الأكبر من المواطنين لوضع خطط توعوية عن سوق العمل وعن متطلبات الاحتياجات الوظيفية، ويتم ذلك من خلال:
و من جهتها تقوم حكومة عجمان بدوائرها المختلفة بحملات توعوية لتشجيع الطلاب على المشاركة في النشاطات التي تقيمها في الجامعات ليتسنى لهم المشاركة عن قرب في الحياة العملية واختيار التخصصات الدراسات الجامعية بما يتواءم مع رؤية الإمارة ليتم البدء بإعداد الكفاءات المواطنة المناسبة للعمل في القطاع الحكومي ابتداء من مرحلة الدراسة الجامعية، والإستفادة من الكفاءات الموجودة داخل الإمارة و شغل الوظائف المستقبلية بالكوادر المناسبة.
كما يتطلب من الجهات الحكومية المختلفة بوضع برامج تساهم في استقطاب الطلاب المواطنين للعمل في الجهات الحكومية على شكل تدريب صيفي أو تدريب جامعي، إذ ان الطالب المواطن ينخرط في سوق العمل بشكل مباشر مما يجعل لديه فكرة وخطة للمهارات اللازمة له ليتمكن من الالتحاق بالعمل في القطاع الحكومي لاكتساب هذه المعارف والمهارات اثناء الدراسة الجامعية، الامر الذي يساعده في ادراك وجهته عند التخرج.
ثانياً: الهيئات المتخصصة في التوطين لدعم عمليات التوطين بكافة الأشكال الممكنة.
ثالثاً: المشاركة في الفعاليات المرتبطة بعملية التوطين.
رابعاً: تفعيل دور الجهات الحكومية التابعة لإمارة عجمان من خلال وضع برامج ومبادرات تساهم في رفع نسب التوطين.
خامساً: توفير وسائل الاتصال المختلفة تمكن الجهات الحكومية والمواطنين من التواصل المباشر فيما يتعلق بالاستقطاب والتوطين.
المحور الرابع: التدريب والتطوير
يتم من خلال هذا المحور تطوير خطط تدريب متكاملة من اجل اعداد المتقدمين للوظائف والموظفين الحاليين من مواطني دولة الامارات العربية المتحدة للوظائف التي يتم توطينها وتتكون هذه البرامج من جزئين أساسيين:
الجزء الأول: تطوير الكفاءات الفنية
ويتم هذا الجزء من خلال تفعيل منهجيات نقل المعرفة والمتمثلة بالإرشاد والتوجيه والتي تتم من خلال:
- تحديد المهام والمسؤوليات للوظيفة المستهدف توطينها.
- تحديد الموظف الذي سيقوم بالإرشاد والتوجيه والذي يجب أن يمتلك الخبرة اللازمة لنقل المعرفة للموظف الذي سيشغل الوظيفة.
- تحديد الأهداف التعليمية والتي يتم بناءها من خلال المهام والمسؤوليات للوظيفة المستهدفة.
- تحديد المدة الزمنية اللازمة لتنفيذ عملية الإرشاد والتوجيه والتي يجب ان تتناسب مع الأهداف التعليمية.
- متابعة عملية نقل المعرفة.
الجزء الثاني: تطوير الكفاءات السلوكية
ويتم هذا الجزء من خلال تحديد الكفاءات السلوكية الأساسية أو القيادية والتي تم تحديدها في اطار الكفاءات السلوكية وتحديد البرامج التدريبية لكل كفاءة وحسب مستوى الكفاءة المطلوب للوظيفة المستهدفة ومن ثم تنفيذ هذه البرامج التدريبية للموظف ومتابعة تطور الموظف من الناحية السلوكية.
ملاحظة: يجب ادماج هذه الخطط من ضمن الخطة التدريبية السنوية للدائرة المعنية.
خامساً: الأدوار والمسؤوليات
تم تحديد الأدوار والمسؤوليات لتنفيذ سياسة التوطين لحكومة عجمان بطريقة التعاون المباشر بين جميع الأطراف ذات الصلة لتحقيق الأهداف المرجوة بالنهوض في مستوى التوطين وزيادة الوعي والتدريب والجاهزية لمواطني دولة الإمارات العربية المتحدة لتحديات سوق العمل والمستوى التنافسي للوظائف.
