قرار المجلس التنفيذي رقم (28) لسنة 2022م بشأن اللائحة التنفيذية للقانون
رقم (8) لسنة 2017م بشأن المشتريات والمناقصات والمزايدات والمستودعات
لحكومة الشارقة
نحن سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي ولي العهد نائب الحاكم رئيس المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة،
- •بعد الاطلاع على القانون رقم (2) لسنة 1999م بشأن إنشاء المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة ولائحته الداخلية وتعديلاته،
- •والقانون رقم (4) لسنة 2017م بشأن النظام المالي لحكومة الشارقة ولائحته التنفيذية،
- •والقانون رقم (8) لسنة 2017م بشأن المشتريات والمناقصات والمزايدات والمستودعات لحكومة الشارقة،
- •والمرسوم الأميري رقم (1) لسنة 1992م بشأن إنشاء دائرة الرقابة المالية وتعديلاته،
- •والمرسوم الأميري رقم (28) لسنة 2007م بشأن إنشاء وتنظيم دائرة المالية المركزية وتعديلاته،
- •وقرار المجلس التنفيذي رقم (4) لسنة 2002م بلائحة المشتريات والمناقصات والمزايدات لدوائر ومؤسسات وهيئات حكومة الشارقة،
- •وبناءً على عرض رئيس دائرة المالية المركزية وموافقة المجلس التنفيذي، ولما تقتضيه المصلحة العامة،
أصدرنا القرار الآتي:
المادة (1) التعريفات
في تطبيق أحكام هذا القرار، يُقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقض سياق النص خلاف ذلك:
الدولة: دولة الإمارات العربية المتحدة.
الإمارة: إمارة الشارقة.
الحاكم: حاكم الإمارة.
الحكومة: حكومة الإمارة.
المجلس: المجلس التنفيذي للإمارة.
الدائرة: دائرة المالية المركزية في الإمارة.
القانون: القانون رقم (8) لسنة 2017م بشأن المشتريات والمناقصات والمزايدات والمستودعات لحكومة الشارقة.
الجهات الحكومية: الدوائر والهيئات والمؤسسات الحكومية وما في حكمها والتي تهدف إلى تقديم خدمة عامة وتمول موازنتها التشغيلية والرأسمالية من الخزينة العامة للحكومة أو ملحقة بها أو مستقلة ولا تعمل على أساس تجاري.
الجهات المستقلة: الهيئات والمؤسسات الحكومية المستقلة ماليًّا وإداريًا وتمول عملياتها التشغيلية والرأسمالية من مواردها الذاتية وتعمل على أساس تجاري.
الرئيس: رئيس الجهة الحكومية أو رئيس مجلس إدارتها أو من ينوب عنهم ويمارس صلاحياته بموجب قوانين وأنظمة تتعلق بتلك الجهة.
الوحدة التنظيمية للمشتريات: الوحدة الإدارية أو التنظيمية التي تقوم بأعمال ومسؤوليات وإجراءات الشراء لدى الجهة الحكومية.
السنة المالية: السنة المالية للحكومة اثنا عشر شهرًا تبدأ من الأول من يناير من كل عام وتنتهي في 31 ديسمبر من ذات العام.
الموازنة العامة: الخطة المالية التقديرية للإيرادات والنفقات للجهات الحكومية خلال السنة المالية القادمة والمعتمدة بقانون.
السياسات المالية: الأسس والإجراءات والآليات التي تتبعها الحكومة في التأثير الإيجابي على النشاط الاقتصادي والمالي للإمارة وذلك من خلال تحديد حجم الإنفاق العام والإيرادات والدين العام والضرائب والرسوم بغية تحقيق أهداف اقتصادية واجتماعية محددة.
السياسات المحاسبية: مجموعة القواعد والإجراءات والأسس والمبادئ والمعايير التي تحدده الدائرة والواجب اتباعها من قبل الجهات الحكومية لمعالجة العمليات المحاسبية وإعداد القوائم المالية.
نظام إدارة الموارد الحكومية: النظام المالي الحكومي (تكامل) والذي يشتمل على جميع البرامج المالية اللازمة لإدارة الموارد المالية الحكومية.
نظام المشتريات: النظام الإلكتروني الذي يمثل أحد الأنظمة الفرعية لنظام إدارة الموارد الحكومية (تكامل)، والخاص بإدارة كافة عمليات المشتريات العامة للجهات الحكومية من خلال تنظيم إجراءات شراء واستيراد المواد أو الخدمات أو الأعمال من الموردين.
الالتزامات المرحلة: التزامات مالية تعاقدية ارتبطت بها الجهة الحكومية وصدرت بها أوامر شراء أو أوامر عمل أو عقود ولم يتم خصمها من اعتمادات موازنة السنة الحالية، حيث يتم إدراجها كمخصص جديد يضاف إلى المخصصات الأخرى في موازنة العام القادم ويكون لها الأولوية في السداد.
المشتريات العامة: كافة العمليات التي تنظم إجراءات شراء أو استيراد المواد أو الخدمات أو الأعمال من الموردين لصالح الحكومة بإحدى الأساليب المحددة في هذا القرار.
المناقصة العامة: مجموعة من الإجراءات الإدارية والفنية المُعلن عنها داخل الدولة أو خارجها بهدف إتاحة الفرصة لكافة الموردين الذين يرغبون في تقديم العطاءات لتوريد الأصناف المطلوبة ضمن الشروط والضوابط التي تحددها الجهة الحكومية، والتي يتم الإعلان عنها على موقع الدائرة الإلكتروني.
المناقصة المحدودة: مجموعة من الإجراءات الإدارية والفنية يتم طرحها على عدد محدد من الموردين والمقاولين المسجلين في نظام الموردين أو الجهة الحكومية يتم اختيارهم مسبقًا من قبل الجهة الحكومية وذلك لتقديم عطاءاتهم لتوريد الأصناف المطلوبة ضمن الشروط والضوابط التي تحددها الجهة الحكومية.
الشراء بالممارسة: أسلوب الشراء الذي يتم بموجبه تنفيذ عملية الشراء لمواد وخدمات من خلال استدراج العروض من عدة مصادر بالبراق أو إلكترونيًا أو بظرف مغلق بحيث تتم المفاضلة فيما بينها واختيار أفضل العروض فنيًا وماليًا مع مراعاة مصلحة الجهة الحكومية وتحقيق أفضل قيمة لها.
الشراء بالأمر المباشر: أسلوب الشراء الذي يتم بموجبه عملية التعاقد من خلال اللجوء مباشرة إلى مورد أو مقاول واحد دون الحاجة إلى الاتصال بعدة موردين لاستدراج العروض منهم.
المزايدة: طريقة تستخدم لبيع الأصول الثابتة والمعدات والمواد التالفة والهالكة وما في حكمها، بحيث يتم تقديم العروض للجهات الحكومية في مظاريف أو بطرق إلكترونية أو تقديم عروض في مزاد علني.
المستودعات: الوحدة الإدارية في الجهة الحكومية التي تقوم بأعمال ومسؤوليات وإجراءات تنظيم دورة المواد أو الأصناف، من خلال فحصها واستلامها وتخزينها وصرفها وارتجاعها وتحويلها، وتنفيذ هذه الدورة والرقابة عليها.
المورد: الشخص الطبيعي أو الاعتباري الذي تتعاقد أو ترغب في التعاقد معه الجهة الحكومية لتأمين مشترياتها، ويشمل المورد بالنسبة لشراء السلع وتوريدها، والمقاول بالنسبة لتنفيذ الأعمال وإنشائها، ومقدم الخدمات بالنسبة لتقديم الخدمات على اختلاف أنواعها.
المناقص: المورد الذي استوفى المعايير والاشتراطات المنصوص عليها في هذا القرار للتأهل للمشاركة في إجراءات الشراء.
المزايد: الشخص الطبيعي أو الاعتباري الذي يرغب في شراء الأصول الثابتة والمعدات والمواد والأصناف الموجودة لدى الجهة الحكومية، والتي تكون زائدة عن حاجتها أو أصبح تشغيلها والاستفادة منها غير اقتصادي.
خطة المشتريات السنوية: التحديد المبكر للمشتريات العامة التي تحتاجها فعليًّا الجهة الحكومية، يتم إعدادها من قبل هذه الجهة وفي ضوء الموارد المتاحة لها، وتتضمن جميع احتياجات هذه الجهة للسنة المالية التالية.
الترسية: إشعار بترسية العقد ترسله الجهة الحكومية إلى المناقص الفائز يفيد بقبول العطاء المقدم.
