دليل تسعير الخدمات الحكومية

2019

4. طرق تسعير الخدمات:

في ضوء الدراسات والمقارنات والممارسات المرجعية بشأن طرق تسعير الخدمات الحكومية، فإنه تم اختيار طريقة التكاليف الكلية بالإضافة إلى المنفعة في تسعير الخدمات الحكومية وذلك كونها تنسجم تماماً مع مفاهيم الرسم الحكومي بكونه يشمل ويغطي كافة التكاليف التي تتحملها الجهة الحكومية نتيجة تقديم هذه الخدمة مع إضافة مبلغ بسيط يمثل هامش محدد يغطي عمليات التطوير والتحسين لكفاءة أداء الخدمة المعنية.

• o طريقة التسعير على أساس التكلفة الكلية للخدمة مضافاً لها عامل المنفعة:

تعتبر هذه الطريقة من أكثر الطرق شيوعاً واستخداماً في القطاع الحكومي ويقصد بالتكلفة هي جميع النفقات التي تتكبدها الجهة الحكومية من أجور موظفين ومصاريف أخرى لإنتاج خدمة أو سلعة معينة ويكون الحد الأدنى من السعر. فلابد من تحديد التكاليف وتحليلها لتتمكن الجهة الحكومية من وضع السعر المناسب.

وتعتبر طريقة تحديد التكلفة هي الطريقة الأسهل في التسعير وأكثرها استخداماً في قطاع الخدمات. حيث يتم إضافة نسبة موحدة أو مبلغ إلى تكلفة الخدمة ويمكن أن نميز بين نوعين من التكاليف داخل الجهة الحكومية وهي:

أ. تكاليف مباشرة

ب. تكاليف غير المباشرة

ج. التكلفة الكلية

ومن مزايا استخدام طريقة الكلفة في تسعير الخدمات هي:

• o إذا استخدمت كل المؤسسات نفس أسلوب التسعير فإنه يقل التنافس في مجال التسعير.
• o تعتبر من أسهل الاستراتيجيات التي تعتمد وترتكز على حساب التكاليف الكلية مضافاً لها نسبة من الربح.
• o يسهل معها حساب السعر وتسمح باختيار قرارات التسعير للخدمات التي يجب أن تتفق مع الحاجات الفردية للعملاء.
• o التسعير على أساس التكلفة يكون عادلاً إلى حد كبير بالنسبة لمقدم الخدمة والمستفيد، فمقدم الخدمة لا يحاول استغلال المستفيد (قبول نفسي أكثر لدى المستفيد تجاه السعر).

آلية تطبيق التسعير على أساس التكلفة الكلية:

يمكن اعتماد الخطوات التالية في تطبيق هذه الطريقة:

1. احتساب التكاليف الكلية إلى الإدارة/ القسم/ النشاط / مركز التكلفة التي تقدم الخدمة وبالتالي يمكن احتساب تكلفة الخدمة المقدمة

تتضمن التكاليف الكلية جزئين وهما:

أ. التكاليف المباشرة للإدارة/ القسم / النشاط / مركز التكلفة أو الخدمة.

وتمثل كافة التكاليف التي يتحملها هذا القسم أو النشاط أو الإدارة التي تقدم الخدمة المعنية أو الخدمة نفسها وتحسب كمايلي في ضوء قيمة موازنة هذا القسم أو النشاط أو مركز التكلفة لعام 2017 وكمايلي:

• o الباب الأول: الرواتب والأجور - تدرج كافة قيمة الباب الأول
• o الباب الثاني: المصروفات التشغيلية - تدرج كافة هذه المصروفات
• o الباب الثالث: المصروفات الرأسمالية وتتحمل سنة 2017 فقط بقيمة هذه الأصول. على سبيل المثال تم شراء جهاز كومبيوتر لهذا النشاط في عام 2017 بقيمة (8,000) درهم فلا يتم تسجيل هذا المبلغ كاملاً وإنما يقسم المبلغ على العمر الافتراضي لهذا الأصل وهو أربع سنوات فيكون المبلغ لسنة 2017 (8000) مقسوماً على 4 = 2000 درهم وهذا المبلغ (2,000) يضاف إلى مجموع البابين الأول والثاني وهكذا تعالج كافة الأصول الثابتة مثل السيارات/ الفاكس / التلفون/ السيارة/ المعدات وغير ذلك).
• ● إذاً مجموع التكاليف المباشرة = الباب الأول + الباب الثاني + الباب الثالث يحمل بنصيب السنة المعنية (من الأصول الرأسمالية).

ب. التكاليف غير المباشرة

وهي تكاليف نشاط / إدارة الخدمات المساندة والتي تقدم خدماتها الداخلية إلى كل الإدارات والأقسام والأنشطة التي خدماتها الخارجية أي إلى المستفيدين الخارجيين خارج الدائرة Customers ويتم احتساب تكاليف الخدمات المساندة كمايلي:

• o الباب الأول: الرواتب والأجور - تدرج كافة قيمة الباب الأول
• o الباب الثاني: المصروفات التشغيلية - تدرج كافة هذه المصروفات
• o الباب الثالث: المصروفات الرأسمالية وتتحمل تكاليف السنة المعنية فقط بقيمة هذه الأصول. على سبيل المثال تم شراء جهاز سيارة لهذا النشاط في عام 2017 بقيمة (100,000) درهم فلا يتم تسجيل هذا المبلغ كاملاً وإنما يقسم المبلغ على العمر الافتراضي لهذا الأصل وهو خمس سنوات فيكون المبلغ لسنة 2017 (100000) مقسوماً على 5 = 20,000 درهم وهذا المبلغ (20,000) يضاف الى مجموع البابين الأول والثاني وهكذا تعالج كافة الأصول الثابتة مثل السيارات/ الفاكس / التلفون / السيارة / المعدات وغير ذلك.
• o إذاً مجموع التكاليف الغير مباشرة (وهي تمثل التكاليف الكلية لإدارة الخدمات المساندة) = الباب الأول + الباب الثاني + الباب الثالث يحمل بنصيب سنة 2017 فقط (من الأصول الرأسمالية).