- دور الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية وهو دور إشرافي حيث تقوم الجهات الحكومية بالتنسيق المباشر مع الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية برفع الخطط والمشاريع الخاصة بتطبيق سياسة التوطين لها. كما تقوم الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بمراقبة مؤشرات التوطين من خلال التقارير الدورية المقدمة لها من قبل الجهات الحكومية وتقديم الدعم للجهات الحكومية التي لديها أية معوقات تحول دون تطبيق خطط التوطين والخطط المنبثقة عنها.
- دور الجهات الحكومية وإدارات الموارد البشرية التابعة لها وهو دور تنفيذي يتمثل في الحرص على تحقيق مؤشرات التوطين من خلال تنفيذ خطوات ومتطلبات سياسة التوطين ومتابعة التنفيذ وتقديم التقارير إلى الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية.
- دور الجهات الشبه حكومية وهو دور تعاوني يتمثل بتوفير الدعم والفرص لدعم سياسة التوطين.
سادساً: مراحل التطبيق
تتكون مراحل التطبيق من التالي:
- تقوم الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بإطلاق سياسة ودليل التوطين إلى جميع الجهات الحكومية.
- يتم التنسيق مع إدارات الموارد البشرية لإجراء ورش عمل لشرح السياسة والدليل ووضع آليات لتطبيقها.
- تقوم إدارات أو أقسام الموارد البشرية في الجهات الحكومية بالعمل على تقديم خطط التوطين ولمدة ثلاث سنوات قادمة وذلك بإتباع الخطوات والنماذج المبينة في هذه الدليل بالإضافة إلى تقديم المبادرات الإضافية.
- يتم التنسيق مع الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية في حالة وجود أي معوقات أو متطلبات لتنفيذ خطة التوطين للدائرة المعنية.
- يتم رفع الخطط إلى الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية للدراسة و إبداء التوصيات.
- يتم البدء في العمل على التنفيذ وفق الجدول الزمني المحدد.
- يتم تقديم تقارير دورية من قبل إدارة أو قسم الموارد البشرية إلى الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية عن الإنجازات ومقارنتها بالخطط الموضوعة وتقديم المقترحات الخاصة بتصحيح مسار الخطة عند الحاجة.
- يتم مراقبة مؤشرات التوطين في الجهات الحكومية عن طريق مراقبة ضوابط التوطين (الفصل الثامن)، ورفع التقرير السنوي إلى المجلس التنفيذي من قبل الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية.
سابعاً: ضوابط التوطين
تم تحديد هذه الضوابط لكونها ضرورية للمحافظة على النشاط والدعم المتواصل والاستدامة لعملية التوطين في دوائر حكومة عجمان حيث أن عملية التوطين تمثل مشروع وطني، وبناء عليه تم تحديد الضوابط في الجدول أدناه:
نسبة التوطين لكل فئة وظيفية:
| م |
الفئة الوظيفية |
المستوى الوظيفي |
النسبة المستهدفة |
السنة |
ملاحظات |
| 1 |
المستوى القيادي |
- مدراء العموم
- مدراء التنفيذين ونوابهم
- مدراء الإدارات ونوابهم |
%100 |
2015-2016 |
على أن لا تقل نسبة الزيادة عن %5 سنوياً |
| 2 |
المستوى الإشرافي |
- رؤساء الأقسام
- مدراء المكاتب |
%100 |
2015-2016 |
على أن لا تقل نسبة الزيادة عن %5 سنوياً |
| 3 |
المستشارين |
الخبراء والاستشاريين |
يتم وضع مبادرات لتأهيل المواطنين وتدريبهم |
| 4 |
المستوى الإداري والفني |
- الكادر الفني (مهندسين - IT... وغيرهم)
موظفي الدعم والإسناد (السكرتارية - الكتبة - موظفين الخدمات المساندة... وغيرهم) |
%80 |
2016 - 2018 |
على أن لا تقل نسبة الزيادة عن %10 سنوياً |
التنسيق مع الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية في حال وجود تدني في بعض التخصصات التي تتطلبها طبيعة عمل الجهة الحكومية ولا تتوفر فيها مرشحين مواطنين.
