بسم الله الرحمن الرحيم

القرار الأميري رقم (7) لسنة 2022

بشأن

اعتماد دليل مكافحة الاحتيال في حكومة عجمان

نحن عمار بن حميد النعيمي ولي عهد إمارة عجمان

بعد الاطلاع على المرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 بإصدار القانون المالي لحكومة عجمان ولائحته التنفيذية،

وعلى المرسوم الأميري رقم (15) لسنة 2012 بشأن دائرة المالية في عجمان وتعديلاته،

وعلى المرسوم الأميري رقم (5) لسنة 2017 بشأن جهاز الرقابة المالية في عجمان،

وعلى المرسوم الأميري رقم (2) لسنة 2018 بشأن لجنة التشريعات في إمارة عجمان،

وبناءً على موافقة لجنة التشريعات،

أصدرنا القرار الآتي:

المادة (1)

اعتماد دليل مكافحة الاحتيال

يُعتمد دليل مكافحة الاحتيال في حكومة عجمان الملحق بهذا القرار.

المادة (2)

نطاق التطبيق

تُطبق أحكام دليل مكافحة الاحتيال في حكومة عجمان المعتمد بموجب هذا القرار على الجهات الحكومية التي تكون موازنتها ضمن الموازنة العامة للحكومة، والجهات الحكومية التي تكون لها موازنة مستقلة عن الموازنة العامة للحكومة، والشركات المملوكة بالكامل للحكومة.

المادة (3)

القرارات التنفيذية

يُصدر رئيس دائرة المالية في عجمان - كلما لزم الأمر - القرارات التنفيذية والتعاميم والأدلة والنماذج والتعليمات اللازمة لتنفيذ أحكام دليل مكافحة الاحتيال المعتمد بموجب هذا القرار.

المادة (4)

السريان والنشر

يُعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره، ويُنشر في الجريدة الرسمية.

صدر عنا في هذا اليوم الإثنين الموافق 8 من شهر شوال 1443 هجرية الموافق 9 من شهر مايو سنة 2022 ميلادية.

عمار بن حميد النعيمي

ولي عهد إمارة عجمان

دليل مكافحة الاحتيال في حكومة عجمان

الإصدار الأول

مارس 2022

محتويات الدليل

محتويات الدليل

أولاً: التعريفات

ثالثاً: الاحتيال

خامساً: أدوات وممكنات مكافحة الاحتيال

سادساً: سياسات مكافحة الاحتيال

سابعاً: إجراءات مكافحة الاحتيال

ثامناً: الملحقات

أولاً: التعريفات

2.1 المقدمة

يمثل الدليل إطاراً عاماً وركيزة أساسية في التطبيق الأمثل لمنظومة الحوكمة المؤسسية لمكافحة الاحتيال في الجهة، وذلك لتعزيز البيئة الرقابية في هذه الجهات من خلال تطوير نظام فعّال ومتكامل لمكافحة أوجه الاحتيال، بما يمكنها من التعرف على مخاطره، وكيفية مواجهتها، والتعامل معها بأسلوب فعّال يضمن الالتزام بالنزاهة والشفافية لحماية مصالحها وضمان استمرارية أعمالها، ويتضمن هذا الدليل توثيق للسياسات والإجراءات المتعلقة بمكافحة صور الاحتيال وفق الممارسات الرائدة.

2.2 أهداف الدليل

يهدف الدليل إلى تحقيق ما يلي:

• تعزيز الشفافية والنزاهة.
• تطبيق أفضل الممارسات المتعلقة بمكافحة الاحتيال والفساد المالي والإداري بكافة صوره.
• تحديد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات للأطراف المعنية بمكافحة الاحتيال.
• حماية الأصول من خلال الحد من عمليات الاحتيال.
• تعزيز دور عملية مكافحة الاحتيال كعنصر أساسي في منظومة الحوكمة المؤسسية.
• زيادة الوعي لدى الموظفين باتباع آليات الحد والكشف والتعامل مع الاحتيال حال وقوعه أو الاشتباه بوقوعه .

2.3 نطاق تطبيق الدليل

يطبق هذا الدليل على:

1. الجهات الحكومية.
2. الشركات الحكومية.
3. أي جهة أخرى يحددها ولي العهد.

2.4 تنفيذ أحكام الدليل

تكون الإدارة التنفيذية لكل جهة معنية بالتطبيق مسؤولة عن التحقق من تطبيقه، ووضع الإجراءات اللازمة لتطبيقه.

2.5 تفسير الدليل

تختص الدائرة بتفسير أحكام الدليل والرد على أي استفسارات بشأنه.

2.6 تحديث الدليل

2.6.1. تقوم الدائرة بمراجعة وتحديث أحكام وإجراءات هذا الدليل سنوياً أو كلما اقتضى الأمر ذلك، وتتم إجراءات التحديث - بعد أخذ مرئيات الجهات المعنية بالإمارة ورفع مقترحات التعديل إلى ولي العهد لإصدارها بموجب قرار أميري.

2.6.2. لأي جهة يشملها نطاق تطبيق أحكام هذا الدليل التقدم بطلب كتابي إلى الدائرة لتحديث الدليل سواء أكان التحديث يتعلق بتعديل الأحكام الواردة فيه أو استحداث أحكام جديدة، وعلى الدائرة دراسة طلب التحديث، وإعداد التوصية المناسبة بشأنه ورفع مقترحات التعديل إلى ولي العهد لإصدارها بموجب قرار أميري.

2.6.3. يجب على الدائرة بعد صدور قرار باعتماد تحديث الدليل التأكد من الأمور الآتية:

• إدراج كافة التحديثات في الدليل.
• إبلاغ الجهات المعنية بتطبيق أحكام هذا الدليل بالتحديثات التي طرأت عليه.

ثالثاً: الاحتيال

3.1 صور الاحتيال

يشمل مصطلح "الاحتيال" الأنشطة التي تلحق الضرر بالمال العام والممتلكات العامة وكل عمل غير قانوني يمكن أن يؤثر على إساءة استخدام المال العام أو حسن إدارته في الجهة، ومن أمثلة الاحتيال:

• اختلاس الأموال العامة
• التلاعب في الحسابات أو إتلاف السجلات أو حذفها بغير حق.
• قبول الرشاوي مثل الهدايا أو أية منافع أخرى بغرض تحقيق منفعة شخصية.
• استغلال المنصب الوظيفي أو المهام الموكلة للمنفعة الشخصية أو الآخرين.
• استخدام الأصول الخاصة بالجهة بغرض تحقيق منفعة شخصية.
• إتلاف السجلات أو حذفها بغير حق.
• إفصاح غير مصرح به عن المعلومات الخاصة بالجهة، بغرض تحقيق منفعة شخصية.