نظام الموردين: النظام الإلكتروني الذي يمثل أحد الأنظمة الفرعية لنظام إدارة الموارد الحكومية (تكامل) في الدائرة والخاص بتسجيل الموردين ومتابعة بياناتهم والتقييمات الخاصة بأدائهم وتعاملهم مع الجهات الحكومية.
طلب الحصول على معلومات: إجراء يسبق إرسال طلب استدراج العروض، تقوم به الوحدة التنظيمية للمشتريات بغرض جمع معلومات مكتوبة عن إحدى متطلبات التعاقد أو كفاءة المورد.
العطاء: عرض السعر المقدم من المورد أو المناقص إلى الجهة الحكومية، استجابة لطلب استدراج العروض.
تصنيف الموردين: إجراء يتم اللجوء إليه قبل الترسية والتعاقد، بغرض التثبت من مدى أهلية وكفاءة المورد وقدرته على الوفاء بالتزاماته التعاقدية مع الجهة الحكومية.
مسؤول إدارة العقد: موظف من الجهة الحكومية المتعاقدة يُمثلها في التعامل مع جميع الأمور المتصلة بالعقد، ومفوضًا عنها في التعامل مع المورد.
الاعتماد المستندي: تعهد مكتوب يصدر من أحد المصارف العاملة في الدولة لصالح المورد بناءً على طلب الدائرة أو الجهة الحكومية، يلتزم المصرف بموجبه بالوفاء بمبلغ معين لفترة زمنية معينة تنتهي بتقديم المورد للمستندات التي تثبت مطابقة السلع الموردة لتعليمات وشروط الاعتماد.
خطاب الضمان: تعهد مكتوب يصدر بناءً على طلب المورد من أحد المصارف العاملة في الدولة لصالح الجهة الحكومية طالبة الشراء، وذلك ضمانًا للوفاء بالتزاماته التعاقدية.
طلب التغيير أو التعديل: طلب صادر عن الجهة الحكومية المتعاقدة أو عن المورد لتغيير نطاق العمل، ويتم عند اعتماده إصدار أمر تغيير أو تعديل بالاتفاق بين الجهة الحكومية المعنية والمورد بعد اعتماد الطلب بغرض تغيير أو تعديل أي من الأعمال أو الخدمات أو السلع أو الأسعار أو الكميات، أو تواريخ المراحل الرئيسية، أو المواعيد النهائية للتسليم، ويكون ملحقًا بالعقد القائم وفقًا للأحكام والإجراءات المشار إليها في هذا القرار.
شهادة الإنجاز: الشهادة الصادرة من قبل مسؤول إدارة العقد في الجهة الحكومية والتي تثبت إنجاز الأعمال أو الخدمات المتفق عليها في العقد بشكل كامل وصحيح ووفق الشروط والمعايير المحددة في العقد أو الملحقة فيه.
أمر العمل: أمر يصدر من مسؤول إدارة العقد إلى المورد، بغرض تزويد الجهة الحكومية بخدمات معينة من خلال اتفاقية أسعار سارية المفعول، وبسقف مالي وزمني محدد.
التعاقد من الباطن: اتفاقية ثانوية يوافق فيها طرف ثالث، يشار إليه بالمورد من الباطن، على أداء بعض الأنشطة أو الخدمات المعرفة في عطاء رئيسي، ويتم الاتفاق عليها بين الطرف الثالث والمورد الرئيسي عند تقديم العطاء، ويعلق سريان مفعولها إلى حين ترسية العطاء على المورد الرئيسي.
طلب الشراء: طلب يتم توجيهه من قبل إحدى الوحدات التنظيمية في الجهة الحكومية إلى الوحدة التنظيمية للمشتريات في ذات الجهة، وذلك بغرض شراء السلع أو الخدمات أو القيام بالأعمال.
عرض الأسعار: العروض المقدمة من الموردين المؤهلين لشراء أصناف ذات مواصفات نموذجية محددة ومتعارف عليها تحتاجها الجهة الحكومية أو الخدمات أو الأعمال التي تطلب تنفيذها بناءً على طلبها، وذلك وفقًا للأحكام والإجراءات المشار إليها في هذا القرار.
أمر الشراء: مستند تعاقدي خطي يصدر من الوحدة التنظيمية للمشتريات إلى المورد، بناءً على مدخلات طلب الشراء، أو من خلال اتفاقية سعرية سارية المفعول بغرض بيان المواصفات الواجب توافرها في عملية الشراء.
أمر التكليف: مستند خطي يصدر من الوحدة التنظيمية للمشتريات إلى المورد لتنفيذ خدمات محددة، ويستخدم لإنجاز بعض الخدمات البسيطة والأشغال غير المتكررة، ويتم تسديد قيمتها دفعة واحدة عند انتهاء العمل.
محضر الفحص: مستند ينظمه أمين المخزن أو لجنة الفحص والاستلام أو الجهة الفنية المختصة لتوثيق نتيجة عملية عد وفحص المواد الموردة للمستودعات تمهيدًا لاستكمال إجراءات استلامها أو رفضها.
الحد الأقصى للمخزون: الحد الأقصى من مخزون مادة ما أو صنف معين، والذي يسمح للجهة الحكومية الاحتفاظ به، بحيث يمكن معالجة ارتفاع المخزون عن هذا الحد من خلال تغيير كميات الشراء المطلوبة.
الحد الأدنى للمخزون: الكمية التي يجب ألا يقل عنها رصيد مادة ما أو صنف معين في أي مخزن في الظروف العادية، ويتم تحديد هذه الكمية لمواجهة مخاطر تأخر التوريد والحالات الطارئة في زيادة معدلات الصرف، ولا يجوز السحب منها لمواجهة حاجات الاستخدام العادية أو المتوقعة.
نقطة إعادة الطلب: مقدار كمية معينة لصنف معين، يتوجب عند وصول رصيد المخزون إليها قيام الوحدة التنظيمية للمستودعات بتنظيم طلب تموين مواد، وذلك لضمان استلامها قبل وصول رصيدها إلى حد الأمان.
الأصول الحكومية: كافة الممتلكات العينية وغير العينية التي تكون تحت سيطرة الدائرة الحكومية ولها منافع اقتصادية حالية أو مستقبلية. واشتراط أن تكون تحت السيطرة ولها عدة خصائص أهمها صلاحية الاستعمال والاستخدام، وصلاحية تقييد الاستعمال والاستخدام، وصلاحية التصرف بالبيع وأوجه التصرف الأخرى، وتحمل كامل مسؤولية أعباء ومخاطر الملكية. ويعتبر من الأصول كافة العقارات والعدد، والآلات، والمعدات، والمركبات، والأموال النقدية، وحقوق الملكية الفكرية، وبراءات الاختراع، والأوراق المالية من أسهم وسندات وما في حكمها، والقروض المقدمة للأفراد والهيئات، والمواد في المستودعات، والتأمينات لدى الغير وغيرها.
الأصول الثابتة: كل الموجودات التي تعود ملكيتها للحكومة أو خاضعة لسيطرتها والتي اكتسبت الحق فيها نتيجة للعمليات أو الأحداث الفعلية السابقة والتي يكون لها عمر تشغيلي افتراضي محدد وتحقق منفعة اقتصادية متوقعة مستقبلًا.
المادة (2) الأهداف
يهدف هذا القرار إلى ما يأتي:
- تنظيم سياسات وإجراءات وأساليب الشراء والتعاقد وتبسيطها في الجهات الحكومية، بحيث تضمن هذه الجهات كفاءة وفعالية العملية التي تمت فيها المشتريات.
- تخفيض التكلفة التي تتحملها الجهات الحكومية، والحفاظ على أموالها وأصولها وفقًا للأحكام والإجراءات المشار إليها في هذا القرار.
- ضمان وجود نظام فعال للمشتريات يمكن الجهات الحكومية من تحقيق الجودة والكفاءة في عمليات الشراء خلال فترة زمنية قصيرة.
- تحقيق أعلى مستوى من الشفافية وتحقيق أعلى معايير المنافسة بين الموردين.
- تطوير آليات إعداد وإدارة المناقصات الحكومية والعمل على توفير الوفر المالي في عمليات التعاقد والشراء مع المحافظة على مستوى الجودة والمواصفات المطلوبة.
- تحديد الأحكام والإجراءات الواجب الالتزام بها من قبل موظفي الجهات الحكومية المعنيين بالمشتريات ومسؤولي إدارة العقد، والتي تتفق وأفضل الممارسات العالمية.
