دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان

القرار رقم (20) لسنة 2025

بشأن اعتماد دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان

الإصدار الأول (نوفمبر (2025)

ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية:

بعد الاطلاع على القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 ولائحته التنفيذية،

وعلى المرسوم الأميري رقم (15) لسنة 2012 بشأن دائرة المالية في عجمان وتعديلاته،

وعلى القرار الأميري رقم (1) لسنة 2019 بشأن الصلاحيات المالية في حكومة عجمان،

وعلى قرار ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية رقم (128) لسنة 2011م بشأن اعتماد دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان وتعديلاته،

وبناء على ما عرضه علينا مدير عام دائرة المالية وموافقتنا عليه

قررنا الآتي:

المادة (1)

الاعتماد

يعتمد دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان - الإصدار الأول (نوفمبر 2025) - المرفق بهذا القرار.

المادة (2)

مسؤولية الدائرة الحكومية

يجب على الدائرة الحكومية الالتزام بتطبيق ما ورد بالدليل المرفق من سياسات وإجراءات مالية عند تنفيذ عملياتها المالية.

المادة (3)

مسؤولية دائرة المالية

أ. تتولى دائرة المالية تعميم الدليل المرفق بهذا القرار على كافة الدوائر الحكومية المعنية بتطبيقه، وإجراء التحديثات اللازمة عليه كلما اقتضى الأمر ذلك،

ب. مع مراعاة التشريعات المعمول بها في الإمارة، تقع على دائرة المالية مسؤولية متابعة تنفيذ الدليل ومهام تفسير الأحكام الواردة فيه وتوضيح أي لبس أو غموض فيه والرد على أي استفسارات ترد بشأنه.

ج. يجوز للدائرة الحكومية أن تتقدم بمقترحات لتحديث أو تعديل الدليل المرفق وفقاً للآلية التي تقررها دائرة المالية في هذا الشأن.

المادة (4)

إلغاء

يلغى القرار رقم (128) لسنة 2011 بشأن اعتماد دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان وتعديلاته، ويلغى أي نص أو حكم ورد في أي قرار صدر سابقاً يتعارض أو يخالف أحكام هذا القرار.

المادة (5)

السريان

يعمل بهذا القرار اعتباراً من الأول من يناير عام 2026.

صدر بتاريخ: 13 /نوفمبر/ 2025

أحمد بن حميد النعيمي

ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

الإصدار الأول (نوفمبر 2025)

إعداد دائرة المالية في عجمان، دولة الامارات العربية المتحدة

يمنع نسخ أو استخدام أي جزء من هذا الدليل بأي وسيلة تصويرية أو إلكترونية أو ميكانيكية أو أي وسيلة أخرى بما فيها حفظ المعلومات واسترجاعها، من دون إذن خطي من دائرة المالية - حكومة عجمان.

متابعة تحديث الدليل

الإصدار	تاريخ الإصدار	الإعداد من قبل	الملاحظات
الأول	2025	دائرة المالية	النسخة الأولى

فهرس الدليل

مقدمة الدليل..........................................................................................................................................................................	12
الهدف من الدليل.......................................................................................................................................................................	12
المسؤوليات المتعلقة بالدليل.........................................................................................................................................................	13
كيفية قراءة هذا الدليل ............................................................................................................................................................	14
التعريفات ..............................................................................................................................................................................	15
رموز عامة في الدليل...............................................................................................................................................................	17
1 الباب الأول – الموازنة العامة......................................................................................................................................................	18
1.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	19
1.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	20
1.3 السياسات التفصيلية....................................................................................................................................................................	22
1.3.1 تبويب الخطة المالية / الموازنة العامة ...........................................................................................................................................	22
1.3.2 إعداد الخطة المالية والموازنة العامة ........................................................................................................................................	23
1.3.3 إعداد الموازنة العامة ..........................................................................................................................................................	24
1.3.4 التعديل على الموازنة العامة ...................................................................................................................................................	25
1.3.5 تنفيذ الموازنة العامة ...........................................................................................................................................................	26
1.3.6 متابعة تنفيذ الموازنة العامة...................................................................................................................................................	27
1.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	28
1.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	28
1.5.1 إعداد - خطة / موازنة الإيرادات ............................................................................................................................................	28
1.5.2 إعداد خطة/ موازنة الموارد البشرية........................................................................................................................................	30
1.5.3 إعداد خطة / موازنة النفقات التشغيلية..................................................................................................................................	32
1.5.4 إعداد خطة / موازنة المبادرات...........................................................................................................................................	34
1.5.5 إعداد الخطة المالية / الموازنة العامة .....................................................................................................................................	37
1.5.6 إعداد الموازنة النقدية......................................................................................................................................................	39
1.5.7 التعديل على الموازنة / اعتماد إضافي..................................................................................................................................	41
1.5.8 التعديل على الموازنة / مناقلة ...............................................................................................................................................	44
1.5.9 متابعة تنفيذ الموازنة العامة.................................................................................................................................................	46
1.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	48
2 الباب الثاني – الإيرادات.......................................................................................................................................................	49
2.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	50
2.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	51
2.3 السياسات التفصيلية....................................................................................................................................................................	53
2.3.1 الإيرادات من المعاملات غير التبادلية....................................................................................................................................	53
2.3.2 الإيرادات من المعاملات التبادلية ..........................................................................................................................................	53
2.3.3 توقيت الاعتراف بالإيراد....................................................................................................................................................	54
2.3.4 الاعتراف بالإيرادات المستحقة............................................................................................................................................	55
2.3.5 تحصيل الإيرادات.................................................................................................................................................................	55
2.3.6 تقسيط سداد الأموال العامة المستحقة...................................................................................................................................	57
2.3.7 رد الإيرادات المحصلة بالخطأ وتسوية الإيرادات.........................................................................................................................	58
2.3.8 الإعفاء من الإيرادات والديون...............................................................................................................................................	59
2.3.9 الإيرادات المحصلة نيابة عن جهة أخرى..................................................................................................................................	59
2.3.10 الشيكات المرتجعة ..........................................................................................................................................................	60
2.3.11 الرقابة على إيصالات التحصيل والمطبوعات ذات القيمة المالية والخزن الحديدية .................................................................................	61
2.3.12 التظلم من المخالفات المسجلة على المتعاملين من قبل الجهة الحكومية.........................................................................................	62
2.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	63
2.5 الإجراءات ودورات العمل .......................................................................................................................................................	64
2.5.1 تسجيل إيرادات الضرائب.....................................................................................................................................................	64
2.5.2 تسجيل الإيرادات من التحويلات العينية....................................................................................................................................	67
2.5.3 تسجيل الإيرادات من التحويلات الأخرى...................................................................................................................................	69
2.5.4 تسجيل الإيرادات من تقديم الخدمات وبيع السلع........................................................................................................................	73
2.5.5 تسجيل متحصلات الإيرادات عن طريق منصة سداد عجمان...........................................................................................................	82
2.5.6 تسجيل متحصلات الإيرادات عبر قنوات التحصيل الأخرى...............................................................................................................	85
2.5.7 رد المبالغ التي تم تحصيلها من قبل الجهة الحكومية بالخطأ...........................................................................................................	87
2.5.8 الإعفاء من الإيرادات والديون...............................................................................................................................................	90
2.5.9 إعداد الإشعارات المدينة والدائنة.............................................................................................................................................	94
2.5.10 متابعة الإيرادات..............................................................................................................................................................	96
2.6 مؤشرات الأداء ........................................................................................................................................................................	99
3 الباب الثالث – الرواتب والأجور ومنافع الموظفين.........................................................................................................................	100
3.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	101
3.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	101
3.3 السياسات التفصيلية....................................................................................................................................................................	102
3.3.1 معالجة الرواتب ومنافع الموظفين.........................................................................................................................................	102
3.3.2 التأمينات الاجتماعية للموظفين............................................................................................................................................	103
3.3.3 تسجيل التزامات منافع الموظفين..........................................................................................................................................	104
3.3.4 نقل الموظفين بين الجهات الحكومية......................................................................................................................................	104
3.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	105
3.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	105
3.5.1 تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين...........................................................................................................................................	105
3.5.2 دفع الرواتب ومنافع الموظفين..............................................................................................................................................	108
3.5.3 تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين والدفع (الجهات المشمولة بالتحويل الآلي)......................................................................................	111
3.5.4 تسجيل مخصصات منافع الموظفين..........................................................................................................................................	114
3.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	117
4 الباب الرابع المدفوعات...........................................................................................................................................................	118
4.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	119
4.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	119
4.3 السياسات التفصيلية....................................................................................................................................................................	121
4.3.1 مراجعة ومطابقة الفواتير...................................................................................................................................................	121
4.3.2 نفقات الهاتف.................................................................................................................................................................	123
4.3.3 المصاريف المستحقة..........................................................................................................................................................	123
4.3.4 الحجوزات........................................................................................................................................................................	124
4.3.5 رد أموال الأمانة..............................................................................................................................................................	124
4.3.6 رد ديون ومستحقات الغير التي أصبحت مالا عاما........................................................................................................................	124
4.3.7 سداد المبالغ المستحقة الدفع................................................................................................................................................	125
4.3.8 المعاملات المالية (المطالبات والدفع) ما بين الجهات الحكومية.....................................................................................................	128
4.3.9 مراقبة السجلات والمؤيدات................................................................................................................................................	128
4.3.10 التسويات مع الموردين والمقاولين....................................................................................................................................	129
4.4 ملاحظات..............................................................................................................................................................................	129
4.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	130
4.5.1 تسجيل الفواتير الخاصة بالمصاريف التشغيلية...........................................................................................................................	130
4.5.2 تسجيل الفواتير الخاصة بالمصاريف الرأسمالية.........................................................................................................................	132
4.5.3 تسجيل المصاريف المدفوعة مقدماً.......................................................................................................................................	135
4.5.4 تسجيل المصاريف والالتزامات المستحقة................................................................................................................................	137
4.5.5 إلغاء فاتورة.......................................................................................................................................................................	140
4.5.6 دفع الفواتير........................................................................................................................................................................	143
4.5.7 إبطال دفعة.........................................................................................................................................................................	146
4.5.8 إعداد الإشعارات الدائنة والمدينة............................................................................................................................................	149
4.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	151
5 الباب الخامس – النقد والبنوك..................................................................................................................................................	152
5.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	153
5.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	154
5.3 السياسات التفصيلية....................................................................................................................................................................	154
5.3.1 التنبؤات النقدية................................................................................................................................................................	154
5.3.2 الاقتراض.........................................................................................................................................................................	155
5.3.3 تسوية الحسابات المصرفية..................................................................................................................................................	155
5.3.4 السلف المستديمة والمؤقتة...................................................................................................................................................	156
5.3.5 البطاقات الائتمانية............................................................................................................................................................	158
5.3.6 الحسابات المصرفية..............................................................................................................................................................	159
5.3.7 فتح الاعتمادات المستندية..................................................................................................................................................	160
5.3.8 فروقات العملات الأجنبية....................................................................................................................................................	161
5.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	161
5.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	161
5.5.1 إعداد التنبؤات النقدية.....................................................................................................................................................	161
5.5.2 اقتراض الدوائر الحكومية...................................................................................................................................................	163
5.5.3 التسويات المصرفية.........................................................................................................................................................	167
5.5.4 إنشاء السلف المستديمة/ المؤقتة............................................................................................................................................	170
5.5.5 تسجيل استعاضة السلف المستديمة...........................................................................................................................................	172
5.5.6 تسجيل النفقات النثرية (من السلف المستديمة والمؤقتة)............................................................................................................	173
5.5.7 إنشاء البطاقة الائتمانية......................................................................................................................................................	175
5.5.8 تسجيل تسوية البطاقة الائتمانية.............................................................................................................................................	178
5.5.9 تسجيل تحويلات مخصصات الموازنة من قبل دائرة المالية إلى الجهات الحكومية..................................................................................	181
5.5.10 تسجيل تحويلات الأموال من الجهات الحكومية إلى دائرة المالية................................................................................................	183
5.5.11 تسجيل الاعتمادات المستندية..............................................................................................................................................	184
5.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	187
6 الباب السادس – الأصول الثابتة.................................................................................................................................................	188
6.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	189
6.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	192
6.3 السياسات التفصيلية للأصول الملموسة.........................................................................................................................................	196
6.3.1 شراء وإضافة الأصول الملموسة..............................................................................................................................................	196
6.3.2 تصنيف الأصول الملموسة ومعدلات الأعمار الإنتاجية....................................................................................................................	198
6.3.3 الأصول الملموسة قيد التنفيذ (المشاريع الرأسمالية)...................................................................................................................	200
6.3.4 استهلاك الأصول الملموسة..................................................................................................................................................	201
6.3.5 نقل وتحويل الأصول الملموسة..............................................................................................................................................	201
6.3.6 الجرد الفعلي للأصول الملموسة.............................................................................................................................................	202
6.3.7 أصول امتياز تقديم الخدمات................................................................................................................................................	203
6.3.8 التأمين على الأصول الملموسة...............................................................................................................................................	204
6.3.9 العهد الشخصية والعهد المكانية............................................................................................................................................	204
6.4 السياسات التفصيلية للأصول غير الملموسة..................................................................................................................................	205
6.4.1 شراء وإضافة الأصول غير الملموسة.....................................................................................................................................	205
6.4.2 تصنيف الأصول غير الملموسة ومعدلات الأعمار الإنتاجية...............................................................................................................	206
6.4.3 إطفاء الأصول غير الملموسة................................................................................................................................................	207
6.5 الملاحظات............................................................................................................................................................................	208
6.6 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	208
6.6.1 تسجيل الأصول الملموسة المشتراة.........................................................................................................................................	208
6.6.2 رد الأصول إلى المورد (خلال فترة الضمان)...........................................................................................................................	211
6.6.3 تسجيل إضافة الأصول الملموسة غير المسجلة ومن التحويلات العينية (هبات، تبرعات، مساهمات)........................................................	214
6.6.4 تسجيل إضافة الأصول غير الملموسة المشتراة/ المطورة داخلياً.....................................................................................................	217
6.6.5 تحويل الأصول قيد التنفيذ.................................................................................................................................................	220
6.6.6 تسجيل استهلاك / إطفاء الأصول الملموسة وغير الملموسة............................................................................................................	222
6.6.7 تقييم الانخفاض في قيمة الأصول المولدة للنقد وغير المولدة للنقد..................................................................................................	225
6.6.8 نقل/ تحويل الأصول الملموسة.............................................................................................................................................	228
6.6.9 الجرد الفعلي للأصول الملموسة.............................................................................................................................................	231
6.6.10 استبعاد (بيع) / شطب الأصول الملموسة وغير الملموسة...........................................................................................................	234
6.7 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	237
7 الباب السابع – المخزون..........................................................................................................................................................	238
7.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	239
7.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	239
7.3 السياسات التفصيلية:.................................................................................................................................................................	241
7.3.1 استلام المواد................................................................................................................................................................	241
7.3.2 صرف المواد..................................................................................................................................................................	242
7.3.3 نقل المواد.....................................................................................................................................................................	243
7.3.4 تقييم المواد..................................................................................................................................................................	243
7.3.5 التحقق من المخزون..........................................................................................................................................................	244
7.3.6 إتلاف المواد....................................................................................................................................................................	245
7.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	245
7.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	246
7.5.1 تسجيل استلام المواد......................................................................................................................................................	246
7.5.2 تسجيل صرف المواد.........................................................................................................................................................	249
7.5.3 نقل/ تحويل المواد............................................................................................................................................................	252
7.5.4 الجرد الفعلي للمخزون.......................................................................................................................................................	255
7.5.5 تسجيل إتلاف المواد...........................................................................................................................................................	257
7.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	260
8 الباب الثامن – الاستثمارات...................................................................................................................................................	261
8.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	262
8.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	263
8.3 السياسات التفصيلية....................................................................................................................................................................	266
8.3.1 المنشآت التابعة...............................................................................................................................................................	266
8.3.2 المنشآت الزميلة................................................................................................................................................................	266
8.3.3 الترتيبات المشتركة............................................................................................................................................................	266
8.3.4 الأصول المالية.................................................................................................................................................................	267
8.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	267
8.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	268
8.5.1 تسجيل المعاملات الخاصة بشراء الاستثمارات.........................................................................................................................	268
8.5.2 تسجيل المعاملات الخاصة ببيع الاستثمارات...........................................................................................................................	271
8.5.3 إعادة تقييم الاستثمارات.....................................................................................................................................................	274
8.5.4 تقييم الانخفاض غير المؤقت في قيمة الاستثمارات......................................................................................................................	276
8.5.5 تسجيل وتحصيل الإيرادات من الفوائد...................................................................................................................................	279
8.5.6 تسجيل وتحصيل الإيرادات من حقوق الامتياز وتوزيعات الأرباح.....................................................................................................	281
8.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	284
9 الباب التاسع – التسجيل والإقفال.............................................................................................................................................	285
9.1 التعريفات.................................................................................................................................................................................	286
9.2 السياسات العامة.........................................................................................................................................................................	286
9.3 السياسة التفصيلية.....................................................................................................................................................................	287
9.3.1 الترحيل إلى / في الأستاذ العام...........................................................................................................................................	287
9.3.2 قيود التسوية التعديلية.........................................................................................................................................................	288
9.3.3 قيود التسوية التعديلية المتعلقة بفترة / فترات مالية سابقة.......................................................................................................	288
9.3.4 التغيرات في السياسات والتقديرات المحاسبية...........................................................................................................................	290
9.3.5 إقفال الفترة المالية.............................................................................................................................................................	291
9.3.6 التقارير المالية والحسابات الختامية........................................................................................................................................	292
9.3.7 الإقرارات والاقفالات الضريبية للمجموعة الضريبية....................................................................................................................	293
9.3.8 المعاملات المالية المتبادلة بين الجهات الحكومية........................................................................................................................	294
9.3.9 السجلات والمستندات.......................................................................................................................................................	296
9.3.10 إتلاف السجلات والمستندات.............................................................................................................................................	296
9.3.11 فقدان وتلف وتزوير السجلات والمستندات............................................................................................................................	297
9.4 الملاحظات............................................................................................................................................................................	297
9.5 الإجراءات ودورات العمل.............................................................................................................................................................	298
9.5.1 إعداد مستند قيد................................................................................................................................................................	298
9.5.2 ترحيل القيود في الأستاذ العام..............................................................................................................................................	300
9.5.3 إعداد الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية.................................................................................................................................	303
9.5.4 إعداد البيانات المالية /الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية..................................................................................................	306
9.5.5 إعداد البيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان..........................................................................................................................	309
9.5.6 إتلاف السجلات والمستندات المالية..........................................................................................................................................	312
9.6 مؤشرات الأداء..........................................................................................................................................................................	314

مقدمة الدليل

الهدف من الدليل

يعتبر دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان والذي سيرمز إليه "الدليل"، الوثيقة الرسمية الصادرة عن دائرة المالية في عجمان، والذي تم تطويره بناءً على أفضل الممارسات، ويتضمن السياسات والإجراءات التي يجب على الجهات الحكومية التقيد بها عند تنفيذها لعملياتها المالية والإدارية المرتبطة بها والتي تم إعدادها وصياغتها وفقاً للمفاهيم الأساسية التالية:

تم إعداد السياسات والإجراءات المالية بحيث تتضمن القواعد والأحكام المنظمة للمعاملات المالية والإدارية ذات الصلة في الجهات الحكومية.
تم صياغة جميع السياسات والإجراءات المالية بحيث تتفق مع دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان، والذي تم تطويره وفقاً لمعايير المحاسبة الدولية للقطاع العام (IPSAS).
تم مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية والإدارة ذات الصلة؛ وذلك للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بمبادئ الرقابة الداخلية.

يهدف هذا الدليل إلى مساعدة الموظفين في مختلف الجهات الحكومية المعنية بتنفيذ المهام الخاصة بالإدارة المالية والإدارية ذات الصلة بكفاءة وفاعلية عالية، ويعد مرجعية للسياسات والإجراءات المالية داخل الجهات الحكومية.

يتضمن الدليل تسعة أبواب تغطي العمليات التالية:

الباب الأول "الموازنة العامة": يتم وصف السياسات والإجراءات المتعلقة بإعداد الموازنة العامة وتعديل الموازنة ومتابعة تنفيذها.

الباب الثاني "الإيرادات": تنقسم الإيرادات في هذا الباب إلى إيرادات من معاملات تبادلية ومن معاملات غير تبادلية. ويتم وصف السياسات المتعلقة بالإيرادات والتحصيلات وخطوات تسجيل الإيرادات.

الباب الثالث "الرواتب ومنافع الموظفين": يشمل هذا الباب النشاطات المتعلقة بمعالجة الرواتب ومنافع الموظفين. ويتم وصف السياسات المتعلقة بتسجيل الرواتب ومنافع الموظفين وخطوات معالجتها.

الباب الرابع "المدفوعات": تنقسم النفقات في هذا الباب إلى نفقات تشغيلية ونفقات رأسمالية. ويتم وصف السياسات المتعلقة بالنفقات وخطوات تسجيل النفقات ضمن الإجراءات.

الباب الخامس "النقد والبنوك": تشمل نشاطات إدارة النقد إدارة السيولة وإعداد التنبؤات النقدية وتسوية الحسابات المصرفية وإنشاء وإدارة السلف المستديمة والمؤقتة؛ ويتم وصف السياسات المتعلقة بإدارة النقد والخطوات لإعداد التنبؤات النقدية، والتسويات المصرفية، وإنشاء السلف المستديمة/ المؤقتة، وتسجيل النفقات النثرية من السلف المستديمة والمؤقتة، وتسجيل استعاضة السلف المستديمة.

الباب السادس "الأصول": تنقسم الأصول في هذا الباب إلى أصول ملموسة وأصول غير ملموسة، ويتم وصف السياسات المتعلقة بالأصول وخطوات معالجة الأصول (شراء، بيع، إطفاء، إهلاك...) ضمن الإجراءات، ويتم الحصول على الممتلكات الحكومية إما عن طريق الشراء أو عن طريق الهبات والتبرع أو عن طريق الاستصناع الداخلي.

الباب السابع "المخزون": يتم وصف السياسات المتعلقة بالمخزون وخطوات معالجة المخزون (استلام، صرف، إتلاف مواد...).

الباب الثامن "الاستثمارات": يغطي هذا الباب السياسات المتعلقة باقتناء الاستثمارات والتصرف فيها وخطوات معالجة الاستثمارات (شراء، بيع، تقييم...).

الباب التاسع "التسجيل والإقفال": يغطي هذا الباب السياسات والإجراءات المتعلقة باستكمال تسجيل القيود اليومية الخاصة بالفترة المالية في الأنظمة الإلكترونية وترحيلها من الأنظمة الفرعية إلى الأستاذ العام، وتسجيل قيود التسوية التعديلية ومن ثم إقفال الفترة المالية، وذلك بغرض إعداد البيانات المالية والحسابات الختامية للجهات الحكومية والموحدة لحكومة عجمان وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة والاحتفاظ بالسجلات والمستندات المالية.

المسؤوليات المتعلقة بالدليل

مسؤولية مراجعة الدليل

تم إعداد هذا الدليل ليكون وثيقة قابلة للتطوير، بإضافة محتويات جديدة أو تعديل على المحتويات الحالية كلما كان ذلك ضرورياً، ويجب مراجعته دورياً كي يتجاوب ويتكيف مع التغيرات في المعايير المحاسبية والتشريعات وأي عوامل أخرى قد يكون لها أي تأثير.

يجب على الوحدات المعنية في الجهات الحكومية المطبقة للدليل مراجعة هذا الدليل بشكل دوري لضمان توافقه مع متطلبات العمل لديهم وتقديم أي مقترحات بشأنه إلى دائرة المالية.

تعتبر مسؤولية تعديل الدليل من اختصاص دائرة المالية، ويخضع هذا الدليل إلى المراجعة أو التعديل بشكل سنوي أو بشكل دوري أو حسب الاقتضاء عند:

إضافة أو تعديل أي من السياسات المحاسبية الواردة في دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.
تغييرات على أو تطبيق أي من الأنظمة المالية المتعلقة بالحكومة أو أي أنظمة أخرى لها تأثير مباشر على الأنظمة أو البيانات المالية.
تغيير هيكلة الإدارات أو الأقسام أو مراجعة وتعديل الهيكل التنظيمي الذي يؤثر على إعادة توزيع المسؤوليات المتعلقة بالعمليات المالية أو الإدارية الخاضعة في الدليل.

يختص ممثل الحاكم باعتماد أي تعديلات في السياسات والإجراءات المحددة في دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان.

تتولى دائرة المالية مسؤولية إعلام مستخدمي الدليل بالتعديلات التي تمت عليه.

مسؤولية تطبيق الدليل

يسري هذا الدليل على الجهات الحكومية التي تُدرج موازنتها ضمن الموازنة العامة وأي جهة مستقلة ينص مرسوم إنشائها على تطبيق هذا الدليل.

يجب على الوحدات المعنية وموظفيها في الجهات الحكومية التي تقوم على تنفيذ المهام والمسؤوليات المتعلقة بإجراءات الدليل، أن تلتزم بالسياسات والخطوات اللازمة لتنفيذ دورات العمل، أي خروج أو تجاوز لإجراءات الدليل يجب أن يكون مبرراً وبأخذ موافقة مسبقة من قبل دائرة المالية.

تختص دائرة المالية بمهام تفسير الأحكام الواردة في الدليل، وتوضيح أي لبس أو غموض، والرد على أي استفسارات ترد بشأنه.

يعتبر هذا الدليل ملكاً لحكومة عجمان، وهو مرجع سري، حيث يجب تحديد مستخدميه ويمنع تصويره أو أي جزء منه إلا بموافقة من دائرة المالية وعلى مستخدم هذا الدليل احترام سريته، وعدم إفشاء أي معلومات خاصة به.

كيفية قراءة هذا الدليل

يتضمن الدليل تسعة أبواب، ويبدأ كل باب بالتعريفات الأساسية لفهم الباب، ومن ثم يستعرض سياسات دورة العمل المعنية. وتعتبر السياسات هي المبادئ التوجيهية التي على الجهات والأقسام المعنية والموظفين الالتزام بها.

يلي السياسات، المرجعية القانونية أو المحاسبية التي تحدد الإطار التشريعي للعمليات.

ثم يستعرض الباب الجزء المعني بالإجراءات، والذي يشمل: هدف الإجراء والمسؤولين عن تأدية الأنشطة الخاصة بالإجراء والمدخلات والمخرجات والوصف التفصيلي للإجراء وخريطته.

ثم التطرق إلى مؤشرات الأداء الخاصة بدورة العمل عند نهاية كل باب.

التعريفات

في تطبيق أحكام هذا الدليل، يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يدل سياق النص بخلاف ذلك؛ لذلك يفضل قراءة هذه التعريفات قراءة جيدة قبل الانتقال إلى أبواب الدليل الأخرى، وذلك من أجل سهولة استخدام الدليل.

المصطلح	التعريف
الإمارة	إمارة عجمان.
الحكومة	حكومة الإمارة.
الحاكم	حاكم الإمارة.
ولي العهد	ولي عهد الإمارة.
ممثل الحاكم	ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية.
المجلس التنفيذي	المجلس التنفيذي للإمارة.
دائرة المالية	دائرة المالية في عجمان.
الجهة الحكومية	أي دائرة، أو إدارة، أو مؤسسة، أو سلطة، أو جهة أخرى تدخل موازنتها، كلياً أو جزئياً، ضمن الموازنة العامة للحكومة.
الجهة الحكومية المستقلة	الهيئة أو المؤسسة العامة التابعة للحكومة التي تتمتع بالاستقلال المالي والإداري وفقاً للتشريع المحلي الصادر بإنشائها أو إعادة تنظيمها، بما في ذلك المناطق الحرة.
الشركة الحكومية	المؤسسة أو الشركة التجارية المملوكة بالكامل للحكومة أو للجهة الحكومية، بشكل مباشر أو غير مباشر.
جهة الدعم	الجهة التي تقدم لها الحكومة دعماً مالياً سنوياً كالجمعيات والأندية الرياضية والثقافية وما يماثلها.
رئيس الجهة الحكومية	الرئيس المعين للجهة الحكومية أو أي شخص يمارس صلاحيات مماثلة لصلاحيات رئيس الجهة أو القيادي الأعلى فيها.
مدير الجهة الحكومية	المدير العام أو المدير التنفيذي الأعلى في الجهة الحكومية المعنية.
القانون المالي	القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011.
اللائحة التنفيذية	اللائحة التنفيذية للقانون المالي والصادرة بموجب القرار الأميري رقم (7) لسنة 2024.
دليل السياسات المحاسبية	دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان الصادر بقرار ممثل الحاكم رقم (13) لسنة 2025 وأي تعديل يطرأ عليه.
دليل هيكل الحسابات	دليل يتضمن تصنيفاً موحداً وقائمة للحسابات التي تستخدم من قبل الجهات الحكومية في قيد المعاملات المالية والأحداث المحاسبية لأغراض إصدار التقارير المالية والحسابات الختامية.
الوحدة	(الإدارة / القسم / الشعبة / الوحدة / موظف) المعنية حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
مسؤول الوحدة	المسؤول المباشر للحدة حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
الوحدة المالية	(إدارة الشؤون المالية / قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / رئيس قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
النظم المالية الإلكترونية	قاعدة البيانات المستخدمة في إثبات وتسجيل المعاملات وإعداد واستخراج التقارير المالية ومنها: نظام الموارد ونظام التخطيط الذكي وبوابة الرسوم وبوابة التحصيل.
السياسات	القواعد والأحكام الواردة في هذا الدليل والتي يجب على الوحدات المعنية بالجهة الحكومية والموظفين الالتزام بها.
الإجراءات	الخطوات التفصيلية التي يجب اتباعها لتنفيذ السياسات.
السلطة المختصة	الشخص المخول وفقاً لأحكام القانون المالي والتشريعات والنظم المكملة له.
الرقابة الداخلية	كافة الضوابط الرقابية التي يتم وضعها للمحافظة على أصول وممتلكات الجهة الحكومية وحقوقها لدى الغير، وقواعد صرف وتحصيل الأموال العامة، والتأكد من سلامة وكفاءة تنفيذ أعمال وأهداف الجهة الحكومية، ومدى الالتزام بالتشريعات المعمول بها، والتأكد من صحة واكتمال الدفاتر والسجلات المحاسبية وإعداد التقارير المالية السليمة في الوقت المحدد لها.
حساب الخزانة العامة	حساب الإيرادات الخاص بالحكومة

رموز عامة في الدليل

يوضح الجدول أدناه الرموز المستعملة في الدليل بالإضافة إلى معنى كل رمز:

الرمز	ما يرمز له
💡	معلومات أو تعريفات مهمة.
👁️	الرجوع للمعايير المحاسبية للحصول على تفاصيل إضافية عن المفهوم المحاسبي للسياسة/ الإجراء المعني.
📄	أرشفة يدوية – استلام وحفظ المستندات والوثائق يدوياً.
🗄️	أرشفة آلية – استلام وحفظ المستندات والوثائق آلياً في النظام.
بداية	بداية إجراء العمل.
إجراء عمل	مجموعة خطوات أو نشاطات يجب اتباعها لتنفيذ إجراء عمل كامل.
نشاط	نشاط تنفيذ العمل بالتفصيل ويكمن أن يمثل نشاطاً يدوياً.
قرار	القرارات هي أسئلة إجابتها نعم أو لا.
مدخلات/ مخرجات	يمثل المعلومات مدخلات أو مخرجات مثل تقرير أو وثيقة، وهذا الرمز لا يمثل دائماً معلومات على شكل نسخة مطبوعة.
مرجع	مرجع خارج الصفحة الحالية مع صفحة أخرى في نفس إجراء العمل.
أرشفة	حفظ القيد والمستندات الخاصة به في الملفات الخاصة بالإدارة (سواء يدوياً أو إلكترونياً).
إنهاء	نهاية إجراء العمل.

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

1 الباب الأول – الموازنة العامة

متابعة تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

1.1 التعريفات

في تطبيق أحكام هذا الباب يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها ما لم يدل سياق النص خلاف ذلك؛ لذلك يفضل قراءة هذه التعريفات قراءة جيدة قبل الانتقال إلى باقي أجزاء الباب، وذلك من أجل سهولة استخدام الدليل.

المصطلح	التعريف
الخطة المالية	بيان يحتوي على توقعات الإيرادات الحكومية والنفقات الحكومية للحكومة لأكثر من سنة مالية مستقبلية، على أن تكون تقديرات كل سنة مالية على حدة.
الموازنة العامة	وثيقة مالية تُعبر عن الأهداف الاقتصادية والاجتماعية التي تسعى الحكومة لتحقيقها في السنة الأولى من الخطة المالية، من خلال توزيع الموارد المالية المتاحة على مختلف أوجه الإنفاق الحكومي.
الموازنة النقدية	هو بيان تقديري للمقبوضات والمدفوعات خلال سنة مالية مقبلة.
الموازنة النهائية	هي الموازنة المعتمدة مضافاً إليها أي تعديلات طرأت عليها بناء على قرارات من السلطة المختصة.
الموازنة المستقلة	يقصد بها موازنة أي جهة تابعة لحكومة الإمارة، تكون لديها شخصية اعتبارية وتتمتع بالاستقلال المالي والإداري، وفقاً للتشريع المحلي الصادر بإنشائها أو بإعادة تنظيمها، ولا تدرج ضمن الموازنة العامة للحكومة.
البرنامج العام	هي الأهداف الاستراتيجية للإمارة.
البرنامج الرئيسي	هو الهدف الاستراتيجي للجهة الحكومية.
الهدف الاستراتيجي (رئيسي)	هو أحد الأهداف الاستراتيجية الرئيسية المعتمدة بالخطة الاستراتيجية للجهة الحكومية.
الهدف الاستراتيجي (مساند)	هو أحد الأهداف الاستراتيجية المساندة (الممكنات) والمعتمدة بالخطة الاستراتيجية للجهة الحكومية.
البرنامج الفرعي	هو العملية التشغيلية أو المبادرة التي تسهم في تحقيق هدف استراتيجي للجهة الحكومية.
العملية التشغيلية	هي البرنامج الفرعي الذي يحتوي على النفقات التي لا يمكن تجنبها لتسيير الأعمال اليومية للجهة الحكومية، على سبيل المثال: (تكاليف الرواتب، مصاريف الماء والكهرباء والإيجارات).
المبادرة	هي البرنامج الفرعي الذي يحتوي على النفقات المعللة لتحقيق أو المساهمة في تحقيق هدف استراتيجي للجهة الحكومية، مثل: (المشاريع الإنشائية - الدراسات - تطوير الأنظمة...).
المنهجية	هي القواعد والأحكام المتبعة في إعداد الخطة المالية والموازنة العامة والواردة بالتعميم المالي الذي يصدر سنوياً من ممثل الحاكم بشأن إعدادهما.
نظام التخطيط والتحليل المالي الذكي	هو النظام الإلكتروني المستخدم في إعداد كل من الخطة المالية والموازنة العامة للحكومة.
تقرير الأداء	هو تقرير المقارنة بين الموازنة النهائية والنتائج الفعلية.
المناقلة	نقل اعتمادات مالية من برنامج فرعي إلى آخر في الموازنة المعتمدة للجهة الحكومية خلال السنة المالية.
المناقلة بين الجهات	نقل اعتمادات مالية من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى خلال السنة المالية.
الاحتياطي الخاص	مبلغ سنوي تقدره دائرة المالية ويدرج في الموازنة العامة لمواجهة الاحتياجات غير المتوقعة أو الطارئة وغير المدرج لها مخصصات في موازنة الجهات الحكومية.
الاحتياطي النقدي	هو الفوائض النقدية المتجمعة لدى الحكومة بعد خصم كافة الالتزامات.
مصادر تمويل الموازنة	هي الموارد المالية لتمويل الموازنة العامة مثل الإيرادات الحكومية، الاقتراض، التمويل من الاحتياطيات.
نفقات الموازنة العامة	هي كافة النفقات المدرجة بالموازنة النهائية للجهات الحكومية.
الاعتمادات الإضافية	اعتمادات مالية يتم إضافتها إلى موازنة الجهة الحكومية خلال السنة المالية.

1.2 السياسات العامة

تعتبر الموازنة العامة إحدى أهم أدوات رسم وتنفيذ السياسة العامة للحكومة، والتي تعكس الوجه المالي للأهداف التي ترغب الحكومة في تحقيقها، من خلال توزيع الموارد المالية على أوجه الإنفاق المختلفة للحكومة لسنة مالية لاحقة.
تختص دائرة المالية بوضع وتحديث منهجيات وآليات إعداد الخطة المالية والموازنة العامة.
على الجهات الحكومية الالتزام بالمواعيد المحددة في التعميم المالي الذي يصدره ممثل الحاكم بشأن إعداد الخطة المالية والموازنة السنوية.
في حال تأخر أي جهة حكومية عن تقديم مشروع خطتها المالية أو موازنتها السنوية خلال المدة المحددة لذلك، تتولى دائرة المالية إعداد مشروع خطتها المالية أو موازنتها السنوية، ولا يحق للجهة الحكومية المعنية الاعتراض على تلك الخطة أو الموازنة.
يحق لموظفي دائرة المالية الاطلاع والحصول على نسخ من المستندات والسجلات والوثائق وأي بيانات أو معلومات أخرى، ولا يجوز لأي جهة حكومية الامتناع عن ذلك، لأي سبب.
يجوز لدائرة المالية نشر بعض المعلومات والإحصائيات عن الخطة المالية أو الموازنة العامة، ما لم يصدر بخلاف ذلك تعليمات أخرى من ممثل الحاكم أو ولي العهد.
يحظر على أي موظف بالجهة الحكومية التصريح عن أي بيانات مالية أو معلومات لأي موظف غير مخول أو جهة أخرى ما لم يحصل على تصريح مسبق من مدير الجهة الحكومية.

تختص دائرة المالية بإعداد مشروع الخطة المالية والموازنة العامة للحكومة بعد دراستها لمشروعات الخطط المالية للجهات الحكومية ومناقشتها مع تلك الجهات الحكومية وعلى دائرة المالية أن تراعي التغييرات التي تطرأ على الخطط الاستراتيجية للجهات الحكومية، والموارد المالية المتاحة.
يلغى تلقائياً كل اعتماد مالي مدرج في الموازنة السنوية للجهة الحكومية لم يتم استخدامه خلال السنة المالية المعنية.
يختص جهاز الرقابة المالية بمهام الرقابة على تنفيذ الموازنة العامة.
تختص دائرة المالية بمتابعة تنفيذ الموازنة العامة.
لا يجوز لأي جهة حكومية إجراء مقاصة بين إيراداتها ونفقاتها، ولا يجوز لها تخصيص إيراد معين من إيراداتها لتغطية نفقة بعينها من نفقاتها إلا بموافقة الحاكم أو ولي العهد، وذلك باستثناء الإعانات والهبات المخصصة من قبل المانح.
يجب أن تراعي الجهة الحكومية الواقعية عند وضع تقديرات الإيرادات والنفقات، ولا يجوز لها المغالاة في التقديرات بالزيادة أو النقص حتى لا ينعكس ذلك سلباً على نتائج أعمال الحكومة عند تنفيذ الموازنة.
يتم تقدير إيرادات ونفقات الموازنة العامة على أساس الإيرادات المتوقع تحقيقها والنفقات المتوقع تنفيذها استناداً إلى تاريخ نشوء الحق أو الدين (أداء الخدمة أو استلام السلعة)، ويجوز تعديل هذا الأساس لبعض بنود الإيرادات أو النفقات الحكومية وفقاً لما يرد بالتعميم المنصوص عليه في المادة (11) من القانون المالي.
لا يجوز للجهة الحكومية إبرام أي اتفاقيات أو عقود تتجاوز مدتها السنة المالية الجارية إلا بعد أخذ موافقة كتابية من دائرة المالية، مع مراعاة ما جاء بالمادة (24) من اللائحة التنفيذية للقانون المالي.
يجب أن يدرج في موازنة الجهة الحكومية المعنية قيمة الأعمال المتوقع إنجازها خلال السنة المالية المعنية فقط، وفي حال تأخرت الجهة الحكومية لأي سبب عن نسبة الإنجاز المقدرة، فيجب على الجهة الحكومية إدراج قيمة تلك الأعمال ضمن مشروع موازنتها للسنة اللاحقة، ولا يجوز لها استخدام أو نقل قيمة الأعمال غير المنجزة وتنفيذ أعمال أخرى إلا بعد موافقة دائرة المالية حتى لو كانت تلك المناقلة ضمن صلاحيات الجهة الحكومية.
يجب ربط كافة البرامج بالخطة الاستراتيجية المعتمدة للجهة الحكومية مع مراعاة التنسيق مع الجهات المعنية بذلك.
تدرج دائرة المالية سنوياً مبلغاً للاحتياطي الخاص ضمن الموازنة العامة للحكومة، ويُستخدم هذا الاحتياطي لتغطية الاحتياجات غير المتوقعة أو الطارئة، والتي لم تدرج لها اعتمادات في الموازنات الخاصة بالجهات الحكومية للسنة المعنية.
لا يجوز الصرف من الاحتياطي الخاص إلا بموافقة خطية مسبقة من السلطة المختصة وفقاً للصلاحيات المعتمدة في هذا الشأن.
يجوز إضافة أكثر من نوع من الاحتياطيات لأغراض أخرى ضمن الموازنة العامة للحكومة.
يحظر على أي دائرة حكومية الارتباط بأي نفقة دون توفير الاعتماد المالي لها مسبقاً.
يتوقف البدء في تنفيذ المبادرة على إدراج مخصصات مالية لها ضمن الموازنة المعتمدة للجهة الحكومية.
يتم سنوياً تحديد الجهات التي تقدم لها الحكومة دعماً مالياً بناءً على توصية من ممثل الحاكم وصدور موافقة خطية من الحاكم أو ولي العهد.
يجب على كل جهة تتلقى دعماً من الحكومة:
1. أ. موافاة دائرة المالية بتقارير مالية تتضمن مصادر إنفاق الدعم الحكومي بالشكل وفي المواعيد التي تحددها دائرة المالية.
2. ب. تزويد دائرة المالية، وفي المواعيد التي تحددها، بالبيانات المالية المتعلقة بموازنتها التقديرية وحسابها الختامي، وأي بيانات أخرى تطلبها دائرة المالية.
يتم سداد كافة التزامات الدين العام المستحق نتيجة الاقتراض دون الحاجة إلى اعتمادات مالية، ويجب إدراج اعتمادات مالية لكافة النفقات المتعلقة بهذا القرض من رسوم وعمولات وفوائد ضمن موازنة الجهة الحكومية.
يجوز للجهة الحكومية الاستثمار في الأوعية الاستثمارية المرتبطة باختصاصاتها وأنشطتها فقط، وبشرط أن يكون الاستثمار المعني مدرجاً ضمن موازنتها السنوية المعتمدة، ومع ذلك يجوز لدائرة المالية استثمار الاحتياطي النقدي والفوائض النقدية دون الحاجة إلى اعتمادات مالية في موازنتها.
يجب على الجهة الحكومية قبل طلب إدراج أي استثمار في موازنتها السنوية القيام بالدراسات الاقتصادية والمالية اللازمة، بما في ذلك، وعلى وجه الخصوص، تحديد المخاطر المحتملة، وفي جميع الأحوال، يقع على الجهة الحكومية المعنية مسؤولية التأكد من الجدوى الاقتصادية والمالية والاجتماعية للاستثمار المعني قبل إبرام أي اتفاقية بشأنه مع الغير.
لا يجوز لأي دائرة حكومية الحصول على قرض أو تسهيل مصرفي أو كفالة أي شخص في مديونية ترتب التزاماً في ذمة الجهة الحكومية المعنية لصالح الغير، إلا بموافقة خطية مسبقة من ولي العهد، بناءً على توصية خطية من ممثل الحاكم.

1.3 السياسات التفصيلية

1.3.1 تبويب الخطة المالية / الموازنة العامة

يتم تبويب الخطة المالية والموازنة العامة وفقاً لكل أو بعض التبويبات التالية:
- التبويب الاقتصادي وفقاً للبنود الرئيسية للإيرادات والنفقات.
- التبويب الوظيفي (القطاعات- COFG).
- التبويب وفقاً لنوع البرنامج (عمليات تشغيلية – مبادرات).
- التبويب الاستراتيجي (وفقاً للمستويات الاستراتيجية).
- التبويب الإداري.
يجوز إضافة أو تعديل التصنيفات المشار إليها أعلاه ضمن تعميم إعداد الموازنة السنوية.

1.3.2 إعداد الخطة المالية والموازنة العامة

تعد كل جهة حكومية مشروع خطتها المالية في ضوء الخطط الاستراتيجية المعتمدة لها، وبحيث يعكس مشروع الخطة المالية كافة الإيرادات وكافة النفقات المقدرة للجهة الحكومية لممارسة اختصاصاتها، وفقاً لتشريع إنشائها خلال مدة الخطة على أن تراعي الواقعية في تقديرها.
لدائرة المالية أن تحدد نسب النمو أو الانخفاض في الإيرادات والنفقات التشغيلية لسنوات الخطة وفقاً للأوضاع الاقتصادية، في التعميم الصادر في هذا الشأن.
لا يعني الموافقة على أي مبادرة في الخطة المالية للجهة الحكومية البدء بتنفيذها قبل إدراجها واعتمادها في الموازنة السنوية للجهة الحكومية باستثناء مشاريع الاستكمال.
يجب إعداد دراسة حالة لكافة المبادرات الجديدة المطلوبة من الجهة الحكومية، بحيث توضح مبررات ومخرجات تنفيذ المبادرة ووفق النماذج المعدة لذلك، ويجوز لدائرة المالية استثناء بعض المبادرات من دراسة الحالة.
يجب على الجهات الحكومية عند إعداد خطتها المالية مراجعة المبادرات المعتمدة لها بالخطة المالية السابقة، واستكمال كافة البيانات الخاصة بها، وفي حال الحاجة إلى تعديلها يجب إرفاق مبررات هذا التعديل.
يجوز لدائرة المالية طلب تحديث دراسة الحالة الخاصة بالمبادرات المعتمدة بالخطة المالية السابقة للسنة الثانية والثالثة عند إعداد الخطة المالية للسنة المعنية.
خطة الوظائف السنوية:
1. أ. تحدد الخطة المالية للجهة الحكومية عدد الوظائف، ودرجاتها، ومسمياتها، ومخصصاتها المالية، ولا يجوز تجاوز عدد الوظائف أو المخصصات المالية المحددة لتلك الوظائف في الموازنة المعتمدة للجهة الحكومية.
2. ب. بمراعاة حكم الفقرة (ج) من المادة رقم (6) من اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان إذا شغرت خلال السنة المالية أي وظيفة لأي سبب، يعدل تلقائياً مخصصها المالي إلى بداية مربوط درجتها، بالإضافة إلى نسب الزيادة المقررة للسلطة المختصة بالتعيين في أنظمة الموارد البشرية أو ما كان مخصصاً لها أيهما أقل، ويرحل الفرق إن وجد إلى الاحتياطي الخاص.
3. ج. إذا شغرت خلال السنة المالية أي وظيفة من الوظائف المشغولة بموظف من ذوي العقود الخاصة لأي سبب، يعدل تلقائياً مخصصها المالي إلى السقف المحدد للعقود الخاصة في أنظمة الموارد البشرية أو ما كان مخصصاً لها أيهما أقل، ويرحل الفرق إن وجد إلى الاحتياطي الخاص.
يجب أن تشمل خطة الوظائف الآتي:
- كافة الوظائف الحتمية والشاغرة وفقاً لتاريخ إعداد الخطة المالية.
- تقديراً لكافة العلاوات والبدلات المقررة للموظفين وفق عقودهم ودرجاتهم.
- المخصصات المالية لوظائف الاستحداث وفق المخصص المقرر للموظفين المواطنين بقانون الموارد البشرية ولائحته التنفيذية.
- يتم احتساب الرواتب والمنافع المستحقة للموظفين على اثني عشر شهراً شاملة لبدل الإجازة السنوية المزمع منحها للموظف.
- تقديراً للمكافآت التقديرية السنوية في حال حاجة الجهة.
- المخصصات المالية للترقيات المتوقعة مع مراعاة احتساب الترقيات من بدء السنة.
- الأثر المالي لتعديل أوضاع الموظفين وتوطين الوظائف المتوقعة إن وجدت.
- كافة المميزات المنصوص عليها بقانون الموارد البشرية مثل التأمين الصحي.
- مصروف نهاية الخدمة للموظفين غير المواطنين.
يجوز لدائرة المالية إلغاء الوظائف الشاغرة من خطة الجهة الحكومية في حال عدم تبرير احتفاظ تلك الجهة بتلك الشواغر عند إعداد الخطة المالية.
لا يجوز للجهة الحكومية التعاقد على تنفيذ مبادرات تبدأ في السنة الثانية من الخطة بدون أخذ موافقة مبدئية من دائرة المالية.
تشكل في كل جهة حكومية، بقرار من مديرها العام، لجنة تسمى (لجنة إعداد الخطة المالية والموازنة السنوية) يكون رئيسها وأعضاؤها من المختصين في مجال التخطيط الاستراتيجي، ويجب أن تمثل اللجنة بأعضاء أساسيين من الوحدة المالية والإدارية، إضافة إلى التخطيط الاستراتيجي وإدارات العمليات الرئيسية في الجهة الحكومية المعنية، ويترك لرئيس اللجنة تقدير توزيع المهام والمسؤوليات على الإدارات والأقسام وفق احتياجات كل جهة حكومية، ويكون منسق اللجنة هو المسؤول عن المخاطبات الرسمية الداخلية والخارجية، على أن يتم تزويد دائرة المالية بقرار تشكيل هذه اللجنة متضمناً أسماء أعضائها.
تكون (لجنة إعداد مشروع الخطة المالية والموازنة السنوية) بالجهات الحكومية مسؤولة عن:
- استلام ودراسة ومراجعة ومناقشة المقترحات من الإدارات والتأكد من إرفاق كافة الوثائق والمستندات المعززة.
- توفير المستندات والمبررات المعززة لطلب المخصصات المالية بمشروع الخطة المالية لمناقشتها مع دائرة المالية أو أي جهة أخرى يحددها التعميم المالي لإعداد مشروع الموازنة العامة إذا تطلب الأمر ذلك.
- مراجعة دراسة الحالة لكافة المبادرات ومن ثم ترتيب أولويات تنفيذ المبادرات.
- التنسيق مع الأمانة العامة لربط كافة المبادرات بالأهداف الاستراتيجية للجهة الحكومية.
- عرض مشروع الخطة المالية على مدير ورئيس الجهة الحكومية وإقرارها منهما قبل رفعها على نظام التخطيط المالي الذكي.
- التنسيق مع الجهات المركزية ذات العلاقة (دائرتي الموارد البشرية، عجمان الرقمية)، وعلى الجهات الحكومية الرد على استفسارات وطلبات الجهات المركزية.
يتم اعتماد الخطة المالية بالأداة التشريعية نفسها التي تصدر باعتماد الموازنة العامة للحكومة سنوياً.

1.3.3 إعداد الموازنة العامة

بعد اعتماد مشروع الخطة المالية للحكومة تقوم دائرة المالية بإخطار الجهات بخطتها المالية المعتمدة.
تكون السنة الأولى من الخطة المالية للجهة الحكومية هي موازنة السنة المالية المعنية.
تقوم الجهات بتوزيع المخصصات المالية للسنة الأولى من الخطة المالية المعتمدة لها على الأشهر والحسابات وفق تقديراتها لتنفيذ تلك المخصصات.
كذلك تقوم الجهات بإعداد الموازنة النقدية لها، والتي تنتج عن تنفيذ الموازنة، بالإضافة إلى صرف أي مدفوعات أخرى أو تحصيل أي مقبوضات أخرى لا ترتبط بتنفيذ الموازنة المعتمدة مثل (دفع مستحقات نهاية الخدمة - سداد التزامات عن سنوات سابقة - قبض إيرادات سنوات سابقة - تأمينات ورد تأمينات... إلخ).
في حال عدم اعتماد الخطة المالية قبل بدء السنة المالية المعنية يتم اتباع الإجراءات التالية:
1. أ. تصدر دائرة المالية تعميماً للجهات الحكومية المعنية بالتعليمات واجبة الاتباع في هذا الشأن، والتي تنظم عملية الإنفاق لمدة مؤقتة، على أن تكون الأولوية للنفقات الشهرية التالية:
  - الأجور والرواتب الحتمية وما في حكمها.
  - النفقات التشغيلية الضرورية لتسيير شؤون الجهات الحكومية اليومية.
  - استكمال تنفيذ مبادرات الأعوام السابقة والتي لا يمكن تجنب إيقافها وبشرط إضافتها ضمن مشروع موازنة الجهة الحكومية.
2. ب. تعتبر النفقات المنفذة خلال المدة المؤقتة بمثابة اعتمادات مؤقتة، ويجب تسويتها وفقاً للاعتمادات المالية المدرجة بموازنة الجهة الحكومية المعنية فور اعتماد الموازنة العامة.
يصدر مدير دائرة المالية التعليمات الخاصة بتنفيذ الموازنة العامة للحكومة، ويجب على الجهات الحكومية الالتزام بتنفيذ تلك التعليمات.

1.3.4 التعديل على الموازنة العامة

لا يجوز لأي جهة حكومية تقديم طلب لدائرة المالية بشأن اعتمادات إضافية إلا في حالة وجود اعتبارات ضرورية تقتضي ذلك فقط، وعلى أن تكون هذه الاعتبارات مستجدة ولم يكن ممكناً التنبؤ بها أثناء مراحل إعداد تقديرات الموازنة، وأن تكون ذات صفة عاجلة لا يمكن معها تأجيل الطلب لموازنة السنة اللاحقة، وبعد استنفاد جميع الخيارات الممكنة الأخرى لتوفير الاعتماد المطلوب وعدم وجود إمكانية لتغطيته بموجب مناقلات من اعتمادات الموازنة. ويجب أن يكون أي طلب للاعتماد الإضافي معززاً بالمبررات والبيانات المؤيدة له وعلى نحو يُمكّن دائرة المالية من إعداد الدراسة اللازمة للطلب المعني قبل إجازته من السلطة المختصة، ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
1. أ- شرح للمبررات والاعتبارات المستجدة التي تقتضي طلب الاعتماد الإضافي.
2. ب- مبلغ الاعتماد الإضافي المطلوب وخطة الصرف منه والأثر المالي على السنوات اللاحقة إن وجد.
3. ج- مبررات عدم إدراج مبلغ الطلب ضمن تقديرات الموازنة المعتمدة ومبررات عدم إمكانية استيعاب الاعتماد الإضافي المطلوب من الموازنة المعتمدة أو تأجيل الطلب لموازنة السنة اللاحقة.
4. د- نسخة من القانون أو المرسوم أو القرار إذا كان الغرض من الاعتماد الإضافي تنفيذ متطلبات أي قوانين أو مراسيم أو قرارات صادرة عن السلطات المختصة.
5. هـ - شرح للآثار المترتبة في حالة عدم الموافقة على طلب الاعتماد الإضافي خلال موازنة السنة الحالية.
تقدم طلبات الاعتمادات الإضافية إلى دائرة المالية من خلال الأنظمة الخاصة بذلك، وخلال وقت كاف يسمح بإتمام الإجراءات اللازمة لاعتماد الطلب والانتفاع به قبل انتهاء فترة الموازنة.
بناء على نتائج التقييم والدراسة المتعلقة بطلب الاعتماد الإضافي ترفع دائرة المالية التوصية متضمنة مصدر التمويل إلى السلطة المختصة للاعتماد أو الرفض حسب الصلاحيات المالية المعتمدة في هذا الشأن.
لا يجوز استخدام الاعتماد الإضافي في غير الغرض المخصص له.
لا يجوز إجراء مناقلات من الاعتمادات الإضافية.
يجوز لدائرة المالية تعديل المخصصات المالية المعتمدة لأي برامج تم اعتمادها في الموازنة السنوية للجهة الحكومية، في أي من الحالات التالية:
- التأخر في الصرف الفعلي لمدة ثلاثة أشهر عن المدرج بالموازنة بدون مبرر تقبله دائرة المالية.
- وجود فرق كبير بين قيمة العطاء عند طرح المناقصة والتكلفة التقديرية في الموازنة.
- تعديل الخطط الاستراتيجية للحكومة واختلاف أولويات التنفيذ لبعض المبادرات.
- وجود طارئ خارجي من شأنه التأثير على الحياة الاقتصادية والتدفقات النقدية للحكومة.
في حال اندماج أكثر من جهة حكومية وتأسيس جهة حكومية جديدة يجب إيقاف العمل بالموازنات المعتمدة لها وإعداد موازنة خاصة بالجهة الجديدة ويتم اعتمادها من السلطة المختصة.
يُصدر ممثل الحاكم قراراً يحدد فيه صلاحية اعتماد المناقلات وشروطها.
يجوز لدائرة المالية تقييد النقل من بعض البرامج الفرعية، على أن يتم تحديد تلك البرامج في قرار تعليمات تنفيذ الموازنة أو كتب اعتماد الخطة المالية للجهات الحكومية.
- يجوز استخدام الاعتمادات المخصصة لبعض الوظائف الشاغرة (وبعد الأخذ بالاعتبار المادة (6) من اللائحة التنفيذية للقانون المالي) لاستحداث أو إنشاء وظائف أخرى بالشروط التالية:
  - عدم إلغاء الوظائف العليا والإشرافية المعتمدة بالهيكل الوظيفي للجهة الحكومية إلا بعد أخذ موافقة من دائرة الموارد البشرية.
  - عدم تجاوز التكاليف الشهرية للوظائف المستحدثة التكاليف الشهرية المعتمدة للوظائف الملغاة.
  - عدم تجاوز عدد الوظائف المستحدثة عدد الوظائف الملغاة.
  - عدم طلب استحداث وظائف تم إلغاؤها خلال آخر سنتين بخلاف سنة الموازنة المعنية.

1.3.5 تنفيذ الموازنة العامة

يعتبر اعتماد الموازنة بمثابة تفويض للجهات الحكومية باستخدام الاعتمادات المحددة لها في موازنتها السنوية في الأغراض المخصصة من أجلها.
لا يجوز استخدام الوفورات التي تتحقق في المخصصات المالية لموازنة الرواتب (الناتجة عن التأخير في التعيينات، أو الترقيات، أو إحلال الوظائف، أو تعيين غير المواطنين على وظائف المواطنين.... وغيرها) لاستحداث وظائف جديدة أو إجراء ترقيات أو منح مكافآت.
عدم جواز استخدام أي مخصصات أخرى بما فيها مخصصات تعديل الأوضاع والمميزات الأخرى لمنح ترقيات.
يجب تنفيذ الاعتمادات المدرجة في الموازنة طبقاً للقوانين واللوائح والأنظمة والسياسات والإجراءات التي تنظم عملية الإنفاق، ووفقاً للأغراض المحددة لها.
على الجهة الحكومية تنفيذ الاعتمادات المدرجة بالموازنة وفقاً للفترات المخصصة لذلك.
على الجهة الحكومية عدم تركيز عمليات الشراء والخدمات في الأشهر الأخيرة من السنة المالية المعنية بهدف استنفاد اعتمادات الموازنة، باستثناء ما تستلزمه مصلحة العمل.
على الجهة الحكومية التقيد بكافة التعليمات الصادرة عن دائرة المالية واللازمة لتنفيذ الموازنة العامة.
يحظر على الجهة الحكومية صرف أو توجيه أي نفقة على غير البرنامج المختص بذلك.
يحظر على الجهة الحكومية العمل باعتماد مالي ملغي او بوفر في اعتماد بعد إلغائه.
يحظر على الجهة الحكومية تنفيذ اعتمادات الموازنة دون تسجيلها على الأنظمة المالية المخصصة لذلك بشكل فوري.
في نهاية السنة المالية، يتم اعتماد نتائج تنفيذ الموازنة النهائية ضمن الحساب الختامي العام لحكومة عجمان.

1.3.6 متابعة تنفيذ الموازنة العامة

يلتزم مكتب التدقيق الداخلي في الجهة الحكومية بالتدقيق المستقل على تنفيذ الجهة الحكومية للموازنة العامة وفق آليات العمل والسياسيات والإجراءات والأنظمة وإدارة المخاطر المطبقة في تلك الجهة.
تتولى دائرة المالية الإشراف على تنفيذ الموازنة العامة المعتمدة، ويكون لها في سبيل ذلك:
- عمل الزيارات الميدانية للجهات الحكومية والاطلاع على النسخ الأصلية للمستندات والسجلات والوثائق المعززة للمعاملات المالية.
- طلب تزويدها بأي بيانات أو معلومات أو تقارير ترى أهمية دراستها.
- تقارير أداء تنفيذ الموازنة، والتي تصدر عن الجهات الحكومية المعنية.
- التقارير المستخرجة من الأنظمة المالية الحكومية.
يتم قياس أداء تنفيذ الموازنة وفقاً لأسس إعداد الموازنة.
إذا ظهر خلال تنفيذ الموازنة العامة، لأي سنة مالية، وجود مؤشرات على عدم تحقيق الإيرادات المقدّرة للسنة ذاتها بصورة قد تؤدي إلى عجز في الموازنة، فيجوز لمدير دائرة المالية اقتراح التدابير والإجراءات اللازمة لمواجهة هذا الانخفاض، على أن تعتمد تلك التدابير والإجراءات من ولي العهد.
على مسؤول وحدة الموازنة بالجهة الحكومية استخراج تقرير أداء تنفيذ الموازنة من النظام ومراجعته وتبرير الانحرافات إن وجدت، وإرساله إلى دائرة المالية في موعد أقصاه 3 أيام عمل من الموعد المحدد لإقفال الفترات المالية.
على الجهة الحكومية تبرير أي انحرافات تزيد على 5% من القيمة المعتمدة شهرياً بموازنة النفقات على مستوى البرنامج، إما بالنسبة للإيرادات، فيتم تبرير الانحرافات التي تزيد على 5% على مستوى البند (النشاط)، أو لأكبر 10 أنشطة قيمة على الأقل.
على الجهات الحكومية تزويد دائرة المالية بتقارير الأداء بصورة شهرية وقبل انتهاء الشهر التالي للشهر المعني.
على دائرة المالية عرض تقرير أداء تنفيذ الموازنة، وتوصياتها بشأنه، على سمو ولي العهد بشكل ربع سنوي على الأقل.
على مسؤولي وموظفي الجهات الحكومية تحت طائلة المسؤولية اتخاذ الإجراءات اللازمة للاستجابة لطلبات دائرة المالية والتعاون مع موظفيها لتمكينهم من القيام بالمهام المنوطة بهم.

1.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية للموازنة العامة:

القانون المالي.
اللائحة التنفيذية بشأن القانون المالي.

1.5 الإجراءات ودورات العمل

1.5.1 إعداد - خطة / موازنة الإيرادات

1.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد خطة الإيرادات.

1.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية.
موظف وحدة الموازنة بالجهة الحكومية.
موظف إدارة الإيرادات بدائرة المالية.

1.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير الإيرادات الفعلية للسنوات السابقة	البيانات الفعلية للإيرادات على مستوى النشاط (البند) لثلاث سنوات على الأقل
2	تقديرات الإيرادات الداخلية	تقديرات الإيرادات لسنوات الخطة من قبل الوحدات التنظيمية المختصة بالجهة الحكومية

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطة / موازنة الإيرادات	تقدير لكافة الإيرادات موزعة وفق النشاط (بند الإيراد) لكافة سنوات الخطة / موازنة الإيرادات، ويمكن اعتماد نسبة نمو موحدة لكافة الجهات وكافة البنود

1.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	نقل البيانات الفعلية من نظام موارد إلى نظام التخطيط المالي وفتح نظام التخطيط المالي للإدخال.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
2	إدخال مسودة خطة/ موازنة الإيرادات على نظام التخطيط المالي الذكي على مستوى البنود مع كافة البيانات المطلوبة (والتوزيع الشهري للموازنة).	موظف وحدة الموازنة		x
3	إرسال مسودة خطة / موازنة الإيرادات على النظام (تقديم) إلى دائرة المالية.	مسؤول وحدة الموازنة		x
4	مراجعة خطة / موازنة الإيرادات لكافة الجهات وتقديم التوصيات بشأنها والتأكد من تعديلها وفق التوصيات ومن ثم عمل (تقديم).	إدارة الإيرادات الحكومية	x
5	المراجعة النهائية لخطة / موازنة الإيرادات المجمعة وعمل إقفال لنظام التخطيط المالي - خطة / موازنة الإيرادات.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

1.5.2 إعداد خطة / موازنة الموارد البشرية

1.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد خطة الموارد البشرية (تكاليف الرواتب والمميزات الأخرى بالخطة).

1.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية
موظفو وحدة الموازنة والموارد البشرية بالجهة الحكومية
الموظفون المخولون من الجهات المركزية

1.5.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	تقرير بيانات الرواتب الفعلية	بيانات الموظفين من نظام موارد
2	خطة الترقيات / المكافآت المتوقعة	خطة الجهة الحكومية للترقيات وتعديل الوضع والمكافآت في حدود الأسقف المحددة
3	بيانات التأمين الصحي	فئات التأمين الصحي & عدد المعالين & فئة كل موظف
4	خطة الاستحداث / الندب	بيانات تسكين الهيكل الوظيفي للجهة / أو ندب وتكليف للوظائف الإشرافية الشاغرة

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطة الموارد البشرية	تقدير لكافة تكاليف الوظائف وتشمل المميزات الأخرى لكامل سنوات الخطة

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية	الجهة المركزية
1	نقل بيانات الوظائف من نظام موارد إلى نظام التخطيط المالي وفتح النظام للإدخال.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
2	مراجعة البيانات الموجودة على نظام التخطيط المالي وإدخال المخصصات اليدوية على النظام وإرسالها (تقديم) إلى المراجعة الداخلية.	موظف وحدة الموازنة / الموارد البشرية		x
3	مراجعة ورفع مسودة خطة / موازنة الموارد البشرية على النظام (تقديم).	مسؤول وحدة الموازنة		x
4	مراجعة خطة / موازنة الموارد البشرية لكافة الجهات وتقديم التوصيات بشأنها والتأكد من تعديلها وفق التوصيات ومن ثم عمل (تقديم)	دائرة الموارد البشرية			x
5	مراجعة مسودة خطة / موازنة الموارد البشرية لكل جهة على حدة ومن ثم عمل (تقديم) نهائي لإعداد مسودة خطة الموارد البشرية النهائية	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
6	المراجعة النهائية لمشروع خطة / موازنة الموارد البشرية وعمل إقفال لنظام التخطيط المالي - خطة / موازنة الموارد البشرية	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

1.5.3 إعداد خطة / موازنة النفقات التشغيلية

1.5.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد خطة النفقات التشغيلية (المصاريف الحتمية - إحلال الأصول).

1.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية
موظف وحدة الموازنة بالجهة الحكومية
الموظفون المخولون من الجهات المركزية

1.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	النفقات الفعلية للسنوات السابقة / خطة النفقات التشغيلية المعتمدة	البيانات الفعلية للمصاريف على مستوى (البند) لآخر سنة مكتملة على الأقل لكافة العمليات التشغيلية / الخطة المعتمدة للسنة المعنية.
2	نسخ عن عقود الخدمات	التعاقدات الحالية لدى الجهة على النفقات التشغيلية المستمرة مثل عقود إيجار - ضيافة - نظافة.
3	خطط التوسع / الإحلال	افتتاح أفرع جديدة أو تعيينات أو انتقال إلى مكان آخر / خطط إحلال الأصول على مستوى كافة الوحدات التنظيمية.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطة / موازنة النفقات التشغيلية	تقدير لكافة النفقات التشغيلية (مصاريف حتمية - إحلال أصول) للجهة الحكومية وفق البند لكافة سنوات الخطة، والتوزيع الشهري للموازنة.

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية	الجهة المركزية
1	نقل بيانات المصاريف (العمليات التشغيلية) للسنوات السابقة من نظام موارد إلى نظام التخطيط المالي (بالإضافة إلى بيانات خطة العمليات التشغيلية المعتمدة للسنة المعنية في حال إعداد الموازنة) وفتح النظام للإدخال.	مسؤول إدارة الموازنات الحكومية	x
2	إدخال تقديرات النفقات التشغيلية (المصاريف - إحلال الأصول) لسنوات الخطة / تعديل خطة العمليات التشغيلية المعتمدة للسنة المعنية وتوزيعها شهرياً، وفق البند المحاسبي مع إرفاق المستندات.	موظف وحدة الموازنة		x
3	إرسال مشروع خطة / موازنة النفقات التشغيلية على النظام (تقديم).	مسؤول وحدة الموازنة		x
4	مراجعة الاحتياجات التقنية ببرنامج رقم (000009) خ.م/تطوير وتوفير أحدث خدمات تقنية المعلومات.	دائرة عجمان الرقمية			x
5	مراجعة مشروع خطة / موازنة العمليات التشغيلية لكل جهة على حدة ومن ثم عمل (تقديم) نهائي.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
6	المراجعة النهائية لمشروع خطة / موازنة العمليات التشغيلية وعمل إقفال لنظام التخطيط المالي - خطة / موازنة العمليات التشغيلية.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

1.5.4 إعداد خطة / موازنة المبادرات

1.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد خطة المبادرات للجهة الحكومية

1.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

لجنة إعداد مشروع الخطة المالية والموازنة السنوية.
موظف إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية.
موظف وحدة الموازنة بالجهة الحكومية.
الموظفون المخولون من الجهات المركزية.

1.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	الخطة الاستراتيجية للجهة الحكومية	الخطة الاستراتيجية للجهة الحكومية المعتمدة
2	الخطط التشغيلية للجهة	ترجمة الخطة الاستراتيجية إلى خطط تشغيلية سنوية
3	مبادرات الاستكمال	تقدير المبادرات المستكملة أو غير المنتهية والمدرج لها مخصصات بموازنة السنة المالية
4	الربط الاستراتيجي	ربط المبادرات المقترحة بالأهداف الاستراتيجية للجهة الحكومية بالتنسيق مع الأمانة العامة
5	دراسات الحالة للمبادرات	دراسة حالة مكتملة مع المرفقات الخاصة بها والداعمة لتنفيذ المبادرة
6	خطة المبادرات المعتمدة	المبادرات المعتمدة بالخطة المالية السابقة

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطة / موازنة المبادرات	تقدير إجمالي للمبادرات المقترح تنفيذها خلال الخطة المالية مع كافة البيانات الخاصة بها / التوزيع الشهري ووفق البند المحاسبي للسنة الأولى.

1.5.4.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية	الجهة المركزية
1	مناقشة ومراجعة المبادرات داخلياً وتحديد أولويات التنفيذ والتنسيق مع الأمانة العامة للمجلس التنفيذي بشأن الربط الاستراتيجي.	لجنة الموازنة بالجهة الحكومية		x
1	تجهيز نظام التخطيط المالي الذكي لإدخالات خطة / موازنة المبادرات وإدراج المبادرات الجديدة المقترحة من قبل الجهات الحكومية.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
2	إدخال تكاليف المبادرات ودراسة الحالة وإرفاق المستندات الخاصة بالمبادرة (عروض أسعار – عرض فني -...) (تقديم).	موظف وحدة الموازنة		x
3	مراجعة المبادرات الرقمية وإدخال التوصيات وعمل (تقديم).	دائرة عجمان الرقمية			x
4	مراجعة المبادرات لكل جهة على حدة والتأكد من اكتمال البيانات ووضع التوصيات بشأنها ومن ثم عمل تقديم.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
5	المراجعة النهائية للمبادرات (مناقشة الجهة الحكومية أن تطلب الأمر ذلك) واستكمال تقديم مشروع الخطة المالية واعتماد المبادرات، وعمل إقفال لنظام التخطيط المالي - خطة / موازنة المبادرات.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
6	إخطار الجهات بالمبادرات المعتمدة بالخطة المالية والمواعيد النهائية لتوزيع تكاليف المبادرات على الحسابات والأشهر على حساب التخطيط المالي.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
7	تكويد المبادرات الجديدة للجهات على نظام موارد ونظام التخطيط المالي لاستقبال إدخالات الجهات الحكومية.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
8	توزيع تكاليف المبادرات على مستوى البنود الحسابية والأشهر على نظام التخطيط المالي.	موظف وحدة الموازنة		x
9	مراجعة إدخالات الجهة والتأكد منها ورفعها إلى نظام موارد وإقفال نظام التخطيط.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

1.5.5 إعداد الخطة المالية / الموازنة العامة

1.5.5.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح الإجراءات الخاصة بإعداد الخطة المالية /الموازنة العامة للحكومة

1.5.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظفو إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية
مدير دائرة المالية

1.5.5.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مسودة الخطط المالية / الموازنة السنوية للجهات الحكومية	الخطط المالية / الموازنة الفرعية التي تم إعدادها من قبل الجهات.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مشروع الخطة المالية / الموازنة العامة	المسودة النهائية للخطة المالية / الموازنة العامة للحكومة المقترح عرضها للسلطة المختصة للاعتماد.

1.5.5.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية
1	إعداد مشروع الخطة المالية الموازنة العامة للحكومة والعرض الخاص بها متضمناً الملاحظات والتوصيات وعرضها على مدير دائرة المالية.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
2	إجراء التعديلات اللازمة / استكمال البيانات / مناقشة الجهات الحكومية / تجهيز العرض النهائي وعرضه على مدير دائرة المالية.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
3	عرض مشروع الخطة المالية / الموازنة العامة للحكومة مع الملاحظات والتوصيات وإجراء التعديلات اللازمة إن وجدت وإقرارها من السلطة المختصة.	المدير العام	x
4	إخطار الجهات الحكومية بالمخصصات المعتمدة لها بالخطة / الموازنة بعد اعتمادها من السلطة المختصة.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

1.5.6 إعداد الموازنة النقدية

1.5.6.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد التدفقات النقدية المتوقعة للسنة المالية المعنية.

1.5.6.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية
موظفو وحدة الموازنة بالجهة الحكومية

1.5.6.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المخصصات المعتمدة بالموازنة للسنة المعنية	الموازنة المعتمدة
2	الالتزامات والاستحقاقات الفعلية والمتوقع قبل بداية السنة المالية	الإيرادات غير المحصلة والالتزامات عن سنوات سابقة الواجبة السداد بالإضافة إلى أي مدفوعات نقدية متوقعة / مستحقات الموظفين المتوقع إنهاء خدماتهم خلال السنة المالية

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الموازنة النقدية	كافة التدفقات النقدية المباشرة من تنفيذ الموازنة وغير المباشرة من مدفوعات مقبوضات تخص سنوات سابقة بالإضافة إلى الحركات النقدية التي لا تدخل في الموازنة مثل التأمينات ومدفوعات عن جهات أخرى

1.5.6.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية	الجهة المستقلة
1	التنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية بالجهة الحكومية لتحديد شهر الصرف النقدي المتوقع لكافة مخصصات الموازنة المعتمدة.	مسؤول الموازنة بالجهة الحكومية		x
2	التنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية بالجهة الحكومية وحصر كافة المقبوضات والمدفوعات غير المباشرة وإدخالها على النظام وفق شهر الدفع مع إرفاق نسخة تفصيلية عنها.	موظف وحدة الموازنة		x

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
3	مراجعة الإدخالات واكتمال البيانات وعمل (تقديم).	مسؤول وحدة الموازنة		x
4	مراجعة الإدخالات لكل جهة على حدة والتأكد من اكتمال البيانات ومراجعة الجهات بشأنها ومن ثم عمل (تقديم).	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
5	المراجعة النهائية للموازنة النقدية - وإرسالها إلى قسم الخزينة لتوفير الاحتياجات النقدية.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

إجراء اعداد الموازنة النقدية

(تمثيل نصي لمحتوى الخريطة)

المدخلات:

المخصصات المعتمدة بالموازنة للسنة المعنية
الالتزامات والاستحقاقات الفعلية والمتوقع قبل بداية السنة المالية

الخطوات والمسؤوليات:

مسؤول الموازنة بالجهة الحكومية: تحديد شهر الصرف النقدي المتوقع لكافة مخصصات الموازنة المعتمدة.
موظف وحدة الموازنة: حصر كافة المقبوضات والمدفوعات الغير مباشرة وإدخالها على النظام وفق شهر الدفع مع إرفاق نسخة تفصيلية عنها.
مسؤول وحدة الموازنة: مراجعة الادخالات واكتمال البيانات وإرسالها (SUBMIT).
موظف إدارة الموازنات الحكومية: المراجعة النهائية لمشروع خطة موازنة العمليات التشغيلية وعمل إغلاق النظام التخطيط المالي - خطة / موازنة العمليات التشغيلية.
مدير إدارة الموازنات الحكومية: المراجعة النهائية للموازنة النقدية - وإرسالها إلى قسم الخزينة لتوفير الاحتياجات النقدية.

المخرجات:

الموازنة النقدية
النظام المالي

1.5.7 التعديل على الموازنة / اعتماد إضافي

1.5.7.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح آلية طلب اعتماد إضافي على الموازنة المعتمدة.

1.5.7.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

الوحدة التنظيمية الطالبة بالجهة الحكومية
مسؤول الإدخال والمراجعة بالجهة الحكومية
مدير الجهة الحكومية
إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية
مدير دائرة المالية

1.5.7.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقارير أداء تنفيذ الموازنة	تقارير أداء توضح الوضع الحالي لتنفيذ الموازنة المعتمدة وإمكانية إجراء مناقلات لتغطية الاحتياج قبل طلب اعتماد إضافي.	نعم	نعم
2	مبررات طلب الاعتماد الإضافي	ما هي الحاجة إلى طلب مخصصات إضافية / مبررات عدم تغطية هذا الاحتياج بمناقلة / جميع المستندات المؤيدة للمبلغ المطلوب وعدم إمكانية تأجيله.		نعم
3	معززات طلب الاعتماد الإضافي	دراسة حالة مكتملة في حال طلب تنفيذ مبادرة جديدة.		نعم

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	قرار بشأن الطلب	رد دائرة المالية بشأن قبول الطلب أو رفضه.		نعم

1.5.7.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	إدخال طلب الاعتماد الإضافي على نظام التخطيط المالي متضمناً كافة البيانات والمستندات المطلوبة وعمل (تقديم).	موظف وحدة الموازنة		x
2	مراجعة الإدخالات واكتمال البيانات والاعتمادات وفق الصلاحيات وعمل (تقديم).	مسؤول وحدة الموازنة		x
3	مراجعة الطلب وإعداد مذكرة لسمو ولي العهد تتضمن / التوصيات / مصدر تمويل الطلب.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
4	مراجعة المذكرة.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
5	في حالة اعتماد الطلب من السلطة المختصة، يتم اعتماد الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي وإخطار الجهة الحكومية للتنفيذ.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
6	في حال رفض الطلب يتم إخطار الجهة الحكومية بالرفض والمبررات لذلك ورفض الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

إجراء التعديل على الموازنة اعتماد اضافي

(تمثيل نصي لمحتوى الخريطة)

المدخلات:

تقارير أداء تنفيذ الموازنة
مبررات طلب الاعتماد الاضافي
معززات طلب الاعتماد الاضافي
خطة الاستحداث / الندب

الخطوات والمسؤوليات:

موظف وحدة الموازنة بالجهة الحكومية: إدخال طلب الاعتماد الإضافي على نظام التخطيط المالي والتوزيع الشهري.
مسؤول وحدة الموازنة بالجهة الحكومية: مراجعة الإدخالات واكتمال البيانات والاعتمادات وفق الصلاحيات وإرسالها (SUBMIT).
موظف إدارة الموازنات الحكومية: مراجعة الطلب وإعداد مذكرة لسمو ولي العهد تتضمن / التوصيات / مصدر تمويل الطلب.
مدير إدارة الموازنات الحكومية: مراجعة المذكرة. ثم اتخاذ قرار "هل الطلب معتمد من الجهة المختصة؟"
في حالة الموافقة: اعتماد الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي وإخطار الجهة الحكومية للتنفيذ.
في حالة الرفض: إخطار الجهة الحكومية بالرفض والمبررات لذلك ورفض الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي.

المخرجات:

قرار بشأن الطلب
النظام المالي

1.5.8 التعديل على الموازنة / مناقلة

1.5.8.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح آلية طلب مناقلة على الموازنة المعتمدة.

1.5.8.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

الوحدة التنظيمية الطالبة بالجهة الحكومية
مسؤول الإدخال والمراجعة بالجهة الحكومية
مدير الجهة الحكومية
إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية
مدير دائرة المالية

1.5.8.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقارير أداء تنفيذ الموازنة	تقارير توضح الوضع الحالي لتنفيذ الموازنة المعتمدة والحاجة الفعلية إلى إجراء المناقلات.	نعم	نعم
2	مبررات طلب المناقلة	الحاجة التي أدت إلى طلب مناقلة وقيمتها.		نعم

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تعديل الموازنة / رفض الطلب	التعديل على الموازنة المعتمدة بناء على اعتماد المناقلة / رفض الطلب.	نعم

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	إدخال طلب المناقلة على نظام التخطيط المالي والتوزيع الشهري ومبررات المناقلة.	موظف وحدة الموازنة		x
2	مراجعة الإدخالات واعتمادها في حال كانت المناقلة من صلاحيات الجهة الحكومية وانتهاء الإجراء / عمل (تقديم) في حال لم تكن المناقلة من صلاحيات الجهة الحكومية.	مسؤول وحدة الموازنة		x
3	مراجعة الإدخالات واكتمال البيانات والاعتمادات وعمل (تقديم) على نظام التخطيط المالي.	مسؤول وحدة الموازنة		x
4	مراجعة الطلب وإعداد مذكرة لممثل الحاكم بالتوصية.	موظف إدارة الموازنات الحكومية	x
5	مراجعة المذكرة ورفعها إلى مدير دائرة المالية.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
6	في حالة اعتماد الطلب من السلطة المختصة، يتم إخطار الجهة الحكومية للتنفيذ واعتماد الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x
7	في حال رفض الطلب إخطار الجهة الحكومية بالمبررات ورفض الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي.	مدير إدارة الموازنات الحكومية	x

خريطة الإجراء

إجراء التعديل على الموازنة مناقلة

(تمثيل نصي لمحتوى الخريطة)

المدخلات:

تقارير أداء تنفيذ الموازنة
مبررات طلب المناقلة

الخطوات والمسؤوليات:

موظف وحدة الموازنة بالجهة الحكومية: إدخال طلب المناقلة على نظام التخطيط المالي والتوزيع الشهري.
مسؤول وحدة الموازنة بالجهة الحكومية: مراجعة الإدخالات واكتمال البيانات والاعتمادات وإرسالها (SUBMIT) على نظام التخطيط المالي. ثم يتم اتخاذ قرار "هل المناقلة من صلاحيات الدائرة؟".
إذا كانت من صلاحيات الجهة: يتم تمرير المناقلة على الأنظمة.
إذا كانت من صلاحيات ممثل الحاكم: موظف إدارة الموازنات الحكومية: يتم إعداد مذكرة بالتوصية.
مدير إدارة الموازنات الحكومية: مراجعة المذكرة. ثم اتخاذ قرار "هل الطلب معتمد من الجهة المختصة؟".
في حالة الموافقة: إخطار الجهة الحكومية للتنفيذ واعتماد الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي.
في حالة الرفض: إخطار الجهة الحكومية بالمبررات ورفض الطلب على نظام التخطيط المالي الذكي.

المخرجات:

تعديل الموازنة / رفض الطلب
النظام المالي

1.5.9 متابعة تنفيذ الموازنة العامة

1.5.9.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى شرح الإجراءات الخاصة بمتابعة تنفيذ الموازنة.

1.5.9.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

مسؤولو البرامج بالجهات الحكومية.
مسؤولو وحدات الموازنات بالجهات الحكومية.
إدارة الموازنات الحكومية في دائرة المالية.

1.5.9.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقارير أداء تنفيذ الموازنة الدورية للجهات الحكومية	تقارير توضح تنفيذ الموازنة المستخرجة من الأنظمة / أي بيانات إضافية غير مدرجة على الأنظمة بشأن خطة تنفيذ الموازنة.	نعم	نعم

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير أداء تنفيذ الموازنة العامة للحكومة	تقرير يوضح تنفيذ الجهات الحكومية للموازنة العامة وتبرير أي انحرافات في جانبي تحقيق الإيرادات المقدرة أو التنفيذ المالي للنفقات.	نعم

1.5.9.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استخراج تقرير أداء تنفيذ الموازنة من الأنظمة / أو استخدام التقرير المؤتمت.	مسؤول وحدة الموازنة		x
2	التنسيق مع مسؤولي البرامج لتبرير الانحرافات إن وجدت وأثر هذا الانحراف على المخصصات المعتمدة، مع مقترحات تصويب تلك الانحرافات وإرسال التقرير إلى إدارة الموازنات الحكومية.	مسؤول وحدة الموازنة		x
3	مراجعة التقرير وتبريرات الانحرافات وتلخيصها بشكل عام.	موظف قسم التقارير المالية	x
4	إعداد تقرير أداء تنفيذ الموازنة لحكومة عجمان موضح به أهم الانحرافات ومبرراتها وأي توصيات بشأنها.	موظف قسم التقارير المالية	x
5	مراجعة التقرير والتوصيات ورفعه لمدير دائرة المالية.	رئيس قسم التقارير المالية	x
6	عرض التقرير على السلطة المختصة.	المدير العام	x

خريطة الإجراء

إجراء متابعة تنفيذ الموازنة العامة

(تمثيل نصي لمحتوى الخريطة)

المدخلات:

تقارير أداء تنفيذ الموازنة الدورية للجهات الحكومية

الخطوات والمسؤوليات:

مسؤول الموازنة بالجهة الحكومية: استخراج تقرير أداء تنفيذ الموازنة من الأنظمة / أو استخدام التقرير المؤتمت.
مسؤول الموازنة بالجهة الحكومية: التنسيق مع مسؤولي البرامج لتبرير الانحرافات، مع مقترحات تصويب تلك الانحرافات وإرسال التقرير إلى إدارة الموازنات الحكومية.
موظف قسم التقارير المالية: مراجعة التقرير وتبريرات الانحرافات وتلخيصها بشكل عام.
موظف قسم التقارير المالية: إعداد تقرير أداء تنفيذ الموازنة لحكومة عجمان موضح به أهم الانحرافات ومبرراتها وأي توصيات بشأنها.
رئيس قسم التقارير المالية: مراجعة التقرير والتوصيات ورفعه لمدير عام دائرة المالية.
المدير العام: عرض التقرير على السلطة المختصة.

المخرجات:

تقرير أداء تنفيذ الموازنة العامة للحكومة
النظام المالي

1.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على التقارير التالية لقياس أداء وظيفة موظفي وحدات الموازنات بالجهات الحكومية:

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الالتزام بتقديم مشروع الخطط المالية للجهات وفق الموعد المحدد بالتعميم.	100- 5*(كل يوم عمل تأخير عن الموعد المحدد بالتعميم) %	قياس كفاءة موظفي وحدات الموازنات بالجهات الحكومية	سنوي
2	الالتزام بعرض مشروع الخطة المالية للحكومة على ممثل الحاكم وفق الوقت المحدد بالتعميم.	100 - 5*(كل يوم عمل تأخير عن الموعد المحدد بالتعميم) %	قياس كفاءة إدارة الموازنات الحكومية	سنوي
3	عدد الاعتمادات الإضافية خلال العام.	1 – 5* (عدد الاعتمادات الإضافية / عدد البرامج المعتمدة للجهة) *100 %	قياس كفاءة التخطيط المالي لدى الجهات	سنوي
4	رفع تقارير الأداء إلى دائرة المالية وفق الوقت المحدد باللائحة التنفيذية.	(عدد التقارير المقدمة خلال الموعد المحدد / 12) *100%	قياس تعاون الجهات الحكومية	شهري
5	عدد المناقلات خلال العام "بدون مناقلات الرواتب".	1 – (عدد المناقلات / عدد البرامج المعتمدة للجهة) *100 %	قياس كفاءة التخطيط المالي لدى الجهات	سنوي

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

2 الباب الثاني - الإيرادات

متابعة تطوير الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

2.1 التعريفات

المصطلح	التعريف
الإيرادات	أي عوائد مالية تنتج عن ممارسة الجهات الحكومية لأنشطتها المختلفة، وتشمل العبارة أيضاً الضرائب والرسوم والغرامات وعائدات بيع أي أصول وحقوق الامتياز والأرباح وعوائد الاستثمارات الحكومية وأي عوائد أخرى مماثلة.
معاملات تبادلية	هي معاملات تقوم من خلالها جهة حكومية باستلام أصل أو سلعة أو خدمة أو عمل أو تخفيض التزام لجهة أخرى، وتعطي مباشرة قيمة مساوية تقريباً في المقابل (بشكل نقد أو سلع أو خدمات أو استخدام للأصول).
المعاملات غير التبادلية	هي المعاملات التي تقوم من خلالها الجهة الحكومية باستلام أصل أو سلعة أو خدمة أو عمل أو تخفيض التزام دون أن تعطي قيمة مساوية تقريباً في المقابل، أو تعطي أصلاً أو سلعة أو خدمة أو عملاً أو تخفيض التزام لجهة أخرى دون أن تأخذ قيمة مساوية في المقابل، على سبيل المثال (الضرائب - الغرامات - الهبات والمساهمات).
الخدمات الحكومية	الخدمات والسلع المقدمة من الجهات الحكومية سواء كانت بمقابل أو بدون مقابل.
الرسم	مورد مالي يتم تحصيله من قبل الجهة الحكومية نظير الخدمات العامة التي تنفرد بتقديمها.
الثمن	مورد مالي يتم تحصيله من قبل الجهة الحكومية نظير السلع والخدمات التي تقدمها على أسس تجارية وتنافسية.
التعرفة	مورد مالي يتم تحصيله من قبل الجهة الحكومية نظير السلع والخدمات الاقتصادية غير التنافسية التي تنفرد بتقديمها.
الضرائب	مبلغ نقدي إلزامي يدفعه المكلف كمساهمة في تحمل أعباء تكاليف الخدمات العامة دون أن يقابله منفعة خاصة به.
الغرامات	جزاء مالي تفرضه الحكومة بهدف الحد من ممارسات وسلوكيات غير مرغوبة نتيجة مخالفة الأفراد أو المنشآت للقوانين أو الأنظمة.
التحويلات	تمثل التدفقات الواردة لمنافع اقتصادية مستقبلية أو خدمات مستقبلية متوقعة من المعاملات غير التبادلية باستثناء الضرائب.
سعر السوق	سعر السلعة أو الخدمة السائد في السوق.
التكلفة	إجمالي التكاليف المباشرة وغير المباشرة.
منافع عينية	تعني السلع العينية التي تكون عادة على شكل مساهمات أو هدايا أو تبرعات ممنوحة إلى جهة حكومية معينة من قبل الجهة الناقلة.
الديون	أي مستحقات للحكومة او للجهة الحكومية في ذمة الشخص.

2.2 السياسات العامة

لا يجوز للجهة الحكومية إنجاز الخدمات الإدارية والتنظيمية التي تحقق إيراداً إلا بعد تحصيل الرسوم المقررة لإنجاز الخدمة.
تعتبر الذمم المدينة والإيرادات من ضمن مسؤولية وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية التزاماً بمبدأ الضبط الداخلي؛ حيث يجب الفصل الوظيفي بين مهام تسجيل الإيراد / الذمم المدينة ومهام تحصيل الإيراد والتسويات المصرفية.
لا يجوز الدفع من المقبوضات مباشرة ويتم إيداعها في حساب المصرفي لمقبوضات الجهة الحكومية.
على وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية تسجيل الإيرادات حسب دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.
على وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية التحقق من أن جميع المبالغ التي تم تحصيلها من المستفيدين تمت وفقاً للتشريعات والأنظمة والعقود.
يسقط حق الغير في المطالبة بأي ديون أو مستحقات بعد انقضاء خمس سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية التي استحقت فيها تلك الديون والمستحقات، وتصبح بعد مضي هذه المدة مالاً عاماً وتسجل كإيرادات.
على الجهة الحكومية الالتزام بتطبيق ضريبة القيمة المضافة على التوريدات الخاضعة للضريبة.
يتم الرجوع إلى الدليل الاسترشادي في تطبيق ضريبة القيمة المضافة.
يتم تخصيص أنشطة (بنود مالية) مستقلة لقيد مبالغ التأمينات أو الضمانات أو أي مبالغ يتم استلامها من قبل الجهات الحكومية على سبيل الأمانة.
على وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية تسجيل الإيرادات على مستوى الأنشطة (البنود) في النظام الفرعي للمقبوضات.
يجب إصدار سند قبض بالمبالغ المستلمة مهما كانت طريقة التحصيل.
يتم معالجة الخصم المكتسب عند استفادة المتعامل من الخصم (كخصم من الإيراد المسجل).
تصنف إيرادات الجهات الحكومية ضمن مجموعتين رئيسيتين وهي:
1. الإيرادات من المعاملات التبادلية.
2. الإيرادات من المعاملات غير التبادلية.
لا يجوز لأي جهة حكومية عند تحصيل الإيرادات خصم أي مبالغ أو عمولات من تلك الإيرادات تحت أي مسمى ولا لأي سبب كان، إلا بعد أخذ الموافقة الخطية المسبقة من دائرة المالية.
يتم توثيق التعديل على قيمة الذمم المدينة بإشعار مدين أو دائن مرفقاً بالمبررات والوثائق المؤيدة لتعديل رصيد الجهة المعنية وبيان قيمة تعديل الرصيد.
يتم اعتماد التعديل على قيمة الذمم المدينة وفقاً لجدول الصلاحيات المعتمد.
يتم اعتماد العمليات المالية الواردة من الأنظمة المترابطة مع النظام المالي (مثل منصة سداد عجمان ونظام الخدمات بالجهة الحكومية) كمؤيدات لتسجيل العمليات في النظام الفرعي للمقبوضات.
يتم مراجعة العمليات المالية الناتجة في نظام خدمات بالجهة الحكومية مع المعاملات الواردة في منصة سداد عجمان الجيل الثاني وما تم تسجيله على نظام موارد وما تم توريده في الحسابات المصرفية يومياً.
يتم الاعتراف بالإيراد عند تنازل أصحاب الحق (الدائنون) عن حقهم في تحصيل دين من الجهة الحكومية أو سقوط حقهم في المطالبة به بمضي المدة وفقاً للقانون المالي، وينتج عن ذلك إلغاء الالتزام وتسجيل إيراد بمبلغ الالتزام الملغى.
لا يجوز منح ائتمان في تحصيل الإيرادات إلا وفقاً للعقد، ويجب أخذ موافقة دائرة المالية على الحالات التي يجوز منح ائتمان في تحصيلها ومدة الائتمان المحددة لكل حالة على حدة.
تسوية الحسابات مع الأستاذ العام:
1. تكون وحدة الحسابات بالجهة الحكومية هي المسؤولة عن تسوية النظام الفرعي للمقبوضات مع نظام الأستاذ العام بالتنسيق والتعاون مع وحدة الإيرادات.
  لتغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال.
2. يجب تسوية النظام الفرعي للمقبوضات مع نظام الأستاذ العام عند اقفال الفترة المحاسبية المعنية؛ وذلك لضمان مطابقة النظام الفرعي للمقبوضات مع نظام الأستاذ العام. ويجب أن تتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية التسوية واتخاذ الإجراءات التصحيحية على النظام الفرعي عند الحاجة.
على وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية إعداد تقرير تراكمي شهري عن الإيرادات الفعلية مقارنة بالإيرادات المقدرة والإيرادات الفعلية عن نفس الفترة للعام السابق، ورفعه إلى مدير الجهة الحكومية موضحة به أسباب ومبررات الانحراف والتوصيات إن وجدت وموافاة دائرة المالية بنسخة من هذا التقرير في موعد أقصاه تاريخ 20 من الشهر التالي.

2.3 السياسات التفصيلية

2.3.1 الإيرادات من المعاملات غير التبادلية

الضرائب المحلية
1. على الجهات الملزمة بسداد الضرائب المحلية تزويد دائرة المالية بالإقرار الضريبي والبيانات والمستندات المؤيدة له خلال المهلة المحددة بالتشريعات الضريبية.
2. على الجهات الملزمة بسداد الضرائب المحلية تحويل قيمة إيرادات الضرائب (مثل ضريبة المصارف الأجنبية) خلال المهلة المحددة بالتشريعات الضريبية وإخطار دائرة المالية بالسداد.
التحويلات النقدية أو العينية
1. على الجهات الحكومية تسجيل التحويلات النقدية غير المشروطة، والتي تشمل المساهمات، والهبات والتبرعات، والتعويضات كإيراد لديها عند استلامها.
2. في حال كانت الإيرادات مشروطة، يتم أخذ الشروط بعين الاعتبار وتسجيل الإيرادات المشروطة (كالتزام إيرادات مؤجلة) لحين تحقق الشرط تبعاً للسياسة المحاسبية المعتمدة.
3. على الجهات الحكومية تقييم التحويلات العينية من قبل لجنة فنية مختصة من اجل تسجيلها كإيرادات بقيمتها العادلة قبل تاريخ القيد المحاسبي.
4. لا يجب تسجيل الخدمات العينية كإيرادات ونفقات إلا إذا كان قياس المبالغ ممكناً وعندما تكون لها أهمية مادية.
يرجى الرجوع إلى دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان - السياسة رقم 15 – الإيرادات من المعاملات غير التبادلية لتفاصيل السياسات المحاسبية للإيرادات المؤجلة.

2.3.2 الإيرادات من المعاملات التبادلية

بيع السلع والخدمات والعمولات
1. يتم الاعتراف بالإيراد من بيع السلع وتقديم الخدمات والعمولات فور بيع السلعة أو تقديم الخدمة وليس عند استلام قيمة الخدمة.
2. يعترف بإيراد رسوم الخدمات الحكومية عند تقديم الخدمة للمتعامل.
3. يتم الاعتراف بالإيراد من عقود الإيجار على فترة العقد.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 14 - الإيرادات من المعاملات التبادلية لتفاصيل السياسات المحاسبية للإيرادات من بيع السلع ورسوم الخدمات والعمولات.
الإيرادات الناتجة عن الاستثمارات وإيرادات أرباح الفوائد وحقوق الامتياز وأرباح الأسهم
1. على وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية التحقق من آلية وصحة ودقة احتساب الإيرادات الخاصة بتوزيعات الأرباح والحصص وحق الامتياز عن طريق مطابقة المؤيدات الخاصة بها (مثل اتفاقيات الامتياز فيما يتعلق بحق الامتياز، قرار اعتماد القوائم المالية من مجلس إدارة الشركات التي تمتلك الحكومة / الجهات الحكومية حصصاً فيها فيما يتعلق بالأرباح والحصص) بالتقارير الواردة من الجهة الاستثمارية المعنية والتواصل مع تلك الجهة في حال وجود أي ملاحظات أو اختلافات.
2. على الوحدة المالية في دائرة المالية التحقق من آلية وصحة ودقة احتساب الإيرادات الخاصة بالفوائد عن طريق مطابقة المؤيدات الخاصة بها (مثل شهادة إيداع تحتوي على نسبة الفائدة، والكشوفات المصرفية) بالتقارير الواردة من المصارف والتواصل مع تلك المصارف في حال وجود أي ملاحظات أو اختلافات. ويتم ذلك بشكل شهري لكل حساب.
  تم تغطيتها ضمن باب الاستثمارات.
3. على وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية مراجعة تقييم الإيرادات الناتجة عن استخدام الآخرين لأصول الجهة الحكومية التي تحقق فائدة وحقوق الامتياز وأرباح الأسهم آخذين بعين الاعتبار التالي للتأكد من تحقق الإيراد: -
  - يكون من المحتمل أن تتدفق المنافع الاقتصادية أو إمكانية الخدمة المرتبطة بالمعاملة إلى الجهة.
  - يمكن قياس قيمة الإيراد بشكل موثوق فيه.
  يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 14 - الإيرادات من المعاملات التبادلية لتفاصيل السياسات المحاسبية لإيرادات امتياز تقديم الخدمات.
4. يتم الاعتراف بالفوائد على أساس زمني تناسبي يأخذ في الاعتبار العائد الفعلي على الأصل المالي، وتشمل (على سبيل المثال الفائدة المقبوضة على الودائع المصرفية، والفائدة من الاستثمارات وغيرها من الفوائد).
5. يتم الاعتراف بحقوق الامتياز عند اكتسابها بموجب محتوى الاتفاقية.
6. يتم الاعتراف بأرباح الأسهم والتوزيعات المماثلة عندما يثبت حق الجهة الحكومية في استلام المقابل المستحق، حيث يثبت حق الجهة الحكومية عندما يتم الإعلان عن التوزيعات والموافقة عليها من قبل مجلس الإدارة، ولا يتم الاعتراف بذمم مدينة وإيراد ناتج عن أرباح أسهم في حال لم يتم الإعلان عنها والموافقة عليها قبل تاريخ إعداد البيانات المالية.

2.3.3 توقيت الاعتراف بالإيراد

يتم إثبات الإيراد في الفترة المالية حسب توقيت الاعتراف الموضح أدناه:

الإيراد / الخدمة	توقيت الاعتراف بالإيراد
رسوم اصدار وتجديد التراخيص	عند تقديم الخدمة وإصدار الترخيص
اصدار الشهادات	عند اصدار الشهادة
اصدار التصاريح المرتبطة بالموافقة الفورية	عند اصدار التصريح
اصدار التصاريح المرتبطة بأداء خدمة خلال فترة زمنية	الفترة الزمنية التي تغطيها الخدمة
رسوم الإشراف والاشتراكات	الفترة الزمنية التي تغطيها الخدمة
رسوم التحقق والتوثيق والفحص والاختبار	عند تقديم الخدمة
مبيعات السلع والأصول	عند نقل المخاطر والمنافع المرتبطة بالملكية للمشتري
الحصة من الضرائب الاتحادية	عند نشوء الحق في المطالبة بالحصة
الضرائب المحلية والرسوم الجمركية والرسم السياحي	عند وقوع الحدث الخاضع للضريبة
عوائد بيع المصادرات	عند نقل المخاطر والمنافع المرتبطة بالملكية للمشتري
عقود الإيجار التشغيلي	قسط ثابت على مدى فترة العقد
العمولات	عند نشوء الحق بالمطالبة بالعمولة
حقوق الامتياز	عند اكتسابها وفقاً لجوهر الاتفاقية،
الغرامات	عند فرض الغرامة
تقديم الخدمات	الفترة الزمنية التي تغطيها الخدمة
الفوائد	زمني تناسبي باستخدام العائد الفعلي
أرباح الاسهم	عند ثبوت الحق في استلام التوزيع، او بطريقة حقوق الملكية بالنسبة للشركات الزميلة والمشاريع المشتركة او بطريقة التوحيد للشركات التابعة
التحويلات غير المشروطة	عند الاستلام
التحويلات المشروطة	عند تنفيذ الشرط

2.3.4 الاعتراف بالإيرادات المستحقة

يتم الاعتراف بالإيرادات المستحقة بشرط إمكانية تحصيلها، وفي حال الشك في إمكانية تحصيل أي مبلغ تم تسجيله كإيراد يجب الاعتراف به كمصروف مخصص ديون مشكوك في تحصيلها.

2.3.5 تحصيل الإيرادات

يتم الاعتماد على التحصيلات الإلكترونية (منصة سداد عجمان) ، حيث يتم استخدام القنوات المحددة مسبقاً من ضمن التالي لتحصيل الإيرادات: -
- محفظة عجمان.
- الخصم المباشر.
- البطاقة المصرفية.
- الدفع عبر الرابط.
- المحافظ العالمية مثل أبل باي و سامسونج باي.... إلخ.
- البطاقة المدفوعة مسبقاً الخاصة بمنصة سداد عجمان.
- أما في حالات طارئة استثنائية يجب على الجهة الحكومية مخاطبة دائرة المالية رسمياً بكافة الثبوتيات للنظر بتوفير حلول بديلة بشأنه.
تتولى دائرة المالية الإشراف على منصة سداد عجمان وتطويرها لتكون الأداة الوحيدة لتحصيل الإيرادات العامة باستثناء الشيكات والتحويلات المصرفية.
يتم تخصيص حساب مصرفي أو أكثر بغرض ايداع متحصلات كل جهة حكومية فور الاستلام وذلك بشكل يومي.
يتبع نظام الحسابات المصرفية الصفرية لكل جهة حكومية عن طريق التحويل لأرصدة الحسابات المصرفية للمقبوضات تلقائياً عند نهاية كل يوم عمل إلى حساب الخزانة العامة.
يجب على وحدة الإيرادات في كل جهة حكومية مطابقة إيصالات المقبوضات الصادرة عنها مع المبالغ المحصلة (عبر قنوات التحصيل) والمودعة في الحساب المصرفي للمقبوضات الخاص بالجهة للتأكد من قيمها قبل تحويلها إلى حساب الخزانة العامة.
على وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية متابعة تحصيل الإيرادات المستحقة (الذمم مدينة) خلال فترة لا تتجاوز شهراً واحداً كحد أقصى من تاريخ الفوترة.

يجب إعداد تقرير أعمار الذمم المدينة شهرياً من قبل وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية لاستخدامه في متابعة الذمم المدينة واتخاذ الإجراءات المبينة قرين كل منها:

عمر الذمم المدينة	الإجراء الواجب اتخاذه
أقل أو يساوي 30 يوماً	متابعة
من 31 إلى 90 يوماً	إرسال إشعار تذكير أول
من 91 إلى 180 يوماً	إرسال إشعار تذكير ثانٍ
من 181 إلى 365 يوماً	إرسال إشعار تذكير ثالث مع مخصص 50% من قيمة المبلغ المستحق
من 366 يوماً إلى 5 سنوات	إرسال إشعار رابع مع مخصص 100 % من قيمة المبلغ المستحق
أكثر من 5 سنوات	إجراءات قانونية واتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق بالذمة المدينة

على وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية احتساب مخصص الديون المشكوك في تحصيلها بناءً على ما يظهره تقرير أعمار الذمم المدينة. على أن يتم قيدها في الحساب المخصص لذلك.
يجب مراجعة جميع الذمم المدينة غير المدفوعة بشكل شهري من أجل تحديد مدى صحة مخصص الديون المشكوك في تحصيلها.
على الجهة الحكومية في حال عدم تحصيل مبلغ الديون والمستحقات المطلوبة للجهة الحكومية بعد استنفاذ كافة الإجراءات الإدارية والقانونية اللازمة، إعداد طلب وإرساله إلى دائرة المالية مرفقاً بأسباب ومبررات الشطب، وعلى دائرة المالية دراسة الطلب ورفعه مع توصياتها إلى السلطة المختصة لتقرير ما يراه بشأنه.

2.3.6 تقسيط سداد الأموال العامة المستحقة

يجوز للجهة الحكومية تقسيط سداد الأموال العامة المستحقة لها ويجب عليها إعداد قائمة بالاموال العامة القابلة للتقسيط ورفعها الى دائرة المالية لاعتمادها.
يراعى عند اعداد الجهة الحكومية لقائمة الأموال العامة القابلة للتقسيط ان تكون الأموال المستحقة عبارة عن:
1. أثمان جرى العرف على تقسيطها مثل الإيجارات.
2. الغرامات
3. أن تكون الأموال غير خاضعة لنزاع قانوني قائم.
4. أن يكون تشريعات الجهة الحكومية أو التشريعات السارية في الإمارة لا تمنع صراحة تقسيط هذا النوع من الأموال.
5. أن تكون الأموال قابلة للتجزئة دون أن يؤدي ذلك إلى الإضرار بحقوق الجهة أو إضعاف موقفها المالي.
6. أن يحقق إدراج المال في قائمة التقسيط منفعة اقتصادية أو اجتماعية للإمارة.
7. أن يسهم في دعم المشاريع التنموية أو تسهيل التوسع الاستثماري.
8. أن يقلل من حجم الديون المعدومة أو غير المحصلة.
9. أن يكون مشروطًا بعدم وجود بديل تحصيلي أفضل خلال فترة زمنية معقولة.
الحد الأدنى للأموال العامة المستحقة القابلة للتقسيط:
1. ألا يقل مجموع الأثمان المستحقة على طالب التقسيط عن (5,000 ) خمسة آلاف درهم بالنسبة للأشخاص الطبيعيين، وعن ( 10,000 ) عشرة آلاف درهم بالنسبة للمؤسسات الفردية والأشخاص المعنويين.
2. ألا يقل مجموع الغرامات المستحقة على طالب التقسيط عن ( 5000 ) خمسة آلاف درهم بالنسبة للأشخاص الطبيعيين، و( 10,000 ) عشرة آلاف درهم بالنسبة للمؤسسات الفردية والأشخاص المعنويين.
على الجهة الحكومية عند منحها لأي متعامل ميزة الدفع الأجل أن تحصل على الضمانات اللازمة لسداد المبالغ المستحقة عليه في التاريخ المحدد للسداد مثل الضمان المصرفي متى كان ذلك مناسباً وممكناً.
عمل عقد رسمي بين الجهة الحكومية والمتعامل معها بالأجل أو أي طريقة أخرى تراها الجهة الحكومية مناسبة.
على الجهة الحكومية إصدار مطالبة لكل معاملة من المعاملات الأجلة.

2.3.7 رد الإيرادات المحصلة بالخطأ وتسوية الإيرادات

لا يجوز لأي جهة حكومية رد أي رسوم لأي خدمة أو معاملة تم إنجازها.
يتم رد الإيراد المحصل بدون وجه حق أو بالزيادة عن المستحق قانوناً، دون رد أي عمولة حصلت بشأن الإيراد الذي سيتم رده.
لا يحق للمتعامل استرداد الرسوم حتى وإن لم يستفيد من الخدمة المقدمة لاحقاً (على سبيل المثال: رسوم التراخيص ورسوم التصاريح).
في حال تم تحصيل إيرادات بالخطأ، يتم معالجة الخطأ ورد المبلغ إلى المتعامل.
معالجة أخطاء سنوات سابقة يجب أن تتم المعاملة بما يتماشى مع الإجراءات المتعلقة بتصحيح أخطاء الفترات السابقة الواردة في باب التسجيل والإقفال.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 17 – السياسات المحاسبية والتغيرات في التقديرات المحاسبية والأخطاء.
على وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية إجراء مطابقة شهرية للإيرادات والأمانات والمقبوضات لجهات حكومية أخرى.... إلخ) المسجلة في سجلاتها المالية مع المقبوضات المودعة في الحسابات المصرفية للمقبوضات ويجب مراعاة ما يلي:
- أن الإيرادات المسجلة منها المقبوض ومنها غير المقبوض (المستحق).
- أن الإيرادات المقبوضة منها ما يخص الفترة ومنها ما يخص فترات أخرى (مقدم).
- التفرقة بين المقبوضات الأخرى غير الإيرادات مثل مقبوضات الأمانات ومقبوضات لجهات حكومية أخرى.... إلخ.
- التأكد من ترحيل جميع سندات القبض والقيد في السجلات المالية قبل البدء بإعداد التسوية.

