دليل المستودعات واستلام المواد
الصادر بموجب القانون رقم 6 لسنة 2008
بشأن المشتريات والمناقصات والمزايدات والمستودعات
مقدمة:
في سياق برنامج عمل وخطة تطوير أنظمة دائرة المالية يسرنا اعتماد وإصدار دليل المستودعات واستلام المواد الذي يحتوي على أحكام وإجراءات استلام المواد وتنظيم تخزينها في المستودعات.
في تطبيق أحكام قانون المشتريات والمناقصات والمزايدات والمستودعات فإن دليل المستودعات واستلام المواد يعتبر بمثابة اللائحة التنفيذية للقانون فيما يتعلق بأحكام وإجراءات تخزين واستلام مشتريات المواد. كما أن دليل المشتريات والمناقصات والمزايدات هو أيضًا بمثابة اللائحة التنفيذية للقانون ويجب الرجوع إليه في كل ما يتعلق في تطبيقه بخصوص سياسات وأحكام وإجراءات المشتريات والتعاقد.
أن الأهداف الاستراتيجية لهذا النظام تتمحور حول بعدين هما:
- الحد من نهج تكديس المواد في المستودعات وتقديم البديل الأكثر كفاءة لاستخدام المال العام وهو استخدام عقود التوريد لتلبية احتياجات الدوائر المحلية المعنية من مواد بطريقة فعّالة ومبسطة بموجب الإجراءات الواردة في دليل المشتريات والمناقصات والمزايدات.
- وضع ضوابط حازمة للمواد التي يجوز أن تحفظ في المستودعات وكذلك ضوابط لتحديد المواد الراكدة وبطيئة الحركة وإجراءات معالجتها.
وفقنا الله جميعًا لما نصبوا إليه من مستقبل زاخر ورقي وخدمة وطننا الغالي.
رئيس دائرة المالية محمد بن خليفة آل نهيان
3 يونيو 2008
الفصل الأول - أحكام عامة وتعريفات
مادة (1): تعريفات:
- المستودع: هو المكان المخصص لحفظ المواد المصنفة "مواد معدة للتخزين" و"المواد المعدة للتصرف". ويجوز أن ينشأ مستودع رئيسي مركزي ومستودعات فرعية أخرى عند الحاجة تموّن من المستودع الرئيسي ويجوز أن تستلم المستودعات الفرعية مباشرةً مشتريات المواد ويشترط في جميع الأحوال أن يتم الشراء من جهات الاختصاص وبموجب الأنظمة المعتمدة.
- أمين المستودعات: هو الموظف الذي يتولى إدارة المستودعات أو الوحدة المسئولة عنها والإشراف عليها وتمتد مسئوليته إلى تنظيم دورة الأصناف فيما يتعلق باستلامها، وفحصها، وتخزينها، وصرفها، وارتجاعها، وتحويلها، وتنفيذ هذه الدورة والرقابة عليها.
- المواد المعدة للتخزين: هي المواد التي تصنف "مواد معدة للتخزين" بموجب أحكام هذا الدليل وتحفظ في مستودعات لحين الحاجة لها لاحقًا. ولا تشتري "المواد المعدة للتخزين" إلا بطلب من أمين المستودعات حسب الإجراءات المعتمدة.
- المواد المعدة للتصرف: هي الموجودات والمعدات والمواد التالفة والهالكة وما في حكمها المعدة للبيع بطريق المزاد أو بأي طريقة تصرف أخرى حسب الأحوال بعد شطبها من السجلات المحاسبية.
- المواد المعدة للاستهلاك المباشر: هي جميع المواد التي لا يجوز تصنيفها "مواد معدة للتخزين" ويشترط في جميع الأحوال أن يتم شراؤها من جهات الاختصاص وبموجب الأنظمة المعتمدة.
- مشتريات المستودعات: هي مشتريات مواد مصنفة "مواد معدة للتخزين" وتضاف عند شراءها إلى عهدة المستودعات.
- المشتريات المباشرة: هي مشتريات مواد مصنفة "مواد معدة للاستهلاك المباشر" وتخصم قيمتها من بند الصرف المختص ولا تُضاف قيمتها إلى عهدة المستودعات.
- عهدة المستودعات: هي كمية وقيمة كافة المواد المحفوظة في المستودعات. وتزداد العهدة بكمية وقيمة مشتريات المستودعات أو مرتجعات صادر المستودعات أو المواد المحولة من مستودعات أخرى وتنقص العهدة بكمية وقيمة صادرات المستودعات للاستهلاك أو المرتجعات للموردين أو المحوّلة إلى مستودعات أخرى.
- متوسط التكلفة: هو حاصل قسمة إجمالي قيمة أصناف مواد محفوظة في المستودعات على إجمالي كمية نفس الصنف. ويتغير متوسط التكلفة كلما تم استلام مواد بسعر مختلف عن متوسط التكلفة.
مادة (2): أحكام عامة:
- للدائرة الخيار في أن يكون أو لا يكون لها مستودعات خاصة بها.