- تحديد الأسس الواجب على الجهات الحكومية اتباعها في عمليات الشراء، وذلك وفقًا للأحكام والإجراءات المشار إليها في هذا القرار.
- تحديد السياسات والإجراءات المتعلقة بعمليات استلام وتخزين وتقييم وصرف المواد، وإعادة طلبها وحفظها والرقابة عليها.
- العمل على تطوير السياسات والإجراءات والتقنيات والأنظمة الخاصة بالمشتريات لضمان تحسين كفاءة الأداء المالي والإداري للمشتريات.
المادة (3) نطاق التطبيق
- تسري أحكام هذا القرار على الآتي:
أ. جميع عمليات الشراء وعقود التوريد وتنفيذ الأعمال وتقديم الخدمات التي تقوم بها الجهات الحكومية.
ب. جميع عمليات وإجراءات تخزين المواد والأصناف لدى الجهات الحكومية.
- تستثنى الجهات المستقلة من تطبيق أحكام هذا القرار.
- للمجلس بناءً على توصية الدائرة استثناء أي من الجهات الحكومية من تطبيق أحكام هذا القرار.
المادة (4) اختصاصات وصلاحيات الدائرة
تختص الدائرة بممارسة الاختصاصات والصلاحيات الآتية:
- الإشراف على عمليات المشتريات العامة وفق أحكام القانون وهذا القرار ومتابعة تنفيذها.
- إصدار اللوائح والتعاميم والأدلة الإرشادية اللازمة لتنفيذ أحكام هذا القرار.
- اقتراح السياسات المالية والمحاسبية والسياسات الخاصة بالمشتريات وعرضها على المجلس لاعتمادها.
- إنشاء وإدارة نظام إدارة الموارد الحكومية ونظام الموردين، والعمل على تطويره وبما يتوافق مع التوجهات الاستراتيجية للحكومة.
- تقديم الدعم الفني والاستشاري للجهات الحكومية لتمكينها من تحسين مستوى الأداء والرقابة والكفاءة المالية، وتطبيق نظام إدارة الموارد الحكومية.
- تصنيف الموردين بالتنسيق مع الجهات الحكومية بغرض التثبت من مدى أهليتهم وكفاءتهم وقدرتهم على الوفاء بالتزاماتهم التعاقدية مع الجهات الحكومية.
- التأكد من أن الموردين الذين تتعامل معهم الجهات الحكومية مسجلون في نظام الهيئة الاتحادية للضرائب والذين يتوفر لديهم شرط التسجيل الإلزامي ولديهم شهادات ضريبية موثقة ويعملون على تحديث بياناتهم الضريبية باستمرار.
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بالمشتريات الحكومية، ودراسة وتحليل وتقييم مؤشرات الأداء الخاصة بها.
- إصدار التعليمات والإجراءات الواجب على الجهات الحكومية اتباعها لإقفال الحسابات الخاصة بالمشتريات الحكومية تمهيدًا لإعداد الحسابات الختامية أو القوائم المالية الموحدة للحكومة.
- تطوير مهارات الموظفين الماليين والمحاسبين في تطبيق الأنظمة والسياسات والإجراءات الخاصة بالمشتريات في الجهات الحكومية.
- أي اختصاصات أخرى تكلف بها الدائرة من الحاكم أو المجلس.
المادة (5) التزامات الجهات الحكومية
- تلتزم كافة الجهات الحكومية بالآتي:
أ. تنفيذ عمليات المشتريات العامة وفقًا لأحكام هذا القرار، واتباع كافة اللوائح والسياسات والتعاميم والأدلة الإرشادية الصادرة عن الدائرة بشأنها.
ب. استخدام نظام إدارة الموارد المالية ونظام المشتريات ونظام الموردين في كل ما يتعلق بعمليات المشتريات العامة وفقًا للإجراءات والضوابط التي تحددها الدائرة.
ج. الحرص على استقطاب الموردين المؤهلين وتطبيق مبادئ الشفافية والنزاهة المهنية وتكافؤ الفرص بينهم في عمليات المشتريات العامة بما يوفر بيئة تنافسية ملائمة مؤهلة.
د. مراعاة التطوير المستمر للأنظمة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ هذا القرار بالتنسيق مع الدائرة.
هـ. إعداد خطة المشتريات السنوية وفقًا للإجراءات والتعاميم والسياسات التي تحددها الدائرة.
و. التأكد من كافة الموردين الذين تتعامل معهم الجهات الحكومية لديهم أرقام ضريبية موثقة من قبل الهيئة الاتحادية للضرائب والذين يتوفر لديهم شرط التسجيل الإلزامي.
- يلتزم موظفو الجهات الحكومية بالآتي:
أ. تجنب تضارب المصالح، أو احتمال وقوعها عند القيام بالمهام والواجبات الموكلة إليهم، وعدم المشاركة في عمليات الشراء عن طريق شركات أو مؤسسات يملكونها أو يكونوا شركاء فيها أو وكلاء لها هم أو أحد أقاربهم حتى الدرجة الرابعة.
ب. الإفصاح عن صلة القرابة حتى الدرجة الرابعة، والتي قد تربط الموظف المعني بعملية الشراء بأي مورد يكون له مصلحة مع الجهة الحكومية التي يعمل لديها، وفي حال وجود هذه الصلة، فعلى الموظف المعني التنحي عن القيام بالمهام الموكلة إليه في عملية الشراء.
ج. الامتناع عن أي تصرف من شأنه أن يعرض الجهة الحكومية التي يعمل لديها للشك في مدى نزاهة عملية الشراء.
د. عدم تلقي أو قبول أو طلب أي هدايا أو هبات أو ميزات مالية أو عينية من أي شخص يتعامل مع الجهة الحكومية التي يعمل لديها.
هـ. تحري الحياد والاستقلالية في جميع عمليات الشراء التي تكون من ضمن مهامهم وواجباتهم.
المادة (6) الوحدة التنظيمية للمشتريات
تكون الوحدة التنظيمية للمشتريات مسؤولة عن تأمين جميع مشتريات الجهة الحكومية وتنفيذها بشكل فعّال في كل الظروف والأوقات وضمن المتغيرات في الأولويات والمستجدات، ولها في سبيل تحقيق ذلك القيام بالاختصاصات الآتية:
- إعداد خطة المشتريات السنوية ومتابعة تنفيذها وتعديلها عند الضرورة، وتأمين المشتريات لمختلف الإدارات بشكل مستمر، وذلك وفقًا لأنسب المواصفات والكميات وأفضل الأسعار.
- استدراج عروض الأسعار.
- تحليل ودراسة الأصناف المطلوب شراؤها من ناحية المواصفات والجودة والأسعار وشروط الشراء والتسليم وتحديد مجالات التطوير والعمل على تحسينها، وذلك بالتنسيق مع الوحدة التنظيمية طالبة الشراء.
- القيام بعملية تصنيف الموردين وتقييم أدائهم، وإعداد التقارير الدورية عن عمليات الشراء والأعمال المنجزة، ورفعها إلى السلطة المختصة.
- التفاوض مع الموردين بعد الحصول على موافقة مسبقة من لجنة المناقصات والمزايدات أو الإدارة العليا.
- رفع التوصيات إلى لجنة المناقصات والمزايدات أو الإدارة العليا بشأن فرض الجزاءات والغرامات على الموردين أو رفعها عنهم.
- إدارة عملية إعداد وثائق المناقصة وتوزيعها والتوضيحات الخاصة بها، وأي تعديلات تطرأ عليها.
- التحليل المالي للعطاءات عند الطلب، وتقييم طلبات عروض الأسعار واعتمادها بالتنسيق مع الوحدة التنظيمية طالبة الشراء.
- إصدار أوامر الشراء وأوامر التكليف وأوامر العمل.
- إعداد مستندات ووثائق العقد بالتنسيق مع الوحدة التنظيمية طالبة الشراء.
- متابعة تنفيذ العقود وأوامر الشراء وأوامر التكليف وأوامر العمل، بالتنسيق مع الموردين النهائيين.
- توفير الدعم لعملية إدارة العقد بالتنسيق مع مسؤول الوحدة التنظيمية المعنية.
- إدارة عملية المرتجعات بالتنسيق مع الوحدة التنظيمية للمخازن.
- مراقبة أداء الموردين بشكل منتظم، والإشراف عليهم والأخذ بملاحظاتهم واقتراحاتهم لاستخدامها كوسيلة في تحسين الأداء وتطويره.
- قيد الموردين وشطبهم في نظام الموردين وتحديثه وفقًا لنتائج تقييم الأداء، ورفع التقارير والتوصيات للإدارة المسؤولة عن النظام لتحديثه بشكل دوري.
