بسم الله الرحمن الرحيم
القرار الأميري رقم (7) لسنة 2024
في شأن
اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان
نحن عمار بن حميد النعيمي ولي عهد إمارة عجمان
بعد الاطلاع على المرسوم بقانون اتحادي رقم (28) لسنة 2022 بشأن الإجراءات الضريبية،
وعلى القانون رقم (2) لسنة 2022 بشأن تنظيم الشراكة بين القطاعين العام الخاص في إمارة عجمان،
وعلى المرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 بإصدار القانون المالي لحكومة عجمان،
وعلى المرسوم الأميري رقم (15) لسنة 2012 بشأن دائرة المالية في عجمان، وتعديلاته،
وعلى المرسوم الأميري رقم (4) لسنة 2014 بشأن إعادة تنظيم المجلس التنفيذي لإمارة عجمان، وتعديلاته،
وعلى المرسوم الأميري رقم (4) لسنة 2016 بشأن تفويض صلاحيات الجهات الحكومية،
وعلى المرسوم الأميري رقم (4) لسنة 2017 بشأن إصدار قانون الموارد البشرية في حكومة عجمان، وتعديلاته،
وعلى المرسوم الأميري رقم (5) لسنة 2017 بشأن جهاز الرقابة المالية في عجمان،
وعلى المرسوم الأميري رقم (2) لسنة 2018 بشأن لجنة التشريعات في إمارة عجمان،
وعلى المرسوم الأميري رقم (3) لسنة 2018 بشأن دائرة الشؤون القانونية لحكومة عجمان، وتعديلاته،
وعلى المرسوم الأميري رقم (1) لسنة 2019 بشأن الرسوم والضرائب والغرامات في إمارة عجمان،
وعلى المرسوم الأميري رقم (16) لسنة 2023 بشأن اعتماد الخطة المالية لحكومة عجمان للسنوات المالية (2024-2026) والموازنة العامة لحكومة عجمان للسنة المالية 2024،
وعلى القرار الأميري رقم (12) لسنة 2011 بإصدار اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان، وتعديلاته،
وعلى القرار الأميري رقم (5) لسنة 2015 بشأن تفويض صلاحية الإعفاء من الرسوم والغرامات المحلية،
وعلى القرار الأميري رقم (1) لسنة 2019 بشأن الصلاحيات المالية والمصرفية في حكومة عجمان،
وعلى القرار الأميري رقم (7) لسنة 2022 بشأن اعتماد دليل مكافحة الاحتيال في حكومة عجمان،
وعلى القرار الأميري رقم (8) لسنة 2022 بشأن اعتماد منهجية التدقيق الداخلي لحكومة عجمان،
وبناء على موافقة لجنة التشريعات،
أصدرنا القرار الآتي:
المادة (1)
استبدال
تُستبدل اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان الصادرة بالقرار الأميري رقم (12) لسنة 2011 باللائحة التنفيذية المرفقة بهذا القرار.
المادة (2)
دليل السياسات والإجراءات المالية
تعد دائرة المالية دليل السياسات والإجراءات المالية على نحو يتفق مع أحكام القانون المالي وأحكام هذا القرار واللائحة التنفيذية المرفقة به ويعتمده ممثل الحاكم، ويجب على كافة الدوائر الحكومية التقيد بما ورد فيه من سياسات وإجراءات في كافة العمليات المالية والعمليات الإدارية المرتبطة بها.
المادة (3)
الإلغاءات
أ. يُلغى القرار الأميري رقم (12) لسنة 2011 بإصدار اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان، وتعديلاته، وأي نص أو حكم آخر يتعارض مع أحكام هذا القرار واللائحة التنفيذية المرفقة به.
ب. على الرغم مما ورد بالفقرة (أ) من هذه المادة يستمر العمل بدليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان الصادر بقرار ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية رقم (128) لسنة 2011 وتعديلاته، والدليل المحاسبي لحكومة عجمان الصادر بقرار ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية رقم (129) لسنة 2011 وتعديلاته، وقرار ممثل الحاكم رقم (1) لسنة 2023 بشأن حساب تكاليف وتسعير الخدمات الحكومية في حكومة عجمان، وأي سياسات أخرى ذات صلة بهم إلى الحد الذي لا يتعارض فيه مع أحكام هذا القرار واللائحة التنفيذية المرفقة به، وذلك لحين صدور التشريعات والنظم التي تحل محلهم.
المادة (4)
النشر والسريان
يعمل بهذا القرار واللائحة التنفيذية المرفقة به اعتبارا من 2024/07/01، وينشران في الجريدة الرسمية للإمارة.
صدر عنا في هذا اليوم الخميس الموافق 7 من شهر ذي الحجة 1445 هجرية الموافق 13 من شهر يونيو سنة 2024 ميلادية.
عمار بن حميد النعيمي
ولي عهد إمارة عجمان
اللائحة التنفيذية
للقانون المالي لحكومة عجمان
المرفقة بالقرار الأميري رقم (7) لسنة 2024
الإصدار الثاني - يونيو 2024
الفصل الأول
أحكام عامة
المادة (1)
التعريفات
يكون للكلمات والعبارات التالية أينما وردت في هذه اللائحة المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يدل سياق النص على غير ذلك:
| الإمارة | : إمارة عجمان. |
| الحكومة | : حكومة الإمارة. |
| الحاكم | : حاكم الإمارة. |
| ولي العهد | : ولي عهد الإمارة. |
| ممثل الحاكم | : ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية. |
| دائرة المالية | : دائرة المالية في عجمان. |
| الجهاز | : جهاز الرقابة المالية في عجمان. |
| الدائرة الحكومية | : أية دائرة، أو إدارة، أو مؤسسة، أو سلطة، أو جهة أخرى تدخل موازنتها، كلياً أو جزئياً، ضمن الموازنة العامة للحكومة. |
| الجهة المستقلة | : الهيئة أو المؤسسة العامة التابعة للحكومة التي تتمتع بالاستقلال المالي والإداري وفقاً للتشريع المحلي الصادر بإنشائها أو إعادة تنظيمها، بما في ذلك المناطق الحرة. |
| الشركة الحكومية | : المؤسسة أو الشركة التجارية المملوكة بالكامل للحكومة أو للدوائر الحكومية، بشكل مباشر أو غير مباشر. |
| جهة الدعم | : الجهة التي تقدم لها الحكومة دعماً مالياً سنوياً كالجمعيات والأندية الرياضية والثقافية وما يماثلها. |
| رئيس الدائرة الحكومية | : الرئيس المعين للدائرة الحكومية أو أي شخص يمارس صلاحيات مماثلة لصلاحيات رئيس الدائرة أو القيادي الأعلى فيها بموجب التشريع المحلي الصادر بإنشاء الدائرة الحكومية المعنية. |
| مدير الدائرة الحكومية | : المدير العام أو المدير التنفيذي الأعلى في الدائرة الحكومية المعنية. |
| القانون المالي | : القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011. |
| أنظمة الموارد البشرية | : قانون الموارد البشرية لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الأميري رقم (4) لسنة 2017 ولائحته التنفيذية وأية تشريعات أو أنظمة تحل محلهما مستقبلاً. |
| الخطة المالية العامة | : بيان يحتوي على توقعات الإيرادات الحكومية والنفقات الحكومية للحكومة لأكثر من سنة، على أن تكون تقديرات كل سنة مالية على حدة. |
| الموازنة العامة | : الموازنة العامة السنوية للحكومة. |
| الاحتياطي العام | : حساب يحتفظ به لدى دائرة المالية ويسجل فيه نتيجة تنفيذ الموازنة العامة عن السنة المالية المعنية. |
| الاحتياطي الخاص | : مبلغ سنوي تقدره دائرة المالية ويدرج في الموازنة العامة لمواجهة الاحتياجات غير المتوقعة أو الطارئة وغير المدرجة في الموازنة العامة. |
| السنة المالية | : السنة الميلادية التي تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الحادي والثلاثين من شهر ديسمبر من كل سنة. |
| الإيرادات الحكومية | : أي عوائد مالية تنتج عن ممارسة الدوائر الحكومية لأنشطتها المختلفة وتشمل العبارة أيضاً الضرائب والرسوم والغرامات وعائدات بيع أية أصول وحقوق الامتياز والأرباح وعوائد الاستثمارات الحكومية وأية عوائد أخرى مماثلة. |
| النفقات الحكومية | : كل ما يتم انفاقه من موازنات الدوائر الحكومية لتلبية احتياجاتها وتمكينها من القيام بالمهام المنوطة بها، وتشمل العبارة أيضاً المساعدات والدعم المالي. |
| الاعتمادات المالية | : تفويض مالي محدد السقف والمدة يسمح للدائرة الحكومية بالارتباط بالنفقات لتلبية احتياجاتها وتمكينها من القيام بالمهام المنوطة بها. |
| الخزانة العامة | : حساب الإيرادات الخاص بالحكومة. |
| البيانات المالية الموحدة | : القوائم المالية للبيانات الفعلية الموحدة للحكومة والجهات التابعة لها وتشمل الدوائر الحكومية والجهات المستقلة والشركات الحكومية، وأي جهة أخرى تمتلك فيها هذه الجهات جزء من رأسمالها يمكنها من السيطرة على سياستها المالية والتشغيلية بشكل مباشر أو غير مباشر. |
| الحساب الختامي العام | : بيان مالي مجمع يعد في نهاية السنة المالية يتضمن البيانات المالية الختامية لكافة الدوائر الحكومية المدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة. |
| التأمينات والأمانات | : الأموال المستلمة والتي يحتفظ بها إلى حين الانتهاء من الغرض الذي احتفظ بها من أجله وتكون قابلة للرد. |
| دليل حساب تكاليف وتسعير الخدمات الحكومية | : الدليل الذي تعده دائرة المالية والذي يتضمن الأسس والقواعد والإجراءات التي يتم اتباعها في حساب تكاليف وتحديد قيمة الخدمات والسلع الحكومية. |
| الضريبة | : مورد مالي إلزامي يتم تحصيله من الخاضع للضريبة دون أن تقابله منفعة مباشرة خاصة به. |
| الغرامة | : جزاء إداري مالي يتم فرضه على الشخص، لإخلاله بالتشريعات أو بالأنظمة السارية في الإمارة، أو لمخالفته لشروط العقد المبرم معه. |
| الرسم | : مورد مالي يتم تحصيله نظير الخدمات الإدارية والتنظيمية الحكومية. |
| الثمن | : مورد مالي يتم تحصيله نظير السلع والخدمات الحكومية التي يتم تقديمها على أسس تجارية وتنافسية. |
| التعرفة | : مورد مالي يتم تحصيله نظير السلع والخدمات الحكومية التي يتم تقديمها على أسس اقتصادية غير تنافسية. |
| السياسة المالية | : مجموعة الإجراءات والآليات التي تؤثر بشكل إيجابي على النشاط الاقتصادي في الإمارة من خلال تحديد حجم الانفاق العام والإيرادات العامة والدين العام. |
| الدين العام | : مجموعة الالتزامات المالية المترتبة بذمة الحكومة أو الدوائر الحكومية أو الجهات المستقلة مقومة بالدرهم الإماراتي، ويشمل المديونية الداخلية والخارجية. |
| أدوات الدين | : السندات والصكوك وأذون الخزانة والقروض العامة أو التجارية والتسهيلات الائتمانية أو ضمانات السداد. |
| الضمان الحكومي | : تعهد كتابي تلتزم الحكومة فيه صراحةً بسداد قرض في حال تخلف المقترض عن سداده. |
| الأموال العامة | : كافة الأصول المادية والمعنوية المملوكة للحكومة والدوائر الحكومية والجهات المستقلة، بما في ذلك الإيرادات الحكومية والتعويضات، ورؤوس الأموال المستثمرة في الشركات الحكومية، والأموال الحكومية المختلسة أو المسروقة أو المسددة بدون وجه حق، والديون الحكومية المستحقة على الغير، والأموال المقدمة لها كقروض، أو مساعدات، أو هبات، أو تبرعات نقدية وعينية، وحصيلة ما تصدره الحكومة من أذونات الخزانة، والدعم المالي الذي تقدمه الحكومة، وسائر الأموال الأخرى التي تنص التشريعات السارية على اعتبارها أموالاً عامة. |
| المشروعات الرأسمالية | : المشروعات التي تهدف إلى إنشاء أو حيازة أو تجديد أي أصول ثابتة مملوكة للحكومة أو للدوائر الحكومية. |
| المدين | : الشخص الذي ترتب في ذمته دين للحكومة أو لدائرة حكومية. |
| الشخص | : الشخص الطبيعي أو الاعتباري. |
| يوم عمل | : يوم العمل الرسمي المقرر للدوائر الحكومية. |
| الرعاية التجارية | : دعم مالي "نقدي" أو "عيني" أو كلاهما، لرعاية نشاط أو فعالية، مقابل منافع ترويجية ودعائية. |
| المصارف | : البنوك والمؤسسات المالية العاملة في الدولة. |
| السلفة النثرية | : المبلغ الذي يصرف مقدماً لإنجاز أعمال أو خدمات أو القيام بمهام محددة. |
| دليل السياسات والإجراءات المالية | : دليل يتضمن السياسات والإجراءات المالية التي يجب على الدوائر الحكومية التقيد بها عند تنفيذها لعملياتها المالية والإدارية المرتبطة بها. |
| دليل السياسات المحاسبية | : دليل يتضمن المبادئ والأسس والقواعد والممارسات المحددة التي تلتزم الدوائر الحكومية بتطبيقها في إعداد وعرض التقارير المالية والحسابات الختامية. |
| دليل هيكل الحسابات | : دليل يتضمن تصنيف موحد وقائمة للحسابات التي تستخدم من قبل الدوائر الحكومية في قيد المعاملات المالية، والأحداث المحاسبية لأغراض إصدار التقارير المالية والحسابات الختامية. |
| أساس الاستحقاق | : أساس محاسبي يتم بموجبه الاعتراف بالمعاملات والأحداث عند وقوعها (وليس فقط عند استلام أو دفع النقد أو ما يعادله)، وبالتالي تسجل المعاملات والأحداث المحاسبية ويعترف بها في البيانات المالية للفترات الزمنية الخاصة بها، علماً بأن العناصر التي يتم الاعتراف بها بموجب محاسبة الاستحقاق هي الأصول والالتزامات وصافي الأصول/حقوق الملكية والإيراد والمصاريف. |
| أدوات التحصيل الإلكتروني | : أي وسيلة رقمية تعتمدها دائرة المالية، يتم بواسطتها استيفاء الإيرادات الحكومية. |
| أدوات الدفع الإلكتروني | : أي وسيلة رقمية تعتمدها دائرة المالية، يتم بواسطتها سداد الالتزامات المالية. |
| الرقابة الداخلية | : كافة الضوابط الرقابية التي يتم وضعها للمحافظة على أصول وممتلكات الدائرة الحكومية وحقوقها لدى الغير، وقواعد صرف وتحصيل الأموال العامة، والتأكد من سلامة وكفاءة تنفيذ أعمال وأهداف الدائرة الحكومية، ومدى الالتزام بالتشريعات المعمول بها، والتأكد من صحة واكتمال الدفاتر والسجلات المحاسبية وإعداد التقارير المالية السليمة في الوقت المحدد لها. |
| السلطة المختصة | : الشخص المخول وفقاً لأحكام القانون المالي والتشريعات والنظم المكملة له. |
المادة (2)
مسؤولية تنفيذ القانون المالي ولائحته التنفيذية ومتابعة تنفيذهما
أ. لا تخل اللامركزية والصلاحيات المالية التي تتمتع بها الدوائر الحكومية بمسؤوليتها عن تطبيق وتنفيذ أحكام القانون المالي وهذه اللائحة، والقرارات والأدلة والتعاميم والتعليمات والتوجيهات الصادرة بموجبهما، للحفاظ على المال العام والتصرف فيه، ويجب على الدوائر الحكومية بوجه خاص الالتزام بالآتي:
- إدارة وتنفيذ موازنتها بكفاءة وفاعلية واقتصاد من خلال نظم الإدارة المالية والرقابة الداخلية الفعالة، وتحصيل إيراداتها والأموال العامة المستحقة لها وتوريدها لحساب الخزانة العامة.
- توفير أي بيانات أو معلومات تطلبها دائرة المالية خلال المدة المحددة في الطلب.
- عدم الاقتراض أو الإقراض أو تقديم ضمانات الديون إلا وفقاً لأحكام القانون المالي وهذه اللائحة.
- إحالة المقترحات المتعلقة بفرض، أو تعديل، أو إلغاء أي رسوم، أو غرامات، أو أثمان أو تعرفات لدائرة المالية لدراستها وإعمال إجراءاتها بشأنها.
ب. مع مراعاة التشريعات المعمول بها في الإمارة، تقع على دائرة المالية مسؤولية متابعة تنفيذ القانون المالي وهذه اللائحة والقرارات والأدلة والتعاميم والتعليمات والتوجيهات الصادرة بموجبهما ومهام تفسير الأحكام الواردة فيها وتوضيح أي لبس أو غموض فيها والرد على أي استفسارات ترد بشأنها.
المادة (3)
تفويض الصلاحيات المالية
لرئيس أو مدير الدائرة الحكومية إصدار قرار خطي بتفويض بعض صلاحياته المالية لواحد أو أكثر من شاغلي الوظائف القيادية أو الإشرافية في الدائرة الحكومية، على أن يراعى في ذلك، القواعد التالية:
- أن تكون الصلاحيات المرغوب في تفويضها محددة ومذكورة صراحةً ضمن الصلاحيات المسندة قانوناً لرئيس أو مدير الدائرة الحكومية، بحسب الحال.
- أن يتم تفويض الصلاحيات للموظف بصفته، وليس بشخصه.
- لا يجوز للمفوّض إليه ببعض الصلاحيات أن يفوضها، بدوره، إلى غيره.
- إذا تم ندب موظف للقيام بأعمال الموظف المفوض إليه فلا يستتبع ذلك ممارسة الموظف المنتدب للصلاحيات المفوضة لمن كان يشغل الوظيفة إلا إذا نُص على ذلك في قرار الندب أو قرار التفويض.
- أن يمارس المفوض إليه الصلاحيات المفوضة في الحدود المقررة له ضمن قرار التفويض، وألا يتجاوزها.
- ألا يترتب على التفويض الإخلال بأحكام الرقابة الداخلية أو الإخلال بقواعد الضبط الداخلي، وذلك بقيام المفوض إليه بتولي اختصاصين في عملية مالية واحدة أحدهما مناط به أصلياً بحكم وظيفته والثاني بموجب التفويض.
- ألا يحول تفويض الصلاحيات المالية دون بقاء المفوض مسؤولاً عن التصرفات والقرارات التي تتم في نطاق التفويض.
- أن يتم إخطار دائرة المالية والجهات ذات العلاقة بنسخة من أي قرار يصدر بتفويض أي صلاحيات مسندة قانوناً لرئيس أو مدير الدائرة الحكومية.
الفصل الثاني
الموازنة العامة
المادة (4)
أساس تقدير إيرادات ونفقات الموازنة العامة
يتم تقدير إيرادات ونفقات الموازنة العامة على أساس الإيرادات المتوقع تحقيقها والنفقات المتوقع تنفيذها استناداً لتاريخ نشوء الحق أو الدين (أداء الخدمة أو استلام السلعة)، ويجوز تعديل هذا الأساس لبعض بنود الإيرادات أو النفقات الحكومية وفقاً لما يرد بالتعميم المنصوص عليه في المادة (11) من القانون المالي.
المادة (5)
الخطة المالية العامة
أ. تقوم دائرة المالية بإعداد خطة مالية عامة بالتنسيق مع الدوائر الحكومية يحدد عدد سنواتها وآلية إعدادها التعميم الذي يصدره ممثل الحاكم في هذا الشأن.
ب. تعد كل دائرة حكومية مشروع خطتها المالية وفقاً للتعميم الصادر في هذا الشأن ووفقاً لقواعد إعداد مشروع الموازنة العامة.
ج. تعتمد الخطة المالية العامة بذات الأداة التشريعية التي تصدر باعتماد الموازنة العامة للحكومة سنوياً.
المادة (6)
موازنة الوظائف السنوية
أ. تحدد الموازنة السنوية للدائرة الحكومية عدد الوظائف، ودرجاتها، ومسمياتها، ومخصصاتها المالية ولا يجوز تجاوز عدد الوظائف أو المخصصات المالية المحددة لتلك الوظائف في الموازنة المعتمدة للدائرة الحكومية.
ب. بمراعاة حكم الفقرة (ج) من هذه المادة، إذا شغرت خلال السنة المالية أي وظيفة لأي سبب، يعدل تلقائياً مخصصها المالي إلى بداية مربوط درجتها بالإضافة إلى نسب الزيادة المقررة للسلطة المختصة بالتعيين في أنظمة الموارد البشرية أو ما كان مخصص لها أيهما أقل، ويرحل الفرق إن وجد إلى الاحتياطي الخاص.
ج. إذا شغرت خلال السنة المالية أي وظيفة من الوظائف المشغولة بموظف من ذوي العقود الخاصة لأي سبب، يعدل تلقائياً مخصصها المالي إلى السقف المحدد للعقود الخاصة في أنظمة الموارد البشرية أو ما كان مخصص لها أيهما أقل، ويرحل الفرق إن وجد إلى الاحتياطي الخاص.
المادة (7)
تكلفة المشروعات الرأسمالية
على الدائرة الحكومية إدراج الاعتمادات المالية للمشروعات الرأسمالية المزمع تنفيذها في مشروع موازنتها السنوية، وذلك على النحو الآتي:
1. بالنسبة للمشروعات الجديدة:
أ. التكلفة الكلية لكل مشروع جديد.
ب. الاعتمادات المالية لما يتوقع تنفيذه من المشروع لكل سنة من سنوات التنفيذ.
ج. التكاليف المالية السنوية اللازمة للتشغيل بعد اكتمال تنفيذ المشروع.
2. بالنسبة للمشروعات التي تم البدء في تنفيذها خلال السنوات المالية السابقة ويجرى استكمال تنفيذها خلال السنة المالية محل مشروع الموازنة العامة، يجب تحديث ما يلي:
أ. التكلفة المتوقع إنفاقها لكل سنة من سنوات التنفيذ.
ب. التكاليف المالية السنوية اللازمة للتشغيل بعد اكتمال تنفيذ المشروع.
المادة (8)
مرفقات مشروع الموازنة السنوية
يحدد تعميم إعداد الموازنة العامة المشار إليه في المادة (11) من القانون المالي، الدراسات والبيانات وغيرها من المستندات التي تلتزم الدوائر الحكومية بتقديمها مع مشروع موازنتها السنوية.