ثامناً: المؤشرات
تقوم إدارات أو أقسام الموارد البشرية في الجهات الحكومية بدراسة مؤشرات سياسة التوطين كما هي موضحة في الجدول أدناه ويتم موافاة الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بها، وتكون مسؤولية الجهة الحكومية قياس المؤشرات أدناه على مستوى حكومة عجمان.
| م |
المؤشر |
دورية القياس |
معادلة القياس |
| 1 |
نسبة المواطنين بشكل عام في الجهة الحكومية |
سنوياً |
(عدد الموظفين المواطنين / إجمالي عدد الموظفين) * 100 |
| 2 |
نسبة المواطنين بالفئة القيادية في الجهة الحكومية |
سنوياً |
(عدد الموظفين المواطنين بالفئة القيادية / إجمالي عدد الموظفين بالفئة القيادية) * 100 |
| 3 |
نسبة المواطنين بالفئة الإشرافية في الجهة الحكومية |
سنوياً |
(عدد الموظفين المواطنين بالفئة الإشرافية مقسوماً إجمالي عدد الموظفين بالفئة الإشرافية) * 100 |
| 4 |
نسبة المواطنين بالمستوى الاداري والفني |
سنوياً |
(عدد الموظفين المواطنين بالمستوى الاداري والفني مقسوماً على إجمالي عدد الموظفين بالمستوى الاداري والفني) * 100 |
| 5 |
عدد المبادرات الخاصة بالتوطين |
سنوياً |
عدد المبادرات |
| 6 |
عدد الساعات التدريبية التي تعطى للموظفين المواطنين سنوياً |
سنوياً |
عدد الساعات التدريبية المعطاة لكل موظف مواطن |
ملحق الإجراءات
إجراء رقم (1) تخطيط التعاقب الوظيفي
تشير هذه المرحلة إلى تحديد الوظائف الحالية الرئيسية في الجهات الحكومية والتي يتم شغلها من قبل الموظفين غير المواطنين في هذه المرحلة ويتم اتباع الخطوات التالية من أجل العمل على رفع نسبة المواطنين الذين من الممكن أن يشغلوا هذه الوظائف مباشرة أو عن طريق التطوير والتدريب المهاري أو الأكاديمي.
الخطوة 5: يكون المسؤول عن عملية التوطين إدارة أو قسم الموارد البشرية من خلال الإشراف المباشر على جميع مراحل عملية التوطين وذلك بالتنسيق مع الإدارات الأخرى في الجهة الحكومية ومع الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية.
الخطوة 6: تبدأ هذه المرحلة بتحديد الوظائف التي يتم شغلها من قبل الموظفين غير المواطنين وتحديد القسم والإدارة التابعة لها والدرجة الوظيفية لكل وظيفة، وكذلك يتم تحديد الراتب الإجمالي للوظيفة حيث أن هذه الجزئية تساعد في تحديد إذا كانت الوظيفة مناسبة للتوطين من خلال تحديد السقف المادي المناسب للموظف المواطن، وهل بالإمكان تعديل الراتب من دون مخالفة اللوائح والقوانين الخاصة بالدرجات الوظيفية المعتمدة في حالة كونه منخفض ليتناسب مع متطلبات الحد الأدنى لتعيين المواطنين ويمكن استخدام النموذج التالي في هذه الخطوة.
نموذج (1) تحديد الوظائف القابلة للتوطين
| م |
الإدارة |
الوظيفة |
الدرجة |
القسم |
الراتب |
الشاغل الحالي |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| 3 |
|
|
|
|
|
|
| 4 |
|
|
|
|
|
|
الخطوة 5: يتم تحديد الأولويات في هذه المرحلة وذلك عن طريق المراجعة لتحديد الوظائف الأسرع في عملية التوطين والوظائف التي تتطلب مدة زمنية أكبر ويتم تحديد خطة تمتد لمدة ثلاث سنوات تحدد الوظائف التي سيتم توطينها وذلك كالتالي:
تنقسم الوظائف بصورة عامة إلى نوعين: الوظائف الفنية و الوظائف الإدارية ويتم تحديد الفرق بينهما من خلال الآليات التالية:
يتم تصنيف نوع الوظائف سواء وظيفة فنية أو وظيفة إدارية بناء على التعريفات التالية:
الوظائف الفنية: وتشمل الوظائف التخصصية والتي تكتسب فقط من خلال مؤهل أكاديمي متخصص بذاته ولا تشغل بغيره، وتكون واجباتها ومسئولياتها القيام بأعمال تخصصية أو تقديم الخبرة في مجال من المجالات العلمية المختلفة داخل التخصص ذاته. ومن الأمثلة على مثل هذه الوظائف وظيفة مبرمج في إدارة تقنية المعلومات حيث أن التخصص مرتبط بالتأهيل العلمي لوظيفة ولا يمكن شغل هذه الوظيفة بالإختصاصات العامة مثل إدارة الأعمال.
