1- لا يجوز إجراء المقاصة بين النفقات وبين الإيرادات العامة بغض النظر عن استقلالية الجهة الحكومية.

2- الجهات الحكومية التي تحصل على تمويل من جهات غير الدائرة خارج الاعتمادات المالية الحكومية ولغرض محدد بموجب توجيهات من الجهات المختصة أو من مجالس إداراتها فإنها تحتفظ بها في حسابات خاصة بها بعد موافقة الدائرة ولا تدرج في حساباتها وتقاريرها المالية الموحدة التي تقدم إلى الدائرة، ويمكن الإشارة إليها في تقارير منفصلة كونها ذات صلة بالأداء المؤسسي لهذه الجهة بعد التنسيق بشأنها مع الدائرة.

3- تورد كافة الإيرادات العامة والمقبوضات الخاصة بالجهات الحكومية والتي يتم تحصيلها أو قبضها إلى حسابات الدائرة مباشرة، وتورد إيرادات الجهات المستقلة إلى حساباتها الخاصة.

4- تقدم التقارير والبيانات التي تطلبها الدائرة بشأن هذه الإيرادات وحسب المواعيد التي تحددها الدائرة.

تعتمد الأسس والمبادئ التالية للتعامل مع التبرعات والصدقات والزكاة:

1. يجوز للجهات الحكومية قبول التبرعات والصدقات والزكاة بعد الحصول على موافقة المجلس أو التي ينص تشريع إنشائها أو تنظيمها على ذلك.

2. تودع هذه التبرعات والصدقات والزكاة في حسابات بنكية خاصة بعد موافقة الدائرة على فتح هذه الحسابات، ولا يتم توريد هذه المبالغ إلى حسابات الدائرة.

3. يجوز استخدام أو توظيف هذه التبرعات أو الصدقات أو الزكاة في تغطية أي نشاط من أنشطة هذه الجهات، أو حسب الغرض منها ووفقاً لصلاحيات رئيس الجهة الحكومية.

4. تخضع هذه التبرعات والصدقات والزكاة إلى إجراءات الرقابة المالية اللاحقة من قبل دائرة الرقابة المالية.

5. على الجهات والشركات الحكومية التي تتعامل بالتبرعات والصدقات والزكاة أن تضع لائحة مالية داخلية تنظم كافة إجراءات عمليات القبض والصرف والرقابة والصلاحيات الخاصة بهذه الأمور، على أن تعتمد هذه اللائحة من المجلس.

6. في حالة طلب الدائرة أية تقارير أو بيانات بشأن التبرعات والصدقات والزكاة فإنه على الجهات الحكومية تقديمها في المواعيد التي تحددها الدائرة.

تعتمد الأسس والمبادئ التالية للتعامل مع المطالبات المالية بين الجهات الحكومية والجهات المستقلة:

1. في حالة تقديم أية جهة حكومية لخدمات معينة مقابل مبالغ معينة لجهة حكومية أخرى فإنه يتم تسجيلها دفترياً من الناحية المحاسبية كإيراد ومصروف وبدون تحويلات نقدية في سجلات تلك الجهتين.

2. في حالة قيام إحدى الجهات الحكومية بتحصيل إيرادات جهة حكومية أخرى نيابة عنها نتيجة تقديم خدمات معينة كالرسوم مثلاً ، فإنه يتم تحويل حصة هذه الجهة الى حساب الخزينة في الدائرة بعد إجراء التسويات اللازمة ، وإعلام هذه الجهة بقيمة المبالغ المحولة عن خدماتها وذلك من أجل إدراجها في تقارير الإيرادات الخاصة بها.

3. في حالة قيام إحدى الجهات المستقلة بتحصيل إيرادات جهة حكومية أخرى نيابة عنها نتيجة تقديم خدمات معينة كالرسوم مثلاً ، فإنه يتم تحويل حصة هذه الجهة الى حساب الخزينة في الدائرة بعد إجراء التسويات اللازمة، وإعلام هذه الجهة بقيمة المبالغ المحولة عن خدماتها وذلك من أجل إدراجها في تقارير الإيرادات الخاصة بها.

4. في حالة قيام إحدى الجهات الحكومية بتحصيل إيرادات جهة مستقلة أخرى نيابة عنها نتيجة تقديم خدمات معينة ، فإنه يتم تحويل حصة هذه الجهة المستقلة الى حساباتها البنكية بعد إجراء التسويات اللازمة.

5. في حالة قيام إحدى الجهات المستقلة بتحصيل إيرادات جهة مستقلة أخرى نيابة عنها نتيجة تقديم خدمات معينة ، فإنه يتم تحويل حصة هذه الجهة المستقلة الى حساب الجهة المستقلة مباشرة.

6. يتم تنظيم اتفاقيات مشتركة بين هذه الجهات المعنية لتوضيح آلية وطريقة التحصيل والفترات الزمنية التي تتم فيها عملية التحويل، وترسل نسخ من هذه الاتفاقيات الى الدائرة.

7. لا يجوز أن تتأخر عملية التحويل للمبالغ المستحقة للجهات المستفيدة بأي حال من الأحوال عن نهاية السنة المالية المعنية.

للمجلس بناءً على اقتراح رئيس الجهة الحكومية أو الجهة المستقلة بعد التنسيق مع الدائرة فرض أو تعديل الضرائب والرسوم وأي إيرادات أخرى تتولى الجهة الحكومية والجهة المستقلة تحصيلها بمراعاة الآتي:-

1- يكون فرض أو تعديل الضرائب والرسوم على السلع والمواد والخدمات والأعمال أو الإعفاء منها بموجب قانون أو مرسوم أميري أو قرار من المجلس، وبعد أن تتم دراسة الأثر الاقتصادي والاجتماعي والمالي من قبل الدائرة وبالتنسيق مع الجهات الحكومية أو الجهات المستقلة، وترفق نتائج القياس والتحليل مع دراسة طلب فرض أو تعديل الرسوم. ولا يجوز استحداث أو تعديل أي نوع من الإيرادات العامة إلا بموافقة الحاكم أو المجلس.

2- تقدم الجهات الحكومية والجهات المستقلة مقترح بفرض رسوم الخدمات الجديدة أو التعديل عليها، وتكون الدراسة المقترحة شاملة ومتكاملة وتتضمن الجوانب الآتية :-

أ. المبررات والأسباب التي تستدعي فرض أو تعديل الضرائب أو الرسوم.

ب. الآثار الاقتصادية والاجتماعية المترتبة على فرض أو تعديل الضرائب والرسوم.

ج. أسس تحديد فئات الضرائب والرسوم والشرائح التي تخضع لها.

د. آلية وأسلوب تحصيل الضرائب أو الرسوم.

هـ. تكاليف تحصيل الضرائب أو الرسوم أو أية تكاليف إضافية تتعلق بتحصيل هذه الإيرادات.

و. الشرائح المعفاة من دفع هذه الضرائب أو الرسوم.

3- تلتزم كافة الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة في تقديم البيانات وفق النماذج المحددة لهذا الغرض والمعلومات والوثائق والمرجعيات التي تطلبها الدائرة من أجل دراسة وتحليل الرسوم المقترحة من قبل هذه الجهات المعنية.

4- تحدد الجهات الحكومية والجهات المستقلة آلية التحصيل والتأكيد على ضرورة تفادي أية ازدواجية في فرض الرسوم مع بقية الجهات الحكومية.

5- تكون عملية فرض الرسوم للخدمات الجديدة أو تعديل للخدمات القائمة الحالية مرتبطة بعملية تنمية الإيرادات وتحسين مستوى الخدمات المقدمة للمجتمع وأن تعزز من المركز التنافسي للإمارة في جميع المجالات.

6- على الجهات الحكومية والجهات المستقلة تزويد الدائرة بأية بيانات أو معلومات تطلبها حول الإيرادات وأن تعمل هذه الجهات باستمرار على بناء وتحديث قاعدة البيانات الخاصة بالإيرادات وذلك من أجل تمكين الدائرة في تطوير استراتيجية إدارة وتنمية الإيرادات الحكومية.

7- على الجهات المعنية وضع خطط مستقبلية متكاملة لتقدير إيراداتها على المدى القصير والمتوسط تستند إلى البيانات الفعلية وأسس التوقع العملية وأن تعكس في تنبؤاتها خططها المستقبلية في مجال تنمية إيراداتها وتحسين كفاءة التحصيل.

تلتزم كافة الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة بإعداد موازنة إيراداتها على أن تراعي الأسس التالية:

1- تقدير إيراداتها المتوقعة مصحوبة ببيان الأسس التي بني عليها التقدير، وتقديمها للدائرة لدراستها ومناقشتها ثم إدراجها ضمن إيرادات الموازنة العامة للحكومة.