2.3.8 الإعفاء من الإيرادات والديون

يتم الإعفاء من الديون أو من سداد الضرائب أو الرسوم أو الغرامات أو العوائد الحكومية الأخرى بقرار من السلطة المختصة.
على الجهة الحكومية تقديم طلب إلى دائرة المالية، موضحةً فيه طبيعة الإعفاء المطلوب، وأسبابه، والأثر المالي المتوقع على إيرادات الجهة الحكومية المعنية، مع إرفاق المستندات المؤيدة لذلك. وتلتزم الجهة الحكومية الطالبة للإعفاء باتباع هذا الاجراء وتقديم البيانات والمستندات الصحيحة والدقيقة التي تُبنى عليها الدراسة. وفي حال ثبوت مخالفة هذا الاجراء أو تقديم بيانات أو مبررات غير صحيحة أو ناقصة، تتحمل الجهة الحكومية المعنية وحدها المسؤولية القانونية والإدارية عن ذلك.
عند منح الإعفاء من الإيراد يتم تسجيل الإيراد بكامل قيمته المستحقة وتسجيل الإعفاء بقيمته المعتمدة عند إنجاز المعاملة.
يحظر تعديل قيمة الرسوم والغرامات في أنظمة الخدمات عند منح أي إعفاءات.
يتم الإفصاح في إيصال المقبوضات عن قيمة الإيراد وقيمة الإعفاء وصافي القيمة المستحقة على المتعاملين.
الالتزام بتسجيل كافة الإعفاءات على نظام موارد.

2.3.9 الإيرادات المحصلة نيابة عن جهة أخرى

يجوز لأي جهة حكومية بالتنسيق مع دائرة المالية أن تعهد إلى جهة حكومية أخرى بتحصيل إيراداتها نيابة عنها.
على الجهة الحكومية المستفيدة (صاحبة الإيراد) التأكد من التزام الجهة الحكومية المكلفة بالتحصيل بتوريد الإيرادات المحصلة إلى الحساب المصرفي لمقبوضات الجهة الحكومية المستفيدة.
على الجهة الحكومية المكلفة بالتحصيل نيابة عن جهة أخرى أن تتحمل مسؤولية تحصيل الإيرادات، والالتزام بكافة إجراءات تحصيل الإيرادات وإيداعها في الحساب المتفق عليه مع الجهة الحكومية المستفيدة طبقاً للعقد أو الاتفاق المبرم بينهما في هذا الخصوص.
تقوم الجهة الحكومية المكلفة بالتحصيل بإشعار الجهة الحكومية المستفيدة ببيانات الإيرادات المستلمة نيابة عنها (كشف الإيرادات اليومي، إشعار التوريد للبنك وكافة المستندات المؤيدة الأخرى).
لا يجوز للجهة الحكومية المكلفة بالتحصيل استقطاع العمولة المستحقة لها (إن وجدت) مباشرة من الإيرادات المحصلة، وإنما يتم إيداع جميع المبالغ المحصلة بالحساب المصرفي مباشرة، ويتم سداد العمولة للجهة الحكومية المكلفة بالتحصل من حساب المصرفي للمدفوعات للجهة الحكومية المستفيدة.
لا تعتبر المبالغ التي تحصلها الجهة بصفتها وكيلة لجهة حكومية أخرى أو بالنيابة عن أطراف أخرى كإيراد لتلك الجهة. ولكن يمكن للجهة الحكومية الاعتراف بإيراد ناتج عن العمولة المقبوضة أو مستحقة القبض لعملية التحصيل.
على الجهة الحكومية الراغبة في إبرام تعاقدات مع المؤسسات والشركات الخاصة والجهات المعنية في حكومات الإمارات لتقديم خدمات للجمهور على أساس تقاسم الإيراد الالتزام بما يلي:
1. تقديم طلب إبرام أو تجديد عقد تقاسم الإيراد لدائرة المالية قبل (3) أشهر على الأقل من موعد إبرام أو تجديد عقد تقاسم الإيراد موضحاً به كافة المتطلبات التالية:
  - مبررات التعاقد والأثر المالي على موارد وموازنة الجهة الحكومية.
  - تحديد الأداة القانونية المؤيدة لإبرام التعاقد أو الاتفاقية.
  - تقديم دراسة الجدوى من التعاقد ونتائج تقييم العروض المقدمة من المؤسسات والشركات الخاصة والجهات المعنية في حكومات الإمارات مع توضيح القيمة المضافة المترتبة على موارد وموازنة الجهة الحكومية.
  - تقديم تقرير يوضح الآثار المالية والاقتصادية والقانونية والاجتماعية المترتبة على التعاقد وآلية احتساب نسب التقاسم.
  - (توزيع الإيرادات) بين الأطراف، وتحديد آلية تحصيل وتوريد حصة كل طرف.
2. تقوم دائرة المالية بدراسة طلب التعاقد على أساس تقاسم الإيراد وتبلغ الجهة الحكومية صاحبة الطلب بموافقاتها الخطية خلال مدة لا تتجاوز (30) يوم عمل تبدأ من تاريخ استلام الطلب لاستكمال إجراء التعاقد أو رفضه.
3. بعد إبرام التعاقد تقوم الجهة الحكومية بإرسال نسخة من العقد المبرم لدائرة المالية.
4. تتحمل الجهة الحكومية التبعات القانونية والإدارية في حال تجديدها لأي عقود تقاسم إيراد دون الرجوع إلى دائرة المالية.
5. على الجهات الحكومية الالتزام بأحكام القوانين والنظم السارية في شأن تنظيم وتنفيذ عقود الشراكة مع القطاع الخاص.

2.3.10 الشيكات المرتجعة

على الجهة الحكومية عدم قبول شيكات لمتعاملين تكرر ارتجاع شيكاتهم أكثر من مرة بسبب عدم كفاية الرصيد.
على الجهة الحكومية أن تحتفظ بسجل للشيكات المرتجعة يوضح جميع بيانات الشيك المرتجع.
عند ارتجاع شيك من البنك لعدم كفاية الرصيد يجب على الجهة الحكومية إعلام صاحب الشيك ضرورة سداد قيمة الشيك في موعد أقصاه أسبوع من تاريخ الارتجاع.
على الجهة الحكومية اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحصيل الشيك المرتجع وبالسرعة الممكنة عن طريق:

أ- الاتصال بصاحب الشيك لضرورة السداد خلال أسبوع من تاريخ ارتجاع الشيك.

ب- خصم مبلغ الشيك المرتجع من المستحقات الحالية لصاحب الشيك الموجودة لدى الجهة الحكومية.

ج- خصم مبلغ الشيك المرتجع من المبالغ المستحقة لصاحب الشيك المرتجع لدى الجهات الحكومية الأخرى بالتنسيق مع دائرة المالية.

د- اتخاذ الإجراءات القانونية لتحصيل الشيك بالتنسيق مع المستشار القانوني بالجهة.

5- على الجهة الحكومية إرسال كشف بالشيكات المرتجعة مع كامل التفاصيل عنها (اسم صاحب الشيك المرتجع، المبلغ، التاريخ، سبب الإرجاع، تاريخ الإرجاع... إلخ) في نهاية كل سنة مالية إلى إدارة الإيرادات بدائرة المالية وذلك للعلم والمتابعة.

2.3.11 الرقابة على إيصالات التحصيل والمطبوعات ذات القيمة المالية والخزن الحديدية

للحفاظ على الأموال الحكومية التي تم تحصيلها من السرقة أو الضياع أو أي عوارض أخرى يتم تخصيص خزائن حديدية ذات مواصفات عالية يتم فيها حفظ الأموال النقدية والشيكات أو أي أوراق مالية أخرى ذات قيمة مالية.
على الجهة الحكومية وضع الخزنة الحديدية في مكان مناسب وآمن.
يتم تسليم مفتاح الخزنة إلى أمين الخزينة المسؤول عن حفظ واستلام الأموال ولا يجوز نسخ وحفظ المفتاح عند أكثر من موظف.
يجب أن يتم حفظ النسخة الإضافية من مفتاح الخزنة في ظرف مختوم ومغلق لدى المسؤول المالي الأول.
في حال تعذر وجود أمين الخزينة أو لأسباب طارئة يجوز استخدام النسخة الإضافية من مفتاح الخزنة وفقاً للإجراءات التالية:
- أ- فتح الظرف المغلق المختوم المحتفظ بداخله النسخة الإضافية للمفتاح، وكذلك فتح الخزنة بحضور المسؤول المالي الأول واثنين من مديري الإدارات أو رؤساء الأقسام الأخرى.
- ب- عمل محضر جرد شامل لمحتويات الخزنة وتوقيعه من جميع الحضور.
يجب على الجهة الحكومية اتخاذ الإجراءات التالية عند تغيير أمين الخزينة أو إنشاء خزنة جديدة:
- أ- عمل محضر جرد لمحتويات الخزنة، يعتمد من المسؤول المالي الأول.
- ب- عمل محضر استلام وتسليم إلى الموظف، يعتمد من المسؤول المالي الأول.
على الجهة الحكومية التي تقوم بالتحصيل النقدي، التأمين على أمناء الصناديق والنقدية المحصلة ضد (خيانة الأمانة والسرقة) على حسب متوسط التحصيل السنوي. ونقل المبالغ المحصلة من خلال إحدى الشركات المتخصصة بالتنسيق مع دائرة المالية.

8- في حال قيام أي جهة حكومية بطباعة دفاتر إيصالات يدوية لقبض واستلام الإيرادات يجب عليها مراعاة ما يلي:

أ- تسليم دفاتر الإيصالات المطبوعة أو أي مطبوعات ورقية لها قيمة غير مستلمة إلى موظف وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية كعهدة مالية رسمية عليه، ويجب أن يقوم بفتح سجل يقيد فيه حركة الإيصالات وتاريخ توقيع المحصلين (أمناء الصناديق) المستلمين لهذه الدفاتر.
ب- يجب أن يتم صرف دفاتر إيصالات القبض إلى المحصلين حسب احتياجاتهم الفعلية وحسب تسلسلها بحيث لا يتم صرف دفاتر إيصالات جديدة إلا في حال انتهاء الدفتر القديم وتسليمه إلى موظف وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية.
ج- استخدام إيصالات القبض حسب تسلسلها الرقمي وكذلك حسب تسلسل أرقام دفاتر الإيصالات.
د- يجب الاحتفاظ بنسخ إيصالات القبض مع ضرورة الاحتفاظ أو إرفاق الأصل والنسخ الأخرى في حالة إلغاء الإيصال مع كتابة كلمة "ملغى" عليها وسبب الإلغاء بصورة محددة.
هـ- على موظف وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية "أمين العهدة" المسؤول عن عهدة الإيصالات في حالة فقدان دفاتر إيصالات القبض غير المستخدمة أو المطبوعات الورقية ذات القيمة غير المستخدمة، إعلام مدير الجهة الحكومية بذلك وكيف تم فقدها لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن إجراء تحقيق لتحديد المسؤولية عن فقد هذه الدفاتر أو الأوراق ذات القيمة المالية. على أن يتم موافاة دائرة المالية بتقرير شامل عن الحالة والإجراءات التي تم اتخاذها.
و- يتم عمل جرد فعلي في نهاية السنة لهذه الدفاتر بحيث يبين هذا الجرد عدد الدفاتر المطبوعة أو عدد الدفاتر المستخدمة خلال السنة والرصيد المتبقي ورقم آخر إيصال تم استعماله من كل دفتر ما زال تحت الاستعمال.

2.3.12 التظلم من المخالفات المسجلة على المتعاملين من قبل الجهة الحكومية

على الجهة الحكومية تشكيل لجنة بقرار من رئيسها وبرئاسة مديرها العام وعضوية عدد من المختصين لديها للنظر في اعتراضات المتعاملين على المخالفات المسجلة عليهم من قبل الجهة الحكومية، تسمى "لجنة التظلمات من المخالفات" على أن يتم الانتهاء من النظر في التظلم خلال مدة 30 يوماً كحد أقصى من تاريخ تقديم طلب التظلم على المخالفة.
في حال استلام وحدة خدمة المتعاملين أي اعتراضات من المتعاملين مع الجهة الحكومية بشأن المخالفات المفروضة عليهم، مشفوعة بالمستندات والمؤيدات لشكواهم، يتم إحالتها إلى "لجنة التظلمات من المخالفات".
تتولى "لجنة التظلمات من المخالفات" دراسة الاعتراضات على المخالفات المحالة لها والفصل فيها.
في حال كان قرار اللجنة رفض التظلم من المخالفة المفروضة على المتعامل تتولى وحدة خدمة المتعاملين إبلاغ المتعامل بذلك ومطالبته بتسديد قيمة المخالفة ما لم يكن قد سددها مسبقاً.
في حال كان قرار اللجنة قبول الاعتراض وتأييد أحقية المعترض في اعتراضه يتم اتخاذ ما يلي:
- أ- رد الغرامة إذا كان المتعامل قام بتسديد الغرامة المتعلقة بالمخالفة سابقاً وفقاً لسياسة رد المبالغ التي تم تحصيلها من قبل الجهة الحكومية بالخطأ المشار إليها في هذا الباب.

ب- في حال عدم تسديد قيمة المخالفة للجهة الحكومية، يتم إلغاء القيود المحاسبية لقيمة المخالفة في السجلات المالية وحفظ القيد مع المؤيدات في ملف لدى وحدة الإيرادات.

6- في حال كان قرار اللجنة تعديل توصيف المخالفة، يتم إبلاغ الوحدة المختصة بتعديل المخالفة وتوقيع قيمة الغرامة المترتبة عليها، ومطالبة المتعامل بتسديدها ما لم يكن قد سددها مسبقاً وفي حال ترتب على هذا الإجراء إعادة أي مبالغ للمتعامل يتم ذلك وفقاً لسياسة رد المبالغ التي تم تحصيلها من قبل الجهة الحكومية بالخطأ المشار إليها في هذا الباب.

2.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية للإيرادات:

المرسوم الأميري رقم (11) لسنة 2011 بإصدار القانون المالي.
القرار الأميري رقم 7 لسنة 2024 بإصدار اللائحة التنفيذية للقانون المالي.
القرار الأميري رقم (8) لسنة 2018 بشأن نظام عمل لجنة التشريعات.
دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.
قانون ضريبة القيمة المضافة رقم (8) لسنة 2017.
اللائحة التنفيذية لقانون ضريبة القيمة المضافة رقم (52) لسنة 2017.
القرارات والتوضيحات الصادرة عن الهيئة الاتحادية للضرائب.
الدليل الاسترشادي لتطبيق ضريبة القيمة المضافة.
دليل احتساب التكاليف وتسعير الخدمات.

2.5 الإجراءات ودورات العمل

2.5.1 تسجيل إيرادات الضرائب

2.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل الإشعارات المدينة الخاصة بالضرائب المستحقة، والتي سوف تقوم دائرة المالية بتحصيلها كإيرادات من الجهات المعنية، ويتم ذلك بغرض إثبات استحقاق مبالغ الضريبة المستحقة للحكومة المحلية وتحصيلها من الجهات المعنية، وعلى سبيل المثال ضرائب المصارف الأجنبية وحصة الحكومية المحلية من ضريبة القيمة المضافة والضريبة الانتقائية.

2.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في دائرة المالية.
مسؤول وحدة الإيرادات في دائرة المالية.
المسؤول المالي الأول في دائرة المالية.

2.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	التقارير والبيانات الخاصة بالضرائب	وهي عبارة عن التقارير والبيانات التي يتم إرسالها من قبل الجهات المعنية إلى دائرة المالية والتي تبين مبالغ الضرائب والوثائق الداعمة المعتمدة لاحتساب قيمة الضرائب.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الإشعار المدين	هو الوثيقة المرفقة مع الكتاب التي تعدها وترسلها دائرة المالية للجهات المعنية للمطالبة وتحتوي على تفاصيل الضريبة (القيمة المستحقة وتاريخ الاستحقاق والفترة الزمنية والمبلغ والجهة المدينة.....).	💻

2.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية
1	استلام التقارير الواردة من الجهات المعنية والتي تبين الإيراد المستحق من الضرائب، (وعلى سبيل المثال ضريبة المصارف الأجنبية وضريبة القيمة المضافة والضريبة الانتقائية).	أخصائي الضرائب	x
2	مراجعة التقارير الواردة من الجهات المعنية والوثائق الداعمة المعتمدة لاحتساب قيمة الضريبة المستحقة والتواصل مع الجهات المعنية عند وجود ملاحظات.	أخصائي الضرائب	x
3	إعداد إشعار مدين في النظام الفرعي للمقبوضات بناءً على التقارير والبيانات المستلمة، وتسجيله كذمم مدينة وإرساله لرئيس القسم للاعتماد.	موظف وحدة الإيرادات	x
4	مراجعة واعتماد الإشعار المدين وترحيله إلى الأستاذ العام وإرساله للمسؤول المالي الأول في حال كان صحيحاً وفي حال وجود خطأ يتم إرساله إلى موظف وحدة الإيرادات للتعديل.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
5	إرسال الإشعار إلى الجهات المعنية.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
6	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
7	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة لدى بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل إيرادات الضرائب

المدخلات	أخصائي الضرائب	موظف وحدة الإيرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
التقارير والبيانات الخاصة بالضرائب	بداية ↓ 1- استلام التقارير الواردة من الجهات المعنية ↓ 2- مراجعة التقارير الواردة من الجهات المعنية والوثائق الداعمة المعتمدة لاحتساب قيمة الضريبة المستحقة	↓ 3- إعداد إشعار مدين في النظام الفرعي للمقبوضات بناءً على التقارير والبيانات المستلمة وتسجيله كذمم مدينة ↓ 7- أرشفة ↓ نهاية	↓ 4- مراجعة واعتماد الإشعار المدين وترحيله إلى الأستاذ العام ↓ الاشعار صحيح؟ ↓ 5- إرسال الإشعار إلى الجهات المعنية	↓ 6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	الإشعار المدين النظام المالي

2.5.2 تسجيل الإيرادات من التحويلات العينية

2.5.2.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل الإيرادات من التحويلات العينية مثل الأصول الثابتة سواء كانت مشروطة أو غير مشروطة.

2.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

2.5.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطاب التحويلات العينية من الجهات المعنية	هو خطاب يتم استلامه من الجهة المعنية المرسلة للأصل، ويتضمن مواصفات الأصل وقيمته وشروط استخدامه في حال كان الأصل مشروطاً.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	وثيقة استلام التحويل العيني من الجهات المعنية	وهي وثيقة صادرة عن وحدة الأصول في الجهة الحكومية تشعر به الجهة المرسلة للتحويل العيني باستلامه من قبل الجهة الحكومية.		a
2	وثيقة تقييم الأصل	وهي عبارة عن وثيقة ناتجة عن تقييم الأصل من قبل لجنة فنية مختصة وتتضمن القيمة العادلة للأصل ومواصفات الأصل الناتجة عن عملية التقييم.		a

2.5.2.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام خطاب التحويلات العينية من الجهة المعنية، واستلام التحويل العيني من الجهة المعنية والتحقق من مطابقة الأصل للمواصفات المذكورة في خطاب التحويل.	وحدة الأصول	x
2	تقييم الأصل المستلم عن طريق لجنة فنية مختصة والتحقق من وجود أي شروط على استخدام الأصل وإعداد وثيقة تقييم الأصل والتواصل مع وحدة الإيرادات لإشعارهم بقيمة الأصل. وفي حال كان الأصل غير مشروط، يتم الانتقال إلى الخطوة رقم (6).	وحدة الأصول	x
3	تقييم الشرط الموضوع على الإيراد.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
4	تسجيل الإيراد كإيراد مؤجل لحين تحقق الشرط في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات	x
5	في حال تحقق الشرط، يتم عكس قيد الإيراد المؤجل وتسجيله كإيراد.	موظف وحدة الإيرادات	x
6	إعداد قيد الإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات وإرساله لمسؤول وحدة الإيرادات.	موظف وحدة الإيرادات	x
7	مراجعة تسجيل الإيراد/ الإيراد المشروط ومقارنته بخطاب الجهة المعنية الخاص بتحويل الأصول للجهة الحكومية والتأكد من تحقق الشرط والتواصل مع الجهات المعنية لإشعارها بتحقق الشرط واعتماد وترحيل القيد في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
8	تسجيل الأصول وفقاً لإجراءات إضافة وتسجيل الأصول الملموسة وغير الملموسة المعتمدة في حال استيفاء التحويل العيني شروط الرسملة. (الاعتراف به كأصل)	وحدة الأصول	x
9	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
9	حفظ القيد والمرفقات في الملفات.	موظف وحدة الإيرادات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الإيرادات من التحويلات العينية

المدخلات	وحدة الأصول	موظف وحدة الإيرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
خطاب التحويلات العينية من الجهات المعنية	بداية ↓ 1- استلام خطاب التحويلات العينية من الجهة المعنية، والتحقق من مطابقة الأصل للمواصفات المذكورة في خطاب التحويل ↓ الإيراد مشروط؟ ↓ 8- تسجيل الأصول وفقاً لإجراءات إضافة وتسجيل الأصول الملموسة وغير الملموسة المعتمدة	→ 4- تسجيل الإيراد كإيراد مؤجل لحين تحقق الشرط في النظام الفرعي للمقبوضات ↓ تحقق الشرط؟ ↓ نعم 5- عكس قيد الإيراد المؤجل وتسجيله كإيراد ↓ 6- إرسال الإشعار إلى الجهات المعنية ↓ 10- أرشفة ↓ نهاية	→ 3- تقييم الشرط الموضوع على الإيراد ↓ 7- مراجعة تسجيل الإيراد/الإيراد المشروط ومقارنته بخطاب الجهة المعنية الخاص بتحويل الأصول للجهة الحكومية والتأكد من تحقق الشرط والتواصل مع الجهات المعنية	↓ 9- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	وثيقة استلام التحويل العيني من الجهات المعنية وثيقة تقييم الأصل النظام المالي

2.5.3 تسجيل الإيرادات من التحويلات الأخرى

2.5.3.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل الإيرادات من التحويلات الأخرى من الجهات المعنية إلى الجهات المحلية مثل الإيرادات والهبات والتبرعات، والغرامات سواء كانت مشروطة أو غير مشروطة.

2.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

2.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطاب من الجهة المعنية بقيمة التحويل	هو خطاب يتم استلامه من الجهة المعنية يتضمن قيمة التحويل وشرط استخدام التحويل في حال كان التحويل مشروطاً. ويكون الخطاب على الشكل التالي: خطاب وارد من الجهة المانحة تحدد مبلغ المنحة. خطاب إعفاء الدين الوارد من الجهة المعنية للجهة الحكومية.		a
2	تقرير الغرامات	كشف الغرامات التي ترسلها الوحدة المعنية التي تبين قيمة الغرامات المفروضة على الأفراد والمنشآت.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	سند القبض المرسل للجهة المعنية	وهو عبارة عن مستند صادر عن النظام الفرعي للمقبوضات يتضمن تفاصيل تحصيل التحويلات المستلمة، ويتم إرساله للجهة المعنية لتأكيد استلام التحويلات من قبل الجهة الحكومية.	💻

2.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام خطاب الجهة المعنية والتحقق من وجود شروط على التحويل. في حال كان الإيراد غير مشروط، يتم الانتقال إلى الخطوة رقم (4).	موظف وحدة الإيرادات	x
2	تقييم الشرط الموضوع على الإيراد وتسجيل إيصال قبض متنوع بالقيمة كإيراد مؤجل لحين تحقق الشرط.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
3	في حال تحقق الشرط، يتم عكس قيد الإيراد المؤجل وتسجيله كإيراد.	موظف وحدة الإيرادات	x
4	في حال كان الإيراد غير مشروط، يتم تسجيل وإصدار إيصال قبض متنوع في النظام الفرعي للمقبوضات وإرساله لمسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.	موظف وحدة الإيرادات	x
5	مراجعة سند القبض / قيد الإيراد ومقارنته بخطاب الجهة المعنية الخاص بالتحويل للجهة الحكومية والتأكد من تحقق الشرط والاعتماد والترحيل في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
6	إرسال صورة عن إيصال القبض المتنوع إلى الجهة المعنية لتأكيد استلام التحويل.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.	المسؤول المالي الأول	x
8	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الإيرادات من التحويلات الأخرى

المدخلات	موظف وحدة الإيرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
خطاب من الجهة المعنية بقيمة التحويل تقرير الغرامات	بداية ↓ 1- استلام خطاب الجهة المعنية والتحقق من وجود شروط على التحويل ↓ الإيراد مشروط؟ ↓ نعم 3- عكس قيد الإيراد المؤجل وتسجيله كإيراد ↓ لا 4- تسجيل وإصدار إيصال قبض متنوع في النظام الفرعي للمقبوضات وإرساله لمسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية ↓ 8- أرشفة ↓ نهاية	→ 2- تقييم الشرط الموضوع على الإيراد وتسجيل إيصال قبض متنوع بالقيمة كإيراد مؤجل لحين تحقق الشرط ↓ تحقق الشرط؟ ↓ 5- مراجعة سند القبض / قيد الإيراد ومقارنته بخطاب الجهة المعنية الخاص بالتحويل للجهة الحكومية والتأكد من تحقق الشرط والاعتماد والترحيل في النظام الفرعي للمقبوضات ↓ 6- إرسال صورة عن إيصال القبض المتنوع إلى الجهة المعنية لتأكيد استلام التحويل	↓ 7- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	سند القبض المرسل للجهة المعنية النظام المالي

2.5.4 تسجيل الإيرادات من تقديم الخدمات وبيع السلع

2.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل الإيرادات من رسوم الخدمات وبيع السلع والأصول التي تقوم الجهة الحكومية بتحصيلها من المتعاملين وذلك بغرض إثبات استحقاق الإيراد وإثبات الذمم المدينة الناشئة عن الاعتراف بالإيراد وتحصيلها. ويتكون هذا الإجراء من أربعة إجراءات فرعية:

تسجيل المعاملات المتعلقة بالإيرادات المقبوضة مقدماً.
تسجيل المعاملات المتعلقة بالإيرادات مستحقة القبض.
تسجيل الإيرادات من رسوم الخدمات.
تسجيل الإيرادات من بيع السلع والأصول.

2.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الأصول الثابتة / المخزون في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

2.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	نظام تقديم الخدمات في الجهة الحكومية	هو عبارة عن نظام يستخدم من قبل الجهة الحكومية لتسجيل العمليات اليومية لتقديم الخدمات للجمهور (نظام الخدمات) إن وجد.	💻
2	كشف إيصالات المقبوضات	هو عبارة عن تقرير صادر عن نظام الخدمات بإجمالي متحصلات الإيرادات من تقديم الخدمات الحكومية المتنوعة مبيناً إجمالي المتحصلات من الإيرادات لكل خدمة تقدمها الجهة الحكومية واستحقاق الإيراد مقابل الخدمات من عدمه.	💻
4	الحساب المصرفي الخاص بإيرادات الجهة الحكومية	وهو الحساب المصرفي المخصص لتحصيل إيرادات الجهة الحكومية عبر كافة قنوات التحصيل المذكورة في السياسات المالية أعلاه (مقابل تقديم الخدمات وبيع سلع/أصول)، ويتم تصفير هذا الحساب بتحويل جميع المبالغ المودعة فيه لحساب الخزانة لدى دائرة المالية في نهاية كل يوم عمل بصورة آلية.	💻
5	قرار لجنة بيع الأصل / المخزون	وهو التقرير / المحضر المعد والمعتمد من قبل أعضاء لجنة بيع / استبعاد الأصل أو المخزون شاملاً أسباب بيع الأصل/المخزون.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	فواتير الخدمات / السلع / الأصول	وهي الفواتير الصادرة عن وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية نتيجة تقديم الخدمات أو بيع السلع/الأصول وتبين مبالغ وكميات المواد/نوع الخدمات التي يتم تقديمها للجهات المعنية (الجهات الحكومية، الحكومات المحلية، عملاء...إلخ).	💻	a
2	إيصال تأدية الخدمة / وثيقة تسليم السلع / الأصول	وهي عبارة عن وثيقة تأدية الخدمات أو تسليم السلع أو الأصول المبيعة الصادرة عن الوحدة المعنية في الجهة الحكومية والناتجة مقابل وثيقة طلب تقديم خدمات/أمر الشراء المستلم من الجهة المعنية.		a

2.5.4.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

1- تسجيل المعاملات المتعلقة بالإيرادات المقبوضة مقدماً.

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهات الحكومية
1	استلام المؤيدات الثبوتية عند طلب الخدمة أو تأديتها والتي تتألف من عقود الخدمات (مثل: عقود الإيجار) والتحقق من شروط العقد.	موظف وحدة الإيرادات	x
2	تعريف المتعامل الجديد في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات	x
3	إعداد فاتورة في النظام الفرعي للمقبوضات وفقاً لشروط العقد المبرم مع الجهة المعنية.	موظف وحدة الإيرادات	x
4	إعداد إيصال قبض مقابل الفاتورة وتسجيله كإيراد مؤجل في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات	x
5	مراجعة المؤيدات والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
6	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
7	في حال إتمام الخدمة، يتم استلام إيصال تأدية الخدمة والتحقق من شروط العقد.	موظف وحدة الإيرادات	x
8	يتم عكس قيمة الخدمة المقدمة من حساب الإيرادات المؤجلة إلى حساب الإيرادات.	موظف وحدة الإيرادات	x
9	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
10	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
11	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	x

خريطة الإجراء

1- تسجيل المعاملات المتعلقة بالإيرادات المقبوضة مقدماً

المدخلات	موظف وحدة الإيرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
نظام تقديم الخدمات في الجهة الحكومية كشف إيصالات المقبوضات قرار لجنة بيع الأصل / المخزون	بداية ↓ 1- استلام المؤيدات الثبوتية عند طلب الخدمة أو تأديتها والتي تتألف من عقود الخدمات ↓ 2- تعريف العميل الجديد في النظام الفرعي للمقبوضات ↓ 3- إعداد فاتورة في النظام الفرعي للمقبوضات وفقاً لشروط العقد المبرم مع الجهة المعنية ↓ 4- إعداد إيصال قبض مقابل الفاتورة وتسجيله كإيراد مؤجل في النظام الفرعي للمقبوضات ↓ 7- استلام إيصال تأدية الخدمة والتحقق من شروط العقد ↓ 8- عكس قيمة الخدمة المقدمة من حساب الإيرادات المؤجلة إلى حساب الإيرادات ↓ 11- أرشفة ↓ نهاية	↓ 5- مراجعة المؤيدات والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات ↓ 9- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات	↓ 6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال) ↓ 10- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	فواتير الخدمات / السلع / الأصول إيصال تأدية الخدمة / وثيقة تسليم السلع / الأصول النظام المالي

2- تسجيل المعاملات المتعلقة بالإيرادات مستحقة القبض.

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام المؤيدات الثبوتية بعد طلب الخدمة والتي تتألف من فواتير إيرادات الخدمات وعقود الخدمات.	موظف وحدة الإيرادات	x
2	إعداد فاتورة في النظام الفرعي للذمم المدنية تبعاً لنوع الخدمة وتسجيلها كإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات	x
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.	المسؤول المالي الأول	x
5	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	x

خريطة الإجراء

تسجيل المعاملات المتعلقة بالإيرادات مستحقة القبض

المدخلات	موظف وحدة الإيرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
	بداية ↓ 1- استلام المؤيدات الثبوتية بعد طلب الخدمة والتي تتألف من فواتير إيرادات الخدمات وعقود الخدمات. ↓ 2- إعداد فاتورة في النظام الفرعي للذمم المدنية تبعاً لنوع الخدمة وتسجيلها كإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات. ↓ 5- حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة. ↓ نهاية	→ 3- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	→ 4- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.

3- تسجيل الإيرادات من رسوم الخدمات.

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام المؤيدات الثبوتية عند طلب الخدمة أو تأديتها والتي تتألف من كشوفات إيصالات المقبوضات المحصلة من تقديم الخدمات الحكومية في مراكز تقديم الخدمة.	موظف وحدة الإيرادات	x
2	إعداد فاتورة بإجمالي إيرادات الخدمات المقدمة من مراكز تقديم الخدمات مع تصنيفها تبعاً لنوع الخدمة المقدمة مع بيان إيراد الخدمات المستحق وغير المستحق.	موظف وحدة الإيرادات	x
3	التأكد من مطابقة الفاتورة مع الحساب المصرفي للجهة الحكومية والخاص بالإيرادات.	موظف وحدة الإيرادات	x
4	عند عدم مطابقة المبالغ في المؤيدات، يقوم موظف وحدة الإيرادات بالتواصل مع الإدارة المعنية بمراكز الخدمة لمعالجة المبالغ غير المطابقة.	موظف وحدة الإيرادات	x
5	قيد وتسجيل إيصالات القبض تبعاً لنوع الخدمة المقدمة وتسجيلها كإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات	x
6	مراجعة المؤيدات والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
8	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	x

خريطة الإجراء

تسجيل الإيرادات من رسوم الخدمات

المدخلات	موظف وحدة الإيرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
	بداية ↓ 1- استلام المؤيدات الثبوتية عند طلب الخدمة أو تأديتها والتي تتألف من كشوفات إيصالات المقبوضات المحصلة من تقديم الخدمات الحكومية في مراكز تقديم الخدمة. ↓ 2- إعداد فاتورة بإجمالي إيرادات الخدمات المقدمة من مراكز تقديم الخدمات مع تصنيفها تبعاً لنوع الخدمة المقدمة مع بيان إيراد الخدمات المستحق وغير المستحق. ↓ 3- التأكد من مطابقة الفاتورة مع الحساب البنكي للجهة الحكومية والخاص بالإيرادات. ↓ 4- عند عدم مطابقة المبالغ في المؤيدات، يقوم موظف وحدة الإيرادات بالتواصل مع الإدارة المعنية بمراكز الخدمة لمعالجة المبالغ غير المطابقة. ↓ 5- قيد وتسجيل إيصالات القبض تبعاً لنوع الخدمة المقدمة وتسجيلها كإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات. ↓ 8- حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة. ↓ نهاية	→ 6- مراجعة المؤيدات والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	→ 7- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)

4- تسجيل الإيرادات من بيع السلع والأصول.

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام قرار لجنة بيع الأصل / المخزون مع بيان أسباب التخلص من الأصل أو أمر الشراء من الجهة الخارجية.	موظف وحدة الإيرادات	x
2	مراجعة المؤيدات والتأكد من اكتمالها والتحقق من استيفاء جميع الاعتمادات لإصدار فاتورة البيع في النظام الفرعي للمقبوضات ويقوم موظف الإيرادات بالتأكد من استيفاء الاعتمادات للسلع المراد بيعها. وإن لم يتم استيفاء الاعتمادات للسلع أو الأصول المراد بيعها، يقوم موظف وحدة الإيرادات بمخاطبة الجهة الخارجية لاستيفاء المستندات المطلوبة.	موظف وحدة الإيرادات	x
3	التحقق من توفر السلعة ضمن المخزون.	موظف وحدة الأصول الثابتة / المخزون	x
4	إن تم استيفاء اعتمادات بيع السلع أو الأصول، يتم استبعاد قيمة الأصل / المخزون في النظام المالي وتسليمها للمستفيد.	وحدة الأصول الثابتة / المخزون	x
5	يقوم موظف وحدة الإيرادات بإعداد فاتورة بيع الأصل المستبعد / المخزون في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات	x
6	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات.	مسؤول وحدة الإيرادات	x
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
8	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	x

Document

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الإيرادات من تقديم الخدمات وبيع السلع

المدخلات	موظف وحدة الايرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الاول	المخرجات
	بداية
نظام تقديم الخدمات في الجهة الحكومية	1- استلام المؤيدات الثبوتية عند طلب الخدمة أو تأديتها والتي تتألف من عقود الخدمات
	2- تعريف العميل الجديد في النظام الفرعي للمقبوضات
كشف إيصالات المقبوضات	3- إعداد فاتورة في النظام الفرعي للمقبوضات وفقاً لشروط العقد المبرم مع الجهة المعنية			فواتير الخدمات / السلع / الأصول
قرار لجنة بيع الأصل / المخزون	4- إعداد إيصال قبض مقابل الفاتورة وتسجيله كإيراد مؤجل في النظام الفرعي للمقبوضات	5- مراجعة المؤيدات والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات	6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)
	7- استلام إيصال تأدية الخدمة والتحقق من شروط العقد			إيصال تأدية الخدمة / وثيقة تسليم السلع / الأصول
	8- عكس قيمة الخدمة المقدمة من حساب الإيرادات المؤجلة إلى حساب الإيرادات.	9- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد وإعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمقبوضات	10- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	النظام المالي
	11- أرشفة
	نهاية

2.5.5 تسجيل متحصلات الإيرادات عن طريق منصة سداد عجمان

2.5.5.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل متحصلات الإيرادات الواردة للجهة الحكومية عبر منصة سداد عجمان. تؤثر القيود المحاسبية والتحويلات المالية الصادرة عن نظام منصة سداد عجمان من الإيرادات على أنظمة وحسابات الجهة الحكومية. وتتم المتابعة والرقابة من قبل قسم متابعة الإيرادات في دائرة المالية.

2.5.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

2.5.5.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	كشف إيصالات المقبوضات	هو عبارة عن تقرير صادر عن نظام خدمة الجمهور المستخدم من قبل مراكز الخدمة التابعة للجهة الحكومية بإجمالي متحصلات الإيرادات من تقديم الخدمات الحكومية المتنوعة مبيناً إجمالي المتحصلات من الإيرادات لكل خدمة تقدمها الجهة الحكومية واستحقاق الإيراد مقابل الخدمات من عدمه.	[آلي]
2	كشف الحساب المصرفي	هو عبارة عن كشف مصرفي صادر عن المصرف المعتمد يبين العمليات التي تمت عبر منصة سداد عجمان.	[آلي]

2.5.5.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	مراجعة ومطابقة كشف المقبوضات اليومية مقابل رسوم الخدمات المحصلة عبر منصة سداد عجمان مع الكشف المصرفي وفي حال عدم وجود ملاحظات، يتم الانتقال إلى الخطوة رقم (3).	موظف وحدة الإيرادات		X
2	إعداد إيصالات مقبوضات إيرادات رسوم الخدمات وبيع السلع وإيصالات إيراد العمولة المحصلة من منصة سداد عجمان.	موظف وحدة الإيرادات		X
3	مراجعة إيصالات المقبوضات الخاصة بالإيرادات في النظام الفرعي للمقبوضات.	موظف وحدة الإيرادات		X
4	تحويل الأموال من الحساب المصرفي للمقبوضات بالجهة الحكومية إلى حساب الخزانة العامة بدائرة المالية (باب النقد البنوك).	أطراف متعددة (الرجوع إلى الإجراء المعني)	X
5	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول		X
6	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات		X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل متحصلات الإيرادات عن طريق منصة سداد عجمان

المدخلات	موظف وحدة الايرادات	المسؤول المالي الاول	المخرجات
	بداية
كشف إيصالات المقبوضات	1- مراجعة ومطابقة كشف المقبوضات اليومية مقابل رسوم الخدمات المحصلة عبر منصة سداد عجمان مع الكشف البنكي
	هل يوجد ملاحظات ؟
كشف الحساب البنكي	2- التواصل مع المعنيين من أجل معالجة الملاحظات.
	3- اعداد إيصالات مقبوضات إيرادات رسوم الخدمات وبيع السلع وايصالات إيراد العمولة المحصلة من منصة سداد عجمان
	4- مراجعة إيصالات المقبوضات الخاصة بالإيرادات في النظام الفرعي للمقبوضات
	5- تحويل الأموال من الحساب البنكي للمقبوضات بالجهة الحكومية إلى حساب الخزانة العامة بدائرة المالية (باب النقد والبنوك)	6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	النظام المالي
	7- أرشفة
	نهاية

2.5.6 تسجيل متحصلات الإيرادات عبر قنوات التحصيل الأخرى

2.5.6.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل متحصلات الإيرادات الواردة للجهة الحكومية عبر قنوات التحصيل خارج منصة سداد عجمان والناتجة عن الإيرادات من المعاملات التبادلية والمعاملات غير التبادلية. وتشمل قنوات التحصيل الأخرى التحويلات المصرفية /الإيصالات النقدية / شيكات وينقسم إلى الاجراءين الفرعيين:

1- التحصيل من المعاملات التبادلية.

2- التحصيل من المعاملات غير التبادلية.

2.5.6.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
الجهة المعنية.
وحدة التحصيل.

2.5.6.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	خطاب التأكيد على قيمة الإيراد وخطاب التحويل المصرفي	هو عبارة عن خطاب من قبل الجهة المعنية يؤيد رصيد الإيراد المستحق وخطاب يبرهن إتمام عملية الدفع عبر تحويل مصرفي.		[يدوي]

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	كشف إيصالات المقبوضات	هو عبارة عن تقرير صادر عن نظام خدمة الجمهور المستخدم من قبل مراكز الخدمة التابعة للجهة الحكومية بإجمالي متحصلات الإيرادات من تقديم الخدمات الحكومية مبيناً إجمالي المتحصلات من الإيرادات لكل خدمة واستحقاق الإيراد مقابل الخدمات من عدمه.	[آلي]

2.5.6.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	تحويل الإيراد إلى الحساب المصرفي للجهة الحكومية وإرسال خطاب تأكيد التحويل المصرفي إلى الجهة الحكومية وفي حال الدفع عبر التحويل المصرفي يتم الانتقال إلى الخطوة رقم (3).	الجهة المعنية أو المتعامل المطالب بالدفع		X
2	دفع المبلغ المستحق من الخدمات والسلع للإيرادات التبادلية في الجهة الحكومية نقداً أو عن طريق الشيكات. يتم الانتقال للخطوة رقم (4).	الجهة المعنية أو المتعامل المطالب بالدفع		X
3	استلام خطاب التأكيد والتحويل والتحقق من تحويل المبالغ إلى حساب الجهة الحكومية من خلال الوسائل المتاحة (على سبيل المثال: الخدمات المصرفية الآلية).	موظف وحدة الإيرادات		X
4	استلام الشيك / النقد وتحضير كشف إيصالات المقبوضات وإيداع المبالغ المستلمة في البنك.	موظف وحدة التحصيل		X
5	تسجيل استلام قيمة الإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات (التحويل المصرفي / استلام الشيكات / النقد).	موظف وحدة الإيرادات		X
6	في حالة عدم استلام المبالغ، يتم التواصل مع الجهة المعنية لتحصيلها.	موظف وحدة الإيرادات		X
7	مراجعة خطاب تأكيد التحويل / قيد تحصيل مبالغ الإيراد ومطابقته مع الحركة في النظام الفرعي للمقبوضات واعتماده وترحيله إلى الأستاذ العام.	مسؤول وحدة الإيرادات		X
8	تحويل الأموال من الحساب المصرفي للمقبوضات بالجهة الحكومية إلى حساب الخزانة العامة بدائرة المالية (باب النقد والبنوك).	أطراف متعددة (الرجوع إلى الإجراء المعني)	X
9	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول		X
10	حفظ القيد والمرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات		X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل متحصلات الإيرادات عبر قنوات التحصيل الأخرى

المدخلات	الجهة المعنية	موظف وحدة التحصيل	موظف وحدة الايرادات في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة الايرادات في الجهة الحكومية	المسؤول المالي الأول	المخرجات
	بداية
	تحويلات بنكية؟
خطاب التأكيد على قيمة الإيراد وخطاب التحويل البنكي	1- تحويل الإيراد إلى الحساب البنكي للجهة الحكومية وإرسال خطاب تأكيد التحويل البنكي إلى الجهة الحكومية		3- إستلام خطاب التأكيد والتحويل والتحقق من تحويل المبالغ إلى حساب الجهة الحكومية من خلال الوسائل المتاحة
	2- دفع المبلغ المستحق نقداً / عن طريق الشيكات	4- إستلام الشيك / النقد وتحضير كشف إيصالات المقبوضات وإيداع المبالغ المستلمة في البنك
			5- تسجيل إستلام قيمة الإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات (التحويل البنكي / إستلام الشيكات / النقد)
			6- في حالة عدم إستلام المبالغ يتم التواصل مع الجهة المعنية لتحصيلها	7- مراجعة خطاب تأكيد التحويل / قيد تحصيل مبالغ الإيراد ومطابقته مع الحركة في النظام الفرعي للمقبوضات واعتماده وترحيله إلى الأستاذ العام		كشف إيصالات المقبوضات
			8- تحويل الأموال من الحساب البنكي للمقبوضات بالجهة الحكومية إلى حساب الخزانة العامة بدائرة المالية		9- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	النظام المالي
			10- أرشفة
	نهاية

2.5.7 رد المبالغ التي تم تحصيلها من قبل الجهة الحكومية بالخطأ

2.5.7.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بمعالجة المعاملات المتعلقة برد الإيراد عند تحصيل الجهة الحكومية لإيرادات على وجه الخطأ. ويتم ذلك بغرض التعديل على الرصيد المدين للجهة المعنية ولمعالجة أي اختلافات أو أخطاء في تسجيل الإيراد.

2.5.7.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.

2.5.7.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب استرداد المبلغ	هو عبارة عن الطلب الذي يقوم بتقديمه المتعامل. ويجب أن يحتوي على جميع الوثائق الثبوتية والمرفقات المطلوبة.		[يدوي]

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير رد الأموال	هو بمثابة تقرير شامل يحتوي على الوثائق الثبوتية وتقرير موظف الإيرادات في الجهة الحكومية، والحركة المالية لرد الإيراد في النظام الفرعي للمقبوضات للجهة الحكومية المعنية.	[آلي]

2.5.7.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام المحاسب طلب استرداد المبلغ المقدم من المتعامل.	موظف وحدة الإيرادات	X
2	مراجعة الطلب والوثائق الثبوتية التي تم على أساسها تقديم الطلب لتحديد شرعية وقيمة رد الأموال.	موظف وحدة الإيرادات	X
3	مراجعة طلب استرداد المبلغ والتدقيق على الثبوتيات والمرفقات للمعاملة التي تم على أساسها تقديم الطلب لتحديد شرعية وقيمة رد الأموال.	مسؤول وحدة الإيرادات	X
6	رد الأموال إلى المستفيد (باب المدفوعات).	وحدة المدفوعات	X
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
8	حفظ المرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	X

خريطة الإجراء

إجراء رد المبالغ التي تم تحصيلها من قبل الجهة الحكومية بالخطأ

المدخلات	موظف وحدة الايرادات في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية	موظف قسم الايرادات في دائرة المالية	وحدة المدفوعات	المخرجات
	بداية
طلب استرداد المبلغ	1- إستلام المحاسب طلب استرداد المبلغ المقدم من العميل
	2- مراجعة الطلب والوثائق الثبوتية التي تم على أساسها تم تقديم الطلب لتحديد شرعية وقيمة رد الأموال	3- مراجعة طلب استرداد المبلغ والتدقيق على الثبوتيات والمرفقات للمعاملة التي تم على أساسها تقديم الطلب لتحديد شرعية وقيمة رد الأموال
		هل تم تحويل الأموال إلى حساب المالية؟
		5- تحويل طلب الرد مع جميع المستندات المؤيدة إلى وحدة المدفوعات بالجهة الحكومية للدفع للمستفيد	4- التواصل مع موظف قسم متابعة الإيرادات بدائرة المالية ليتم رد الأموال عن طريق جهاز التحصيل	6- رد الأموال الى المستفيد	تقرير رد الأموال
		7- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)			النظام المالي
	8- أرشفة
	نهاية

2.5.8 الإعفاء من الإيرادات والديون

2.5.8.1 الهدف من الإجراء

حوكمة الإعفاءات من الإيرادات الحكومية والديون ويتكون هذا الإجراء من اجرائين فرعيين:

1- الاعفاء من الإيرادات الحكومية.

2- الاعفاء من الديون المستحقة للحكومة او للجهة الحكومية.

2.5.8.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

مدير الجهة الحكومية.
مدير دائرة المالية.
موظف وحدة الايرادات بالجهة الحكومية.
مدير إدارة الإيرادات الحكومية
موظف قسم متابعة الإيرادات الحكومية.

2.5.8.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	اذا كان الاعفاء من الايراد أو شطب الدين بناء على طلب من الجهة الحكومية	كتاب صادر عن الجهة الحكومية موضحاً به مبررات الطلب والأثر المالي على إيرادات الجهة الحكومية.		[يدوي]

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مذكرة دائرة المالية	مذكرة للسلطة المختصة بشأن الاعفاء من الايراد أو طلب شطب الدين موضح بها توصيات دائرة المالية.	[آلي]

2.5.8.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

1- الاعفاء من الايرادات

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	في حال تقدم صاحب العلاقة بطلب إعفاء من الإيراد إلى الجهة الحكومية وموافقة الجهة الحكومية على الطلب تتقدم الجهة الحكومية بطلب إلى دائرة المالية، موضحةً فيه طبيعة الإعفاء المطلوب، وأسبابه، والأثر المالي المتوقع على إيرادات الجهة الحكومية المعنية، مع إرفاق المستندات المؤيدة لذلك.	صاحب العلاقة/الجهة الحكومية		X
2	دراسة الطلب والنظر في مبررات الإعفاء وتقييم تأثيره المالي على الإيرادات العامة.	موظف قسم متابعة الإيرادات الحكومية	X
4	مراجعة الدراسة ورفع التوصيات بشأنها الى مدير دائرة المالية	مدير إدارة الإيرادات الحكومية	X
5	رفع الطلب إلى السلطة المختصة مرفق بها مبررات الاعفاء وتوصيات دائرة المالية واخطار الجهة الحكومية بقرار السلطة المختصة	مدير دائرة المالية	X
6	في حال الموافقة على الطلب تقوم وحدة الإيرادات بالجهة الحكومية المعنية بإجراء التسويات المالية والمحاسبية اللازمة لتسجيل الإعفاء.	موظف وحدة الإيرادات		X

في حال صدر قرار مباشر من السلطة المختصة بالإعفاء من الضرائب، أو الرسوم، أو الغرامات، أو العوائد الحكومية، او الديون يُستثنى هذا القرار من الإجراءات المنصوص عليها أعلاه، وتقوم الجهة الحكومية المعنية باتخاذ ما يلزم لتنفيذ هذا القرار بشكل مباشر.

خريطة الإجراء

إجراء الإعفاء من الإيرادات

المدخلات	صاحب العلاقة	مدير الجهة الحكومية	موظف قسم متابعة الايرادات	مدير ادارة الايرادات الحكومية	مدير دائرة المالية	موظف وحدة الايرادات	المخرجات
	بداية
طلب الاعفاء	1- طلب اعفاء من الايراد إلى الجهة الحكومية	2- الموافقة ومخاطبة دائرة المالية متضمنة تقرير للاعفاء حتى تمكن دائرة المالية من دراسته ورفع توصياتها بشأنها للسلطة المختصة	3- دراسة طلب الإعفاء ومبرراته وتأثيره على الإيرادات الحكومية وتحديد رأي دائرة المالية بشأن جدوى الإعفاء من عدمه	4- مراجعة الدراسة ورفع التوصيات بشأنها إلى مدير دائرة المالية	5- رفع الطلب للسلطة المختصة	6- في حال الموافقة إجراء التسويات المالية والمحاسبية اللازمة لتسجيل الاعفاء	مذكرة دائرة المالية

2- الاعفاء من الديون

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	تقوم الجهة الحكومية بتقديم طلب شطب الدين موضحاً به الإجراءات المتبعة من الجهة الحكومية لتحصيل المبلغ ومبررات الشطب وارفاق المستندات التي تمكن دائرة المالية من دراسته وإبداء الرأي بشأنه.	موظف وحدة الشؤون المالية		X
2	إجازة الطلب وارساله الى دائرة المالية	مدير الجهة الحكومية		X
3	دراسة طلب الشطب ومبرراته وتأثيره على الإيرادات الحكومية وتوصيات دائرة المالية بشأنه.	موظف قسم متابعة الإيرادات	X
4	مراجعة مذكرة شطب الديون وتوصيات دائرة المالية ورفعها لمدير دائرة المالية.	مدير ادارة الايرادات الحكومية	X
5	رفع المذكرة للسلطة المختصة لاتخاذ القرار المناسب وإخطار الجهة الحكومية بقرار السلطة المختصة بالموافقة أو الرفض.	المدير العام	X
6	في حال الموافقة على الطلب تقوم وحدة الإيرادات بإجراء التسويات المالية والمحاسبية اللازمة لتسجيل شطب الديون والمستحقات (إجراء إعداد الإشعارات المدينة والدائنة).	أطراف متعددة (الرجوع إلى الإجراء المعني)		X

خريطة الإجراء

إجراء الإعفاء من الإيرادات

المدخلات	صاحب العلاقة	مدير الجهة الحكومية	موظف قسم متابعة الايرادات	مدير ادارة الايرادات الحكومية	مدير دائرة المالية	موظف وحدة الايرادات	المخرجات
	بداية
طلب الاعفاء	1- طلب اعفاء من الايراد إلى الجهة الحكومية	2- الموافقة ومخاطبة دائرة المالية متضمنة تقرير للاعفاء حتى تمكن دائرة المالية من دراسته ورفع توصياتها بشأنها للسلطة المختصة	3- دراسة طلب الإعفاء ومبرراته وتأثيره على الإيرادات الحكومية وتحديد رأي دائرة المالية بشأن جدوى الإعفاء من عدمه	4- مراجعة الدراسة ورفع التوصيات بشأنها إلى مدير دائرة المالية	5- رفع الطلب للسلطة المختصة	6- في حال الموافقة إجراء التسويات المالية والمحاسبية اللازمة لتسجيل الاعفاء	مذكرة دائرة المالية

2.5.9 إعداد الإشعارات المدينة والدائنة

2.5.9.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بمعالجة إعداد الإشعارات الدائنة/المدينة في النظام الفرعي للمقبوضات؛ وذلك للتعديل على الرصيد المدين للجهة المعنية بالزيادة، وعلى سبيل المثال فرض غرامات وجزاءات أو النقصان بناءً على اتفاق مع تلك الجهة وذلك لمعالجة أي اختلافات أو أخطاء في تسجيل الإيراد.

2.5.9.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

2.5.9.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات الخاصة بالإشعار	وهي عبارة عن الوثائق الثبوتية التي يتم على أساسها التعديل على رصيد الجهة المعنية بإعداد الإشعار المدين/الدائن وقد تكون خطاباً من الجهة المعنية أو محضر اجتماع، ويجب أن تبين رصيد الجهة المعنية قبل التعديل، وقيمة التعديل على الرصيد والرصيد الفعلي بعد التعديل ومسببات التعديل.		[يدوي]

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	إشعار المدين / الدائن	وهو عبارة عن مستند صادر عن النظام الفرعي للمقبوضات يتضمن تفاصيل تعديل الرصيد ويتم إرساله للجهة المعنية لتأكيد تعديل الرصيد.	[آلي]

2.5.9.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام المؤيدات للنظر في تعديل رصيد الجهة المعنية وإعداد الإشعار المدين/الدائن بناءً عليها.	موظف وحدة الإيرادات	X
2	مراجعة إشعار المدين/الدائن والمؤيدات لتحديد شرعية تعديل رصيد الجهة المعنية وتبيين قيمة تعديل الرصيد (زيادة أو نقصان).	مسؤول وحدة الإيرادات	X
3	اعتماد إشعار المدين/الدائن في النظام الفرعي للمقبوضات ليتم تعديل رصيد الجهة المعنية وإرسال الإشعار المدين مع الرصيد الجديد للجهة المعنية.	مسؤول وحدة الإيرادات	X
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
5	حفظ المرفقات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الإيرادات	X

خريطة الإجراء

إجراء اعداد الاشعارات المدينة والدائنة

المدخلات	موظف وحدة الايرادات	مسؤول وحدة الإيرادات	المسؤول المالي الاول	المخرجات
	بداية
المؤيدات الخاصة بالاشعار	1- إستلام المؤيدات للنظر في تعديل رصيد الجهة المعنية وإعداد الإشعار المدين/الدائن بناءاً عليها
		2- مراجعة إشعار المدين / الدائن والمؤيدات		اشعار المدين / الدائن
		3- إعتماد إشعار المدين / الدائن في النظام الفرعي للمقبوضات ليتم تعديل رصيد الجهة المعنية وإرسال الإشعار المدين مع الرصيد الجديد للجهة المعنية		اشعار المدين / الدائن
			4- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	النظام المالي
	5- أرشفة
	نهاية

2.5.10 متابعة الإيرادات

2.5.10.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بمتابعة تسجيل الإيرادات الحكومية وإعداد تقارير المقارنات مع الإيرادات الفعلية السابقة والإيرادات المقدرة لنفس الفترة المالية وتحليل أسباب الانحراف.

2.5.10.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

2.5.10.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير الإيرادات الفعلية	هو عبارة عن تقرير بالإيرادات الفعلية (شهري/تراكمي) مستخرج من النظام المالي (موارد) (النسخة السحابية) على مستوى الأنشطة (البنود).	[آلي]
2	تقرير الإيرادات المقدرة	عبارة عن تقرير بالإيرادات المقدرة (شهري/تراكمي) مستخرج من نظام التخطيط المالي الذكي.	[آلي]

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير المقارنات	تقرير يتم إعداده من خلال مقارنة تقرير الإيرادات الفعلية وتقرير الإيرادات المقدرة لتحليل أسباب الانحراف.	[آلي]

2.5.10.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية
1	استخراج تقارير الإيرادات الفعلية من نظام موارد من بداية السنة المالية حتى تاريخ نهاية الشهر المطلوب إعداد التقرير عنه.	موظف وحدة الموازنة	X
2	استخراج الإيرادات المحصلة من نظام موارد من بداية السنة المالية السابقة حتى تاريخ نهاية الشهر المطلوب إعداد التقرير عنه من العام الماضي.	موظف وحدة الموازنة	X
3	استخراج الإيرادات المقدرة من نظام التخطيط الذكي من بداية السنة المالية حتى تاريخ نهاية الشهر المطلوب إعداد التقرير عنه.	موظف وحدة الموازنة	X
4	تحليل البيانات المستخرجة وتحديد أسباب الانحراف بالتنسيق مع الوحدات المعنية.	موظف وحدة الموازنة	X
5	إعداد تقرير مقارنة الإيرادات الفعلية بالإيرادات المقدرة والفعلية للسنة السابقة وفق النموذج المعتمد (شهري / ربع سنوي) مع أسباب الانحراف وعرضه على المسؤول المالي الأول.	موظف وحدة الموازنة	X
6	مراجعة التقرير واعتماده وعرضه على الإدارة العليا.	المسؤول المالي الأول	X
7	موافاة دائرة المالية بنسخة من تقرير المقارنات في موعد أقصاه 20 يوماً من نهاية الشهر.	موظف وحدة الموازنة	X
8	حفظ التقرير في ملف الوحدة.	موظف وحدة الموازنة	X

خريطة الإجراء

إجراء متابعة الإيرادات

المدخلات	موظف وحدة الموازنة	المسؤول المالي الاول	المخرجات
	بداية
	1- استخراج تقارير الإيرادات الفعلية من نظام موارد من بداية السنة المالية حتى تاريخ نهاية الشهر المطلوب إعداد التقرير عنه
تقرير الإيرادات الفعلية	2- استخراج الإيرادات المحصلة من نظام موارد من بداية السنة المالية السابقة حتى تاريخ نهاية الشهر المطلوب إعداد التقرير عنه من العام الماضي
تقرير الإيرادات المقدرة	3- استخراج الإيرادات المقدرة من نظام التخطيط الذكي من بداية السنة المالية حتى تاريخ نهاية الشهر
	4- تحليل البيانات المستخرجة وتحديد أسباب الإنحراف بالتنسيق مع الوحدات المعنية
	5- إعداد تقرير مقارنة الإيرادات الفعلية بالإيرادات المقدرة والفعلية للسنة السابقة مع أسباب الانحراف	6- مراجعة التقرير واعتماده وعرضه على الإدارة العليا	تقرير المقارنات النظام المالي
	7- موافاة دائرة المالية بنسخة من تقرير المقارنات في موعد أقصاه 20 يوم من نهاية الشهر	6- مراجعة التقرير واعتماده وعرضه على الإدارة العليا	تقرير المقارنات النظام المالي
	8- أرشفة
	نهاية

2.6 مؤشرات الأداء

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الفترة الزمنية اللازمة لإجراء تسجيل الإشعار المدين/الفاتورة في نظام موارد منذ استلام المؤيدات من الجهة المعنية / تقديم الخدمة أو بيع السلعة للمتعامل حتى تسجيل الإشعار / الفاتورة	الفترة الزمنية ما بين استلام المؤيدات من الجهة المعنية / تقديم الخدمة أو بيع السلعة للمتعامل وتسجيل الإشعار / الفاتورة	قياس الوقت المستغرق لتسجيل الإشعار / الفاتورة لدى الجهة الحكومية وتحديد فاعلية وحدة الإيرادات	أسبوعي
2	أعمار الذمم المدينة	تاريخ إصدار تقرير أعمار الذمم المدينة	قياس فاعلية متابعة الذمم المدينة	شهري
3	نسبة الديون المشكوك في تحصيلها من المبلغ الإجمالي للإيرادات المستحقة	الديون المشكوك في تحصيلها ÷ إجمالي إيرادات المستحقة	قياس مبالغ الديون المشكوك في تحصيلها من إجمالي قيمة الإيرادات	سنوي
4	عدد الإشعارات المدينة / الدائنة في نظام موارد (للتعديل على أرصدة الذمم المدينة) بالنسبة لعدد الفواتير	عدد الإشعارات المدينة / الدائنة ÷ عدد الفواتير	قياس نسبة التعديل على أرصدة الذمم المدينة	شهري
5	نسبة الشيكات المرتجعة	عدد الشيكات المرتجعة / إجمالي الشيكات المستلمة × 100 %	قياس كفاءة المتعاملين في الوفاء بالتزاماتهم المالية	شهري
6	نسبة استحداث أو تعديل أو إلغاء رسوم أو ضرائب	(عدد البنود الاستحداث أو التعديل أو الإلغاء الحالية - عدد البنود الاستحداث أو التعديل أو الإلغاء السابقة) / عدد البنود الاستحداث أو التعديل أو الإلغاء السابقة × 100 %	قياس معدل التعديلات السنوية على الرسوم والضرائب	سنوي

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية
لحكومة عجمان

3 الباب الثالث - الرواتب والأجور ومنافع الموظفين

متابعة تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

3.1 التعريفات

في تطبيق أحكام هذا الباب يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها ما لم يدل سياق النص بخلاف ذلك، لذلك يفضل قراءة هذه التعريفات قراءة جيدة قبل الانتقال إلى باقي أجزاء الباب، وذلك من أجل سهولة استخدام الدليل.

المصطلح	التعريف
وحدة الموارد البشرية	(الإدارة / القسم / الشعبة / الوحدة) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية المعنية بمهام ومسؤوليات وإجراءات الموارد البشرية.
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / رئيس قسم الشؤون المالية/ محاسب رئيسي) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
منافع الموظفين	المنافع المرتبطة بالدرجة الوظيفية التي يتحصل عليها الموظفون بشكل دوري مقابل أداء مهامهم الوظيفية وتشمل: الرواتب الإجازات السنوية اشتراكات معاشات التقاعد (الاستقطاعات ومساهمة الحكومة للمواطنين ومواطني دول مجلس التعاون الخليجي) مكافأة نهاية الخدمة (للموظفون غير المواطنين)
الرواتب	المقابل النقدي الذي يتحصل عليه الموظف بشكل دوري (نهاية كل شهر) والذي يتضمن الراتب الأساسي والعلاوة التكميلية والبدلات والعلاوات الأخرى إن وجدت.

3.2 السياسات العامة

تكون وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية هي المسؤولة عن إدخال وتحديث واستكمال بيانات الموظفين في سجلات الموارد البشرية.
تكون وحدة الرواتب في الجهة الحكومية هي المسؤولة عن معالجة (احتساب) الرواتب ومنافع الموظفين والتحقق من دقة البيانات وعن تسجيل الالتزامات الناتجة عنها في النظام الفرعي للرواتب.
يجب تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين في السجلات المحاسبية للجهة الحكومية ضمن الفترة المالية التي تستحق فيها المنفعة وتمت فيها تأدية المهام الوظيفية الخاصة بها.
يجب التأكد من استيفاء جميع المؤيدات الخاصة بالرواتب ومنافع الموظفين قبل تسجيل أي التزامات أو صرف مستحقات وذلك حسب المؤيدات الثبوتية وجدول الصلاحيات المعتمد.
يتم سداد جميع المبالغ مستحقة الدفع وفق سياسة الموارد البشرية للرواتب ومنافع الموظفين ووفقاً لقرار الصلاحيات المالية.
يتم إصدار "قسيمة الرواتب" بشكل شهري للموظفين أو عند الطلب "قسيمة الرواتب" توضح منافع الموظفين المصروفة بالتفصيل في الفترة المعنية ويتم توفيرها للموظف كوثيقة توضيحية.
على موظف وحدة الرواتب في الجهة الحكومية حفظ جميع المؤيدات وجميعها بطريقة تسهل أرشفتها وصيانتها.
تسوية الحسابات مع الأستاذ العام
أ. تكون وحدة الحسابات هي المسؤولة عن تسوية النظام الفرعي للرواتب مع نظام الأستاذ العام بالتنسيق والتعاون مع وحدة الرواتب.

لتغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال

ب. يجب تسوية النظام الفرعي للرواتب مع نظام الأستاذ العام عند اقفال الفترة المحاسبية المعنية، وذلك لضمان مطابقة النظام الفرعي للرواتب مع نظام الأستاذ العام. ويجب أن يتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية التسوية واتخاذ الإجراءات التصحيحية على النظام الفرعي عند الحاجة بالتنسيق مع وحدة الرواتب.
يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية وذلك للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بمبادئ الرقابة الداخلية حيث يجب الفصل الوظيفي بين المهام التالية:
- تحديث سجلات وبيانات الموظفين.
- التدقيق على التغييرات الشهرية في بيانات الموظفين.
- تشغيل وإعداد كشوف الرواتب ومنافع الموظفين.
- تسجيل الالتزامات والمصاريف الناتجة عن الرواتب ومنافع الموظفين.
- إعداد طلبات الصرف المتعلقة بالرواتب ومنافع الموظفين.
- دفع الرواتب ومنافع الموظفين.
- تسوية الحسابات.

3.3 السياسات التفصيلية

3.3.1 معالجة الرواتب ومنافع الموظفين

يجب معالجة الرواتب ومنافع الموظفين حسب الجدول الزمني أدناه.

النشاط	المسؤولية	إلى تاريخ
إدخال وتحديث واستكمال بيانات الموظفين	وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية	نهاية يوم 20 من الشهر
مراجعة بيانات الرواتب ومنافع الموظفين	وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية	نهاية يوم 21 من الشهر
معالجة (احتساب) الرواتب ومنافع الموظفين وإعداد كشوف المصارف الخاصة بالرواتب الشهرية	وحدة الرواتب في الجهة الحكومية	نهاية يوم 24 من الشهر
إعداد مستند الصرف	وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	نهاية يوم 25 من الشهر

لأغراض احتساب استحقاقات الرواتب في النظام الفرعي تعتبر أي حركات تتم بعد الإعداد النهائي لكشوفات الرواتب ومنافع الموظفين وحتى نهاية الشهر ضمن استحقاقات الرواتب والأجور للشهر اللاحق.
تعتبر كافة الأشهر 30 يوماً بغض النظر عن عدد الأيام الفعلية؛ وذلك لأغراض احتساب استحقاقات الرواتب في النظام الفرعي للرواتب ويستثنى من ذلك:
- شهر التعيين.
- شهر إنهاء الخدمة.
حيث تحتسب استحقاقات الرواتب في الحالتين على أساس (أيام العمل الفعلية منسوبة لعدد أيام الشهر الفعلية).
يصرف الراتب المرتد من البنك لأي أسباب بسند مستقل بعد تسوية الأمر من وحدة الرواتب بالتنسيق مع الموظف المعني.
لا يجوز أن يختلف إجمالي استحقاقات الموظف مجتمعة عن الراتب والإجازات مدفوعة الأجر خلال الشهر أو مستحقات الإجازة مدفوعة الأجر منفردة عن إجمالي الراتب الشهري المعتمد للموظف الموجود في الخدمة وكذلك في حال كانت الأيام الفعلية للشهر أقل أو أكثر عن 30 يوماً، ذلك أن المركز القانوني للموظف أثناء الإجازة لا يتغير عن مركزه القانوني أثناء وجوده في الخدمة.
تصرف رواتب الموظفين الشهرية عن طريق إجراء تحويل مصرفي إلى الحسابات المصرفية للموظفين بصافي الرواتب المستحقة لهم.
يجوز صرف الراتب الشهري للموظف الجديد بشيك لمدة أقصاها شهرين لحين قيامه بفتح حساب لدى أحد المصارف العاملة بالدولة وتزويد وحدة الموارد البشرية برقم وتفاصيل الحساب المصرفي المعتمد.
لا يجوز صرف رواتب الموظفين مقدماً بأي حال من الأحوال باستثناء راتب الإجازة المدفوع مقدماً.
لا يجوز منح سلف للموظفين على حساب الراتب.
لا يجوز الاستقطاع من راتب الموظف لسداد أي التزامات عليه للغير، وخلافاً لذلك تستقطع من مستحقات الموظف:
- الجزاءات الإدارية.
- المبالغ التي تستقطع شهرياً لتسديد حصته في صندوق المعاشات.
- المبالغ التي تستقطع نفاذاً لحكم قضائي.
- المبالغ السابق صرفها للموظف بالخطأ.
- أي مبالغ أخرى مستحقة على الموظف للجهة الحكومية.

3.3.2 التأمينات الاجتماعية للموظفين

الموظفون المدنيون والعسكريون: المواطنون ومواطنو دول مجلس التعاون:
أ. على موظف وحدة الرواتب إعداد كشوف استقطاعات التأمينات الاجتماعية الخاصة بالموظفين ومساهمة الحكومة بشكل شهري لصالح الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية.

ب. على مسؤول وحدة الرواتب مراجعة كشوف استقطاعات التأمينات الاجتماعية الخاصة بالموظفين ومساهمة الحكومة شهرياً.

ج. على وحدة الرواتب في الجهات الحكومية تسجيل التزامات ومصاريف مبالغ استقطاعات التأمينات الاجتماعية الخاصة بالموظفين ومساهمة الحكومة لصالح الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية بشكل شهري في النظام الفرعي للرواتب.

د. على وحدة المدفوعات أو وحدة الرواتب في الجهات المشمولة بالتحويل الآلي التأكد من استلام الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية المبالغ التأمينات الاجتماعية المستحقة الشهرية قبل الموعد المحدد قانوناً.

3.3.3 تسجيل التزامات منافع الموظفين

على وحدة الموارد البشرية التأكد من تحديث بيانات الموظفين المتعلقة بالإجازات السنوية بصفة مستمرة، وذلك من أجل التأكد من الاحتساب الصحيح لرصيد أيام الإجازات المتراكم.
على وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية التأكد من صحة بيانات تاريخ التعيين لكافة الموظفين والتحديث على تاريخ آخر يوم عمل في حال انتهاء خدمة الموظف، وذلك من أجل التأكد من الاحتساب الصحيح لمخصصات نهاية الخدمة.
يتم احتساب المخصص المتعلق برصيد الإجازات غير المستعمل استناداً إلى الراتب الإجمالي للموظف عند نهاية الفترة كالتالي: (رصيد أيام الإجازات المتراكم نهاية الفترة مضروباً في 1.4 مضروباً في الراتب الإجمالي مضروباً في 12 شهراً مقسوماً على 365 يوماً) على ألا تتجاوز قيمة المخصص قيمة رصيد أيام الإجازات المسموح للموظف بالاحتفاظ به نهاية العام.
يتم احتساب مخصص نهاية الخدمة للموظفين من اليوم الأول من التوظيف، استناداً إلى سياسات وتشريعات الموارد البشرية التي تنطبق على الموظف.
وحدة الرواتب في الجهة الحكومية هي الوحدة المسؤولة عن سحب التقارير الخاصة بمخصصات الإجازات ونهاية الخدمة شهرياً عند الانتهاء من تشغيل الرواتب ومراجعة الأرصدة والاحتفاظ بالتقارير الشهرية في سجل خاص بذلك، وتزويد وحدة الحسابات بنسخة منه.
على مسؤول وحدة الرواتب في الجهة الحكومية، بالتنسيق مع وحدة الموارد البشرية، تزويد وحدة الحسابات بأرصدة مخصصات منافع الموظفين المطلوبة التي يتم على ضوئها تسجيل الالتزامات عند اقفال الفترة المالية، وعلى سبيل المثال: مكافأة نهاية الخدمة وأرصدة الإجازات الدورية.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 13 - منافع الموظفين.

على وحدة الحسابات في الجهة الحكومية التأكد من التسجيل الصحيح للالتزامات شهرياً.

3.3.4 نقل الموظفين بين الجهات الحكومية

يجب تعديل بيانات الموظفين المنتقلين من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى في سجلات الموارد البشرية ليتم معالجة الرواتب والمنافع ضمن التزامات ومصاريف الجهة الحكومية الجديدة.
على وحدة الحسابات بالتنسيق مع وحدة الرواتب في كل جهة حكومية نقل وتعديل الالتزامات المستحقة للموظف، (وعلى سبيل المثال: إجازات...)، من السجلات المحاسبية للجهة الحكومية المنتقل منها إلى السجلات المحاسبية للجهة الحكومية الجديدة.
في حالة نقل الموظف المواطن من جهة تابعة للحكومة الاتحادية أو أي جهة تابعة لحكومة إحدى إمارات الدولة لا يتم تسجيل أي التزامات مالية كانت مستحقة للموظف المواطن على جهة عمله السابقة.

3.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية للرواتب ومنافع الموظفين:

قانون الموارد البشرية في حكومة عجمان أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
قانون خدمة العسكريين المحليين في إمارة عجمان أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 1999 بشأن إصدار قانون المعاشات والتأمينات الاجتماعية أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
اللوائح والأنظمة والقرارات الخاصة بالموارد البشرية في حكومة عجمان.
السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 13 - منافع الموظفين.

3.5 الإجراءات ودورات العمل

3.5.1 تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين

3.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين للجهات الحكومية.

3.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الرواتب في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الرواتب في الجهة الحكومية.
وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

3.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة
			آلية	يدوية
1	بيانات الموظفين للفترة المعنية	وهي عبارة عن البيانات التي يتم إدخالها / تحديثها في سجلات نظام الموارد البشرية من قبل وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية، والتي تبين مستحقات الموظفين عن الفترة المعنية من رواتب أو منافع أخرى على سبيل المثال الرواتب وبدل الإجازة والاستقطاعات.
2	المؤيدات	وهي الوثائق الثبوتية التي يتم على أساسها تسجيل التزامات أو مصاريف الرواتب ومنافع الموظفين وتبين أسباب الفروقات (إن وجدت). ويتم استلام المؤيدات من خلال وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية.		α

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة
			آلية	يدوية
1	كشف الرواتب التفصيلي للفترة المعنية	وهو الكشف الناتج عن عملية معالجة الرواتب ومنافع الموظفين للفترة المعنية، والذي يتضمن المبالغ والاستحقاقات التي يتوجب دفعها.

3.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	التأكد من تحديث / استكمال بيانات الموظفين في سجلات نظام الموارد البشرية والتي على ضوئها يتم احتساب الرواتب للفترة المعنية في نظام الرواتب. وتتضمن هذه البيانات على سبيل المثال: البيانات المصرفية الراتب الأساسي البدلات استقطاعات التأمينات الاجتماعية استقطاعات أخرى مساهمة الحكومة في التأمينات الاجتماعية قرار إنهاء الخدمة إشعار وحدة الرواتب باستكمال كافة الإجراءات لصرف الرواتب.	موظف وحدة الموارد البشرية		X
2	معالجة الرواتب للفترة المعينة وإعداد كشوف احتساب الرواتب ومقارنتها مع الكشوف التاريخية لآخر فترة.	موظف وحدة الرواتب		X
3	في حال وجود فروقات، يتم مراجعة مؤيدات الفروقات ومخاطبة وحدة الموارد البشرية لتوضيح أي فروقات أخرى.	موظف وحدة الرواتب		X
4	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيود الالتزامات والمصاريف الناتجة عن رواتب ومنافع الموظفين للفترة المعنية في النظام الفرعي للرواتب.	موظف وحدة الرواتب		X
5	مراجعة واعتماد القيود والمؤيدات وترحيلها إلى الأستاذ العام.	مسؤول وحدة الرواتب		X
6	إجراء دفع الرواتب ومنافع الموظفين لإتمام عملية الصرف.	وحدة المدفوعات		X
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
8	حفظ القيود والمؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة الرواتب		X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين

3.5.2 دفع الرواتب ومنافع الموظفين

3.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى دفع الرواتب ومنافع الموظفين للجهات الحكومية، استناداً إلى أمر دفع والمؤيدات ويتضمن الدفع على سبيل المثال:

دفع الرواتب الشهرية.
دفع اشتراكات التأمينات الاجتماعية إلى الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية.
مستحقات إنهاء الخدمة.

3.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

3.5.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة
			آلية	يدوية
1	أمر دفع	وهو إشعار معتمد من قبل وحدة الرواتب في الجهة الحكومية لتسوية أو دفع مبالغ متعلقة بالرواتب ومنافع الموظفين.
2	المؤيدات	وهي المستندات أو الوثائق الثبوتية المرفقة مع أمر الدفع والتي بموجبها تتم عملية الصرف وعلى سبيل المثال: كشوف الرواتب المعتمدة. كشوف اشتراكات التأمينات الاجتماعية. قرار إنهاء خدمة صادر من السلطة المختصة بالجهة الحكومية. براءة ذمة معتمدة. إلغاء إقامة الموظف غير المواطن أو نقل كفالته على جهة أخرى. براءة ذمة من المصرف المحول إليه راتب الموظف الشهري وإذا تعذر الحصول على براءة الذمة المطلوبة على الجهة الحكومية تحويل مستحقات إنهاء الخدمة للمصرف المعني مع الإشارة بأن هذا المبلغ يمثل مستحقات إنهاء الخدمة.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة
			آلية	يدوية
1	مستند الصرف	وهو نموذج الصرف المرفق بالمؤيدات والمعد من قبل وحدة المدفوعات (وعلى سبيل المثال تفاصيل كشوف الرواتب) والمستخدم لسداد المطالبات المالية عبر آلية الدفع المعتمدة.
2	إشعار التحويل المصرفي	وهو إشعار يفيد بتحويل الدفعة لحسابات الموظفين / الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية من الحساب المصرفي الخاص بالجهة الحكومية.
3	كشوف الرواتب التفصيلية / منافع الموظفين المحولة إلى المصارف	وهو الكشف الذي يبين الرواتب ومنافع الموظفين للفترة المعنية والمستخرج من النظام الفرعي للرواتب، والذي يتضمن المبالغ والاستحقاقات التي يتوجب دفعها للموظفين / الجهات المعنية والمحول إلى البنك الخاص بالجهة الحكومية.

3.5.2.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام أمر الدفع والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات حسب جدول الصلاحيات والمؤيدات.	موظف وحدة المدفوعات		X
2	إعداد قيد الدفعة في النظام الفرعي للمدفوعات مقابل أمر الدفع وإعداد مستند الصرف في سجلات الجهة الحكومية.	موظف وحدة المدفوعات		X
3	مراجعة قيد الدفعة ومستند الصرف واعتمادهما في النظام الفرعي للمدفوعات وإصدار كشوف الرواتب التفصيلية / منافع الموظفين المحولة إلى المصارف تحويل الدفعة إلى النظام الخاص بالدفع.	مسؤول وحدة المدفوعات		X
4	مراجعة واعتماد الدفعة في النظام الخاص بالدفع وإشعار البنك المعني بالتحويل.	المفوض بالتوقيع (تبعاً لجدول الصلاحيات المعتمد)		X
5	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
6	حفظ القيد والمؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة المدفوعات		X

خريطة الإجراء

إجراء دفع الرواتب ومنافع الموظفين

3.5.3 تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين والدفع (الجهات المشمولة بالتحويل الآلي)

3.5.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين للجهات الحكومية والدفع، استناداً إلى أمر دفع والمؤيدات ويتضمن الدفع على سبيل المثال:

دفع الرواتب الشهرية.
دفع اشتراكات التأمينات الاجتماعية إلى الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية.
مستحقات إنهاء الخدمة.

3.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الرواتب في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الرواتب في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

3.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة
			آلية	يدوية
1	بيانات الموظفين للفترة المعنية	وهي عبارة عن البيانات التي يتم إدخالها / تحديثها في سجلات نظام الموارد البشرية من قبل وحدة الموارد البشرية في الجهة الحكومية، والتي تبيّن مستحقات الموظفين عن الفترة المعنية من رواتب أو منافع أخرى، على سبيل المثال الرواتب وبدل الإجازة والاستقطاعات.
2	المؤيدات	وهي المستندات أو الوثائق الثبوتية المرفقة مع أمر الدفع، والتي بموجبها تتم عملية الصرف وعلى سبيل المثال: كشوف الرواتب المعتمدة. كشوف اشتراكات التأمينات الاجتماعية. قرار إنهاء خدمة صادر عن السلطة المختصة بالجهة الحكومية. براءة ذمة معتمدة. إلغاء إقامة الموظف غير المواطن أو نقل كفالته على جهة أخرى. براءة ذمة من المصرف المحول إليه راتب الموظف الشهري، وإذا تعذر الحصول على براءة الذمة المطلوبة على الجهة الحكومية تحويل مستحقات إنهاء الخدمة للمصرف المعني مع الإشارة إلى أن هذا المبلغ يمثل مستحقات إنهاء الخدمة.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة
			آلية	يدوية
1	كشوف الرواتب التفصيلية / منافع الموظفين المحولة إلى المصارف	وهو الكشف الذي يبين الرواتب ومنافع الموظفين للفترة المعنية والمستخرج من النظام الفرعي للرواتب، والذي يتضمن المبالغ والاستحقاقات التي يتوجب دفعها للموظفين / الجهات المعنية.
2	إشعار التحويل المصرفي	وهو إشعار يفيد بتحويل الدفعة لحسابات الموظفين / الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية من الحساب المصرفي الخاص بالجهة الحكومية.

3.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	التأكد من تحديث / استكمال بيانات الموظفين في سجلات نظام الموارد البشرية، والتي على ضوئها يتم احتساب الرواتب للفترة المعنية في نظام الرواتب. وتتضمن هذه البيانات على سبيل المثال: البيانات المصرفية الراتب الأساسي البدلات استقطاعات التأمينات الاجتماعية استقطاعات أخرى مساهمة الحكومة في التأمينات الاجتماعية قرار إنهاء الخدمة إشعار وحدة الرواتب باستكمال كافة الإجراءات لصرف الرواتب.	موظف وحدة الموارد البشرية		X
2	معالجة الرواتب للفترة المعينة وإعداد كشوف احتساب الرواتب ومقارنتها مع الكشوف التاريخية لآخر فترة.	موظف وحدة الرواتب		X
3	في حال وجود فروقات، يتم مراجعة مؤيدات الفروقات ومخاطبة وحدة الموارد البشرية لتوضيح أي فروقات أخرى.	موظف وحدة الرواتب		X
4	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيود الالتزامات والمصاريف الناتجة عن رواتب ومنافع الموظفين للفترة المعنية في النظام الفرعي للرواتب.	موظف وحدة الرواتب		X
5	مراجعة واعتماد القيود والمؤيدات وترحيلها إلى الأستاذ العام وتحويل الدفعة إلى النظام الخاص بالدفع.	مسؤول وحدة الرواتب		X
6	مراجعة واعتماد الدفعة في النظام الخاص بالدفع وإشعار البنك المعني بالتحويل.	المفوض بالتوقيع (تبعاً لجدول الصلاحيات المعتمد)		X
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
8	حفظ القيود والمؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة الرواتب		X

خريطة الإجراء

تسجيل الرواتب ومنافع الموظفين والدفع (الجهات المشمولة بالتحويل الآلي)

3.5.4 تسجيل مخصصات منافع الموظفين

3.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل مخصصات منافع الموظفين بناء على الالتزامات المستقبلية عند اقفال الفترة المالية، وعلى سبيل المثال المخصصات التالية:

مكافأة نهاية الخدمة للموظفين غير المواطنين.
الإجازات السنوية.

3.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الرواتب في الجهات الحكومية.
مسؤول وحدة الرواتب في الجهات الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

3.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة
			آلية	يدوية
1	بيانات الموظفين المتعلقة بالمخصصات للفترة المعنية	وهي عبارة عن بيانات الموظفين التي يتم تزويدها من قبل وحدة الموارد البشرية في الجهات الحكومية، والتي تبين مستحقات الموظفين عن الفترة المعنية من منافع (وعلى سبيل المثال: أرصدة الإجازات السنوية ومكافأة نهاية الخدمة).
2	رصيد المخصص في الأستاذ العام	وهو الرصيد الحالي المحتسب للمخصص المعني الخاص بمنافع الموظفين في الجهة الحكومية.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة
			آلية	يدوية
1	القيد التعديلي	وهو القيد المعد لمعالجة فروقات المخصص (إن وجدت) بناء على تقرير المخصصات المعتمد.

3.5.4.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	تحميل بيانات الموظفين المتعلقة بالمخصصات في النظام الفرعي للرواتب، والتي يتم على ضوئها احتساب مخصصات منافع الموظفين لتسجيلها كالتزامات على الجهة الحكومية عند نهاية الفترة المالية.	موظف وحدة الرواتب		X
2	إعداد قيد تسجيل المخصص / تعديل في النظام الفرعي للرواتب.	موظف وحدة الرواتب		X
3	مراجعة المؤيدات والقيد واعتماده.	مسؤول وحدة الرواتب		X
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
5	حفظ القيد والمؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة الرواتب		X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل مخصصات منافع الموظفين

3.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على التقارير التالية لقياس أداء وظيفة وحدة الرواتب (على سبيل المثال):

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الوقت المستغرق لمعالجة ودفع الرواتب ومنافع الموظفين	عدد الأيام المستغرقة لدفع الرواتب ومنافع الموظفين الشهرية	تحديد عدد الأيام المستغرقة لدفع الرواتب ومنافع الموظفين الشهرية	شهري
2	نسبة عمليات صرف الرواتب ومنافع الموظفين من خلال الدفع الاستثنائي	عدد عمليات صرف الرواتب ومنافع الموظفين من خلال الدفع الاستثنائي / إجمالي عمليات صرف الرواتب ومنافع الموظفين خلال الشهر	تحديد عدد عمليات صرف الرواتب ومنافع الموظفين الشهرية من خلال الدفع الاستثنائي	شهري
3	نسبة الأخطاء الناتجة عن معالجة الرواتب ومنافع الموظفين الشهرية	عدد العمليات الخاطئة / إجمالي العمليات الشهرية	تحديد نسبة الأخطاء الشهرية الناتجة عن معالجة الرواتب ومنافع الموظفين (من إعداد الكشوف حتى الدفع)	شهري

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

4 الباب الرابع المدفوعات

متابعة تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

4.1 التعريفات

في تطبيق أحكام هذا الباب يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها ما لم يدل سياق النص بخلاف ذلك؛ لذلك يفضل قراءة هذه التعريفات قراءة جيدة قبل الانتقال إلى باقي أجزاء الباب، وذلك من أجل سهولة استخدام الدليل.

المصطلح	التعريف
الوحدة المالية	(إدارة الشؤون المالية / قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
وحدة المدفوعات	(القسم / الشعبة / الوحدة/موظف) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية المعنية.
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / رئيس قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
التأمينات المستردة والضمانات المدفوعة	هي المبالغ التي تقوم الجهة الحكومية بدفعها كضمان أو على سبيل الأمانة نظراً لتأجير مبنى أو أصل أو عقار أو تنفيذ اتفاقية أو أداء خدمة أو شروط مطلوبة ويجب الالتزام بها، وتكون هذه التأمينات قابلة للاسترداد عند انتهاء الغرض الذي تم دفعه لأجله.
التأمينات للغير والضمانات المقبوضة	هي المبالغ التي يتم تحصيلها من المتعاملين مع الجهة الحكومية كضمان أو على سبيل الأمانة نظراً لحيازة أصل من أصول الجهة أو تنفيذاً لاتفاقيات أو أداء خدمات أو شروط مطلوبة، وتكون هذه التأمينات قابلة للرد عند انتهاء الغرض الذي حصلت من أجله.
مصروفات تشغيلية	وهي النفقات التي تتكبدها الجهة الحكومية من شراء السلع أو الخدمات خلال مزاولتها لأعمالها والتي لا تعتبر ضمن المصاريف الرأسمالية.
مصروفات رأسمالية	وهي النفقات التي تتكبدها الجهة الحكومية من شراء / إنشاء أصول ملموسة وغير ملموسة والتي سيكون لها منافع اقتصادية أو إنتاجية لمدة تتجاوز الفترة المالية الواحدة، هذا بالإضافة إلى النفقات على أصول موجودة، والتي ينتج عنها زيادة في العمر الإنتاجي لهذه الأصول أو ارتفاع في المنافع الاقتصادية أو من الخدمة المرتقبة لها.
المدفوعات النظامية	مدفوعات الفواتير أو المطالبات التي يتم تحويلها للدفع من الأنظمة الفرعية (على سبيل المثال: نظام المشتريات الفرعي، نظام الرواتب).
المدفوعات المباشرة	مدفوعات الفواتير أو المطالبات غير المدفوعات النظامية (على سبيل المثال: فواتير الهاتف والكهرباء والمياه).

4.2 السياسات العامة

تكون وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية هي الوحدة المسؤولة عن معالجة الذمم الدائنة والمدفوعات ومتابعتها.
يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية؛ وذلك للمحافظة على الشفافية والنزاهة، والالتزام بأسس وأنظمة الرقابة الداخلية حيث يجب الفصل الوظيفي للآتي:
- إعداد طلبات الصرف.
- اعتماد الصرف.
- تسجيل قيود الصرف.
- تسوية الحسابات المصرفية.
يجب التأكد من توفر جميع المرفقات الخاصة بالمصروف قبل تسجيل أي فاتورة/ التزام، وذلك حسب المؤيدات / المدخلات المذكورة قبل كل إجراء في هذا الباب.
يجب استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات قبل إتمام عملية الصرف (دفع) وتسجيلها في السجلات المحاسبية (النظام الفرعي للذمم الدائنة).
يجب تسجيل التزام عند استلام مبالغ متعلقة بتقديم خدمة في المستقبل أو في حالة استلام مبالغ سيتم إعادتها لاحقاً (وعلى سبيل المثال: المبالغ المحصلة مقدم والأمانات).
يسقط حق الغير في المطالبة بأي ديون أو مستحقات بعد انقضاء خمس سنوات من تاريخ انتهاء السنة المالية التي استحقت فيها تلك الديون والمستحقات، وتصبح بعد مضي هذه المدة مالاً عاماً وتسجل كإيرادات.
يسقط حق الغير في المطالبة بأي أموال أمانة بمضي (5) سنوات من تاريخ استحقاق ردها لمن له حق استردادها، وتصبح بعد مضي هذه المدة مالاً عاماً وتسجل كإيرادات.
يجب تسجيل الالتزامات حسب قيمتها النهائية (صافي القيمة بعد الخصومات التجارية والغرامات) إن وجدت.
يجب توثيق التعديل على قيمة الذمم الدائنة بإشعار دائن أو مدين مرفقاً بمؤيدات لتبرير أي تعديل على رصيد المورد أو المقاول وبيان قيمة تعديل الرصيد واعتماد التعديل وفقاً للصلاحيات المعتمدة في هذا الشأن.
يتم معالجة الأخطاء الجوهرية المتعلقة بالسنوات السابقة بأثر رجعي (تعديل أرصدة المقارنة)، وذلك بعد اعتماد دائرة المالية، ويتم الإفصاح عن التعديلات في البيانات المالية الختامية.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية ذات الصلة
إذا استوجب دفع فواتير من قبل دائرة المالية بالنيابة عن الجهات الحكومية، يتم تحويل الالتزام من الجهات الحكومية المعنية إلى دائرة المالية؛ حيث يتم إلغاء الاعتراف بالالتزام في الجهة الحكومية والاعتراف بالالتزام في دائرة المالية.
عدم إجراء مقاصة بين المبالغ المستحقة لأي شخص والمبالغ المستحقة عليه للجهة الحكومية إلا عند وجود مبررات تقتضي القيام بمثل هذا الإجراء، وبشرط توفر ما يلي:
أ. موافقة مدير الجهة الحكومية على المقاصة بناءً على توصية من المسؤول المالي الأول بالجهة الحكومية.

ب. توقيع الشخص على مُخالصة للمبالغ التي يتم تسويتها معه.

ج. تسجيل النفقات والإيرادات التي تتم المقاصة بينها على بنود النفقات الحكومية وبنود الإيرادات الحكومية وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
لا يجوز للجهات الحكومية بأي حال سداد المدفوعات الحكومية من الإيرادات التي تقوم بتحصيلها أو من المبالغ التي في عهدتها على سبيل الأمانة ولو بصفة مؤقتة.
لا يجوز للجهة الحكومية تجزئة المبالغ المستحقة الدفع بقصد تجاوز الصلاحيات المالية المعتمدة لها.
يجب على كل جهة حكومية التأكد من توفر الاعتماد اللازم في الموازنة قبل نشوء التزام بين الجهة الحكومية وأي جهة أو شخص آخر.

ترتبط المدفوعات للموردين/ المقاولين بتسديد قيمة الالتزام الذي نشأ على الجهة الحكومية نتيجة التعاقد مع المقاولين أو نتيجة شراء مواد أو إنجاز خدمات من قبل الموردين.
على وحدة المدفوعات توزيع المصاريف على مراكز التكلفة مع وجود أساس تحميل أو توزيع معقول ومبني على أسس (على سبيل المثال: أساس الوقت، أو أساس المساحة أو عدد الموظفين... إلخ).
يجب تصريح مستندات ومعاملات المدفوعات الحكومية وفقاً لمستويات الصلاحية المحددة بالتشريعات المنظمة لتلك الصلاحيات.
لا يجوز للموظف تصريح المدفوعات الحكومية إذا كان هو المستفيد من سداد المدفوعات الحكومية أو عندما تكون له مصلحة خاصة أو شخصية (مالية أو غير مالية) في سداد المدفوعات الحكومية، ويجب في مثل هذه الحالات تصريح المدفوعات الحكومية من قبل المستوى الوظيفي الأعلى منه في الصلاحية.
يجب تصريح مستندات ووثائق المدفوعات الحكومية الورقية بالتوقيع الكتابي عليها من قبل الموظف المخول بذلك، ولا يجوز التوقيع باستخدام وسائل أخرى مثل التوقيع بالختم أو استخدام التوقيع المسبق أو المطبوع على أوراق أو النسخ.
تسوية الحسابات مع الأستاذ العام.
أ. تكون وحدة الحسابات هي المسؤولة عن تسوية النظام الفرعي للذمم الدائنة مع نظام الأستاذ العام، بالتنسيق والتعاون مع وحدة المدفوعات.

يتم تغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال.

ب. يجب تسوية النظام الفرعي للذمم الدائنة مع نظام الأستاذ العام عند اقفال الفترة المحاسبية المعنية، وذلك لضمان مطابقة النظام الفرعي للذمم الدائنة مع نظام الأستاذ العام. ويجب أن يتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية التسوية واتخاذ الإجراءات التصحيحية على النظام الفرعي عند الحاجة.

4.3 السياسات التفصيلية

4.3.1 مراجعة ومطابقة الفواتير

يجب توجيه جميع فواتير الموردين والمقاولين إلى وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية. وفي حال استلام الفواتير من قبل إدارات أو أقسام أخرى فيجب على الإدارة / القسم إرسالها إلى وحدة المدفوعات مرفقة بجميع المؤيدات خلال يومي عمل من تاريخ استلامها.
على وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية مراجعة الفواتير الواردة والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات / المرفقات قبل الموافقة على استلام الفواتير.
يجب مراجعة فواتير المورد أو المقاول من أجل التحقق من صحة البيانات وأنها مستوفاة للاشتراطات التي يجب توافرها في الفاتورة الضريبية إن كان المورد مسجلاً ضريبياً، ودقة الحسابات وتوافق تكلفة الوحدة والكمية المستلمة مع أمر الشراء الأصلي أو العقد / الاتفاق ومحاضر الاستلام وأي تقارير أخرى مساندة قبل تسجيلها في النظام الفرعي للذمم الدائنة والتحقق من صحة المعالجة الضريبية، وفي حال وجود ملاحظات أو عدم استكمال المؤيدات، يجب التواصل مع الإدارة المعنية.
يجب أن يتم قبول فواتير المورد أو المقاول الأصلية المختومة والموقعة أو الإلكترونية باستثناء الفواتير التي يتم تحميلها إلكترونياً في نظام الفواتير للموردين، حيث يتم قبول نسخة مختومة وموقعة من قبل المورد.
يجب إدخال جميع الفواتير المستلمة في النظام الفرعي للذمم الدائنة، وذلك خلال يومي عمل من تاريخ استلامها من قبل وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية مع تحديد التواريخ المتعلقة بالمعاملة (تاريخ الفاتورة الفعلي، تاريخ استلام الفاتورة، تاريخ استحقاق الفاتورة).
يجب مراعاة النية من استخدام السلع أو الخدمات عند تسجيل الفواتير، وذلك لأغراض استرداد ضريبة القيمة المضافة.
فيما يخص فواتير السلع المشتراة من خارج الدولة أو المناطق المحددة، يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة وفق آلية الاحتساب العكسي في حالة عدم سداد الضريبة.
فيما يخص فواتير الخدمات المشتراة من خارج الدولة، يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة وفق آلية الاحتساب العكسي.
على وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية الاحتفاظ بسجل تواريخ استلام الفواتير وفصل جميع الفواتير التي عليها خلافات عن الفواتير الأخرى. كما يجب عدم تسجيل الفواتير التي عليها خلافات كالتزام على الجهة، وإعداد تقرير بشكل استثنائي وإبلاغ الأطراف المعنية عن الخلافات لكي يتم اتخاذ الإجراء الملائم لحل المشكلة.
تكون وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية الوحدة المسؤولة عن تحديد فترة السداد (عند إدخال الفاتورة) وطريقة الدفع وأي تفاصيل أخرى متعلقة بالسداد للفاتورة ذات العلاقة مع الأخذ في عين الاعتبار:
- شروط الدفع الموثقة في العقد / الاتفاق.
- الغرامات حسب الشروط الموثقة في العقد / الاتفاق.
- الخصم.
- الأثر الضريبي المذكور بالعقد.
- التأكد من أن القيمة المطلوب تسديدها لم تسقط بالتقادم.
يحق للجهة الحكومية الخصم من أي دفعة مستحقة لأي مستفيد لا تزال في ذمته التزامات مالية مستحقة لها أو لأي جهة حكومية أخرى، على أن تقوم بإخطار المستفيد بتفاصيل الإجراء الذي تم خطياً، ويجب على وحدة المدفوعات عدم سداد أي مبالغ نيابة عن أي جهة حكومية أو أي جهة ذات علاقة إلا بعد التأكد من وجود موافقة من هذه الجهة.
على الجهة الحكومية عدم قبول المستندات التالية (وما في حكمها) كمستندات مؤيدة للدفع:
- المستندات التالفة وغير الواضحة.
- المستندات التي جرى على بياناتها الأصلية تغيير، أو تحريف أو كشط أو مسح... إلخ، ما لم تكن التغييرات معتمدة وموثقة من نفس الشخص الذي أعد الأصل.
- المستندات التي لا تتعلق بالمدفوعات المطلوب دفعها أو المستندات التي سبق أن تم دفعها.
- المستندات المكتوبة بالقلم الرصاص أو القابلة للإزالة والتعديل دون أن يظهر أثر التعديل.
على وحدة المدفوعات التأكد من إضافة الأصل في سجل الأصول قبل إدخال فواتير شرائها في النظام الفرعي للذمم الدائنة.

4.3.2 نفقات الهاتف

على وحدة المدفوعات التأكد من الأمور التالية عند استلام فواتير الهاتف وكشوف التفريغ الشهرية من الوحدات الإدارية المستفيدة قبل تحويلها للدفع، وذلك كما يلي:
- التأكد من تاريخ فاتورة الهاتف، وأنها تخص الشهر الجاري تسديده ولا تتضمن أي مبالغ متأخرة تخص الأشهر السابقة.
- التأكد من أن أرقام الهواتف وأرقام الحسابات الظاهرة بفاتورة الهاتف تخص الجهة الحكومية.
- التأكد من وجود طلبات الموافقة على جميع المكالمات الدولية وبشكل تفصيلي لكل مكالمة دولية وأنها معتمدة من مدير الإدارة المعني.
- التأكد من أن أرقام الهواتف المتحركة هي للأشخاص المعتمدة هواتفهم المتحركة للدفع على حساب الجهة الحكومية طبقاً للقرار الصادر بهذا الشأن، وأن قيمة المبلغ المطلوب تسديده في أي شهر لا تتجاوز المبلغ المعتمد للهاتف.
- مراجعة الكشف التفريغي أو التجميعي للهواتف المطلوب سداد المبالغ المستحقة عليها مع الفواتير.

4.3.3 المصاريف المستحقة

يجب تسجيل الالتزامات التي تنشأ عن شراء سلع أو تلقي خدمات كمصروفات مستحقة في حال عدم استلام فاتورة وعلى سبيل المثال:
- استلام السلع / الأصول المشتراة أو شهادة إنجاز المرحلة من مراحل العقد / الاتفاق.
- استلام شهادة إنجاز للخدمات المتلقية.
ويتم إعادة تصنيف قيمة المصروف المستحق كذمة دائنة عند استلام واعتماد الفاتورة.
على وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية التواصل مع الإدارات الأخرى لحصر جميع المعاملات المالية التي قد ينشأ عنها مصاريف مستحقة عند نهاية الفترة (اقفال الفترة المالية). ويتم إعداد هذه القائمة للتأكد من أن جميع المصروفات المستحقة قد تم تحديدها وتسجيلها. ومثال على هذه المصاريف:
- السلع والأصول المستلمة، ولكن لم يتم استلام الفواتير المتعلقة بها.
- خدمات (مثل الهاتف والكهرباء والماء).
- إيجار مستحق.
- فوائد وعمولات على القروض؛ (تم تغطيتها ضمن باب الاستثمارات).
- رواتب وأجور، إجازات، مكافأة نهاية الخدمة؛ (تم تغطيتها ضمن باب الرواتب ومنافع الموظفين).
- أجور فنية.
يجب توقع وتسجيل مبالغ المصاريف المستحقة بشكل دوري وبعد الأخذ بعين الاعتبار البيانات التاريخية وأي معلومات أخرى ذات علاقة.
على وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية القيام بالمهام التالية عند نهاية كل فترة مالية:
- تحديد ومراجعة مبالغ المصاريف المستحقة (غير المسددة) في الفترة المحاسبية التي يتم إعداد التقارير عنها.
- تجهيز وإدخال القيود المحاسبية اللازمة لتسجيل المصاريف المستحقة (تم تغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال).

4.3.4 الحجوزات

يجب تسجيل الحجوزات المستقطعة من فواتير المقاولين / الموردين (إن وجدت) كالتزامات وفقاً لأمر الشراء أو العقد / الاتفاق عند استلام وإدخال الفواتير.
يتم دفع الفواتير بصافي القيمة بعد خصم مبلغ الحجز المستقطع.
يتم صرف الحجوزات المستقطعة مع الدفعة النهائية بعد التأكد من أن المشروع قد أنجز وفق الشروط والمواصفات الواردة بالعقد / الاتفاق واستيفاء كفالة الصيانة (إذا تطلب الأمر).

4.3.5 رد أموال الأمانة

يجب تسجيل أموال الأمانة التي يتم ردها للمستفيد من الحسابات التي قيدت عليها.
يجب ترحيل بيانات التأمين عند تحصيله وبشكل مفصل حسب نوع التأمين للغير مثل رقم إيصال التأمين، التاريخ، اسم صاحب التأمين وذلك لسهولة مراجعة بيانات التأمين ودفعها لمستحقيها حسب الأصول وتلافياً لتكرار دفعها في حال تمت الموافقة على دفع مبلغ التأمين للغير.
لا يجوز رد التأمين للغير قبل التأكد من استحقاق رد التأمين بناء على كتاب معتمد من الوحدة الإدارية التي قامت بتحصيل التأمين، على سبيل المثال: رد تأمين الإيجار، يجب الحصول على موافقة مسؤول وحدة الاستثمار بأنه لا يوجد ضرر أو تلف في العين المؤجرة في حال إنهاء عقد الإيجار ولا مانع من دفع التأمين للمستأجر، أو خصم مبلغ من التأمين يعادل الأضرار التي قد تكون حصلت أو عدم رد التأمين مقابل الحصول من المستأجر على إقرار بعدم المطالبة المالية.

4.3.6 رد ديون ومستحقات الغير التي أصبحت مالا عاما

تقديم طلب من الشخص المعني أو أي طرف آخر يمثله قانونا للجهة الحكومية موضح فيه أسباب ومبررات حقه في استرداد هذه الأموال.
دراسة الطلب من الجهة الحكومية والتأكد من عدم صرف هذه المستحقات وعدم وجود أي ذمة مستحقة على الشخص المعني ورفع توصياتها بشأنه إلى دائرة المالية (في حال الموافقة).
تتولى دائرة المالية عرض الأمر على ولي العهد او من يفوضه لتقرير ما يراه مناسبا.
في حال موافقة ولي العهد او من يفوضه على رد تلك المستحقات يتم الغاء الاشعار الدائن، واعداد التسويات اللازمة في حال تقدم الشخص المعني للصرف في سنة مالية لاحقة (تسجل كمصروف).

