مرسوم أميري رقم (11) لسنة 2011
مرسوم أميري رقم (11) لسنة 2011
بإصدار القانون المالي لحكومة عجمان
نحن، حميد بن راشد النعيمي، عضو المجلس الأعلى حاكم إمارة عجمان
- بعد الإطلاع على دستور دولة الإمارات العربية المتحدة.
- وعلى القانون الإتحادي رقم (23) لسنة 2005 في شأن قواعد إعداد الميزانية العامة والحساب الختامي للحكومة الإتحادية وتعديلاته، وعلى القانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2011 في شأن الإيرادات العامة للدولة.
- وعلى المرسوم الأميري رقم (4) لسنة 2003 بشأن إنشاء المجلس التنفيذي لإمارة عجمان وتعديلاته.
- وعلى المرسوم الأميري رقم (9) لسنة 2008 بإصدار قانون الخدمة المدنية في إمارة عجمان.
- وعلى المرسوم الأميري رقم (3) لسنة 2010 بشأن إنشاء جهاز عجمان للرقابة المالية.
- وعلى المرسوم الأميري رقم (4) لسنة 2010 بإنشاء دائرة الشؤون المالية والإدارية بعجمان.
- وعلى المرسوم الأميري رقم (8) لسنة 2011 بشأن تنظيم إصدارات التشريعات المحلية بإمارة عجمان.
- وبناءً على توصية المجلس التنفيذي لإمارة عجمان الصادرة في جلسته الثالثة لسنة 2011.
- وبناءً على ما عرضه علينا ولي عهد الإمارة رئيس المجلس التنفيذي.
ولما ارتأينا فيه تحقيق المصلحة العامة.
فقد أصدرنا المرسوم الأميري الآتي نصه:
المادة (1)
اسم المرسوم
يسمى هذا المرسوم " المرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 بإصدار القانون المالي لحكومة عجمان ".
المادة (2)
تعريفات
لأغراض تطبيق أحكام هذا القانون، تكون للكلمات والعبارات التالية المعاني الموضحة قرين كل منها أدناه، ما لم يقض سياق النص خلاف ذلك :
"الإمارة" :يقصد بها إمارة عجمان.
"الحاكم" :يقصد به حاكم الإمارة.
"ولي العهد" :يقصد به ولي عهد الإمارة.
"المجلس التنفيذي" :يقصد به المجلس التنفيذي للإمارة.
"ممثل الحاكم" :يقصد به ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية بالإمارة.
"دائرة حكومية" :يقصد بها أية دائرة أو إدارة أو مؤسسة أو سلطة أو جهة أخرى تدخل موازنتها، كلياً أو جزئياً، ضمن الموازنة العامة لحكومة الإمارة.
"دائرة المالية" :يقصد بها دائرة الشؤون المالية والإدارية بعجمان.
"رئيس الدائرة الحكومية" :يقصد به الرئيس المعين للدائرة الحكومية أو أي شخص يمارس صلاحيات مماثلة لصلاحيات رئيس الدائرة أو القيادي الأعلى فيها بموجب التشريع المحلي بإنشاء الدائرة الحكومية المعنية.
"مدير الدائرة الحكومية" :يقصد به المدير العام أو المدير التنفيذي الأعلى في الدائرة الحكومية المعنية.
"الموازنة العامة" :يقصد بها الموازنة العامة السنوية لحكومة الإمارة.
"الموازنة المستقلة" :يقصد بها موازنة أي جهة تابعة لحكومة الإمارة، تكون لديها شخصية اعتبارية مستقلة وتتمتع بالاستقلال المالي والإداري، وفقاً للتشريع المحلي الصادر بإنشاءها أو بإعادة تنظيمها.
"الحساب الختامي العام للحكومة" :يقصد به أي حساب، أو بيان، مالي مجمع يعد في نهاية السنة المالية يتضمن البيانات المالية الختامية لكافة الدوائر الحكومية المدرج موازناتها ضمن الموازنة العامة.
"الحساب الختامي الفرعي" :يقصد به حساب، أو بيان، مالي تعده الدائرة الحكومية المعنية في نهاية السنة المالية بعد تنفيذ موازنتها.
"الاحتياطي العام" :يقصد به حساب يحتفظ به لدى دائرة المالية ويسجل فيه نتيجة تنفيذ الموازنة العامة عن السنة المالية المعنية.
"الاحتياطي الخاص" :يقصد به مبلغ سنوي تقدره دائرة المالية ويدرج في الموازنة العامة لمواجهة الاحتياجات غير المتوقعة أو الطارئة وغير المدرجة في الموازنة العامة.
"السنة المالية" :يقصد بها السنة المالية المشار إليها في المادة (7) من هذا المرسوم.
"الإيرادات الحكومية" :يقصد بها أي عوائد مالية تنتج عن ممارسة الدوائر الحكومية لأنشطتها المختلفة وتشمل العبارة أيضاً الضرائب والرسوم والغرامات وعائدات بيع أية أصول وحقوق الامتياز والأرباح وعوائد الاستثمارات الحكومية وأية عوائد أخرى مماثلة.
"الخزانة العامة" :يقصد بها حساب الإيرادات الخاص بحكومة الإمارة.
"جهة مدعومة" :يقصد بها أي من الجهات التي تقدم لها حكومة الإمارة دعماً مالياً سنوياً كالجمعيات والأندية الرياضية والثقافية وما يماثلها.
"اتفاقية" :تشمل أي اتفاقية أو عقد وتشمل الكلمة أي ملاحق أو وثائق مرفقة أو مرتبطة بالاتفاقية أو العقد المعني.
"اللائحة التنفيذية" :يقصد بها اللائحة التنفيذية لهذا القانون التي تصدر بموجب المادة (46) من هذا القانون.
المادة (3)
أهداف القانون المالي
يهدف هذا القانون الى تحقيق الآتي:
(1) بيان كيفية إعداد وتنظيم وإصدار وتنفيذ وإدارة الموازنة العامة.
(2) بيان سبل وأساليب الرقابة على الإيرادات والمصروفات والأصول الحكومية وحساباتها المختلفة.
(3) تحديد السياسات والإجراءات المالية والمحاسبية الواجب إتباعها من الدوائر الحكومية بغرض توحيد وتنظيم المعالجات المحاسبية والمالية للمعاملات الحكومية، في جميع المستويات الإدارية.
(4) وضع قواعد ومعايير الحوكمة والشفافية النموذجية للأداء المؤسسي السليم المستمد من أفضل الممارسات المطبقة في الدولة.
(5) تحسين أنظمة درء وإدارة المخاطر وكذلك إجراءات إنجاز العمليات المالية.
المادة (4)
إدارة أموال الحكومة وحساباتها المصرفية
تتولى دائرة المالية إدارة الأموال النقدية المملوكة لحكومة الإمارة، ومهام فتح وإغلاق الحسابات المصرفية، سواءاً باسم الحكومة أو باسم أي دائرة حكومية، والإشراف علي تشغيل تلك الحسابات حسب القواعد التي تحددها اللائحة التنفيذية.
المادة (5)
استخدام النظم الآلية والإلكترونية
يتم استخدام النظام الآلي للإدارة المالية وتطبيقات الحكومة الالكترونية في العمليات المالية وفقاً للأحكام والإجراءات التي تحددها اللائحة التنفيذية.