- الدائرة التي تختار أن يكون لها مستودعات خاصة بها عليها أن تعلم دائرة المالية بذلك وأن تلتزم بالسياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل.
- الدائرة التي لها مستودعات خاصة بها عليها أن تصنف المواد إلى "مواد معدة للتخزين" و"مواد معدة للتصرف" و"مواد للاستهلاك المباشر" بموجب أحكام هذا الدليل.
- الدائرة التي ليس لها مستودعات خاصة عليها أن تتخذ الترتيبات اللازمة لحفظ المواد المعدة للتصرف بموجب أحكام هذا الدليل.
- تعتبر جميع المشتريات مواد الدائرة التي ليس لها مستودعات خاصة بها "مشتريات مباشرة".
- تقوم دائرة المالية بإعداد وتصميم ووضع النماذج الخاصة بالمستودعات وتقوم دائرة المالية بعد أخذ رأي الدائرة المعنية بإعداد الدورة المستندية للمستودعات بحيث تتم حركة المستودعات إضافة وخصما وارتجاعًا وتحويلا وفقًا للمنصوص عليه في هذه الدورة ووفقًا للنماذج التي تعد لهذا الغرض.
مادة (3): المواد المعدة للتخزين:
- يُشترط لتصنيف المواد كمواد معدة للتخزين أن يكون قد تم شرائها أو صرفها من المستودعات ثلاث مرات على الأقل خلال اثني عشر شهرًا متتالية بصرف النظر عن الكمية المنصرفة في كل مرة. ومع ذلك يجوز تصنيف بعض المواد كمواد معدة للتخزين التي لا ينطبق عليها هذا الشرط بموافقة وكيل الدائرة في الحالات الاستثنائية مثل أن تكون مواد تتعلق بإجراءات السلامة أو ذات مدة توريد طويلة غير اعتيادية أو نحو ذلك.
- لا يحفظ في المستودعات إلا المواد المصنفة "مواد معدة للتخزين" ولا يحفظ فيها المواد المصنفة "معدة للاستهلاك المباشر".
- لا يحفظ في المستودعات مشتريات الأصول الرأسمالية وإنما تسجل قيمة مشترياتها في سجل الأصول الثابتة وقت شرائها مضافًا إلى قيمتها كافة مصاريف شرائها المباشرة.
- تسجل مشتريات "المواد المعدة للتخزين" في سجلات المستودعات والسجلات المحاسبية كعهدة وقت شرائها ولا تخصم قيمة شرائها من بند الصرف المختص الملائم إلا وقت صرفها للاستعمال والاستهلاك.
مادة (4): المواد المعدة للتصرف:
- تحفظ المواد المعدة للتصرف في مكان مستقل في المستودعات لحين إتمام التصرف بها.
- تسجل "المواد المعدة للتصرف" في سجلات خاصة مستقلة عن سجلات عهدة المستودعات الحسابية.
مادة (5): المواد المعدة للاستهلاك المباشر:
- لا يحفظ في المستودعات مشتريات "المواد المعدة للاستهلاك المباشر" وهي مشتريات المواد المباشرة ولا تُضاف إلى عهدة المستودعات ولا تسجل في سجلاتها.
- تخصم قيمة مشتريات "المواد المعدة للاستهلاك المباشر" من بند الصرف المختص الملائم فورًا وقت شرائها.
مادة (6): ترميز المواد
تضع دائرة المالية نظامًا مركزيًا للترميز وكتالوج مواصفات كافة المواد المشتراة سواءً مشتريات المستودعات المباشرة للتطبيق في كافة الدوائر.
الفصل الثاني - إدارة المستودعات:
مادة (7): سياسات وأحكام التخزين:
- تمسك سجلات محاسبية لدى قسم الحسابات لمراقبة قيمة المخزون وسجلات مستودعات تفصيلية بكمية كل صنف لدى أمين المستودع، وتتم مطابقة شهرية بين كل السجلات مع فحص أسباب الخلاف فور اكتشافها واتخاذ اللازم نحو تحديد المسئولية.
- يجب على الوحدات التي تتكون منها الدائرة المعنية أن تعد قبل بدء السنة المالية بستة أشهر تقديرات احتياجاتها من مشتريات المستودعات المقدرة خلال العام الجديد، وتقدم هذه التقديرات إلى قسم الحسابات لأخذها في الاعتبار عند إعداد الموازنة التقديرية للدائرة.
- تضع كل دائرة سياسة تموين المستودعات في ضوء اقتراحات الوحدات التي تتكون منها الدائرة مع مراعاة توفير كافة احتياجات الدائرة من جميع أصناف المواد المعدة للتخزين بما يسد حاجة التشغيل والصيانة والإنشاءات، ومراعاة المدة اللازمة للتوريد وتوفير الرصيد الكافي لحاجة العمل حتى بدء التوريد.
- يجوز بقرار من رئيس الدائرة في الحالات الاستثنائية تكون احتياطات سلع استراتيجية لمواد مصنفة "مواد معدة للاستهلاك المباشر" أو لمواد مصنفة "مواد معدة للتخزين" تزيد على الحد الأعلى المحدد لكل منها.