ج. آلية توزيع تكاليف الخدمات المساندة على الإدارات أو مراكز التكلفة أو الأنشطة:

يوضح المثال التالي كيفية توزيع هذه التكاليف على كافة الإدارات أو مراكز التكلفة أو الأنشطة وكمايلي:

• o يعتبر عدد الموظفين في الإدارات أو مراكز التكلفة أو الأنشطة التي تستفيد من خدمات إدارة الخدمات المساندة هو أفضل أساس للتوزيع في الوقت الحالي وذلك لعدم توفر البيانات على أسس التوزيع الأخرى (Cost Driver).
• o يتم جمع عدد الموظفين في هذه الإدارات/ الأنشطة / مراكز التكلفة باستثناء عدد موظفي إدارة الخدمات المساندة.
• o يتم إستخراج الأهمية النسبية لكل إدارة/ نشاط / مركز تكلفة (عدا إدارة الخدمات المساندة) من خلال المعادلة التالية: (الأهمية النسبية للإدارة (أ) = عدد موظفي الإدارة (أ) / العدد الكلي للموظفين (في الخطوة السابقة طبعاً باستثناء موظفي الخدمات المساندة) * 100
• o لغرض حساب حصة الإدارة (أ) من التكاليف غير المباشرة تستخدم المعادلة التالية:
• ● حصة الإدارة (أ) = الأهمية النسبية للإدارة أ (%) x إجمالي تكلفة إدارة الخدمات المساندة.
• o يتم إستخراج التكاليف الكلية للإدارة / القسم / النشاط / مركز التكلفة الذي يقدم الخدمة باستخدام المعادلة التالية:
• ■ التكاليف الكلية = التكلفة المباشرة + التكلفة غير المباشرة (نصيب هذا القسم من إجمالي تكلفة إدارة الخدمات المساندة).

سادساً. منهجية تحديد قيمة رسوم الخدمات:

إن تحديد الأسعار التي ينبغي أن تفرضها الجهات الحكومية على توريد الخدمات ويتطلب تقدير تكلفة الخدمة تحديد جميع التكاليف ذات الصلة (المباشرة وغير المباشرة) المرتبطة بتسليم الخدمة يشير تسعير الخدمة من ناحية أخرى إلى المبلغ الذي يطلب من العميل دفعه مقابل الخدمة.

سوف نقوم بدراسة محورين رئيسيين في دليل تسعير الخدمات وهم كالآتي:

1. تحديد قيمة الرسم للخدمة الجديدة:

لقد تم اختيار منهجية عالمية في تحديد أسعار الخدمات الحكومية تستند إلى طريقة التكلفة الكلية التي تتحملها الجهة الحكومية في تقديم هذه الخدمة بالإضافة إلى عامل المنفعة المتحقق للمستفيد من هذه الخدمة خارج الجهة الحكومية.

وتمكن المنهجية الجهات الحكومية من خلال اتباعها لعدد من مؤشرات القياس الخاصة بأداء الخدمات من احتساب الكلفة الفعلية لتقديم كل خدمة عامة، الأمر الذي سيساعدها على تحسين قدرتها على قياس كفاءة هذه الخدمات وتحسينها لتحقيق الوفورات المالية، وتحديد القنوات الأنسب لتقديمها، إضافة إلى تقدير الموازنات السنوية للجهات الحكومية.

حيث تستند الرسوم إلى قاعدة تغطية الكلفة Cost Drive أي أن قيمة الرسم يجب أن لا تقل عن كلفة تقديم الخدمة إلا إذا رأت الحكومة ضرورة تقديم الدعم لخدمة معينة. وتطبيق هذه القاعدة يعني أنه كلما زادت كلفة الخدمة زادت قيمة الرسم أي أن العلاقة بين الرسم والكلفة علاقة طردية. لكن كما بينا سابقاً فإن الكلفة وحدها لا تكفي لتحديد قيمة الرسم ولابد من أخذ عنصر آخر بالاعتبار وهو المنفعة من الخدمة حيث أن العلاقة أيضاً تكون علاقة طردية بين المنفعة والخدمة.

فبالتالي رياضياً يمكن القول بأن معادلة احتساب قيمة الرسم هي:

قيمة الرسم = الكلفة المعيارية × معامل المنفعة

وسوف نتطرق إلى كيفية احتساب كل عامل من عوامل المعادلة أعلاه مع مثال عملي وذلك لتوضيح.

أ. الكلفة المعيارية:

هي التكلفة واجبة الحدوث في ظل الظروف الطبيعية والمألوفة للجهة الحكومية والتي لا تحتوي على أي نوع من الإسراف أو الضياع غير الحتمي أو غير المسموح به. ويعتمد في تحديدها على أساس التجارب العلمية والعملية.

الكلفة المعيارية للخدمة = الكلفة السنوية للقسم مقسومة على عدد المعاملات أو الخدمات التي يقدمها القسم بالسنة.