الوظائف الإدارية: تشمل الوظائف التي تتضمن واجباتها أعمال الإشراف والتخطيط والتنفيذ والمتابعة في مجال تقديم الخدمات اليومية المباشرة للجمهور الداخلي أو الخارجي مثل خدمات الإدارة العامة والسكرتارية وإدارة المكاتب وخدمة العملاء وهي وظائف ذات سمات عامة.
إن تصنيف الوظائف على أساس كونها إدارية أو فنية تمثل واحدة من أهم المراحل في عملية تخطيط توطين الوظائف في الجهات الحكومية ويمكن تعريف مفهوم التصنيف الوظيفي بأنه عملية تقسيم الوظائف حسب المهام بحيث ينتج عن ذلك فرز الوظائف إلى مجموعات إدارية أو فنية، كما إن التصنيف يساعد في عملية التخطيط المبدئي لعملية التوطين وأيضا يساعد في تحديد المدة الزمنية المطلوبة لتوطين الوظيفة والتأهيل اللازم والتكلفة المطلوبة.
إن النموذج التالي يحتوي على بعض العناصر التي من الممكن أن تساعد في تصنيف الوظيفة، حيث من الممكن أن يتم اختيار فني أو إداري أو كلاهما. إن هذا النموذج يساعد في تحديد هوية الوظيفة ومن الممكن الإستعانة بوسائل أخرى إن دعت الحاجة إلى ذلك.
ويتم احتساب نقطة واحدة لكل اختيار وفي حالة كون النقاط للعناصر الفنية أكثر فإن هذا يبين أن الوظيفة أقرب إلى كونها فنية والعكس صحيح.
نموذج (2) تصنيف الوظيفة
| اسم الدائرة: |
|
| المسمى الوظيفي: |
|
| الإدارة: |
|
| القسم: |
|
| العنصر: |
فني |
إداري |
| توفر الوظيفة خدمات للمتعاملين الخارجيين |
|
|
| توفر الوظيفة خدمات للمتعاملين الداخليين |
|
|
| الوظيفة تابعة لإدارة أساسية |
|
|
| الوظيفة تابعة لإدارة داعمة |
|
|
| تتطلب الوظيفة أي نوع من التخصص العلمي كالمحاسبة أو تقنية المعلومات |
|
|
| الوظيفة عامة ولا تتطلب أي نوع من التخصص العلمي |
|
|
| اسم الموظف |
تاريخ الإعتماد |
التوقيع |
| مدير الموارد البشرية |
تاريخ الإعتماد |
التوقيع |
يتم تحديد المدة الزمنية المطلوبة لتأهيل الوظيفة من خلال احتساب المدة الزمنية المطلوبة لإكمال البرامج التدريبية أو الأكاديمية لتأهيل الموظفين وكذلك يجب احتساب المدة الزمنية المطلوبة للتأهيل العملي إن كانت هناك أي حاجة لذلك من خلال استخدام نموذج رقم (3).
يتم التحقق من توفر جهات التأهيل وإمكانية توفير التمويل المادي لإستكمال عملية التأهيل وذلك من خلال التواصل مع جهات التدريب المتوفرة والتحقق من التكلفة وتحديد الجهة المناسبة لتأهيل الموظفين، كما ويتم وضع جدول زمني يحدد المدة المطلوبة للتأهيل والمدة الزمنية لعملية التوطين للوظيفة حيث ستقوم الإدارة المركزية لتنمية الموارد البشرية بالإشراف على التنفيذ من خلال التعاون مع إدارة الموارد البشرية المسؤولة عن الوظيفة مباشرة وذلك من خلال استخدام نموذج رقم (3) والخاص بجدول خطة التوطين للوظائف الحالية:
نموذج (3) خطة التوطين للوظائف الحالية
| الوظيفة |
الدرجة |
شاغل الوظيفة الحالي |
تاريخ إخلاء الوظيفة |
المرشح المواطن |
البرنامج التأهيلي |
التكلفة التقديرية |
الجهة المنفذة |
مدة التأهيل |
| المتوقع |
الفعلي |
أكاديمي |
تدريبي |
الأكاديمي |
التدريبي |
بالأشهر |
تاريخ الانتهاء |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
اعتماد إدارة الموارد البشرية
| مدير الموارد البشرية |
تاريخ الإعتماد |
التوقيع |
Emiratisation Guide in the Government Sector 2016
Emiratisation Guide
in the Government Sector
2016
First: Introduction
Within the framework of the Ajman government's commitment to implementing the vision of His Highness Sheikh Khalifa bin Zayed Al Nahyan, President of the United Arab Emirates, regarding the Emiratisation process and providing job opportunities for citizens in the United Arab Emirates, and based on the directives of His Highness Sheikh Humaid bin Rashid Al Nuaimi, Member of the Supreme Council and Ruler of Ajman, to focus on the national human element and for Emiratis to be the first choice for localisation, and for government entities to be keen on localising jobs to advance the country in general and the Emirate in particular by creating national cadres capable of leading development. Following the issuance of the Executive Council Chairman's Decision No. (16) of 2015 regarding the adoption of the Emiratisation policy for the Ajman government and tasking the Central Human Resources Department with direct supervision of all necessary procedures to implement this decision, and for the purposes of applying this decision, the Central Human Resources Department has prepared the Emiratisation Guide in the Government Sector to assist government entities in applying this decision correctly, which contributes to increasing Emiratisation rates to reach the required levels according to unified and organised procedures and work steps at the government level.