المادة (9)
تبويب الموازنة العامة
أ. تبوب الموازنة العامة وفقاً لما يلي:
- تبويب إداري، يبين النفقات والإيرادات الحكومية الخاصة بكل دائرة حكومية على حدة.
- تبويب نوعي، يبين النفقات والإيرادات الحكومية على أساس طبيعة ونوع الإيراد أو النفقة.
- تبويب وظيفي، يبين النفقات والإيرادات الحكومية وفقاً للوظائف التي تقوم بها الدوائر الحكومية.
ب. يجوز اضافة تبويب أو أكثر إلى التبويبات المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة، وفقاً لما يرد بالتعميم المنصوص عليه في المادة (11) من القانون المالي.
المادة (10)
دور دائرة المالية بعد اعتماد الموازنة العامة
تتولى دائرة المالية بعد صدور مرسوم اعتماد الموازنة العامة القيام بالآتي:
- الإعلان عن الموازنة العامة بحسب الحال، بالوسائل التي تراها مناسبة ما لم يصدر بذلك تعليمات أخرى.
- إخطار الدوائر الحكومية بالاعتمادات المخصصة لكل منها ضمن الموازنة العامة، للعمل بموجبها.
- إصدار التعليمات اللازمة لتنفيذ الموازنة العامة، التي يجب على الدوائر الحكومية الالتزام بها.
المادة (11)
القيود المفروضة على الإفصاح المالي
يُحظر نشر، أو توزيع معلومات، أو بيانات، أو تقارير مالية إذا كان ذلك سيؤدي إلى:
- الإضرار بالمصالح الاقتصادية للإمارة.
- المساس بالأمن أو العلاقات الدولية للحكومة.
- التسبب في خسائر مادية ذات قيمة للحكومة.
المادة (12)
الصرف المؤقت قبل اعتماد الموازنة العامة
أ. في حال عدم صدور مرسوم اعتماد الموازنة العامة قبل بدء السنة المالية المعنية، تصدر دائرة المالية قرار باعتمادات مؤقتة للدوائر الحكومية يحدد فيه أوجه الصرف المؤقت، على أن يُراعى مشروع الموازنة السنوية للسنة المالية المعنية للدائرة الحكومية، وأي اعتبارات أخرى تراها دائرة المالية مناسبة.
ب. تسوى الإيرادات الحكومية المحققة والنفقات الحكومية المنفذة قبل صدور مرسوم اعتماد الموازنة العامة للسنة المعنية وفقاً للاعتمادات المالية المدرجة بالموازنة السنوية للدائرة الحكومية في الموازنة العامة المعتمدة.
المادة (13)
تمويل الموازنة العامة وتوفير السيولة
أ. تمول الموازنة العامة من خلال الإيرادات الحكومية، ولدائرة المالية في حال وجود عجز في الموازنة العامة، اقتراح الحلول المناسبة لتمويل هذا العجز.
ب. توفر دائرة المالية السيولة النقدية للدوائر الحكومية في حدود التدفقات النقدية المطلوبة لكل منها في الموازنة العامة.
ج. يصدر مدير عام دائرة المالية قراراً بتنظيم استثمار الفوائض الشهرية من أموال الخزانة العامة في ودائع قصيرة الأجل، على أن تودع هذه الأموال في مصارف داخل الدولة.
المادة (14)
المناقلات المالية
يجوز إجراء المناقلات بين الاعتمادات المالية المدرجة في الموازنة السنوية للدائرة الحكومية وفقاً للصلاحيات المقررة، على أن تراعي الضوابط التالية:
- أن تكون المناقلات المالية لمواجهة احتياجات فعلية ضرورية لا يمكن تأجيلها أو الاستغناء عنها.
- توفر الأسباب والمبررات الكافية التي تستدعي إجراء المناقلة، وأخذ عواملها بعين الاعتبار في إعداد الموازنة للسنوات القادمة.
- لا يجوز إجراء مناقلة مالية من الاعتمادات الإضافية التي تتم خلال السنة المعنية.
- إدراج المناقلات المالية على الأنظمة المالية الإلكترونية المعتمدة من دائرة المالية.
- أي ضوابط أخرى ترد ضمن تعليمات تنفيذ الموازنة السنوية.
المادة (15)
الاعتمادات الإضافية
أ. لا يجوز للدائرة الحكومية طلب اعتماد إضافي إلا إذا كانت هناك أسباب ضرورية لا يمكن تجنبها، أو تغطيتها بموجب مناقلات مالية، وعلى الدائرة الحكومية تزويد دائرة المالية بتلك الأسباب، لتتولى دراستها وتحديد مدى جدواها، وعرض توصياتها بشأنه على السلطة المختصة.
ب. يقدم الطلب من الدائرة الحكومية، وفقاً للنماذج ومن خلال الأنظمة المالية الإلكترونية المعتمدة من دائرة المالية، على أن يتضمن هذا الطلب الأسباب الموجبة له، ووصف الحالة الطارئة أو المبادرة، والقيمة المطلوبة، وخطة التدفق النقدي، وأي بيانات أخرى تطلبها دائرة المالية.
ج. لا يجوز استخدام الاعتمادات الإضافية التي يصدر بها قرار من السلطة المختصة في غير الأغراض المخصصة لها.
المادة (16)
استخدام الاحتياطي الخاص
لدائرة المالية بعد موافقة ولي العهد، النقل من الاحتياطي الخاص إلى اعتمادات أي من الدوائر الحكومية، في أي من الحالات التالية:
- ظهور حالة طارئة أو غير متوقعة، كان من الصعب التنبؤ بها عند إعداد الموازنة العامة.
- اعتماد مبادرة ضرورية أو ذات أهمية خاصة تستدعي تمويلها من الاحتياطي الخاص.
- أي حالة أخرى يقررها ولي العهد.
الفصل الثالث
الإيرادات الحكومية
المادة (17)
حساب تكاليف وتسعير الخدمات الحكومية
أ. تعد دائرة المالية دليلاً لحساب تكاليف وتسعير الخدمات الحكومية، ويكون هو الأساس في تسعير الخدمات والسلع المقدمة من قبل الدوائر الحكومية، ويصدر بقرار من ممثل الحاكم.
ب. على الدائرة الحكومية عند استحداث، أو تعديل، أو إلغاء أي رسوم، أو أثمان أو تعرفات الالتزام بالأسس والإجراءات الواردة في الدليل المشار إليه في الفقرة (أ) من هذه المادة.
المادة (18)
تحصيل وتوريد الإيرادات الحكومية
دون الإخلال بعقود الامتياز القائمة وأي عقود أخرى تبرم وفقاً للقانون رقم (2) لسنة 2022 المشار إليه، على الدوائر الحكومية تحصيل الإيرادات الحكومية وفقاً للتشريعات السارية، من خلال الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية المعتمدة من دائرة المالية، وتوريدها لحساب الخزانة العامة وفقاً للقواعد والتعليمات التي يحددها دليل السياسات والإجراءات المالية، مع مراعاة الضوابط التالية:
- إصدار سند قبض عند تحصيل أي معاملة، مهما كان مقدارها، وأياً كانت طريقة سدادها.
- قيد جميع الإيرادات الحكومية وأي مبالغ أخرى محصلة من غير الإيرادات الحكومية في السجلات المالية، وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
- الفصل بين مهام إنجاز المعاملات المالية ومهام استلام الإيرادات الحكومية وقيدها في السجلات المالية، ومهام التدقيق على الإيرادات الحكومية حسب الأصول المرعية في هذا الشأن.
- إجراء المطابقات والتسويات اللازمة للتأكد من تحصيل كافة الإيرادات الحكومية التي تتم عن طريق الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية.
- يجوز للدائرة الحكومية، وبعد الحصول على موافقة دائرة المالية المسبقة على ذلك، أن تعهد بتحصيل إيراداتها إلى أي جهة أخرى عامة أو خاصة، بموجب اتفاقية خطية يتم إبرامها معها لهذا الغرض، تحدد فيها حقوق وواجبات طرفيها، وطرق وآليات توريد أموالها وإيداعها والتأمين عليها، على أن تلتزم الجهة المخولة بالتحصيل بما يلي:
أ. تحصيل الإيرادات الحكومية وفقاً لأحكام القانون المالي وهذه اللائحة.
ب. توريد حصيلة الإيرادات الحكومية التي يتم استيفاؤها إلى الحسابات المصرفية المخصصة لذلك، وفقاً للاتفاقية المبرمة معها في هذا الشأن.
ج. تنفيذ كافة الالتزامات المقررة بموجب الاتفاقية المبرمة معها.
- تؤول إلى حساب الخزانة العامة كافة الإيرادات الحكومية التي تقوم الدوائر الحكومية بتحصيلها ولا يجوز لها الاحتفاظ بها أو بجزء منها أو الإنفاق منها على أنشطتها أو استثمارها أو استخدامها.
المادة (19)
رد الإيرادات المحصلة
لا يجوز رد الإيرادات المحصلة عن خدمات تم أداؤها، ويجوز الرد فقط في الحالات الآتية:
- إذا حصلت بطريق الخطأ (دفع مكرر أو زائد).
- عدم الحصول على الخدمة لأسباب تعود للدائرة الحكومية.
المادة (20)
التظلم
أ. دون الإخلال بالتشريعات السارية والمطبقة لدى الدوائر الحكومية بشأن التظلم من الغرامات، لكل ذي مصلحة التظلم خطياً إلى الدائرة الحكومية من القرارات أو الإجراءات أو التدابير المتخذة بحقه بموجب هذا القرار خلال (30) ثلاثين يوماً من تاريخ إخطاره بالقرار أو الإجراء أو التدبير المتظلم منه، ويتم البت في هذا التظلم خلال (30) ثلاثين يوماً من تاريخ تقديمه من قبل لجنة يُشكلها رئيس الدائرة الحكومية لهذه الغاية، ويكون القرار الصادر بشأن هذا التظلم نهائياً.
ب. يُحدد بدليل السياسات والإجراءات المالية آلية النظر في التظلمات المقدمة على الغرامات الادارية.
المادة (21)
التأمينات والأمانات
أ. تقيد التأمينات والأمانات التي يتم تحصيلها من الدوائر الحكومية كالتزام في الحسابات المخصصة لذلك ضمن هيكل الحسابات، حتى الانتهاء من الغرض الذي احتفظ بها من أجله أو ردها.
ب. تودع كافة التأمينات والأمانات التي يتم تحصيلها في الحسابات المصرفية للحكومة إلى أن تصرف لمستحقيها.
ج. تحتفظ كل دائرة حكومية بسجلات تفصيلية عن المبالغ المستلمة كأمانات، موضح بها مبلغ كل وديعة أو تأمين واسم صاحبه وأسباب وموعد وشروط رده.
د. يرد التأمين أو الوديعة كاملاً أو جزئياً لصاحب الحق خلال خمس سنوات من تاريخ نشوء الحق في استرداده على أن يتم تحديث السجلات المشار إليها في الفقرة (ج) من هذه المادة، بما يفيد ذلك.
المادة (22)
الحصة المستحقة للحكومة من الفوائض والأرباح الصافية للجهات المستقلة
أ. على الجهات المستقلة توريد الحصة المستحقة للحكومة من فوائض إيراداتها أو أرباحها السنوية لحساب الخزانة خلال شهر من تاريخ إقرارها وفقاً لتشريعات إنشائها أو إعادة تنظيمها.
ب. على الرغم مما ورد في الفقرة (أ) من هذه المادة، يجوز بناءً على توصية من دائرة المالية وموافقة ولي العهد، السماح للجهة المستقلة بإعادة استثمار الحصة المستحقة للحكومة من فوائض إيراداتها أو أرباحها السنوية كلياً أو جزئياً للمدة التي تحددها دائرة المالية قبل تحويلها.
ج. في حال رغبة الجهة المستقلة بإعادة استثمار الحصة المستحقة للحكومة من فوائض إيراداتها أو أرباحها السنوية كلياً أو جزئياً، وفقاً للفقرة (ب) من هذه المادة، أن تقوم مسبقاً بإرسال طلب إلى دائرة المالية، يتضمن ما يلي:
- المبلغ المقترح إعادة استثماره.
- الأسباب والمبررات.
- تاريخ حلول آجال سدادها.
- أي بيانات أخرى تطلبها دائرة المالية.
الفصل الرابع
النفقات الحكومية
المادة (23)
الصرف من الموازنة السنوية للدائرة الحكومية
على الدائرة الحكومية عند الصرف من موازنتها السنوية الالتزام بالقواعد التالية:
- الاستخدام الأمثل للاعتمادات المالية المقررة لها في موازنتها السنوية وفي حدود الأغراض المخصصة لها.
- تأدية مهامها وإنجاز أعمالها وخططها بأقل تكلفة مالية وفي الوقت المحدد.
- عدم إنشاء أي التزام في ذمتها تجاه أي شخص إلا بعد توفر الاعتمادات المالية في موازنتها السنوية ووفقاً للتشريعات السارية في هذا الشأن.
- عدم اللجوء في الشهر الأخير من السنة المالية إلى الارتباط، أو التعاقد بأعمال، أو خدمات، أو مشتريات بطريقة عاجلة، بغرض استنفاد الاعتمادات غير المستخدمة.
- عدم دفع أي نفقة إلا إذا كانت مستحقة الأداء.
- عدم تجاوز الدفعات المالية مقابل ما تم توريده من مواد أو إنجازه من خدمات، ما لم ينص في العقد المبرم مع الدائرة الحكومية على غير ذلك، وبما لا يتعارض مع التشريعات السارية.
- تسدد النفقات بالدرهم الإماراتي، وفي حال السداد بأي عملة أخرى، يتم الخصم من الموازنة بالدرهم حسب سعر الصرف في تاريخ تنفيذ المعاملة.
- عدم سداد أي نفقات من الإيرادات الحكومية التي تقوم بتحصيلها ولو بصفة مؤقتة.
- عدم تحويل أو سداد أو تسليم النفقات المستحقة لأي شخص إلى طرف آخر، إلا في الحالات التالية:
أ. صدور حكم قضائي نهائي من المحكمة بتحويل كل أو جُزء من النفقات المستحقة لأي طرف أخر.
ب. وجود وكالة رسمية من صاحب الاستحقاق على تسليم تلك النفقات لأي طرف أخر.
ج. وجود نص في العقد المبرم مع الدائرة الحكومية يُجيز تسليم تلك النفقات لأي طرف آخر.
- مع مراعاة البند (3) من هذه المادة، عدم إجراء مقاصة بين المبالغ المستحقة لأي شخص والمبالغ المستحقة عليه للدائرة الحكومية إلا عند وجود مبررات تقتضي القيام بمثل هذا الإجراء، وبشرط توفر ما يلي:
أ. موافقة مدير الدائرة الحكومية على المقاصة بناءً على توصية من مسؤول الوحدة التنظيمية المعنية بالشؤون المالية بالدائرة الحكومية.
ب. توقيع الشخص على مخالصة للمبالغ التي يتم تسويتها مع الدائرة الحكومية.
ج. تسجيل النفقات والإيرادات التي تتم المقاصة بينها على بنود النفقات الحكومية وبنود الإيرادات الحكومية وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
- عدم سداد أي نفقات مستحقة لأي شخص إلا بعد خصم ما يُستحق عليه من غرامات تأخير أو جزاءات أو أي استقطاعات أخرى مستحقة للدائرة الحكومية بموجب أي سند قانوني.
- خصم أي نفقات مستحقة لأي شخص عند امتناعه أو مماطلته أو تأخره في سداد أي مبالغ مستحقة عليه لأي دائرة حكومية أخرى مع اخطاره بهذا الشأن خطياً.
- ألا يتم تجزئة النفقات الحكومية المستحقة بقصد تجاوز أي أحكام أو إجراءات ذات علاقة بإجراءات التعاقد أو الدفع، كتجزئة النفقات بقصد تفادي صلاحيات الصرف المقررة.
- تنظيم مستندات الصرف اللازمة وفقاً للنماذج التي تعتمدها دائرة المالية.
- الحصول على المستندات المؤيدة للدفع، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، لمطابقتها ومراجعتها مع السجلات، والاحتفاظ بها مع المرفقات المؤيدة لسندات صرف النفقات.
المادة (24)
العقود التي ترتب التزامات مالية تجاوز السنة المالية
أ. لا يجوز للدائرة الحكومية إبرام عقد يرتب عليها التزامات مالية تجاوز السنة المالية إلا بموافقة دائرة المالية، ويستثنى من ذلك:
- تعيين الموظفين والمستخدمين (عقود الموظفين).
- العقود السنوية، مثل عقود الإيجار والصيانة والخدمات التشغيلية، وبشرط ألا تزيد قيمة عقود الإيجار والصيانة والخدمات في كل سنة مقبلة على الاعتماد المخصص في موازنة السنة التي تم التعاقد خلالها.
- عقود المشروعات الرأسمالية، فيما لا يتجاوز التكلفة الكلية المعتمدة للمشروع.
ب. على الدائرة الحكومية عند إبرام عقد يرتب عليها التزامات مالية تجاوز السنة المالية إلى سنة مالية أو لسنوات مالية قادمة وفقاً للبند (3) من الفقرة (أ) من هذه المادة الالتزام بالضوابط التالية:
- أن يكون العقد خاص بمشروع رأسمالي معتمد للدائرة الحكومية وفي حدود التكلفة الإجمالية المعتمدة له وأن يتوفر اعتماد مالي في موازنة الدائرة الحكومية خلال السنة المالية التي أبرم فيها العقد لتغطية الالتزامات المالية الناتجة عنه.
- أن تقوم الدائرة الحكومية بإدراج الاعتمادات المالية السنوية اللازمة لتنفيذ المشروع الرأسمالي لكل سنة مالية على حده وحتى إتمام تنفيذ العقد، في مشروع موازنتها السنوية.
- عدم استخدام الاعتمادات المالية غير المستخدمة والمدرجة لتغطية التزامات تنفيذ العقد في غير الأغراض المخصصة لتلك الاعتمادات.
- الالتزام بالأنظمة الخاصة بالعقود والمشتريات المعمول بها.
المادة (25)
نفقات الرواتب والأجور ومنافع الموظفين
أ. تُعد كشوف الرواتب الشهرية من واقع عقود الموظفين وسجلات الحضور والانصراف وأية مستندات أخرى لها تأثير مالي يتم بموجبها تحديث الرواتب وفقاً لأنظمة الموارد البشرية.
ب. تصرف الرواتب قبل نهاية الشهر وفقاً للمواعيد التي تحددها دائرة المالية وعن طريق إجراء تحويل مصرفي إلى الحسابات المصرفية للموظفين، ووفقاً لما يحدده دليل السياسات والإجراءات المالية.
ج. تحول مستحقات الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية وفقاً للتشريعات السارية وقبل الوقت المحدد تفادياً لأي غرامات.
د. تصرف مستحقات نهاية الخدمة للموظف بعد خصم أي مبالغ مستحقة للدائرة الحكومية في ذمة ذلك الموظف عن طريق إجراء تحويل مصرفي إلى الحساب المصرفي للموظف وفقاً لعقد التوظيف وأنظمة الموارد البشرية السارية وبعد الحصول على براءة ذمة من الوحدات المعنية بالدائرة الحكومية.
هـ. لا يجوز دفع راتب للموظف مقدماً إلا في حالة راتب الإجازة السنوية الممنوحة له.
و. يعتبر الشهر ثلاثون يوماً وتحسب كافة استحقاقات الرواتب والأجور عن جزء الشهر بنسبة عدد الأيام الفعلية منسوباً إلى ثلاثين، وذلك باستثناء شهر التعيين وشهر إنهاء الخدمة فتحتسب على أساس أيام العمل الفعلية منسوبة لعدد أيام الشهر الفعلية.
ز. التقيد بحدود الاعتمادات المالية المدرجة في الموازنة السنوية للدائرة الحكومية.
المادة (26)
نفقات الكهرباء والمياه والاتصالات
تصرف النفقات المتعلقة باستهلاك المياه والكهرباء والاتصالات بعد التأكد من استيفاء الشروط الآتية:
- أن يكون الاشتراك مسجلاً باسم الدائرة الحكومية.
- اعتماد الفواتير من الوحدة المختصة بالدائرة الحكومية بما يفيد متابعة ودراسة معدلات الاستهلاك الواردة فيها.
- يُصرف مقابل الاتصالات الدولية للهواتف الأرضية بموافقة مدير الدائرة الحكومية.
- التقيد بحدود الاعتمادات المالية المدرجة في الموازنة السنوية للدائرة الحكومية.
المادة (27)
نفقات المركبات الحكومية
أ. تُصرف كافة النفقات المتعلقة بالمركبات بعد التأكد من استيفاء الشروط الآتية:
- أن تكون المركبة مسجلة باسم الدائرة الحكومية.
- اعتماد الفواتير من الوحدة المختصة بما يفيد متابعة ودراسة الكميات والنفقات الواردة فيها.
- التقيد بحدود الاعتمادات المالية المدرجة في الموازنة السنوية للدائرة الحكومية.
ب. تضع כל دائرة حكومية سياسة لاستخدام المركبات الحكومية العائدة لها بما يتناسب مع طبيعة عملها، على أن تتضمن تلك السياسة قواعد استخدام المركبات ومتابعة الاستخدام، والوقود والصيانة والتأمين عليها، وتصدر بقرار من رئيسها.
المادة (28)
مكافآت وأتعاب غير الموظفين
لمدير الدائرة الحكومية الموافقة على دفع مكافأة أو أتعاب لغير الموظفين بالدائرة الحكومية عن خدمات مؤداه للدائرة الحكومية بشرط توفر الاعتمادات المالية لذلك في الموازنة السنوية للدائرة الحكومية.
المادة (29)
استضافة الزوار والموظفين الجدد
أ. تتم استضافة الزوار الرسميين والموظفين الجدد غير المواطنين من خارج الدولة بناءً على موافقة مدير الدائرة الحكومية، بعد التأكد من توفر الاعتمادات المالية لذلك بالموازنة السنوية للدائرة الحكومية.
ب. تتحمل الدائرة الحكومية تكاليف استضافة الزوار الرسميين وإقامتهم في الإمارة ومصاريف المؤتمرات والندوات المتعلقة بموضوع الاستضافة.
ج. تكون مدة الاستضافة للموظفين الجدد غير المواطنين أسبوعين كحد أقصى.
د. لا تتحمل الدائرة الحكومية أي نفقات غير مصرح بها وفقاً للتشريعات المعمول بها في الدولة.