حيث أن الكلفة الكلية السنوية للقسم =

رواتب الموظفين + مصاريف الإدارية (أخرى) + مصاريف رأسمالية (تجهيزات ولوازم) + نصيب القسم من تكلفة الخدمات المساندة (التكلفة غير المباشرة)

ب. معامل المنفعة:

المنفعة هي المنفعة التي تحصل نتيجة تقديم الخدمة، وهي قيمة تعبر عن حجم المنفعة الخاصة في الخدمة الإدارية وبضربه بكلفة الخدمة فإنه يعمل كرافعة تؤدي إلى رفع كلفة الخدمة وصولاً إلى القيمة العادلة للرسم.

إن المنفعة الخاصة التي يحصل عليها المستفيد من الخدمة الإدارية لها قيمة حيث أن للحكومة الحق في إضافة منفعة معينة إلى كلفة الخدمة وذلك لتغطية نفقات مؤسسات الدولة.

وقد تبين أن منفعة أي خدمة إدارية تتكون من العناصر التالية:

• - خدمة تحقق منفعة لطرف واحد أو أطراف أخرى.
• - خدمة تحقق منفعة لمرة واحدة أو منفعة متكررة.
• - خدمة تحقق منفعة لمكاسب مادية أو غير مادية.
• - خدمة يطلبها العميل لأنها إجبارية أو اختيارية.

الآن لدينا أربعة عناصر تؤثر في زيادة أو تقليل المنفعة وسوف نعطي لكل عنصر نقطة واحدة إذا كانت المنفعة أقل ونقطتين إذا كانت المنفعة أكبر وذلك على النحو التالي:

• - إذا كانت المنفعة لطرف واحد (طالب الخدمة) تستحق 1 نقطة.
• - إذا كانت المنفعة لطالب الخدمة وأطراف أخرى تهمه تستحق 2 نقطة.
• - إذا كانت المنفعة لمرة واحدة تستحق 1 نقطة.
• - إذا كانت المنفعة لعدة مرات تستحق 2 نقطة.
• - إذا كانت المنفعة لا تحقق مكاسب مادية تستحق 1 نقطة.
• - إذا كانت المنفعة تحقق مكاسب مادية تستحق 2 نقطة.
• - إذا كانت الخدمة تطلب لأنها إجبارية 1 نقطة.
• - إذا كانت الخدمة تطلب حتى لو كانت اختيارية تستحق 2 نقطة.

الآن نجد أن أي منفعة عند تحليلها إلى عناصرها الأربعة سوف تأخذ من كل عنصر إما 1 نقطة أو 2 نقطة وبالتالي نحن أمام الخيارات التالية:

4 = 1+1+1+1

5 = 2+1+1+1

6 = 2+2+1+1

7 = 2+2+2+1

8 = 2+2+2+2

إذا لكل خدمة فيها منافع تتراوح من 4 إلى 8 نقاط ولأغراض التبسيط يمكن أخذ المتوسط لهذه القيم وهو 6 وبناء على المزيد من النتائج لمعظم الخدمات الإدارية فإن معامل المنفعة = 5.

ج. الوقت أو المدة الزمنية:

حيث أنه إذا تم الاستفادة من الوقت بشكل كفوء في إنجاز أي معاملة فإن هذا سوف يؤدي إلى تحسين نوع العمل وزيادة الإنتاجية وإنجازه بوقت قياسي وبالتالي الحصول على نتائج أفضل.

إن الأسلوب الصحيح في تحديد وقت إنجاز المعاملة من خلال خرائط العمليات التي تعدها إدارة الجودة والتميز في الدائرة. أما إذا لم يتوفر ذلك فيمكن اللجوء إلى تحليل خطوات العمل في المعاملة وتقدير الوقت اللازم لكل خطوة ثم حساب المجموع.

يضاف مثال تطبيقي وبالخطوات على عملية احتساب قيمة الخدمة وتسعيرها كالتالي:

مثال:

يتألف القسم المعياري الذي يقدم خدمات إدارية من 7 موظفين ويكون مجهزاً بالتجهيزات اللازمة لإنجاز أعماله ويمكن حساب الكلفة المعيارية للقسم على النحو التالي:

1. الرواتب:

2. التجهيزات واللوازم:

المجموع = 240,000

يتم استهلاك هذه التجهيزات على مدى أربع سنوات حيث أن الكلفة السنوية للتجهيزات

240,000 / 4 = 60,000 درهم

لوازم ومصاريف شهرية 10,000 * 12 = 120,000 درهم

مجموع التجهيزات واللوازم = 60,000 + 120,000 = 180,000 درهم

3. تكلفة المبنى: علماً بأن معظم الدوائر لها مباني مملوكة ولو حسبنا استهلاك المبنى على 30 سنة فستكون تكلفة المبنى للقسم أقل من الإيجار لكننا سوف نعتمد مبلغ الإيجار لأن هذا الخيار متاح دائماً

قيمة الإيجار السنوي لدائرة = 150,000

4. مصاريف أخرى: 100,000

الكلفة السنوية للقسم = الرواتب + التجهيزات واللوازم + الإيجار + المصاريف الأخرى

1,800,000 + 180,000 + 150,000 + 100,000 = 2,230,000

الكلفة المعيارية للخدمة:

يمكن الآن حساب الكلفة المعيارية للخدمة بقسمة الكلفة السنوية للقسم على عدد المعاملات أو الخدمات التي يقدمها القسم بالسنة:

• - وقت إنجاز المعاملة = T
• - عدد المعاملات التي ينجزها موظف واحد بالساعة = 60 / T
• - عدد ساعات العمل في اليوم = 7 ساعات
• - عدد الموظفين الذين ينجزون المعاملات = 6
• - عدد أيام العمل في السنة = 240 يوم

بناءً على ما سبق فإن

عدد المعاملات التي ينجزها القسم في السنة = 240 * 6 * 7 * 60 / T = 604,800 / T معاملة