- يجب العمل على تقليص عدد أصناف المواد المعدة للتخزين ما أمكن بتحويل تصنيفها إلى مواد "معدة للاستهلاك المباشر وشرائها عوضًا عن تخزينها عن طريق عقود توريد أو أوامر شراء حسب الأحوال.
- يجب أن تحدد لكل صنف مواد معدة للتخزين رصيد الحد الأدنى والحد الأعلى وحد إعادة الطلب وإثبات هذه الحدود في سجلات المستودعات مع مراعاة ما يلي:
أ. بالنسبة لتحديد رصيد الحد الأدنى يراعى الوقت اللازم لتوريد كل صنف محليًا أو خارجيًا وإجراءات شرائه ومعدلات الاستهلاك طبقًا لبرامج التشغيل وما تستلزمه من عمليات الصيانة والإصلاح.
ب. بالنسبة لتحديد رصيد الحد الأعلى يجب ألا يزيد رصيد الصنف عن متوسط استهلاك سنة كاملة ما أمكن ذلك مع مراعاة قابلية الأصناف للتخزين، ومدى تعرضها للتلف، ومدى توفر الأصناف في السوق، ومدى التغيير في المواصفات، وتقلبات الأسعار، وطلبات تزويد الأصناف التي لم تتم إجراءات شرائها والأصناف المتعاقد عليها ولم يتم توريدها.
ج. بالنسبة لتحديد رصيد حد "إعادة الطلب" يؤخذ في الاعتبار الحد الأدنى مضافًا إليه ما يفي باحتياجات التشغيل خلال فترة زمنية تبدأ من وقت إعداد الطلب حتى وقت استلام الأصناف بالمستودعات، ومدى توفر الصنف في السوق مع مراعاة طلبات شراء الأصناف التي لم تتم إجراءات شرائها والأصناف الصادر لها أوامر شراء أو أوامر توريد ولم يتم توريدها.
مادة (8): أمناء المستودعات وواجباتهم:
- يُعين لكل مستودع أمين أو أمناء حسب حاجة العمل وحسب الهيكل التنظيمي في الدائرة المعنية، وعند تعدد الأمناء يكونون مسئولين بالتضامن، كما يجوز أن يكون لأمين المستودع مساعد أو أكثر ويكون مساعد أمين المستودع مسئولاً ومتضامنًا مع أمين المستودع ويوقع معه على كشوف عهدة المستودع، ويجوز أن يحل محله في حالة غيابه.
- أمناء المستودعات ومن في حكمهم مسئولون شخصيًا عن الأصناف التي في عهدتهم، وعن حفظها، والاعتناء بها، وعن صحة وزنها، وعددها، ومقاسها، ونوعها، وعن كل ما من شأنه أن يعرضها للتلف أو الفقدان ولا تخلى مسئوليتهم إلا إذا ثبت للدائرة المعنية أن ذلك نشأ عن أسباب أو ظروف خارجة عن إرادتهم ولم يكن في الإمكان التحوط لها.
- عند نقل أو إنهاء خدمة أمين المستودع أو من في حكمه أو غيابه عن العمل بسبب قيامه بإجازة أو غيابه لأي سبب يندب موظفًا آخر ليتولى مهام أمين المستودع.
- على أمناء المستودعات ومن في حكمهم أن يقدموا كشوفًا دورية إلى مستوى الصلاحية الملائم حسب الهيكل التنظيمي في الدائرة المعنية لاتخاذ ما يلزم من إجراءات مناسبة وذلك عن الأصناف المبينة فيما يلي:
أ. الزائدة عن الحاجة.
ب. المستغنى عنها.
ج. التي بطل استعمالها.
د. غير صالحة للاستعمال.
ه. التي يُخشى عليها من التلف.
و. التي لها مدة صلاحية معينة.
مادة (9): المواد بطيئة الحركة والراكدة والزائدة عن الحاجة:
يجب شطب المواد التي لم يتم عليها أي حركة استلام أو صرف بموجب سجلات المستودعات لمدة أربعة وعشرين شهرًا متصلة غير منقطعة من أجل التصرف فيها بالبيع بالمزاد أو بأي طريقة تصرف أخرى حسب الأنظمة المعمول بها.
الفصل الثالث – استلام المواد:
مادة (10): استلام وتخزين وصرف المواد المعدة للتخزين:
- عند ورود "المواد المعدة للتخزين" تفحص من قبل أمين المستودعات ومساعديه للتأكد من مطابقة المواد المستلمة لأمر الشراء أو أمر التوريد من حيث الكمية والمواصفات، وإذا كان فحص المواد يحتاج إلى خبرة فنية خاصة وجب على أمين المستودع أن يستعين بموظف ذو خبرة في المواد المستلمة. ويجوز تشكيل لجنة من ذوي الخبرة عند ورود "المواد المعدة للتخزين" بكميات أو قيمة كبيرة يحدد مقدارها في قرار تشكيل اللجنة لمساعدة أمين المستودعات في الفحص والاستلام.