2- تقدم الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة التي يكون في إيراداتها مستحقات لجهات أخرى موازناتها التقديرية للإيرادات بعد خصم تلك الاستحقاقات.

3- يتم إدراج كافة النفقات المقدرة دون إجراء المقاصة بينها وبين الإيرادات المقدرة إن وجدت.

يجب اتباع الإجراءات التالية في تسجيل الإيرادات العامة للجهات الحكومية:

1- إعداد القيود المحاسبية للإيرادات وتسجيلها وفق دليل الحسابات الموحد حين تحقق الإيراد.

2- الالتزام باستخدام إيصالات القبض والنماذج المعتمدة من قبل الدائرة سواء كانت يدوية أو إلكترونية عند تحصيل الإيرادات وأية مقبوضات أخرى وفقاً لما يلي :

أ. استخدام إيصالات القبض حسب تسلسل أرقامها.

ب. تنظيم إيصال القبض بالمبلغ متضمناً اسم الدافع والمبلغ بالأرقام والحروف والبند الحسابي وطبيعة المبلغ وطريقة السداد وأية بيانات أخرى ضرورية.

ج. تعطى نسخة من إيصال القبض إلى الدافع ويتم الاحتفاظ بنسخة لدى الدائرة و الجهة الحكومية.

د. يقوم محصل الإيرادات بتنظيم وتوقيع جدول إيصالات النقد وفق النموذج المعتمد متضمنا أرقام الإيصالات حسب تسلسل أرقامها وأسماء الدافعين وتنسيق المبالغ المقبوضة حسب بنودها في الموازنة وتسليم جدول الإيصالات ومرفقاته مع النقد إلى محاسب الإيرادات في الجهة الحكومية.

3- على محاسب الإيرادات في الجهة الحكومية القيام بما يلي :

أ. تدقيق إيصالات القبض ومطابقتها مع المبالغ المستلمة من محصل الإيرادات والمسجلة في جدول إيصالات النقد ثم إيداعها في الحسابات الخاصة بها في المصرف أولاً بأول.

ب. تنظيم خلاصة بالمقبوضات التي تم إيداعها في المصرف من واقع إيصالات القبض وقسائم الإيداع وجدول إيصالات النقد وتسليمها إلى محاسب الإيرادات في الجهة الحكومية بعد توقيعها.

ج. يجب توخي الدقة والوضوح عند تنظيم وكتابة الإيصالات والنماذج والمطبوعات المالية وعدم اللجوء إلى إلغائها إلا في حالة الخطأ في المبلغ حيث يتم الإلغاء بوضع خاتم ملغي ووضع خطين متعارضين على جميع النسخ مع كتابة سبب الإلغاء وتوقيع الموظف المختص ورئيسه المباشر والاحتفاظ بجميع النسخ الملغاة.

د. في حالة حدوث خطأ غير المبين في الفقرة (ج) يصحح هذا الخطأ من قبل الموظف الذي قام بتنظيم المستند بشطب الخطأ باللون الأحمر وإعادة كتابة البيانات الصحيحة باللون الأزرق مع توقيع من قام بالتصحيح.

هـ. إذا كان الخطأ في بيانات الإيصالات والنماذج والمطبوعات المالية الصادرة إلكترونياً فيتم الإلغاء مهما كانت طبيعة الخطأ، وفق الإجراءات المبينة في الفقرة (ج) من هذه المادة.

و. مراعاة قبل تسجيل الإيرادات، فصل المقبوضات الخاصة بالإيرادات عن المقبوضات الخاصة بالأمانات.

ز. على القسم المختص في الدائرة و الجهة الحكومية إثبات خلاصة المقبوضات في برنامج المحاسبة الحكومية حسب الإجراءات المعتمدة.

على الجهات الحكومية تطبيق القواعد التالية في الرقابة على الإيرادات العامة:

1- تحدد الأرصدة النقدية للمقبوضات التي يجوز لأمين الصندوق الاحتفاظ بها بقرار من رئيس الدائرة أو من يفوضه وفقاً لمعدل حركة النقد اليومي لدى الجهة الحكومية.

2. على مراقب الإيرادات في الجهة الحكومية تدقيق خلاصة المقبوضات وجدول إيصالات النقد والمصادقة عليها وإرسالها إلى الدائرة معززة بجدول إيصالات النقد والنسخة الثانية من إيصالات القبض وقسائم الإيداع المصرفية.

3- يتولى القسم المختص في الدائرة تدقيق تحصيلات الجهات الحكومية وقيدها في الحسابات الخاصة بها وإصدار إيصالات الخزينة وفقا للنموذج المعتمد وتزويد الجهة الحكومية بنسخة من إيصالات الخزينة المتعلقة بتحصيلاتها.

4- يتم قبض الإيرادات وأية مقبوضات أخرى من قبل الموظف المالي المختص ويوقع على إيصال القبض مع ذكر اسمه بشكل واضح وصريح وصفته الوظيفية ويعتبر ختم الآلة في الجهات الحكومية التي تستخدم أنظمة آلية بمثابة توقيع معتمد.

5- تورد المقبوضات من قبل الجهة الحكومية أو أي جهة مخولة بقبض الإيرادات إلى الحسابات المصرفية الخاصة بذلك لدى المصارف المعتمدة.

6- على الموظف المالي المختص إيداع الأموال المقبوضة في المصرف في نفس اليوم الذي تم فيه قبض الأموال وعلى رئيسه المباشر أن يتأكد من ذلك وفي حال المخالفة يكون تحت طائلة المساءلة القانونية.

7- في حالة تحصيل مبالغ تزيد عن الحد المسموح الاحتفاظ بها ولم يتمكن الموظف المالي المختص من إيداعها في المصرف يتوجب عليه إشعار رئيسه المباشر خطياً بذلك وعلى رئيسه المباشر التأكد من قيامه بالإيداع في يوم العمل التالي على أن يتم بيان الأسباب خطيا للدائرة.

8- تزويد أمناء الصناديق وقابضي الأموال (خزائن) ملائمة يتم تثبيتها بطريقة مناسبة في مكان آمن لحفظ الأموال والمطبوعات المالية.

9- اتخاذ الإجراءات اللازمة بحيث لا يتم الجمع بين مهام تحصيل الإيرادات أو الصرف أو تدقيق الحسابات المصرفية بموظف واحد مهما كانت الأسباب. ويكلف موظف آخر غير الموظف المكلف بالإيداع في المصرف بعملية تدقيق ومطابقة حساب المصرف، وإعداد مذكرة التسوية حسب القواعد المحاسبية المعتمدة.

على الجهة والشركات الحكومية والجهات المستقلة تقديم تقارير تفصيلية إلى الدائرة تبين الإيرادات الفعلية التي تم تحصيلها والإيرادات المقدرة والإيرادات المستحقة معززةً بإيضاحات تحليلية للفروقات والإجراءات التي سيتم اتخاذها لمعالجة معوقات التحصيل، وذلك وفق المواعيد التي تحددها الدائرة أو عند طلبها.

تلتزم الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة بتطبيق الأسس والقواعد التالية بشأن النفقات العامة:

1- أن تكون مرتبطة بالأهداف والبرامج والأنشطة الرئيسية المحددة لها.

2- لا يجوز الالتزام بأية نفقات ما لم يرصد لها مخصصات في الموازنة العامة أو استعمال المخصصات لغير الغاية التي اعتمدت من أجلها كما لا يجوز الالتزام بأي مبالغ تزيد على المخصصات الواردة في الموازنة العامة.

3- التقيد بتطبيق الإجراءات والصلاحيات والأحكام المنصوص عليها في القانون وهذه اللائحة والتشريعات الأخرى السارية في مجال استخدام وإنفاق الأموال العامة.

يتعين على الجهات الحكومية التقيد بالإجراءات الخاصة بتنظيم وإعداد مستندات الصرف اللازمة والتأكد عند قيد النفقات وصرف الدفعات من توافر الآتي:

1- إرفاق نسخة إلكترونية عن كافة المستندات و الوثائق التي تعزز قيد الدفعات المالية وصرفها وكذلك أية وثائق أخرى تطلبها الدائرة.

2- صحة حساب النفقة أو المصروف.

3- توافق أمر الصرف أو الدفعة للقوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها.

4- استيفاء التوقيعات اللازمة من المخولين.

5- اعتماد أمر الصرف أو الدفعة من وحدة الرقابة المالية الداخلية في الجهة الحكومية.

1- يتم إثبات فقدان الوثائق والمستندات الأصلية المتعلقة بأوامر الصرف أو الدفعات الصادرة عن الجهة الحكومية بإقرار خطي من رئيسها، يفيد بأنه لم يتم صرفها مسبقاً.