المادة (6)
استخدام اللغة العربية
6(1) يجب إبرام الاتفاقيات والشروط العامة فيها وتحرير التقارير والبيانات المالية والحسابية والمراسلات المتعلقة بجميع المعاملات المالية الحكومية باللغة العربية، ويجوز إعداد ترجمة لها باللغة الانجليزية إذا اقتضى الأمر ذلك ويعتبر النص العربي للتقارير أو البيانات أو المراسلات المذكورة هو النص الغالب في كل ما يتعلق بمشروعية تطبيق وتفسير كافة الاتفاقيات التي تكون حكومة الإمارة طرفاً فيها.
6(2) استثناءً من أحكام البند (6)(1) أعلاه يجوز، عند الضرورة، وبموافقة مدير الدائرة الحكومية المعنية، إبرام أي اتفاقية باللغة الإنجليزية اذا اقتضت طبيعتها والمصطلحات الفنية الواردة فيها ذلك الاستثناء.
المادة (7)
السنة المالية
تبدأ السنة المالية للحكومة في أول شهر يناير وتنتهي في آخر شهر ديسمبر من السنة الميلادية المعنية، وتكون السنة المالية لكل دائرة حكومية مماثلة للسنة المالية لحكومة الإمارة ما لم يقرر الحاكم خلاف ذلك في حالة إنشاء دائرة حكومية جديدة أو إلغاء وتصفية دائرة حكومية قائمة أثناء سريان أي سنة مالية لحكومة الإمارة.
المادة (8)
خضوع المستندات والبيانات المالية للرقابة الداخلية
تخضع جميع المستندات المالية أو المحاسبية أو ما يعادلها آلياً، والبيانات المكملة والمؤيدة لها لأحكام الرقابة الداخلية وإجراءات الضبط الداخلي المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية ويجب على المفوضين بالتوقيع التأكد من صحة المستندات والبيانات المذكورة وسلامة إجراءاتها قبل اعتمادها وإحالتها للصرف.
المادة (9)
الموازنة العامة
9(1) تصدر الموازنة العامة بمرسوم أميري ويجب أن تتضمن السياسة المالية لحكومة الإمارة التي تستهدف تحقيق التنمية الاقتصادية والاستقرار المستدام في الإمارة من خلال التوزيع الأمثل والاستخدام الكفء للموارد وعلى وجه الخصوص، يجب أن تشمل الموازنة العامة جميع الإيرادات الحكومية المقدر تحصيلها وجميع المصروفات المقدر إنفاقها من قبل الدوائر الحكومية خلال السنة المالية المعنية.
9(2) يجوز أن يكون لأي هيئة أو مؤسسة عامة موازنة مستقلة وفي هذه الحالة، يجب أن يحدد مرسوم إنشاء الهيئة أو المؤسسة المعنية مدى الصلة المالية بين موازنتها المستقلة والموازنة العامة.
المادة (10)
المبادئ العامة للموازنة العامة
عند إعداد وتنفيذ الموازنة العامة يجب مراعاة المبادئ العامة الآتية:
(أ) أن تشمل الموازنة العامة جميع الإيرادات الحكومية المقدر تحصيلها وجميع المصروفات المتوقع إنفاقها من قبل جميع الدوائر الحكومية خلال السنة المالية.
(ب) أن يتم الالتزام بإصدار الموازنة العامة سنوياً والتقيد بمقدار المخصصات المدرجة في الموازنة العامة والأغراض المخصصة لها وبالتفاصيل التي أعدت على أساسها.
(ج) أن يحظر على أي دائرة حكومية ترحيل الفائض في موازنتها للسنة المالية القادمة.
(د) أن يحظر على أي دائرة حكومية الارتباط بأي مصروف دون توفير الاعتماد المالي له مسبقاً.
(ه) أن يخصص مجموع الإيرادات الحكومية المقدرة للسنة المالية لتغطية جميع النفقات العامة المقدرة لنفس السنة المالية المعنية، وذلك وفقاً لأهداف وأولويات حكومة الإمارة ولا يجوز لأي دائرة حكومية تخصيص إيراد معين من إيراداتها لتغطية مصروف بعينه من مصروفاتها، ولا يجوز لتلك الدائرة الحكومية إجراء مقاصة بين النفقات المصروفة والإيرادات المحصلة من قبلها.
(و) لا يجوز لأي دائرة حكومية استخدام الاعتمادات الإضافية التي يصدر بها قرار من السلطة المختصة أثناء تنفيذ الموازنة لأي غرض بخلاف الغرض المخصصة له تلك الاعتمادات الإضافية.
المادة (11)
التعميم بشأن إعداد الموازنة العامة
يصدر ممثل الحاكم سنويا، خلال النصف الأول من كل سنة مالية، تعميماً خطياً لكافة الدوائر الحكومية بشأن إعداد الموازنة العامة يحدد فيه المنهجية الواجب مراعاتها في إعداد الموازنة العامة والتعليمات والإجراءات والمواعيد التي يجب على الدوائر الحكومية أن تتقيد بها عند إعداد مشروعات موازناتها السنوية.
المادة (12)
مسئولية الدائرة الحكومية بشأن إعداد موازنتها السنوية
12(1) تلتزم كل دائرة حكومية بتقديم مشروع موازنتها السنوية إلى دائرة المالية خلال المدة والموعد المحددين في التعميم الذي يصدره ممثل الحاكم بموجب المادة (11) أعلاه.
12(2) عند إعداد مشروع الموازنة السنوية، يجب على الدائرة الحكومية المعنية أن تلتزم بتقدير إيراداتها ونفقاتها المتوقعة بصورة واقعية ومعقولة وأن تكون تلك التقديرات، مصحوبة ببيان الأسس التي بنيت عليها، وبجميع البيانات والمعلومات والإيضاحات التي تطلبها دائرة المالية في هذا الشأن.
12(3) في حال تقاعس أية دائرة حكومية عن تقديم مشروع موازنتها السنوية خلال المدة المحددة لذلك، تتولى دائرة المالية إعداد مشروع موازنة الدائرة الحكومية المعنية على أساس موازنة السنة الجارية لتلك الدائرة الحكومية، مع مراعاة أي تعديلات أدخلت عليها خلال السنة المالية الجارية بالإضافة لأي تعديلات متوقع حصولها أو أي خطط خاصة بالدائرة الحكومية المعنية. ولا يجوز للدائرة الحكومية المعنية الاعتراض على الموازنة السنوية لها التي تعدها دائرة المالية بموجب هذه المادة.
المادة (13)
مسئولية دائرة مالية بشأن إعداد الموازنة العامة ورفعها لممثل الحاكم
13(1) تلتزم دائرة المالية بإعداد مشروع الموازنة العامة السنوية لحكومة الإمارة بعد دراستها لمشروعات موازنات الدوائر الحكومية ومناقشتها مع تلك الدوائر الحكومية، وعلى دائرة المالية أن تراعي، عند إعدادها لمشروع الموازنة العامة، حجم الإنفاق الفعلي لكل دائرة حكومية خلال السنوات الماضية مع الأخذ في الاعتبار التغييرات التي تطرأ على خطط كل دائرة حكومية، على حده، وعدد العاملين فيها والمشروعات التي تقوم الدائرة الحكومية المعنية بتنفيذها، في السنة الجارية وفي السنة المالية المقبلة.