- يحرر إذن استلام ورقي أو إلكتروني بالكميات المستلمة فعلاً والمطابقة للمواصفات وتحفظ هذه المواد في المستودع وتُضاف إلى سجلات عهدة المستودع كمية وتُضاف قيمة المواد في السجلات المحاسبية.
- المواد المستلمة غير المطابقة للمواصفات أو الزائدة عن الكمية المطلوبة حسب أمر الشراء أو أمر التوريد تحفظ في مكان خاص تمهيدًا لإرجاعها أو استبدالها حسب الأحوال ويعلم المورد بذلك كتابةً من قبل قسم المشتريات ويعلم كذلك بها الوحدة المالية في الدائرة.
- تصرف مواد المستودعات للإدارات المستخدمة بأذون صرف ورقية أو إلكترونية وتسعر الأصناف المنصرفة بسعر متوسط التكلفة وتسجل قيمة المنصرف على بند الصرف المختص الملائم وتنزل الكمية والقيمة من عهدة المستودعات في سجلات المستودعات والسجلات المحاسبية.
- الأصناف المرتجعة للمستودعات السابق صرفها تثبت بإذن ارتجاع ورقي أو إلكتروني وتطرح قيمتها من نفس بند الصرف المختص السابق الخصم عليه عند صرفها وتُضاف كمية وقيمة الأصناف المرتجعة إلى عهدة المستودعات في سجلات المستودعات والدفاتر المحاسبية.
- تحفظ الأصناف بالمستودعات كل صنف على حدة وبطريقة تلائم حاجة العمل بحيث يؤدي نظام الحفظ إلى سهولة اتباع طريقة ما يرد أولا يصرف أولا مع ملاحظة ضرورة توفير أسباب الحماية للموجودات وذلك بالعمل على تأمين المستودعات من العوامل الجوية وغيرها. ويراعى بالنسبة إلى الأصناف التي تحفظ في مستودعات غير مسقوفة بأن يقتصر استعمال هذه المستودعات على الأصناف التي لا تتأثر بالعوامل الجوية أو التي تكون زهيدة القيمة أو ذات الأحجام الكبيرة أو لا تتأثر بطول مدة التخزين في العراء. ويراعى كذلك ضرورة تزويد هذه المستودعات بوسائل تغطية ملائمة وقواعد خشبية لحماية الموجودات وتوفر عنصر الأمان بأن تكون ذات أسوار عالية ومزودة بالحراسة اللازمة.
- على أمناء المستودعات مراعاة تخزين الأصناف المستعملة في مكان مغاير للأصناف الجديدة وعليهم أيضًا مراعاة تخزين البترول والمواد القابلة للاشتعال في مستودعات خاصة تتفق مع طبيعتها.
مادة (11): استلام المشتريات المباشرة:
- بخصوص الدوائر التي ليس لديها مستودعات يتم استلام مواد المشتريات المباشرة بصفة مبدئية في مكان مخصص لهذا الغرض أو تتبع إجراء ترتيبات استلام أخرى ملائمة ويعلم القسم المستخدم الطالب لهذه المواد فورًا بورودها أو ترسل إليه مباشرة عند ورودها حسب طبيعة المواد.
- يفحص القسم المستخدم الطالب المواد المستلمة للتأكد من مطابقتها من حيث الكمية والمواصفات لأمر الشراء أو أمر التوريد.
- يحرر القسم المستخدم الطالب إذن استلام ورقي أو إلكتروني بالكميات المستلمة فعلاً والمطابقة للمواصفات وتخصم قيمتها من بند الصرف المختص الملائم.
- المواد المستلمة غير المطابقة للمواصفات أو الزائدة عن الكمية حسب أمر الشراء أو أمر التوريد تحفظ في مكان خاص تمهيدًا لإرجاعها أو استبدالها حسب الأحوال ويعلم المورد بذلك كتابةً من قبل قسم المشتريات ويعلم كذلك بها الوحدة المالية في الدائرة.
الفصل الرابع - الجرد:
مادة (12): الجرد السنوي الشامل:
- على الدائرة التي لها مستودعات خاصة بها أن تجرد جميع محتويات مستودعاتها جردًا شاملاً مرة على الأقل كل عام، وذلك دون الإخلال بنظام الجرد الجزئي المفاجئ خلال العام.
- يبدأ الجرد الشامل السنوي في 15 ديسمبر (كانون الأول) من كل عام على أن ينتهي قبل نهاية الشهر التالي يناير (كانون الثاني) على الأكثر. على أنه إذا اقتضت طبيعة العمل في بعض المستودعات عدم إيقاف الحركة فيها بغرض القيام بهذا الجرد، فيجب تحقيق الأرصدة وإرجاعها إلى 31 ديسمبر وذلك بإجراء عمليات الإضافة والخصم نتيجة الحركة بالمستودع خلال فترة الجرد.
- تشكل لجان للجرد السنوي بقرار من مستوى الصلاحية الملائم بناءً على اقتراح المسئول المالي بالدائرة وبعد أخذ رأي الوحدات الأخرى بها.