3.2 عمليات الاحتيال

تؤدي عمليات الاحتيال إلى أضرار وتأثيرات سلبية كبيرة ومباشرة على أموال الجهات المعنية بالتطبيق وعلى جودة الخدمات المقدمة منها، بالإضافة إلى التأثير على سمعة الجهة، الأمر الذي ينعكس سلباً على قدرة الجهة على تحقيق أهدافها، لذا، ينبغي على الجهة ضمان تصرف موظفيها وفق قواعد السلوك المهني والسياسات الداخلية، وذلك بهدف حماية أموالها وأصولها والحفاظ على نزاهتها وتأمين شؤونها وحماية سمعتها وسمعة الموظفين.

تعمل الجهات للحد من محاولات الاحتيال من خلال اتباع ما يلي:

1. ثقافة الإبلاغ: نشر ثقافة الإبلاغ والمسؤولية داخل الجهة وتمكين الموظفين بمختلف قنوات تواصل وإبلاغ ملائمة وضمان تداول المعلومات الحساسة بصورة مناسبة وسرية.
2. الفصل بين المهام: التأكد من فصل المهام بين الأدوار والمسؤوليات الرقابية والتشغيلية.
3. الضوابط الرقابية: وضع الضوابط الرقابية اللازمة لضمان حسن استخدام الموارد المالية، والرقابة على عمليات الصرف.
4. التحقيقات والإجراءات المرتبطة بحالات الاحتيال: إجراء التحقيقات المناسبة عند وقوع حالات احتيال واتخاذ الإجراءات التأديبية أو القانونية الملائمة تجاه مرتكبي الاحتيال.
5. الأسباب الجوهرية: تحديد الأسباب الجوهرية لارتكاب حالات الاحتيال التي تم اكتشافها وتطوير الضوابط الرقابية الملائمة للحد منها مستقبلاً.

قد تتم عمليات الاحتيال في مختلف مجالات العمل داخل الجهة ومن قبل مختلف أصحاب العلاقة المعنيين بالجهة، على سبيل المثال لا الحصر:

• موظفي الجهة.
• موردي البضائع والخدمات للجهة.
• أي شخص آخر تربطه علاقة بالجهة.

3.3 دوافع الاحتيال

من أجل الحد من حالات الاحتيال إلى أقصى درجة ممكنة، يجب على الجهة تحليل أسباب وقوع عمليات الاحتيال ومحاولة وضع الضوابط الرقابية اللازمة.

مثلث الاحتيال معروف منذ سنوات عديدة، ويُعد أفضل طريقة لتفسير سبب حدوث الاحتيال ويوضح المحفزات المرتبطة بوقوع الاحتيال وهي كما يلي:

• الحاجة أو الدافع: هي الدوافع والضغوط، سواء مالية أو نفسية أو غيرها من الضغوطات التي تؤدي إلى ارتكاب أفعال الاحتيال. من أمثلة تلك الضغوط هي عدم القدرة على دفع الالتزامات المالية على الموظف أو الحاجة إلى زيادة الإيرادات أو تحقيق مستهدفات الإنتاجية في العمل أو التطلع الزائد إلى تحسين الحالة المالية والاجتماعية للموظف أو غير ذلك من الدوافع.
• التبرير: هو التبرير الشخصي لارتكاب الأفعال غير النزيهة، كالاعتقاد بأنه حق مكتسب له أو أن الأموال المختلسة هي على سبيل الاستعارة وسوف يقوم بردها لاحقاً، أو أن حاجته للأموال ضرورية لإتمام أمور شخصية تخص أسرته أو عدم رضائه عن جهة العمل لدفعها راتب قليل مقارنة بما يستحقه من وجهة نظره.
• الفرصة: هي الظروف التي تمنح الشخص القدرة على تنفيذ أفعال الاحتيال دون التعرض للكشف متمثلة على سبيل المثال في سوء استخدام المركز الوظيفي والثقة الممنوحة لتحقيق أغراض شخصية وعادةً ما ينتج ذلك عن ضعف في الضوابط والإجراءات الرقابية.

إن النظر في العوامل الثلاث الرئيسية لحدوث الاحتيال (وفق نظرية "دونالد كريسي")، قد يساعد الجهة في فهم الأسباب واتخاذ الإجراءات المناسبة للحد منها.

4.1 عناصر إطار عمل مكافحة الاحتيال

يعد إطار عمل مكافحة الاحتيال ركيزة أساسية في الحوكمة المؤسسية الخاصة بالجهة، وفيما يلي شكل توضيحي لإطار مكافحة الاحتيال:

فيما يلي توضيح حول العناصر الرئيسية لمكافحة الاحتيال:

4.2 الجهات المسؤولة عن إطار عمل مكافحة الاحتيال

تتعدد الأدوار والمسؤوليات المعنية بمكافحة الاحتيال داخل الجهة، وتشمل ما يلي:

خامساً: أدوات وممكنات مكافحة الاحتيال

فيما يلي العناصر الرئيسية التي تساهم في عملية مكافحة الاحتيال في الجهات:

يوضح الجدول أدناه شرح التفاصيل المرتبطة مع كل عنصر من العناصر الرئيسية التي تساهم في عملية مكافحة الاحتيال:

سادساً: سياسات مكافحة الاحتيال

6.1. السياسات العامة للحد من الاحتيال

6.1.1. على جميع موظفي الجهة التوقيع على إقرار يفيد بالاطلاع والفهم الكامل لقواعد السلوك المهني بالإضافة إلى توقيع إقرارات "تضارب المصالح"، كما يجب التوقيع على إقرار تضارب المصالح بشكل سنوي.

6.1.2. مع مراعاة التشريعات النافذة، على الجهة إعداد دليل الصلاحيات وقواعد تفويضها واعتمادها من قبل سلطة الاعتماد المخولة في الجهة، بحيث تتضمن الصلاحيات المالية والإدارية لمختلف المسميات الوظيفية في الجهة، كما ويجب العمل على تحديثها بشكل دوري في حال تطلب الأمر.