2- على الجهات الحكومية أن تضع الضوابط اللازمة التي تمنع تقديم أوامر الصرف والدفعات المصروفة وفقاً للفقرة (1) من هذه المادة إذا ما تم العثور على المستندات والوثائق المفقودة.

مع مراعاة الإجراءات التي يحددها نظام إدارة الموارد الحكومية فإنه يتم اعتماد إجراءات الصرف بواسطة الدائرة بناء على الفواتير والمستندات المستلمة إلكترونياً من قبل الجهة الحكومية باستخدام النظام المالي الحكومي "تكامل" وفقاً للضوابط الآتية:

1- تحتفظ الجهة الحكومية بالفواتير والمستندات الأصلية للمعاملة والتي ترسل نسخ إلكترونية منها للدائرة للبدء بإجراءات الصرف.

2- تقوم الدائرة بعمل برنامج دوري للتدقيق على أوامر الصرف الصادرة باستخدام العينات العشوائية بغرض التأكد من التزام الجهات الحكومية بالتعاميم المالية الصادرة من الدائرة بهذا الشأن.

لا يجوز صرف أي مبلغ إلا بعد أداء خدمة أو إنجاز مهمة أو توريد سلعة وتقديم الوثائق التي تعزز الصرف، ويستثنى من ذلك الحالات الآتية:

1- النفقات المنصوص عليها في أي تشريع سار.

2- الدفعة المقرر صرفها مقدماً بناءً على عقد أو اتفاقية.

3- السلف المقرر صرفها لأغراض محددة أو لأي مهام أو مشاريع رسمية.

4- رسوم التدريب وبدلات الاشتراك بالدوريات والمجلات أو الجمعيات المهنية والمساهمات في المنظمات والاتحادات المحلية والإقليمية والدولية والتأمينات المستردة.

5- أي حالة أخرى يوافق عليها رئيس الدائرة أو من ينوب عنه.

على كافة الجهات الحكومية استكمال الإجراءات الخاصة بتنظيم وإعداد مستندات الصرف اللازمة لسداد مستحقات المستفيدين خلال خمسة وأربعين يوماً من تاريخ إنجاز الأعمال والخدمات المتعاقد عليها وإرسالها إلى الدائرة لإتمام عملية الصرف عند استكمال الشروط المنصوص عليها في المادة (28) من هذه اللائحة.

1- للدائرة أو الجهات الحكومية الخصم من أية دفعات أو مستحقات لأي مستفيد لا تزال في ذمته التزامات مالية مستحقة لها، على أن يتم إخطاره بذلك كتابة.

2- تقوم الجهات الحكومية باسترداد أية مبالغ مستحقة على أي مستفيد وتودعها خزينة الحكومة وتسجل في البند الحسابي المناسب.

1- تُصرف الرواتب والأجور والمزايا والمعاشات وأية مكافآت أو تعويضات للموظفين بالجهات الحكومية أو المتعاقدين معها وذلك وفق التشريعات السارية في الإمارة.

2- تعمل كافة الجهات الحكومية على تحديث كشف الرواتب والأجور والمزايا والعلاوات شهرياً بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية والدائرة ووفق المواعيد التي تحددها الدائرة.

عند إجراء المدفوعات خارج الدولة فإنه يتم اتخاذ الإجراءات التالية:

1- تأكيد استلام المواد أو تقديم الخدمات أو إنجاز الأعمال وتقديم الوثائق التي تعزز ذلك، ويجوز لرئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه الصرف مقدماً في الحالات التي تتطلب ذلك وفقاً لشروط التعاقد.

2- تقوم الجهة الحكومية بالاتفاق مع البنك المعتمد على إشعارها بالمبالغ التي يتوجب دفعها في تواريخ محددة بالعملات الأجنبية حتى تتمكن من تدبير الأموال اللازمة وقت استحقاقها.

تصرف السلفة عند توافر المخصصات اللازمة لها في الموازنة ولا يجوز استعمالها في غير الغاية المحددة لها.

يصدر رئيس الجهة الحكومية أو من يخوله أمر منح السلفة بناءً على طلب من الوحدة المعنية، على أن تحدد قيمتها في ضوء المهمة أو العمل المطلوب إنجازه أو الالتزام المطلوب مواجهته.

تصرف السلف وفقاً للأنواع التالية:

1- السلفة الدائمة للموظف الموكل له تغطية نفقات نثرية متكررة وتسدد في نهاية السنة المالية.

2- السلفة المؤقتة لتنفيذ عمل معين أو شراء لوازم محددة أو القيام بمهمة محددة أو توفير سلعة أو خدمة أو مواجهة نفقات عاجلة، وتسدد عند انتهاء الغرض أو إنجاز المهمة التي صرفت من أجلها مباشرة.

يكون الموظف أو الشخص الذي تُصرف له السلفة مسؤولاً شخصياً عن قيمتها وإذا لم تسدد فتعتبر ديناً شخصياً عليه يجري تحصيلها منه بجميع الطرق المتبعة.

1- يشمل مفهوم أموال الأمانة ما يلي:

أ. الأموال المودعة في الحسابات المصرفية للحكومة لحين انتهاء غرض الاحتفاظ بها، وتصبح قابلة للسداد لأي طرف آخر وفق التشريعات والأنظمة والتعليمات التي تحكمها.

ب. الاقتطاعات التي تتم على راتب الموظف أو أجر العامل لأي طرف ثالث بناءً على طلب الموظف أو العامل أو استناداً إلى حكم قضائي.

ج. راتب الموظف أو أجر العامل الذي لم يسلّم لصاحب الاستحقاق لأي سبب كان لحين إجراء التسوية اللازمة.

2- تحتفظ الجهة الحكومية بكافة السجلات الرئيسية والمساعدة المتعلقة بأموال الأمانة وعليها استكمال كافة الإجراءات التي تضمن دقة التسجيل والتصنيف لهذه الحسابات ضمن النظام المحاسبي الحكومي.

3- يتم صرف أموال الأمانة لمستحقيها من البنود الحسابية المخصصة لذلك دون الحاجة إلى توفر اعتماد مالي في موازنة الجهة الحكومية.

4- تُطبق الإجراءات المتعلقة بالإيرادات والمقبوضات والنفقات والمدفوعات أينما وردت في هذه اللائحة على جميع الإجراءات المقابلة لها حين قبض أو دفع أموال الأمانة.

تنقسم الأمانات إلى أربع أنواع:

1- أمانات مخصصة: هي المبالغ المحصلة من الأفراد أو الشركات لصالح الجهات الحكومية تحت حساب إيراد معين لحين استحقاق ذلك الإيراد.

2- أمانات اقتطاعات الرواتب: هي التي يتم اقتطاعها وفقاً للتشريعات والأنظمة التي ترتب اقتطاعات من مستندات الصرف على أن يتم تحويلها إلى الجهات المختصة صاحبة العلاقة خلال النصف الأول من الشهر التالي لقبضها أو تحصيلها.

3- أمانات الوحدات والمؤسسات العامة والخاصة والأفراد: هي التي يتم اقتطاعها أو تحصيلها أو حفظها للجهات صاحبة الحق فيها الناتجة عن أنظمة أو اتفاقيات أو التزامات.

4- أمانات أخرى: وتشمل المبالغ المقبوضة غير معروفة المصدر، أو المبالغ المقبوضة بالزيادة من جهات مختلفة أو مبالغ التحويلات المالية غير المقدمة للصرف خلال المدة المحددة لها ويتم صرف هذه الأمانات إلى مستحقيها وإذا لم تتم المطالبة بها بعد مرور (5) سنوات على تسجيلها فتحول إلى حساب الإيرادات العام، ويجوز لرئيس الدائرة أو من ينوب عنه رد الأمانة المقبوضة لحساب الإيرادات العام، إلى مستحقيها إذا كانت هناك أسباب مسوغة لذلك.

التأمينات هي المبالغ التي يدفعها الأفراد والشركات أو أي جهة أخرى إلى الجهة الحكومية في حالات معينة لضمان حقوق الخزينة بذمة الغير وتخضع في قبضها وصرفها للأحكام القانونية الخاصة بها.

تعتبر وسائل التخزين الإلكترونية ونواتجها بعد تدقيقها وتوقيعها من الموظف المختص بمثابة سجلات أصولية معتمدة وفق الشروط التي يحددها رئيس الدائرة أو من ينوب عنه وذلك للغايات المقصودة من هذه اللائحة.

على الجهات الحكومية أن تحتفظ بالسجلات التي تبين حسابات المراقبة الإجمالية التالية :-

أ- سجل الموجودات الثابتة.

ب- سجل المشاريع.

ج- سجل النقدية.

د- سجل السلف.