المادة (30)
مواعيد الصرف
يتم صرف مستحقات الموردين والمقاولين خلال مدة أقصاها (30) ثلاثين يوم عمل من تاريخ استلام فاتورة المورد، أو المقاول وقبول المواد، أو الخدمات، أو الأعمال، أو وفقاً للمدد المحددة في العقود المبرمة معهم.
المادة (31)
سداد الالتزامات المالية بأدوات الدفع الإلكتروني
أ. تتولى دائرة المالية الإشراف على عملية سداد الالتزامات المالية عن طريق أدوات الدفع الإلكتروني، ويكون لها في سبيل ذلك القيام بما يلي:
- التفاوض مع المصارف لإصدار أدوات الدفع الإلكتروني، وتحديد حد الائتمان المسموح به لكل بطاقة يتم تسليمها لموظفي الدائرة الحكومية حسب ما تقتضيه حاجة العمل.
- إلغاء أدوات الدفع الإلكتروني في حال عدم التزام مستخدميها بالضوابط والالتزامات المنصوص عليها في هذه المادة.
- طلب أي بيانات من المصرف الذي أصدر أدوات الدفع الإلكتروني أو الدائرة الحكومية الصادر لها أداة دفع إلكتروني.
- الاطلاع على مستندات المدفوعات التي تمت بواسطة أدوات الدفع الإلكتروني للتأكد من صحة المعاملات والمبالغ المدفوعة.
ب. يجب أن تحمل أداة الدفع الإلكتروني اسم الموظف الذي تعهد إليه مسؤولية حمل واستخدام هذه الأداة لسداد النفقات بالنيابة عن الدائرة الحكومية ولا يجوز استخدامها من قبل أي شخص غير الموظف الذي يظهر اسمه عليها، ويكون هذا الموظف مسؤول وحده عن المعاملات التي تمت على أداة الدفع الإلكتروني.
ج. لا يجوز إصدار أكثر من أداة دفع إلكتروني للموظف، ولا يجوز إصدارها لغير موظفي الدائرة الحكومية الدائمين.
د. يتم استخدام أدوات الدفع الإلكتروني في سداد المصروفات التي تتم عن طريق شبكة الانترنت أو نقاط البيع داخل وخارج الدولة، شريطة توفر اعتماد في الموازنة يسمح بالخصم عليه عند تسوية النفقات المقرر صرفها من أدوات الدفع الإلكتروني.
هـ. يحظر استخدام أدوات الدفع الإلكتروني لأي من الغايات التالية:
- السحب النقدي للمبالغ.
- تحويل أي مبالغ من حساب أداة الدفع الإلكتروني إلى حسابات شخصية.
- سداد نفقات لمشتريات لا تخص الدائرة الحكومية.
- سداد نفقات للمشتريات الشخصية مهما كان مبلغها أو نوعها.
- سداد نفقات المشتريات غير المصرح بها بموجب التشريعات السارية في الدولة.
و. لا يجوز أن تتجاوز النفقات التي يتم سدادها عن طريق أداة الدفع الإلكتروني حد الائتمان المصرح به لهذه الأداة، وإلا تحمل الموظف الذي تعهد إليه مسؤولية حمل واستخدام هذه الأداة جميع الرسوم والتكاليف المترتبة على ذلك.
ز. تلتزم الدائرة الحكومية بسداد كامل المبالغ المستحقة عليها في حساب أداة الدفع الإلكتروني قبل التاريخ المحدد لسداد الرصيد المدين، أو حسب ما هو متفق عليه مع المصرف المصدر لها، تجنباً لتحمل الفوائد الناجمة عن التأخر في سداد هذه المبالغ.
ح. تلتزم الدائرة الحكومية بإلغاء أداة الدفع الإلكتروني بعد التأكد من سداد ما عليها من التزامات، وذلك إذا انتهى الغرض من إصدارها أو انتهت علاقة الموظف حامل الأداة بالدائرة الحكومية، أو تبين عدم التزام حاملها بالضوابط الواردة في هذه اللائحة وذلك دون اخلال بالمسؤولية الناشئة عن ذلك.
المادة (32)
المدفوعات الخارجية
تدفع قيمة المشتريات الخارجية بموجب اعتمادات مستندية أو حوالات مالية وفقاً للعقود المبرمة بين الدائرة الحكومية والمورد الخارجي، ويجوز إجراء التحويلات دفعة واحدة، أو على دفعات على الحساب، أو دفعات مقدماً، على أن تؤخذ الضمانات التي تكفل تسليم المشتريات ضمن المواصفات المقررة والأوقات المحددة.
المادة (33)
السلف النثرية
أ. تمنح السلفة النثرية بقرار من مدير الدائرة الحكومية، ووفقاً للأنواع التالية:
- السلفة الدائمة لتغطية نفقات نثرية متكررة.
- السلفة المؤقتة لتنفيذ عمل معين، أو شراء لوازم محددة، أو القيام بمهمة محددة، أو توفير سلعة، أو خدمة، أو مواجهة نفقات عاجلة، وتغلق عند انتهاء الغرض أو إنجاز المهمة التي صرفت من أجلها مباشرة.
ب. يجب أن يتوفر اعتماد في الموازنة يسمح بالخصم عليه عند تسوية النفقات المقرر صرفها عن طريق السلف.
ج. يحدد بدليل السياسات والإجراءات المالية ضوابط تسوية السلف ويجوز لمدير الدائرة الحكومية اعتماد تسوية الإنفاق غير المؤيد بالمستندات إذا توافرت الأسباب التي تبرر ذلك، على سبيل المثال (الإكراميات وأجور المياومة).
د. تخضع السلف للجرد المفاجئ وللجرد السنوي وفقاً للتعليمات الصادرة في هذا الشأن.
هـ. يتحمل الموظفون الذين صدرت لهم سلف نثرية المسؤولية الشخصية عن الإدارة السليمة لها والمحافظة عليها، وتعتبر ديناً في ذمتهم، وفي حالة عدم سدادها تُحصل منهم بالطرق المتبعة بما في ذلك الخصم من رواتبهم أو مستحقاتهم بقرار من مدير الدائرة الحكومية، وفي هذه الحالة لا يجوز أن تصرف لهم سلف مرة أخرى.
الفصل الخامس
متابعة تنفيذ الموازنة العامة
المادة (34)
الرقابة والتدقيق الداخلي
أ. يلتزم مدير الدائرة الحكومية ومسؤولو الوحدات التنظيمية في الدائرة الحكومية كل في حدود اختصاصه، بالرقابة على تنفيذ الدائرة الحكومية لموازنتها، فيما يتعلق بتحصيل إيراداتها، وسداد نفقاتها، ومتابعة أدائها، والتأكد من مطابقتها للتشريعات النافذة، ومن تطبيق دليل السياسات والإجراءات المالية ودليل السياسات المحاسبية، ودليل هيكل الحسابات، وغيرها من الأدلة والقرارات والتعليمات والتوجيهات الصادرة في هذا الشأن.
ب. تلتزم وحدة التدقيق الداخلي في الدائرة الحكومية بالتدقيق المستقل والموضوعي على تنفيذ الدائرة الحكومية لموازنتها وفق آليات العمل والسياسات والإجراءات والأنظمة المعمول بها، والتحقق من مدى فعالية أنظمة إدارة المخاطر المطبقة في الدائرة الحكومية.
المادة (35)
الإشراف على تنفيذ الموازنة العامة
أ. تتولى دائرة المالية الإشراف على تنفيذ الموازنة العامة، ويكون لها في سبيل ذلك الاطلاع على النسخ الأصلية والإلكترونية للمستندات والسجلات والوثائق المعززة للمعاملات المالية، وكذلك الاطلاع على الأنظمة الإلكترونية المنظمة لتسجيل معاملات الدوائر الحكومية، ويحق لها طلب تزويدها بأي بيانات أو معلومات أو تقارير ترى أهمية دراستها.
ب. يجب على مسؤولي وموظفي الدوائر الحكومية اتخاذ الإجراءات اللازمة للاستجابة لطلبات دائرة المالية والتعاون مع موظفيها لتمكينهم من القيام بالمهام المنوطة بهم وفقاً لأحكام القانون المالي وهذه اللائحة، والقرارات والأدلة والتعاميم والتعليمات والتوجيهات الصادرة بموجبهما.
المادة (36)
معالجة الفائض أو العجز
أ. في حال وجود فائض في الإيرادات خلال تنفيذ الموازنة العامة، تتولى دائرة المالية اتخاذ أي من التدابير التالية:
- استثمار مبلغ الفائض أو جزء منه وفقاً لأحكام الفقرة (ج) من المادة (13) من هذه اللائحة.
- تخصيص كامل مبلغ الفائض أو أي جزء منه لسداد أي التزامات حكومية.
- أي تدابير أخرى يحددها ممثل الحاكم بناءً على توصية دائرة المالية.
ب. في حال حدوث عجز في الموازنة العامة خلال تنفيذها، على دائرة المالية رفع مذكرة إلى الحاكم بتوصياتها في هذا الشأن، متضمنة اعتماد أي من التدابير الآتية:
- خفض الاعتمادات المقررة لجميع أو بعض الدوائر الحكومية باستثناء الاعتمادات المقررة للموظفين الحتميين.
- تأجيل أو إلغاء تنفيذ مشروع أو أكثر من المشروعات الرأسمالية المدرجة في الموازنة العامة، وما يترتب على ذلك من إلغاء المبالغ المرصودة لها في الموازنة العامة الجارية.
- استخدام الاحتياطي العام أو الاحتياطي الخاص.
- إصدار أي أداة من أدوات الدين العام.
- أي تدابير أخرى تقترحها دائرة المالية.
الفصل السادس
الأساس المحاسبي وهيكل الحسابات والتقارير المالية وقفل النتائج في حساب الاحتياطي العام
المادة (37)
الأساس المحاسبي
تعد دائرة المالية دليل السياسات المحاسبية وفق أساس الاستحقاق على أن يتم اعتماده من ممثل الحاكم، وعلى كافة الدوائر الحكومية التقيد بما ورد فيه من سياسات محاسبية في قيد وتسجيل كافة معاملاتها المالية والمحاسبية وإصدار حساباتها الختامية.
المادة (38)
هيكل الحسابات
أ. تصدر دائرة المالية دليلاً لهيكل الحسابات والذي يتضمن تصنيف موحد وقائمة للحسابات التي تستخدم من قبل الدوائر الحكومية في قيد المعاملات المالية والمحاسبية، لأغراض إصدار التقارير المالية والحسابات الختامية.
ب. لدائرة المالية إصدار التوجيهات والتعليمات اللازمة لتمكين الدوائر الحكومية من إعداد تقاريرها وفقاً لهيكل الحسابات.
المادة (39)
إقفال الفترات المحاسبية
تقفل الفترات المحاسبية للدوائر الحكومية خلال السنة المالية وفقاً لما يحدده دليل السياسات والإجراءات المالية، فيما عدا الفترة الأخيرة من السنة المالية المعنية فتقفل وفقاً للتعميم المشار إليه في المادة (34) من القانون المالي.
المادة (40)
التقارير المالية للحكومة
تختص دائرة المالية بإعداد التقارير المالية الآتية:
- البيانات المالية الموحدة.
2. تقارير دورية عن الأداء المالي.
3. تقرير سنوي عن الدين العام والضمانات الحكومية.
4. أي تقارير مالية أخرى يقترحها مديرها العام.
المادة (41)
تقارير الأداء المالي
على الدوائر الحكومية والجهات المستقلة أن تقدم لدائرة المالية تقريراً عن تنفيذ موازنة إيراداتها ونفقاتها شهرياً وفقاً للنماذج التي تحددها دائرة المالية، في موعد لا يجاوز نهاية الشهر الذي يلي الشهر المعني، على أن يتم اعتماد هذه التقارير من قبل مدير الحسابات لديها أو من في حكمه.
المادة (42)
التقارير المالية عن الدين العام
أ. على كافة الدوائر الحكومية والجهات المستقلة إخطار دائرة المالية خلال (30) ثلاثين يوماً من تاريخ صدور هذه اللائحة بكافة البيانات والمعلومات المتعلقة بأي قروض تكون قد حصلت عليها قبل العمل بهذه اللائحة.
ب. تلتزم الدوائر الحكومية والجهات المستقلة المقترضة بتزويد دائرة المالية بكافة التقارير والبيانات والمعلومات التي تطلبها والمتعلقة بهذه القروض وفقاً للمواعيد والآليات والكيفية التي تحددها.
المادة (43)
البيانات المالية الموحدة
أ. على الدوائر الحكومية والجهات المستقلة والشركات الحكومية وأي جهة أخرى تابعة للحكومة موافاة دائرة المالية بالتقارير المالية المدققة عن السنة المالية المنقضية وفقاً للمواعيد والأسس والتعليمات الواردة في التعميم الذي يصدره ممثل الحاكم في هذا الشأن.
ب. على دائرة المالية إعداد البيانات المالية الموحدة وإصدارها في موعد لا يتجاوز ثلاثين يوماً من تاريخ استلام آخر بيانات مالية مدققة وفقاً للفقرة (أ) من هذه المادة.
المادة (44)
قفل النتائج في حساب الاحتياطي العام
تقفل نتائج تنفيذ الموازنة العامة في حساب الاحتياطي العام وفقاً للإجراءات التالية:
1. إذا تحقق فائض بنتيجة تنفيذ الموازنة العامة في أي سنة مالية، تتولى دائرة المالية تحويله إلى حساب الاحتياطي العام خلال (5) أيام عمل من تاريخ اعتماد الحساب الختامي العام.
2. إذا تحقق عجز بنتيجة تنفيذ الموازنة العامة في أي سنة مالية تتولى دائرة المالية بحث أسبابه، واتخاذ ما يلزم من إجراءات وتحوطات لمنع تكراره، وتسويته كلياً أو جزئياً في السنة أو السنوات المالية القادمة وفقاً لما يقرره الحاكم بناء على توصية دائرة المالية.
الفصل السابع
إدارة أموال الحكومة وحساباتها المصرفية
المادة (45)
حساب الاحتياطي العام
أ. يدار حساب الاحتياطي العام وفقاً للقواعد والضوابط التي تصدر عن رئيس دائرة المالية.
ب. يجوز بعد موافقة السلطة المختصة استخدام حساب الاحتياطي العام في الأغراض الآتية:
1. تمويل عجز الموازنة العامة.
2. تمويل أي استثمارات حكومية.
3. التمويل المؤقت للسيولة النقدية.
4. سداد أي التزامات حكومية.
5. أي أغراض أخرى تقترحها دائرة المالية.
المادة (46)
استثمارات الدائرة الحكومية
أ. يجوز للدائرة الحكومية المرخص لها وفقاً لتشريع إنشائها أو إعادة تنظيمها الاستثمار في الأنشطة الاستثمارية المرتبطة باختصاصاتها، بشرط توفر الموارد اللازمة للاستثمار المعني، وعلى الدائرة الحكومية القيام بالدراسات الاقتصادية والمالية اللازمة، والتأكد من الجدوى الاقتصادية والمالية قبل الدخول في أي استثمار باسمها وعلى وجه الخصوص تحديد المخاطر المحتملة للاستثمار المعني، وفي جميع الأحوال تقع على الدائرة الحكومية المعنية مسؤولية التأكد من الجدوى الاقتصادية والمالية للاستثمار المعني قبل إبرام أي اتفاقية بشأنه مع الغير وذلك مع عدم الإخلال بالأحكام الخاصة بإجراءات تأسيس الشركات الواردة بالمادة (48) من هذه اللائحة.
ب. تتولى الدائرة الحكومية مهام ومسؤوليات إدارة استثماراتها والإشراف عليها ومتابعة تحصيل عوائدها وتوريدها لحساب الخزانة العامة.
ج. يصدر القرار بالتصرف في الاستثمارات التي تخص الدائرة الحكومية خطياً من رئيسها وذلك بعد إجراء دراسة من قبل الدائرة الحكومية تؤكد وجود مبررات معقولة للقيام بالتصرف المعني ويجب إرسال نسخة من القرار المذكور إلى دائرة المالية.
المادة (47)
تأسيس الشركات الحكومية
أ. يجب أن يُراعى عند تأسيس الشركة الحكومية الضوابط التالية:
1. أن ينحصر النشاط الأساسي للشركة المزمع تأسيسها في إنتاج وتقديم السلع والخدمات ذات الطابع التجاري، المرتبطة بشكل مباشر باختصاصات الدائرة الحكومية المقررة لها وفقاً للتشريعات السارية، وأن يكون لهذا النشاط تأثير إيجابي على خطط التنمية المستدامة بالإمارة.
2. أن يكون القطاع الخاص غير قادر على إنتاج وتوفير وتقديم السلع أو الخدمات للجمهور بشكل تنافسي وبجودة عالية وأسعار مقبولة.
3. أن تتطلب المصلحة العامة تدخلاً حكومياً لتعزيز المنافسة، وتحقيق الرفاه، وتوفير السلعة أو الخدمة بشكل مستدام، وبجودة عالية، وتوفير خيارات متعددة للجمهور.
4. أن يبين تحليل المنافسة بين القطاعين العام والخاص، أن إنتاج وتقديم السلعة أو الخدمة مجد من قبل الشركة، وألا يؤثر سلباً على القطاع الخاص.
5. يشمل تحليل المنافسة عدّة عوامل منها، إمكانات تحسين الأداء، وتعزيز الجودة، وتخفيض التكاليف، وتقليل المخاطر التشغيلية، وتعزيز تخطيط القوى العاملة، والاستغلال الأمثل للموارد البشرية والحفاظ على الكفاءات.
6. دون الإخلال بأي أحكام خاصة واردة في التشريعات السارية في الإمارة أو في عقود التأسيس أو الأنظمة الأساسية للشركات الحكومية تخضع الشركات التي يتم تأسيسها بعد العمل بهذه اللائحة إلى التشريعات المنظمة للشركات التجارية والمنافسة والإفلاس والحوكمة الرشيدة والشراكة بين القطاعين العام والخاص.
ب. على الدائرة الحكومية بعد تأسيس الشركة، القيام بتحليل المنافسة بشكل دوري، مرة واحدة كل (3) ثلاث سنوات على الأقل، بهدف ضمان الكفاءة والاستدامة، ورفع نتائج هذا التحليل إلى دائرة المالية، لمراجعته ورفع التوصيات بشأنها.
المادة (48)
إجراءات التأسيس
على الدائرة الحكومية المرخص لها بإنشاء شركات وفقاً لتشريعات إنشائها أو إعادة تنظيمها عند رغبتها بتأسيس أي شركة مملوكة لها بالكامل أو بالمشاركة مع الغير، وأياً كان شكلها القانوني، اتباع الإجراءات التالية:
1. حصر السلع أو الخدمات التي يمكن تقديمها للجمهور من خلال شركات تابعة لها، وتقييمها بالشكل الذي يضمن تعزيز جودة تلك السلع أو الخدمات، وكفاءة إنتاجها وتوفيرها.
2. تقديم النتائج التي توصلت إليها جراء عملية الحصر والتقييم المشار إليه في الفقرة (1) من هذه المادة إلى دائرة المالية، مرفقاً بها دراسة شاملة معززة بالوثائق والبيانات والإحصائيات، تتضمن كل ما يتعلق بتأسيس الشركة، وعلى وجه الخصوص ما يلي:
أ. بيان الجدوى الاقتصادية من وراء تأسيس الشركة.
ب. التخطيط المالي لمدة (10) عشر سنوات للشركة المزمع تأسيسها.
ج. مؤشرات أداء الشركة المزمع تأسيسها والمستهدفات.
د. رأس المال المقترح لتأسيس الشركة، وطرق تمويله، وبيان توزيع الحصص، ونسبة مساهمتها فيه في حال ما إذا كانت الشركة سيتم تأسيسها بالمشاركة مع الغير.
هـ. الشكل القانوني المقترح للشركة المزمع تأسيسها.
و. تحديد نشاط الشركة وغاياتها.
ز. تحديد الشخص الذي ترغب الدائرة الحكومية بتأسيس الشركة معه، سواءً كان شخصاً طبيعياً أم اعتبارياً، وجنسيته ومدى ملاءته المالية وخبراته السابقة.
ح. تحليل منافسة القطاعين العام والخاص الذي تجريه الدائرة الحكومية، لبيان مدى تأثير الشركة المزمع تأسيسها على القطاع الخاص.
ط. أي بيانات أو معلومات أخرى تطلبها دائرة المالية.
3. تتولى دائرة المالية مراجعة الدراسة المعدة من الدائرة الحكومية وفقاً للفقرة (2) من هذه المادة، للتحقق من مدى الحاجة لتأسيس الشركة، سواءً من الدائرة الحكومية وحدها أو بالمشاركة مع الغير، وتحديد أفضل الخيارات المتاحة في هذا الشأن.
4. تقوم دائرة المالية برفع تقرير يتضمن توصيتها بشأن تأسيس الشركة إلى ممثل الحاكم، لأخذ موافقته المسبقة على تأسيس الشركة من عدمه.
5. في حال اعتماد تأسيس الشركة، تتولى الدائرة الحكومية وبالتنسيق مع دائرة المالية ودائرة الشؤون القانونية وفقاً لتشريع إنشائها وإعادة تنظيمها استكمال إجراءات التأسيس لدى السلطة المختصة بالترخيص وفقاً للتشريعات السارية.
المادة (49)
التزامات الشركات
مع عدم الإخلال بأي أحكام خاصة واردة في التشريعات السارية في الإمارة، أو في عقود التأسيس أو الأنظمة الأساسية للشركات الحكومية، على تلك الشركات الالتزام بما يلي:
1. تطبيق قواعد المنافسة العادلة مع غيرها من الشركات المملوكة للقطاع الخاص.
2. ضمان الاستدامة لمواردها المالية، بحيث لا تحصل بعد تأسيسها على أي دعم مالي من الحكومة، وأن تغطي الأسعار التي تتقاضاها التكلفة الكلية للسلع التي تنتجها أو الخدمات التي تقدمها، مضافاً إليها عائد عادل يُحقق هامش ربح مناسب مع مراعاة ما ورد بالبند (1) من الفقرة (أ) من المادة (50) من هذه اللائحة.
3. أن تتمتع الشركة بالاستقلالية المالية التامة عن الدائرة الحكومية العائدة لها، بحيث لا يتم رهن أو تقييد أي أصول حكومية باسم الشركة، أو الحصول على قروض بضمان أصول الدائرة الحكومية أو أموالها.
4. عدم مزاحمة الشركات المملوكة للقطاع الخاص، أو التأثير السلبي على المنافسة وجاذبية البيئة الاستثمارية في الإمارة، بما في ذلك السيطرة على حصة كبيرة من السوق المحلي بالشكل الذي يمنع تأسيس أو توسع الشركات المملوكة للقطاع الخاص.