6.1.3. على الجهات ضمان الفصل بين الصلاحيات المالية والصلاحيات الإدارية، وكذلك الفصل بين المهام والمسؤوليات بشكل واضح، وضمان موائمة أدلة السياسات والإجراءات مع الصلاحيات الواردة في المصفوفة، وذلك من أجل تقليل مخاطر النشاط الاحتيالي المحتمل أو التواطؤ، كما يقلل من مخاطر منح اعتمادات غير مناسبة، بالإضافة إلى تعزيز المساءلة بين الموظفين فيما يتعلق بمجالات عملهم من حيث المسؤولية.

6.1.4. على وحدة الموارد البشرية التحري عن المرشحين للتعيين لتقليل احتمالية تعيين أشخاص لديهم سجلات سابقة من السلوكيات غير المهنية أو التورّط في عمليات الاحتيال أو المخالفات، وقد يتم ذلك من خلال ما يلي:

• طلب شهادة بحث الحالة الجنائية من الجهة المختصة.
• التواصل مع الجهات السابقة التي عمل بها الموظف. (على سبيل المثال قد يتم التواصل مع أحدث جهتين).
• التحقق من تصديق المؤهلات من خلال المصادر المعتمدة في الدولة.

6.1.5. على مدير وحدة التدقيق الداخلي، بالتنسيق مع مدراء الوحدات التنظيمية في الجهة، إجراء تقييم مخاطر وسيناريوهات الاحتيال على جميع الأنشطة والعمليات بشكل دوري مع تحديد الضوابط الرقابية الحالية وتقييمها من حيث الكفاية والفعالية، بالإضافة إلى وضع خطط المعالجة اللازمة للحد من تلك المخاطر بالتنسيق مع كافة الأطراف المعنية في الجهة.

6.1.6. تطوير سجلات مخاطر الاحتيال والضوابط الرقابية المتعلقة بها وإجراء التحديث عليها بشكل دوري لتعكس أية تغييرات قد تطرأ من حيث تحديد مخاطر جديدة أو تحديث على الضوابط الرقابية ذات الصلة.

6.1.7. تقوم وحدة التدقيق الداخلي في الجهة بإدارة عملية تقييم سيناريوهات الاحتيال المحتملة بالتنسيق مع كافة الأطراف ذات العلاقة في الجهة، كما وتقع مسؤولية تطبيق خطط المعالجة على عاتق مدراء الوحدات التنظيمية.

6.1.8. أثناء إعداد خطة التدقيق الداخلي السنوية، على وحدة التدقيق الداخلي الأخذ بعين الاعتبار نتائج عملية تقييم سيناريوهات الاحتيال المحتملة، وذلك للتأكد من أن جميع الأنشطة ذات المخاطر المحتملة للاحتيال تدرج ضمن الخطة لفحص كفاية وفعالية الضوابط الرقابية ذات الصلة.

6.1.9. في حال تم اكتشاف مخاطر احتيال جديدة، على وحدة التدقيق الداخلي تحديث الخطة لأخذ هذه المخاطر بعين الاعتبار.

6.1.10. يجب أن تؤخذ مخاطر الاحتيال في الاعتبار عند تصميم نظام جديد.

6.1.11. على وحدة التدقيق الداخلي تقييم كفاءة وكفاية وفعالية الضوابط الداخلية للحد من وقوع ممارسات الاحتيال والتي من الممكن أن يتم ارتكابها سواء من قبل أطراف داخلية أو خارجية، بالإضافة إلى رفع تقارير عن وضع الضوابط الرقابية للإدارة العليا بشكل دوري، مع أية توصيات مقترحة بخصوص هذا الشأن.

6.1.12. تقوم وحدة التدقيق الداخلي بإجراء ورش عمل توعوية عن مكافحة الاحتيال بصورة دورية (سنوية أو نصف سنوية) لجميع موظفي الجهة، والموظفين الجُدد عند مباشرتهم العمل في الجهة، وذلك بالتنسيق مع وحدة الموارد البشرية.

6.2. سياسات الكشف عن حالات الاحتيال

6.2.1. نظام الإبلاغ عن المخالفات للكشف عن الاحتيال

• على جميع الجهات إنشاء بريد إلكتروني مخصص للإبلاغ عن حالات الاحتيال، ويجوز للجهة الحكومية إنشاء خط ساخن لذات الغرض ويتم التنسيق بين وحدة التدقيق الداخلي والوحدة التنظيمية المعنية في الجهة فيما يتعلق بذلك.
• يُمكن لأي شخص سواء موظف أو متعامل أو مورد الإبلاغ عن المخالفات أو حالات الاحتيال أو احتمالية حدوثه عن طريق القنوات المخصّصة لدى الجهة لهذه الأغراض.
• يجب أن تعامل كافة البلاغات المستلمة بسرية تامة من قبل الجهة وفق أحكام اللوائح والقواعد والسياسات المنظمة لذلك.
• يتولى مدير وحدة التدقيق الداخلي إدارة نظام الإبلاغ عن المخالفات وحالات الاحتيال، على النحو الذي يضمن الاحتفاظ بسجل الحالات التي تم الإبلاغ عنها ونتائج ما تم بشأن كل منها.
• يُعتمد قرار البدء بإجراءات التحقيق من قبل الإدارة العليا استنادًا إلى دراسة وتوصية مدير وحدة التدقيق الداخلي، وذلك بعد الحصول على كافة المعلومات والأدلة ذات الصلة.
• على موظفي الجهة استخدام أي من الطرق التالية للإبلاغ عن المخالفات أو حالات الاحتيال:
  • إبلاغ مدير وحدة التدقيق الداخلي (الإبلاغ المباشر):
    يمكن تقديم الشكاوى والبلاغات إلى مدير وحدة التدقيق الداخلي مباشرةً وتوثيقها كتابياً من خلال كتاب رسمي أو بريد إلكتروني.
  • الإبلاغ من خلال البريد الإلكتروني المخصص:
    الإبلاغ عن المخالفات أو حالات الاحتيال من خلال إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بنظام الإبلاغ عن المخالفات وحالات الاحتيال.
  • الإبلاغ من خلال الخط الساخن:
    الإبلاغ عن المخالفات أو حالات الاحتيال من خلال الخط الساخن الخاص بنظام الإبلاغ عن المخالفات.
• يتعين على المبلغين ضمان توثيق كافة الحقائق والوثائق والمعلومات ذات الصلة أثناء عملية الإبلاغ وذلك بهدف دعم الجهات المختصة باتخاذ الإجراءات اللازمة لبدء التحقيق.
• يتعين عدم الإفصاح عن هوية المبلغين وإبقائها في إطار من السرية، إلا أنه يفضل أن يقوم المبلغين بتقديم بيانات الاتصال الشخصية للمساعدة في أي تحقيق قد يلزم إجراؤه لاحقًا.
• يجوز الإفصاح عن هوية المبلغ والمعلومات المستلمة في الحالتين الآتيتين:
  • إذا قدم المبلغ موافقة كتابية للإفصاح عن شخصيته.
  • إذا قضت أحكام التشريعات النافذة بذلك.
• يتم بذل كل الجهود لضمان السرية من قبل الموظفين الذين يتعاملون مع البلاغات.