هـ- سجل الأمانات والتأمينات.

و- سجل المساعدات.

ز- سجل المستودعات.

ح- سجل التأديات والارتباطات.

ط- سجل الشيكات المرتجعة.

ي- سجل المطبوعات المالية.

ك- أية مطبوعات أو سجلات أو تقارير مالية أخرى تعتمدها الدائرة.

على كافة الجهات الحكومية تطبيق الأسس والقواعد التالية بشأن الرقابة على المطبوعات المالية:

1- التدقيق على المطبوعات المالية قبل استعمالها وعند اكتشاف خطأ برقم التسلسل أو عدد النسخ فلا يتم استعمالها وتعاد إلى الدائرة لاتخاذ الإجراء اللازم.

2- تحديد مستوى الصلاحية المختص باستلام المطبوعات المالية والذي يتولى تسليمها إلى الموظف المختص حسب الحاجة، وتقيد عهدة شخصية عليه تستلزم منه حفظها بطريقة آمنة وتدقيقها واستعمالها حسب التسلسل.

3- صرف واستخدام المطبوعات المالية حسب تسلسل أرقامها ولا يجوز صرفها أو استعمالها إلا بعد صرف أو استعمال التي قبلها.

4- إجراء مطابقة دورية بين قيود الدائرة وقيود الجهات الحكومية حول صرف واستخدام المطبوعات المالية.

5- إجراء جرد فجائي على المطبوعات المالية مرة على الأقل خلال العام ومرة أخرى في نهاية السنة المالية وترسل نسخة من محضر الجرد إلى الدائرة.

بمراعاة التشريعات السارية، تلتزم الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة بالأسس التالية بشأن الوثائق والمستندات المالية:

1- الاحتفاظ بالمستندات والوثائق المالية والإدارية بأشكالها المختلفة المسموعة والمقروءة والمرئية ذات الأثر المالي، لمدة لا تقل عن خمسة عشر سنة من تاريخ نهاية السنة الميلادية التي تعتمد فيها البيانات المالية الموحدة للسنة المالية التي تعود إليها هذه المستندات، كما يتم الاحتفاظ بالسجلات المالية والإدارية وما في حكمها، ولا يجوز إتلافها أو التخلص منها، إلا وفق الإجراءات الواجب تطبيقها في إتلاف المستندات والوثائق أو تحويل السجلات والمستندات والوثائق التي تستحق الحفظ الدائم.

2- يكون التخلص من المستندات والوثائق وإتلافها المشار إليها في البند (1) من هذه المادة بواسطة لجنة تسجل في محضر أعمالها بيانات عن المستندات التي تم إتلافها.

يجب على كافة الجهات الحكومية أن تعتمد الإجراءات التالية عند إتلاف المطبوعات والسجلات المالية:

1- يتم إتلاف المطبوعات والسجلات والوثائق المالية عند انقضاء المدة المحددة للاحتفاظ بها بالشروط التالية:-

أ. أن تقرر الجهة الحكومية عدم الحاجة إليها.

ب. أن لا تكون متعلقة بقضايا قائمة أو تقرر إقامتها.

ج. أن لا تتعلق بحقوق قائمة للحكومة لدى الغير أو للغير لدى الحكومة.

2- تشكل بقرار من رئيس الجهة أو من ينوب عنه لجنة للإتلاف مكونة من ثلاثة أعضاء على الأقل من ضمنهم موظف من الشؤون المالية في الجهة.

3- تتولى لجنة الإتلاف دراسة قوائم المطبوعات والسجلات والوثائق المالية المعدة للإتلاف وترفع تقريراً يتضمن توصياتها إلى رئيس الجهة أو من يفوضه لاعتماده.

4- تقوم لجنة الإتلاف بتنفيذ عملية الإتلاف في الموعد المحدد على أن تنظم محضر إتلاف يتضمن ما قامت به من إجراءات معززاً بقوائم المطبوعات والسجلات والوثائق المالية التي تم إتلافها.

5- على لجنة الإتلاف التنسيق مع الجهات المختصة لتحويل وثائق ومستندات معينة لهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف.

6- ترسل الجهة الحكومية نسخة من محضر الإتلاف ومعززاته إلى الدائرة.

عند فقدان وتلف وتزوير المطبوعات والسجلات المالية تتبع الإجراءات التالية:

1- على الموظف المسؤول إبلاغ رئيسه المباشر فور اكتشافه لأي فقدان أو تلف في المستندات والنماذج والسجلات ليتم إجراء التحقيق اللازم ورفع الأمر لجهة الاختصاص.

2- في حال اكتشاف تزوير أو تحوير في المطبوعات أو السجلات المالية يجب إبلاغ رئيس الجهة المعنية لاتخاذ إجراءات التحقيق اللازمة وإبلاغ كل من دائرة الرقابة المالية و الدائرة.

1- الأصول الثابتة هي العقارات والآلات والمعدات وأصول البنية التحتية وكما تتضمن الأصول الحكومية أيضاً الأصول غير الملموسة التي تعود ملكيتها للحكومة أو خاضعة لسيطرتها والتي اكتسبت الحق فيها نتيجة للعمليات أو الأحداث الفعلية السابقة والتي يكون لها عمر تشغيلي افتراضي محدد وتحقق منفعة اقتصادية متوقعة مستقبلاً.

2- تُطبّق الجهات الحكومية دليل سياسات وإجراءات الأصول الحكومية الثابتة المعتمد من قبل الدائرة والذي يشتمل على كافة الجوانب التي تعالج الأصول والممتلكات الحكومية من الناحية المحاسبية والإدارية والرقابية.

3- يتم تطبيق واستخدام نظام الأصول الثابتة الإلكتروني الذي يمثل جزءاً من نظام إدارة الموارد الحكومية المعتمد من قبل الدائرة في كافة الجهات الحكومية لإدارة ورقابة أصول وممتلكات الجهات الحكومية وبغرض ضمان الرقابة المالية والإدارية وتحسين مستوى كفاءة استخدام هذه الأصول.

4- الدائرة هي المسؤولة عن تحديد أصناف وتقسيمات الأصول الثابتة ولا يجوز لأي جهة حكومية إجراء أي تعديل أو إضافة عليها.

5- يتم معالجة استخدام أصول الثابتة المؤجرة بعقود الاستئجار التمويلي أو التشغيلي وفق السياسات المحاسبية ودليل سياسات وإجراءات الأصول والممتلكات الحكومية الثابتة.

تلتزم الجهات والشركات الحكومية عند تأمين المخاطر للأصول والممتلكات الحكومية بما يأتي:-

1- تتولى الجهات الحكومية التأمين ضد المخاطر للأصول والممتلكات الحكومية بما فيها النقد المسموح لها الاحتفاظ به، وفقاً للإجراءات والقواعد والسياسات التي تحددها الدائرة.

2- يتم التأمين على النقد ضد جميع الأخطار المتعلقة بالسرقة وخيانة الأمانة والحريق وغيرها من المخاطر، وعلى الجهات الحكومية العمل على توفير كافة الإجراءات التي تحافظ على سلامة نقل النقد من مكان إلى آخر.

3- تخضع عقود تأمين المخاطر للتشريعات الاتحادية والمحلية السارية.

4- في حال حدوث أية خسائر أو أضرار لأي أصل ثابت، يجب إخطار الدائرة وتتولى الجهة الحكومية إجراءات متابعة تحصيل التعويضات التأمينية المستحقة.

تخضع جميع المستندات المالية والمحاسبية والبيانات المكملة والمؤيدة لها للمراجعة من قبل المفوضين بالتوقيع للتأكد من صحتها وذلك قبل إجازتها وإحالتها للصرف.

لا يجوز اعتماد المستندات المالية أو المحاسبية بدون تفويض من الرئيس وفقاً للأحكام المحددة في هذا الشأن، ويجازى تأديبياً من يخالف ذلك مع عدم الإخلال بالمسؤولية المدنية والجنائية عند الاقتضاء.

رئيس الجهة الحكومية هو المسؤول أمام الحكومة عن حساباتها ومعاملاتها ومراقبتها، والتحقق من أن كل وحدة إدارية تقوم بمراعاة أحكام هذه اللائحة في أعمالها المحاسبية والمالية، ويعتبر رئيس الجهة مسؤولاً عن تنفيذ أحكام هذه اللائحة فيما يتعلق بوحدته.

تتمثل مسؤولية الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة بشأن الرقابة المالية الداخلية بالآتي:

1- إعداد نظام متكامل للرقابة المالية الداخلية يلبي متطلبات الرقابة المالية والإدارية السليمة ويضمن دقة تبويب وتسجيل العمليات المالية والمحاسبية ويفصل بين المهام والواجبات بحيث لا ينفرد موظف واحد بإتمام معاملة كاملة من بدايتها حتى نهايتها، وأن يعمل هذا النظام على كشف الانحرافات عن الخطط والأهداف لاتخاذ ما يلزم من إجراءات لتصحيحها.