4.3.7 سداد المبالغ المستحقة الدفع

على الجهات الحكومية الالتزام بإصدار الدفعات والحوالات المصرفية من خلال نظام موارد.
يتم السحب على المكشوف لتسديد المبالغ المستحقة على الجهات الحكومية المشمولة في نظام حساب الخزانة العامة من الحسابات الصفرية الخاصة بها، وذلك ضمن الحد المسموح به والموازنة المعتمدة. ويتم تغطية تلك الحسابات المكشوفة تلقائياً في آخر كل يوم من حساب الخزانة العامة.
على الجهات الحكومية إخطار دائرة المالية بأي احتياجات تطرأ على الحد الشهري المسموح للجهة الحكومية بالصرف.
يجب التأكد من استيفاء جميع المؤيدات عند مراجعة واعتماد الدفعات. ويتم تسديد جميع المبالغ المستحقة الدفع بعد التحقق من اكتمال مستند الصرف الذي يتكون من:
- أمر الشراء أو العقد / الاتفاق.
- محاضر الاستلام.
- شهادة إنجاز أو إتمام الأعمال.
- فواتير.
- عقود واتفاقيات ذات علاقة.
- موافقة الوحدة الإدارية على رد التأمين.
- أصل الكفالة المصرفية بقيمة الدفعة المقدمة غير مشروطة وغير قابلة للإلغاء وتجدد تلقائياً بنفس القيمة وسارية المفعول إلى تاريخ استرداد الدفعة أو الموافقة الخطية من مدير الجهة الحكومية في حالة وجود استثناء من شرط الكفالة المصرفية.
- أي وثائق ثبوتية أخرى ذات علاقة.
ترتكز آلية دفع المطالبات المالية والمقدمة من قبل موردين أو مقاولين على التالي (على سبيل المثال وليس الحصر):
- دفع الفاتورة الأقدم فالأحدث.
- إعطاء أولوية الدفع للفواتير ذات المبالغ الهامة نسبياً.
- وجود عرض لخصم مكتسب نتيجة لتعجيل الدفع.
يتم السماح بالدفعات المقدمة أو الجزئية إذا كانت تتوافق مع ما جاء بأمر الشراء المعتمد أو العقد أو اتفاقية خطية.
يستعمل مستند الصرف كوثيقة رسمية لاعتماد كل دفعة، وينبغي مراجعة مستند الصرف والموافقة عليه من مسؤول وحدة المدفوعات.
يجب الاحتفاظ بجميع مستندات الصرف والوثائق المساندة في الملفات (أرشفة آلية أو أرشفة يدوية) بشكل متسلسل الأرقام، ويجب تحديد الشخص المخول بحفظ الشيكات.
يتم الدفع حسب شروط العقد / الاتفاق المبرم مع المورد / المقاول والأخذ بعين الاعتبار أي فترة سماح مذكورة في العقد / الاتفاق.
يجب تحضير تقرير أعمار الذمم الدائنة شهرياً من قبل وحدة المدفوعات لاستخدامه في متابعة الذمم الدائنة للموردين والمقاولين من أجل تحديد حالة المبالغ المستحقة التي لم يتم دفعها بعد ومعالجة أي مطالبات مالية معلقة مع الأخذ في الاعتبار سقوط حق الغير في المطالبة بها.
يتم صرف الدفعات المقدمة لمقاولي المشاريع مقابل كفالة مصرفية بنفس قيمة الدفعة أو تبعاً لطبيعة العقد / الاتفاق المبرم وفقا للتشريعات السارية.
يجب أن تتم جميع معاملات الصرف عن طريق استخدام الحوالات المصرفية أو الشيكات المصرفية، كما يجوز لدائرة المالية استحداث أي وسيلة دفع أخرى مناسبة بعد اعتمادها من السلطة المختصة.
للحوالات المصرفية أفضلية الاستخدام على الشيكات المصرفية في عمليات الصرف؛ حيث إنها تساعد على تحسين قدرة إدارة النقد لتوقع توقيت التدفقات النقدية الصادرة.
يجب تسليم الشيكات إلى الموردين حالما يتم إعدادها وتوقيعها، ويجب حفظها لدى الشخص المخول في مكان آمن لحين تسليمها.
يجب أن تسلم الشيكات باليد ويجوز تسليمها بالبريد السريع بناء على طلب المورد أو المقاول مع تحمله الرسوم، وفي جميع الأحوال يجب أن يتم الحصول على مستند استلام من مندوب المورد أو المقاول.
يجوز استخدام التحويلات المصرفية في سداد مستحقات بعملة مختلفة عن عملة الحساب المصرفي على أن يتم إثبات الاستحقاق بالدفاتر حسب سعر الصرف المعتمد بالبنك الذي سوف تتم عملية التحويل من خلاله بتاريخ إثبات الاستحقاق مع تسوية فروقات العملة إن وجدت عند الصرف.
يتم إلغاء سند الصرف المحرر في الحالات التالية:
- بعد مضي ستة أشهر من تاريخ إصدارها ولم تصرف من البنك (بالنسبة لأداة دفع الشيكات).
- أي تعديلات أو أخطاء في بيانات الدفع الفعلي والاستحقاقات قبل التنفيذ.
- التلف أو الضياع من المستفيد.
يجب الحصول على موافقة المسؤول المالي الأول قبل إلغاء أدوات الدفع المحررة والمعتمدة.
في حال إلغاء سند صرف بسبب تعديلات أو أخطاء في بيانات الدفع والاستحقاقات، يتم تحرير سند صرف بديل بالبيانات الصحيحة.
لا يجوز تحرير أداة دفع بديلة عن أداة دفع مفقودة أو تالفة إلا بعد الحصول من البنك على ما يفيد بعدم الدفع وإيقاف الدفع رسمياً، ويجب الحصول على صورة محضر الشرطة الذي يثبت فقدان أداة الدفع، وأن يتم توضيح المبررات لحدوث ذلك.
على مسؤول وحدة المدفوعات بداية كل سنة مالية دراسة وتحديد عدد الشيكات التي سيتم طباعتها بناءً على متوسط عدد الشيكات الصادرة خلال ثلاثة أشهر من آخر سنة مالية وإعداد كتاب للبنك المعني لإرسال عهدة الشيكات وتوقيعه من مستوى الصلاحية.
يجب التأكد من أن عهد الشيكات وسندات الصرف المستلمة مطابقة للنماذج المعتمدة من دائرة المالية ولبيانات الحساب المراد السحب عليه وليس بها أي كشط أو تعديل.
يجب أن يتم استخدام الشيكات بشكل متسلسل حسب رقم الشيك، ولا يجوز استخدام أكثر من نموذج شيكات أو دفتر شيكات واحد للحساب نفسه في آن واحد.
يجب أن يكون اسم المستفيد على الشيك مطابقاً للاسم المدون على مستند الصرف وعلى المؤيدات الثبوتية المؤيدة لعملية الدفع.
يجوز إصدار أداة دفع لسداد التزام باسم غير اسم المورد في الحالات التالية:
- طلب المورد أو المقاول ذلك عن طريق كتاب رسمي للجهة الحكومية معتمد من كاتب العدل يبين في هذا الكتاب اسم الجهة أو الشخص الذي يجب أن يصدر الشيك باسمه مع مراعاة مدة صلاحية هذا الكتاب.
- إذا تضمن عقد التوريد أو المقاولة المسؤول أنه يجوز للجهة الحكومية سداد المبالغ المستحقة لمقاولي الباطن مباشرة أو توفر إخلاء طرف من المقاول المسؤول للمقاول الفرعي مع مراعاة ذكر أسماء مقاولي الباطن صراحة بنص العقد أو ملاحقه.
- صدور حكم قضائي من المحكمة بتحويل المبالغ المستحقة للمورد أو المقاول الرئيسي إلى طرف آخر أو مقاول فرعي مثال ذلك (تصفية، ورثة... إلخ).
- أي وسيلة أخرى تؤكد إخلاء طرف الجهة الحكومية من المبالغ المستحقة عليها نتيجة الدفع لجهة أخرى غير المورد المستحق للدفعة بعد التنسيق مع الوحدة القانونية في الجهة الحكومية.
لا يجوز استخدام أي وسيلة دفع إلا بعد استلام المواد أو إنجاز الأعمال من المورد / المقاول وتوفر كافة المؤيدات الثبوتية المشار إليها بهذا الباب، ويستثنى من ذلك:
- الشراء عن طريق الاعتمادات المستندية.
- الدفعات المقدمة حسب بنود العقد (على سبيل المثال: بطاقات المحروقات، بطاقات عبور الطريق).
- في الحالات التي تكون طبيعة التعامل التجاري تقتضي دفع القيمة مقدماً، مما يستوجب على الجهة الحكومية التأكد من موثوقية وسمعة المورد التي تتعامل معه وبشرط موافقة مدير الجهة الحكومية.
- المساهمات والاشتراكات في الجمعيات والمنظمات والاتحادات المحلية والدولية.
- اشتراكات الصحف والمجلات الدورية.
- الاشتراكات في الهيئات المهنية والغير مهنية.
- الاشتراكات في المؤتمرات والمعارض.
- الإعانات والتبرعات والرعايا أو الدعم.
- المصروف الذي يجب الالتزام بدفعه بموجب قانون أو مرسوم أميري.
على أن تتوافر الاعتمادات المالية المخصصة لها في الموازنة المعتمدة للجهة الحكومية.
في حالة فقدان أو تلف المستندات الأصلية من قبل الجهة الحكومية، يجب على الجهة الحكومية الطلب من المورد تزويد الجهة الحكومية بنسخة طبق الأصل معتمدة ومختومة مع توضيح سبب فقدان المستندات واعتمادها من المسؤول المالي الأول.
على الجهة الحكومية اتخاذ كافة الإجراءات الممكنة لاسترداد المدفوعات التي تمت بالزيادة أو الخطأ ومساءلة كل موظف تثبت مسؤوليته عن معالجة المدفوعات أو إعدادها أو مراجعتها أو اعتماد المستندات اللازمة لدفع هذه النفقات الحكومية، متى كان ذلك نتيجة سوء نية أو إهمال أو تقصير في أداء واجباته الوظيفية.
لا يجوز إجراء مقاصة أو تسوية بين المبالغ المدفوعة بالخطأ أو الزيادة والمبالغ المستلمة بالخطأ أو بالزيادة.
على الجهة الحكومية المعنية عند حدوث حالة دفع بالزيادة أو الخطأ مخاطبة الجهة أو الشخص المعني فوراً بالهاتف، وتعزيز ذلك مباشرة بإشعاره كتابياً بضرورة إعادة المبلغ المصروف بالزيادة أو الخطأ في نفس اليوم الذي اكتشف فيه الخطأ أو الدفع بالزيادة أو في يوم العمل الذي يليه.
في حالة مماطلة أو امتناع الجهة أو الشخص الذي صرفت له المدفوعات بالزيادة أو الخطأ عن اعادتها، يتعين على الجهة الحكومية خصم المبلغ من مستحقاته الحالية أو المستقبلية لديها أو لدى أي جهة حكومية أو من مبالغ التأمينات أو الضمانات المتوفرة لديها أو لدى أي من الجهات الحكومية متى ما وجدت بالتنسيق مع دائرة المالية، أو التنسيق مع المستشار القانوني بالجهة الحكومية المعنية أو دائرة الشؤون القانونية (بحسب الأحوال) لاتخاذ أي إجراءات بديلة أخرى مناسبة.

4.3.8 المعاملات المالية (المطالبات والدفع) ما بين الجهات الحكومية

في حالة وجود أكثر من جهة حكومية تستفيد من نفس المصروف يتم توزيعه أو تحميله على هذه الجهات المستفيدة من خلال أساس تحميل أو توزيع معقول ومعتمد بينهم (على سبيل المثال: الوقت، المساحة، عدد الموظفين... إلخ).
إذا استوجب دفع فواتير من قبل جهة حكومية بالنيابة عن جهة حكومية أخرى، يتم تحويل الالتزام من الجهة الحكومية صاحبة الالتزام إلى الجهة الحكومية التي تقوم بالدفع. حيث يتم أولاً إلغاء الاعتراف بالالتزام في الجهة الحكومية صاحبة الالتزام ثم الاعتراف بالالتزام في الجهة الحكومية التي تقوم بالدفع.
يتم تسوية الأرصدة الناتجة عن المعاملات المتبادلة بين الجهات الحكومية مع دائرة المالية طبقاً للتعميم المالي الصادر لإعداد الحساب الختامي العام والمركز المالي لحكومة عجمان.

4.3.9 مراقبة السجلات والمؤيدات

يجب ختم جميع الفواتير وأي مؤيدات داعمة استخدمت كمرجع لتسجيل المعاملات بالعبارة المناسبة، مثل: "أدخلت"، "رحلت"، "مدفوعة"، ويسجل عليها التاريخ ووضعها كمرجع من أجل إنشاء أثر للمراجعة واجتناب تسجيلها أكثر من مرة.
يجب حفظ جميع الفواتير المرافقة لجميع المستندات الداعمة في ملف، ويجب أن يتم ترتيب جميع الملفات أبجدياً أو بأي طريقة أخرى يسهل عليه أرشفتها وصيانتها.

4.3.10 التسويات مع الموردين والمقاولين

في حال كان مبلغ الالتزام يفوق 100,000 درهم يجب على وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية إرسال إشعار شهري إلى الموردين والمقاولين للحصول على كشف يبين ويثبت رصيد المبلغ الدائن. وفي حال وجود فروقات يتم إخطار الإدارة المعنية في الجهة الحكومية لمعالجة هذه الفروقات مع المورد أو المقاول كي يتم التعديل على الرصيد بعد ذلك (إن تطلب الأمر).

4.4 ملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية للمدفوعات:
- القانون المالي لحكومة عجمان الصادر بالمرسوم الأميري رقم 11 لسنة 2011 أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
- القرار الأميري رقم 7 لسنة 2024 بشأن إصدار اللائحة التنفيذية للقانون المالي لحكومة عجمان أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
- القرار الأميري بشأن الصلاحيات المالية والمصرفية في حكومة عجمان أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
- قانون ضريبة القيمة المضافة رقم (8) لسنة 2017 أو أي تشريع يحل محله أو معدل له.
- اللائحة التنفيذية لقانون ضريبة القيمة المضافة رقم (52) لسنة 2017 أو أي تشريع يحل محلها أو معدل لها.
- القرارات والتوضيحات الصادرة عن الهيئة الاتحادية للضرائب.
- الدليل الاسترشادي لتطبيق ضريبة القيمة المضافة.
- دليل السياسات المحاسبية.
يجب الأخذ بعين الاعتبار أن المواضيع المذكورة أدناه مشمولة ضمن الدورات التالية من الدليل:

الموضوع	دورات العمل
الرواتب ومنافع الموظفين	إجراءات الرواتب ومنافع الموظفين
الاشتراكات والمساهمات الاجتماعية	إجراءات الرواتب ومنافع الموظفين
إنشاء واستعاضة السلف المستديمة/المؤقتة	إجراءات إدارة النقد والبنوك
فتح وإقفال الاعتمادات المستندية	إجراءات إدارة النقد والبنوك
التسويات المصرفية	إجراءات إدارة النقد والبنوك
تسوية النظام الفرعي للذمم الدائنة مع نظام الأستاذ العام	إجراءات التسجيل والإقفال

4.5 الإجراءات ودورات العمل

4.5.1 تسجيل الفواتير الخاصة بالمصاريف التشغيلية

4.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل فواتير الموردين الخاصة بالمصاريف الناتجة عن استلام السلع والخدمات، سواء كانت مدفوعات نظامية أو مدفوعات مباشرة (على سبيل المثال: تكاليف استشارية، تكاليف إعلانات، تكاليف تدريب، قرطاسية وأجهزة مكتبية... إلخ) أخذاً بعين الاعتبار وجود أي حجوزات أو غرامات.

4.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

4.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الفاتورة / مطالبة	وهي الفاتورة / المطالبة الصادرة عن قبل المورد والتي تثبت حقه في مبالغ لدى الجهة الحكومية مقابل تقديم خدمة أو توريد سلعة للجهة الحكومية.		a
2	المؤيدات	وهي الوثائق المرفقة بالفاتورة، والتي تشمل: أمر الشراء أو العقد / الاتفاق. محضر تسليم سلع. شهادة إنجاز (في حالة إنهاء مرحلة من مراحل مشروع معين) أو شهادة إتمام أعمال معتمدة من الجهة المعنية. الكفالات ذات العلاقة. في حال وجود غرامات، التقرير المعني بالغرامات الذي يحدد ويبرر مبلغ الغرامات والذي تمت دراسته مسبقاً من قبل الوحدة المعنية والقانونية.	a
3	شروط العقد / الاتفاق	وهي شروط مدونة ضمن العقد / الاتفاق المبرم ما بين الجهة الحكومية والموردين تعنى باستحقاق الخدمة وشروط الدفع ووجود أي خصومات تجارية أو حجوزات أو غرامات في حالة التأخير.	a

4.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام الفاتورة من المورد أو الإدارة المعنية والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات المرفقة بالفاتورة.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	القيام بمطابقة ثلاثية للفاتورة أو المطالبة وأمر الشراء أو العقد / الاتفاق ومحضر تسليم سلع أو شهادة إنجاز في حالة انتهاء مرحلة من مراحل مشروع معين أو إتمام الأعمال في حال انتهاء المشروع. في حال وجود كفالات، تدوين الكفالات ذات العلاقة - في حال وجود غرامات، مراجعة التقرير المعني بالغرامات الذي يحدد ويبرر مبلغ الغرامات المفروضة، والتي قد تكون على سبيل المثال: تأخر المورد في تنفيذ الأعمال المطلوبة منه، والذي تمت دراسته مسبقاً من قبل الوحدة المعنية والوحدة القانونية.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	التواصل مع الوحدة المعنية في حال: - وجود فروقات بين الفاتورة أو المطالبة وأمر الشراء أو العقد / الاتفاق ومحضر تسليم سلع وشهادة إنجاز / إتمام الأعمال. - عدم استكمال المؤيدات. وتقديم الفاتورة مرة أخرى ليتم حل الفروقات.	موظف وحدة المدفوعات	X
3	في حال وجود حجز، يتم تحديد قيمة الحجز من قيمة الدفعة حسب شروط العقد / الاتفاق.	موظف وحدة المدفوعات	X
4	في حال وجود غرامات، يتم تحديد قيمة الغرامات حسب شروط العقد / الاتفاق.	موظف وحدة المدفوعات	X
5	يتم تسجيل مبلغ الفاتورة أو المطالبة والمبالغ الأخرى المتعلقة بالدفعة في النظام الفرعي للذمم الدائنة وإعداد القيد ورفعه لمسؤول وحدة المدفوعات، ويجب الأخذ بعين الاعتبار الحالات التالية: - في حال وجود حجز؛ يجب تسجيل مبلغ الحجز المحدد في حساب الحجوزات. - في حال وجود غرامات؛ يجب تسجيل قيمة الغرامات كإيرادات. - التأكد من خصم قيمة أي مستلزمات أو مواد قامت الجهة الحكومية بتقديمها للمورد من مخازنها بسعر التكلفة أو السوق أيهما أكثر مضافاً إليها 10% مقابل المصروفات الإدارية.	موظف وحدة المدفوعات	X
6	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
7	تتم عملية دفع الفواتير وفقاً لإجراء دفع الفواتير.	وحدة المدفوعات	X
8	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
9	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الفواتير الخاصة بالمصاريف التشغيلية

[تم تخطي محتوى المخطط الانسيابي]

4.5.2 تسجيل الفواتير الخاصة بالمصاريف الرأسمالية

4.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل واعتماد فواتير الموردين / المقاولين الخاصة بالمصاريف الرأسمالية الناتجة عن شراء أو إنشاء أصول وعلى سبيل المثال: تكاليف شراء أراضٍ ومبانٍ وإنشاءات، رخص برامج كمبيوتر... إلخ) أخذاً بعين الاعتبار وجود أي حجوزات أو غرامات.

4.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
وحدة الأصول في الجهة الحكومية.

مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية
1	الفاتورة	وهي الفاتورة الصادرة عن قبل المقاول أو المورد والتي تثبت حقه لدى الجهة الحكومية مقابل إنشاء أو بيع الأصول.	a
2	المؤيدات	وهي الوثائق المرفقة بالفاتورة والتي تشمل: - أمر شراء. - محضر تسليم الأصل. - شهادة إنجاز (في حالة إنهاء مرحلة من مراحل مشروع معين)، أو شهادة إتمام أعمال معتمدة من الجهة المعنية. - الكفالات ذات العلاقة. - في حال وجود غرامات، التقرير المعني بالغرامات الذي يحدد ويبرر مبلغ الغرامات والذي تمت دراسته مسبقاً من قبل الوحدة المعني والقانوني.	a
3	شروط العقد / الاتفاق	وهي شروط مدونة ضمن العقد / الاتفاق المبرم ما بين الجهة الحكومية والموردين تعنى باستلام الأصل وشروط الدفع ووجود أي خصومات تجارية أو حجوزات أو غرامات في حالة التأخير.	a

4.5.2.1 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام الفاتورة من المورد المقاول أو الإدارة المعنية والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات المرفقة بالفاتورة. - القيام بمطابقة ثلاثية للفاتورة وأمر الشراء أو العقد / الاتفاق ومحضر تسليم الأصل أو شهادة إنجاز في حالة انتهاء مرحلة من مراحل مشروع معين أو إتمام الأعمال في حال انتهاء المشروع. - في حال وجود كفالات، تدوين الكفالات ذات العلاقة. - في حال وجود غرامات، مراجعة التقرير المعني بالغرامات الذي يحدد ويبرر مبلغ الغرامات المفروضة والتي قد تكون على سبيل المثال: تأخر المورد في تنفيذ الأعمال المطلوبة منه والذي تم دراسته مسبقاً من قبل الوحدة المعني والقانوني.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	التواصل مع الإدارة المعنية في حال: - وجود فروقات بين الفاتورة وأمر الشراء أو العقد / الاتفاق ومحضر تسليم سلع وشهادة إنجاز / إتمام الأعمال. - عدم استكمال المؤيدات. وتقديم الفاتورة مرة أخرى ليتم حل الفروقات.	موظف وحدة المدفوعات	X
3	يتم اتباع الإجراءات المعتمدة لتسجيل / إضافة الأصول (باب الأصول).	وحدة الأصول	X
4	التأكد من إضافة الأصول المستلمة بسجلات الأصول بمجرد الاستلام وقبل البدء بإجراءات إثبات الذمة للمورد.	موظف وحدة المدفوعات	X
5	في حال وجود حجز، يتم تحديد قيمة الحجز من قيمة الدفعة حسب شروط العقد / الاتفاق.	موظف وحدة المدفوعات	X
6	في حال وجود غرامات، يتم تحديد قيمة الغرامات حسب شروط العقد / الاتفاق.	موظف وحدة المدفوعات	X
7	يتم تسجيل مبلغ الفاتورة على الحسابات الخاصة بالأصول المشتراة قيد الإنشاء والمبالغ الأخرى المتعلقة بالدفعة في النظام الفرعي للذمم الدائنة وإعداد القيد ورفعه لمسؤول وحدة المدفوعات. ويجب الأخذ بعين الاعتبار الحالات التالية: - في حال وجود حجز؛ يجب تسجيل مبلغ الحجز المحدد في حساب الحجوزات. - في حال وجود غرامات؛ يجب تسجيل قيمة الغرامات كإيرادات.	موظف وحدة المدفوعات	X
8	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للذمم الدائنة وإلى النظام الفرعي للأصول الثابتة (عبر الربط الآلي) لإتمام إجراءات تسجيل / إضافة الأصول.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
9	تتم عملية دفع الفواتير وفقاً للإجراءات المعتمدة (إجراء دفع الفواتير).	وحدة المدفوعات	X
10	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
11	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الفواتير الخاصة بالمصاريف الرأسمالية

[تم تخطي محتوى المخطط الانسيابي]

4.5.3 تسجيل المصاريف المدفوعة مقدماً

4.5.3.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل المصاريف المدفوعة مقدماً / الدفعات المقدمة مقابل شراء سلع أو أصول أو خدمات (وعلى سبيل المثال: تكاليف إيجار، تأمين، صيانة... إلخ) ويتم تسجيل تلك المصاريف بناءً على أمر شراء / عقد / الاتفاق بين الجهة الحكومية والموردين أو المقاولين.

4.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

4.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية
1	فاتورة	وهي الفاتورة الصادرة من قبل المقاول أو المورد والتي تثبت حقه لدى الجهة الحكومية.	a
2	أمر دفع	وهو إشعار يعتمد من قبل الإدارة المعنية في الجهة الحكومية (تبعاً للصلاحيات المالية) لتسوية أو دفع مبالغ معينة لصالح مورد أو مقاول بما في ذلك المدفوعات مقدماً.	a
3	المؤيدات	والتي يمكن أن تكون: - عقد / اتفاق مبرم لتوريد السلعة / تقديم الخدمة مع المورد. - كفالة صيانة. - ضمان مصرفي يغطي قيمة الدفعة المقدمة.	a

4.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام طلب الدفعة المقدمة وفاتورة المورد بقيمة الدفعة المقدمة من الإدارة المعنية والتأكد من استيفاء المؤيدات كالكفالات والضمانات المصرفية واكتمالها ومطابقتها لطلب الدفعة المقدمة.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	التواصل مع الإدارة المعنية في حال: - وجود فروقات بين الفاتورة وطلب الدفعة المقدمة / العقد / الاتفاق. - عدم استكمال المؤيدات. وتقديم المستندات مرة أخرى ليتم حل الفروقات.	موظف وحدة المدفوعات	X
3	يتم تسجيل قيد المصروف المدفوع مقدماً / الدفعات المقدمة في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	موظف وحدة المدفوعات	X
4	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
5	تتم عملية دفع الفواتير وفقاً لإجراء دفع الفواتير.	وحدة المدفوعات	X
6	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
7	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل المصاريف المدفوعة مقدماً

[تم تخطي محتوى المخطط الانسيابي]

4.5.4 تسجيل المصاريف والالتزامات المستحقة

4.5.4.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بحصر وتسجيل المصاريف والالتزامات المستحقة عند اقفال الفترة المالية (وعلى سبيل المثال: فواتير الهاتف، الكهرباء، الماء المستحقة وغير المستلمة... إلخ).

4.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
الإدارات والأقسام المعنية في الجهة الحكومية.

4.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	قائمة المصاريف المستحقة	وهي قائمة يتم إعدادها عند اقفال الفترة المالية لحصر المصاريف المستحقة والتي لم يتم استلام الفواتير المتعلقة بها، وذلك بهدف تقدير المصاريف الخاصة بالفترة المعنية والاعتراف بها تبعاً لمبدأ المحاسبة على أساس الاستحقاق.		a

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	مخاطبة الإدارات والأقسام المعنية في الجهة الحكومية لحصر وتحديد المصاريف المستحقة (على سبيل المثال: عقود السلع والخدمات والمصاريف) قبل اقفال الفترة المالية واستلام الردود وإعداد القيود المحاسبية.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	مراجعة قيود المصاريف المستحقة الخاصة بالفترة المالية واعتمادها في نظام موارد.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
3	مراجعة إجمالي قيود المصاريف المستحقة الخاصة بالفترة المالية وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
4	حفظ القيود والمؤيدات الخاصة بها في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل المصاريف والالتزامات المستحقة

[تم تخطي محتوى المخطط الانسيابي]

4.5.5 إلغاء فاتورة

4.5.5.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إلغاء فاتورة تم تسجيلها مسبقاً من قبل وحدة المدفوعات؛ وذلك بناءً على طلب من الجهة المعنية المستفيدة من الخدمات أو السلع المقدمة من قبل الموردين أو المقاولين أو في حال وجود خطأ عند تسجيل فاتورة من قبل وحدة المدفوعات (وعلى سبيل المثال: وجود خطأ في اسم المورد أو المقاول الرسمي) وإعادة تسجيلها إن تطلب الأمر. أما في حال تعديل على الرصيد الدائن للجهة الحكومية بالزيادة أو النقصان، يتم الرجوع إلى الإجراء المعني بإعداد الإشعارات الدائنة / المدينة.

4.5.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

4.5.5.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	إشعار إلغاء فاتورة مع المؤيدات	وهو إشعار يعد من قبل وحدة المدفوعات أو الإدارة المعنية من استلام الخدمة / سلعة من الموردين أو المقاولين، بالإضافة إلى المؤيدات المرفقة والذي يشمل: - إشعار الإلغاء المعتمد حسب جدول الصلاحيات، والذي يتضمن سبب أو أسباب الإلغاء. - مستند الفاتورة القديم. - في حال وجود خطأ، توضيح التصحيح (على سبيل المثال: في اسم المورد أو المقاول الرسمي).		a

4.5.5.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام طلب إلغاء الفاتورة من الجهة / الإدارة المعنية ومراجعة المؤيدات المرفقة بالإشعار والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات والتي تشمل: - مطابقة إشعار الإلغاء المعتمد حسب جدول الصلاحيات، والذي يتضمن سبب أو أسباب الإلغاء. - في حال وجود خطأ توضيح التصحيح (مثلاً في اسم المورد أو المقاول الرسمي). - مستند الفاتورة القديم.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	التحقق من حالة الفاتورة إن تم تحويلها إلى إجراء الدفع من عدمه عن طريق مطابقة رقم الفاتورة القديم بالبيانات المدخلة في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	موظف وحدة المدفوعات	X
3	في حال التحقق من أن الفاتورة تم تحويلها إلى عملية الدفع، يتم اتباع إجراء إبطال دفعة.	وحدة المدفوعات	X
4	في حال التحقق من أن الفاتورة لم يتم تحويلها إلى عملية الدفع، يتم إعداد القيد العكسي للفاتورة في النظام الفرعي للذمم الدائنة ورفعه لمسؤول وحدة المدفوعات.	موظف وحدة المدفوعات	X
5	يتم مراجعة طلب إلغاء الفاتورة واعتماد القيد في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
6	في حال وجود فاتورة بديلة ناتجة عن استلام سلع وخدمات، يتم اتباع إجراء تسجيل واعتماد فواتير موردين ناتجة عن استلام سلع وخدمات. في حال وجود فاتورة بديلة ناتجة عن شراء أو إنشاء أصول، يتم اتباع إجراء تسجيل فواتير موردين / المقاولين ناتجة عن شراء أو إنشاء أصول.	موظف وحدة المدفوعات	X
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء الغاء فاتورة

المخرجات	المسؤول المالي الاول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	المدخلات
			بداية	إشعار إلغاء فاتورة مع المؤيدات
			1- إستلام طلب إلغاء الفاتورة من الجهة / الإدارة المعنية ومراجعة المؤيدات المرفقة بالإشعار
			2- التحقق من حالة الفاتورة المراد إلغائها
		هل تم تحويلها للدفع ؟ نعم -> 3- اجراء إبطال دفعة لا
			4- إلغاء الفاتورة وإعداد القيد العكسي للفاتورة في النظام الفرعي للذمم الدائنة
		5- مراجعة طلب إلغاء الفاتورة واعتماد القيد في النظام الفرعي للذمم الدائنة
			6- في حال وجود فاتورة بديلة ناتجة عن إستلام سلع وخدمات اجراء تسجيل واعتماد فواتير الموردين / ناتجة عن شراء أو إنشاء أصول، يتم إتباع اجراء تسجيل فواتير موردين / المقاولين
النظام المالي	7- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام
			8- أرشفة
			نهاية

4.5.6 دفع الفواتير

4.5.6.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بإعداد قيد الدفعة ومستند الصرف ؛ وذلك لسداد المطالبات المالية المستحقة على الجهة الحكومية من قبل الموردين والمقاولين في حدود الصلاحيات المالية للجهة الحكومية.

4.5.6.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المفوض بالتوقيع تبعاً لقرار الصلاحيات المالية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

4.5.6.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير أعمار الذمم الدائنة	وهو تقرير يستخرج من نظام موارد يصنف المطالبات المالية تبعاً لأعمارها، ويتم دفع المطالبات المالية بناءً عليه.	[أيقونة]
2	أمر دفع	وهو إشعار يعتمد من قبل الوحدة المعنية في الجهة الحكومية لتسوية أو دفع مبالغ معينة لصالح مورد أو مقاول، بما في ذلك المدفوعات مقدماً.	[أيقونة]

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مستند الصرف	وهو نموذج الصرف المرفق بالمؤيدات (كالفاتورة المعتمدة وأمر الشراء المعتمد أو العقد / الاتفاق ومحضر الاستلام وشهادة إنجاز / إتمام أعمال والعقود والاتفاقيات ذات العلاقة) والمستخدم لسداد المطالبات المالية عبر آلية الدفع المعتمدة للجهة الحكومية، مثل الحوالات المصرفية أو الشيكات المصرفية.	[أيقونة]	[أيقونة]
2	إشعار التحويل المصرفي	وهو إشعار يفيد بتحويل الدفعة لحساب المورد من الحساب المصرفي الخاص بالجهة الحكومية.	[أيقونة]

4.5.6.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	يتم استخراج تقرير أعمار الذمم الدائنة من نظام موارد لجميع الفواتير المسجلة، وتحديد الفواتير المستحقة الدفع أو استلام أمر دفع معتمد من الإدارة المعنية في الجهة الحكومية.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	إعداد قيد الدفعة في النظام الفرعي للذمم الدائنة للفواتير المستحقة الدفع وإعداد نموذج الصرف وإرفاقه بالمؤيدات كالفاتورة وأمر الشراء المعتمد ومحضر الاستلام وشهادة إنجاز / إتمام أعمال والعقود والاتفاقيات ذات العلاقة.	موظف وحدة المدفوعات	X
3	في حال وجود دفعة تم دفعها مقدماً لأي من الموردين، يتم تخفيض الدفعة بقيمة المبلغ المدفوع مقدماً.	موظف وحدة المدفوعات	X
4	مراجعة قيد الدفعة ومستند الصرف في النظام الفرعي للذمم الدائنة واعتماده بعد التأكد من: - مطابقة مبلغ الدفعة وبالمبلغ الصحيح. - تاريخ استحقاق صرف الدفعة حسب شروط الدفع. - صحة بيانات الحساب المصرفي للجهة الحكومية. - بيانات الحساب المصرفي للمستفيد طبقاً لمستند رسمي معتمد من البنك. - تسطير كافة الشيكات وختمها بـ(يصرف للمستفيد الأول فقط). ثم تحول الدفعة من نظام موارد إلى النظام الخاص بالدفع ليتم مراجعتها واعتمادها.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
5	يتم مراجعة واعتماد الدفعات حسب مستوى الصلاحية من قبل شخص مخول خارج وحدة المدفوعات.	المفوض بالتوقيع تبعاً لقرار الصلاحيات المالية	X
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة بعد ختم سند الصرف والمستندات المرفقة بخاتم مدفوع.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء دفع الفواتير

المخرجات	المسؤول المالي الاول في الجهة الحكومية	المفوض بالتوقيع تبعاً لقرار الصلاحيات المالية	مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	المدخلات
				بداية	تقرير أعمار الذمم الدائنة أمر دفع
				1- تحديد الفاتورة المستحقة الدفع الواجب دفعها وفقا للنظام المالي
				2- إعداد قيد الدفعة في النظام الفرعي للذمم الدائنة للفواتير المستحقة الدفع واعداد نموذج الصرف
				هل يوجد دفعة تم دفعها مقدماً لأي من الموردين ؟ نعم -> 3- تخفيض الدفعة بقيمة المبلغ المدفوع مقدماً لا
			4- مراجعة قيد الدفعة ومستند الصرف في النظام الفرعي للذمم الدائنة
		5- مراجعة واعتماد الدفعات حسب مستوى الصلاحية من قبل شخص مخول خارج وحدة المدفوعات
مستند الصرف إشعار التحويل البنكي النظام المالي	6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام
				8- أرشفة
				نهاية

4.5.7 إبطال دفعة

4.5.7.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إبطال دفعة تم إعدادها مسبقاً من قبل وحدة المدفوعات بناءً على طلب الجهة المعنية المستفيدة من الخدمات أو السلع المقدمة من قبل الموردين أو المقاولين أو في حال وجود خطأ في الدفعة ليتم إعادة إصدارها إن تطلب الأمر.

4.5.7.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

4.5.7.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم

المدخل

وصف المدخل

أرشفة آلية

أرشفة يدوية

إشعار إبطال دفعة والمؤيدات

وهو إشعار يعد من قبل وحدة المدفوعات أو الإدارة المعنية المستفيدة من الخدمة / سلعة لإبطال دفعة لجهة معينة (مورد أو مقاول) ويشمل:

- سبب أو أسباب إبطال الدفعة.

- أمر الدفع القديم إذا تم إعادته (حوالة أو شيك).

- في حال وجود خطأ توضيح التصحيح (مثلاً في اسم المورد أو المقاول الرسمي).

- محضر شرطة في حال فقدان أداة الدفع.

[أيقونة]

4.5.7.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام إشعار إبطال الدفعة من الإدارة المعنية ومراجعة المؤيدات المرفقة بالطلب والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات المرفقة بالإشعار: - مطابقة إشعار الإبطال المعتمد حسب جدول الصلاحيات، والذي يتضمن سبب أو أسباب الإبطال. - في حال وجود خطأ توضيح التصحيح (مثلاً في اسم المورد أو المقاول الرسمي). - أداة الدفع القديمة إذا تمت إعادتها.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	التحقق من حالة الدفعة إن تم صرفها عن طريق النظام الفرعي للذمم الدائنة والحسابات المصرفية.	موظف وحدة المدفوعات	X
3	في حال التحقق من أن الدفعة تم صرفها، يتم إخطار الوحدة المعنية للتواصل مع الجهة المعنية.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
4	في حال التحقق من أن الدفعة لم يتم صرفها، يتم إعداد القيد العكسي للدفعة في النظام الفرعي للذمم الدائنة ورفعه لمسؤول وحدة المدفوعات بعد التحقق من وجود دفعة بديلة من عدمه. إبلاغ البنك المسحوب عليه أداة الدفع المفقودة أو التالفة أو المنتهية صلاحيتها بأسرع وقت لإيقاف الصرف حسب الصلاحيات والمسؤوليات المعتمدة في الجهة الحكومية.	موظف وحدة المدفوعات	X
5	مراجعة طلب إبطال الدفعة واعتماد القيد في النظام الفرعي للذمم الدائنة وترحيله إلى الأستاذ العام.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
6	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
7	في حال وجود دفعة بديلة تتم عملية دفع الفواتير وفقاً لإجراء دفع الفواتير. مع مراعاة خصم أي مصاريف مترتبة على ذلك من المبلغ المستحق للمستفيد حال كان سبب الإلغاء وإعادة الإصدار يرجع للمستفيد.	موظف وحدة المدفوعات	X
8	حفظ القيود والمؤيدات الخاصة بها في الملفات الخاصة بالإدارة بعد ختم أدوات الدفع والمؤيدات الملغاة بختم "ملغي" مع ذكر أسباب الإلغاء.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء إبطال دفعة

المخرجات	المسؤول المالي الاول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	المدخلات
			بداية	إشعار إبطال دفعة والمؤيدات
			1- إستلام إشعار إبطال الدفعة من الادارة المعنية ومراجعة المؤيدات المرفقة بالطلب
			2- التحقق من حالة الدفعة المطلوب إيصالها
		هل تم صرف الدفعة ؟ نعم -> 3- يتم اخطار الوحدة المعنية للتواصل مع الجهة المعنية لا
			4- إبطال الدفعة وإعداد القيد العكسي للدفعة في النظام الفرعي للذمم الدائنة
		5- مراجعة طلب إبطال الدفعة واعتماد القيد في النظام الفرعي للذمم الدائنة
			هل يوجد دفعة بديلة ؟ نعم -> 7- دفع الفواتير لا
النظام المالي	6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام
			8- أرشفة
			نهاية

4.5.8 إعداد الإشعارات الدائنة والمدينة

4.5.8.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بإعداد الإشعارات الدائنة / المدينة في نظام موارد وذلك للتعديل على الرصيد الدائن للجهة الحكومية بالزيادة أو النقصان، بناءً على اتفاق مع المورد أو المقاول؛ وذلك لمعالجة أي أخطاء في تسجيل الالتزامات، أو خصومات مكتسبة، أو فرض غرامات / جزاءات، أو معالجة رديات.

4.5.8.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
الإدارات والأقسام المعنية في الجهة الحكومية.

4.5.8.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل/المخرج	وصف المدخل/المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات الخاصة بالإشعار الدائن / المدين	وهي عبارة عن الوثائق الثبوتية التي يتم على أساسها التعديل على رصيد الجهة المعنية (مورد أو مقاول) بإعداد الإشعار المدين / الدائن، وقد تكون خطاب من الجهة المعنية أو محضر اجتماع، ويجب أن تبين رصيد الجهة المعنية قبل التعديل وقيمة التعديل على الرصيد والرصيد الفعلي بعد التعديل ومسببات التعديل.	[أيقونة]

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام المؤيدات الخاصة بالإشعار الدائن / المدين للنظر في تعديل رصيد الجهة المعنية وإعداد الإشعار الدائن / المدين بناءً عليها.	موظف وحدة المدفوعات	X
2	مراجعة إشعار الدائن / المدين والمؤيدات لتحديد شرعية تعديل رصيد الجهة المعنية وتبيين قيمة تعديل الرصيد زيادة أو نقصان.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
3	اعتماد إشعار الدائن / المدين في نظام موارد ليتم تعديل رصيد الجهة المعنية وإرسال نسخة عن الإشعار الدائن / المدين مع الرصيد الجديد للجهة المعنية.	مسؤول وحدة المدفوعات	X
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	X
5	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	X

خريطة الإجراء

إجراء إعداد الإشعارات الدائنة والمدينة

المخرجات	المسؤول المالي الاول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	المدخلات
			بداية	المؤيدات الخاصة بالإشعار الدائن / المدين
			1- إستلام المؤيدات الخاصة بالإشعار الدائن / المدين وإعداد الإشعار الدائن / المدين بناء عليها
		2- مراجعة إشعار الدائن / المدين والمؤيدات
		3- إعتماد إشعار الدائن / المدين في نظام موارد ليتم تعديل رصيد الجهة المعنية
النظام المالي المؤيدات الخاصة بالإشعار الدائن / المدين	4- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام
			5- أرشفة
			نهاية

4.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على التقارير التالية لتقييم أداء وظيفة موظف المدفوعات على سبيل المثال:

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	أعمار الذمم الدائنة الآجلة	عدد وقيم الفواتير الآجلة المستحقة الدفع غير المدفوعة تبعاً لأعمارها	قياس فاعلية متابعة الذمم الدائنة	شهري
2	نسبة الفواتير وأوامر الشراء / العقد / الاتفاق ومحاضر الاستلام غير المطابقة	إجمالي مبلغ الفواتير غير المطابقة مع أوامر الشراء / العقد / الاتفاق ومحاضر الاستلام : إجمالي الفواتير	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري
3	نسبة الفواتير المنجزة من إجمالي الفواتير المستلمة	عدد الفواتير التي تم تسجيلها في النظام الفرعي للذمم الدائنة : إجمالي الفواتير المستلمة	قياس فاعلية إنجاز الفواتير المستلمة	شهري
4	نسبة إنجاز موظف وحدة المدفوعات من الفواتير المنجزة	عدد الفواتير المنجزة ÷ عدد الموظفين في وحدة المدفوعات	قياس كفاءة وفاعلية الموظفين في إنجاز الفواتير	شهري
5	الوقت المستغرق لمعالجة الفواتير	الفترة الزمنية ما بين تاريخ استلام الفاتورة وإدخالها في النظام الفرعي للذمم الدائنة	قياس الكفاءة في معالجة الفواتير والوقت المستغرق لذلك	يومي
6	نسبة الحالات المتنازع عليها من إجمالي الذمم الدائنة	إجمالي مبلغ الحالات المتنازع عليها ÷ إجمالي الذمم الدائنة	قياس نسبة الحالات المتنازع عليها وذلك من إجمالي قيمة الذمم الدائنة	سنوي
7	نسبة الدفعات الملغاة (المبطلة)	عدد الدفعات الملغاة ÷ عدد الدفعات التي تم إصدارها	قياس كفاءة ودقة إعداد الدفعات (السداد)	شهري

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية
لحكومة عجمان

5 الباب الخامس - النقد والبنوك

متابعة تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

5.1 التعريفات

المصطلح	التعريف
النقد والنقد المعادل	يقصد به المبالغ النقدية المحتفظ بها في الحسابات المصرفية وخزائن الجهات الحكومية، والتي تشمل: - الحسابات الجارية. - مبالغ المتحصلات النقدية بانتظار إيداعها في البنك. - الودائع المصرفية قصيرة الأجل التي لا يتجاوز عادةً تاريخ استحقاقها 3 أشهر من تاريخ الامتلاك. - السلف المستديمة والمؤقتة.
نشاطات إدارة النقد	تشمل: - إدارة السيولة: إدارة الفائض أو العجز وتوزيع النقد المتاح من حساب الخزانة العامة لدى دائرة المالية بطريقة فعّالة لتغطية السحوبات على المكشوف للجهات الحكومية. - إعداد التنبؤات النقدية: تحديد التدفقات النقدية الصادرة والواردة مع الأخذ بعين الاعتبار قيمة وتوقيت هذه التدفقات؛ وذلك لاتخاذ قرارات مالية سليمة لتحسين إدارة السيولة. - تسوية الحسابات المصرفية: مطابقة الأرصدة المصرفية في الكشوفات المصرفية مع الأرصدة المصرفية في نظام موارد ومعالجة الفروقات المكتشفة (إن وجدت). - إنشاء وإدارة السلف المستديمة والمؤقتة: تخصيص أموال لمعالجة النفقات النثرية أو الطارئة عن طريق إنشاء سلف مستديمة أو مؤقتة ومتابعة ومراقبة هذه السلف (وعلى سبيل المثال: وضع ضوابط للصرف، تسوية السلف، استعاضة السلف المستديمة... إلخ). - استثمار الفائض النقدي: استثمار فائض السيولة من أجل جني عوائد مالية. (تم تغطيتها ضمن باب الاستثمار).
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / رئيس قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
السلفة المستديمة	مبلغ محدد يتم تخصيصه لسداد قيمة المصروفات النثرية، ويكون في عهدة أحد الموظفين، بهدف الإنفاق منه على المشتريات اليومية العاجلة، يتم استعاضة ما يصرف منه دورياً.
السلفة المؤقتة	مبلغ محدد يتم تخصيصه مؤقتاً ولأغراض محددة، يكون في عهدة أحد الموظفين تسوى فور انتهاء الغرض الذي أنشئت من أجله ولا تجوز استعاضتها.

5.2 السياسات العامة

1. تكون وحدة إدارة النقد (أو ما يعادلها) في دائرة المالية هي المسؤولة عن:

أ. التأكد من توفر السيولة الكافية للوفاء بالالتزامات والنفقات النقدية للجهات الحكومية خلال السنة المالية تبعاً لمخصصات الموازنة المعتمدة.

ب. مراقبة رصيد حساب الخزانة المركزي للحكومة باستمرار، والتأكد من تصفير جميع الحسابات المصرفية للجهات الحكومية المشمولة في نظام حساب الخزانة العامة بشكل يومي.

ج. مهام فتح واقفال الحسابات المصرفية، سواء باسم الحكومة أو باسم أي جهة حكومية، بعد اعتمادها من السلطة المختصة.

2. تكون وحدة الحسابات في الجهة الحكومية هي المسؤولة عن:

أ. تسوية الحسابات المصرفية.

ب. إعلام المصارف بأي تعديل يطرأ على الأشخاص المخولين بالتوقيع وحدود وصلاحيات التوقيع لكل فئة من التواقيع، وتزويد المصارف بنماذج من التواقيع الجديدة في حدود الصلاحيات الممنوحة للجهة الواردة في قرار الصلاحيات المالية. وفي موعد أقصاه خمسة أيام عمل.

ج. استلام كشوف الحسابات الشهرية لجميع الحسابات المصرفية الخاصة بها.

د. الاحتفاظ بقائمة تحتوي على جميع حسابات الجهة الحكومية لدى المصارف / المصارف مبيّن فيها رقم الحساب ونوعه واسم البنك والفرع وعنوانه وأغراض الحساب وتاريخ فتح وإقفال الحساب وأسماء الأشخاص المخولين بالتوقيع.

3. تكون وحدة المدفوعات في الجهات الحكومية هي المسؤولة عن إنشاء وإدارة ومتابعة ومراقبة السلف المستديمة والمؤقتة.

4. يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية؛ حيث يجب الفصل الوظيفي بين عملية تسوية الحسابات المصرفية وعمليات التحصيل والصرف.

5.3 السياسات التفصيلية

5.3.1 التنبؤات النقدية

1. يجب تحديث التنبؤات النقدية بناءً على الأرصدة المالية المتوفرة في الحسابات المصرفية الحكومية والبيانات الخاصة بالمدفوعات والإيرادات الفعلية والمتوقعة.

2. يتم تحديث التنبؤات النقدية بشكل شهري للتنبؤات النقدية قصيرة الأجل (شهر إلى 3 أشهر).

3. يجب مقارنة الفروقات بين النقد الفعلي (المتاح) والمقدر شهرياً، ومن ثم تحليل الفروقات ودراسة أسبابها إن تعدت 15%.

5.3.2 الاقتراض

1. لا يجوز لأي جهة حكومية الحصول على قرض أو تسهيل مصرفي أو كفالة أي شخص في مديونية ترتب التزاماً على الجهة الحكومية لصالح الغير، إلا بموافقة خطية مسبقة من ولي العهد بناءً على توصية خطية من ممثل الحاكم.

2. في حال رغبة أي جهة حكومية في الحصول على قرض أو تسهيل مصرفي، يجب عليها أن تقوم مسبقاً بإعداد دراسة اقتصادية تتضمن مبررات الاقتراض، على أن تتضمن هذه الدراسة على الأقل ما يلي:

أغراض الحصول على القرض أو التسهيل المصرفي.
سقف المبلغ الإجمالي للقرض أو التسهيل المصرفي.
مدة القرض أو التسهيل وتاريخ حلول آجال سدادها.

3. ترسل الدراسة المعدة من الجهة الحكومية إلى دائرة المالية لدراستها ورفع توصياتها بشأنها لممثل الحاكم.

4. لدائرة المالية وقبل ورفع توصياتها أن تطلب من الجهة الحكومية المعنية، أي إيضاحات، أو بيانات، أو وثائق، أو مستندات، تراها لازمة للدراسة، وعلى الجهة الحكومية المعنية موافاتها بها، خلال المدد التي تحددها.

5. بعد صدور الموافقة من ولي عهد الإمارة على القرض أو التسهيل المصرفي المعني، تقوم دائرة المالية بإخطار الجهة الحكومية المعنية، لتتولى إبرام عقد القرض وإدارته، وعليها إرسال نسخة من العقد إلى دائرة المالية.

5.3.3 تسوية الحسابات المصرفية

1. يجب أن تتم متابعة الرصيد الدفتري والرصيد المصرفي بشكل يومي، وذلك عن طريق خدمة الحساب الإلكتروني من البنك أو المصرف على ألا تتجاوز صلاحية استخدامه الاطلاع على الحركات المصرفية فقط.

2. على وحدة الحسابات في الجهة الحكومية تحميل ومراجعة الكشوفات المصرفية قبل اقفال الفترة المالية والتواصل مع المصارف لمعالجة أي أخطاء مكتشفة (إن وجدت).

3. يجب إعداد مذكرة التسوية المصرفية إلكترونياً أو وفقاً للنموذج المعتمد من دائرة المالية وبالعملة الأصلية للحساب.

4. يجب تحديد بنود التسوية والتحقق من المبالغ المعلقة لأكثر من شهر لمعالجتها وإذا استمرت تلك المبالغ معلقة لأكثر من ستة أشهر يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة من أجل إلغاء الشيك وتسجيل المبلغ ذمة لصالح المستفيد (وعلى سبيل المثال: شيكات صرف أو إيداع معلّقة، فوائد مصرفية، رسوم الخدمات المصرفية... إلخ).

5. يجب معالجة الفروقات المكتشفة عند تسوية الحسابات المصرفية بالتواصل مع الوحدة المعنية. وفي حال كان الفرق ناتجاً عن خطأ من البنك، فيجب إشعار البنك المعني بذلك لمعالجته.

6. تتم مراجعة واعتماد تقرير تسويات الحسابات المصرفية من قبل المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

7. في حال وجود تعديلات على الأرصدة المصرفية، يتم مراجعة واعتماد القيود التعديلية من قبل المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية قبل اقفال الفترة المالية.

8. على وحدة الحسابات في الجهات الحكومية الاحتفاظ بالوثائق المعنية بتسويات الحسابات المصرفية الحكومية وأرشفتها آلياً ويدوياً.

9. يجب الحصول على مصادقات مصرفية من كافة المصارف أو المصارف التي تتعامل معها الجهات الحكومية مرة واحدة على أن تكون في نهاية السنة المالية من قبل دائرة المالية، وعلى أن يتم موافاة الجهة المعنية بصورة من تلك المصادقات.

5.3.4 السلف المستديمة والمؤقتة

1. على الوحدات المعنية في الجهات الحكومية عند حاجتها إلى إنشاء سلفة مستديمة أو مؤقتة، رفع طلب يتضمن الغرض من السلفة والمبلغ المطلوب، بحيث لا تتجاوز ستين ألف درهم للسلفة الواحدة، بالإضافة إلى تحديد أمين السلفة.

2. تنشأ السلفة المستديمة أو المؤقتة بقرار من مدير الجهة الحكومية بعد مراجعة الطلب من وحدة المدفوعات.

3. يجب أن يتضمن قرار إنشاء السلفة تحديد المسؤول المباشر المختص باعتماد الدفع منها.

4. يتم مراجعة مقدار السلف المستديمة بشكل دوري للتأكد من أن مبلغ السلفة يلبي احتياجات العمل وفي حدود الموازنة المعتمدة للوحدة المعنية.

5. الحد الأقصى المسموح به للصرف من السلفة المستديمة للعملية الواحدة مبلغ 10,000 درهم (فقط عشرة آلاف درهم لا غير)، ويحظر تجزئة المصروفات بغرض دفعها من السلفة.

ويستثنى من هذا الحد الأقصى المصاريف التالية بعد اعتمادها من المسؤول المالى الأول بالجهة الحكومية:

أ. الرسوم الحكومية، والمقابل المالى للخدمات التي يتم دفعه بصفة دوريه.

ب. مصاريف استضافة الوفود والزيارات الرسمية.

6. تحول قيمة السلفة بموجب شيك باسم أمين السلفة أو بموجب تحويل إلى حسابه المصرفي، ويجب على أمين السلفة الاحتفاظ بها في الصندوق المخصص لحفظها.

7. لا يجوز استخدام السلفة لدفع رواتب شهرية لموظفين، سواء كانوا دائمين أو مؤقتين، أو لدفع دفعات للموردين الصادر لهم أوامر شراء أو عقود أو لرد أموال أمانة.

8. يجب أن تستخدم السلف فقط لدفع النفقات النثرية والمتطلبات والاحتياجات الضرورية الطارئة وفي الأغراض التي أقرت من أجلها؛ وعلى سبيل المثال:

دفع كافة المصاريف المتعلقة باستخراج أذونات العمل الصادرة عن إدارات الإقامة وشؤون الأجانب وتجديد وإلغاء الإقامات، وإصدار وتجديد ملكيات السيارات لدى إدارات التراخيص والمرور المختصة وشراء قطع غيار أجهزة الحاسوب، ومشروبات الضيافة اليومية للموظفين، والأدوات المكتبية والقرطاسية ذات القيمة الصغيرة، ومستلزمات المكاتب من مناديل ورقية ومواد تنظيف، ومستلزمات دورات المياه من مواد تنظيف، ومواد الصيانة البسيطة للمطابخ ودورات المياه من مستلزمات السباكة، أجرة نقل وتنقلات الموظفين لصالح العمل... إلخ). وذلك كله في حالة عدم وجود اتفاقات شراء لهذه الأصناف من خلال عقد أوامر شراء.

9. على أمين السلفة الاحتفاظ بأموال السلفة والوثائق الثبوتية للنفقات المسجلة في مكان آمن مثل الصندوق الحديدي.

10. يقوم أمين السلفة بالصرف مقابل الفواتير وعلى سبيل المثال: (فاتورة المورد/ وصل / إيصال) بعد التأكد من صحتها (اسم الشركة أو المورد، تاريخ إصدارها، قيمتها) وأن الفاتورة مستوفاة للاشتراطات التي يجب توافرها في الفاتورة الضريبية إن كان المورد مسجلاً ضريبياً.

11. في حالة الاعمال التي لا يتوفر بشأنها فاتورة، على سبيل المثال: (الإكراميات أجور المياومة) يتم دفعها بموجب سند صرف نقدي ويعتمد من المسؤول المباشر المعني.

12. إذا كانت فاتورة الشراء غير محددة (آجلة أم نقدية) تعتبر نقدية، أما في حالة الفواتير الآجلة فيجب الحصول على سند قبض من المورد ويرفق مع الفاتورة.

13. لا يعتد بأى مدفوعات تتم من السلفة بدون الحصول على المستندات والفواتير الصحيحة المؤيدة لعملية الدفع ويتحمل أمين السلفة المدفوعات غير المؤيدة بمستندات.

14. يراعى الاحتفاظ بصور ضوئية من الفواتير التي يمكن أن تمحى طباعتها بعد فترة زمنية.

15. يجب على الموظف الذي صرفت له سلفة مؤقتة، تقديم كافة المستندات والفواتير المؤيدة للمبالغ المدفوعة منها إلى وحدة المدفوعات خلال أسبوعين كحد أقصى من تاريخ انتهاء المهمة بعد اعتمادها من المسؤول المعني.

16. لا يجوز استعاضة السلفة المؤقتة، وفي حال تجاوز المصروف منها سقف السلفة المعتمد، تعتمد المصروفات الزائدة من مدير الجهة الحكومية.

17. تغلق السلف المؤقتة إذا لم تصرف خلال الفترة المحددة لذلك.

18. على أمين السلفة المستديمة إعداد طلب الاستعاضة كلما دعت الحاجة إلى ذلك أو خلال يومي عمل من بداية كل شهر. يرفق بطلب الاستعاضة:

كشف مفصل يوضح رصيد السلفة ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها، والرصيد المتبقي من السلفة والمبلغ الذي يجب استعاضته.
كافة الفواتير المؤيدة لمبلغ الاستعاضة معتمدة من المسؤول المباشر المعني.
يرسل الطلب بعد استيفاء ما تقدم إلى وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية لتغذية رصيد السلفة. خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ استلام طلب الاستعاضة.

19. لا يجوز إسناد السلفة لغير الموظفين الدائمين، أو إسناد السلفة الواحدة لأكثر من موظف.

20. يجب ألا يجمع الموظف الواحد بين مهام أمين السلفة ومهام قيد مصروفات الاستعاضة أو اقفال السلفة في السجلات المحاسبية.

21. لا يسمح لأمين السلفة بالقيام بإجازته السنوية إلا بعد التأكد من صحة وسلامة السلفة التي بعهدته، على أن يتم إسناد السلفة وبصفة مؤقتة لأي موظف آخر عند قيامه بالإجازة.

22. عند استبدال أمين السلفة بموظف آخر أو إسناد السلفة بصفة مؤقتة لأي موظف آخر نتيجة قيام أمين السلفة الأصلي بإجازة أو بمهمة رسمية يجب القيام بما يلي:

جرد السلفة وحصر المستندات وفواتير الصرف من السلفة والرصيد المتبقي من السلفة.
إعداد محضر جرد بذلك يوقع من أمين السلفة الأصلي وأمين السلفة البديل يعتمد من المسؤول المباشر المعني.
تكليف موظف آخر بأمانة السلفة بصفة مؤقتة بقرار من المسؤول المباشر المعني.

23. إذا تغيب أمين السلفة دون إجازة لأي سبب، يجب أن يصدر قرار من مدير الجهة الحكومية بتشكيل لجنة لجرد السلفة وتحديد الموظف البديل فوراً.

24. في حالة اكتشاف أي تجاوزات في الصرف من السلف أو ثبوت عجز في رصيدها أو فقدانها يجب المبادرة إلى اتخاذ إجراءات الإحالة إلى لجنة المخالفات الإدارية في الجهة الحكومية، مع مراعاة أحكام المرسوم الأميري رقم 5 لسنة 2017 بشأن جهاز عجمان للرقابة.

5.3.5 البطاقات الائتمانية

1. تتولى دائرة المالية التفاوض والتعاقد مع المؤسسات المصرفية لإصدار أدوات الدفع الإلكتروني للجهات الحكومية

2. تقوم الجهة الحكومية بالتواصل مع البنك المعني لتزويده بمتطلباته ومنها على سبيل المثال لا الحصر:

أ. رسائل تفويض البنك بالخصم من حساب المدفوعات موقعة من المفوضين بالتوقيع على الحساب أصولاً.

ب. نموذج طلب إصدار البطاقة الائتمانية من البنك.

ج. أي متطلبات أخرى يطلبها البنك المصدر للبطاقة.

3. يجب أن تحمل أداة الدفع الإلكتروني اسم الموظف الذي تعهد إليه مسؤولية حفظ واستخدام هذه الأداة لسداد النفقات بالنيابة عن الجهة الحكومية.

4. يقوم الموظف عند استلامه للبطاقة بالتوقيع على إقرار باستلامها والتوقيع على البطاقة وتفعيلها مع البنك المعني.

5. على الجهة الحكومية الالتزام بإلغاء البطاقة الائتمانية الحكومية في حال انتهاء الغرض من سبب إصدارها أو أي سبب آخر؛ على سبيل المثال انتهاء علاقة عمل الموظف حامل البطاقة الائتمانية بالجهة الحكومية، وذلك بعد التأكد من سداد كافة المستحقات التي على البطاقة الائتمانية الحكومية.

6. عند إلغاء البطاقة تقوم الجهة الحكومية بالتواصل مع البنك مباشرة وتقديم طلب للبنك بإلغاء البطاقة.

7. تكون شرائح الحد الائتماني للبطاقة الائتمانية الحكومية كالتالي:

المسمى الوظيفي	الحد الائتماني الأقصى
شاغلو الوظائف التي تقل عن وظيفة مدير قسم	20,000 درهم إماراتي
شاغلو وظائف مدير قسم	30,000 درهم إماراتي
شاغلو الوظائف التي تعلو وظيفة مدير قسم	50,000 درهم إماراتي

ويجوز لمدير دائرة المالية تعديل شرائح حدود الائتمان المذكورة أعلاه، لبعض الدوائر الحكومية وفقاً لحجم أعمالها وبحسب ما تقتضيه الضرورة.

8. لا يجوز أن تتجاوز النفقات التي يتم سدادها عن طريق البطاقة الائتمانية حد الائتمان المصرح به لهذه الأداة.

9. لا يجوز استخدام البطاقة الائتمانية من قِبَل أي شخص غير مُخوّل بذلك، ويجب أن يقتصر استخدامها على الموظف الذي يظهر اسمه عليها.

10. لا يجوز إصدار أكثر من بطاقة ائتمانية للموظف، كما لا يجوز إصدار أدوات الدفع الإلكتروني لغير موظفي الجهات الحكومية الدائمين.

11. لا يجوز لحامل البطاقة السحب منها إلا لسداد نفقة تعذر عليه دفعها بالبطاقة، ويكون السحب في هذه الحالة بالقدر اللازم للسداد النقدي، وفى حدود السحب النقدي المقرر من البطاقة، وعلى حامل البطاقة إخطار المسؤول المالي الأول بالجهة الحكومية بالظروف التي اقتضت السحب، والدفع النقدي فور قيامه بذلك.

12. يُحظر استخدام البطاقة الائتمانية لأي من الغايات التالية:

السحب النقدي في غير حالة الضرورة الواردة بالبند (11) أعلاه.
تحويل أي مبالغ من حساب أداة الدفع الإلكتروني إلى حسابات شخصية.
سداد النفقات المشتريات لا تخص الجهة الحكومية.
سداد النفقات للمشتريات الشخصية.
سداد النفقات المشتريات غير مصرح بها أو تتعارض مع القوانين اللوائح والأنظمة المعمول بها.

13. يجوز لدائرة المالية إلغاء أدوات الدفع الإلكتروني إذا تبين لها عدم التزام مستخدميها بالضوابط والشروط.

14. تلتزم الجهة الحكومية بسداد كامل المبالغ المستحقة عليها في حساب أداة الدفع الإلكتروني قبل التاريخ المحدد لسداد الرصيد المدين، وفي حالة تجاوز التاريخ المحدد للسداد، يجب مسائلة الموظف أو الموظفين المتسببين في ذلك.

15. يلتزم حامل البطاقة بالاحتفاظ بجميع مستندات اثبات الدفع سواء كانت ورقية او الكترونية وتقديمها الى الوحدة المالية بشكل شهري او عند اجراء التسوية وذلك بعد اعتمادها من المسؤول المباشر ويستثنى من الاعتماد حامل البطاقات من شاغلي الوظائف القيادية وفي جميع الأحوال يجب على حامل البطاقة تسوية المبالغ المسددة من البطاقة الائتمانية خلال يومي عمل من تاريخ استلام كشف حساب البطاقة.

5.3.6 الحسابات المصرفية

1. تختص دائرة المالية بمهام فتح واقفال الحسابات المصرفية، سواء كانت باسم حكومة الإمارة أو باسم أي جهة حكومية.

2. تودع النقدية لدى المصارف أو المصارف المرخصة في الدولة.

3. يتم تشغيل أي حساب مصرفي وفقاً لقرار الصلاحيات المالية، ويجب على المخولين بالصرف من الحسابات المصرفية الالتزام بالصلاحيات المخولين بها عند قيامهم بتشغيل الحسابات المصرفية المعنية.

4. تتم إجراءات فتح الحسابات المصرفية من قبل دائرة المالية من تلقاء نفسها أو بناءً على طلب من الجهة الحكومية المعنية.

5. تتولى دائرة المالية إخطار الجهة الحكومية المعنية بإتمام إجراءات فتح الحساب المصرفي.

6. لا يجوز استخدام أي حساب مصرفي في غير الغرض الذي فتح من أجله.

7. يجب على الجهات الحكومية إعلام المصارف خلال (5) أيام عمل عن أي تعديل يطرأ على الأشخاص المخولين بالتوقيع وحدود وصلاحيات التوقيع لكل فئة من التواقيع وتزويد المصارف بنماذج من التواقيع الجديدة مع موافاة دائرة المالية بالقرار الصادر عن الجهة الحكومية في هذا الشأن.

8. تكون الوحدة المالية بكل جهة حكومية مسؤولة عن استلام كشوف الحسابات المصرفية الشهرية لجميع الحسابات الخاصة بالجهة.

9. تتولى دائرة المالية اقفال أي حساب مصرفي في حالة:

انتهاء الغرض الذي تم فتح الحساب لأجله.
عدم وجود حركة على الحساب لمدة تزيد عن ستة أشهر إلا إذا كانت هناك مبررات من الجهة الحكومية لإبقاء هذا الحساب مفتوحاً.
طلب من الجهة الحكومية.
وجود معوقات في البنك المفتوح به الحساب.

وعلى دائرة المالية إخطار الجهة الحكومية المعنية والتنسيق معها قبل البدء باتخاذ إجراءات الاقفال.

10. على دائرة المالية بعد اقفال الحساب:

الحصول على شهادة براءة ذمة / رسالة اقفال حساب من المصارف والمصارف للحساب الذي تم اقفاله.
إخطار الجهة الحكومية المعنية باقفال الحساب.
على الجهة الحكومية إتلاف جميع دفاتر الشيكات الخاصة بالحساب الذي تم اقفاله (إن وجدت)، وذلك عن طريق لجنة يتم تشكيلها لهذا الغرض من قبل مدير الجهة الحكومية على أن تضم اللجنة عضو من دائرة المالية.

11. على الجهة الحكومية طلب عهدة الشيكات / دفاتر الشيكات المقرر طباعتها من البنك والتأكد من أنها مطابقة للنماذج المعتمدة من دائرة المالية ولبيانات الحساب المراد السحب عليه وليس بها أي كشط أو تعديل.

12. على وحدة الحسابات بالجهة الحكومية تسجيل التحويلات المصرفية الخاصة بحسابات الخزانة يومياً.

13. لا يجوز إجراء تحويلات مصرفية بين الحسابات المختلفة في الجهة الحكومية إلا بعد اعتماد دائرة المالية.

14. على وحدة الحسابات بالجهة الحكومية إجراء التحويلات المصرفية الخاصة بحسابات الخزانة خلال ثلاثة أيام عمل من نهاية الشهر المعني.

5.3.7 فتح الاعتمادات المستندية

1. تكون وحدة الحسابات بالجهة الحكومية المسؤولة عن فتح حساب الاعتماد المستندي بناء على طلب من وحدة المشتريات موضح به نوع وشروط الاعتماد المستندي، وبعد استيفاء كافة شروط الشراء الخارجي.

2. يجب الاتفاق على تعديل الاعتماد المستندي من قبل الجهة الحكومية والمورد قبل تقديم طلب بهذا الخصوص للبنك فاتح الاعتماد.

5.3.8 فروقات العملات الأجنبية

على وحدة إدارة النقد في دائرة المالية مراقبة أسعار العملات الأجنبية واحتساب متوسط أسعار العملات الصادرة عن البنك المركزي للشهر السابق. وبناءً على ذلك، يجب على إدارة النقد في دائرة المالية إعداد قائمة (جدول) بالأسعار المثبتة عن الفترة المقبلة (شهرياً).
يجب تحديد فروقات صرف العملات الأجنبية (الربح أو الخسارة) عند تسوية المعاملة وعند تاريخ إقفال الفترة المالية إن سبق تاريخ تسوية المعاملة وتسجيل فروقات أسعار الصرف كقيد في نظام موارد.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 23 - أثر التغييرات في أسعار الصرف الأجنبي.

5.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية لإدارة النقد:

مرسوم إصدار القانون المالي لحكومة عجمان.
اللائحة التنفيذية للقانون المالي.
قرار الصلاحيات المالية.
دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.

5.5 الإجراءات ودورات العمل

5.5.1 إعداد التنبؤات النقدية

5.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد تنبؤات للتدفقات النقدية الصادرة والواردة مع الأخذ بعين الاعتبار قيمة وتوقيت هذه التدفقات؛ وذلك لاتخاذ قرارات مالية سليمة لتحسين إدارة السيولة.

5.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة إدارة النقد في دائرة المالية.
مسؤول وحدة إدارة النقد في دائرة المالية.

5.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق التي تشمل: الموازنة المعتمدة للجهات الحكومية. الرصيد المصرفي في بداية الفترة المالية المستخرج من النظام الفرعي لإدارة النقد. البيانات الخاصة بالمدفوعات (وعلى سبيل المثال: طلبات الشراء، تقرير أعمار الذمم الدائنة) المستخرجة من النظام الفرعي للذمم الدائنة. البيانات الخاصة بالرواتب (وعلى سبيل المثال: كشوف الرواتب المستخرجة من النظام الفرعي للرواتب). البيانات الخاصة بالإيرادات (وعلى سبيل المثال: تقرير أعمار الذمم المدينة المستخرجة من النظام الفرعي للذمم المدينة).		α

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير التنبؤات النقدية	وهو التقرير الذي يعرض التدفقات النقدية المستقبلية الصادرة والواردة، وذلك لاستخلاص الرصيد النقدي المرتقب مع الأخذ بعين الاعتبار قيمة وتوقيت هذه التدفقات.

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية
1	استخراج تقدير التدفقات النقدية من نظام الموازنة	موظف وحدة إدارة النقد	x
2	تحديد الرصيد المصرفي في بداية الفترة والتدفقات النقدية المستقبلية الواردة والصادرة وإعداد تقرير التنبؤات النقدية	موظف وحدة إدارة النقد	x
3	مراجعة تقرير التنبؤات النقدية	مسؤول وحدة إدارة النقد	x
4	رصد النقد في الحسابات المصرفية وتحديث تقرير التنبؤات النقدية عن طريق مقارنة الفروقات بين النقد الفعلي (المتاح) والمقدر	موظف وحدة إدارة النقد	x
5	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالإدارة	موظف وحدة إدارة النقد	x

خريطة الإجراء

إجراء إعداد التنبؤات النقدية

المخرجات	مسؤول وحدة إدارة النقد	موظف وحدة إدارة النقد	المدخلات
		بداية ↓ 1- تقوم الجهات والدوائر الحكومية في بداية كل عام بإعداد التنبؤات النقدية عبر نظام IBM ↓	المؤيدات
		2- تحديد الرصيد البنكي في بداية الفترة والتدفقات النقدية المستقبلية الواردة والصادرة وإعداد تقرير التنبؤات النقدية
تقرير التنبؤات النقدية	3- مراجعة تقرير التنبؤات النقدية ↓ وجود ملاحظات؟ ↓ (نعم)
		4- رصد النقد في الحسابات البنكية وتحديث تقرير التنبؤات النقدية ↓ 5- أرشفة ↓ نهاية

5.5.2 اقتراض الدوائر الحكومية

5.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح إجراءات حصول الجهة الحكومية على القروض والتسهيلات المصرفية لتمويل المشروعات التي تحقق أهداف الجهة الحكومية.

المسؤولون عن أنشطة الإجراء

الموظف المختص بالجهة الحكومية.
الموظف المختص بدائرة المالية.

5.5.2.2 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق التي تشتمل على: الطلب الوارد من الجهة الحكومية مرفقاً به الدراسة الاقتصادية للمشروع، والتي تركز على التأثيرات الأوسع على المجتمع والاقتصاد لاستخدامات الاقتراض. الدارسة المالية: تركز على الأداء المالي والمردود المالي للاقتراض. المتطلبات المحددة باللائحة التنفيذية. خطة عمل الشروع.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	توصية دائرة المالية	مذكرة تتضمن نتيجة الدراسة وتوصيات دائرة المالية بشأن طلب الاقتراض.

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	إعداد الدراسة الاقتصادية من حيث: التكلفة والفائدة: يتم حساب المنافع الاقتصادية المتوقعة مقارنة بالتكاليف. الآثار الاجتماعية: مثل تأثير المشروع على مستويات المعيشة والرفاهية العامة. الآثار البيئية: مثل تأثير المشروع على الموارد الطبيعية والبيئة. التأثيرات على الاقتصاد الكلي: مثل تأثير المشروع على الناتج المحلي الإجمالي والتضخم وأسعار الفائدة.	الوحدة / الموظف المختص		x
2	إعداد الدراسة المالية من حيث: التكاليف والإيرادات: تحديد جميع التكاليف المالية (تكاليف التشغيل، التكاليف الرأسمالية) ومقارنتها بالإيرادات المتوقعة. التحليل المالي: مثل تحليل الربحية، السيولة.... التدفقات النقدية: تقييم تدفق الأموال من وإلى المشروع لمعرفة قدرته على تحقيق أرباح. نسبة العائد على الاستثمار (ROI): لقياس الجدوى المالية للمشروع.	الوحدة / الموظف المختص		x
3	مراجعة الدراسة الاقتصادية والمالية للمشروع من الإدارة المختصة، ورفع تقرير عنها لمدير دائرة المالية تمهيداً لعرضها على ممثل الحاكم.	الوحدة / الموظف المختص	x
4	في حال اعتماد القرض للجهة الحكومية من ولي العهد، مخاطبة الجهة الحكومية بقرار السلطة المختصة حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالإدارة.	الوحدة / الموظف المختص	x
5	إبرام عقد القرض وإدارته، وإرسال نسخة من العقد إلى دائرة المالية.	الوحدة / الموظف المختص	x

خريطة الإجراء

اقتراض الدوائر الحكومية

المخرجات	الوحدة / الموظف المختص	موظف وحدة الإيرادات	المدخلات
		بداية
		1- إعداد الدراسة الاقتصادية من حيث: التكلفة والفائدة: يتم حساب المنافع الاقتصادية المتوقعة مقارنة بالتكاليف. الآثار الاجتماعية: مثل تأثير المشروع على مستويات المعيشة والرفاهية العامة. الآثار البيئية: مثل تأثير المشروع على الموارد الطبيعية والبيئة. التأثيرات على الاقتصاد الكلي: مثل تأثير المشروع على الناتج المحلي الإجمالي والتضخم وأسعار الفائدة. 2- إعداد الدراسة المالية من حيث: التكاليف والإيرادات: تحديد جميع التكاليف المالية (تكاليف التشغيل، التكاليف الرأسمالية) ومقارنتها بالإيرادات المتوقعة. التحليل المالي: مثل تحليل الربحية، السيولة... التدفقات النقدية: تقييم تدفق الأموال من وإلى المشروع لمعرفة قدرته على تحقيق أرباح. نسبة العائد على الاستثمار (ROI): لقياس الجدوى المالية للمشروع.	المؤيدات
توصية دائرة المالية	3- مراجعة الدراسة الاقتصادية والمالية للمشروع من الإدارة المختصة ورفع تقرير عنها لمدير عام الدائرة تمهيداً لعرضها على ممثل الحاكم
	4- في حال اعتماد القرض للجهة الحكومية من ولي العهد، مخاطبة الجهة الحكومية بقرار السلطة المختصة حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالإدارة
	5- إبرام عقد القرض وإدارته، وإرسال نسخة من العقد إلى دائرة المالية.
	النهاية

5.5.3 التسويات المصرفية

5.5.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد تسويات الحسابات المصرفية للجهات الحكومية، وذلك لمطابقة الأرصدة المصرفية في الكشوفات المستلمة من المصارف مع الأرصدة المصرفية في نظام موارد.

5.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

5.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الكشوفات المصرفية	وهي كشوفات الحسابات المصرفية المحملة من المصارف، والتي تبين الحركات الدائنة والمدينة على الأرصدة المصرفية خلال فترة زمنية معينة.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير تسويات الحسابات المصرفية	وهو التقرير المعد من قبل وحدة الحسابات في الجهات الحكومية، والذي تم اعتماده من بعد التأكد من مطابقة الأرصدة في الكشوفات المصرفية مع الأرصدة المصرفية في نظام موارد.
2	القيد التعديلي	وهو القيد المعد لمعالجة فروقات التسوية المصرفية (إن وجدت) بناءً على تقرير تسويات الحسابات المصرفية.

5.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	تحميل الكشوفات المصرفية في النظام الفرعي لإدارة النقد قبل إقفال الفترة المالية.	موظف وحدة الحسابات	x
2	إجراء مطابقة آلية لأرصدة الحسابات المصرفية مع الكشوفات المصرفية المحملة والتحقق من وجود أي فروقات بالتنسيق مع وحدة المدفوعات ووحدة الإيرادات، وذلك من خلال مراجعة: شيكات الصرف أو الإيداع المعلقة. مبالغ أخرى معلقة لأكثر من شهر (مثل أخطاء مصرفية لمبالغ تم إضافتها أو خصمت من الحساب المصرفي). الإيداعات التي لم تظهر بعد في الحساب المصرفي للجهة الحكومية. إيداعات أو خصومات (وعلى سبيل المثال فائدة دائنة أو مدينة) ظهرت في الحساب المصرفي ولم تقيد في الرصيد المصرفي في النظام موارد. المصاريف المصرفية.	موظف وحدة الحسابات	x
3	في حال وجود فروقات، يتم البحث في أسباب الفروقات ومعالجتها بالتواصل مع الوحدة المعنية، وفي حال كان الفرق ناتجاً عن خطأ من البنك، فيجب إشعار البنك المعني بذلك لمعالجته.	موظف وحدة الحسابات	x
4	إعداد تقرير تسويات الحسابات المصرفية ورفعه إلى المسؤول المالي الأول للمراجعة والاعتماد.	موظف وحدة الحسابات	x
5	مراجعة واعتماد تقرير تسويات الحسابات المصرفية.	المسؤول المالي الأول	x
6	في حال وجود تعديلات على الأرصدة المصرفية في نظام موارد، يتم إعداد القيد التعديلي للأرصدة المصرفية في نظام موارد بناء على تقرير تسويات الحسابات المصرفية المعتمد، ويتم مراجعته وترحيله في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	موظف وحدة الحسابات	x
7	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الحسابات	x

خريطة الإجراء

إجراء التسويات البنكية

المخرجات	المسؤول المالي الأول	موظف وحدة الحسابات	المدخلات
		بداية ↓ 1- تحميل الكشوفات البنكية في النظام الفرعي لإدارة النقد قبل إغلاق الفترة المالية	المؤيدات
		↓ 2- إجراء مطابقة آلية لأرصدة الحسابات البنكية مع الكشوفات البنكية المحملة ↓ وجود فروقات؟ ↓ (نعم)
		3- البحث في أسباب الفروقات ومعالجتها بالتواصل مع الوحدة المعنية ↓ 4- إعداد تقرير تسويات الحسابات البنكية
تقرير تسويات الحسابات البنكية	5- مراجعة واعتماد تقرير تسويات الحسابات البنكية
القيد التعديلي ↓ النظام المالي		↓ وجود تعديلات على الأرصدة البنكية في نظام موارد؟ ↓ (لا) 7- أرشفة ↓ نهاية
		(نعم) ↓ 6- إعداد القيد التعديلي للأرصدة البنكية في نظام موارد

5.5.4 إنشاء السلف المستديمة/المؤقتة

5.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إنشاء السلف المستديمة/المؤقتة لمعالجة النفقات النثرية؛ حيث إن السلف المستديمة هي السلف التي يتم استعاضتها بشكل دوري عند استعمالها والسلف المؤقتة هي السلف التي يتم إنشاؤها لغرض معين ولفترة زمنية معينة.

5.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المفوض بالتوقيع تبعاً لجدول الصلاحيات المالية المعتمد.
وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.

5.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب إنشاء السلفة المستديمة / المؤقتة	وهو طلب معد وصادر عن الإدارة معنية في الجهة الحكومية لإنشاء سلفة مستديمة / مؤقتة يحدد فيه الغرض منها والمبلغ المطلوب، بالإضافة إلى تحديد أمين السلفة في الإدارة الطالبة، والذي يتم اعتماده من مدير الجهة الحكومية.		a

5.5.4.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	مراجعة طلب إنشاء للسلف المستديمة/المؤقتة، والتأكد من استيفاء جميع الموافقات ورفعه إلى مدير الجهة الحكومية للاعتماد.	موظف وحدة المدفوعات	x
2	في حال عدم اعتماد طلب إنشاء السلفة المستديمة / المؤقتة، يتم التواصل مع الوحدة الطالبة لإخطارها بسبب عدم اعتماد طلب إنشاء السلفة.	موظف وحدة المدفوعات	x
3	في حال اعتماد طلب إنشاء السلفة المستديمة / المؤقتة، يتم إضافة أمين السلفة (المذكور ضمن طلب إنشاء السلفة المعتمد) كمورد في النظام الفرعي للذمم الدائنة، وتسجيل السلفة كدفعة تم دفعها مقدماً (باب المدفوعات).	وحدة المدفوعات	x
4	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	x

خريطة الإجراء

إجراء إنشاء السلف المستديمة/المؤقتة

المخرجات	وحدة المدفوعات	موظف وحدة المدفوعات	المدخلات
		بداية ↓ 1- مراجعة طلب إنشاء للسلف المستديمة/المؤقتة والتأكد من استيفاء جميع الموافقات	المؤيدات
		↓ اعتماد طلب إنشاء السلفة؟ → (لا) → 2- التواصل مع الوحدة الطالبة لإخطارها بسبب عدم اعتماد طلب إنشاء السلفة
النظام المالي	(نعم) ↓ 3- تسجيل السلفة كدفعة تم دفعها مقدماً (باب المدفوعات)	↓ 4- أرشفة ↓ نهاية

5.5.5 تسجيل استعاضة السلف المستديمة

5.5.5.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل استعاضة السلف المستديمة.

5.5.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين السلفة في الجهة الحكومية.
موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب الاستعاضة	وهو طلب تجديد أموال السلفة المستديمة التي تم صرفها مقابل فواتير نثرية.
2	المؤيدات	وهي الوثائق التي تشمل فاتورة المورد / وصل / إيصال قبض لما تم صرفه من السلف.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	كشف مفصل	وهو كشف يوضح رصيد السلفة السابق ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها ضمن الفترة المعنية ورصيد السلفة الحالي.

5.5.5.3 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	يتم إعداد طلب استعاضة مرفقاً بكشف مفصل يوضح رصيد السلفة السابق ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها في الفترة المعنية ورصيد السلفة الحالي والمبلغ الذي يجب استعاضته بعد ختم الفواتير بختم "سددت" ويتم اعتماد الطلب والفواتير من المسؤول المباشر المعني.	أمين السلفة	x
2	مراجعة طلب الاستعاضة والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات.	موظف وحدة المدفوعات	x
3	تسجيل الكشف كفاتورة في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	موظف وحدة المدفوعات	x
4	مراجعة الفاتورة والمؤيدات المرفقة واعتماد وترحيلها في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	مسؤول وحدة المدفوعات	x
5	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
6	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالإدارة.	موظف وحدة المدفوعات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل استعاضة السلف المستديمة

المخرجات	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	أمين السلفة في الجهة الحكومية	المدخلات
				بداية ↓ 1- إعداد طلب استعاضة مرفقاً بكشف مفصل يوضح رصيد السلفة السابق ومبالغ النفقات النثرية	المؤيدات
			2- مراجعة طلب الاستعاضة ↓ 3- تسجيل الكشف كفاتورة في النظام الفرعي للذمم الدائنة
		4- مراجعة الفاتورة والمؤيدات المرفقة واعتماد وترحيلها في النظام الفرعي للذمم الدائنة
كشف مفصل ↓ النظام المالي	5- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها في الأستاذ العام		↓ 6- أرشفة ↓ نهاية

5.5.6 تسجيل النفقات النثرية (من السلف المستديمة والمؤقتة)

5.5.6.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل النفقات النثرية التي تم صرفها من السلف المستديمة أو المؤقتة.

المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين السلفة في الجهة الحكومية.
موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

5.5.6.2 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق التي تشمل فاتورة المورد / وصل / إيصال قبض لما تم صرفه من السلف.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	كشف مفصل	وهو كشف يوضح رصيد السلفة السابق ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها بموجب المؤيدات المذكورة أعلاه وضمن الفترة المعنية ورصيد السلفة الحالي.

5.5.6.3 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	تسوية السلفة مقابل الوثائق الثبوتية للنفقات المسجلة من بعد ختم الفواتير بختم "سددت" وإعداد كشف مفصل بمبالغ النفقات النثرية وإيداع المبلغ المتبقي بالحساب المصرفي.	أمين السلفة	x
2	تسجيل الكشف كفاتورة في النظام الفرعي للذمم الدائنة وتطبيق الفاتورة مع فاتورة الدفعة المقدمة (تسوية المصروف مع الدفعة التي تم دفعها مقدماً لحساب أمين السلفة وإيصال المقبوضات إن وجد).	موظف وحدة المدفوعات	x
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والفواتير واعتماد وترحيلهم في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	مسؤول وحدة المدفوعات	x
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
5	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالإدارة.	موظف وحدة المدفوعات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل النفقات النثرية (من السلف المستديمة والمؤقتة)

المخرجات	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية	أمين السلفة في الجهة الحكومية	المدخلات
				بداية ↓ 1- تسجيل النفقات النثرية من السلف المستديمة والمؤقتة	المؤيدات
			2- إعداد طلب الاستعاضة مرفقاً بكشف مفصل
		3- مراجعة طلب الاستعاضة والتأكد من جميع الاعتمادات والموافقات وفقاً لمصفوفة الصلاحيات
كشف مفصل	4- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها في الأستاذ العام
			↓ 5- أرشفة ↓ نهاية

5.5.7 إنشاء وإلغاء البطاقة الائتمانية

5.5.7.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إنشاء البطاقة الائتمانية وهي إحدى طرق الدفع للوحدة التنظيمية، يتم تسويتها بشكل دوري عند استعمالها.

5.5.7.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المفوض بالتوقيع تبعاً لجدول الصلاحيات المالية المعتمد.
وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.

5.5.7.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب البطاقة الائتمانية	وهو طلب معد وصادر عن الإدارة معنية في الجهة الحكومية لإنشاء البطاقة الائتمانية يحدد فيه الغرض منها والمبلغ المطلوب، بالإضافة إلى تحديد الموظف المعهود له باستخدام البطاقة، ويتم اعتماده من مدير الجهة الحكومية.		α

5.5.7.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	إعداد طلب إصدار بطاقة ائتمانية واعتماده من المسؤول المباشر وإرساله إلى وحدة المدفوعات.	الموظف المختص	x
2	مراجعة طلب إنشاء البطاقة الائتمانية والتأكد من استيفاء جميع الموافقات ورفعه إلى مدير الجهة الحكومية للاعتماد.	موظف وحدة المدفوعات	x
3	الموافقة أو رفض طلب إنشاء البطاقة الائتمانية.	المدير العام	x
4	في حال اعتماد طلب إنشاء البطاقة الائتمانية وبعد استلام البطاقة الائتمانية، يتم إضافة مستخدم البطاقة (المذكور ضمن الطلب المعتمد) في النظام الفرعي للمدفوعات.	موظف وحدة المدفوعات	x
5	يقوم الموظف عند استلام البطاقة الائتمانية التوقيع على إقرار استلامها وتفعيلها لدى البنك.	موظف الوحدة التنظيمية	x
6	عند إلغاء البطاقة يتم التواصل مع البنك مباشرة وتقديم طلب إلغاء البطاقة. في حال قيام حامل البطاقة بعمليات صرف مخالفة وتحميل الموظف كافة المبالغ الناتجة عن تلك العمليات وجميع المصروفات الأخرى المفروضة من البنك واتخاذ الإجراءات التأديبية تجاه الموظف.	موظف وحدة المدفوعات	x
7	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	x

خريطة الإجراء

إنشاء أو إلغاء البطاقة الائتمانية

المخرجات	مدير الجهة الحكومية	موظف وحدة المدفوعات	الموظف المختص	المدخلات
			بداية ↓ 1- طلب إصدار بطاقة ائتمانية معتمد من المسؤول المباشر	طلب البطاقة الإئتمانية
		2- مراجعة طلب إنشاء البطاقة الائتمانية والتأكد من استيفاء جميع الموافقات ورفعه إلى المدير العام للاعتماد
	3- الموافقة على إصدار البطاقة الائتمانية	↓ 4- في حال اعتماد طلب إنشاء البطاقة الائتمانية وبعد استلام البطاقة الائتمانية يتم إضافة مستخدم البطاقة (المذكور ضمن الطلب المعتمد) في النظام الفرعي للمدفوعات
			5- يقوم الموظف عند استلام البطاقة الائتمانية التوقيع على إقرار استلامها وتفعيلها لدى البنك
البطاقة الإئتمانية		6- عند إلغاء البطاقة يتم التواصل مع البنك مباشرة وتقديم طلب إلغاء البطاقة ↓ 7- حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة ↓ نهاية

5.5.8 تسجيل تسوية البطاقة الائتمانية

5.5.8.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بتسجيل وتسوية المدفوعات من البطاقة الائتمانية.

5.5.8.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين السلفة في الجهة الحكومية.
موظف وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

5.5.8.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب التسوية	وهو طلب تجديد أموال البطاقة التي تم صرفها مقابل فواتير نثرية.
2	المؤيدات	وهي الوثائق التي تشمل فاتورة المورد / وصل / إيصال قبض لما تم صرفه من البطاقة الإلكترونية.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	كشف مفصل	وهو كشف يوضح رصيد البطاقة ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها ضمن الفترة المعنية.

5.5.8.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	يتم إعداد طلب تسوية مدفوعات البطاقة مرفقاً بكشف مفصل يوضح رصيد البطاقة السابق ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها في الفترة المعنية ورصيد البطاقة الحالي والمبلغ الذي يجب تسويته بعد ختم الفواتير بختم "سددت"، ويتم اعتماد الطلب والفواتير من المسؤول المباشر المعني.	أمين السلفة بالوحدة التنظيمية	x
2	مراجعة الفواتير المقدمة وجميع بنود المصروفات الواردة بكشف حساب البطاقة والتأكد من صحتها من خلال: مطابقة المبالغ الواردة في كشف حساب البطاقة مع الفواتير المقدمة. التأكد من توقيع مسؤول الوحدة التنظيمية على جميع المستندات الثبوتية المرفقة بما يفيد صحة الصرف. التأكد من أن المصروفات المدفوعة هي ضمن بنود المصروفات التي يجوز صرفها من البطاقة. التأكد من أن الفواتير مستوفاة للاشتراطات الواجب توافرها في الفاتورة الضريبية إذا كان المورد مسجل ضريبياً. خلال خمسة أيام عمل من تاريخ استلام طلب التسوية مستوفى كافة المستندات، يتم إصدار مستند صرف بمبلغ مساوٍ للمبلغ المطلوب تسويته ودفع المبلغ وفقاً لما تم الاتفاق عليه مع البنك مصدر البطاقة.	موظف وحدة المدفوعات	x
3	تسجيل الكشف كفاتورة مجمعة في نظام موارد وتوجيه المبالغ المخصومة على البنود ذات العلاقة.	موظف وحدة المدفوعات	x
4	مراجعة الفاتورة والمؤيدات المرفقة واعتماد وترحيلها في النظام الفرعي للذمم الدائنة.	مسؤول وحدة المدفوعات	x
5	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
6	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة المدفوعات	x

خريطة الإجراء

تسجيل تسوية البطاقة الائتمانية

المخرجات	المسؤول المالي الأول	مسؤول وحدة المدفوعات	موظف وحدة المدفوعات	أمين السلفة بالوحدة التنظيمية	المدخلات
				بداية ↓ 1- يتم إعداد طلب تسوية مدفوعات البطاقة مرفقاً بكشف مفصل يوضح رصيد البطاقة السابق ومبالغ النفقات النثرية التي تم صرفها في الفترة المعنية ورصيد البطاقة الحالي والمبلغ الذي يجب تسويته بعد ختم الفواتير بختم "سددت" ويتم اعتماد الطلب والفواتير من المسؤول المباشر المعني	طلب تسوية المؤيدات
			2- مراجعة الفواتير المقدمة وجميع بنود المصروفات الواردة بكشف حساب البطاقة والتأكد من صحتها من خلال: - التأكد من توقيع مسؤول الوحدة التنظيمية على جميع المستندات الثبوتية المرفقة بما يفيد صحة الصرف. - التأكد من أن المصروفات المدفوعة هي ضمن بنود المصروفات التي يجوز صرفها من البطاقة. - التأكد من أن الفواتير مستوفاة للاشتراطات الواجب توافرها في الفاتورة الضريبية إذا كان المورد مسجل ضريبياً. خلال خمسة أيام عمل من تاريخ استلام طلب التسوية مستوفى كافة المستندات، يتم إصدار مستند صرف بمبلغ مساوٍ للمبلغ المطلوب تسويته ودفع المبلغ وفقاً لما تم الاتفاق عليه مع البنك مصدر البطاقة. ↓ 3- تسجيل الكشف كفاتورة مجمعة في نظام موارد وتوجيه المبالغ المخصومة على البنود ذات العلاقة.
		4- مراجعة الفاتورة والمؤيدات المرفقة واعتماد وترحيلها في النظام الفرعي للذمم الدائنة
كشف مفصل	5- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)
			6- حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالإدارة ↓ نهاية

Document

5.5.9 تسجيل تحويلات مخصصات الموازنة من قبل دائرة المالية إلى الجهات الحكومية

5.5.9.1 الهدف من الإجراءات

يعنى هذا الإجراء بتسجيل تحويلات دائرة المالية لمخصصات الموازنة المعتمدة إلى الجهات الحكومية.

5.5.9.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في دائرة المالية.
المسؤول المالي الأول في دائرة المالية.
المسؤول المالي الأول في دائرة المالية.

5.5.9.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	إشعار البنك بالحساب المكشوف للجهة الحكومية	هو عبارة عن إشعار صادر عن البنك في نهاية كل يوم يشعر فيه دائرة المالية بوجود مبالغ مسحوبة على المكشوف من حسابات الجهات الحكومية الصفرية.	🖶

5.5.9.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام إشعار البنك بصرف المبالغ من قبل الجهة الحكومية وانكشاف حسابها الصفري بقيمة المصروف يقوم الموظف بإعداد قيد التحويل (في النظام الفرعي لإدارة النقدية).	موظف وحدة الحسابات	x
2	مراجعة قيد التحويل ومقارنته بإشعار البنك المستلم بانكشاف حساب الجهة الحكومية واعتماده.	المسؤول المالي الأول	x
3	إشعار الجهة الحكومية المعنية بتحويل المبالغ وإجراء التسوية المصرفية (إجراء التسوية المصرفية رقم).	وحدة الحسابات		x
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
5	حفظ القيد والمؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة الحسابات	x

خريطة الإجراء

اجراء تسجيل تحويلات مخصصات الموازنة من قبل دائرة المالية الى الجهات الحكومية

المدخلات

موظف وحدة الحسابات في دائرة المالية

المسؤول المالي الاول في دائرة المالية

وحدة الحسابات

إشعار البنك بالحساب المكشوف

بداية

↓

1- إعداد قيد التحويل في النظام الفرعي لادارة النقدية

2- مراجعة قيد التحويل ومن ثم مطابقته واعتماده

↓

4- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها في الأستاذ العام

3- إشعار الجهة المعنية بالتحويل وإجراء التسوية البنكية (اجراء التسوية البنكية رقم 6.3.2)

↓

5- أرشفة

↓

نهاية

5.5.10 تسجيل تحويلات الأموال من الجهات الحكومية إلى دائرة المالية

5.5.10.1 الهدف من الإجراءات

يعنى هذا الإجراء بتسجيل تحويل المبالغ التي تم تحصيلها وتحويلها من الجهات الحكومية إلى دائرة المالية.

5.5.10.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

5.5.10.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	إشعار البنك بالتحويل لحساب الخزانة	هو عبارة عن إشعار صادر عن البنك في نهاية كل يوم يشعر فيه الجهة الحكومية بتحويل المبالغ المقبوضة إلى حساب الخزانة.	🖶

5.5.10.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام إشعار البنك بتحويل المبالغ من الجهة الحكومية يقوم الموظف بإعداد قيد التحويل (في النظام الفرعي لإدارة النقدية).	موظف وحدة الحسابات		x
2	مراجعة قيد التحويل ومقارنته بإشعار البنك المستلم واعتماده.	المسؤول المالي الأول		x
3	إشعار دائرة المالية بتحويل المبالغ وإجراء التسوية المصرفية (إجراء التسوية المصرفية).	وحدة الحسابات	x
4	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول		x
5	حفظ القيد والمؤيدات في الملفات الخاصة لدى الوحدة.	موظف وحدة الحسابات		x

خريطة الإجراء

اجراء تسجيل تحويلات الأموال من الجهات الحكومية إلى دائرة المالية

المدخلات

موظف وحدة الحسابات في دائرة المالية

المسؤول المالي الاول في دائرة المالية

وحدة الحسابات

إشعار البنك بالتحويل لحساب الخزانة

بداية

↓

1- إعداد قيد التحويل في النظام الفرعي لادارة النقدية

2- مراجعة قيد التحويل ومن ثم مطابقته واعتماده

↓

4- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها في الأستاذ العام

3- إشعار الجهة المعنية بالتحويل وإجراء التسوية البنكية (اجراء التسوية البنكية رقم 6.3.2)

↓

5- أرشفة

↓

نهاية

5.5.11 تسجيل الاعتمادات المستندية

5.5.11.1 الهدف من الإجراء

يعني هذا الإجراء إلى توضيح كيفية تسجيل الاعتمادات المستندية.

5.5.11.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

وحدة المشتريات في الجهة الحكومية.
وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
وحدة المخازن في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

5.5.11.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب فتح اعتماد مستندي	طلب معتمد من وحدة المشتريات بشأن الشراء بموجب اعتماد مستندي يتضمن المواد المطلوب شراؤها من واقع ما هو وارد بالموازنة المعتمدة ومرفق بالطلب نطاق العمل معتمد من الجهة الطالبة.	🖶
2	مذكرة بأسباب الشراء الخارجي	مذكرة تعد من الجهة الطالبة تعتمد حسب مستوى الصلاحية للسماح بالشراء من الخارج.		ā

رقم

المخرج

وصف المخرج

أرشفة آلية

أرشفة يدوية

الاعتماد المستندي

إدارة التعاقد مع المورد توزيع نسخ العقد كالآتي:

وحدة المشتريات بالجهة الحكومية
الوحدة المالية
المخازن

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	التواصل مع المورد والوصول إلى الاتفاق النهائي بشروط الاعتماد المستندي وإشعار الوحدة المالية لفتح الاعتماد المستندي.	وحدة المشتريات	x
2	تعبئة طلب فتح الاعتماد المستندي حسب النموذج المعتمد للبنك مع ضرورة التأكيد على اسم المستفيد وعنوانه واسم البنك الذي يتعامل معه ورقم حساب المستفيد. قيمة الاعتماد المستندي ونوع العملة. وصف البضاعة المشتراة وكمياتها. مدة صلاحية الاعتماد. تفاصيل وبيانات الشحن. تفاصيل عملية الدفع المتفق عليها. نوع الاعتماد المستندي وشروطه. طريقة شحن وتسليم البضاعة. أي بيانات ضرورية أخرى. وتوقيعه من مستوى الصلاحية.	موظف وحدة الحسابات	x
3	إشعار وحدة المشتريات ووحدة المدفوعات بفتح الاعتماد.	المسؤول المالي الأول	x
4	إصدار شهادة تخويل أو تعيين مخلص جمركي.	وحدة المشتريات	x
5	تسجيل العمولات المصرفية الواردة في كشف الحساب كمصاريف مصرفية (إجراء التسويات المصرفية).	وحدة الحسابات	x
6	تسجيل الاعتماد المستندي على نظام موارد كدفعة مقدمة وتحميل المصاريف المتعلقة به (باب المدفوعات).	وحدة المدفوعات	x
7	استلام الوثائق والإشعارات من البنك فاتح الاعتماد المستندي ومراجعتها (على سبيل المثال: أصل فاتورة من نسختين. شهادة أصل البضاعة (شهادة منشأ) مصدق عليها من سفارة الإمارات العربية المتحدة في بلد المصدر. بوليصة شحن، وشهادة معاينة. وثائق التأمين). وإبلاغ وحدة المخازن لاستلام وفحص المواد ووحدة المدفوعات.	موظف وحدة الحسابات	x
8	تسجيل الفاتورة كذمة مستحقة للمورد وتطبيقها مع الدفعة المقدمة (باب المدفوعات).	وحدة المدفوعات	x
9	عند استلام المواد يتم إضافتها إلى المخزون بعد إضافة المصاريف المتعلقة بها (باب المخزون).	وحدة المخازن	x
10	في حالة عدم مطابقة المواد المستلمة للمواصفات المطلوبة يتم التواصل مع المورد لمعالجة حالات عدم المطابقة.	وحدة المشتريات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل الاعتمادات المستندية

المدخلات

وحدة المشتريات

موظف وحدة الحسابات

المسؤول المالي الأول

وحدة المدفوعات

وحدة المخازن

المخرجات

طلب فتح اعتماد مستندي

مذكرة بأسباب الشراء الخارجي

بداية

↓

1- التواصل مع المورد الاتفاق معه على شروط الاعتماد المستندي وإشعار الوحدة المالية بفتح الاعتماد المستندي

↓

4- إصدار شهادة تخويل أو تعيين مخلص جمركي

↓

10- في حالة عدم مطابقة المواد المستلمة للمواصفات المطلوبة إبلاغ المورد لمعالجة حالات عدم المطابقة

↓

نهاية

2- إعداد طلب فتح الاعتماد المستندي والتأكد من تلبية كافة المتطلبات

↓

5- تسجيل العمولات البنكية الواردة في كشف الحساب كمصاريف بنكية (إجراء التسويات البنكية رقم 6.3.2)

↓

7- استلام الوثائق والإشعارات من البنك فاتح الاعتماد المستندي ومراجعتها

3- إشعار وحدة المشتريات ووحدة المدفوعات بفتح الاعتماد

6- تسجيل الاعتماد المستندي على نظام موارد كدفعة مقدمة وتحميل المصاريف المتعلقة به

↓

8- تسجيل الفاتورة كذمة مستحقة للمورد وتطبيقها مع الدفعة المقدمة

9- إضافة المواد المستلمة إلى المخزون بعد إضافة المصاريف المتعلقة بها

الاعتماد المستندي

5.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على التقارير التالية لقياس أداء وظيفة إدارة النقد (على سبيل المثال):

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	دقة التنبؤات للتدفقات النقدية الصادرة	نسبة التفاوت ما بين الصرف الفعلي وتقديرات الصرف	قياس الكفاءة في إعداد التنبؤات للتدفقات النقدية الصادرة	شهري
2	دقة التنبؤات للتدفقات النقدية الواردة	نسبة التفاوت ما بين التحصيل الفعلي وتقديرات التحصيل	قياس الكفاءة في إعداد التنبؤات للتدفقات النقدية الواردة	شهري
3	الوقت المستغرق لتسوية الحسابات المصرفية	عدد الأيام المستغرقة لتسوية الحسابات المصرفية الحكومية ومعالجة الفروقات	قياس الكفاءة في تسوية الحسابات المصرفية الحكومية	شهري
4	نسبة إنجاز موظف وحدة الحسابات من التسويات المصرفية المنجزة	عدد التسويات المصرفية المنجزة ÷ عدد الموظفين في وحدة الحسابات	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

6 الباب السادس - الأصول الثابتة

متابعه تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

6.1 التعريفات

في تطبيق أحكام هذا الباب يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها ما لم يدل سياق النص على غير ذلك؛ لذلك يفضل قراءة هذه التعريفات قراءة جيدة قبل الانتقال إلى باقي أجزاء الباب، وذلك من أجل سهولة استخدام الدليل.

المصطلح	التعريف
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / مدير قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
ضابط الأصول	الموظف الإداري (أمين المخزن) المسؤول عن تنفيذ جميع عمليات التتبع على الأصول الثابتة في نظام تتبع الأصول.
وحدة الأصول	(القسم / الشعبة / الموظف) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية المعنية بمهام ومسؤوليات وإجراءات محاسبة الأصول.
الأصول	الأصول الملموسة والأصول غير الملموسة.
الأصول الملموسة	الأصول التي لها جوهر مادي وتعود بمنافع اقتصادية وإمكانية خدمة مستقبلية، حيث تسيطر عليها الجهات الحكومية لتزويدها بالخدمات أو لتلبية احتياجاتها الإدارية. كما يتوقع استخدامها لأكثر من فترة تشغيلية واحدة، وتشمل على سبيل المثال الآتي: - الممتلكات والمصانع والمعدات (مثل الأثاث والمركبات والآليات والمباني والبنية التحتية في حال استوفت شروط الاعتراف لإدراجها تحت هذه الفئة). - العقارات الاستثمارية (الأراضي والمباني)؛ - الأصول الملموسة التي تنشأ عن عقود الإيجار التمويلية (مثل: تأجير تمويلي لعقارات أو آلات أو غيرها). - الأصول الملموسة التي تنشأ من ترتيبات امتياز تقديم الخدمة (مثل: العقارات)؛ - الأصول البيولوجية (مثل: الحيوانات، أشجار النخيل).
الأصول غير الملموسة	أصول ليس لها جوهر مادي وتعود بمنافع اقتصادية وإمكانية خدمة مستقبلية، حيث تسيطر عليها الجهات الحكومية لتزويدها بالخدمات أو لتلبية احتياجاتها الإدارية، كما يتوقع استخدامها لأكثر من فترة تشغيلية واحدة، وتشمل الآتي: - الأصول غير الملموسة المطورة داخلياً والمشتراة (مثل: برامج وتطبيقات الحاسوب). - الأصول غير الملموسة المتعلقة بالبحث والتطوير (مثل: تطوير مراجع علمية أو تطوير علاج). - الأصول غير الملموسة التي تنشأ من عقود الإيجار التمويلية (مثل: تأجير تمويلي لبرامج وتطبيقات حاسوب)؛ - الأصول غير الملموسة التي تنشأ من ترتيبات امتياز تقديم الخدمة (مثل: عجمان باي).
تكلفة الاستبدال	القيمة التي يجب دفعها لاستبدال أصل بأصل مماثل في حال أنه قد تعرض للتلف.
تكلفة الاستبدال المستهلكة	تكلفة إعادة إنتاج الأصل أو تكلفة استبداله، أيهما أقل، مطروحاً منها الاستهلاك المتراكم الذي يتم احتسابه على أساس تلك التكلفة، وذلك لعكس الخدمات التي تم استهلاكها أو استنفذت مسبقاً.
استهلاك / إطفاء الأصول	التوزيع المنتظم لتكلفة الأصل على مدى عمره الإنتاجي.
القيمة القابلة للاسترداد	المبلغ الذي يمكن الحصول عليه من بيع أصل مخصوماً منه تكاليف البيع أو قيمة استخدامه أيهما أعلى.
القيمة العادلة	المبالغ التي يمكن الحصول عليها من بيع أصل ما في معاملة على أساس تجاري بين أطراف مطلعة وراغبة في التبادل.
الأصول التراثية	الأصول التي لها أهمية تاريخية أو بيئية أو ثقافية وغالباً ما يكون من الصعب تقييمها بما يعكس قيمتها التاريخية أو البيئية أو الثقافية، وتكون في الغالب غير قابلة للاستبدال ومن الصعب تقدير عمرها الإنتاجي.
الأصول البيولوجية	حيوان أو نبات حي يستخدم في أنشطة زراعية.
القيمة الدفترية	التكلفة الأصلية مطروحاً منها الاستهلاك المتراكم وأي خسائر متراكمة لانخفاض القيمة.
العهد الشخصية	أي موجودات تصرف للموظف وفقاً لطبيعة عمله الذي يقوم به، وتسلم للموظف كعهدة شخصية، ويلتزم بالمحافظة عليها وبردها عند انتهاء الغرض من استخدامها. (مثل: جهاز الحاسب الآلي المحمول، أو صندوق المعدات، أو الهواتف، أو السيارات).
العهد المكانية	أي موجودات أخرى بخلاف العهد الشخصية بكل موقع إداري.
مكون اصل	جزء لا يتجزأ من الأصل، لا يستطيع أن يفي وظيفته بمعزل عن الأصل، ولا يجب تسجيله ضمن سجل الأصول، ولكن يمكن حصره ومتابعته كمخزون.
نظام تتبع الأصول	النظام المستخدم لتتبع الأصول، والذي يقوم بتسجيل تفاصيل الأصول من لحظة استلامها إلى لحظة استبعادها.
قطع الغيار	المواد التي يتم الاحتفاظ بها لتحل محل مكونات الأصول المتعطلة أو المفقودة أو التالفة، ولا يجب تسجيلها ضمن سجل الأصول ويمكن حصرها ومتابعتها كمخزون.
قيمة إعادة التنصيب	قيمة إعادة الأصل إلى وضعه السابق في حال تعرضه للضرر وهو المبلغ الذي يجب أن يدفع من أجل بناء العقار بالكامل بمواد مثيلة وبالتكلفة الحالية. ويشمل أيضاً التكاليف ذات الصلة مثل التكاليف الاستشارية وتطهير الموقع وإزالة الأنقاض، ويتم تحديدها من قبل الخبراء والمختصين.

6.2 السياسات العامة

1. يتم الحصول على الأصول بالشراء أو التكوين الداخلي (المشروعات تحت التنفيذ) أو الاستئجار ويجب أن تتوافر اعتمادات مالية لها في الموازنة السنوية للجهة الحكومية او عن طريق التحويلات من معاملات غير تبادلية.

2. تكون الجهة الحكومية مسؤولة عن إدارة أصولها بكفاءة وفاعلية والمحافظة عليها وصيانتها وتوفير الوسائل الكافية لحمايتها، بما في ذلك توفير الحماية التأمينية (باستثناء الأصول غير الملموسة)، ضد مخاطر السرقة والحريق والتلف غير العادي.

3. على الجهة الحكومية تقييم الحالة الفعلية لأصولها دورياً للتأكد من مدى صلاحيتها قبل إعداد مقترحات موازنتها للعام الجديد وإدراج المبالغ اللازمة لاستبدالها.

4. يتم معالجة الأصول المؤجرة بموجب عقود ايجار تمويلي أو تشغيلي وأصول امتياز تقديم الخدمات وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.

5. يتم معالجة الأصول البيولوجية التي يتم الاحتفاظ بها لتقديم الخدمات، مثل الكلاب التي تستخدم لأغراض بوليسية، والأشجار والنباتات في الحدائق، وفقاً للسياسة المحاسبية الممتلكات والمصانع والمعدات.

6. تكون وحدة الأصول أو ما يعادلها في الجهة الحكومية هي المسؤولة عن حفظ ومتابعة سجلات الأصول الملموسة وغير الملموسة، بما يتضمنه من إضافات، بيع، نقل، واستهلاك، وتحديث بياناتها بالكامل.

7. يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية، حيث يجب الفصل الوظيفي بين مهام استلام وإضافة الأصول والجرد الفعلي لها واستبعادها.

8. يجب التمييز ما بين الأصول وتصنيفها تبعاً لقواسم مشتركة (طبيعة الأصل، العمر الإنتاجي)، وذلك ضمن تصنيفات رئيسية وتصنيفات فرعية لغرض الحصر والمتابعة المالية.

9. بعض الأصول تحتوي على أجزاء يمكن قياسها بطريقة واضحة ولها أعمار إنتاجية مختلفة عن عمر الأصل الأساسي، وفي هذه الحالة يتم تجزئة الأصل وبيانها في سجل الأصول بشكل منفصل، إلا أنه يجب تصنيف جميع أجزاء الأصل ضمن التصنيف الأساسي لذلك الأصل.

10. تعتبر جميع النفقات التي تتكبدها الجهة الحكومية على الأصول، والتي لا تستوفي شروط الرسملة مصاريف تشغيلية ضمن الفترة المالية التي تمت فيها.

11. يتم رسملة جميع المصاريف التي ينتج عنها زيادة للمنافع الاقتصادية للأصل أو بزيادة العمر الإنتاجي له بصورة ملحوظة.

12. يتم رد الأصول إلى المورد في حال عدم صلاحيتها والتي لا تزال واقعة ضمن فترة الضمان.