6.2.2. حماية المبلغين

• تلتزم الجهة بعدم الإضرار بأي شخص يقوم بالإبلاغ عن مخالفة محتملة بحسن نية، معتقداً أنه ادعاء صحيح حتى ولو لم تثبت أدلة على الادعاء.
• إذا توجب على المبلغ عن المخالفة الإدلاء بشهادته أمام جهة قضائية مختصة بالتحقيق في المخالفة، فعلى الجهة التي وقعت بها حالة الاحتيال أن تُؤَمّن للمُبلّغ المشورة القانونية اللازمة، ويعامل أي موظف آخر يستدعى للشهادة معاملة المبلغ عن المخالفة.
• تلتزم الجهة بتوفير الضمانات اللازمة لكي يقوم الموظفون بالإبلاغ عن حالات الاحتيال إلى مدير وحدة التدقيق الداخلي أو من خلال نظام الإبلاغ عن المخالفات، دون الخوف من التعرّض لأي نوع من أنواع الإيذاء، أو التهديد، أو التمييز، أو الانتقام من قبل الجهة المبلغ عنها أو أي من الموظفين التابعين لها.
• يحق للمُبلّغين عن المخالفات الذين يتعرضون للأذى بسبب تبلغيهم عن مخالفة احتيال أن يتقدموا بشكوى لمدير وحدة التدقيق الداخلي أو الإدارة التنفيذية أو الإدارة العليا.
• يجوز للجهة إعداد سياسة حماية المبلغين بما يتوفق مع ما ورد في الدليل ولا يتعارض معه، وتعميمها.

6.2.3. تحليل البيانات للكشف عن الاحتيال:

• عند إعداد خطة التدقيق الداخلي السنوية المبنية على نتائج تقييم المخاطر، على وحدة التدقيق الداخلي الأخذ بعين الاعتبار مخاطر الاحتيال والضوابط الرقابية ذات الصلة بحيث يتم إدراج الأنشطة ذات مخاطر الاحتيال، التي تم تصنيفها كمخاطر مرتفعة، ضمن الخطة.
• من أجل تحقيق الفعالية والكفاءة في الكشف عن حالات الاحتيال المحتملة، يجب على وحدة التدقيق الداخلي إجراء تحليل للبيانات المالية والتشغيلية.
• تتضمن دورة تحليل البيانات المراحل التالية:

أ. الفهم والتقييم:

• يجب الحصول على الفهم الجيد والشامل لأعمال الجهة وطبيعة عملها، مما سوف يساهم في تحديد نقاط الضعف أو المجالات التي قد يوجد فيها حالات احتيال محتملة داخل الأنظمة والعمليات.
• يجب إجراء جلسات العصف الذهني بين فريق العمل وذلك لجمع خبرات وأفكار أعضاء الفريق لتحديد مجالات الخطر ومؤشرات الاحتيال (Red Flags).

ب. إجراء تحليل البيانات:

• بناءً على مؤشرات الاحتيال (Red Flags) التي تم تحديدها مسبقاً، يتم تحديد نوعية البيانات التي يجب الحصول عليها وتحليلها لتحقيق أهداف التدقيق المنشودة وذلك من خلال استخدام البرامج المتخصصة في هذا الشأن.
• يجب توسيع نطاق خطة التدقيق للمراجعة والتحقيق في العناصر المشبوهة أو غير المألوفة. وقد تكون معظم الحالات المشبوهة إيجابيات خاطئة (False Positives) ويمكن تفسيرها بعد تحقيق إضافي.
• إذا تم تحديد حالات فعلية والتحقق من صحتها، فيمكن تنفيذ الإجراءات والعمليات المؤتمتة، مثل المراقبة المستمرة، لحل المشكلة على الفور ولتقليل مخاطر تكرارها مستقبلاً.

ت. التدقيق والتحقق:

• بمجرد تحديد حالات الاحتيال، قد تكون التكنولوجيا قادرة على المساعدة في تحديد أو استخراج المعاملات الاحتيالية الإضافية من نفس النوع. تحدد نتيجة المراجعة أو تحقق الإجراءات الإضافية اللازمة لتنفيذها أو تضمينها في إجراءات الرقابة المؤتمتة.

• على مدير وحدة التدقيق الداخلي التأكد من توفر مهارات تحليل البيانات لدى فريق التدقيق الداخلي، بالإضافة إلى توافر البرامج الإلكترونية اللازمة لتنفيذ عملية تحليل البيانات بما يتناسب مع حجم عمليات الجهة، في حال تطلب الأمر ذلك.
• في حالة عدم وجود تقييم لحالات الاحتيال أو عدم اكتمال التقييم ليشمل كافة العمليات في الجهة، يقوم مدير وحدة التدقيق الداخلي في هذه الحالة بإجراء اختبارات تحليل البيانات وفقاً لأفضل الممارسات أو عن طريق الاستعانة بالخبراء ذوي الاختصاص.