2- حوكمة أعمال التدقيق الداخلي وفق المعايير الدولية من خلال تأسيس وحدات متخصصة للتدقيق الداخلي ترتبط مباشرة برئيس الجهة في حالة الضرورة لذلك.

3- ممارسة الرقابة المالية الداخلية المسبقة على كافة العمليات المالية والمحاسبية للتحقق من مطابقتها للتشريعات والأنظمة والسياسات المحاسبية ومدى دقتها من الناحية الحسابية، وترفع التقارير ذات الصلة إلى المدير المرتبطة به الوحدة المالية في الجهة الحكومية.

4- اتخاذ الإجراءات الضرورية التي تتطلبها التشريعات والأنظمة واللوائح ذات الصلة بالمخالفات الإدارية ذات الصفة أو الأثر المالي ويتم إبلاغ دائرة الرقابة المالية في الإمارة والدائرة بها مباشرة.

تكون الجهة الحكومية مسؤولة عن المحافظة على موجوداتها وممتلكاتها المختلفة وتأمين الوسائل الكافية لحمايتها وتطبيق السياسات والقواعد والإجراءات الواردة في دليل سياسات وإجراءات الأصول الحكومية الثابتة الصادرة عن الدائرة.

تضع كل جهة حكومية نظاماً للضبط الداخلي بما يكفل المحافظة على أموالها وأصولها وحقوقها وذلك وفقاً للأسس الآتية:

1- تخصيص وحدة إدارية مستقلة لكل نوع من أنواع الأنشطة المالية.

2- فصل أعمال الوحدات الحسابية عن أعمال وحدات المخازن التي توجد بها أصول وموجودات الجهة.

3- تنفيذ نظام الجرد المستمر والمفاجئ على المخازن والخزائن والسلف الدائمة.

4- تحديد اختصاص كل موظف وتوزيع العمل فيما بين الموظفين بكل وحدة إدارية مالية.

5- إجراء تدوير في اختصاصات الموظفين المنوط بهم مباشرة الأعمال المالية ضمن الوحدات الإدارية المالية في الجهة الحكومية ومراعاة عدم استمرار أي منهم في عمل واحد مدة تجاوز خمس سنوات.

يجوز للجهات الحكومية وضع أنظمة إضافية للرقابة المالية الداخلية بما لا يتعارض مع الأنظمة التي تقررها الدائرة ودائرة الرقابة المالية في الإمارة، والتي تهدف إلى تجنب وقوع المخالفات الإدارية ذات الصفة أو الأثر المالي، والعمل على ترشيد الإنفاق، وزيادة حصيلة الموارد الحكومية.

تتولى الدائرة بشأن عمليات الرقابة المالية الداخلية على الجهات والشركات الحكومية ما يلي:-

1- مراقبة صرف النفقات والتأكد من أنه قد تم صرفها وفقا للتشريعات المعمول بها ومراقبة تحصيل الإيرادات بقيمتها الصحيحة ومواعيدها المحددة في التشريعات والتعاميم ذات العلاقة والتأكد من أنه قد تم دفعها لحساب الخزينة العامة للإمارة وتبليغ الجهة الحكومية عن أي فروق أو تجاوزات والطلب إليها تصويب أي مخالفة لتلك التشريعات ومتابعة ذلك.

2- إجراء عمليات الفحص والجرد الفجائي للصناديق والمستودعات والمستندات والوثائق المالية الأخرى.

3- تحليل النتائج المالية السنوية للجهات الحكومية وتقييمها.

4- التنسيق مع دائرة الرقابة المالية بشأن الملاحظات على الحسابات الختامية والإجراءات المالية والفجوات والمخاطر ذات الصلة بالمنظومة المالية في الجهات الحكومية، والتعاون بشأن تجاوزها.

5- متابعة تطبيق السياسات المحاسبية التي تصدرها الدائرة والتأكد من صواب تنفيذها بطريقة تساهم في تحسين كفاءة المنظومة المحاسبية والمالية في الجهات الحكومية.

6- التأكد من إدخال كافة البيانات الخاصة بالأصول الحكومية وتحديثها على نظام الأصول الحكومية وتطبيق السياسات الخاصة بالأصول والممتلكات الحكومية والتي يوضحها دليل سياسات وإجراءات الأصول الحكومية الثابتة.

تلتزم الدائرة بما يأتي:

1- إعداد القوائم المالية الموحدة للحكومة بصورتها النهائية، بعد إجراء التسويات اللازمة. والتي تشمل حسابات الجهات المستقلة وحسابات الشركات الحكومية التي تمول عملياتها التشغيلية والرأسمالية من الموازنة العامة أسوة بالجهات الحكومية الأخرى، وذلك وفقاً للقواعد والمعايير والسياسات المحاسبية المعتمدة.

2- إعداد الحساب الختامي الموحد للحكومة بالإيرادات والمصروفات وبعد إجراء التسويات اللازمة وفقاً للقواعد والمعايير والسياسات المحاسبية المعتمدة ويكون على الأساس النقدي، والذي يشمل حسابات الجهات والشركات الحكومية والجهات المستقلة والتي تدرج ضمن الموازنة العامة للحكومة.

3- عرض القوائم المالية على دائرة الرقابة المالية في موعد أقصاه الحادي والثلاثين من شهر مارس من كل عام لمراجعتها وإعداد التقرير النهائي بنتائج التدقيق، كما تتولى الدائرة موافاة دائرة الرقابة المالية بأية تعديلات تجريها بعد ذلك التاريخ.

4- عرض الحساب الختامي الموحد ( الإيرادات والمصروفات على الأساس النقدي) على دائرة الرقابة المالية في موعد أقصاه الحادي والثلاثين من شهر مارس من كل عام لمراجعته وإعداد التقرير النهائي بنتائج التدقيق، كما تتولى الدائرة موافاة دائرة الرقابة المالية بأية تعديلات تجريها بعد ذلك التاريخ.

5- رفع الحساب الختامي الموحد ( الإيرادات والمصروفات على الأساس النقدي) للحكومة عن السنة المالية السابقة إلى المجلس للإطلاع عليه واعتماده في موعد أقصاه الثلاثين من شهر يونيو من كل عام.

6- رفع القوائم المالية للحكومة عن السنة المالية السابقة إلى المجلس للإطلاع عليها واعتمادها في موعد أقصاه الثلاثين من شهر يونيو من كل عام.

يعتمد تصنيف الجهات الحكومية والجهات المستقلة لأغراض تطبيق القانون وهذه اللائحة في القوائم المرفقة، ويتم تحديثها حسب الضرورة باعتماد من المجلس.

تحرر العقود والشروط العامة للعقد والمراسلات المتعلقة بجميع المعاملات المالية الحكومية باللغة العربية مع ترجمة باللغة الإنجليزية إذا اقتضى الأمر ذلك، ويعتبر النص العربي هو المعول عليه وحده دون غيره في كل ما يتعلق بتطبيق وتفسير كافة مواد العقد ووثائقه.

تتولى الدائرة إعداد دليل الإجراءات المالية والسياسات المحاسبية والأدلة الإرشادية المالية والمحاسبية الضرورية لتطبيق القانون وهذه اللائحة ويتم تحديثها عند الضرورة.

تعد الموازنة العامة والقوائم المالية بدرهم الإمارات العربية المتحدة.

يلغى قرار المجلس التنفيذي رقم (11) لسنة 2007م بإصدار اللائحة المالية في إمارة الشارقة وتعديلاته.

يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره، وعلى الجهات المعنية تنفيذ كل فيما يخصه، ويُنشر في الجريدة الرسمية.

صدر عنا بتاريخ -
الثلاثاء: 09 ربيع الأول 1439هـ
الموافق: 28 نوفمبر 2017م

سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي
ولي العهد نائب حاكم إمارة الشارقة
رئيس المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة

1- Set-off between expenditures and public revenues is not permitted, regardless of the independence of the government entity.

2- Government entities that obtain funding from parties other than the Department, outside of government financial appropriations and for a specific purpose under the directives of the competent authorities or their boards of directors, shall keep it in their own special accounts after the Department's approval and shall not include it in their accounts and unified financial reports submitted to the Department. It may be referred to in separate reports as it is related to the institutional performance of this entity after coordinating with the Department.

3- All public revenues and receipts of government entities that are collected or received shall be directly deposited into the Department's accounts, and the revenues of independent entities shall be deposited into their own accounts.

4- The reports and data requested by the Department regarding these revenues shall be submitted according to the deadlines set by the Department.