13. يتم رسملة الأصول بناء على الوثائق الداعمة التي يجب على الجهة الحكومية توفيرها لإثبات سيطرتها على الأصل على سبيل المثال:

▪ عقود الشراء والفواتير وتقارير الاستلام فيما يتعلق بالأصول الملموسة المتحركة والأصول غير ملموسة.
▪ عقود الإنشاء، شهادة الإنجاز وشهادة الملكية (أو ما يعادلها من وثائق) فيما يتعلق بالأصول الملموسة غير المتحركة (مثل المباني والبنية التحتية) مع الأخذ بعين الاعتبار أي تشريعات متعلقة بتوثيق ملكية العقارات.
▪ قرار رسمي بتحويل الأصل الممنوح من الجهة المانحة.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 1 - الممتلكات والمصانع والمعدات.

14. الاستهلاك والإطفاء في قيمة الأصول الملموسة وغير الملموسة

أ. يحدد العمر الإنتاجي لكل أصل ملموس أو غير ملموس (باستثناء الأراضي والأصول غير الملموسة ذات عمر إنتاجي غير محدد) استناداً إلى التصنيف الذي ينتمي له الأصل.

ب. تُخفض تكلفة الأصول الملموسة من خلال احتساب وتسجيل مصروف الاستهلاك السنوي باستعمال القسط الثابت.

ج. تُخفض تكلفة الأصول غير الملموسة من خلال احتساب وتسجيل مصروف الإطفاء السنوي باستعمال القسط الثابت.

د. يتم مراجعة العمر الإنتاجي للأصول الملموسة وغير الملموسة بصفة دورية (سنوياً).

15. الانخفاض في قيمة الأصول الملموسة وغير الملموسة

أ. يتم تصنيف الأصول الملموسة وغير الملموسة لأغراض تقييم انخفاض القيمة كما يلي:

▪ مولدة للنقد: هي جميع الأصول الملموسة وغير الملموسة التي تستعمل لأغراض تجارية ولتحقيق عائد تجاري.
▪ غير مولدة للنقد: هي الأصول الأخرى التي تستعمل لأغراض خدمية، والتي لا ينتج عنها أي عائد تجاري.

ب. يتم تقييم الأصول الملموسة وغير الملموسة والتي لها عمر إنتاجي محدد وذلك عند وجود مؤشر لانخفاض قيمتها للتأكد من أن القيمة الدفترية في تاريخ تقييم الانخفاض لا تتجاوز القيمة الخدمة القابلة للاسترداد.

ج. الأصول غير الملموسة ذات عمر إنتاجي غير محدد والأصول غير الملموسة غير الجاهزة للاستعمال التي لم تدخل الخدمة تقوم الجهة الحكومية بتقييم الانخفاض في قيمة هذه الأصول سنوياً.

د. تعكس القيمة الدفترية للأصل التكلفة الأصلية مطروحاً منها أي استهلاك متراكم وخسائر انخفاض القيمة المتراكمة.

هـ. يتم تحديد القيمة الخدمة القابلة للاسترداد عن طريق التقدير من قبل خبراء متخصصين في التقييم والتثمين.

و. يتم تسجيل الخسائر الناتجة عن انخفاض قيمة الأصول الملموسة وغير الملموسة في الفترة المالية التي حدث فيها الانخفاض.

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:

▪ رقم 7 - انخفاض قيمة الأصول المولدة للنقد.
▪ رقم 8 – انخفاض قيمة الأصول غير المولدة للنقد.

ز. في حال وجود فرق جوهري بالزيادة بين القيمة العادلة والقيمة الدفترية، يجب الإفصاح فقط في البيانات المالية وذلك سنوياً للأصول الملموسة وغير الملموسة.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 1 الممتلكات والمصانع والمعدات.

16. الرقابة على الأصول

أ. على الجهة الحكومية الحصول على تغطية تأمينية كافية لضمان استرداد قيمة الأصول العادلة في حال تعرضها للمخاطر المؤمن عليها، كما ينبغي القيام بمراجعة سنوية لهذه التغطية التأمينية.

ب. يجب أن تتضمن سجلات الأصول الملموسة وغير الملموسة للمعلومات التالية (بحد أدنى):

▪ الرقم التسلسلي للأصول الملموسة والوصف.
▪ الموقع / اسم الشخص / القسم المخول عن حيازة الأصل (إن وجد).
▪ تاريخ الشراء.
▪ تاريخ دخول الأصل الخدمة (للبدء باحتساب الاستهلاك).
▪ عدد الوحدات.
▪ التكلفة.
▪ العمر الإنتاجي.
▪ معدل الاستهلاك / الإطفاء.
▪ مبلغ الاستهلاك / الإطفاء للفترة.
▪ مجمع الاستهلاك / الإطفاء المتراكم.
▪ مجمع خسائر انخفاض القيمة المتراكم.
▪ القيمة الدفترية.

ج. يجب تحديث سجل الأصول الملموسة وغير الملموسة بصورة منتظمة من أجل مراقبة العمليات التي تتم عليها مثل الإضافات والاستبعادات والتحويلات.

د. يتم تطبيق واستخدام نظام تتبع الأصول وذلك لإدارة ورقابة أصول الجهات الحكومية بما في ذلك للأصول التي لم تبلغ حد الرسملة والأصول التراثية، ويتم وضع ملصق رقم مخصص (رقم بطاقة الأصول) بما يتلاءم مع طبيعة الأصل من أجل التعرف عليها وتمييزها أثناء عملية الجرد.

هـ. في حالة تلف الملصق لأي سبب من الأسباب يتم إعادة ترقيم الأصل.

17. الأصول التراثية

أ. توصف بعض الأصول على أنها أصول تراثية نظراً لأهميتها البيئية أو الثقافية أو التاريخية لدولة الإمارات العربية المتحدة، والتي يكون لها الخصائص التالية:

▪ غالباً ما يكون من الصعب تقييمها بما يعكس قيمتها البيئية والثقافية والتاريخية.
▪ تكون في الغالب غير قابلة للاستبدال ومن الصعب تقدير عمرها الإنتاجي.

ب. تسجل الأصول التراثية التي يتم شراؤها ويتم الاعتراف بها على نفس الأساس الذي يتم به الاعتراف بالبنود الأخرى من الأصول الملموسة، ولا يتوجب على الجهة الحكومية تسجيل الأصول التراثية التي آلت إليها عن طريق (التبرع أو الوصية أو المصادرة).

18. استبعاد الأصول الملموسة وغير الملموسة

أ. لا يجوز شطب الأصول قبل انقضاء عمرها الافتراضي، إلا إذا كانت هناك أسباب اقتصادية أو فنية تبرر ذلك.

ب. يتم استبعاد الأصول الملموسة وغير الملموسة من سجل الأصول الخاص بالجهة الحكومية عند بيعها أو إتلافها أو التبرع بها أو استبدالها، أو عندما يتم سحبها من الاستخدام ولا يتوقع أن يكون لها أي فائدة مستقبلية (شطبها).

ج. يمكن تقييم الخيارات البديلة لاستخدام الأصول بدلاً من استبعادها مثل:

▪ إعادة التدوير.
▪ تغيير الغرض من الأصل.

د. يتم اعتماد استبعاد الأصول الملموسة وغير الملموسة وفقاً للصلاحيات المقررة في هذا الشأن.

هـ. يجب القيام بالخطوات التالية حالما يتخذ القرار باستبعاد أحد الأصول:

- حذف التكلفة من سجل الأصول.
- حذف الاستهلاك / الإطفاء المتراكم حتى تاريخ استبعاد الأصل.
- تسجيل الربح أو الخسارة الناتجة عن استبعاد الأصل على أساس القيمة الدفترية مقارنةً بالمبالغ المستلمة من العملية (حيث ينطبق).

يتم الرجوع إلى باب الإيرادات - إيراد عقود الآلات والمعدات والمواد المنقولة.

19. تسوية الحسابات مع الأستاذ العام

ج. تكون وحدة الحسابات هي المسؤولة عن تسوية النظام الفرعي للأصول مع نظام الأستاذ العام بالتنسيق والتعاون مع وحدة الأصول.

تم تغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال.

د. يجب تسوية النظام الفرعي للأصول مع نظام الأستاذ العام عند اقفال الفترة المحاسبية المعنية، وذلك لضمان مطابقة النظام الفرعي للأصول مع نظام الأستاذ العام. ويجب أن يتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية التسوية واتخاذ الإجراءات التصحيحية على النظام الفرعي عند الحاجة.

6.3 السياسات التفصيلية للأصول الملموسة

6.3.1 شراء وإضافة الأصول الملموسة

1. تتم عملية شراء الأصول الملموسة حسب الموازنة المعتمدة وبعد اعتماد عملية الشراء تبعاً لقرار الصلاحيات المالية.

2. يجب رسملة المصاريف المتعلقة بعملية شراء الأصول الملموسة عند استيفاء الشروط التالية:

▪ يعود على الجهة الحكومية بمنافع اقتصادية أو إمكانية خدمة مستقبلية.
▪ لديها عمر إنتاجي مقدر يتجاوز سنة مالية واحدة.
▪ وجودها بصورة ملموسة.
▪ لم يتم اقتناؤها لغرض إعادة بيعها.
▪ تسيطر عليه الجهة الحكومية وتتحمل المخاطر والالتزامات المتعلقة بالأصل.

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:

▪ رقم 1 - الممتلكات والمصانع والمعدات.
▪ رقم 3 - العقارات الاستثمارية.
▪ رقم 4 - عقود الإيجار.
▪ رقم 5 - الزراعة.

3. تُسجل قيمة الأصول الملموسة حسب التكلفة، وتشمل التكلفة سعر الشراء بما في ذلك التكاليف الإضافية للاستملاك والتركيب وكل المصاريف ذات العلاقة التي يمكن تخصيصها للأصل لتجهيزه وإدخاله في الخدمة، وفيما يلي بعض الأمثلة عن التكاليف الإضافية لاستملاك ووضع الأصل في الموقع ليكون جاهزاً للاستعمال:

▪ نقل الأصول.
▪ تكاليف جمركية.
▪ المواد والتجهيزات.
▪ العمالة ذات العلاقة.
▪ تكاليف العقد بما في ذلك فواتير المقاول الفرعي.
▪ الهندسة والإنشاءات.
▪ أجور استشارية.
▪ تكاليف الاقتراض الخاصة بالمشاريع الراسمالية قيد التنفيذ.
▪ التأمين والحماية.
▪ التقدير الأولى لتفكيك البند واسترداد الموقع الموجود فيه إذا كانت الجهة ملزمة بذلك.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 1 – الممتلكات والمصانع والمعدات.

4. تضاف التكلفة اللاحقة (فيما عدا الصيانة ومعدات التخديم) إلى الأصل المتعلقة به في سجل الأصول إذا أدت إلى زيادة العمر الإنتاجي للأصل وتجاوزت حد الرسملة، مع ضرورة استبعاد تكلفة الجزء المستبدل.

5. تضاف الأصول الملموسة التي تؤول ملكيتها للجهة الحكومية عن طريق التحويلات (المساهمات، الهبات والتبرعات) بالقيمة العادلة لها بتاريخ الاستملاك (على سبيل المثال: الأصول التي يتم تنفيذها من قبل الحكومة الاتحادية أو منح من الحاكم أو سمو رئيس الدولة أو الشركات المملوكة للحكومة)، ويتم تحديد القيمة العادلة بناء على الطرق الواردة في دليل السياسات المحاسبية والتي قد تشمل (سعر التكلفة، سعر السوق، تكلفة الاستبدال الحالية).

6. تُسجل الأصول الملموسة التي تنشأ من عقود الإيجار حسب القيمة التي تحددها السياسة المحاسبية عند إضافة الأصل (الأدنى من القيمة العادلة للأصل المؤجر عند بداية عقد الإيجار أو القيمة الحالية للحد الأدنى لدفعات الإيجار).

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 4 - عقود الإيجار.

7. تُسجل الأصول الملموسة التي تنشأ من ترتيبات امتياز تقديم الخدمة بالقيمة التي تحددها السياسة المحاسبية عند إضافة الأصل (القيمة العادلة).

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 5 - ترتيبات امتياز تقديم الخدمات: المانح.

8. يجب إبلاغ الوحدة المالية عن جميع مشتريات الأصول الملموسة والإضافات عليها؛ لكي يتم تضمينها في بوليصة التأمين الخاصة بالأصول الملموسة.

9. يتم إضافة الأصول الملموسة التي تلبي شروط الرسملة وغير مسجل في سجل الأصول بالتكلفة التاريخية أو بالتكلفة الاعتبارية في حال عدم توافر معلومات عن تكلفة الأصل الملموس، على أن يتم التأكد من تكلفة الأصل الملموس تتضمن سعر الشراء، بالإضافة إلى التكاليف المباشرة المتكبدة لوضع الأصل في حالة جاهزة للاستخدام المقصود؛ ومن أمثلة التكاليف المباشرة ما يلي:

▪ تكاليف الاستلام الأولية.
▪ تكاليف التجميع والتركيب.
▪ تكاليف اختبار ما إذا كان الأصل يعمل بالشكل المطلوب.

10. تعكس التكلفة الاعتبارية تكلفة الأصل الملموس في التاريخ الذي كان من المفترض أن يتم الاعتراف فيه كأصل أي تاريخ دخول الخدمة، ويعني ذلك استخدام منهجية تكلفة الاستبدال المستهلكة للوصول إلى التكلفة الاعتبارية للأصل، إلا في حالة عدم وجود معلومات عن تاريخ دخول الأصل للخدمة، وفي تلك الحالة يتم الوصول إلى التكلفة الاعتبارية للأصل باستخدام منهجية تكلفة الاستبدال الحالية.

11. يتم الوصول إلى التكلفة الاعتبارية عبر تقييم القيمة العادلة للأرض بناء على خبرة مقيم مستقل، عندما لا تتوفر معلومات موثوقة عن تكلفة الأرض.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 16 - تبني مبدأ الاستحقاق للمرة الأولى.

12. يتم إضافة الأصول البيولوجية بالقيمة العادلة، ويتم تقييمها سنوياً، وتحديد القيمة العادلة عن طريق التقدير الذي يتم في العادة بمعرفة خبراء متخصصين في التقييم والتثمين.

6.3.2 تصنيف الأصول الملموسة ومعدلات الأعمار الإنتاجية

1. يتم التمييز ما بين الأصول الملموسة وتصنيفها تبعاً لقواسم مشتركة (طبيعة الأصل، العمر الإنتاجي)؛ وذلك ضمن تصنيفات رئيسية وتصنيفات فرعية كما يلي:

التصنيف الرئيسي	التصنيف الفرعي	معدل العمر الإنتاجي
أراض	أراض سكنية	غير محدد
	أراض إدارية
	أراض خدمية
	أراض صناعية
مباني	تحسينات الأراضي	من 20 إلى 40 سنة
	مقرات حكومية ومبان إدارية	25 إلى 50 سنة ويعتمد على التقنيات المستخدمة في البناء والمواصفات الفنية للمبنى
	مبان سكنية
	مبان صناعية ومخازن ومستودعات
	مبان خدمية وترفيهية
	مبانٍ أخرى	العمر المتبقي للمبنى أو مدة الإيجار ايهما اقل أو 10 سنوات
الأثاث والتجهيزات والآلات والمعدات	تحسينات المباني	من 4 إلى 5 سنوات ويعتمد ذلك على طبيعة التجهيزات والمواصفات الفنية
	أثاث
	أجهزة ومعدات مكتبية
	أجهزة ومعدات رياضية
أجهزة وتجهيزات نظم المعلومات	تجهيزات مستشفيات ومعامل ومختبرات	من 10 إلى 15 سنة ويعتمد ذلك على طبيعة المعدة أو الآلة والمواصفات الفنية والمعلومات المقدمة من المصنع
	أجهزة مراقبة وملاحة ورادارات
	أجهزة كهربائية
	عدد وأدوات
	آلات موسيقية
	معدات عسكرية متخصصة	من 3 إلى 4 سنوات ويعتمد ذلك على طبيعة والمواصفات الفنية للأجهزة
	المولدات والمحولات
	المضخات
	معدات تجهيز الآبار والحفر
	معدات والآلات الثقيلة أخرى
أصول البنية التحتية	أجهزة الحاسب الآلي	من 20 إلى 50 سنة ويعتمد ذلك على طبيعة الأصل والتقنية المستخدمة في بنائه وكذلك جميع المواصفات الفنية بناء على تقرير وتوجيهات الخبراء
	شاشات
	أجهزة لوحية
	الطابعات
	الأجهزة القارئة
	ماسحات ضوئية
	خوادم
	تجهيزات الشبكات والربط
	كاميرات التصوير والتسجيل
	الهواتف
المركبات والناقلات والآليات المتحركة	شبكات الطرق	من 4 إلى 8 سنوات ويعتمد ذلك على المواصفات الفنية لوسيلة النقل ونوعها واستخداماتها
	شواطئ وحدائق
	موانئ
	مطارات
أصول بيولوجية	شبكات الصرف الصحي	من 10 إلى 20 سنة ويعتمد ذلك على المواصفات الفنية لوسيلة النقل ونوعها واستخداماتها
	سكك الحديدية
	شبكات المياه والري
	شبكات الكهرباء والاتصالات
	دراجات نارية
	المركبات الخفيفة
	سيارات مجهزة
عقارات استثمارية	الحافلات	من 5 إلى 10 سنوات
	قوارب وزوارق	من 3 إلى 3 سنوات
	المركبات الثقيلة	من 1 إلى 5 سنوات
أصول امتياز تقديم الخدمة	قطارات	غير محدد
	سفن وبواخر	25 إلى 50 سنة ويعتمد على التقنيات المستخدمة في البناء والمواصفات الفنية للمبنى
	طائرات
	الجرارات والأجهزة الميكانيكية
	حيوانات	حسب التصنيف الفرعي
	أسماك
	النباتات والمحاصيل
	أراض استثمارية
	مبان استثمارية
	أسواق استثمارية
	مستودعات استثمارية
	موان

2. يمكن إضافة أصناف أخرى من الأصول الملموسة إلى القائمة المذكورة أعلاه وذلك حسب الحاجة.

6.3.3 الأصول الملموسة قيد التنفيذ (المشاريع الراسمالية)

1. يتم رسملة التكاليف المتعلقة بعملية بناء/إنشاء أصل، وتصنيف هذه التكاليف "كمشاريع رأسمالية قيد التنفيذ"، حتى الانتهاء من الأصل والبدء بتشغيله والاستفادة منه.

2. يتم رسملة تكاليف الاقتراض المنسوبة مباشرة إلى تملك أو إنشاء أو إنتاج أصل مؤهل "الأصل الذي يحتاج لفترة كبيرة ليصبح جاهزاً للاستخدام المستهدف له".

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 9 – تكاليف الاقتراض.

3. يجب التمييز بين التكاليف والمصاريف التي سوف يتم رسملتها على المشروع الرأسمالي مثل (تكلفة الإنشاء الرئيسية، مشتريات المواد، تكاليف إعداد الموقع، استلام ومناولة، تحميل وتركيب، تكاليف اختبار الأصل، تكاليف مهنية واستشارية ... إلخ) والتكاليف والمصاريف التي سوف يتم استبعادها وتحويلها إلى المصاريف الإدارية مثل (تكاليف الافتتاح، الدعاية والإعلان، تدريب الموظفين، مصاريف إدارية غير مباشرة... إلخ).

.4 يجب إعادة تصنيف المشاريع الرأسمالية قيد التنفيذ إلى التصنيف المناسب من الأصول الملموسة بعد إنجاز (إتمام) الأعمال أي عندما يصبح الأصل جاهزاً للاستخدام.

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:

رقم 1 – الممتلكات والمصانع والمعدات.
رقم 3 – العقارات الاستثمارية.

6.3.4 استهلاك الأصول الملموسة

1. تخضع جميع الأصول باستثناء الأراضي إلى الاستهلاك.

2. تبدأ عملية الاستهلاك عند جاهزية الأصل أن يكون في الموقع والوضع اللازمين حتى يكون قادراً على الإنتاج أو تقديم الخدمة بالطريقة التي تنويها الجهة الحكومية).

3. يتم احتساب القيمة الخاضعة للاستهلاك بتكلفة الأصل مخصوماً منها القيمة المتبقية عند انتهاء العمر الإنتاجي.

4. يُحسب الاستهلاك شهرياً باستخدام طريقة القسط الثابت خلال العمر الإنتاجي للأصل اعتماداً على معدلات الأعمار الإنتاجية التي تم تحديدها لكل صنف من الأصناف الفرعية للأصول الملموسة إلى أن يستهلك بالكامل أو يتم استبعاده.

5. يجب الأخذ في الاعتبار طبيعة الأصل ومواصفاته الفنية والتقنية المستخدمة في البناء أو التصنيع والمعلومات المقدمة من المصنع وطبيعة الاستخدام وكذلك مقدرة الجهة في الحصول على المنافع الاقتصادية للأصل حتى نهاية عمره الإنتاجي، كما يجب إعادة فحص العمر الإنتاجي للأصول الملموسة دورياً. وفي حال وجود تغيير في العمر الإنتاجي للأصل يتم تعديل نسبة الاستهلاك للفترة الحالية وللفترات اللاحقة بما لا يتجاوز أو يتعارض مع المدى المسموح به لكل صنف.

6. يُحسب الاستهلاك من بداية الشهر الذي أصبح فيه الأصل جاهزاً للاستخدام بغض النظر عن أي يوم في ذلك الشهر تم وضع الأصل في الخدمة.

7. تستهلك الأصول الملموسة المملوكة عن طريق عقود الإيجار على العمر الإنتاجي للأصل أو مدة العقد أيهما أقصر.

8. تستهلك أصول امتياز تقديم الخدمات الملموسة على العمر الإنتاجي للأصل.

9. يستمر تسجيل الأصول الملموسة المستهلكة بالكامل وحفظها في السجل موضح به تكاليفها الأصلية والاستهلاك المتراكم إلى الوقت الذي يتم فيه استبعادها.

6.3.5 نقل وتحويل الأصول الملموسة

1. يجب إبلاغ وحدة الأصول عند تحويل ونقل الأصول بما فيها الأصول غير المستخدمة.

2. تتم عملية التحويل على أساس القيمة الدفترية لتلك الأصول وتُحمل مصاريف استهلاكات الأصول المحولة على مركز التكلفة للوحدة المستلمة ابتداءً من تاريخ تحويله.

3. على الوحدة المستلمة للأصول إعداد محضر فحص واستلام الأصول المحولة له وتوثيق حالتها المادية.

4. في حال تحويل أصل ملموس من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى، يتم التحويل بالقيمة الدفترية وتقوم الجهة المحولة بشطب الأصل وتسجيل قيد استبعاد الأصل والخسارة (إن وجدت)، وتقوم الجهة المستلمة بتسجيل الأصل كإيراد لديها في حال استيفاء الشروط.

يتم الرجوع إلى باب الإيرادات - إجراءات تسجيل الإيرادات من التحويلات العينية.

6.3.6 الجرد الفعلي للأصول الملموسة

1. تهدف عملية جرد الأصول إلى ضمان المطابقة ما بين الأصول الموجودة على أرض الواقع وسجل الأصول في نظام تتبع الأصول، حيث من المحتمل ظهور فروقات، وذلك لأسباب عديدة منها: حدوث عمليات استلام أو نقل أو استبعاد للأصول دون تنفيذ الإجراء المطلوب في نظام تتبع الأصول، أو بسبب حدوث خطأ من قبل مستخدم نظام تتبع الأصول أثناء إدخال بيانات الأصول.

2. تُشكل بقرار من مدير الجهة الحكومية لجنة أو أكثر للجرد، مؤلفة من موظفين من الوحدة المالية وموظفين من الوحدات الأخرى يكون من مسؤوليتها التحقق الفعلي من وجود الأصول الملموسة وفق الضوابط والتعليمات المحددة لها على أن يكون ذلك في نهاية السنة المالية، أو وفقاً للمواعيد الواردة في تعميم إعداد الحساب الختامي.

3. على موظف وحدة الأصول ضمان ما يلي قبل إجراء العد الفعلي:

تجميد كافة المعاملات قبل وأثناء العد لتحديد الأصول المشمولة بالجرد.
معالجة جميع المعاملات المعلقة في النظام.
استخراج تقارير تفاصيل الأصول من نظام تتبع الأصول.
توافر المتطلبات لتنفيذ الجرد بما فيها (ملصقات الأصول وأجهزة القارئ المحمولة) لتجنب أي تأخير قد يحدث في تنفيذ عملية جرد الأصول.

4. على لجنة الجرد الالتزام بتعليمات الجرد وتدوين الحالة الفعلية غير الطبيعية للأصول (تلف، غير صالحة/ عدم الاستعمال) خلال القيام بالجرد الفعلي.

5. في حال وجود أصل تم العثور عليه خلال الجرد ولم يتم إضافته في سجل الأصل ضمن نظام تتبع الأصول، يقوم ضابط الأصول بإنشاء طلب إضافة يدوي في نظام تتبع الأصول.

6. على وحدة الأصول التحقق من الفروقات التي تظهر ما بين نتائج الجرد الفعلي وسجل الأصول الملموسة ورفع توصياتها إلى لجنة الجرد.

7. على لجنة الجرد رفع تقرير نتائج الجرد الفعلي للأصول الملموسة متضمناً توصيات وحدة الأصول إلى مدير الجهة الحكومية لإقرار ما يلزم (شطب، بيع، إتلاف).

8. يجب أن يتضمن تقرير نتائج الجرد ما يلي:

أ. تحديد الإجراءات المناسبة لمعالجة الفروقات الجردية.

ب. أي مخالفات مالية أو إدارية كشفت عنها أعمال الجرد.

ج. جميع الملاحظات التي أظهرها الجرد وعلى الأخص ما يلي: (سوء حالة الأصول أو عدم كفاية إجراءات حفظها أو صيانتها، الأخطاء التي وقعت في القيد بالسجلات).

د. أي توصيات تراها اللجان لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات.

9. على مدير الجهة الحكومية اعتماد تقرير لجنة الجرد وتحديد الإجراءات المناسبة لمعالجة ملاحظاتها وتوصياتها واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه.

10. إذا أسفرت نتائج الجرد عن وجود مخالفة يتم إحالة هذه الوقائع إلى لجنة المخالفات الإدارية بالجهة الحكومية، لإجراء تحقيق مبدئي وتحديد المسؤولية، وإذا تبين للجنة أن الوقائع محل التحقيق تشكل مخالفة مالية يجب وقف الإجراءات وإخطار الجهاز بالنتائج، مشفوعة بكافة عناصر الواقعة، لإعمال شؤونه.

11. على وحدة الأصول معالجة الفروقات وإعداد القيود المحاسبية اللازمة وتحديث سجل الأصول وفقاً لقرار مدير الجهة الحكومية ونتائج الجرد الفعلي الواردة بتقرير لجنة الجرد.

12. تحفظ قوائم الجرد في ملف خاص لدى وحدة الأصول للرجوع إليه عند الاقتضاء.

6.3.7 أصول امتياز تقديم الخدمات

1. على الجهة الحكومية مراجعة وتقييم ترتيبات امتياز تقديم الخدمات والاعتراف بأصل امتياز تقديم خدمات جديدة (والالتزام الناتج عنه) أو إعادة تصنيف الأصل القائم عند استيفاء شروط ترتيبات امتياز تقديم الخدمات مع الأخذ بعين الاعتبار التالي:

شروط ترتيبات امتياز تقديم الخدمات.
القيمة العادلة والعمر الإنتاجي لأصل امتياز تقديم الخدمات أو عناصر الخدمة ذات العلاقة.
مدى سيطرة الجهة الحكومية على أصل امتياز تقديم الخدمات.
آلية تعويض المشغل مقابل أصل امتياز تقديم الخدمات:
- الدفع نقداً أو عبر أي أصل مالي آخر.
- الدفع عن طريق منح حق معين للمشغل إعطاؤه الحق بكسب إيرادات من مستخدمين آخرين لأصل الامتياز تقديم الخدمات أو منح المشغل إمكانية الوصول إلى أصل آخر مولّد للإيرادات لاستخدامه الخاص)، حيث يتم عكس الإيرادات غير المكتسبة التي تم الاعتراف بها كالتزام عند إنشاء أصل امتياز تقديم الخدمات.
مصاريف التمويل والرسوم المدفوعة مقابل الخدمات التي يقدّمها المشغل في ترتيب امتياز تقديم الخدمات.
التعهّدات والأصول والالتزامات المحتملة التي قد تنتج عن ترتيبات امتياز تقديم الخدمات.

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان رقم 5 – ترتيبات امتياز تقديم الخدمات: المانح.

6.3.8 التأمين على الأصول الملموسة

1. يتم التأمين على الأصول الملموسة (باستثناء الأراضي) بداية السنة المالية ضد مخاطر السرقة والحريق والكوارث الطبيعية على أن يتضمن عقد التأمين التأمين على أي أصول يتم إضافتها خلال السنة المالية والأصول قيد التنفيذ بعد الاستلام الابتدائي لها).

2. يتم التأمين على المركبات تأميناً شاملاً بوثيقة منفصلة وفقاً لأنظمة السير والمرور.

3. يتم التأمين على الأصول الملموسة حسب القيمة التأمينية الموضحة أدناه:

الفئة	القيمة التأمينية
المباني	قيمة إعادة التنصيب
الأثاث والآلات والمعدات وأجهزة نظم المعلومات	تكلفة الاستبدال أو القيمة العادلة
المركبات	قيمة المركبة الجديدة أو تكلفة الاستبدال المستهلكة للمركبات القديمة وفقاً لجدول الاستهلاك المحدد من قبل شركة التأمين والبيانات المالية المتوفرة في سجل الأصول

4. يجب إبلاغ الوحدة المالية عن جميع مشتريات الأصول الملموسة والإضافات عليها فور استلامها لكي يتم تضمينها في بوليصة التأمين الخاصة بالأصول الملموسة.

5. في حال حدوث أي خسائر أو أضرار لأي أصل مؤمن يتم إخطار وحدة المشتريات لاتخاذ إجراء مطالبة شركة التأمين بالتعويضات التأمينية المستحقة وإخطار الوحدة المالية لتتولى إجراءات شطب الأصل إن لزم الأمر.

6.3.9 العهد الشخصية والعهد المكانية

1. يجب اعتبار الأصول الموجودة في حيازة الموظف كعهدة شخصية على الموظف المسؤول عنها، ويجب أن يقوم بتوقيع إقرار بذلك منه. وفي حالة ترك الموظف العمل يتم استرداد الأصل منه بعد التأكد من حالته.

2. الحفاظ على العهدة الشخصية من مسؤوليات الموظف الشخصية، لذلك في حالة تلفها نتيجة لسوء الاستخدام أو فقدانها، يتم تحميله بقيمتها العادلة وفي حالة تعذر تحديدها يتم استخدام القيمة الدفترية.

3. على الموظفين إحضار العهد الشخصية في الوقت المحدد لأعمال الجرد.

4. يجب إرجاع العهد الشخصية إلى الوحدة المعنية بالجهة الحكومية بعد الانتهاء من الغرض الذي صرفت من أجله، أو نقلها لعهدة شخص آخر، في حالة النقل أو الاستقالة أو التقاعد.

5. على الوحدات الإدارية المختلفة في الجهة الحكومية إبلاغ الوحدة المعنية / ضابط الأصول بالجهة الحكومية، بأي قرارات تتخذ بشأن فقدان العهدة أو تلفها أو نقلها إلى موظف آخر لتحديث سجل العهد.

6.4 السياسات التفصيلية للأصول غير الملموسة

6.4.1 شراء وإضافة الأصول غير الملموسة

1. يتم شراء الأصول غير الملموسة حسب الموازنة المعتمدة وبعد اعتماد عملية الشراء تبعاً لقرار الصلاحيات المالية المعتمد.

2. يجب رسملة المصاريف المتعلقة بعملية شراء / تطوير الأصول غير الملموسة عند استيفاء الشروط التالية:

قابلة للتحديد وتسيطر عليها الجهة الحكومية.
تعود بمنافع اقتصادية أو إمكانية الخدمة.
لديها عمر إنتاجي مقدر يتجاوز سنة مالية واحدة.
لديها تكلفة مساوية أو تتجاوز 10.000 درهم إماراتي (الحد الأدنى للرسملة) وإن لم تتجاوز الحد الأدنى للرسملة، يتم تسجيلها كمصاريف.
لم يتم اقتناؤها أو تطويرها لغرض إعادة بيعها.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 2 – الأصول غير الملموسة.

3. يجب تقييم ما إذا كان الأصل غير الملموس المطور داخلياً يلبي معايير الاعتراف، ويتكون الأصل غير الملموس خلال مرحلتين:

مرحلة البحث: لا يتم رسملة المصاريف المتعلقة بهذه المرحلة.
مرحلة التطوير: يتم رسملة جميع المصاريف المرتبطة بتطوير الأصل.

4. في حالة عدم إمكانية تمييز مرحلة البحث عن مرحلة التطوير لمشروع داخلي لإيجاد أصل غير ملموس فإنه تعامل المصاريف على ذلك المشروع كما أنه تم تحملها في مرحلة البحث.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 2 – الأصول غير الملموسة.

5. يجب إعادة تصنيف الأصل غير ملموس المطور داخلياً إلى التصنيف المناسب من الأصول غير الملموسة بعد إنجاز (إتمام) الأعمال عند الاعتماد النهائي لها.

6. تُسجل الأصول غير الملموسة التي تنشأ من عقود الإيجار حسب القيمة التي تحددها السياسة المحاسبية عند إضافة الأصل (الأدنى من القيمة العادلة للأصل المؤجر عند بداية عقد الإيجار أو القيمة الحالية للحد الأدنى لدفعات الإيجار).

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 4 – عقود الإيجار.

7. تُسجل الأصول غير الملموسة التي تنشأ من ترتيبات امتياز تقديم الخدمة بالقيمة التي تحددها السياسة المحاسبية عند إضافة الأصل (القيمة العادلة).

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 5 – ترتيب امتياز تقديم الخدمات: المانح.

13. يتم إضافة الأصول غير الملموسة التي تلبي شروط الرسملة وغير مسجل في سجل الأصول بالتكلفة التاريخية أو بالتكلفة الاعتبارية في حال عدم توافر معلومات عن تكلفة الأصل غير الملموس باستثناء تلك التي يتم تطويرها داخلياً والتي يجب تقييمها على أساس سعر التكلفة).

14. يتم التأكد من أن تكلفة الأصول غير الملموسة، تتضمن سعر الشراء بالإضافة إلى التكاليف المباشرة المتكبدة لوضع الأصل في حالة جاهزة للاستخدام المقصود، وفيما يلي أمثلة للتكاليف المباشرة:

الرسوم المهنية التي تنشأ مباشرة نتيجة إعداد الأصل للاستخدام المقصود منه.
تكاليف التطبيق ما إذا كان الأصل يعمل بشكل صحيح.

15. تقوم الجهة الحكومية في تاريخ الاعتراف بقياس الأصول غير الملموسة بقيمتها العادلة عندما لا تتوافر معلومات موثوق بها عن تكلفتها، وأن تستخدم تلك القيمة العادلة على أنها "التكلفة الاعتبارية".

16. تعكس التكلفة الاعتبارية تكلفة الأصل غير الملموس في التاريخ الذي كان من المفترض أن يتم الاعتراف فيه كأصل أي تاريخ دخول الخدمة، ويعني ذلك استخدام منهجية تكلفة الاستبدال المستهلكة للوصول إلى التكلفة الاعتبارية للأصل، إلا في حالة عدم وجود معلومات عن تاريخ دخول الأصل للخدمة، وفي تلك الحالة يتم الوصول إلى التكلفة الاعتبارية للأصل باستخدام منهجية تكلفة الاستبدال الحالية.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 16 – تبني مبدأ الاستحقاق للمرة الأولى.

6.4.2 تصنيف الأصول غير الملموسة ومعدلات الأعمار الإنتاجية

1. يجب التمييز ما بين الأصول غير الملموسة وتصنيفها تبعاً لقواسم مشتركة (طبيعة الأصل، العمر الإنتاجي)، وذلك ضمن تصنيفات رئيسية وتصنيفات فرعية كما يلي:

التصنيف الرئيسي	التصنيف الفرعي	معدل العمر الإنتاجي
برامج الحاسوب	برامج وتطبيقات الحاسب الآلي الجاهزة	من 3 إلى 5 سنوات أو غير محدد، وإذا كان محدد فإنها تقييم طوال ذلك العمر الإنتاجي
برامج الحاسوب	برامج وتطبيقات الحاسب الآلي المطورة داخلياً
	المواقع الإلكترونية المطورة داخلياً
الملكية الفكرية	حقوق النشر	من 10 إلى 20 سنة أو غير محدد، وإذا كان محدد فإنها تقييم طوال ذلك العمر الإنتاجي
	براءة الاختراع
	علامات تجارية
	الأعمال الأدبية والفنية
أصول امتياز تقديم الخدمات	بوابة عجمان للدفع	20
		10

2. يمكن إضافة أصناف أخرى من الأصول غير الملموسة إلى القائمة المذكورة أعلاه وذلك حسب الحاجة.

3. على دائرة المالية مراجعة معدل العمر الإنتاجي، بشكل دوري (سنوياً) مع الأخذ في الاعتبار أي ملاحظات من الجهات الحكومية.

6.4.3 إطفاء الأصول غير الملموسة

1. تبدأ عملية الإطفاء عند جاهزية الأصل (أن يكون في المكان والوضع اللازمين حتى يكون قادراً على الإنتاج أو تقديم الخدمة بالطريقة التي تنويها الجهة الحكومية).

2. يُحسب الإطفاء شهرياً ويحمل على حساب مصاريف الإطفاء إلى أن يتم إطفاء الأصل بالكامل أو يتم استبعاده.

3. يُحسب الإطفاء باستخدام طريقة القسط الثابت خلال العمر الإنتاجي للأصل، استناداً إلى تقييم الجهة المعنية أو ذوي الاختصاص بالعمر الإنتاجي للأصل.

4. يُعاد فحص العمر الإنتاجي للأصول غير الملموسة دورياً. وفي حال وجود تغيير في العمر الإنتاجي للأصل يتم تعديل نسبة الإطفاء للفترة الحالية وللفترات اللاحقة بما لا يتعارض مع المدى المسموح به لكل صنف.

5. الأصول غير الملموسة التي لا يوجد لها عمر إنتاجي لا يحسب إطفاء لها باستخدام طريقة القسط الثابت ويتم إخضاع الأصل سنوياً لاختبار خفض القيمة.

6. يُحسب الإطفاء من بداية الشهر بغض النظر عن أي يوم في ذلك الشهر تم وضع الأصل في الخدمة.

7. تطفأ الأصول غير الملموسة التي تنشأ من عقود الإيجار التمويلية والأصول غير الملموسة التي تنشأ من ترتيبات امتياز تقديم الخدمة على عدد سنوات العمر الإنتاجي للأصول.

8. يستمر تسجيل الأصول غير الملموسة المطفأة بالكامل وحفظها في السجل موضح به تكاليفها الأصلية والإطفاء المتراكم للوقت الذي يتم فيه استبعادها.

6.5 الملاحظات

1. يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية للأصول الملموسة وغير الملموسة:

القانون المالي.
اللائحة التنفيذية بشأن القانون المالي.
دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.

6.6 الإجراءات ودورات العمل

6.6.1 تسجيل الأصول الملموسة المشتراة

6.6.1.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بضمان تسجيل جميع عمليات شراء الأصول الملموسة في السجلات المالية للجهة الحكومية، استناداً إلى المؤيدات والمرفقات.

6.6.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

ضابط الأصول في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

6.6.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم

المدخل

وصف المدخل

المؤيدات

وتشمل الوثائق التالية:
في حالة شراء الممتلكات والمصانع والمعدات:

أمر الشراء المعتمد / العقد.
نسخة من الفواتير الصادرة عن المورد.
مستند استلام نهائي.
شهادة إنجاز (في حالة إنهاء مرحلة من مراحل مشروع معين).

في حالة شراء العقارات الاستثمارية (أراض ومبانٍ):

عقود شراء عقارات.
صك ملكية.

في حالة شراء الأصول الملموسة التي تنشأ عن عقود الإيجار التمويلية:

عقود الإيجار التمويلية (مثال: المركبات)

في حالة شراء الأصول الملموسة التي تنشأ من ترتيبات امتياز تقديم الخدمة:

اتفاقيات ترتيبات امتياز تقديم الخدمة والوثائق المتعلقة بها (مثال: المجمعات التجارية)

رقم	المخرج	وصف المخرج
1	تقرير إضافة الأصول	هو تقرير يبين إضافة الأصول في النظام الفرعي للأصول.

6.6.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام الأصل وتسجيل الاستلام المبدئي على نظام المشتريات والتأكد من مطابقة الأصل لإشعار الاستلام الخاص بالمورد من حيث الكمية وإشعار والوحدة طالبة الشراء للفحص الفني.	ضابط الأصول	x
2	الفحص الفني للأصل للتأكد من مطابقته للشروط والمواصفات الواردة في العقد أو أمر الشراء ويجوز الاستعانة بأي جهة فنية متخصصة للتحقق من مدى مطابقة الأصول المورد للمواصفات الفنية والاستلام النهائي للأصل وفي حال الرفض يتم إبلاغ وحدة المشتريات لإرجاع الأصل إلى المورد.	الوحدة طالبة الأصل	x
3	في حال أن الأصل المستلم جديد يتم ترميز الأصل (وضع ملصق) وتسجيل بيانات الأصل في نظام تتبع الأصول عن طريق جهاز القارئ المحمول (رقم ملصق الأصل، العلامة التجارية والرقم التسلسلي إن وجدت، تاريخ انتهاء الضمان إن وجد، أي بيانات أخرى مطلوبة في نظام تتبع الأصول).	ضابط الأصول	x
4	في حال كان الأصل المستلم يعتبر إضافة إلى أصل مسجل مسبقاً في نظام تتبع الأصول، يتم قراءة الملصق الأساسي للأصل المسجل مسبقاً عن طريق جهاز القارئ المحمول والذي سيتم إضافة قيمة الأصل الجديد المستلم إليه في نظام تتبع الأصول.	ضابط الأصول	x
5	إرسال تفاصيل الأصول فوق حد الرسملة إلى النظام الفرعي للأصول وترحيلها بشكل آلي (عن طريق الإضافات المجمعة في النظام الفرعي).	الربط الآلي	x
6	سحب البيانات المتعلقة بمشتريات الأصول والمدخلة ضمن النظام الفرعي للذمم الدائنة (عبر الربط الآلي) ومقارنتها مع المؤيدات.	موظف وحدة الأصول	x
7	إعداد قيد إضافة الأصل في النظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول	x
8	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول. وطباعة تقرير إضافة الأصول من النظام.	مسؤول وحدة الأصول	x
9	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء: إجراء تسجيل الأصول الملموسة المشتراة

1. استلام الفاتورة من الإدارة المعنية والتحقق من استيفاء جميع المؤيدات المذكورة في الفاتورة.

2. سحب البيانات المتعلقة بمشتريات الأصول والمدخلة ضمن النظام الفرعي للذمم الدائنة (عبر الربط الآلي) ومقارنتها مع المؤيدات.

3. إذا كان الأصل جديداً، يتم إضافته في الفئة الخاصة به وإدخال المعلومات الأساسية للأصل في النظام الفرعي للأصول.

4. إذا لم يكن الأصل جديداً، يتم الاستعلام وإضافة التكلفة إلى الأصل الموجود في النظام الفرعي للأصول.

5. إعداد قيد إضافة الأصل في النظام الفرعي للأصول.

6. مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.

7. ترحيل القيود إلى النظام المالي في الأستاذ العام.

6.6.2 رد الأصول إلى المورد (خلال فترة الضمان)

6.6.2.1 الهدف من الإجراء

يعنى هذا الإجراء بضمان متابعة حالة الأصول الملموسة في السجلات المالية.

6.6.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

6.6.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	المؤيدات	وتشمل الوثائق التالية: أمر الشراء المعتمد / العقد. نسخة من الفواتير الصادرة عن المورد. مستند استلام نهائي. شهادة إنجاز (في حالة إنهاء مرحلة من مراحل مشروع معين).

رقم	المخرج	وصف المخرج
1	تقرير إضافة الأصول	هو تقرير يبين إضافة الأصول في النظام الفرعي للأصول.

6.6.2.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	في حال الرد مع استبدال الأصل بأصل آخر بصفة دائمة يتم استبعاد الأصل القديم وتسجيل الأصل الجديد في نظام تتبع الأصول.	ضابط الأصول	x
2	في حال الرد مع استبدال الأصل بأصل آخر بصفة مؤقتة يتم تحديث بيانات الأصل المستبدل في نظام تتبع الأصول عن تغيير حالته إلى (معاد إلى المورد) على أن يتم تغيير حالته إلى الحالة الأصلية عند استرجاعه من المورد.	ضابط الأصول	x
3	في حال الرد بدون استبدال الأصل يتم استبعاد الأصل القديم وتسجيل القيمة التعويضية المستلمة من المورد في نظام تتبع الأصول (إجراء استبعاد الأصول 7.3.10).	ضابط الأصول	x

خريطة الإجراء: رد الأصول خلال فترة الضمان

1. في حال الرد مع استبدال الأصل بأصل آخر بصفة دائمة يتم استبعاد الأصل القديم وتسجيل الأصل الجديد في نظام تتبع الأصول.

2. في حال الرد مع استبدال الأصل بأصل آخر بصفة مؤقتة يتم تحديث بيانات الأصل المستبدل في نظام تتبع الأصول عن تغيير حالته إلى (معاد إلى المورد) على أن يتم تغيير حالته إلى الحالة الأصلية عند استرجاعه من المورد.

3. في حال الرد بدون استبدال الأصل يتم استبعاد الأصل القديم وتسجيل القيمة التعويضية المستلمة من المورد في نظام تتبع الأصول (إجراء استبعاد الأصول 7.3.10).

6.6.3 تسجيل إضافة الأصول الملموسة غير المسجلة ومن التحويلات العينية (هبات، تبرعات، مساهمات)

6.6.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى ضمان تسجيل جميع عمليات إضافة الأصول الملموسة غير المسجلة وجد خلال الجرد ومن التحويلات العينية (هبات، تبرعات، مساهمات) في السجلات المالية للجهة الحكومية استناداً إلى المؤيدات والمرفقات.

6.6.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف ضابط الأصول في الجهة الحكومية.
موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

6.6.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	خطاب التحويلات العينية من الوحدة المعنية	هو خطاب يتم إعداده من الوحدة المعنية التي استلمت الأصل، ويتضمن مواصفات الأصل وشروط استخدامه في حال كان الأصل مشروطاً.

رقم	المخرج	وصف المخرج
1	وثيقة استلام التحويل العيني	وهي وثيقة صادرة عن الوحدة المعنية باستلام الأصل في الجهة الحكومية تشعر به الجهة المرسلة للتحويل العيني باستلامه من قبل الجهة الحكومية.
2	وثيقة تقييم الأصل	وهي عبارة عن وثيقة ناتجة عن تقييم الأصل من قبل لجنة فنية مختصة، وتتضمن القيمة العادلة للأصل ومواصفات الأصل الناتجة عن عملية التقييم.
3	تقرير إضافة الأصول	هو تقرير يبين إضافة الأصول في النظام.

6.6.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام خطاب التحويلات العينية من الوحدة المعنية والذي يفيد بمطابقة التحويل العيني مع المواصفات الموجودة في خطاب التحويل.	ضابط الأصول	x
2	تقييم الأصل المستلم عن طريق لجنة فنية مختصة، والتحقق من عدم وجود أي شروط على استخدام الأصل وإعداد وثيقة تقييم الأصل والتواصل مع وحدة الإيرادات لإشعارهم بقيمة الأصل.	ضابط الأصول	x
3	اتباع الإجراءات المعتمدة لتسجيل الإيرادات من التحويلات العينية (باب الإيرادات).	وحدة الإيرادات	x
4	ترميز الأصل (وضع الملصق على الأصل) وتسجيل كافة البيانات المطلوبة في نظام تتبع الأصول.	ضابط الأصول	x
5	إرسال تفاصيل الأصول فوق حد الرسملة إلى النظام الفرعي للأصول وترحيلها بشكل آلي (عن طريق الإضافات المجمعة في النظام الفرعي).	الربط الآلي	x
6	إعداد قيد إضافة الأصل في النظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول	x
7	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول وطباعة تقرير إضافة الأصول من النظام.	مسؤول وحدة الأصول	x
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء: إجراء تسجيل إضافة الأصول الملموسة من التحويلات العينية (هبات، تبرعات، مساهمات)

1. استلام خطاب التحويلات العينية من الوحدة المعنية والذي يفيد بمطابقة التحويل العيني مع المواصفات الموجودة في خطاب التحويل.

2. تقييم الأصل المستلم عن طريق لجنة فنية مختصة والتحقق من عدم وجود أي شروط على استخدام الأصل وإعداد وثيقة تقييم الأصل والتواصل مع وحدة الإيرادات لإشعارهم بقيمة الأصل.

3. اتباع الإجراءات المعتمدة لتسجيل الإيرادات من التحويلات العينية (باب الإيرادات).

4. إضافة الأصل في الفئة الخاصة به وإدخال المعلومات الأساسية للأصل في النظام الفرعي للأصول.

5. إعداد قيد إضافة الأصل في النظام الفرعي للأصول.

6. مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول وطباعة تقرير إضافة الأصول من النظام.

7. مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.

6.6.4 تسجيل إضافة الأصول غير الملموسة المشتراة المطورة داخلياً

6.6.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى ضمان تسجيل جميع عمليات إضافة الأصول غير الملموسة (المشتراة أو المطورة داخلياً) في السجلات المالية للجهة الحكومية؛ وذلك استناداً إلى المؤيدات والمرفقات المناسبة.

6.6.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
وحدة المدفوعات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

6.6.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	المؤيدات	وهي الوثائق التي تشمل: أمر الشراء المعتمد / العقد. نسخة من الفواتير الصادرة عن المورد. نسخة من الفواتير من التكاليف المباشرة وغير المباشرة التي تكون مخصصة للمشروع. عقود متعلقة بالمشروع.
2	قرار بلوغ المشروع مرحلة التطوير	وهو القرار الصادر عن الوحدة المعنية الذي يفيد / يقر بلوغ المشروع مرحلة التطوير.

رقم	المخرج	وصف المخرج
1	تقرير إضافة الأصول	هو تقرير يبين إضافة الأصول في النظام.

6.6.4.4 خريطة الإجراء والوصف التفصيلي للإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام نسخة من الفاتورة والمؤيدات (أمر الشراء المعتمد / العقد ومستند استلام نهائي أو شهادة إنجاز) من الوحدة المعنية لمعرفة وتحديد صفات وتفاصيل الأصل المراد إضافته.	موظف وحدة الأصول	x
2	في حال تم تطوير الأصل داخلياً وتعلق الأصل بمشروع بحث وتطوير، يتم التواصل مع الوحدة المعنية للتحقق من بلوغ المشروع مرحلة التطوير وذلك للبدء برسملة المصاريف كمشروع تحت التنفيذ.	موظف وحدة الأصول	x
3	تسجيل الفاتورة الخاصة بالمصاريف الناتجة عن شراء أو إضافة الأصل من قبل وحدة المدفوعات وفقاً للإجراءات المعتمدة (باب المدفوعات) وأي مصاريف أخرى متعلقة بتطوير المشروع.	وحدة المدفوعات	x
4	سحب البيانات المتعلقة بمشتريات الأصول والمدخلة ضمن النظام الفرعي للذمم الدائنة (عبر الربط الآلي) ومقارنتها مع المؤيدات.	موظف وحدة الأصول	x
5	إضافة الأصل في الفئة الخاصة به وإدخال المعلومات الأساسية للأصل في النظام الفرعي للأصول (الموقع، نسبة الاستهلاك، وكل المعلومات الضرورية لبيانات سجل الأصول).	موظف وحدة الأصول	x
6	إعداد قيد إضافة الأصل في النظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول	x
7	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصل.	مسؤول وحدة الأصول	x
8	حفظ القيد والمؤيدات في الملفات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء: إجراء تسجيل إضافة الأصول غير الملموسة المشتراة / المطورة داخلياً

1. استلام نسخة من الفاتورة والمؤيدات من الوحدة المعنية لمعرفة وتحديد صفات وتفاصيل الأصل المراد إضافته.

2. يتم التحقق: هل تم تطوير الأصل داخلياً؟ وهل يتعلق الأصل بمشروع بحث وتطوير؟ إذا كانت الإجابة "نعم"، يتم التواصل مع الوحدة المعنية للتحقق من بلوغ المشروع مرحلة التطوير وذلك للبدء برسملة المصاريف.

3. تسجيل الفاتورة الخاصة بالمصاريف الناتجة عن شراء أو إضافة الأصل.

4. سحب البيانات المتعلقة بمشتريات الأصول والمدخلة ضمن النظام الفرعي للذمم الدائنة ومقارنتها مع المؤيدات.

5. إضافة الأصل في الفئة الخاصة به وإدخال المعلومات الأساسية للأصل في النظام الفرعي للأصول.

6. إعداد قيد إضافة الأصل في النظام الفرعي للأصول.

7. مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصل.

8. مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.

6.6.5 تحويل الأصول قيد التنفيذ

6.6.5.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تحويل جميع التكاليف / النفقات المتعلقة بعملية إنشاء / بناء الأصل أو تطويره على سبيل المثال: المباني / الجسور / البرامج / التطبيقات / الأنظمة الإلكترونية والتي صنفت "كمشاريع رأسمالية قيد التنفيذ" عند إتمام المشروع والبدء بتشغيله، والاستفادة منه (دخوله الخدمة).

6.6.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
الجهة المعنية (الوحدة المعنية بالمشاريع).

6.6.5.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل
1	شهادة إنجاز / إتمام الأعمال	هي وثيقة يتم استلامها من قبل الوحدة المعنية بالمشاريع تفيد بانتهاء وإنجاز المشروع، وتكون نقطة بدء العمل على تحويل جميع التكاليف المتعلقة بالمشاريع قيد التنفيذ إلى حساب الأصل.

رقم	المخرج	وصف المخرج
1	تقرير تحويل مشاريع قيد التنفيذ إلى أصول	هو تقرير يبين تحويل المشاريع قيد التنفيذ إلى أصول.

6.6.5.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام شهادة إنجاز/ إتمام المشاريع قيد التنفيذ من الوحدة المعنية، والتي تفيد بانتهاء وإنجاز المشروع والتحقق من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات.	موظف وحدة الأصول	x
2	تحديد فئة الأصل المراد التحويل إليه والخصائص الأخرى المرتبطة بالأصل (الموقع، نسبة الاستهلاك، وكل المعلومات الضرورية لبيانات سجل الأصول).	موظف وحدة الأصول	x
3	تحويل قيمة التكاليف من حساب الأعمال تحت التنفيذ إلى حساب الأصل ضمن النظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول	x
4	مراجعة القيد مع شهادة إنجاز/إتمام الأعمال المرفقة واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	مسؤول وحدة الأصول	x
5	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء

إجراء تحويل الأصول الملموسة قيد التنفيذ (المشاريع الرأسمالية)

المخرجات	المسؤول المالي الأول	مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية	المدخلات
			بداية
			1- استلام شهادة إنجاز / إتمام المشاريع قيد التنفيذ من الوحدة المعنية والتحقق من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات.	شهادة إنجاز / إتمام الأعمال
			2- تحديد فئة الأصل المراد التحويل إليه والخصائص الأخرى المرتبطة بالأصل.
تقرير تحويل مشاريع رأسمالية قيد التنفيذ إلى أصول	5- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	4- مراجعة القيد مع شهادة إنجاز / إتمام الأعمال المرفقة واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	3- تحويل قيمة التكاليف الرأسمالية من حساب الأعمال تحت التنفيذ إلى حساب الأصل ضمن النظام الفرعي للأصول.
النظام المالي
			6- أرشفة
			نهاية

6.6.6 تسجيل استهلاك / إطفاء الأصول الملموسة وغير الملموسة

6.6.6.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل احتساب مصروف الاستهلاك / الإطفاء بشكل صحيح ودقيق وفي الوقت المناسب لكل فئة (تصنيف) من فئات الأصول الملموسة وغير الملموسة (الخاضعة للاستهلاك / الإطفاء).

6.6.6.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

6.6.6.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير استهلاك / إطفاء الأصول	وهو التقرير الذي يحدد مصروف استهلاك/إطفاء الأصول الخاص بالفترة المالية بناءً على العمر الإنتاجي لكل فئة من الأصول الخاضعة للاستهلاك / الإطفاء ونسبة الاستهلاك / الإطفاء.		α

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	التأكد من إدخال واكتمال البيانات المتعلقة بالأصول الملموسة وغير الملموسة الخاصة بالفترة المالية في سجل الأصول.	موظف وحدة الأصول	x
2	احتساب قيمة استهلاك / إطفاء الأصول الملموسة وغير الملموسة بناءً على العمر الإنتاجي لكل فئة من الأصول الخاضعة للاستهلاك / الإطفاء ونسبة الاستهلاك / الإطفاء وإعداد تقرير استهلاك / إطفاء الأصول.	موظف وحدة الأصول	x
3	استلام ومراجعة تقرير استهلاك / إطفاء الأصول وفي حال وجود فروقات، يتم رده إلى موظف وحدة الأصول لمعالجة تلك الفروقات.	مسؤول وحدة الأصول	x
4	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيد مصاريف استهلاك / إطفاء الأصول في النظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول	x
5	مراجعة قيد استهلاك / إطفاء الأصول واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	مسؤول وحدة الأصول	x
6	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل استهلاك/ إطفاء الأصول الملموسة وغير الملموسة

المخرجات	المسؤول المالي الأول	مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية	المدخلات
			بداية
			1- التأكد من إدخال واكتمال البيانات المتعلقة بالأصول الملموسة وغير الملموسة الخاصة بالفترة المالية في سجل الأصول.	شهادة إنجاز / إتمام الأعمال
		3- استلام ومراجعة تقرير استهلاك / إطفاء الأصول	2- احتساب قيمة استهلاك / إطفاء الأصول الملموسة وغير الملموسة وإعداد تقرير استهلاك / إطفاء الأصول.
تقرير استهلاك/ إطفاء الأصول		وجود فروقات؟
	6- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال)	5- مراجعة قيد استهلاك / إطفاء الأصول واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	4- يتم إعداد قيد مصاريف استهلاك / إطفاء الأصول في النظام الفرعي للأصول.
النظام المالي
			7- أرشفة
			نهاية

6.6.7 تقييم الانخفاض في قيمة الأصول المولدة للنقد وغير المولدة للنقد

6.6.7.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى ضمان دقة البيانات المالية الخاصة بالأصول تبعاً للسياسات المحاسبية المعتمدة. يتم تصنيف الأصول لأغراض الإجراء إلى ما يلي:

مولدة للنقد وهي جميع الأصول الملموسة وغير الملموسة التي تستعمل لأغراض تجارية.
غير مولدة للنقد وهي الأصول الأخرى التي تستعمل لأغراض خدماتية.

6.6.7.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
لجنة تقييم الأصول في الجهة الحكومية/ خبراء متخصصون في التقييم والتثمين.

6.6.7.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم

المدخل

وصف المدخل

أرشفة آلية

أرشفة يدوية

المؤيدات

والتي تشمل:

معلومات/ مؤشرات انخفاض قيمة الأصول الملموسة وغير الملموسة.
جدول تقييم انخفاض قيمة الأصول غير الملموسة: يتم تقييم الانخفاض في قيمة الأصول غير الملموسة ولها عمر إنتاجي غير محدد، والأصول غير الملموسة التي لم تدخل في الخدمة (بشكل سنوي)؛ حيث يتم إعداد جدول بالتواريخ التي سيتم فيها عملية تقييم الانخفاض.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير تقييم الأصول	هو تقرير تقييم الأصول الذي يبين وجود انخفاض في قيمة الأصل في النظام.		a
2	تقرير لجنة تقييم الانخفاض في قيمة الأصول	هو تقرير لجنة تقييم الأصول الذي يبين وجود انخفاض في قيمة الأصل من عدمه. ويتم إعداده من قبل خبراء متخصصين في التقييم والتثمين.		α

6.6.7.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	في حال وجود عمر إنتاجي محدد للأصل، يتم تقييم مبلغ الأصل القابل للاسترداد عند وجود دلالة على احتمال انخفاض قيمة الأصل. فيتم مناقشة مؤشرات الانخفاض مع الوحدة المعنية والمعلومات اللازمة لاختبار تقييم الأصول.	موظف وحدة الأصول	x
2	تقييم الأصول لتحديد قيمة الانخفاض في القيمة من قبل خبراء متخصصين في التقييم والتثمين وإرسال التقرير إلى مسؤول وحدة الأصول.	لجنة تقييم الأصول	x
3	في حال كانت القيمة القابلة للاسترداد أكبر من القيمة الدفترية، يتم إبقاء قيمة الأصل على ما هو عليه.	مسؤول وحدة الأصول	x
4	في حال كانت القيمة الدفترية أكبر من القيمة القابلة للاسترداد، فيتم تخفيض قيمة الأصل/مجموعة الأصول بقيمة الانخفاض وإعداد القيد المتعلق بتسجيل الخسارة الناتجة عن التخفيض.	موظف وحدة الأصول	x
5	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	مسؤول وحدة الأصول	x
6	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء

إجراء تقييم الانخفاض في قيمة الأصول المولدة للنقد وغير المولدة للنقد

المخرجات	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية	لجنة تقييم الأصول	المدخلات
			بداية
			هل للأصل عمر إنتاجي محدد؟
		نهاية	وجود دلالة على احتمال انخفاض قيمة الأصل؟
تقرير لجنة تقييم الانخفاض في قيمة الأصول			1- مناقشة مؤشرات الانخفاض مع الوحدة المعنية والمعلومات اللازمة لاختبار تقييم الأصول.	2- تقييم الأصول لتحديد قيمة الانخفاض في القيمة.	المؤيدات
				هل القيمة القابلة للاسترداد أكبر من القيمة الدفترية؟
تقرير لجنة تقييم الانخفاض في قيمة الأصول	7- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.	3- إبقاء قيمة الأصل على ما هو عليه. 5- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	4- تخفيض قيمة الأصل / مجموعة الأصول بقيمة الانخفاض وإعداد القيد المتعلق بتسجيل الخسارة الناتجة عن التخفيض.
النظام المالي		نهاية	6- أرشفة
			نهاية

6.6.8 نقل/ تحويل الأصول الملموسة

6.6.8.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى التأكد من أن جميع عمليات تحويلات الأصول الملموسة داخل الوحدات ضمن الجهة الحكومية تتم بطريقة محكمة وفعالة وفي الوقت المناسب.

6.6.8.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
الوحدة المعنية المحولة للأصل والمستلمة للأصل.

6.6.8.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب تحويل الأصل	وهو طلب تحويل الأصل الذي تم تعبئته من قبل الوحدة المحولة للأصل والموافقة عليه من الوحدة المستلمة للأصل ضمن الجهة الحكومية.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير تحويل الأصول الملموسة	هو تقرير يبين تحويل الأصول في النظام.	🖥️

الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام طلب تحويل الأصل الذي تم تعبئته من قبل الوحدة المحولة للأصل والموافقة عليه من الوحدة المستلمة للأصل.	ضابط الأصول	x
2	مراجعة الطلب والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات.	ضابط الأصول	x
5	نقل الأصل الموقع إلى الجديد والحصول على الاعتمادات اللازمة من الوحدة المحولة للأصل والوحدة المستلمة للأصل، وتحديث موقع الأصل على نظام تتبع الأصول.	ضابط الأصول	x
6	استلام ومراجعة وثائق التحويل المعتمدة وتحديث بيانات الأصل في النظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول	x
7	مراجعة وثائق التحويل المعتمدة واعتماد بيانات الأصل المحدثة في النظام الفرعي للأصول.	مسؤول وحدة الأصول	x
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول	x

خريطة الإجراء

إجراء نقل/ تحويل الأصول الملموسة

المخرجات	مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية	المدخلات
		بداية
		1- استلام طلب تحويل الأصل الذي تم تعبئته من قبل الوحدة المحولة للأصل والموافقة عليه من الوحدة المستلمة للأصل	طلب تحويل الأصل
		2- مراجعة الطلب والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات.
	4- مراجعة إشعار التحويل واعتماده من المدير العام.	3- إعداد إشعار تحويل الأصل.
		5- نقل الأصل الموقع إلى الجديد والحصول على الاعتمادات اللازمة من الوحدة المحولة للأصل والوحدة المستلمة للأصل.
تقرير تحويل الأصول الملموسة	7- مراجعة وثائق التحويل المعتمدة واعتماد بيانات الأصل المحدثة في النظام الفرعي للأصول.	6- استلام ومراجعة وثائق التحويل المعتمدة وتحديث بيانات الأصل في النظام الفرعي للأصول.
النظام المالي
		8- أرشفة
		نهاية

6.6.9 الجرد الفعلي للأصول الملموسة

6.6.9.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى التحقق من الوجود الفعلي للأصول الملموسة ومطابقة نتائج الجرد مع بيانات الأصول الموجودة في نظام تتبع الأصول والنظام الفرعي للأصول ومعالجتها في حالة وجود فروقات في الجرد.

6.6.9.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
لجنة الجرد في الجهة الحكومية.

6.6.9.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الإرشادات والجدول الزمني للجرد	هو نموذج يبين فيه الآتي: تعليمات جرد الأصول الملموسة. أعضاء لجنة الجرد.		a
2	سجل الأصول الملموسة	وهو سجل يحتوي على تفاصيل الأصول الملموسة مثل: الموقع، عدد الوحدات... إلخ.	🖥️
3	قرار معالجة الفروقات	هو قرار من مدير الجهة الحكومية لمعالجة الفروقات الناتجة من عملية جرد الأصول الملموسة.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير لجنة الجرد مع التوصيات	هو تقرير يتم الحصول عليه بعد إدخال نتائج الجرد إلى النظام المالي وبيان الفروقات الجرد (إن وجدت) مع توصيات معالجة الفروقات.		a

6.6.9.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	تجميد جميع عمليات إضافة، شراء، استبعاد الأصول لفترة الجرد وإعداد الإرشادات والجدول الزمني.	موظف وحدة الأصول		x
2	سحب سجل الأصول من نظام تتبع الأصول والنظام الفرعي للأصول.	موظف وحدة الأصول		x
3	مراجعة الإرشادات والجدول الزمني.	مسؤول وحدة الأصول		x
4	قيام لجنة الجرد بجرد الأصول عن طريق آلات مسح ضوئي لرقم بطاقة الأصول المثبت على الأصل للتحقق من وجودها.	لجنة الجرد		x
5	إصدار تقرير المطابقة والتحقق من صحته ومن ثم إرساله إلى لجنة الجرد وضابط الأصول.	موظف وحدة الأصول		x
6	في حال عدم وجود فروقات في الجرد تقوم لجنة الجرد بإعداد تقرير بنتائج الجرد ورفعه لمدير الجهة الحكومية للاعتماد.	لجنة الجرد		x
7	في حال وجود فروقات في الجرد يقوم ضابط الأصول بالتحقق من الفروقات وأسباب حدوثها، وقد يتطلب ذلك إعادة الجرد، ومن ثم رفع توصياته إلى لجنة الجرد.	ضابط الأصول	x
8	على لجنة الجرد رفع تقرير نتائج الجرد الفعلي للأصول الملموسة متضمناً توصيات وحدة الأصول إلى مدير الجهة الحكومية لإقرار ما يلزم (شطب، بيع، إتلاف).	لجنة الجرد		x
9	استلام قرار معالجة الفروقات لتعديل فروقات الجرد في نظام تتبع الأصول.	ضابط الأصول		x
10	إرسال تفاصيل الأصول فوق حد الرسملة إلى النظام الفرعي للأصول وترحيلها بشكل آلي.	الربط الآلي
11	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	مسؤول وحدة الأصول		x
12	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول		x

خريطة الإجراء

إجراء الجرد الفعلي للأصول الملموسة

المخرجات	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية	لجنة الجرد	المدخلات
			بداية
			1- تجميد جميع عمليات إضافة، شراء، استبعاد الأصول لفترة الجرد وإعداد الإرشادات والجدول الزمني.
		3- مراجعة الإرشادات والجدول الزمني.	2- سحب سجل الأصول من النظام الفرعي للأصول.
			5- تحميل نتائج الجرد على النظام المالي للجهة الحكومية وإجراء المقارنة ما بين السجلات الموجودة في النظام ونتائج الجرد الفعلي.	4- جرد الأصول عن طريق آلات مسح ضوئي لرقم بطاقة الأصول المثبت على الأصل للتحقق من وجودها.	طلب تحويل الأصل
			وجود فروقات في الجرد؟
تقرير لجنة الجرد مع التوصيات	11- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.	10- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	7- التحقق من الفروقات وأسباب حدوثها وإعداد تقرير بنتائج الجرد ورفع التوصيات للجنة الجرد للمراجعة والاعتماد. 9- استلام قرار معالجة الفروقات للتعديل وإعداد قيد معالجة فروقات الجرد في النظام الفرعي للأصول.	6- إعداد تقرير بنتائج الجرد ورفعه للإدارة للمراجعة والاعتماد. 8- ارفع تقرير نتائج الجرد الفعلي للأصول الملموسة متضمن توصيات وحدة الأصول إلى مدير عام الجهة الحكومية.
النظام المالي			12- أرشفة	نهاية

6.6.10 استبعاد (بيع) / شطب الأصول الملموسة وغير الملموسة

6.6.10.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل استبعاد الأصول الملموسة وغير الملموسة وذلك بالطرق التالية:

شطب الأصول.
إتلاف الأصول.
بيع الأصول.

6.6.10.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية.
وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
لجنة الجرد في الجهة الحكومية.

6.6.10.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب استبعاد الأصل	هو طلب يتم إعداده من الوحدة المعنية في الجهة الحكومية لاستبعاد الأصل مع بيان أسباب الاستبعاد.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير الأصول المستبعدة	وهو تقرير يبين تفاصيل الأصول المستبعدة في النظام.	🖥️

6.6.10.4 - الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام طلب استبعاد الأصل من الوحدة المعنية في الجهة الحكومية.	ضابط الأصول		x
2	مراجعة الطلب والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات مع بيان أسباب الاستبعاد وتحديث حالة الأصل إلى (معد للاستبعاد) في نظام تتبع الأصول وتحديث موقعها إذا لزم الأمر.	ضابط الأصول		x
3	فحص الأصول المطلوب استبعادها وإعداد تقرير توصيات بيع أو شطب الأصول.	لجنة الجرد		x
4	في حال شطب الأصل، تبعاً لتوصيات اللجنة وبعد اعتمادها من مدير الجهة الحكومية، يتم تنفيذ الاستبعاد في نظام تتبع الأصول.	موظف وحدة الأصول		x
5	في حال بيع الأصول، يتم تنفيذ الاستبعاد في نظام تتبع الأصول وإضافة مبلغ البيع لكل أصل معني بعد إتمام عملية البيع (باب الإيرادات).	موظف وحدة الأصول		x
6	تسجيل الفرق بين المتحصلات وصافي القيمة الدفترية في النظام الفرعي للإيرادات (باب الإيرادات).	وحدة الإيرادات		x
7	إرسال تفاصيل الأصول المستبعدة فوق حد الرسملة إلى النظام الفرعي للأصول وترحيلها بشكل آلي (عن طريق الإضافات المجمعة في النظام الفرعي).	الربط الآلي	x
8	مراجعة طلب الاستبعاد المرفق والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	مسؤول وحدة الأصول		x
9	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الأصول		x

خريطة الإجراء

إجراء استبعاد (بيع) شطب الأصول الملموسة وغير الملموسة

المخرجات	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	وحدة الإيرادات في الجهة الحكومية	لجنة المعاينة في الجهة الحكومية	مسؤول وحدة الأصول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الأصول في الجهة الحكومية	المدخلات
					بداية
					1- استلام طلب استبعاد الأصل من الوحدة المعنية في الجهة الحكومية.	طلب استبعاد الأصل
					2- مراجعة الطلب والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات مع بيان أسباب الاستبعاد.
			5- فحص الأصول المطلوب استبعادها وإعداد تقرير توصيات بيع أو شطب الأصول.	4- مراجعة الطلب والبيانات الخاصة بالأصل والقيمة الدفترية.	3- توفير بيانات الأصل وتوضيح القيمة الدفترية للأصل والتي تمثل تكلفة الأصل ناقصاً مجمع إهلاك / إطفاء الأصل.
					شطب / بيع الأصل؟
تقرير الأصول المستبعدة	11- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام.	8- تسجيل الفرق بين المتحصلات وصافي القيمة الدفترية في النظام الفرعي للإيرادات.		9- مراجعة طلب الاستبعاد المرفق والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول. 10- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للأصول.	بيع: 7- تسجيل وقيد استبعاد الأصل وإعداد قيد الربح / الخسارة (إن وجدت) في النظام الفرعي للأصول بعد إتمام عملية البيع. شطب: 6- تسجيل وقيد استبعاد الأصل وإعداد قيد الخسارة (إن وجدت) في النظام الفرعي للأصول بعد إتمام عملية الشطب.
النظام المالي					12- أرشفة
					نهاية

6.7 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على المؤشرات التالية لتقييم أداء وظيفة وحدة الأصول على سبيل المثال:

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الوقت المستغرق لتسجيل وإضافة الأصول في النظام	عدد الأيام المستغرقة ما بين استلام كافة المؤيدات الخاصة بإضافة الأصول وتحديث سجل الأصول الثابتة	قياس الكفاءة في تسجيل وإضافة الأصول في النظام	يومي
2	الوقت المستغرق لمعالجة الطلب المتعلق بالأصول (وعلى سبيل المثال: إعادة تصنيف أصول، نقل/تحويل الأصول، شطب الأصول...إلخ)	عدد الأيام المستغرقة لمعالجة الطلب المتعلق بالأصول بعد استلام كافة المؤيدات	قياس الكفاءة في معالجة طلب متعلق بالأصول	يومي
3	نسبة إنجاز موظف وحدة الأصول من المعاملات الخاصة بالأصول	عدد المعاملة المنجزة ÷ عدد الموظفين في وحدة الأصول	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري
4	الوقت المستغرق في استكمال كافة إجراءات العمل المتعلقة بالأصول (دورة عمل الأصول) وإقفال الفترة المالية والترحيل إلى الأستاذ العام	عدد الأيام المستغرقة في إنجاز مهام إقفال الفترة الخاصة بإجراءات عمل الأصول والترحيل إلى الأستاذ العام (ضمن الجدول الزمني المعتمد)	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

7 الباب السابع – المخزون

متابعة تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

7.1 التعريفات

المصطلح	التعريف
وحدة المخازن	(الإدارة / القسم / الشعبة / الوحدة) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية المعنية بإدارة المخازن والمحافظة على المخزون.
المخزون	يقصد به: أصول على شكل مواد أو لوازم سيتم استخدامها خلال عملية الإنتاج/ الإنشاء أو سيتم استخدامها لتقديم خدمات. الأصول والسلع المحتفظ بها في المخازن في الجهات الحكومية بغرض استخدامها خلال العمليات اليومية أو للبيع والتوزيع. الأصول قيد الإنتاج بغرض البيع أو التوزيع.
المواد بطيئة الحركة	هي المواد التي يتوافر لها أرصدة بالمخازن وتقل نسبة حركات الصرف الخاصة بها خلال العام مقارنة بالعام السابق عن 70%.
المواد الراكدة	هي المواد التي يتوافر لها أرصدة بالمخازن ولم تتحرك لمدة ثلاث سنوات فأكثر، مع مراعاة فترة الصلاحية.
المواد الزائدة عن الحاجة	وهي المواد التي يتوفر لها رصيد بالمخازن ناشئ عن مخلفات من عمليات تشغيل سابقة ولا توجد حاجة لها.
المواد التالفة والمتقادمة	هي المواد التي ثبت عدم فائدة استخدامها بسبب انتهاء صلاحيتها، أو تقادمها بحيث أصبحت عديمة الكفاءة عند استخدامها طبقاً لتقرير فني.

7.2 السياسات العامة

تكون وحدة محاسبة المخزون (أو ما يعادلها) في الجهة الحكومية هي المسؤولة عن حفظ ومتابعة سجلات المخزون، بما يتضمنه من استلام وصرف وإرجاع وإتلاف وتقييم مواد المخزون وتحديث بياناتها بالكامل.
يراعى مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية؛ حيث يجب الفصل الوظيفي بين مهام استلام المواد وتسجيلها وصرفها والجرد الفعلي لها وإتلافها.
يمنع منعاً باتاً استلام أو تسليم أي مواد من وإلى المخازن دون تحرير المستندات الخاصة بها ويراعى عدم إجراء أي شطب أو كشط أو تعديل في هذه المستندات.
يجب استخراج جميع المستندات المتعلقة بالاستلام وصرف وتحويل المواد من النظام الإلكتروني الفرعي للمخزون.
على الجهة الحكومية إعادة تكوين المخزون من خلال احتساب كميات الطلب الاقتصادية، وذلك بتحديد كل من الحد الأدنى والحد الأعلى ونقطة إعادة الطلب لكل صنف في المستودع.
على الجهة الحكومية إيجاد وسائل فعالة لإدارة المخزون وإيجاد طرق ووسائل لتطبيق مبدأ المخزون الصفري "فقط في الوقت المناسب" قدر الإمكان من أجل زيادة فعالية العمليات والاحتفاظ بأقل مستوى ممكن من المخزون؛ وذلك لتقليل تكاليف التخزين وتخفيض رأس المال المستثمر في المخزون؛ إذ يتوجب على الجهات بناء علاقات عمل وتعاون استراتيجية مع الموردين الرئيسيين لتقليل الوقت اللازم لطلب المواد وكذلك الكمية المطلوبة في كل عملية طلب مواد واستلام المواد المطلوبة في الوقت الذي يتناسب ومتطلباتها واحتياجاتها، وبالتالي الاحتفاظ بالحد الأدنى المطلوب من المخزون وجعل المورد يتحمل الجزء الأكبر من تكلفة التخزين.
يجب الالتزام بتصنيفات مواد المخزون المعتمدة.
يتم تضمين قطع الغيار الرئيسية والمعدات الاحتياطية ضمن سجلات الأصول إذا توافرت فيها شروط الرسملة.
يرجى الرجوع إلى السياسات المبينة في باب الأصول.
على وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية استخدام الجرد المستمر في متابعة حركات المخزون؛ حيث يتم تحديث سجلات المخزون (الأصناف والكمية والتكلفة)، إثر عملية استلام أو صرف المواد.
الرقابة على المخزون
1. على الجهة الحكومية الحصول على تغطية تأمينية كافية لضمان استرداد قيمة المخزون في حال تعرضها للمخاطر. كما ينبغي مراجعة التغطية التأمينية سنوياً.
2. على وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية الاحتفاظ بسجلات المخزون، بحيث تكون شاملة للمعلومات التالية (بحد أدنى):
  - الرقم التسلسي للمواد والوصف.
  - رمز الصنف للمواد.
  - تاريخ الشراء والاستلام.
  - الموقع.
  - عدد الوحدات.
  - التكلفة.
3. على الجهة الحكومية إجراء جرد فعلي شامل للمخزون مرة واحدة على الأقل في السنة المالية الواحدة.
تسوية الحسابات مع الأستاذ العام

أ. تكون وحدة الحسابات هي المسؤولة عن تسوية النظام الفرعي للمخزون مع نظام الأستاذ العام بالتنسيق والتعاون مع وحدة محاسبة المخزون.

تم تغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال.

ب. يجب تسوية النظام الفرعي للمخزون مع نظام الأستاذ العام عند اقفال الفترة المحاسبية المعنية، وذلك لضمان مطابقة النظام الفرعي للمخزون مع نظام الأستاذ العام. ويجب أن يتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية التسوية واتخاذ الإجراءات التصحيحية على النظام الفرعي عند الحاجة.

7.3 السياسات التفصيلية

7.3.1 استلام المواد

على وحدة محاسبة المخزون أن تحتفظ بنسخة من أمر الشراء المعتمد / العقد / أمر توريد لجميع المواد المستلمة ونسخة عن فاتورة المورد والاحتفاظ بجميع الوثائق المساندة في الملفات (أرشفة آلية وأرشفة يدوية).
يجب أن يتضمن مستند استلام مواد المعلومات الأساسية (كحد أدنى):
- الرقم التسلسلي للمستند.
- تاريخ استلام المواد.
- اسم المورد.
- رمز الصنف للمواد المستلمة.
- التكلفة.
- عدد الوحدات.
- المرجع (رقم أمر الشراء).
- الموقع.
يجب تسليم فواتير الموردين إلى وحدة المدفوعات في الوحدة المالية في الجهة الحكومية ولا يتم تسليم المخزن أي من فواتير الموردين.
يرجى الرجوع إلى السياسات والإجراءات الواردة في باب المدفوعات.
على وحدة محاسبة المخزون التأكد من إدراج جميع التكاليف ذات العلاقة بالمخزون في قيمة المخزون المستلم، وعلى سبيل المثال:
- نقل المواد.
- تكاليف جمركية.
- العمالة ذات العلاقة.
- التأمين والحماية.
يجب التأكد عند استلام المواد من تحديث قيمة ورصيد المخزون في النظام الفرعي للمخزون حسب طبيعته وتبعاً للسياسة المحاسبية المعتمدة في تقييم المخزون.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 10 – المخزون.
يجب وضع ملصق برقم مخصص (رقم بطاقة المواد) عند استلام المواد من أجل التعرف عليها وتمييزها أثناء عملية الجرد.
عند إرجاع المواد إلى المخزن يجب على الوحدة المعنية إعداد طلب إرجاع مواد وتضمينه بعدد وحالة المواد المراد إرجاعها وأسباب إرجاعها واعتماده من مسؤول الوحدة المعنية.
يجب على وحدة المخازن اتباع نفس إجراءات الاستلام، من حيث الفحص والتدقيق والعد، للتأكد من مدى مطابقة الكمية المرتجعة مع طلب الإرجاع وتسجيلها في النظام الفرعي للمخزون بنفس القيمة التي صرفت عليها سابقاً.
عند قبول الهدايا أو التبرعات من الجهات الخارجية يجوز أن يتم توريدها للمخازن على أن يتم إثباتها في السجلات المخزنية بقيمتها العادلة.

7.3.2 صرف المواد

يتم صرف المخزون بناءً على طلب صرف مواد معتمد من مسؤول الوحدة الطالبة ووفقاً للموازنة المعتمدة وللغايات التالية (على سبيل المثال وليس الحصر):
- الاستعمال الداخلي أو لإنتاج أصل آخر.
- توزيع (تحويل) المواد بدون مقابل أو بمقابل اسمي.
- بيع.
على وحدة محاسبة المخزون أن تحتفظ بنسخة عن طلب الصرف المعتمد لجميع المواد المصروفة والاحتفاظ بجميع الوثائق المساندة في الملفات (أرشفة آلية وأرشفة يدوية).
على وحدة محاسبة المخزون التحقق من تسجيل جميع عمليات صرف المواد من المخزون في النظام الفرعي للمخزون.
يجب القيام بتسجيل الربح أو الخسارة الناتجة عن بيع المخزون على أساس التكلفة مقارنة بالمبالغ المستلمة من عملية بيع المخزون.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 14 – الإيرادات من المعاملات التبادلية.

يرجى الرجوع إلى السياسات والإجراءات الخاصة بالإيرادات من المعاملات التبادلية – بيع السلع والخدمات.
يجب التأكد من أن طلب صرف المواد المعتمد والمعدّ من الوحدة الطالبة، يشمل المعلومات الأساسية (كحد أدنى):
- الرقم التسلسلي للمستند.
- الوحدة الطالبة.
- تاريخ الصرف.
- رمز الصنف للمواد المصروفة.
- عدد الوحدات.
- الموقع.

7.3.3 نقل المواد

يتم تحويل أي مواد داخل المخازن التابعة للجهة الحكومية باعتماد مسؤولي المخازن عن طريق إعداد سند تحويل مواد (إذن استلام أو إذن صرف) وتحديث نظام الفرعي للمخزون.
تتم عملية التحويل على أساس القيمة الدفترية لتلك المواد.
على المخزن المستلم إعداد محضر فحص واستلام المواد المحولة له وتوثيق حالتها المادية.
في حال تحويل مواد من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى، يتم تحويلها بالتكلفة، ويجب التنسيق مع وحدة الحسابات لإعداد القيود اللازمة على النظام الفرعي لمعاملات الجهات الحكومية.

7.3.4 تقييم المواد

على الجهة الحكومية تقييم مواد المخزون كما يلي:
- المخزون المعد للبيع بالتكلفة أو القيمة القابلة للتحقق، أيهما أقل.
- المخزون المستحوذ عليه من معاملة غير تبادلية، بالقيمة العادلة (على سبيل المثال: الهبات والتبرعات).
- المخزون المحتفظ به لغرض التوزيع دون مقابل أو بمقابل اسمي أو لعملية إنتاج مواد سيتم توزيعها دون مقابل أو بمقابل اسمي، فيتم تقييمه بقيمة التكلفة أو تكلفة الاستبدال الحالية (على سبيل المثال: اللقاحات الطبية).
على وحدة محاسبة المخزون أخذ مخصص للمخزون بطيء الحركة أو الراكد، وذلك كإجراء احترازي لخفض قيمة المخزون الناتج عن حالة الركود أو البطء في عملية صرفه. ويتم احتساب المخصص بناءً على تقرير لجنة التقييم الذي يأخذ بعين الاعتبار حالة المخزون (على سبيل المثال: تالف، راكد، بطيء الحركة، غير صالح للاستعمال)، والتأكد من صحته من خلال التقارير المستخرجة من النظام.
يجب تقييم المخزون بطيء الحركة عند نهاية كل فترة مالية وإعداد المخصصات اللازمة.
تحدد تكلفة المواد في المخزون باستعمال أحد الطرق التالية:
- طريقة التكلفة الفردية للوحدة/ للسلعة: إذا كانت العناصر الموجودة ضمن المخزون غير قابلة للاستبدال مع بعضها البعض (على سبيل المثال: السلع المنتجة كالدواء).
- طريقة متوسط التكلفة المرجح إذا كان المخزون يشمل مواد متشابهة وقابلة للاستبدال (على سبيل المثال: المواد الخام والمواد المستهلكة).
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 10– المخزون.

7.3.5 التحقق من المخزون

تُشكل بقرار من مدير الجهة الحكومية لجنة أو أكثر للجرد لا يكون من بين أعضائها أي من المسؤولين عن المخزون، وتكون مهمتها التحقق الفعلي من وجود مواد المخزون وفق الضوابط والتعليمات المحددة لها.
يرجى الرجوع إلى سياسة المشتريات والمخازن.
يجب جرد كافة مواد المخزون الموجودة في الجهة الحكومية على أقل تقدير مرة واحدة في السنة المالية وتكون في نهاية الفترة المالية.
على موظف وحدة محاسبة المخزون ضمان ما يلي قبل إجراء العد الفعلي:
- تجميد كافة المعاملات قبل وأثناء العد لتحديد المواد المشمولة بالجرد.
- معالجة جميع المعاملات المعلقة في النظام.
على لجنة الجرد الالتزام بتعليمات الجرد وتدوين الحالة الفعلية غير الطبيعية للمواد (تالفة، راكدة، بطيئة الحركة، غير صالحة للاستعمال)، خلال القيام بالجرد الفعلي.
على وحدة المخازن التحقق من الفروقات التي تظهر ما بين نتائج الجرد الفعلي وسجلات المخزون في النظام الفرعي وبيان أسبابها إلى لجنة الجرد.
على لجنة الجرد رفع تقرير نتائج الجرد الفعلي متضمناً توصياتها إلى مدير الجهة الحكومية لإقرار ما يلزم (شطب، بيع، إتلاف).
يتضمن تقرير الجرد الفروقات الجردية (بالزيادة والنقص) وبيان أسبابها، وتحديد الإجراءات المناسبة لمعالجتها، وأي مخالفات مالية أو إدارية كشفت عنها أعمال الجرد، كما يجب أن يتضمن جميع ما تبين للجنة من مخالفات أخرى وعلى الأخص:
- الأخطاء في وصف أو تصنيف الأصناف.
- سوء حالة الأصناف أو عدم كفاية إجراءات حفظها.
- الأصناف التي تحتاج إلى وقاية خاصة.
- الأصناف التي انتهت مدة صلاحيتها.
- أي توصيات تراها اللجان لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات.
إذا أسفرت نتائج الجرد عن وجود مخالفات مالية أو إدارية يتعين إحالة الواقعة إلى لجنة المخالفات الإدارية بالجهة وإخطار جهاز الرقابة المالية في حالة المخالفات المالية.
على وحدة محاسبة المخزون معالجة الفروقات شطباً أو إضافة وتعديل الأرصدة وإعداد القيود المحاسبية اللازمة وتحديث سجلات المخزون في النظام الفرعي للمخزون وفقاً لقرار مدير الجهة الحكومية ونتائج الجرد الفعلي الواردة بتقرير لجنة الجرد.
في حالة العثور على مواد في المخازن لم يسبق وأن سجلت في سجل المخزون ولم يتم تحديد قيمة لها يجب حصرها في كشوف منفصلة، ويتم تقييمها من قبل خبير فني متخصص، ومن ثم يتم إصدار سند استلام مواد بها وإدخالها في سجلات المخزون.
تحفظ قوائم الجرد في ملف لدى وحدة محاسبة المخزون للرجوع إليه عند الاقتضاء.

7.3.6 إتلاف المواد

يتم إتلاف مواد المخزون وتسجيل استبعاد المواد من النظام الفرعي للمخزون بناءً على قرار مدير الجهة الحكومية.
يجب القيام بالخطوات التالية حالما يُتخذ القرار بشطب مواد المخزون التالفة:
- تسجيل الخسائر الناتجة عن انخفاض قيمة المخزون في الفترة المالية التي حدث فيها الانخفاض.
- حذف التكلفة من سجل المخزون.
- تخفيض حساب المخصص للمخزون بطيء الحركة أو الراكد.
يجب إتلاف المواد بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض بقرار من مدير الجهة الحكومية، على أن يراعي الدقة التامة عند إتلاف المواد التي لها فترة صلاحية، والحصول على شهادة إتلاف من الجهة الحكومية المختصة، وحتى لا تستخدم هذه المواد بعد تلفها.

7.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية للمخزون:

القانون المالي.
اللائحة التنفيذية للقانون المالي.
دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.
سياسات المشتريات والمخازن.

7.5 الإجراءات ودورات العمل

7.5.1 تسجيل استلام المواد

7.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل جميع عمليات استلام مواد المخزون في السجلات المالية للجهة الحكومية، استناداً إلى المؤيدات والمرفقات.

7.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين المخزن في الجهة الحكومية.
موظف وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

7.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وتشمل الوثائق التالية: أمر الشراء المعتمد / العقد / أمر توريد. مستند فحص مواد. مستند استلام مواد مبدئي.		a
2	تقرير لجنة المعاينة والفحص الفني	وهو تقرير يبين فيه مدى مطابقة المواد التي تم توريدها، مع المواصفات التي تم التعاقد على أساسها مع المورد بموجب أمر الشراء المعتمد / العقد / أمر توريد.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مستند استلام مواد معتمد	هو مستند يتم إعداده من قبل أمين المخزن ليتم إدخال المواد المستلمة. ويشمل جميع المعلومات للمواد في المخزون، على سبيل المثال (كحد أدنى) الرقم التسلسلي للمستند. تاريخ استلام المواد. اسم المورد. رمز الصنف للمواد المستلمة. التكلفة. عدد الوحدات. المرجع (رقم أمر الشراء). الموقع.		a
2	تقرير إضافة المواد المستلمة للمخزون	هو تقرير يبين فيه تحديث لكمية ورصيد المخزون في النظام الفرعي للمخزون.	💻

7.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام ومطابقة المواد المستلمة مع نسخة من أمر الشراء المعتمد / العقد / أمر توريد لمعرفة وتحديد صفات وتفاصيل المواد المراد إضافتها.	أمين المخزن		x
2	في حال استلام مواد تستلزم فحص فني، تقوم لجنة الفحص والاستلام بمعاينة المواد المطلوب تسجيلها وإعداد تقرير يبين فيه مدى مطابقة المواد التي تم توريدها مع المواصفات التي تم التعاقد على أساسها مع المورد بموجب أمر الشراء المعتمد / العقد / أمر توريد ويتم تحديث النظام بهذا التقرير.	أمين المخزن		x
3	في حال عدم مطابقة المواد مع المواصفات التي تم التعاقد على أساسها، يتم التواصل مع وحدة المشتريات للمتابعة مع المورد.	أمين المخزن		x
4	في حال استلام مواد لا تستلزم فحصاً فنياً ومطابقة المواد مع المواصفات التي تم التعاقد على أساسها، يتم إعداد مستند استلام مواد وتسجيل مواد المخزون بعد إدخال جميع البيانات المطلوبة في النظام الفرعي للمخزون.	أمين المخزن		x
5	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمخزون.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x
6	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
7	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x

7.5.2 تسجيل صرف المواد

7.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل جميع عمليات صرف المواد من المخزون في السجلات المالية للجهة الحكومية استناداً إلى المؤيدات والمرفقات.

7.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين المخزن في الجهة الحكومية.
موظف وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

7.5.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب صرف مواد	هو مستند معتمد يعد من قبل الوحدة الطالبة لطلب صرف مواد من المخزون ولغايات الاستعمال الداخلي أو التوزيع أو البيع أو الإتلاف.	a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مستند صرف مواد	وهو مستند يقوم بإعداده أمين المخزن من النظام الفرعي للمخزون لصرف المواد من المخزون. ويشمل جميع المعلومات للمواد في المخزون، على سبيل المثال (كحد أدنى) الرقم التسلسلي للمستند. الوحدة الطالبة. تاريخ الصرف. رمز الصنف للمواد المصروفة. عدد الوحدات. الموقع.		a
2	تقرير صرف مواد	هو تقرير يبين فيه رصيد وحركة المخزون في النظام الفرعي للمخزون بالمواد التي صرفت.	💻

7.5.2.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام طلب صرف مواد في المخزون من قبل الوحدة الطالبة.	أمين المخزن		x
2	مراجعة طلب صرف المواد في المخزون والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات.	أمين المخزن		x
3	في حال عدم توفر المواد ضمن المخزون، يتم التواصل مع وحدة المشتريات لاستعاضة المواد (دليل المشتريات والمخازن).	أمين المخزن		x
4	في حال توفر المواد ضمن المخزون، يتم إعداد مستند صرف مواد في النظام الفرعي للمخزون، وصرف المواد وإرسالها إلى الموقع المراد.	أمين المخزن		x
5	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمخزون.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x
6	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
7	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x

7.5.3 نقل/ تحويل المواد

7.5.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى التأكد من أن جميع عمليات تحويلات المواد داخل مخازن ضمن الجهة الحكومية تتم بطريقة محكمة وفعالة وفي الوقت المناسب.

7.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين المخزن في الجهة الحكومية.
موظف وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المخازن في الجهة الحكومية.

7.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	طلب تحويل مواد	وهو طلب تحويل مواد الذي تم تعبئته من قبل أمين المخزن الطالب للمواد والموافقة عليه من أمين المخزن المحول للمواد ضمن الجهة الحكومية المعتمد من مسؤول وحدة المخازن.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير تحويل المواد	هو تقرير يبين تحويل المواد في النظام.	💻

7.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	استلام طلب تحويل مواد الذي تم تعبئته من قبل المخزن الطالب للمواد والموافقة عليه من المخزن المحول للمواد.	أمين المخزن	x
2	مراجعة الطلب والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات والموافقات.	أمين المخزن	x
3	إعداد إشعار تحويل المواد ورفعه لمسؤول وحدة المخازن.	أمين المخزن	x
4	مراجعة إشعار التحويل واعتماده.	مسؤول وحدة المخازن	x
5	نقل المواد والحصول على الاعتمادات اللازمة من الوحدة المحولة والوحدة المستلمة للمواد.	أمين المخزن	x
6	استلام ومراجعة وثائق التحويل المعتمدة وتحديث بيانات المواد في النظام الفرعي للمخزون.	أمين المخزن	x
7	مراجعة وثائق التحويل المعتمدة واعتماد بيانات المواد المحدثة في النظام الفرعي للمخزون.	موظف وحدة محاسبة المخزون	x
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة المخزون	x

7.5.4 الجرد الفعلي للمخزون

7.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى التحقق من الوجود الفعلي للمخزون ومطابقة نتائج الجرد مع بيانات المخزون الموجودة في النظام الفرعي للمخزون ومعالجتها في حالة وجود فروقات في الجرد.

7.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

أمين المخزن في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المخازن في الجهة الحكومية.
موظف وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
لجنة الجرد في الجهة الحكومية.

7.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الإرشادات والجدول الزمني للجرد	هو نموذج يبين فيه الآتي: تعليمات جرد المخزون. أعضاء لجنة الجرد.		a
2	سجل المخزون	وهو سجل يحتوي على تفاصيل المواد الموجودة في المخزن.	💻
3	قرار معالجة الفروقات	هو قرار من مدير الجهة الحكومية لمعالجة الفروقات الناتجة من عملية جرد المخزون.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير لجنة الجرد مع التوصيات	هو تقرير يتم الحصول عليه بعد إدخال نتائج الجرد إلى النظام المالي وبيان فروقات الجرد (إن وجدت) مع توصيات معالجة الفروقات.		a
2	تقرير إضافة المواد المستلمة للمخزون	هو تقرير يبين فيه تحديث لكمية ورصيد المخزون في النظام الفرعي للمخزون.	💻

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	تجميد جميع عمليات استلام، صرف المواد لفترة الجرد وإعداد الإرشادات والجدول الزمني.	أمين المخزن		x
2	سحب سجل المخزون من النظام الفرعي للمخزون.	أمين المخزن		x
3	مراجعة الإرشادات والجدول الزمني.	مسؤول وحدة المخازن		x
4	قيام لجنة الجرد بجرد المواد عن طريق آلات مسح ضوئي لرقم بطاقة المادة المثبت على المواد للتحقق من وجودها.	لجنة الجرد		x
5	تحميل نتائج الجرد على النظام المالي للجهة الحكومية وإجراء المقارنة ما بين السجلات الموجودة في النظام ونتائج الجرد الفعلي.	أمين المخزن		x
6	في حال عدم وجود فروقات في الجرد يقوم موظف وحدة محاسبة المخزون بإعداد تقرير بنتائج الجرد وإرساله للإدارة للمراجعة والاعتماد.	أمين المخزن		x
7	في حال وجود فروقات في الجرد يقوم موظف وحدة محاسبة المخزون التحقق من الفروقات وأسباب حدوثها وإعداد تقرير ذلك، ورفع التوصيات للجنة الجرد للمراجعة والاعتماد.	أمين المخزن		x
8	على لجنة الجرد رفع تقرير نتائج الجرد الفعلي للمخزون متضمناً توصيات وحدة المخزون إلى مدير الجهة الحكومية لإقرار ما يلزم (شطب، بيع، إتلاف).	لجنة الجرد		x
9	استلام قرار معالجة الفروقات للتعديل وإعداد معالجة فروقات الجرد في النظام الفرعي للمخزون.	أمين المخزن	x
10	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمخزون.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x
11	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
12	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x

7.5.5 تسجيل إتلاف المواد

7.5.5.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل إتلاف مواد المخزون غير الصالحة للاستخدام.

المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة محاسبة المخزون في الجهة الحكومية.
مسؤول وحدة المخزون في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
لجنة المعاينة في الجهة الحكومية.

7.5.5.2 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير لجنة الجرد	وهو تقرير يبين التوصيات بإتلاف مواد لا تصلح للاستخدام أو فروقات الجرد.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير المواد المتلفة	وهو تقرير يتم طباعته من النظام الفرعي للمخزون يبين فيه تفاصيل المواد المتلفة في النظام الفرعي للمخزون.	💻

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام تقرير لجنة الجرد مع التوصيات بإتلاف المواد غير الصالحة للاستخدام.	أمين المخزن		x
2	مراجعة التقرير والتأكد من استيفاء جميع الاعتمادات.	مسؤول وحدة المخازن		x
3	الاستعلام واستخراج تقرير بيانات المواد المطلوب إتلافها من النظام الفرعي للمخزون.	أمين المخزن		x
4	مراجعة التقرير والبيانات الخاصة بالمواد.	مسؤول وحدة المخازن		x
5	تسجيل شطب المواد من المخزون في النظام الفرعي للمخزون.	أمين المخزن		x
6	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للمخزون وطباعة تقرير المواد المتلفة.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x
7	مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام (باب التسجيل والإقفال).	المسؤول المالي الأول	x
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة المخزون		x

7.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على التقارير التالية لقياس أداء وظيفة وحدة المخازن (على سبيل المثال):

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الوقت المستغرق لتسجيل المواد المستلمة	عدد الأيام المستغرقة ما بين استلام كافة المواد في المخزون وتسجيلها في النظام الفرعي للمخزون	قياس الكفاءة في تسجيل المواد المستلمة في النظام	يومي
2	الوقت المستغرق لصرف المواد من المخزون	عدد الأيام المستغرقة ما بين استلام كافة المؤيدات الخاصة بصرف المواد من المخزون وصرفها	قياس الكفاءة في صرف المواد من المخزون	يومي
3	نسبة إنجاز وحدة المخازن من إجمالي المعاملات الخاصة بالمخزون	عدد المعاملات المنجزة ÷ عدد الموظفين في وحدة المخازن	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	يومي
4	عدم استعاضة المخزون في الوقت المناسب	عدد المرات التي تم فيها طلب مواد ولم تكن موجودة بالمخزن عدد مرات التي لجأت فيها الجهة الحكومية للشراء الطارئ أو المباشر	قياس الكفاءة في المحافظة على المستوى المناسب من المخزون	شهري
5	دقة سجلات المخزون	عدد الفروقات بين سجل المخزون ونتائج الجرد الفعلي للمخزون	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري
6	خسائر المخزون	حجم الخسائر الناجمة عن المخزون الزائد أو المتقادم / متوسط قيمة المخزون	قياس كفاءة الاستثمار في المخزون	سنوي

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية لحكومة عجمان

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

8 الباب الثامن - الاستثمارات

متابعه تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات
الأول	ديسمبر 2024

8.1 التعريفات

المصطلح	التعريف
وحدة إدارة الاستثمارات	(الإدارة / القسم / الشعبة / الموظف) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية المعنية بمهام ومسؤوليات وإجراءات إدارة الاستثمارات.
وحدة محاسبة الاستثمارات	(القسم / الشعبة / الموظف) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية المعنية بمهام ومسؤوليات وإجراءات محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / مدير قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
الاستثمارات	هي الأصول المحتفظ بها من قبل الجهة الحكومية لتحقيق مكاسب رأسمالية من الزيادة في قيمة هذه الأصول، أو الأرباح التي قد تولدها هذه الأصول وقد تشمل استثمارات عن طريق تملك جزء من رأسمال أو اسهم المنشأت؛ أو استثمارات مشتركة في مشاريع الخدمات أو الإنتاج؛ أو أدوات مالية (وعلى سبيل المثال: أصول مالية وقروض ونقد معادل).
النقد المعادل	الاستثمارات قصيرة الأجل عالية السيولة، والتي تكون قابلة للتحويل بسهولة لمبالغ نقدية، ولا تخضع لمخاطر كبيرة للتغير في القيمة ولا تزيد فترة استحقاقها عن ثلاثة أشهر من تاريخ الامتلاك.

8.2 السياسات العامة

تلتزم كل جهة حكومية بمتابعة تحصيل عوائد استثماراتها في مواعيد استحقاقها، وتوريدها إلى الخزانة العامة وفقاً لقواعد التوريد الواردة في باب الإيرادات.
تم تغطيتها ضمن باب الإيرادات.
تكون وحدة محاسبة الاستثمارات أو ما يعادلها في الجهة الحكومية هي المسؤولة عن تسجيل الاستثمارات، وذلك بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات في الجهة الحكومية.
على وحدة إدارة الاستثمارات تزويد وحدة محاسبة الاستثمارات بالبيانات الخاصة بالاستثمارات والتي تشمل ما يلي:
- تفاصيل معاملات الاستثمارات من بيع وشراء (على سبيل المثال وليس الحصر):
  - - وصف الاستثمار.
  - - الكلفة الأصلية.
  - - مبالغ وتواريخ الإضافات ومعاملات البيع / التخارج الجزئي اللاحقة (إن وجدت).
  - - مبالغ وتواريخ إيرادات عوائد الاستثمارات.
  - - القيمة الحالية.
  - - كيفية تقييم الاستثمارات التي يتم تسجيلها ومتابعتها بالقيمة العادلة.
  - - طريقة الاستحواذ (شراء أو التبرع).
  - - تكاليف المعاملة.
  - - سعر الفائدة الفعلي ومبالغ الإطفاء في العلاوة أو الخصم وتواريخ الاستحقاق.
  - - أي معلومات أخرى ذات علاقة (وعلى سبيل المثال: تصنيف وحقوق الأسهم).
- جدول يحدد وتيرة إعادة تقييم الاستثمارات حسب طبيعتها.
يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية، حيث يجب الفصل الوظيفي بين تنفيذ عقود الاستثمارات، من بيع وشراء، وتسجيل القيود الناتجة عنها في السجلات المحاسبية.
على وحدة محاسبة الاستثمارات تسجيل الاستثمارات ضمن الأصول وإدراجها تحت الأصول المتداولة أو الأصول غير المتداولة حسب أجل الاستثمار المعني.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 18 - عرض البيانات المالية.
على وحدة محاسبة الاستثمارات التمييز ما بين الاستثمارات عند التسجيل وتصنيفها تبعاً لقواسم مشتركة (وعلى سبيل المثال: طبيعة الاستثمار، نية الجهة الحكومية من الاستثمار، أجل الاستثمار، الغرض من اقتنائه). ويتم تصنيف الاستثمارات في السجلات المحاسبية ضمن التصنيفات الرئيسية التالية:
أ. المنشآت التابعة: وهي الاستثمارات التي تملك فيها الجهة الحكومية جزء من رأسمال/ أسهم المنشأة، بصفة مستقلة، والتي ينتج عنها سيطرة على سياساتها المالية والتشغيلية من خلال هذه الاستثمارات.

ب. المنشآت الزميلة: وهي الاستثمارات التي تملك فيها الجهة الحكومية جزءاً من رأسمال / أسهم المنشأة، بصفة مستقلة، والتي ينتج عنها إمكانية ممارسة تأثير مهم على سياساتها المالية والتشغيلية من خلال هذه الاستثمارات.

يرجى الرجوع إلى شروط تحديد التأثير الهام في السياسة المحاسبية المعنية بالمنشآت الزميلة.

ج. ترتيبات مشتركة: وهي استثمارات في مشاريع الخدمات أو الإنتاج التي تخضع لسيطرة مشتركة ما بين الجهة الحكومية وأطراف أخرى وتنقسم إلى:

مشاريع مشتركة.
عمليات مشتركة.

يرجى الرجوع إلى شروط تحديد نوع الترتيب المشترك في السياسة المحاسبية المعنية بالترتيبات المشتركة.

د. الأصول مالية: وتشمل الفئات التالية:

الأصول المالية المحتفظ بها حتى الاستحقاق: وهي الاستثمارات (كالسندات والودائع لأجل وأذون الخزانة التي لها استحقاقات أصلية تزيد على ثلاثة أشهر) التي تنوي الجهة الحكومية الاحتفاظ بها إلى تاريخ الاستحقاق مع توفر القدرة على ذلك.
الأصول المالية المحتفظ بها للتداول: وهي الاستثمارات (كالسندات وأسهم الشركات) التي تنوي الجهة الحكومية حيازتها بغرض البيع في المستقبل القريب.
الأصول المالية المتاحة للبيع: وهي الاستثمارات (كالسندات وأسهم الشركات) التي لم تستوف شروط التصنيف لإدراجها ضمن الأصول المالية المحتفظ بها حتى الاستحقاق أو الأصول المالية المحتفظ بها للتداول أو القروض.
القروض: وهي المبالغ التي يتم إقراضها من قبل الجهة الحكومية إلى أطراف أخرى لتحقيق عوائد مالية.
النقد المعادل: وهي الاستثمارات التي لا يتجاوز عادة تاريخ استحقاقها 3 أشهر وعالية السيولة، والتي تكون قابلة للتحول بسهولة لمبالغ نقدية معروفة وخاضعة لمخاطر غير كبيرة للتغيرات في القيمة (وعلى سبيل المثال: الودائع المصرفية / أذون الخزانة العامة).

على الجهة الحكومية حصر الاستثمارات الموجودة وغير المسجلة في سجل الاستثمارات وإضافتها ضمن سجل الاستثمارات الخاص بها بعد تحديد قيمة الاستثمار من خلال تحديد التكلفة أو القيمة العادلة وتصنيفها ضمن الفئة المناسبة الواردة في الفقرة (6) أعلاه.
على وحدة محاسبة الاستثمارات مراجعة نتائج عمليات إعادة تقييم الاستثمارات المعدة من قبل وحدة إدارة الاستثمارات وأساس تحديد القيمة العادلة، وذلك بشكل دوري عند اقفال الفترة المالية ليتم تسجيل الاستثمارات التي تنتمي إلى التصنيفات التالية بالقيمة العادلة:
- الأصول المالية المحتفظ بها للتداول.
- الأصول المالية المتاحة للبيع.

عند قيام وحدة إدارة الاستثمارات بإشعار وحدة محاسبة الاستثمارات بوجود أي مؤشرات / أدلة موضوعية لانخفاض غير مؤقت في قيمة الاستثمارات، على وحدة محاسبة الاستثمارات مراجعة القيمة العادلة وتحديد وجود انخفاض غير مؤقت وجوهري في قيمتها الدفترية؛ حيث ينعكس الانخفاض في القيمة على الاستثمارات التالية:
- المنشآت الزميلة.
- المشاريع المشتركة.
- الأصول المالية المحتفظ بها حتى الاستحقاق.
- الأصول المالية المتاحة للبيع.
- القروض.
يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:
- رقم 11 – الأدوات المالية.
- رقم 26 – الاستثمارات في المنشآت الزميلة والمشاريع المشتركة.
الرقابة على الاستثمارات
أ. على وحدة محاسبة الاستثمارات:
- مراجعة المؤيدات والتأكد من استيفاء جميع الموافقات تبعاً لجدول الصلاحيات المالية المعتمد قبل تسجيل الاستثمارات.
- تحديث السجلات المحاسبية بصورة منتظمة من أجل مراقبة العمليات التي تتم عليها مثل الإضافات والبيع / التخارج.
- الاحتفاظ بسجلات خاصة بالاستثمارات.
تسوية الحسابات مع الأستاذ العام
أ. تكون وحدة الحسابات هي المسؤولة عن تسوية النظام الفرعي للاستثمارات مع نظام الأستاذ العام، بالتنسيق والتعاون مع وحدة محاسبة الاستثمارات.