The success of the Emiratisation guide depends on a systematic and comprehensive approach, and individual initiatives are not sufficient. This guide is considered one of the tools and a step forward in the process of Emiratisation and enhancing the skills and competencies of citizens.
Second: Strategic Dimension of the Emiratisation Process
This Emiratisation guide is derived from the general strategy of the Ajman government with its dimensions: social development, economic development, and government excellence, as the application of this strategy supports the general strategic goals and dimensions of the Ajman government.
The strategy of the Central Human Resources Department is derived from and based on the strategy of the Ajman government. The Emiratisation guide is one of the necessary means to supply the Emirate of Ajman with qualified national cadres, which leads to supporting social development by creating job opportunities for citizens of the United Arab Emirates and improving their social and material conditions, in addition to supporting economic development by providing the Emirate with qualified, efficient, and capable human cadres to maintain the wheel of growth and development. As a result of these efforts, government work will be elevated and developed to an advanced stage of excellence.
Based on the strategic plans of the Emirate as a whole and the Central Human Resources Department in particular, through a specific and multi-faceted strategy to implement a plan aimed at Emiratisation, training, and development, and providing support to citizens to become competitive in the labor market and contribute positively to the prosperity and development of the United Arab Emirates.
Third: Objectives
- Providing job opportunities for citizens of the United Arab Emirates through continuous support, qualification, development, and building systematic mechanisms for Emiratisation and employment.
- Increasing Emiratisation rates in government entities in the Emirate of Ajman by developing future plans for job localisation and qualification programs that support the Emiratisation process, and not being content with individual and scattered initiatives, in accordance with the Emiratisation policy approved by the Executive Council Chairman's Decision No. (16) of 2015 concerning the adoption of the Emiratisation policy for the Ajman government, including its goals, rules, and indicators.
- Retaining Emirati employees within the Ajman government departments and ensuring the development of their expertise within the government departments by designing jobs and career ladders in a promising and ambitious manner, which motivates Emirati employees to acquire the necessary competencies (skills, knowledge, behaviors) and building supportive plans and policies to facilitate the transfer of this specialized expertise, enabling Emirati employees to excel in their job tasks and government initiatives to reach a high level of effectiveness and efficiency.
- Ensuring the transfer of expertise within the Ajman government to new and promising Emirati talents, while also creating policies for succession planning and knowledge transfer to preserve expertise within the Ajman government departments, and facilitating the integration of new employees into the work and developing their abilities to match the nature of the work they perform.
- Motivating distinguished Emirati employees by helping them build their professional careers and providing leadership and supervisory training programs and building the competencies required for effective work and performance in the government sector.
- Establishing an effective system for guiding citizens in their professional lives and educating them about opportunities for learning, self-development, job search methods, and competing for jobs through practical, professional, and academic development.
- Creating a link between qualified citizens and available job opportunities in the government sector in the Emirate of Ajman.
Fourth: Pillars of the Emiratisation Plan
The proposed Emiratisation plan relies on main pillars in building a system for Emiratisation through:
The pillars of the Emiratisation plan include a detailed explanation of their contents and the method of implementing each one. Each government department must work on implementing and directly supervising them, and cooperating directly with the Central Human Resources Department to overcome any obstacles, if they exist.
The Central Human Resources Department will provide everything required to ensure the successful implementation of the Emiratisation policy and continuous cooperation with all human resources departments in government entities, providing the required support. It must be emphasized that these pillars do not represent everything that can be done in the Emiratisation process, as the Emiratisation process is subject to updating, and it is possible for human resources departments to submit proposals, projects, or initiatives that enhance the application of this policy and its guide and help in achieving the desired objectives.