13(2) على دائرة المالية أن تقوم، خلال المدة والموعد المحددين في التعميم المشار إليه في المادة (11) أعلاه، بعرض مشروع الموازنة العامة على ممثل الحاكم.
المادة (14)
عرض الموازنة العامة على رئيس المجلس التنفيذي
يجب على ممثل الحاكم، بعد موافقته على مشروع الموازنة العامة، أن يقوم بعرضها مع التقارير المصاحبة لها، إن وجدت، على رئيس المجلس التنفيذي للإطلاع على ما ورد بالموازنة العامة للحكومة والبت في أي مقترحات بشأنها بعد مناقشتها مع ممثل الحاكم.
المادة (15)
اعتماد الموازنة العامة من الحاكم
15(1) بعد اكتمال الإجراءات الواردة في المادة (14) أعلاه يقوم ولي العهد وممثل الحاكم بعرض مشروع الموازنة العامة على الحاكم لاعتمادها بمرسوم يصدره الحاكم قبل نهاية شهر ديسمبر من كل سنة ميلادية.
15(2) في حال عدم اعتماد الموازنة العامة من الحاكم، قبل بدء السنة المالية المعنية، تخول دائرة المالية، تلقائياً وبصفة استثنائية، بالصرف من الموازنة العامة بشرط أن يتم ذلك الصرف لمدة مؤقتة ووفقاً لصلاحيات الصرف المؤقتة الواردة في اللائحة التنفيذية.
المادة (16)
تمويل الموازنة العامة
يتم تمويل الموازنة العامة السنوية من خلال الإيرادات الحكومية الموصوفة في المادة (23) من هذا القانون ومن الدعم المالي وفقاً لما يقرره الحاكم في هذا الشأن.
المادة (17)
الصلاحيات المالية
17(1) يحدد الحاكم، بموجب قرار يصدره، صلاحيات رؤساء ومديري الدوائر الحكومية فيما يتعلق بتنفيذ الموازنة السنوية للدائرة الحكومية المعنية.
17(2) ويجوز لرئيس الدائرة الحكومية المعنية أو مديرها إصدار قرارات بتفويض بعض صلاحياته لأحد مرؤوسيه من شاغلي الوظائف الإشرافية على أن تكون الصلاحيات المفوضة المذكورة خطية ومحددة بصورة تفصيلية ونافية للجهالة، ووفقاً لأحكام اللائحة التنفيذية، ويجب إخطار دائرة المالية والجهات ذات العلاقة بأي تفويض للصلاحيات يصدر عن رئيس أو مدير أي دائرة حكومية وفقاً لأحكام هذه المادة.
المادة (18)
الرقابة على تنفيذ الموازنة العامة
18(1) لأغراض هذا القانون وبالإضافة للاختصاصات المقررة لها في المرسوم الصادر بإنشائها، تختص دائرة المالية بمهام الرقابة على تنفيذ الموازنة العامة، بما ينسجم مع الخطة الإستراتيجية العامة للحكومة والأهداف الرئيسية للدوائر الحكومية، ووفقاً للقوانين والأنظمة السارية في الإمارة.
18(2) لأغراض القيام بمهام الرقابة الواردة في المادة 18(1) أعلاه يحق لدائرة المالية الإطلاع والحصول على جميع النسخ الأصلية من المستندات والسجلات والوثائق المعززة للمعاملة المالية المعنية وأي بيانات أو معلومات أخرى ترى الدائرة المالية إنها ضرورية لقيامها بمهامها المذكورة أعلاه، ولا يجوز لأي دائرة حكومية الامتناع، لأي سبب، أياً كان، عن الاستجابة لأي طلب خطي ترسله لها دائرة المالية وفقاً للصلاحيات المخولة لها بموجب هذه المادة.
المادة (19)
الاعتمادات الإضافية والالتزامات المالية
19(1) لا يجوز لأي دائرة حكومية تقديم طلب لدائرة المالية بشأن اعتمادات إضافية إلا فقط في حال الضرورة ويجب أن يكون أي طلب لاعتماد إضافي معززاً بالمبررات والبيانات المؤيدة له وعلى نحو يمكن دائرة المالية من إعداد الدراسة اللازمة للطلب المعني قبل إجازته من السلطة المختصة.
19(2) تتم إجازة الاعتمادات المالية الإضافية، وفق الصلاحيات الصادرة من الحاكم.
19(3) لا يجوز لأي دائرة حكومية الحصول على أي قرض أو تسهيلات مصرفية ترتب التزامات مالية عليها، أياً كان نوعها، لتنفيذ أي مشاريع قبل الحصول على موافقة مسبقة من ولي العهد، بناءً على توصية من ممثل الحاكم.
المادة (20)
إلغاء الوفورات والاعتمادات المالية غير المستخدمة
20(1) يلغى تلقائياً، وبدون إشعار، كل اعتماد مالي مدرج في موازنة الدائرة الحكومية المعنية لم يتم استخدامه خلال السنة المالية المعنية.
20(2) يلغى تلقائياً، وبدون إشعار، كل وفر تحقق في اعتماد مدرج في موازنة أي دائرة حكومية خلال السنة المالية المعنية.
20(3) لا يجوز لأي شخص العمل باعتماد مالي ملغي أو بوفر في اعتماد مستخدم، أو التسبب في صرفه بعد إلغائه تلقائياً.
المادة (21)
معالجة الفائض أو العجز
تتم معالجة الفائض في الإيرادات أو العجز في الموازنة العامة وفقا للضوابط والإجراءات الواردة في اللائحة التنفيذية.
المادة (22)
الاحتياطي الخاص
على دائرة المالية تقدير مبلغ يدرج سنوياً في الموازنة العامة ويخصص للاحتياطي الخاص، ويتم استخدام المبالغ المتوفرة للاحتياطي الخاص بموافقة خطية من ولي العهد ولمواجهة الاحتياجات غير المتوقعة أو الطارئة وغير المدرجة ضمن اعتمادات الموازنة العامة للسنة المالية المعنية.
المادة (23)
الإيرادات الحكومية
تتكون الإيرادات الحكومية من الرسوم والغرامات والأموال الأخرى التي تقوم الدوائر الحكومية بتحصيلها، وفقا للقوانين والمراسيم الأميرية والأنظمة والقرارات المعمول بها، بالإضافة لعوائد استثمارات حكومة الإمارة، والمبالغ المستحقة للحكومة بموجب اتفاقيات امتياز مبرمة بينها وبين الغير.
المادة (24)
الضرائب والرسومات والغرامات
24(1) لا يجوز فرض أو تعديل أي ضرائب أو رسوم أو غرامات أو عوائد حكومية أخرى في الإمارة إلا بموجب قانون أو مرسوم أو قرار أميري يتم إصداره بناءاً على توصية من دائرة المالية.
24(2) لا يجوز الإعفاء من سداد الضرائب أو الرسوم أو الغرامات أو العوائد الحكومية الأخرى إلا بموجب قرار من حاكم الإمارة أو من يفوضه لذلك.
المادة (25)
إيرادات الدوائر الحكومية
تؤول إلى حساب الخزانة العامة كافة الإيرادات الحكومية التي تقوم بتحصيلها الدوائر الحكومية ولا يجوز لهذه الدوائر الحكومية الاحتفاظ بأي جزء من إيراداتها الحكومية أو الإنفاق منها على أنشطتها أو استثمارها أو استخدامها.