- يراعى في تشكيل لجان الجرد تمثيل وحدات الشئون المالية والشئون الفنية بالدائرة ويتم الجرد بحضور أمين المستودع.
- تحرر لجان الجرد قوائم بما يتم جرده مبينًا بها الأرصدة الفعلية للأصناف وتطابقها بالأرصدة بموجب سجلات المستودعات وإثبات ما قد يظهر من عجز أو زيادة فإذا استبان للجنة وجود عجز أو زيادة تثبت ذلك في قوائم الجرد.
- تعد قوائم الجرد طبقًا للنموذج الذي تعده دائرة المالية لهذا الغرض.
- ترسل صورة من قوائم الجرد إلى المسئول المالي بالدائرة المعنية لإبداء رأيه فيما ظهر بهذه القوائم من زيادة أو عجز، وفي حالة وجود مخالفة مالية أو إدارية يرفع الأمر لمستوى الصلاحية الملائم في الدائرة لاتخاذ الإجراءات اللازمة لنحو مساءلة المخالفة تأديبيًا طبقًا لأحكام قانون الخدمة المدنية.
- في حالة وجود عجز أو زيادة، تقوم الدائرة المعنية بإخطار دائرة المالية بتقرير مسببات ذلك، وعلى دائرة المالية القيام بتسوية الفروق الجردية، شطبًا أو إضافة وذلك بعد فحص أسبابها، وعلى الدائرة المعنية عدم القيام بأية تعديلات في سجلات المستودعات إلا بعد استلامها لقرار دائرة المالية في هذا الشأن.
- في حالة فقدان أصناف أو تلفها بسبب خارج عن إرادة أمين المستودع يتم خصم هذه الأصناف من رصيد العهدة بموجب محضر يعتمد من مستوى الصلاحية الملائم في الدائرة المعنية على أن تخطر بذلك دائرة المالية.
- على لجان الجرد وضع تقرير عن المستودعات التي قامت بجردها، يتضمن جميع ما عرض لها من مخالفات أو فروق جردية خلال الجرد وعلى الأخص:
أ. الأخطاء في وصف أو تصنيف الأصناف.
ب. سوء حالة الأصناف أو عدم كفاية إجراءات حفظها.
ج. الأخطاء التي وقعت في القيد بالسجلات.
د. الأصناف التي تحتاج إلى وقاية خاصة.
ه. الأصناف التي انتهت مدة صلاحيتها.
و. أية توصيات تراها اللجان لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات.
ز. تحفظ قوائم الجرد الشامل السنوي في ملف خاص للرجوع إليه عند الاقتضاء.
مادة (13): الجرد الجزئي المفاجئ:
- يتم جرد الأصناف جردًا جزئيًا مفاجئًا بالتنسيق بين قسم الحسابات ووحدة التدقيق الداخلي وفقًا لبرامج الجرد المستمر أو برامج أخرى موضوعة لهذا الغرض يقررها وكيل الدائرة المعنية أو ما يعادله وذلك بمعرفة لجان يُشكلها لهذا الغرض.
- في حالة وجود عجز أو زيادة، تقوم الدائرة المعنية بإخطار دائرة المالية بتقرير مسببات ذلك، وعلى دائرة المالية القيام بتسوية الفروق الجردية، شطبًا أو إضافة وذلك بعد فحص أسبابها، وعلى الدائرة المعنية عدم القيام بأية تعديلات في سجلات المستودعات إلا بعد استلامها لقرار دائرة المالية في هذا الشأن.
- في حالة فقدان أصناف أو تلفها بسبب خارج عن إرادة أمين المستودع يتم خصم هذه الأصناف من رصيد العهدة بموجب محضر يعتمد من مستوى الصلاحية الملائم في الدائرة المعنية على أن تخطر بذلك دائرة المالية.
- يحرر تقرير عن الجرد الجزئي المفاجئ، يتضمن أية مخالفات أو فروق جريدة.
Warehouses and Materials Receiving Guide
Issued under Law No. 6 of 2008
Concerning Purchases, Tenders, Auctions, and Warehouses
Introduction:
In the context of the work program and development plan for the Department of Finance systems, we are pleased to adopt and issue the Warehouses and Materials Receiving Guide, which contains provisions and procedures for receiving materials and organizing their storage in warehouses.
In applying the provisions of the Purchases, Tenders, Auctions, and Warehouses Law, the Warehouses and Materials Receiving Guide serves as the executive regulation of the law regarding the provisions and procedures for storing and receiving material purchases. The Purchases, Tenders, and Auctions Guide also serves as the executive regulation of the law and must be referred to in all matters related to its application concerning procurement and contracting policies, provisions, and procedures.
The strategic objectives of this system revolve around two dimensions:
- Reducing the approach of stockpiling materials in warehouses and providing a more efficient alternative for the use of public funds, which is the use of supply contracts to meet the needs of the concerned local departments for materials in an effective and simplified manner, in accordance with the procedures mentioned in the Purchases, Tenders, and Auctions Guide.