- اعتماد فواتير المشتريات ومراجعة فواتير تقديم الخدمات وعقود المقاولات، وذلك دون الإخلال بصلاحية الاعتماد المشار إليهما في المادتين (7) و(8) من هذا القرار.
- الاحتفاظ بصور ضوئية عن خطابات الضمان المصرفية الخاصة بتأمين العطاءات قبل إعادتها لأصحاب العطاءات غير المؤهلين، أو الموردين بعد إتمام عملية التوريد أو تنفيذ الأعمال أو تقديم الخدمات بنجاح.
المادة (7) الصلاحيات في عمليات المشتريات العامة
تكون صلاحيات الاعتماد في عمليات المشتريات العامة وفقًا للآتي:
الجهة الحكومية
- اختيار الموردين.
- تحديد قرار نتيجة الترسية.
- توقيع العقود واقتراح إنهائها.
- إصدار أمر الشراء للمبالغ أقل من (100.000) درهم.
الدائرة
- إصدار أمر الشراء للمبالغ (100.000) درهم فأكثر.
- الموافقة على إنهاء العقود بناءً على اقتراح الجهة الحكومية.
المادة (8)
- تشمل صلاحية الاعتماد، الأعمال الآتية:
أ. أوامر الشراء وعقود توريد المواد وتعديلاتها، وأوامر التكليف وما في حكمها.
ب. عقود التوريد وعقود الخدمات وتنفيذ الأعمال وتعديلاتها، ويُستثنى من ذلك مصروفات الماء والكهرباء والهاتف والإعلانات والمصاريف الإدارية المشابهة والمصروفات النثرية الأخرى التي تدخل ضمن نطاق المصروفات العامة. - تكون صلاحيات إصدار أوامر الشراء أو من يتم تفويضه بها في حدود المبالغ المبينة قرين كل سلطة في الجدول التالي، ولا يجوز بأي حال من الأحوال تجزئة عمليات الشراء بغرض مخالفة الصلاحيات المبينة:
| وسيلة التعاقد | رئيس الجهة الحكومية | مدير إدارة المشتريات في دائرة المالية | مدير عام دائرة المالية المركزية | رئيس دائرة المالية المركزية |
|---|---|---|---|---|
| المناقصات | أقل من 100 ألف | 100 ألف- أقل من 500 ألف | 500 ألف- أقل من مليون | مليون فأكثر |
| الممارسات | أقل من 100 ألف | 100 ألف- أقل من 500 ألف | 500 ألف- أقل من مليون | مليون فأكثر |
| الأمر المباشر | أقل من 100 ألف | 100 ألف- أقل من 500 ألف | 500 ألف- أقل من مليون | مليون فأكثر |
| أمر التكليف | أقل من 100 ألف | 100 ألف- أقل من 500 ألف | 500 ألف- أقل من مليون | مليون فأكثر |
- تسري صلاحيات الاعتماد المبينة في جدول البند رقم (2) من هذه المادة على شطب الأصول والموجودات الثابتة والمعدات والمواد التالفة والهالكة وما في حكمها من السجلات وبيعها في المزادات العلنية أو بأي طريقة أخرى بعد تقييمها.
المادة (9) لجنة المناقصات والمزايدات
- تُنشأ لدى كل جهة حكومية وبقرار من رئيسها لجنة تسمى "لجنة المناقصات والمزايدات"، تُشكل من (4) أعضاء من موظفي الجهة الحكومية.
- تكون مدة اللجنة (3) سنوات تبدأ من تاريخ قرار الإنشاء، ويجوز إعادة تشكيلها إذا دعت الحاجة لذلك، على ألا يتم تعيين العضو ذاته لمرة أخرى في اللجنة ما لم يُقرر رئيس الجهة الحكومية خلاف ذلك وفقًا لمتطلبات العمل.
- تجتمع اللجنة بدعوة من رئيسها كلما دعت الحاجة إلى ذلك، ولا يكون انعقادها صحيحًا إلا بحضور أغلبية أعضائها، وفي حال غياب الرئيس يُحدد عضو بديل من الوحدة التنظيمية للمشتريات للقيام بمهامه، وذلك بموافقة رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه.
- تكون قرارات اللجنة صحيحة بأغلبية أصوات الحاضرين وعند تساوي الأصوات يُرجح الجانب الذي منه رئيس الجلسة.
- على اللجنة إشراك ممثل عن الدائرة في المناقصات التي تزيد قيمتها على (1.000.000) درهم ويكون له صوت معدود.
- للجنة الاستعانة بمن تراه من الموظفين المختصين في الجهة الحكومية دون أن يكون لهم صوت معدود.
المادة (10)
تتولى اللجنة إدارة عمليات المشتريات العامة في الجهة الحكومية ابتداءً من تسلم العطاءات يدويًا وبالظرف المختوم أو من خلال النظام الإلكتروني للمشتريات أو من خلال الموقع الإلكتروني للجهة الحكومية وحتى الانتهاء من عملية الترسية على المورد الذي يتم اختياره وفق الأسس والقواعد الخاصة في كل مرحلة من مراحل عملية الشراء، وتُمارس اللجنة على وجه الخصوص ما يلي:
- إدارة عملية استلام العطاءات وفق الأسس الواردة في المادة (18) من هذا القرار.
- تحليل العطاءات وإعداد كشوف بتفريغ هذه العروض.
- وضع أوزان للعطاءات من الناحية الفنية والمالية وفق أسس محددة، ويتم تقييم هذه العطاءات وترتيبها لتبدأ بالعطاء الذي حصل على أعلى درجة بالتقييم وحسب النتائج التي توصلت إليها اللجنة.
- تطبيق الإجراءات حسب نوع طريقة الشراء المحددة في هذا القرار.
- مباشرة مهامها بما يتوافق مع أسس ومبادئ الشفافية والتنافسية في جميع عملياتها لضمان الحصول على أفضل التوريدات لصالح الجهة الحكومية.
- عرض نتائج أعمالها على السلطة المختصة في الجهة الحكومية لغرض اتخاذ القرارات المناسبة وفق مستوى الصلاحية المحدد.
المادة (11) التخطيط السنوي للمشتريات
- يجب على جميع الجهات الحكومية إعداد خطة مشتريات سنوية تتضمن ما يأتي:
أ. وصف موجز لبنود الشراء حسب فئة الصرف مع بيان كافة المواد والخدمات والأعمال المطلوبة وتصنيفها على التوالي.
ب. البرنامج الزمني لخطة التسليم.
ج. القيمة المالية التقديرية للمشتريات.
د. الإشارة إلى اسم المورّد، في حال كان وحيدًا.
هـ. الإشارة إلى اسم المورد الخارجي في حال تم شراء المواد من مورد خارجي وفقًا للأحكام والإجراءات المشار إليها في هذا القرار.
و. بيان السلع أو الخدمات التي يمكن توفيرها عن طريق الموردين الذين يتم دعمهم من قبل صناديق دعم المشاريع الصغيرة والمتوسطة في الإمارة.
- يجب على الجهات الحكومية إعداد الخطة السنوية للمشتريات وفقًا للمواعيد المقررة بشأن قواعد إعداد الموازنة العامة والحساب الختامي أو القوائم المالية المحددة في القانون رقم (4) لسنة 2017م المشار إليه.
- تكون الوحدة التنظيمية طالبة الشراء مسؤولة عن إعداد خطة باحتياجاتها السنوية من المواد والخدمات والأعمال، وتقوم بتزويد الوحدة التنظيمية للمشتريات بهذه الخطة خلال المدة الزمنية التي تحددها الدائرة.
- يجوز للجهة الحكومية تعديل أو إلغاء خطة مشترياتها السنوية في أي وقت وذلك بعد أخذ موافقة الدائرة.
- يتعين توافر الاعتماد المالي المخصص لعملية الشراء ضمن موازنة النشاط للوحدة التنظيمية طالبة الشراء، وفي حال عدم توفر الاعتماد المالي في بنود الارتباط، تقوم الوحدة التنظيمية طالبة الشراء بالتنسيق مع الوحدة التنظيمية للشؤون المالية في الجهة الحكومية لاتخاذ التدابير اللازمة لتوفير الاعتماد المالي اللازم لإتمام عملية الشراء.
المادة (12) أسس وقواعد المشتريات العامة
- تهدف المشتريات العامة إلى الحصول على المنفعة المتوقعة مقابل المال المدفوع، وهو التناسب ما بين تكلفة الصنف وجودته مع المنفعة المتوقعة منه خلال عمره الافتراضي بالكامل، وتلبيته لمتطلبات الجهة الحكومية.