Pillar One: Succession Planning
Succession planning is a strategic, organized, and well-controlled process that ensures the continuity of qualified employees who have the competence and ability to occupy important positions in the Emirate's government. The succession planning process includes identifying sensitive jobs that represent the cornerstone of each department. This planning is beneficial as some jobs are the lifeblood of the concerned department, and it is very difficult to leave them vacant or to be filled by any unqualified citizen. Hence, the need for succession planning and job replacement, which is the process of identifying, determining, and evaluating employees expected to fill key vacant positions in all government departments of the Emirate, and providing these employees with the appropriate skills and experiences for their current and future jobs to qualify them for positions when assigned new roles. Career planning focuses on preparing departments and employees to fill a higher-level position that has been vacated unexpectedly, voluntarily, or for any other reason.
Succession planning processes include the following sub-processes:
a. Government entities identify potential jobs for succession plans, considering that these jobs may be current or future.
b. Nominating current competent employees - or those with qualifications and potential for development - to be included in the succession planning program by measuring the specific competencies for each job.
c. Analyzing the gap between the required competencies for potential jobs in the succession plans and the performance measurement results of the candidate employees for each job.
d. Coordinating between the Human Resources department and other departments in the concerned government entity to include employees in training and development programs or mentoring and guidance according to the type of job, the gap between expected and current performance, and the job level on the organizational structure.
e. Documenting an individual training and development plan for each employee and developing mentoring and guidance programs with a specific timeframe to be followed up by the human resources departments in the government entities.
It is worth mentioning the importance of focusing on enhancing the role of current employees and motivating them to transfer knowledge and expertise to their colleagues by developing knowledge transfer programs.
Pillar Two: Attraction and Selection
a. Each department must prepare a report showing the current jobs on the organizational structure, the number of vacant positions, and statistics on the number of citizens/non-citizens occupying the jobs according to the model attached in the guide, and prepare attraction plans.
b. Government entities will develop training programs targeting national university students to qualify them for public sector jobs, and allocate a percentage of recruitment plan appointments to the best trainees.
c. This pillar is applied in conjunction with initiatives taken to retain national employees through procedures for accepting resignations or terminating the service of national employees in the Emirate of Ajman, which include investigating the reasons for resignation to find immediate intermediate solutions or take corrective measures and actions if there are critical indicators.
Pillar Three: Cooperation with relevant government entities to unify efforts to achieve the directions of the United Arab Emirates.
This process is carried out by focusing on the following pillars:
First: Educational Institutions
Coordination is made with educational institutions in the country that host the largest number of citizens to develop awareness plans about the labor market and job requirements. This is done through:
On its part, the Ajman government, with its various departments, will conduct awareness campaigns to encourage students to participate in the activities it holds in universities, so they can participate closely in practical life and choose university specializations that align with the Emirate's vision. This is to start preparing suitable national competencies for work in the government sector starting from the university study stage, and to benefit from the competencies present within the Emirate and fill future jobs with suitable cadres.
It is also required for the various government entities to develop programs that contribute to attracting national students to work in government entities in the form of summer training or university internships. The national student gets directly involved in the labor market, which gives them an idea and a plan for the necessary skills to be able to join the government sector and acquire this knowledge and skills during their university studies, which helps them realize their direction upon graduation.
Second: Specialized bodies in Emiratisation to support Emiratisation processes in all possible forms.
Third: Participation in events related to the Emiratisation process.
Fourth: Activating the role of government entities affiliated with the Emirate of Ajman by developing programs and initiatives that contribute to raising Emiratisation rates.
Fifth: Providing various means of communication that enable government entities and citizens to communicate directly regarding attraction and Emiratisation.
Pillar Four: Training and Development
Through this pillar, integrated training plans are developed to prepare job applicants and current employees who are citizens of the United Arab Emirates for the jobs that are being nationalized. These programs consist of two main parts:
Part One: Developing Technical Competencies
This part is achieved by activating knowledge transfer methodologies represented by mentoring and guidance, which is done through:
- Defining the tasks and responsibilities of the job targeted for Emiratisation.
- Identifying the employee who will provide mentoring and guidance, who must possess the necessary experience to transfer knowledge to the employee who will occupy the position.
- Defining the learning objectives, which are built based on the tasks and responsibilities of the targeted job.
- Determining the timeframe required to implement the mentoring and guidance process, which must be proportional to the learning objectives.
- Following up on the knowledge transfer process.
