القرار رقم (18) لسنة 2025

بشأن إعتماد ضوابط وإجراءات مشاريع الشراكة

والمعايير والاشتراطات المالية والفنية لاختيار الشريك

ممثل الحاكم للشؤون الإدارية والمالية:

بعد الاطلاع على القانون رقم (2) لسنة 2022 بشأن تنظيم الشراكة بين القطاعين العام والخاص في امارة عجمان وتعديلاته.

وعلى المرسوم الأميري رقم (15) لسنة 2012 بشأن دائرة المالية في عجمان، وتعديلاته،

وبناءً على ما عرضه علينا مدير عام دائرة المالية،

قررنا الآتي:

المادة (1)

اعتماد

تُعتمد ضوابط وإجراءات مشاريع الشراكة والمعايير والاشتراطات المالية والفنية لاختيار الشريك المرفقة بهذا القرار.

المادة (2)

تحديث

تتولى دائرة المالية مهمة مراجعة وتحديث أحكام هذا القرار والضوابط والإجراءات المرفقة به كلما لزم الأمر، بالتنسيق مع الجهات الحكومية المعنية، على أن يتم عرضها علينا لإعتمادها.

المادة (3)

السريان والتعميم

تسري أحكام هذا القرار والضوابط والإجراءات المرفقة به من تاريخ صدور هذا القرار، وتتولى دائرة المالية تعميمها على الجهات المعنية للتقيد بما ورد بها من ضوابط وإجراءات.

صدر بتاريخ 22/اكتوبر/2025

ضوابط وإجراءات الشراكة بين القطاع العام والخاص

(مشاريع الشراكة – الشريك)

مرفق بالقرار رقم (18) لسنة 2025 م

الإصدار الأول

أكتوبر 2025

الفهرس

الباب الأول

الإطار العام للشراكة

الفصل الأول: الأحكام التمهيدية

تُطبق ذات التعريفات الواردة في القانون رقم (2) لسنة 2022 وتعديله بشأن تنظيم الشراكة بين القطاعين العام والخاص في امارة عجمان، وفيما عدا ذلك يُقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقض سياق النص بغير ذلك:

تهدف ضوابط وإجراءات الشراكة بين القطاع العام والقطاع الخاص إلى:

1. حث كافة الجهات الحكومية المعنية في حكومة عجمان على دراسة وتقييم مدى امكانية تنفيذ المشاريع من خلال الشراكة مع القطاع الخاص كأحد البدائل التمويلية والتنفيذية المتاحة لجميع المشاريع الجديدة والمخطط لها.
2. توضيح الخصائص والسمات الأساسية للشراكات بين القطاعين العام والخاص.
3. بيان أنواع ونماذج اتفاقيات الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
4. بيان أدوار ومسؤوليات كافة الجهات المعنية بمشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
5. بيان الخطوات التي يتعين على كل جهة حكومية معنية اتباعها لتنفيذ مشاريع الشراكة بنجاح.

الفصل الثاني: خصائص ونماذج وحوكمة مشاريع الشراكة

رغم اختلاف الهياكل التنظيمية للشراكات بين القطاعين العام والخاص، إلا أن خصائصها الأساسية تشترك فيما يلي:

أ. التمويل

تتضمن الشراكة بين القطاعين العام والخاص غالباً التزام الشريك من القطاع الخاص بتوفير التمويل للمشروع أو جزء منه، إلى جانب مسؤوليات التصميم والبناء والتشغيل.

ب. تقاسم المخاطر

تستند الشراكة إلى مبدأ تقاسم المخاطر بين الشريكين من القطاع العام والخاص، بحيث يتم تحمل المخاطر بما يتناسب مع قدرات واستعداد كل طرف لتحمل هذه المخاطر.

ج. الالتزام طويل الأجل

تكون عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص طويلة الأمد عادة، وقد تمتد لعدة عقود، ويعتمد ذلك على ملف المخاطر والعوائد للمشروع المعني.

د. الابتكار

تشجع هذه الشراكات القطاع الخاص على تقديم أفكار جديدة وتكنولوجيا حديثة مع أفضل الممارسات لتحقيق أهداف المشروع.

هـ. النهج القائم على الأداء

تبنى عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص على أساس الأداء، حيث يتم ربط الدفعات بتحقيق أهداف أداء محددة سلفاً.