- تقوم عمليات المشتريات العامة في الجهات الحكومية، على الأسس الآتية:
أ. الحاجة الفعلية لتوريد المواد وتأدية الخدمات والأعمال.
ب. دراسات الجدوى الاقتصادية للمشروعات، والمعدة مسبقًا من قبل الجهة الحكومية طالبة الشراء.
ج. توفر الاعتمادات المالية اللازمة في موازنة الجهة الحكومية، أو أي مصادر تمويل أخرى.
- عدم الاعتماد على عامل السعر وحده في تقييم العطاءات وتقييم العطاء الذي يوفر أفضل قيمة مقابل المال.
- تكون الأولوية في استخدام المواصفات القياسية المعتمدة في الدولة لتحديد مواصفات المواد المطلوب توريدها، وفي حال عدم توفر هذه المواصفات، تقوم الجهة الحكومية باتباع المعايير الخليجية أو الدولية، أو المواصفات القياسية.
- يجب التأكد في عقود التوريد من أن يكون المنتج النهائي مستوف لجميع متطلبات ومعايير الجودة المعتمدة، ويتم تحديد الأصناف بالنسبة لعقود الصيانة والخدمات وفقًا للمادة والزمن، كلما كان ذلك ممكنًا، أو وفقًا لهيكل تقسيم العمل عندما تكون الأصناف فرعية، كالعقود الاستشارية أو عقود الصيانة الإلكترونية أو عقود البناء.
المادة (13) إجراءات الشراء واختيار الموردين
- تكون الوحدة التنظيمية للمشتريات هي الجهة الوحيدة المسؤولة عن إجراء جميع المراسلات والاتصالات مع الموردين المسجلين وغير المسجلين.
- يجب على الوحدة التنظيمية طالبة الشراء والموردين إرسال جميع الوثائق والمستندات مباشرة إلى الوحدة التنظيمية للمشتريات.
- باستثناء خطابات الضمان، يجب على الوحدة التنظيمية للمشتريات الاحتفاظ بجميع الوثائق والمستندات المتعلقة بعمليات الشراء، وذلك ضمانًا للسرية وسهولة القيام بإجراءات التعقب والتدقيق.
- يتعين على الوحدة التنظيمية للمشتريات عدم قبول عروض الموردين التي يتم تقديمها بعملات أخرى غير الدرهم الإماراتي، ما لم توافق على ذلك الجهة الحكومية المعنية.
- تلتزم الوحدة التنظيمية للمشتريات بالمحافظة على سرية المعلومات الواردة في العروض والتي يُشير المورد على أنها تنطوي على أسرار تجارية أو معلومات سرية خاصة به، وذلك على امتداد عملية تصنيف الموردين.
- يجوز للوحدة التنظيمية للمشتريات تجميع عدة عقود لخدمات مختلفة تخص عملية محددة وذلك لغايات احتساب التكلفة الكلية لعملية الشراء أو العقد.
- يجب أن يتضمن طلب استدراج العروض على المعلومات الوافية للموردين حول المتطلبات التي تم طرح المناقصة لأجلها، على أن يكون المحتوى محددًا بالنسبة لهذه المتطلبات.
- تلتزم الجهات الحكومية بترسية العقود وأوامر الشراء والتكليف على الموردين ذوي الصفة القانونية.
المادة (14) طلب الشراء
- يجب على الوحدة التنظيمية طالبة الشراء تعبئة نموذج طلب شراء المواد أو الأصناف أو الخدمات، والذي يتضمن كافة المعلومات المطلوبة واللازمة لتنفيذ عملية الشراء بدقة وسهولة، على أن يتم الاستعانة بالوحدة التنظيمية للمشتريات لتحديد القيمة التقديرية للمواد والأصناف المطلوبة، وأي معلومات أخرى تساعد في تحديد وسيلة الشراء دون تجزئة لها.
- يجب أن تراعى الإجراءات التالية عند إعداد طلب الشراء:
أ. اعتماد طلب الشراء من مدير الوحدة التنظيمية طالبة الشراء أو من يفوضه.
ب. ألا يتم تجزئة طلبات الشراء لخفض قيمتها لما دون السقف المالي للصلاحيات في عمليات المشتريات العامة المحددة في المادتين (7) و(8) من هذا القرار.
ج. التقيد بالمبالغ التقديرية للمواد أو الخدمات موضوع الشراء وفقًا للقواعد المالية الخاصة بالارتباط والصرف على بنود الموازنة المعتمدة.
- التأكد من عدم وجود مواد أو أصناف مماثلة في المستودعات يمكن الانتفاع بها.
- أن تكون كمية الشراء وفقًا لحاجة الوحدة التنظيمية طالبة الشراء، وذلك في الأحوال التي تكون فيها المواد المتوفرة في المستودعات غير كافية.
- يجب على الوحدة التنظيمية للمشتريات إصدار طلب الحصول على المعلومات لجمع بيانات السوق في الحالات التي يكون من الصعب فيها تعريف نطاق أو متطلبات الوحدة التنظيمية طالبة الشراء بوضوح أو التوصل إلى وضع تقدير صحيح لتكلفة السلع أو الخدمات أو الأعمال المطلوبة، ويكون ذلك بالتنسيق مع إدارة الوحدة التنظيمية طالبة الشراء.
- تقوم الوحدة التنظيمية للمشتريات، بعد استلامها لطلب الشراء وتدقيقه، بتحديد طريقة الشراء ووسيلة التعاقد وفقًا للأحكام والإجراءات المشار إليها في هذا القرار.
المادة (15) نموذج تصنيف الموردين
- يجب على الموردين الراغبين بالتسجيل في سجل الموردين بغرض المشاركة في أي مناقصة أو ممارسة أو استدراج للعروض أن يقوموا بالتسجيل في نظام الموردين، وتقديم كافة البيانات والمستندات والوثائق التي تثبت صحة بياناتهم ومنها الشهادة الضريبية الصادرة من الهيئة الاتحادية للضرائب ممن توفرت فيهم شروط التسجيل الإلزامي.
- تتولى إدارة المشتريات والعقود في الدائرة تصنيف الموردين الراغبين في التسجيل، والتأكد من قدراتهم الفنية والمالية، بحيث يتضمن التصنيف مدى ملائمة الموردين من حيث المركز المالي والاقتصادي والقدرات والخبرات الفنية التي يتمتعون بها، ومدى التزامهم بإجراءات الصحة والسلامة والمتطلبات البيئية واعتبارات المساواة.
- تضع الدائرة بالتنسيق مع الجهات الحكومية نظام لتقييم الموردين لغايات تصنيفهم وفق الأسس الآتية:
أ. معايير أخلاقيات العمل المتبعة لدى المورد.
ب. القدرات الفنية والمهنية.
ج. المركز الاقتصادي والمالي.
د. مدى التزام المورد بالتشريعات المعمول بها في الدولة والإمارة.
هـ. معايير الأداء السابق للمورد ومستوى التزامه بمعايير تنفيذ الالتزامات والخبرات السابقة.
Executive Council Resolution No. (28) of 2022 Concerning the Executive Regulation of Law
No. (8) of 2017 on Procurement, Tenders, Auctions, and Warehouses
for the Government of Sharjah
We, Sultan bin Mohammed bin Sultan Al Qasimi, Crown Prince, Deputy Ruler, and Chairman of the Executive Council of the Emirate of Sharjah,
- •Having reviewed Law No. (2) of 1999 on the establishment of the Executive Council of the Emirate of Sharjah, its internal regulations, and its amendments,
- •And Law No. (4) of 2017 concerning the Financial System of the Government of Sharjah and its executive regulation,
- •And Law No. (8) of 2017 concerning Procurement, Tenders, Auctions, and Warehouses for the Government of Sharjah,
- •And Emiri Decree No. (1) of 1992 concerning the establishment of the Financial Audit Department and its amendments,
- •And Emiri Decree No. (28) of 2007 concerning the establishment and organization of the Central Finance Department and its amendments,
- •And Executive Council Resolution No. (4) of 2002 regarding the Procurement, Tenders, and Auctions Regulation for the departments, institutions, and bodies of the Government of Sharjah,
- •And based on the presentation of the Chairman of the Central Finance Department, the approval of the Executive Council, and for the public interest,
We have issued the following resolution:
Article (1) Definitions
In the application of the provisions of this Resolution, the following words and phrases shall have the meanings assigned to each of them, unless the context otherwise requires:
The State: The United Arab Emirates.