6.2.4. التقرير المبدئيّ عن حالات الاحتيال

• يتعين على مدير وحدة التدقيق الداخلي، بناءً على نتائج تحليل البلاغات والبيانات والمستندات المقدمة ذات الصلة، القيام بإعداد تقرير مبدئي يتضمن نتائج التحليل، والتوصية بالبدء في التحقيق في واقعة البلاغ من عدمه.
• على مدير وحدة التدقيق الداخلي إحالة تقرير التقييم المبدئي إلى الإدارة العليا لاتخاذ أحد القرارين الآتيين:
  • حفظ التحقيق لعدم صحة ارتكاب المبلغ عليه للواقعة محل التقرير أو لعدم كفاية الأدلة.
  • إجراء التحقيقات اللازمة بشأن واقعة البلاغ.
• على الإدارة العليا إبلاغ جهاز الرقابة المالية بأي واقعة قد يُشتبه في أنها تنطوي على حالة احتيال تشكل مخالفة مالية، وذلك لبدء إجراءات التحقيق اللازمة من قبل الجهاز، بالتوازي مع التحقيق الداخلي، مع ضرورة تزويد الجهاز بجميع الوثائق والمعلومات ذات الصلة.
• في حالات الاحتيال المتعلقة بالأنظمة الإلكترونية وتكنولوجيا المعلومات، يجب الحصول على خدمات أشخاص أو شركات متخصصة لضمان دقة جمع الأدلة والوصول إلى نتائج دقيقة وموثوقة.
• يجب إبلاغ جهاز الرقابة المالية بكافة الإجراءات التي تم اتخاذها للتحقيق في حالات الاحتيال، بالإضافة إلى القرارات والإجراءات التصحيحية التي اتخذتها الجهة حتى ولو كان القرار بحفظ الواقعة وذلك عقب صدور قرار الجهة في هذا الشأن.

6.3. سياسة التعامل مع حالات الاحتيال

تتضمن آلية التعامل في حالات الاحتيال ما يلي:

6.4. سياسات المراقبة والتقييم المستمر وإعداد التقارير

يتضمن هذا القسم السياسات المرتبطة بعمليات المراقبة والتقييم المستمر وعملية إعداد التقارير للتأكد من استمرارية تطبيق دليل الاحتيال في الجهة:

6.4.1. تحديث سجلات مخاطر الاحتيال

• يجب على مدير وحدة التدقيق الداخلي التأكد من قيام الوحدات التنظيمية في الجهة بتحديث سجلات مخاطر الاحتيال بشكل دوري (نصف سنوي أو سنوي) أو في حال إجراء تغييرات جوهرية على العمليات أو الخدمات، بالإضافة إلى الإبلاغ عن مخاطر الاحتيال البالغة الخطورة ووضع خطط تصحيحية للتعامل معها على الفور.
• في حال عدم تحديث سجلات مخاطر الاحتيال بشكل دوري من قبل الوحدات التنظيمية، يجب على مدير وحدة التدقيق الداخلي إبلاغ الإدارة العليا بذلك.
• على مدير وحدة التدقيق الداخلي مراجعة المدخلات الواردة على سجلات مخاطر الاحتيال والتحقق من كفاية المعلومات الواردة في تلك السجلات والضوابط الرقابية ذات الصلة بالإضافة إلى خطط معالجة تلك المخاطر.

6.4.2. المراجعة الدورية لأدلة السياسات والإجراءات

• يجب على الوحدات التنظيمية في الجهة العمل على مراجعة وتحديث السياسات والإجراءات بهدف تعزيز الضوابط الرقابية للحد من احتمالية وقوع حالات الاحتيال في المستقبل، وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة للحصول على الاعتمادات اللازمة.

6.4.3. تحليل الأسباب الجوهرية للحالات الاحتيال

• تقوم لجنة التدقيق والمخاطر في الجهة (أو مدير وحدة التدقيق الداخلي في حال عدم وجود لجنة تدقيق ومخاطر) بتحليل الأسباب الجوهرية لحالات الاحتيال التي تم اكتشافها والأخذ بعين الاعتبار الدروس المستفادة واقتراح الضوابط الرقابية لتفادي حدوثها في المستقبل، ويقع على عاتق الإدارات التنفيذية تطبيق هذه الضوابط بعد الحصول على الاعتمادات اللازمة وفق مصفوفة الصلاحيات المعتمدة في الجهة.

6.4.4. إصدار التقارير الدورية

يجب على مدير إدارة التدقيق الداخلي تقديم تقرير ملخص عن عمليات الاحتيال للإدارة العليا بالجهة بشكل نصف سنوي، على أن يحتوي على التقرير على المعلومات التالية:

• ملخص عن الحالات التي تم الإبلاغ عنها من خلال نظام الإبلاغ عن المخالفات.
• عمليات التحقيق المكتملة والحالات التي لا تزال قيد التحقيق.
• مدى تعاون الإدارات في تحديث سجلات مخاطر الاحتيال وتطبيق ضوابط الحد من تلك المخاطر.
• قائمة بورش العمل التوعوية التي تم تنفيذها فيما يتعلق بالاحتيال.
• مدى تطبيق الأدوات الرقابية المتعلقة بسيناريوهات الاحتيال.
• أية توصيات من شأنها الحد من مخاطر الاحتيال على مستوى الجهة.

سابعاً: إجراءات مكافحة الاحتيال

7.1. إجراءات الحد من عمليات الاحتيال

7.1.1. إجراءات عملية تقييم سيناريوهات الاحتيال

7.2. الكشف عن الاحتيال

7.2.1. إجراءات عملية الإبلاغ عن الاحتيال

7.3. التعامل مع الاحتيال

7.3.1. إجراءات تشكيل لجنة المخالفات وتنفيذ إجراء التحقيقات

إجراءات مكافحة الاحتيال - التعامل مع الاحتيال

إجراءات الإبلاغ عن نتائج التحقيق

إجراءات مكافحة الاحتيال - التعامل مع الاحتيال

إجراءات عملية اتخاذ القرار النهائي والإجراءات التصحيحية

In the name of Allah, the Most Gracious, the Most Merciful

Amiri Resolution No. (7) of 2022

Concerning

The Adoption of the Anti-Fraud Manual for the Government of Ajman

We, Ammar bin Humaid Al Nuaimi, Crown Prince of the Emirate of Ajman

Having reviewed Amiri Decree No. (11) of 2011 issuing the Financial Law of the Government of Ajman and its executive regulations,

And Amiri Decree No. (15) of 2012 concerning the Department of Finance in Ajman and its amendments,

And Amiri Decree No. (5) of 2017 concerning the Financial Audit Authority in Ajman,

And Amiri Decree No. (2) of 2018 concerning the Legislation Committee in the Emirate of Ajman,

And based on the approval of the Legislation Committee,

We have issued the following resolution:

Article (1)

Adoption of the Anti-Fraud Manual

The Anti-Fraud Manual for the Government of Ajman, attached to this Resolution, is hereby adopted.