تكلفة الخدمة (المعاملة) = تكلفة القسم السنوية / عدد المعاملات التي يقدمها القسم

= 2,230,000 / (604,800 / T) = 3.68 * T درهم

حيث T الوقت اللازم بالدقائق لإنجاز المعاملة أو الخدمة لموظف واحد

ولتوضيح ما توصلنا إليه سوف نأخذ المثال التالي:

مثال: ما هي الكلفة المعيارية لإصدار تأشيرة زيارة

إصدار تأشيرة زيارة يتطلب من الموظف القيام بما يلي:

1. تدقيق بيانات المعاملة التي قدمها العميل: 5 دقائق
2. التأكد من وجود وصحة البيانات الثبوتية المرفقة: 3 دقائق
3. إضافة الأرقام والمعلومات الرسمية اللازمة على المعاملة: 2 دقيقة
4. تحويلها إلى قسم الأمن وانتظار الموافقة: 10 دقائق

المجموع: 20 دقيقة

الكلفة المعيارية = 3.68 T

الكلفة المعيارية لإصدار التأشيرة = وقت إنجاز المعاملة X تكلفة المعاملة

= 20 * 3.68 = 73.6 درهم

حساب مقدار الرسم:

بعد أن تم تحديد جانب الكلفة من خلال الكلفة المعيارية وجانب المنفعة من خلال معامل المنفعة أصبح من السهل حساب مقدار الرسم للخدمة التي تقدمها الجهة الحكومية على النحو التالي:

1. الكلفة المعيارية = 3.68 T حيث T الزمن اللازم لإنجاز المعاملة من موظف واحد بالدقائق.
2. معامل المنفعة في الخدمة = 5

الرسوم = الكلفة × معامل المنفعة

3.68 T × 5 = 18.4 × T

مثال:

الزمن اللازم لإصدار تأشيرة زيارة 20 دقيقة. المطلوب تحديد مقدار الرسم.

الرسوم = الكلفة x معامل المنفعة (كما هو موضح أعلاه)

5 * 20 * 3.68 = 368 درهم

2. تعديل قيمة الرسوم الحالية للخدمات:

حرصاً على تعزيز التنافسية الاقتصادية للإمارة وترسيخاً للدعم الحكومي المتواصل للبيئة الاستثمارية في الإمارة وما يترتب على ذلك من تأثيرات إيجابية على كافة شرائح المجتمع بشكل مباشر وغير مباشر فإنه يستوجب وضع ضوابط وأسس في حال زيادة أو تخفيض أي رسم حكومي أو استحداث رسم جديد بعد التأكد من وجود المبررات والمنفعة الحقيقية للمجتمع والتي تتطلب عملية التعديل.

وتستخدم نفس المنهجية السابقة في تحديد القيمة العادلة للرسوم المطلوب تعديلها وفي ضوء معطيات التطبيق خلال السنوات السابقة ومن أهم المتغيرات التي ينبغي دراستها وتحليلها هو موضوع التكلفة التي تتحملها الجهة الحكومية التي تقدم الخدمة، وتأثيرها على تكلفة الأعمال لمؤسسات وشركات القطاع الخاص، ومستوى التأثير في جاذبية بيئة الشارقة للأعمال لتعزيز تنافسية الإمارة.

سابعاً. المقارنة المرجعية:

المقارنة المرجعية: Benchmarking

عبارة عن أسلوب لتحسين وتطوير الأداء لإحداث تغيير في المؤسسة من خلال المشاركة في المعلومات والمعرفة والخبرات مع المؤسسات المتميزة والرائدة ونقلها إلى غيرها من المؤسسات.

حيث تعد عملية المقارنة المرجعية من التطبيقات المعاصرة التي بدأت تستخدمها المؤسسات كأحد الأدوات المستخدمة لتطوير وتحسين الأداء والوصول إلى الريادة في مجال العمل.

ونظراً لما يتسم به مناخ العمل بالتغير المستمر والتطور السريع والمنافسة القوية التي فرضت أمام العملاء متلقي الخدمة العديد من البدائل، مما جعل هناك صعوبة على أي مؤسسة أن تعمل بمفردها دون أن تعرف كيف يعمل الآخرون، ولا يمكن لها أن تستمر بمفردها وتحقق التحسين والتطوير إلا من خلال التعاون مع المؤسسات الأخرى من خلال الاطلاع على ما يقومون به والاستفادة منه في تطوير أعمالها.

من هنا تزايد الاهتمام بالمقارنات المرجعية لقياس وتقييم أداء هذه المؤسسات وتحديد نواحي القصور فيها بالمقارنة بالآخرين والعمل على معالجتها وتحقيق الجودة في أداء الخدمات العامة. وقد انتشر تطبيق هذا المدخل في الوحدات المحلية في السنوات الماضية في العديد من الدول مثل الولايات المتحدة الأمريكية وبريطانيا واليابان.

أهمية المقارنة المرجعية:

ترشيد النفقات: يتم من خلال تطبيق المقارنة المرجعية تخفيض تكاليف الخدمات التي تكون مرتفعة حيث تلجأ المنظمات الإدارية إلى البحث عن المنظمات التي تقوم بتأدية نفس النشاط أو الخدمة بتكلفة أقل.

• - إتاحة فرصة التعلم المستمر.
• - إتاحة الفرصة للمؤسسة للتوجه داخلياً وخارجياً نحو النماذج الأفضل.
• - تحسين القدرات الإبداعية والتجديدية لفريق العمل.
• - توفير فرص التعاون بين المؤسسات أو الوحدات المحلية.
• - تبني ثقافة تنظيمية موجهة لحل المشاكل.