5. سداد كافة الضرائب والرسوم والأثمان والتعرفات، وأي مبالغ أخرى مُقررة بموجب التشريعات السارية على الشركات التجارية.
6. الالتزام بالتشريعات المنظمة للشركات التجارية أو التي تحكم أنشطتها وأعمالها.
7. المساهمة في توفير فرص عمل لمواطني الدولة.
8. تسعير السلع والخدمات المقدمة من الشركة وفقاً للقواعد التالية:
أ. ضمان تحقيق التوازن بين أهدافها الاستراتيجية المتمثلة في تحقيق الشركة للدور والأهداف الرئيسة التي أسست لأجلها، وبين أهدافها المالية المتمثلة في تحقيق هامش مناسب من الأرباح.
ب. على الرغم مما ورد في البند (أ) من الفقرة (8) من هذه المادة، يجوز للشركة بموافقة مسبقة من دائرة المالية، وفي حالات خاصة، ترجيح الأهداف الاستراتيجية على الأهداف المالية أو العكس، كتوفير السلعة أو الخدمة لشريحة مجتمعية أكبر بأسعار تقل عن السوق، أو بسعر يزيد على سعر السوق بهدف تغيير نمط سلوك المستهلكين في السوق، لتحقيق غايات اقتصادية أو اجتماعية معينة.
ج. إجراء مراجعة دورية لأسعار سلعها وخدماتها كلما اقتضت الحاجة ذلك، لضمان تحقيق الأهداف المرجوة من وراء تأسيسها.
9. موافاة دائرة المالية وفقاً للمواعيد التي تحددها بالآتي:
أ. البيانات التقديرية للإيرادات والمصروفات للسنة المالية القادمة، وقائمة التدفق النقدي وبما يتناسب مع طبيعة عملها، على ألا يجاوز نهاية شهر ديسمبر من كل عام.
ب. تقارير مالية ربع سنوية.
المادة (50)
إنهاء الشركة
أ. مع مراعاة أحكام التشريعات السارية في الدولة، يتم إنهاء الشركات المملوكة للحكومة بقرار من ممثل الحاكم من خلال تصفيتها أو بيعها أو دمجها بناءً على توصية من دائرة المالية، في أي من الحالات التالية:
1. عدم الاستدامة المالية للشركة، بسبب تكبدها خسائر مالية متكررة أو عدم مقدرتها على المنافسة في السوق، ومع ذلك يجوز بموافقة ممثل الحاكم تقرير استمرار الشركة المملوكة للحكومة ومنحها سلف مالية لحين تصحيح أوضاعها المالية على أن يحدد ممثل الحاكم طريقة تسوية هذه السلف.
2. ثبوت مزاحمة الشركة للشركات المملوكة للقطاع الخاص.
3. التأثير السلبي لوجود الشركة على المنافسة وجاذبية البيئة الاستثمارية في الإمارة.
4. انتهاء الغرض الأساسي من تأسيس الشركة.
5. أي حالة أخرى منصوص عليها في عقود تأسيسها أو أنظمتها الأساسية.
ب. يتم إنهاء الشركة المملوكة للدائرة الحكومية بقرار من رئيسها وذلك بعد إجراء دراسة من قبل الدائرة الحكومية المالكة للشركة، تؤكد وجود مبررات معقولة للقيام بإنهاء الشركة وذلك في أي من الحالات الموضحة في الفقرة (أ) من هذه المادة.
ج. على الدائرة الحكومية العائدة لها الشركة، التي يتقرر إنهاؤها وفقاً لأحكام الفقرة (ب) من هذه المادة، وبالتنسيق مع دائرة المالية، وضع خطة زمنية واضحة ومحددة لا تزيد على سنتين، لإلغاء تسجيل الشركة لدى السلطة المختصة بالترخيص.
المادة (51)
الأرباح الصافية للشركات الحكومية
على الشركات الحكومية تحويل الحصة المستحقة للحكومة أو للدائرة الحكومية من صافي أرباحها السنوية خلال شهر من تاريخ إقرار توزيعات أرباحها وفقاً لعقود تأسيسها أو أنظمتها الأساسية.
المادة (52)
الإقراض
لا يجوز للدائرة الحكومية أن تقرض المال لأي شخص، ولدائرة المالية دون غيرها وبتوصية من ممثل الحاكم وبموافقة خطية من ولي العهد إقراض المال نيابة عن الحكومة وباسمها للجهات المستقلة وفقاً للاحتياجات الفعلية لها، ويكون لها ممارسة أي سلطات وحقوق متعلقة به وفق الصلاحيات الممنوحة لها.
المادة (53)
الحسابات المصرفية
تختص دائرة المالية بمهام فتح وإغلاق الحسابات المصرفية، سواء باسم الحكومة، أو باسم أي دائرة حكومية، داخل أو خارج الإمارة والإشراف على تشغيلها وفقاً لما يلي:
1. يصدر الطلب بفتح الحساب المصرفي حصرياً من قبل دائرة المالية، من تلقاء نفسها أو بناءً على طلب من الدائرة الحكومية.
2. يجب إبرام اتفاقية من قبل دائرة المالية بصفتها ممثلة عن الحكومة مع المصرف المعني على أن توضح بتلك الاتفاقية، وعلى وجه الخصوص، رسوم كافة العمليات المصرفية والفوائد المدينة والدائنة والمزايا والتسهيلات والخدمات الممنوحة مجاناً.
3. يجوز لدائرة المالية فتح حسابات مصرفية بعملات أجنبية.
4. لدائرة المالية فتح حسابات صفرية للدوائر الحكومية لدى المصارف تستخدم لإدارة التدفقات النقدية.
5. لا يجوز استخدام أي حساب مصرفي في غير الغرض الذي فتح من أجله.
6. لا يجوز قبول أي إشعارات خصم أو إضافة من قبل المصرف أو أي تعديل في الرسوم والفوائد إذا كانت مخالفة لشروط اتفاقية فتح الحساب المصرفي.
7. تتولى دائرة المالية مخاطبة المصارف بأسماء المخولين بالصرف من رؤساء ومدراء الدوائر الحكومية في حدود الصلاحيات المقررة لهم، ونماذج تواقيعهم وأي تعديلات أو تغيرات تطرأ عليها.
8. يتم إخطار المصارف المتعامل معها بكتاب معتمد من مدير الدائرة الحكومية بأسماء ونماذج تواقيع الموظفين المفوضين بالتوقيع نيابةً عن الدائرة الحكومية على جميع المستندات والمعاملات المصرفية وأي تعديلات أو تغيرات تطرأ عليها.
9. على الدائرة الحكومية استخدام الحلول والخدمات المصرفية الإلكترونية التي توفرها المصارف لأغراض التسويات البنكية وعمليات السداد والاستعلام عن أرصدة الحسابات المصرفية أو أي عمليات مصرفية أخرى وفقاً لما تقرره دائرة المالية.
المادة (54)
الحسابات المصرفية الخاصة
أ. لدائرة المالية بناءً على طلب من الدائرة الحكومية فتح حساب مصرفي ذا طبيعة خاصة وفقاً للضوابط التالية:
1. أن يكون الحساب المصرفي الخاص لأغراض تتبع أعمال الدائرة الحكومية والصادر لها قرارات محددة والتي تحتم أعمالها فتح حسابات مصرفية خاصة بأسمائها مثل اللجان التي تُشكل على مستوى الحكومة / تلقي الهبات والتبرعات / المشاركة في المنتديات والمجالس الخاصة والمعارض).
2. إصدار قرار من رئيس الدائرة الحكومية باعتماد صلاحيات وحدود التوقيع على الحساب المصرفي الخاص على أن يعتمد توقيعان اثنان بحد أدنى أو بحسب القواعد التي تقترحها الدائرة الحكومية وتوافق عليها دائرة المالية.
3. إخطار دائرة المالية فور انتهاء الغرض الذي من أجله تم فتح الحساب الخاص لاتخاذ إجراءات إغلاق الحساب المصرفي الخاص، ويجوز للدائرة المعنية بعد موافقة دائرة المالية الاحتفاظ بالحساب المصرفي الخاص إذا كان يخص نشاط أو فعالية تتكرر بشكل دوري.
ب. على كافة الدوائر الحكومية إخطار دائرة المالية خلال (30) ثلاثين يوماً من تاريخ صدور هذه اللائحة بأي حسابات خاصة مفتوحة وأوجه استخدامها وأرصدتها.
المادة (55)
الحسابات المصرفية للدوائر الحكومية الملغاة أو المعاد هيكلتها
في حال صدور تشريعات بشأن إلغاء أو إعادة هيكلة أي من الدوائر الحكومية تقوم دائرة المالية بمخاطبة المصارف حول أي تعليمات متعلقة بالحسابات المصرفية للدوائر الحكومية التي تم إلغاؤها أو إعادة هيكلتها بما فيها تحويل الأرصدة المتوفرة في تلك الحسابات إلى حسابات الحكومة أو لأي حساب آخر وفقاً للتشريعات الصادرة بهذا الشأن.
المادة (56)
التسويات البنكية
يتعين على الدائرة الحكومية إعداد التسويات البنكية لحساباتها المصرفية بشكل يومي أو شهري أو حسب ما تقتضيه الحاجة على النحو التالي:
1. طلب كشف حساب المصرف من خلال الأنظمة المصرفية الإلكترونية.
2. مطابقة حركات الخصم والإيداع الواردة في كشف حساب المصرف مع سجلات الدائرة الحكومية.
3. متابعة المبالغ غير المسواة والعمل على تسويتها.
4. إصدار تقرير شهري حول موقف التسويات البنكية والحركات غير المسواة ورقياً أو الكترونياً وإرفاقه مع تقرير إقفال الحسابات الشهري.
الفصل الثامن
الدين العام
المادة (57)
ضوابط وإجراءات الاقتراض الحكومي
أ. لا يجوز لأي دائرة حكومية الحصول على قرض أو تسهيل مصرفي أو كفالة أي شخص في مديونية ترتب التزاماً على الدائرة الحكومية لصالح الغير، إلا بموافقة خطية مسبقة من ولي العهد بناءً على توصية خطية من ممثل الحاكم.
ب. في حال رغبة أي دائرة حكومية في الحصول على قرض أو تسهيل مصرفي، يجب عليها أن تقوم مسبقاً بإعداد دراسة اقتصادية تتضمن مبررات كافية لطلب الاقتراض أو التسهيلات المصرفية، وإرسالها إلى دائرة المالية لإبداء رأيها فيها ورفع توصياتها بشأنها لممثل الحاكم، على أن تتضمن تلك الدراسة:
1. أغراض الحصول على القرض أو التسهيل المصرفي.
2. سقف المبلغ الإجمالي للقرض أو التسهيل المصرفي.
3. مدة القرض أو التسهيل وتاريخ حلول آجال سدادها.
ج. بعد موافقة ولي العهد على القرض أو التسهيل المصرفي المعني، تتولى الدائرة الحكومية إبرام عقد القرض وإدارته، وعليها إرسال نسخة من العقد إلى دائرة المالية.
المادة (58)
سداد الدين العام
أ. يعتبر الدين العام التزاماً على الحكومة.
ب. لمدير عام دائرة المالية أن يفوض المصارف بالسحب التلقائي من حسابات الحكومة لسداد استحقاقات الدين العام.
ج. إذا صادف موعد تسديد أي مبلغ مستحق من الدين العام يوم عطلة رسمية للحكومة أو البنوك العاملة في الدولة فيكون أول يوم عمل يليه هو اليوم الواجب السداد فيه وذلك ما لم تنص اتفاقية القرض على غير ذلك.
د. يجوز للدائرة الحكومية وبما يضمن مصالحها وبعد التنسيق مع دائرة المالية، سداد القروض المترتبة عليها قبل تاريخ استحقاقها.
المادة (59)
سقف الدين العام
يجب ألا يتجاوز الدين العام السقف المحدد والمعتمد في السياسة المالية للحكومة.
المادة (60)
إصدار الضمانات الحكومية
أ. لدائرة المالية صلاحية إصدار الضمانات الحكومية بالنيابة عن الحكومة بعد موافقة ولي العهد وبناءً على توصية خطية من ممثل الحاكم.
ب. على الجهات المحددة في الفقرة (ج) من هذه المادة، والتي ترغب في الحصول على ضمان حكومي أن تتقدم لدائرة المالية بطلب موضح به أسباب طلب الضمان ومبلغه، والمصادر المالية أو الاستثمارات التي تُرصد لسداد المديونيات المترتبة عليها معززاً بجميع البيانات المتعلقة بديونها الحالية، حتى تتمكن من دراسته ورفع توصياتها بشأنها.
ج. يصدر الضمان الحكومي نيابة عن:
1. أي من الدوائر الحكومية.
2. أي من الدوائر الحكومية بصفتها مساهماً / شريكاً في جهة أخرى.
3. أي جهة أخرى يوافق ولي العهد على منحها الضمان الحكومي.
د. تعتبر أي أموال تدفعها الحكومة نتيجة لضمان حكومي ديوناً مستحقة لصالحها في ذمة الجهة التي تم ضمانها، وعلى دائرة المالية اتخاذ جميع التدابير اللازمة لضمان استرداد أي أموال تدفعها الحكومة تنفيذاً لالتزاماتها الواردة في الضمان الحكومي.
هـ. يجوز لولي العهد بناء على توصية من ممثل الحاكم إعفاء الجهة التي صدر الضمان الحكومي نيابةً عنها من كل أو جزء من الأموال التي تدفعها الحكومة تنفيذاً لالتزاماتها الواردة في الضمان الحكومي.
المادة (61)
التزامات الجهة الصادر لها ضمان حكومي
تلتزم الجهة التي يصدر الضمان الحكومي نيابةً عنها بالآتي:
1. القيام على الوجه الأكمل بجميع التصرفات واتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة للتقيد بالشروط المحددة في الضمان الحكومي.
2. تقديم جميع البيانات والمعلومات والوثائق التي تطلبها دائرة المالية سواء المتعلقة بإصدار الضمان الحكومي أو أدائه أو مدى وفاء الجهة بأي من الالتزامات الواردة في الضمان الحكومي.
3. رفع تقارير دورية لدائرة المالية عن أداء الديون المرتبطة بالضمان الحكومي الصادر لها.
4. إخطار دائرة المالية بأي وقائع أو حالات أو ظروف قد تؤدي إلى الإخلال بالوفاء بأي من التزاماتها الواردة في الضمان الحكومي، وبالإجراءات أو التدابير التي توصي باتخاذها لتلافي هذا الإخلال.
المادة (62)
سقف الدين العام الناتج عن الضمانات الحكومية
لا يجوز أن يتجاوز إجمالي المبالغ المالية المضمونة بضمانات حكومية قائمة عند إضافتها للدين العام القائم للحكومة النسبة المحددة للدين العام الواردة في السياسة المالية للحكومة.
الفصل التاسع
المنح والإعانات والتبرعات وما يماثلها
المادة (63)
شروط قبول المنح والإعانات والتبرعات وما يماثلها
أ. يجوز للدائرة الحكومية قبول أية منح أو إعانات أو تبرعات وما يماثلها بعد موافقة رئيسها على أن يتم قيد تلك المنح أو الإعانات أو التبرعات بسجلات وحسابات الدائرة الحكومية وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
ب. يتم التصرف بالمنح والتبرعات والإعانات النقدية المشروطة وفقاً لأوجه الصرف التي حددها الشخص المتبرع أو المانح.
ج. تُطبق على المشتريات والمصروفات التي تتم من المنح والتبرعات والإعانات النقدية ذات الأحكام والأنظمة المطبقة بشأن المشتريات الحكومية.
د. تعتبر المنح والتبرعات والإعانات العينية بعد قبولها من ضمن أصول وممتلكات الدائرة الحكومية.
هـ. يجوز للدائرة الحكومية ولأسباب تقتضيها المصلحة العامة بيع التبرعات والإعانات العينية وتوريد قيمتها إلى حساب الإيرادات.
المادة (64)
الهدايا المقدمة باسم الدائرة الحكومية
أ. يجوز للدائرة الحكومية شراء وتقديم هدايا للضيوف والزوار الرسميين لها بشرط أن يتوفر اعتمادات مالية لهذا الغرض بالموازنة السنوية للدائرة الحكومية.
ب. يجب أن تكون الهدايا عينية وأن تحمل الهدايا التي تقدمها الدائرة الحكومية صيغة الإهداء من الدائرة الحكومية.
ج. يحدد رئيس أو مدير الدائرة الحكومية، بحسب الحال، طبيعة وقيمة الهدية وشخصية المهدى إليه والغرض من الهدية.
المادة (65)
منح الرعايات
أ. يجوز للدائرة الحكومية تمويل رعاية نشاط أو فعالية، وفقاً للضوابط التالية:
1. أن يتوفر اعتماد مالي في الموازنة السنوية للدائرة الحكومية لرعاية النشاط أو الفعالية.
2. استلام دراسة مسبقة من الجهة المطلوب رعايتها تبين الأهداف المرجوة منه.
3. التأكد من توافق أهداف النشاط أو الفعالية المراد رعايتها مع الأهداف الاستراتيجية للدائرة الحكومية.
4. إبرام عقد مع الجهة المستفيدة متضمناً ما يأتي:
أ. مهام ومسؤوليات كل طرف.
ب. أهداف ومخرجات النشاط أو الفعالية.
ج. تحديد مبلغ الرعاية وآليات صرفه.
د. تحديد آلية رد الفائض من مبلغ الرعاية (إن وجد).
هـ. تحديد قيمة الغرامات المالية المترتبة على الجهة المستفيدة في حال إخلالها ببنود العقد أو إضرارها بسمعة الدائرة الحكومية.
ب. لا يجوز تقديم الرعاية في أي من الحالات الآتية:
1. تعارض سياسات وأهداف الجهة المستفيدة لتوجهات الدائرة الحكومية وسياساتها.
2. إذا كانت الجهة المستفيدة تمثل جمعيات سياسية، أو حزبية، أو دينية، أو طائفية.
3. في حال تعارض النشاط أو الفعالية مع سياسات الدولة فيما يتعلق بالبيئة والاستدامة.
4. وجود تضارب بالمصالح بين الدائرة الحكومية المانحة والجهة المستفيدة.
المادة (66)
قبول الرعايات
أ. للدائرة الحكومية قبول الرعاية التجارية التي يمولها القطاع الخاص وفقاً للضوابط التالية:
1. التأكد من عدم وجود أي تضارب مصالح بين الراعي والدائرة الحكومية.
2. إبرام عقد أو مذكرة تفاهم مع الراعي بحيث يتضمن العقد أو مذكرة التفاهم ما يأتي:
أ. أهداف ومخرجات النشاط أو الفعالية محل الرعاية.
ب. مهام ومسؤوليات أطراف العقد.
ج. بيان كافة التفاصيل المتعلقة بالرعاية وآلية التمويل.
د. تحديد آلية معاملة الفائض من مبلغ الرعاية، إن وجد.
هـ. تحديد قيمة الغرامات المالية المترتبة على الراعي في حال إخلاله ببنود العقد أو إضراره بسمعة الدائرة الحكومية.
و. القيمة الإجمالية للعقد وتواريخ استحقاق الدفعات على أن يتناسب وقت سداد دفعات الرعاية التجارية مع الجدول الزمني للفعالية.
ب. يحظر الآتي:
1. قبول رعايات تتضمن أنشطة دينية وسياسية وعرقية تخل بمبدأ التعايش والتسامح.
2. قبول رعايات يترتب عليها ما قد يسيء للدولة أو المجتمع أو الأفراد.
3. الإفصاح، أو النشر، أو التصرف بأي معلومات، أو بيانات خاصة بالدائرة الحكومية بدون موافقتها.
4. قبول عرض رعاية تجارية يتعارض مع التوجهات العامة للحكومة.
5. ربط الرعاية التجارية بشخصيات وأفراد ممثلين للحكومة أو بعوائد خاصة على الموظفين في الدائرة الحكومية.
6. جمع التبرعات خلال النشاط أو الفعالية إلا وفقاً للتشريعات السارية.
7. منح أفضلية للرعاة في المشتريات الحكومية.
ج. في حال الموافقة على استلام رعاية عينية أو مالية "نقدية"، وتبين فيما بعد للدائرة الحكومية وجود معلومات أو مسببات أو تغييرات تؤدي لاتخاذ قرار برفض الرعاية، يتم إنهاء عقد الرعاية وإعادة مبلغ الرعاية أو العين المستلمة إلى الراعي.
المادة (67)
الضوابط المالية لقبول الرعايات
على الدائرة الحكومية الالتزام بالضوابط المالية التالية عند قبولها للرعايات:
1. تقديم طلب لدائرة المالية من أجل فتح حساب مصرفي خاص بعقود الرعاية التجارية.
2. استخدام الحساب المصرفي الخاص لإيداع المبالغ المقبوضة من الراعي وصرفها على الفعالية حسب قواعد الصرف والتحصيل الواردة في هذه اللائحة.
3. تطبيق ضريبة القيمة المضافة وفقاً للتشريعات المتعلقة بالضرائب في الحالات التي يكون هناك ميزة مقابل الرعاية.
4. عدم استخدام الأموال المستلمة في غير الغرض الذي استلمت من أجله.
5. تسجيل المعاملات المالية المتعلقة بعقود الرعاية التجارية وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
6. إجراء التسويات الحسابية والمطابقات اللازمة للحساب المصرفي الخاص بعقود الرعاية التجارية مع السجلات المحاسبية دورياً.
7. في حال عدم استكمال النشاط أو الفعالية لأي سبب بعد استلام مبلغ الرعاية، يتم التصرف في مبلغ الرعاية وفقاً لما ينص عليه العقد.
8. توريد فوائض الرعاية إن وجدت إلى الحساب المصرفي للدائرة الحكومية، بعد استكمال النشاط أو الفعالية ما لم ينص العقد على خلاف ذلك.
9. تقديم طلب لدائرة المالية لإغلاق الحساب المصرفي الخاص بعد انتهاء النشاط أو الفعالية، مع مراعاة حكم البند (3) من الفقرة (أ) من المادة (54) من هذه اللائحة.
المادة (68)
الدعم المالي
أ. على الجهات التي تتلقى دعماً مالياً من الحكومة موافاة دائرة المالية بالمتطلبات التالية:
1. عند طلب الدعم، مبررات طلب الدعم المالي وأي بيانات أخرى تطلبها دائرة المالية.
2. في حال منح الدعم، تقديم تقرير نصف سنوي وبحد أقصى اليوم العشرين من الشهر التالي لنصف السنة المعنية يتضمن ما يلي:
أ. تفاصيل كافة النفقات والإيرادات.