Article (2)

Scope of Application

The provisions of the Anti-Fraud Manual for the Government of Ajman, adopted pursuant to this Resolution, shall apply to government entities whose budgets are within the general budget of the Government, government entities that have budgets independent of the general budget of the Government, and companies wholly owned by the Government.

Article (3)

Executive Resolutions

The Chairman of the Department of Finance in Ajman shall issue, whenever necessary, the executive resolutions, circulars, manuals, forms, and instructions required for the implementation of the provisions of the Anti-Fraud Manual adopted pursuant to this Resolution.

Article (4)

Entry into Force and Publication

This Resolution shall come into force from the date of its issuance and shall be published in the Official Gazette.

Issued by us on this day, Monday, the 8th of Shawwal 1443 Hijri, corresponding to the 9th of May 2022 Gregorian.

Ammar bin Humaid Al Nuaimi

Crown Prince of the Emirate of Ajman

Anti-Fraud Manual for the Government of Ajman

First Edition

March 2022

Manual Contents

Manual Contents

First: Definitions

Third: Fraud

Fifth: Anti-Fraud Tools and Enablers

Sixth: Anti-Fraud Policies

Seventh: Anti-Fraud Procedures

Eighth: Appendices

First: Definitions

2.1 Introduction

The Manual represents a general framework and a fundamental pillar for the optimal application of the corporate governance system for combating fraud within the Entity. It aims to enhance the control environment in these entities by developing an effective and integrated system to combat various forms of fraud, enabling them to identify its risks, how to confront them, and deal with them effectively to ensure commitment to integrity and transparency, protect their interests, and ensure business continuity. This Manual includes documentation of policies and procedures related to combating fraud in accordance with leading practices.

2.2 Objectives of the Manual

The Manual aims to achieve the following:

• Enhancing transparency and integrity.
• Applying best practices related to combating fraud and financial and administrative corruption in all its forms.
• Defining and clarifying the roles and responsibilities of the parties involved in combating fraud.
• Protecting assets by reducing fraud operations.
• Strengthening the role of the anti-fraud process as a key element in the corporate governance system.
• Increasing employees' awareness of following mechanisms to prevent, detect, and deal with fraud when it occurs or is suspected.

2.3 Scope of Application of the Manual

This Manual applies to:

1. Government Entities.
2. Government Companies.
3. Any other entity specified by the Crown Prince.

2.4 Implementation of the Manual's Provisions

The Executive Management of each concerned Entity shall be responsible for verifying its application and establishing the necessary procedures for its implementation.

2.5 Interpretation of the Manual

The Department is responsible for interpreting the provisions of the Manual and responding to any inquiries about it.

2.6 Updating the Manual

2.6.1. The Department shall review and update the provisions and procedures of this Manual annually or whenever necessary. The update procedures shall be carried out after obtaining the views of the concerned entities in the Emirate and submitting the proposed amendments to the Crown Prince for issuance under an Amiri Resolution.

2.6.2. Any entity covered by the scope of this Manual's provisions may submit a written request to the Department to update the Manual, whether the update relates to amending its existing provisions or introducing new ones. The Department shall study the update request, prepare the appropriate recommendation, and submit the proposed amendments to the Crown Prince for issuance under an Amiri Resolution.

2.6.3. After a resolution is issued approving the update of the Manual, the Department must ensure the following:

• All updates are incorporated into the Manual.
• The entities concerned with applying the provisions of this Manual are notified of the updates made to it.

Third: Fraud

3.1 Forms of Fraud

The term 'fraud' includes activities that harm public funds and public property and any illegal act that could affect the misuse or mismanagement of public funds in the Entity. Examples of fraud include:

• Embezzlement of public funds.
• Tampering with accounts, or wrongfully destroying or deleting records.
• Accepting bribes, such as gifts or any other benefits, for personal gain.
• Exploiting one's job position or assigned tasks for personal or others' benefit.
• Using the Entity's assets for personal gain.
• Wrongfully destroying or deleting records.
• Unauthorized disclosure of the Entity's information for personal gain.

3.2 Fraud Operations

Fraud operations cause significant and direct negative damage and effects on the funds of the concerned entities and on the quality of services they provide, in addition to affecting the Entity's reputation, which negatively impacts its ability to achieve its objectives. Therefore, the Entity should ensure that its employees act in accordance with the rules of professional conduct and internal policies, with the aim of protecting its funds and assets, maintaining its integrity, securing its affairs, and protecting its reputation and the reputation of its employees.

Entities work to reduce fraud attempts by following these steps:

1. Whistleblowing Culture: Spreading a culture of reporting and responsibility within the Entity, empowering employees with various appropriate communication and reporting channels, and ensuring that sensitive information is handled appropriately and confidentially.
2. Segregation of Duties: Ensuring the separation of duties between regulatory and operational roles and responsibilities.
3. Control Measures: Establishing the necessary control measures to ensure the proper use of financial resources and to monitor disbursement operations.
4. Investigations and Procedures Related to Fraud Cases: Conducting appropriate investigations when fraud cases occur and taking suitable disciplinary or legal action against the perpetrators.
5. Root Causes: Identifying the root causes for the commission of discovered fraud cases and developing appropriate control measures to mitigate them in the future.

Fraud operations may occur in various areas of work within the Entity and by various stakeholders associated with the Entity, including but not limited to:

• Entity employees.
• Suppliers of goods and services to the Entity.
• Any other person who has a relationship with the Entity.

3.3 Motives for Fraud

In order to minimize fraud incidents as much as possible, the Entity must analyze the causes of fraud operations and attempt to establish the necessary control measures.