تم تغطيتها ضمن باب التسجيل والإقفال.

ب. يجب تسوية النظام الفرعي للاستثمارات مع نظام الأستاذ العام عند اقفال الفترة المحاسبية المعنية، وذلك لضمان مطابقة النظام الفرعي للاستثمارات مع نظام الأستاذ العام. ويجب أن يتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية التسوية واتخاذ الإجراءات التصحيحية على النظام الفرعي عند الحاجة.

8.3 السياسات التفصيلية

8.3.1 المنشآت التابعة

على وحدة محاسبة الاستثمارات بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات، تقييم السيطرة بالنسبة لجميع الاستثمارات في المنشآت التي تعتبر مسيطرة عليها أو تابعة؛ وذلك لضمان دقة تسجيلها في السجلات المحاسبية ضمن التصنيف المناسب حيث يشمل إجراء تقييم السيطرة مراجعة ما يلي (على سبيل المثال وليس الحصر):
- قانون الإنشاء.
- عقد تأسيس المنشأة.
- التمثيل في مجلس الإدارة.
- أي معززات أخرى ذات علاقة (وعلى سبيل المثال: محاضر اجتماع، شروط الاتفاقيات).
يرجى الرجوع السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:
- رقم 24- البيانات المالية المنفصلة.
- رقم 25 – البيانات المالية الموحدة.

8.3.2 المنشآت الزميلة

على وحدة محاسبة الاستثمارات بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات، تقييم وجود تأثير مهم بالنسبة لجميع الاستثمارات في المنشآت الزميلة؛ وذلك لضمان دقة تسجيلها في السجلات المحاسبية ضمن التصنيف المناسب، حيث يشمل إجراء تقييم التأثير الهام مراجعة ما يلي (على سبيل المثال وليس الحصر):
- قانون الإنشاء.
- عقد تأسيس المنشأة.
- أي معززات أخرى ذات علاقة (وعلى سبيل المثال: محاضر اجتماع، شروط الاتفاقيات).
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 26 – المنشآت الزميلة.

8.3.3 الترتيبات المشتركة

يجب التمييز بين المشاريع المشتركة والعمليات المشتركة؛ لضمان دقة تسجيلها ضمن التصنيف المناسب من خلال مراجعة ما يلي (على سبيل المثال وليس الحصر):
- عقد الترتيب المشترك.
- قانون الإنشاء.
- عقد تأسيس المنشأة.

أي معززات أخرى ذات علاقة (وعلى سبيل المثال: محاضر اجتماع، شروط الاتفاقيات).

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:

رقم 26 – الاستثمارات في المنشآت الزميلة والمشاريع المشتركة.
رقم 27 – الترتيبات المشتركة.

8.3.4 الأصول المالية

على وحدة محاسبة الاستثمارات بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات، تصنيف الأصول المالية ضمن الفئات المناسبة عند إعداد البيانات المالية.
على وحدة محاسبة الاستثمارات بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات، التأكد من تقييم الأصول المالية حسب الفئة المناسبة التي ينتمي لها الأصل (القيمة العادلة أو التكلفة المطفأة) وذلك بشكل دوري عند اقفال الفترة المالية.
يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 11 – الأدوات المالية.
على وحدة محاسبة الاستثمارات بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات، متابعة ما يلي فيما يخص القروض لضمان دقة تسجيلها في السجلات المحاسبية:
- الأطراف المعنية بالقرض.
- مبلغ وتاريخ إنشاء القرض.
- عملة القرض.
- سعر الفائدة الفعلي.
- جدولة دفعات الفائدة الدورية.
- تواريخ الاستحقاق.
على وحدة محاسبة الاستثمارات بالتنسيق مع وحدة إدارة الاستثمارات، متابعة ما يلي فيما يخص الودائع المصرفية لضمان دقة تسجيلها في السجلات المحاسبية:
- مبلغ وتاريخ ربط الوديعة المصرفية.
- البنك المعني.
- العملة.
- سعر الفائدة الفعلي.
- تاريخ الاستحقاق.

8.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية للاستثمارات:

القانون المالي.
اللائحة التنفيذية بشأن القانون المالي.
قرار الصلاحيات المالية.
دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.

يجب الأخذ بعين الاعتبار أن الاستثمارات غير المالية (العقارات الاستثمارية) مشمولة في باب الأصول.

8.5 الإجراءات ودورات العمل

8.5.1 تسجيل المعاملات الخاصة بشراء الاستثمارات

8.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل معاملات شراء الاستثمارات بجميع أنواعها.

8.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة محاسبة الاستثمارات.
مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول.

8.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق المستلمة من وحدة إدارة الاستثمارات التي تشمل تأكيدات معاملات الاستثمار المعتمدة (تبعاً لجدول الصلاحيات) ووثائق ثبوتية أخرى تحتوي على البيانات المالية الخاصة بمعاملة شراء الاستثمار لإتمام التسجيل وعلى سبيل المثال: - نوع وتفاصيل الاستثمار. - الحصص والمبالغ المشتراة. - تاريخ معاملة الاستثمار. - مبالغ العمولة والتكاليف. - وثائق قانونية متعلقة بالاستثمار (وعلى سبيل المثال: قانون الإنشاء، عقد تأسيس المنشأة).		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	سجل الاستثمارات المحدث	وهو سجل يبين حجم ونوع الاستثمارات ويتم تحديثه بعد أداء عملية محاسبية استثمارية أو في الفترة الزمنية المحددة. يكون هذا السجل على نظام (excel) مع متابعة القيود المحاسبية المتعلقة بالاستثمارات مباشرة على الأستاذ العام.	a

8.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام معاملة الاستثمار من وحدة إدارة الاستثمارات والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات والاعتمادات تبعاً للصلاحيات المالية المعتمدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
2	إعداد قيد شراء الاستثمار في النظام الفرعي للاستثمارات حسب نوع وطبيعة وتصنيف الاستثمار.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		x
4	التواصل مع وحدة الحسابات لإعداد تحويل مصرفي بقيمة الاستثمار (باب النقد والبنوك).	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
5	ترحيل القيود بصورة دورية في الأستاذ العام.	النظام	x
6	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل المعاملات الخاصة بشراء الاستثمارات

8.5.2 تسجيل المعاملات الخاصة ببيع الاستثمارات

8.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل معاملات بيع الاستثمارات بجميع أنواعها.

8.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة محاسبة الاستثمارات.
مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول.

8.5.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق المستلمة من وحدة إدارة الاستثمارات التي تشمل تأكيدات معاملات الاستثمار المعتمدة (تبعاً لجدول الصلاحيات) ووثائق ثبوتية أخرى تحتوي على البيانات المالية الخاصة بمعاملة بيع الاستثمار لإتمام التسجيل وعلى سبيل المثال: - نوع وتفاصيل الاستثمار. - الحصص المبيعة والمبالغ المتحصلة. - عوائد الاستثمار المتحققة (أرباح أو خسائر). - تاريخ معاملة البيع. - مبالغ العمولة والتكاليف. - الكشوفات المصرفية التي تظهر المبلغ المستلم من عملية بيع الاستثمار.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	سجل الاستثمارات المحدث	وهو سجل يبين حجم ونوع الاستثمارات ويتم تحديثه بعد أداء عملية محاسبية استثمارية أو في الفترة الزمنية المحددة. يكون هذا السجل على نظام (excel) مع متابعة القيود المحاسبية المتعلقة بالاستثمارات مباشرة على الأستاذ العام.	a

8.5.2.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام معاملة الاستثمار من وحدة إدارة الاستثمارات والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات الاعتمادات تبعاً للصلاحيات المالية المعتمدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
2	إعداد قيد بيع الاستثمار في النظام الفرعي للاستثمارات، حيث يتم تحديد الربح أو الخسارة الناتجة عن عملية البيع وذلك باحتساب الفرق بين قيمة البيع والقيمة الدفترية للاستثمار.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		x
4	ترحيل القيود بصورة دورية في الأستاذ العام.	النظام	x
5	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل المعاملات الخاصة ببيع الاستثمارات

8.5.3 إعادة تقييم الاستثمارات

8.5.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل وضمان دقة البيانات المالية الخاصة بالاستثمارات تبعاً للسياسات المحاسبية المعتمدة التي تتناول تقنيات تقييم الاستثمارات.

8.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

وحدة إدارة الاستثمارات.
موظف وحدة محاسبة الاستثمارات.
مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول.

8.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي البيانات المالية الصادرة عن وحدة إدارة الاستثمارات المعنية بالقيمة العادلة للاستثمارات والمحملة على النظام الفرعي للاستثمارات لتحديث الأسعار إما عن طريق: تحديث مباشر، وذلك للاستثمارات التي لها سعر معلن في سوق نشط. تحميل المعلومات، استناداً إلى التقارير المستلمة من السمسار / الشركة الوسيطة وذلك للاستثمارات التي ليس لها سعر معلن في سوق نشط.	Computer Icon

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	سجل الاستثمارات المحدث	وهو سجل يبين حجم ونوع الاستثمارات ويتم تحديثه بعد أداء عملية محاسبية استثمارية أو في الفترة الزمنية المحددة. يكون هذا السجل على نظام (excel) مع متابعة القيود المحاسبية المتعلقة بالاستثمارات مباشرة على الأستاذ العام.	a

8.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	مراجعة المؤيدات وتحميل أسعار الأدوات المالية في النظام الفرعي للاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
2	إعداد قيد الربح أو الخسارة في النظام الفرعي للاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		x
4	ترحيل القيود بصورة دورية في الأستاذ العام.	النظام	x
5	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x

خريطة الإجراء

إجراء إعادة تقييم الاستثمارات

8.5.4 تقييم الانخفاض غير المؤقت في قيمة الاستثمارات

8.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل وضمان دقة البيانات المالية الخاصة بالاستثمارات تبعاً للسياسات المحاسبية المعتمدة التي تتناول تقنيات تقييم الاستثمارات. إن الاستثمارات المحتفظ بها للتداول غير مشمولة في هذا الإجراء.

8.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

وحدة إدارة الاستثمارات.
موظف وحدة محاسبة الاستثمارات.
مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول.

8.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق الصادرة عن إدارة الاستثمارات التي تشمل مؤشرات / أدلة موضوعية عن انخفاض غير مؤقت في قيمة الاستثمارات.		a

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير وحدة إدارة الاستثمارات لتقييم الانخفاض غير المؤقت في قيمة الاستثمارات	وهو تقرير وحدة إدارة الاستثمارات الذي يبين وجود انخفاض غير مؤقت في قيمة الاستثمار من عدمه، وقد يتم إعداده من قبل خبراء متخصصين في التقييم والتثمين.		a
2	سجل الاستثمارات المحدث	وهو سجل يبين حجم ونوع الاستثمارات ويتم تحديثه بعد أداء عملية محاسبية استثمارية أو في الفترة الزمنية المحددة. يكون هذا السجل على نظام (excel) مع متابعة القيود المحاسبية المتعلقة بالاستثمارات مباشرة على الأستاذ العام.	a

8.5.4.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	إشعار وحدة محاسبة الاستثمارات بوجود مؤشرات / أدلة موضوعية لانخفاض غير مؤقت في قيمة الاستثمارات.	وحدة إدارة الاستثمارات		x
2	مناقشة مؤشرات الانخفاض غير المؤقت مع وحدة إدارة الاستثمارات والمعلومات اللازمة لاختبار تقييم الاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
3	تقييم الاستثمارات لتحديد قيمة الانخفاض غير المؤقت، وقد يتم الاعتماد على خبراء متخصصين في التقييم والتثمين لإعداد التقرير.	وحدة إدارة الاستثمارات		x
4	في حال كانت القيمة الناتجة عن عملية التقييم أكبر من القيمة الدفترية، يتم إبقاء قيمة الاستثمار على ما هو عليه.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		x
5	في حال كانت القيمة الدفترية أكبر من القيمة الناتجة عن عملية التقييم، يتم تخفيض قيمة الاستثمار بقيمة الانخفاض غير المؤقت وإعداد القيد المتعلق بتسجيل الخسارة الناتجة عن التخفيض في النظام الفرعي للاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x
6	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		x
7	ترحيل القيود بصورة دورية في الأستاذ العام.	النظام	x
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		x

خريطة الإجراء

إجراء تقييم الانخفاض غير المؤقت في قيمة الاستثمارات

8.5.5 تسجيل وتحصيل الإيرادات من الفوائد

8.5.5.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل وتحصيل الإيرادات من الفوائد المستحقة على الاستثمارات (وعلى سبيل المثال: ودائع مصرفية، قروض، سندات).

8.5.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة محاسبة الاستثمارات.
مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول.

8.5.5.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	وهي الوثائق الثبوتية التي تحدد المبلغ والفترة الزمنية ونسبة الفائدة لاستثمارات دائرة المالية (وعلى سبيل المثال: شهادة إيداع، اتفاقيات القروض، تأكيدات معاملات الاستثمار الخاصة بالسندات).		a
2	الكشوفات المصرفية	وهي كشوفات الحسابات المصرفية المحملة من المصارف والتي تبين الحركات الدائنة والمدينة على الأرصدة المصرفية خلال فترة زمنية معينة.	Computer Icon

8.5.5.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	في حال عدم استحقاق الأداة المالية / دفعات فائدة دورية، يتم احتساب الفائدة المستحقة للفترة المالية المعنية وإعداد القيد في النظام الفرعي للاستثمارات عند اقفال الفترة المالية.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات	x
2	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات	x

3	في حال استحقاق الأداة المالية / دفعات فائدة دورية، يتم التأكد من استلام المبالغ الصحيحة في الحساب المصرفي.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات	x
4	في حال وجود فروقات، يتم البحث في أسباب الفروقات ومعالجتها مع البنك أو وحدة إدارة الاستثمارات / الجهة المعنية.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات	x
5	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيد تحصيل الإيراد من الفائدة في النظام الفرعي للاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات	x
6	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات	x
7	ترحيل القيود بصورة دورية في الأستاذ العام.	النظام	x
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالإدارة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات	x

خريطة الإجراء

إجراء تسجيل وتحصيل الإيرادات من الفوائد

Document

8.5.6 تسجيل وتحصيل الإيرادات من حقوق الامتياز وتوزيعات الأرباح

8.5.6.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى تسجيل وتحصيل الإيرادات من حقوق الامتياز وتوزيعات الأرباح الناتجة عن استثمار الجهة الحكومية في منشآت داخل وخارج الدولة.

8.5.6.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة محاسبة الاستثمارات.
مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات.
المسؤول المالي الأول.

8.5.6.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة يدوية
1	بنود الاتفاقية / القرار الخاص بحق الامتياز	وهي بنود الاتفاقية / القرار المعني بكيفية تطبيق رسم حق الامتياز على إيرادات وأرباح المنشآت التي تعود للجهة الحكومية.	α
2	اعتماد مجلس الإدارة للبيانات المالية	وهي البيانات المالية المعتمدة من قبل مجلس إدارة المنشآت التي تمتلك الجهة الحكومية حصص بها، ويتم على أساسها احتساب الإيرادات الخاصة بتوزيعات الأرباح.	α
3	الكشوفات المصرفية	وهي كشوفات الحسابات المصرفية المحملة من المصارف، والتي تبين الحركات الدائنة والمدينة على الأرصدة المصرفية خلال فترة زمنية معينة.

8.5.6.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	استلام المؤيدات الخاصة بمبالغ إيرادات عوائد الاستثمارات المستحقة وإعداد القيد في النظام الفرعي للاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		X
2	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		X
3	التأكد من استلام المبالغ الصحيحة في الحساب المصرفي عند تاريخ تسوية المعاملة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		X
4	في حال وجود فروقات، يتم البحث في أسباب الفروقات ومعالجتها بالتواصل مع البنك أو وحدة إدارة الاستثمارات / الجهة المعنية.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		X
5	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيد تحصيل عوائد الاستثمارات في النظام الفرعي للاستثمارات.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		X
6	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات.	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات		X
7	ترحيل القيود بصورة دورية في الأستاذ العام.	النظام	X
8	حفظ القيد والمؤيدات الخاصة به في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات		X

خريطة الإجراءات

إجراء تسجيل وتحصيل الإيرادات من حقوق الامتياز وتوزيعات الأرباح

المدخلات	موظف وحدة محاسبة الاستثمارات	مسؤول وحدة محاسبة الاستثمارات	المسؤول المالي الأول	المخرجات
بنود الاتفاقية / القرار الخاص بحق الامتياز اعتماد مجلس الإدارة للبيانات المالية الكشوفات البنكية	بداية 1- استلام المؤيدات الخاصة بمبالغ إيرادات عوائد الاستثمارات المستحقة وإعداد القيد في النظام الفرعي للاستثمارات 3- التأكد من استلام المبالغ الصحيحة في الحساب البنكي عند تاريخ تسوية المعاملة وجود فروقات ؟ 4- البحث في أسباب الفروقات ومعالجتها مع البنك أو وحدة إدارة الاستثمارات / الجهة المعنية 5- إعداد قيد تحصيل عوائد الاستثمارات في النظام الفرعي للاستثمارات 8- أرشفة نهاية	2- استلام المؤيدات الخاصة بمبالغ إيرادات عوائد الاستثمارات المستحقة وإعداد القيد في النظام الفرعي للاستثمارات 6- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماده وترحيله في النظام الفرعي للاستثمارات	7- مراجعة إجمالي القيود وترحيلها بصورة دورية في الأستاذ العام	النظام المالي

8.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على المؤشرات التالية لقياس أداء وظيفة محاسبة الاستثمار (على سبيل المثال):

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الوقت المستغرق لتسجيل معاملات الاستثمارات في النظام	عدد الأيام المستغرقة ما بين استلام كافة المؤيدات الخاصة بمعاملات الاستثمارات وتحديث السجلات المحاسبية	قياس الكفاءة في تسجيل الاستثمارات	يومي
2	الوقت المستغرق لمعالجة الطلب المتعلق بالاستثمارات (وعلى سبيل المثال: إعادة تصنيف الاستثمارات)	عدد الأيام المستغرقة لمعالجة الطلب المتعلق بالاستثمارات بعد استلام كافة المؤيدات	قياس الكفاءة في معالجة طلب متعلق بالاستثمارات	يومي
3	نسبة إنجاز موظف وحدة محاسبة الاستثمارات من المعاملات الخاصة بالاستثمارات	عدد المعاملات المنجزة ÷ عدد الموظفين في وحدة محاسبة الاستثمارات	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري
4	نسبة الأخطاء المرتكبة في تسجيل الاستثمارات	عدد الأخطاء المرتكبة ÷ عدد المعاملات المنجزة	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	شهري
5	الوقت المستغرق لمعالجة الأخطاء المرتكبة في تسجيل الاستثمارات	عدد الأيام المستغرقة لإعداد واعتماد قيود التعديل	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية	يومي

العودة للفهرس

دليل السياسات والإجراءات المالية

لحكومة عجمان

9 الباب التاسع - التسجيل والإقفال

متابعه تحديث الوثيقة

الإصدار	تاريخ الإصدار	الملاحظات

9.1 التعريفات

المصطلح	التعريف
الوحدة المالية	(إدارة الشؤون المالية / قسم الشؤون المالية حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
وحدة الحسابات	(القسم / الشعبة / الموظف) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
إدارة الحسابات الحكومية	إدارة الحسابات الحكومية بدائرة المالية.
المسؤول المالي الأول	(مدير إدارة الشؤون المالية / مدير قسم الشؤون المالية) حسب المستوى التنظيمي بهيكل الجهة الحكومية.
البيانات المالية المنفصلة	البيانات المالية التي تقوم الجهة الحكومية بإعدادها، والتي تتضمن الاستثمارات في المنشآت التابعة، والمنشآت الزميلة، والمشاريع المشتركة باستخدام طريقة حقوق الملكية أو التكلفة.
البيانات المالية الموحدة	البيانات المالية التي تقوم الجهة الحكومية بإعدادها بحيث تكون الأصول والالتزامات وصافي الأصول/ حقوق الملكية والإيرادات والمصاريف والتدفقات النقدية للجهة الحكومية المسيطرة والمنشآت المسيطر عليها معروضة ككيان اقتصادي واحد.
الحساب الختامي العام	بيان مالي مجمع يعد في نهاية السنة المالية يتضمن البيانات المالية الختامية لكافة الدوائر الحكومية المدرجة موازناتها ضمن الموازنة العامة.
السنة المالية	السنة الميلادية التي تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الحادي والثلاثين من شهر ديسمبر من كل سنة، ما لم يقرر الحاكم خلاف ذلك في حالة إنشاء جهة حكومية جديدة أو إلغاء وتصفية جهة حكومية قائمة أثناء سريان أي سنة مالية لحكومة الإمارة.

9.2 السياسات العامة

1. تكون وحدة الحسابات في الجهات الحكومية هي المسؤولة عن:

مطابقة أرصدة الأنظمة الفرعية مع أرصدة الأستاذ العام.
تسجيل قيود التسويات / التعديلات الضرورية عند نهاية الفترة.

متابعة التزام الوحدات المعنية بالانتهاء من إجراءات الإقفالات الشهرية.
إعداد التقارير المالية الدورية والبيانات المالية السنوية.
متابعة وتنفيذ الخطوات اللازمة لإعداد الحساب الختامي بالجهة الحكومية.

2. تكون إدارة الحسابات الحكومية بدائرة المالية هي المسؤولة عن متابعة وتنفيذ الخطوات اللازمة لإعداد الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان وتحديث هيكل الحسابات وإدارة الفترات في الأستاذ العام.

3. يجب على جميع الجهات الحكومية الالتزام بأحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2017 في شأن ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية وأي تعديلات تطرأ عليهما، وكافة القرارات والتوضيحات والأدلة الصادرة عن الهيئة الاتحادية للضرائب.

4. يجب مراعاة مبدأ الفصل الوظيفي بين المهام عند القيام بالأعمال المالية للمحافظة على الشفافية والنزاهة والالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية حيث يجب الفصل الوظيفي بين:

الإدخالات في الأنظمة الفرعية.
ترحيل القيود.
مطابقة الأنظمة الفرعية مع الأستاذ العام.
إعداد البيانات المالية.

9.3 السياسة التفصيلية

9.3.1 الترحيل إلى / في الأستاذ العام

1. على جميع الوحدات المعنية في الجهات الحكومية الانتهاء من تسجيل كافة المعاملات المالية الخاصة بالفترة ضمن الأنظمة الفرعية وفق الجدول الزمني لإقفال الفترات المالية قبل الترحيل إلى الأستاذ العام.

2. على وحدة الحسابات في الجهة الحكومية مطابقة الأنظمة الفرعية (الذمم الدائنة والذمم المدينة والأصول والمخزون والرواتب وإدارة النقد والاستثمارات) مع الأستاذ العام عند إقفال الفترة المالية المعنية، وذلك لضمان مطابقة أرصدة الأنظمة الفرعية مع أرصدة الأستاذ العام على أن يتم معالجة الأخطاء المكتشفة في عملية المطابقة واتخاذ الإجراءات التصحيحية على الأنظمة الفرعية عند الحاجة.

3. لا يجوز إدخال قيد يدوي مباشرةً في الأستاذ العام على بنود المراقبة للمعاملات التي تنشأ من الأنظمة الفرعية، ويجب معالجة هذه القيود عبر الأنظمة الفرعية وخلال يومي عمل من استلام المؤيدات ذات العلاقة.

4. يجب تحديد وتضمين المعاملات/الحركات التي يجب إلغاؤها أو عكسها في تقرير يرفق بطلب إلغاء أو عكس القيد والوثائق الثبوتية ذات العلاقة، ويتم مراجعة واعتماد الطلب من قبل المسؤول المالي الأول، وذلك قبل نهاية الفترة المالية لتجنب تراكمها.

9.3.2 قيود التسوية التعديلية

1. يجب تحديد وتسجيل قيود التسوية التعديلية الخاصة بالفترة المالية، بما فيها قيود الاستحقاق والمخصصات، والتأكد من استيفاء جميع المؤيدات والموافقات قبل ترحيلها في الأستاذ العام. وقد تشمل قيود التسوية التعديلية ما يلي (على سبيل المثال لا الحصر):

تسجيل/ تسوية المخصصات المتعلقة بالفترة المالية (وعلى سبيل المثال: مخصصات نهاية الخدمة والإجازات الدورية ومخصصات الديون المشكوك في تحصيلها ومخصصات المخزون بطيء الحركة أو الراكد ومخصصات القضايا المرفوعة على الجهة الحكومية).
تسوية المصاريف المدفوعة مقدماً (وعلى سبيل المثال: تخفيض قيمة رصيد الإيجار المدفوع مقدماً بقيمة المصاريف التي تخص الفترة).
تسوية الالتزامات المستحقة (وعلى سبيل المثال: عقود قيد التنفيذ أو مشاريع قيد الإنشاء بناءً على نسبة إنجاز كل عقد أو مشروع خلال الفترة المالية، وتسجيل المبالغ والمصاريف المستحقة وفقاً لنسبة الإنجاز).
تسوية حسابات الإيرادات المقبوضة مقدماً.
تسجيل قيود انخفاض القيمة الأصول الملموسة وغير الملموسة.
تسوية الحسابات المصرفية.
تسجيل الأرباح والخسائر الناتجة عن فروقات صرف العملات الأجنبية.
تسوية ضريبة المدخلات والمخرجات للاحتساب العكسي.

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:

رقم 17- السياسات المحاسبية والتغيرات في التقديرات المحاسبية والأخطاء.
رقم 23- تأثير التغيرات في العملات الأجنبية.
رقم 12- المخصصات والالتزامات المحتملة والأصول المحتملة.

9.3.3 قيود التسوية التعديلية المتعلقة بفترة / فترات مالية سابقة

1. على وحدة الحسابات إدخال قيود التسوية المتعلقة بمعاملات خاصة بفترة/فترات سابقة مباشرة إثر اكتشاف الخطأ (أي في السنة المالية التي تم فيها اكتشاف الخطأ).

2. على وحدة الحسابات إعداد مذكرة خاصة بأخطاء سنوات سابقة من خلال توفير وصف للمعاملات، وإعداد جميع المؤيدات، والقيام بحكم مهني لتحديد إذا كان الخطأ جوهرياً أو غير جوهري واعتمادها من المسؤول المالي الأول:

في حال كان الخطأ غير جوهري: يتم تسوية المعاملات من خلال تسجيلها ضمن الأداء المالي للسنة التي تم فيها اكتشاف الخطأ، دون تعديل أرصدة المقارنة.
في حال كان الخطأ جوهري: يتم تسوية المعاملات من خلال تسجيلها بشكل رجعي، أي تسجيل الأثر في سنة المقارنة أو/والسنة الافتتاحية لسنة المقارنة.

3. في حالة تأكيد الخطأ الجوهري، على وحدة الحسابات اعتماد المذكرة من المسؤول المالي الأول ومدير الجهة الحكومية مع التنسيق مع إدارة الحسابات الحكومية بدائرة المالية للموافقة قبل إدخال التسويات المتعلقة بفترة/فترات مالية سابقة على أنه يجب عند إعداد البيانات المالية تعديل أرصدة المقارنة والأرصدة الافتتاحية لأرصدة المقارنة (كما ينطبق).

4. على وحدة الحسابات في نهاية السنة المالية إعداد قائمة بالتعديلات الجوهرية وغير الجوهرية التي قامت بإدخالها خلال السنة، وإجراء مراجعة لجميع التعديلات غير الجوهرية لتقدير أثرها الكلي، حيث يمكن أن يكون تأثير مجموع التعديلات غير الجوهرية "جوهري" على البيانات المالية للجهة الحكومية، وبالتالي يتم عرض الأثر الكلي على أنه "تعديلات جوهرية"، وفي هذه الحالة يتم إعداد البيانات المالية من خلال تعديل أرصدة المقارنة والأرصدة الافتتاحية لأرصدة المقارنة (كما ينطبق).

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 17- السياسات المحاسبية والتغيرات في التقديرات المحاسبية والأخطاء.

5. تطبق السياسات والتوجيهات المذكورة أعلاه على جميع الأرصدة والبنود التي يمكن أن يترتب عنها قيود تسوية، باستثناء الأرصدة والبنود التي تم فيها الاعتماد على أحد الإعفاءات المذكورة في الفقرة 7 من السياسة المحاسبية رقم 16- تطبيق السياسات المحاسبية للمرة الأولى، حيث يجب تعديل الأرصدة الافتتاحية للسنة التي تم فيها تسوية الرصيد والانتهاء من استعمال الإعفاء، وتقديم إفصاح بما يتماشى مع الفقرة 9.2 من السياسة المحاسبية خلال السنة المالية التي تم فيها تسوية الرصيد.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 16- تطبيق السياسات المحاسبية للمرة الأولى.

6. يمكن أن يترتب على التعديلات والتسويات المتعلقة بالسنوات السابقة تأثيرات متعلقة بالضريبة على القيمة المضافة، حيث يجب على وحدة الحسابات أن تقوم بدراسة وتقييم أثر الإجراءات التصحيحية للأخطاء على ضريبة القيمة المضافة، وبالتالي يتم إرفاق تحليل للأثر الضريبي للإجراء التصحيحي، ضمن الوثائق الداعمة والمتعلقة بقيود التسوية، لمعالجة أي تأثيرات ضريبية، سواء من خلال تضمينها للإقرار الضريبي الذي يخص الفترة التي تم فيها التصحيح أو لتقديم إقرار ضريبي معدل (تصريح طوعي) عن الفترة التي تم فيها الخطأ سابقاً، وفقاً لتشريعات ضريبة القيمة المضافة المطبقة بهذا الشأن.

7. يجب على الجهة الحكومية الاعتماد على قيمة 1% من إجمالي موازنة النفقات المعتمدة لها كمقياس للجوهرية. وعليه يتم مقارنة الأخطاء (بشكل فردي أو مجموع الأخطاء) مع المبلغ الذي تم احتسابه لتحديد إن كان الخطأ جوهرياً أم لا، حيث يعتبر الخطأ أو مجموع الأخطاء جوهرياً في حالة تجاوز هذا المبلغ.

8. تتحمل الجهة الحكومية المعنية المسؤولية الكاملة عن تجميع وتقييم ومعالجة الأخطاء المتعلقة بالسنوات المالية السابقة، وتقع كامل المسؤولية عن اكتشاف هذه الأخطاء وتصويبها وإعداد المذكرات والمستندات المؤيدة لها على الجهة الحكومية وحدها.

9. يتم تصحيح الأخطاء الجوهرية بأثر رجعي من خلال إدخال التعديلات (قيود التسوية) على النظام موارد في السنة الحالية، من خلال التعديل على صافي الأصول (حساب الوسيط الخاص بتعديلات سنوات سابقة)، هذا بالإضافة إلى إعادة عرض البيانات المالية لسنة المقارنة والأرصدة الافتتاحية إن لزم الأمر، مع التأكيد على أن أعمدة المقارنة محدثة، وعرض عمود المقارنة في بيان الأداء المالي محدّث، بالإضافة إلى تقديم الإيضاحات والإفصاحات المناسبة حول عملية تعديل الخطأ وتحديث الأرصدة للسنوات السابقة.

10. على الجهات الحكومية تقديم قائمة التعديلات الجوهرية وغير الجوهرية التي قامت بإدخالها خلال السنة المالية مع التقارير المالية والحسابات الختامية.

9.3.4 التغيرات في السياسات والتقديرات المحاسبية

1. عند حدوث تغيرات في السياسات المحاسبية نتيجة تطبيق سياسة محاسبية جديدة والتي تطلب أن تقوم الجهة الحكومية بتعديل الرصيد الافتتاحي لكل بند متأثر في صافي الأصول لأول فترة سابقة معروضة في البيانات المالية والمبالغ المقارنة الأخرى المفصح عنها لكل فترة سابقة معروضة في البيانات المالية كما لو أن السياسة المحاسبية الجديدة كانت مطبقة دائماً.

2. التغيرات في التقديرات المحاسبية حيث تعتمد المحاسبة على أساس الاستحقاق على التقديرات والقيام بالحكم المهني، نظراً لوجود العديد من المعاملات والأرصدة في البيانات المالية التي لا يمكن قياسها بشكل دقيق نتيجة لوجود حالات غير مؤكدة أو عدم توفر بعض البيانات/الوثائق (مثال: تقدير مصروفات استهلاك الكهرباء والمياه في شهر معين أو تكاليف خدمات استشارية خلال فترة معينة لم يتم استلام الفاتورة الخاصة بها)، وبالتالي تلجأ الجهة الحكومية إلى تقديرها أو القيام بحكم مهني. توفر السياسة المحاسبية رقم 17 "السياسات المحاسبية والتغيرات في التقديرات المحاسبية والأخطاء" مرونة عند تغيير هذه التقديرات من خلال عدم فرض أي تغييرات بأثر رجعي، ويرتبط التقدير بأحكام تستند إلى أحدث المعلومات الموثوقة والمتوفرة للجهة الحكومية. فعلى سبيل المثال وليس الحصر، يمكن أن تقوم الجهة بالتقديرات لما يلي:

إيرادات الضريبة المستحقة (كما ينطبق).
نسب الإنجاز للمشاريع قيد الإنجاز (مثل نسبة إنجاز إنشاء طريق).
المصاريف المستحقة (تقدير تكاليف الخدمة في حالة عدم وجود الفاتورة).
مخصص قانوني لقضية قيد التحقيق.
الديون والذمم المشكوك في تحصيلها.
مخصصات تقادم المخزون.
القيمة العادلة للأصول المالية أو الالتزامات المالية.
الأعمار الإنتاجية أو النمط المتوقع لاستهلاك المنافع الاقتصادية المستقبلية أو إمكانية الخدمة للأصول القابلة للاستهلاك.

3. قد تقوم الجهة الحكومية بتعديل تقديراتها إذا حدثت أي تغييرات في الظروف التي ارتكزت عليها هذه التقديرات أو نتيجة لمعلومات جديدة أو لخبرة إضافية وبحسب طبيعته، لا يتعلق تعديل التقدير بالفترات السابقة، كما أنه لا يعتبر تصحيحاً لخطأ معين ويتم الاعتراف بأثر التغير في التقدير المحاسبي بأثر غير رجعي من خلال الاعتراف بتأثيرات التغير في التقديرات ضمن بيان الأداء المالي للفترة الحالية والفترات المستقبلية (كما ينطبق).

9.3.5 إقفال الفترة المالية

1. يجب إقفال الفترات المالية شهرياً وبحد أقصى اليوم الخامس عشر من الشهر التالي، فيما عدا الفترة الأخيرة من السنة المالية المعنية فتقفل وفقاً لتعميم إعداد الحسابات الختامية، على أن يتم الأخذ بعين الاعتبار:

التأكد من إدخال كافة المدفوعات (المصاريف) ومعالجة تقرير الاستثناءات.
التأكد من إدخال كافة المقبوضات (الإيرادات) ومعالجة تقرير الاستثناءات.
الانتهاء من التسويات المصرفية والتأكد من تصفير الحسابات المصرفية.
التأكد من ترحيل قيد الرواتب ومخصصات نهاية الخدمة ومخصصات الإجازات السنوية بعد مراجعتها وعمل المطابقات الشهرية والتسويات اللازمة.
التأكد من تسجيل كافة الأصول واحتساب استهلاك الأصول الملموسة وإطفاء الأصول غير الملموسة.
التأكد من إثبات كافة التحويلات المصرفية الخاصة بحساب الخزانة ومطابقتها مع دائرة المالية.
التأكد من احتساب وتسوية المخصصات.

2. يجب أرشفة ميزان المراجعة النهائي بعد إتمام كافة أنشطة الإقفال للفترة المالية.

3. أحكام خاصة بدائرة المالية:

يجب تسوية ومطابقة كافة المعاملات الداخلية لحسابات علاقات بين الجهات الحكومية في نهاية السنة المالية ليتم استبعادها عند إعداد البيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان.
تقفل نتائج تنفيذ الموازنة العامة في حساب الاحتياطي العام وفقاً للإجراءات التالية:
- إذا تحقق فائض بنتيجة تنفيذ الموازنة العامة في أي سنة مالية، تتولى دائرة المالية تحويله إلى حساب الاحتياطي العام خلال (5) أيام عمل من تاريخ اعتماد الحساب الختامي العام.
- إذا تحقق عجز بنتيجة تنفيذ الموازنة العامة في أي سنة مالية تتولى دائرة المالية بحث أسبابه، واتخاذ ما يلزم من إجراءات وتحوطات لمنع تكراره، وتسويته كلياً أو جزئياً في السنة أو السنوات المالية القادمة وفقاً لما يقرره الحاكم.

9.3.6 التقارير المالية والحسابات الختامية

1. تبدأ السنة المالية في أول يناير وتنتهي في 31 ديسمبر من كل عام.

2. على دائرة المالية قبل نهاية شهر أكتوبر من كل عام إعداد تعميم مالي سنوي بشأن إعداد الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان واعتماده من ممثل الحاكم موضحاً به التعليمات والأسس والإجراءات والمواعيد التي يتوجب على الجهات الحكومية التقيد بها لإقفال حساباتها وإعداد بياناتها المالية باستخدام النماذج المعتمدة؛ تمهيداً لإصدار الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان.

3. على وحدة الحسابات في الجهات الحكومية مراعاة التالي:

الالتزام بالجدول الزمني المحدد في التعميم المالي الذي يصدر في كل عام وتزويده للوحدات المعنية فور استلامه كي يتم الالتزام به.
إعداد البيانات المالية للجهة وفقاً للنماذج الموحدة للبيانات المالية المتوفرة بالأنظمة الإلكترونية أو التي توفرها إدارة الحسابات الحكومية والتي تشمل:
- بيان المركز المالي.
- بيان الأداء المالي.
- بيان مقارنة المبالغ المقدرة والفعلية.
- بيان التغييرات في صافي الأصول.
- بيان التدفقات النقدية.
- الإيضاحات.
إعداد المذكرة الإيضاحية للحساب الختامي تبعاً للجدول الزمني المعتمد والتي تتضمن:
- عرض الإيرادات والنفقات المقدرة في الموازنة الأصلية والنهائية والمبالغ الفعلية.
- ملخص لأسباب الانحراف بين الإيرادات والنفقات الفعلية والمقدرة في حال تجاوزت نسبة الانحراف (إيجابي/سلبي) 5%.
- عرض عام عن تنفيذ المشاريع وعرض مفصل لكل مشروع، ونسبة تنفيذه عن السنة الحالية.
إصدار التقارير / البيانات المالية بعد التأكد من دقة وصحة العرض والإفصاح وفقاً لدليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.
تعديل المبالغ المعترف بها في البيانات المالية بحيث تعكس وقائع معدلة بعد تاريخ إعداد البيانات المالية (وعلى سبيل المثال: تسوية لقضية قضائية) بالإضافة إلى الإفصاح عن الأحداث غير المعدلة (وعلى سبيل المثال: انخفاض جوهري في قيمة مبنى) وذلك قبل تاريخ الاعتماد النهائي / تاريخ الإصدار للبيانات المالية.
اعتماد التقارير/البيانات المالية السنوية حسب ما هو وارد بالتعميم ورفعها إلى دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية للمراجعة والتدقيق.

4. تصحيح التقارير المالية (إذا تطلب الأمر) وإدخال التعديلات التي أوصى بها جهاز الرقابة المالية.

5. يجوز للجهة الحكومية إعداد بيانات مالية منفصلة، على أن تلتزم بتزويد إدارة الحسابات الحكومية بالبيانات المالية المنفصلة للمنشآت التابعة لها لتوحيدها عند إعداد البيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان.

6. على إدارة الحسابات الحكومية إعداد الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة للحكومة وفقاً لدليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.

7. يجب إصدار البيانات المالية الموحدة للحكومة قبل انتهاء مدة قدرها ستة أشهر من نهاية السنة المالية المعنية أو حسب الموعد المحدد بالتعميم الصادر في هذا الشأن.

يرجى الرجوع إلى السياسات المحاسبية لحكومة عجمان:

رقم 18 - عرض البيانات المالية.
رقم 22 - الأحداث بعد تاريخ إعداد التقرير.
رقم 24 - البيانات المالية المنفصلة.
رقم 25 - البيانات المالية الموحدة.

9.3.7 الإقرارات والإقفالات الضريبية للمجموعة الضريبية

1. يكون المسؤول المالي الأول هو المنسق الضريبي للجهة الحكومية.

2. على المنسق الضريبي بالجهة الحكومية موافاة مكتب الشؤون الضريبية بدائرة المالية بأي مستندات أو بيانات يطلبها.

3. على وحدة الحسابات بالجهة الحكومية التأكد من إقفال حسابات ضريبة المدخلات وضريبة المخرجات في حساب "علاقات بين الدوائر - ضرائب" من خلال نظام الفرعي لعلاقات بين الدوائر، كما تقوم بإقفال حسابات الاحتساب العكسي المدين والدائن بتاريخ نهاية الفترة الضريبية.

4. على وحدة الحسابات بدائرة المالية إثبات المبالغ المستحقة من أو إلى الهيئة الاتحادية للضرائب بتاريخ نهاية الفترة الضريبية للإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية.

5. على كل جهة حكومية مدرجة ضمن المجموعة الضريبية موافاة مكتب الشؤون الضريبية بدائرة المالية بتقرير الإقرار الضريبي في موعد أقصاه اليوم 20 من الشهر التالي لنهاية الفترة الضريبية معتمداً من المنسق الضريبي للجهة الحكومية.

6. على المنسق الضريبي بالجهة الحكومية الأخذ بعين الاعتبار التالي عند مراجعة الإقرارات الضريبية:

التأكد من أنه تم تسجيل جميع حركات ومبالغ ضريبة القيمة المضافة - المدخلات على نظام موارد.
التأكد من أنه تم التصريح عن جميع وحركات ضريبة القيمة المضافة - المخرجات، وأن جميع الأنشطة السيادية / الأنشطة الأخرى خارج نطاق الضريبة قد تم تحديدها بشكل صحيح.
التأكد من أن تواريخ جميع فواتير الشراء أو المبيعات تقع ضمن الفترة الضريبية.
التأكد من عدم وجود إدخالات مكررة للمشتريات أو المبيعات ضمن الفترة الضريبية.
التأكد من صحة الإدخالات المتعلقة بالمشتريات بدون ضريبة.
التأكد من إقفال الأنظمة الفرعية المقبوضات والمدفوعات قبل استخراج التقارير الضريبية من النظام المالي.
التأكد من تطابق الأرقام الواردة في تقرير الإقرار الضريبي وبين أرقام الواردة في تقارير ضريبة القيمة المضافة المدخلات والمخرجات والاحتساب العكسي الصادرة عن الأنظمة الفرعية وحسابات الأستاذ العام الخاصة بضريبة القيمة المضافة ومعالجة أي فروقات بينها لكل فترة ضريبية.

7. إذا تبين للجهة الحكومية أن أياً من الإقرارات الضريبية السابق إرسالها إلى دائرة المالية غير صحيحة، فعلى المنسق الضريبي إبلاغ مكتب الشؤون الضريبية بالفروقات الضريبية فور اكتشافها.

8. على مكتب الشؤون الضريبة مراجعة أي فروقات ضريبية تتعلق بإقرارات ضريبية سبق تقديمها للهيئة الاتحادية للضرائب، واتخاذ ما يلزم بشأنها في ضوء التشريعات الضريبية السارية.

9. على مكتب الشؤون الضريبية تقديم الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية على الموقع الإلكتروني للهيئة الاتحادية للضرائب، والتأكد من استلام الهيئة الاتحادية للضرائب لقيمة الضريبية المستحقة (إن وجدت) قبل الموعد المحدد للإقرار المعني.

10. في حالة استرداد الضريبة يجب على مكتب الشؤون الضريبية تقديم طلب استرداد لقيمة الضريبة القابلة للاسترداد في موعد أقصاه خمسة أيام عمل من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي ومتابعة طلب الاسترداد مع الهيئة الاتحادية للضرائب وإبلاغ الوحدة المالية بدائرة المالية بعد الموافقة على طلب الاسترداد مع الهيئة للتأكد من استلام مبلغ الاسترداد.

11. تعديل بيانات المجموعة الضريبية:

على الجهة الحكومية موافاة مكتب الشؤون الضريبية بأي تعديل على بيانات التسجيل الضريبي الخاصة بالجهة أو أي تعديل على أنشطتها وذلك خلال خمسة أيام عمل من تاريخ التعديل.
على مكتب الشؤون الضريبية اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة للتعديل على البيانات الخاصة بالمجموعة الضريبية خلال خمسة أيام عمل من تاريخ استلام طلب التعديل.

9.3.8 المعاملات المالية المتبادلة بين الجهات الحكومية

1. العلاقات المالية بين الجهات الحكومية هي علاقة مباشرة وتخضع لإشراف ومتابعة دائرة المالية.

2. يجب على الجهة الحكومية أن تتقيّد بالقواعد والإجراءات التالية عند قيامها بإجراء أي معاملة مالية مع الجهة حكومية أخرى:

أن يكون هناك قبول من الجهة الحكومية بالخدمة أو المواد المقدمة إليها من الجهة الحكومية الأخرى وبقيمتها.
أن تلتزم الجهة الحكومية الموفرة للمواد أو الخدمات بالأنظمة الخاصة بالمشتريات الحكومية المعمول بها عند قيامها بطلب أي مواد أو خدمات من الموردين أو تكليفها للموردين بتلبية متطلبات الجهة الحكومية المستلمة.
تسجل قيمة المعاملات في السجلات المالية للجهة الحكومية وفقاً للسياسات المحاسبية المعتمدة في هذا الشأن.
في حال حدوث خلاف بين الجهتين الحكوميتين على مقدار المطالبات المالية الناشئة عن التعاملات المالية بينهما، يُقدم إلى دائرة المالية طلب لتسوية الخلاف، معززاً بالمستندات الثبوتية في موعد أقصاه 14 يوماً من تاريخ حدوث هذا الخلاف، ويعتبر القرار الصادر عن دائرة المالية في هذا الخلاف نهائياً وملزماً لكلتا الجهتين الحكوميتين.
في حال حدوث خلاف بين الجهة الحكومية ودائرة المالية على مقدار المطالبات المالية الناشئة عن التعاملات المالية بينهما، يُقدم إلى ممثل الحاكم طلب لتسوية الخلاف، معززاً بالمستندات الثبوتية في موعد أقصاه 14 يوماً من تاريخ حدوث هذا الخلاف، ويعتبر القرار الصادر عن ممثل الحاكم في هذا الخلاف نهائياً وملزماً لكلتا الجهتين الحكوميتين.
مطابقة الأرصدة (إن وجدت) كل 3 أشهر مع الجهة الحكومية الأخرى.
تسوية الأرصدة (إن وجدت) في نهاية كل عام وفقاً للتعليمات الصادرة عن دائرة المالية.

3. أمثلة على المعاملات المتبادلة:

شراء أو بيع أو تحويل المواد.
شراء أو بيع أو تحويل الأصول.
تقديم أو تلقي الخدمات.
اتفاقيات الوكالة (تحصيل الأموال بالنيابة وتسوية الالتزامات بالنيابة).
التمويل (القروض ومساهمات رأس المال والمنح وغيرها من أشكال الدعم).
اتفاقيات الإيجار.
اتفاقيات التراخيص.
اتفاقيات مشاركة التكاليف.
نقل الموظفين بين الجهات.
الضمانات والتأمينات التعهدية.

4. يجب على الجهة الحكومية الإفصاح في الإيضاحات المتممة للتقارير المالية / الحساب الختامي عن العمليات التي تتم بين الأطراف ذات العلاقة، باستثناء العمليات التي تقع ضمن العلاقة الطبيعية مع المورد أو علاقة المتعامل/المستلم إذا تعاملت مع ذلك الفرد أو الجهة الحكومية الأخرى على أساس تجاري.

يرجى الرجوع إلى السياسة المحاسبية لحكومة عجمان رقم 20- الإفصاحات عن الأطراف ذات العلاقة.

9.3.9 السجلات والمستندات

1. على الجهات الحكومية استخدام الأنظمة المالية الإلكترونية واستخدام السجلات والمستندات المالية التي توفرها تلك الأنظمة، وعدم استعمال السجلات والمستندات المالية اليدوية.

2. يجب أن يكون ترقيم المستندات المالية متسلسلاً ومطبوعاً مسبقاً فيما عدا المستندات التي تعد وتطبع وترقم آلياً.

3. يجب أن يتم حفظ المستندات المالية اليدوية غير المستخدمة في أماكن آمنة ومقفلة تتوفر فيها كافة الاحتياطات المناسبة التي لا تعرضها للسرقة أو الفقد أو التلف.

4. يجب أن يتم مسك سجل خاص بعهدة المستندات المالية اليدوية غير المستعملة موضحاً به ما يلي:

اسم السند، رقم السند، تاريخ الاستلام، تاريخ التسليم.
الكمية المصروفة.
الرصيد.
اسم وتوقيع الوحدة أو القسم التي صرف لها وأرقام التسلسل.

5. يجب أن يكون صرف المستندات المالية للوحدات المعنية وفقاً لتسلسل الترقيم؛ وذلك بعد التأكد من أن دفاتر المستندات السابقة تم استخدامها بالكامل أو على وشك الانتهاء.

6. يجب أن تستعمل المستندات المالية وفق التسلسل الترقيم عند إعدادها ولا يجوز حجز أو تخطي التسلسل الرقمي لها.

7. يجب أن يتم حفظ جميع المستندات المستخدمة بطريقة تضمن سرعة الوصول إليها عند الحاجة.

8. يجب ختم السندات المالية الملغاة نتيجة خطأ مباشرة بختم "لاغي Canceled" والاحتفاظ بها في السجل أو الدفتر الرئيسي.

9. لا يجوز إعطاء أي معلومات مالية أو محاسبية لأي جهة من خارج الجهة الحكومية إلا بموافقة خطية من مدير الجهة الحكومية.

10. لا يجوز لغير الموظفين العاملين بالجهة الحكومية ولغير موظفي الجهات الرقابية الرسمية الاطلاع على المستندات المالية أو الحصول على نسخ منها إلا بموافقة مدير الجهة الحكومية.

11. لا يجوز للموظفين العاملين بالجهة الحكومية غير المعنيين بالوحدة أو القسم الحصول على نسخ من المستندات المالية إلا بعد موافقة المسؤول المالي الأول.

9.3.10 إتلاف السجلات والمستندات

1. يجوز للجهة الحكومية التخلص من الدفاتر والسجلات والمستندات والوثائق المالية والإدارية ذات الأثر المالي بعد مضي عشر سنوات من تاريخ نهاية السنة المالية التي يعتمد فيها الحساب الختامي العام للحكومة التي تعود إليها تلك المستندات والوثائق، إلا في الحالات الآتية:

تكون الجهة الحكومية في حاجة إليها.
تكون متعلقة بأي حقوق متنازع عليها أو تقرر إقامتها وإلى حين تسوية هذه الحقوق نهائياً أو مُضي مدة التقادم عليها، أيهما أقرب.
تكون محل تحقيق أو نزاع إداري أو قضائي.
تكون اتفاقيات مع دول، هيئات عامة، جهات رسمية.
تكون قرارات إدارية تتعلق بموظفين ما زالوا على رأس عملهم ولم يتم إنهاء خدماتهم بعد.
أي مستندات تقرر الإدارة العليا الاحتفاظ بها لأي سبب.

2. يجوز للجهة الحكومية تصوير الدفاتر والسجلات والمستندات والوثائق المالية والإدارية ذات الأثر المالي بالوسائل الآلية والإلكترونية من تاريخ بدء حفظها.

3. تبدأ مدّة حفظ مستندات الصرف والتحصيل من بداية السنة الماليّة التالية للسنة التي انتهى فيها العمل بهذه المستندات، وتبدأ مدّة حفظ المستندات التعاقدية بما فيها العُقود الماليّة، من تاريخ اكتمال الالتزامات التعاقدية الواردة في العقد أو المستند التعاقدي، وانتهاء فترات الضمان والصيانة.

4. يجب حفظ الدفاتر والسجلات والمستندات المالية بطريقة منتظمة تكفل حمايتها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.

5. تتولى الجهة الحكومية إعداد قوائم بالدّفاتر والسجلات والمستندات المالية التي يتقرّر الاستغناء عنها خلال 3 أشهر من تاريخ انتهاء مدة حفظها.

6. يتم إتلاف المستندات والوثائق والسجلات المشار إليها في الفقرة رقم 1 بواسطة لجنة تشكل بقرار من مدير الجهة الحكومية لهذا الغرض.

7. تتولى لجنة الإتلاف، حصر المستندات والوثائق والسجلات المراد إتلافها وتجميعها وإعداد القوائم الخاصة بها، واختيار الوسيلة المناسبة لتنفيذ عملية الإتلاف وتحديد موعد الإتلاف، وتنظيم قوائم ومحاضر لما تم إتلافه.

8. يجب أن يتم الإتلاف بطريقة تمنع استعمال ما تم إتلافه من قبل الغير.

9. يتم الاحتفاظ بمحاضر الإتلاف بطريقة يسهل الرجوع إليها عند اللزوم.

9.3.11 فقدان وتلف وتزوير السجلات والمستندات

1. على الموظف إبلاغ رئيسه المباشر فور اكتشافه لأي فقدان أو تلف أو تزوير في السجلات والمستندات ليتم إجراء التحقيق اللازم.

2. على الرئيس المباشر إبلاغ مدير الجهة الحكومية لاتخاذ إجراءات التحقيق وإبلاغ كل من دائرة المالية وجهاز الرقابة المالية.

9.4 الملاحظات

يجب الاطلاع على ما يلي فيما يخص المرجعية القانونية والمحاسبية:

القانون المالي.
اللائحة التنفيذية بشأن القانون المالي.
التشريعات الضريبية السارية.
القرارات والتوضيحات الصادرة عن الهيئة الاتحادية للضرائب.
الدليل الاسترشادي لتطبيق ضريبة القيمة المضافة.
دليل السياسات المحاسبية لحكومة عجمان.
دليل مكافحة الاحتيال في حكومة عجمان.

9.5 الإجراءات ودورات العمل

9.5.1 إعداد مستند قيد

9.5.1.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى إعداد مستند قيد في حال إدخال قيد يدوي مباشرة في الأستاذ العام.

9.5.1.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

9.5.1.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم

المدخل

وصف المدخل

أرشفة آلية

أرشفة يدوية

المؤيدات الخاصة بالقيد اليدوي

وهي الوثائق الثبوتية التي يتم على أساسها إعداد قيد يدوي مباشرةً في الأستاذ العام (على سبيل المثال):

تقرير يبين أسعار صرف العملات.
تقرير تقييم الاستثمارات.
تقرير جرد المخزون والأصول.
المستحقات والمدفوعات المقدمة.

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	مستند قيد يومي معتمد	هو المستند المعني بتسجيل القيد المحاسبي في نظام موارد بعد أخذ الموافقات.

9.5.1.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	التأكد من استيفاء جميع المؤيدات	موظف وحدة الحسابات	X
2	إعداد مستند القيد اليومي وتسجيله في الأستاذ العام	موظف وحدة الحسابات	X
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد وترحيله في الأستاذ العام	المسؤول المالي الأول	X
5	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالوحدة	موظف وحدة الحسابات	X

خريطة الإجراء

إجراء إعداد مستند قيد

المدخلات	موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	موظف قسم العمليات المالية في دائرة المالية	المخرجات
المؤيدات الخاصة بالقيد اليدوي	بداية 1- التأكد من استيفاء جميع المؤيدات الخاصة بالقيد يدوي 2- إعداد مستند القيد اليومي وتسجيله في الأستاذ العام 6- أرشفة نهاية	3- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد وإرساله الى قسم العمليات بدائرة المالية	4- ترحيل القيد في الأستاذ العام	مستند قيد يومي معتمد النظام المالي

9.5.2 ترحيل القيود في الأستاذ العام

9.5.2.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح آلية ترحيل القيود المرسلة من الأنظمة الفرعية في الأستاذ العام.

9.5.2.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

9.5.2.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	المؤيدات	هي الوثائق الثبوتية التي تشمل (على سبيل المثال): تقرير بإجمالي المعاملات المالية الخاصة بالفترة المالية والمرسلة من الأنظمة الفرعية إلى الأستاذ العام.		X

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	ميزان المراجعة	هو المستند المعني بتسجيل القيود المحاسبية في الأستاذ العام.	X

9.5.2.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	التأكد من استيفاء جميع المؤيدات	موظف وحدة الحسابات	X
2	سحب إجمالي القيود المرحلة من الأنظمة الفرعية إلى الأستاذ العام	موظف وحدة الحسابات	X
3	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها	المسؤول المالي الأول	X
4	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالإدارة	موظف وحدة الحسابات	X

خريطة الإجراء

إجراء ترحيل القيود في الأستاذ العام

المخرجات	موظف قسم العمليات المالية في دائرة المالية	المسؤول المالي الاول في الجهة الحكومية	موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية	المدخلات
			بداية	المؤيدات
			1- التأكد من إستيفاء جميع المؤيدات
			قيد تسوية على الأستاذ العام ؟ (لا / نعم)
مستند قيد اليومية معتمد		4- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها	2- سحب إجمالي القيود المرحلة من الأنظمة الفرعية إلى الأستاذ العام 3- يتم إعداد مستند القيد اليومية وتسجيله في الأستاذ العام
النظام المالي	5- ترحيل القيود في الأستاذ العام	4- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها
			6- أرشفة
			نهاية

9.5.3 إعداد الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية

9.5.3.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى توضيح خطوات إعداد الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية للجهات الحكومية.

9.5.3.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
الوحدات المعنية في الجهة الحكومية.
موظف قسم العمليات المالية في دائرة المالية.
موظف مكتب الشؤون الضريبية في دائرة المالية.
مسؤول مكتب الشؤون الضريبية في دائرة المالية.
وحدة المدفوعات في دائرة المالية.

9.5.3.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية
1	تقرير ضريبة المدخلات	وهو التقرير المستخرج من النظام الفرعي للمدفوعات والذي يبين ضريبة المدخلات المفروضة على توريدات السلع والخدمات المستلمة من الجهة الحكومية.	X
2	تقرير ضريبة المخرجات	وهو التقرير المستخرج من النظام الفرعي للمقبوضات والذي يبين ضريبة المخرجات المفروضة على توريدات الجهة الحكومية من سلع وخدمات.	X
3	تقارير ضريبة المدخلات والمخرجات والاحتساب العكسي المدين والدائن من الأستاذ العام	وهو التقرير المستخرج من الأستاذ العام والذي يبين ضريبة المدخلات والمخرجات والاحتساب العكسي المدين والدائن.	X
4	تقرير الإقرار الضريبي	وهو التقرير المستخرج من الأستاذ العام والذي يبين ملخص لضريبة المدخلات والمخرجات والاحتساب العكسي وصافي الضريبة المستحقة من أو على الجهة الحكومية.	X

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية	وهو عبارة عن التصريح لتوريدات الجهات الحكومية وضريبة المدخلات القابلة للاسترداد وصافي الضريبة المستحقة يتم تقديمه على الموقع الإلكتروني للهيئة الاتحادية للضرائب.		X

9.5.3.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	التأكد من استيفاء جميع المؤيدات ومطابقة أرصدة الحسابات الفرعية وأرصدة الأستاذ العام.	موظف وحدة الحسابات		X
2	في حال وجود فروقات، يتم التواصل مع الوحدات المعنية للبحث في الفروقات.	موظف وحدة الحسابات		X
3	إدخال التعديلات في الأنظمة الفرعية.	الوحدات المعنية		X
4	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيود التسوية الخاصة بتاريخ نهاية الفترة الضريبية "اقفال حسابات ضريبة المدخلات وضريبة المخرجات في حساب" علاقات بين الدوائر- ضرائب على النظام الفرعي لعلاقات بين الدوائر، كما تقوم باقفال حسابات الاحتساب العكسي المدين والدائن وتسجيلها في الأستاذ العام.	موظف وحدة الحسابات		X
5	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها.	المسؤول المالي الأول		X
6	إثبات القيود الضريبية الخاصة بالإقرار الضريبي عن الربع المعني للمجموعة الضريبية.	موظف وحدة الحسابات		X
7	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد واعتماد ترحيله في الأستاذ العام.	المسؤول المالي الأول		X
8	إصدار تقارير الضريبية والإقرار الضريبي للجهة الحكومية ومراجعتها.	موظف وحدة الحسابات		X
9	مراجعة الإقرار الضريبي وتقارير الضريبية.	المسؤول المالي الأول		X
10	في حال وجود تعديلات، يتم التعديل على ميزان المراجعة حسب توصيات المسؤول المالي الأول وإصداره من جديد.	موظف وحدة الحسابات		X
11	في حال عدم وجود تعديلات على الإقرار الضريبي، يتم الاعتماده وإرساله إلى مكتب الشؤون الضريبية في دائرة المالية.	المسؤول المالي الأول		X
12	مراجعة الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية ومطابقته مع الإقرارات الضريبية المستلمة من الجهات الحكومية.	موظف مكتب الشؤون الضريبية	X
13	في حال وجود ملاحظات، يتم التواصل مع منسقى الجهات الحكومية.	مسؤول مكتب الشؤون الضريبية	X
14	في حال عدم وجود ملاحظات يتم تقديم الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية.	مسؤول مكتب الشؤون الضريبية	X
15	في حالة وجود ضريبة مستحقة السداد، يتم سداد المبالغ المستحقة للهيئة الاتحادية للضرائب وفقاً للإجراءات الواردة في (باب المدفوعات).	وحدة المدفوعات	X
16	في حالة الاسترداد يتم تقديم طلب الاسترداد للهيئة الاتحادية للضرائب ومتابعة حالة الطلب وإشعار الوحدة المالية بدائرة المالية بالموافقة على الطلب للتأكد من استلام التحويل.	موظف مكتب الشؤون الضريبية	X
17	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف مكتب الشؤون الضريبية	X

خريطة الإجراء

إجراء إعداد الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية

(ملاحظة: تم تبسيط الخريطة المعقدة من الصورة إلى تمثيل نصي خطي للحفاظ على المحتوى.)

المدخلات: تقرير ضريبة المدخلات.
موظف وحدة الحسابات: التأكد من استيفاء جميع المؤيدات ومطابقة أرصدة الحسابات.
قرار: وجود فروقات؟
- نعم: الأقسام المعنية: التواصل مع الوحدات المعنية للبحث في الفروقات ثم إدخال التعديلات في الأنظمة الفرعية.
- لا: موظف وحدة الحسابات: يتم إعداد قيود التسوية الخاصة بتاريخ نهاية الفترة الضريبية وتسجيلها في الأستاذ العام.
المسؤول المالي الأول: مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها.
موظف وحدة الحسابات: إثبات القيود الضريبية الخاصة بالإقرار الضريبي.
المسؤول المالي الأول: مراجعة المؤيدات المرفقة والقيد وإرساله إلى قسم العمليات بدائرة المالية.
موظف قسم العمليات المالية: القيود اليدوية في الأستاذ العام.
موظف وحدة الحسابات: إصدار تقارير الضريبية والإقرار الضريبي.
المسؤول المالي الأول: مراجعة الإقرار الضريبي وتقارير الضريبية.
قرار: في حال وجود تعديلات؟
- نعم: موظف وحدة الحسابات: التعديل على ميزان المراجعة حسب توصيات المسؤول المالي الأول وإصداره من جديد.
المسؤول المالي الأول: إقفال الفترة المالية في النظام الإلكتروني (موارد) والاعتماد والإرسال إلى مكتب الشؤون الضريبية في دائرة المالية.
مسؤول مكتب الشؤون الضريبية: مراجعة الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية ومطابقته مع الإقرارات الضريبية.
قرار: في حال وجود ملاحظات؟
- نعم: التواصل مع منسقي الجهات الحكومية.
- لا: تقديم الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية.
وحدة المدفوعات / موظف مكتب الشؤون الضريبية:
- سداد: سداد المبالغ المستحقة للهيئة الاتحادية للضرائب.
- استرداد: تقديم طلب الاسترداد للهيئة الاتحادية للضرائب.
المخرجات: النظام المالي، الإقرار الضريبي للمجموعة الضريبية.
موظف مكتب الشؤون الضريبية: أرشفة.

9.5.4 إعداد البيانات المالية / الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية

9.5.4.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى بيان خطوات إعداد البيانات المالية / الحساب الختامي الفرعي للجهة الحكومية.

9.5.4.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية.
الوحدات المعنية في الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.
موظف قسم العمليات المالية بدائرة المالية.

9.5.4.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	ميزان المراجعة	وهو التقرير المستخرج من الأستاذ العام والذي يبين رصيد حسابات نهاية الفترة.	X
2	قائمة الإقفال	وهي قائمة تبين الأنشطة التي يجب تنفيذها لإقفال الفترة المالية.	X
3	المؤيدات الخاصة بقيود التسوية	وهي الوثائق الثبوتية التي يتم على أساسها إعداد قيود التسوية الخاصة بالفترة المالية (إن وجدت).		X

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	البيانات المالية (التقارير المالية)	وهي عبارة عن سجلات رسمية للأنشطة المالية للجهة الحكومية وتعطي ملخصاً عن الوضع المالي للجهة الحكومية وتشمل: البيانات المالية للجهة الحكومية بيان المركز المالي. بيان الأداء المالي. بيان التغييرات في صافي الأصول. بيان التدفقات النقدية. بيان مقارنة المبالغ المقدرة والفعلية. الإيضاحات. المذكرة الإيضاحية للحساب الختامي للجهة الحكومية.	X

9.5.4.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية	الجهة الحكومية
1	التأكد من استيفاء جميع المؤيدات ومطابقة أرصدة الحسابات الفرعية مع أرصدة الأستاذ العام.	موظف وحدة الحسابات		X
2	في حال وجود فروقات، يتم التواصل مع الوحدات المعنية للبحث في الفروقات.	موظف وحدة الحسابات		X
3	إدخال التعديلات في الأنظمة الفرعية.	الوحدات المعنية		X
4	في حال عدم وجود فروقات، يتم إعداد قيود التسوية الخاصة بالفترة المالية وتسجيلها في الأستاذ العام.	موظف وحدة الحسابات		X
5	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتماد ترحيلها في الأستاذ العام	المسؤول المالي الأول		X
6	إقفال الفترة المالية في النظام الإلكتروني (موارد).	موظف قسم العمليات المالية	X
7	إصدار ميزان المراجعة للفترة المالية من نظام موارد.	موظف وحدة الحسابات		X
8	مراجعة ميزان المراجعة.	المسؤول المالي الأول		X
9	في حال وجود تعديلات على ميزان المراجعة (وعلى سبيل المثال: إدخال نفس المعاملة / القيد أكثر من مرة، عدم تسجيل المعاملة / القيد، إدخال القيد في حساب خاطئ)، يتم التعديل على ميزان المراجعة حسب توصيات المسؤول المالي الأول لإصداره من جديد.	موظف وحدة الحسابات		X
10	في حال عدم وجود تعديلات على ميزان المراجعة، يتم اعتماده.	المسؤول المالي الأول		X
11	إعداد البيانات المالية والمذكرة الإيضاحية للحساب الختامي.	موظف وحدة الحسابات		X
12	مراجعة البيانات المالية والمذكرة الإيضاحية للحساب الختامي ومناقشتها مع الإدارة العليا وإصدارها.	المسؤول المالي الأول		X
13	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالوحدة.	موظف وحدة الحسابات		X

خريطة الإجراء

إجراء إعداد البيانات المالية الدورية للجهة الحكومية

المخرجات	موظف قسم العمليات المالية في دائرة المالية	المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية	الوحدات المعنية	موظف وحدة الحسابات في الجهة الحكومية	المدخلات
				بداية 1- التأكد من إستيفاء جميع المؤيدات ومطابقة أرصدة الحسابات الفرعية وأرصدة الأستاذ العام	تقرير حسابات الإقفال الخاصة بالفترة المالية
			2- التواصل مع الوحدات المعنية للبحث في الفروقات 3- إدخال التعديلات في الأنظمة الفرعية	وجود فروقات؟ (نعم)	المؤيدات الخاصة بقيود التسوية
النظام المالي	6- ترحيل القيود اليدوية في الأستاذ العام 7- إقفال الفترة المالية في النظام الإلكتروني (موارد)	5- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها		4- إعداد قيود التسوية الخاصة بالفترة المالية وتسجيلها في الأستاذ العام	قائمة الإقفال
		9- مراجعة ميزان المراجعة		8- إصدار ميزان المراجعة للفترة المالية من نظام موارد
		وجود تعديلات على ميزان المراجعة؟ (نعم) 11- اعتماد ميزانية المراجعة		10- يتم التعديل على ميزان المراجعة حسب توصيات المسؤول المالي الأول وإصداره من جديد
الحساب الختامي والبيانات المالية (التقارير المالية)		13- مراجعة البيانات المالية وتقرير الحساب الختامي ومناقشتها مع الإدارة العليا 15- مراجعة واعتماد تقرير الحساب الختامي والبيانات المالية المعدلة (النهائية) من السلطة المختصة		12- إعداد البيانات المالية وتقرير الحساب الختامي 14- يتم إدخال التعديلات التي أوصى بها تقرير جهاز الرقابة المالية	تقرير جهاز الرقابة المالية لتعديل الحسابات الختامية والبيانات المالية
				16- أرشفة نهاية

9.5.5 إعداد البيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان

9.5.5.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى بيان خطوات إعداد البيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان لنهاية الفترة المالية من قبل دائرة المالية.

9.5.5.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف قسم العمليات المالية بدائرة المالية.
مدير قسم العمليات المالية بدائرة المالية.

9.5.5.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	ميزان المراجعة النهائي	هو عبارة عن قائمة بجميع أرصدة حسابات الجهات التابعة للحكومة الخاضعة للسيطرتها عند نهاية الفترة ويشمل ما يلي: رصيد بداية الفترة. الحركات الدائنة والمدينة خلال الفترة لجميع الحسابات. رصيد نهاية الفترة.		X
2	قائمة الإقفال	وهي قائمة تبين الأنشطة التي يجب تنفيذها لإقفال الفترة المالية.		X
3	البيانات المالية للجهات التابعة للحكومة	وهي عبارة عن سجلات رسمية للأنشطة المالية وتعطي ملخصاً عن الوضع المالي للجهات التابعة للحكومة وتشمل: بيان المركز المالي. بيان الأداء المالي. بيان التغييرات في صافي الأصول. بيان التدفقات النقدية. بيان مقارنة المبالغ المقدرة والفعلية. الإيضاحات.	X

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	البيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان	هي البيانات المالية المعدة عند نهاية السنة المالية والتي تبين الوضع المالي عن السنة المالية المنتهية لحكومة عجمان وتشمل البيانات المالية الموحدة: بيان المركز المالي الموحد. بيان الأداء المالي الموحد. بيان التغييرات في صافي الأصول الموحد. بيان التدفقات النقدية الموحد. بيان مقارنة المبالغ المقدرة والفعلية الموحد. الإيضاحات.	X

9.5.5.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	دائرة المالية
1	سحب ميزان المراجعة النهائي للجهات الحكومية (والمنشأت التابعة) إلى النظام الخاص بتوحيد البيانات المالية.	موظف قسم العمليات المالية	X
2	تحديد المعاملات الداخلية ضمن المجموعة التي سيتم استبعادها.	موظف قسم العمليات المالية	X
3	تسوية المعاملات الداخلية ضمن المجموعة وإعداد قيود الاستبعاد وقيود التوحيد.	موظف قسم العمليات المالية	X
4	مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود واعتمادها وتسجيلها في النظام الخاص بتوحيد البيانات المالية.	مدير قسم العمليات المالية	X
5	إعداد البيانات المالية الموحدة للحكومة.	موظف قسم العمليات المالية	X
6	مراجعة البيانات المالية الموحدة للحكومة ومناقشتها مع الإدارة العليا.	مدير قسم العمليات المالية	X
7	إصدار البيانات المالية الموحدة للحكومة.	مدير إدارة الحسابات الحكومية	X
8	حفظ المؤيدات في الملفات الخاصة بالإدارة.	موظف قسم العمليات المالية	X

خريطة الإجراء

إجراء إعداد الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان

المخرجات	مدير قسم العمليات المالية بدائرة المالية	موظف قسم العمليات المالية بدائرة المالية	المدخلات
		بداية
		1- سحب ميزان المراجعة النهائي للجهات الحكومية والمنشأت التابعة إلى النظام الخاص بتوحيد البيانات المالية	ميزان المراجعة النهائي
		2- تحديد المعاملات الداخلية ضمن المجموعة التي سيتم استبعادها	قائمة الإقفال
الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان	4- مراجعة المؤيدات المرفقة والقيود	3- تسوية المعاملات الداخلية ضمن المجموعة وإعداد قيود الإستبعاد وقيود التوحيد	الحسابات الختامية والبيانات المالية للجهات الحكومية
النظام المالي	6- مراجعة تقرير الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان ومسودة مرسوم اعتمادهما ومناقشتها مع الإدارة العليا	5- إعداد تقرير الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة ومسودة المرسوم
تقرير جهاز الرقابة المالية لتعديل الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان	8- مراجعة تقرير الحساب الختامي والبيانات المالية الموحدة المعدلة (النهائية)	7- إدخال التعديلات التي أوصى بها تقرير جهاز الرقابة المالية	تقرير جهاز الرقابة المالية
مرسوم اعتماد الحساب الختامي العام والبيانات المالية الموحدة لحكومة عجمان		9- أرشفة نهاية

9.5.6 إتلاف السجلات والمستندات المالية

9.5.6.1 الهدف من الإجراء

يهدف الإجراء إلى كيفية إتلاف السجلات والمستندات المالية.

9.5.6.2 المسؤولون عن أنشطة الإجراء

موظف الوحدة المعنية.
لجنة الإتلاف في الجهة الحكومية.
مدير الجهة الحكومية.
المسؤول المالي الأول في الجهة الحكومية.

9.5.6.3 مدخلات ومخرجات الإجراء

رقم	المدخل	وصف المدخل	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	قرار تشكيل لجنة الإتلاف	قرار من مدير الجهة الحكومية بشأن تشكيل لجنة إتلاف الوثائق.		X

رقم	المخرج	وصف المخرج	أرشفة آلية	أرشفة يدوية
1	تقرير لجنة الإتلاف	تقرير يعد بشأن ما تم إتلافه من مستندات أو سجلات.		X

9.5.6.4 الوصف التفصيلي وخريطة الإجراء

الوصف التفصيلي للإجراء

الخطوة	الوصف	المسؤولية	الجهة الحكومية
1	إعداد تقرير بالسجلات والمستندات والوثائق المطلوب إتلافها بعد الانتهاء من مدة الاحتفاظ بها حسب شروط الإتلاف وتجهيز كشوف تفصيلية ورفعها للمسؤول المالي الأول.	موظف الوحدة المعنية	X
2	دراسة التقرير والتأكد من انطباق شروط الإتلاف في حال عدم وجود استثناءات أو اختلافات، يرفع المسؤول المالي الأول التقرير إلى مدير الجهة الحكومية للحصول على موافقته على الإتلاف.	المسؤول المالي الأول	X
3	في حال وجود استثناءات أو اختلافات، يتابع مع موظف الوحدة لإجراء التعديلات اللازمة.	المسؤول المالي الأول	X
4	دراسة التقرير الإتلاف وإصدار قرار بتشكيل لجنة الإتلاف.	المدير العام	X
5	حصر السجلات والمستندات وتجميعها وإعداد القوائم الخاصة بها وتحديد موعد الإتلاف واختيار الوسيلة المناسبة لتنفيذ عملية الإتلاف.	لجنة الإتلاف	X
6	التأكد من وجود نسخ إلكترونية من السجلات والمستندات المراد إتلافها (Backup) قبل إتلافها.	موظف الوحدة المعنية	X
7	إتلاف المستندات والوثائق و إعداد محضر بذلك.	لجنة الإتلاف	X
8	حفظ التقرير والمحضر في الوحدة المالية.	موظف الوحدة المعنية	X

خريطة الإجراء

إجراء اتلاف السجلات والمستندات المالية

المخرجات	مدير عام الجهة الحكومية	المسؤول المالي الأول	موظف الوحدة المعنية	لجنة الإتلاف	المدخلات
			بداية 1- اعداد تقرير بالسجلات والمستندات والوثائق المطلوب إتلافها وتجهيز كشوف تفصيلية
		هل يوجد استثناءات أو اختلافات؟ (نعم) 3- المتابعة مع موظف الوحدة لإجراء التعديلات اللازمة
	4- دراسة التقرير للإتلاف وإصدار قرار بتشكيل لجنة الإتلاف	2- رفع التقرير الى المدير العام للحصول على موافقته على الإتلاف			قرار تشكيل لجنة الإتلاف
			6- التأكد من وجود نسخ إلكترونية من السجلات والمستندات المراد إتلافها قبل إتلافها (Backup)	5- حصر وتحديد موعد الإتلاف واختيار الوسيلة المناسبة لتنفيذ عملية الإتلاف
تقرير لجنة الإتلاف			8- أرشفة نهاية	7- إتلاف المستندات والوثائق وإعداد محضر بذلك

9.6 مؤشرات الأداء

يتم الاعتماد على التقارير التالية لقياس أداء وظيفة وحدة الحسابات (على سبيل المثال):

م	مؤشر الأداء	طريقة حسابه	الهدف منه	وتيرة القياس
1	الوقت المستغرق لتنفيذ كافة الأنشطة المتعلقة بإقفال الفترة المالية	عدد الأيام المستغرقة لإتمام عملية إقفال الفترة المالية	قياس الكفاءة في إتمام إقفال الفترة المالية	عند إقفال الفترة
2	نسبة الأخطاء المرتكبة في تسجيل قيود التسوية التعديلية	عدد الأخطاء المرتكبة / عدد المعاملات المنجزة	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية في معالجة الأخطاء (اكتمال قيود التسوية التعديلية)	عند إقفال الفترة
3	الوقت المستغرق للاستجابة لطلبات الجهات الرقابية	عدد الأيام المستغرقة للاستجابة لطلبات الجهات الرقابية	قياس الكفاءة والفعالية الوظيفية في معالجة الأخطاء (اكتمال قيود التسوية التعديلية)	عند إصدار التقارير المالية
4	الالتزام بإعداد مشروع الحساب الختامي الفرعي عن السنة المالية المنتهية وفقاً للموعد المحدد بالتعميم المالي	عدد أيام التأخير في تسليم الحساب الختامي الفرعي	قياس كفاءة في تسليم الحسابات الختامية الفرعية	عند إصدار التقارير المالية
5	دقة الحساب الختامي الفرعي	إصدار تقرير تدقيق غير معدل	قياس الكفاءة والفعالية في إعداد الحساب الختامي الفرعي	عند إصدار التقارير المالية

العودة للفهرس

Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual

Resolution No. (20) of 2025

Concerning the Adoption of the Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual

First Edition (November 2025)

The Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs:

Having reviewed the Financial Law of the Government of Ajman, issued by Emiri Decree No. (11) of 2011 and its executive regulations,

And Emiri Decree No. (15) of 2012 concerning the Department of Finance in Ajman and its amendments,

And Emiri Resolution No. (1) of 2019 concerning Financial Authorities in the Government of Ajman,

And the Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs Resolution No. (128) of 2011 concerning the adoption of the Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual and its amendments,

And based on the proposal presented to us by the Director General of the Department of Finance and our approval thereof,

We have decided the following:

Article (1)

Adoption

The Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual - First Edition (November 2025) - attached to this resolution is hereby adopted.

Article (2)

Responsibility of the Government Department

The Government Department must adhere to applying the financial policies and procedures contained in the attached manual when executing its financial operations.

Article (3)

Responsibility of the Department of Finance

a. The Department of Finance shall be responsible for circulating the manual attached to this resolution to all relevant government departments for its application, and for making necessary updates to it whenever required,

b. Taking into account the legislation in force in the Emirate, the Department of Finance is responsible for monitoring the implementation of the manual, interpreting its provisions, clarifying any ambiguities, and responding to any inquiries regarding it.

c. The Government Department may submit proposals to update or amend the attached manual in accordance with the mechanism determined by the Department of Finance in this regard.

Article (4)

Cancellation

Resolution No. (128) of 2011 concerning the adoption of the Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual and its amendments is hereby cancelled, and any text or provision in any previously issued resolution that contradicts or conflicts with the provisions of this resolution is also cancelled.

Article (5)

Enforcement

This resolution shall come into force as of the first of January 2026.

Issued on: 13 /November/ 2025

Ahmed bin Humaid Al Nuaimi

The Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs

Financial Policies and Procedures Manual

for the Government of Ajman

First Edition (November 2025)

Prepared by the Department of Finance in Ajman, United Arab Emirates

Copying or using any part of this manual by any photographic, electronic, mechanical, or other means, including information storage and retrieval, is prohibited without written permission from the Department of Finance - Government of Ajman.

Manual Update Log

Version	Date of Issue	Prepared by	Notes
First	2025	Department of Finance	First Version

Manual Index

Manual Introduction.....................................................................................................................................................................	12
Purpose of the Manual....................................................................................................................................................................	12
Responsibilities Related to the Manual........................................................................................................................................	13
How to Read This Manual.........................................................................................................................................................	14
Definitions...............................................................................................................................................................................	15
General Symbols in the Manual....................................................................................................................................................	17
1 Chapter One – The General Budget....................................................................................................................................................	18
1.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	19
1.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	20
1.3 Detailed Policies......................................................................................................................................................................	22
1.3.1 Classification of the Financial Plan / General Budget..............................................................................................................................	22
1.3.2 Preparation of the Financial Plan and General Budget........................................................................................................................	23
1.3.3 Preparation of the General Budget...................................................................................................................................................	24
1.3.4 Amendment to the General Budget...................................................................................................................................................	25
1.3.5 Implementation of the General Budget...............................................................................................................................................	26
1.3.6 Monitoring the Implementation of the General Budget.................................................................................................................................	27
1.4 Notes..................................................................................................................................................................................	28
1.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	28
1.5.1 Preparation - Revenue Plan / Budget............................................................................................................................................	28
1.5.2 Preparation of Human Resources Plan / Budget..................................................................................................................................	30
1.5.3 Preparation of Operating Expenses Plan / Budget....................................................................................................................................	32
1.5.4 Preparation of Initiatives Plan / Budget.............................................................................................................................................	34
1.5.5 Preparation of the Financial Plan / General Budget......................................................................................................................................	37
1.5.6 Preparation of the Cash Budget........................................................................................................................................................	39
1.5.7 Amendment to the Budget / Additional Appropriation....................................................................................................................................	41
1.5.8 Amendment to the Budget / Transfer.................................................................................................................................................	44
1.5.9 Monitoring the Implementation of the General Budget...................................................................................................................................	46
1.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	48
2 Chapter Two – Revenues.........................................................................................................................................................	49
2.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	50
2.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	51
2.3 Detailed Policies......................................................................................................................................................................	53
2.3.1 Revenues from Non-Exchange Transactions......................................................................................................................................	53
2.3.2 Revenues from Exchange Transactions...........................................................................................................................................	53
2.3.3 Timing of Revenue Recognition......................................................................................................................................................	54
2.3.4 Recognition of Accrued Revenues..............................................................................................................................................	55
2.3.5 Revenue Collection...................................................................................................................................................................	55
2.3.6 Installment Payment of Due Public Funds.....................................................................................................................................	57
2.3.7 Refund of Erroneously Collected Revenues and Revenue Settlement...........................................................................................................	58
2.3.8 Exemption from Revenues and Debts.................................................................................................................................................	59
2.3.9 Revenues Collected on Behalf of Another Entity....................................................................................................................................	59
2.3.10 Returned Checks..........................................................................................................................................................................	60
2.3.11 Control over Collection Receipts, Valuables, and Safes......................................................................................................	61
2.3.12 Grievance Against Violations Recorded on Customers by the Government Entity.......................................................................................	62
2.4 Notes..................................................................................................................................................................................	63
2.5 Procedures and Workflows.........................................................................................................................................................	64
2.5.1 Recording Tax Revenues.......................................................................................................................................................	64
2.5.2 Recording Revenues from In-Kind Transfers......................................................................................................................................	67
2.5.3 Recording Revenues from Other Transfers.....................................................................................................................................	69
2.5.4 Recording Revenues from Providing Services and Selling Goods..........................................................................................................	73
2.5.5 Recording Revenue Collections via the Ajman Pay Platform.............................................................................................................	82
2.5.6 Recording Revenue Collections via Other Collection Channels.................................................................................................................	85
2.5.7 Refunding Amounts Erroneously Collected by the Government Entity...................................................................................................	87
2.5.8 Exemption from Revenues and Debts.................................................................................................................................................	90
2.5.9 Preparing Debit and Credit Notes...............................................................................................................................................	94
2.5.10 Revenue Monitoring................................................................................................................................................................	96
2.6 Performance Indicators..........................................................................................................................................................................	99
3 Chapter Three – Salaries, Wages, and Employee Benefits...........................................................................................................................	100
3.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	101
3.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	101
3.3 Detailed Policies......................................................................................................................................................................	102
3.3.1 Processing Salaries and Employee Benefits...................................................................................................................................	102
3.3.2 Social Security for Employees..............................................................................................................................................	103
3.3.3 Recording Employee Benefit Liabilities....................................................................................................................................	104
3.3.4 Transfer of Employees Between Government Entities........................................................................................................................	104
3.4 Notes..................................................................................................................................................................................	105
3.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	105
3.5.1 Recording Salaries and Employee Benefits.....................................................................................................................................	105
3.5.2 Payment of Salaries and Employee Benefits................................................................................................................................	108
3.5.3 Recording Salaries, Employee Benefits, and Payment (Entities Included in Automatic Transfer)........................................................................	111
3.5.4 Recording Provisions for Employee Benefits....................................................................................................................................	114
3.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	117
4 Chapter Four - Payments.............................................................................................................................................................	118
4.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	119
4.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	119
4.3 Detailed Policies......................................................................................................................................................................	121
4.3.1 Review and Reconciliation of Invoices...........................................................................................................................................	121
4.3.2 Telephone Expenses...................................................................................................................................................................	123
4.3.3 Accrued Expenses....................................................................................................................................................................	123
4.3.4 Reservations..............................................................................................................................................................................	124
4.3.5 Refund of Trust Funds................................................................................................................................................................	124
4.3.6 Refund of Third-Party Debts and Dues that have become Public Funds..........................................................................................................	124
4.3.7 Payment of Amounts Due......................................................................................................................................................	125
4.3.8 Financial Transactions (Claims and Payments) between Government Entities...........................................................................................	128
4.3.9 Monitoring of Records and Supporting Documents..................................................................................................................................	128
4.3.10 Settlements with Suppliers and Contractors......................................................................................................................................	129
4.4 Notes................................................................................................................................................................................	129
4.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	130
4.5.1 Recording Invoices for Operating Expenses.............................................................................................................................	130
4.5.2 Recording Invoices for Capital Expenses...........................................................................................................................	132
4.5.3 Recording Prepaid Expenses.........................................................................................................................................	135
4.5.4 Recording Accrued Expenses and Liabilities..................................................................................................................................	137
4.5.5 Canceling an Invoice.........................................................................................................................................................................	140
4.5.6 Paying Invoices..........................................................................................................................................................................	143
4.5.7 Voiding a Payment...........................................................................................................................................................................	146
4.5.8 Preparing Credit and Debit Notes..............................................................................................................................................	149
4.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	151
5 Chapter Five – Cash and Banks....................................................................................................................................................	152
5.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	153
5.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	154
5.3 Detailed Policies......................................................................................................................................................................	154
5.3.1 Cash Forecasts..................................................................................................................................................................	154
5.3.2 Borrowing...........................................................................................................................................................................	155
5.3.3 Bank Account Reconciliation....................................................................................................................................................	155
5.3.4 Petty Cash and Temporary Advances.....................................................................................................................................................	156
5.3.5 Credit Cards..................................................................................................................................................................	158
5.3.6 Bank Accounts....................................................................................................................................................................	159
5.3.7 Opening Letters of Credit....................................................................................................................................................	160
5.3.8 Foreign Currency Differences......................................................................................................................................................	161
5.4 Notes..................................................................................................................................................................................	161
5.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	161
5.5.1 Preparing Cash Forecasts.......................................................................................................................................................	161
5.5.2 Borrowing by Government Departments...................................................................................................................................................	163
5.5.3 Bank Reconciliations...........................................................................................................................................................	167
5.5.4 Creating Petty Cash/Temporary Advances..............................................................................................................................................	170
5.5.5 Recording Petty Cash Replenishment.............................................................................................................................................	172
5.5.6 Recording Petty Expenses (from Petty Cash and Temporary Advances)..............................................................................................................	173
5.5.7 Creating a Credit Card........................................................................................................................................................	175
5.5.8 Recording Credit Card Settlement...............................................................................................................................................	178
5.5.9 Recording Transfers of Budget Allocations from the Department of Finance to Government Entities....................................................................	181
5.5.10 Recording Fund Transfers from Government Entities to the Department of Finance................................................................................................	183
5.5.11 Recording Letters of Credit................................................................................................................................................	184
5.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	187
6 Chapter Six – Fixed Assets...................................................................................................................................................	188
6.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	189
6.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	192
6.3 Detailed Policies for Tangible Assets...........................................................................................................................................	196
6.3.1 Purchase and Addition of Tangible Assets................................................................................................................................................	196
6.3.2 Classification of Tangible Assets and Useful Life Rates......................................................................................................................	198
6.3.3 Tangible Assets under Construction (Capital Projects).....................................................................................................................	200
6.3.4 Depreciation of Tangible Assets....................................................................................................................................................	201
6.3.5 Transfer and Reassignment of Tangible Assets................................................................................................................................................	201
6.3.6 Physical Count of Tangible Assets...............................................................................................................................................	202
6.3.7 Service Concession Assets..................................................................................................................................................	203
6.3.8 Insurance on Tangible Assets.................................................................................................................................................	204
6.3.9 Personal and Location Custody..............................................................................................................................................	204
6.4 Detailed Policies for Intangible Assets....................................................................................................................................	205
6.4.1 Purchase and Addition of Intangible Assets.......................................................................................................................................	205
6.4.2 Classification of Intangible Assets and Useful Life Rates.................................................................................................................	206
6.4.3 Amortization of Intangible Assets..................................................................................................................................................	207
6.5 Notes..................................................................................................................................................................................	208
6.6 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	208
6.6.1 Recording Purchased Tangible Assets...........................................................................................................................................	208
6.6.2 Returning Assets to the Supplier (during the warranty period).............................................................................................................	211
6.6.3 Recording the Addition of Unregistered Tangible Assets and In-Kind Transfers (gifts, donations, contributions)..........................................................	214
6.6.4 Recording the Addition of Purchased/Internally Developed Intangible Assets.......................................................................................................	217
6.6.5 Transfer of Assets Under Construction...................................................................................................................................................	220
6.6.6 Recording Depreciation/Amortization of Tangible and Intangible Assets..............................................................................................................	222
6.6.7 Assessing Impairment of Cash-Generating and Non-Cash-Generating Assets....................................................................................................	225
6.6.8 Transfer/Reassignment of Tangible Assets...............................................................................................................................................	228
6.6.9 Physical Count of Tangible Assets...............................................................................................................................................	231
6.6.10 Disposal (Sale)/Write-off of Tangible and Intangible Assets.............................................................................................................	234
6.7 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	237
7 Chapter Seven – Inventory............................................................................................................................................................	238
7.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	239
7.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	239
7.3 Detailed Policies:...................................................................................................................................................................	241
7.3.1 Receiving Materials..................................................................................................................................................................	241
7.3.2 Issuing Materials....................................................................................................................................................................	242
7.3.3 Transferring Materials.......................................................................................................................................................................	243
7.3.4 Valuing Materials....................................................................................................................................................................	243
7.3.5 Inventory Verification............................................................................................................................................................	244
7.3.6 Disposing of Materials......................................................................................................................................................................	245
7.4 Notes..................................................................................................................................................................................	245
7.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	246
7.5.1 Recording Receipt of Materials........................................................................................................................................................	246
7.5.2 Recording Issuance of Materials...........................................................................................................................................................	249
7.5.3 Transferring/Reassigning Materials..............................................................................................................................................................	252
7.5.4 Physical Inventory Count.........................................................................................................................................................	255
7.5.5 Recording Disposal of Materials.............................................................................................................................................................	257
7.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	260
8 Chapter Eight – Investments.....................................................................................................................................................	261
8.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	262
8.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	263
8.3 Detailed Policies......................................................................................................................................................................	266
8.3.1 Subsidiaries...................................................................................................................................................................	266
8.3.2 Associates....................................................................................................................................................................	266
8.3.3 Joint Arrangements..............................................................................................................................................................	266
8.3.4 Financial Assets...................................................................................................................................................................	267
8.4 Notes..................................................................................................................................................................................	267
8.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	268
8.5.1 Recording Transactions for Purchasing Investments...........................................................................................................................	268
8.5.2 Recording Transactions for Selling Investments.............................................................................................................................	271
8.5.3 Revaluation of Investments.......................................................................................................................................................	274
8.5.4 Assessing Non-Temporary Impairment of Investments........................................................................................................................	276
8.5.5 Recording and Collecting Interest Income.....................................................................................................................................	279
8.5.6 Recording and Collecting Income from Royalties and Dividends.......................................................................................................	281
8.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	284
9 Chapter Nine – Recording and Closing...............................................................................................................................................	285
9.1 Definitions...................................................................................................................................................................................	286
9.2 General Policies...........................................................................................................................................................................	286
9.3 Detailed Policy.......................................................................................................................................................................	287
9.3.1 Posting to/in the General Ledger.............................................................................................................................................	287
9.3.2 Adjusting Entries...........................................................................................................................................................	288
9.3.3 Adjusting Entries Related to a Previous Financial Period(s)..........................................................................................................	288
9.3.4 Changes in Accounting Policies and Estimates.............................................................................................................................	290
9.3.5 Closing the Financial Period...............................................................................................................................................................	291
9.3.6 Financial Reports and Final Accounts..........................................................................................................................................	292
9.3.7 Tax Returns and Closings for the Tax Group......................................................................................................................	293
9.3.8 Inter-Entity Financial Transactions between Government Entities..........................................................................................................................	294
9.3.9 Records and Documents.........................................................................................................................................................	296
9.3.10 Disposal of Records and Documents...............................................................................................................................................	296
9.3.11 Loss, Damage, and Forgery of Records and Documents..............................................................................................................................	297
9.4 Notes..................................................................................................................................................................................	297
9.5 Procedures and Workflows...............................................................................................................................................................	298
9.5.1 Preparing a Journal Voucher..................................................................................................................................................................	298
9.5.2 Posting Entries to the General Ledger................................................................................................................................................	300
9.5.3 Preparing the Tax Return for the Tax Group...................................................................................................................................	303
9.5.4 Preparing the Financial Statements/Subsidiary Final Account for the Government Entity....................................................................................	306
9.5.5 Preparing the Consolidated Financial Statements for the Government of Ajman............................................................................................................	309
9.5.6 Disposing of Financial Records and Documents............................................................................................................................................	312
9.6 Performance Indicators......................................................................................................................................................................	314

Manual Introduction

Purpose of the Manual

The Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual, hereinafter referred to as "the Manual," is the official document issued by the Department of Finance in Ajman. It has been developed based on best practices and includes the policies and procedures that government entities must adhere to when executing their financial and related administrative operations. It has been prepared and formulated according to the following fundamental concepts:

The financial policies and procedures have been prepared to include the rules and provisions governing financial and related administrative transactions in government entities.
All financial policies and procedures have been formulated to be consistent with the Ajman Government Accounting Policies Manual, which was developed in accordance with the International Public Sector Accounting Standards (IPSAS).
The principle of functional segregation of duties has been considered when performing financial and related administrative tasks to maintain transparency, integrity, and adherence to internal control principles.

This Manual aims to assist employees in various government entities in efficiently and effectively carrying out tasks related to financial and related administrative management, and it serves as a reference for financial policies and procedures within government entities.

The Manual includes nine chapters covering the following operations:

Chapter One "The General Budget": Describes the policies and procedures related to preparing the general budget, amending the budget, and monitoring its implementation.

Chapter Two "Revenues": Revenues in this chapter are divided into revenues from exchange transactions and non-exchange transactions. It describes the policies related to revenues and collections and the steps for recording revenues.

Chapter Three "Salaries and Employee Benefits": This chapter includes activities related to processing salaries and employee benefits. It describes the policies related to recording salaries and employee benefits and the steps for processing them.

Chapter Four "Payments": Expenditures in this chapter are divided into operating expenses and capital expenses. It describes the policies related to expenditures and the steps for recording expenditures within the procedures.

Chapter Five "Cash and Banks": Cash management activities include liquidity management, preparing cash forecasts, reconciling bank accounts, and establishing and managing petty cash and temporary advances. It describes the policies related to cash management and the steps for preparing cash forecasts, bank reconciliations, establishing petty cash/temporary advances, recording petty expenses from petty cash and temporary advances, and recording petty cash replenishment.

Chapter Six "Assets": Assets in this chapter are divided into tangible assets and intangible assets. It describes the policies related to assets and the steps for processing assets (purchase, sale, amortization, depreciation...) within the procedures. Government property is acquired either through purchase, grants and donations, or internal construction.

Chapter Seven "Inventory": Describes the policies related to inventory and the steps for processing inventory (receiving, issuing, disposing of materials...).

Chapter Eight "Investments": This chapter covers the policies related to the acquisition and disposal of investments and the steps for processing investments (purchase, sale, valuation...).

Chapter Nine "Recording and Closing": This chapter covers the policies and procedures related to completing the recording of journal entries for the financial period in the electronic systems, posting them from sub-systems to the general ledger, recording adjusting entries, and then closing the financial period for the purpose of preparing the financial statements and final accounts for government entities and consolidated for the Government of Ajman in accordance with the approved accounting policies and retaining financial records and documents.

Responsibilities Related to the Manual

Responsibility for Reviewing the Manual

This Manual has been prepared as a dynamic document, with the possibility of adding new content or modifying existing content whenever necessary. It must be reviewed periodically to respond and adapt to changes in accounting standards, legislation, and any other factors that may have an impact.

The relevant units in the government entities applying the Manual must review it periodically to ensure its compatibility with their work requirements and submit any proposals regarding it to the Department of Finance.

The responsibility for amending the Manual lies with the Department of Finance. This Manual is subject to review or amendment annually, periodically, or as required when:

Adding or amending any of the accounting policies contained in the Ajman Government Accounting Policies Manual.
Changes to or implementation of any government-related financial systems or other systems that have a direct impact on financial systems or data.
Changes in the structure of departments or sections, or review and amendment of the organizational structure that affects the redistribution of responsibilities related to the financial or administrative operations covered in the Manual.

The Ruler's Representative is responsible for approving any amendments to the policies and procedures specified in the Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual.

The Department of Finance is responsible for informing the users of the Manual about the amendments made to it.

Responsibility for Applying the Manual

This Manual applies to government entities whose budgets are included in the General Budget and any independent entity whose establishment decree stipulates the application of this Manual.

The relevant units and their employees in government entities who carry out the tasks and responsibilities related to the Manual's procedures must adhere to the policies and steps necessary to implement the workflows. Any deviation from or bypassing of the Manual's procedures must be justified and receive prior approval from the Department of Finance.

The Department of Finance is responsible for interpreting the provisions of the Manual, clarifying any ambiguity or confusion, and responding to any inquiries regarding it.

This Manual is the property of the Government of Ajman and is a confidential reference. Its users must be specified, and it is forbidden to copy it or any part of it without the approval of the Department of Finance. Users of this Manual must respect its confidentiality and not disclose any of its private information.

How to Read This Manual

The Manual contains nine chapters. Each chapter begins with basic definitions for understanding the chapter, then presents the policies of the relevant workflow. Policies are the guidelines that the concerned entities, departments, and employees must adhere to.

Following the policies is the legal or accounting reference that defines the legislative framework for the operations.

The chapter then presents the procedures section, which includes: the objective of the procedure, the individuals responsible for performing the procedure's activities, the inputs and outputs, a detailed description of the procedure, and its flowchart.

Finally, the performance indicators for the workflow are addressed at the end of each chapter.

Definitions

In the application of the provisions of this Manual, the following words and phrases shall have the meanings assigned to them, unless the context indicates otherwise. Therefore, it is preferable to read these definitions carefully before moving on to the other chapters of the Manual for ease of use.

Term	Definition
The Emirate	The Emirate of Ajman.
The Government	The Government of the Emirate.
The Ruler	The Ruler of the Emirate.
The Crown Prince	The Crown Prince of the Emirate.
The Ruler's Representative	The Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs.
The Executive Council	The Executive Council of the Emirate.
Department of Finance	The Department of Finance in Ajman.
Government Entity	Any department, administration, institution, authority, or other entity whose budget, in whole or in part, is included in the General Budget of the Government.
Independent Government Entity	A public authority or institution affiliated with the Government that enjoys financial and administrative independence according to the local legislation issued for its establishment or reorganization, including free zones.
Government Company	A commercial institution or company wholly owned by the Government or a Government Entity, directly or indirectly.
Support Entity	An entity to which the Government provides annual financial support, such as associations, sports and cultural clubs, and the like.
Head of the Government Entity	The appointed head of the Government Entity or any person exercising powers similar to those of the head of the entity or its highest leader.
Director of the Government Entity	The Director General or the highest executive director in the concerned Government Entity.
Financial Law	The Financial Law of the Government of Ajman issued by Emiri Decree No. (11) of 2011.
Executive Regulations	The Executive Regulations of the Financial Law issued under Emiri Resolution No. (7) of 2024.
Accounting Policies Manual	The Ajman Government Accounting Policies Manual issued by the Ruler's Representative Resolution No. (13) of 2025 and any amendments thereto.
Chart of Accounts Manual	A manual that includes a unified classification and list of accounts used by Government Entities to record financial transactions and accounting events for the purpose of issuing financial reports and final accounts.
Unit	The concerned (Department / Section / Division / Unit / Employee) according to the organizational level in the Government Entity's structure.
Unit Head	The direct supervisor of the unit according to the organizational level in the Government Entity's structure.
Financial Unit	(Financial Affairs Department / Financial Affairs Section) according to the organizational level in the Government Entity's structure.
Chief Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section) according to the organizational level in the Government Entity's structure.
Electronic Financial Systems	The database used to record transactions, prepare and extract financial reports, including: the Resources System, the Smart Planning System, the Fees Gateway, and the Collection Gateway.
Policies	The rules and provisions contained in this Manual that the concerned units in the Government Entity and employees must adhere to.
Procedures	The detailed steps that must be followed to implement the policies.
Competent Authority	The person authorized in accordance with the provisions of the Financial Law and its complementary legislation and regulations.
Internal Control	All control measures put in place to protect the assets and property of the Government Entity and its rights with third parties, the rules for the disbursement and collection of public funds, ensuring the safety and efficiency of the implementation of the Government Entity's work and objectives, the extent of compliance with applicable legislation, and ensuring the accuracy and completeness of accounting books and records and the preparation of sound financial reports on time.
General Treasury Account	The Government's revenue account.

General Symbols in the Manual

The table below explains the symbols used in the manual and the meaning of each symbol:

Symbol	What it Symbolizes
💡	Important information or definitions.
👁️	Refer to accounting standards for additional details on the accounting concept of the relevant policy/procedure.
📄	Manual archiving – receiving and saving documents manually.
🗄️	Automated archiving – receiving and saving documents automatically in the system.
Start	Start of a work procedure.
Work Procedure	A set of steps or activities to be followed to execute a complete work procedure.
Activity	A detailed work execution activity, which can represent a manual activity.
Decision	Decisions are questions with a yes or no answer.
Input/Output	Represents input or output information, such as a report or document. This symbol does not always represent information in printed form.
Reference	An off-page reference to another page within the same work procedure.
Archive	Saving the entry and its related documents in the department's files (either manually or electronically).
End	End of a work procedure.

Return to Index

Financial Policies and Procedures Manual

for the Government of Ajman

1 Chapter One – The General Budget

Document Update Log

Version	Date of Issue	Notes

1.1 Definitions

In the application of the provisions of this chapter, the following words and phrases shall have the meanings assigned to them, unless the context indicates otherwise. Therefore, it is preferable to read these definitions carefully before moving on to the remaining parts of the chapter for ease of use of the Manual.

Term	Definition
Financial Plan	A statement containing forecasts of government revenues and expenditures for more than one future fiscal year, with estimates for each fiscal year separately.
General Budget	A financial document that expresses the economic and social objectives that the government seeks to achieve in the first year of the financial plan, by allocating available financial resources to various aspects of government spending.
Cash Budget	An estimated statement of receipts and payments during an upcoming fiscal year.
Final Budget	The approved budget plus any amendments made to it based on decisions from the competent authority.
Independent Budget	The budget of any entity affiliated with the Government of the Emirate that has a legal personality and enjoys financial and administrative independence, according to the local legislation issued for its establishment or reorganization, and is not included in the Government's General Budget.
General Program	The strategic objectives of the Emirate.
Main Program	The strategic objective of the government entity.
Strategic Objective (Main)	One of the main strategic objectives approved in the strategic plan of the government entity.
Strategic Objective (Supporting)	One of the supporting strategic objectives (enablers) approved in the strategic plan of the government entity.
Sub-Program	An operational process or initiative that contributes to achieving a strategic objective of the government entity.
Operational Process	A sub-program that contains unavoidable expenditures to carry out the daily business of the government entity, for example: (salary costs, water, electricity, and rent expenses).
Initiative	A sub-program that contains justified expenditures to achieve or contribute to achieving a strategic objective of the government entity, such as: (construction projects - studies - system development...).
Methodology	The rules and provisions followed in preparing the financial plan and the general budget, as stated in the financial circular issued annually by the Ruler's Representative regarding their preparation.
Smart Financial Planning and Analysis System	The electronic system used in preparing both the financial plan and the general budget of the government.
Performance Report	A report comparing the final budget with the actual results.
Transfer	Transferring financial appropriations from one sub-program to another in the approved budget of the government entity during the fiscal year.
Inter-Entity Transfer	Transferring financial appropriations from one government entity to another government entity during the fiscal year.
Special Reserve	An annual amount estimated by the Department of Finance and included in the general budget to meet unexpected or emergency needs for which no allocations are included in the budgets of government entities.
Cash Reserve	The accumulated cash surpluses of the government after deducting all liabilities.
Budget Funding Sources	The financial resources for funding the general budget, such as government revenues, borrowing, and financing from reserves.
General Budget Expenditures	All expenditures included in the final budget of government entities.
Additional Appropriations	Financial appropriations added to the budget of the government entity during the fiscal year.

1.2 General Policies

The general budget is one of the most important tools for formulating and implementing the government's public policy, reflecting the financial aspect of the objectives the government wishes to achieve by allocating financial resources to the government's various spending areas for a subsequent fiscal year.
The Department of Finance is responsible for developing and updating the methodologies and mechanisms for preparing the financial plan and the general budget.
Government entities must adhere to the deadlines specified in the financial circular issued by the Ruler's Representative regarding the preparation of the financial plan and the annual budget.
If any government entity is late in submitting its draft financial plan or annual budget within the specified period, the Department of Finance will prepare its draft financial plan or annual budget, and the concerned government entity is not entitled to object to that plan or budget.
Employees of the Department of Finance have the right to review and obtain copies of documents, records, and any other data or information, and no government entity may refuse to do so for any reason.
The Department of Finance may publish some information and statistics about the financial plan or the general budget, unless other instructions are issued by the Ruler's Representative or the Crown Prince.
It is prohibited for any employee of a government entity to disclose any financial data or information to any unauthorized employee or other party unless prior permission is obtained from the director of the government entity.

The Department of Finance is responsible for preparing the draft financial plan and the general budget for the government after studying the draft financial plans of government entities and discussing them with those entities. The Department of Finance must take into account the changes that occur in the strategic plans of government entities and the available financial resources.
Any financial appropriation included in the annual budget of a government entity that is not used during the relevant fiscal year shall be automatically cancelled.
The Financial Control Authority is responsible for the tasks of overseeing the implementation of the general budget.
The Department of Finance is responsible for following up on the implementation of the general budget.
No government entity may offset its revenues against its expenditures, nor may it allocate a specific revenue to cover a specific expenditure, except with the approval of the Ruler or the Crown Prince, with the exception of grants and donations allocated by the donor.
The government entity must be realistic when preparing estimates of revenues and expenditures. It is not permissible to exaggerate estimates by increase or decrease, so as not to negatively affect the government's performance results when implementing the budget.
Revenues and expenditures of the general budget are estimated on the basis of expected revenues to be achieved and expected expenditures to be executed based on the date of accrual of the right or debt (performance of service or receipt of goods). This basis may be adjusted for some government revenue or expenditure items in accordance with the circular stipulated in Article (11) of the Financial Law.
A government entity may not conclude any agreements or contracts that extend beyond the current fiscal year without obtaining prior written approval from the Department of Finance, taking into account what is stated in Article (24) of the Executive Regulations of the Financial Law.
The value of work expected to be completed during the relevant fiscal year only must be included in the budget of the concerned government entity. If the government entity is delayed for any reason from the estimated completion rate, the government entity must include the value of such work in its draft budget for the following year. It is not permissible to use or transfer the value of uncompleted work to execute other works without the approval of the Department of Finance, even if such a transfer is within the powers of the government entity.
All programs must be linked to the approved strategic plan of the government entity, taking into account coordination with the relevant authorities.
The Department of Finance shall annually include an amount for the special reserve within the government's general budget. This reserve is used to cover unexpected or emergency needs for which no appropriations were included in the special budgets of government entities for the relevant year.
Expenditure from the special reserve is not permitted except with prior written approval from the competent authority in accordance with the approved powers in this regard.
More than one type of reserve may be added for other purposes within the government's general budget.
No government department is permitted to commit to any expenditure without providing the financial appropriation for it in advance.
The start of an initiative's implementation depends on the inclusion of financial allocations for it within the approved budget of the government entity.
The entities to which the government provides financial support are determined annually based on a recommendation from the Ruler's Representative and the issuance of written approval from the Ruler or the Crown Prince.
Every entity that receives support from the government must:
1. a. Provide the Department of Finance with financial reports that include the sources of expenditure of government support in the form and at the times specified by the Department of Finance.
2. b. Provide the Department of Finance, at the times it specifies, with financial data related to its estimated budget and its final account, and any other data requested by the Department of Finance.
All due public debt obligations resulting from borrowing shall be paid without the need for financial appropriations. Financial appropriations must be included for all expenses related to this loan, such as fees, commissions, and interest, within the budget of the government entity.
A government entity may invest in investment vehicles related to its specializations and activities only, provided that the relevant investment is included in its approved annual budget. However, the Department of Finance may invest the cash reserve and cash surpluses without the need for financial appropriations in its budget.
Before requesting the inclusion of any investment in its annual budget, the government entity must conduct the necessary economic and financial studies, including, in particular, identifying potential risks. In all cases, the concerned government entity is responsible for ensuring the economic, financial, and social feasibility of the relevant investment before concluding any agreement regarding it with third parties.
No government department may obtain a loan, bank facility, or guarantee any person in a debt that creates an obligation on the part of the concerned government entity in favor of a third party, except with prior written approval from the Crown Prince, based on a written recommendation from the Ruler's Representative.