ب. أوجه صرف الدعم.
ج. أي بيانات أخرى تحددها دائرة المالية.
ب. على الجهات التي تتلقى دعماً مالياً صرف الدعم في الأغراض والمجالات المخصصة له.
ج. لدائرة المالية الاسترشاد بالتوصيات الواردة في تقارير الجهاز عن هذه الجهات عند إعداد توصياتها لممثل الحاكم لتقرير منح الدعم لهذه الجهات من عدمه في السنوات التالية.
الفصل العاشر
المعاملات المالية بين الجهات
المادة (69)
تسوية المعاملات المالية بين الدوائر الحكومية
يجب على الدائرة الحكومية أن تتقيّد بالقواعد والإجراءات التالية عند قيامها بإجراء أي معاملة مالية مع دائرة حكومية أخرى:
1. أن يكون هناك قبول من الدائرة الحكومية بالخدمة أو المواد المقدمة إليها من الدائرة الحكومية الأخرى وبقيمتها.
2. أن تلتزم الدائرة الحكومية الموفرة للمواد أو الخدمات بالأنظمة الخاصة بالمشتريات الحكومية المعمول بها عند قيامها بطلب أي مواد أو خدمات من الموردين أو تكليفها للموردين بتلبية متطلبات الدائرة الحكومية المستلمة.
3. تسجل قيمة المعاملات في السجلات المالية للدائرة الحكومية وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
4. في حال حدوث خلاف بين الدائرتين الحكوميتين على مقدار المطالبات المالية الناشئة عن التعاملات المالية بينهما، يُقدم إلى دائرة المالية طلباً لتسوية الخلاف معززاً بالمستندات الثبوتية في موعد أقصاه (14) أربعة عشر يوماً من تاريخ حدوث هذا الخلاف، ويعتبر القرار الصادر عن دائرة المالية في هذا الخلاف نهائياً وملزماً لكلا الدائرتين الحكوميتين.
5. في حال حدوث خلاف بين الدائرة الحكومية ودائرة المالية على مقدار المطالبات المالية الناشئة عن التعاملات المالية بينهما يقدم إلى ممثل الحاكم طلباً لتسوية الخلاف، معززاً بالمستندات الثبوتية في موعد أقصاه (14) أربعة عشر يوماً من تاريخ حدوث هذا الخلاف، ويعتبر القرار الصادر عن ممثل الحاكم في هذا الخلاف نهائياً وملزماً لكلا الدائرتين الحكوميتين.
6. مطابقة الأرصدة (إن وجدت) كل (3) ثلاثة أشهر مع الدائرة الحكومية الأخرى.
7. تسوية الأرصدة (إن وجدت) في نهاية كل عام وفقاً للتعليمات الصادرة عن دائرة المالية.
المادة (70)
تسوية المعاملات الماليّة مع الجهات المستقلة
يجب على الدائرة الحكومية عند قيامها بإجراء أي معاملة مالية مع جهة مستقلة أن تتقيّد بالقواعد والإجراءات التالية:
1. إبرام اتفاقية مشتركة مع الجهة المستقلة تتضمن التزامات كل طرف وإرسال نسخة من هذه الاتفاقية إلى دائرة المالية.
2. أن تلتزم الدائرة الحكومية الموفرة للمواد أو الخدمات بالأنظمة الخاصة بالمشتريات الحكومية المعمول بها عند قيامها بطلب أي مواد أو خدمات من الموردين أو تكليفها للموردين بتلبية متطلبات الجهة المستقلة المستلمة.
3. تحويل المبالغ المستحقة لكل جهة نظير المعاملات المالية التي تتم بينها.
4. تسجيل قيمة هذه المعاملات وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
5. في حال حدوث خلاف بين الدائرة الحكومية والجهة المستقلة على مقدار المطالبات المالية الناشئة عن التعاملات المالية بينهما، يُقدم إلى دائرة المالية طلباً لتسوية الخلاف، معززاً بالمستندات الثبوتية في موعد أقصاه (14) أربعة عشر يوماً من تاريخ حدوث هذا الخلاف، ويعتبر القرار الصادر عن دائرة المالية في هذا الخلاف نهائياً وملزماً لكلا الطرفين.
6. في حال حدوث خلاف بين دائرة المالية والجهة المستقلة على مقدار المطالبات المالية الناشئة عن التعاملات المالية بينهما، يُقدم إلى ممثل الحاكم طلباً لتسوية الخلاف معززاً بالمستندات الثبوتية في موعد أقصاه (14) أربعة عشر يوماً من تاريخ حدوث هذا الخلاف، ويعتبر القرار الصادر عن ممثل الحاكم في هذا الخلاف نهائياً وملزماً لكلا الطرفين.
الفصل الحادي عشر
تحصيل الأموال العامة
المادة (71)
قواعد وإجراءات تحصيل الأموال العامة
أ. تكون الدائرة الحكومية مسؤولة عن تحصيل الأموال العامة المستحقة لها، وعليها الالتزام بذات القواعد المقررة في تحصيل وتوريد الإيرادات الحكومية الواردة في المادة (18) من هذه اللائحة.
ب. لا يجوز للمدين بالأموال العامة إذا كان دائناً للحكومة أو للدائرة الحكومية في ذات الوقت أن يجرى مقاصة بين ما هو مستحق له وما هو مستحق عليه، وعليه تسديد الأموال العامة المستحقة عليه دون تأخير.
ج. إذا امتنع المدين عن سداد ما استحق عليه قانوناً من أموال عامة، فإنه يجب على الدائرة الحكومية اتخاذ الإجراءات المبينة أدناه بحق المدين الممتنع عن السداد وبصفة مستعجلة، مع مراعاة الاختصاصات المقررة لدائرة الشؤون القانونية في مرسوم إنشائها أو إعادة تنظيمها وفقاً للتسلسل التالي:
1. توجيه إنذار بالسداد خلال (30) ثلاثين يوماً من تاريخ الاستحقاق.
2. حجز ما يكون تحت يدها من ممتلكات لصالح المدين بعد انتهاء مدة الإنذار المشار إليها في البند (1) من الفقرة (ج) من هذه المادة وبيعها بالمزاد العلني، بعد الحصول على حكم قضائي بذلك.
3. الطلب من المحكمة المختصة توقيع الحجز التحفظي على أموال المدين التي يجوز الحجز عليها قانوناً، في حال وجود أسباب جدية للحجز، أو للحيلولة دون تهريب أمواله أو إخفائها، بما في ذلك تنازله عنها للغير.
4. اللجوء إلى القضاء لإلزام المدين بأداء الأموال العامة المستحقة عليه.
د. يكون الموظف المختص بالدائرة الحكومية مسؤولاً قانونياً في حال إهماله وعدم قيامه باتخاذ الإجراءات اللازمة لتحصيل الأموال العامة المستحقة والواردة بالفقرة (ج) أعلاه أو عدم قيامه بالتنسيق مع دائرة الشؤون القانونية لإعمال اختصاصاتها الواردة في مرسوم إنشائها أو إعادة تنظيمها.
هـ. تتولى دائرة المالية متابعة قيام الدائرة الحكومية بتوريد الأموال العامة المحصلة إلى حساب الخزانة العامة.
و. توقف إجراءات تحصيل الأموال العامة المستحقة في حال صدور قرار بالإعفاء منها من السلطة المختصة.
المادة (72)
ضمانات تحصيل الأموال العامة
أ. يجوز للدائرة الحكومية قبول الضمانات التالية لسداد الأموال العامة المستحقة لها:
1. خطاب ضمان مصرفي صادر عن أحد المصارف المعتمدة بدولة الإمارات العربية المتحدة.
2. كفالة عدلية من كفيل مليء يضمن سداد الأموال العامة المستحقة على المدين، وفقاً لنموذج عقد الكفالة الذي تعتمده دائرة المالية، ولا يعتبر عقد الكفالة نافذاً إلا بعد تصديقه لدى الكاتب العدل.
3. أي ضمانات أخرى تعتمدها دائرة المالية.
ب. على الدائرة الحكومية عدم قبول كفالة أي شخص لسداد الأموال العامة المستحقة إلا بعد التحقق من ملاءته المالية وقدرته على سداد هذه الأموال في حال عدم سدادها من المدين.
المادة (73)
تسهيلات سداد الأموال العامة المستحقة
أ. يجوز للدائرة الحكومية تقسيط سداد الأموال العامة المستحقة لها ويجب عليها إعداد قائمة بالأموال العامة القابلة للتقسيط، ورفعها إلى دائرة المالية لاعتمادها، على أن تراعى عند إعداد هذه القائمة الضوابط والمعايير التي يحددها دليل السياسات والإجراءات المالية في هذا الشأن.
ب. لمدير الدائرة الحكومية الموافقة على تقسيط الأموال العامة المحددة في القائمة المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة، بناءً على طلب يُقدم إليه من المدين أو من يمثله قانوناً، ويتم البت في هذا الطلب وفقاً للقواعد والإجراءات المنصوص عليها في هذه المادة.
ج. يُشترط لتقسيط الأموال العامة ما يلي:
1. أن تكون الأموال العامة مستحقة عند تقديم طلب التقسيط.
2. ألا تقل قيمة الأموال العامة المطلوب تقسيطها عن الحد الأدنى المعتمد من دائرة المالية، ويُراعى عند تحديد هذا الحد نوع وطبيعة الأموال العامة.
3. أن يقوم طالب التقسيط بسداد ما نسبته (25%) على الأقل من الأموال العامة المطلوب تقسيطها.
4. ألا تزيد مدة التقسيط على (5) خمس سنوات.
5. أن يتم التقسيط بموجب شيكات أو أي وسائل أخرى تعتمدها دائرة المالية.
6. أي شروط أخرى تُحددها الدائرة الحكومية.
د. استثناءً من الشرط المنصوص عليه في البند (3) من الفقرة (ج) من هذه المادة، يجوز لمدير الدائرة الحكومية، بناءً على طلب مسبب يُقدم إليه من طالب التقسيط، تعديل النسبة التي يجب عليه سدادها قبل الموافقة على طلب التقسيط المقدم من قبله.
هـ. على طالب التقسيط أن يُقدم خلال (15) خمسة عشر يوماً من تاريخ إخطاره بقرار الموافقة على طلب التقسيط الضمانات أو التأمينات التي تُحددها الدائرة الحكومية، بما يُعادل قيمة المبالغ المستحقة عليه، وتظل هذه الضمانات والتأمينات سارية المفعول طوال مدة التقسيط وحتى السداد التام، وفي حال تخلف طالب التقسيط عن تنفيذ التزاماته بسداد الأقساط في مواعيدها المقرّرة، يُعتبر قرار الموافقة على التقسيط كأن لم يكن.
المادة (74)
تأجيل سداد الأقساط
يجوز لمدير الدائرة الحكومية، الموافقة على طلب تأجيل سداد ما لا يزيد على (3) ثلاثة أقساط للمدين الذي تمت الموافقة له على تقسيط الأموال العامة المستحقة عليه، وعلى طالب التقسيط في هذه الحالة الالتزام بسداد الأقساط التي تمت الموافقة على تأجيلها في المواعيد المحددة.
المادة (75)
التخلف عن سداد الأقساط
أ. تتخذ الدائرة الحكومية بحق طالب التقسيط الذي يتخلف عن سداد أي قسط مستحق عليه دون عذر تقبله الدائرة الحكومية، التدابير التالية:
1. إلغاء عملية التقسيط، واستيفاء باقي الأقساط دفعة واحدة.
2. حرمانه من الاستفادة من تقسيط أي أموال عامة مستحقة عليه لمدة سنتين متتاليتين، تبدأ من تاريخ تخلفه عن السداد.
ب. لا تخل التدابير المنصوص عليها في الفقرة (أ) من هذه المادة، باتخاذ الإجراءات المنصوص عليها في المادة (71) من هذه اللائحة، لمطالبة طالب التقسيط بالمبلغ الذي تخلف عن سداده.
الفصل الثاني عشر
الأنظمة والسجلات والمستندات المالية
المادة (76)
استخدام الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية
أ. تختص دائرة المالية باعتماد وإدارة وتطوير الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية المتعلقة بإدارة وتخطيط الموارد المالية الحكومية، والتي تشمل دونما حصر ما يلي:
1. المقبوضات، والمدفوعات، والأصول الثابتة، والنقدية، والأستاذ العام، والمعاملات المتبادلة بين الدوائر الحكومية.
2. المشتريات والعقود والمخازن الحكومية.
3. الرواتب والأجور.
4. الإدارة المالية للمشاريع.
5. التخطيط المالي وإعداد الموازنات.
6. احتساب تكاليف الخدمات الحكومية.
7. أنظمة الإدارة المالية المختلفة، كتجميع البيانات المالية، والعرض، والإفصاح، والتسويات.
8. إدارة الضرائب.
ب. تعتبر كافة العمليات المالية التي تتم بواسطة الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية المعتمدة من دائرة المالية منتجة لآثارها القانونية، متى كانت تلك العمليات متوافقة مع التشريعات السارية.
ج. تلتزم الدوائر الحكومية باستخدام الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية المعتمدة من دائرة المالية، وفقاً للآليات والصلاحيات والإجراءات الخاصة بتشغيل كل نظام أو تطبيق.
د. على الرغم مما ورد في الفقرة (أ) من هذه المادة، يجوز للدائرة الحكومية إنشاء أنظمة وتطبيقات وحلول مالية ذكية خاصة بها، شريطة الحصول على موافقة دائرة المالية ودائرة عجمان الرقمية المسبقة على إنشاء تلك الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية، وضمان الربط والتكامل مع الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية المعتمدة من دائرة المالية.
هـ. توفير الدعم والتدريب اللازم لمستخدمي الأنظمة والتطبيقات والحلول المالية الذكية.
المادة (77)
إتلاف الدفاتر والسجلات والمستندات المالية
أ. يجوز للدائرة الحكومية التخلص من الدفاتر والسجلات والمستندات والوثائق المالية والإدارية ذات الأثر المالي التي يتقرر إتلافها بعد مضي عشرة سنوات من تاريخ نهاية السنة المالية التي يُعتمد فيها الحساب الختامي العام للحكومة التي تعود إليها تلك المستندات والوثائق، وذلك في الحالات الآتية:
1. ألا تكون الدائرة الحكومية في حاجة إليها.
2. ألا تكون متعلقة بأي حقوق متنازع عليها أو تقرر إقامتها إلى حين تسوية هذه الحقوق نهائياً أو مُضي مدة التقادم عليها، أيهما أقرب.
3. ألا تكون محل تحقيق أو نزاع إداري أو قضائي.
ب. تبدأ مدة حفظ مستندات الصرف والتحصيل اعتباراً من بداية السنة المالية التالية للسنة التي انتهى فيها العمل بهذه المستندات، وتبدأ مدة حفظ المستندات التعاقدية بما فيها العقود المالية، من تاريخ اكتمال الالتزامات التعاقدية الواردة في العقد أو المستند التعاقدي، وانتهاء فترات الضمان والصيانة.
ج. يجب حفظ الدفاتر والسجلات والمستندات المالية بطريقة منتظمة تكفل حمايتها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
د. تتولى الدائرة الحكومية إعداد قوائم بالدفاتر والسجلات والمستندات المالية التي يتقرر الاستغناء عنها خلال (3) ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء مدة حفظها.
هـ. يتم إتلاف المستندات والوثائق والسجلات المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة، بواسطة لجنة تشكل بقرار من مدير الدائرة الحكومية لهذا الغرض.
و. تتولى لجنة الإتلاف، حصر المستندات والوثائق والسجلات المراد إتلافها وتجميعها وإعداد القوائم الخاصة بها واختيار الوسيلة المناسبة لتنفيذ عملية الإتلاف وتحديد موعد الإتلاف، وتنظيم قوائم ومحاضر لما تم إتلافه.
ز. يجب أن يتم الإتلاف بطريقة تمنع استعمال ما تم إتلافه من قبل الغير.
ح. يتم الاحتفاظ بمحاضر الإتلاف بطريقة يسهل الرجوع إليها عند اللزوم.
الفصل الثالث عشر
أحكام ختامية
المادة (78)
الأصول الثابتة
يحدد بدليل السياسات والإجراءات المالية الضوابط والأحكام والإجراءات التي يجب على الدوائر الحكومية التقيد بها في شأن الأصول الثابتة.
المادة (79)
المخزون
يحدد بدليل السياسات والإجراءات المالية الضوابط والأحكام والإجراءات التي يجب على الدوائر الحكومية التقيد بها في شأن المخزون.
المادة (80)
رد ديون ومستحقات الغير
يجوز للدائرة الحكومية بعد موافقة ولي العهد أو من يفوضه رد أي من الديون أو المستحقات التي أصبحت مالاً عاماً بعد مضي المدة المنصوص عليها في المادة (42) من القانون المالي إلى مستحقيها، إذا تقدم صاحب الحق بطلب لاسترداد هذه الأموال إلى الدائرة الحكومية ووفقاً للضوابط والشروط التي يحددها دليل السياسات والإجراءات المالية في هذا الشأن.
المادة (81)
الجزاءات
مع عدم الإخلال بأي عقوبة منصوص عليها في أي تشريع آخر، يُجازى كل موظف يخالف أحكام القانون المالي وهذه اللائحة بالجزاءات الإدارية المنصوص عليها في أنظمة الموارد البشرية المطبقة في الحكومة.
In the name of God, the Most Gracious, the Most Merciful
Amiri Resolution No. (7) of 2024
Regarding
The Executive Regulation of the Financial Law of the Government of Ajman
We, Ammar bin Humaid Al Nuaimi, Crown Prince of the Emirate of Ajman
After reviewing Federal Decree-Law No. (28) of 2022 concerning Tax Procedures,
And Law No. (2) of 2022 concerning the Regulation of Partnership between the Public and Private Sectors in the Emirate of Ajman,
And Amiri Decree No. (11) of 2011 issuing the Financial Law of the Government of Ajman,
And Amiri Decree No. (15) of 2012 concerning the Department of Finance in Ajman, and its amendments,
And Amiri Decree No. (4) of 2014 concerning the Reorganization of the Executive Council of the Emirate of Ajman, and its amendments,
And Amiri Decree No. (4) of 2016 concerning the Delegation of Powers of Government Entities,
And Amiri Decree No. (4) of 2017 issuing the Human Resources Law in the Government of Ajman, and its amendments,
And Amiri Decree No. (5) of 2017 concerning the Financial Audit Authority in Ajman,
And Amiri Decree No. (2) of 2018 concerning the Legislation Committee in the Emirate of Ajman,
And Amiri Decree No. (3) of 2018 concerning the Department of Legal Affairs of the Government of Ajman, and its amendments,
And Amiri Decree No. (1) of 2019 concerning Fees, Taxes, and Fines in the Emirate of Ajman,
And Amiri Decree No. (16) of 2023 concerning the Adoption of the Financial Plan of the Government of Ajman for the fiscal years (2024-2026) and the General Budget of the Government of Ajman for the fiscal year 2024,
And Amiri Resolution No. (12) of 2011 issuing the Executive Regulation of the Financial Law of the Government of Ajman, and its amendments,
And Amiri Resolution No. (5) of 2015 concerning the Delegation of Authority for Exemption from Local Fees and Fines,
And Amiri Resolution No. (1) of 2019 concerning Financial and Banking Powers in the Government of Ajman,
And Amiri Resolution No. (7) of 2022 concerning the Adoption of the Anti-Fraud Manual in the Government of Ajman,
And Amiri Resolution No. (8) of 2022 concerning the Adoption of the Internal Audit Methodology for the Government of Ajman,
And based on the approval of the Legislation Committee,
Have issued the following Resolution:
Article (1)
Replacement
The Executive Regulation of the Financial Law of the Government of Ajman issued by Amiri Resolution No. (12) of 2011 is hereby replaced by the Executive Regulation attached to this Resolution.
Article (2)
Financial Policies and Procedures Manual
The Department of Finance shall prepare a Financial Policies and Procedures Manual in a manner consistent with the provisions of the Financial Law and the provisions of this Resolution and its attached Executive Regulation, and it shall be approved by the Ruler's Representative. All Government Departments must adhere to the policies and procedures contained therein in all financial operations and related administrative operations.
Article (3)
Repeals
a. Amiri Resolution No. (12) of 2011 issuing the Executive Regulation of the Financial Law of the Government of Ajman, and its amendments, and any other text or provision that contradicts the provisions of this Resolution and its attached Executive Regulation are hereby repealed.
b. Notwithstanding what is stated in paragraph (a) of this Article, the Financial Policies and Procedures Manual of the Government of Ajman issued by the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs' Decision No. (128) of 2011 and its amendments, the Accounting Manual for the Government of Ajman issued by the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs' Decision No. (129) of 2011 and its amendments, the Ruler's Representative's Decision No. (1) of 2023 regarding the calculation of costs and pricing of government services in the Government of Ajman, and any other related policies shall remain in force to the extent that they do not conflict with the provisions of this Resolution and its attached Executive Regulation, until the issuance of legislation and regulations that replace them.
Article (4)
Publication and Enforcement
This Resolution and its attached Executive Regulation shall come into force as of 01/07/2024, and shall be published in the Official Gazette of the Emirate.
Issued by us on this day, Thursday, the 7th of Dhul-Hijjah 1445 AH, corresponding to the 13th of June 2024 AD.