The Emirate: The Emirate of Sharjah.
The Ruler: The Ruler of the Emirate.
The Government: The Government of the Emirate.
The Council: The Executive Council of the Emirate.
The Department: The Central Finance Department in the Emirate.
The Law: Law No. (8) of 2017 concerning Procurement, Tenders, Auctions, and Warehouses for the Government of Sharjah.
Government Entities: Government departments, authorities, and institutions and the like which aim to provide a public service and whose operational and capital budgets are funded from the public treasury of the Government or are attached to or independent of it and do not operate on a commercial basis.
Independent Entities: Financially and administratively independent government authorities and institutions that fund their operational and capital operations from their own resources and operate on a commercial basis.
The Head: The head of the government entity, the chairman of its board of directors, or their representative who exercises their powers under the laws and regulations relating to that entity.
Procurement Organizational Unit: The administrative or organizational unit that carries out the procurement activities, responsibilities, and procedures at the government entity.
Fiscal Year: The Government's fiscal year is twelve months, beginning on the first of January of each year and ending on December 31 of the same year.
General Budget: The estimated financial plan for revenues and expenditures of government entities during the upcoming fiscal year, approved by law.
Financial Policies: The principles, procedures, and mechanisms followed by the Government to positively influence the economic and financial activity of the Emirate by determining the volume of public spending, revenues, public debt, taxes, and fees in order to achieve specific economic and social objectives.
Accounting Policies: The set of rules, procedures, principles, standards, and criteria determined by the Department and to be followed by government entities for processing accounting transactions and preparing financial statements.
Government Resource Management System: The Government Financial System (Takamul), which includes all financial programs necessary for managing government financial resources.
Procurement System: The electronic system that is one of the subsystems of the Government Resource Management System (Takamul), responsible for managing all public procurement operations for government entities by organizing the procedures for purchasing and importing materials, services, or works from suppliers.
Carried-Forward Commitments: Contractual financial obligations that the government entity has entered into and for which purchase orders, work orders, or contracts have been issued but have not been deducted from the current year's budget appropriations. They are listed as a new allocation added to other allocations in the next year's budget and have priority in payment.
Public Procurement: All operations that regulate the procedures for purchasing or importing materials, services, or works from suppliers for the benefit of the Government through one of the methods specified in this Resolution.
Public Tender: A set of administrative and technical procedures announced within or outside the State to provide an opportunity for all suppliers who wish to submit bids to supply the required items under the terms and conditions specified by the government entity, which are announced on the Department's website.
Limited Tender: A set of administrative and technical procedures offered to a limited number of suppliers and contractors registered in the Supplier System or with the government entity, who are pre-selected by the government entity to submit their bids to supply the required items under the terms and conditions specified by the government entity.
Purchase by Practice (Direct Negotiation): A procurement method whereby the purchase of materials and services is carried out by soliciting offers from several sources via fax, electronically, or in a sealed envelope, so that they are compared and the best offer is selected technically and financially, taking into account the interest of the government entity and achieving the best value for it.
Direct Purchase Order: A procurement method whereby contracting is done by directly approaching a single supplier or contractor without the need to contact several suppliers to solicit offers.
Auction: A method used to sell fixed assets, equipment, and damaged, obsolete, or similar materials, whereby offers are submitted to government entities in envelopes, electronically, or by making offers in a public auction.
Warehouses: The administrative unit in the government entity that carries out the tasks, responsibilities, and procedures for organizing the cycle of materials or items, through their inspection, receipt, storage, disbursement, return, and transfer, and the implementation and control of this cycle.
Supplier: A natural or legal person with whom the government entity contracts or wishes to contract to secure its procurements. It includes the supplier for the purchase and supply of goods, the contractor for the execution and construction of works, and the service provider for providing services of all kinds.
Bidder: The supplier who has met the criteria and requirements stipulated in this Resolution to qualify for participation in procurement procedures.
Auctioneer: A natural or legal person who wishes to purchase fixed assets, equipment, materials, and items held by the government entity that are surplus to its needs or whose operation and utilization have become uneconomical.
Annual Procurement Plan: The early identification of public procurements actually needed by the government entity, prepared by this entity in light of its available resources, and includes all the needs of this entity for the following fiscal year.
Award: A notice of contract award sent by the government entity to the winning bidder, stating acceptance of the submitted bid.
Supplier System: The electronic system that is one of the subsystems of the Government Resource Management System (Takamul) in the Department, responsible for registering suppliers, tracking their data, and evaluating their performance and dealings with government entities.
Request for Information (RFI): A procedure preceding the sending of a request for proposals, carried out by the Procurement Organizational Unit for the purpose of collecting written information about a contracting requirement or supplier capability.
Bid: The price offer submitted by the supplier or bidder to the government entity in response to a request for proposals.
Supplier Classification: A procedure resorted to before awarding and contracting, for the purpose of verifying the eligibility, competence, and ability of the supplier to fulfill their contractual obligations with the government entity.
Contract Administration Officer: An employee of the contracting government entity who represents it in dealing with all matters related to the contract and is authorized on its behalf to deal with the supplier.
Letter of Credit (LC): A written undertaking issued by a bank operating in the State in favor of the supplier at the request of the Department or the government entity, whereby the bank commits to pay a certain amount for a specific period of time, which ends upon the supplier's presentation of documents proving that the supplied goods conform to the instructions and conditions of the credit.
Letter of Guarantee: A written undertaking issued at the request of the supplier by a bank operating in the State in favor of the government entity requesting the purchase, as a guarantee for the fulfillment of its contractual obligations.
Change or Modification Request: A request issued by the contracting government entity or the supplier to change the scope of work. When approved, a change or modification order is issued by agreement between the concerned government entity and the supplier after the request is approved, for the purpose of changing or modifying any of the works, services, goods, prices, quantities, key milestone dates, or delivery deadlines, and it shall be an addendum to the existing contract in accordance with the provisions and procedures referred to in this Resolution.
Certificate of Completion: The certificate issued by the contract administration officer at the government entity which confirms the complete and correct completion of the works or services agreed upon in the contract and in accordance with the conditions and standards specified in the contract or its annexes.
Work Order: An order issued by the contract administration officer to the supplier for the purpose of providing the government entity with specific services through a valid price agreement, with a specified financial and time ceiling.
Subcontracting: A secondary agreement in which a third party, referred to as the subcontractor, agrees to perform some of the activities or services defined in a main bid. It is agreed upon between the third party and the main supplier when submitting the bid, and its entry into force is contingent upon the award of the bid to the main supplier.
Purchase Requisition: A request directed by one of the organizational units in the government entity to the Procurement Organizational Unit in the same entity, for the purpose of purchasing goods or services or carrying out works.
Quotation: Offers submitted by qualified suppliers to purchase items with standard, specified, and recognized specifications needed by the government entity, or the services or works it requests to be executed, in accordance with the provisions and procedures referred to in this Resolution.
Purchase Order: A written contractual document issued by the Procurement Organizational Unit to the supplier, based on the inputs of the purchase requisition, or through a valid price agreement, for the purpose of specifying the specifications required in the procurement process.
Assignment Order: A written document issued by the Procurement Organizational Unit to the supplier to perform specific services, used to accomplish some simple and non-recurring services and works, the value of which is paid in a single payment upon completion of the work.
Inspection Report: A document prepared by the storekeeper, the inspection and receiving committee, or the competent technical body to document the result of the process of counting and inspecting the materials supplied to the warehouses as a prelude to completing the procedures for their acceptance or rejection.
Maximum Stock Level: The maximum inventory of a particular material or item that a government entity is allowed to keep, such that an inventory increase above this limit can be addressed by changing the required purchase quantities.
Minimum Stock Level: The quantity below which the balance of a particular material or item in any warehouse should not fall under normal circumstances. This quantity is determined to face the risks of supply delays and emergencies in increased disbursement rates, and it may not be drawn from to meet normal or expected usage needs.
Reorder Point: A specific quantity of an item, at which, when the stock balance reaches it, the Warehouses Organizational Unit must issue a material supply request to ensure its receipt before its balance reaches the safety stock level.
Government Assets: All tangible and intangible properties that are under the control of the government department and have current or future economic benefits. The condition is that they are under control and have several characteristics, the most important of which are the authority to use, the authority to restrict use, the authority to dispose of by sale and other means of disposal, and bearing full responsibility for the burdens and risks of ownership. Assets include all real estate, tools, machinery, equipment, vehicles, cash, intellectual property rights, patents, securities such as stocks and bonds and the like, loans provided to individuals and bodies, materials in warehouses, deposits with others, and others.