Part Two: Developing Behavioral Competencies
This part is achieved by identifying the core or leadership behavioral competencies that have been defined in the behavioral competency framework, and identifying the training programs for each competency according to the level of competency required for the targeted job. Then, these training programs are implemented for the employee, and the employee's behavioral development is monitored.
Note: These plans must be integrated into the annual training plan of the concerned department.
Fifth: Roles and Responsibilities
Roles and responsibilities for implementing the Emiratisation policy for the Ajman government have been defined through direct cooperation among all relevant parties to achieve the desired goals of advancing the level of Emiratisation and increasing awareness, training, and readiness of UAE citizens for the challenges of the labor market and the competitive level of jobs.
- Role of the Central Human Resources Department: This is a supervisory role where government entities coordinate directly with the Central Human Resources Department to submit plans and projects for implementing the Emiratisation policy. The Central Human Resources Department also monitors Emiratisation indicators through periodic reports submitted by government entities and provides support to government entities that face any obstacles preventing the implementation of Emiratisation plans and their subsequent plans.
- Role of Government Entities and their Human Resources Departments: This is an executive role represented by ensuring the achievement of Emiratisation indicators by implementing the steps and requirements of the Emiratisation policy, following up on implementation, and submitting reports to the Central Human Resources Department.
- Role of Semi-Governmental Entities: This is a cooperative role represented by providing support and opportunities to support the Emiratisation policy.
Sixth: Implementation Stages
The implementation stages consist of the following:
- The Central Human Resources Department launches the Emiratisation policy and guide to all government entities.
- Coordination is made with human resources departments to conduct workshops to explain the policy and guide and to establish mechanisms for their application.
- Human resources departments or sections in government entities work on submitting Emiratisation plans for the next three years, following the steps and models shown in this guide, in addition to submitting additional initiatives.
- Coordination is made with the Central Human Resources Department in case of any obstacles or requirements for implementing the Emiratisation plan for the concerned department.
- The plans are submitted to the Central Human Resources Department for study and recommendations.
- Work on implementation begins according to the specified timeline.
- Periodic reports are submitted by the human resources department or section to the Central Human Resources Department on achievements, comparing them with the established plans and submitting proposals for correcting the plan's course when needed.
- Emiratisation indicators in government entities are monitored by observing the Emiratisation controls (Chapter Eight), and the annual report is submitted to the Executive Council by the Central Human Resources Department.
Seventh: Emiratisation Controls
These controls have been identified as they are necessary to maintain continuous activity, support, and sustainability for the Emiratisation process in the Ajman government departments, as the Emiratisation process represents a national project. Accordingly, the controls have been specified in the table below:
Emiratisation percentage for each job category:
| No. |
Job Category |
Job Level |
Target Percentage |
Year |
Notes |
| 1 |
Leadership Level |
- General Managers
- Executive Directors and their deputies
- Department Directors and their deputies |
100% |
2015-2016 |
With an annual increase of no less than 5% |
| 2 |
Supervisory Level |
- Section Heads
- Office Managers |
100% |
2015-2016 |
With an annual increase of no less than 5% |
| 3 |
Consultants |
Experts and Consultants |
Initiatives will be developed to qualify and train citizens |
| 4 |
Administrative and Technical Level |
- Technical Staff (Engineers - IT... and others)
Support Staff (Secretarial - Clerks - Support services staff... and others) |
80% |
2016 - 2018 |
With an annual increase of no less than 10% |
Coordination with the Central Human Resources Department in case of a shortage in some specializations required by the nature of the government entity's work for which there are no national candidates available.
Eighth: Indicators
Human resources departments or sections in government entities will study the indicators of the Emiratisation policy as shown in the table below and provide them to the Central Human Resources Department. The government entity will be responsible for measuring the indicators below at the level of the Ajman government.
| No. |
Indicator |
Measurement Frequency |
Measurement Equation |
| 1 |
Overall percentage of citizens in the government entity |
Annually |
(Number of citizen employees / Total number of employees) * 100 |
| 2 |
Percentage of citizens in the leadership category in the government entity |
Annually |
(Number of citizen employees in the leadership category / Total number of employees in the leadership category) * 100 |
| 3 |
Percentage of citizens in the supervisory category in the government entity |
Annually |
(Number of citizen employees in the supervisory category / Total number of employees in the supervisory category) * 100 |
| 4 |
Percentage of citizens at the administrative and technical level |
Annually |
(Number of citizen employees at the administrative and technical level / Total number of employees at the administrative and technical level) * 100 |
| 5 |
Number of Emiratisation initiatives |
Annually |
Number of initiatives |
| 6 |
Number of training hours given to citizen employees annually |
Annually |
Number of training hours given to each citizen employee |
Procedures Appendix
Procedure No. (1) Succession Planning
This stage refers to identifying the key current jobs in government entities that are occupied by non-citizen employees. In this stage, the following steps are followed to work on increasing the percentage of citizens who can occupy these jobs either directly or through skill-based or academic development and training.