Ammar bin Humaid Al Nuaimi
Crown Prince of the Emirate of Ajman
Executive Regulation
of the Financial Law of the Government of Ajman
Attached to Amiri Resolution No. (7) of 2024
Second Edition - June 2024
Chapter One
General Provisions
Article (1)
Definitions
The following words and phrases, wherever mentioned in this Regulation, shall have the meanings assigned to each of them, unless the context indicates otherwise:
| The Emirate | : The Emirate of Ajman. |
| The Government | : The Government of the Emirate. |
| The Ruler | : The Ruler of the Emirate. |
| The Crown Prince | : The Crown Prince of the Emirate. |
| The Ruler's Representative | : The Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs. |
| Department of Finance | : The Department of Finance in Ajman. |
| The Authority | : The Financial Audit Authority in Ajman. |
| Government Department | : Any department, administration, institution, authority, or other entity whose budget is included, in whole or in part, within the General Budget of the Government. |
| Independent Entity | : A public authority or institution affiliated with the Government that enjoys financial and administrative independence according to the local legislation issued for its establishment or reorganization, including free zones. |
| Government Company | : A commercial institution or company wholly owned by the Government or Government Departments, directly or indirectly. |
| Support Entity | : An entity to which the Government provides annual financial support, such as sports and cultural associations and clubs, and the like. |
| Head of Government Department | : The appointed head of the Government Department or any person exercising powers similar to those of the head of the department or its highest leader under the local legislation issued for the establishment of the concerned Government Department. |
| Director of Government Department | : The Director-General or the highest executive director in the concerned Government Department. |
| Financial Law | : The Financial Law of the Government of Ajman issued by Amiri Decree No. (11) of 2011. |
| Human Resources Regulations | : The Human Resources Law of the Government of Ajman issued by Amiri Decree No. (4) of 2017 and its Executive Regulation, and any legislation or regulations that may replace them in the future. |
| General Financial Plan | : A statement containing projections of government revenues and government expenditures for the Government for more than one year, with the estimates for each fiscal year being separate. |
| General Budget | : The annual general budget of the Government. |
| General Reserve | : An account maintained by the Department of Finance in which the result of the implementation of the General Budget for the concerned fiscal year is recorded. |
| Special Reserve | : An annual amount estimated by the Department of Finance and included in the General Budget to meet unexpected or emergency needs not included in the General Budget. |
| Fiscal Year | : The calendar year that begins on the first day of January and ends on the thirty-first day of December of each year. |
| Government Revenues | : Any financial returns resulting from the practice of Government Departments' various activities, and the phrase also includes taxes, fees, fines, proceeds from the sale of any assets, franchise rights, profits, returns on government investments, and any other similar returns. |
| Government Expenditures | : Everything spent from the budgets of Government Departments to meet their needs and enable them to carry out their assigned tasks, and the phrase also includes aid and financial support. |
| Financial Appropriations | : A financial authorization with a specific ceiling and duration that allows the Government Department to commit to expenditures to meet its needs and enable it to carry out its assigned tasks. |
| Public Treasury | : The Government's revenue account. |
| Consolidated Financial Statements | : The financial statements of the consolidated actual data of the Government and its affiliated entities, including Government Departments, Independent Entities, Government Companies, and any other entity in which these entities own a part of its capital that enables them to control its financial and operational policies directly or indirectly. |
| General Final Account | : A consolidated financial statement prepared at the end of the fiscal year that includes the final financial statements of all Government Departments whose budgets are included in the General Budget. |
| Deposits and Trusts | : Funds received and held until the purpose for which they were held is completed and are refundable. |
| Government Services Costing and Pricing Manual | : The manual prepared by the Department of Finance which includes the principles, rules, and procedures to be followed in calculating costs and determining the value of government services and goods. |
| Tax | : A mandatory financial resource collected from the taxpayer without a corresponding direct private benefit. |
| Fine | : A financial administrative penalty imposed on a person for violating the legislation or regulations in force in the Emirate, or for breaching the terms of a contract concluded with them. |
| Fee | : A financial resource collected in return for administrative and regulatory government services. |
| Price | : A financial resource collected in return for government goods and services that are provided on a commercial and competitive basis. |
| Tariff | : A financial resource collected in return for government goods and services that are provided on a non-competitive economic basis. |
| Fiscal Policy | : A set of procedures and mechanisms that positively affect the economic activity in the Emirate by determining the size of public spending, public revenues, and public debt. |
| Public Debt | : The set of financial obligations incurred by the Government, Government Departments, or Independent Entities, valued in UAE Dirhams, and includes internal and external debt. |
| Debt Instruments | : Bonds, sukuk, treasury bills, public or commercial loans, credit facilities, or payment guarantees. |
| Government Guarantee | : A written undertaking in which the Government explicitly commits to repaying a loan in case the borrower defaults on its repayment. |
| Public Funds | : All tangible and intangible assets owned by the Government, Government Departments, and Independent Entities, including government revenues and compensations, capital invested in Government Companies, embezzled, stolen, or unduly paid government funds, government debts owed by others, funds provided to them as loans, aid, grants, or cash and in-kind donations, proceeds from treasury bills issued by the Government, financial support provided by the Government, and all other funds that current legislation stipulates are to be considered public funds. |
| Capital Projects | : Projects aimed at creating, acquiring, or renewing any fixed assets owned by the Government or Government Departments. |
| Debtor | : A person who has incurred a debt to the Government or a Government Department. |
| Person | : A natural or legal person. |
| Working Day | : The official working day designated for Government Departments. |
| Commercial Sponsorship | : Financial support "cash" or "in-kind" or both, for sponsoring an activity or event, in exchange for promotional and advertising benefits. |
| Banks | : Banks and financial institutions operating in the State. |
| Petty Cash Advance | : An amount disbursed in advance to complete work, services, perform specific tasks. |
| Financial Policies and Procedures Manual | : A manual that includes the financial policies and procedures that Government Departments must adhere to when implementing their financial and related administrative operations. |
| Accounting Policies Manual | : A manual that includes the specific principles, bases, rules, and practices that Government Departments are committed to applying in the preparation and presentation of financial reports and final accounts. |
| Chart of Accounts Manual | : A manual that includes a unified classification and a list of accounts used by Government Departments in recording financial transactions and accounting events for the purposes of issuing financial reports and final accounts. |
| Accrual Basis | : An accounting basis whereby transactions and events are recognized when they occur (and not just when cash or its equivalent is received or paid). Consequently, transactions and accounting events are recorded and recognized in the financial statements for their respective time periods, noting that the elements recognized under accrual accounting are assets, liabilities, net assets/equity, revenue, and expenses. |
| Electronic Collection Tools | : Any digital means approved by the Department of Finance, by which government revenues are collected. |
| Electronic Payment Tools | : Any digital means approved by the Department of Finance, by which financial obligations are paid. |
| Internal Control | : All control measures put in place to preserve the assets and properties of the Government Department and its rights with third parties, the rules for disbursing and collecting public funds, ensuring the integrity and efficiency of the implementation of the Government Department's work and objectives, the extent of compliance with the applicable legislation, and ensuring the accuracy and completeness of accounting books and records and the preparation of sound financial reports on time. |
| Competent Authority | : The person authorized in accordance with the provisions of the Financial Law and its complementary legislation and regulations. |
Article (2)
Responsibility for Implementing the Financial Law and its Executive Regulation and Following Up on their Implementation
a. Decentralization and the financial powers enjoyed by Government Departments do not detract from their responsibility for applying and implementing the provisions of the Financial Law and this Regulation, and the decisions, manuals, circulars, instructions, and directives issued thereunder, to preserve and dispose of public funds. Government Departments must, in particular, commit to the following:
- Managing and implementing their budget efficiently, effectively, and economically through effective financial management and internal control systems, and collecting their revenues and due public funds and transferring them to the Public Treasury account.
- Providing any data or information requested by the Department of Finance within the period specified in the request.
- Not borrowing, lending, or providing debt guarantees except in accordance with the provisions of the Financial Law and this Regulation.
- Submitting proposals related to imposing, amending, or canceling any fees, fines, prices, or tariffs to the Department of Finance for study and action.
b. Subject to the legislation in force in the Emirate, the Department of Finance is responsible for following up on the implementation of the Financial Law and this Regulation and the decisions, manuals, circulars, instructions, and directives issued thereunder, and the tasks of interpreting the provisions contained therein, clarifying any ambiguity or vagueness, and responding to any inquiries received regarding them.
Article (3)
Delegation of Financial Powers
The Head or Director of the Government Department may issue a written decision to delegate some of their financial powers to one or more occupants of leadership or supervisory positions in the Government Department, taking into account the following rules:
- The powers to be delegated must be specific and explicitly mentioned among the powers legally assigned to the Head or Director of the Government Department, as the case may be.
- Powers shall be delegated to the employee in their capacity, not in their personal capacity.
- The delegate of certain powers may not, in turn, delegate them to others.
- If an employee is assigned to carry out the duties of the delegated employee, this does not entail the assigned employee exercising the powers delegated to the person who held the position, unless it is stipulated in the assignment decision or the delegation decision.
- The delegate shall exercise the delegated powers within the limits prescribed for them in the delegation decision, and shall not exceed them.
- The delegation shall not result in a breach of internal control provisions or internal control rules, by the delegate undertaking two competencies in a single financial transaction, one of which is originally assigned to them by virtue of their position and the second by virtue of the delegation.
- The delegation of financial powers shall not prevent the delegator from remaining responsible for the actions and decisions made within the scope of the delegation.
- The Department of Finance and relevant entities must be notified with a copy of any decision issued to delegate any powers legally assigned to the Head or Director of the Government Department.
Chapter Two
The General Budget
Article (4)
Basis for Estimating Revenues and Expenditures of the General Budget
Revenues and expenditures of the General Budget are estimated on the basis of expected revenues to be achieved and expected expenditures to be executed based on the date of the creation of the right or debt (performance of the service or receipt of the goods). This basis may be adjusted for some items of government revenues or expenditures in accordance with what is stated in the circular stipulated in Article (11) of the Financial Law.
Article (5)
General Financial Plan
a. The Department of Finance shall prepare a general financial plan in coordination with the Government Departments, the number of its years and the mechanism for its preparation shall be determined by the circular issued by the Ruler's Representative in this regard.
b. Each Government Department shall prepare its draft financial plan in accordance with the circular issued in this regard and in accordance with the rules for preparing the draft General Budget.
c. The general financial plan shall be approved by the same legislative instrument by which the Government's General Budget is approved annually.
Article (6)
Annual Positions Budget
a. The annual budget of the Government Department shall determine the number of positions, their grades, titles, and financial allocations. It is not permissible to exceed the number of positions or the financial allocations specified for those positions in the approved budget of the Government Department.
b. Subject to the provision of paragraph (c) of this Article, if any position becomes vacant during the fiscal year for any reason, its financial allocation shall be automatically adjusted to the beginning of its grade's scale plus the increase percentages prescribed for the competent authority for appointment in the human resources regulations, or its previous allocation, whichever is less, and the difference, if any, shall be transferred to the Special Reserve.
c. If any position held by an employee with a special contract becomes vacant during the fiscal year for any reason, its financial allocation shall be automatically adjusted to the ceiling specified for special contracts in the human resources regulations or its previous allocation, whichever is less, and the difference, if any, shall be transferred to the Special Reserve.
Article (7)
Cost of Capital Projects
The Government Department must include the financial appropriations for the capital projects to be implemented in its draft annual budget, as follows:
1. For new projects:
a. The total cost of each new project.
b. Financial appropriations for what is expected to be implemented from the project for each year of implementation.
c. The annual financial costs required for operation after the completion of the project.
2. For projects that have started implementation in previous fiscal years and are being completed during the fiscal year of the draft General Budget, the following must be updated:
a. The expected cost to be spent for each year of implementation.
b. The annual financial costs required for operation after the completion of the project.
Article (8)
Attachments to the Draft Annual Budget
The circular for preparing the General Budget referred to in Article (11) of the Financial Law shall specify the studies, data, and other documents that Government Departments are required to submit with their draft annual budget.
Article (9)
Classification of the General Budget
a. The General Budget shall be classified as follows:
- Administrative classification, showing the government expenditures and revenues for each Government Department separately.
- Economic classification, showing government expenditures and revenues based on the nature and type of revenue or expenditure.
- Functional classification, showing government expenditures and revenues according to the functions performed by the Government Departments.
b. One or more classifications may be added to the classifications referred to in paragraph (a) of this Article, in accordance with what is stated in the circular stipulated in Article (11) of the Financial Law.
Article (10)
Role of the Department of Finance after the Approval of the General Budget
After the issuance of the decree approving the General Budget, the Department of Finance shall undertake the following:
- Announce the General Budget as the case may be, by the means it deems appropriate, unless other instructions are issued in this regard.
- Notify the Government Departments of the appropriations allocated to each of them within the General Budget, to act accordingly.
- Issue the necessary instructions for the implementation of the General Budget, which Government Departments must adhere to.
Article (11)
Restrictions on Financial Disclosure
It is prohibited to publish or distribute financial information, data, or reports if doing so would lead to:
- Harming the economic interests of the Emirate.
- Compromising the security or international relations of the Government.
- Causing material losses of significant value to the Government.
Article (12)
Temporary Spending Before the Approval of the General Budget
a. In the event that the decree approving the General Budget is not issued before the beginning of the concerned fiscal year, the Department of Finance shall issue a decision for temporary appropriations for the Government Departments, specifying the aspects of temporary spending, taking into account the draft annual budget for the concerned fiscal year of the Government Department, and any other considerations the Department of Finance deems appropriate.
b. Government revenues realized and government expenditures executed before the issuance of the decree approving the General Budget for the concerned year shall be settled in accordance with the financial appropriations included in the annual budget of the Government Department in the approved General Budget.
Article (13)
Financing the General Budget and Providing Liquidity
a. The General Budget is financed through government revenues. In case of a deficit in the General Budget, the Department of Finance shall propose appropriate solutions to finance this deficit.
b. The Department of Finance shall provide cash liquidity to the Government Departments within the limits of the cash flows required for each of them in the General Budget.
c. The Director-General of the Department of Finance shall issue a decision regulating the investment of monthly surpluses from the Public Treasury funds in short-term deposits, provided that these funds are deposited in banks within the State.
Article (14)
Financial Transfers
Transfers may be made between the financial appropriations included in the annual budget of the Government Department in accordance with the prescribed powers, provided that the following controls are observed:
- Financial transfers must be to meet actual necessary needs that cannot be postponed or dispensed with.
- There are sufficient reasons and justifications that necessitate the transfer, and their factors are taken into account in preparing the budget for the coming years.
- No financial transfer may be made from the additional appropriations made during the concerned year.
- Financial transfers must be recorded on the electronic financial systems approved by the Department of Finance.
- Any other controls included in the instructions for implementing the annual budget.
Article (15)
Additional Appropriations
a. A Government Department may not request an additional appropriation unless there are necessary reasons that cannot be avoided or covered by financial transfers. The Government Department must provide the Department of Finance with those reasons, which will study them, determine their feasibility, and present its recommendations on the matter to the competent authority.
b. The request shall be submitted by the Government Department, according to the forms and through the electronic financial systems approved by the Department of Finance, and this request shall include the reasons for it, a description of the emergency situation or initiative, the required amount, the cash flow plan, and any other data requested by the Department of Finance.
c. The additional appropriations for which a decision is issued by the competent authority may not be used for purposes other than those for which they were allocated.
Article (16)
Use of the Special Reserve
The Department of Finance, with the approval of the Crown Prince, may transfer from the Special Reserve to the appropriations of any of the Government Departments in any of the following cases:
- The occurrence of an emergency or unexpected situation that was difficult to foresee when preparing the General Budget.
- The approval of a necessary or particularly important initiative that requires funding from the Special Reserve.
- Any other case decided by the Crown Prince.
Chapter Three
Government Revenues
Article (17)
Costing and Pricing of Government Services
a. The Department of Finance shall prepare a manual for the costing and pricing of government services, which shall be the basis for pricing services and goods provided by Government Departments, and it shall be issued by a decision of the Ruler's Representative.
b. When establishing, amending, or canceling any fees, prices, or tariffs, the Government Department must adhere to the principles and procedures contained in the manual referred to in paragraph (a) of this Article.
Article (18)
Collection and Transfer of Government Revenues
Without prejudice to existing concession agreements and any other contracts concluded in accordance with the aforementioned Law No. (2) of 2022, Government Departments must collect government revenues in accordance with the applicable legislation, through the systems, applications, and smart financial solutions approved by the Department of Finance, and transfer them to the Public Treasury account in accordance with the rules and instructions specified in the Financial Policies and Procedures Manual, taking into account the following controls:
- Issuing a receipt voucher upon collecting any transaction, regardless of its amount or method of payment.
- Recording all government revenues and any other amounts collected other than government revenues in the financial records, in accordance with the approved accounting policies in this regard.
- Separating the tasks of completing financial transactions from the tasks of receiving and recording government revenues in the financial records, and the tasks of auditing government revenues according to the established procedures in this regard.
- Conducting the necessary reconciliations and settlements to ensure the collection of all government revenues that are made through smart systems, applications, and financial solutions.
- The Government Department may, after obtaining prior approval from the Department of Finance, entrust the collection of its revenues to any other public or private entity, under a written agreement concluded with it for this purpose, which specifies the rights and obligations of both parties, and the methods and mechanisms for transferring and depositing its funds and insuring them, provided that the authorized collection entity commits to the following:
a. Collecting government revenues in accordance with the provisions of the Financial Law and this Regulation.
b. Transferring the proceeds of government revenues that are collected to the designated bank accounts, in accordance with the agreement concluded with it in this regard.
c. Fulfilling all obligations stipulated in the agreement concluded with it.
- All government revenues collected by Government Departments shall be transferred to the Public Treasury account, and they may not retain them or any part of them, or spend them on their activities, invest them, or use them.
Article (19)
Refund of Collected Revenues
Collected revenues for services rendered may not be refunded. A refund may only be made in the following cases:
- If it was collected in error (duplicate or excess payment).
- Failure to receive the service for reasons attributable to the Government Department.
Article (20)
Grievance
a. Without prejudice to the applicable legislation in Government Departments regarding grievances against fines, any interested party may submit a written grievance to the Government Department against the decisions, procedures, or measures taken against them under this Resolution within (30) thirty days from the date of being notified of the decision, procedure, or measure being grieved. This grievance shall be decided upon within (30) thirty days from the date of its submission by a committee formed by the Head of the Government Department for this purpose, and the decision issued regarding this grievance shall be final.
b. The Financial Policies and Procedures Manual shall specify the mechanism for considering grievances submitted against administrative fines.
Article (21)
Deposits and Trusts
a. Deposits and trusts collected by Government Departments shall be recorded as a liability in the designated accounts within the chart of accounts until the purpose for which they were held is completed or they are refunded.
b. All collected deposits and trusts shall be deposited in the Government's bank accounts until they are disbursed to their rightful owners.
c. Each Government Department shall maintain detailed records of the amounts received as trusts, showing the amount of each deposit or security, the name of its owner, and the reasons, date, and conditions for its refund.
d. The security or deposit shall be refunded in full or in part to the rightful owner within five years from the date the right to its refund arises, and the records referred to in paragraph (c) of this Article shall be updated to reflect this.
Article (22)
The Government's Due Share of Surpluses and Net Profits of Independent Entities
a. Independent Entities must transfer the Government's due share of their revenue surpluses or annual profits to the Treasury account within one month from the date of their approval in accordance with their establishment or reorganization legislation.
b. Notwithstanding what is stated in paragraph (a) of this Article, upon the recommendation of the Department of Finance and the approval of the Crown Prince, the Independent Entity may be allowed to reinvest the Government's due share of its revenue surpluses or annual profits in whole or in part for the period determined by the Department of Finance before its transfer.
c. If the Independent Entity wishes to reinvest the Government's due share of its revenue surpluses or annual profits in whole or in part, in accordance with paragraph (b) of this Article, it must submit a prior request to the Department of Finance, including the following:
- The proposed amount to be reinvested.
- The reasons and justifications.
- The due dates for their payment.
- Any other data requested by the Department of Finance.
Chapter Four
Government Expenditures
Article (23)
Spending from the Government Department's Annual Budget
When spending from its annual budget, the Government Department must adhere to the following rules:
- Optimal use of the financial appropriations allocated to it in its annual budget and within the purposes for which they are allocated.
- Performing its tasks and completing its work and plans at the lowest financial cost and on time.
- Not creating any liability on its part towards any person until the financial appropriations are available in its annual budget and in accordance with the applicable legislation in this regard.
- Not resorting in the last month of the fiscal year to binding or contracting for works, services, or purchases in an urgent manner for the purpose of exhausting unused appropriations.
- Not paying any expenditure unless it is due and payable.
- Payments for supplied materials or completed services shall not exceed what has been supplied or completed, unless the contract concluded with the Government Department provides otherwise, and in a manner that does not conflict with applicable legislation.
- Expenditures shall be paid in UAE Dirhams. If payment is made in any other currency, the budget shall be debited in Dirhams according to the exchange rate on the date of the transaction.
- Not paying any expenditures from the government revenues it collects, even temporarily.
- Not transferring, paying, or delivering due expenditures to any person to another party, except in the following cases:
a. A final court judgment ordering the transfer of all or part of the due expenditures to another party.
b. An official power of attorney from the beneficiary to deliver those expenditures to another party.
c. A provision in the contract concluded with the Government Department that permits the delivery of those expenditures to another party.
- Subject to item (3) of this Article, no set-off shall be made between amounts due to any person and amounts due from them to the Government Department except when there are justifications that require such an action, and provided that the following are available:
a. The approval of the Director of the Government Department for the set-off based on the recommendation of the head of the organizational unit concerned with financial affairs in the Government Department.
b. The person signs a release for the amounts being settled with the Government Department.
c. Recording the expenditures and revenues being set-off against government expenditure items and government revenue items in accordance with the approved accounting policies in this regard.
- Not paying any expenditures due to any person until after deducting what is due from them in terms of delay fines, penalties, or any other deductions due to the Government Department under any legal instrument.
- Deducting any expenditures due to any person if they refuse, procrastinate, or delay in paying any amounts due from them to any other Government Department, with written notification to them in this regard.
- Due government expenditures shall not be fragmented for the purpose of circumventing any provisions or procedures related to contracting or payment procedures, such as fragmenting expenditures to avoid the prescribed spending powers.
- Organizing the necessary payment documents in accordance with the forms approved by the Department of Finance.
- Obtaining the supporting documents for payment, whether paper or electronic, to match and review them with the records, and keeping them with the supporting attachments to the expenditure vouchers.
Article (24)
Contracts that Create Financial Obligations Exceeding the Fiscal Year
a. A Government Department may not conclude a contract that creates financial obligations on it exceeding the fiscal year except with the approval of the Department of Finance, with the exception of:
- The appointment of employees and staff (employee contracts).
- Annual contracts, such as rental, maintenance, and operational services contracts, provided that the value of the rental, maintenance, and services contracts in each upcoming year does not exceed the appropriation allocated in the budget of the year in which the contract was concluded.
- Capital project contracts, not exceeding the total approved cost of the project.
b. When concluding a contract that creates financial obligations on it exceeding the fiscal year to a future fiscal year or years in accordance with item (3) of paragraph (a) of this Article, the Government Department must adhere to the following controls:
- The contract must be for an approved capital project of the Government Department and within its total approved cost, and a financial appropriation must be available in the Government Department's budget during the fiscal year in which the contract was concluded to cover the financial obligations resulting from it.
- The Government Department must include the necessary annual financial appropriations for the implementation of the capital project for each fiscal year separately until the contract is completed, in its draft annual budget.
- Unused financial appropriations listed to cover the obligations of implementing the contract shall not be used for purposes other than those for which those appropriations were allocated.
- Adherence to the applicable systems for contracts and procurement.