The following foundations and principles shall be adopted for dealing with donations, alms, and Zakat:

1. Government entities may accept donations, alms, and Zakat after obtaining the approval of the Council or as stipulated in their establishing or organizing legislation.

2. These donations, alms, and Zakat shall be deposited in special bank accounts after the Department's approval to open these accounts, and these amounts shall not be deposited into the Department's accounts.

3. These donations, alms, or Zakat may be used or employed to cover any of the activities of these entities, or according to their purpose and in accordance with the powers of the head of the government entity.

4. These donations, alms, and Zakat are subject to subsequent financial control procedures by the Financial Audit Department.

5. Government entities and companies that deal with donations, alms, and Zakat must establish internal financial regulations that organize all procedures for collection, disbursement, control, and related authorities, provided that these regulations are approved by the Council.

6. If the Department requests any reports or data regarding donations, alms, and Zakat, government entities must submit them within the deadlines set by the Department.

The following foundations and principles shall be adopted for dealing with financial claims between government entities and independent entities:

1. If a government entity provides certain services for certain amounts to another government entity, it shall be recorded in the books from an accounting perspective as revenue and expense without cash transfers in the records of both entities.

2. If a government entity collects revenues for another government entity on its behalf as a result of providing certain services, such as fees, this entity's share shall be transferred to the Treasury account in the Department after making the necessary settlements, and this entity shall be informed of the value of the amounts transferred for its services in order to include them in its own revenue reports.

3. If an independent entity collects revenues for a government entity on its behalf as a result of providing certain services, such as fees, this entity's share shall be transferred to the Treasury account in the Department after making the necessary settlements, and this entity shall be informed of the value of the amounts transferred for its services in order to include them in its own revenue reports.

4. If a government entity collects revenues for another independent entity on its behalf as a result of providing certain services, this independent entity's share shall be transferred to its bank accounts after making the necessary settlements.

5. If an independent entity collects revenues for another independent entity on its behalf as a result of providing certain services, this independent entity's share shall be transferred directly to the account of the independent entity.

6. Joint agreements shall be organized between these concerned entities to clarify the mechanism and method of collection and the time periods for the transfer process, and copies of these agreements shall be sent to the Department.

7. The process of transferring amounts due to the benefiting entities may not, under any circumstances, be delayed beyond the end of the relevant fiscal year.

The Council, upon the proposal of the head of the government entity or the independent entity after coordination with the Department, may impose or amend taxes, fees, and any other revenues that the government entity and the independent entity are responsible for collecting, taking into account the following:-

1- The imposition or amendment of taxes and fees on goods, materials, services, and works, or exemption therefrom, shall be by virtue of a law, an Emiri decree, or a decision of the Council, after a study of the economic, social, and financial impact is conducted by the Department in coordination with government entities or independent entities. The results of the measurement and analysis shall be attached to the study of the request to impose or amend the fees. No type of public revenue may be introduced or amended except with the approval of the Ruler or the Council.

2- Government entities and independent entities shall submit a proposal to impose new service fees or amend existing ones. The proposed study must be comprehensive and integrated and include the following aspects:-

a. The justifications and reasons that necessitate the imposition or amendment of taxes or fees.

b. The economic and social impacts resulting from the imposition or amendment of taxes and fees.

c. The basis for determining the categories of taxes and fees and the brackets to which they are subject.

d. The mechanism and method for collecting taxes or fees.

e. The costs of collecting taxes or fees or any additional costs related to the collection of these revenues.

f. The segments exempted from paying these taxes or fees.

3- All government entities, government companies, and independent entities are obligated to provide data according to the forms specified for this purpose, as well as the information, documents, and references requested by the Department in order to study and analyze the fees proposed by these concerned entities.

4- Government entities and independent entities shall determine the collection mechanism and emphasize the need to avoid any duplication in the imposition of fees with other government entities.

5- The process of imposing fees for new services or amending existing services shall be linked to the process of developing revenues, improving the level of services provided to the community, and enhancing the competitive position of the Emirate in all fields.

6- Government entities and independent entities must provide the Department with any data or information it requests regarding revenues, and these entities must continuously work on building and updating the revenue database in order to enable the Department to develop a strategy for managing and developing government revenues.

7- The concerned entities must develop integrated future plans for estimating their short and medium-term revenues based on actual data and practical forecasting foundations, and their forecasts must reflect their future plans in the field of developing their revenues and improving collection efficiency.

All government entities, government companies, and independent entities are committed to preparing their revenue budget, taking into account the following foundations:

1- Estimating their expected revenues, accompanied by a statement of the bases on which the estimate was built, and submitting it to the Department for study and discussion, then including it within the revenues of the government's general budget.

2- Government entities, government companies, and independent entities whose revenues include dues to other parties shall submit their estimated revenue budgets after deducting those dues.

3- All estimated expenditures shall be included without setting them off against estimated revenues, if any.

The following procedures must be followed in recording the public revenues of government entities:

1- Preparing accounting entries for revenues and recording them according to the unified chart of accounts when the revenue is realized.

2- Adherence to using receipts and forms approved by the Department, whether manual or electronic, when collecting revenues and any other receipts, in accordance with the following:

a. Use receipts according to their sequential numbers.

b. Prepare the receipt with the amount, including the payer's name, the amount in figures and words, the account item, the nature of the amount, the payment method, and any other necessary data.

c. A copy of the receipt is given to the payer, and a copy is retained by the Department and the government entity.

d. The revenue collector shall prepare and sign a cash receipts schedule according to the approved form, including the receipt numbers in sequential order, the payers' names, and the coordination of the collected amounts according to their items in the budget, and deliver the receipts schedule and its attachments with the cash to the revenue accountant in the government entity.

3- The revenue accountant in the government entity must do the following:

a. Audit the receipts and match them with the amounts received from the revenue collector and recorded in the cash receipts schedule, then deposit them promptly into their respective bank accounts.

b. Prepare a summary of the receipts deposited in the bank based on the receipts, deposit slips, and the cash receipts schedule, and deliver it to the revenue accountant in the government entity after signing it.

c. Accuracy and clarity must be observed when preparing and writing receipts, forms, and financial publications. They should not be cancelled except in the case of an error in the amount, where the cancellation is done by placing a "cancelled" stamp and two intersecting lines on all copies, along with writing the reason for cancellation and the signature of the competent employee and their direct supervisor, and retaining all cancelled copies.

d. In case of an error other than that mentioned in paragraph (c), this error is corrected by the employee who prepared the document by crossing out the error in red ink and rewriting the correct data in blue ink, with the signature of the person who made the correction.

e. If the error is in the data of electronically issued receipts, forms, and financial publications, cancellation shall be made regardless of the nature of the error, according to the procedures outlined in paragraph (c) of this Article.

f. Before recording revenues, receipts for revenues must be separated from receipts for trusts.

g. The competent section in the Department and the government entity must record the summary of receipts in the government accounting program according to the approved procedures.

Government entities shall apply the following rules in controlling public revenues:

1- The cash balances of receipts that the cashier is permitted to hold shall be determined by a decision from the Head of the Department or their delegate, according to the average daily cash flow of the government entity.

2. The revenue controller in the government entity must audit the summary of receipts and the cash receipts schedule, approve them, and send them to the Department, supported by the cash receipts schedule, the second copy of the receipts, and bank deposit slips.

3- The competent section in the Department shall audit the collections of government entities, record them in their respective accounts, issue treasury receipts according to the approved form, and provide the government entity with a copy of the treasury receipts related to its collections.

4- Revenues and any other receipts shall be collected by the competent financial employee, who shall sign the receipt, clearly stating their name and job title. The machine stamp in government entities that use automated systems shall be considered an approved signature.

5- Receipts shall be deposited by the government entity or any entity authorized to collect revenues into the designated bank accounts at approved banks.

6- The competent financial employee must deposit the collected funds in the bank on the same day the funds were collected, and their direct supervisor must ensure this. In case of violation, they will be subject to legal accountability.

7- If amounts exceeding the permissible limit to be held are collected and the competent financial employee is unable to deposit them in the bank, they must notify their direct supervisor in writing. Their direct supervisor must ensure that the deposit is made on the next working day, and the reasons must be explained in writing to the Department.

8- Provide cashiers and cash collectors with suitable safes that are properly installed in a secure place to store funds and financial publications.

9- Take the necessary measures to ensure that the tasks of revenue collection, disbursement, or auditing of bank accounts are not combined in one employee for any reason. Another employee, other than the one responsible for bank deposits, shall be assigned the task of auditing and reconciling the bank account and preparing the reconciliation statement according to the approved accounting rules.