المادة (26)
عوائد الاستثمارات الحكومية وإيرادات الجهات المستقلة
26(1) تعتبر جميع عوائد الاستثمارات الحكومية بمثابة إنها إيرادات حكومية وتؤول للخزانة العامة.
26(2) يوزّع فائض إيرادات أي جهة تتمتع بالاستقلال المالي والإداري وفقاً لمقتضيات التشريع المحلي أو المحررات القانونية الصادرة بإنشائها أو بإعادة تنظيمها، وتؤول الحصة المستحقة من ذلك الفائض للحكومة إلى الخزانة العامة بمثابة أنها إيرادات حكومية.
المادة (27)
تقارير الأداء المالي
تقدم كل دائرة حكومية إلى دائرة المالية تقريراً عن أداءها المالي الشهري متضمناً الإيرادات والنفقات، وأي بيانات مالية أخرى، على أن تتقيد في هذا الشأن بالأحكام والشروط والإجراءات والنماذج المذكورة في اللائحة التنفيذية.
المادة (28)
المدفوعات الحكومية
يجب أن تكون النفقات المدفوعة من أي دائرة حكومية مرتبطة بالأهداف الرئيسية للدائرة الحكومية المعنية، وأن يتم التأكد مسبقاً من تطبيق الإجراءات والصلاحيات المنصوص عليها في هذا القانون ولائحته التنفيذية، أو في الأنظمة والتعليمات السارية في الإمارة قبل دفع النفقات المعنية.
المادة (29)
الصرف في حدود الاعتمادات
تتولى دائرة المالية توفير السيولة النقدية للدوائر الحكومية في حدود الاعتمادات المخصصة لها ، وبما يمكن الدوائر الحكومية من أداء مهامها وتنفيذ خططها على النحو المحدد في موازنتها السنوية، وتحدد اللائحة التنفيذية تنظيم وإعداد مستندات الصرف وإجراءات قيد النفقات وصرفها والشروط الواجب توافرها عند القيام بالصرف.
المادة (30)
حق الخصم من الدفعات المستحقة
يحق للدائرة الحكومية الخصم من أية دفعة مستحقة لأي مستفيد لا تزال في ذمته التزامات مالية مستحقة لحكومة الإمارة، وتقوم الدائرة الحكومية المعنية بإخطار المستفيد بهذا الشأن خطياً.
المادة (31)
الإعانات والتبرعات وما يماثلها
لا يجوز لأي دائرة حكومية منح أي إعانة مالية أو تبرع أو هدية أو مساهمة أو مبالغ إكرامية مماثلة لأية جهة، إلا فقط في حدود المبالغ المعتمدة والمخصصة للدائرة الحكومية المعنية للأغراض المذكورة ويجوز لأية دائرة حكومية قبول أية تبرعات أو إعانات بعد موافقة رئيس الدائرة الحكومية المعنية على أن يتم قيد تلك التبرعات أو الإعانات بسجلات وحسابات الدائرة الحكومية المعنية.
المادة (32)
صرف مستحقات الموظفين والعسكريين
تصرف مستحقات الموظفين المدنيين والعسكريين المحليين بالدوائر الحكومية، من رواتب ومكافآت أو أي مزايا مالية أو تعويضات وفقا لأحكام القوانين والنظم السارية في الإمارة بشأن كل منهم، بحسب الحال.
المادة (33)
نظم المناقصات والمشتريات والمستودعات الحكومية والنظم المالية الأخرى
تحدد الأحكام والشروط الخاصة بنظم المناقصات والمزايدات والإجراءات الواجب إتباعها لشراء السلع والمواد وتجهيز الخدمات والإعمال والأحكام والشروط الخاصة بتنظيم المستودعات والمخازن الحكومية ، ونظام السلف الداخلية، المؤقتة والدائمة وأي نظم مالية أخرى في اللائحة التنفيذية ويجب على كافة الدوائر الحكومية بالإمارة تطبيق تلك الأحكام والشروط والتقيد الدقيق بما ورد فيها.
المادة (34)
التعميم بشأن إعداد الحسابات الختامية
يصدر ممثل الحاكم قبل نهاية كل سنة مالية تعميماً خطياً بشأن إقفال الحسابات الختامية موضحاً به التعليمات والأسس والإجراءات والمواعيد التي يجب على الدوائر الحكومية التقيد بها لإقفال الحسابات وإعداد مشروع الحساب الختامي العام للحكومة والحسابات الختامية الفرعية للدوائر الحكومية.
المادة (35)
مسئولية الدائرة الحكومية بشأن إعداد مشروع حسابها الختامي
تعد كل دائرة حكومية مشروع حسابها الختامي عن السنة المالية المنقضية وتقدمه إلى دائرة المالية مرفقاً به التقارير المطلوبة بموجب اللائحة التنفيذية على أن تتقيد في هذا الشأن بالأسس والقواعد والتعليمات والمواعيد الواردة في التعميم الذي يصدره ممثل الحاكم في هذا الشأن، بموجب المادة (34) أعلاه.
المادة (36)
مسئولية دائرة المالية بشأن إعداد الحساب الختامي العام
تتولى دائرة المالية سنوياً إعداد مشروع الحساب الختامي العام للحكومة وفقاً للأسس والتعليمات وفي المواعيد المحددة بالتعميم المالي الصادر بإقفال الحسابات، ويجب عليها أن تقوم بعرضه على جهاز عجمان للرقابة المالية لمراجعته وإبداء أية ملاحظات بشأنه على أن يقوم جهاز عجمان للرقابة المالية بموافاة دائرة المالية برأيه حول مشروع الحساب أو البيان الختامي العام للحكومة في الموعد المحدد بالتعميم المالي الصادر في هذا الشأن.
المادة (37)
إجراءات اعتماد الحساب الختامي
37(1) بعد استلامها لملاحظات جهاز عجمان للرقابة المالية، تعد دائرة المالية مشروع الحساب الختامي العام للحكومة بصورته النهائية بعد إجراء التسويات والتعديلات اللازمة عليه، وتقوم بعرض تقرير مفصل عنه على ممثل الحاكم.
37(2) بعد موافقة ممثل الحاكم على مشروع الحساب الختامي العام للحكومة تقوم دائرة المالية بعرض تقرير عنه على المجلس التنفيذي للإطلاع عليه وإبداء أية ملاحظات بشأنه، ومن ثم يتم عرضه على حاكم الإمارة لإقراره وإصداره بموجب مرسوم أميري.
المادة (38)
قفل النتائج في حساب الاحتياطي العام
يقفل حاصل نتائج تنفيذ الموازنة العامة للحكومة عن السنة المالية المنتهية في حساب الاحتياطي العام لدى دائرة المالية وفقاً للإجراءات الواردة في اللائحة التنفيذية.
المادة (39)
أحكام خاصة بالجهات المستقلة
تسري في شأن الموازنات السنوية والحسابات الختامية للجهات المستقلة وإدارتها لحساباتها المصرفية جميع الأحكام والقواعد والتعليمات المنظمة لشؤونها المالية وفقاً للتشريع الصادر بإنشائها، وتلتزم هذه الجهات بتقديم تقارير مالية وتقارير أداء لدائرة المالية وفقاً لأحكام اللائحة التنفيذية.