Step 5: The human resources department or section will be responsible for the Emiratisation process through direct supervision of all stages of the Emiratisation process, in coordination with other departments in the government entity and with the Central Human Resources Department.
Step 6: This stage begins by identifying the jobs occupied by non-citizen employees, and specifying the section, department, and job grade for each position. The total salary for the job is also determined, as this part helps in determining if the job is suitable for Emiratisation by setting an appropriate financial ceiling for the citizen employee, and whether it is possible to adjust the salary without violating the regulations and laws for approved job grades if it is low, to meet the minimum requirements for hiring citizens. The following model can be used in this step.
Model (1) Identifying Jobs Eligible for Emiratisation
| No. |
Department |
Job |
Grade |
Section |
Salary |
Current Incumbent |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| 3 |
|
|
|
|
|
|
| 4 |
|
|
|
|
|
|
Step 5: Priorities are determined in this stage by reviewing to identify the fastest jobs for Emiratisation and the jobs that require a longer period. A three-year plan is set, specifying the jobs to be nationalized as follows:
Jobs are generally divided into two types: technical jobs and administrative jobs. The difference between them is determined through the following mechanisms:
The type of job, whether technical or administrative, is classified based on the following definitions:
Technical Jobs: These include specialized jobs that are acquired only through a specific academic qualification and cannot be filled by others. Their duties and responsibilities involve performing specialized tasks or providing expertise in a specific scientific field within the same specialization. An example of such a job is a programmer in the IT department, where the specialization is linked to the academic qualification for the job, and this position cannot be filled by general specializations such as business administration.
Administrative Jobs: These include jobs whose duties involve supervision, planning, implementation, and follow-up in the field of providing direct daily services to the internal or external public, such as general administration services, secretarial work, office management, and customer service. These are jobs with general characteristics.
Classifying jobs as administrative or technical is one of the most important stages in the process of planning job Emiratisation in government entities. The concept of job classification can be defined as the process of dividing jobs according to tasks, resulting in sorting jobs into administrative or technical groups. Classification also helps in the initial planning of the Emiratisation process and also helps in determining the time required to nationalize the job, the necessary qualification, and the required cost.
The following model contains some elements that can help in classifying the job, where technical, administrative, or both can be selected. This model helps in identifying the job's identity, and other means can be used if needed.
One point is calculated for each selection. If the points for technical elements are more, this indicates that the job is closer to being technical, and vice versa.
Model (2) Job Classification
| Department Name: |
|
| Job Title: |
|
| Department: |
|
| Section: |
|
| Element: |
Technical |
Administrative |
| The job provides services to external customers |
|
|
| The job provides services to internal customers |
|
|
| The job is part of a core department |
|
|
| The job is part of a support department |
|
|
| The job requires any kind of scientific specialization like accounting or IT |
|
|
| The job is general and does not require any kind of scientific specialization |
|
|
| Employee Name |
Approval Date |
Signature |
| HR Manager |
Approval Date |
Signature |
The time required to qualify for the job is determined by calculating the time needed to complete training or academic programs to qualify employees. The time required for practical qualification must also be calculated if there is any need for it, by using model No. (3).
The availability of qualification bodies and the possibility of providing financial funding to complete the qualification process are verified by contacting available training bodies, verifying the cost, and identifying the appropriate body to qualify employees. A timeline is also set that specifies the period required for qualification and the period for the job's Emiratisation process. The Central Human Resources Department will supervise the implementation through cooperation with the Human Resources Department responsible for the job directly, by using model No. (3) related to the Emiratisation plan schedule for current jobs:
Model (3) Emiratisation Plan for Current Jobs
| Job |
Grade |
Current Job Holder |
Job Vacancy Date |
Emirati Candidate |
Qualification Program |
Estimated Cost |
Implementing Entity |
Qualification Period |
| Expected |
Actual |
Academic |
Training |
Academic |
Training |
In Months |
End Date |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Human Resources Department Approval
| HR Manager |
Approval Date |
Signature |