ثامناً. منهجية قياس الأثر الاجتماعي والاقتصادي:

قد يكون لقرار زيادة الرسوم آثار إيجابية أو سلبية على الاقتصاد والمجتمع أو قد يكون تأثيرها غير ملموس. ومن الآثار الإيجابية الحد من نشاطات غير مرغوبة كالتي ينتج عنها تحويلات كبيرة إلى الخارج أو تؤدي إلى الضغط على البنية التحتية أو تساهم في تفاقم الخلل في التركيبة السكانية وتكون الزيادة إيجابية أيضاً إذا كانت تحقق إيرادات أكبر للحكومة دون الإخلال بالاعتبارات الأخرى.

ومن الآثار السلبية على الاقتصاد هي زيادة نسبة التضخم أو فقدان البيئة الاستثمارية للجاذبية والقدرة على المنافسة.

أ. قياس الأثر الاقتصادي لتسعير الخدمات الحكومية:

تعتبر عملية قياس الأثر الاقتصادي لعملية تسعير الخدمات الحكومية في إمارة الشارقة من أهم المراحل الخاصة بعملية اتخاذ قرارات التسعير ولذلك يتطلب من الجهة الحكومية والجهة المستقلة التي تسعى إلى تقديم خدمات جديدة وتقترح لها قيمة رسم معينة أو تقترح عملية تعديل الرسوم الحالية للخدمات التي تقدمها حالياً، أن تهتم بدراسة الآثار الإيجابية والسلبية لعملية فرض الرسوم وكما أن عملية قياس هذا الأثر لا تقل أهمية عن قياس الأثر الاجتماعي لهذه الرسوم.

ولذلك ينبغي قياس وتحديد العوامل التالية:

1. ما هو التأثير الإيجابي والسلبي للرسوم الجديدة (المستحدثة) على تنافسية الجهة الحكومية والجهة المستقلة وعلى إمارة.
2. ما هو التأثير الإيجابي والسلبي للرسوم المقترح تعديلها على تنافسية الجهة الحكومية والجهة المستقلة وعلى إمارة.
3. ما هي المزايا التنافسية التي يمكن أن تقدمها هذه الرسوم للمستثمرين والمتعاملين مع هذه الجهة الحكومية.
4. ما هو حجم الإيرادات المتوقع تحقيقها خلال السنة الحالية والسنة القادمة عند الموافقة على فرض هذه الرسوم المستحدثة والمعدلة.
5. هل من المتوقع أن تساهم هذه الرسوم المستحدثة والمعدلة للخدمات الجديدة والحالية في جذب مستثمرين ومتعاملين جدد سواء من داخل الإمارة أو من خارجها.
6. هل ستعمل هذه الرسوم على تحسين مؤشرات الاقتصاد الكلي من حيث زيادة النمو الاقتصادي وتحسين مستوى الأداء الاقتصادي للمؤسسات الحكومية والخاصة.
7. ما هو تأثير هذه الرسوم المستحدثة والمعدلة على زيادة أو تخفيض تكلفة الأعمال للمؤسسات والشركات الخاصة في الإمارة.
8. هل ستؤثر هذه الرسوم بطريقة سلبية على الأداء والنمو والتوسع الاقتصادي للشركات الخاصة وعلى مستوى الأرباح التي من المتوقع أن تحققها.
9. أية مؤشرات وملاحظات أخرى تراها الجهة الحكومية ذات تأثير اقتصادي.

ب. قياس الأثر الاجتماعي لتسعير الخدمات الحكومية:

هو عبارة عن مجموعة من التغييرات الإيجابية و/أو السلبية التي تطرأ في المجتمع والناجمة عن أنشطة المؤسسة. يعتبر قياس الأثر الاجتماعي وسيلة معتمدة للمنظمات والتي تستطيع من خلالها بيان القيمة التي تقدمها للمستفيدين والمجتمع ككل من خلال التطبيق الفعال لبرنامج قياس الأثر الاجتماعي حيث ستتمكن المنظمة من تحقيق الآتي:

• ● فهم مقدار التغيير الذي تحدثه في حياة الأشخاص (القيمة المجتمعية).
• ● إدارة نشاطات المنظمات بشكل أفضل بهدف تحقيق قيمة مجتمعية أكبر.
• ● اتخاذ قرارات أكثر فعالية بكيفية استثمار الموارد.
• ● التواصل مع الأطراف المعنية بخصوص القيمة المجتمعية المقدمة.
• ● توفير مسؤولية أكبر تجاه الأطراف المعنية.

الجدول أدناه يوضح بعض أهم الأسئلة التي ينبغي أن يتضمنها استبيان قياس الأثر الاجتماعي للرسوم الحكومية:

تاسعاً. النظام الإلكتروني لتسعير الخدمات الحكومية.

من أجل التسهيل على الجهات الحكومية فإن دائرة المالية المركزية قد صممت نظام إلكتروني شامل يستخدم في تسعير الخدمات الحكومية سواء الجديدة منها أو المعدلة ويشمل النظام على نظامين فرعيين:

• o نظام التكاليف الكلية
• o نظام تسعير للخدمات

وقد تم إعداد دليل مستخدم للنظام يشرح خطوات الاستخدام مع توضيح لكل مرحلة من مراحل تسعير الخدمة. ويشتمل النظام على تحديد قيمة الرسوم والغرامات الخاصة بالخدمات الحكومية.

وسيتم إصدار دليل متكامل لاستخدام النظام.