The fraud triangle has been known for many years and is considered the best way to explain why fraud occurs. It clarifies the incentives associated with the occurrence of fraud, which are as follows:

• Need or Motive: These are the motives and pressures, whether financial, psychological, or other pressures that lead to committing fraudulent acts. Examples of such pressures include the inability to meet financial obligations, the need to increase revenue or achieve productivity targets at work, an excessive desire to improve one's financial and social status, or other motives.
• Justification: This is the personal justification for committing dishonest acts, such as believing it is an entitled right, that the embezzled funds are a loan that will be repaid later, that the money is needed for urgent personal family matters, or dissatisfaction with the employer for paying a low salary compared to what they believe they deserve.
• Opportunity: These are the circumstances that give a person the ability to carry out fraudulent acts without being detected, represented, for example, by the misuse of a job position and the trust granted to achieve personal goals. This usually results from weak control measures and procedures.

Considering the three main factors for fraud occurrence (according to Donald Cressey's theory) can help the Entity understand the causes and take appropriate measures to mitigate them.

4.1 Elements of the Anti-Fraud Framework

The anti-fraud framework is a fundamental pillar of the Entity's corporate governance. The following is an illustrative diagram of the anti-fraud framework:

The following is a clarification of the main elements of anti-fraud:

4.2 Parties Responsible for the Anti-Fraud Framework

There are multiple roles and responsibilities involved in combating fraud within the Entity, which include the following:

Fifth: Anti-Fraud Tools and Enablers

The following are the main elements that contribute to the anti-fraud process in entities:

The table below explains the details associated with each of the main elements that contribute to the anti-fraud process:

Sixth: Anti-Fraud Policies

6.1. General Policies to Reduce Fraud

6.1.1. All employees of the entity must sign a declaration stating that they have read and fully understood the rules of professional conduct, in addition to signing "conflict of interest" declarations. The conflict of interest declaration must also be signed annually.

6.1.2. Taking into account the applicable legislation, the entity must prepare a manual of authorities and their delegation rules and have it approved by the authorized approving authority in the entity, to include financial and administrative authorities for various job titles in the entity. It must also be updated periodically if required.

6.1.3. Entities must ensure the separation of financial and administrative authorities, as well as a clear separation of tasks and responsibilities, and ensure that policy and procedure manuals are aligned with the authorities stated in the matrix. This is to reduce the risks of potential fraudulent activity or collusion, and it also reduces the risks of granting inappropriate approvals, in addition to enhancing accountability among employees regarding their areas of responsibility.

6.1.4. The Human Resources Unit must vet candidates for appointment to reduce the likelihood of hiring individuals with prior records of unprofessional behavior or involvement in fraud or violations. This may be done through the following:

• Requesting a criminal record certificate from the competent authority.
• Contacting the employee's previous employers. (For example, the two most recent employers may be contacted).
• Verifying the attestation of qualifications through accredited sources in the country.

6.1.5. The Director of the Internal Audit Unit, in coordination with the directors of the organizational units in the entity, shall periodically conduct a fraud risk and scenario assessment for all activities and processes, identifying and evaluating current controls in terms of adequacy and effectiveness, in addition to developing the necessary remediation plans to mitigate those risks in coordination with all concerned parties in the entity.

6.1.6. Develop and periodically update fraud risk registers and their related controls to reflect any changes, such as the identification of new risks or updates to relevant controls.

6.1.7. The Internal Audit Unit in the entity manages the process of assessing potential fraud scenarios in coordination with all relevant parties in the entity. The responsibility for implementing remediation plans lies with the directors of the organizational units.

6.1.8. When preparing the annual internal audit plan, the Internal Audit Unit must consider the results of the potential fraud scenario assessment process to ensure that all activities with potential fraud risks are included in the plan to examine the adequacy and effectiveness of the relevant controls.

6.1.9. If new fraud risks are discovered, the Internal Audit Unit must update the plan to take these risks into account.

6.1.10. Fraud risks must be taken into account when designing a new system.

6.1.11. The Internal Audit Unit must assess the efficiency, adequacy, and effectiveness of internal controls to reduce the occurrence of fraudulent practices that could be committed by either internal or external parties, in addition to periodically reporting on the status of controls to senior management, with any proposed recommendations in this regard.

6.1.12. The Internal Audit Unit shall conduct periodic (annual or semi-annual) anti-fraud awareness workshops for all employees of the entity, and for new employees upon starting their work at the entity, in coordination with the Human Resources Unit.

6.2. Fraud Detection Policies

6.2.1. Whistleblowing System for Fraud Detection

• All entities must establish a dedicated email for reporting fraud cases. The government entity may establish a hotline for the same purpose, with coordination between the Internal Audit Unit and the relevant organizational unit in the entity in this regard.
• Any person, whether an employee, customer, or supplier, can report violations or cases of fraud or the potential for fraud through the channels designated by the entity for these purposes.
• All received reports must be treated with strict confidentiality by the entity in accordance with the provisions of the regulations, rules, and policies governing this.
• The Director of the Internal Audit Unit shall manage the system for reporting violations and fraud cases, in a manner that ensures a record of reported cases and the results of actions taken on each is maintained.
• The decision to initiate investigation procedures is approved by senior management based on the study and recommendation of the Director of the Internal Audit Unit, after obtaining all relevant information and evidence.
• Employees of the entity must use any of the following methods to report violations or fraud cases:
  • Reporting to the Director of the Internal Audit Unit (Direct Reporting):
    Complaints and reports can be submitted directly to the Director of the Internal Audit Unit and documented in writing through an official letter or email.
  • Reporting via the Dedicated Email:
    Reporting violations or fraud cases by sending an email to the email address designated for the violation and fraud reporting system.
  • Reporting via the Hotline:
    Reporting violations or fraud cases through the hotline for the violation reporting system.
• Reporters must ensure that all relevant facts, documents, and information are documented during the reporting process to support the competent authorities in taking the necessary actions to initiate an investigation.
• The identity of reporters must not be disclosed and must be kept confidential. However, it is preferable for reporters to provide personal contact details to assist in any investigation that may need to be conducted later.
• The identity of the reporter and the information received may be disclosed in the following two cases:
  • If the reporter provides written consent for their identity to be disclosed.
  • If required by the provisions of applicable legislation.
• Every effort is made to ensure confidentiality by employees handling the reports.