1.3 Detailed Policies

1.3.1 Classification of the Financial Plan / General Budget

The financial plan and general budget are classified according to all or some of the following classifications:
- Economic classification according to the main items of revenues and expenditures.
- Functional classification (Sectors - COFG).
- Classification according to the type of program (operational processes – initiatives).
- Strategic classification (according to strategic levels).
- Administrative classification.
The classifications referred to above may be added or amended within the annual budget preparation circular.

1.3.2 Preparation of the Financial Plan and General Budget

Each government entity prepares its draft financial plan in light of its approved strategic plans, so that the draft financial plan reflects all estimated revenues and expenditures for the government entity to exercise its powers, in accordance with its establishment legislation during the plan period, taking into account realism in its estimation.
The Department of Finance may determine the growth or decline rates in operating revenues and expenditures for the plan years according to economic conditions, in the circular issued in this regard.
Approval of any initiative in the financial plan of the government entity does not mean starting its implementation before it is included and approved in the annual budget of the government entity, with the exception of completion projects.
A case study must be prepared for all new initiatives required by the government entity, clarifying the justifications and outputs of the initiative's implementation according to the prepared forms. The Department of Finance may exempt some initiatives from the case study.
When preparing their financial plan, government entities must review the initiatives approved for them in the previous financial plan, complete all their data, and if there is a need to amend them, justifications for this amendment must be attached.
The Department of Finance may request an update of the case study for the initiatives approved in the previous financial plan for the second and third years when preparing the financial plan for the year concerned.
Annual Job Plan:
1. a. The financial plan of the government entity determines the number of jobs, their grades, titles, and financial allocations. It is not permissible to exceed the number of jobs or the financial allocations specified for those jobs in the approved budget of the government entity.
2. b. Taking into account the provision of paragraph (c) of Article (6) of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman, if any position becomes vacant during the fiscal year for any reason, its financial allocation is automatically adjusted to the beginning of its grade's scale, in addition to the increase percentages prescribed for the appointing authority in the human resources systems or what was allocated to it, whichever is less, and the difference, if any, is transferred to the special reserve.
3. c. If any position held by an employee with a special contract becomes vacant during the fiscal year for any reason, its financial allocation is automatically adjusted to the ceiling specified for special contracts in the human resources systems or what was allocated to it, whichever is less, and the difference, if any, is transferred to the special reserve.
The job plan must include the following:
- All mandatory and vacant positions according to the date of preparing the financial plan.
- An estimate of all allowances and benefits due to employees according to their contracts and grades.
- Financial allocations for new positions according to the allocation prescribed for national employees in the Human Resources Law and its executive regulations.
- Salaries and benefits due to employees are calculated for twelve months, including the annual leave allowance to be granted to the employee.
- An estimate of annual discretionary bonuses if the entity requires it.
- Financial allocations for expected promotions, taking into account the calculation of promotions from the beginning of the year.
- The financial impact of adjusting employee statuses and the expected nationalization of jobs, if any.
- All benefits stipulated in the Human Resources Law, such as health insurance.
- End-of-service gratuity for non-national employees.
The Department of Finance may cancel vacant positions from the government entity's plan if that entity does not justify retaining those vacancies when preparing the financial plan.
The government entity may not contract for the implementation of initiatives that begin in the second year of the plan without obtaining initial approval from the Department of Finance.
In each government entity, by a decision of its Director General, a committee called the (Financial Plan and Annual Budget Preparation Committee) shall be formed, whose chairman and members are specialists in the field of strategic planning. The committee must be represented by key members from the financial and administrative unit, in addition to strategic planning and key operations departments in the concerned government entity. The chairman of the committee is left to estimate the distribution of tasks and responsibilities to the departments and sections according to the needs of each government entity. The committee coordinator is responsible for official internal and external correspondence, and the Department of Finance must be provided with the decision to form this committee, including the names of its members.
The (Draft Financial Plan and Annual Budget Preparation Committee) in government entities shall be responsible for:
- Receiving, studying, reviewing, and discussing proposals from departments and ensuring that all supporting documents and records are attached.
- Providing supporting documents and justifications for the request for financial allocations in the draft financial plan for discussion with the Department of Finance or any other entity specified by the financial circular for preparing the draft general budget, if required.
- Reviewing the case study for all initiatives and then prioritizing the implementation of initiatives.
- Coordinating with the General Secretariat to link all initiatives to the strategic objectives of the government entity.
- Presenting the draft financial plan to the director and head of the government entity and obtaining their approval before uploading it to the smart financial planning system.
- Coordinating with relevant central authorities (Human Resources Department, Ajman Digital). Government entities must respond to inquiries and requests from central authorities.
The financial plan is approved by the same legislative instrument that is issued for the approval of the government's general budget annually.

1.3.3 Preparation of the General Budget

After the approval of the government's draft financial plan, the Department of Finance shall notify the entities of their approved financial plan.
The first year of the government entity's financial plan shall be the budget for the relevant fiscal year.
The entities shall distribute the financial allocations for the first year of their approved financial plan among the months and accounts according to their estimates for the implementation of those allocations.
The entities shall also prepare their cash budget, which results from the implementation of the budget, in addition to disbursing any other payments or collecting any other receipts not related to the implementation of the approved budget, such as (paying end-of-service benefits - settling obligations from previous years - collecting revenues from previous years - securities and refund of securities... etc.).
In the event that the financial plan is not approved before the beginning of the relevant fiscal year, the following procedures shall be followed:
1. a. The Department of Finance shall issue a circular to the concerned government entities with the instructions to be followed in this regard, which regulate the spending process for a temporary period, with priority given to the following monthly expenditures:
  - Mandatory wages and salaries and the like.
  - Necessary operating expenses for the daily running of government entities' affairs.
  - Completion of the implementation of previous years' initiatives which cannot be avoided from being stopped, provided that they are added to the draft budget of the government entity.
2. b. Expenditures executed during the temporary period are considered temporary appropriations and must be settled in accordance with the financial appropriations included in the budget of the concerned government entity immediately after the general budget is approved.
The Director of the Department of Finance shall issue instructions for the implementation of the government's general budget, and government entities must adhere to the implementation of those instructions.

1.3.4 Amendment to the General Budget

No government entity may submit a request to the Department of Finance for additional appropriations except in the case of necessary considerations that require it only, provided that these considerations are new and could not have been foreseen during the stages of preparing the budget estimates, and are of an urgent nature that makes it impossible to postpone the request to the next year's budget, and after exhausting all other possible options to provide the required appropriation and there is no possibility of covering it by transfers from budget appropriations. Any request for an additional appropriation must be supported by justifications and supporting data in a way that enables the Department of Finance to prepare the necessary study for the concerned request before it is approved by the competent authority, including but not limited to:
1. a- An explanation of the new justifications and considerations that require the request for the additional appropriation.
2. b- The amount of the additional appropriation requested, the plan for its disbursement, and the financial impact on subsequent years, if any.
3. c- Justifications for not including the requested amount in the approved budget estimates and justifications for the inability to accommodate the required additional appropriation from the approved budget or postpone the request to the next year's budget.
4. d- A copy of the law, decree, or decision if the purpose of the additional appropriation is to implement the requirements of any laws, decrees, or decisions issued by the competent authorities.
5. e- An explanation of the implications in the event that the request for the additional appropriation is not approved during the current year's budget.
Requests for additional appropriations are submitted to the Department of Finance through the designated systems, and within sufficient time to allow for the completion of the necessary procedures for the approval of the request and its utilization before the end of the budget period.
Based on the results of the evaluation and study related to the request for an additional appropriation, the Department of Finance shall submit its recommendation, including the source of funding, to the competent authority for approval or rejection according to the financial powers approved in this regard.
The additional appropriation may not be used for a purpose other than that for which it was allocated.
Transfers from additional appropriations are not permitted.
The Department of Finance may amend the approved financial allocations for any programs that have been approved in the annual budget of the government entity, in any of the following cases:
- Delay in actual disbursement for a period of three months from what is included in the budget without a justification acceptable to the Department of Finance.
- A significant difference between the bid value when the tender is issued and the estimated cost in the budget.
- Amendment of the government's strategic plans and a difference in the implementation priorities for some initiatives.
- The occurrence of an external emergency that would affect the economic life and cash flows of the government.
In the event that more than one government entity merges and a new government entity is established, the approved budgets for them must be suspended and a special budget for the new entity must be prepared and approved by the competent authority.
The Ruler's Representative shall issue a decision specifying the authority to approve transfers and their conditions.
The Department of Finance may restrict transfers from some sub-programs, provided that those programs are specified in the budget implementation instructions decision or the letters of approval of the financial plan for government entities.
- The appropriations allocated for some vacant positions may be used (taking into account Article (6) of the Executive Regulations of the Financial Law) to create or establish other positions under the following conditions:
  - Senior and supervisory positions approved in the organizational structure of the government entity shall not be canceled except after obtaining approval from the Human Resources Department.
  - The monthly costs of the newly created positions shall not exceed the approved monthly costs of the canceled positions.
  - The number of newly created positions shall not exceed the number of canceled positions.
  - Do not request the creation of positions that were canceled during the last two years other than the year of the concerned budget.

1.3.5 Implementation of the General Budget

The approval of the budget is considered an authorization for government entities to use the appropriations specified for them in their annual budget for the purposes for which they were allocated.
Savings achieved in the financial allocations for the salaries budget (resulting from delays in appointments, promotions, job replacement, or the appointment of non-nationals to citizens' positions... etc.) may not be used to create new jobs, make promotions, or grant bonuses.
It is not permissible to use any other allocations, including allocations for adjusting statuses and other benefits, to grant promotions.
Appropriations included in the budget must be implemented in accordance with the laws, regulations, systems, policies, and procedures that regulate the spending process, and in accordance with the purposes specified for them.
The government entity must implement the appropriations included in the budget according to the periods allocated for that.
The government entity should not concentrate procurement and service operations in the last months of the relevant fiscal year with the aim of exhausting budget appropriations, except as required by the interest of work.
The government entity must adhere to all instructions issued by the Department of Finance necessary for the implementation of the general budget.
The government entity is prohibited from spending or directing any expenditure to a program other than the one designated for it.
The government entity is prohibited from working with a canceled financial appropriation or with a surplus in an appropriation after its cancellation.
The government entity is prohibited from implementing budget appropriations without recording them immediately in the designated financial systems.
At the end of the fiscal year, the results of the final budget implementation are approved within the general final account of the Government of Ajman.

1.3.6 Follow-up on the Implementation of the General Budget

The internal audit office in the government entity is committed to independently auditing the government entity's implementation of the general budget in accordance with the work mechanisms, policies, procedures, systems, and risk management applied in that entity.
The Department of Finance shall supervise the implementation of the approved general budget, and for this purpose, it shall:
- Make field visits to government entities and review the original copies of documents, records, and documents supporting financial transactions.
- Request to be provided with any data, information, or reports that it deems important to study.
- Budget implementation performance reports, which are issued by the concerned government entities.
- Reports extracted from government financial systems.
The performance of budget implementation is measured according to the budget preparation bases.
If, during the implementation of the general budget for any fiscal year, there are indicators of not achieving the estimated revenues for the same year in a way that may lead to a budget deficit, the Director of the Department of Finance may propose the necessary measures and procedures to face this decrease, provided that those measures and procedures are approved by the Crown Prince.
The head of the budget unit at the government entity must extract the budget implementation performance report from the system, review it, justify deviations if any, and send it to the Department of Finance no later than 3 working days from the date specified for closing the financial periods.
The government entity must justify any deviations exceeding 5% of the approved monthly value in the expenditure budget at the program level. As for revenues, deviations exceeding 5% at the item (activity) level, or for the top 10 activities by value at least, must be justified.
Government entities must provide the Department of Finance with performance reports on a monthly basis and before the end of the month following the month concerned.
The Department of Finance must present the budget implementation performance report, and its recommendations thereon, to His Highness the Crown Prince at least quarterly.
Officials and employees of government entities, under penalty of liability, must take the necessary measures to respond to the requests of the Department of Finance and cooperate with its employees to enable them to carry out the tasks entrusted to them.

1.4 Notes

The following should be consulted regarding the legal reference for the general budget:

Financial Law.
Executive Regulations regarding the Financial Law.

1.5 Procedures and Workflows

1.5.1 Preparation - Revenue Plan / Budget

1.5.1.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to prepare the revenue plan.

1.5.1.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Government Budgets Department employee at the Department of Finance.
Budget Unit employee at the government entity.
Revenue Department employee at the Department of Finance.

1.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Actual Revenue Report for Previous Years	Actual revenue data at the activity (item) level for at least three years
2	Internal Revenue Estimates	Revenue estimates for the plan years by the competent organizational units in the government entity

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Revenue Plan / Budget	An estimate of all revenues distributed according to the activity (revenue item) for all years of the plan / revenue budget. A unified growth rate can be adopted for all entities and all items.

1.5.1.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Transfer actual data from the resources system to the financial planning system and open the financial planning system for data entry.	Government Budgets Department Employee	x
2	Enter the draft revenue plan/budget into the smart financial planning system at the item level with all required data (and monthly budget distribution).	Budget Unit Employee		x
3	Send the draft revenue plan / budget on the system (submit) to the Department of Finance.	Head of Budget Unit		x
4	Review the revenue plan / budget for all entities, provide recommendations, ensure it is amended according to the recommendations, and then (submit).	Government Revenue Department	x
5	Final review of the consolidated revenue plan / budget and close the financial planning system - revenue plan / budget.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

1.5.2 Preparation of the Human Resources Plan / Budget

1.5.2.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to prepare the human resources plan (costs of salaries and other benefits in the plan).

1.5.2.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Government Budgets Department at the Department of Finance
Budget and Human Resources Unit employees at the government entity
Authorized employees from central authorities

1.5.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	Actual Salary Data Report	Employee data from the resources system
2	Expected Promotions / Bonuses Plan	The government entity's plan for promotions, status adjustments, and bonuses within the specified limits
3	Health Insurance Data	Health insurance categories & number of dependents & category of each employee
4	Creation / Secondment Plan	Data for filling the entity's organizational structure / or secondment and assignment for vacant supervisory positions

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Human Resources Plan	An estimate of all job costs, including other benefits for the entire plan years

Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity	Central Authority
1	Transfer job data from the resources system to the financial planning system and open the system for data entry.	Government Budgets Department Employee	x
2	Review the data on the financial planning system, enter manual allocations into the system, and send it (submit) for internal review.	Budget / Human Resources Unit Employee		x
3	Review and upload the draft human resources plan / budget on the system (submit).	Head of Budget Unit		x
4	Review the human resources plan / budget for all entities, provide recommendations, ensure it is amended according to the recommendations, and then (submit).	Department of Human Resources			x
5	Review the draft human resources plan / budget for each entity separately and then make a final (submission) to prepare the final draft of the human resources plan.	Government Budgets Department Employee	x
6	Final review of the draft human resources plan / budget and close the financial planning system - human resources plan / budget.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

1.5.3 Preparation of the Operational Expenditures Plan / Budget

1.5.3.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to prepare the operational expenditures plan (mandatory expenses - asset replacement).

1.5.3.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Government Budgets Department employee at the Department of Finance
Budget Unit employee at the government entity
Authorized employees from central authorities

1.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	Actual Expenditures for Previous Years / Approved Operational Expenditures Plan	Actual expense data at the (item) level for at least the last complete year for all operational processes / The approved plan for the year concerned.
2	Copies of Service Contracts	Current contracts of the entity for ongoing operational expenditures such as rent, hospitality, and cleaning contracts.
3	Expansion / Replacement Plans	Opening new branches, appointments, or moving to another location / Asset replacement plans at the level of all organizational units.

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Operational Expenditures Plan / Budget	An estimate of all operational expenditures (mandatory expenses - asset replacement) for the government entity according to the item for all years of the plan, and the monthly distribution for the budget.

Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity	Central Authority
1	Transfer expense data (operational processes) for previous years from the resources system to the financial planning system (in addition to the approved operational processes plan data for the year concerned if preparing the budget) and open the system for data entry.	Head of Government Budgets Department	x
2	Enter estimates for operational expenditures (expenses - asset replacement) for the plan years / amend the approved operational processes plan for the year concerned and distribute it monthly, according to the accounting item with attached documents.	Budget Unit Employee		x
3	Send the draft operational expenditures plan / budget on the system (submit).	Head of Budget Unit		x
4	Review technical needs in program no. (000009) F.P./Development and provision of the latest information technology services.	Ajman Digital Department			x
5	Review the draft operational processes plan / budget for each entity separately and then make a final (submission).	Government Budgets Department Employee	x
6	Final review of the draft operational processes plan / budget and close the financial planning system - operational processes plan / budget.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

1.5.4 Preparation of the Initiatives Plan / Budget

1.5.4.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to prepare the initiatives plan for the government entity.

1.5.4.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Draft Financial Plan and Annual Budget Preparation Committee.
Government Budgets Department employee at the Department of Finance.
Budget Unit employee at the government entity.
Authorized employees from central authorities.

1.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	Strategic Plan of the Government Entity	The approved strategic plan of the government entity
2	Operational Plans of the Entity	Translation of the strategic plan into annual operational plans
3	Completion Initiatives	Estimate of completed or unfinished initiatives for which allocations are included in the fiscal year's budget
4	Strategic Linkage	Linking proposed initiatives to the strategic objectives of the government entity in coordination with the General Secretariat
5	Case Studies for Initiatives	A completed case study with its attachments supporting the implementation of the initiative
6	Approved Initiatives Plan	Initiatives approved in the previous financial plan

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Initiatives Plan / Budget	Total estimate of the initiatives proposed for implementation during the financial plan with all their data / monthly distribution and according to the accounting item for the first year.

1.5.4.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity	Central Authority
1	Discuss and review initiatives internally, determine implementation priorities, and coordinate with the General Secretariat of the Executive Council regarding strategic linkage.	Budget Committee at the Government Entity		x
1	Prepare the smart financial planning system for the entries of the initiatives plan / budget and include the new initiatives proposed by government entities.	Government Budgets Department Employee	x
2	Enter the costs of the initiatives, the case study, and attach the documents related to the initiative (quotations - technical offer - ...) (submit).	Budget Unit Employee		x
3	Review digital initiatives, enter recommendations, and (submit).	Ajman Digital Department			x
4	Review the initiatives for each entity separately, ensure the completeness of the data, make recommendations, and then submit.	Government Budgets Department Employee	x
5	Final review of the initiatives (discussing with the government entity if necessary), completing the submission of the draft financial plan and approving the initiatives, and closing the financial planning system - initiatives plan / budget.	Director of Government Budgets Department	x
6	Notify the entities of the initiatives approved in the financial plan and the deadlines for distributing the costs of the initiatives to the accounts and months on the financial planning account.	Director of Government Budgets Department	x
7	Code the new initiatives for the entities on the resources system and the financial planning system to receive the entries from the government entities.	Government Budgets Department Employee	x
8	Distribute the costs of the initiatives at the level of accounting items and months on the financial planning system.	Budget Unit Employee		x
9	Review the entity's entries, verify them, upload them to the resources system, and close the planning system.	Government Budgets Department Employee	x

Procedure Map

1.5.5 Preparation of the Financial Plan / General Budget

1.5.5.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to clarify the procedures for preparing the government's financial plan / general budget.

1.5.5.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Government Budgets Department employees at the Department of Finance
Director of the Department of Finance

1.5.5.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Draft Financial Plans / Annual Budget of Government Entities	The subsidiary financial plans / budgets that have been prepared by the entities.

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Draft Financial Plan / General Budget	The final draft of the government's financial plan / general budget proposed to be presented to the competent authority for approval.

1.5.5.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance
1	Prepare the draft financial plan, the government's general budget, and its presentation, including notes and recommendations, and present it to the Director of the Department of Finance.	Government Budgets Department Employee	x
2	Make the necessary amendments / complete the data / discuss with government entities / prepare the final presentation and present it to the Director of the Department of Finance.	Director of Government Budgets Department	x
3	Present the draft financial plan / government general budget with notes and recommendations, make necessary amendments if any, and have it approved by the competent authority.	Director General	x
4	Notify the government entities of the allocations approved for them in the plan / budget after its approval by the competent authority.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

1.5.6 Preparation of the Cash Budget

1.5.6.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to prepare the expected cash flows for the relevant fiscal year.

1.5.6.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Government Budgets Department at the Department of Finance
Budget Unit employees at the government entity

1.5.6.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Approved allocations in the budget for the year concerned	The approved budget
2	Actual and expected obligations and entitlements before the beginning of the fiscal year	Uncollected revenues and obligations from previous years due for payment, in addition to any expected cash payments / benefits for employees expected to have their services terminated during the fiscal year

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Cash Budget	All direct cash flows from budget implementation and indirect flows from payments and receipts related to previous years, in addition to cash movements not included in the budget, such as securities and payments on behalf of other entities

1.5.6.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity	Independent Entity
1	Coordinate with the concerned organizational units in the government entity to determine the expected month of cash disbursement for all approved budget allocations.	Budget Officer at the Government Entity		x
2	Coordinate with the concerned organizational units in the government entity, list all indirect receipts and payments, and enter them into the system according to the month of payment, with a detailed copy attached.	Budget Unit Employee		x

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
3	Review entries, data completion, and perform (submission).	Budget Unit Officer		x
4	Review the entries for each entity separately, ensure data completion, consult with the entities about it, and then perform (submission).	Government Budgets Department Employee	x
5	Final review of the cash budget - and send it to the Treasury Department to provide for cash needs.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

Cash Budget Preparation Procedure

(Textual representation of the map's content)

Inputs:

Approved budget allocations for the concerned year
Actual and expected commitments and dues before the start of the fiscal year

Steps and Responsibilities:

Budget Officer at the Government Entity: Determine the expected month of cash disbursement for all approved budget allocations.
Budget Unit Employee: List all indirect receipts and payments and enter them into the system according to the month of payment, attaching a detailed copy.
Budget Unit Officer: Review the entries, ensure data completion, and send (SUBMIT).
Government Budgets Department Employee: Final review of the draft operational processes budget plan and closing the financial planning system - Operational Processes Plan/Budget.
Director of Government Budgets Department: Final review of the cash budget - and sending it to the Treasury Department to provide for cash needs.

Outputs:

Cash Budget
Financial System

1.5.7 Budget Amendment / Additional Appropriation

1.5.7.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to clarify the mechanism for requesting an additional appropriation to the approved budget.

1.5.7.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Requesting Organizational Unit in the Government Entity
Data Entry and Review Officer at the Government Entity
Director of the Government Entity
Government Budgets Department in the Department of Finance
Director of the Department of Finance

1.5.7.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Budget Execution Performance Reports	Performance reports showing the current status of the approved budget execution and the possibility of making transfers to cover the need before requesting an additional appropriation.	Yes	Yes
2	Justifications for the Additional Appropriation Request	The need for requesting additional allocations / justifications for not covering this need with a transfer / all supporting documents for the requested amount and the impossibility of postponing it.		Yes
3	Supporting Documents for the Additional Appropriation Request	A complete case study if requesting the implementation of a new initiative.		Yes

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Decision on the Request	Response from the Department of Finance regarding the acceptance or rejection of the request.		Yes

1.5.7.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Enter the additional appropriation request into the financial planning system, including all required data and documents, and perform (submission).	Budget Unit Employee		x
2	Review entries, data completion, and approvals according to authorities, and perform (submission).	Budget Unit Officer		x
3	Review the request and prepare a memorandum to His Highness the Crown Prince including / recommendations / source of funding for the request.	Government Budgets Department Employee	x
4	Review the memorandum.	Director of Government Budgets Department	x
5	If the request is approved by the competent authority, the request is approved on the smart financial planning system and the government entity is notified for implementation.	Director of Government Budgets Department	x
6	If the request is rejected, the government entity is notified of the rejection and its justifications, and the request is rejected on the smart financial planning system.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

Procedure for Budget Amendment - Additional Appropriation

(Textual representation of the map's content)

Inputs:

Budget Execution Performance Reports
Justifications for the Additional Appropriation Request
Supporting Documents for the Additional Appropriation Request
Recruitment / Secondment Plan

Steps and Responsibilities:

Budget Unit Employee at the Government Entity: Enter the additional appropriation request into the financial planning system and monthly distribution.
Budget Unit Officer at the Government Entity: Review entries, data completion, and approvals according to authorities and send (SUBMIT).
Government Budgets Department Employee: Review the request and prepare a memorandum to His Highness the Crown Prince including / recommendations / source of funding for the request.
Director of Government Budgets Department: Review the memorandum. Then make a decision "Is the request approved by the competent authority?"
In case of approval: Approve the request on the smart financial planning system and notify the government entity for implementation.
In case of rejection: Notify the government entity of the rejection and its justifications and reject the request on the smart financial planning system.

Outputs:

Decision on the Request
Financial System

1.5.8 Budget Amendment / Transfer

1.5.8.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to clarify the mechanism for requesting a transfer in the approved budget.

1.5.8.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Requesting Organizational Unit in the Government Entity
Data Entry and Review Officer at the Government Entity
Director of the Government Entity
Government Budgets Department in the Department of Finance
Director of the Department of Finance

1.5.8.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Budget Execution Performance Reports	Reports showing the current status of the approved budget execution and the actual need for transfers.	Yes	Yes
2	Justifications for the Transfer Request	The need that led to the transfer request and its value.		Yes

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Budget Amendment / Request Rejection	Amendment to the approved budget based on the transfer approval / rejection of the request.	Yes

Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Enter the transfer request into the financial planning system, monthly distribution, and justifications for the transfer.	Budget Unit Employee		x
2	Review entries and approve them if the transfer is within the government entity's authority and the procedure is complete / perform (submission) if the transfer is not within the government entity's authority.	Budget Unit Officer		x
3	Review entries, data completion, and approvals, and perform (submission) on the financial planning system.	Budget Unit Officer		x
4	Review the request and prepare a memorandum to the Ruler's Representative with a recommendation.	Government Budgets Department Employee	x
5	Review the memorandum and submit it to the Director of the Department of Finance.	Director of Government Budgets Department	x
6	If the request is approved by the competent authority, the government entity is notified for implementation and the request is approved on the smart financial planning system.	Director of Government Budgets Department	x
7	If the request is rejected, notify the government entity with justifications and reject the request on the smart financial planning system.	Director of Government Budgets Department	x

Procedure Map

Procedure for Budget Amendment - Transfer

(Textual representation of the map's content)

Inputs:

Budget Execution Performance Reports
Justifications for the Transfer Request

Steps and Responsibilities:

Budget Unit Employee at the Government Entity: Enter the transfer request into the financial planning system and monthly distribution.
Budget Unit Officer at the Government Entity: Review entries, data completion, and approvals, and send (SUBMIT) on the financial planning system. Then a decision is made: "Is the transfer within the Department's authority?".
If it is within the entity's authority: The transfer is processed on the systems.
If it is within the Ruler's Representative's authority: Government Budgets Department Employee: A memorandum with a recommendation is prepared.
Director of Government Budgets Department: Review the memorandum. Then make a decision "Is the request approved by the competent authority?".
In case of approval: Notify the government entity for implementation and approve the request on the smart financial planning system.
In case of rejection: Notify the government entity with justifications and reject the request on the smart financial planning system.

Outputs:

Budget Amendment / Request Rejection
Financial System

1.5.9 Monitoring the General Budget Execution

1.5.9.1 Purpose of the Procedure

The procedure aims to explain the procedures for monitoring budget execution.

1.5.9.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Program officers in government entities.
Budget unit officers in government entities.
Government Budgets Department in the Department of Finance.

1.5.9.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Periodic Budget Execution Performance Reports for Government Entities	Reports showing budget execution extracted from systems / any additional data not included in the systems regarding the budget execution plan.	Yes	Yes

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Government General Budget Execution Performance Report	A report showing the execution of the general budget by government entities and justifying any deviations in achieving estimated revenues or financial execution of expenditures.	Yes

1.5.9.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Extract the budget execution performance report from the systems / or use the automated report.	Budget Unit Officer		x
2	Coordinate with program officers to justify deviations, if any, and the impact of this deviation on the approved allocations, with proposals to correct these deviations and send the report to the Government Budgets Department.	Budget Unit Officer		x
3	Review the report and deviation justifications and summarize them in general.	Financial Reports Section Employee	x
4	Prepare the budget execution performance report for the Government of Ajman, showing the most important deviations, their justifications, and any recommendations regarding them.	Financial Reports Section Employee	x
5	Review the report and recommendations and submit it to the Director of the Department of Finance.	Head of Financial Reports Section	x
6	Present the report to the competent authority.	Director General	x

Procedure Map

Procedure for Monitoring the General Budget Execution

(Textual representation of the map's content)

Inputs:

Periodic Budget Execution Performance Reports for Government Entities

Steps and Responsibilities:

Budget Officer at the Government Entity: Extract the budget execution performance report from the systems / or use the automated report.
Budget Officer at the Government Entity: Coordinate with program officers to justify deviations, with proposals to correct these deviations and send the report to the Government Budgets Department.
Financial Reports Section Employee: Review the report and deviation justifications and summarize them in general.
Financial Reports Section Employee: Prepare the budget execution performance report for the Government of Ajman, showing the most important deviations, their justifications, and any recommendations regarding them.
Head of Financial Reports Section: Review the report and recommendations and submit it to the Director General of the Department of Finance.
Director General: Present the report to the competent authority.

Outputs:

Government General Budget Execution Performance Report
Financial System

1.6 Performance Indicators

The following reports are relied upon to measure the performance of budget unit employees in government entities:

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Commitment to submitting the draft financial plans for entities according to the deadline specified in the circular.	100 - 5*(each working day of delay from the deadline specified in the circular) %	Measure the efficiency of budget unit employees in government entities	Annually
2	Commitment to presenting the draft government financial plan to the Ruler's Representative according to the time specified in the circular.	100 - 5*(each working day of delay from the deadline specified in the circular) %	Measure the efficiency of the Government Budgets Department	Annually
3	Number of additional appropriations during the year.	1 – 5* (Number of additional appropriations / Number of approved programs for the entity) *100 %	Measure the efficiency of financial planning in entities	Annually
4	Submitting performance reports to the Department of Finance according to the time specified in the executive regulations.	(Number of reports submitted within the deadline / 12) *100%	Measure the cooperation of government entities	Monthly
5	Number of transfers during the year "excluding salary transfers".	1 – (Number of transfers / Number of approved programs for the entity) *100 %	Measure the efficiency of financial planning in entities	Annually

Return to Index

Financial Policies and Procedures Manual

for the Government of Ajman

2 Chapter Two - Revenues

Document Development Monitoring

Version	Issue Date	Notes

2.1 Definitions

In the application of the provisions of this chapter, the following words and phrases shall have the meanings assigned to each of them, unless the context indicates otherwise; therefore, it is preferable to read these definitions carefully before moving on to the rest of the chapter, for ease of using the manual.

Term	Definition
Revenues	Any financial returns resulting from the practice of government entities' various activities, and the term also includes taxes, fees, fines, proceeds from the sale of any assets, franchise rights, profits, returns from government investments, and any other similar returns.
Exchange Transactions	Are transactions through which a government entity receives an asset, commodity, service, or work, or reduces a liability to another entity, and directly gives approximately equal value in return (in the form of cash, goods, services, or use of assets).
Non-Exchange Transactions	Are transactions through which a government entity receives an asset, commodity, service, or work, or reduces a liability without giving approximately equal value in return, or gives an asset, commodity, service, or work, or reduces a liability to another entity without taking equal value in return, for example (taxes - fines - grants and contributions).
Government Services	Services and goods provided by government entities, whether for a fee or free of charge.
Fee	A financial resource collected by the government entity in exchange for the public services it exclusively provides.
Price	A financial resource collected by the government entity in exchange for the goods and services it provides on a commercial and competitive basis.
Tariff	A financial resource collected by the government entity in exchange for non-competitive economic goods and services it exclusively provides.
Taxes	A mandatory monetary amount paid by the taxpayer as a contribution to bear the burdens of public service costs without a specific benefit to them.
Fines	A financial penalty imposed by the government to limit undesirable practices and behaviors resulting from individuals' or establishments' violation of laws or regulations.
Transfers	Represent the inflow of future economic benefits or expected future services from non-exchange transactions, excluding taxes.
Market Price	The prevailing price of a good or service in the market.
Cost	Total direct and indirect costs.
In-kind Benefits	Means tangible goods that are usually in the form of contributions, gifts, or donations granted to a specific government entity by the transferring entity.
Debts	Any amounts due to the government or the government entity from a person.

2.2 General Policies

The government entity may not perform administrative and organizational services that generate revenue until after collecting the prescribed fees for performing the service.
Accounts receivable and revenues are the responsibility of the revenue unit in the government entity.
The principle of segregation of duties must be observed when performing financial work in commitment to the principle of internal control; there must be a functional separation between the tasks of recording revenue/accounts receivable and the tasks of collecting revenue and bank reconciliations.
Payment may not be made directly from receipts; they must be deposited in the government entity's receipts bank account.
The revenue unit at the government entity must record revenues according to the accounting policies manual for the Government of Ajman.
The revenue unit at the government entity must verify that all amounts collected from beneficiaries were done in accordance with legislation, regulations, and contracts.
The right of others to claim any debts or dues is forfeited after the lapse of five years from the end of the fiscal year in which those debts and dues became due, and after this period, they become public funds and are recorded as revenues.
The government entity must commit to applying value-added tax on taxable supplies.
Refer to the guidance manual for the application of value-added tax.
Separate activities (financial items) shall be allocated for recording amounts of securities, guarantees, or any amounts received by government entities in trust.
The revenue unit in the government entity shall record revenues at the activity (item) level in the receipts sub-ledger.
A receipt voucher must be issued for the amounts received, regardless of the collection method.
Discount earned is processed when the customer benefits from the discount (as a deduction from the recorded revenue).
Revenues of government entities are classified into two main groups:
1. Revenues from exchange transactions.
2. Revenues from non-exchange transactions.
No government entity may, when collecting revenues, deduct any amounts or commissions from those revenues under any name or for any reason, except after obtaining prior written approval from the Department of Finance.
The amendment to the value of accounts receivable shall be documented by a debit or credit note attached with justifications and supporting documents for amending the balance of the concerned entity and a statement of the value of the balance amendment.
The amendment to the value of accounts receivable shall be approved in accordance with the approved schedule of authorities.
Financial transactions received from systems linked to the financial system (such as the Ajman Pay platform and the government entity's services system) shall be approved as support for recording transactions in the receipts sub-ledger.
The financial transactions resulting from the government entity's services system shall be reviewed daily with the transactions received in the Ajman Pay Gen II platform, what has been recorded on the Mawared system, and what has been deposited in the bank accounts.
Revenue is recognized when the right holders (creditors) waive their right to collect a debt from the government entity or their right to claim it is forfeited by the lapse of time according to the financial law, which results in the cancellation of the liability and the recording of revenue in the amount of the canceled liability.
Credit may not be granted in the collection of revenues except in accordance with the contract, and the approval of the Department of Finance must be obtained for cases in which credit may be granted and the credit period specified for each case separately.
Reconciliation of accounts with the general ledger:
1. The accounts unit at the government entity is responsible for reconciling the receipts sub-ledger with the general ledger system in coordination and cooperation with the revenue unit.
  To be covered under the Registration and Closing chapter.
2. The receipts sub-ledger must be reconciled with the general ledger system when closing the concerned accounting period; this is to ensure the conformity of the receipts sub-ledger with the general ledger system. Errors discovered in the reconciliation process must be addressed and corrective actions taken on the sub-ledger when necessary.
The revenue unit at the government entity must prepare a monthly cumulative report on actual revenues compared to estimated revenues and actual revenues for the same period of the previous year, and submit it to the director of the government entity, explaining the reasons and justifications for the deviation and recommendations, if any, and provide the Department of Finance with a copy of this report no later than the 20th of the following month.

2.3 Detailed Policies

2.3.1 Revenues from Non-Exchange Transactions

Local Taxes
1. Entities obligated to pay local taxes must provide the Department of Finance with the tax return and its supporting data and documents within the period specified by tax legislation.
2. Entities obligated to pay local taxes must transfer the value of tax revenues (such as foreign bank tax) within the period specified by tax legislation and notify the Department of Finance of the payment.
Cash or In-kind Transfers
1. Government entities shall record unconditional cash transfers, which include contributions, grants, donations, and compensations, as revenue upon receipt.
2. If the revenues are conditional, the conditions are taken into account and the conditional revenues are recorded (as a deferred revenue liability) until the condition is met, in accordance with the approved accounting policy.
3. Government entities must have in-kind transfers valued by a specialized technical committee in order to record them as revenues at their fair value before the accounting entry date.
4. In-kind services should not be recorded as revenues and expenses unless the measurement of the amounts is possible and when they are of material importance.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policies Manual - Policy No. 15 – Revenues from Non-Exchange Transactions for details on accounting policies for deferred revenues.

2.3.2 Revenues from Exchange Transactions

Sale of Goods, Services, and Commissions
1. Revenue from the sale of goods and provision of services and commissions is recognized immediately upon the sale of the good or provision of the service, not upon receipt of the service value.
2. Revenue from government service fees is recognized when the service is provided to the customer.
3. Revenue from lease contracts is recognized over the contract period.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 14 - Revenues from Exchange Transactions for details on accounting policies for revenues from the sale of goods, service fees, and commissions.
Revenues from Investments and Revenues from Interest, Royalties, and Dividends
1. The revenue unit at the government entity must verify the mechanism, validity, and accuracy of calculating revenues from profit distributions, shares, and franchise rights by matching their supporting documents (such as franchise agreements for franchise rights, the decision to approve financial statements from the board of directors of companies in which the government/government entities own shares for profits and shares) with the reports received from the concerned investment entity and communicating with that entity in case of any observations or discrepancies.
2. The financial unit at the Department of Finance must verify the mechanism, validity, and accuracy of calculating interest revenues by matching their supporting documents (such as a deposit certificate containing the interest rate, and bank statements) with the reports received from the banks and communicating with those banks in case of any observations or discrepancies. This is done monthly for each account.
  Covered under the Investments chapter.
3. The revenue unit at the government entity must review the valuation of revenues resulting from the use of the government entity's assets by others that generate interest, royalties, and dividends, taking the following into account to ensure revenue realization: -
  - It is probable that the economic benefits or service potential associated with the transaction will flow to the entity.
  - The value of the revenue can be measured reliably.
  Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 14 - Revenues from Exchange Transactions for details on accounting policies for service concession revenues.
4. Interest is recognized on a time-proportionate basis that takes into account the effective yield on the financial asset, and includes (for example, interest received on bank deposits, interest from investments, and other interest).
5. Royalties are recognized as they are earned under the terms of the agreement.
6. Dividends and similar distributions are recognized when the government entity's right to receive the due consideration is established, where the government entity's right is established when the distributions are declared and approved by the board of directors. A receivable and revenue resulting from dividends are not recognized if they have not been declared and approved before the date of preparing the financial statements.

2.3.3 Timing of Revenue Recognition

Revenue is recognized in the financial period according to the recognition timing shown below:

Revenue / Service	Timing of Revenue Recognition
License issuance and renewal fees	When the service is provided and the license is issued
Issuance of certificates	When the certificate is issued
Issuance of permits associated with immediate approval	When the permit is issued
Issuance of permits associated with service performance over a period of time	The time period covered by the service
Supervision and subscription fees	The time period covered by the service
Verification, authentication, inspection, and testing fees	When the service is provided
Sales of goods and assets	When the risks and rewards of ownership are transferred to the buyer
Share of federal taxes	When the right to claim the share arises
Local taxes, customs duties, and tourism fees	When the taxable event occurs
Proceeds from the sale of confiscated items	When the risks and rewards of ownership are transferred to the buyer
Operating lease contracts	Straight-line basis over the lease term
Commissions	When the right to claim the commission arises
Franchise rights	As they are earned in accordance with the substance of the agreement
Fines	When the fine is imposed
Provision of services	The time period covered by the service
Interest	Time-proportionate using the effective yield
Dividends	When the right to receive the distribution is established, or by the equity method for associates and joint ventures, or by the consolidation method for subsidiaries
Unconditional transfers	Upon receipt
Conditional transfers	When the condition is fulfilled

2.3.4 Recognition of Accrued Revenues

Accrued revenues are recognized provided they are collectible. If there is doubt about the collectability of any amount recorded as revenue, it must be recognized as an expense for allowance for doubtful debts.

2.3.5 Collection of Revenues

Reliance is placed on electronic collections (Ajman Pay platform), where the pre-defined channels from the following are used to collect revenues: -
- Ajman Wallet.
- Direct Debit.
- Bank Card.
- Payment via Link.
- Global Wallets such as Apple Pay, Samsung Pay.... etc.
- Ajman Pay platform's prepaid card.
- In exceptional emergency cases, the government entity must formally contact the Department of Finance with all supporting documents to consider providing alternative solutions.
The Department of Finance is responsible for supervising and developing the Ajman Pay platform to be the sole tool for collecting public revenues, excluding checks and bank transfers.
One or more bank accounts are allocated for depositing the proceeds of each government entity immediately upon receipt, on a daily basis.
A zero-balance bank account system is followed for each government entity by automatically transferring the balances of the receipts bank accounts at the end of each business day to the general treasury account.
The revenue unit in each government entity must reconcile the receipt vouchers it issues with the amounts collected (via collection channels) and deposited in the entity's receipts bank account to verify their values before transferring them to the general treasury account.
The revenue unit at the government entity must follow up on the collection of accrued revenues (accounts receivable) within a period not exceeding one month at most from the date of invoicing.

An aged accounts receivable report must be prepared monthly by the revenue unit in the government entity to be used in monitoring accounts receivable and taking the actions indicated next to each:

Age of Accounts Receivable	Action to be Taken
Less than or equal to 30 days	Follow-up
From 31 to 90 days	Send first reminder notice
From 91 to 180 days	Send second reminder notice
From 181 to 365 days	Send third reminder notice with a 50% allowance of the outstanding amount
From 366 days to 5 years	Send fourth notice with a 100% allowance of the outstanding amount
More than 5 years	Legal procedures and taking appropriate decisions regarding the account receivable

The revenue unit in the government entity must calculate the allowance for doubtful debts based on what the aged accounts receivable report shows, provided that it is recorded in the designated account.
All unpaid accounts receivable must be reviewed monthly to determine the validity of the allowance for doubtful debts.
If the government entity fails to collect the amount of debts and dues required for the government entity after exhausting all necessary administrative and legal procedures, it must prepare a request and send it to the Department of Finance, attaching the reasons and justifications for the write-off. The Department of Finance must study the request and submit it with its recommendations to the competent authority to decide what it deems appropriate.

2.3.6 Installment Payment of Due Public Funds

The government entity may allow installment payments for public funds due to it and must prepare a list of public funds eligible for installments and submit it to the Department of Finance for approval.
When the government entity prepares the list of public funds eligible for installments, it must ensure that the due funds are:
1. Prices that are customarily paid in installments, such as rents.
2. Fines
3. That the funds are not subject to an ongoing legal dispute.
4. That the government entity's legislation or the legislation in force in the Emirate does not explicitly prohibit installment payments for this type of fund.
5. That the funds are divisible without harming the rights of the entity or weakening its financial position.
6. That including the fund in the installment list achieves an economic or social benefit for the Emirate.
7. That it contributes to supporting development projects or facilitating investment expansion.
8. That it reduces the volume of bad or uncollected debts.
9. That it is conditional on the absence of a better collection alternative within a reasonable time frame.
Minimum due public funds eligible for installments:
1. The total due prices from the installment applicant shall not be less than (5,000) five thousand dirhams for natural persons, and not less than (10,000) ten thousand dirhams for sole proprietorships and legal persons.
2. The total due fines from the installment applicant shall not be less than (5,000) five thousand dirhams for natural persons, and (10,000) ten thousand dirhams for sole proprietorships and legal persons.
When granting any customer the advantage of deferred payment, the government entity must obtain the necessary guarantees for the payment of the amounts due on the specified payment date, such as a bank guarantee, whenever appropriate and possible.
A formal contract between the government entity and the customer on credit, or any other method the government entity deems appropriate.
The government entity must issue a claim for each of the deferred transactions.

2.3.7 Refunding Revenues Collected in Error and Revenue Reconciliation

No government entity may refund any fees for any service or transaction that has been completed.
Revenue collected without legal right or in excess of the legally due amount shall be refunded, without refunding any commission collected in respect of the revenue to be refunded.
The customer is not entitled to a refund of fees even if they do not subsequently benefit from the service provided (for example: license fees and permit fees).
If revenues are collected in error, the error is corrected and the amount is refunded to the customer.
Processing errors from previous years must be handled in line with the procedures related to correcting prior period errors mentioned in the Registration and Closing chapter.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 17 – Accounting Policies, Changes in Accounting Estimates and Errors.
The revenue unit at the government entity must conduct a monthly reconciliation of revenues, trusts, and receipts for other government entities.... etc.) recorded in its financial records with the receipts deposited in the receipts bank accounts, and the following must be taken into account:
- That some recorded revenues are collected and some are uncollected (accrued).
- That some collected revenues relate to the period and some relate to other periods (prepaid).
- Distinguishing between other non-revenue receipts such as trust receipts and receipts for other government entities.... etc.
- Ensuring that all receipt vouchers and journal entries are posted in the financial records before starting the reconciliation.

2.3.8 Exemption from Revenues and Debts

Exemption from debts or from the payment of taxes, fees, fines, or other government returns is by a decision of the competent authority.
The government entity must submit a request to the Department of Finance, explaining the nature of the required exemption, its reasons, and the expected financial impact on the revenues of the concerned government entity, with supporting documents attached. The government entity requesting the exemption is committed to following this procedure and providing correct and accurate data and documents on which the study is based. In the event of a violation of this procedure or the provision of incorrect or incomplete data or justifications, the concerned government entity alone shall bear the legal and administrative responsibility for that.
When an exemption from revenue is granted, the revenue is recorded at its full due value and the exemption is recorded at its approved value when the transaction is completed.
Modifying the value of fees and fines in the service systems is prohibited when granting any exemptions.
The value of the revenue, the value of the exemption, and the net value due from customers must be disclosed on the receipt voucher.
Commitment to recording all exemptions on the Mawared system.

2.3.9 Revenues Collected on Behalf of Another Entity

Any government entity, in coordination with the Department of Finance, may entrust another government entity to collect its revenues on its behalf.
The beneficiary government entity (the owner of the revenue) must ensure that the government entity entrusted with collection transfers the collected revenues to the receipts bank account of the beneficiary government entity.
The government entity entrusted with collection on behalf of another entity shall be responsible for collecting the revenues, and shall adhere to all revenue collection and deposit procedures in the account agreed upon with the beneficiary government entity according to the contract or agreement concluded between them in this regard.
The government entity entrusted with collection shall notify the beneficiary government entity of the details of the revenues received on its behalf (daily revenue statement, bank deposit notification, and all other supporting documents).
The government entity entrusted with collection may not deduct its due commission (if any) directly from the collected revenues. Instead, all collected amounts shall be deposited directly into the bank account, and the commission shall be paid to the government entity entrusted with collection from the payments bank account of the beneficiary government entity.
Amounts collected by the entity as an agent for another government entity or on behalf of other parties are not considered as revenue for that entity. However, the government entity can recognize revenue from the commission received or receivable for the collection process.
A government entity wishing to enter into contracts with private institutions and companies and concerned parties in the governments of the Emirates to provide services to the public on a revenue-sharing basis must adhere to the following:
1. Submit a request to enter into or renew a revenue-sharing contract to the Department of Finance at least (3) months before the date of entering into or renewing the revenue-sharing contract, explaining all the following requirements:
  - Justifications for the contract and the financial impact on the resources and budget of the government entity.
  - Specify the legal instrument supporting the conclusion of the contract or agreement.
  - Provide a feasibility study of the contract and the results of evaluating the offers submitted by private institutions and companies and concerned parties in the governments of the Emirates, clarifying the added value resulting for the resources and budget of the government entity.
  - Provide a report showing the financial, economic, legal, and social impacts of the contract and the mechanism for calculating the sharing ratios.
  - (Revenue distribution) between the parties, and specify the mechanism for collecting and transferring each party's share.
2. The Department of Finance will study the request for a revenue-sharing contract and inform the requesting government entity of its written approval within a period not exceeding (30) working days starting from the date of receiving the request to complete the contracting procedure or reject it.
3. After concluding the contract, the government entity shall send a copy of the concluded contract to the Department of Finance.
4. The government entity shall bear the legal and administrative consequences if it renews any revenue-sharing contracts without referring to the Department of Finance.
5. Government entities must adhere to the provisions of the laws and regulations in force regarding the organization and implementation of partnership contracts with the private sector.

2.3.10 Returned Checks

The government entity should not accept checks from customers whose checks have been returned more than once due to insufficient funds.
The government entity must maintain a register of returned checks showing all the details of the returned check.
When a check is returned by the bank for insufficient funds, the government entity must inform the check issuer of the need to pay the value of the check within a week at most from the date of return.
The government entity must take the necessary measures to collect the returned check as quickly as possible by:

A- Contact the check issuer to request payment within one week from the date the check was returned.

B- Deduct the amount of the returned check from the current dues of the check issuer held by the government entity.

C- Deduct the amount of the returned check from the amounts due to the issuer of the returned check held by other government entities, in coordination with the Department of Finance.

D- Take legal action to collect the check in coordination with the entity's legal advisor.

5- At the end of each fiscal year, the government entity must send a statement of returned checks with full details (name of the returned check issuer, amount, date, reason for return, date of return, etc.) to the Revenue Department at the Department of Finance for information and follow-up.

2.3.11 Control over Collection Receipts, Prints of Financial Value, and Safes

To protect collected government funds from theft, loss, or any other incidents, high-specification safes are allocated for storing cash, checks, or any other securities of financial value.
The government entity must place the safe in a suitable and secure location.
The key to the safe is handed over to the treasurer responsible for storing and receiving funds, and it is not permissible to copy the key or keep it with more than one employee.
The extra copy of the safe key must be kept in a sealed and closed envelope with the Chief Financial Officer.
In the absence of the treasurer or for emergency reasons, the extra copy of the safe key may be used according to the following procedures:
- A- Open the sealed and closed envelope containing the extra key, and open the safe in the presence of the Chief Financial Officer and two directors of other departments or heads of other sections.
- B- Prepare a comprehensive inventory report of the safe's contents, signed by all attendees.
The government entity must take the following measures when changing the treasurer or installing a new safe:
- A- Prepare an inventory report of the safe's contents, approved by the Chief Financial Officer.
- B- Prepare a handover and receipt report for the employee, approved by the Chief Financial Officer.
The government entity that collects cash must insure the cashiers and collected cash against (breach of trust and theft) based on the average annual collection, and transfer the collected amounts through a specialized company in coordination with the Department of Finance.

8- In the event that any government entity prints manual receipt books for collecting and receiving revenues, it must observe the following:

A- The printed receipt books or any unissued paper prints of value must be handed over to the employee of the Revenue Unit at the government entity as an official financial custody. This employee must open a register to record the movement of receipts and the date of signature of the collectors (cashiers) receiving these books.
B- Receipt books should be issued to collectors based on their actual needs and in sequential order, such that new receipt books are not issued until the old one is finished and returned to the Revenue Unit employee at the government entity.
C- Use the collection receipts in their numerical sequence as well as according to the sequence of the receipt book numbers.
D- Copies of collection receipts must be retained. In case of cancellation, the original and other copies must be kept or attached, with the word "Cancelled" written on them along with a specific reason for cancellation.
E- In case of loss of unused receipt books or unused paper prints of value, the Revenue Unit employee at the government entity, "the custodian," who is responsible for the custody of receipts, must inform the director of the government entity about the loss and how it occurred to take the necessary measures for an investigation to determine responsibility. The Department of Finance must be provided with a comprehensive report on the case and the measures taken.
F- A physical inventory of these books is conducted at the end of the year, showing the number of books printed, the number of books used during the year, the remaining balance, and the number of the last receipt used from each book still in use.

2.3.12 Grievances against Violations Recorded on Customers by the Government Entity

The government entity shall form a committee by a decision from its head, chaired by its Director-General and with the membership of a number of its specialists, to consider customers' objections to violations recorded against them by the government entity. This committee shall be named the "Violations Grievance Committee." The consideration of the grievance must be completed within a maximum period of 30 days from the date of submitting the grievance request.
If the Customer Service Unit receives any objections from customers of the government entity regarding violations imposed on them, supported by documents and evidence for their complaints, they are referred to the "Violations Grievance Committee."
The "Violations Grievance Committee" shall study and rule on the objections to the violations referred to it.
If the committee's decision is to reject the grievance against the violation imposed on the customer, the Customer Service Unit will inform the customer of this and demand payment of the violation amount if it has not been paid previously.
If the committee's decision is to accept the objection and confirm the objector's right, the following actions are taken:
- A- Refund the fine if the customer had previously paid the fine related to the violation, in accordance with the policy for refunding amounts erroneously collected by the government entity mentioned in this section.

B- If the violation amount has not been paid to the government entity, the accounting entries for the violation value in the financial records are cancelled, and the entry with supporting documents is filed in a file at the Revenue Unit.

6- If the committee's decision is to amend the description of the violation, the competent unit is notified to amend the violation and determine the resulting fine amount. The customer is then requested to pay it unless it has been paid previously. If this procedure results in refunding any amounts to the customer, it shall be done in accordance with the policy for refunding amounts erroneously collected by the government entity mentioned in this section.

2.4 Notes

The following should be consulted regarding the legal and accounting reference for revenues:

Emiri Decree No. (11) of 2011 promulgating the Financial Law.
Emiri Resolution No. 7 of 2024 promulgating the Executive Regulation of the Financial Law.
Emiri Resolution No. (8) of 2018 regarding the working system of the Legislation Committee.
Ajman Government Accounting Policies Manual.
Value Added Tax Law No. (8) of 2017.
Executive Regulation of the Value Added Tax Law No. (52) of 2017.
Decisions and clarifications issued by the Federal Tax Authority.
Guideline for the Application of Value Added Tax.
Cost Calculation and Service Pricing Guide.

2.5 Procedures and Workflows

2.5.1 Recording Tax Revenues

2.5.1.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to record debit notes for due taxes, which the Department of Finance will collect as revenues from the concerned parties. This is done to establish the entitlement to tax amounts due to the local government and to collect them from the concerned parties, for example, taxes on foreign banks and the local government's share of Value Added Tax and Excise Tax.

2.5.1.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Revenue Unit Employee at the Department of Finance.
Revenue Unit Head at the Department of Finance.
Chief Financial Officer at the Department of Finance.

2.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Tax-related reports and data	These are the reports and data sent by the concerned parties to the Department of Finance, which show the tax amounts and the approved supporting documents for calculating the tax value.		a

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Debit Note	It is the document attached with the letter that the Department of Finance prepares and sends to the concerned parties for claim, containing tax details (due value, due date, time period, amount, and debtor.....).	💻

2.5.1.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance
1	Receive reports from the concerned parties showing the revenue due from taxes (e.g., tax on foreign banks, Value Added Tax, and Excise Tax).	Tax Specialist	x
2	Review reports received from the concerned parties and the approved supporting documents for calculating the due tax value and contact the concerned parties if there are any observations.	Tax Specialist	x
3	Prepare a debit note in the receivables subsystem based on the received reports and data, record it as accounts receivable, and send it to the section head for approval.	Revenue Unit Employee	x
4	Review and approve the debit note, post it to the General Ledger, and send it to the Chief Financial Officer if it is correct. If there is an error, it is sent back to the Revenue Unit employee for correction.	Revenue Unit Head	x
5	Send the notice to the concerned parties.	Revenue Unit Head	x
6	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
7	File the entry and attachments in the unit's respective files.	Revenue Unit Employee	x

Procedure Map

Tax Revenue Recording Procedure

Inputs	Tax Specialist	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Head	Chief Financial Officer	Outputs
Tax-related reports and data	Start ↓ 1- Receive reports from concerned parties ↓ 2- Review reports from concerned parties and supporting documents for calculating due tax value	↓ 3- Prepare a debit note in the receivables subsystem based on received reports and data and record it as accounts receivable ↓ 7- Archive ↓ End	↓ 4- Review and approve the debit note and post it to the General Ledger ↓ Is the note correct? ↓ 5- Send the notice to the concerned parties	↓ 6- Review total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section)	Debit Note Financial System

2.5.2 Recording Revenues from In-Kind Transfers

2.5.2.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with recording revenues from in-kind transfers, such as fixed assets, whether they are conditional or unconditional.

2.5.2.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Assets Unit at the Government Entity.
Revenue Unit Employee at the Government Entity.
Revenue Unit Head at the Government Entity.
Chief Financial Officer at the Government Entity.

2.5.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	In-kind transfer letter from concerned parties	This is a letter received from the party sending the asset, which includes the asset's specifications, value, and conditions of use if the asset is conditional.		a

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	In-kind transfer receipt document from concerned parties	This is a document issued by the Assets Unit at the government entity to notify the sending party of the receipt of the in-kind transfer.		a
2	Asset valuation document	This is a document resulting from the valuation of the asset by a specialized technical committee, which includes the asset's fair value and specifications resulting from the valuation process.		a

2.5.2.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the in-kind transfer letter from the concerned party, receive the in-kind transfer from the concerned party, and verify that the asset matches the specifications mentioned in the transfer letter.	Assets Unit	x
2	Evaluate the received asset by a specialized technical committee, verify the existence of any conditions on the use of the asset, prepare the asset valuation document, and communicate with the Revenue Unit to inform them of the asset's value. If the asset is unconditional, proceed to step (6).	Assets Unit	x
3	Evaluate the condition placed on the revenue.	Revenue Unit Head	x
4	Record the revenue as deferred revenue until the condition is met in the receivables subsystem.	Revenue Unit Employee	x
5	If the condition is met, reverse the deferred revenue entry and record it as revenue.	Revenue Unit Employee	x
6	Prepare the revenue entry in the receivables subsystem and send it to the Revenue Unit Head.	Revenue Unit Employee	x
7	Review the recording of the revenue/conditional revenue, compare it with the concerned party's letter regarding the asset transfer to the government entity, verify that the condition has been met, communicate with the concerned parties to notify them of the condition being met, and approve and post the entry in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
8	Record the assets according to the approved procedures for adding and recording tangible and intangible assets if the in-kind transfer meets the capitalization criteria (recognized as an asset).	Assets Unit	x
9	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
10	File the entry and attachments in the files.	Revenue Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Recording Revenues from In-Kind Transfers

Inputs	Assets Unit	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Head	Chief Financial Officer	Outputs
In-kind transfer letter from concerned parties	Start ↓ 1- Receive in-kind transfer letter from the concerned party, and verify that the asset matches the specifications mentioned in the transfer letter ↓ Is the revenue conditional? ↓ 8- Record assets according to the approved procedures for adding and recording tangible and intangible assets	→ 4- Record the revenue as deferred revenue until the condition is met in the receivables subsystem ↓ Is the condition met? ↓ Yes 5- Reverse the deferred revenue entry and record it as revenue ↓ 6- Send the notice to the concerned parties ↓ 10- Archive ↓ End	→ 3- Evaluate the condition placed on the revenue ↓ 7- Review the recording of the revenue/conditional revenue, compare it with the concerned party's letter regarding the asset transfer, verify the condition has been met, and contact the concerned parties	↓ 9- Review total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section)	In-kind transfer receipt document from concerned parties Asset valuation document Financial System

2.5.3 Recording Revenues from Other Transfers

2.5.3.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with recording revenues from other transfers from concerned parties to local entities, such as revenues, grants, donations, and fines, whether they are conditional or unconditional.

2.5.3.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Revenue Unit Employee at the Government Entity.
Revenue Unit Head at the Government Entity.
Chief Financial Officer at the Government Entity.

2.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Letter from the concerned party with the transfer value	This is a letter received from the concerned party that includes the transfer value and any conditions for its use if the transfer is conditional. The letter may be in the following forms: A letter from the granting entity specifying the grant amount. A debt forgiveness letter received from the concerned party for the government entity.		a
2	Fines report	A statement of fines sent by the concerned unit showing the value of fines imposed on individuals and establishments.		a

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Receipt voucher sent to the concerned party	This is a document issued from the receivables subsystem that includes details of the collection of received transfers. It is sent to the concerned party to confirm receipt of the transfers by the government entity.	💻

2.5.3.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the letter from the concerned party and verify if there are conditions on the transfer. If the revenue is unconditional, proceed to step (4).	Revenue Unit Employee	x
2	Evaluate the condition placed on the revenue and record a miscellaneous receipt voucher for the value as deferred revenue until the condition is met.	Revenue Unit Head	x
3	If the condition is met, reverse the deferred revenue entry and record it as revenue.	Revenue Unit Employee	x
4	If the revenue is unconditional, record and issue a miscellaneous receipt voucher in the receivables subsystem and send it to the Revenue Unit Head at the government entity.	Revenue Unit Employee	x
5	Review the receipt voucher/revenue entry, compare it with the concerned party's letter regarding the transfer to the government entity, verify that the condition has been met, and approve and post it in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
6	Send a copy of the miscellaneous receipt voucher to the concerned party to confirm receipt of the transfer.	Revenue Unit Head	x
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.	Chief Financial Officer	x
8	File the entry and attachments in the unit's respective files.	Revenue Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Recording Revenues from Other Transfers

Inputs	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Head	Chief Financial Officer	Outputs
Letter from the concerned party with the transfer value Fines report	Start ↓ 1- Receive letter from the concerned party and check for conditions on the transfer ↓ Is the revenue conditional? ↓ Yes 3- Reverse the deferred revenue entry and record it as revenue ↓ No 4- Record and issue a miscellaneous receipt voucher in the receivables subsystem and send it to the Revenue Unit Head at the government entity ↓ 8- Archive ↓ End	→ 2- Evaluate the condition on the revenue and record a miscellaneous receipt for the value as deferred revenue until the condition is met ↓ Is the condition met? ↓ 5- Review the receipt voucher/revenue entry, compare it with the concerned party's letter regarding the transfer, verify the condition has been met, and approve and post in the receivables subsystem ↓ 6- Send a copy of the miscellaneous receipt to the concerned party to confirm receipt of the transfer	↓ 7- Review total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section)	Receipt voucher sent to the concerned party Financial System

2.5.4 Recording Revenues from Providing Services and Selling Goods

2.5.4.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to record revenues from service fees and the sale of goods and assets that the government entity collects from customers, for the purpose of establishing revenue entitlement, establishing accounts receivable arising from revenue recognition, and collecting them. This procedure consists of four sub-procedures:

Recording transactions related to prepaid revenue.
Recording transactions related to accrued revenue.
Recording revenues from service fees.
Recording revenues from the sale of goods and assets.

2.5.4.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Revenue Unit Employee at the Government Entity.
Fixed Assets / Inventory Unit Employee at the Government Entity.
Revenue Unit Head at the Government Entity.
Chief Financial Officer at the Government Entity.

2.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Service provision system at the government entity	This is a system used by the government entity to record daily operations of providing services to the public (service system), if available.	💻
2	Statement of receipt vouchers	This is a report issued by the service system with the total revenue collections from providing various government services, showing the total revenue collections for each service provided by the government entity and whether the revenue for the services is due or not.	💻
4	Bank account for the government entity's revenues	This is the bank account designated for collecting the government entity's revenues through all collection channels mentioned in the financial policies above (for providing services and selling goods/assets). This account is zeroed out by automatically transferring all deposited amounts to the treasury account at the Department of Finance at the end of each business day.	💻
5	Decision of the asset/inventory sale committee	This is the report/minutes prepared and approved by the members of the asset/inventory sale/disposal committee, including the reasons for selling the asset/inventory.		a

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Invoices for services / goods / assets	These are invoices issued by the Revenue Unit at the government entity as a result of providing services or selling goods/assets, showing the amounts and quantities of materials/type of services provided to the concerned parties (government entities, local governments, customers, etc.).	💻	a
2	Service performance receipt / Goods/assets delivery document	This is a document for service performance or delivery of sold goods or assets issued by the concerned unit in the government entity, resulting from the service request document/purchase order received from the concerned party.		a

2.5.4.4 Detailed Description and Procedure Map

1- Recording transactions related to prepaid revenue.

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entities
1	Receive supporting documents when requesting or performing a service, which consist of service contracts (e.g., lease contracts) and verify the contract terms.	Revenue Unit Employee	x
2	Define the new customer in the receivables subsystem.	Revenue Unit Employee	x
3	Prepare an invoice in the receivables subsystem according to the terms of the contract with the concerned party.	Revenue Unit Employee	x
4	Prepare a receipt voucher against the invoice and record it as deferred revenue in the receivables subsystem.	Revenue Unit Employee	x
5	Review the supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
6	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
7	Upon completion of the service, receive the service performance receipt and verify the contract terms.	Revenue Unit Employee	x
8	Reverse the value of the service provided from the deferred revenue account to the revenue account.	Revenue Unit Employee	x
9	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
10	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
11	File the entry and attachments in the unit's respective files.	Revenue Unit Employee	x

Procedure Map

1- Recording Transactions Related to Prepaid Revenue

Inputs	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Head	Chief Financial Officer	Outputs
Service provision system at the government entity Statement of receipt vouchers Decision of the asset/inventory sale committee	Start ↓ 1- Receive supporting documents upon service request or performance, including service contracts ↓ 2- Define the new customer in the receivables subsystem ↓ 3- Prepare an invoice in the receivables subsystem according to the contract terms with the concerned party ↓ 4- Prepare a receipt voucher against the invoice and record it as deferred revenue in the receivables subsystem ↓ 7- Receive service performance receipt and verify contract terms ↓ 8- Reverse the value of the service provided from the deferred revenue account to the revenue account ↓ 11- Archive ↓ End	↓ 5- Review supporting documents and the entry, approve and post it in the receivables subsystem ↓ 9- Review attached supporting documents and the entry, approve and post it in the receivables subsystem	↓ 6- Review total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section) ↓ 10- Review total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section)	Invoices for services / goods / assets Service performance receipt / Goods/assets delivery document Financial System

2- Recording transactions related to accrued revenue.

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive supporting documents after the service request, which consist of service revenue invoices and service contracts.	Revenue Unit Employee	x
2	Prepare an invoice in the accounts receivable subsystem according to the type of service and record it as revenue in the receivables subsystem.	Revenue Unit Employee	x
3	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
4	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.	Chief Financial Officer	x
5	File the entry and attachments in the unit's respective files.	Revenue Unit Employee	x

Procedure Map

Recording Transactions Related to Accrued Revenue

Inputs	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Head	Chief Financial Officer	Outputs
	Start ↓ 1- Receive supporting documents after the service request, which consist of service revenue invoices and service contracts. ↓ 2- Prepare an invoice in the accounts receivable subsystem according to the type of service and record it as revenue in the receivables subsystem. ↓ 5- File the entry and attachments in the unit's respective files. ↓ End	→ 3- Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	→ 4- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.

3- Recording revenues from service fees.

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive supporting documents when requesting or performing a service, which consist of statements of receipt vouchers collected from providing government services at service centers.	Revenue Unit Employee	x
2	Prepare an invoice for the total service revenues from service centers, classifying them according to the type of service provided, and indicating due and undue service revenue.	Revenue Unit Employee	x
3	Ensure the invoice matches the government entity's bank account for revenues.	Revenue Unit Employee	x
4	If there is a discrepancy in the amounts in the supporting documents, the Revenue Unit employee contacts the relevant department at the service centers to resolve the mismatched amounts.	Revenue Unit Employee	x
5	Record and post receipt vouchers according to the type of service provided and record them as revenue in the receivables subsystem.	Revenue Unit Employee	x
6	Review the supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
8	File the entry and attachments in the unit's respective files.	Revenue Unit Employee	x

Procedure Map

Recording Revenues from Service Fees

Inputs	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Head	Chief Financial Officer	Outputs
	Start ↓ 1- Receive supporting documents when requesting or performing a service, which consist of statements of receipt vouchers collected from providing government services at service centers. ↓ 2- Prepare an invoice for the total service revenues from service centers, classifying them according to the type of service provided, and indicating due and undue service revenue. ↓ 3- Ensure the invoice matches the government entity's bank account for revenues. ↓ 4- If there is a discrepancy in the amounts in the supporting documents, the Revenue Unit employee contacts the relevant department at the service centers to resolve the mismatched amounts. ↓ 5- Record and post receipt vouchers according to the type of service provided and record them as revenue in the receivables subsystem. ↓ 8- File the entry and attachments in the unit's respective files. ↓ End	→ 6- Review the supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	→ 7- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section)

4- Recording revenues from the sale of goods and assets.

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the decision of the asset/inventory sale committee, stating the reasons for disposing of the asset, or the purchase order from the external party.	Revenue Unit Employee	x
2	Review the supporting documents, ensure their completeness, and verify that all approvals have been obtained to issue the sales invoice in the receivables subsystem. The Revenue employee ensures that approvals for the goods to be sold are met. If approvals for the goods or assets to be sold are not met, the Revenue Unit employee contacts the external party to obtain the required documents.	Revenue Unit Employee	x
3	Verify the availability of the goods in the inventory.	Fixed Assets / Inventory Unit Employee	x
4	If approvals for the sale of goods or assets are met, the value of the asset/inventory is written off in the financial system and handed over to the beneficiary.	Fixed Assets / Inventory Unit	x
5	The Revenue Unit employee prepares a sales invoice for the disposed asset/inventory in the receivables subsystem.	Revenue Unit Employee	x
6	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receivables subsystem.	Revenue Unit Head	x
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
8	File the entry and attachments in the unit's respective files.	Revenue Unit Employee	x

Document

Procedure Map

Procedure for Recording Revenue from Providing Services and Selling Goods

Inputs	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Officer	Senior Financial Officer	Outputs
	Start
Service Delivery System in the Government Entity	1- Receive supporting documents upon service request or performance, which consist of service contracts.
	2- Define the new customer in the receipts subsystem.
Receipts Statement	3- Prepare an invoice in the receipts subsystem according to the terms of the contract with the concerned entity.			Invoices for Services / Goods / Assets
Asset/Inventory Sale Committee Decision	4- Prepare a receipt against the invoice and record it as deferred revenue in the receipts subsystem.	5- Review the supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receipts subsystem.	6- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).
	7- Receive the service performance receipt and verify the contract terms.			Service Performance Receipt / Goods/Assets Delivery Document
	8- Reverse the value of the provided service from the deferred revenue account to the revenue account.	9- Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the receipts subsystem.	10- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Financial System
	11- Archive
	End

2.5.5 Recording Revenue Collections via Ajman Pay Platform

2.5.5.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with recording revenue collections received by the government entity through the Ajman Pay platform. The accounting entries and financial transfers issued by the Ajman Pay platform system for revenues affect the systems and accounts of the government entity. Follow-up and control are carried out by the Revenue Follow-up section at the Department of Finance.

2.5.5.2 Officials Responsible for the Procedure Activities

Revenue Unit Employee in the government entity.
Revenue Unit Officer in the government entity.
Senior Financial Officer in the government entity.

2.5.5.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Receipts Statement	This is a report issued by the public service system used by the service centers of the government entity, showing the total revenue collections from various government services, detailing the total revenue collections for each service provided by the government entity and whether the revenue has been earned against the services or not.	[Automatic]
2	Bank Account Statement	This is a bank statement issued by the approved bank showing the transactions made through the Ajman Pay platform.	[Automatic]

2.5.5.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Review and reconcile the daily receipts statement against the service fees collected via the Ajman Pay platform with the bank statement. If there are no remarks, proceed to step (3).	Revenue Unit Employee		X
2	Prepare revenue receipts for service fees and sale of goods, and receipts for the commission collected from the Ajman Pay platform.	Revenue Unit Employee		X
3	Review the revenue receipts in the receipts subsystem.	Revenue Unit Employee		X
4	Transfer funds from the government entity's receipts bank account to the General Treasury account at the Department of Finance (Cash and Banks section).	Multiple Parties (Refer to the relevant procedure)	X
5	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer		X
6	File the entry and attachments in the unit's specific files.	Revenue Unit Employee		X

Procedure Map

Procedure for Recording Revenue Collections via Ajman Pay Platform

Inputs	Revenue Unit Employee	Senior Financial Officer	Outputs
	Start
Receipts Statement	1- Review and reconcile the daily receipts statement against the service fees collected via the Ajman Pay platform with the bank statement.
	Are there any remarks?
Bank Account Statement	2- Communicate with the concerned parties to address the remarks.
	3- Prepare revenue receipts for service fees and sale of goods, and receipts for the commission collected from the Ajman Pay platform.
	4- Review the revenue receipts in the receipts subsystem.
	5- Transfer funds from the government entity's receipts bank account to the General Treasury account at the Department of Finance (Cash and Banks section).	6- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Financial System
	7- Archive
	End

2.5.6 Recording Revenue Collections via Other Collection Channels

2.5.6.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with recording revenue collections received by the government entity through collection channels other than the Ajman Pay platform, resulting from both exchange and non-exchange transactions. Other collection channels include bank transfers, cash receipts, and checks. It is divided into two sub-procedures:

1- Collection from exchange transactions.

2- Collection from non-exchange transactions.

2.5.6.2 Officials Responsible for the Procedure Activities

Revenue Unit Employee in the government entity.
Revenue Unit Officer in the government entity.
Senior Financial Officer in the government entity.
The concerned entity.
Collection Unit.

2.5.6.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Revenue amount confirmation letter and bank transfer letter	This is a letter from the concerned entity confirming the outstanding revenue balance and a letter proving the completion of the payment via bank transfer.		[Manual]

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Receipts Statement	This is a report issued by the public service system used by the service centers of the government entity, showing the total revenue collections from government services, detailing the total revenue collections for each service and whether the revenue has been earned against the services or not.	[Automatic]

2.5.6.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Transfer the revenue to the government entity's bank account and send a bank transfer confirmation letter to the government entity. If payment is made via bank transfer, proceed to step (3).	The concerned entity or the customer required to pay		X
2	Pay the amount due for services and goods for exchange revenues at the government entity in cash or by check. Proceed to step (4).	The concerned entity or the customer required to pay		X
3	Receive the confirmation and transfer letter and verify the transfer of funds to the government entity's account through available means (e.g., online banking services).	Revenue Unit Employee		X
4	Receive the check/cash, prepare the receipts statement, and deposit the received amounts in the bank.	Collection Unit Employee		X
5	Record the receipt of the revenue amount in the receipts subsystem (bank transfer / check receipt / cash).	Revenue Unit Employee		X
6	If the amounts are not received, contact the concerned entity for collection.	Revenue Unit Employee		X
7	Review the transfer confirmation letter / revenue collection entry and reconcile it with the transaction in the receipts subsystem, approve it, and post it to the General Ledger.	Revenue Unit Officer		X
8	Transfer funds from the government entity's receipts bank account to the General Treasury account at the Department of Finance (Cash and Banks section).	Multiple Parties (Refer to the relevant procedure)	X
9	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer		X
10	File the entry and attachments in the unit's specific files.	Revenue Unit Employee		X

Procedure Map

Procedure for Recording Revenue Collections via Other Collection Channels

Inputs	Concerned Entity	Collection Unit Employee	Revenue Unit Employee in the Government Entity	Revenue Unit Officer in the Government Entity	Senior Financial Officer	Outputs
	Start
	Bank transfers?
Revenue amount confirmation letter and bank transfer letter	1- Transfer the revenue to the government entity's bank account and send a bank transfer confirmation letter to the government entity.		3- Receive the confirmation and transfer letter and verify the transfer of funds to the government entity's account through available means.
	2- Pay the amount due in cash / by check.	4- Receive the check/cash, prepare the receipts statement, and deposit the received amounts in the bank.
			5- Record the receipt of the revenue amount in the receipts subsystem (bank transfer / check receipt / cash).
			6- If the amounts are not received, contact the concerned entity for collection.	7- Review the transfer confirmation letter / revenue collection entry and reconcile it with the transaction in the receipts subsystem, approve it, and post it to the General Ledger.		Receipts Statement
			8- Transfer funds from the government entity's receipts bank account to the General Treasury account at the Department of Finance.		9- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Financial System
			10- Archive
	End

2.5.7 Refunding Amounts Collected in Error by the Government Entity

2.5.7.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with processing transactions related to refunding revenue when the government entity collects revenue in error. This is done to adjust the debit balance of the concerned entity and to correct any discrepancies or errors in recording the revenue.

2.5.7.2 Officials Responsible for the Procedure Activities

Revenue Unit Employee in the government entity.
Revenue Unit Officer in the government entity.
Payments Unit in the government entity.

2.5.7.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Refund Request	This is the request submitted by the customer. It must contain all the required supporting documents and attachments.		[Manual]

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Refund Report	This is a comprehensive report containing the supporting documents, the report from the revenue employee at the government entity, and the financial transaction for the revenue refund in the receipts subsystem of the concerned government entity.	[Automatic]

2.5.7.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	The accountant receives the refund request submitted by the customer.	Revenue Unit Employee	X
2	Review the request and the supporting documents on which the request was based to determine the legitimacy and value of the refund.	Revenue Unit Employee	X
3	Review the refund request and check the supporting documents and attachments of the transaction on which the request was based to determine the legitimacy and value of the refund.	Revenue Unit Officer	X
6	Refund the amount to the beneficiary (Payments section).	Payments Unit	X
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer	X
8	File the attachments in the unit's specific files.	Revenue Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Refunding Amounts Collected in Error by the Government Entity

Inputs	Revenue Unit Employee in the Government Entity	Revenue Unit Officer in the Government Entity	Revenue Section Employee in the Department of Finance	Payments Unit	Outputs
	Start
Refund Request	1- The accountant receives the refund request submitted by the customer.
	2- Review the request and supporting documents on which the request was based to determine the legitimacy and value of the refund.	3- Review the refund request and check the supporting documents and attachments of the transaction on which the request was based to determine the legitimacy and value of the refund.
		Has the money been transferred to the Finance account?
		5- Forward the refund request with all supporting documents to the Payments Unit at the government entity for payment to the beneficiary.	4- Contact the Revenue Follow-up Section employee at the Department of Finance to have the funds refunded through the collection system.	6- Refund the money to the beneficiary.	Refund Report
		7- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).			Financial System
	8- Archive
	End

2.5.8 Exemption from Revenues and Debts

2.5.8.1 Objective of the Procedure

To govern exemptions from government revenues and debts. This procedure consists of two sub-procedures:

1- Exemption from government revenues.

2- Exemption from debts owed to the government or the government entity.

2.5.8.2 Officials Responsible for the Procedure Activities

Director of the Government Entity.
Director of the Department of Finance.
Revenue Unit Employee in the Government Entity.
Director of the Government Revenue Department.
Government Revenue Follow-up Section Employee.

2.5.8.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	If the exemption from revenue or debt write-off is based on a request from the government entity	A letter issued by the government entity explaining the justifications for the request and the financial impact on the government entity's revenues.		[Manual]

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Department of Finance Memorandum	A memorandum to the competent authority regarding the exemption from revenue or the request to write off the debt, explaining the recommendations of the Department of Finance.	[Automatic]

2.5.8.4 Detailed Description and Procedure Map

1- Exemption from Revenues

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	If the concerned party submits a request for exemption from revenue to the government entity and the government entity approves the request, the government entity submits a request to the Department of Finance, explaining the nature of the required exemption, its reasons, and the expected financial impact on the revenues of the concerned government entity, with supporting documents attached.	Concerned Party/Government Entity		X
2	Study the request, consider the justifications for the exemption, and assess its financial impact on public revenues.	Government Revenue Follow-up Section Employee	X
4	Review the study and submit recommendations to the Director of the Department of Finance.	Director of the Government Revenue Department	X
5	Submit the request to the competent authority, attaching the justifications for the exemption and the recommendations of the Department of Finance, and notify the government entity of the competent authority's decision.	Director of the Department of Finance	X
6	If the request is approved, the Revenue Unit at the concerned government entity will make the necessary financial and accounting adjustments to record the exemption.	Revenue Unit Employee		X

If a direct decision is issued by the competent authority for exemption from taxes, fees, fines, government returns, or debts, this decision is excluded from the procedures stipulated above, and the concerned government entity will take the necessary measures to implement this decision directly.

Procedure Map

Procedure for Exemption from Revenues

Inputs	Concerned Party	Director of the Government Entity	Revenue Follow-up Section Employee	Director of the Government Revenue Department	Director of the Department of Finance	Revenue Unit Employee	Outputs
	Start
Exemption Request	1- Request for exemption from revenue to the government entity.	2- Approve and address the Department of Finance, including a report for the exemption so that the Department of Finance can study it and submit its recommendations to the competent authority.	3- Study the exemption request, its justifications, its impact on government revenues, and determine the Department of Finance's opinion on the feasibility of the exemption.	4- Review the study and submit recommendations to the Director of the Department of Finance.	5- Submit the request to the competent authority.	6- In case of approval, make the necessary financial and accounting adjustments to record the exemption.	Department of Finance Memorandum

2- Exemption from Debts

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	The government entity submits a request to write off the debt, explaining the procedures followed by the government entity to collect the amount, the justifications for the write-off, and attaching documents that enable the Department of Finance to study it and provide an opinion.	Financial Affairs Unit Employee		X
2	Approve the request and send it to the Department of Finance.	Director of the Government Entity		X
3	Study the write-off request, its justifications, its impact on government revenues, and the recommendations of the Department of Finance.	Revenue Follow-up Section Employee	X
4	Review the debt write-off memorandum and the recommendations of the Department of Finance and submit them to the Director of the Department of Finance.	Director of the Government Revenue Department	X
5	Submit the memorandum to the competent authority to make the appropriate decision and notify the government entity of the competent authority's decision of approval or rejection.	General Director	X
6	If the request is approved, the Revenue Unit will make the necessary financial and accounting adjustments to record the write-off of debts and dues (Procedure for Preparing Debit and Credit Notes).	Multiple Parties (Refer to the relevant procedure)		X

Procedure Map

Procedure for Exemption from Revenues

Inputs	Concerned Party	Director of the Government Entity	Revenue Follow-up Section Employee	Director of the Government Revenue Department	Director of the Department of Finance	Revenue Unit Employee	Outputs
	Start
Exemption Request	1- Request for exemption from revenue to the government entity.	2- Approve and address the Department of Finance, including a report for the exemption so that the Department of Finance can study it and submit its recommendations to the competent authority.	3- Study the exemption request, its justifications, its impact on government revenues, and determine the Department of Finance's opinion on the feasibility of the exemption.	4- Review the study and submit recommendations to the Director of the Department of Finance.	5- Submit the request to the competent authority.	6- In case of approval, make the necessary financial and accounting adjustments to record the exemption.	Department of Finance Memorandum

2.5.9 Preparing Debit and Credit Notes

2.5.9.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with processing the preparation of credit/debit notes in the receipts subsystem; this is to adjust the debit balance of the concerned entity, either by increasing it, for example by imposing fines and penalties, or by decreasing it based on an agreement with that entity, in order to address any discrepancies or errors in recording the revenue.

2.5.9.2 Officials Responsible for the Procedure Activities

Revenue Unit Employee in the government entity.
Revenue Unit Officer in the government entity.
Senior Financial Officer in the government entity.

2.5.9.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents for the Note	These are the supporting documents on the basis of which the balance of the concerned entity is adjusted by preparing a debit/credit note. They may be a letter from the concerned entity or minutes of a meeting, and must show the balance of the concerned entity before the adjustment, the value of the adjustment to the balance, the actual balance after the adjustment, and the reasons for the adjustment.		[Manual]

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Debit / Credit Note	This is a document issued from the receipts subsystem that includes details of the balance adjustment and is sent to the concerned entity to confirm the balance adjustment.	[Automatic]

2.5.9.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive supporting documents to consider adjusting the balance of the concerned entity and prepare the debit/credit note accordingly.	Revenue Unit Employee	X
2	Review the debit/credit note and supporting documents to determine the legitimacy of adjusting the concerned entity's balance and to specify the value of the balance adjustment (increase or decrease).	Revenue Unit Officer	X
3	Approve the debit/credit note in the receipts subsystem to adjust the concerned entity's balance and send the debit note with the new balance to the concerned entity.	Revenue Unit Officer	X
4	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer	X
5	File the attachments in the unit's specific files.	Revenue Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Preparing Debit and Credit Notes

Inputs	Revenue Unit Employee	Revenue Unit Officer	Senior Financial Officer	Outputs
	Start
Supporting Documents for the Note	1- Receive supporting documents to consider adjusting the balance of the concerned entity and prepare the debit/credit note accordingly.
		2- Review the debit/credit note and supporting documents.		Debit / Credit Note
		3- Approve the debit/credit note in the receipts subsystem to adjust the concerned entity's balance and send the debit note with the new balance to the concerned entity.		Debit / Credit Note
			4- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Financial System
	5- Archive
	End

2.5.10 Revenue Monitoring

2.5.10.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with monitoring the recording of government revenues and preparing comparison reports with previous actual revenues and estimated revenues for the same financial period, and analyzing the reasons for variances.

2.5.10.2 Officials Responsible for the Procedure Activities

Revenue Unit Employee in the government entity.
Revenue Unit Officer in the government entity.
Senior Financial Officer in the government entity.

2.5.10.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Actual Revenue Report	This is a report of actual revenues (monthly/cumulative) extracted from the financial system (Mawared) (Cloud version) at the activity (item) level.	[Automatic]
2	Estimated Revenue Report	This is a report of estimated revenues (monthly/cumulative) extracted from the Smart Financial Planning system.	[Automatic]

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Comparison Report	A report prepared by comparing the actual revenue report and the estimated revenue report to analyze the reasons for variances.	[Automatic]

2.5.10.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance
1	Extract actual revenue reports from the Mawared system from the beginning of the fiscal year to the end of the month for which the report is being prepared.	Budget Unit Employee	X
2	Extract collected revenues from the Mawared system from the beginning of the previous fiscal year to the end of the month for which the report is being prepared from the previous year.	Budget Unit Employee	X
3	Extract estimated revenues from the Smart Planning system from the beginning of the fiscal year to the end of the month for which the report is being prepared.	Budget Unit Employee	X
4	Analyze the extracted data and identify the reasons for variances in coordination with the concerned units.	Budget Unit Employee	X
5	Prepare a report comparing actual revenues with estimated and actual revenues for the previous year according to the approved template (monthly/quarterly) with reasons for variances and present it to the Senior Financial Officer.	Budget Unit Employee	X
6	Review and approve the report and present it to senior management.	Senior Financial Officer	X
7	Provide the Department of Finance with a copy of the comparison report no later than 20 days from the end of the month.	Budget Unit Employee	X
8	File the report in the unit's file.	Budget Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Revenue Monitoring

Inputs	Budget Unit Employee	Senior Financial Officer	Outputs
	Start
	1- Extract actual revenue reports from the Mawared system from the beginning of the fiscal year to the end of the month for which the report is being prepared.
Actual Revenue Report	2- Extract collected revenues from the Mawared system from the beginning of the previous fiscal year to the end of the month for which the report is being prepared from the previous year.
Estimated Revenue Report	3- Extract estimated revenues from the Smart Planning system from the beginning of the fiscal year to the end of the month.
	4- Analyze the extracted data and identify the reasons for variances in coordination with the concerned units.
	5- Prepare a report comparing actual revenues with estimated and actual revenues for the previous year with reasons for variances.	6- Review and approve the report and present it to senior management.	Comparison Report Financial System
	7- Provide the Department of Finance with a copy of the comparison report no later than 20 days from the end of the month.		Comparison Report Financial System
	8- Archive
	End

2.6 Performance Indicators

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Time required to record a debit note/invoice in the Mawared system from the receipt of supporting documents from the concerned entity / provision of service or sale of goods to the customer until the note/invoice is recorded.	The time period between receiving supporting documents from the concerned entity / providing the service or selling the goods to the customer and recording the note / invoice.	Measure the time taken to record the note / invoice at the government entity and determine the effectiveness of the Revenue Unit.	Weekly
2	Aging of accounts receivable.	Date of issuing the accounts receivable aging report.	Measure the effectiveness of monitoring accounts receivable.	Monthly
3	Percentage of doubtful debts from the total amount of revenue due.	Doubtful debts ÷ Total revenue due	Measure the amount of doubtful debts from the total value of revenues.	Annually
4	Number of debit/credit notes in the Mawared system (to adjust accounts receivable balances) relative to the number of invoices.	Number of debit/credit notes ÷ Number of invoices	Measure the rate of adjustment to accounts receivable balances.	Monthly
5	Percentage of returned checks.	Number of returned checks / Total checks received × 100%	Measure the efficiency of customers in meeting their financial obligations.	Monthly
6	Percentage of introduction, amendment, or cancellation of fees or taxes.	(Current number of introductions, amendments, or cancellations - Previous number of introductions, amendments, or cancellations) / Previous number of introductions, amendments, or cancellations × 100%	Measure the annual rate of amendments to fees and taxes.	Annually

Back to Index

Financial Policies and Procedures Manual
for the Government of Ajman

3 Chapter Three - Salaries, Wages, and Employee Benefits

Document Update Tracking

Version	Issue Date	Notes

3.1 Definitions

For the application of the provisions of this chapter, the following words and phrases shall have the meanings assigned to them, unless the context indicates otherwise. Therefore, it is preferable to read these definitions carefully before proceeding to the rest of the chapter, to facilitate the use of the guide.

Term	Definition
Human Resources Unit	(Department / Section / Division / Unit) according to the organizational level in the structure of the government entity concerned with human resources tasks, responsibilities, and procedures.
Chief Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section / Chief Accountant) according to the organizational level in the structure of the government entity.
Employee Benefits	Benefits associated with the job grade that employees receive periodically in return for performing their job duties, which include: Salaries Annual Leave Pension contributions (deductions and government contributions for citizens and GCC nationals) End-of-service gratuity (for non-citizen employees)
Salaries	The monetary compensation that the employee receives periodically (at the end of each month), which includes the basic salary, supplementary allowance, other allowances, and increments, if any.

3.2 General Policies

The Human Resources Unit in the government entity shall be responsible for entering, updating, and completing employee data in the human resources records.
The Payroll Unit in the government entity shall be responsible for processing (calculating) salaries and employee benefits, verifying the accuracy of the data, and recording the resulting liabilities in the payroll subsystem.
Salaries and employee benefits must be recorded in the accounting records of the government entity within the financial period in which the benefit is due and the related job duties were performed.
It must be ensured that all supporting documents for salaries and employee benefits are met before recording any liabilities or disbursing entitlements, according to the evidentiary documents and the approved table of authorities.
All amounts due are paid according to the human resources policy for salaries and employee benefits and in accordance with the financial authorities' resolution.
A "Payslip" is issued monthly to employees or upon request. The "Payslip" details the employee benefits paid during the concerned period and is provided to the employee as an explanatory document.
The employee of the Payroll Unit in the government entity must save all supporting documents in a way that facilitates their archiving and maintenance.
Reconciliation with the General Ledger
A. The Accounts Unit is responsible for reconciling the payroll subsystem with the general ledger system in coordination and cooperation with the Payroll Unit.

To be covered under the Registration and Closing chapter

B. The payroll subsystem must be reconciled with the general ledger system when closing the relevant accounting period to ensure the payroll subsystem matches the general ledger system. Errors discovered during the reconciliation process must be addressed, and corrective actions taken on the subsystem as needed in coordination with the Payroll Unit.
The principle of segregation of duties must be observed when carrying out financial tasks to maintain transparency, integrity, and adherence to internal control principles, where the following tasks must be functionally segregated:
- Updating employee records and data.
- Auditing monthly changes in employee data.
- Running and preparing payroll and employee benefit statements.
- Recording liabilities and expenses arising from salaries and employee benefits.
- Preparing disbursement requests related to salaries and employee benefits.
- Paying salaries and employee benefits.
- Reconciling accounts.

3.3 Detailed Policies

3.3.1 Processing Salaries and Employee Benefits

Salaries and employee benefits must be processed according to the schedule below.

Activity	Responsibility	Due Date
Entering, updating, and completing employee data	Human Resources Unit in the government entity	End of the 20th of the month
Reviewing salary and employee benefit data	Human Resources Unit in the government entity	End of the 21st of the month
Processing (calculating) salaries and employee benefits and preparing monthly bank payroll statements	Payroll Unit in the government entity	End of the 24th of the month
Preparing the disbursement voucher	Payments Unit in the government entity	End of the 25th of the month

For the purpose of calculating salary entitlements in the subsystem, any transactions made after the final preparation of salary and employee benefit statements and until the end of the month are considered part of the salary and wage entitlements for the following month.
All months are considered 30 days regardless of the actual number of days for the purpose of calculating salary entitlements in the payroll subsystem, with the exception of:
- Month of appointment.
- Month of service termination.
In these two cases, salary entitlements are calculated based on (actual working days relative to the actual number of days in the month).
A salary returned by the bank for any reason is disbursed via a separate voucher after the matter is settled by the Payroll Unit in coordination with the concerned employee.
The total entitlements of an employee, combining salary and paid leave during the month, or paid leave entitlements alone, may not differ from the total approved monthly salary for an employee in service, even if the actual days of the month are less or more than 30 days. This is because the legal status of the employee during leave does not change from their legal status while in service.
Monthly employee salaries are paid via bank transfer to the employees' bank accounts for the net salaries due to them.
The monthly salary of a new employee may be paid by check for a maximum period of two months until they open an account with a bank operating in the country and provide the Human Resources Unit with the approved bank account number and details.
Employee salaries may not be paid in advance under any circumstances, except for prepaid leave salary.
Advances on salary may not be granted to employees.
No deductions may be made from an employee's salary to settle any obligations to third parties, otherwise, the following may be deducted from the employee's entitlements:
- Administrative penalties.
- Amounts deducted monthly to pay their share in the pension fund.
- Amounts deducted in execution of a court judgment.
- Amounts previously paid to the employee by mistake.
- Any other amounts due from the employee to the government entity.

3.3.2 Social Security for Employees

Civil and military employees: Citizens and GCC nationals:
a. The Payroll Unit employee must prepare monthly social security deduction statements for employees and the government's contribution for the benefit of the General Pension and Social Security Authority.

b. The head of the Payroll Unit must review the monthly social security deduction statements for employees and the government's contribution.

c. The Payroll Unit in government entities must record the liabilities and expenses of social security deduction amounts for employees and the government's contribution for the benefit of the General Pension and Social Security Authority monthly in the payroll subsystem.

d. The Payments Unit or the Payroll Unit in entities covered by automated transfer must ensure that the General Pension and Social Security Authority receives the monthly due social security amounts before the legally specified deadline.

3.3.3 Recording Employee Benefit Liabilities

The Human Resources Unit must ensure that employee data related to annual leave is continuously updated to ensure the correct calculation of the accumulated leave balance.
The Human Resources Unit in the government entity must ensure the correctness of the appointment date data for all employees and update the last day of work in the event of an employee's service termination, in order to ensure the correct calculation of end-of-service provisions.
The provision for unused leave balance is calculated based on the employee's gross salary at the end of the period as follows: (accumulated leave days at the end of the period multiplied by 1.4 multiplied by the gross salary multiplied by 12 months divided by 365 days), provided that the value of the provision does not exceed the value of the leave days balance the employee is allowed to carry over at the end of the year.
The end-of-service provision for employees is calculated from the first day of employment, based on the human resources policies and legislation applicable to the employee.
The Payroll Unit in the government entity is the unit responsible for generating reports on leave and end-of-service provisions monthly upon completion of the payroll run, reviewing the balances, maintaining the monthly reports in a special register, and providing the Accounts Unit with a copy.
The head of the Payroll Unit in the government entity, in coordination with the Human Resources Unit, must provide the Accounts Unit with the required balances of employee benefit provisions based on which liabilities are recorded at the closing of the financial period, for example: end-of-service gratuity and periodic leave balances.

Please refer to Ajman Government Accounting Policy No. 13 - Employee Benefits.

The Accounts Unit in the government entity must ensure the correct recording of liabilities monthly.

3.3.4 Transfer of Employees between Government Entities

The data of employees transferred from one government entity to another must be amended in the human resources records so that salaries and benefits are processed within the liabilities and expenses of the new government entity.
The Accounts Unit, in coordination with the Payroll Unit in each government entity, must transfer and adjust the employee's accrued liabilities (e.g., leave...) from the accounting records of the transferring government entity to the accounting records of the new government entity.
In the case of transferring a citizen employee from an entity affiliated with the federal government or any entity affiliated with the government of one of the state's emirates, no financial liabilities that were due to the citizen employee from their previous employer shall be recorded.

3.4 Notes

The following should be consulted regarding the legal and accounting reference for salaries and employee benefits:

Human Resources Law in the Government of Ajman or any legislation that replaces or amends it.
Law of Service for Local Military Personnel in the Emirate of Ajman or any legislation that replaces or amends it.
Federal Law No. 7 of 1999 concerning the issuance of the Pensions and Social Security Law or any legislation that replaces or amends it.
Regulations, rules, and decisions related to human resources in the Government of Ajman.
Ajman Government Accounting Policy No. 13 - Employee Benefits.

3.5 Procedures and Workflows

3.5.1 Recording Salaries and Employee Benefits

3.5.1.1 Procedure Objective

The procedure aims to record salaries and employee benefits for government entities.

3.5.1.2 Responsible for Procedure Activities

Human Resources Unit employee in the government entity.
Payroll Unit employee in the government entity.
Head of the Payroll Unit in the government entity.
Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

3.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Employee data for the relevant period	This is the data entered/updated in the Human Resources system records by the Human Resources Unit in the government entity, which shows the employee entitlements for the relevant period, such as salaries, leave allowance, and deductions.
2	Supporting Documents	These are the evidentiary documents based on which salary and employee benefit liabilities or expenses are recorded and which explain the reasons for discrepancies (if any). Supporting documents are received from the Human Resources Unit in the government entity.		α

No.	Output	Output Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Detailed payroll statement for the relevant period	This is the statement resulting from the process of calculating salaries and employee benefits for the relevant period, which includes the amounts and entitlements to be paid.

3.5.1.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Ensure the update/completion of employee data in the Human Resources system records, based on which salaries for the relevant period are calculated in the payroll system. This data includes, for example: Banking details Basic salary Allowances Social security deductions Other deductions Government contribution to social security End of service decision Notify the Payroll Unit of the completion of all procedures for salary disbursement.	Human Resources Unit employee		X
2	Process salaries for the specific period and prepare salary calculation statements, comparing them with historical statements from the last period.	Payroll Unit employee		X
3	In case of discrepancies, review supporting documents for the discrepancies and contact the Human Resources Unit to clarify any other discrepancies.	Payroll Unit employee		X
4	In the absence of discrepancies, prepare journal entries for liabilities and expenses arising from employee salaries and benefits for the relevant period in the payroll subsystem.	Payroll Unit employee		X
5	Review, approve, and post the entries and supporting documents to the General Ledger.	Head of the Payroll Unit		X
6	Make payments of salaries and employee benefits to complete the disbursement process.	Payments Unit		X
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing Chapter).	Chief Financial Officer	X
8	File the entries and supporting documents in the unit's respective files.	Payroll Unit employee		X

Procedure Map

Procedure for Recording Salaries and Employee Benefits

3.5.2 Paying Salaries and Employee Benefits

3.5.2.1 Procedure Objective

The procedure aims to pay salaries and employee benefits for government entities, based on a payment order and supporting documents. Payment includes, for example:

Payment of monthly salaries.
Payment of social security contributions to the General Pension and Social Security Authority.
End-of-service entitlements.

3.5.2.2 Responsible for Procedure Activities

Payments Unit employee in the government entity.
Head of the Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

3.5.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Payment Order	This is an approved notice from the Payroll Unit in the government entity to settle or pay amounts related to salaries and employee benefits.
2	Supporting Documents	These are the documents or evidentiary attachments with the payment order, based on which the disbursement is made. For example: Approved payroll statements. Social security contribution statements. End-of-service decision issued by the competent authority in the government entity. Approved clearance certificate. Cancellation of residence for a non-citizen employee or transfer of sponsorship to another entity. Clearance certificate from the bank to which the employee's monthly salary is transferred. If obtaining the required clearance is not possible, the government entity must transfer the end-of-service entitlements to the concerned bank, indicating that this amount represents the end-of-service entitlements.

No.	Output	Output Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Disbursement Voucher	This is the disbursement form with attached supporting documents, prepared by the Payments Unit (e.g., details of payroll statements), and used to settle financial claims through the approved payment mechanism.
2	Bank Transfer Notification	This is a notification confirming the transfer of the payment to the accounts of employees / General Pension and Social Security Authority from the government entity's bank account.
3	Detailed Payroll / Employee Benefit Statements Transferred to Banks	This is the statement that shows the salaries and employee benefits for the relevant period, extracted from the payroll subsystem, which includes the amounts and entitlements to be paid to employees / relevant parties and transferred to the government entity's bank.

3.5.2.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive the payment order and ensure all approvals and authorizations according to the table of authorities and supporting documents are met.	Payments Unit employee		X
2	Prepare the payment entry in the payments subsystem against the payment order and prepare the disbursement voucher in the government entity's records.	Payments Unit employee		X
3	Review and approve the payment entry and disbursement voucher in the payments subsystem, and issue the detailed payroll / employee benefit statements transferred to banks. Transfer the payment to the payment system.	Head of the Payments Unit		X
4	Review and approve the payment in the payment system and notify the concerned bank of the transfer.	Authorized Signatory (according to the approved table of authorities)		X
5	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing Chapter).	Chief Financial Officer	X
6	File the entry and supporting documents in the unit's respective files.	Payments Unit employee		X

Procedure Map

Procedure for Paying Salaries and Employee Benefits

3.5.3 Recording and Paying Salaries and Employee Benefits (Entities Covered by Automated Transfer)

3.5.3.1 Procedure Objective

The procedure aims to record and pay salaries and employee benefits for government entities, based on a payment order and supporting documents. Payment includes, for example:

Payment of monthly salaries.
Payment of social security contributions to the General Pension and Social Security Authority.
End-of-service entitlements.

3.5.3.2 Responsible for Procedure Activities

Human Resources Unit employee in the government entity.
Payroll Unit employee in the government entity.
Head of the Payroll Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

3.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Employee data for the relevant period	This is the data entered/updated in the Human Resources system records by the Human Resources Unit in the government entity, which shows the employee entitlements for the relevant period, such as salaries, leave allowance, and deductions.
2	Supporting Documents	These are the documents or evidentiary attachments with the payment order, based on which the disbursement is made. For example: Approved payroll statements. Social security contribution statements. End-of-service decision issued by the competent authority in the government entity. Approved clearance certificate. Cancellation of residence for a non-citizen employee or transfer of sponsorship to another entity. Clearance certificate from the bank to which the employee's monthly salary is transferred. If obtaining the required clearance is not possible, the government entity must transfer the end-of-service entitlements to the concerned bank, indicating that this amount represents the end-of-service entitlements.

No.	Output	Output Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Detailed Payroll / Employee Benefit Statements Transferred to Banks	This is the statement that shows the salaries and employee benefits for the relevant period, extracted from the payroll subsystem, which includes the amounts and entitlements to be paid to employees / relevant parties.
2	Bank Transfer Notification	This is a notification confirming the transfer of the payment to the accounts of employees / General Pension and Social Security Authority from the government entity's bank account.

3.5.3.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Ensure the update/completion of employee data in the Human Resources system records, based on which salaries for the relevant period are calculated in the payroll system. This data includes, for example: Banking details Basic salary Allowances Social security deductions Other deductions Government contribution to social security End of service decision Notify the Payroll Unit of the completion of all procedures for salary disbursement.	Human Resources Unit employee		X
2	Process salaries for the specific period and prepare salary calculation statements, comparing them with historical statements from the last period.	Payroll Unit employee		X
3	In case of discrepancies, review supporting documents for the discrepancies and contact the Human Resources Unit to clarify any other discrepancies.	Payroll Unit employee		X
4	In the absence of discrepancies, prepare journal entries for liabilities and expenses arising from employee salaries and benefits for the relevant period in the payroll subsystem.	Payroll Unit employee		X
5	Review, approve, and post the entries and supporting documents to the General Ledger, and transfer the payment to the payment system.	Head of the Payroll Unit		X
6	Review and approve the payment in the payment system and notify the concerned bank of the transfer.	Authorized Signatory (according to the approved table of authorities)		X
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing Chapter).	Chief Financial Officer	X
8	File the entries and supporting documents in the unit's respective files.	Payroll Unit employee		X

Procedure Map

Recording and Paying Salaries and Employee Benefits (Entities Covered by Automated Transfer)

3.5.4 Recording Employee Benefit Provisions

3.5.4.1 Procedure Objective

The procedure aims to record provisions for employee benefits based on future liabilities at the close of the financial period, for example, the following provisions:

End-of-service gratuity for non-citizen employees.
Annual leave.

3.5.4.2 Responsible for Procedure Activities

Payroll Unit employee in government entities.
Head of the Payroll Unit in government entities.
Chief Financial Officer in the government entity.

3.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Employee data related to provisions for the relevant period	This is employee data provided by the Human Resources Unit in government entities, which shows employee entitlements for the relevant period from benefits (e.g., annual leave balances and end-of-service gratuity).
2	Provision balance in the General Ledger	This is the current calculated balance for the relevant provision for employee benefits in the government entity.

No.	Output	Output Description	Archiving
			Automated	Manual
1	Adjusting Entry	This is the entry prepared to address discrepancies in the provision (if any) based on the approved provisions report.

3.5.4.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Upload employee data related to provisions into the payroll subsystem, based on which employee benefit provisions are calculated to be recorded as liabilities for the government entity at the end of the financial period.	Payroll Unit employee		X
2	Prepare an entry for recording/adjusting the provision in the payroll subsystem.	Payroll Unit employee		X
3	Review the supporting documents and the entry, and approve it.	Head of the Payroll Unit		X
4	Review the total entries and post them to the General Ledger (Registration and Closing Chapter).	Chief Financial Officer	X
5	File the entry and supporting documents in the unit's respective files.	Payroll Unit employee		X

Procedure Map

Procedure for Recording Employee Benefit Provisions

3.6 Performance Indicators

The following reports are used to measure the performance of the Payroll Unit's function (for example):

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Time taken to process and pay salaries and employee benefits	Number of days taken to pay monthly salaries and employee benefits	To determine the number of days taken to pay monthly salaries and employee benefits	Monthly
2	Percentage of salary and employee benefit disbursement operations through exceptional payment	Number of salary and employee benefit disbursement operations through exceptional payment / Total salary and employee benefit disbursement operations during the month	To determine the number of monthly salary and employee benefit disbursement operations through exceptional payment	Monthly
3	Percentage of errors resulting from processing monthly salaries and employee benefits	Number of incorrect operations / Total monthly operations	To determine the monthly percentage of errors resulting from processing salaries and employee benefits (from preparing statements to payment)	Monthly

Back to Index

Financial Policies and Procedures Manual

for the Government of Ajman

4 Chapter Four: Payments

Document Update Tracking

Version	Issue Date	Notes

4.1 Definitions

Term	Definition
Finance Unit	(Financial Affairs Department / Financial Affairs Section) according to the organizational level in the structure of the government entity.
Payments Unit	(Section / Division / Unit / Employee) according to the organizational level in the structure of the concerned government entity.
Chief Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section) according to the organizational level in the structure of the government entity.
Refundable Deposits and Guarantees Paid	These are amounts paid by the government entity as a guarantee or on deposit for renting a building, asset, or property, implementing an agreement, performing a service, or fulfilling required conditions. These deposits are refundable when the purpose for which they were paid is fulfilled.
Deposits from Others and Guarantees Received	These are amounts collected from those dealing with the government entity as a guarantee or on deposit for possessing an asset of the entity, implementing agreements, performing services, or fulfilling required conditions. These deposits are refundable when the purpose for which they were collected is fulfilled.
Operating Expenses	These are expenses incurred by the government entity for the purchase of goods or services during its operations, which are not considered capital expenditures.
Capital Expenditures	These are expenses incurred by the government entity for the purchase/construction of tangible and intangible assets that will have economic or productive benefits for more than one financial period, in addition to expenditures on existing assets that result in an increase in the useful life of these assets or an increase in their economic or service benefits.
Systemic Payments	Payments for invoices or claims that are transferred for payment from subsystems (e.g., procurement subsystem, payroll system).
Direct Payments	Payments for invoices or claims other than systemic payments (e.g., telephone, electricity, and water bills).

4.2 General Policies

The Payments Unit in the government entity is responsible for processing and monitoring accounts payable and payments.
The principle of segregation of duties must be observed when carrying out financial tasks to maintain transparency, integrity, and adherence to internal control principles and systems, where the following must be functionally segregated:
- Preparation of disbursement requests.
- Approval of disbursement.
- Recording of disbursement entries.
- Bank account reconciliation.
It must be ensured that all attachments for the expense are available before recording any invoice/liability, according to the supporting documents/inputs mentioned before each procedure in this chapter.
All approvals and authorizations must be obtained before completing the disbursement (payment) process and recording it in the accounting records (accounts payable subsystem).
A liability must be recorded upon receipt of amounts related to the provision of a future service or in the case of receiving amounts that will be returned later (e.g., amounts collected in advance and deposits).
The right of a third party to claim any debts or dues shall be forfeited after the lapse of five years from the end of the fiscal year in which such debts and dues became due, and after this period they shall become public funds and be recorded as revenues.
The right of a third party to claim any trust funds shall be forfeited after the lapse of (5) years from the date they become due for return to the person entitled to recover them, and after this period they shall become public funds and be recorded as revenues.
Liabilities must be recorded at their final value (net value after trade discounts and penalties), if any.
Any adjustment to the value of accounts payable must be documented with a credit or debit note attached with supporting documents to justify any adjustment to the supplier or contractor balance and state the value of the balance adjustment, with the adjustment approved according to the authorized powers in this regard.
Material errors related to previous years are treated retrospectively (adjusting comparative balances), after approval from the Department of Finance, and the adjustments are disclosed in the final financial statements.
Please refer to the relevant accounting policy
If invoices must be paid by the Department of Finance on behalf of government entities, the liability is transferred from the concerned government entities to the Department of Finance, where the liability is derecognized in the government entity and recognized in the Department of Finance.
No set-off shall be made between amounts due to any person and amounts due from them to the government entity unless there are justifications requiring such an action, provided that the following are available:
a. Approval of the director of the government entity for the set-off based on a recommendation from the Chief Financial Officer of the government entity.

b. The person signs a release for the amounts being settled with them.

c. The expenses and revenues being set-off are recorded under the government expense items and government revenue items in accordance with the accounting policies approved in this regard.
Government entities may not, under any circumstances, pay government payments from the revenues they collect or from the amounts held in their custody on trust, even temporarily.
The government entity may not break down the amounts due for payment for the purpose of exceeding the financial authorities approved for it.
Each government entity must ensure the availability of the necessary appropriation in the budget before an obligation arises between the government entity and any other entity or person.