عاشراً: بيانات التواصل:

د. فلاح الحسيني – مستشار الدراسات والبحوث – دائرة المالية المركزية

falah.alhusseni@sfd.gov.ae

محمد حسين - استشاري - دائرة المالية المركزية

Mohammad.hasan@sfd.gov.ae

Government Services Pricing Guide

2019

4. Service Pricing Methods:

In light of studies, comparisons, and benchmark practices regarding government service pricing methods, the total cost plus benefit method has been chosen for pricing government services. This is because it aligns perfectly with the concepts of government fees, as it includes and covers all costs incurred by the government entity in providing the service, with the addition of a small amount representing a specific margin that covers the development and improvement of the efficiency of the service in question.

• o Pricing method based on the total cost of the service plus the benefit factor:

This method is one of the most common and widely used in the government sector. Cost refers to all expenses incurred by the government entity, such as employee wages and other expenses, to produce a specific service or good, which forms the minimum price. Costs must be identified and analyzed for the government entity to set an appropriate price.

The cost determination method is considered the easiest pricing method and the most used in the service sector. A standard percentage or amount is added to the cost of the service. We can distinguish between two types of costs within a government entity:

a. Direct Costs

b. Indirect Costs

c. Total Cost

The advantages of using the cost method for pricing services are:

• o If all institutions use the same pricing method, competition in pricing is reduced.
• o It is considered one of the easiest strategies, based on calculating total costs plus a profit percentage.
• o It simplifies price calculation and allows for pricing decisions for services that must meet individual customer needs.
• o Cost-based pricing is largely fair to both the service provider and the beneficiary, as the provider does not try to exploit the beneficiary (leading to greater psychological acceptance of the price by the beneficiary).

Mechanism for applying pricing based on total cost:

The following steps can be adopted to apply this method:

1. Calculate the total costs for the department/section/activity/cost center that provides the service, and thus the cost of the provided service can be calculated.

Total costs include two parts:

a. Direct Costs of the department/section/activity/cost center or service.

This represents all costs incurred by this section, activity, or department providing the concerned service, or the service itself. It is calculated as follows based on the budget value of this section, activity, or cost center for the year 2017:

• o Chapter One: Salaries and Wages - The entire value of Chapter One is included.
• o Chapter Two: Operating Expenses - All these expenses are included.
• o Chapter Three: Capital Expenditures - The year 2017 is only charged with the value of these assets. For example, if a computer was purchased for this activity in 2017 for (8,000) dirhams, this full amount is not recorded. Instead, the amount is divided by the useful life of the asset, which is four years, making the amount for 2017 (8000) divided by 4 = 2000 dirhams. This amount (2,000) is added to the sum of the first two chapters. All fixed assets such as cars/fax/telephone/vehicle/equipment are treated similarly.
• ● Therefore, the total direct costs = Chapter One + Chapter Two + Chapter Three charged with the share for the concerned year (from capital assets).

b. Indirect Costs

These are the costs of support services activities/departments that provide their internal services to all departments, sections, and activities whose services are external, i.e., to external beneficiaries outside the department (Customers). The costs of support services are calculated as follows:

• o Chapter One: Salaries and Wages - The entire value of Chapter One is included.
• o Chapter Two: Operating Expenses - All these expenses are included.
• o Chapter Three: Capital Expenditures - The costs for the concerned year are only charged with the value of these assets. For example, if a car was purchased for this activity in 2017 for (100,000) dirhams, this full amount is not recorded. Instead, the amount is divided by the useful life of the asset, which is five years, making the amount for 2017 (100,000) divided by 5 = 20,000 dirhams. This amount (20,000) is added to the sum of the first two chapters. All fixed assets such as cars/fax/telephone/vehicle/equipment are treated similarly.
• o Therefore, the total indirect costs (which represent the total costs of the support services department) = Chapter One + Chapter Two + Chapter Three charged with the share for the year 2017 only (from capital assets).

c. Mechanism for distributing support service costs to departments, cost centers, or activities:

The following example illustrates how to distribute these costs to all departments, cost centers, or activities:

• o The number of employees in the departments, cost centers, or activities that benefit from the support services department is considered the best basis for distribution at present, due to the lack of data on other distribution bases (Cost Drivers).
• o The number of employees in these departments/activities/cost centers is summed up, excluding the number of employees in the support services department.
• o The relative importance of each department/activity/cost center (excluding the support services department) is extracted using the following equation: (Relative importance of department (A) = Number of employees in department (A) / Total number of employees (from the previous step, of course, excluding support services employees)) * 100
• o To calculate department (A)'s share of indirect costs, the following equation is used:
• ● Share of department (A) = Relative importance of department A (%) x Total cost of the support services department.
• o The total costs of the department/section/activity/cost center that provides the service are extracted using the following equation:
• ■ Total Costs = Direct Cost + Indirect Cost (this section's share of the total cost of the support services department).

Sixth. Methodology for Determining Service Fee Values:

Determining the prices that government entities should charge for the supply of services requires estimating the cost of the service by identifying all relevant costs (direct and indirect) associated with service delivery. Service pricing, on the other hand, refers to the amount that the customer is required to pay for the service.

We will study two main axes in the service pricing guide as follows:

1. Determining the fee value for a new service:

A global methodology has been chosen for pricing government services, based on the total cost method incurred by the government entity in providing the service, in addition to the benefit factor realized by the beneficiary of this service outside the government entity.

The methodology enables government entities, by following a number of performance measurement indicators for services, to calculate the actual cost of providing each public service. This will help them improve their ability to measure the efficiency of these services and enhance them to achieve financial savings, determine the most appropriate channels for their delivery, and estimate the annual budgets for government entities.