المادة (40)
منح القروض للجهات المستقلة
يجوز وعند الضرورة، وفقاً للاحتياجات الفعلية للجهات المستقلة منحها قروض مالية بتوصية من ممثل الحاكم وبموافقة خطية من ولي العهد.
المادة (41)
منح الدعم المالي
يتم منح الدعم الحكومي لأية جهة بموجب توصية من ممثل الحاكم وبموافقة خطية من الحاكم أو من ولي العهد، وتحدد في الموازنة العامة للحكومة أسماء الجهات التي تقدم لها الحكومة دعماً مالياً ومقدار الدعم السنوي لكل جهة، والأنشطة المرتبط صرف الدعم المالي بها إن كان ذلك ممكناً، ويجب على كل جهة مدعومة أن تقوم بموافاة دائرة المالية بتقارير مالية بالشكل وفي المواعيد المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية.
المادة (42)
ديون أو مستحقات الغير لدى الدوائر الحكومية
يسقط الحق في مطالبة الدوائر الحكومية بأية مستحقات أو ديون في ذمتها للغير بعد انقضاء خمس سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية التي استحقت فيها تلك الديون والمستحقات ولا يجوز قبول أي دعوى أو مطالبة من أصحاب المصلحة في هذا الشأن ضد الدائرة الحكومية بشأن تلك الديون أوالمستحقات بعد انقضاء مدة الخمس سنوات المذكورة وتنقطع المدة المشار إليها، إذا قدمت مطالبة خطية أو قضائية للدائرة الحكومية المعنية بشأن المستحقات أو الديون المعنية من أصحاب المصلحة في ذلك، قبل انقضاء مدة الخمس سنوات المذكورة، أو إذا كان عدم الصرف يعود لتقصير من قبل الدائرة الحكومية المعنية، وعند توفر أي من هاتين الحالتين، يعود بدء سريان مدة الخمس سنوات المذكورة بزوال السبب الموجب لانقطاعها.
المادة (43)
ديون أو مستحقات الدوائر الحكومية لدى الغير
مع عدم الإخلال بمسؤولية الموظف الذي يهمل في متابعة مطالبة الدائرة الحكومية بأي ديون أو مستحقات أخرى لدي الغير، يسقط حق الدائرة الحكومية في مطالبة الغير بأية مستحقات أو ديون في ذمتهم للدائرة الحكومية بعد انقضاء عشر سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية التي استحقت فيها تلك الديون أوالمستحقات ولا يجوز قبول أي دعوى أو مطالبة من الدائرة الحكومية بشأن تلك الديون والمستحقات بعد انقضاء مدة العشر سنوات المذكورة وتنقطع المدة المشار إليها إذا قدمت الدائرة الحكومية المعنية مطالبة خطية أو قضائية للغير، بشأن الديون أو المستحقات المعنية، قبل انقضاء مدة العشر سنوات المذكورة، ويعود بدء سريان مدة الخمس سنوات المذكورة بزوال السبب الموجب لإنقطاعها.
المادة (44)
الرقابة المسبقة على التشريعات المالية
يعرض مشروع أي تشريع محلي يرتب عبئاً مالياً على الموازنة العامة للحكومة على دائرة المالية لدراسة جوانبه المالية وإبداء رأيها في كيفية تدبير المورد المالي لتغطية العبء المالي المعني في حال تطبيق هذا التشريع المحلي.
المادة (45)
الاحتفاظ بالمستندات والوثائق المالية
تحتفظ الدوائر الحكومية بالمستندات والوثائق المالية والإدارية أو ذات الأثر المالي، بأشكالها المختلفة، المسموعة والمقروءة والمرئية، لمدة لا تقل عن عشرة سنوات من تاريخ نهاية السنة الميلادية التي يعتمد فيها الحساب الختامي العام للحكومة للسنة المالية التي تعود إليها المستندات والوثائق المعنية، كما يتم الاحتفاظ بالسجلات المالية و الإدارية وما في حكمها، ولا يجوز إتلافها أو التخلص منها، إلا فقط في الحالات ووفقاً للإجراءات والأحكام المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية.
المادة (46)
اللائحة التنفيذية
تعد دائرة المالية مشروع اللائحة التنفيذية لأحكام هذا القانون وبعد اعتمادها خطياً من قبل ممثل الحاكم يتم إصدارها بموجب قرار أميري يصدره ولي العهد على انه لا يجوز أن تتضمن اللائحة التنفيذية أي أحكام تخالف أو تتعارض مع هذا القانون.
المادة (47)
استمرار العمل بالتشريعات الفرعية السابقة
يستمر العمل باللوائح والأنظمة والقواعد والتعاميم المالية المعمول بها حالياً إلى حين صدور اللائحة التنفيذية بموجب أحكام المادة (46) من هذا القانون وبالرغم من ذلك، لا يجوز تطبيق أي حكم من اللوائح والأنظمة والقواعد والتعاميم المذكورة يخالف أو يتعارض مع أحكام هذا القانون.
المادة (48)
إلغاء التشريعات المحلية المخالفة
يلغى كل حكم في تشريع محلي ساري المفعول في الإمارة يخالف أو يتعارض مع أحكام هذا القانون بقدر ما قد يكون مطلوباً لإزالة المخالفة أو التعارض.
المادة (49)
نفاذ القانون ونشره
يعمل بهذا القانون بعد مرور خمسة عشر يوماً من تاريخ التوقيع عليه، ويتم نشره في الجريدة الرسمية للإمارة وتعميمه على كافة الجهات المعنية به لتنفيذ أحكامه، كل فيما يخصه.
صدر عنا بتوقيعنا ووضع خاتمنا الرسمي عليه بديواننا الأميري بعجمان في هذا اليوم الأربعاء السادس من شهر رجب سنة 1432هجرية الموافق اليوم الثامن من شهر يونيو سنة 2011 ميلادية.
حميد بن راشد النعيمي
حاكم إمارة عجمان
Emiri Decree No. (11) of 2011
Emiri Decree No. (11) of 2011
Issuing the Financial Law of the Government of Ajman
We, Humaid bin Rashid Al Nuaimi, Member of the Supreme Council, Ruler of the Emirate of Ajman
- Having reviewed the Constitution of the United Arab Emirates.
- And Federal Law No. (23) of 2005 regarding the rules for preparing the general budget and the final account of the Federal Government and its amendments, and Federal Law No. (1) of 2011 regarding the public revenues of the state.
- And Emiri Decree No. (4) of 2003 concerning the establishment of the Executive Council of the Emirate of Ajman and its amendments.
- And Emiri Decree No. (9) of 2008 issuing the Civil Service Law in the Emirate of Ajman.
- And Emiri Decree No. (3) of 2010 concerning the establishment of the Ajman Financial Control Authority.
- And Emiri Decree No. (4) of 2010 establishing the Department of Finance and Administrative Affairs in Ajman.
- And Emiri Decree No. (8) of 2011 concerning the regulation of local legislation issuance in the Emirate of Ajman.
- And based on the recommendation of the Executive Council of the Emirate of Ajman issued in its third session of 2011.
- And based on what was presented to us by the Crown Prince of the Emirate, Chairman of the Executive Council.
And for what we have deemed to be in the public interest.
We have issued the following Emiri Decree:
Article (1)
Name of the Decree
This Decree shall be named "Emiri Decree No. (11) of 2011 Issuing the Financial Law of the Government of Ajman".