Payments to suppliers/contractors are related to settling the liability incurred by the government entity as a result of contracting with contractors or purchasing materials or receiving services from suppliers.
The Payments Unit must allocate expenses to cost centers based on a reasonable and well-founded allocation or distribution basis (e.g., time basis, area basis, number of employees, etc.).
Government payment documents and transactions must be authorized according to the authority levels specified in the legislation governing those authorities.
An employee may not authorize government payments if they are the beneficiary of the payment or when they have a private or personal interest (financial or non-financial) in the payment. In such cases, government payments must be authorized by the next higher functional level of authority.
Paper-based government payment documents must be authorized by the written signature of the authorized employee. Signing using other means, such as a stamp, pre-signed signature, or printed signature on papers or copies, is not permitted.
Reconciliation of accounts with the General Ledger.
a. The Accounts Unit is responsible for reconciling the Accounts Payable sub-ledger with the General Ledger system, in coordination and cooperation with the Payments Unit.

This is covered under the Registration and Closing section.

b. The Accounts Payable sub-ledger must be reconciled with the General Ledger system at the closing of the relevant accounting period to ensure conformity between the two. Any errors discovered during the reconciliation process must be addressed, and corrective actions taken on the sub-ledger as needed.

4.3 Detailed Policies

4.3.1 Review and Matching of Invoices

All supplier and contractor invoices must be directed to the Payments Unit at the government entity. If invoices are received by other departments or sections, the department/section must send them to the Payments Unit with all supporting documents within two working days of receipt.
The Payments Unit at the government entity must review incoming invoices and ensure all supporting documents/attachments are complete before approving the receipt of the invoices.
The supplier or contractor's invoice must be reviewed to verify the accuracy of the data and that it meets the requirements for a tax invoice if the supplier is tax-registered. The accuracy of calculations and the consistency of the unit cost and quantity received with the original purchase order or contract/agreement, receipt records, and any other supporting reports must be verified before recording it in the Accounts Payable sub-ledger. The correctness of the tax treatment must also be verified. In case of discrepancies or incomplete supporting documents, the concerned department must be contacted.
Original, stamped, and signed supplier or contractor invoices, or electronic invoices, must be accepted, except for invoices uploaded electronically to the supplier invoicing system, where a stamped and signed copy from the supplier is accepted.
All received invoices must be entered into the Accounts Payable sub-ledger within two working days of receipt by the Payments Unit in government entities, specifying the transaction-related dates (actual invoice date, invoice receipt date, invoice due date).
The intended use of the goods or services must be considered when recording invoices for the purpose of VAT recovery.
For invoices of goods purchased from outside the country or specified zones, VAT is calculated using the reverse charge mechanism if the tax has not been paid.
For invoices of services purchased from outside the country, VAT is calculated using the reverse charge mechanism.
The Payments Unit in government entities must maintain a record of invoice receipt dates and separate all disputed invoices from others. Disputed invoices should not be recorded as a liability of the entity. An exception report should be prepared, and relevant parties should be notified of the disputes so that appropriate action can be taken to resolve the issue.
The Payments Unit in government entities is responsible for determining the payment period (when entering the invoice), payment method, and any other payment-related details for the relevant invoice, taking into account:
- Payment terms documented in the contract/agreement.
- Penalties as per the terms documented in the contract/agreement.
- Discounts.
- The tax impact mentioned in the contract.
- Ensuring that the amount to be paid has not expired by statute of limitations.
The government entity has the right to deduct from any payment due to any beneficiary who still has outstanding financial obligations to it or to any other government entity, provided that it notifies the beneficiary in writing of the details of the action taken. The Payments Unit must not pay any amounts on behalf of any government entity or any related party without first ensuring that there is approval from that entity.
The government entity must not accept the following documents (and the like) as supporting documents for payment:
- Damaged or illegible documents.
- Documents whose original data has been altered, forged, scraped, erased, etc., unless the changes are approved and documented by the same person who prepared the original.
- Documents that are not related to the payments required or documents that have already been paid.
- Documents written in pencil or erasable and editable without showing a trace of the modification.
The Payments Unit must ensure the asset is added to the asset register before entering its purchase invoices into the Accounts Payable sub-ledger.

4.3.2 Telephone Expenses

Upon receiving telephone bills and monthly itemized statements from the benefiting administrative units, the Payments Unit must verify the following before forwarding them for payment:
- Confirm the date of the telephone bill, that it pertains to the current month being paid, and does not include any overdue amounts from previous months.
- Ensure that the phone numbers and account numbers on the telephone bill belong to the government entity.
- Verify the existence of approval requests for all international calls, detailed for each international call, and that they are approved by the relevant department director.
- Ensure that the mobile phone numbers belong to individuals whose mobile phones are approved for payment on the government entity's account according to the decision issued in this regard, and that the amount to be paid in any month does not exceed the approved amount for the phone.
- Review the itemized or summary statement of the phones for which payments are due against the invoices.

4.3.3 Accrued Expenses

Liabilities arising from the purchase of goods or receipt of services must be recorded as accrued expenses if an invoice has not been received, for example:
- Receipt of purchased goods/assets or a certificate of completion for a stage of the contract/agreement.
- Receipt of a certificate of completion for services received.
The value of the accrued expense is reclassified as an account payable upon receipt and approval of the invoice.
The Payments Unit in government entities must communicate with other departments to identify all financial transactions that may result in accrued expenses at the end of the period (financial period closing). This list is prepared to ensure that all accrued expenses have been identified and recorded. Examples of these expenses include:
- Goods and assets received, but for which invoices have not yet been received.
- Services (such as telephone, electricity, and water).
- Accrued rent.
- Interest and commissions on loans; (covered under the Investments section).
- Salaries and wages, leave, end-of-service benefits; (covered under the Salaries and Employee Benefits section).
- Technical fees.
Accrued expense amounts must be estimated and recorded periodically, taking into account historical data and any other relevant information.
The Payments Unit in government entities must perform the following tasks at the end of each financial period:
- Identify and review the amounts of accrued (unpaid) expenses for the reporting accounting period.
- Prepare and enter the necessary accounting entries to record accrued expenses (covered under the Registration and Closing section).

4.3.4 Retentions

Retentions deducted from contractor/supplier invoices (if any) must be recorded as liabilities in accordance with the purchase order or contract/agreement upon receipt and entry of the invoices.
Invoices are paid at the net value after deducting the retained amount.
Retained amounts are released with the final payment after ensuring that the project has been completed according to the terms and specifications in the contract/agreement and that a maintenance guarantee has been provided (if required).

4.3.5 Refund of Trust Funds

Trust funds that are refunded to the beneficiary must be recorded from the accounts to which they were credited.
Insurance data must be posted upon collection in detail according to the type of third-party insurance, such as insurance receipt number, date, and name of the insured, to facilitate the review and payment of insurance data to their rightful owners properly and to avoid duplicate payments if the payment of the third-party insurance amount is approved.
Third-party insurance may not be refunded before confirming the eligibility for the refund based on an approved letter from the administrative unit that collected the insurance. For example: for a rent deposit refund, approval must be obtained from the head of the Investment Unit confirming that there is no damage to the leased property upon termination of the lease, and there is no objection to refunding the deposit to the tenant, or deducting an amount from the deposit equivalent to any damages that may have occurred, or not refunding the deposit in exchange for obtaining a waiver of financial claims from the tenant.

4.3.6 Refund of Debts and Dues to Third Parties that have become Public Funds

Submission of a request from the concerned person or any other party legally representing them to the government entity, explaining the reasons and justifications for their right to recover these funds.
The government entity studies the request, ensures that these dues have not been disbursed and that there is no outstanding debt owed by the concerned person, and submits its recommendations to the Department of Finance (if approved).
The Department of Finance will present the matter to the Crown Prince or his delegate to decide what they deem appropriate.
If the Crown Prince or his delegate approves the refund of those dues, the credit note is canceled, and the necessary settlements are made if the concerned person applies for disbursement in a subsequent fiscal year (recorded as an expense).

4.3.7 Payment of Amounts Due

Government entities must commit to issuing payments and bank transfers through the Mawared system.
Overdrafts are used to settle amounts due from government entities included in the Treasury Single Account system from their respective zero-balance accounts, within the permitted limit and approved budget. These overdrafts are automatically covered at the end of each day from the Treasury Single Account.
Government entities must notify the Department of Finance of any needs that arise regarding the monthly spending limit allowed for the government entity.
It must be ensured that all supporting documents are complete when reviewing and approving payments. All amounts due are paid after verifying the completeness of the payment voucher, which consists of:
- Purchase order or contract/agreement.
- Receipt records.
- Certificate of completion or work completion.
- Invoices.
- Related contracts and agreements.
- Approval from the administrative unit for the insurance refund.
- Original, unconditional, and irrevocable bank guarantee for the value of the advance payment, which is automatically renewed for the same value and is valid until the date of recovery of the payment or the written approval of the government entity's director in case of an exception to the bank guarantee requirement.
- Any other relevant supporting documents.
The mechanism for paying financial claims submitted by suppliers or contractors is based on the following (for example, but not limited to):
- Paying the oldest invoice first, then the newest.
- Prioritizing the payment of invoices with relatively significant amounts.
- The availability of an offer for an early payment discount.
Advance or partial payments are allowed if they comply with the approved purchase order, contract, or written agreement.
The payment voucher is used as an official document to approve each payment, and it should be reviewed and approved by the head of the Payments Unit.
All payment vouchers and supporting documents must be kept in files (electronically or manually) in sequential order, and the person authorized to hold checks must be identified.
Payment is made according to the terms of the contract/agreement with the supplier/contractor, taking into account any grace period mentioned in the contract/agreement.
An aging report of accounts payable must be prepared monthly by the Payments Unit to be used in monitoring accounts payable to suppliers and contractors to determine the status of outstanding amounts and to process any pending financial claims, taking into account the expiration of the third party's right to claim them.
Advance payments to project contractors are disbursed against a bank guarantee of the same value as the payment or according to the nature of the contract/agreement in accordance with applicable legislation.
All disbursement transactions must be made using bank transfers or bank checks. The Department of Finance may also introduce any other suitable payment method after its approval by the competent authority.
Bank transfers are preferred over bank checks in disbursement operations, as they help improve cash management's ability to forecast the timing of cash outflows.
Checks must be delivered to suppliers as soon as they are prepared and signed, and they must be kept by the authorized person in a safe place until delivery.
Checks must be delivered by hand. They may be delivered by express mail at the request of the supplier or contractor, who will bear the fees. In all cases, a receipt document must be obtained from the supplier's or contractor's representative.
Bank transfers may be used to settle dues in a currency different from the bank account's currency, provided that the liability is recorded in the books at the exchange rate approved by the bank through which the transfer will be made on the date the liability is established, with settlement of any currency differences at the time of disbursement.
A prepared payment order is canceled in the following cases:
- After six months from its issuance date if it has not been cashed by the bank (for checks as a payment instrument).
- Any modifications or errors in the actual payment and entitlement data before execution.
- Damage or loss by the beneficiary.
Approval from the Chief Financial Officer must be obtained before canceling issued and approved payment instruments.
If a payment order is canceled due to modifications or errors in payment and entitlement data, an alternative payment order is issued with the correct data.
A replacement payment instrument for a lost or damaged one may not be issued until confirmation is received from the bank that it has not been paid and payment has been officially stopped. A copy of the police report proving the loss of the payment instrument must be obtained, and the reasons for its occurrence must be explained.
At the beginning of each fiscal year, the head of the Payments Unit must study and determine the number of checks to be printed based on the average number of checks issued during the last three months of the previous fiscal year and prepare a letter to the concerned bank to send the check custody, signed by the authorized level.
It must be ensured that the received check custody and payment orders conform to the models approved by the Department of Finance and the details of the account to be drawn upon, and that they are free of any scraping or alteration.
Checks must be used sequentially according to the check number, and it is not permissible to use more than one check model or checkbook for the same account at the same time.
The beneficiary's name on the check must match the name on the payment voucher and on the supporting documents for the payment transaction.
A payment instrument may be issued to settle a liability in a name other than the supplier's name in the following cases:
- The supplier or contractor requests it through an official letter to the government entity, certified by a notary public, stating the name of the entity or person in whose name the check should be issued, taking into account the validity period of this letter.
- If the supply or main contracting agreement states that the government entity may pay amounts due directly to subcontractors, or if there is a clearance from the main contractor for the subcontractor, provided that the names of the subcontractors are explicitly mentioned in the contract or its addenda.
- A court ruling is issued to transfer the amounts due to the main supplier or contractor to another party or a subcontractor, for example (liquidation, heirs, etc.).
- Any other means that confirms the clearance of the government entity from the amounts due to it as a result of payment to a party other than the supplier entitled to the payment, after coordination with the legal unit in the government entity.
No payment method may be used until the materials are received or the work is completed by the supplier/contractor and all the supporting documents referred to in this section are available, with the exception of:
- Purchases through letters of credit.
- Advance payments according to contract terms (e.g., fuel cards, toll road cards).
- In cases where the nature of the commercial transaction requires advance payment, which necessitates the government entity to verify the reliability and reputation of the supplier it deals with, and with the approval of the government entity's director.
- Contributions and subscriptions to local and international associations, organizations, and federations.
- Subscriptions to newspapers and periodicals.
- Subscriptions to professional and non-professional bodies.
- Subscriptions to conferences and exhibitions.
- Subsidies, donations, sponsorships, or support.
- Expenses that must be paid under a law or an Emiri decree.
Provided that the allocated financial appropriations are available in the approved budget of the government entity.
In case of loss or damage of the original documents by the government entity, the government entity must request the supplier to provide a certified and stamped true copy, with an explanation of the reason for the loss of the documents and its approval by the Chief Financial Officer.
The government entity must take all possible measures to recover payments made in excess or by mistake and to hold accountable any employee proven responsible for processing the payments, preparing them, reviewing them, or approving the necessary documents for these government expenditures, whenever this is due to bad faith, negligence, or dereliction of their job duties.
Set-off or settlement between amounts paid in error or in excess and amounts received in error or in excess is not permissible.
Upon the occurrence of an overpayment or erroneous payment, the concerned government entity must immediately contact the concerned party or person by phone, and reinforce this directly with a written notice of the need to return the overpaid or erroneously paid amount on the same day the error or overpayment was discovered, or on the following working day.
In case of procrastination or refusal by the entity or person to whom the payments were made in excess or by mistake to return them, the government entity must deduct the amount from their current or future dues with it or with any other government entity, or from the amounts of securities or guarantees available with it or with any of the government entities, whenever available, in coordination with the Department of Finance, or coordinate with the legal advisor in the concerned government entity or the Department of Legal Affairs (as the case may be) to take any other appropriate alternative measures.

4.3.8 Financial Transactions (Claims and Payments) between Government Entities

If more than one government entity benefits from the same expense, it is distributed or allocated among these benefiting entities based on a reasonable and approved allocation or distribution basis (e.g., time, area, number of employees, etc.).
If invoices need to be paid by one government entity on behalf of another, the liability is transferred from the entity that incurred the liability to the entity making the payment. First, the liability is derecognized in the entity that incurred it, and then the liability is recognized in the entity making the payment.
Balances resulting from inter-entity transactions between government entities are settled with the Department of Finance in accordance with the financial circular issued for the preparation of the general final account and the financial position of the Government of Ajman.

4.3.9 Control of Records and Supporting Documents

All invoices and any supporting documents used as a reference for recording transactions must be stamped with the appropriate phrase, such as: "Entered," "Posted," "Paid," and the date should be recorded and kept as a reference to create an audit trail and avoid recording them more than once.
All invoices accompanied by all supporting documents must be kept in a file, and all files must be arranged alphabetically or in any other way that facilitates their archiving and maintenance.

4.3.10 Reconciliations with Suppliers and Contractors

If the liability amount exceeds AED 100,000, the Payments Unit in government entities must send a monthly notification to suppliers and contractors to obtain a statement showing and proving the outstanding credit balance. In case of discrepancies, the concerned department in the government entity is notified to resolve these discrepancies with the supplier or contractor so that the balance can be adjusted thereafter (if required).

4.4 Notes

The following should be consulted regarding the legal and accounting reference for payments:
- The Financial Law of the Government of Ajman issued by Emiri Decree No. 11 of 2011 or any legislation that replaces or amends it.
- Emiri Decision No. 7 of 2024 regarding the issuance of the Executive Regulations of the Financial Law of the Government of Ajman or any legislation that replaces or amends it.
- The Emiri Decision on Financial and Banking Powers in the Government of Ajman or any legislation that replaces or amends it.
- Value Added Tax Law No. (8) of 2017 or any legislation that replaces or amends it.
- Executive Regulations of the Value Added Tax Law No. (52) of 2017 or any legislation that replaces or amends it.
- Decisions and clarifications issued by the Federal Tax Authority.
- Guidance manual for the application of Value Added Tax.
- Accounting Policies Manual.
It should be noted that the topics mentioned below are covered in the following cycles of the manual:

Topic	Workflows
Salaries and employee benefits	Salaries and Employee Benefits Procedures
Social contributions	Salaries and Employee Benefits Procedures
Creation and replenishment of petty cash/temporary advances	Cash and Bank Management Procedures
Opening and closing of letters of credit	Cash and Bank Management Procedures
Bank reconciliations	Cash and Bank Management Procedures
Reconciliation of the Accounts Payable sub-ledger with the General Ledger system	Registration and Closing Procedures

4.5 Procedures and Workflows

4.5.1 Recording Invoices for Operating Expenses

4.5.1.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record supplier invoices for expenses resulting from the receipt of goods and services, whether they are regular payments or direct payments (e.g., consulting fees, advertising costs, training costs, stationery and office equipment, etc.), taking into account any retentions or penalties.

4.5.1.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the government entity.
Head of the Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

4.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Invoice / Claim	This is the invoice/claim issued by the supplier which proves their right to amounts from the government entity in exchange for providing a service or supplying goods to the government entity.		a
2	Supporting Documents	These are the documents attached to the invoice, which include: Purchase order or contract/agreement. Goods delivery note. Certificate of completion (in case a phase of a specific project is finished) or a certificate of work completion approved by the concerned entity. Related guarantees. If there are penalties, the relevant report on penalties that specifies and justifies the amount of the penalties, which has been previously studied by the concerned and legal units.	a
3	Contract/Agreement Terms	These are terms written within the contract/agreement concluded between the government entity and the suppliers, concerning the entitlement to the service, payment terms, and the existence of any trade discounts, retentions, or penalties in case of delay.	a

4.5.1.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the invoice from the supplier or the concerned department and ensure all supporting documents attached to the invoice are complete.	Payments Unit Employee	X
2	Perform a three-way match of the invoice or claim, the purchase order or contract/agreement, and the goods delivery note or certificate of completion if a phase of a specific project is finished, or work completion if the project is finished. If there are guarantees, note the related guarantees. If there are penalties, review the relevant report on penalties that specifies and justifies the amount of the imposed penalties, which might be, for example, a delay by the supplier in executing the required work, which was previously studied by the concerned unit and the legal unit.	Payments Unit Employee	X
2	Contact the concerned unit in case of: - Discrepancies between the invoice or claim and the purchase order or contract/agreement, goods delivery note, and certificate of completion/work completion. - Incomplete supporting documents. And resubmit the invoice to resolve the discrepancies.	Payments Unit Employee	X
3	In case of retention, determine the value of the retention from the payment amount according to the contract/agreement terms.	Payments Unit Employee	X
4	In case of penalties, determine the value of the penalties according to the contract/agreement terms.	Payments Unit Employee	X
5	The invoice or claim amount and other amounts related to the payment are recorded in the Accounts Payable sub-ledger, and the entry is prepared and forwarded to the head of the Payments Unit. The following cases must be considered: - In case of retention; the specified retention amount must be recorded in the retentions account. - In case of penalties; the value of the penalties must be recorded as revenue. - Ensure the deduction of the value of any supplies or materials provided by the government entity to the supplier from its stores at cost or market price, whichever is higher, plus 10% for administrative expenses.	Payments Unit Employee	X
6	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it to the Accounts Payable sub-ledger.	Head of the Payments Unit	X
7	The process of paying invoices is carried out according to the invoice payment procedure.	Payments Unit	X
8	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	X
9	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Recording Invoices for Operating Expenses

[Flowchart content has been skipped]

4.5.2 Recording Invoices for Capital Expenditures

4.5.2.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record and approve supplier/contractor invoices for capital expenditures resulting from the purchase or construction of assets (e.g., costs of purchasing land and buildings, constructions, computer software licenses, etc.), taking into account any retentions or penalties.

4.5.2.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the government entity.
Head of the Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.
Assets Unit in the government entity.

Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving
1	Invoice	This is the invoice issued by the contractor or supplier which proves their right with the government entity for the construction or sale of assets.	a
2	Supporting Documents	These are the documents attached to the invoice which include: - Purchase order. - Asset delivery note. - Certificate of completion (in case a phase of a specific project is finished), or a certificate of work completion approved by the concerned entity. - Related guarantees. - If there are penalties, the relevant report on penalties that specifies and justifies the amount of the penalties, which has been previously studied by the concerned and legal units.	a
3	Contract/Agreement Terms	These are terms written within the contract/agreement concluded between the government entity and the suppliers concerning the receipt of the asset, payment terms, and the existence of any trade discounts, retentions, or penalties in case of delay.	a

4.5.2.1 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the invoice from the supplier/contractor or the concerned department and ensure all supporting documents attached to the invoice are complete. - Perform a three-way match of the invoice, purchase order or contract/agreement, and the asset delivery note or certificate of completion if a phase of a specific project is finished, or work completion if the project is finished. - If there are guarantees, note the related guarantees. - If there are penalties, review the relevant report on penalties that specifies and justifies the amount of the imposed penalties, which might be, for example, a delay by the supplier in executing the required work, which was previously studied by the concerned and legal units.	Payments Unit Employee	X
2	Contact the concerned department in case of: - Discrepancies between the invoice and the purchase order or contract/agreement, goods delivery note, and certificate of completion/work completion. - Incomplete supporting documents. And resubmit the invoice to resolve the discrepancies.	Payments Unit Employee	X
3	The approved procedures for recording/adding assets are followed (Assets section).	Assets Unit	X
4	Ensure that received assets are added to the asset records upon receipt and before initiating the procedures to establish the liability to the supplier.	Payments Unit Employee	X
5	In case of retention, determine the value of the retention from the payment amount according to the contract/agreement terms.	Payments Unit Employee	X
6	In case of penalties, determine the value of the penalties according to the contract/agreement terms.	Payments Unit Employee	X
7	The invoice amount is recorded in the specific accounts for purchased assets under construction and other amounts related to the payment in the Accounts Payable sub-ledger, and the entry is prepared and forwarded to the head of the Payments Unit. The following cases must be considered: - In case of retention; the specified retention amount must be recorded in the retentions account. - In case of penalties; the value of the penalties must be recorded as revenue.	Payments Unit Employee	X
8	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it to the Accounts Payable sub-ledger and to the Fixed Assets sub-ledger (via automated link) to complete the asset recording/addition procedures.	Head of the Payments Unit	X
9	The process of paying invoices is carried out according to the approved procedures (invoice payment procedure).	Payments Unit	X
10	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	X
11	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Recording Invoices for Capital Expenditures

[Flowchart content has been skipped]

4.5.3 Recording Prepaid Expenses

4.5.3.1 Objective of the Procedure

This procedure deals with recording prepaid expenses/advance payments for the purchase of goods, assets, or services (e.g., rent, insurance, maintenance costs, etc.). These expenses are recorded based on a purchase order/contract/agreement between the government entity and suppliers or contractors.

4.5.3.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the government entity.
Head of the Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

4.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving
1	Invoice	This is the invoice issued by the contractor or supplier which proves their right with the government entity.	a
2	Payment Order	This is a notice approved by the concerned department in the government entity (according to financial authorities) to settle or pay specific amounts to a supplier or contractor, including advance payments.	a
3	Supporting Documents	Which can be: - A contract/agreement concluded for the supply of the goods/provision of the service with the supplier. - Maintenance guarantee. - A bank guarantee covering the value of the advance payment.	a

4.5.3.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the advance payment request and the supplier's invoice for the advance payment amount from the concerned department and ensure that supporting documents such as guarantees and bank guarantees are complete and match the advance payment request.	Payments Unit Employee	X
2	Contact the concerned department in case of: - Discrepancies between the invoice and the advance payment request/contract/agreement. - Incomplete supporting documents. And resubmit the documents to resolve the discrepancies.	Payments Unit Employee	X
3	The entry for the prepaid expense/advance payment is recorded in the Accounts Payable sub-ledger.	Payments Unit Employee	X
4	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it to the Accounts Payable sub-ledger.	Head of the Payments Unit	X
5	The process of paying invoices is carried out according to the invoice payment procedure.	Payments Unit	X
6	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	X
7	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Recording Prepaid Expenses

[Flowchart content has been skipped]

4.5.4 Recording Accrued Expenses and Liabilities

4.5.4.1 Objective of the Procedure

This procedure is concerned with identifying and recording accrued expenses and liabilities at the closing of the financial period (e.g., telephone, electricity, and water bills that are due but not yet received, etc.).

4.5.4.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the government entity.
Head of the Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.
Concerned departments and sections in the government entity.

4.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	List of Accrued Expenses	This is a list prepared at the closing of the financial period to identify accrued expenses for which invoices have not yet been received, in order to estimate the expenses for the relevant period and recognize them according to the accrual basis of accounting.		a

Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Communicate with the concerned departments and sections in the government entity to identify and determine accrued expenses (e.g., contracts for goods, services, and expenses) before the financial period closing, receive the responses, and prepare the accounting entries.	Payments Unit Employee	X
2	Review and approve the accrued expense entries for the financial period in the Mawared system.	Head of the Payments Unit	X
3	Review the total accrued expense entries for the financial period and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	X
4	File the entries and their supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Recording Accrued Expenses and Liabilities

[Flowchart content has been skipped]

4.5.5 Canceling an Invoice

4.5.5.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to cancel an invoice previously recorded by the Payments Unit; based on a request from the concerned entity benefiting from the services or goods provided by suppliers or contractors, or in case of an error when recording an invoice by the Payments Unit (e.g., an error in the official name of the supplier or contractor) and re-recording it if necessary. If there is an adjustment to the government entity's credit balance (increase or decrease), refer to the procedure for preparing credit/debit notes.

4.5.5.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the government entity.
Head of the Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

4.5.5.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Invoice cancellation notice with supporting documents	This is a notice prepared by the Payments Unit or the concerned department that received the service/goods from suppliers or contractors, in addition to the attached supporting documents, which includes: - The approved cancellation notice according to the schedule of authorities, which includes the reason(s) for cancellation. - The old invoice document. - In case of an error, a clarification of the correction (e.g., in the official name of the supplier or contractor).		a

4.5.5.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the invoice cancellation request from the concerned entity/department, review the supporting documents attached to the notice, and ensure all supporting documents are complete, which include: - Matching the cancellation notice approved according to the table of authorities, which includes the reason(s) for cancellation. - In case of an error, clarify the correction (e.g., in the official name of the supplier or contractor). - The old invoice document.	Payments Unit Employee	X
2	Verify the status of the invoice, whether it has been transferred to the payment procedure or not, by matching the old invoice number with the data entered in the accounts payable sub-system.	Payments Unit Employee	X
3	If it is verified that the invoice has been transferred to the payment process, the payment voiding procedure is followed.	Payments Unit	X
4	If it is verified that the invoice has not been transferred to the payment process, a reversing entry for the invoice is prepared in the accounts payable sub-system and submitted to the Payments Unit Officer.	Payments Unit Employee	X
5	The invoice cancellation request is reviewed and the entry is approved in the accounts payable sub-system.	Payments Unit Officer	X
6	If there is a replacement invoice resulting from the receipt of goods and services, the procedure for registering and approving supplier invoices resulting from the receipt of goods and services is followed. If there is a replacement invoice resulting from the purchase or construction of assets, the procedure for registering supplier/contractor invoices resulting from the purchase or construction of assets is followed.	Payments Unit Employee	X
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer	X
8	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Invoice Cancellation Procedure

Outputs	Senior Financial Officer in the Government Entity	Payments Unit Officer in the Government Entity	Payments Unit Employee in the Government Entity	Inputs
			Start	Invoice cancellation notice with supporting documents
			1- Receive the invoice cancellation request from the concerned entity/department and review the supporting documents attached to the notice
			2- Verify the status of the invoice to be cancelled
		Has it been transferred for payment? Yes -> 3- Follow payment voiding procedure No
			4- Cancel the invoice and prepare the reversing entry for the invoice in the accounts payable sub-system
		5- Review the invoice cancellation request and approve the entry in the accounts payable sub-system
			6- If there is a replacement invoice resulting from the receipt of goods and services, follow the procedure for registering and approving supplier invoices / resulting from the purchase or construction of assets, follow the procedure for registering supplier/contractor invoices
Financial System	7- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger
			8- Archive
			End

4.5.6 Paying Invoices

4.5.6.1 Objective of the Procedure

This procedure is concerned with preparing the payment entry and the disbursement document to settle the financial claims due on the government entity by suppliers and contractors within the financial authorities of the government entity.

4.5.6.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the Government Entity.
Payments Unit Officer in the Government Entity.
Authorized Signatory according to the financial authorities decision.
Senior Financial Officer in the Government Entity.

4.5.6.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Accounts Payable Aging Report	A report extracted from the Mawared system that classifies financial claims according to their age, and financial claims are paid based on it.	[Icon]
2	Payment Order	A notice approved by the concerned unit in the government entity to settle or pay specific amounts in favor of a supplier or contractor, including advance payments.	[Icon]

No.	Output	Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Disbursement Document	The disbursement form attached with supporting documents (such as the approved invoice, approved purchase order or contract/agreement, receipt report, certificate of completion/fulfillment of works, and related contracts and agreements) used to settle financial claims through the government entity's approved payment mechanism, such as bank transfers or bank checks.	[Icon]	[Icon]
2	Bank Transfer Notice	A notice confirming the transfer of the payment to the supplier's account from the government entity's bank account.	[Icon]

4.5.6.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	The Accounts Payable Aging Report is extracted from the Mawared system for all registered invoices, and due invoices are identified for payment, or an approved payment order is received from the concerned department in the government entity.	Payments Unit Employee	X
2	Prepare the payment entry in the accounts payable sub-system for due invoices and prepare the disbursement form, attaching supporting documents such as the invoice, approved purchase order, receipt report, certificate of completion/fulfillment of works, and related contracts and agreements.	Payments Unit Employee	X
3	If there is an advance payment made to any of the suppliers, the payment is reduced by the value of the amount paid in advance.	Payments Unit Employee	X
4	Review the payment entry and disbursement document in the accounts payable sub-system and approve it after ensuring: - The payment amount matches the correct amount. - The due date for payment is according to the payment terms. - The government entity's bank account details are correct. - The beneficiary's bank account details are as per an official document approved by the bank. - All checks are crossed and stamped with "(Pay to the first beneficiary only)". Then the payment is transferred from the Mawared system to the payment system for review and approval.	Payments Unit Officer	X
5	Payments are reviewed and approved according to the level of authority by an authorized person outside the Payments Unit.	Authorized Signatory according to the financial authorities decision	X
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer	X
8	File the entry and its supporting documents in the unit's files after stamping the payment voucher and attached documents with a "Paid" stamp.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Paying Invoices Procedure

Outputs	Senior Financial Officer in the Government Entity	Authorized Signatory according to the financial authorities decision	Payments Unit Officer in the Government Entity	Payments Unit Employee in the Government Entity	Inputs
				Start	Accounts Payable Aging Report Payment Order
				1- Identify the invoice due for payment according to the financial system
				2- Prepare the payment entry in the accounts payable sub-system for due invoices and prepare the disbursement form
				Is there an advance payment made to any of the suppliers? Yes -> 3- Reduce the payment by the value of the amount paid in advance No
			4- Review the payment entry and disbursement document in the accounts payable sub-system
		5- Review and approve payments according to the level of authority by an authorized person outside the Payments Unit
Disbursement Document Bank Transfer Notice Financial System	6- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger
				8- Archive
				End

4.5.7 Voiding a Payment

4.5.7.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to void a payment previously prepared by the Payments Unit based on a request from the beneficiary entity of the services or goods provided by suppliers or contractors, or in case of an error in the payment, so it can be reissued if required.

4.5.7.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the Government Entity.
Payments Unit Officer in the Government Entity.
Senior Financial Officer in the Government Entity.

4.5.7.3 Procedure Inputs and Outputs

No.

Input

Input Description

Automatic Archiving

Manual Archiving

Payment Void Notice and Supporting Documents

A notice prepared by the Payments Unit or the concerned department benefiting from the service/good to void a payment to a specific entity (supplier or contractor), which includes:

- The reason(s) for voiding the payment.

- The old payment order if returned (transfer or check).

- In case of an error, clarification of the correction (e.g., in the official name of the supplier or contractor).

- A police report in case the payment instrument is lost.

[Icon]

4.5.7.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the payment void notice from the concerned department, review the supporting documents attached to the request, and ensure all supporting documents attached to the notice are complete: - Matching the void notice approved according to the table of authorities, which includes the reason(s) for voiding. - In case of an error, clarification of the correction (e.g., in the official name of the supplier or contractor). - The old payment instrument if returned.	Payments Unit Employee	X
2	Verify the status of the payment, whether it has been disbursed, through the accounts payable sub-system and bank accounts.	Payments Unit Employee	X
3	If it is verified that the payment has been disbursed, the concerned unit is notified to contact the concerned entity.	Payments Unit Officer	X
4	If it is verified that the payment has not been disbursed, a reversing entry for the payment is prepared in the accounts payable sub-system and submitted to the Payments Unit Officer after verifying whether there is a replacement payment. Inform the bank on which the lost, damaged, or expired payment instrument was drawn as soon as possible to stop payment, according to the approved authorities and responsibilities in the government entity.	Payments Unit Employee	X
5	Review the payment void request and approve the entry in the accounts payable sub-system and post it to the General Ledger.	Payments Unit Officer	X
6	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer	X
7	If there is a replacement payment, the invoice payment process is carried out according to the invoice payment procedure. Taking into account the deduction of any resulting expenses from the amount due to the beneficiary if the reason for cancellation and reissuance is attributable to the beneficiary.	Payments Unit Employee	X
8	File the entries and their supporting documents in the department's files after stamping the cancelled payment instruments and supporting documents with a "Cancelled" stamp, stating the reasons for cancellation.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Voiding a Payment Procedure

Outputs	Senior Financial Officer in the Government Entity	Payments Unit Officer in the Government Entity	Payments Unit Employee in the Government Entity	Inputs
			Start	Payment Void Notice and Supporting Documents
			1- Receive the payment void notice from the concerned department and review the supporting documents attached to the request
			2- Verify the status of the payment to be voided
		Has the payment been disbursed? Yes -> 3- The concerned unit is notified to contact the concerned entity No
			4- Void the payment and prepare the reversing entry for the payment in the accounts payable sub-system
		5- Review the payment void request and approve the entry in the accounts payable sub-system
			Is there a replacement payment? Yes -> 7- Pay invoices No
Financial System	6- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger
			8- Archive
			End

4.5.8 Preparing Credit and Debit Notes

4.5.8.1 Objective of the Procedure

This procedure is concerned with preparing credit/debit notes in the Mawared system to adjust the credit balance of the government entity by increasing or decreasing it, based on an agreement with the supplier or contractor; to address any errors in recording obligations, earned discounts, imposition of fines/penalties, or processing returns.

4.5.8.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Payments Unit Employee in the Government Entity.
Payments Unit Officer in the Government Entity.
Senior Financial Officer in the Government Entity.
Concerned departments and sections in the Government Entity.

4.5.8.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input/Output	Input/Output Description	Automatic Archiving	Manual Archiving
1	Supporting documents for the credit/debit note	These are the evidentiary documents based on which the balance of the concerned entity (supplier or contractor) is adjusted by preparing a debit/credit note. This may be a letter from the concerned entity or meeting minutes, and it must show the entity's balance before the adjustment, the value of the adjustment to the balance, the actual balance after the adjustment, and the reasons for the adjustment.	[Icon]

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the supporting documents for the credit/debit note to consider adjusting the balance of the concerned entity and prepare the credit/debit note accordingly.	Payments Unit Employee	X
2	Review the credit/debit note and supporting documents to determine the legitimacy of adjusting the concerned entity's balance and to specify the value of the balance adjustment, whether an increase or decrease.	Payments Unit Officer	X
3	Approve the credit/debit note in the Mawared system to adjust the concerned entity's balance and send a copy of the credit/debit note with the new balance to the concerned entity.	Payments Unit Officer	X
4	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Senior Financial Officer	X
5	File the supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Preparing Credit and Debit Notes

Outputs	Senior Financial Officer in the Government Entity	Payments Unit Officer in the Government Entity	Payments Unit Employee in the Government Entity	Inputs
			Start	Supporting documents for the credit/debit note
			1- Receive the supporting documents for the credit/debit note and prepare the credit/debit note accordingly
		2- Review the credit/debit note and supporting documents
		3- Approve the credit/debit note in the Mawared system to adjust the concerned entity's balance
Financial System Supporting documents for the credit/debit note	4- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger
			5- Archive
			End

4.6 Performance Indicators

The following reports are relied upon to evaluate the performance of the Payments Officer's function, for example:

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Aging of Deferred Accounts Payable	Number and value of overdue deferred invoices not paid, according to their age	Measure the effectiveness of accounts payable follow-up	Monthly
2	Percentage of non-conforming invoices, purchase orders/contracts/agreements, and receipt reports	Total amount of non-conforming invoices with purchase orders/contracts/agreements and receipt reports : Total invoices	Measure functional efficiency and effectiveness	Monthly
3	Percentage of processed invoices out of total received invoices	Number of invoices registered in the accounts payable sub-system : Total received invoices	Measure the effectiveness of processing received invoices	Monthly
4	Percentage of processed invoices by a Payments Unit employee out of total processed invoices	Number of processed invoices ÷ Number of employees in the Payments Unit	Measure the efficiency and effectiveness of employees in processing invoices	Monthly
5	Time taken to process invoices	The time period between the date of receiving the invoice and entering it into the accounts payable sub-system	Measure the efficiency in processing invoices and the time taken for it	Daily
6	Percentage of disputed cases out of total accounts payable	Total amount of disputed cases ÷ Total accounts payable	Measure the percentage of disputed cases out of the total value of accounts payable	Annually
7	Percentage of cancelled (voided) payments	Number of cancelled payments ÷ Number of issued payments	Measure the efficiency and accuracy of payment preparation (settlement)	Monthly

Return to Index

Financial Policies and Procedures Manual
for the Government of Ajman

5 Chapter Five - Cash and Banks

Document Update Tracking

Version	Issue Date	Notes

5.1 Definitions

In the application of the provisions of this chapter, the following words and phrases shall have the meanings indicated next to each of them, unless the context indicates otherwise; therefore, it is preferable to read these definitions carefully before moving on to the rest of the chapter, for ease of using the manual.

Term	Definition
Cash and Cash Equivalents	Refers to cash amounts held in bank accounts and treasuries of government entities, which include: - Current accounts. - Cash collections pending deposit in the bank. - Short-term bank deposits whose maturity date usually does not exceed 3 months from the date of acquisition. - Petty cash and temporary advances.
Cash Management Activities	Include: - Liquidity management: Managing surplus or deficit and distributing available cash from the public treasury account at the Department of Finance in an effective way to cover overdrafts of government entities. - Preparing cash forecasts: Determining outgoing and incoming cash flows, taking into account the value and timing of these flows, to make sound financial decisions to improve liquidity management. - Bank account reconciliation: Matching bank balances in bank statements with bank balances in the Mawared system and addressing any discrepancies found. - Establishing and managing petty cash and temporary advances: Allocating funds to handle petty or emergency expenses by creating petty cash or temporary advances and monitoring and controlling these advances (e.g., setting spending controls, settling advances, replenishing petty cash, etc.). - Investing cash surplus: Investing surplus liquidity to generate financial returns. (Covered under the Investment chapter).
Senior Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section) according to the organizational level in the government entity's structure.
Petty Cash (Standing Advance)	A specific amount allocated to pay for petty expenses, held in the custody of an employee, for the purpose of spending on urgent daily purchases, with what is spent being periodically replenished.
Temporary Advance	A specific amount allocated temporarily and for specific purposes, held in the custody of an employee, to be settled immediately after the purpose for which it was created is completed, and it may not be replenished.

5.2 General Policies

1. The Cash Management Unit (or its equivalent) in the Department of Finance is responsible for:

a. Ensuring sufficient liquidity to meet the obligations and cash expenditures of government entities during the fiscal year according to the approved budget allocations.

b. Continuously monitoring the balance of the government's central treasury account and ensuring that all bank accounts of government entities included in the public treasury account system are zeroed out daily.

c. The tasks of opening and closing bank accounts, whether in the name of the government or any government entity, after their approval by the competent authority.

2. The Accounts Unit in the government entity is responsible for:

a. Bank account reconciliation.

b. Informing banks of any changes to the authorized signatories and the limits and authorities of signing for each category of signatures, and providing banks with new signature samples within the limits of the authorities granted to the entity as stated in the financial authorities decision, within a maximum of five working days.

c. Receiving monthly bank statements for all its bank accounts.

d. Maintaining a list containing all the government entity's accounts with banks, showing the account number, type, bank name, branch, address, account purposes, opening and closing dates, and names of authorized signatories.

3. The Payments Unit in government entities is responsible for establishing, managing, monitoring, and controlling petty cash and temporary advances.

4. The principle of segregation of duties must be observed when performing financial tasks to maintain transparency, integrity, and compliance with internal control systems; there must be segregation of duties between the process of bank account reconciliation and collection and disbursement operations.

5.3 Detailed Policies

5.3.1 Cash Forecasts

1. Cash forecasts must be updated based on the available financial balances in government bank accounts and data on actual and expected payments and revenues.

2. Cash forecasts are updated monthly for short-term cash forecasts (1 to 3 months).

3. The variances between actual (available) and estimated cash must be compared monthly, and then the variances and their causes must be analyzed if they exceed 15%.

5.3.2 Borrowing

1. No government entity may obtain a loan, bank facility, or guarantee any person in a debt that creates an obligation on the government entity in favor of a third party, except with prior written approval from the Crown Prince based on a written recommendation from the Ruler's Representative.

2. If any government entity wishes to obtain a loan or bank facility, it must first prepare an economic study that includes the justifications for borrowing, and this study must include at least the following:

The purposes for obtaining the loan or bank facility.
The ceiling for the total amount of the loan or bank facility.
The duration of the loan or facility and the maturity dates for its repayment.

3. The study prepared by the government entity is sent to the Department of Finance for its study and to raise its recommendations regarding it to the Ruler's Representative.

4. Before raising its recommendations, the Department of Finance may request from the concerned government entity any clarifications, data, documents, or records it deems necessary for the study, and the concerned government entity must provide them within the periods it specifies.

5. After the approval of the Crown Prince of the Emirate for the concerned loan or bank facility, the Department of Finance notifies the concerned government entity to proceed with concluding and managing the loan contract, and it must send a copy of the contract to the Department of Finance.

5.3.3 Bank Account Reconciliation

1. The book balance and bank balance must be monitored daily, through the bank's electronic account service, provided that the access authority is limited to viewing bank transactions only.

2. The Accounts Unit in the government entity must download and review the bank statements before closing the financial period and contact the banks to correct any discovered errors (if any).

3. The bank reconciliation statement must be prepared electronically or according to the form approved by the Department of Finance and in the original currency of the account.

4. Reconciliation items must be identified and outstanding amounts for more than one month must be investigated for processing. If these amounts remain outstanding for more than six months, necessary measures are taken to cancel the check and record the amount as a liability in favor of the beneficiary (e.g., outstanding payment or deposit checks, bank interest, bank service fees, etc.).

5. Discrepancies discovered during bank account reconciliation must be addressed by contacting the concerned unit. If the difference is due to a bank error, the concerned bank must be notified to correct it.

6. The bank account reconciliation report is reviewed and approved by the Senior Financial Officer in the government entity.

7. If there are adjustments to the bank balances, the adjustment entries are reviewed and approved by the Senior Financial Officer in the government entity before closing the financial period.

8. The Accounts Unit in government entities must maintain the documents related to government bank account reconciliations and archive them electronically and manually.

9. Bank confirmations must be obtained from all banks that government entities deal with once, at the end of the fiscal year, by the Department of Finance, and a copy of these confirmations must be provided to the concerned entity.

5.3.4 Petty Cash and Temporary Advances

1. When concerned units in government entities need to create a petty cash or temporary advance, they must submit a request that includes the purpose of the advance and the required amount, which should not exceed sixty thousand dirhams per advance, in addition to identifying the custodian of the advance.

2. The petty cash or temporary advance is created by a decision from the director of the government entity after the request is reviewed by the Payments Unit.

3. The decision to create the advance must specify the direct supervisor responsible for approving payments from it.

4. The amount of petty cash is reviewed periodically to ensure that the advance amount meets business needs and is within the approved budget for the concerned unit.

5. The maximum amount allowed to be spent from petty cash for a single transaction is AED 10,000 (only ten thousand dirhams), and it is prohibited to split expenses for the purpose of paying them from the advance.

The following expenses are excluded from this maximum limit after approval from the Senior Financial Officer at the government entity:

a. Government fees and the financial consideration for services that are paid periodically.

b. Expenses for hosting official delegations and visits.

6. The value of the advance is transferred by check in the name of the custodian of the advance or by transfer to their bank account, and the custodian of the advance must keep it in the designated safe box.

7. The advance may not be used to pay monthly salaries to employees, whether permanent or temporary, or to make payments to suppliers for whom purchase orders or contracts have been issued, or to refund trust funds.

8. Advances must be used only to pay for petty expenses, necessary urgent requirements, and for the purposes for which they were approved; for example:

(paying all expenses related to obtaining work permits from residency and foreign affairs departments, renewing and canceling residencies, issuing and renewing vehicle registrations at the competent licensing and traffic departments, purchasing computer hardware spare parts, daily hospitality drinks for employees, small-value office supplies and stationery, office necessities such as paper towels and cleaning materials, bathroom supplies such as cleaning materials, minor maintenance materials for kitchens and bathrooms such as plumbing supplies, employee transportation fares for work purposes, etc.). All this in the absence of purchase agreements for these items through a contract or purchase orders.

9. The custodian of the advance must keep the advance funds and the supporting documents for recorded expenses in a safe place such as a steel box.

10. The custodian of the advance makes payments against invoices, for example: (supplier invoice / receipt / voucher) after verifying their correctness (company or supplier name, issue date, value) and that the invoice meets the requirements of a tax invoice if the supplier is tax-registered.

11. In the case of work for which no invoice is available, for example: (gratuities, daily wages), they are paid by a cash disbursement voucher and approved by the concerned direct supervisor.

12. If a purchase invoice does not specify whether it is credit or cash, it is considered cash. In the case of credit invoices, a receipt voucher must be obtained from the supplier and attached to the invoice.

13. Any payments made from the advance without obtaining the correct supporting documents and invoices for the payment process are not considered valid, and the custodian of the advance bears the responsibility for unsupported payments.

14. Photocopies of invoices whose print may fade over time should be kept.

15. An employee who has been issued a temporary advance must submit all supporting documents and invoices for the amounts paid from it to the Payments Unit within a maximum of two weeks from the date the task is completed, after they have been approved by the concerned supervisor.

16. A temporary advance may not be replenished. If the expenses from it exceed the approved advance ceiling, the excess expenses are approved by the director of the government entity.

17. Temporary advances are closed if they are not spent within the specified period.

18. The custodian of the petty cash must prepare a replenishment request whenever necessary or within two working days from the beginning of each month. The replenishment request is attached with:

A detailed statement showing the advance balance, the amounts of petty expenses spent, the remaining balance of the advance, and the amount to be replenished.
All supporting invoices for the replenishment amount, approved by the concerned direct supervisor.
The request is sent after completing the above to the Payments Unit in the government entity to replenish the advance balance, within three working days from the date of receiving the replenishment request.

19. The advance may not be assigned to non-permanent employees, nor may a single advance be assigned to more than one employee.

20. A single employee should not combine the duties of a custodian of the advance with the duties of recording replenishment expenses or closing the advance in the accounting records.

21. The custodian of the advance is not allowed to take their annual leave until the correctness and soundness of the advance in their custody are confirmed. The advance should be temporarily assigned to another employee when they go on leave.

22. When replacing the custodian of the advance with another employee or temporarily assigning the advance to another employee due to the original custodian going on leave or an official mission, the following must be done:

Conduct an inventory of the advance, list the documents and invoices for expenses from the advance, and the remaining balance of the advance.
Prepare an inventory report signed by the original custodian and the substitute custodian, approved by the concerned direct supervisor.
Assign another employee as the temporary custodian of the advance by a decision from the concerned direct supervisor.

23. If the custodian of the advance is absent without leave for any reason, a decision must be issued by the director of the government entity to form a committee to inventory the advance and immediately appoint a substitute employee.

24. In the event of discovering any irregularities in spending from advances, or if a deficit in its balance is proven, or its loss, referral procedures to the administrative violations committee in the government entity must be initiated, taking into account the provisions of Amiri Decree No. 5 of 2017 regarding the Ajman Accountability Authority.

5.3.5 Credit Cards

1. The Department of Finance is responsible for negotiating and contracting with banking institutions to issue electronic payment instruments for government entities.

2. The government entity communicates with the concerned bank to provide its requirements, including but not limited to:

a. Letters authorizing the bank to debit the payments account, duly signed by the authorized signatories on the account.

b. Credit card application form from the bank.

c. Any other requirements requested by the card-issuing bank.

3. The electronic payment instrument must bear the name of the employee entrusted with the responsibility of keeping and using this instrument to pay expenses on behalf of the government entity.

4. Upon receiving the card, the employee signs an acknowledgment of receipt, signs the card, and activates it with the concerned bank.

5. The government entity must cancel the government credit card if the purpose of its issuance has ended or for any other reason; for example, the termination of the employment relationship of the credit card-holding employee with the government entity, after ensuring that all dues on the government credit card have been paid.

6. When canceling the card, the government entity communicates directly with the bank and submits a request to the bank to cancel the card.

7. The credit limit brackets for the government credit card are as follows:

Job Title	Maximum Credit Limit
Occupants of positions below Section Manager	AED 20,000
Occupants of Section Manager positions	AED 30,000
Occupants of positions above Section Manager	AED 50,000

The Director of the Department of Finance may amend the above-mentioned credit limit brackets for some government departments according to their volume of work and as necessity dictates.

8. Expenses paid via the credit card may not exceed the authorized credit limit for this instrument.

9. The credit card may not be used by any unauthorized person, and its use must be limited to the employee whose name appears on it.

10. No more than one credit card may be issued to an employee, and electronic payment instruments may not be issued to non-permanent employees of government entities.

11. The cardholder may not withdraw cash from it except to pay an expense that could not be paid by card. In this case, the withdrawal shall be to the extent necessary for the cash payment, and within the card's designated cash withdrawal limit. The cardholder must notify the Senior Financial Officer at the government entity of the circumstances that required the withdrawal and cash payment immediately after doing so.

12. The use of the credit card for any of the following purposes is prohibited:

Cash withdrawal except in cases of necessity as stated in clause (11) above.
Transferring any amounts from the electronic payment instrument account to personal accounts.
Paying for purchases that do not pertain to the government entity.
Paying for personal purchases.
Paying for unauthorized purchases or those that conflict with applicable laws, regulations, and systems.

13. The Department of Finance may cancel electronic payment instruments if it finds that their users do not comply with the controls and conditions.

14. The government entity is obligated to pay the full amounts due on the electronic payment instrument account before the specified date for settling the debit balance. In case the specified payment date is exceeded, the employee or employees responsible for this must be held accountable.

15. The cardholder is obligated to keep all proof of payment documents, whether paper or electronic, and submit them to the Financial Unit monthly or when conducting a settlement, after they have been approved by the direct supervisor. Cardholders in leadership positions are exempt from approval. In all cases, the cardholder must settle the amounts paid from the credit card within two working days from the date of receiving the card statement.

5.3.6 Bank Accounts

1. The Department of Finance is responsible for opening and closing bank accounts, whether in the name of the Emirate's government or in the name of any government entity.

2. Cash is deposited with licensed banks in the country.

3. Any bank account is operated according to the financial authorities decision, and those authorized to make withdrawals from bank accounts must adhere to the authorities granted to them when operating the concerned bank accounts.

4. The procedures for opening bank accounts are carried out by the Department of Finance on its own initiative or upon request from the concerned government entity.

5. The Department of Finance is responsible for notifying the concerned government entity of the completion of the bank account opening procedures.

6. No bank account may be used for any purpose other than that for which it was opened.

7. Government entities must inform banks within (5) working days of any change that occurs to the persons authorized to sign and the limits and authorities of signing for each category of signatures, and provide banks with samples of the new signatures, with a copy of the decision issued by the government entity in this regard to the Department of Finance.

8. The Financial Unit in each government entity is responsible for receiving the monthly bank statements for all accounts of the entity.

9. The Department of Finance is responsible for closing any bank account in the following cases:

The purpose for which the account was opened has ended.
There has been no activity on the account for a period exceeding six months, unless there are justifications from the government entity to keep this account open.
A request from the government entity.
There are obstacles at the bank where the account is opened.

The Department of Finance must notify and coordinate with the concerned government entity before starting the closing procedures.

10. After closing the account, the Department of Finance must:

Obtain a clearance certificate / account closure letter from the banks for the account that was closed.
Notify the concerned government entity of the account closure.
The government entity must destroy all checkbooks related to the closed account (if any), through a committee formed for this purpose by the director of the government entity, which must include a member from the Department of Finance.

11. The government entity must request the custody of checks/checkbooks to be printed by the bank and ensure that they conform to the models approved by the Department of Finance and the details of the account to be drawn on, and that they are free of any erasures or alterations.

12. The Accounts Unit in the government entity must record bank transfers related to treasury accounts daily.

13. Bank transfers between different accounts in the government entity are not permitted without the approval of the Department of Finance.

14. The Accounts Unit in the government entity must carry out bank transfers related to treasury accounts within three working days from the end of the concerned month.

5.3.7 Opening Documentary Credits

1. The Accounts Unit in the government entity is responsible for opening a documentary credit account based on a request from the Procurement Unit, specifying the type and conditions of the documentary credit, and after fulfilling all the conditions for foreign procurement.

2. Any amendment to the documentary credit must be agreed upon by the government entity and the supplier before submitting a request in this regard to the bank that opened the credit.

5.3.8 Foreign Currency Differences

The Cash Management Unit at the Department of Finance must monitor foreign currency exchange rates and calculate the average rates issued by the Central Bank for the previous month. Accordingly, the Cash Management Unit at the Department of Finance must prepare a list (schedule) of the fixed rates for the upcoming period (monthly).
Foreign currency exchange differences (gain or loss) must be determined upon settlement of the transaction and at the financial period's closing date if it precedes the transaction settlement date, and the exchange rate differences must be recorded as an entry in the Mawared system.

Please refer to the Accounting Policy of the Government of Ajman No. 23 - The Effects of Changes in Foreign Exchange Rates.

5.4 Notes

The following should be consulted regarding the legal reference for cash management:

Decree on the Issuance of the Financial Law of the Government of Ajman.
Executive Regulations of the Financial Law.
Financial Authorities Resolution.
Accounting Policies Manual of the Government of Ajman.

5.5 Procedures and Workflows

5.5.1 Preparing Cash Forecasts

5.5.1.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to prepare forecasts for outgoing and incoming cash flows, taking into account the value and timing of these flows, to make sound financial decisions to improve liquidity management.

5.5.1.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Cash Management Unit Employee at the Department of Finance.
Cash Management Unit Officer at the Department of Finance.

5.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the documents that include: Approved budget for government entities. Bank balance at the beginning of the financial period extracted from the Cash Management sub-system. Data related to payments (e.g., purchase orders, aging report of accounts payable) extracted from the Accounts Payable sub-system. Data related to salaries (e.g., payroll statements extracted from the Payroll sub-system). Data related to revenues (e.g., aging report of accounts receivable) extracted from the Accounts Receivable sub-system.		α

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Cash Forecast Report	This is the report that displays future outgoing and incoming cash flows to determine the expected cash balance, taking into account the value and timing of these flows.

Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance
1	Extracting the cash flow estimate from the budget system.	Cash Management Unit Employee	x
2	Determining the bank balance at the beginning of the period and future incoming and outgoing cash flows, and preparing the cash forecast report.	Cash Management Unit Employee	x
3	Reviewing the cash forecast report.	Cash Management Unit Officer	x
4	Monitoring cash in bank accounts and updating the cash forecast report by comparing differences between actual (available) and estimated cash.	Cash Management Unit Employee	x
5	Filing the supporting documents in the department's files.	Cash Management Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Procedure for Preparing Cash Forecasts

Inputs	Cash Management Unit Employee	Cash Management Unit Officer	Outputs
Supporting Documents	Start ↓ 1- At the beginning of each year, government entities and departments prepare cash forecasts via the IBM system ↓
	2- Determine the bank balance at the beginning of the period, future incoming and outgoing cash flows, and prepare the cash forecast report
		3- Review the cash forecast report ↓ Are there any notes? ↓ (Yes)	Cash Forecast Report
	4- Monitor cash in bank accounts and update the cash forecast report ↓ 5- Archive ↓ End

5.5.2 Borrowing by Government Departments

5.5.2.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to clarify the procedures for a government entity to obtain loans and banking facilities to finance projects that achieve the entity's objectives.

Officials Responsible for the Procedure's Activities

The competent employee at the government entity.
The competent employee at the Department of Finance.

5.5.2.2 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the documents which include: The request from the government entity, attached with The economic study of the project, which focuses on the broader impacts on society and the economy from the use of borrowing. The financial study: focuses on the financial performance and financial return of borrowing. Requirements specified in the executive regulations. Project action plan.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Department of Finance Recommendation	A memorandum that includes the study's results and the Department of Finance's recommendations regarding the borrowing request.

Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Prepare the economic study in terms of: Cost-benefit: The expected economic benefits are calculated compared to the costs. Social impacts: Such as the project's impact on living standards and general welfare. Environmental impacts: Such as the project's impact on natural resources and the environment. Macroeconomic impacts: Such as the project's impact on GDP, inflation, and interest rates.	Competent Unit / Employee		x
2	Prepare the financial study in terms of: Costs and revenues: Identify all financial costs (operating costs, capital costs) and compare them with expected revenues. Financial analysis: Such as profitability analysis, liquidity... Cash flows: Evaluate the flow of funds into and out of the project to know its ability to generate profits. Return on Investment (ROI): to measure the financial feasibility of the project.	Competent Unit / Employee		x
3	Review the economic and financial study of the project by the competent department, and submit a report about it to the Director of the Department of Finance in preparation for its presentation to the Ruler's Representative.	Competent Unit / Employee	x
4	In case the loan for the government entity is approved by the Crown Prince, notify the government entity of the competent authority's decision and file the supporting documents in the department's files.	Competent Unit / Employee	x
5	Conclude and manage the loan contract, and send a copy of the contract to the Department of Finance.	Competent Unit / Employee	x

Procedure Flowchart

Borrowing by Government Departments

Inputs	Revenue Unit Employee	Competent Unit / Employee	Outputs
	Start
Supporting Documents	1- Prepare the economic study in terms of: Cost-benefit: The expected economic benefits are calculated compared to the costs. Social impacts: Such as the project's impact on living standards and general welfare. Environmental impacts: Such as the project's impact on natural resources and the environment. Macroeconomic impacts: Such as the project's impact on GDP, inflation, and interest rates. 2- Prepare the financial study in terms of: Costs and revenues: Identify all financial costs (operating costs, capital costs) and compare them with expected revenues. Financial analysis: Such as profitability analysis, liquidity... Cash flows: Evaluate the flow of funds into and out of the project to know its ability to generate profits. Return on Investment (ROI): to measure the financial feasibility of the project.
		3- Review the economic and financial study of the project by the competent department and submit a report about it to the Director General of the Department in preparation for its presentation to the Ruler's Representative.	Department of Finance Recommendation
		4- In case the loan for the government entity is approved by the Crown Prince, notify the government entity of the competent authority's decision and file the supporting documents in the department's files.
		5- Conclude and manage the loan contract, and send a copy of the contract to the Department of Finance.
	End

5.5.3 Bank Reconciliations

5.5.3.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to prepare bank account reconciliations for government entities to match the bank balances in the statements received from banks with the bank balances in the Mawared system.

5.5.3.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Accounts Unit Employee at the government entity.
Senior Financial Officer at the government entity.

5.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Bank Statements	These are bank account statements uploaded from banks, which show the credit and debit movements on bank balances during a specific period.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Bank Account Reconciliation Report	This is the report prepared by the Accounts Unit in government entities, which is approved after confirming that the balances in the bank statements match the bank balances in the Mawared system.
2	Adjustment Entry	This is the entry prepared to address bank reconciliation differences (if any) based on the bank account reconciliation report.

5.5.3.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Upload bank statements to the Cash Management sub-system before closing the financial period.	Accounts Unit Employee	x
2	Perform an automated reconciliation of bank account balances with the uploaded bank statements and check for any discrepancies in coordination with the Payments Unit and the Revenue Unit, by reviewing: Outstanding checks for payment or deposit. Other amounts outstanding for more than a month (such as bank errors for amounts added or deducted from the bank account). Deposits that have not yet appeared in the government entity's bank account. Deposits or deductions (e.g., credit or debit interest) that appeared in the bank account but were not recorded in the bank balance in the Mawared system. Bank charges.	Accounts Unit Employee	x
3	If there are discrepancies, investigate the reasons and resolve them by communicating with the concerned unit. If the difference is due to a bank error, the relevant bank must be notified to correct it.	Accounts Unit Employee	x
4	Prepare the bank account reconciliation report and submit it to the Senior Financial Officer for review and approval.	Accounts Unit Employee	x
5	Review and approve the bank account reconciliation report.	Senior Financial Officer	x
6	If there are adjustments to the bank balances in the Mawared system, an adjustment entry for the bank balances is prepared in the Mawared system based on the approved bank account reconciliation report, and it is reviewed and posted to the General Ledger (Registration and Closing Section).	Accounts Unit Employee	x
7	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Accounts Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Bank Reconciliation Procedure

Inputs	Accounts Unit Employee	Senior Financial Officer	Outputs
Supporting Documents	Start ↓ 1- Upload bank statements to the Cash Management sub-system before closing the financial period
	↓ 2- Perform automated reconciliation of bank account balances with uploaded bank statements ↓ Are there discrepancies? ↓ (Yes)
	3- Investigate the reasons for the discrepancies and resolve them by communicating with the concerned unit ↓ 4- Prepare the bank account reconciliation report
		5- Review and approve the bank account reconciliation report	Bank Account Reconciliation Report
	↓ Are there adjustments to bank balances in the Mawared system? ↓ (No) 7- Archive ↓ End		Adjustment Entry ↓ Financial System
	(Yes) ↓ 6- Prepare the adjustment entry for bank balances in the Mawared system

5.5.4 Creation of Petty/Temporary Cash Advances

5.5.4.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to create petty/temporary cash advances to handle petty expenses; petty cash advances are those that are replenished periodically when used, and temporary cash advances are those created for a specific purpose and a specific period of time.

5.5.4.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Payments Unit Employee at the government entity.
The signatory authorized according to the approved financial authorities schedule.
Payments Unit at the government entity.

5.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Request to Create Petty / Temporary Cash Advance	This is a request prepared and issued by the concerned department in the government entity to create a petty/temporary cash advance, specifying its purpose and the required amount, in addition to identifying the custodian of the advance in the requesting department, which is approved by the director of the government entity.		a

5.5.4.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Review the request to create a petty/temporary cash advance, ensure all approvals are met, and submit it to the director of the government entity for approval.	Payments Unit Employee	x
2	If the request to create the petty/temporary cash advance is not approved, contact the requesting unit to inform them of the reason for non-approval.	Payments Unit Employee	x
3	If the request to create the petty/temporary cash advance is approved, add the custodian of the advance (mentioned in the approved request) as a supplier in the Accounts Payable sub-system, and record the advance as a prepaid payment (Payments Section).	Payments Unit	x
4	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Procedure for Creating Petty/Temporary Cash Advances

Inputs	Payments Unit Employee	Payments Unit	Outputs
Supporting Documents	Start ↓ 1- Review the request to create a petty/temporary cash advance and ensure all approvals are met
	↓ Approve the cash advance request? → (No) → 2- Contact the requesting unit to inform them of the reason for non-approval
	↓ 4- Archive ↓ End	(Yes) ↓ 3- Record the advance as a prepaid payment (Payments Section)	Financial System

5.5.5 Recording Replenishment of Petty Cash Advances

5.5.5.1 Objective of the Procedure

This procedure is concerned with recording the replenishment of petty cash advances.

5.5.5.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Custodian of the Cash Advance at the government entity.
Payments Unit Employee at the government entity.
Payments Unit Officer at the government entity.
Senior Financial Officer at the government entity.

Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Replenishment Request	This is a request to renew the funds of the petty cash advance that have been spent against petty invoices.
2	Supporting Documents	These are the documents that include the supplier's invoice / receipt / payment voucher for what has been spent from the advances.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Detailed Statement	This is a statement that shows the previous balance of the advance, the amounts of petty expenses spent during the relevant period, and the current balance of the advance.

5.5.5.3 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	A replenishment request is prepared, attached with a detailed statement showing the previous balance of the advance, the amounts of petty expenses spent in the relevant period, the current balance of the advance, and the amount to be replenished after stamping the invoices with a "Paid" stamp. The request and invoices are approved by the relevant line manager.	Custodian of the Cash Advance	x
2	Review the replenishment request and ensure all approvals and authorizations are met.	Payments Unit Employee	x
3	Record the statement as an invoice in the Accounts Payable sub-system.	Payments Unit Employee	x
4	Review the invoice and attached supporting documents, and approve and post it in the Accounts Payable sub-system.	Payments Unit Officer	x
5	Review the total entries and post them periodically in the General Ledger (Registration and Closing Section).	Senior Financial Officer	x
6	File the entry and its supporting documents in the department's files.	Payments Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Procedure for Recording Replenishment of Petty Cash Advances

Inputs	Custodian of the Cash Advance at the Government Entity	Payments Unit Employee at the Government Entity	Payments Unit Officer at the Government Entity	Senior Financial Officer at the Government Entity	Outputs
Supporting Documents	Start ↓ 1- Prepare a replenishment request attached with a detailed statement showing the previous balance of the advance and the amounts of petty expenses
		2- Review the replenishment request ↓ 3- Record the statement as an invoice in the Accounts Payable sub-system
			4- Review the invoice and attached supporting documents, and approve and post it in the Accounts Payable sub-system
		↓ 6- Archive ↓ End		5- Review the total entries and post them to the General Ledger	Detailed Statement ↓ Financial System

5.5.6 Recording Petty Expenses (from Petty and Temporary Cash Advances)

5.5.6.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record petty expenses that have been paid from petty or temporary cash advances.

Officials Responsible for the Procedure's Activities

Custodian of the Cash Advance at the government entity.
Payments Unit Employee at the government entity.
Payments Unit Officer at the government entity.
Senior Financial Officer at the government entity.

5.5.6.2 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the documents that include the supplier's invoice / receipt / payment voucher for what has been spent from the advances.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Detailed Statement	This is a statement showing the previous balance of the advance, the amounts of petty expenses spent based on the above-mentioned supporting documents and within the relevant period, and the current balance of the advance.

5.5.6.3 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Settle the advance against the supporting documents for the recorded expenses after stamping the invoices with a "Paid" stamp, prepare a detailed statement of the petty expense amounts, and deposit the remaining amount into the bank account.	Custodian of the Cash Advance	x
2	Record the statement as an invoice in the Accounts Payable sub-system and apply the invoice against the advance payment invoice (settling the expense with the payment made in advance to the cash custodian's account and the receipt vouchers, if any).	Payments Unit Employee	x
3	Review the attached supporting documents and invoices, and approve and post them in the Accounts Payable sub-system.	Payments Unit Officer	x
4	Review the total entries and post them periodically in the General Ledger (Registration and Closing Section).	Senior Financial Officer	x
5	File the entry and its supporting documents in the department's files.	Payments Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Procedure for Recording Petty Expenses (from Petty and Temporary Cash Advances)

Inputs	Custodian of the Cash Advance at the Government Entity	Payments Unit Employee at the Government Entity	Payments Unit Officer at the Government Entity	Senior Financial Officer at the Government Entity	Outputs
Supporting Documents	Start ↓ 1- Record petty expenses from petty and temporary cash advances
		2- Prepare the replenishment request attached with a detailed statement
			3- Review the replenishment request and ensure all approvals and authorizations are met according to the authority matrix
				4- Review the total entries and post them to the General Ledger	Detailed Statement
		↓ 5- Archive ↓ End

5.5.7 Creating and Canceling a Credit Card

5.5.7.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to create a credit card, which is one of the payment methods for the organizational unit, and it is settled periodically upon use.

5.5.7.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Payments Unit Employee at the government entity.
The signatory authorized according to the approved financial authorities schedule.
Payments Unit at the government entity.

5.5.7.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Credit Card Request	This is a request prepared and issued by the concerned department in the government entity to create a credit card, specifying its purpose and the required amount, in addition to identifying the employee entrusted with using the card, and it is approved by the director of the government entity.		α

5.5.7.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Prepare a request to issue a credit card, have it approved by the line manager, and send it to the Payments Unit.	Competent Employee	x
2	Review the request to create a credit card, ensure all approvals are met, and submit it to the director of the government entity for approval.	Payments Unit Employee	x
3	Approve or reject the request to create a credit card.	Director General	x
4	If the request to create a credit card is approved and after receiving the credit card, add the card user (mentioned in the approved request) to the Payments sub-system.	Payments Unit Employee	x
5	Upon receiving the credit card, the employee signs a receipt acknowledgment and activates it with the bank.	Organizational Unit Employee	x
6	To cancel the card, the bank is contacted directly and a card cancellation request is submitted. If the cardholder makes unauthorized purchases, the employee will be charged for all amounts resulting from those transactions and all other expenses imposed by the bank, and disciplinary action will be taken against the employee.	Payments Unit Employee	x
7	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Creating or Canceling a Credit Card

Inputs	Competent Employee	Payments Unit Employee	Director of Government Entity	Outputs
Credit Card Request	Start ↓ 1- Request to issue a credit card approved by the line manager
		2- Review the request to create a credit card, ensure all approvals are met, and submit it to the Director General for approval
		↓ 4- If the request to create a credit card is approved and after receiving the credit card, add the card user (mentioned in the approved request) to the Payments sub-system	3- Approve the issuance of the credit card
	5- Upon receiving the credit card, the employee signs a receipt acknowledgment and activates it with the bank
		6- To cancel the card, the bank is contacted directly and a card cancellation request is submitted ↓ 7- File the entry and its supporting documents in the unit's files ↓ End		Credit Card

5.5.8 Recording Credit Card Settlement

5.5.8.1 Objective of the Procedure

This procedure is concerned with recording and settling payments made from a credit card.

5.5.8.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Custodian of the Cash Advance at the government entity.
Payments Unit Employee at the government entity.
Payments Unit Officer at the government entity.
Senior Financial Officer at the government entity.

5.5.8.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Settlement Request	This is a request to renew the card funds that were spent against petty invoices.
2	Supporting Documents	These are the documents that include the supplier's invoice / receipt / payment voucher for what has been spent from the electronic card.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Detailed Statement	This is a statement that shows the card balance and the amounts of petty expenses spent during the relevant period.

5.5.8.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	A card payment settlement request is prepared, attached with a detailed statement showing the previous card balance, the amounts of petty expenses spent in the relevant period, the current card balance, and the amount to be settled after stamping the invoices with a "Paid" stamp. The request and invoices are approved by the relevant line manager.	Custodian of the Cash Advance in the Organizational Unit	x
2	Review the submitted invoices and all expense items listed in the card statement and verify their correctness by: Matching the amounts in the card statement with the submitted invoices. Ensuring the signature of the organizational unit head on all attached supporting documents, confirming the validity of the expenditure. Ensuring that the paid expenses are within the expense items permissible to be paid from the card. Ensuring that the invoices meet the requirements for a tax invoice if the supplier is registered for tax purposes. Within five working days from the date of receiving the settlement request with all documents complete, a payment voucher is issued for an amount equal to the amount to be settled, and the amount is paid according to the agreement with the card-issuing bank.	Payments Unit Employee	x
3	Record the statement as a consolidated invoice in the Mawared system and allocate the deducted amounts to the relevant items.	Payments Unit Employee	x
4	Review the invoice and attached supporting documents, and approve and post it in the Accounts Payable sub-system.	Payments Unit Officer	x
5	Review the total entries and post them periodically in the General Ledger (Registration and Closing Section).	Senior Financial Officer	x
6	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Payments Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Recording Credit Card Settlement

Inputs	Custodian of the Cash Advance in the Organizational Unit	Payments Unit Employee	Payments Unit Officer	Senior Financial Officer	Outputs
Settlement Request Supporting Documents	Start ↓ 1- Prepare a card payment settlement request attached with a detailed statement showing the previous card balance, the amounts of petty expenses spent in the relevant period, the current card balance, and the amount to be settled after stamping the invoices with a "Paid" stamp. The request and invoices are approved by the relevant line manager.
		2- Review the submitted invoices and all expense items listed in the card statement and verify their correctness by: - Ensuring the signature of the organizational unit head on all attached supporting documents, confirming the validity of the expenditure. - Ensuring that the paid expenses are within the expense items permissible to be paid from the card. - Ensuring that the invoices meet the requirements for a tax invoice if the supplier is registered for tax purposes. Within five working days from the date of receiving the settlement request with all documents complete, a payment voucher is issued for an amount equal to the amount to be settled, and the amount is paid according to the agreement with the card-issuing bank. ↓ 3- Record the statement as a consolidated invoice in the Mawared system and allocate the deducted amounts to the relevant items.
			4- Review the invoice and attached supporting documents, and approve and post it in the Accounts Payable sub-system
				5- Review the total entries and post them periodically in the General Ledger (Registration and Closing Section)	Detailed Statement
		6- File the entry and its supporting documents in the department's files ↓ End

Document

5.5.9 Recording Transfers of Budget Allocations by the Department of Finance to Government Entities

5.5.9.1 Objective of the Procedures

This procedure is concerned with recording the transfers of approved budget allocations from the Department of Finance to government entities.

5.5.9.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Accounts Unit employee at the Department of Finance.
Chief Financial Officer at the Department of Finance.
Chief Financial Officer at the Department of Finance.

5.5.9.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Bank notice of the government entity's overdrawn account	This is a notice issued by the bank at the end of each day, informing the Department of Finance of amounts overdrawn from the zero-balance accounts of government entities.	🖶

5.5.9.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Upon receiving the bank notice of the disbursement of funds by the government entity and the overdraft of its zero-balance account by the disbursed amount, the employee prepares the transfer entry (in the Cash Management subsystem).	Accounts Unit Employee	x
2	Review the transfer entry and compare it with the received bank notice of the government entity's account overdraft and approve it.	Chief Financial Officer	x
3	Notify the concerned government entity of the transfer of funds and perform the bank reconciliation (bank reconciliation procedure no.).	Accounts Unit		x
4	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing chapter).	Chief Financial Officer	x
5	File the entry and supporting documents in the unit's special files.	Accounts Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Recording Transfers of Budget Allocations from the Department of Finance to Government Entities

Inputs

Accounts Unit Employee at the Department of Finance

Chief Financial Officer at the Department of Finance

Accounts Unit

Bank notice of overdrawn account

Start

↓

1- Prepare transfer entry in the Cash Management subsystem

2- Review the transfer entry, then match and approve it

↓

4- Review total entries and post to the General Ledger

3- Notify the concerned entity of the transfer and perform bank reconciliation (Bank Reconciliation Procedure No. 6.3.2)

↓

5- Archive

↓

End

5.5.10 Recording Fund Transfers from Government Entities to the Department of Finance

5.5.10.1 Objective of the Procedures

This procedure is concerned with recording the transfer of amounts collected and transferred from government entities to the Department of Finance.

5.5.10.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Accounts Unit employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.

5.5.10.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Bank notice of transfer to the treasury account	This is a notice issued by the bank at the end of each day, informing the government entity of the transfer of collected amounts to the treasury account.	🖶

5.5.10.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Upon receiving the bank notice of the transfer of amounts from the government entity, the employee prepares the transfer entry (in the Cash Management subsystem).	Accounts Unit Employee		x
2	Review the transfer entry and compare it with the received bank notice and approve it.	Chief Financial Officer		x
3	Notify the Department of Finance of the transfer of amounts and perform the bank reconciliation (bank reconciliation procedure).	Accounts Unit	x
4	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing chapter).	Chief Financial Officer		x
5	File the entry and supporting documents in the unit's special files.	Accounts Unit Employee		x

Procedure Map

Procedure for Recording Fund Transfers from Government Entities to the Department of Finance

Inputs

Accounts Unit Employee at the Department of Finance

Chief Financial Officer at the Department of Finance

Accounts Unit

Bank notice of transfer to the treasury account

Start

↓

1- Prepare transfer entry in the Cash Management subsystem

2- Review the transfer entry, then match and approve it

↓

4- Review total entries and post to the General Ledger

3- Notify the concerned entity of the transfer and perform bank reconciliation (Bank Reconciliation Procedure No. 6.3.2)

↓

5- Archive

↓

End

5.5.11 Recording Letters of Credit

5.5.11.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to clarify how to record letters of credit.

5.5.11.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Procurement Unit at the government entity.
Payments Unit at the government entity.
Warehouses Unit at the government entity.
Accounts Unit employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.

5.5.11.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Request to open a letter of credit	An approved request from the Procurement Unit regarding a purchase under a letter of credit, including the materials to be purchased based on what is stated in the approved budget, with the scope of work approved by the requesting entity attached to the request.	🖶
2	Memorandum on the reasons for external procurement	A memorandum prepared by the requesting entity and approved according to the level of authority to permit procurement from abroad.		ā

No.

Output

Output Description

Automated Archiving

Manual Archiving

Letter of Credit

Contract management with the supplier, distributing contract copies as follows:

Procurement Unit at the government entity
Finance Unit
Warehouses

Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Communicate with the supplier, reach a final agreement on the terms of the letter of credit, and notify the Finance Unit to open the letter of credit.	Procurement Unit	x
2	Fill out the request to open a letter of credit according to the bank's approved form, ensuring to confirm the beneficiary's name and address, the name of their bank, and the beneficiary's account number. Value of the letter of credit and currency type. Description and quantity of the purchased goods. Validity period of the credit. Shipping details and data. Details of the agreed-upon payment process. Type and conditions of the letter of credit. Method of shipping and delivery of goods. Any other necessary data. And have it signed by the authorized level.	Accounts Unit Employee	x
3	Notify the Procurement Unit and the Payments Unit that the credit has been opened.	Chief Financial Officer	x
4	Issue an authorization certificate or appoint a customs clearance agent.	Procurement Unit	x
5	Record the bank commissions listed in the account statement as bank charges (Bank Reconciliation Procedure).	Accounts Unit	x
6	Record the letter of credit on the Mawared system as a down payment and charge its related expenses (Payments chapter).	Payments Unit	x
7	Receive documents and notices from the bank that opened the letter of credit and review them (for example: Original invoice in duplicate. Certificate of origin of the goods, certified by the UAE Embassy in the country of origin. Bill of lading, and inspection certificate. Insurance documents). And inform the Warehouses Unit to receive and inspect the materials and the Payments Unit.	Accounts Unit Employee	x
8	Record the invoice as a liability due to the supplier and apply it against the down payment (Payments chapter).	Payments Unit	x
9	Upon receipt of the materials, add them to the inventory after adding the related expenses (Inventory chapter).	Warehouses Unit	x
10	If the received materials do not conform to the required specifications, contact the supplier to address the non-conformity cases.	Procurement Unit	x

Procedure Map

Procedure for Recording Letters of Credit

Inputs

Procurement Unit

Accounts Unit Employee

Chief Financial Officer

Payments Unit

Warehouses Unit

Outputs

Request to open a letter of credit

Memorandum on reasons for external procurement

Start

↓

1- Communicate with the supplier, agree on the terms of the letter of credit, and notify the Finance Unit to open the letter of credit

↓

4- Issue an authorization certificate or appoint a customs clearance agent

↓

10- If the received materials do not conform to the required specifications, inform the supplier to address the non-conformity cases

↓

End

2- Prepare the request to open the letter of credit and ensure all requirements are met

↓

5- Record bank commissions from the account statement as bank charges (Bank Reconciliation Procedure No. 6.3.2)

↓

7- Receive and review documents and notices from the bank that opened the letter of credit

3- Notify the Procurement Unit and the Payments Unit that the credit has been opened

6- Record the letter of credit on the Mawared system as a down payment and charge its related expenses

↓

8- Record the invoice as a liability due to the supplier and apply it against the down payment

9- Add the received materials to the inventory after adding the related expenses

Letter of Credit

5.6 Performance Indicators

The following reports are used to measure the performance of the cash management function (for example):

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Accuracy of cash outflow forecasts	Variance ratio between actual expenditure and estimated expenditure	Measure efficiency in preparing cash outflow forecasts	Monthly
2	Accuracy of cash inflow forecasts	Variance ratio between actual collection and estimated collection	Measure efficiency in preparing cash inflow forecasts	Monthly
3	Time taken to reconcile bank accounts	Number of days taken to reconcile government bank accounts and resolve discrepancies	Measure efficiency in reconciling government bank accounts	Monthly
4	Completion rate of bank reconciliations by Accounts Unit employee	Number of completed bank reconciliations ÷ Number of employees in the Accounts Unit	Measure job efficiency and effectiveness	Monthly

Return to Index

Financial Policies and Procedures Manual

for the Government of Ajman

6 Chapter Six - Fixed Assets

Document Update Log

Version	Issue Date	Notes

6.1 Definitions

In the application of the provisions of this chapter, the following words and phrases shall have the meanings assigned to each of them unless the context indicates otherwise; therefore, it is preferable to read these definitions carefully before moving on to the rest of the chapter, for ease of using the manual.

Term	Definition
Chief Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section) according to the organizational level in the government entity's structure.
Asset Officer	The administrative employee (Storekeeper) responsible for executing all tracking operations on fixed assets in the asset tracking system.
Assets Unit	(Section / Division / Employee) according to the organizational level in the structure of the government entity concerned with the tasks, responsibilities, and procedures of asset accounting.
Assets	Tangible assets and intangible assets.
Tangible Assets	Assets that have physical substance and provide future economic benefits and service potential, controlled by government entities to provide services or meet their administrative needs. They are expected to be used for more than one operating period and include, for example: - Property, plant, and equipment (e.g., furniture, vehicles, machinery, buildings, and infrastructure if they meet the recognition criteria for inclusion in this category). - Investment properties (land and buildings); - Tangible assets arising from finance lease agreements (e.g., finance lease of properties, machinery, etc.). - Tangible assets arising from service concession arrangements (e.g., properties); - Biological assets (e.g., animals, palm trees).
Intangible Assets	Assets that do not have physical substance and provide future economic benefits and service potential, controlled by government entities to provide services or meet their administrative needs, and are expected to be used for more than one operating period, including: - Internally developed and purchased intangible assets (e.g., computer software and applications). - Intangible assets related to research and development (e.g., development of scientific references or a new treatment). - Intangible assets arising from finance lease agreements (e.g., finance lease of computer software and applications); - Intangible assets arising from service concession arrangements (e.g., Ajman Bay).
Replacement Cost	The value that must be paid to replace an asset with a similar asset if it has been damaged.
Depreciated Replacement Cost	The cost of reproducing or replacing the asset, whichever is lower, minus the accumulated depreciation calculated on the basis of that cost, to reflect the services that have been consumed or previously exhausted.
Depreciation / Amortization of Assets	The systematic allocation of the cost of an asset over its useful life.
Recoverable Amount	The amount that can be obtained from the sale of an asset less the costs of sale, or its value in use, whichever is higher.
Fair Value	The amounts that can be obtained from the sale of an asset in an arm's length transaction between knowledgeable, willing parties.
Heritage Assets	Assets that have historical, environmental, or cultural significance and are often difficult to value in a way that reflects their historical, environmental, or cultural value, and are often irreplaceable and their useful life is difficult to estimate.
Biological Assets	A living animal or plant used in agricultural activities.
Book Value	The original cost minus accumulated depreciation and any accumulated impairment losses.
Personal Custody	Any assets disbursed to an employee according to the nature of their work, delivered to the employee as personal custody, and they are obligated to maintain them and return them when the purpose of their use ends. (e.g., laptop computer, toolbox, phones, or cars).
Location Custody	Any assets other than personal custody at each administrative location.
Asset Component	An integral part of an asset, which cannot fulfill its function independently of the asset, and should not be recorded in the asset register, but can be inventoried and tracked as inventory.
Asset Tracking System	The system used to track assets, which records the details of assets from the moment they are received until they are disposed of.
Spare Parts	Items held to replace broken, lost, or damaged asset components, and should not be recorded in the asset register but can be inventoried and tracked as inventory.
Reinstatement Value	The value of restoring an asset to its previous condition if it is damaged, which is the amount that must be paid to rebuild the property entirely with similar materials at the current cost. It also includes related costs such as consulting fees, site clearance, and debris removal, and is determined by experts and specialists.

6.2 General Policies

1. Assets are acquired by purchase, internal construction (projects under execution), or lease, and financial appropriations must be available for them in the annual budget of the government entity or through transfers from non-exchange transactions.

2. The government entity is responsible for managing its assets efficiently and effectively, maintaining and preserving them, and providing adequate means for their protection, including providing insurance coverage (except for intangible assets) against risks of theft, fire, and unusual damage.

3. The government entity must periodically assess the actual condition of its assets to ensure their serviceability before preparing its budget proposals for the new year and including the necessary amounts for their replacement.

4. Assets leased under finance or operating lease contracts and service concession assets are treated in accordance with the approved accounting policies in this regard.

5. Biological assets held to provide services, such as dogs used for police purposes, and trees and plants in parks, are treated in accordance with the accounting policy for property, plant, and equipment.

6. The Assets Unit or its equivalent in the government entity is responsible for maintaining and tracking the records of tangible and intangible assets, including additions, sales, transfers, depreciation, and updating their data completely.

7. The principle of segregation of duties must be observed when performing financial tasks to maintain transparency, integrity, and compliance with internal control systems. There must be a segregation of duties between the tasks of receiving and adding assets, physical inventory, and their disposal.

8. Assets must be distinguished and classified according to common characteristics (nature of the asset, useful life), within main classifications and sub-classifications for the purpose of inventory and financial monitoring.

9. Some assets contain parts that can be clearly measured and have different useful lives from the main asset's life. In this case, the asset is componentized and shown separately in the asset register, but all parts of the asset must be classified under the main classification of that asset.

10. All expenditures incurred by the government entity on assets that do not meet the capitalization criteria are considered operating expenses within the financial period in which they occurred.

11. All expenses that result in an increase in the economic benefits of the asset or a significant increase in its useful life are capitalized.

12. Assets are returned to the supplier if they are unsuitable and are still within the warranty period.

13. Assets are capitalized based on supporting documents that the government entity must provide to prove its control over the asset, for example:

▪ Purchase contracts, invoices, and receiving reports for movable tangible assets and intangible assets.
▪ Construction contracts, completion certificate, and ownership certificate (or equivalent documents) for immovable tangible assets (such as buildings and infrastructure), taking into account any legislation related to documenting property ownership.
▪ Official decision to transfer the granted asset from the granting entity.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 1 - Property, Plant, and Equipment.

14. Depreciation and Amortization in the Value of Tangible and Intangible Assets

a. The useful life of each tangible or intangible asset (except for land and intangible assets with an indefinite useful life) is determined based on the classification to which the asset belongs.

b. The cost of tangible assets is reduced by calculating and recording annual depreciation expense using the straight-line method.

c. The cost of intangible assets is reduced by calculating and recording annual amortization expense using the straight-line method.

d. The useful life of tangible and intangible assets is reviewed periodically (annually).

15. Impairment in the Value of Tangible and Intangible Assets

a. Tangible and intangible assets are classified for the purpose of impairment assessment as follows:

▪ Cash-generating: All tangible and intangible assets used for commercial purposes and to achieve a commercial return.
▪ Non-cash-generating: Other assets used for service purposes, which do not generate any commercial return.

b. Tangible and intangible assets with a finite useful life are assessed when there is an indicator of impairment to ensure that the book value at the date of the impairment assessment does not exceed the recoverable service amount.

c. For intangible assets with an indefinite useful life and intangible assets not yet ready for use that have not entered service, the government entity assesses the impairment of these assets annually.

d. The book value of the asset reflects the original cost minus any accumulated depreciation and accumulated impairment losses.

e. The recoverable service amount is determined by estimation from specialized experts in valuation and appraisal.

f. Losses resulting from the impairment of tangible and intangible assets are recorded in the financial period in which the impairment occurred.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policies:

▪ No. 7 - Impairment of Cash-Generating Assets.
▪ No. 8 – Impairment of Non-Cash-Generating Assets.

g. If there is a significant positive difference between the fair value and the book value, it should only be disclosed in the financial statements annually for tangible and intangible assets.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 1 - Property, Plant, and Equipment.

16. Control over Assets

a. The government entity must obtain adequate insurance coverage to ensure the recovery of the fair value of assets in case they are exposed to insured risks. An annual review of this insurance coverage should also be conducted.

b. The records of tangible and intangible assets must include the following information (at a minimum):

▪ Serial number of tangible assets and description.
▪ Location / name of the person / department authorized to hold the asset (if any).
▪ Date of purchase.
▪ Date the asset entered service (to begin calculating depreciation).
▪ Number of units.
▪ Cost.
▪ Useful life.
▪ Depreciation / Amortization rate.
▪ Depreciation / Amortization amount for the period.
▪ Accumulated depreciation / amortization.
▪ Accumulated impairment losses.
▪ Book value.

c. The tangible and intangible asset register must be updated regularly to monitor operations such as additions, disposals, and transfers.

d. The asset tracking system is applied and used to manage and control the assets of government entities, including assets that have not reached the capitalization threshold and heritage assets. A dedicated number sticker (asset tag number) is placed in a manner appropriate to the nature of the asset for identification and distinction during inventory.

e. If the sticker is damaged for any reason, the asset is renumbered.

17. Heritage Assets

a. Some assets are described as heritage assets due to their environmental, cultural, or historical significance to the United Arab Emirates, which have the following characteristics:

▪ It is often difficult to value them in a way that reflects their environmental, cultural, and historical value.
▪ They are often irreplaceable, and it is difficult to estimate their useful life.

b. Purchased heritage assets are recorded and recognized on the same basis as other items of tangible assets. The government entity is not required to record heritage assets that it has acquired through (donation, bequest, or confiscation).

18. Disposal of Tangible and Intangible Assets

a. Assets may not be written off before the end of their useful life, unless there are economic or technical reasons that justify it.

b. Tangible and intangible assets are removed from the government entity's asset register when they are sold, destroyed, donated, or replaced, or when they are withdrawn from use and no future benefit is expected (written off).

c. Alternative options for using assets instead of disposing of them can be evaluated, such as:

▪ Recycling.
▪ Repurposing the asset.

d. The disposal of tangible and intangible assets is approved in accordance with the established authorities in this regard.

e. The following steps must be taken once the decision to dispose of an asset is made:

- Remove the cost from the asset register.
- Remove the accumulated depreciation / amortization up to the date of disposal of the asset.
- Record the profit or loss resulting from the disposal of the asset based on the book value compared to the amounts received from the transaction (where applicable).

Refer to the Revenues chapter - Revenue from contracts for machinery, equipment, and movable materials.

19. Reconciliation of Accounts with the General Ledger

c. The Accounts Unit is responsible for reconciling the asset subsystem with the general ledger system in coordination and cooperation with the Assets Unit.

Covered under the Registration and Closing chapter.

d. The asset subsystem must be reconciled with the general ledger system when closing the relevant accounting period, to ensure the conformity of the asset subsystem with the general ledger system. Errors discovered in the reconciliation process must be addressed and corrective actions taken on the subsystem when necessary.

6.3 Detailed Policies for Tangible Assets

6.3.1 Purchase and Addition of Tangible Assets

1. The purchase of tangible assets is carried out according to the approved budget and after the purchase process is approved in accordance with the financial authorities' decision.

2. Expenses related to the purchase of tangible assets must be capitalized when the following conditions are met:

▪ It provides the government entity with future economic benefits or service potential.
▪ It has an estimated useful life exceeding one fiscal year.
▪ It has a physical form.
▪ It was not acquired for the purpose of resale.
▪ It is controlled by the government entity, which bears the risks and obligations related to the asset.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policies:

▪ No. 1 - Property, Plant, and Equipment.
▪ No. 3 - Investment Property.
▪ No. 4 - Leases.
▪ No. 5 - Agriculture.

3. The value of tangible assets is recorded at cost, which includes the purchase price including additional acquisition and installation costs and all related expenses that can be allocated to the asset to prepare it and put it into service. Here are some examples of additional costs for acquiring and placing the asset on site to be ready for use:

▪ Transportation of assets.
▪ Customs costs.
▪ Materials and supplies.
▪ Related labor.
▪ Contract costs including subcontractor invoices.
▪ Engineering and construction.
▪ Consulting fees.
▪ Borrowing costs for capital projects under construction.
▪ Insurance and protection.
▪ Initial estimate of dismantling the item and restoring the site where it is located if the entity is obliged to do so.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 1 – Property, Plant, and Equipment.

4. Subsequent costs (other than maintenance and servicing equipment) are added to the related asset in the asset register if they lead to an increase in the asset's useful life and exceed the capitalization threshold, with the necessity of derecognizing the cost of the replaced part.

5. Tangible assets whose ownership is transferred to the government entity through transfers (contributions, grants, and donations) are added at their fair value at the date of acquisition (for example: assets implemented by the federal government or grants from the Ruler or His Highness the President of the State or government-owned companies), and the fair value is determined based on the methods stated in the accounting policies manual, which may include (cost price, market price, current replacement cost).

6. Tangible assets arising from lease contracts are recorded at the value determined by the accounting policy when the asset is added (the lower of the fair value of the leased asset at the beginning of the lease contract or the present value of the minimum lease payments).

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 4 - Leases.

7. Tangible assets arising from service concession arrangements are recorded at the value determined by the accounting policy when the asset is added (fair value).

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 5 - Service Concession Arrangements: Grantor.

8. The Finance Unit must be notified of all purchases of tangible assets and additions to them, so that they can be included in the insurance policy for tangible assets.

9. Tangible assets that meet the capitalization conditions and are not recorded in the asset register are added at historical cost or deemed cost if information about the cost of the tangible asset is not available, ensuring that the cost of the tangible asset includes the purchase price, in addition to the direct costs incurred to bring the asset to a ready-to-use condition for its intended purpose; examples of direct costs include:

▪ Initial receiving costs.
▪ Assembly and installation costs.
▪ Costs of testing whether the asset is functioning as required.

10. Deemed cost reflects the cost of the tangible asset at the date it was supposed to be recognized as an asset, i.e., the date of entry into service. This means using the depreciated replacement cost methodology to arrive at the deemed cost of the asset, unless there is no information about the date the asset entered service, in which case the deemed cost of the asset is arrived at using the current replacement cost methodology.

11. The deemed cost is arrived at by assessing the fair value of the land based on the expertise of an independent appraiser, when reliable information on the cost of the land is not available.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 16 - First-time Adoption of Accrual Basis Accounting.

12. Biological assets are added at fair value, are evaluated annually, and the fair value is determined by an estimate usually made by specialized experts in valuation and appraisal.

6.3.2 Classification of Tangible Assets and Useful Life Rates

1. Tangible assets are distinguished and classified according to common characteristics (nature of the asset, useful life); within main and sub-classifications as follows:

Main Classification	Sub-classification	Useful Life Rate
Lands	Residential lands	Indefinite
	Administrative lands
	Service lands
	Industrial lands
Buildings	Land improvements	20 to 40 years
	Government headquarters and administrative buildings	25 to 50 years, depending on the technologies used in construction and the technical specifications of the building
	Residential buildings
	Industrial buildings, stores, and warehouses
	Service and recreational buildings
	Other buildings	The remaining life of the building or the lease term, whichever is shorter, or 10 years
Furniture, Fixtures, Machinery, and Equipment	Building improvements	4 to 5 years, depending on the nature of the fixtures and technical specifications
	Furniture
	Office equipment
	Sports equipment
Information Systems Devices and Equipment	Hospital, lab, and laboratory equipment	10 to 15 years, depending on the nature of the equipment or machine, technical specifications, and manufacturer's information
	Monitoring, navigation, and radar devices
	Electrical appliances
	Tools and instruments
	Musical instruments
	Specialized military equipment	3 to 4 years, depending on the nature and technical specifications of the devices
	Generators and transformers
	Pumps
	Well drilling and digging equipment
	Other heavy equipment and machinery
Infrastructure Assets	Computers	20 to 50 years, depending on the nature of the asset, the technology used in its construction, and all technical specifications based on expert reports and directives
	Monitors
	Tablets
	Printers
	Readers
	Scanners
	Servers
	Network and connectivity equipment
	Photography and recording cameras
	Phones
Vehicles, Transports, and Mobile Machinery	Road networks	4 to 8 years, depending on the technical specifications, type, and usage of the transport vehicle
	Beaches and parks
	Ports
	Airports
Biological Assets	Sewerage networks	10 to 20 years, depending on the technical specifications, type, and usage of the transport vehicle
	Railways
	Water and irrigation networks
	Electricity and communication networks
	Motorcycles
	Light vehicles
	Equipped vehicles
Investment Properties	Buses	5 to 10 years
	Boats and vessels	3 to 3 years
	Heavy vehicles	1 to 5 years
Service Concession Assets	Trains	Indefinite
	Ships and steamers	25 to 50 years, depending on the technologies used in construction and the technical specifications of the building
	Aircraft
	Tractors and mechanical devices
	Animals	According to sub-classification
	Fish
	Plants and crops
	Investment lands
	Investment buildings
	Investment markets
	Investment warehouses
	Ports

2. Other classes of tangible assets can be added to the list above as needed.

6.3.3 Tangible Assets under Construction (Capital Projects)

1. Costs related to the construction/creation of an asset are capitalized and classified as "capital projects under construction" until the asset is completed and begins operation and use.

2. Borrowing costs directly attributable to the acquisition, construction, or production of a qualifying asset "an asset that requires a substantial period to become ready for its intended use" are capitalized.

Please refer to the Government of Ajman Accounting Policy No. 9 – Borrowing Costs.

3. A distinction must be made between costs and expenses that will be capitalized on the capital project such as (main construction cost, material purchases, site preparation costs, receiving and handling, loading and installation, asset testing costs, professional and consulting fees... etc.) and costs and expenses that will be excluded and transferred to administrative expenses such as (opening costs, advertising and promotion, employee training, indirect administrative expenses... etc.).

4. Capital projects in progress must be reclassified to the appropriate tangible asset classification after the completion of the work, i.e., when the asset is ready for use.

Please refer to the Ajman Government's Accounting Policies:

No. 1 – Property, Plant, and Equipment.
No. 3 – Investment Property.

6.3.4 Depreciation of Tangible Assets

1. All assets, except for land, are subject to depreciation.

2. The depreciation process begins when the asset is ready, in the location and condition necessary for it to be capable of production or service delivery in the manner intended by the government entity.

3. The depreciable amount is calculated as the cost of the asset minus its residual value at the end of its useful life.

4. Depreciation is calculated monthly using the straight-line method over the useful life of the asset, based on the useful life rates determined for each sub-class of tangible assets, until it is fully depreciated or disposed of.

5. The nature of the asset, its technical specifications used in construction or manufacturing, information provided by the manufacturer, the nature of its use, and the entity's ability to obtain economic benefits from the asset until the end of its useful life must be taken into account. The useful life of tangible assets must also be reviewed periodically. If there is a change in the useful life of an asset, the depreciation rate is adjusted for the current and subsequent periods, provided it does not exceed or conflict with the permissible range for each class.

6. Depreciation is calculated from the beginning of the month in which the asset becomes ready for use, regardless of the day in that month the asset was placed in service.

7. Tangible assets held under lease contracts are depreciated over the shorter of the asset's useful life or the lease term.

8. Tangible service concession assets are depreciated over the asset's useful life.

9. Fully depreciated tangible assets continue to be recorded and maintained in the register, showing their original costs and accumulated depreciation, until they are disposed of.

6.3.5 Transfer and Conversion of Tangible Assets

1. The Assets Unit must be notified of the transfer and conversion of assets, including unused assets.

2. The transfer is carried out based on the book value of those assets. The depreciation expenses of the transferred assets are charged to the cost center of the receiving unit starting from the date of transfer.

3. The unit receiving the assets must prepare an inspection and receipt report for the transferred assets and document their physical condition.

4. In the case of transferring a tangible asset from one government entity to another, the transfer is made at book value. The transferring entity derecognizes the asset and records an entry for the asset disposal and any loss (if applicable). The receiving entity records the asset as revenue if the conditions are met.

Refer to the Revenues chapter - Procedures for Recording Revenue from In-Kind Transfers.

6.3.6 Physical Inventory of Tangible Assets

1. The purpose of asset inventory is to ensure conformity between the assets on the ground and the asset register in the asset tracking system, as discrepancies may arise for various reasons, such as receiving, transferring, or disposing of assets without executing the required procedure in the asset tracking system, or due to an error by the user of the asset tracking system during data entry.

2. By a decision from the director of the government entity, one or more inventory committees are formed, composed of employees from the financial unit and other units. Their responsibility is to physically verify the existence of tangible assets according to the specified controls and instructions. This should be done at the end of the fiscal year or according to the dates mentioned in the circular for preparing the final accounts.

3. The Assets Unit officer must ensure the following before conducting the physical count:

Freeze all transactions before and during the count to identify the assets included in the inventory.
Process all pending transactions in the system.
Extract asset detail reports from the asset tracking system.
Availability of requirements for conducting the inventory, including (asset tags and handheld scanners), to avoid any delays in the asset inventory process.

4. The inventory committee must adhere to inventory instructions and record any abnormal physical condition of the assets (damaged, unusable/not in use) during the physical count.

5. If an asset is found during the inventory and has not been added to the asset register in the asset tracking system, the Assets Officer creates a manual addition request in the asset tracking system.

6. The Assets Unit must verify the discrepancies that appear between the results of the physical inventory and the tangible asset register and submit its recommendations to the inventory committee.

7. The inventory committee must submit a report on the results of the physical inventory of tangible assets, including the recommendations of the Assets Unit, to the director of the government entity for necessary approval (write-off, sale, disposal).

8. The inventory results report must include the following:

a. Identification of appropriate procedures to address inventory discrepancies.

b. Any financial or administrative violations discovered during the inventory.

c. All observations revealed by the inventory, particularly the following: (poor condition of assets, inadequate preservation or maintenance procedures, errors in record-keeping).

d. Any recommendations the committees see fit to prevent errors and overcome obstacles.

9. The director of the government entity must approve the inventory committee's report, determine the appropriate procedures to address its observations and recommendations, and take the necessary actions.

10. If the inventory results reveal a violation, the facts are referred to the Administrative Violations Committee at the government entity for a preliminary investigation to determine responsibility. If the committee finds that the investigated facts constitute a financial violation, the procedures must be stopped, and the agency must be notified of the results, along with all elements of the incident, to carry out its duties.

11. The Assets Unit must address the discrepancies, prepare the necessary accounting entries, and update the asset register according to the decision of the government entity's director and the physical inventory results stated in the inventory committee's report.

12. Inventory lists are kept in a special file at the Assets Unit for reference when needed.

6.3.7 Service Concession Assets

1. The government entity must review and evaluate service concession arrangements and recognize a new service concession asset (and the resulting liability) or reclassify an existing asset when the conditions of the service concession arrangement are met, taking into account the following:

Terms of the service concession arrangement.
The fair value and useful life of the service concession asset or related service elements.
The extent of the government entity's control over the service concession asset.
The mechanism for compensating the operator for the service concession asset:
- Payment in cash or through any other financial asset.
- Payment by granting the operator a specific right, giving them the right to earn revenue from other users of the service concession asset, or granting the operator access to another revenue-generating asset for their own use, where unearned revenue recognized as a liability upon creation of the service concession asset is reversed.
Financing costs and fees paid for services provided by the operator in the service concession arrangement.
Commitments and contingent assets and liabilities that may arise from the service concession arrangement.

Please refer to the Ajman Government Accounting Policies No. 5 – Service Concession Arrangements: Grantor.

6.3.8 Insurance on Tangible Assets

1. Tangible assets (excluding land) are insured at the beginning of the fiscal year against risks of theft, fire, and natural disasters. The insurance contract must include coverage for any assets added during the fiscal year and assets under construction after their initial acceptance.

2. Vehicles are comprehensively insured under a separate policy in accordance with traffic and driving regulations.

3. Tangible assets are insured according to the insurance value shown below:

Category	Insurance Value
Buildings	Reinstatement Value
Furniture, Machinery, Equipment, and Information Systems Devices	Replacement Cost or Fair Value
Vehicles	Value of a new vehicle or depreciated replacement cost for old vehicles according to the depreciation schedule set by the insurance company and the financial data available in the asset register

4. The Finance Unit must be informed of all purchases of and additions to tangible assets immediately upon receipt so they can be included in the tangible assets insurance policy.

5. In the event of any loss or damage to any insured asset, the Procurement Unit is notified to take action to claim the due insurance compensation from the insurance company, and the Finance Unit is notified to handle the asset write-off procedures if necessary.

6.3.9 Personal and Location Custody

1. Assets in the possession of an employee must be considered as personal custody of the responsible employee, who must sign an acknowledgment to that effect. If the employee leaves the job, the asset is recovered from them after its condition is verified.

2. The preservation of personal custody items is the employee's personal responsibility. Therefore, in case of damage due to misuse or loss, the employee will be charged its fair value. If it cannot be determined, the book value is used.

3. Employees must bring their personal custody items at the scheduled time for inventory.

4. Personal custody items must be returned to the concerned unit in the government entity after the purpose for which they were issued is completed, or transferred to the custody of another person in case of transfer, resignation, or retirement.

5. The various administrative units in the government entity must inform the concerned unit / Assets Officer of any decisions taken regarding the loss, damage, or transfer of custody items to another employee to update the custody register.

6.4 Detailed Policies for Intangible Assets

6.4.1 Purchase and Addition of Intangible Assets

1. Intangible assets are purchased according to the approved budget and after the purchase process is approved according to the approved financial authorities resolution.

2. Expenses related to the purchase/development of intangible assets must be capitalized when the following conditions are met:

It is identifiable and controlled by the government entity.
It is expected to generate future economic benefits or service potential.
It has an estimated useful life exceeding one fiscal year.
Its cost is equal to or exceeds AED 10,000 (the minimum capitalization threshold). If it does not exceed the minimum capitalization threshold, it is recorded as an expense.
It was not acquired or developed for the purpose of resale.

Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 2 – Intangible Assets.

3. It must be assessed whether an internally developed intangible asset meets the recognition criteria. An intangible asset is generated through two phases:

Research phase: Expenses related to this phase are not capitalized.
Development phase: All expenses associated with the development of the asset are capitalized.

4. If the research phase cannot be distinguished from the development phase of an internal project to create an intangible asset, the expenditure on that project is treated as if it were incurred in the research phase only.

Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 2 – Intangible Assets.

5. An internally developed intangible asset must be reclassified to the appropriate classification of intangible assets after the completion of the work and upon its final approval.

6. Intangible assets arising from lease contracts are recorded at the value determined by the accounting policy upon the addition of the asset (the lower of the fair value of the leased asset at the inception of the lease or the present value of the minimum lease payments).

Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 4 – Leases.

7. Intangible assets arising from service concession arrangements are recorded at the value determined by the accounting policy upon the addition of the asset (fair value).

Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 5 – Service Concession Arrangements: Grantor.

13. Intangible assets that meet the capitalization criteria and are not recorded in the asset register are added at historical cost, or at deemed cost if information about the cost of the intangible asset is unavailable, except for those developed internally, which must be valued at cost.

14. It is ensured that the cost of intangible assets includes the purchase price plus any directly attributable costs incurred to bring the asset to a condition ready for its intended use. Examples of direct costs include:

Professional fees arising directly from preparing the asset for its intended use.
Application costs to determine if the asset is functioning properly.

15. At the date of recognition, the government entity measures intangible assets at their fair value when reliable information about their cost is not available, and that fair value is used as the "deemed cost".

16. Deemed cost reflects the cost of the intangible asset at the date it should have been recognized as an asset, i.e., the date it entered service. This means using the depreciated replacement cost methodology to arrive at the asset's deemed cost, unless information about the asset's in-service date is unavailable, in which case the asset's deemed cost is determined using the current replacement cost methodology.

Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 16 – First-time Adoption of Accrual Accounting.

6.4.2 Classification of Intangible Assets and Useful Life Rates

1. A distinction must be made between intangible assets, and they should be classified according to common characteristics (nature of the asset, useful life), within main classifications and sub-classifications as follows:

Main Classification	Sub-classification	Useful Life Rate
Computer Software	Off-the-shelf computer programs and applications	From 3 to 5 years or indefinite. If definite, it is assessed throughout that useful life.
Computer Software	Internally developed computer programs and applications
	Internally developed websites
Intellectual Property	Copyrights	From 10 to 20 years or indefinite. If definite, it is assessed throughout that useful life.
	Patents
	Trademarks
	Literary and artistic works
Service Concession Assets	Ajman Payment Gateway	20
		10

2. Other classes of intangible assets may be added to the above list as needed.

3. The Department of Finance must review the useful life rates periodically (annually), taking into account any comments from government entities.