- Establishing strict controls for materials that may be kept in warehouses, as well as controls for identifying stagnant and slow-moving materials and the procedures for handling them.
May God grant us all success in what we aspire to for a prosperous future, progress, and service to our dear homeland.
Chairman of the Department of Finance, Mohammed bin Khalifa Al Nahyan
June 3, 2008
Chapter One - General Provisions and Definitions
Article (1): Definitions:
- Warehouse: It is the place designated for storing materials classified as "materials intended for storage" and "materials intended for disposal." A main central warehouse and other sub-warehouses may be established as needed, supplied by the main warehouse. Sub-warehouses may also directly receive material purchases, provided that in all cases, purchasing is done from the competent authorities and in accordance with the approved systems.
- Warehouse Keeper: The employee who manages the warehouses or the unit responsible for them and supervises them. Their responsibility extends to organizing the item cycle concerning their receipt, inspection, storage, disbursement, return, and transfer, and implementing and controlling this cycle.
- Materials Intended for Storage: These are materials classified as "materials intended for storage" under the provisions of this guide and are kept in warehouses until needed later. "Materials intended for storage" are only purchased upon request from the Warehouse Keeper according to approved procedures.
- Materials Intended for Disposal: These are assets, equipment, and damaged or obsolete materials and the like, intended for sale by auction or any other method of disposal as appropriate, after being written off from the accounting records.
- Materials Intended for Direct Consumption: These are all materials that may not be classified as "materials intended for storage," and it is required in all cases that they be purchased from the competent authorities and in accordance with the approved systems.
- Warehouse Purchases: These are purchases of materials classified as "materials intended for storage" and are added to the warehouse's custody upon purchase.
- Direct Purchases: These are purchases of materials classified as "materials intended for direct consumption," the value of which is deducted from the relevant expense item and is not added to the warehouse's custody.
- Warehouse Custody: It is the quantity and value of all materials kept in the warehouses. The custody increases with the quantity and value of warehouse purchases, returns of warehouse issues, or materials transferred from other warehouses, and decreases with the quantity and value of warehouse issues for consumption, returns to suppliers, or transfers to other warehouses.
- Average Cost: It is the result of dividing the total value of items of materials kept in the warehouses by the total quantity of the same item. The average cost changes whenever materials are received at a price different from the average cost.
Article (2): General Provisions:
- The Department has the option to have or not to have its own warehouses.
- A Department that chooses to have its own warehouses must inform the Department of Finance and adhere to the policies and procedures contained in this guide.
- A Department that has its own warehouses must classify materials into "materials intended for storage," "materials intended for disposal," and "materials for direct consumption" in accordance with the provisions of this guide.
- A Department that does not have its own warehouses must make the necessary arrangements for storing materials intended for disposal in accordance with the provisions of this guide.
- All purchases of a Department that does not have its own warehouses are considered "direct purchases."
- The Department of Finance shall prepare, design, and establish the forms for warehouses. After consulting the concerned Department, the Department of Finance shall prepare the documentary cycle for warehouses so that warehouse movements (additions, deductions, returns, and transfers) are carried out in accordance with what is stipulated in this cycle and according to the forms prepared for this purpose.
Article (3): Materials Intended for Storage:
- To classify materials as "materials intended for storage," they must have been purchased or issued from the warehouses at least three times within twelve consecutive months, regardless of the quantity issued each time. However, some materials that do not meet this condition may be classified as "materials intended for storage" with the approval of the Department's Undersecretary in exceptional cases, such as materials related to safety procedures, having an unusually long supply period, or the like.
- Only materials classified as "materials intended for storage" shall be kept in warehouses; materials classified as "intended for direct consumption" shall not be kept there.
- Purchases of capital assets are not kept in warehouses; rather, their purchase value is recorded in the fixed assets register at the time of purchase, with all direct purchase expenses added to their value.
- Purchases of "materials intended for storage" are recorded in the warehouse records and accounting records as custody at the time of purchase, and their purchase value is not deducted from the appropriate expense item until they are issued for use and consumption.
Article (4): Materials Intended for Disposal:
- Materials intended for disposal shall be kept in a separate place in the warehouses until their disposal is completed.
- "Materials intended for disposal" shall be recorded in special registers separate from the accounting records of warehouse custody.
Article (5): Materials Intended for Direct Consumption:
- Purchases of "materials intended for direct consumption," which are direct material purchases, are not kept in warehouses, are not added to warehouse custody, and are not recorded in its records.
- The value of purchases of "materials intended for direct consumption" is immediately deducted from the appropriate expense item at the time of purchase.
Article (6): Material Coding
The Department of Finance shall establish a central coding system and a specifications catalog for all purchased materials, whether direct or warehouse purchases, for application in all departments.
Chapter Two - Warehouse Management:
Article (7): Storage Policies and Provisions:
- Accounting records shall be maintained by the Accounts Department to monitor the value of inventory, and detailed warehouse records for the quantity of each item shall be kept by the Warehouse Keeper. A monthly reconciliation shall be conducted between all records, with an examination of the causes of discrepancies immediately upon discovery and taking the necessary action to determine responsibility.