Article (2)
Definitions
For the purposes of applying the provisions of this Law, the following words and phrases shall have the meanings assigned to each of them below, unless the context requires otherwise:
"The Emirate": Means the Emirate of Ajman.
"The Ruler": Means the Ruler of the Emirate.
"The Crown Prince": Means the Crown Prince of the Emirate.
"The Executive Council": Means the Executive Council of the Emirate.
"The Ruler's Representative": Means the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs in the Emirate.
"Government Department": Means any department, administration, institution, authority, or other entity whose budget, in whole or in part, is included in the general budget of the Government of the Emirate.
"Department of Finance": Means the Department of Finance and Administrative Affairs in Ajman.
"Head of the Government Department": Means the appointed head of the government department or any person exercising similar powers to those of the department head or its highest leader under the local legislation establishing the concerned government department.
"Director of the Government Department": Means the Director-General or the Chief Executive Officer of the concerned government department.
"The General Budget": Means the annual general budget of the Government of the Emirate.
"The Independent Budget": Means the budget of any entity affiliated with the Government of the Emirate that has an independent legal personality and enjoys financial and administrative independence, in accordance with the local legislation issued for its establishment or reorganization.
"The General Final Account of the Government": Means any consolidated financial account, or statement, prepared at the end of the fiscal year that includes the final financial data of all government departments whose budgets are included in the general budget.
"The Subsidiary Final Account": Means a financial account, or statement, prepared by the concerned government department at the end of the fiscal year after the implementation of its budget.
"The General Reserve": Means an account maintained by the Department of Finance in which the result of the implementation of the general budget for the concerned fiscal year is recorded.
"The Special Reserve": Means an annual amount estimated by the Department of Finance and included in the general budget to meet unexpected or emergency needs not included in the general budget.
"The Fiscal Year": Means the fiscal year referred to in Article (7) of this Decree.
"Government Revenues": Means any financial returns resulting from the exercise of various activities by government departments, and the phrase also includes taxes, fees, fines, proceeds from the sale of any assets, franchise rights, profits, returns on government investments, and any other similar returns.
"The Public Treasury": Means the revenue account of the Government of the Emirate.
"Supported Entity": Means any entity to which the Government of the Emirate provides annual financial support, such as associations, sports and cultural clubs, and the like.
"Agreement": Includes any agreement or contract, and the word includes any annexes, attachments, or documents related to the concerned agreement or contract.
"The Executive Regulation": Means the executive regulation of this Law issued pursuant to Article (46) of this Law.
Article (3)
Objectives of the Financial Law
This Law aims to achieve the following:
(1) To clarify how the general budget is prepared, organized, issued, implemented, and managed.
(2) To clarify the ways and means of controlling government revenues, expenditures, assets, and their various accounts.
(3) To determine the financial and accounting policies and procedures to be followed by government departments for the purpose of standardizing and regulating accounting and financial treatments of government transactions at all administrative levels.
(4) To establish model governance and transparency rules and standards for sound institutional performance derived from the best practices applied in the state.
(5) To improve risk prevention and management systems as well as procedures for completing financial operations.
Article (4)
Management of Government Funds and Bank Accounts
The Department of Finance shall manage the cash funds owned by the Government of the Emirate, and the tasks of opening and closing bank accounts, whether in the name of the Government or in the name of any government department, and supervise the operation of those accounts according to the rules determined by the Executive Regulation.
Article (5)
Use of Automated and Electronic Systems
The automated system for financial management and e-government applications shall be used in financial operations in accordance with the provisions and procedures determined by the Executive Regulation.
Article (6)
Use of the Arabic Language
6(1) Agreements and their general conditions must be concluded, and reports, financial and accounting statements, and correspondence related to all government financial transactions must be written in the Arabic language. A translation into English may be prepared if necessary, and the Arabic text of the said reports, statements, or correspondence shall be the prevailing text in all matters related to the legality of the application and interpretation of all agreements to which the Government of the Emirate is a party.
6(2) Notwithstanding the provisions of clause (6)(1) above, it is permissible, when necessary and with the approval of the director of the concerned government department, to conclude any agreement in the English language if its nature and the technical terms contained therein require such an exception.
Article (7)
The Fiscal Year
The fiscal year of the Government begins on the first day of January and ends on the last day of December of the concerned calendar year. The fiscal year of each government department shall be the same as the fiscal year of the Government of the Emirate unless the Ruler decides otherwise in the case of establishing a new government department or dissolving and liquidating an existing government department during the course of any fiscal year of the Government of the Emirate.
Article (8)
Subjection of Financial Documents and Data to Internal Control
All financial or accounting documents, or their automated equivalents, and the supplementary and supporting data thereto shall be subject to the provisions of internal control and internal audit procedures stipulated in the Executive Regulation. Authorized signatories must verify the correctness of the said documents and data and the soundness of their procedures before approving and referring them for disbursement.
Article (9)
The General Budget
9(1) The General Budget shall be issued by an Emiri Decree and must include the financial policy of the Government of the Emirate, which aims to achieve economic development and sustainable stability in the Emirate through the optimal allocation and efficient use of resources. In particular, the General Budget must include all estimated government revenues to be collected and all estimated expenditures to be incurred by government departments during the concerned fiscal year.
9(2) Any public authority or institution may have an independent budget. In this case, the decree establishing the concerned authority or institution must specify the extent of the financial link between its independent budget and the General Budget.
Article (10)
General Principles of the General Budget
When preparing and implementing the General Budget, the following general principles must be observed:
(a) The General Budget shall include all estimated government revenues to be collected and all expected expenditures to be incurred by all government departments during the fiscal year.
(b) The issuance of the General Budget annually shall be adhered to, and the amount of allocations included in the General Budget and the purposes for which they are allocated, as well as the details on which they were based, must be respected.
(c) It is prohibited for any government department to carry over the surplus in its budget to the next fiscal year.
(d) It is prohibited for any government department to commit to any expenditure without providing the financial appropriation for it in advance.
(e) The total estimated government revenues for the fiscal year shall be allocated to cover all estimated public expenditures for the same concerned fiscal year, in accordance with the objectives and priorities of the Government of the Emirate. No government department may allocate a specific revenue from its revenues to cover a specific expense from its expenses, nor may that government department offset expenditures incurred with revenues collected by it.
(f) No government department may use additional appropriations issued by a decision of the competent authority during the implementation of the budget for any purpose other than the purpose for which those additional appropriations are allocated.
Article (11)
Circular Regarding the Preparation of the General Budget
The Ruler's Representative shall issue annually, during the first half of each fiscal year, a written circular to all government departments regarding the preparation of the General Budget, specifying the methodology to be followed in preparing the General Budget and the instructions, procedures, and deadlines that government departments must adhere to when preparing their annual draft budgets.
Article (12)
Responsibility of the Government Department for Preparing its Annual Budget
12(1) Each government department is obligated to submit its draft annual budget to the Department of Finance within the period and deadline specified in the circular issued by the Ruler's Representative pursuant to Article (11) above.
12(2) When preparing the draft annual budget, the concerned government department must commit to estimating its revenues and expected expenditures realistically and reasonably, and these estimates must be accompanied by a statement of the bases on which they were built, and all data, information, and clarifications requested by the Department of Finance in this regard.