Government entities, government companies, and independent entities must submit detailed reports to the Department showing the actual revenues collected, estimated revenues, and accrued revenues, supported by analytical explanations of the differences and the measures that will be taken to address collection obstacles, in accordance with the deadlines set by the Department or upon its request.

Government entities, government companies, and independent entities are committed to applying the following foundations and rules regarding public expenditures:

1- They must be linked to the main objectives, programs, and activities specified for them.

2- No expenditure may be committed unless allocations have been earmarked for it in the general budget, nor may allocations be used for purposes other than those for which they were approved. It is also not permitted to commit to any amounts that exceed the allocations provided in the general budget.

3- Adherence to the application of procedures, powers, and provisions stipulated in the Law, these regulations, and other applicable legislation in the field of using and spending public funds.

Government entities must adhere to the procedures for organizing and preparing the necessary disbursement documents and ensure the following when recording expenditures and making payments:

1- Attaching an electronic copy of all documents and vouchers that support the recording and disbursement of financial payments, as well as any other documents requested by the Department.

2- Correctness of the expense or expenditure calculation.

3- The disbursement order or payment complies with the applicable laws, regulations, and instructions.

4- Obtaining the necessary signatures from authorized persons.

5- Approval of the disbursement order or payment by the internal financial control unit in the government entity.

1- The loss of original vouchers and documents related to disbursement orders or payments issued by the government entity shall be confirmed by a written declaration from its head, stating that they have not been previously disbursed.

2- Government entities must establish the necessary controls to prevent the submission of disbursement orders and payments disbursed in accordance with paragraph (1) of this Article if the lost documents and vouchers are found.

Subject to the procedures specified by the Government Resources Management System, disbursement procedures shall be approved by the Department based on invoices and documents received electronically from the government entity using the government financial system "Takamul" in accordance with the following controls:

1- The government entity shall retain the original invoices and documents of the transaction, of which electronic copies are sent to the Department to initiate disbursement procedures.

2- The Department shall conduct a periodic audit program on issued disbursement orders using random samples to ensure the compliance of government entities with the financial circulars issued by the Department in this regard.

No amount may be disbursed until after a service has been performed, a task has been completed, or a good has been supplied, and the documents supporting the disbursement have been provided, with the exception of the following cases:

1- Expenditures stipulated in any current legislation.

2- The payment scheduled to be disbursed in advance based on a contract or agreement.

3- Advances scheduled to be disbursed for specific purposes or for any official tasks or projects.

4- Training fees, subscription fees for periodicals and magazines or professional associations, contributions to local, regional, and international organizations and unions, and refundable securities.

5- Any other case approved by the Head of the Department or their deputy.

All government entities must complete the procedures for organizing and preparing the necessary disbursement documents to settle the dues of beneficiaries within forty-five days from the date of completion of the contracted works and services and send them to the Department to complete the disbursement process upon fulfillment of the conditions stipulated in Article (28) of these regulations.

1- The Department or government entities may deduct from any payments or dues to any beneficiary who still has outstanding financial obligations to them, provided that the beneficiary is notified in writing.

2- Government entities shall recover any amounts due from any beneficiary and deposit them in the government treasury, recording them under the appropriate account item.

1- Salaries, wages, benefits, pensions, and any bonuses or compensations for employees of government entities or those contracted with them shall be disbursed in accordance with the legislation in force in the Emirate.

2- All government entities shall update the payroll, wages, benefits, and allowances statement monthly in coordination with the Human Resources Department and the Department, and according to the deadlines set by the Department.

When making payments outside the country, the following procedures shall be taken:

1- Confirm the receipt of materials, provision of services, or completion of works and provide the documents that support this. The head of the government entity or their delegate may disburse in advance in cases that require it according to the terms of the contract.

2- The government entity shall agree with the approved bank to notify it of the amounts to be paid on specific dates in foreign currencies so that it can arrange the necessary funds when they are due.

An advance shall be disbursed when the necessary allocations for it are available in the budget, and it may not be used for any purpose other than that for which it was specified.

The head of the government entity or their authorized representative shall issue an order to grant the advance based on a request from the concerned unit, and its value shall be determined in light of the task or work to be accomplished or the commitment to be met.

Advances are disbursed according to the following types:

1- A permanent advance to an employee entrusted with covering recurring petty expenses, to be settled at the end of the fiscal year.

2- A temporary advance to carry out a specific work, purchase specific supplies, undertake a specific mission, provide a good or service, or meet urgent expenses, to be settled immediately upon the completion of the purpose or task for which it was disbursed.

The employee or person to whom the advance is disbursed shall be personally responsible for its value. If it is not settled, it shall be considered a personal debt to be collected from them by all available methods.

1- The concept of trust funds includes the following:

a. Funds deposited in the government's bank accounts until the purpose of holding them is completed, and they become payable to any other party in accordance with the legislation, regulations, and instructions governing them.

b. Deductions made from an employee's salary or a worker's wage for any third party at the request of the employee or worker or based on a court judgment.

c. The salary of an employee or the wage of a worker that has not been delivered to the rightful owner for any reason until the necessary settlement is made.

2- The government entity shall maintain all main and subsidiary records related to trust funds and must complete all procedures that ensure the accuracy of recording and classification of these accounts within the government accounting system.

3- Trust funds shall be disbursed to their beneficiaries from the allocated account items without the need for a financial appropriation in the government entity's budget.

4- The procedures related to revenues, receipts, expenditures, and payments, wherever mentioned in these regulations, shall apply to all corresponding procedures when receiving or paying trust funds.

Trusts are divided into four types:

1- Dedicated trusts: These are amounts collected from individuals or companies for the benefit of government entities under a specific revenue account until that revenue becomes due.

2- Salary deduction trusts: These are deductions made in accordance with legislation and regulations that arrange for deductions from disbursement documents, to be transferred to the relevant competent authorities during the first half of the month following their collection or receipt.

3- Trusts for public and private units, institutions, and individuals: These are amounts deducted, collected, or held for the rightful parties resulting from regulations, agreements, or obligations.

4- Other trusts: This includes amounts received from unknown sources, amounts received in excess from various parties, or amounts of financial transfers not presented for disbursement within their specified period. These trusts are disbursed to their beneficiaries. If they are not claimed after five (5) years from their registration, they are transferred to the general revenue account. The Head of the Department or their deputy may return a trust that was credited to the general revenue account to its rightful owner if there are justifiable reasons.

Securities are amounts paid by individuals, companies, or any other party to the government entity in certain cases to guarantee the Treasury's rights against third parties. Their collection and disbursement are subject to the specific legal provisions governing them.

Electronic storage media and their outputs, after being audited and signed by the competent employee, shall be considered approved original records for the purposes of these regulations, in accordance with the conditions specified by the Head of the Department or their deputy.

Government entities must maintain records that show the following aggregate control accounts:-

a- Fixed Assets Register.

b- Projects Register.

c- Cash Register.

d- Advances Register.

e- Trusts and Securities Register.

f- Aid Register.

g- Warehouse Register.

h- Payments and Commitments Register.

i- Returned Cheques Register.

j- Financial Publications Register.

k- Any other financial publications, records, or reports approved by the Department.

All government entities must apply the following foundations and rules regarding the control of financial publications:

1- Auditing financial publications before use. If an error in the serial number or number of copies is discovered, they should not be used and should be returned to the Department to take the necessary action.

2- Determining the level of authority responsible for receiving financial publications, who will then deliver them to the competent employee as needed. They are recorded as a personal custody, requiring the employee to keep them securely, audit them, and use them in sequence.

3- Issuing and using financial publications according to their sequential numbers. They may not be issued or used until the preceding ones have been issued or used.

4- Conducting periodic reconciliation between the Department's records and the government entities' records regarding the issuance and use of financial publications.

5- Conducting a surprise inventory of financial publications at least once during the year and again at the end of the fiscal year. A copy of the inventory report shall be sent to the Department.

Subject to the applicable legislation, government entities, government companies, and independent entities are committed to the following principles regarding financial documents and vouchers:

1- Retaining financial and administrative documents and vouchers in their various forms—audible, readable, and visual—that have a financial impact, for a period of not less than fifteen years from the end of the calendar year in which the unified financial statements for the fiscal year to which these documents pertain are approved. Financial and administrative records and the like shall also be retained and may not be destroyed or disposed of except in accordance with the procedures applicable to the destruction of documents and vouchers or the transfer of records, documents, and vouchers that deserve permanent preservation.

2- The disposal and destruction of the documents and vouchers referred to in clause (1) of this Article shall be carried out by a committee that records in its minutes the details of the documents that were destroyed.

All government entities must adopt the following procedures when destroying financial publications and records:

1- Financial publications, records, and documents shall be destroyed upon the expiration of the specified retention period under the following conditions:-

a. The government entity decides they are no longer needed.

b. They are not related to any pending cases or cases planned to be filed.

c. They are not related to existing rights of the government against others or of others against the government.