Article (25)
Expenditures on Salaries, Wages, and Employee Benefits
a. Monthly payrolls shall be prepared based on employee contracts, attendance records, and any other documents with a financial impact by which salaries are updated in accordance with human resources regulations.
b. Salaries shall be paid before the end of the month according to the dates set by the Department of Finance and through a bank transfer to the employees' bank accounts, and in accordance with what is specified in the Financial Policies and Procedures Manual.
c. Dues to the General Pension and Social Security Authority shall be transferred in accordance with applicable legislation and before the specified time to avoid any penalties.
d. End-of-service benefits for the employee shall be paid after deducting any amounts due to the Government Department from that employee through a bank transfer to the employee's bank account in accordance with the employment contract and applicable human resources regulations and after obtaining a clearance certificate from the relevant units in the Government Department.
e. An employee's salary may not be paid in advance except in the case of the salary for their granted annual leave.
f. The month is considered thirty days, and all salary and wage entitlements for part of the month are calculated as a proportion of the actual number of days to thirty, except for the month of appointment and the month of termination of service, which are calculated based on the actual working days relative to the actual number of days in the month.
g. Adherence to the limits of the financial appropriations included in the annual budget of the Government Department.
Article (26)
Expenditures on Electricity, Water, and Communications
Expenditures related to the consumption of water, electricity, and communications shall be paid after ensuring that the following conditions are met:
- The subscription is registered in the name of the Government Department.
- Invoices are approved by the competent unit in the Government Department, confirming the monitoring and study of the consumption rates contained therein.
- Payments for international communications for landlines shall be made with the approval of the Director of the Government Department.
- Adherence to the limits of the financial appropriations included in the annual budget of the Government Department.
Article (27)
Expenditures on Government Vehicles
a. All expenditures related to vehicles shall be paid after ensuring that the following conditions are met:
- The vehicle is registered in the name of the Government Department.
- Invoices are approved by the competent unit, confirming the monitoring and study of the quantities and expenditures contained therein.
- Adherence to the limits of the financial appropriations included in the annual budget of the Government Department.
b. Each Government Department shall establish a policy for the use of its government vehicles appropriate to the nature of its work, provided that this policy includes rules for the use of vehicles, monitoring of use, fuel, maintenance, and insurance, and it shall be issued by a decision of its Head.
Article (28)
Remunerations and Fees for Non-Employees
The Director of the Government Department may approve the payment of remuneration or fees to non-employees of the Government Department for services rendered to the Government Department, provided that financial appropriations are available for this in the annual budget of the Government Department.
Article (29)
Hosting Visitors and New Employees
a. Hosting of official visitors and new non-national employees from outside the country shall be based on the approval of the Director of the Government Department, after ensuring the availability of financial appropriations for this in the annual budget of the Government Department.
b. The Government Department shall bear the costs of hosting official visitors and their accommodation in the Emirate, and the expenses of conferences and seminars related to the hosting subject.
c. The duration of hosting for new non-national employees shall be a maximum of two weeks.
d. The Government Department shall not bear any unauthorized expenses in accordance with the applicable legislation in the State.
Article (30)
Payment Deadlines
Dues to suppliers and contractors shall be paid within a maximum period of (30) thirty working days from the date of receiving the supplier's or contractor's invoice and the acceptance of the materials, services, or works, or in accordance with the periods specified in the contracts concluded with them.
Article (31)
Payment of Financial Obligations with Electronic Payment Tools
a. The Department of Finance shall supervise the process of paying financial obligations through electronic payment tools, and for this purpose, it shall have the authority to do the following:
- Negotiate with banks to issue electronic payment tools and determine the credit limit allowed for each card delivered to the employees of the Government Department as required by the work needs.
- Cancel electronic payment tools in case their users fail to comply with the controls and obligations stipulated in this Article.
- Request any data from the bank that issued the electronic payment tools or the Government Department for which an electronic payment tool was issued.
- Review the payment documents made by electronic payment tools to verify the accuracy of the transactions and the amounts paid.
b. The electronic payment tool must bear the name of the employee entrusted with the responsibility of carrying and using this tool to pay expenditures on behalf of the Government Department, and it may not be used by any person other than the employee whose name appears on it. This employee shall be solely responsible for the transactions made on the electronic payment tool.
c. No more than one electronic payment tool may be issued to an employee, and it may not be issued to non-permanent employees of the Government Department.
d. Electronic payment tools shall be used to pay for expenses made via the internet or points of sale inside and outside the country, provided that there is an appropriation in the budget that allows debiting it when settling the expenditures to be paid from electronic payment tools.
e. The use of electronic payment tools for any of the following purposes is prohibited:
- Cash withdrawal of amounts.
- Transferring any amounts from the electronic payment tool account to personal accounts.
- Paying for purchases that do not belong to the Government Department.
- Paying for personal purchases, regardless of their amount or type.
- Paying for purchases not authorized under the applicable legislation in the State.
f. The expenditures paid through an electronic payment tool may not exceed the authorized credit limit for this tool, otherwise the employee entrusted with the responsibility of carrying and using this tool shall bear all the fees and costs resulting from that.
g. The Government Department is committed to paying the full amounts due on its electronic payment tool account before the due date for payment of the debit balance, or as agreed with the issuing bank, to avoid incurring interest resulting from late payment of these amounts.
h. The Government Department is committed to canceling the electronic payment tool after ensuring that its obligations have been paid, if the purpose of its issuance has ended, or the relationship of the employee holding the tool with the Government Department has ended, or if it is found that the holder is not complying with the controls contained in this Regulation, without prejudice to the liability arising from that.
Article (32)
Foreign Payments
The value of foreign purchases shall be paid by documentary credits or money transfers in accordance with the contracts concluded between the Government Department and the foreign supplier. Transfers may be made in a single payment, or in installments on account, or in advance payments, provided that guarantees are taken to ensure the delivery of purchases within the prescribed specifications and specified times.
Article (33)
Petty Cash Advances
a. A petty cash advance is granted by a decision of the Director of the Government Department, and according to the following types:
- Permanent advance to cover recurring petty expenses.
- Temporary advance to carry out a specific work, purchase specific supplies, perform a specific task, provide a good or service, or meet urgent expenses, and it is closed upon the completion of the purpose or task for which it was disbursed directly.
b. An appropriation must be available in the budget that allows debiting it when settling the expenditures to be paid through advances.
c. The Financial Policies and Procedures Manual shall specify the controls for settling advances. The Director of the Government Department may approve the settlement of expenditure not supported by documents if there are reasons that justify it, for example (gratuities and daily wages).
d. Advances are subject to surprise audits and annual audits in accordance with the instructions issued in this regard.
e. Employees who have been issued petty cash advances bear personal responsibility for their proper management and preservation, and they are considered a debt in their name. In case of non-payment, it shall be collected from them by the established methods, including deduction from their salaries or entitlements by a decision of the Director of the Government Department. In this case, they may not be granted advances again.
Chapter Five
Follow-up on the Implementation of the General Budget
Article (34)
Internal Control and Audit
a. The Director of the Government Department and the heads of organizational units in the Government Department, each within their jurisdiction, are committed to overseeing the implementation of the Government Department's budget, with regard to the collection of its revenues, payment of its expenditures, monitoring its performance, and ensuring its compliance with the applicable legislation, and the application of the Financial Policies and Procedures Manual, the Accounting Policies Manual, the Chart of Accounts Manual, and other manuals, decisions, instructions, and directives issued in this regard.
b. The Internal Audit Unit in the Government Department is committed to conducting an independent and objective audit of the implementation of the Government Department's budget in accordance with the applicable work mechanisms, policies, procedures, and systems, and verifying the effectiveness of the risk management systems applied in the Government Department.
Article (35)
Supervision of the Implementation of the General Budget
a. The Department of Finance shall supervise the implementation of the General Budget, and for this purpose, it shall have the authority to review the original and electronic copies of the documents, records, and documents supporting financial transactions, as well as to review the electronic systems organizing the recording of Government Departments' transactions, and it has the right to request any data, information, or reports it deems important to study.
b. Officials and employees of Government Departments must take the necessary measures to respond to the requests of the Department of Finance and cooperate with its employees to enable them to perform the tasks assigned to them in accordance with the provisions of the Financial Law and this Regulation, and the decisions, manuals, circulars, instructions, and directives issued thereunder.
Article (36)
Addressing Surplus or Deficit
a. In case of a revenue surplus during the implementation of the General Budget, the Department of Finance shall take any of the following measures:
- Invest the surplus amount or part of it in accordance with the provisions of paragraph (c) of Article (13) of this Regulation.
- Allocate the entire surplus amount or any part of it to pay any government obligations.
- Any other measures determined by the Ruler's Representative based on the recommendation of the Department of Finance.
b. In case of a deficit in the General Budget during its implementation, the Department of Finance shall submit a memorandum to the Ruler with its recommendations in this regard, including the adoption of any of the following measures:
- Reduce the appropriations allocated to all or some Government Departments, except for the appropriations allocated to mandatory personnel.
- Postpone or cancel the implementation of one or more capital projects included in the General Budget, and consequently cancel the amounts allocated for them in the current General Budget.
- Use the General Reserve or the Special Reserve.
- Issue any public debt instrument.
- Any other measures proposed by the Department of Finance.
Chapter Six
Accounting Basis, Chart of Accounts, Financial Reports, and Closing of Results in the General Reserve Account
Article (37)
Accounting Basis
The Department of Finance shall prepare an Accounting Policies Manual according to the accrual basis, to be approved by the Ruler's Representative, and all Government Departments must adhere to the accounting policies contained therein in recording all their financial and accounting transactions and issuing their final accounts.
Article (38)
Chart of Accounts
a. The Department of Finance shall issue a Chart of Accounts Manual which includes a unified classification and a list of accounts used by Government Departments in recording financial and accounting transactions, for the purposes of issuing financial reports and final accounts.
b. The Department of Finance may issue the necessary directives and instructions to enable Government Departments to prepare their reports in accordance with the Chart of Accounts.
Article (39)
Closing of Accounting Periods
The accounting periods for Government Departments during the fiscal year shall be closed in accordance with what is specified in the Financial Policies and Procedures Manual, except for the last period of the concerned fiscal year, which shall be closed in accordance with the circular referred to in Article (34) of the Financial Law.
Article (40)
Financial Reports of the Government
The Department of Finance is responsible for preparing the following financial reports:
- Consolidated Financial Statements.
2. Periodic reports on financial performance.
3. Annual report on public debt and government guarantees.
4. Any other financial reports proposed by its Director General.
Article (41)
Financial Performance Reports
Government departments and independent entities must submit a monthly report to the Department of Finance on the implementation of their revenue and expenditure budget, according to the forms specified by the Department of Finance, no later than the end of the month following the concerned month. These reports must be approved by their Director of Accounts or equivalent.
Article (42)
Financial Reports on Public Debt
a. All government departments and independent entities must notify the Department of Finance within (30) thirty days from the date of issuance of these regulations of all data and information related to any loans they may have obtained before these regulations came into effect.
b. The borrowing government departments and independent entities are obligated to provide the Department of Finance with all reports, data, and information it requests related to these loans, in accordance with the deadlines, mechanisms, and manner it specifies.
Article (43)
Consolidated Financial Statements
a. Government departments, independent entities, government companies, and any other entity affiliated with the government must provide the Department of Finance with the audited financial reports for the past fiscal year in accordance with the deadlines, principles, and instructions contained in the circular issued by the Ruler's Representative in this regard.
b. The Department of Finance must prepare and issue the consolidated financial statements no later than thirty days from the date of receiving the last audited financial statements in accordance with paragraph (a) of this article.
Article (44)
Closing the Results in the General Reserve Account
The results of the implementation of the general budget are closed in the General Reserve Account according to the following procedures:
1. If a surplus is achieved as a result of implementing the general budget in any fiscal year, the Department of Finance shall transfer it to the General Reserve Account within (5) working days from the date of approval of the final general account.
2. If a deficit occurs as a result of implementing the general budget in any fiscal year, the Department of Finance shall investigate its causes, take necessary measures and precautions to prevent its recurrence, and settle it in whole or in part in the next fiscal year or years, as decided by the Ruler based on the recommendation of the Department of Finance.
Chapter Seven
Management of Government Funds and Bank Accounts
Article (45)
General Reserve Account
a. The General Reserve Account is managed in accordance with the rules and regulations issued by the Chairman of the Department of Finance.
b. After the approval of the competent authority, the General Reserve Account may be used for the following purposes:
1. Financing the general budget deficit.
2. Financing any government investments.
3. Temporary financing for cash flow.
4. Repayment of any government obligations.
5. Any other purposes proposed by the Department of Finance.
Article (46)
Government Department Investments
a. A government department authorized according to its establishment or reorganization legislation may invest in investment activities related to its competencies, provided that the necessary resources for the said investment are available. The government department must conduct the necessary economic and financial studies and ascertain the economic and financial feasibility before entering into any investment in its name, particularly identifying the potential risks of the investment. In all cases, the concerned government department is responsible for ensuring the economic and financial feasibility of the investment before concluding any agreement regarding it with a third party, without prejudice to the special provisions for the procedures of establishing companies mentioned in Article (48) of these regulations.
b. The government department shall undertake the tasks and responsibilities of managing its investments, supervising them, and following up on the collection of their returns and their transfer to the Public Treasury account.
c. The decision to dispose of investments belonging to the government department shall be issued in writing by its chairman after a study by the government department confirming the existence of reasonable justifications for the said disposal. A copy of the mentioned decision must be sent to the Department of Finance.
Article (47)
Establishment of Government Companies
a. The following controls must be observed when establishing a government company:
1. The primary activity of the company to be established must be limited to the production and provision of goods and services of a commercial nature, directly related to the competencies of the government department as stipulated by current legislation, and this activity must have a positive impact on the sustainable development plans of the Emirate.
2. The private sector is unable to produce, provide, and deliver goods or services to the public competitively, with high quality, and at acceptable prices.
3. The public interest requires government intervention to enhance competition, achieve welfare, provide the good or service sustainably, with high quality, and offer multiple options to the public.
4. The analysis of competition between the public and private sectors shows that the production and provision of the good or service by the company is viable and will not negatively affect the private sector.
5. The competition analysis includes several factors, such as potential for performance improvement, quality enhancement, cost reduction, operational risk mitigation, workforce planning enhancement, optimal utilization of human resources, and retention of competencies.
6. Without prejudice to any special provisions in the prevailing legislation in the Emirate or in the articles of association or bylaws of government companies, companies established after these regulations come into effect shall be subject to the legislation governing commercial companies, competition, bankruptcy, good governance, and public-private partnerships.
b. After the company is established, the government department must conduct a periodic competition analysis, at least once every (3) three years, to ensure efficiency and sustainability, and submit the results of this analysis to the Department of Finance for review and recommendations.
Article (48)
Establishment Procedures
A government department authorized to establish companies according to its establishment or reorganization legislation, when wishing to establish any company wholly owned by it or in partnership with others, regardless of its legal form, must follow the following procedures:
1. Identify the goods or services that can be provided to the public through its subsidiary companies, and evaluate them in a way that ensures the enhancement of the quality of those goods or services and the efficiency of their production and provision.
2. Submit the results reached from the identification and evaluation process referred to in paragraph (1) of this article to the Department of Finance, accompanied by a comprehensive study supported by documents, data, and statistics, including everything related to the establishment of the company, and in particular the following:
a. A statement of the economic feasibility of establishing the company.
b. Financial planning for (10) ten years for the company to be established.
c. Performance indicators and targets for the company to be established.
d. The proposed capital for establishing the company, its financing methods, a statement of the distribution of shares, and its contribution percentage if the company is to be established in partnership with others.
e. The proposed legal form for the company to be established.
f. Defining the company's activity and objectives.
g. Identifying the person with whom the government department wishes to establish the company, whether a natural or legal person, their nationality, financial solvency, and previous experience.
h. An analysis of the competition between the public and private sectors conducted by the government department, to show the impact of the company to be established on the private sector.
i. Any other data or information requested by the Department of Finance.
3. The Department of Finance will review the study prepared by the government department in accordance with paragraph (2) of this article, to verify the need to establish the company, whether by the government department alone or in partnership with others, and to determine the best available options in this regard.
4. The Department of Finance will submit a report containing its recommendation regarding the establishment of the company to the Ruler's Representative, to obtain his prior approval for the establishment of the company or not.
5. In the event that the establishment of the company is approved, the government department, in coordination with the Department of Finance and the Department of Legal Affairs, according to its establishment and reorganization legislation, will complete the establishment procedures with the competent licensing authority in accordance with the applicable legislation.
Article (49)
Company Obligations
Without prejudice to any special provisions contained in the applicable legislation in the Emirate, or in the articles of association or bylaws of government companies, such companies shall comply with the following:
1. Apply fair competition rules with other privately-owned companies.
2. Ensure the sustainability of its financial resources, so that after its establishment it does not receive any financial support from the government, and the prices it charges cover the total cost of the goods it produces or the services it provides, plus a fair return that achieves an appropriate profit margin, taking into account what is stated in clause (1) of paragraph (a) of Article (50) of these regulations.
3. The company shall have complete financial independence from its parent government department, so that no government assets are mortgaged or restricted in the name of the company, or loans are obtained with the guarantee of the government department's assets or funds.
4. Not to compete with privately-owned companies, or negatively affect competition and the attractiveness of the investment environment in the Emirate, including controlling a large share of the local market in a way that prevents the establishment or expansion of privately-owned companies.
5. Pay all taxes, fees, prices, tariffs, and any other amounts stipulated by the legislation applicable to commercial companies.
6. Comply with the legislation regulating commercial companies or governing their activities and business.
7. Contribute to providing job opportunities for citizens of the state.
8. Pricing of goods and services provided by the company according to the following rules:
a. Ensuring a balance between its strategic objectives, represented in the company achieving the primary role and goals for which it was established, and its financial objectives, represented in achieving an appropriate profit margin.
b. Notwithstanding what is stated in clause (a) of paragraph (8) of this article, the company may, with prior approval from the Department of Finance, and in special cases, prioritize strategic objectives over financial objectives or vice versa, such as providing a good or service to a larger segment of society at prices lower than the market, or at a price higher than the market price with the aim of changing the behavior pattern of consumers in the market, to achieve certain economic or social goals.
c. Conduct a periodic review of the prices of its goods and services whenever necessary, to ensure the achievement of the desired objectives behind its establishment.
9. Provide the Department of Finance, according to the deadlines it specifies, with the following:
a. Estimated data of revenues and expenditures for the next fiscal year, and a cash flow statement appropriate to the nature of its work, no later than the end of December of each year.
b. Quarterly financial reports.
Article (50)
Company Termination
a. Subject to the provisions of the applicable legislation in the state, government-owned companies shall be terminated by a decision of the Ruler's Representative through liquidation, sale, or merger, based on a recommendation from the Department of Finance, in any of the following cases:
1. The company's lack of financial sustainability, due to recurring financial losses or its inability to compete in the market. However, with the approval of the Ruler's Representative, the continuation of the government-owned company may be decided and it may be granted financial advances until its financial situation is corrected, provided that the Ruler's Representative determines the method of settling these advances.
2. The company is proven to be competing with privately-owned companies.
3. The negative impact of the company's existence on competition and the attractiveness of the investment environment in the Emirate.
4. The primary purpose of establishing the company has ended.
5. Any other case stipulated in its articles of association or bylaws.
b. The company owned by the government department shall be terminated by a decision of its chairman after a study by the owning government department confirms the existence of reasonable justifications for terminating the company in any of the cases specified in paragraph (a) of this article.
c. The government department to which the company belongs, which is decided to be terminated in accordance with the provisions of paragraph (b) of this article, in coordination with the Department of Finance, shall develop a clear and specific timeline not exceeding two years, to cancel the company's registration with the competent licensing authority.
Article (51)
Net Profits of Government Companies
Government companies must transfer the share due to the government or the government department from their annual net profits within one month from the date of approval of their dividend distributions, in accordance with their articles of association or bylaws.
Article (52)
Lending
A government department may not lend money to any person. Only the Department of Finance, upon the recommendation of the Ruler's Representative and with the written approval of the Crown Prince, may lend money on behalf of and in the name of the government to independent entities according to their actual needs, and it shall have the right to exercise any powers and rights related thereto in accordance with the powers granted to it.
Article (53)
Bank Accounts
The Department of Finance is responsible for opening and closing bank accounts, whether in the name of the government or any government department, inside or outside the Emirate, and supervising their operation according to the following:
1. The request to open a bank account is issued exclusively by the Department of Finance, on its own initiative or at the request of the government department.
2. An agreement must be concluded by the Department of Finance, as a representative of the government, with the concerned bank, specifying in that agreement, in particular, the fees for all banking operations, debit and credit interests, and the benefits, facilities, and services granted free of charge.
3. The Department of Finance may open bank accounts in foreign currencies.
4. The Department of Finance may open zero-balance accounts for government departments at banks to be used for managing cash flows.
5. No bank account may be used for a purpose other than that for which it was opened.
6. No debit or credit notices from the bank or any modification in fees and interests shall be accepted if they violate the terms of the bank account opening agreement.
7. The Department of Finance shall notify the banks of the names of the authorized signatories from the heads and directors of government departments within the limits of their prescribed powers, their signature specimens, and any amendments or changes that occur to them.
8. The dealing banks shall be notified by a letter approved by the director of the government department of the names and signature specimens of the employees authorized to sign on behalf of the government department on all documents and banking transactions, and any amendments or changes that occur to them.
9. The government department must use the electronic banking solutions and services provided by banks for the purposes of bank reconciliations, payment operations, inquiring about bank account balances, or any other banking operations as determined by the Department of Finance.
Article (54)
Special Bank Accounts
a. The Department of Finance may, at the request of the government department, open a special-nature bank account according to the following controls:
1. The special bank account shall be for the purpose of tracking the work of the government department for which specific decisions have been issued and whose work necessitates the opening of special bank accounts in their names, such as committees formed at the government level / receiving grants and donations / participating in private forums, councils, and exhibitions.
2. A decision shall be issued by the head of the government department approving the powers and signing limits on the special bank account, provided that a minimum of two signatures are approved or according to the rules proposed by the government department and approved by the Department of Finance.
3. The Department of Finance shall be notified immediately upon the completion of the purpose for which the special account was opened to take procedures to close the special bank account. The concerned department may, after the approval of the Department of Finance, retain the special bank account if it relates to a periodically recurring activity or event.
b. All government departments must notify the Department of Finance within (30) thirty days from the date of issuance of these regulations of any open special accounts, their uses, and their balances.
Article (55)
Bank Accounts of Abolished or Restructured Government Departments
In the event of legislation being issued regarding the abolition or restructuring of any government department, the Department of Finance shall communicate with the banks regarding any instructions related to the bank accounts of the abolished or restructured government departments, including the transfer of available balances in those accounts to the government accounts or to any other account in accordance with the legislation issued in this regard.