Fixed Assets: All assets owned by the Government or under its control, in which it has acquired the right as a result of past actual operations or events, which have a specific estimated useful life and are expected to generate future economic benefits.
Article (2) Objectives
This Resolution aims to achieve the following:
- Regulate and simplify the policies, procedures, and methods of procurement and contracting in government entities, such that these entities ensure the efficiency and effectiveness of the process in which procurements were made.
- Reduce the costs incurred by government entities, and preserve their funds and assets in accordance with the provisions and procedures referred to in this Resolution.
- Ensure the existence of an effective procurement system that enables government entities to achieve quality and efficiency in procurement operations within a short period of time.
- Achieve the highest level of transparency and the highest standards of competition among suppliers.
- Develop mechanisms for preparing and managing government tenders and work to achieve financial savings in contracting and procurement processes while maintaining the required quality level and specifications.
- Define the provisions and procedures to be adhered to by government entity employees concerned with procurement and contract administration officers, in line with international best practices.
- Define the principles that government entities must follow in procurement operations, in accordance with the provisions and procedures referred to in this Resolution.
- Define the policies and procedures related to the processes of receiving, storing, evaluating, and disbursing materials, as well as reordering, preserving, and controlling them.
- Work on developing policies, procedures, technologies, and systems for procurement to ensure the improvement of financial and administrative performance efficiency of procurement.
Article (3) Scope of Application
- The provisions of this Resolution shall apply to the following:
a. All procurement operations, supply contracts, execution of works, and provision of services carried out by government entities.
b. All operations and procedures for storing materials and items at government entities.
- Independent entities are exempt from the application of the provisions of this Resolution.
- The Council may, upon the recommendation of the Department, exempt any government entity from the application of the provisions of this Resolution.
Article (4) Competencies and Powers of the Department
The Department is competent to exercise the following competencies and powers:
- Supervise public procurement operations in accordance with the provisions of the Law and this Resolution and follow up on their implementation.
- Issue the necessary regulations, circulars, and guidelines for the implementation of the provisions of this Resolution.
- Propose financial and accounting policies and procurement policies and present them to the Council for approval.
- Establish and manage the Government Resource Management System and the Supplier System, and work on its development in line with the strategic directions of the Government.
- Provide technical and advisory support to government entities to enable them to improve performance, control, and financial efficiency, and to implement the Government Resource Management System.
- Classify suppliers in coordination with government entities to verify their eligibility, competence, and ability to fulfill their contractual obligations with government entities.
- Ensure that suppliers dealing with government entities are registered with the Federal Tax Authority, meet the mandatory registration requirement, have documented tax certificates, and continuously update their tax data.
- Prepare periodic reports on government procurement, and study, analyze, and evaluate its performance indicators.
- Issue instructions and procedures to be followed by government entities to close accounts related to government procurement in preparation for preparing the final accounts or consolidated financial statements of the Government.
- Develop the skills of financial and accounting staff in applying the systems, policies, and procedures for procurement in government entities.
- Any other competencies assigned to the Department by the Ruler or the Council.
Article (5) Obligations of Government Entities
- All government entities shall adhere to the following:
a. Implement public procurement operations in accordance with the provisions of this Resolution, and follow all regulations, policies, circulars, and guidelines issued by the Department regarding them.
b. Use the Financial Resource Management System, the Procurement System, and the Supplier System in all matters related to public procurement operations in accordance with the procedures and controls determined by the Department.
c. Be keen to attract qualified suppliers and apply the principles of transparency, professional integrity, and equal opportunity among them in public procurement operations to provide a suitable and qualified competitive environment.
d. Take into account the continuous development of systems and procedures related to the implementation of this Resolution in coordination with the Department.
e. Prepare the annual procurement plan in accordance with the procedures, circulars, and policies determined by the Department.
f. Ensure that all suppliers dealing with government entities have documented tax numbers from the Federal Tax Authority and meet the mandatory registration requirement.
- Employees of government entities shall adhere to the following:
a. Avoid conflicts of interest, or the possibility of their occurrence, when performing the tasks and duties assigned to them, and not participate in procurement operations through companies or institutions they own, are partners in, or are agents for, they or any of their relatives up to the fourth degree.
b. Disclose any relationship up to the fourth degree that may link the employee involved in the procurement process to any supplier who has an interest with the government entity for which they work. If such a relationship exists, the concerned employee must recuse themselves from performing the tasks assigned to them in the procurement process.
c. Refrain from any act that would expose the government entity for which they work to suspicion regarding the integrity of the procurement process.
d. Not receive, accept, or solicit any gifts, grants, or financial or in-kind benefits from any person dealing with the government entity for which they work.
e. Exercise impartiality and independence in all procurement operations that are part of their tasks and duties.
Article (6) The Procurement Organizational Unit
The Procurement Organizational Unit shall be responsible for securing and effectively implementing all procurements of the government entity under all circumstances and at all times, and within changing priorities and developments. To achieve this, it shall have the following competencies:
- Prepare the annual procurement plan, follow up on its implementation and amend it when necessary, and secure procurements for various departments continuously, in accordance with the most suitable specifications, quantities, and best prices.
- Solicit quotations.
- Analyze and study the items to be purchased in terms of specifications, quality, prices, and conditions of purchase and delivery, and identify areas for development and work to improve them, in coordination with the requesting organizational unit.
- Carry out the process of classifying suppliers and evaluating their performance, prepare periodic reports on procurement operations and completed works, and submit them to the competent authority.
- Negotiate with suppliers after obtaining prior approval from the Tenders and Auctions Committee or senior management.
- Submit recommendations to the Tenders and Auctions Committee or senior management regarding the imposition of penalties and fines on suppliers or their waiver.
- Manage the process of preparing and distributing tender documents, their clarifications, and any amendments thereto.
- Conduct financial analysis of bids upon request, and evaluate and approve requests for quotations in coordination with the requesting organizational unit.
- Issue purchase orders, assignment orders, and work orders.
- Prepare contract documents and documentation in coordination with the requesting organizational unit.
- Follow up on the implementation of contracts, purchase orders, assignment orders, and work orders, in coordination with the final suppliers.
- Provide support for the contract management process in coordination with the head of the concerned organizational unit.
- Manage the returns process in coordination with the Warehouses Organizational Unit.
- Monitor supplier performance regularly, supervise them, and take their comments and suggestions into account for use as a means of improving and developing performance.
- Register and deregister suppliers in the supplier system and update it according to performance evaluation results, and submit reports and recommendations to the administration responsible for the system for its periodic update.
- Approve procurement invoices and review service provision invoices and contracting contracts, without prejudice to the approval authority referred to in Articles (7) and (8) of this Resolution.
- Keep photocopies of bank guarantee letters for bid securities before returning them to unqualified bidders, or to suppliers after successful completion of the supply, execution of works, or provision of services.
Article (7) Authorities in Public Procurement Operations
The approval authorities in public procurement operations shall be as follows:
The Government Entity
- Selection of suppliers.
- Determining the award decision.
- Signing contracts and proposing their termination.
- Issuing purchase orders for amounts less than AED (100,000).
The Department
- Issuing purchase orders for amounts of AED (100,000) or more.
- Approving the termination of contracts based on the proposal of the government entity.
Article (8)
- The approval authority shall include the following works:
a. Purchase orders, contracts for the supply of materials and their amendments, assignment orders, and the like.
b. Supply contracts, service contracts, and execution of works and their amendments, excluding water, electricity, telephone, advertising expenses, similar administrative expenses, and other petty cash expenses that fall within the scope of general expenses. - The authorities for issuing purchase orders or those delegated to do so shall be within the limits of the amounts shown next to each authority in the following table, and under no circumstances may procurement operations be fragmented for the purpose of violating the specified authorities:
| Contracting Method | Head of the Government Entity | Director of Procurement at the Finance Department | Director General of the Central Finance Department | Chairman of the Central Finance Department |
|---|---|---|---|---|
| Tenders | Less than 100,000 | 100,000 - less than 500,000 | 500,000 - less than 1 million | 1 million and more |
| Practices (Direct Negotiation) | Less than 100,000 | 100,000 - less than 500,000 | 500,000 - less than 1 million | 1 million and more |
| Direct Order | Less than 100,000 | 100,000 - less than 500,000 | 500,000 - less than 1 million | 1 million and more |
| Assignment Order | Less than 100,000 | 100,000 - less than 500,000 | 500,000 - less than 1 million | 1 million and more |
- The approval authorities specified in the table in item (2) of this Article shall apply to the write-off of assets, fixed assets, equipment, and damaged, obsolete, or similar materials from the records and their sale in public auctions or by any other method after their valuation.