6.2.2. Protection of Whistleblowers

• The entity is committed to not harming any person who reports a potential violation in good faith, believing it to be a true claim, even if no evidence of the claim is proven.
• If the whistleblower is required to testify before a competent judicial authority investigating the violation, the entity where the fraud occurred must provide the whistleblower with the necessary legal advice. Any other employee called to testify shall be treated in the same manner as the whistleblower.
• The entity is committed to providing the necessary guarantees for employees to report fraud cases to the Director of the Internal Audit Unit or through the whistleblowing system, without fear of being subjected to any kind of harm, threat, discrimination, or retaliation by the reported entity or any of its employees.
• Whistleblowers who are harmed for reporting a fraudulent violation have the right to file a complaint with the Director of the Internal Audit Unit, executive management, or senior management.
• The entity may prepare and disseminate a whistleblower protection policy, provided it is consistent with and does not contradict what is stated in this guide.

6.2.3. Data Analytics for Fraud Detection:

• When preparing the annual internal audit plan based on the results of the risk assessment, the Internal Audit Unit must consider fraud risks and related controls, ensuring that activities with fraud risks classified as high are included in the plan.
• To achieve effectiveness and efficiency in detecting potential fraud cases, the Internal Audit Unit must conduct analysis of financial and operational data.
• The data analysis cycle includes the following stages:

a. Understanding and Assessment:

• A good and comprehensive understanding of the entity's business and its nature must be obtained, which will help in identifying weaknesses or areas where potential fraud may exist within the systems and processes.
• Brainstorming sessions should be conducted among the team to gather the expertise and ideas of team members to identify risk areas and fraud indicators (Red Flags).

b. Conducting Data Analysis:

• Based on the previously identified fraud indicators (Red Flags), the type of data that needs to be obtained and analyzed to achieve the desired audit objectives is determined, using specialized software for this purpose.
• The scope of the audit plan should be expanded to review and investigate suspicious or unusual items. Most suspicious cases may be false positives and can be explained after further investigation.
• If actual cases are identified and verified, automated procedures and processes, such as continuous monitoring, can be implemented to resolve the issue immediately and to reduce the risk of its recurrence in the future.

c. Auditing and Verification:

• Once fraud cases are identified, technology may be able to assist in identifying or extracting additional fraudulent transactions of the same type. The result of the review or verification determines the additional actions necessary to be implemented or included in automated control procedures.

• The Director of the Internal Audit Unit must ensure that the internal audit team possesses data analysis skills, in addition to the availability of the necessary software to perform the data analysis process in a manner appropriate to the volume of the entity's operations, if required.
• In the absence of a fraud assessment or if the assessment is incomplete and does not cover all operations in the entity, the Director of the Internal Audit Unit, in this case, conducts data analysis tests according to best practices or by seeking the assistance of specialized experts.

6.2.4. Preliminary Report on Fraud Cases

• The Director of the Internal Audit Unit, based on the results of analyzing the reports and related data and documents submitted, must prepare a preliminary report that includes the analysis results and a recommendation on whether to initiate an investigation into the reported incident.
• The Director of the Internal Audit Unit must refer the preliminary assessment report to senior management to make one of the following two decisions:
  • Close the investigation due to the incorrectness of the reported person committing the incident in question or due to insufficient evidence.
  • Conduct the necessary investigations regarding the reported incident.
• Senior management must inform the Financial Audit Authority of any incident that may be suspected of involving a case of fraud constituting a financial violation, to initiate the necessary investigation procedures by the Authority, in parallel with the internal investigation, with the need to provide the Authority with all relevant documents and information.
• In cases of fraud related to electronic systems and information technology, the services of specialized individuals or companies must be obtained to ensure the accuracy of evidence collection and to reach accurate and reliable results.
• The Financial Audit Authority must be informed of all measures taken to investigate fraud cases, in addition to the decisions and corrective actions taken by the entity, even if the decision was to close the case, following the entity's decision in this regard.

6.3. Policy for Handling Fraud Cases

The mechanism for handling fraud cases includes the following:

6.4. Monitoring, Continuous Evaluation, and Reporting Policies

This section includes policies related to monitoring, continuous evaluation, and reporting processes to ensure the continued application of the fraud manual in the entity:

6.4.1. Updating Fraud Risk Registers

• The Director of the Internal Audit Unit must ensure that the organizational units in the entity update the fraud risk registers periodically (semi-annually or annually) or in case of substantial changes to processes or services, in addition to reporting critical fraud risks and developing corrective plans to deal with them immediately.
• If the fraud risk registers are not updated periodically by the organizational units, the Director of the Internal Audit Unit must inform senior management of this.
• The Director of the Internal Audit Unit must review the inputs to the fraud risk registers and verify the adequacy of the information contained in those registers and the relevant controls, in addition to the plans for addressing those risks.

6.4.2. Periodic Review of Policy and Procedure Manuals

• The organizational units in the entity must work on reviewing and updating policies and procedures to strengthen controls to reduce the likelihood of future fraud cases, in coordination with the competent authorities to obtain the necessary approvals.

6.4.3. Root Cause Analysis of Fraud Cases

• The entity's Audit and Risk Committee (or the Director of the Internal Audit Unit if there is no audit and risk committee) analyzes the root causes of the fraud cases that were discovered, takes into account the lessons learned, and proposes controls to prevent their occurrence in the future. The executive departments are responsible for implementing these controls after obtaining the necessary approvals according to the approved authority matrix in the entity.

6.4.4. Issuing Periodic Reports

The Director of the Internal Audit Department must submit a summary report on fraud operations to the entity's senior management on a semi-annual basis. The report should contain the following information:

• A summary of the cases reported through the whistleblowing system.
• Completed investigations and cases that are still under investigation.
• The extent of cooperation of departments in updating fraud risk registers and implementing controls to mitigate those risks.
• A list of awareness workshops on fraud that have been conducted.
• The extent of application of control tools related to fraud scenarios.
• Any recommendations that would reduce fraud risks at the entity level.

Seventh: Anti-Fraud Procedures

7.1. Procedures to Reduce Fraud Operations

7.1.1. Procedures for Fraud Scenario Assessment Process

7.2. Fraud Detection

7.2.1. Fraud Reporting Process Procedures

7.3. Handling Fraud

7.3.1. Procedures for Forming the Violations Committee and Conducting Investigations

Anti-Fraud Procedures - Handling Fraud

Procedures for Reporting Investigation Results

Anti-Fraud Procedures - Handling Fraud

Procedures for the Final Decision-Making Process and Corrective Actions