12(3) In the event that any government department fails to submit its draft annual budget within the specified period, the Department of Finance shall prepare the draft budget for the concerned government department based on the current year's budget of that government department, taking into account any amendments made to it during the current fiscal year, in addition to any expected changes or any special plans for the concerned government department. The concerned government department may not object to its annual budget prepared by the Department of Finance under this Article.
Article (13)
Responsibility of the Department of Finance for Preparing the General Budget and Submitting it to the Ruler's Representative
13(1) The Department of Finance is obligated to prepare the draft annual General Budget of the Government of the Emirate after studying the draft budgets of the government departments and discussing them with those government departments. The Department of Finance must, when preparing the draft General Budget, take into account the actual expenditure of each government department over the past years, taking into consideration the changes that occur in the plans of each government department separately, the number of its employees, and the projects that the concerned government department is implementing in the current year and in the next fiscal year.
13(2) The Department of Finance must, within the period and deadline specified in the circular referred to in Article (11) above, present the draft General Budget to the Ruler's Representative.
Article (14)
Presentation of the General Budget to the Chairman of the Executive Council
The Ruler's Representative, after approving the draft General Budget, must present it with its accompanying reports, if any, to the Chairman of the Executive Council to review the contents of the Government's General Budget and to decide on any proposals concerning it after discussing them with the Ruler's Representative.
Article (15)
Approval of the General Budget by the Ruler
15(1) After completing the procedures set out in Article (14) above, the Crown Prince and the Ruler's Representative shall present the draft General Budget to the Ruler for his approval by a decree issued by the Ruler before the end of December of each calendar year.
15(2) In the event that the General Budget is not approved by the Ruler before the beginning of the concerned fiscal year, the Department of Finance is automatically and exceptionally authorized to make disbursements from the General Budget, provided that such disbursement is for a temporary period and in accordance with the temporary disbursement powers set out in the Executive Regulation.
Article (16)
Financing the General Budget
The annual General Budget is financed through the government revenues described in Article (23) of this Law and from financial support as decided by the Ruler in this regard.
Article (17)
Financial Powers
17(1) The Ruler shall, by a decision he issues, determine the powers of the heads and directors of government departments with respect to the implementation of the annual budget of the concerned government department.
17(2) The head or director of the concerned government department may issue decisions delegating some of his powers to one of his subordinates holding supervisory positions, provided that the said delegated powers are in writing, specified in detail and unambiguously, and in accordance with the provisions of the Executive Regulation. The Department of Finance and the relevant authorities must be notified of any delegation of powers issued by the head or director of any government department in accordance with the provisions of this Article.
Article (18)
Control over the Implementation of the General Budget
18(1) For the purposes of this Law and in addition to the competencies assigned to it in the decree establishing it, the Department of Finance is responsible for the tasks of controlling the implementation of the General Budget, in line with the Government's general strategic plan and the main objectives of the government departments, and in accordance with the laws and regulations in force in the Emirate.
18(2) For the purpose of carrying out the control tasks mentioned in Article 18(1) above, the Department of Finance has the right to access and obtain all original copies of documents, records, and supporting documents of the concerned financial transaction and any other data or information that the Department of Finance deems necessary for carrying out its aforementioned tasks. No government department may refuse, for any reason whatsoever, to respond to any written request sent to it by the Department of Finance in accordance with the powers vested in it under this Article.
Article (19)
Additional Appropriations and Financial Obligations
19(1) No government department may submit a request to the Department of Finance for additional appropriations except in case of necessity. Any request for additional appropriation must be supported by justifications and supporting data in a manner that enables the Department of Finance to prepare the necessary study of the concerned request before its approval by the competent authority.
19(2) Additional financial appropriations shall be approved in accordance with the powers issued by the Ruler.
19(3) No government department may obtain any loan or banking facilities that create financial obligations on it, of any kind, to implement any projects before obtaining prior approval from the Crown Prince, based on a recommendation from the Ruler's Representative.
Article (20)
Cancellation of Savings and Unused Financial Appropriations
20(1) Any financial appropriation included in the budget of the concerned government department that is not used during the concerned fiscal year shall be automatically canceled without notice.
20(2) Any saving achieved in an appropriation included in the budget of any government department during the concerned fiscal year shall be automatically canceled without notice.
20(3) No person may act on a canceled financial appropriation or a saving in a used appropriation, or cause it to be disbursed after its automatic cancellation.
Article (21)
Handling of Surplus or Deficit
The surplus in revenues or the deficit in the General Budget shall be handled in accordance with the controls and procedures set out in the Executive Regulation.
Article (22)
Special Reserve
The Department of Finance shall estimate an amount to be included annually in the General Budget and allocated to the Special Reserve. The amounts available for the Special Reserve shall be used with the written approval of the Crown Prince to meet unexpected or emergency needs not included in the appropriations of the General Budget for the concerned fiscal year.
Article (23)
Government Revenues
Government revenues consist of fees, fines, and other funds collected by government departments, in accordance with the laws, Emiri decrees, regulations, and decisions in force, in addition to the returns on the investments of the Government of the Emirate, and the amounts due to the Government under concession agreements concluded between it and third parties.
Article (24)
Taxes, Fees, and Fines
24(1) No taxes, fees, fines, or other government revenues may be imposed or amended in the Emirate except by a law, decree, or Emiri decision issued upon the recommendation of the Department of Finance.
24(2) No exemption from the payment of taxes, fees, fines, or other government revenues may be granted except by a decision of the Ruler of the Emirate or his authorized representative.
Article (25)
Revenues of Government Departments
All government revenues collected by government departments shall accrue to the Public Treasury account. These government departments may not retain any part of their government revenues, spend from them on their activities, invest them, or use them.
Article (26)
Returns on Government Investments and Revenues of Independent Entities
26(1) All returns on government investments shall be considered as government revenues and shall accrue to the Public Treasury.
26(2) The surplus of revenues of any entity enjoying financial and administrative independence shall be distributed in accordance with the requirements of local legislation or the legal instruments issued for its establishment or reorganization, and the share due from that surplus to the Government shall accrue to the Public Treasury as government revenues.
Article (27)
Financial Performance Reports
Each government department shall submit to the Department of Finance a report on its monthly financial performance, including revenues and expenditures, and any other financial data, provided that it adheres in this regard to the provisions, conditions, procedures, and forms mentioned in the Executive Regulation.
Article (28)
Government Payments
Expenditures paid by any government department must be related to the main objectives of the concerned government department, and it must be ensured in advance that the procedures and powers stipulated in this Law and its Executive Regulation, or in the regulations and instructions in force in the Emirate, are applied before paying the concerned expenditures.
Article (29)
Disbursement within the Limits of Appropriations
The Department of Finance shall provide cash liquidity to government departments within the limits of the appropriations allocated to them, in a way that enables the government departments to perform their tasks and implement their plans as specified in their annual budget. The Executive Regulation shall specify the organization and preparation of disbursement documents, procedures for recording and disbursing expenditures, and the conditions to be met when making the disbursement.
Article (30)
Right of Deduction from Due Payments
The government department has the right to deduct from any payment due to any beneficiary who still has outstanding financial obligations to the Government of the Emirate. The concerned government department shall notify the beneficiary of this in writing.