- The units comprising the concerned Department must prepare, six months before the beginning of the fiscal year, estimates of their needs for warehouse purchases for the new year. These estimates shall be submitted to the Accounts Department to be taken into consideration when preparing the Department's estimated budget.
- Each Department shall establish a warehouse supply policy in light of the suggestions from its constituent units, taking into account the provision of all the Department's needs for all types of materials intended for storage to meet operational, maintenance, and construction requirements, considering the time required for supply and ensuring a sufficient balance to meet work needs until the supply begins.
- By a decision from the Head of the Department, in exceptional cases, strategic reserves may be formed for materials classified as "materials intended for direct consumption" or for materials classified as "materials intended for storage," exceeding the specified upper limit for each.
- Efforts must be made to reduce the number of types of materials intended for storage as much as possible by reclassifying them as "intended for direct consumption" and purchasing them through supply contracts or purchase orders, as appropriate, instead of storing them.
- For each type of material intended for storage, a minimum limit, maximum limit, and reorder point must be determined and recorded in the warehouse records, taking into account the following:
a. For determining the minimum limit, the time required to supply each item locally or externally, its procurement procedures, and consumption rates according to operational programs and the maintenance and repair operations they require, shall be considered.
b. For determining the maximum limit, the balance of the item should not exceed the average consumption of a full year as much as possible, taking into account the storability of the items, their susceptibility to damage, the availability of items in the market, changes in specifications, price fluctuations, and requests for supplying items for which procurement procedures have not been completed and items that have been contracted but not yet supplied.
c. For determining the "reorder point," the minimum limit shall be taken into account, plus what is sufficient for operational needs during a period starting from the time the order is prepared until the items are received in the warehouses, and the availability of the item in the market, considering purchase requests for items for which procurement procedures have not been completed and items for which purchase orders or supply orders have been issued but have not yet been supplied.
Article (8): Warehouse Keepers and Their Duties:
- One or more keepers shall be appointed for each warehouse according to work needs and the organizational structure in the concerned Department. In the case of multiple keepers, they shall be jointly and severally responsible. A warehouse keeper may also have one or more assistants, and the assistant warehouse keeper shall be responsible and jointly and severally liable with the warehouse keeper, and shall sign with them on the warehouse custody statements, and may replace them in their absence.
- Warehouse keepers and those in similar positions are personally responsible for the items in their custody, for their preservation and care, and for the accuracy of their weight, number, size, and type, and for everything that could expose them to damage or loss. Their responsibility is not discharged unless it is proven to the concerned Department that this resulted from causes or circumstances beyond their control and which could not have been foreseen.
- Upon the transfer or termination of service of a warehouse keeper or someone in a similar position, or their absence from work due to leave or any other reason, another employee shall be assigned to assume the duties of the warehouse keeper.
- Warehouse keepers and those in similar positions must submit periodic reports to the appropriate level of authority according to the organizational structure in the concerned Department to take the necessary appropriate actions regarding the items listed below:
a. Surplus to requirements.
b. Redundant.
c. Obsolete.
d. Unusable.
e. Perishable.
f. Having a specific expiration date.
Article (9): Slow-Moving, Stagnant, and Surplus Materials:
Materials that have had no receipt or disbursement movement according to warehouse records for a continuous and uninterrupted period of twenty-four months must be written off for disposal by auction or any other disposal method according to the applicable regulations.
Chapter Three – Receiving Materials:
Article (10): Receiving, Storing, and Issuing Materials Intended for Storage:
- Upon receipt of "materials intended for storage," they are inspected by the warehouse keeper and their assistants to verify that the received materials conform to the purchase order or supply order in terms of quantity and specifications. If the inspection of materials requires special technical expertise, the warehouse keeper must seek assistance from an employee with expertise in the received materials. A committee of experts may be formed upon the receipt of "materials intended for storage" in large quantities or of high value, the amount of which is specified in the committee formation decision, to assist the warehouse keeper in inspection and receiving.
- A paper or electronic receiving note is issued for the quantities actually received and conforming to specifications. These materials are stored in the warehouse, and the quantity is added to the warehouse custody records, and the value of the materials is added to the accounting records.
- Received materials that do not conform to specifications or exceed the quantity required according to the purchase order or supply order are kept in a special place pending their return or replacement, as appropriate. The supplier is notified of this in writing by the Purchasing Department, and the financial unit in the Department is also informed.
- Warehouse materials are issued to the user departments with paper or electronic issue notes. The issued items are priced at the average cost, the value of the issued items is recorded against the appropriate expense item, and the quantity and value are deducted from the warehouse custody in the warehouse and accounting records.
- Items returned to the warehouse that were previously issued are documented with a paper or electronic return note. Their value is deducted from the same specific expense item previously debited upon their issuance, and the quantity and value of the returned items are added to the warehouse custody in the warehouse records and accounting ledgers.