2- A destruction committee shall be formed by a decision of the head of the entity or their deputy, consisting of at least three members, including an employee from the financial affairs department of the entity.

3- The destruction committee shall study the lists of financial publications, records, and documents prepared for destruction and submit a report with its recommendations to the head of the entity or their delegate for approval.

4- The destruction committee shall carry out the destruction process on the specified date and prepare a destruction report detailing the procedures taken, supported by lists of the financial publications, records, and documents that were destroyed.

5- The destruction committee must coordinate with the competent authorities to transfer certain documents and records to the Sharjah Documents and Archives Authority.

6- The government entity shall send a copy of the destruction report and its attachments to the Department.

In case of loss, damage, or forgery of financial publications and records, the following procedures shall be followed:

1- The responsible employee must immediately inform their direct supervisor upon discovering any loss or damage to documents, forms, and records so that the necessary investigation can be conducted and the matter referred to the competent authority.

2- In case of discovering forgery or alteration in financial publications or records, the head of the concerned entity must be informed to take the necessary investigation procedures and notify both the Financial Audit Department and the Department.

1- Fixed assets are real estate, machinery, equipment, and infrastructure assets. Government assets also include intangible assets owned by or under the control of the government, for which it has acquired the right as a result of past actual operations or events, which have a specific estimated useful life and are expected to generate future economic benefits.

2- Government entities shall apply the Fixed Government Assets Policies and Procedures Manual approved by the Department, which includes all aspects dealing with government assets and properties from an accounting, administrative, and control perspective.

3- The electronic Fixed Assets System, which is part of the Government Resources Management System approved by the Department, shall be implemented and used in all government entities to manage and control the assets and properties of government entities for the purpose of ensuring financial and administrative control and improving the efficiency of the use of these assets.

4- The Department is responsible for determining the classes and classifications of fixed assets, and no government entity may make any amendment or addition to them.

5- The use of fixed assets leased under finance or operating lease contracts shall be treated in accordance with the accounting policies and the Fixed Government Assets and Properties Policies and Procedures Manual.

Government entities and companies shall comply with the following when insuring risks for government assets and properties:-

1- Government entities shall insure against risks for government assets and properties, including the cash they are permitted to hold, in accordance with the procedures, rules, and policies specified by the Department.

2- Cash shall be insured against all risks related to theft, embezzlement, fire, and other risks. Government entities must take all necessary measures to ensure the safe transport of cash from one place to another.

3- Risk insurance contracts are subject to the applicable federal and local legislation.

4- In the event of any loss or damage to any fixed asset, the Department must be notified, and the government entity shall undertake the procedures to follow up on the collection of due insurance compensation.

All financial and accounting documents and their supplementary and supporting data shall be subject to review by the authorized signatories to verify their correctness before being approved and submitted for disbursement.

Financial or accounting documents may not be approved without authorization from the Head in accordance with the provisions specified in this regard. Anyone who violates this shall be subject to disciplinary action, without prejudice to civil and criminal liability where applicable.

The head of the government entity is responsible to the government for its accounts, transactions, and their control, and for verifying that each administrative unit complies with the provisions of these regulations in its accounting and financial work. The head of the entity is responsible for implementing the provisions of these regulations with regard to their unit.

The responsibility of government entities, government companies, and independent entities regarding internal financial control is as follows:

1- Preparing an integrated internal financial control system that meets the requirements of sound financial and administrative control, ensures the accuracy of classification and recording of financial and accounting operations, and separates duties and responsibilities so that no single employee can complete an entire transaction from beginning to end. This system should work to detect deviations from plans and objectives to take the necessary corrective actions.

2- Governing internal audit work in accordance with international standards by establishing specialized internal audit units that report directly to the head of the entity when necessary.

3- Exercising prior internal financial control over all financial and accounting operations to verify their compliance with legislation, regulations, and accounting policies, and their accuracy from an accounting perspective. Relevant reports are submitted to the director to whom the financial unit in the government entity is linked.

4- Taking the necessary measures required by legislation, regulations, and rules related to administrative violations of a financial nature or impact, and immediately informing the Financial Audit Department in the Emirate and the Department thereof.

The government entity is responsible for maintaining its various assets and properties, providing adequate means for their protection, and applying the policies, rules, and procedures contained in the Fixed Government Assets Policies and Procedures Manual issued by the Department.

Each government entity shall establish an internal control system to ensure the preservation of its funds, assets, and rights, in accordance with the following principles:

1- Allocating an independent administrative unit for each type of financial activity.

2- Separating the work of accounting units from the work of warehouse units where the entity's assets and holdings are located.

3- Implementing a system of continuous and surprise inventory of warehouses, safes, and permanent advances.

4- Defining the jurisdiction of each employee and distributing work among the employees in each financial administrative unit.

5- Rotating the duties of employees entrusted with direct financial work within the financial administrative units in the government entity, ensuring that none of them remains in one job for more than five years.

Government entities may establish additional internal financial control systems that do not conflict with the systems decided by the Department and the Financial Audit Department in the Emirate, which aim to avoid administrative violations of a financial nature or impact, rationalize spending, and increase the collection of government resources.

The Department shall undertake the following regarding internal financial control operations on government entities and companies:-

1- Monitoring the disbursement of expenditures and ensuring they have been disbursed in accordance with the applicable legislation, and monitoring the collection of revenues at their correct values and on their specified dates in the relevant legislation and circulars, and ensuring they have been paid to the account of the public treasury of the Emirate. The government entity shall be notified of any discrepancies or excesses and requested to correct any violation of that legislation, and this shall be followed up.

2- Conducting surprise inspections and inventories of funds, warehouses, and other financial documents and vouchers.

3- Analyzing and evaluating the annual financial results of government entities.

4- Coordinating with the Financial Audit Department regarding observations on the final accounts, financial procedures, gaps, and risks related to the financial system in government entities, and cooperating to overcome them.

5- Following up on the application of accounting policies issued by the Department and ensuring their correct implementation in a way that contributes to improving the efficiency of the accounting and financial system in government entities.

6- Ensuring that all data related to government assets are entered and updated on the Government Assets System and that the policies related to government assets and properties, as clarified in the Fixed Government Assets Policies and Procedures Manual, are applied.

The Department is committed to the following:

1- Preparing the unified financial statements of the government in their final form, after making the necessary adjustments. These shall include the accounts of independent entities and the accounts of government companies that finance their operational and capital operations from the general budget, similar to other government entities, in accordance with the approved accounting rules, standards, and policies.

2- Preparing the unified final account of the government for revenues and expenditures, after making the necessary adjustments, in accordance with the approved accounting rules, standards, and policies, and it shall be on a cash basis. This shall include the accounts of government entities, government companies, and independent entities that are included in the government's general budget.

3- Submitting the financial statements to the Financial Audit Department by the thirty-first of March of each year for its review and the preparation of the final audit report. The Department shall also provide the Financial Audit Department with any amendments it makes after that date.

4- Submitting the unified final account (revenues and expenditures on a cash basis) to the Financial Audit Department by the thirty-first of March of each year for its review and the preparation of the final audit report. The Department shall also provide the Financial Audit Department with any amendments it makes after that date.

5- Submitting the unified final account (revenues and expenditures on a cash basis) of the government for the previous fiscal year to the Council for its review and approval by the thirtieth of June of each year.

6- Submitting the financial statements of the government for the previous fiscal year to the Council for its review and approval by the thirtieth of June of each year.

The classification of government entities and independent entities for the purposes of applying the Law and these regulations is adopted in the attached lists and shall be updated as necessary with the approval of the Council.

Contracts, general terms of contract, and correspondence related to all government financial transactions shall be written in Arabic, with an English translation if necessary. The Arabic text shall be the sole authoritative text for all matters related to the application and interpretation of all articles of the contract and its documents.

The Department shall prepare the دليل of financial procedures, accounting policies, and the necessary financial and accounting guidance manuals for the application of the Law and these regulations, and they shall be updated when necessary.

The general budget and financial statements shall be prepared in UAE Dirhams.

Executive Council Resolution No. (11) of 2007 regarding the issuance of the Financial Regulations in the Emirate of Sharjah and its amendments is hereby repealed.

This resolution shall come into force from the date of its issuance, and the concerned authorities shall implement it, each within its own jurisdiction. It shall be published in the Official Gazette.

Issued by us on -
Tuesday: 09 Rabi' al-Awwal 1439H
Corresponding to: 28 November 2017

Sultan bin Muhammad bin Sultan Al Qasimi
Crown Prince and Deputy Ruler of Sharjah
Chairman of the Executive Council of the Emirate of Sharjah