The fees are based on the cost recovery rule (Cost Drive), meaning that the fee value should not be less than the cost of providing the service unless the government deems it necessary to subsidize a particular service. Applying this rule means that the higher the cost of the service, the higher the fee value, indicating a direct relationship between the fee and the cost. However, as previously stated, cost alone is not sufficient to determine the fee value; another element must be considered, which is the benefit from the service, where the relationship is also direct between the benefit and the service.

Therefore, mathematically, it can be said that the equation for calculating the fee value is:

Fee Value = Standard Cost × Benefit Factor

We will discuss how to calculate each factor of the above equation with a practical example for clarification.

a. Standard Cost:

It is the cost that should be incurred under the normal and familiar conditions of the government entity, which does not contain any kind of extravagance or unavoidable or unpermitted waste. Its determination is based on scientific and practical experiments.

Standard Cost of the Service = Annual Cost of the Department divided by the number of transactions or services provided by the department per year.

Where the total annual cost of the department =

Employee Salaries + Administrative Expenses (other) + Capital Expenses (equipment and supplies) + Department's share of support services cost (Indirect Cost)

b. Benefit Factor:

Benefit is the utility obtained as a result of providing the service. It is a value that expresses the size of the private benefit in the administrative service, and by multiplying it by the cost of the service, it acts as a lever that raises the service cost to reach the fair value of the fee.

The private benefit that the beneficiary receives from the administrative service has a value, as the government has the right to add a certain benefit to the cost of the service to cover the expenses of state institutions.

It has been found that the benefit of any administrative service consists of the following elements:

• - A service that provides a benefit to one party or other parties.
• - A service that provides a one-time benefit or a recurring benefit.
• - A service that provides a benefit for material or non-material gains.
• - A service requested by the client because it is mandatory or optional.

Now we have four elements that affect the increase or decrease of the benefit. We will give each element one point if the benefit is lower and two points if the benefit is higher, as follows:

• - If the benefit is for one party (the service applicant), it deserves 1 point.
• - If the benefit is for the service applicant and other parties of interest to them, it deserves 2 points.
• - If the benefit is for one time, it deserves 1 point.
• - If the benefit is for multiple times, it deserves 2 points.
• - If the benefit does not achieve material gains, it deserves 1 point.
• - If the benefit achieves material gains, it deserves 2 points.
• - If the service is requested because it is mandatory, it deserves 1 point.
• - If the service is requested even if it is optional, it deserves 2 points.

Now we find that any benefit, when analyzed into its four elements, will take either 1 point or 2 points from each element. Thus, we are faced with the following options:

4 = 1+1+1+1

5 = 2+1+1+1

6 = 2+2+1+1

7 = 2+2+2+1

8 = 2+2+2+2

So for each service, there are benefits ranging from 4 to 8 points. For simplification, the average of these values, which is 6, can be taken. Based on further results for most administrative services, the benefit factor = 5.

c. Time or Duration:

If time is used efficiently to complete any transaction, it will lead to improving the quality of work, increasing productivity, and completing it in record time, thus obtaining better results.

The correct method for determining the completion time of a transaction is through the process maps prepared by the Quality and Excellence Department in the agency. If this is not available, one can resort to analyzing the work steps in the transaction and estimating the time required for each step, then calculating the total.

An applied example with steps on the process of calculating the service value and pricing it is added as follows:

Example:

The standard department that provides administrative services consists of 7 employees and is equipped with the necessary equipment to carry out its work. The standard cost of the department can be calculated as follows:

1. Salaries:

2. Equipment and Supplies:

Total = 240,000

This equipment is depreciated over four years, so the annual cost of equipment is

240,000 / 4 = 60,000 AED

Monthly supplies and expenses 10,000 * 12 = 120,000 AED

Total Equipment and Supplies = 60,000 + 120,000 = 180,000 AED

3. Building Cost: Knowing that most departments have owned buildings, and if we calculate the building's depreciation over 30 years, the building cost for the department would be less than the rent. However, we will use the rent amount as this option is always available.

Annual rent value for a department = 150,000

4. Other Expenses: 100,000

Annual Department Cost = Salaries + Equipment and Supplies + Rent + Other Expenses

1,800,000 + 180,000 + 150,000 + 100,000 = 2,230,000

Standard Cost of Service:

Now the standard cost of the service can be calculated by dividing the annual cost of the department by the number of transactions or services it provides per year:

• - Transaction completion time = T
• - Number of transactions completed by one employee per hour = 60 / T
• - Number of working hours per day = 7 hours
• - Number of employees completing transactions = 6
• - Number of working days per year = 240 days

Based on the above,

Number of transactions completed by the department per year = 240 * 6 * 7 * 60 / T = 604,800 / T transactions

Cost of the service (transaction) = Annual department cost / Number of transactions provided by the department

= 2,230,000 / (604,800 / T) = 3.68 * T AED

Where T is the time in minutes required for one employee to complete the transaction or service.

To clarify what we have reached, we will take the following example:

Example: What is the standard cost for issuing a visit visa?

Issuing a visit visa requires the employee to do the following:

1. Check the transaction data provided by the client: 5 minutes
2. Verify the existence and correctness of the attached supporting documents: 3 minutes
3. Add the necessary official numbers and information to the transaction: 2 minutes
4. Forward it to the security department and wait for approval: 10 minutes

Total: 20 minutes

Standard Cost = 3.68 T

Standard Cost for issuing the visa = Transaction completion time X Transaction cost

= 20 * 3.68 = 73.6 AED

Calculating the Fee Amount:

After determining the cost side through the standard cost and the benefit side through the benefit factor, it has become easy to calculate the fee amount for the service provided by the government entity as follows:

1. Standard Cost = 3.68 T, where T is the time in minutes needed for one employee to complete the transaction.
2. Benefit Factor in the service = 5

Fee = Cost × Benefit Factor

3.68 T × 5 = 18.4 × T

Example:

The time required to issue a visit visa is 20 minutes. The required task is to determine the fee amount.