Article (31)
Subsidies, Donations, and the Like
No government department may grant any financial subsidy, donation, gift, contribution, or similar gratuity amounts to any entity, except only within the limits of the approved and allocated amounts for the concerned government department for the said purposes. Any government department may accept any donations or subsidies after the approval of the head of the concerned government department, provided that these donations or subsidies are recorded in the records and accounts of the concerned government department.
Article (32)
Disbursement of Entitlements to Civilian and Military Employees
The entitlements of local civilian and military employees in government departments, including salaries, bonuses, or any financial benefits or compensations, shall be disbursed in accordance with the provisions of the laws and regulations in force in the Emirate regarding each of them, as the case may be.
Article (33)
Systems for Tenders, Procurement, Government Warehouses, and Other Financial Systems
The provisions and conditions for tenders and auctions systems, the procedures to be followed for the purchase of goods and materials and the provision of services and works, the provisions and conditions for the organization of government warehouses and stores, the system of internal advances, both temporary and permanent, and any other financial systems shall be specified in the Executive Regulation. All government departments in the Emirate must apply these provisions and conditions and strictly adhere to what is stated therein.
Article (34)
Circular Regarding the Preparation of Final Accounts
The Ruler's Representative shall issue, before the end of each fiscal year, a written circular regarding the closing of the final accounts, clarifying the instructions, bases, procedures, and deadlines that government departments must adhere to for closing the accounts and preparing the draft General Final Account of the Government and the subsidiary final accounts of the government departments.
Article (35)
Responsibility of the Government Department for Preparing its Draft Final Account
Each government department shall prepare its draft final account for the past fiscal year and submit it to the Department of Finance, attached with the reports required under the Executive Regulation, provided that it adheres in this regard to the bases, rules, instructions, and deadlines mentioned in the circular issued by the Ruler's Representative in this regard, pursuant to Article (34) above.
Article (36)
Responsibility of the Department of Finance for Preparing the General Final Account
The Department of Finance shall annually prepare the draft General Final Account of the Government in accordance with the bases and instructions and on the dates specified in the financial circular issued for closing the accounts. It must present it to the Ajman Financial Control Authority for its review and to provide any comments on it, provided that the Ajman Financial Control Authority provides the Department of Finance with its opinion on the draft General Final Account or statement of the Government on the date specified in the financial circular issued in this regard.
Article (37)
Procedures for Approving the Final Account
37(1) After receiving the comments of the Ajman Financial Control Authority, the Department of Finance shall prepare the draft General Final Account of the Government in its final form after making the necessary settlements and amendments, and shall present a detailed report on it to the Ruler's Representative.
37(2) After the approval of the Ruler's Representative on the draft General Final Account of the Government, the Department of Finance shall present a report on it to the Executive Council for its review and to provide any comments on it, and then it shall be presented to the Ruler of the Emirate for his approval and issuance by an Emiri decree.
Article (38)
Closing the Results in the General Reserve Account
The result of the implementation of the Government's General Budget for the ended fiscal year shall be closed in the General Reserve account with the Department of Finance in accordance with the procedures set out in the Executive Regulation.
Article (39)
Special Provisions for Independent Entities
All provisions, rules, and instructions regulating their financial affairs in accordance with the legislation issued for their establishment shall apply to the annual budgets and final accounts of independent entities and their management of their bank accounts. These entities are obligated to submit financial reports and performance reports to the Department of Finance in accordance with the provisions of the Executive Regulation.
Article (40)
Granting Loans to Independent Entities
It is permissible, when necessary, and in accordance with the actual needs of independent entities, to grant them financial loans upon the recommendation of the Ruler's Representative and with the written approval of the Crown Prince.
Article (41)
Granting Financial Support
Government support shall be granted to any entity upon a recommendation from the Ruler's Representative and with the written approval of the Ruler or the Crown Prince. The names of the entities to which the Government provides financial support, the amount of annual support for each entity, and the activities associated with the disbursement of the financial support, if possible, shall be specified in the Government's General Budget. Each supported entity must provide the Department of Finance with financial reports in the form and at the times stipulated in the Executive Regulation.
Article (42)
Debts or Dues of Others with Government Departments
The right to claim any dues or debts from government departments owed to others shall lapse after the expiration of five years from the end of the fiscal year in which those debts and dues became due. No lawsuit or claim from interested parties in this regard against the government department regarding those debts or dues shall be accepted after the expiration of the said five-year period. The said period shall be interrupted if a written or judicial claim is submitted to the concerned government department regarding the concerned dues or debts by the interested parties before the expiration of the said five-year period, or if the non-disbursement is due to the negligence of the concerned government department. When either of these two cases occurs, the commencement of the said five-year period shall resume upon the removal of the cause of its interruption.
Article (43)
Debts or Dues of Government Departments with Others
Without prejudice to the responsibility of the employee who neglects to follow up on the claim of the government department for any debts or other dues with others, the right of the government department to claim any dues or debts from others owed to the government department shall lapse after the expiration of ten years from the end of the fiscal year in which those debts or dues became due. No lawsuit or claim from the government department regarding those debts and dues shall be accepted after the expiration of the said ten-year period. The said period shall be interrupted if the concerned government department submits a written or judicial claim to others regarding the concerned debts or dues before the expiration of the said ten-year period, and the commencement of the said five-year period shall resume upon the removal of the cause of its interruption.
Article (44)
Prior Control over Financial Legislation
The draft of any local legislation that imposes a financial burden on the Government's General Budget shall be presented to the Department of Finance to study its financial aspects and to express its opinion on how to arrange the financial resource to cover the concerned financial burden in the event of the application of this local legislation.
Article (45)
Retention of Financial Documents and Records
Government departments shall retain financial and administrative documents and records, or those with a financial impact, in their various forms, audible, readable, and visual, for a period of not less than ten years from the end of the calendar year in which the Government's General Final Account for the fiscal year to which the concerned documents and records belong is approved. Financial and administrative records and the like shall also be retained, and it is not permissible to destroy or dispose of them, except only in the cases and in accordance with the procedures and provisions stipulated in the Executive Regulation.
Article (46)
Executive Regulation
The Department of Finance shall prepare the draft Executive Regulation for the provisions of this Law, and after its written approval by the Ruler's Representative, it shall be issued by an Emiri decision issued by the Crown Prince, provided that the Executive Regulation does not contain any provisions that violate or contradict this Law.
Article (47)
Continuation of Previous Subsidiary Legislation
The regulations, rules, and financial circulars currently in force shall continue to be applied until the issuance of the Executive Regulation pursuant to the provisions of Article (46) of this Law. Nevertheless, no provision of the said regulations, rules, and circulars that violates or contradicts the provisions of this Law may be applied.
Article (48)
Repeal of Contradictory Local Legislation
Any provision in a local legislation in force in the Emirate that violates or contradicts the provisions of this Law shall be repealed to the extent that may be required to remove the violation or contradiction.
Article (49)
Enforcement and Publication of the Law
This Law shall come into force fifteen days after the date of its signing, and shall be published in the Official Gazette of the Emirate and circulated to all concerned parties for the implementation of its provisions, each within its own jurisdiction.
Issued by us with our signature and official seal at our Emiri Diwan in Ajman on this day, Wednesday, the sixth of the month of Rajab, year 1432 Hijri, corresponding to the eighth day of the month of June, year 2011 Gregorian.
Humaid bin Rashid Al Nuaimi
Ruler of the Emirate of Ajman