6.4.3 Amortization of Intangible Assets

1. The amortization process begins when the asset is ready (in the location and condition necessary for it to be capable of production or service delivery in the manner intended by the government entity).

2. Amortization is calculated monthly and charged to the amortization expense account until the asset is fully amortized or disposed of.

3. Amortization is calculated using the straight-line method over the useful life of the asset, based on the assessment of the concerned entity or specialists regarding the asset's useful life.

4. The useful life of intangible assets is reviewed periodically. If there is a change in the asset's useful life, the amortization rate is adjusted for the current and subsequent periods, provided it does not conflict with the permissible range for each class.

5. Intangible assets with an indefinite useful life are not amortized using the straight-line method and are subject to an annual impairment test.

6. Amortization is calculated from the beginning of the month, regardless of the day in that month the asset was placed in service.

7. Intangible assets arising from finance leases and intangible assets arising from service concession arrangements are amortized over the number of years of the assets' useful life.

8. Fully amortized intangible assets continue to be recorded and maintained in the register, showing their original costs and accumulated amortization, until they are disposed of.

6.5 Notes

1. The following should be consulted regarding the legal and accounting framework for tangible and intangible assets:

Financial Law.
Executive Regulations regarding the Financial Law.
Ajman Government Accounting Policies Manual.

6.6 Procedures and Workflows

6.6.1 Recording Purchased Tangible Assets

6.6.1.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to ensure that all purchases of tangible assets are recorded in the financial records of the government entity, based on supporting documents and attachments.

6.6.1.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Assets Officer in the government entity.
Assets Unit employee in the government entity.
Head of the Assets Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

6.6.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.

Input

Input Description

Supporting Documents

Includes the following documents:
In case of purchasing property, plant, and equipment:

Approved Purchase Order / Contract.
Copy of invoices issued by the supplier.
Final receipt document.
Certificate of completion (in case of completing a stage of a specific project).

In case of purchasing investment properties (land and buildings):

Property purchase contracts.
Title deed.

In case of purchasing tangible assets arising from finance leases:

Finance lease contracts (e.g., vehicles)

In case of purchasing tangible assets arising from service concession arrangements:

Service concession arrangement agreements and related documents (e.g., shopping malls)

No.	Output	Output Description
1	Asset Addition Report	A report showing the addition of assets in the assets sub-ledger system.

6.6.1.4 Detailed Description and Flowchart of the Procedure

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the asset, record the initial receipt in the procurement system, ensure the asset matches the supplier's delivery note in terms of quantity, and notify the requesting unit for technical inspection.	Assets Officer	x
2	Technically inspect the asset to ensure it conforms to the conditions and specifications stated in the contract or purchase order. A specialized technical body may be consulted to verify the conformity of the supplied assets with the technical specifications. Final receipt of the asset. In case of rejection, the Procurement Unit is notified to return the asset to the supplier.	Requesting Unit	x
3	If the received asset is new, tag the asset and record its data in the asset tracking system using a handheld scanner (asset tag number, brand and serial number if any, warranty expiration date if any, and any other data required in the asset tracking system).	Assets Officer	x
4	If the received asset is an addition to a previously registered asset in the asset tracking system, scan the primary tag of the previously registered asset using the handheld scanner, to which the value of the new received asset will be added in the asset tracking system.	Assets Officer	x
5	Send details of assets above the capitalization threshold to the assets sub-ledger system and post them automatically (via mass additions in the sub-ledger system).	Automated Link	x
6	Retrieve data related to asset purchases entered in the accounts payable sub-ledger system (via automated link) and compare it with the supporting documents.	Assets Unit Employee	x
7	Prepare the asset addition entry in the assets sub-ledger system.	Assets Unit Employee	x
8	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-ledger system. Print the asset addition report from the system.	Head of the Assets Unit	x
9	File the entry and its supporting documents in the unit's special files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Flowchart: Recording Purchased Tangible Assets

1. Receive the invoice from the concerned department and verify that all supporting documents mentioned in the invoice are complete.

2. Retrieve data related to asset purchases entered in the accounts payable sub-ledger system (via automated link) and compare it with the supporting documents.

3. If the asset is new, add it to its respective category and enter the basic information of the asset in the assets sub-ledger system.

4. If the asset is not new, query and add the cost to the existing asset in the assets sub-ledger system.

5. Prepare the asset addition entry in the assets sub-ledger system.

6. Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-ledger system.

7. Post the entries to the financial system in the General Ledger.

6.6.2 Returning Assets to the Supplier (During Warranty Period)

6.6.2.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to ensure the monitoring of the status of tangible assets in the financial records.

6.6.2.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Assets Unit employee in the government entity.
Head of the Assets Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

6.6.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	Supporting Documents	Includes the following documents: Approved Purchase Order / Contract. Copy of invoices issued by the supplier. Final receipt document. Certificate of completion (in case of completing a stage of a specific project).

No.	Output	Output Description
1	Asset Addition Report	A report showing the addition of assets in the assets sub-ledger system.

6.6.2.4 Detailed Description and Flowchart of the Procedure

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	In case of return with permanent replacement of the asset with another, the old asset is disposed of and the new asset is recorded in the asset tracking system.	Assets Officer	x
2	In case of return with temporary replacement of the asset with another, the data of the replaced asset in the asset tracking system is updated by changing its status to (Returned to Supplier), and its status will be changed back to the original upon its return from the supplier.	Assets Officer	x
3	In case of return without replacement, the old asset is disposed of, and the compensatory value received from the supplier is recorded in the asset tracking system (Asset Disposal Procedure 7.3.10).	Assets Officer	x

Procedure Flowchart: Returning Assets During Warranty Period

1. In case of return with permanent replacement of the asset with another, the old asset is disposed of and the new asset is recorded in the asset tracking system.

2. In case of return with temporary replacement of the asset with another, the data of the replaced asset in the asset tracking system is updated by changing its status to (Returned to Supplier), and its status will be changed back to the original upon its return from the supplier.

3. In case of return without replacement, the old asset is disposed of, and the compensatory value received from the supplier is recorded in the asset tracking system (Asset Disposal Procedure 7.3.10).

6.6.3 Recording the Addition of Unregistered Tangible Assets and from In-kind Transfers (Grants, Donations, Contributions)

6.6.3.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to ensure that all additions of unregistered tangible assets found during inventory and from in-kind transfers (grants, donations, contributions) are recorded in the financial records of the government entity based on supporting documents and attachments.

6.6.3.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Assets Officer employee in the government entity.
Assets Unit employee in the government entity.
Head of the Assets Unit in the government entity.
Revenues Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

6.6.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	In-kind transfer letter from the concerned unit	A letter prepared by the concerned unit that received the asset, including the asset's specifications and conditions of use if the asset is conditional.

No.	Output	Output Description
1	In-kind transfer receipt document	A document issued by the concerned unit responsible for receiving the asset in the government entity, notifying the sending entity of the in-kind transfer receipt by the government entity.
2	Asset valuation document	A document resulting from the valuation of the asset by a specialized technical committee, including the fair value of the asset and its specifications resulting from the valuation process.
3	Asset Addition Report	A report showing the addition of assets in the system.

6.6.3.4 Detailed Description and Flowchart of the Procedure

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the in-kind transfer letter from the concerned unit, which confirms the conformity of the in-kind transfer with the specifications in the transfer letter.	Assets Officer	x
2	Evaluate the received asset by a specialized technical committee, verify that there are no conditions on the use of the asset, prepare the asset valuation document, and communicate with the Revenues Unit to inform them of the asset's value.	Assets Officer	x
3	Follow the approved procedures for recording revenues from in-kind transfers (Revenues chapter).	Revenues Unit	x
4	Tag the asset (place the sticker on the asset) and record all required data in the asset tracking system.	Assets Officer	x
5	Send details of assets above the capitalization threshold to the assets sub-ledger system and post them automatically (via mass additions in the sub-ledger system).	Automated Link	x
6	Prepare the asset addition entry in the assets sub-ledger system.	Assets Unit Employee	x
7	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-ledger system. Print the asset addition report from the system.	Head of the Assets Unit	x
8	File the entry and its supporting documents in the unit's special files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Flowchart: Procedure for Recording the Addition of Tangible Assets from In-kind Transfers (Grants, Donations, Contributions)

1. Receive the in-kind transfer letter from the concerned unit, which confirms the conformity of the in-kind transfer with the specifications in the transfer letter.

2. Evaluate the received asset by a specialized technical committee, verify that there are no conditions on the use of the asset, prepare the asset valuation document, and communicate with the Revenues Unit to inform them of the asset's value.

3. Follow the approved procedures for recording revenues from in-kind transfers (Revenues chapter).

4. Add the asset to its respective category and enter the basic information of the asset in the assets sub-ledger system.

5. Prepare the asset addition entry in the assets sub-ledger system.

6. Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-ledger system. Print the asset addition report from the system.

7. Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.

6.6.4 Recording the Addition of Purchased or Internally Developed Intangible Assets

6.6.4.1 Objective of the Procedure

This procedure aims to ensure that all additions of intangible assets (purchased or internally developed) are recorded in the financial records of the government entity, based on appropriate supporting documents and attachments.

6.6.4.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Assets Unit employee in the government entity.
Head of the Assets Unit in the government entity.
Payments Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.

6.6.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	Supporting Documents	These are documents that include: Approved Purchase Order / Contract. Copy of invoices issued by the supplier. Copy of invoices for direct and indirect costs allocated to the project. Contracts related to the project.
2	Decision that the project has reached the development stage	This is the decision issued by the concerned unit that states/confirms the project has reached the development stage.

No.	Output	Output Description
1	Asset Addition Report	A report showing the addition of assets in the system.

6.6.4.4 Flowchart and Detailed Description of the Procedure

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive a copy of the invoice and supporting documents (approved purchase order/contract and final receipt document or certificate of completion) from the concerned unit to identify and determine the characteristics and details of the asset to be added.	Assets Unit Employee	x
2	If the asset was developed internally and is related to a research and development project, communicate with the concerned unit to verify that the project has reached the development stage to begin capitalizing expenses as a project under construction.	Assets Unit Employee	x
3	Record the invoice for expenses resulting from the purchase or addition of the asset by the Payments Unit in accordance with approved procedures (Payments chapter) and any other expenses related to the project's development.	Payments Unit	x
4	Retrieve data related to asset purchases entered in the accounts payable sub-ledger system (via automated link) and compare it with the supporting documents.	Assets Unit Employee	x
5	Add the asset to its respective category and enter the basic information of the asset in the assets sub-ledger system (location, depreciation rate, and all necessary information for the asset register data).	Assets Unit Employee	x
6	Prepare the asset addition entry in the assets sub-ledger system.	Assets Unit Employee	x
7	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the asset's sub-ledger system.	Head of the Assets Unit	x
8	File the entry and supporting documents in its special files in the unit's files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Flowchart: Procedure for Recording the Addition of Purchased / Internally Developed Intangible Assets

1. Receive a copy of the invoice and supporting documents from the concerned unit to identify and determine the characteristics and details of the asset to be added.

2. It is checked: Was the asset developed internally? And is the asset related to a research and development project? If the answer is "Yes," communicate with the concerned unit to verify that the project has reached the development stage to begin capitalizing expenses.

3. Record the invoice for expenses resulting from the purchase or addition of the asset.

4. Retrieve data related to asset purchases entered in the accounts payable sub-ledger system and compare it with the supporting documents.

5. Add the asset to its respective category and enter the basic information of the asset in the assets sub-ledger system.

6. Prepare the asset addition entry in the assets sub-ledger system.

7. Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the asset's sub-ledger system.

8. Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.

6.6.5 Transfer of Assets Under Construction

6.6.5.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to transfer all costs/expenses related to the creation/construction or development of an asset, for example: buildings/bridges/programs/applications/electronic systems, which were classified as "capital projects under construction," upon completion of the project and the start of its operation and utilization (entry into service).

6.6.5.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Assets Unit employee in the government entity.
Head of the Assets Unit in the government entity.
Chief Financial Officer in the government entity.
The concerned entity (the unit concerned with projects).

6.6.5.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description
1	Certificate of Completion / Work Completion	A document received from the unit concerned with projects stating the completion of the project, which is the starting point for transferring all costs related to projects under construction to the asset account.

No.	Output	Output Description
1	Report on Transfer of Projects Under Construction to Assets	A report showing the transfer of projects under construction to assets.

6.6.5.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the completion/finalization certificate for projects under construction from the concerned unit, and verify that all approvals and accreditations have been met.	Assets Unit Employee	x
2	Identify the asset class to be transferred to and other properties associated with the asset (location, depreciation rate, and all necessary information for the asset register data).	Assets Unit Employee	x
3	Transfer the value of costs from the work-in-progress account to the asset account within the assets sub-system.	Assets Unit Employee	x
4	Review the entry with the attached completion/finalization certificate, approve it, and post it in the assets sub-system.	Assets Unit Head	x
5	Save the entry and its supporting documents in the unit's files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Transferring Tangible Assets Under Construction (Capital Projects)

Inputs	Assets Unit Employee in the Government Entity	Assets Unit Head in the Government Entity	Chief Financial Officer	Outputs
	Start
Completion / Finalization Certificate	1- Receive the completion/finalization certificate for projects under construction from the concerned unit and verify that all approvals and accreditations have been met.
	2- Identify the asset class to be transferred to and other properties associated with the asset.
	3- Transfer the value of capital costs from the work-in-progress account to the asset account within the assets sub-system.	4- Review the entry with the attached completion/finalization certificate, approve it, and post it in the assets sub-system.	5- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Report on Transferring Capital Projects Under Construction to Assets
				Financial System
	6- Archiving
	End

6.6.6 Recording Depreciation / Amortization of Tangible and Intangible Assets

6.6.6.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record the calculation of depreciation/amortization expense correctly, accurately, and in a timely manner for each class (classification) of tangible and intangible assets (subject to depreciation/amortization).

6.6.6.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Assets Unit Employee in the Government Entity.
Assets Unit Head in the Government Entity.
Chief Financial Officer in the Government Entity.

6.6.6.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Asset Depreciation / Amortization Report	This is the report that determines the asset depreciation/amortization expense for the financial period based on the useful life of each class of assets subject to depreciation/amortization and the depreciation/amortization rate.		α

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Ensure the entry and completion of data related to tangible and intangible assets for the financial period in the asset register.	Assets Unit Employee	x
2	Calculate the value of depreciation/amortization for tangible and intangible assets based on the useful life of each class of assets subject to depreciation/amortization and the depreciation/amortization rate, and prepare the asset depreciation/amortization report.	Assets Unit Employee	x
3	Receive and review the asset depreciation/amortization report. In case of discrepancies, it is returned to the Assets Unit Employee to address them.	Assets Unit Head	x
4	If there are no discrepancies, prepare the asset depreciation/amortization expense entry in the assets sub-system.	Assets Unit Employee	x
5	Review the asset depreciation/amortization entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	Assets Unit Head	x
6	Save the entry and its supporting documents in the unit's files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Recording Depreciation/Amortization of Tangible and Intangible Assets

Inputs	Assets Unit Employee in the Government Entity	Assets Unit Head in the Government Entity	Chief Financial Officer	Outputs
	Start
Completion / Finalization Certificate	1- Ensure the entry and completion of data related to tangible and intangible assets for the financial period in the asset register.
	2- Calculate the value of depreciation/amortization for tangible and intangible assets and prepare the asset depreciation/amortization report.	3- Receive and review the asset depreciation/amortization report
		Discrepancies found?		Asset Depreciation/Amortization Report
	4- Prepare the asset depreciation/amortization expense entry in the assets sub-system.	5- Review the asset depreciation/amortization entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	6- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).
				Financial System
	7- Archiving
	End

6.6.7 Evaluating the Impairment of Cash-Generating and Non-Cash-Generating Assets

6.6.7.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to ensure the accuracy of financial data related to assets in accordance with approved accounting policies. For the purpose of this procedure, assets are classified as follows:

Cash-generating: all tangible and intangible assets used for commercial purposes.
Non-cash-generating: other assets used for service purposes.

6.6.7.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Assets Unit Employee in the Government Entity.
Assets Unit Head in the Government Entity.
Chief Financial Officer in the Government Entity.
Asset Valuation Committee in the Government Entity / specialized experts in valuation and appraisal.

6.6.7.3 Procedure Inputs and Outputs

No.

Input

Input Description

Automated Archiving

Manual Archiving

Supporting Documents

Which include:

Information/indicators of impairment of tangible and intangible assets.
Schedule for evaluating the impairment of intangible assets: The impairment of intangible assets with an indefinite useful life and intangible assets not yet in service is evaluated (annually); a schedule is prepared with the dates on which the impairment evaluation will be performed.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Asset Valuation Report	This is an asset valuation report that shows the existence of an impairment in the value of the asset in the system.		a
2	Report of the Committee for Evaluating Asset Impairment	This is a report from the asset valuation committee that indicates whether or not there is an impairment in the value of the asset. It is prepared by specialized experts in valuation and appraisal.		α

6.6.7.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	If the asset has a definite useful life, the recoverable amount of the asset is assessed when there is an indication of potential asset impairment. Impairment indicators and the necessary information for the asset valuation test are discussed with the concerned unit.	Assets Unit Employee	x
2	Assets are evaluated to determine the impairment value by specialized experts in valuation and appraisal, and the report is sent to the Assets Unit Head.	Asset Valuation Committee	x
3	If the recoverable amount is greater than the carrying amount, the asset's value remains unchanged.	Assets Unit Head	x
4	If the carrying amount is greater than the recoverable amount, the value of the asset/asset group is reduced by the impairment amount, and the entry for recording the resulting loss from the reduction is prepared.	Assets Unit Employee	x
5	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	Assets Unit Head	x
6	Save the entry and its supporting documents in the unit's files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Evaluating the Impairment of Cash-Generating and Non-Cash-Generating Assets

Inputs	Asset Valuation Committee	Assets Unit Employee in the Government Entity	Assets Unit Head in the Government Entity	Chief Financial Officer in the Government Entity	Outputs
		Start
		Does the asset have a defined useful life?
		Indication of potential asset impairment?	End
Supporting Documents	2- Evaluate assets to determine the impairment value.	1- Discuss impairment indicators with the concerned unit and the information needed for the asset valuation test.			Report of the Committee for Evaluating Asset Impairment
	Is the recoverable amount greater than the carrying amount?
		4- Reduce the value of the asset/asset group by the impairment amount and prepare the entry for recording the resulting loss from the reduction.	3- Keep the asset's value as it is. 5- Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	7- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.	Report of the Committee for Evaluating Asset Impairment
		6- Archiving	End		Financial System
		End

6.6.8 Transferring Tangible Assets

6.6.8.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to ensure that all transfers of tangible assets within the units of the government entity are carried out in a controlled, efficient, and timely manner.

6.6.8.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Assets Unit Employee in the Government Entity.
Assets Unit Head in the Government Entity.
The concerned unit transferring the asset and the unit receiving the asset.

6.6.8.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Asset Transfer Request	This is an asset transfer request filled out by the unit transferring the asset and approved by the unit receiving the asset within the government entity.		a

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Tangible Asset Transfer Report	This is a report showing the transfer of assets in the system.	🖥️

Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive the asset transfer request filled out by the transferring unit and approved by the receiving unit.	Assets Officer	x
2	Review the request and ensure that all approvals and accreditations have been met.	Assets Officer	x
5	Transfer the asset to the new location, obtain the necessary approvals from the transferring unit and the receiving unit, and update the asset's location on the asset tracking system.	Assets Officer	x
6	Receive and review the approved transfer documents and update the asset's data in the assets sub-system.	Assets Unit Employee	x
7	Review the approved transfer documents and approve the updated asset data in the assets sub-system.	Assets Unit Head	x
8	Save the entry and its supporting documents in the unit's files.	Assets Unit Employee	x

Procedure Map

Procedure for Transferring Tangible Assets

Inputs	Assets Unit Employee in the Government Entity	Assets Unit Head in the Government Entity	Outputs
	Start
Asset Transfer Request	1- Receive the asset transfer request filled out by the transferring unit and approved by the receiving unit.
	2- Review the request and ensure that all approvals and accreditations have been met.
	3- Prepare the asset transfer notification.	4- Review the transfer notification and get it approved by the General Manager.
	5- Transfer the asset to the new location and obtain the necessary approvals from the transferring unit and the receiving unit.
	6- Receive and review the approved transfer documents and update the asset's data in the assets sub-system.	7- Review the approved transfer documents and approve the updated asset data in the assets sub-system.	Tangible Asset Transfer Report
			Financial System
	8- Archiving
	End

6.6.9 Physical Count of Tangible Assets

6.6.9.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to verify the physical existence of tangible assets, reconcile the inventory count results with the asset data in the asset tracking system and the assets sub-system, and address any discrepancies in the inventory count.

6.6.9.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Assets Unit Employee in the Government Entity.
Assets Unit Head in the Government Entity.
Chief Financial Officer in the Government Entity.
Inventory Committee in the Government Entity.

6.6.9.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Inventory Guidelines and Schedule	This is a form that shows the following: Instructions for tangible asset inventory count. Members of the Inventory Committee.		a
2	Tangible Asset Register	This is a register containing details of tangible assets such as location, number of units, etc.	🖥️
3	Decision on Handling Discrepancies	This is a decision from the head of the government entity to address the discrepancies resulting from the tangible asset inventory count.		a

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Inventory Committee Report with Recommendations	This is a report obtained after entering the inventory count results into the financial system, showing the inventory discrepancies (if any) with recommendations for handling them.		a

6.6.9.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Freeze all asset addition, purchase, and disposal operations for the inventory period and prepare guidelines and a schedule.	Assets Unit Employee		x
2	Extract the asset register from the asset tracking system and the assets sub-system.	Assets Unit Employee		x
3	Review the guidelines and schedule.	Assets Unit Head		x
4	The Inventory Committee conducts an inventory count of the assets using barcode scanners on the asset tags attached to the assets to verify their existence.	Inventory Committee		x
5	Issue the reconciliation report, verify its accuracy, and then send it to the Inventory Committee and the Assets Officer.	Assets Unit Employee		x
6	If there are no discrepancies in the inventory count, the Inventory Committee prepares a report on the inventory results and submits it to the head of the government entity for approval.	Inventory Committee		x
7	If there are discrepancies in the inventory count, the Assets Officer investigates the discrepancies and their causes, which may require a recount, and then submits his recommendations to the Inventory Committee.	Assets Officer	x
8	The Inventory Committee must submit the report of the physical inventory results of tangible assets, including the recommendations of the Assets Unit, to the head of the government entity for necessary action (write-off, sale, destruction).	Inventory Committee		x
9	Receive the decision on handling discrepancies to adjust the inventory discrepancies in the asset tracking system.	Assets Officer		x
10	Send the details of assets above the capitalization threshold to the assets sub-system and post them automatically.	Automated Link
11	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	Assets Unit Head		x
12	Save the entry and its supporting documents in the unit's files.	Assets Unit Employee		x

Procedure Map

Procedure for Physical Count of Tangible Assets

Inputs	Inventory Committee	Assets Unit Employee in the Government Entity	Assets Unit Head in the Government Entity	Chief Financial Officer in the Government Entity	Outputs
		Start
		1- Freeze all asset addition, purchase, and disposal operations for the inventory period and prepare guidelines and a schedule.
		2- Extract the asset register from the assets sub-system.	3- Review the guidelines and schedule.
Asset Transfer Request	4- Count the assets using barcode scanners on the asset tags attached to the assets to verify their existence.	5- Upload the inventory results to the government entity's financial system and compare the records in the system with the physical inventory results.
		Discrepancies in inventory count?
	6- Prepare a report on the inventory results and submit it to management for review and approval. 8- Submit the report of the physical inventory results of tangible assets, including the recommendations of the Assets Unit, to the General Manager of the government entity.	7- Investigate the discrepancies and their causes, prepare a report on the inventory results, and submit recommendations to the Inventory Committee for review and approval. 9- Receive the decision on handling discrepancies for adjustment and prepare an entry to handle inventory discrepancies in the assets sub-system.	10- Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	11- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.	Inventory Committee Report with Recommendations
	End	12- Archiving			Financial System

6.6.10 Disposal (Sale) / Write-off of Tangible and Intangible Assets

6.6.10.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record the disposal of tangible and intangible assets through the following methods:

Writing off assets.
Destroying assets.
Selling assets.

6.6.10.2 Officials Responsible for Procedure Activities

Assets Unit Employee in the Government Entity.
Assets Unit Head in the Government Entity.
Revenues Unit in the Government Entity.
Chief Financial Officer in the Government Entity.
Inventory Committee in the Government Entity.

6.6.10.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Asset Disposal Request	This is a request prepared by the concerned unit in the government entity to dispose of the asset, stating the reasons for disposal.		a

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Report of Disposed Assets	This is a report showing the details of disposed assets in the system.	🖥️

6.6.10.4 - Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive the asset disposal request from the concerned unit in the government entity.	Assets Officer		x
2	Review the request, ensure all approvals are met, state the reasons for disposal, update the asset's status to (ready for disposal) in the asset tracking system, and update its location if necessary.	Assets Officer		x
3	Inspect the assets requested for disposal and prepare a report with recommendations for sale or write-off.	Inventory Committee		x
4	In case of asset write-off, according to the committee's recommendations and after approval from the head of the government entity, the disposal is executed in the asset tracking system.	Assets Unit Employee		x
5	In case of asset sale, the disposal is executed in the asset tracking system and the sale amount for each concerned asset is added after the sale is completed (Revenues section).	Assets Unit Employee		x
6	Record the difference between the proceeds and the net book value in the revenues sub-system (Revenues section).	Revenues Unit		x
7	Send the details of the disposed assets above the capitalization threshold to the assets sub-system and post them automatically (via mass additions in the sub-system).	Automated Link	x
8	Review the attached disposal request and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system.	Assets Unit Head		x
9	Save the entry and its supporting documents in the unit's files.	Assets Unit Employee		x

Procedure Map

Procedure for Disposal (Sale) / Write-off of Tangible and Intangible Assets

Inputs	Assets Unit Employee in the Government Entity	Assets Unit Head in the Government Entity	Inspection Committee in the Government Entity	Revenues Unit in the Government Entity	Chief Financial Officer in the Government Entity	Outputs
	Start
Asset Disposal Request	1- Receive the asset disposal request from the concerned unit in the government entity.
	2- Review the request and ensure all approvals are met, stating the reasons for disposal.
	3- Provide the asset's data and clarify the asset's book value, which is the asset's cost minus its accumulated depreciation/amortization.	4- Review the request and the asset's data and book value.	5- Inspect the assets requested for disposal and prepare a report with recommendations for sale or write-off.
	Write-off / Sell Asset?
	Sale: 7- Record and post the asset disposal and prepare the profit/loss entry (if any) in the assets sub-system after the sale is completed. Write-off: 6- Record and post the asset disposal and prepare the loss entry (if any) in the assets sub-system after the write-off is completed.	9- Review the attached disposal request and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system. 10- Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the assets sub-system.		8- Record the difference between the proceeds and the net book value in the revenues sub-system.	11- Review the total entries and post them periodically to the General Ledger.	Report of Disposed Assets
	12- Archiving					Financial System
	End

6.7 Performance Indicators

The following indicators are used to evaluate the performance of the Assets Unit, for example:

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Time taken to record and add assets in the system	Number of days taken between receiving all supporting documents for asset addition and updating the fixed asset register	Measure efficiency in recording and adding assets in the system	Daily
2	Time taken to process a request related to assets (e.g., reclassification of assets, transfer of assets, write-off of assets, etc.)	Number of days taken to process a request related to assets after receiving all supporting documents	Measure efficiency in processing a request related to assets	Daily
3	Percentage of asset-related transactions completed by the Assets Unit employee	Number of completed transactions ÷ Number of employees in the Assets Unit	Measure job efficiency and effectiveness	Monthly
4	Time taken to complete all work procedures related to assets (asset work cycle), close the financial period, and post to the General Ledger	Number of days taken to complete the period-end closing tasks for asset procedures and post to the General Ledger (within the approved timeline)	Measure job efficiency and effectiveness	Monthly

Back to Index

Financial Policies and Procedures Manual

For the Government of Ajman

Chapter 7 – Inventory

Document Update Tracking

Version	Issue Date	Notes

7.1 Definitions

Term	Definition
Warehousing Unit	(Department / Section / Division / Unit) according to the organizational level in the structure of the government entity concerned with warehouse management and inventory maintenance.
Inventory	Refers to: Assets in the form of materials or supplies to be used during the production/construction process or to be used for providing services. Assets and goods held in warehouses in government entities for use during daily operations or for sale and distribution. Assets in the process of production for sale or distribution.
Slow-Moving Items	These are items that have stock in warehouses and whose disbursement rate during the year has decreased by more than 70% compared to the previous year.
Obsolete/Stagnant Items	These are items that have stock in warehouses and have not moved for three years or more, taking into account the expiration date.
Surplus Items	These are items with stock in warehouses resulting from leftovers from previous operating processes and are no longer needed.
Damaged and Obsolete Items	These are items that have been found to be useless due to their expiration, or obsolescence, making them inefficient for use according to a technical report.

7.2 General Policies

The Inventory Accounting Unit (or its equivalent) in the government entity shall be responsible for maintaining and monitoring inventory records, including receiving, disbursing, returning, destroying, and valuing inventory items and fully updating their data.
The principle of segregation of duties shall be observed when performing financial tasks to maintain transparency, integrity, and compliance with internal control systems; there must be segregation of duties between the tasks of receiving materials, recording them, disbursing them, conducting physical counts, and destroying them.
It is strictly forbidden to receive or deliver any materials to or from warehouses without issuing the relevant documents, and care should be taken not to make any deletions, erasures, or alterations to these documents.
All documents related to the receipt, disbursement, and transfer of materials must be generated from the electronic inventory sub-system.
The government entity must replenish inventory by calculating economic order quantities, which involves determining the minimum level, maximum level, and reorder point for each item in the warehouse.
The government entity must find effective means to manage inventory and find ways and means to apply the Zero Inventory "Just-in-Time" principle as much as possible to increase operational efficiency and maintain the lowest possible level of inventory; this is to reduce storage costs and reduce the capital invested in inventory. Entities should build strategic working relationships and cooperation with major suppliers to reduce the time required to order materials as well as the quantity required in each material ordering process and to receive the required materials at a time that suits their requirements and needs, thereby maintaining the minimum required inventory and making the supplier bear the largest part of the storage cost.
The approved inventory item classifications must be adhered to.
Major spare parts and standby equipment are included in the asset registers if they meet the capitalization criteria.
Please refer to the policies outlined in the Assets chapter.
The Inventory Accounting Unit in the government entity must use the perpetual inventory system to track inventory movements; inventory records (items, quantity, and cost) are updated after each receipt or disbursement of materials.
Inventory Control
1. The government entity must obtain sufficient insurance coverage to ensure the recovery of the inventory value in case of exposure to risks. The insurance coverage should be reviewed annually.
2. The Inventory Accounting Unit in the government entity must maintain inventory records that include the following information (at a minimum):
  - Serial number of the materials and description.
  - Item code for the materials.
  - Date of purchase and receipt.
  - Location.
  - Number of units.
  - Cost.
3. The government entity must conduct a comprehensive physical inventory count at least once per fiscal year.
Reconciliation of Accounts with the General Ledger

A. The Accounts Unit shall be responsible for reconciling the inventory subsystem with the general ledger system in coordination and cooperation with the Inventory Accounting Unit.

This is covered under the Registration and Closing section.

B. The inventory subsystem must be reconciled with the general ledger system when closing the relevant accounting period to ensure conformity between the inventory subsystem and the general ledger system. Errors discovered during the reconciliation process must be addressed, and corrective actions taken on the subsystem as needed.

7.3 Detailed Policies

7.3.1 Receiving Materials

The Inventory Accounting Unit must keep a copy of the approved purchase order/contract/supply order for all received materials, a copy of the supplier's invoice, and retain all supporting documents in files (both electronic and manual archiving).
The material receipt document must include the following basic information (at a minimum):
- Document serial number.
- Date of material receipt.
- Supplier's name.
- Item code for the received materials.
- Cost.
- Number of units.
- Reference (purchase order number).
- Location.
Supplier invoices must be delivered to the Payments Unit within the financial unit of the government entity. No supplier invoices are to be delivered to the warehouse.
Please refer to the policies and procedures in the Payments section.
The Inventory Accounting Unit must ensure that all costs related to the inventory are included in the value of the received inventory, for example:
- Material transportation.
- Customs costs.
- Related labor.
- Insurance and protection.
Upon receiving materials, it must be ensured that the inventory value and balance are updated in the inventory subsystem according to its nature and the approved accounting policy for inventory valuation.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 10 – Inventory.
A label with a designated number (material card number) must be placed on received materials for identification and distinction during the inventory count process.
When returning materials to the warehouse, the concerned unit must prepare a material return request, including the number and condition of the materials to be returned and the reasons for their return, and have it approved by the head of the concerned unit.
The Warehousing Unit must follow the same receiving procedures, in terms of inspection, verification, and counting, to ensure the returned quantity matches the return request and record it in the inventory subsystem at the same value at which it was previously issued.
When accepting gifts or donations from external parties, they may be supplied to the warehouses and should be recorded in the inventory records at their fair value.

7.3.2 Issuing Materials

Inventory is issued based on a material issue request approved by the head of the requesting unit, in accordance with the approved budget, and for the following purposes (for example, but not limited to):
- Internal use or for the production of another asset.
- Distribution (transfer) of materials for free or for a nominal charge.
- Sale.
The Inventory Accounting Unit must keep a copy of the approved issue request for all issued materials and retain all supporting documents in files (both electronic and manual archiving).
The Inventory Accounting Unit must verify that all material issuance transactions from the inventory are recorded in the inventory subsystem.
The profit or loss resulting from the sale of inventory must be recorded based on the cost compared to the amounts received from the sale of the inventory.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 14 – Revenue from Exchange Transactions.

Please refer to the policies and procedures for Revenue from Exchange Transactions – Sale of Goods and Services.
It must be ensured that the approved material issue request, prepared by the requesting unit, includes the following basic information (at a minimum):
- Document serial number.
- Requesting unit.
- Date of issuance.
- Item code for the issued materials.
- Number of units.
- Location.

7.3.3 Transferring Materials

Any materials within the warehouses of the government entity are transferred with the approval of warehouse officials by preparing a material transfer document (receipt note or issue note) and updating the inventory subsystem.
The transfer process is carried out based on the book value of those materials.
The receiving warehouse must prepare an inspection and receipt report for the transferred materials, documenting their physical condition.
If materials are transferred from one government entity to another, they are transferred at cost, and coordination with the Accounts Unit is required to prepare the necessary entries in the subsystem for inter-governmental transactions.

7.3.4 Valuing Materials

The government entity must value inventory materials as follows:
- Inventory held for sale at the lower of cost or net realizable value.
- Inventory acquired from a non-exchange transaction at fair value (e.g., gifts and donations).
- Inventory held for distribution for free or for a nominal charge, or for a production process of materials to be distributed for free or for a nominal charge, is valued at the lower of cost or current replacement cost (e.g., medical vaccines).
The Inventory Accounting Unit should make a provision for slow-moving or obsolete inventory as a precautionary measure to reduce the inventory value resulting from obsolescence or slowness in its issuance process. The provision is calculated based on the valuation committee's report, which considers the inventory's condition (e.g., damaged, obsolete, slow-moving, unusable), and its accuracy is confirmed through system-generated reports.
Slow-moving inventory must be evaluated at the end of each financial period, and necessary provisions made.
The cost of materials in inventory is determined using one of the following methods:
- Specific identification method: if items in the inventory are not interchangeable with each other (e.g., produced goods like medicine).
- Weighted-average cost method: if the inventory includes similar and interchangeable materials (e.g., raw materials and consumables).
Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 10 – Inventory.

7.3.5 Inventory Verification

By a decision of the government entity's director, one or more inventory count committees are formed, whose members do not include any officials responsible for the inventory. Their mission is to physically verify the existence of inventory materials according to the specified controls and instructions.
Please refer to the Procurement and Warehousing Policy.
All inventory materials in the government entity must be counted at least once per fiscal year, at the end of the financial period.
The Inventory Accounting Unit employee must ensure the following before conducting the physical count:
- Freeze all transactions before and during the count to determine the materials included in the inventory count.
- Process all pending transactions in the system.
The inventory count committee must adhere to the inventory count instructions and record the actual abnormal condition of the materials (damaged, obsolete, slow-moving, unusable) during the physical count.
The Warehousing Unit must investigate any discrepancies that appear between the results of the physical count and the inventory records in the subsystem and explain the reasons to the inventory count committee.
The inventory count committee must submit a report on the results of the physical count, including its recommendations, to the government entity's director for necessary action (write-off, sale, disposal).
The inventory report includes inventory discrepancies (surpluses and shortages) and their causes, determines appropriate measures to address them, and any financial or administrative violations discovered during the inventory count. It must also include all other violations found by the committee, especially:
- Errors in the description or classification of items.
- Poor condition of items or inadequate storage procedures.
- Items that require special protection.
- Items that have expired.
- Any recommendations the committees see fit to avoid errors and overcome obstacles.
If the inventory count results in financial or administrative violations, the incident must be referred to the entity's Administrative Violations Committee, and the Financial Audit Authority must be notified in case of financial violations.
The Inventory Accounting Unit must process the discrepancies by writing off or adding, adjusting the balances, preparing the necessary accounting entries, and updating the inventory records in the inventory subsystem according to the decision of the government entity's director and the physical count results in the inventory committee's report.
If materials are found in the warehouses that have not been previously recorded in the inventory register and have not been valued, they must be listed on separate sheets and evaluated by a specialized technical expert. Then, a material receipt document is issued for them and they are entered into the inventory records.
Inventory count lists are kept in a file at the Inventory Accounting Unit for reference when necessary.

7.3.6 Disposing of Materials

Inventory materials are disposed of, and their removal from the inventory subsystem is recorded based on the decision of the government entity's director.
The following steps must be taken once the decision to write off damaged inventory materials is made:
- Record the losses resulting from the impairment of inventory value in the financial period in which the impairment occurred.
- Remove the cost from the inventory record.
- Reduce the provision account for slow-moving or obsolete inventory.
Materials must be disposed of by a committee formed for this purpose by a decision of the government entity's director. Utmost care should be taken when disposing of materials with an expiry date, and a certificate of disposal must be obtained from the competent government authority, to ensure these materials are not used after disposal.

7.4 Notes

The following should be consulted regarding the legal and accounting reference for inventory:

Financial Law.
Executive Regulations of the Financial Law.
Ajman Government Accounting Policies Manual.
Procurement and Warehousing Policies.

7.5 Procedures and Workflows

7.5.1 Recording the Receipt of Materials

7.5.1.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record all inventory material receipt operations in the financial records of the government entity, based on supporting documents and attachments.

7.5.1.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Storekeeper at the government entity.
Inventory Accounting Unit employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.

7.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	Includes the following documents: Approved Purchase Order / Contract / Supply Order. Material Inspection Document. Initial Material Receipt Document.		✓
2	Technical Inspection Committee Report	A report indicating the extent to which the supplied materials conform to the specifications contracted with the supplier under the approved purchase order / contract / supply order.		✓

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Approved Material Receipt Document	A document prepared by the storekeeper to enter the received materials. It includes all information for the materials in inventory, for example (at a minimum): Document serial number. Date of material receipt. Supplier's name. Item code for the received materials. Cost. Number of units. Reference (purchase order number). Location.		✓
2	Report of Adding Received Materials to Inventory	A report showing the update of the inventory quantity and balance in the inventory subsystem.	💻

7.5.1.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive and match the received materials with a copy of the approved purchase order/contract/supply order to identify and determine the specifications and details of the materials to be added.	Storekeeper		x
2	If materials requiring technical inspection are received, the Inspection and Receipt Committee examines the materials to be registered and prepares a report indicating the extent to which the supplied materials conform to the specifications contracted with the supplier under the approved purchase order/contract/supply order, and the system is updated with this report.	Storekeeper		x
3	If the materials do not conform to the contracted specifications, the Procurement Unit is contacted to follow up with the supplier.	Storekeeper		x
4	If materials not requiring technical inspection are received and they conform to the contracted specifications, a material receipt document is prepared and the inventory materials are registered after entering all required data into the inventory subsystem.	Storekeeper		x
5	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the inventory subsystem.	Inventory Accounting Unit Employee		x
6	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
7	File the entry and its supporting documents in the unit's specific files.	Inventory Accounting Unit Employee		x

7.5.2 Recording the Issuance of Materials

7.5.2.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record all operations of issuing materials from inventory in the financial records of the government entity based on supporting documents and attachments.

7.5.2.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Storekeeper at the government entity.
Inventory Accounting Unit employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.

7.5.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Material Issue Request	An approved document prepared by the requesting unit to request the issuance of materials from inventory for internal use, distribution, sale, or disposal.	✓

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Material Issue Document	A document prepared by the storekeeper from the inventory subsystem to issue materials from the inventory. It includes all information for the materials in inventory, for example (at a minimum): Document serial number. Requesting unit. Date of issuance. Item code for the issued materials. Number of units. Location.		✓
2	Material Issue Report	A report showing the inventory balance and movement in the inventory subsystem for the issued materials.	💻

7.5.2.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive a material issue request in the inventory from the requesting unit.	Storekeeper		x
2	Review the material issue request in the inventory and ensure all approvals are obtained.	Storekeeper		x
3	If the materials are not available in inventory, contact the Procurement Unit to replenish the materials (Procurement and Warehousing Manual).	Storekeeper		x
4	If the materials are available in inventory, prepare a material issue document in the inventory subsystem, issue the materials, and send them to the desired location.	Storekeeper		x
5	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the inventory subsystem.	Inventory Accounting Unit Employee		x
6	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
7	File the entry and its supporting documents in the unit's specific files.	Inventory Accounting Unit Employee		x

7.5.3 Transferring Materials

7.5.3.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to ensure that all material transfer operations within the warehouses of the government entity are conducted in a controlled, efficient, and timely manner.

7.5.3.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Storekeeper at the government entity.
Inventory Accounting Unit employee at the government entity.
Head of the Warehousing Unit at the government entity.

7.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Material Transfer Request	A material transfer request filled out by the storekeeper requesting the materials, approved by the storekeeper transferring the materials within the government entity, and approved by the Head of the Warehousing Unit.		✓

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Material Transfer Report	A report showing the transfer of materials in the system.	💻

7.5.3.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Receive a material transfer request filled out by the requesting warehouse and approved by the transferring warehouse.	Storekeeper	x
2	Review the request and ensure all approvals and authorizations are obtained.	Storekeeper	x
3	Prepare a material transfer notification and submit it to the Head of the Warehousing Unit.	Storekeeper	x
4	Review and approve the transfer notification.	Head of Warehousing Unit	x
5	Transfer the materials and obtain the necessary approvals from the transferring and receiving units.	Storekeeper	x
6	Receive and review the approved transfer documents and update the material data in the inventory subsystem.	Storekeeper	x
7	Review the approved transfer documents and approve the updated material data in the inventory subsystem.	Inventory Accounting Unit Employee	x
8	File the entry and its supporting documents in the unit's specific files.	Inventory Accounting Unit Employee	x

7.5.4 Physical Inventory Count

7.5.4.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to verify the physical existence of the inventory, match the count results with the inventory data in the inventory subsystem, and address any discrepancies found in the count.

7.5.4.2 Personnel Responsible for Procedure Activities

Storekeeper at the government entity.
Head of the Warehousing Unit at the government entity.
Inventory Accounting Unit employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.
Inventory Count Committee at the government entity.

7.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Inventory Count Instructions and Schedule	A form showing the following: Inventory count instructions. Members of the Inventory Count Committee.		✓
2	Inventory Record	A record containing details of the materials in the warehouse.	💻
3	Decision to Address Discrepancies	A decision from the government entity's director to address discrepancies resulting from the inventory count process.		✓

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Inventory Count Committee Report with Recommendations	A report obtained after entering the count results into the financial system, showing inventory discrepancies (if any) with recommendations for addressing them.		✓
2	Report of Adding Received Materials to Inventory	A report showing the update of the inventory quantity and balance in the inventory subsystem.	💻

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Freeze all material receipt and issuance operations for the inventory count period and prepare instructions and a schedule.	Storekeeper		x
2	Extract the inventory record from the inventory subsystem.	Storekeeper		x
3	Review the instructions and schedule.	Head of Warehousing Unit		x
4	The Inventory Count Committee counts the materials using scanners to read the material card number attached to the materials to verify their existence.	Inventory Count Committee		x
5	Upload the count results to the government entity's financial system and compare the records in the system with the physical count results.	Storekeeper		x
6	If there are no discrepancies in the count, the Inventory Accounting Unit employee prepares a report of the count results and sends it to management for review and approval.	Storekeeper		x
7	If there are discrepancies in the count, the Inventory Accounting Unit employee investigates the discrepancies and their causes, prepares a report on this, and submits recommendations to the Inventory Count Committee for review and approval.	Storekeeper		x
8	The Inventory Count Committee submits a report on the results of the physical inventory count, including the Warehousing Unit's recommendations, to the government entity's director for necessary action (write-off, sale, disposal).	Inventory Count Committee		x
9	Receive the decision to address discrepancies for adjustment and prepare the processing of inventory count discrepancies in the inventory subsystem.	Storekeeper	x
10	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the inventory subsystem.	Inventory Accounting Unit Employee		x
11	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
12	File the entry and its supporting documents in the unit's specific files.	Inventory Accounting Unit Employee		x

7.5.5 Recording Material Disposal

7.5.5.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record the disposal of unusable inventory materials.

Personnel Responsible for Procedure Activities

Inventory Accounting Unit employee at the government entity.
Head of the Inventory Unit at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.
Inspection Committee at the government entity.

7.5.5.2 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Inventory Count Committee Report	A report showing recommendations to dispose of unusable materials or inventory discrepancies.		✓

No.	Output	Output Description	Electronic Archiving	Manual Archiving
1	Disposed Materials Report	A report printed from the inventory subsystem showing the details of the disposed materials in the inventory subsystem.	💻

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive the Inventory Count Committee report with recommendations to dispose of unusable materials.	Storekeeper		x
2	Review the report and ensure all approvals are obtained.	Head of Warehousing Unit		x
3	Query and extract a report of the data of the materials to be disposed of from the inventory subsystem.	Storekeeper		x
4	Review the report and the data related to the materials.	Head of Warehousing Unit		x
5	Record the write-off of materials from the inventory in the inventory subsystem.	Storekeeper		x
6	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, post it in the inventory subsystem, and print the disposed materials report.	Inventory Accounting Unit Employee		x
7	Review the total entries and post them periodically to the General Ledger (Registration and Closing section).	Chief Financial Officer	x
8	File the entry and its supporting documents in the unit's specific files.	Inventory Accounting Unit Employee		x

7.6 Performance Indicators

The following reports are relied upon to measure the performance of the Warehousing Unit's function (for example):

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Time taken to record received materials	Number of days taken between receiving all materials in inventory and recording them in the inventory subsystem	Measure efficiency in recording received materials in the system	Daily
2	Time taken to issue materials from inventory	Number of days taken between receiving all supporting documents for material issuance and their issuance	Measure efficiency in issuing materials from inventory	Daily
3	Completion rate of the Warehousing Unit out of total inventory transactions	Number of completed transactions ÷ Number of employees in the Warehousing Unit	Measure functional efficiency and effectiveness	Daily
4	Failure to replenish inventory in a timely manner	Number of times materials were requested and were not in stock / Number of times the government entity resorted to emergency or direct purchasing	Measure efficiency in maintaining an appropriate inventory level	Monthly
5	Accuracy of inventory records	Number of discrepancies between the inventory record and the results of the physical inventory count	Measure functional efficiency and effectiveness	Monthly
6	Inventory losses	Volume of losses resulting from excess or obsolete inventory / Average inventory value	Measure the efficiency of investment in inventory	Annually

Return to Index

Ajman Government Financial Policies and Procedures Manual

Financial Policies and Procedures Manual

for the Government of Ajman

8 Chapter Eight - Investments

Document Update Tracking

Version	Issue Date	Notes
First	December 2024

8.1 Definitions

In applying the provisions of this chapter, the following words and phrases shall have the meanings assigned to each of them unless the context indicates otherwise. Therefore, it is preferable to read these definitions carefully before moving on to the rest of the chapter, for ease of using the manual.

Term	Definition
Investment Management Unit	(Department / Section / Division / Employee) according to the organizational level in the structure of the government entity concerned with the tasks, responsibilities, and procedures of investment management.
Investment Accounting Unit	(Section / Division / Employee) according to the organizational level in the structure of the government entity concerned with the tasks, responsibilities, and procedures of investment accounting.
Chief Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section) according to the organizational level in the structure of the government entity.
Investments	Assets held by the government entity to achieve capital gains from the increase in the value of these assets, or profits that these assets may generate. They may include investments through owning part of the capital or shares of establishments; joint investments in service or production projects; or financial instruments (e.g., financial assets, loans, and cash equivalents).
Cash Equivalents	Short-term, highly liquid investments that are readily convertible to cash amounts, are not subject to significant risk of changes in value, and have a maturity period not exceeding three months from the date of acquisition.

8.2 General Policies

Every government entity shall be committed to following up on the collection of its investment returns on their due dates and transferring them to the public treasury in accordance with the transfer rules mentioned in the Revenues chapter.
Covered in the Revenues chapter.
The Investment Accounting Unit, or its equivalent in the government entity, shall be responsible for recording investments, in coordination with the Investment Management Unit in the government entity.
The Investment Management Unit must provide the Investment Accounting Unit with data related to investments, which includes the following:
- Details of investment transactions, including buying and selling (for example, but not limited to):
  - - Investment description.
  - - Original cost.
  - - Amounts and dates of subsequent additions and partial sale/exit transactions (if any).
  - - Amounts and dates of investment return revenues.
  - - Current value.
  - - How to value investments that are recorded and tracked at fair value.
  - - Method of acquisition (purchase or donation).
  - - Transaction costs.
  - - Effective interest rate and amounts of premium or discount amortization and due dates.
  - - Any other relevant information (e.g., classification and rights of shares).
- A schedule specifying the frequency of revaluation of investments according to their nature.
The principle of segregation of duties must be observed when performing financial tasks to maintain transparency, integrity, and compliance with internal control systems. There must be a segregation of duties between the execution of investment contracts, including buying and selling, and recording the resulting entries in the accounting records.
The Investment Accounting Unit must record investments as assets and list them under current or non-current assets according to the term of the respective investment.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policy No. 18 - Presentation of Financial Statements.
The Investment Accounting Unit must distinguish between investments upon recording and classify them according to common denominators (e.g., nature of the investment, the government entity's intention for the investment, term of the investment, purpose of its acquisition). Investments are classified in the accounting records under the following main categories:
a. Subsidiaries: These are investments in which the government entity owns a part of the capital/shares of the entity, independently, resulting in control over its financial and operational policies through these investments.

b. Associates: These are investments in which the government entity owns a part of the capital/shares of the entity, independently, resulting in the ability to exercise significant influence over its financial and operational policies through these investments.

Please refer to the conditions for determining significant influence in the accounting policy related to associates.

c. Joint Arrangements: These are investments in service or production projects that are subject to joint control between the government entity and other parties, and are divided into:

Joint ventures.
Joint operations.

Please refer to the conditions for determining the type of joint arrangement in the accounting policy related to joint arrangements.

d. Financial Assets: This includes the following categories:

Held-to-Maturity Financial Assets: These are investments (such as bonds, term deposits, and treasury bills with original maturities of more than three months) that the government entity intends and has the ability to hold until maturity.
Financial Assets Held for Trading: These are investments (such as bonds and company shares) that the government entity intends to acquire for the purpose of selling in the near future.
Available-for-Sale Financial Assets: These are investments (such as bonds and company shares) that do not meet the classification criteria to be included under held-to-maturity financial assets or financial assets held for trading or loans.
Loans: These are amounts lent by the government entity to other parties to generate financial returns.
Cash Equivalents: These are investments whose maturity date usually does not exceed 3 months, are highly liquid, readily convertible to known amounts of cash, and are subject to insignificant risk of changes in value (e.g., bank deposits / public treasury bills).

The government entity must identify existing, unrecorded investments in the investment register and add them to its own investment register after determining the value of the investment by determining the cost or fair value and classifying it under the appropriate category mentioned in paragraph (6) above.
The Investment Accounting Unit must review the results of investment revaluation operations prepared by the Investment Management Unit and the basis for determining fair value, periodically at the closing of the financial period, so that investments belonging to the following classifications are recorded at fair value:
- Financial assets held for trading.
- Available-for-sale financial assets.

When the Investment Management Unit notifies the Investment Accounting Unit of any indicators/objective evidence of a non-temporary decline in the value of investments, the Investment Accounting Unit must review the fair value and determine if there is a non-temporary and significant decline in its book value; where the decline in value is reflected in the following investments:
- Associates.
- Joint ventures.
- Held-to-maturity financial assets.
- Available-for-sale financial assets.
- Loans.
Please refer to the Ajman Government Accounting Policies:
- No. 11 – Financial Instruments.
- No. 26 – Investments in Associates and Joint Ventures.
Control over Investments
a. The Investment Accounting Unit must:
- Review supporting documents and ensure that all approvals are met according to the approved schedule of financial authorities before recording investments.
- Update the accounting records regularly to monitor operations such as additions and sales/disposals.
- Maintain special records for investments.
Reconciliation of Accounts with the General Ledger
a. The Accounts Unit is responsible for reconciling the investment sub-ledger with the general ledger system, in coordination and cooperation with the Investment Accounting Unit.

Covered in the Recording and Closing chapter.

b. The investment sub-ledger must be reconciled with the general ledger system at the close of the relevant accounting period to ensure that the investment sub-ledger matches the general ledger system. Errors discovered in the reconciliation process must be addressed and corrective actions taken on the sub-ledger when necessary.

8.3 Detailed Policies

8.3.1 Subsidiaries

The Investment Accounting Unit, in coordination with the Investment Management Unit, must assess control for all investments in entities that are considered controlled or subsidiaries; to ensure their accurate recording in the accounting records under the appropriate classification. The control assessment procedure includes reviewing the following (for example, but not limited to):
- Law of establishment.
- The entity's articles of association.
- Representation on the board of directors.
- Any other relevant supporting documents (e.g., minutes of meetings, terms of agreements).
Please refer to the Ajman Government Accounting Policies:
- No. 24 - Separate Financial Statements.
- No. 25 - Consolidated Financial Statements.

8.3.2 Associates

The Investment Accounting Unit, in coordination with the Investment Management Unit, must assess the existence of significant influence for all investments in associates; to ensure their accurate recording in the accounting records under the appropriate classification. The procedure for assessing significant influence includes reviewing the following (for example, but not limited to):
- Law of establishment.
- The entity's articles of association.
- Any other relevant supporting documents (e.g., minutes of meetings, terms of agreements).
Please refer to Ajman Government Accounting Policy No. 26 – Associates.

8.3.3 Joint Arrangements

A distinction must be made between joint ventures and joint operations; to ensure their accurate recording under the appropriate classification by reviewing the following (for example, but not limited to):
- Joint arrangement contract.
- Law of establishment.
- The entity's articles of association.

Any other relevant supporting documents (e.g., minutes of meetings, terms of agreements).

Please refer to the Ajman Government Accounting Policies:

No. 26 – Investments in Associates and Joint Ventures.
No. 27 – Joint Arrangements.

8.3.4 Financial Assets

The Investment Accounting Unit, in coordination with the Investment Management Unit, must classify financial assets into the appropriate categories when preparing financial statements.
The Investment Accounting Unit, in coordination with the Investment Management Unit, must ensure that financial assets are valued according to the appropriate category to which the asset belongs (fair value or amortized cost) periodically at the closing of the financial period.
Please refer to Ajman Government Accounting Policy No. 11 – Financial Instruments.
The Investment Accounting Unit, in coordination with the Investment Management Unit, must follow up on the following regarding loans to ensure their accurate recording in the accounting records:
- Parties involved in the loan.
- Amount and date of loan creation.
- Currency of the loan.
- Effective interest rate.
- Schedule of periodic interest payments.
- Maturity dates.
The Investment Accounting Unit, in coordination with the Investment Management Unit, must follow up on the following regarding bank deposits to ensure their accurate recording in the accounting records:
- Amount and date of placing the bank deposit.
- The concerned bank.
- Currency.
- Effective interest rate.
- Maturity date.

8.4 Notes

The following must be reviewed regarding the legal and accounting reference for investments:

Financial Law.
Executive Regulation concerning the Financial Law.
Financial Authorities Decision.
Ajman Government Accounting Policies Manual.

It should be taken into account that non-financial investments (investment properties) are included in the Assets chapter.

8.5 Procedures and Workflows

8.5.1 Recording Investment Purchase Transactions

8.5.1.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record purchase transactions for all types of investments.

8.5.1.2 Responsible for Procedure Activities

Investment Accounting Unit Employee.
Head of Investment Accounting Unit.
Chief Financial Officer.

8.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the documents received from the Investment Management Unit which include approved investment transaction confirmations (according to the schedule of authorities) and other supporting documents containing the financial data of the investment purchase transaction to complete the recording, for example: - Type and details of the investment. - Shares and amounts purchased. - Date of the investment transaction. - Commission and cost amounts. - Legal documents related to the investment (e.g., law of establishment, articles of association).		a

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Updated Investment Register	This is a register showing the size and type of investments and is updated after performing an investment accounting operation or at the specified time interval. This register will be on an Excel system with follow-up of accounting entries related to investments directly on the General Ledger.	a

8.5.1.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive the investment transaction from the Investment Management Unit and ensure all supporting documents and approvals are met according to the approved financial authorities.	Investment Accounting Unit Employee		x
2	Prepare the investment purchase entry in the investment sub-ledger according to the type, nature, and classification of the investment.	Investment Accounting Unit Employee		x
3	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit		x
4	Communicate with the Accounts Unit to prepare a bank transfer for the value of the investment (Cash and Banks chapter).	Investment Accounting Unit Employee		x
5	Post the entries periodically in the General Ledger.	System	x
6	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Investment Accounting Unit Employee		x

Procedure Flowchart

Procedure for Recording Investment Purchase Transactions

8.5.2 Recording Investment Sale Transactions

8.5.2.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record sale transactions for all types of investments.

8.5.2.2 Responsible for Procedure Activities

Investment Accounting Unit Employee.
Head of Investment Accounting Unit.
Chief Financial Officer.

8.5.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the documents received from the Investment Management Unit which include approved investment transaction confirmations (according to the schedule of authorities) and other supporting documents containing the financial data of the investment sale transaction to complete the recording, for example: - Type and details of the investment. - Shares sold and amounts received. - Realized investment returns (gains or losses). - Date of the sale transaction. - Commission and cost amounts. - Bank statements showing the amount received from the investment sale transaction.		a

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Updated Investment Register	This is a register showing the size and type of investments and is updated after performing an investment accounting operation or at the specified time interval. This register will be on an Excel system with follow-up of accounting entries related to investments directly on the General Ledger.	a

8.5.2.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive the investment transaction from the Investment Management Unit and ensure all supporting documents and approvals are met according to the approved financial authorities.	Investment Accounting Unit Employee		x
2	Prepare the investment sale entry in the investment sub-ledger, where the gain or loss resulting from the sale is determined by calculating the difference between the sale value and the book value of the investment.	Investment Accounting Unit Employee		x
3	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit		x
4	Post the entries periodically in the General Ledger.	System	x
5	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Investment Accounting Unit Employee		x

Procedure Flowchart

Procedure for Recording Investment Sale Transactions

8.5.3 Revaluation of Investments

8.5.3.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record and ensure the accuracy of financial data related to investments in accordance with the approved accounting policies that address investment valuation techniques.

8.5.3.2 Responsible for Procedure Activities

Investment Management Unit.
Investment Accounting Unit Employee.
Head of Investment Accounting Unit.
Chief Financial Officer.

8.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the financial data issued by the Investment Management Unit concerning the fair value of investments and uploaded to the investment sub-ledger to update prices either by: Direct update, for investments that have a quoted price in an active market. Uploading information, based on reports received from the broker/intermediary company for investments that do not have a quoted price in an active market.	Computer Icon

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Updated Investment Register	This is a register showing the size and type of investments and is updated after performing an investment accounting operation or at the specified time interval. This register will be on an Excel system with follow-up of accounting entries related to investments directly on the General Ledger.	a

8.5.3.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Review supporting documents and upload financial instrument prices to the investment sub-ledger.	Investment Accounting Unit Employee		x
2	Prepare the gain or loss entry in the investment sub-ledger.	Investment Accounting Unit Employee		x
3	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit		x
4	Post the entries periodically in the General Ledger.	System	x
5	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Investment Accounting Unit Employee		x

Procedure Flowchart

Procedure for Revaluation of Investments

8.5.4 Assessing Non-Temporary Impairment in the Value of Investments

8.5.4.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record and ensure the accuracy of financial data related to investments in accordance with the approved accounting policies that address investment valuation techniques. Investments held for trading are not included in this procedure.

8.5.4.2 Responsible for Procedure Activities

Investment Management Unit.
Investment Accounting Unit Employee.
Head of Investment Accounting Unit.
Chief Financial Officer.

8.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the documents issued by the Investment Management Unit which include indicators/objective evidence of a non-temporary decline in the value of investments.		a

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Investment Management Unit report for assessing non-temporary impairment in the value of investments	This is the Investment Management Unit's report which indicates whether or not there is a non-temporary decline in the value of the investment, and it may be prepared by experts specialized in valuation and appraisal.		a
2	Updated Investment Register	This is a register showing the size and type of investments and is updated after performing an investment accounting operation or at the specified time interval. This register will be on an Excel system with follow-up of accounting entries related to investments directly on the General Ledger.	a

8.5.4.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Notify the Investment Accounting Unit of the existence of indicators/objective evidence of a non-temporary decline in the value of investments.	Investment Management Unit		x
2	Discuss the indicators of non-temporary decline with the Investment Management Unit and the information needed to test the valuation of investments.	Investment Accounting Unit Employee		x
3	Evaluate investments to determine the value of the non-temporary decline, and experts specialized in valuation and appraisal may be relied upon to prepare the report.	Investment Management Unit		x
4	If the value resulting from the valuation process is greater than the book value, the value of the investment is kept as it is.	Head of Investment Accounting Unit		x
5	If the book value is greater than the value resulting from the valuation process, the value of the investment is reduced by the value of the non-temporary decline and the entry related to recording the loss resulting from the reduction is prepared in the investment sub-ledger.	Investment Accounting Unit Employee		x
6	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit		x
7	Post the entries periodically in the General Ledger.	System	x
8	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Investment Accounting Unit Employee		x

Procedure Flowchart

Procedure for Assessing Non-Temporary Impairment in the Value of Investments

8.5.5 Recording and Collecting Interest Revenue

8.5.5.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record and collect interest revenue due on investments (e.g., bank deposits, loans, bonds).

8.5.5.2 Responsible for Procedure Activities

Investment Accounting Unit Employee.
Head of Investment Accounting Unit.
Chief Financial Officer.

8.5.5.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the supporting documents that specify the amount, time period, and interest rate for the Department of Finance's investments (e.g., deposit certificate, loan agreements, bond investment transaction confirmations).		a
2	Bank Statements	These are bank account statements uploaded from banks showing the credit and debit movements on bank balances over a specific period.	Computer Icon

8.5.5.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	If the financial instrument / periodic interest payments are not yet due, calculate the accrued interest for the relevant financial period and prepare the entry in the investment sub-ledger at the closing of the financial period.	Investment Accounting Unit Employee	x
2	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit	x

3	If the financial instrument / periodic interest payments are due, verify that the correct amounts have been received in the bank account.	Investment Accounting Unit Employee	x
4	If there are discrepancies, investigate the reasons for the discrepancies and resolve them with the bank or the Investment Management Unit / relevant entity.	Investment Accounting Unit Employee	x
5	If there are no discrepancies, prepare the entry for collecting the interest revenue in the investment sub-ledger.	Investment Accounting Unit Employee	x
6	Review the attached supporting documents and the entry, approve it, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit	x
7	Post the entries periodically in the General Ledger.	System	x
8	File the entry and its supporting documents in the department's files.	Investment Accounting Unit Employee	x

Procedure Flowchart

Procedure for Recording and Collecting Interest Revenue

Document

8.5.6 Recording and Collection of Revenue from Franchise Rights and Dividends

8.5.6.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to record and collect revenues from franchise rights and dividends resulting from the government entity's investment in establishments inside and outside the country.

8.5.6.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Investment Accounting Unit Employee.
Head of Investment Accounting Unit.
Chief Financial Officer.

8.5.6.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Manual Archiving
1	Agreement/Decision clauses for the franchise right	These are the clauses of the agreement/decision concerning how the franchise fee is applied to the revenues and profits of establishments belonging to the government entity.	α
2	Board of Directors' approval of financial statements	These are the financial statements approved by the Board of Directors of the establishments in which the government entity has shares, and on which the revenues from dividends are calculated.	α
3	Bank Statements	These are the bank account statements downloaded from banks, showing the credit and debit movements on the bank balances during a specific period of time.

8.5.6.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Receive supporting documents for accrued investment return revenues and prepare the entry in the investment sub-ledger.	Investment Accounting Unit Employee		X
2	Review the attached supporting documents and the entry, approve, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit		X
3	Ensure the correct amounts are received in the bank account on the transaction settlement date.	Investment Accounting Unit Employee		X
4	In case of discrepancies, investigate the reasons and resolve them by contacting the bank or the Investment Management Unit / concerned entity.	Investment Accounting Unit Employee		X
5	If there are no discrepancies, prepare the entry for the collection of investment returns in the investment sub-ledger.	Investment Accounting Unit Employee		X
6	Review the attached supporting documents and the entry, approve, and post it in the investment sub-ledger.	Head of Investment Accounting Unit		X
7	Post entries periodically to the General Ledger.	System	X
8	File the entry and its supporting documents in the unit's files.	Investment Accounting Unit Employee		X

Procedure Flowchart

Procedure for Recording and Collecting Revenue from Franchise Rights and Dividends

Inputs	Investment Accounting Unit Employee	Head of Investment Accounting Unit	Chief Financial Officer	Outputs
Agreement/Decision clauses for the franchise right Board of Directors' approval of financial statements Bank Statements	Start 1- Receive supporting documents for accrued investment return revenues and prepare the entry in the investment sub-ledger 3- Ensure receipt of correct amounts in the bank account on the transaction settlement date Discrepancies found? 4- Investigate the reasons for the discrepancies and resolve them with the bank or the Investment Management Unit / concerned entity 5- Prepare entry for collection of investment returns in the investment sub-ledger 8- Archiving End	2- Receive supporting documents for accrued investment return revenues and prepare the entry in the investment sub-ledger 6- Review the attached supporting documents and the entry, approve, and post it in the investment sub-ledger	7- Review total entries and post them periodically to the General Ledger	Financial System

8.6 Performance Indicators

The following indicators are used to measure the performance of the investment accounting function (for example):

#	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Time taken to record investment transactions in the system	Number of days taken between receiving all supporting documents for investment transactions and updating the accounting records	Measure efficiency in recording investments	Daily
2	Time taken to process a request related to investments (e.g., reclassification of investments)	Number of days taken to process the request related to investments after receiving all supporting documents	Measure efficiency in processing a request related to investments	Daily
3	Completion rate of investment-related transactions by the Investment Accounting Unit employee	Number of completed transactions ÷ Number of employees in the Investment Accounting Unit	Measure job efficiency and effectiveness	Monthly
4	Percentage of errors made in recording investments	Number of errors made ÷ Number of completed transactions	Measure job efficiency and effectiveness	Monthly
5	Time taken to correct errors made in recording investments	Number of days taken to prepare and approve correction entries	Measure job efficiency and effectiveness	Daily

Return to Index

Financial Policies and Procedures Manual

For the Government of Ajman

9 Chapter Nine - Recording and Closing

Document Update Tracking

Version	Issue Date	Notes

9.1 Definitions

Term	Definition
Financial Unit	(Financial Affairs Department / Financial Affairs Section according to the organizational level in the government entity's structure.
Accounts Unit	(Section / Division / Employee) according to the organizational level in the government entity's structure.
Government Accounts Department	The Government Accounts Department at the Department of Finance.
Chief Financial Officer	(Director of Financial Affairs Department / Head of Financial Affairs Section) according to the organizational level in the government entity's structure.
Separate Financial Statements	Financial statements prepared by the government entity, which include investments in subsidiaries, associates, and joint ventures using the equity or cost method.
Consolidated Financial Statements	Financial statements prepared by the government entity where the assets, liabilities, net assets/equity, revenues, expenses, and cash flows of the controlling entity and its controlled entities are presented as a single economic entity.
General Final Account	A consolidated financial statement prepared at the end of the fiscal year that includes the final financial statements of all government departments whose budgets are included in the general budget.
Fiscal Year	The calendar year that begins on the first day of January and ends on the thirty-first day of December of each year, unless the Ruler decides otherwise in the case of establishing a new government entity or dissolving and liquidating an existing government entity during any fiscal year of the Emirate's government.

9.2 General Policies

1. The Accounts Unit in government entities shall be responsible for:

Reconciling sub-ledger balances with the General Ledger balances.
Recording necessary adjustments/settlement entries at the end of the period.

Following up on the commitment of the concerned units to complete the monthly closing procedures.
Preparing periodic financial reports and annual financial statements.
Following up and implementing the necessary steps to prepare the final account at the government entity.

2. The Government Accounts Department at the Department of Finance shall be responsible for following up and implementing the necessary steps to prepare the General Final Account and the Consolidated Financial Statements for the Government of Ajman, updating the chart of accounts, and managing periods in the General Ledger.

3. All government entities must comply with the provisions of Federal Decree-Law No. (8) of 2017 on Value Added Tax and its Executive Regulations, and any amendments thereto, and all decisions, clarifications, and guides issued by the Federal Tax Authority.

4. The principle of segregation of duties must be observed when carrying out financial tasks to maintain transparency, integrity, and adherence to internal control systems. There must be a segregation of duties between:

Entries in the sub-ledgers.
Posting entries.
Reconciling sub-ledgers with the General Ledger.
Preparing financial statements.

9.3 Detailed Policy

9.3.1 Posting to/in the General Ledger

1. All concerned units in government entities must complete the recording of all financial transactions for the period in the sub-ledgers according to the financial period closing schedule before posting to the General Ledger.

2. The Accounts Unit in the government entity must reconcile the sub-ledgers (accounts payable, accounts receivable, assets, inventory, payroll, cash management, and investments) with the General Ledger when closing the relevant financial period, to ensure that the balances of the sub-ledgers match the balances of the General Ledger, and that any errors discovered in the reconciliation process are corrected and corrective actions are taken on the sub-ledgers when needed.

3. It is not permissible to enter a manual entry directly into the General Ledger on control items for transactions originating from sub-ledgers. These entries must be processed through the sub-ledgers and within two working days of receiving the related supporting documents.

4. The transactions/movements that need to be canceled or reversed must be identified and included in a report attached to the request for cancellation or reversal of the entry and the relevant supporting documents. The request is reviewed and approved by the Chief Financial Officer before the end of the financial period to avoid their accumulation.

9.3.2 Adjusting Entries

1. Adjusting entries for the financial period, including accrual and provision entries, must be identified and recorded, ensuring that all supporting documents and approvals are obtained before they are posted to the General Ledger. Adjusting entries may include (but are not limited to) the following:

Recording/settling provisions related to the financial period (e.g., end-of-service benefits, annual leave, doubtful debts, slow-moving or obsolete inventory, and provisions for lawsuits filed against the government entity).
Settling prepaid expenses (e.g., reducing the value of the prepaid rent balance by the amount of expenses for the period).
Settling accrued liabilities (e.g., contracts in progress or projects under construction based on the percentage of completion of each contract or project during the financial period, and recording accrued amounts and expenses according to the percentage of completion).
Settling unearned revenue accounts.
Recording impairment entries for tangible and intangible assets.
Reconciling bank accounts.
Recording gains and losses resulting from foreign currency exchange differences.
Settling input and output tax for reverse charge mechanism.

Please refer to the Accounting Policies of the Government of Ajman:

No. 17 - Accounting Policies, Changes in Accounting Estimates and Errors.
No. 23 - The Effects of Changes in Foreign Exchange Rates.
No. 12 - Provisions, Contingent Liabilities and Contingent Assets.

9.3.3 Adjusting Entries Related to a Previous Financial Period/Periods

1. The Accounts Unit must enter adjusting entries related to transactions of a previous period/periods immediately upon discovering the error (i.e., in the fiscal year in which the error was discovered).

2. The Accounts Unit must prepare a special memo for prior-year errors by providing a description of the transactions, preparing all supporting documents, and using professional judgment to determine if the error is material or immaterial, and have it approved by the Chief Financial Officer:

If the error is immaterial: transactions are settled by recording them in the financial performance of the year in which the error was discovered, without adjusting the comparative balances.
If the error is material: transactions are settled by recording them retrospectively, i.e., recording the effect in the comparative year and/or the opening year of the comparative year.

3. In the case of confirming a material error, the Accounts Unit must get the memo approved by the Chief Financial Officer and the Director of the government entity, in coordination with the Government Accounts Department at the Department of Finance for approval before entering adjustments related to a previous financial period/periods. It should be noted that when preparing the financial statements, the comparative balances and the opening balances of the comparative balances must be adjusted (as applicable).

4. At the end of the fiscal year, the Accounts Unit must prepare a list of material and immaterial adjustments made during the year, and conduct a review of all immaterial adjustments to estimate their overall impact. The impact of the sum of immaterial adjustments could be "material" to the government entity's financial statements, and thus the overall impact is presented as "material adjustments". In this case, the financial statements are prepared by adjusting the comparative balances and the opening balances of the comparative balances (as applicable).

Please refer to the Accounting Policy of the Government of Ajman No. 17 - Accounting Policies, Changes in Accounting Estimates and Errors.

5. The above policies and directives apply to all balances and items that may result in adjusting entries, except for balances and items where one of the exemptions mentioned in paragraph 7 of Accounting Policy No. 16 - First-time Adoption of Accounting Policies was relied upon. The opening balances of the year in which the balance was settled and the use of the exemption was completed must be adjusted, and a disclosure must be provided in line with paragraph 9.2 of the Accounting Policy during the fiscal year in which the balance was settled.

Please refer to the Accounting Policy of the Government of Ajman No. 16 - First-time Adoption of Accounting Policies.

6. Adjustments and settlements related to previous years may have VAT-related implications. The Accounts Unit must study and assess the impact of corrective actions for errors on VAT. An analysis of the tax impact of the corrective action must be attached to the supporting documents related to the adjusting entries to address any tax implications, whether by including them in the tax return for the period in which the correction was made or by submitting an amended tax return (voluntary disclosure) for the period in which the error previously occurred, in accordance with the applicable VAT legislation in this regard.

7. The government entity must rely on a value of 1% of its total approved expenditure budget as a measure of materiality. Accordingly, errors (individually or in aggregate) are compared with the calculated amount to determine if the error is material or not. An error or the sum of errors is considered material if it exceeds this amount.

8. The concerned government entity bears full responsibility for collecting, evaluating, and processing errors related to previous fiscal years. The full responsibility for discovering and correcting these errors and preparing the supporting memos and documents lies solely with the government entity.

9. Material errors are corrected retrospectively by entering adjustments (adjusting entries) into the Mawared system in the current year, by adjusting net assets (the intermediary account for prior-year adjustments). This is in addition to restating the financial statements for the comparative year and the opening balances if necessary, ensuring that the comparative columns are updated, and the comparative column in the statement of financial performance is updated, in addition to providing appropriate explanations and disclosures about the error correction process and updating the balances for previous years.

10. Government entities must submit a list of material and immaterial adjustments made during the fiscal year with the financial reports and final accounts.

9.3.4 Changes in Accounting Policies and Estimates

1. When changes in accounting policies occur as a result of applying a new accounting policy that requires the government entity to adjust the opening balance of each affected item in net assets for the earliest prior period presented in the financial statements and other comparative amounts disclosed for each prior period presented in the financial statements as if the new accounting policy had always been applied.

Please refer to the Accounting Policy of the Government of Ajman No. 17 - Accounting Policies, Changes in Accounting Estimates and Errors.

2. Changes in Accounting Estimates: Accrual basis accounting relies on estimates and professional judgment, as many transactions and balances in the financial statements cannot be measured precisely due to uncertainties or the unavailability of some data/documents (e.g., estimating electricity and water consumption expenses in a particular month or the costs of consulting services during a certain period for which an invoice has not been received). Therefore, the government entity resorts to estimating them or using professional judgment. Accounting Policy No. 17 "Accounting Policies, Changes in Accounting Estimates and Errors" provides flexibility when changing these estimates by not imposing any retrospective changes. The estimate is linked to judgments based on the latest reliable information available to the government entity. For example, but not limited to, the entity may make estimates for the following:

Accrued tax revenue (as applicable).
Percentage of completion for projects in progress (such as the percentage of completion for a road construction).
Accrued expenses (estimating the cost of service in the absence of an invoice).
Legal provision for a case under investigation.
Doubtful debts and receivables.
Provisions for inventory obsolescence.
Fair value of financial assets or financial liabilities.
Useful lives or the expected pattern of consumption of future economic benefits or service potential of depreciable assets.

3. The government entity may adjust its estimates if there are any changes in the circumstances on which these estimates were based or as a result of new information or additional experience. By its nature, an adjustment of an estimate does not relate to prior periods, nor is it a correction of a specific error. The effect of the change in an accounting estimate is recognized prospectively by recognizing the effects of the change in estimates in the statement of financial performance for the current period and future periods (as applicable).

Please refer to the Accounting Policy of the Government of Ajman No. 17 - Accounting Policies, Changes in Accounting Estimates and Errors.

9.3.5 Closing the Financial Period

1. Financial periods must be closed monthly, by the fifteenth day of the following month at the latest, except for the last period of the respective fiscal year, which is closed according to the circular for preparing the final accounts, taking into consideration:

Ensuring all payments (expenses) are entered and the exceptions report is processed.
Ensuring all receipts (revenues) are entered and the exceptions report is processed.
Completing bank reconciliations and ensuring bank accounts are zeroed out.
Ensuring the payroll entry, end-of-service provisions, and annual leave provisions are posted after reviewing them and making the necessary monthly reconciliations and adjustments.
Ensuring all assets are recorded and depreciation of tangible assets and amortization of intangible assets are calculated.
Ensuring all bank transfers related to the treasury account are recorded and reconciled with the Department of Finance.
Ensuring provisions are calculated and settled.

2. The final trial balance must be archived after completing all closing activities for the financial period.

3. Special provisions for the Department of Finance:

All internal transactions for inter-governmental entity relationship accounts must be settled and reconciled at the end of the fiscal year to be eliminated when preparing the consolidated financial statements for the Government of Ajman.
The results of the general budget implementation are closed to the general reserve account according to the following procedures:
- If a surplus is achieved from the implementation of the general budget in any fiscal year, the Department of Finance shall transfer it to the general reserve account within (5) working days from the date of approval of the general final account.
- If a deficit occurs from the implementation of the general budget in any fiscal year, the Department of Finance shall investigate its causes, take the necessary measures and precautions to prevent its recurrence, and settle it in whole or in part in the upcoming fiscal year or years as decided by the Ruler.

9.3.6 Financial Reports and Final Accounts

1. The fiscal year begins on January 1st and ends on December 31st of each year.

2. Before the end of October of each year, the Department of Finance must prepare an annual financial circular regarding the preparation of the General Final Account and the Consolidated Financial Statements for the Government of Ajman and have it approved by the Ruler's representative, clarifying the instructions, principles, procedures, and deadlines that government entities must adhere to for closing their accounts and preparing their financial statements using the approved templates, in preparation for issuing the General Final Account and the Consolidated Financial Statements for the Government of Ajman.

3. The Accounts Unit in government entities must observe the following:

Adhere to the timeline specified in the financial circular issued each year and provide it to the concerned units upon receipt for compliance.
Prepare the entity's financial statements according to the unified financial statement templates available in the electronic systems or provided by the Government Accounts Department, which include:
- Statement of Financial Position.
- Statement of Financial Performance.
- Statement of Comparison of Budget and Actual Amounts.
- Statement of Changes in Net Assets.
- Statement of Cash Flows.
- Notes.
Prepare the explanatory memorandum for the final account according to the approved timeline, which includes:
- Presentation of estimated revenues and expenditures in the original and final budget and the actual amounts.
- A summary of the reasons for the variance between actual and estimated revenues and expenditures if the variance exceeds 5% (positive/negative).
- A general overview of project implementation and a detailed presentation of each project, and its implementation percentage for the current year.
Issue the reports/financial statements after ensuring the accuracy and correctness of the presentation and disclosure in accordance with the Accounting Policies Manual of the Government of Ajman.
Adjust the amounts recognized in the financial statements to reflect adjusting events after the financial statement date (e.g., settlement of a lawsuit) in addition to disclosing non-adjusting events (e.g., a significant decline in the value of a building) before the final approval date/issue date of the financial statements.
Approve the annual reports/financial statements as stated in the circular and submit them to the Department of Finance and the Financial Audit Authority for review and audit.

4. Correct the financial reports (if required) and enter the amendments recommended by the Financial Audit Authority.

5. The government entity may prepare separate financial statements, provided that it commits to providing the Government Accounts Department with the separate financial statements of its subsidiaries for consolidation when preparing the consolidated financial statements for the Government of Ajman.

6. The Government Accounts Department must prepare the General Final Account and the Consolidated Financial Statements for the Government in accordance with the Accounting Policies Manual of the Government of Ajman.

7. The Consolidated Financial Statements of the Government must be issued before the end of a six-month period from the end of the relevant fiscal year or as per the deadline specified in the circular issued in this regard.

Please refer to the Accounting Policies of the Government of Ajman:

No. 18 - Presentation of Financial Statements.
No. 22 - Events After the Reporting Date.
No. 24 - Separate Financial Statements.
No. 25 - Consolidated Financial Statements.

9.3.7 Tax Returns and Closings for the Tax Group

1. The Chief Financial Officer is the tax coordinator for the government entity.

2. The tax coordinator at the government entity must provide the Tax Affairs Office at the Department of Finance with any documents or data it requests.

3. The Accounts Unit at the government entity must ensure the closing of the input tax and output tax accounts in the "Inter-Departmental Relations - Taxes" account through the inter-departmental relations sub-system, and also close the reverse charge mechanism debit and credit accounts at the end of the tax period.

4. The Accounts Unit at the Department of Finance must recognize the amounts due from or to the Federal Tax Authority at the end of the tax period for the tax group's tax return.

5. Each government entity included in the tax group must provide the Tax Affairs Office at the Department of Finance with the tax return report by the 20th of the month following the end of the tax period, approved by the government entity's tax coordinator.

6. The tax coordinator at the government entity must take the following into consideration when reviewing tax returns:

Ensure that all VAT - input movements and amounts have been recorded on the Mawared system.
Ensure that all VAT - output movements have been declared, and that all sovereign activities / other activities outside the scope of tax have been correctly identified.
Ensure that the dates of all purchase or sales invoices fall within the tax period.
Ensure there are no duplicate entries for purchases or sales within the tax period.
Ensure the correctness of entries related to tax-free purchases.
Ensure the closing of the receipts and payments sub-ledgers before extracting tax reports from the financial system.
Ensure that the figures in the tax return report match the figures in the VAT input, output, and reverse charge reports issued by the sub-ledgers and the General Ledger accounts for VAT, and resolve any discrepancies between them for each tax period.

7. If the government entity discovers that any of the previously submitted tax returns to the Department of Finance are incorrect, the tax coordinator must inform the Tax Affairs Office of the tax discrepancies immediately upon discovery.

8. The Tax Affairs Office must review any tax discrepancies related to previously submitted tax returns to the Federal Tax Authority and take necessary action in light of the applicable tax legislation.

9. The Tax Affairs Office must submit the tax return for the tax group on the Federal Tax Authority's website, and ensure that the Federal Tax Authority receives the value of the due tax (if any) before the deadline for the relevant return.

10. In the case of a tax refund, the Tax Affairs Office must submit a refund request for the refundable tax amount within five working days from the date of submitting the tax return, follow up on the refund request with the Federal Tax Authority, and inform the Financial Unit at the Department of Finance after the refund request is approved with the Authority to ensure the refund amount is received.

11. Amending tax group data:

The government entity must provide the Tax Affairs Office with any amendment to its tax registration data or any amendment to its activities within five working days from the date of the amendment.
The Tax Affairs Office must take all necessary measures to amend the data of the tax group within five working days from the date of receiving the amendment request.

9.3.8 Inter-Governmental Entity Financial Transactions

1. Financial relations between government entities are a direct relationship and are subject to the supervision and follow-up of the Department of Finance.

2. A government entity must adhere to the following rules and procedures when conducting any financial transaction with another government entity:

There must be acceptance from the government entity of the service or materials provided to it by the other government entity and their value.
The government entity providing the materials or services must comply with the applicable government procurement regulations when requesting any materials or services from suppliers or assigning them to meet the requirements of the receiving government entity.
The value of transactions is recorded in the financial records of the government entity in accordance with the approved accounting policies in this regard.
In the event of a dispute between the two government entities over the amount of financial claims arising from financial dealings between them, a request for dispute settlement shall be submitted to the Department of Finance, supported by documentary evidence, within a maximum of 14 days from the date of the dispute. The decision issued by the Department of Finance in this dispute is final and binding on both government entities.
In the event of a dispute between a government entity and the Department of Finance over the amount of financial claims arising from financial dealings between them, a request for dispute settlement shall be submitted to the Ruler's representative, supported by documentary evidence, within a maximum of 14 days from the date of the dispute. The decision issued by the Ruler's representative in this dispute is final and binding on both government entities.
Reconcile balances (if any) every 3 months with the other government entity.
Settle balances (if any) at the end of each year in accordance with the instructions issued by the Department of Finance.

3. Examples of inter-entity transactions:

Purchase, sale, or transfer of materials.
Purchase, sale, or transfer of assets.
Providing or receiving services.
Agency agreements (collecting funds on behalf and settling liabilities on behalf).
Financing (loans, capital contributions, grants, and other forms of support).
Lease agreements.
Licensing agreements.
Cost-sharing agreements.
Transfer of employees between entities.
Guarantees and indemnities.

4. The government entity must disclose in the notes to the financial reports/final account the transactions that take place between related parties, except for transactions that fall within the normal relationship with a supplier or a customer/recipient relationship if it deals with that individual or other government entity on a commercial basis.

Please refer to the Accounting Policy of the Government of Ajman No. 20 - Related Party Disclosures.

9.3.9 Records and Documents

1. Government entities must use electronic financial systems and use the financial records and documents provided by those systems, and not use manual financial records and documents.

2. The numbering of financial documents must be sequential and pre-printed, except for documents that are prepared, printed, and numbered automatically.

3. Unused manual financial documents must be kept in safe and locked places where all appropriate precautions are taken to protect them from theft, loss, or damage.

4. A special register must be kept for the custody of unused manual financial documents, showing the following:

Document name, document number, date of receipt, date of delivery.
Quantity issued.
Balance.
Name and signature of the unit or section to which it was issued and the serial numbers.

5. Financial documents should be issued to the concerned units according to the numbering sequence, after ensuring that the previous document books have been fully used or are about to be finished.

6. Financial documents must be used according to the numerical sequence when they are prepared, and it is not permissible to reserve or skip the numerical sequence.

7. All used documents must be kept in a way that ensures quick access when needed.

8. Financial documents canceled due to an error must be immediately stamped with a "Canceled" stamp and kept in the main register or book.

9. No financial or accounting information may be given to any party outside the government entity except with the written approval of the Director of the government entity.

10. No one other than employees working in the government entity and employees of official regulatory bodies may view financial documents or obtain copies of them except with the approval of the Director of the government entity.

11. Employees working in the government entity who are not concerned with the unit or section may not obtain copies of financial documents except with the approval of the Chief Financial Officer.

9.3.10 Destruction of Records and Documents

1. The government entity may dispose of financial and administrative books, records, documents, and papers with financial impact after ten years from the end of the fiscal year in which the Government's General Final Account, to which those documents and papers belong, is approved, except in the following cases:

The government entity needs them.
They are related to any disputed rights or rights decided to be established until these rights are finally settled or the statute of limitations has passed on them, whichever is sooner.
They are the subject of an administrative or judicial investigation or dispute.
They are agreements with countries, public bodies, official entities.
They are administrative decisions related to employees who are still in service and whose services have not yet been terminated.
Any documents that the senior management decides to retain for any reason.

2. The government entity may photograph financial and administrative books, records, documents, and papers with financial impact using automated and electronic means from the date of their storage.

3. The retention period for payment and collection documents begins from the beginning of the fiscal year following the year in which the use of these documents ended. The retention period for contractual documents, including financial contracts, begins from the date of completion of the contractual obligations contained in the contract or contractual document, and the end of the warranty and maintenance periods.

4. Financial books, records, and documents must be kept in an organized manner that ensures their protection and easy access when needed.

5. The government entity shall prepare lists of financial books, records, and documents to be disposed of within 3 months from the date of the end of their retention period.

6. The documents, papers, and records referred to in paragraph 1 shall be destroyed by a committee formed by a decision of the Director of the government entity for this purpose.

7. The destruction committee shall list, collect, and prepare lists of the documents, papers, and records to be destroyed, choose the appropriate method for carrying out the destruction process, determine the date of destruction, and organize lists and minutes of what has been destroyed.

8. The destruction must be carried out in a way that prevents the use of what has been destroyed by others.

9. The destruction minutes shall be kept in a way that is easy to refer to when necessary.

9.3.11 Loss, Damage, and Forgery of Records and Documents

1. The employee must inform their direct supervisor immediately upon discovering any loss, damage, or forgery in the records and documents so that the necessary investigation can be carried out.

2. The direct supervisor must inform the Director of the government entity to take investigation procedures and inform both the Department of Finance and the Financial Audit Authority.

9.4 Notes

The following should be consulted regarding legal and accounting references:

The Financial Law.
The Executive Regulation on the Financial Law.
Applicable tax legislation.
Decisions and clarifications issued by the Federal Tax Authority.
Guidance Manual for the Application of Value Added Tax.
Accounting Policies Manual of the Government of Ajman.
Anti-Fraud Manual of the Government of Ajman.

9.5 Procedures and Workflows

9.5.1 Preparing a Journal Voucher

9.5.1.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to prepare a journal voucher in the case of entering a manual entry directly into the General Ledger.

9.5.1.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Accounts Unit Employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.

9.5.1.3 Procedure Inputs and Outputs

No.

Input

Input Description

Automated Archiving

Manual Archiving

Supporting documents for the manual entry

These are the supporting documents on the basis of which a manual entry is prepared directly in the General Ledger (for example):

A report showing currency exchange rates.
Investment valuation report.
Inventory and asset count report.
Accruals and prepayments.

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Approved journal voucher	This is the document concerned with recording the accounting entry in the Mawared system after obtaining approvals.

9.5.1.4 Detailed Description and Procedure Flowchart

Detailed Description of the Procedure

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Ensure all supporting documents are complete	Accounts Unit Employee	X
2	Prepare the journal voucher and record it in the General Ledger	Accounts Unit Employee	X
3	Review the attached supporting documents and the entry, and post it to the General Ledger	Chief Financial Officer	X
5	File the supporting documents in the unit's files	Accounts Unit Employee	X

Procedure Flowchart

Procedure for Preparing a Journal Voucher

Inputs	Accounts Unit Employee at Government Entity	Chief Financial Officer at Government Entity	Financial Operations Section Employee at Department of Finance	Outputs
Supporting documents for the manual entry	Start 1- Ensure all supporting documents for the manual entry are complete 2- Prepare the journal voucher and record it in the General Ledger 6- Archiving End	3- Review the attached supporting documents and the entry, and send it to the Operations Section at the Department of Finance	4- Post the entry to the General Ledger	Approved journal voucher Financial System

9.5.2 Posting Entries in the General Ledger

9.5.2.1 Objective of the Procedure

The procedure aims to clarify the mechanism for posting entries sent from the sub-ledgers to the General Ledger.

9.5.2.2 Officials Responsible for the Procedure's Activities

Accounts Unit Employee at the government entity.
Chief Financial Officer at the government entity.

9.5.2.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Supporting Documents	These are the evidentiary documents that include (for example): A report of the total financial transactions for the financial period sent from the subsystems to the General Ledger.		X

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Trial Balance	This is the document concerned with recording accounting entries in the General Ledger.	X

9.5.2.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Procedure Description

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Ensure all supporting documents are complete	Accounts Unit Employee	X
2	Extract the total posted entries from the subsystems to the General Ledger	Accounts Unit Employee	X
3	Review the attached supporting documents and entries and approve them	Senior Financial Officer	X
4	Save the supporting documents in the department's files	Accounts Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Posting Entries in the General Ledger

Outputs	Financial Operations Section Employee at Dept. of Finance	Senior Financial Officer at the Government Entity	Accounts Unit Employee at the Government Entity	Inputs
			Start	Supporting Documents
			1- Ensure all supporting documents are complete
			Adjustment entry in the General Ledger? (No / Yes)
Approved Journal Entry Document		4- Review attached supporting documents and entries and approve them	2- Extract the total posted entries from the subsystems to the General Ledger 3- The journal entry document is prepared and recorded in the General Ledger
Financial System	5- Post entries in the General Ledger
			6- Archive
			End

9.5.3 Preparing the Tax Return for the Tax Group

9.5.3.1 Procedure Objective

The procedure aims to clarify the steps for preparing the tax return for the tax group of government entities.

9.5.3.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Accounts Unit Employee at the Government Entity.
Senior Financial Officer at the Government Entity.
Concerned units in the Government Entity.
Financial Operations Section Employee at the Department of Finance.
Tax Affairs Office Employee at the Department of Finance.
Tax Affairs Office Head at the Department of Finance.
Payments Unit at the Department of Finance.

9.5.3.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving
1	Input Tax Report	This is the report extracted from the payments subsystem which shows the input tax levied on supplies of goods and services received by the government entity.	X
2	Output Tax Report	This is the report extracted from the receipts subsystem which shows the output tax levied on the government entity's supplies of goods and services.	X
3	Input Tax, Output Tax, Debit and Credit Reverse Charge Reports from the General Ledger	This is the report extracted from the General Ledger which shows the input tax, output tax, and debit and credit reverse charge.	X
4	Tax Return Report	This is the report extracted from the General Ledger which shows a summary of input tax, output tax, reverse charge, and the net tax due from or to the government entity.	X

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Tax Return for the Tax Group	This is a declaration of the government entities' supplies, recoverable input tax, and net tax due, submitted on the Federal Tax Authority's website.		X

9.5.3.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Procedure Description

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Ensure all supporting documents are complete and reconcile subsidiary account balances with General Ledger balances.	Accounts Unit Employee		X
2	In case of discrepancies, contact the concerned units to investigate the discrepancies.	Accounts Unit Employee		X
3	Enter adjustments in the subsystems.	Concerned Units		X
4	If there are no discrepancies, prepare the settlement entries for the end of the tax period date "closing input tax and output tax accounts in the 'Inter-departmental Relations - Taxes' account" on the inter-departmental relations subsystem, as well as closing the debit and credit reverse charge accounts and recording them in the General Ledger.	Accounts Unit Employee		X
5	Review the attached supporting documents and entries and approve them.	Senior Financial Officer		X
6	Record the tax entries related to the tax return for the relevant quarter for the tax group.	Accounts Unit Employee		X
7	Review the attached supporting documents and the entry, and approve its posting to the General Ledger.	Senior Financial Officer		X
8	Issue tax reports and the tax return for the government entity and review them.	Accounts Unit Employee		X
9	Review the tax return and tax reports.	Senior Financial Officer		X
10	In case of adjustments, the trial balance is amended as per the recommendations of the Senior Financial Officer and reissued.	Accounts Unit Employee		X
11	If there are no adjustments to the tax return, it is approved and sent to the Tax Affairs Office at the Department of Finance.	Senior Financial Officer		X
12	Review the tax return for the tax group and reconcile it with the tax returns received from government entities.	Tax Affairs Office Employee	X
13	In case of remarks, communicate with the coordinators of the government entities.	Tax Affairs Office Head	X
14	If there are no remarks, submit the tax return for the tax group.	Tax Affairs Office Head	X
15	In case of tax due, pay the amounts due to the Federal Tax Authority according to the procedures mentioned in the (Payments Chapter).	Payments Unit	X
16	In case of a refund, submit the refund request to the Federal Tax Authority, follow up on the status of the request, and notify the Finance Unit at the Department of Finance of the approval of the request to ensure receipt of the transfer.	Tax Affairs Office Employee	X
17	Save supporting documents in the unit's files.	Tax Affairs Office Employee	X

Procedure Map

Procedure for Preparing the Tax Return for the Tax Group

(Note: The complex map from the image has been simplified into a linear text representation to preserve the content.)

Inputs: Input Tax Report.
Accounts Unit Employee: Ensure all supporting documents are complete and reconcile account balances.
Decision: Discrepancies exist?
- Yes: Concerned Departments: Communicate with concerned units to investigate discrepancies then enter adjustments in the subsystems.
- No: Accounts Unit Employee: Prepare settlement entries for the end of the tax period date and record them in the General Ledger.
Senior Financial Officer: Review attached supporting documents and entries and approve them.
Accounts Unit Employee: Record the tax entries related to the tax return.
Senior Financial Officer: Review the attached supporting documents and the entry and send it to the Operations Section at the Department of Finance.
Financial Operations Section Employee: Manual entries in the General Ledger.
Accounts Unit Employee: Issue tax reports and the tax return.
Senior Financial Officer: Review the tax return and tax reports.
Decision: Are there adjustments?
- Yes: Accounts Unit Employee: Amend the trial balance as per the recommendations of the Senior Financial Officer and reissue it.
Senior Financial Officer: Close the financial period in the electronic system (Mawared), approve, and send to the Tax Affairs Office at the Department of Finance.
Tax Affairs Office Head: Review the tax return for the tax group and reconcile it with the tax returns.
Decision: Are there remarks?
- Yes: Communicate with the coordinators of the government entities.
- No: Submit the tax return for the tax group.
Payments Unit / Tax Affairs Office Employee:
- Payment: Pay the amounts due to the Federal Tax Authority.
- Refund: Submit the refund request to the Federal Tax Authority.
Outputs: Financial System, Tax Return for the Tax Group.
Tax Affairs Office Employee: Archive.

9.5.4 Preparing Financial Statements / Subsidiary Final Account for the Government Entity

9.5.4.1 Procedure Objective

The procedure aims to outline the steps for preparing the financial statements / subsidiary final account for the government entity.

9.5.4.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Accounts Unit Employee at the Government Entity.
Concerned units in the Government Entity.
Senior Financial Officer at the Government Entity.
Financial Operations Section Employee at the Department of Finance.

9.5.4.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Trial Balance	This is the report extracted from the General Ledger which shows the balance of accounts at the end of the period.	X
2	Closing Checklist	This is a list showing the activities that must be performed to close the financial period.	X
3	Supporting Documents for Adjustment Entries	These are the evidentiary documents on the basis of which adjustment entries for the financial period are prepared (if any).		X

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Financial Statements (Financial Reports)	These are official records of the financial activities of the government entity and provide a summary of the financial position of the government entity, including: Financial Statements of the Government Entity Statement of Financial Position. Statement of Financial Performance. Statement of Changes in Net Assets. Statement of Cash Flows. Statement of Comparison of Budget and Actual Amounts. Notes. Explanatory Memorandum for the Final Account of the Government Entity.	X

9.5.4.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Procedure Description

Step	Description	Responsibility	Department of Finance	Government Entity
1	Ensure all supporting documents are complete and reconcile subsidiary account balances with General Ledger balances.	Accounts Unit Employee		X
2	In case of discrepancies, contact the concerned units to investigate the discrepancies.	Accounts Unit Employee		X
3	Enter adjustments in the subsystems.	Concerned Units		X
4	If there are no discrepancies, prepare the adjustment entries for the financial period and record them in the General Ledger.	Accounts Unit Employee		X
5	Review the attached supporting documents and entries and approve their posting to the General Ledger	Senior Financial Officer		X
6	Close the financial period in the electronic system (Mawared).	Financial Operations Section Employee	X
7	Issue the trial balance for the financial period from the Mawared system.	Accounts Unit Employee		X
8	Review the trial balance.	Senior Financial Officer		X
9	In case of adjustments to the trial balance (e.g., entering the same transaction/entry more than once, not recording a transaction/entry, entering an entry in the wrong account), the trial balance is amended as per the recommendations of the Senior Financial Officer to be reissued.	Accounts Unit Employee		X
10	If there are no adjustments to the trial balance, it is approved.	Senior Financial Officer		X
11	Prepare the financial statements and the explanatory memorandum for the final account.	Accounts Unit Employee		X
12	Review the financial statements and the explanatory memorandum for the final account, discuss them with senior management, and issue them.	Senior Financial Officer		X
13	Save supporting documents in the unit's files.	Accounts Unit Employee		X

Procedure Map

Procedure for Preparing Periodic Financial Statements for the Government Entity

Outputs	Financial Operations Section Employee at Dept. of Finance	Senior Financial Officer at the Government Entity	Concerned Units	Accounts Unit Employee at the Government Entity	Inputs
				Start 1- Ensure all supporting documents are complete and reconcile subsidiary account balances with General Ledger balances	Closing Accounts Report for the Financial Period
			2- Contact concerned units to investigate discrepancies 3- Enter adjustments in the subsystems	Discrepancies exist? (Yes)	Supporting Documents for Adjustment Entries
Financial System	6- Post manual entries in the General Ledger 7- Close the financial period in the electronic system (Mawared)	5- Review attached supporting documents and entries and approve them		4- Prepare adjustment entries for the financial period and record them in the General Ledger	Closing Checklist
		9- Review the trial balance		8- Issue the trial balance for the financial period from the Mawared system
		Adjustments to the trial balance? (Yes) 11- Approve the trial balance		10- The trial balance is amended as per the recommendations of the Senior Financial Officer and reissued
Final Account and Financial Statements (Financial Reports)		13- Review the financial statements and final account report and discuss them with senior management 15- Review and approve the final account report and the amended (final) financial statements by the competent authority		12- Prepare the financial statements and final account report 14- Enter the adjustments recommended by the Financial Audit Authority report	Financial Audit Authority Report for amending final accounts and financial statements
				16- Archive End

9.5.5 Preparing Consolidated Financial Statements for the Government of Ajman

9.5.5.1 Procedure Objective

The procedure aims to outline the steps for preparing the consolidated financial statements for the Government of Ajman for the end of the financial period by the Department of Finance.

9.5.5.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Financial Operations Section Employee at the Department of Finance.
Financial Operations Section Manager at the Department of Finance.

9.5.5.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Final Trial Balance	This is a list of all account balances of the government's controlled entities at the end of the period and includes the following: Opening balance of the period. Debit and credit movements during the period for all accounts. Closing balance of the period.		X
2	Closing Checklist	This is a list showing the activities that must be performed to close the financial period.		X
3	Financial Statements of Government-affiliated Entities	These are official records of financial activities and provide a summary of the financial position of the government's affiliated entities and include: Statement of Financial Position. Statement of Financial Performance. Statement of Changes in Net Assets. Statement of Cash Flows. Statement of Comparison of Budget and Actual Amounts. Notes.	X

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Consolidated Financial Statements of the Government of Ajman	These are the financial statements prepared at the end of the fiscal year which show the financial position for the ended fiscal year of the Government of Ajman and include: Consolidated Financial Statements: Consolidated Statement of Financial Position. Consolidated Statement of Financial Performance. Consolidated Statement of Changes in Net Assets. Consolidated Statement of Cash Flows. Consolidated Statement of Comparison of Budget and Actual Amounts. Notes.	X

9.5.5.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Procedure Description

Step	Description	Responsibility	Department of Finance
1	Extract the final trial balance of government entities (and affiliated establishments) into the system for consolidating financial statements.	Financial Operations Section Employee	X
2	Identify inter-group transactions to be eliminated.	Financial Operations Section Employee	X
3	Reconcile inter-group transactions and prepare elimination and consolidation entries.	Financial Operations Section Employee	X
4	Review the attached supporting documents and entries, approve them, and record them in the system for consolidating financial statements.	Financial Operations Section Manager	X
5	Prepare the consolidated financial statements of the government.	Financial Operations Section Employee	X
6	Review the consolidated financial statements of the government and discuss them with senior management.	Financial Operations Section Manager	X
7	Issue the consolidated financial statements of the government.	Director of Government Accounts Department	X
8	Save supporting documents in the department's files.	Financial Operations Section Employee	X

Procedure Map

Procedure for Preparing the General Final Account and Consolidated Financial Statements of the Government of Ajman

Outputs	Financial Operations Section Manager at Dept. of Finance	Financial Operations Section Employee at Dept. of Finance	Inputs
		Start
		1- Extract the final trial balance of government entities and affiliated establishments into the system for consolidating financial statements	Final Trial Balance
		2- Identify inter-group transactions to be eliminated	Closing Checklist
General Final Account and Consolidated Financial Statements of the Government of Ajman	4- Review attached supporting documents and entries	3- Reconcile inter-group transactions and prepare elimination and consolidation entries	Final Accounts and Financial Statements of Government Entities
Financial System	6- Review the general final account report and the consolidated financial statements of the Government of Ajman and the draft decree for their approval and discuss them with senior management	5- Prepare the general final account report, the consolidated financial statements, and the draft decree
Financial Audit Authority Report for amending the general final account and consolidated financial statements of the Government of Ajman	8- Review the final account report and the amended (final) consolidated financial statements	7- Enter the adjustments recommended by the Financial Audit Authority report	Financial Audit Authority Report
Decree for approving the general final account and consolidated financial statements of the Government of Ajman		9- Archive End

9.5.6 Destruction of Financial Records and Documents

9.5.6.1 Procedure Objective

The procedure aims to describe how to destruct financial records and documents.

9.5.6.2 Persons Responsible for Procedure Activities

Concerned Unit Employee.
Destruction Committee at the Government Entity.
Director of the Government Entity.
Senior Financial Officer at the Government Entity.

9.5.6.3 Procedure Inputs and Outputs

No.	Input	Input Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Decision to form the Destruction Committee	A decision from the Director of the Government Entity regarding the formation of a document destruction committee.		X

No.	Output	Output Description	Automated Archiving	Manual Archiving
1	Destruction Committee Report	A report prepared regarding the documents or records that have been destructed.		X

9.5.6.4 Detailed Description and Procedure Map

Detailed Procedure Description

Step	Description	Responsibility	Government Entity
1	Prepare a report of the records, documents, and papers to be destructed after the end of their retention period according to the destruction conditions, prepare detailed lists, and submit them to the Senior Financial Officer.	Concerned Unit Employee	X
2	Study the report and ensure that the destruction conditions are met. If there are no exceptions or discrepancies, the Senior Financial Officer submits the report to the Director of the Government Entity to obtain approval for destruction.	Senior Financial Officer	X
3	In case of exceptions or discrepancies, follow up with the unit employee to make the necessary adjustments.	Senior Financial Officer	X
4	Study the destruction report and issue a decision to form the Destruction Committee.	General Director	X
5	List and collect the records and documents, prepare their lists, set a destruction date, and choose the appropriate method to carry out the destruction process.	Destruction Committee	X
6	Ensure that there are electronic copies (Backup) of the records and documents to be destructed before their destruction.	Concerned Unit Employee	X
7	Destruct the documents and papers and prepare a report of it.	Destruction Committee	X
8	Save the report and minutes in the financial unit.	Concerned Unit Employee	X

Procedure Map

Procedure for Destructing Financial Records and Documents

Outputs	General Director of the Government Entity	Senior Financial Officer	Concerned Unit Employee	Destruction Committee	Inputs
			Start 1- Prepare a report of the records, documents, and papers to be destructed and prepare detailed lists
		Are there exceptions or discrepancies? (Yes) 3- Follow up with the unit employee to make the necessary adjustments
	4- Study the destruction report and issue a decision to form the Destruction Committee	2- Submit the report to the General Director to obtain approval for destruction			Decision to form the Destruction Committee
			6- Ensure that there are electronic copies (Backup) of the records and documents to be destructed before their destruction	5- List, set a destruction date, and choose the appropriate method to carry out the destruction process
Destruction Committee Report			8- Archive End	7- Destruct the documents and papers and prepare a report of it

9.6 Performance Indicators

The following reports are relied upon to measure the performance of the Accounts Unit function (for example):

No.	Performance Indicator	Calculation Method	Objective	Measurement Frequency
1	Time taken to implement all activities related to closing the financial period	Number of days taken to complete the financial period closing process	Measure efficiency in completing the financial period closing	At period closing
2	Percentage of errors made in recording adjusting settlement entries	Number of errors made / Number of transactions completed	Measure functional efficiency and effectiveness in handling errors (completeness of adjusting settlement entries)	At period closing
3	Time taken to respond to requests from regulatory bodies	Number of days taken to respond to requests from regulatory bodies	Measure functional efficiency and effectiveness in handling errors (completeness of adjusting settlement entries)	When issuing financial reports
4	Compliance with preparing the draft subsidiary final account for the ended fiscal year according to the date specified in the financial circular	Number of days of delay in submitting the subsidiary final account	Measure efficiency in submitting subsidiary final accounts	When issuing financial reports
5	Accuracy of the subsidiary final account	Issuance of an unmodified audit report	Measure efficiency and effectiveness in preparing the subsidiary final account	When issuing financial reports

Return to Index

Document Criteria

Document Number

None

Year

2025

Level المستوى

Local محلي - إمارة عجمان

Category الفئة

Institutional documents وثائق مؤسسية

Type النوع

Guide دليل

Status الحالة

Active ساري

Executing Entity جهة التنفيذ

Department of Finance الدائرة المالية

Sector القطاع

Financial Services الخدمات المالية

Emirate Directions توجهات الإمارة

Eighth Direction: Achieving Government Leadership through Flexibility, Innovation, Efficiency, and Results-Oriented Approach

Main Objective الهدف الرئيسي

Financial Regulation تنظيم مالي

Emirate’s Strategic Objectives

8.3 Strengthen the Efficiency and Effectiveness of Government Services

Department’s Main Role

Supporting داعم

Department’s Strategic Objectives

Improving the Efficiency and Effectiveness of Government Financial Systems

Supporting Strategic Objectives

Sustainability of Operations and Institutional Performance

Main Financial Operations in the Department

Legal and Financial Consulting

Target Customer Segment

الجهات الحكومية المحلية

Overall Impact / General Impact الأثر العام

Financial مالي