Fee = Cost x Benefit Factor (as shown above)

5 * 20 * 3.68 = 368 AED

2. Adjusting the Value of Current Service Fees:

To enhance the economic competitiveness of the emirate and to solidify the continuous government support for the investment environment in the emirate, and the resulting positive impacts on all segments of society directly and indirectly, it is necessary to establish controls and principles for increasing or decreasing any government fee or introducing a new fee after ensuring the existence of justifications and real benefits for the society that necessitate the adjustment.

The same previous methodology is used to determine the fair value of the fees to be adjusted, in light of the application data from previous years. Among the most important variables that should be studied and analyzed is the cost incurred by the government entity providing the service, its impact on the cost of business for private sector institutions and companies, and the level of impact on the attractiveness of Sharjah's business environment to enhance the emirate's competitiveness.

Seventh. Benchmarking:

Benchmarking

It is a method for improving and developing performance to bring about change in an organization by sharing information, knowledge, and expertise with distinguished and leading organizations and transferring it to other organizations.

Benchmarking is considered a contemporary application that organizations have begun to use as one of the tools for developing and improving performance and achieving leadership in their field of work.

Given the constantly changing and rapidly evolving work climate and strong competition that has presented customers receiving services with many alternatives, it has become difficult for any organization to operate alone without knowing how others work. It cannot continue alone and achieve improvement and development except through cooperation with other organizations by observing what they do and benefiting from it in developing its own business.

Hence, there has been a growing interest in benchmarking to measure and evaluate the performance of these organizations, identify their shortcomings in comparison to others, and work to address them and achieve quality in the performance of public services. The application of this approach has spread in local units in recent years in many countries such as the United States, Britain, and Japan.

Importance of Benchmarking:

Cost Rationalization: By applying benchmarking, the costs of services that are high are reduced, as administrative organizations resort to looking for organizations that perform the same activity or service at a lower cost.

• - Providing an opportunity for continuous learning.
• - Allowing the organization to look both internally and externally for the best models.
• - Improving the creative and innovative abilities of the work team.
• - Providing opportunities for cooperation between organizations or local units.
• - Adopting an organizational culture geared towards problem-solving.

Eighth. Methodology for Measuring Social and Economic Impact:

A decision to increase fees may have positive or negative effects on the economy and society, or its impact may be intangible. Positive effects include curbing undesirable activities, such as those resulting in large transfers abroad, putting pressure on infrastructure, or contributing to the worsening of demographic imbalances. An increase is also positive if it generates greater revenues for the government without compromising other considerations.

Negative effects on the economy include increasing the inflation rate or losing the attractiveness and competitiveness of the investment environment.

a. Measuring the Economic Impact of Government Service Pricing:

The process of measuring the economic impact of pricing government services in the Emirate of Sharjah is one of the most important stages in the pricing decision-making process. Therefore, it is required of the government entity and the independent body seeking to introduce new services and propose a certain fee value for them, or to propose an adjustment to the current fees for the services they currently provide, to pay attention to studying the positive and negative effects of imposing fees. The process of measuring this impact is no less important than measuring the social impact of these fees.

Therefore, the following factors should be measured and identified:

1. What is the positive and negative impact of the new (introduced) fees on the competitiveness of the government entity, the independent body, and the emirate?
2. What is the positive and negative impact of the proposed fee adjustments on the competitiveness of the government entity, the independent body, and the emirate?
3. What are the competitive advantages that these fees can offer to investors and customers dealing with this government entity?
4. What is the expected volume of revenues to be achieved during the current and next year upon approval of the imposition of these new and adjusted fees?
5. Is it expected that these new and adjusted fees for new and current services will attract new investors and customers, whether from within the emirate or from outside?
6. Will these fees contribute to improving macroeconomic indicators in terms of increasing economic growth and improving the economic performance of governmental and private institutions?
7. What is the impact of these new and adjusted fees on increasing or decreasing the cost of business for private institutions and companies in the emirate?
8. Will these fees negatively affect the performance, growth, and economic expansion of private companies and the level of profits they are expected to achieve?
9. Any other indicators and observations that the government entity sees as having an economic impact.

b. Measuring the Social Impact of Government Service Pricing:

It is a set of positive and/or negative changes that occur in society resulting from the organization's activities. Measuring social impact is a recognized method for organizations through which they can demonstrate the value they provide to beneficiaries and the community as a whole. Through the effective application of a social impact measurement program, the organization will be able to achieve the following:

• ● Understand the amount of change it creates in people's lives (social value).
• ● Better manage the organization's activities to achieve greater social value.
• ● Make more effective decisions on how to invest resources.
• ● Communicate with stakeholders about the social value provided.
• ● Provide greater accountability to stakeholders.

The table below shows some of the most important questions that should be included in a questionnaire for measuring the social impact of government fees:

Ninth. Electronic System for Government Service Pricing.

To facilitate the process for government entities, the Central Finance Department has designed a comprehensive electronic system used for pricing government services, both new and amended. The system includes two sub-systems:

• o Total Cost System
• o Service Pricing System

A user guide for the system has been prepared, explaining the steps of use with a clarification for each stage of the service pricing process. The system includes determining the value of fees and fines for government services.

A complete user guide for the system will be issued.

Tenth: Contact Information:

Dr. Falah Al-Hussaini – Studies and Research Consultant – Central Finance Department

falah.alhusseni@sfd.gov.ae

Mohammad Hasan - Consultant - Central Finance Department

Mohammad.hasan@sfd.gov.ae