Article (9) Tenders and Auctions Committee
- A committee called the "Tenders and Auctions Committee" shall be established at each government entity by a decision of its head, consisting of (4) members from the employees of the government entity.
- The term of the committee shall be (3) years starting from the date of the establishment decision, and it may be reconstituted if the need arises, provided that the same member is not reappointed to the committee unless the head of the government entity decides otherwise according to work requirements.
- The committee shall meet at the invitation of its chairman whenever the need arises, and its meeting shall not be valid unless attended by a majority of its members. In the absence of the chairman, a substitute member from the Procurement Organizational Unit shall be designated to perform their duties, with the approval of the head of the government entity or their delegate.
- The decisions of the committee shall be valid by a majority of the votes of those present, and in the event of a tie, the side of the session chairman shall prevail.
- The committee must involve a representative from the Department in tenders whose value exceeds AED (1,000,000), and they shall have a counted vote.
- The committee may seek the assistance of any competent employees in the government entity it deems appropriate, without them having a counted vote.
Article (10)
The committee shall manage public procurement operations in the government entity, starting from receiving bids manually in sealed envelopes or through the electronic procurement system or the government entity's website, until the completion of the awarding process to the selected supplier according to the principles and rules specific to each stage of the procurement process. The committee shall, in particular, perform the following:
- Manage the process of receiving bids in accordance with the principles set out in Article (18) of this Resolution.
- Analyze the bids and prepare tabulation sheets for these offers.
- Assign weights to the bids from a technical and financial perspective according to specific criteria, and these bids shall be evaluated and ranked, starting with the bid that received the highest evaluation score, according to the results reached by the committee.
- Apply the procedures according to the type of procurement method specified in this Resolution.
- Conduct its tasks in accordance with the principles of transparency and competitiveness in all its operations to ensure obtaining the best supplies for the benefit of the government entity.
- Present the results of its work to the competent authority in the government entity for the purpose of making appropriate decisions according to the specified level of authority.
Article (11) Annual Procurement Planning
- All government entities must prepare an annual procurement plan that includes the following:
a. A brief description of the procurement items by expenditure category, with a statement of all required materials, services, and works, and their respective classifications.
b. The timeline for the delivery plan.
c. The estimated financial value of the procurements.
d. A reference to the supplier's name, if it is a sole source.
e. A reference to the name of the external supplier if the materials are purchased from an external supplier in accordance with the provisions and procedures referred to in this Resolution.
f. A statement of the goods or services that can be provided by suppliers supported by funds for small and medium enterprises in the Emirate.
- Government entities must prepare the annual procurement plan in accordance with the deadlines set for the rules of preparing the general budget and the final account or financial statements specified in Law No. (4) of 2017 referred to above.
- The requesting organizational unit shall be responsible for preparing a plan of its annual needs for materials, services, and works, and shall provide the Procurement Organizational Unit with this plan within the timeframe specified by the Department.
- The government entity may amend or cancel its annual procurement plan at any time after obtaining the approval of the Department.
- The financial appropriation allocated for the procurement process must be available within the activity budget of the requesting organizational unit. If the financial appropriation is not available in the commitment items, the requesting organizational unit shall coordinate with the Financial Affairs Organizational Unit in the government entity to take the necessary measures to provide the financial appropriation required to complete the procurement process.
Article (12) Principles and Rules of Public Procurement
- Public procurement aims to obtain the expected benefit in exchange for the money paid, which is the balance between the cost of the item and its quality with the expected benefit from it throughout its entire useful life, and its fulfillment of the government entity's requirements.
- Public procurement operations in government entities are based on the following principles:
a. The actual need for the supply of materials and the performance of services and works.
b. Economic feasibility studies of projects, prepared in advance by the requesting government entity.
c. The availability of the necessary financial appropriations in the budget of the government entity, or any other sources of funding.
- Not relying solely on the price factor in evaluating bids and evaluating the bid that provides the best value for money.
- Priority shall be given to the use of standard specifications approved in the State to determine the specifications of the materials to be supplied. If these specifications are not available, the government entity shall follow Gulf or international standards, or standard specifications.
- It must be ensured in supply contracts that the final product meets all approved quality requirements and standards. Items for maintenance and service contracts shall be specified according to material and time, whenever possible, or according to the work breakdown structure when the items are sub-items, such as consultancy contracts, electronic maintenance contracts, or construction contracts.
Article (13) Procurement Procedures and Supplier Selection
- The Procurement Organizational Unit shall be the sole body responsible for conducting all correspondence and communications with registered and unregistered suppliers.
- The requesting organizational unit and suppliers must send all documents and records directly to the Procurement Organizational Unit.
- With the exception of letters of guarantee, the Procurement Organizational Unit must retain all documents and records related to procurement operations to ensure confidentiality and ease of tracking and auditing procedures.
- The Procurement Organizational Unit must not accept supplier offers submitted in currencies other than the UAE Dirham, unless the concerned government entity agrees to it.
- The Procurement Organizational Unit shall maintain the confidentiality of the information contained in the offers that the supplier indicates involves trade secrets or confidential information belonging to them, throughout the supplier classification process.
- The Procurement Organizational Unit may combine several contracts for different services related to a specific process for the purpose of calculating the total cost of the procurement process or contract.
- The request for proposals must include sufficient information for suppliers about the requirements for which the tender was issued, and the content must be specific to these requirements.
- Government entities shall award contracts, purchase orders, and assignment orders to suppliers with legal status.
Article (14) Purchase Requisition
- The requesting organizational unit must fill out the purchase requisition form for materials, items, or services, which includes all the required and necessary information to execute the procurement process accurately and easily. The Procurement Organizational Unit should be consulted to determine the estimated value of the required materials and items, and any other information that helps determine the procurement method without fragmenting it.
- The following procedures must be observed when preparing a purchase requisition:
a. The purchase requisition must be approved by the director of the requesting organizational unit or their delegate.
b. Purchase requisitions shall not be fragmented to reduce their value below the financial ceiling of the authorities in public procurement operations specified in Articles (7) and (8) of this Resolution.
c. Adherence to the estimated amounts for the materials or services subject to purchase in accordance with the financial rules for commitment and disbursement on the approved budget items.
- Ensure that there are no similar materials or items in the warehouses that can be utilized.
- The purchase quantity must be in accordance with the need of the requesting organizational unit, in cases where the materials available in the warehouses are insufficient.
- The Procurement Organizational Unit must issue a Request for Information (RFI) to collect market data in cases where it is difficult to clearly define the scope or requirements of the requesting organizational unit or to arrive at a correct estimate of the cost of the required goods, services, or works, and this shall be in coordination with the management of the requesting organizational unit.
- The Procurement Organizational Unit, after receiving and verifying the purchase requisition, shall determine the procurement method and contracting means in accordance with the provisions and procedures referred to in this Resolution.
Article (15) Supplier Classification Form
- Suppliers wishing to register in the supplier register for the purpose of participating in any tender, practice, or solicitation of offers must register in the supplier system and submit all data, documents, and records that prove the validity of their data, including the tax certificate issued by the Federal Tax Authority for those who meet the mandatory registration conditions.
- The Procurement and Contracts Department at the Department shall classify the suppliers wishing to register and verify their technical and financial capabilities, so that the classification includes the suitability of the suppliers in terms of financial and economic status, technical capabilities and expertise they possess, and their commitment to health and safety procedures, environmental requirements, and equality considerations.
- The Department, in coordination with government entities, shall establish a system for evaluating suppliers for the purpose of their classification according to the following principles:
a. The supplier's business ethics standards.
b. Technical and professional capabilities.
c. Economic and financial position.
d. The extent of the supplier's commitment to the legislation in force in the State and the Emirate.
e. The supplier's past performance standards and level of commitment to the standards for implementing obligations and previous experience.
Document Criteria
Document Number
28
Year
2022
Level المستوى
Emirate of Sharjah إمارة الشارقة
Category الفئة
Legislations تشريعات
Type النوع
Decree مرسوم
Status الحالة
Active ساري
Executing Entity جهة التنفيذ
The Emirate’s Central Department of Finance دائرة المالية المركزية في الإمارة
Sector القطاع
All Sectors جميع القطاعات
Issuing Authority جهة الإصدار
The Emirate’s Central Department of Finance دائرة المالية المركزية في الإمارة
Main Objective الهدف الرئيسي
Financial Collection تحصيل مالي