Article (56)
Bank Reconciliations
The government department must prepare bank reconciliations for its bank accounts daily, monthly, or as needed, as follows:
1. Request a bank statement through electronic banking systems.
2. Match the debit and deposit movements in the bank statement with the government department's records.
3. Follow up on unreconciled amounts and work to reconcile them.
4. Issue a monthly report on the status of bank reconciliations and unreconciled movements, in paper or electronic form, and attach it with the monthly account closing report.
Chapter Eight
Public Debt
Article (57)
Controls and Procedures for Government Borrowing
a. No government department may obtain a loan, banking facility, or guarantee any person in a debt that creates an obligation on the government department to a third party, except with the prior written approval of the Crown Prince based on a written recommendation from the Ruler's Representative.
b. If any government department wishes to obtain a loan or banking facility, it must first prepare an economic study that includes sufficient justifications for requesting the loan or banking facility, and send it to the Department of Finance to express its opinion on it and submit its recommendations to the Ruler's Representative, provided that the study includes:
1. The purposes for obtaining the loan or banking facility.
2. The ceiling of the total amount of the loan or banking facility.
3. The term of the loan or facility and the maturity dates for its repayment.
c. After the Crown Prince's approval of the concerned loan or banking facility, the government department shall conclude and manage the loan agreement, and it must send a copy of the agreement to the Department of Finance.
Article (58)
Public Debt Repayment
a. Public debt is considered an obligation of the government.
b. The Director General of the Department of Finance may authorize banks to automatically withdraw from government accounts to pay public debt dues.
c. If the due date for payment of any amount of public debt falls on an official holiday for the government or banks operating in the state, the first working day thereafter shall be the day on which payment is due, unless the loan agreement provides otherwise.
d. The government department may, in a manner that ensures its interests and after coordinating with the Department of Finance, repay its outstanding loans before their due date.
Article (59)
Public Debt Ceiling
Public debt must not exceed the specified and approved ceiling in the government's fiscal policy.
Article (60)
Issuance of Government Guarantees
a. The Department of Finance has the authority to issue government guarantees on behalf of the government after the approval of the Crown Prince and based on a written recommendation from the Ruler's Representative.
b. The entities specified in paragraph (c) of this article, which wish to obtain a government guarantee, must submit a request to the Department of Finance explaining the reasons for requesting the guarantee and its amount, and the financial sources or investments allocated to repay their resulting debts, supported by all data related to their current debts, so that it can study it and submit its recommendations thereon.
c. The government guarantee is issued on behalf of:
1. Any of the government departments.
2. Any of the government departments as a shareholder/partner in another entity.
3. Any other entity that the Crown Prince approves to be granted a government guarantee.
d. Any funds paid by the government as a result of a government guarantee are considered debts due to it from the guaranteed entity, and the Department of Finance must take all necessary measures to ensure the recovery of any funds paid by the government in fulfillment of its obligations under the government guarantee.
e. The Crown Prince may, based on a recommendation from the Ruler's Representative, exempt the entity on whose behalf the government guarantee was issued from all or part of the funds paid by the government in fulfillment of its obligations under the government guarantee.
Article (61)
Obligations of the Entity Issued a Government Guarantee
The entity on whose behalf the government guarantee is issued shall be obligated to the following:
1. To fully carry out all actions and take all necessary precautions to comply with the conditions specified in the government guarantee.
2. To provide all data, information, and documents requested by the Department of Finance, whether related to the issuance of the government guarantee, its performance, or the extent of the entity's fulfillment of any of the obligations contained in the government guarantee.
3. To submit periodic reports to the Department of Finance on the performance of the debts associated with the government guarantee issued to it.
4. To notify the Department of Finance of any events, cases, or circumstances that may lead to a breach of any of its obligations contained in the government guarantee, and of the procedures or measures it recommends to be taken to avoid this breach.
Article (62)
Public Debt Ceiling Resulting from Government Guarantees
The total financial amounts guaranteed by existing government guarantees, when added to the existing public debt of the government, may not exceed the percentage specified for public debt in the government's fiscal policy.
Chapter Nine
Grants, Subsidies, Donations, and the Like
Article (63)
Conditions for Accepting Grants, Subsidies, Donations, and the Like
a. A government department may accept any grants, subsidies, donations, and the like after the approval of its head, provided that such grants, subsidies, or donations are recorded in the records and accounts of the government department in accordance with the approved accounting policies in this regard.
b. Conditional cash grants, donations, and subsidies shall be disbursed according to the purposes specified by the donor or grantor.
c. The same provisions and regulations applicable to government procurement shall apply to purchases and expenditures made from cash grants, donations, and subsidies.
d. In-kind grants, donations, and subsidies, after being accepted, are considered among the assets and properties of the government department.
e. A government department may, for reasons required by the public interest, sell in-kind donations and subsidies and deposit their value into the revenue account.
Article (64)
Gifts Presented in the Name of the Government Department
a. A government department may purchase and present gifts to its official guests and visitors, provided that financial appropriations for this purpose are available in the annual budget of the government department.
b. The gifts must be in-kind, and the gifts presented by the government department must bear the form of a gift from the government department.
c. The head or director of the government department, as the case may be, determines the nature and value of the gift, the identity of the recipient, and the purpose of the gift.
Article (65)
Granting Sponsorships
a. A government department may finance the sponsorship of an activity or event, according to the following controls:
1. A financial appropriation is available in the annual budget of the government department to sponsor the activity or event.
2. A prior study is received from the entity to be sponsored showing the desired objectives.
3. Ensuring that the objectives of the activity or event to be sponsored are compatible with the strategic objectives of the government department.
4. Concluding a contract with the beneficiary entity including the following:
a. Tasks and responsibilities of each party.
b. Objectives and outcomes of the activity or event.
c. Determining the sponsorship amount and its disbursement mechanisms.
d. Determining the mechanism for returning the surplus of the sponsorship amount (if any).
e. Determining the value of financial penalties imposed on the beneficiary entity in case of breaching the contract terms or damaging the reputation of the government department.
b. Sponsorship may not be provided in any of the following cases:
1. The policies and objectives of the beneficiary entity conflict with the directions and policies of the government department.
2. The beneficiary entity represents political, partisan, religious, or sectarian associations.
3. The activity or event conflicts with the state's policies regarding the environment and sustainability.
4. There is a conflict of interest between the granting government department and the beneficiary entity.
Article (66)
Accepting Sponsorships
a. A government department may accept commercial sponsorship financed by the private sector according to the following controls:
1. Ensuring there is no conflict of interest between the sponsor and the government department.
2. Concluding a contract or memorandum of understanding with the sponsor, such that the contract or memorandum of understanding includes the following:
a. Objectives and outcomes of the sponsored activity or event.
b. Tasks and responsibilities of the contract parties.
c. A statement of all details related to the sponsorship and the financing mechanism.
d. Determining the mechanism for handling the surplus of the sponsorship amount, if any.
e. Determining the value of financial penalties imposed on the sponsor in case of breaching the contract terms or damaging the reputation of the government department.
f. The total value of the contract and the due dates for payments, ensuring that the timing of commercial sponsorship payments aligns with the event's schedule.
b. The following are prohibited:
1. Accepting sponsorships that include religious, political, and ethnic activities that violate the principle of coexistence and tolerance.
2. Accepting sponsorships that result in anything that may offend the state, society, or individuals.
3. Disclosing, publishing, or disposing of any information or data of the government department without its consent.
4. Accepting a commercial sponsorship offer that contradicts the general directions of the government.
5. Linking commercial sponsorship to individuals and persons representing the government or to special benefits for employees in the government department.
6. Collecting donations during the activity or event except in accordance with applicable legislation.
7. Granting preference to sponsors in government procurement.
c. In the event of agreeing to receive an in-kind or financial "cash" sponsorship, and it later becomes apparent to the government department that there is information, causes, or changes that lead to a decision to reject the sponsorship, the sponsorship contract shall be terminated, and the sponsorship amount or the received item shall be returned to the sponsor.
Article (67)
Financial Controls for Accepting Sponsorships
The government department must adhere to the following financial controls when accepting sponsorships:
1. Submit a request to the Department of Finance to open a special bank account for commercial sponsorship contracts.
2. Use the special bank account to deposit the amounts received from the sponsor and disburse them for the event according to the collection and disbursement rules stated in these regulations.
3. Apply Value Added Tax (VAT) in accordance with tax legislation in cases where there is a benefit in exchange for the sponsorship.
4. Do not use the received funds for purposes other than those for which they were received.
5. Record the financial transactions related to commercial sponsorship contracts in accordance with the approved accounting policies in this regard.
6. Periodically perform account reconciliations and necessary reconciliations for the special bank account for commercial sponsorship contracts with the accounting records.
7. In the event that the activity or event is not completed for any reason after receiving the sponsorship amount, the sponsorship amount shall be disposed of in accordance with what is stipulated in the contract.
8. Transfer sponsorship surpluses, if any, to the government department's bank account after the completion of the activity or event, unless the contract provides otherwise.
9. Submit a request to the Department of Finance to close the special bank account after the activity or event ends, taking into account the provision of clause (3) of paragraph (a) of Article (54) of these regulations.
Article (68)
Financial Support
a. Entities that receive financial support from the government must provide the Department of Finance with the following requirements:
1. When requesting support, justifications for the financial support request and any other data requested by the Department of Finance.
2. In case the support is granted, submit a semi-annual report by the twentieth day of the month following the respective half-year at the latest, including the following:
a. Details of all expenses and revenues.
b. Areas of support expenditure.
c. Any other data specified by the Department of Finance.
b. Entities receiving financial support must spend the support in the designated purposes and areas.
c. The Department of Finance may be guided by the recommendations in the reports of the Authority on these entities when preparing its recommendations to the Ruler's Representative to decide whether to grant support to these entities in the following years.
Chapter Ten
Financial Transactions Between Entities
Article (69)
Settlement of Financial Transactions Between Government Departments
A government department must adhere to the following rules and procedures when conducting any financial transaction with another government department:
1. There must be acceptance by the government department of the service or materials provided to it by the other government department and of their value.
2. The government department providing the materials or services must comply with the applicable government procurement systems when requesting any materials or services from suppliers or assigning them to meet the requirements of the receiving government department.
3. The value of the transactions shall be recorded in the financial records of the government department in accordance with the approved accounting policies in this regard.
4. In the event of a dispute between the two government departments over the amount of financial claims arising from financial dealings between them, a request for settlement of the dispute, supported by documentary evidence, shall be submitted to the Department of Finance no later than (14) fourteen days from the date of the dispute. The decision issued by the Department of Finance in this dispute shall be final and binding on both government departments.
5. In the event of a dispute between the government department and the Department of Finance over the amount of financial claims arising from financial dealings between them, a request for settlement of the dispute, supported by documentary evidence, shall be submitted to the Ruler's Representative no later than (14) fourteen days from the date of the dispute. The decision issued by the Ruler's Representative in this dispute shall be final and binding on both government departments.
6. Reconcile balances (if any) every (3) three months with the other government department.
7. Settle balances (if any) at the end of each year in accordance with the instructions issued by the Department of Finance.
Article (70)
Settlement of Financial Transactions with Independent Entities
A government department must adhere to the following rules and procedures when conducting any financial transaction with an independent entity:
1. Conclude a joint agreement with the independent entity that includes the obligations of each party and send a copy of this agreement to the Department of Finance.
2. The government department providing the materials or services must comply with the applicable government procurement systems when requesting any materials or services from suppliers or assigning them to meet the requirements of the receiving independent entity.
3. Transfer the amounts due to each entity for the financial transactions that take place between them.
4. Record the value of these transactions in accordance with the approved accounting policies in this regard.
5. In the event of a dispute between the government department and the independent entity over the amount of financial claims arising from financial dealings between them, a request for settlement of the dispute, supported by documentary evidence, shall be submitted to the Department of Finance no later than (14) fourteen days from the date of the dispute. The decision issued by the Department of Finance in this dispute shall be final and binding on both parties.
6. In the event of a dispute between the Department of Finance and the independent entity over the amount of financial claims arising from financial dealings between them, a request for settlement of the dispute, supported by documentary evidence, shall be submitted to the Ruler's Representative no later than (14) fourteen days from the date of the dispute. The decision issued by the Ruler's Representative in this dispute shall be final and binding on both parties.
Chapter Eleven
Collection of Public Funds
Article (71)
Rules and Procedures for the Collection of Public Funds
a. The government department is responsible for collecting the public funds due to it, and it must adhere to the same rules established for the collection and remittance of government revenues as stated in Article (18) of these regulations.
b. A debtor of public funds who is also a creditor to the government or the government department may not set off what is due to them against what is due from them, and they must pay the public funds due from them without delay.
c. If the debtor refuses to pay the legally due public funds, the government department must take the measures outlined below against the defaulting debtor on an urgent basis, taking into account the powers vested in the Department of Legal Affairs in its establishment or reorganization decree, in the following sequence:
1. Send a payment notice within (30) thirty days from the due date.
2. Seize any property held by it for the benefit of the debtor after the expiry of the notice period referred to in clause (1) of paragraph (c) of this article and sell it by public auction, after obtaining a court judgment to that effect.
3. Request the competent court to impose a precautionary attachment on the debtor's assets that can be legally attached, if there are serious reasons for the attachment, or to prevent the smuggling or concealment of his assets, including their transfer to a third party.
4. Resort to the judiciary to compel the debtor to pay the public funds due from them.
d. The competent employee in the government department shall be legally responsible in case of negligence and failure to take the necessary measures to collect the due public funds as stated in paragraph (c) above or failure to coordinate with the Department of Legal Affairs to exercise its powers as stated in its establishment or reorganization decree.
e. The Department of Finance shall follow up on the government department's remittance of the collected public funds to the Public Treasury account.
f. The procedures for collecting due public funds shall be suspended in case of a decision of exemption from them by the competent authority.
Article (72)
Guarantees for the Collection of Public Funds
a. A government department may accept the following guarantees for the payment of public funds due to it:
1. A bank guarantee letter issued by an approved bank in the United Arab Emirates.
2. A judicial guarantee from a solvent guarantor who guarantees the payment of the public funds due from the debtor, according to the guarantee contract form approved by the Department of Finance. The guarantee contract shall not be effective until it is authenticated by a notary public.
3. Any other guarantees approved by the Department of Finance.
b. The government department shall not accept the guarantee of any person for the payment of due public funds until it has verified their financial solvency and ability to pay these funds in case of non-payment by the debtor.
Article (73)
Facilities for Payment of Due Public Funds
a. A government department may allow the payment of its due public funds in installments and must prepare a list of public funds eligible for installment payments and submit it to the Department of Finance for approval. When preparing this list, the controls and standards specified in the financial policies and procedures manual in this regard shall be observed.
b. The director of the government department may approve the installment payment of the public funds specified in the list referred to in paragraph (a) of this article, based on a request submitted by the debtor or their legal representative. This request shall be decided upon in accordance with the rules and procedures stipulated in this article.
c. The following conditions are required for the installment payment of public funds:
1. The public funds must be due at the time of submitting the installment request.
2. The value of the public funds for which installment payment is requested shall not be less than the minimum limit approved by the Department of Finance, and the type and nature of the public funds shall be taken into account when determining this limit.
3. The applicant for installment payment must pay at least (25%) of the public funds for which installment payment is requested.
4. The installment period shall not exceed (5) five years.
5. The installment payments shall be made by checks or any other means approved by the Department of Finance.
6. Any other conditions specified by the government department.
d. Notwithstanding the condition stipulated in clause (3) of paragraph (c) of this article, the director of the government department may, based on a reasoned request submitted by the applicant for installment payment, amend the percentage that must be paid before approving the installment request submitted by them.
e. The applicant for installment payment must, within (15) fifteen days from the date of being notified of the decision to approve the installment request, provide the guarantees or securities specified by the government department, equivalent to the value of the amounts due from them. These guarantees and securities shall remain valid throughout the installment period and until full payment. In the event that the applicant for installment payment fails to fulfill their obligations to pay the installments on their scheduled dates, the decision to approve the installment plan shall be considered null and void.
Article (74)
Postponement of Installment Payments
The director of the government department may approve a request to postpone the payment of no more than (3) three installments for a debtor who has been approved for installment payment of public funds due from them. In this case, the applicant for installment payment must commit to paying the installments that were approved for postponement on the specified dates.
Article (75)
Default on Installment Payments
a. The government department shall take the following measures against an installment applicant who defaults on paying any due installment without an excuse acceptable to the government department:
1. Cancel the installment plan and collect the remaining installments in a single payment.
2. Prohibit them from benefiting from installment payments of any public funds due from them for two consecutive years, starting from the date of default.
b. The measures stipulated in paragraph (a) of this article do not prejudice the taking of the measures stipulated in Article (71) of these regulations to claim the amount that the installment applicant has defaulted on paying.
Chapter Twelve
Financial Systems, Records, and Documents
Article (76)
Use of Smart Financial Systems, Applications, and Solutions
a. The Department of Finance is responsible for approving, managing, and developing smart financial systems, applications, and solutions related to the management and planning of government financial resources, which include, but are not limited to, the following:
1. Receipts, payments, fixed assets, cash, general ledger, and inter-departmental transactions.
2. Government procurement, contracts, and warehouses.
3. Salaries and wages.
4. Financial management of projects.
5. Financial planning and budget preparation.
6. Calculating the costs of government services.
7. Various financial management systems, such as financial data collection, presentation, disclosure, and reconciliation.
8. Tax management.
b. All financial operations carried out through the smart financial systems, applications, and solutions approved by the Department of Finance are considered to have legal effect, provided that such operations comply with the applicable legislation.
c. Government departments are obligated to use the smart financial systems, applications, and solutions approved by the Department of Finance, in accordance with the mechanisms, powers, and procedures for operating each system or application.
d. Notwithstanding what is stated in paragraph (a) of this article, a government department may create its own smart financial systems, applications, and solutions, provided that it obtains the prior approval of the Department of Finance and the Ajman Digital Department for the creation of such systems, applications, and smart financial solutions, and ensures linkage and integration with the smart financial systems, applications, and solutions approved by the Department of Finance.
e. Provide the necessary support and training for users of smart financial systems, applications, and solutions.
Article (77)
Destruction of Financial Books, Records, and Documents
a. A government department may dispose of financial and administrative books, records, documents, and papers with financial impact that are decided to be destroyed after ten years from the end of the fiscal year in which the government's final general account to which those documents and papers belong is approved, in the following cases:
1. The government department no longer needs them.
2. They are not related to any disputed rights or rights decided to be established until these rights are finally settled or the statute of limitations has passed, whichever is earlier.
3. They are not the subject of an administrative or judicial investigation or dispute.
b. The retention period for disbursement and collection documents shall begin from the beginning of the fiscal year following the year in which the work with these documents ended. The retention period for contractual documents, including financial contracts, shall begin from the date of completion of the contractual obligations contained in the contract or contractual document, and the end of the warranty and maintenance periods.
c. Financial books, records, and documents must be kept in an organized manner that ensures their protection and easy reference when needed.
d. The government department shall prepare lists of the financial books, records, and documents that are decided to be disposed of within (3) three months from the date of the expiry of their retention period.
e. The documents, papers, and records referred to in paragraph (a) of this article shall be destroyed by a committee formed by a decision of the director of the government department for this purpose.
f. The destruction committee shall inventory the documents, papers, and records to be destroyed, collect them, prepare their lists, select the appropriate means to carry out the destruction process, set a date for destruction, and organize lists and minutes of what has been destroyed.
g. The destruction must be carried out in a way that prevents the use of what has been destroyed by others.
h. The destruction minutes shall be kept in a way that is easy to refer to when necessary.
Chapter Thirteen
Final Provisions
Article (78)
Fixed Assets
The financial policies and procedures manual shall specify the controls, provisions, and procedures that government departments must adhere to regarding fixed assets.
Article (79)
Inventory
The financial policies and procedures manual shall specify the controls, provisions, and procedures that government departments must adhere to regarding inventory.
Article (80)
Repayment of Third-Party Debts and Dues
A government department may, after the approval of the Crown Prince or his authorized representative, repay any debts or dues that have become public funds after the expiry of the period stipulated in Article (42) of the Financial Law to their rightful owners, if the right holder submits a request to the government department to recover these funds, and in accordance with the controls and conditions specified in the financial policies and procedures manual in this regard.
Article (81)
Penalties
Without prejudice to any penalty stipulated in any other legislation, any employee who violates the provisions of the Financial Law and these regulations shall be punished with the administrative penalties stipulated in the human resources regulations applicable in the government.
Document Criteria
Document Number
7
Year
2024
Level المستوى
Local محلي - إمارة عجمان
Category الفئة
Legislations تشريعات
Type النوع
Decision قرارات أخرى
Status الحالة
Active ساري
Issuing Authority جهة الإصدار
Department of Finance دائرة المالية
Executing Entity جهة التنفيذ
All Government Entities جميع الجهات الحكومية
Sector القطاع
Financial Services الخدمات المالية
Emirate Directions توجهات الإمارة
Eighth Direction: Achieving Government Leadership through Flexibility, Innovation, Efficiency, and Results-Oriented Approach التوجه الثامن: تحقيق الريادة الحكومية من خلال المرونة والابتكار والكفاءة والتركيز على النتائج
Main Objective الهدف الرئيسي
Financial Regulation تنظيم مالي
Emirate’s Strategic Objectives الأهداف الاستراتيجية للإمارة
8.2 Develop Plans, Policies, Laws, and Regulations that Keep Pace with the Future 8.2 تطوير خطط وسياسات وقوانين ولوائح تواكب المستقبل
Department’s Main Role الدور الرئيسي للدائرة
Specialized تخصصي
Department’s Strategic Objectives الأهداف الاستراتيجية للدائرة
Enhancing Financial Planning Efficiency and Public Budget Management رفع كفاءة التخطيط المالي وإدارة الموازنة العامة
Supporting Strategic Objectives الأهداف الاستراتيجية المساندة
and Effective Development and Management of Financial Resources تطوير وإدارة الموارد المالية بكفاءة وفاعلية
Main Financial Operations in the Department العمليات المالية الرئيسية في الدائرة
Legal and Financial Consulting الاستشارات القانونية والمالية
Sub-Operations العمليات الفرعية
Review of Draft Local Legislation Related to Financial Affairs مراجعة مشروعات التشريعات المحلية المتعلقة بالشؤون المالية
Target Customer Segment الفئة المستهدفة من المتعاملين
الجهات الحكومية المحلية الجهات الحكومية المحلية
Overall Impact / General Impact الأثر العام
Regulatory تنظيمي