- Items are stored in the warehouses, each type separately and in a manner suitable for work needs, such that the storage system facilitates following the first-in, first-out method. It is necessary to provide protection for the assets by securing the warehouses against weather elements and others. For items stored in open-air warehouses, their use should be limited to items not affected by weather conditions, those of low value, large size, or not affected by long-term open-air storage. It is also necessary to equip these warehouses with suitable covers and wooden bases to protect the assets and to ensure security by having high fences and necessary guarding.
- Warehouse keepers must store used items in a different place from new items. They must also store petroleum and flammable materials in special warehouses appropriate to their nature.
Article (11): Receiving Direct Purchases:
- For departments that do not have warehouses, materials from direct purchases are initially received in a designated area for this purpose, or other suitable receiving arrangements are followed. The requesting user department is immediately notified of their arrival, or they are sent directly to it upon arrival, depending on the nature of the materials.
- The requesting user department inspects the received materials to ensure they conform to the purchase order or supply order in terms of quantity and specifications.
- The requesting user department issues a paper or electronic receiving note for the quantities actually received and conforming to specifications, and their value is deducted from the appropriate expense item.
- Received materials that do not conform to specifications or exceed the quantity according to the purchase order or supply order are kept in a special place pending their return or replacement, as appropriate. The supplier is notified of this in writing by the Purchasing Department, and the financial unit in the Department is also informed.
Chapter Four - Inventory Count:
Article (12): Annual Comprehensive Inventory Count:
- A department that has its own warehouses must conduct a comprehensive inventory count of all its warehouse contents at least once a year, without prejudice to the system of surprise partial inventory counts during the year.
- The annual comprehensive inventory count begins on December 15th of each year and must be completed before the end of the following month, January, at the latest. However, if the nature of work in some warehouses requires that movement not be stopped for the purpose of this count, the balances must be reconciled and adjusted back to December 31st by performing addition and subtraction operations resulting from warehouse movement during the inventory period.
- Annual inventory count committees shall be formed by a decision from the appropriate level of authority based on the proposal of the financial officer in the Department and after consulting other units therein.
- In forming the inventory count committees, representation of the financial affairs and technical affairs units of the Department shall be considered, and the count shall be conducted in the presence of the warehouse keeper.
- The inventory count committees shall prepare lists of what is counted, showing the actual balances of the items and their correspondence with the balances according to the warehouse records, and documenting any deficit or surplus that may appear. If the committee finds a deficit or surplus, it shall record it in the inventory lists.
- Inventory lists are prepared according to the form prepared by the Department of Finance for this purpose.
- A copy of the inventory lists is sent to the financial officer in the concerned Department to give their opinion on any surplus or deficit shown in these lists. In the case of a financial or administrative violation, the matter is referred to the appropriate level of authority in the Department to take the necessary disciplinary measures against the violation in accordance with the provisions of the Civil Service Law.
- In the case of a deficit or surplus, the concerned Department shall notify the Department of Finance with a report on its causes. The Department of Finance shall settle the inventory discrepancies, either by writing off or adding, after examining their causes. The concerned Department shall not make any adjustments to the warehouse records until it receives the decision of the Department of Finance in this regard.
- In the case of loss or damage of items due to reasons beyond the control of the warehouse keeper, these items shall be deducted from the custody balance based on minutes approved by the appropriate level of authority in the concerned Department, provided that the Department of Finance is notified.
- The inventory count committees must prepare a report on the warehouses they have counted, including all violations or inventory discrepancies encountered during the count, especially:
a. Errors in the description or classification of items.
b. Poor condition of items or inadequate preservation procedures.
c. Errors made in recording in the ledgers.
d. Items that require special protection.
e. Items that have expired.
f. Any recommendations the committees deem necessary to avoid errors and overcome obstacles.
g. The annual comprehensive inventory lists are kept in a special file for reference when needed.
Article (13): Surprise Partial Inventory Count:
- Items are subjected to a surprise partial inventory count in coordination between the Accounts Department and the Internal Audit Unit, according to perpetual inventory programs or other programs established for this purpose, as decided by the Undersecretary of the concerned Department or their equivalent, by committees formed for this purpose.
- In the case of a deficit or surplus, the concerned Department shall notify the Department of Finance with a report on its causes. The Department of Finance shall settle the inventory discrepancies, either by writing off or adding, after examining their causes. The concerned Department shall not make any adjustments to the warehouse records until it receives the decision of the Department of Finance in this regard.
- In the case of loss or damage of items due to reasons beyond the control of the warehouse keeper, these items shall be deducted from the custody balance based on minutes approved by the appropriate level of authority in the concerned Department, provided that the Department of Finance is notified.
- A report is prepared on the surprise partial inventory count, including any violations or inventory discrepancies.
Document Criteria
Document Number
6
Year
2008
Level المستوى
Emirate of Abu Dhabi إمارة أبو ظبي
Category الفئة
Legislations تشريعات
Type النوع
Law قانون
Status الحالة
Active ساري
Executing Entity جهة التنفيذ
Department of Finance الدائرة المالية
Sector القطاع
All Sectors جميع القطاعات
Issuing Authority جهة الإصدار
Department of Finance دائرة المالية
Main Objective الهدف الرئيسي
Financial Collection تحصيل مالي