و. التركيز على المستفيد

تعطى أولوية قصوى لمصالح المستفيد في الشراكات بين القطاعين العام والخاص، بهدف تقديم خدمات أو بنى تحتية ذات جودة عالية للجمهور.

أنواع ونماذج اتفاقيات الشراكة بين القطاعين العام والخاص

تنقسم اتفاقيات الشراكة بين القطاعين العام والخاص إلى أنواع ونماذج متعددة استناداً إلى طبيعة المشروع، ويمكن تحديد النموذج المناسب للشراكة من خلال الإجابة على الأسئلة الثلاثة التالية:

1. ما هي طبيعة المشروع؟

المشاريع المستحدثة (Greenfield): وتشمل مشاريع تطوير بنى تحتية ضمن أراض غير مستغلة سابقاً، أو تشييد بنى تحتية جديدة مثل الطرق السريعة والمطارات والمستشفيات والمدارس، وتتطلب هذه المشاريع المستحدثة استثمارات رأسمالية كبيرة.

مشاريع التجديد (Brownfield): وتشمل مشاريع إعادة تطوير البنى التحتية القائمة أو إضافة بنى تحتية جديدة وتضم تطوير أو تجديد الطرق السريعة والمطارات والمستشفيات والمدارس الحالية، أو إضافة مبان أو مرافق جديدة إلى موقع قائم. وتتطلب مثل هذه المشاريع أيضا استثمارات رأسمالية لإمكانية استغلال البنى التحتية الموجودة.

وقد يكون المشروع عبارة عن خدمة تقدمها الحكومة حالياً لكنها تتطلب تحسينات في الجودة والكفاءة.

2. ما هي مهام ومسؤوليات الشريك من القطاع الخاص؟

يوجد تسعة خصائص رئيسية محورية لتحديد النموذج الأنسب للشراكة بين القطاع العام والخاص عادة ما يتم تحديد هذه الخصائص خلال دراسة الجدوى حيث توضع في نموذج التعاقد الخصائص التالية والتي هي في معظمها من مهام ومسؤوليات الشريك الخاص:

التصميم (D): ويتضمن إنشاء خطة مشروع مفصلة، وتحديد نطاق المشروع، وتحديد معالم المشروع الرئيسية.

البناء (B): عند استخدام المشروع لأصول البنى التحتية الجديدة، يطلب من الشريك الخاص عادة إنشاء الأصول وتركيب جميع المعدات.

إعادة تأهيل (R): عندما تكون الشراكة بين القطاعين العام والخاص على أصل موجود، قد يكون الشريك الخاص مسؤولاً عن إعادة تأهيل الأصل أو توسيعه.

التمويل (F): عندما تتضمن الشراكة بين القطاعين العام والخاص بناء أو إعادة تأهيل أحد الأصول، فعادة ما يطلب من الشريك الخاص أيضاً تمويل الاستثمارات الرأسمالية والتشغيلية جزئياً أو كلياً.

الصيانة (M): وتتضمن صيانة أصول البنى التحتية وفقاً لمعيار محدد طوال مدة العقد.

التملك (O): بحيث يمتلك الشريك من القطاع الخاص الأصل طوال مدة العقد.

التحويل (T): ويُقصد به نقل الأصل أو عمليات التشغيل والصيانة لأحد المشاريع للقطاع الحكومي بعد انتهاء مدة العقد.

الإيجار (L): في بعض الحالات، يقوم الشريك من القطاع الخاص بتأجير الأصول التابعة للجهة الحكومية طوال مدة العقد.

التشغيل (Op): قد تتفاوت مسؤوليات التشغيل المنوطة بالشريك الخاص ضمن إطار الشراكة بين القطاعين العام والخاص بشكل ملحوظ، وذلك استناداً إلى طبيعة الأصول الأساسية والخدمة المرتبطة بها. وقد يكون الشريك الخاص مسؤولاً عما يلي على سبيل المثال:

• تشغيل الأصول وتقديم خدمات متكاملة للجهات الحكومية، مثل محطات تحلية المياه.
• تشغيل الأصول وتقديم الخدمات المباشرة للمستخدمين، مثل نظام توزيع المياه.
• تقديم الخدمات المساندة، مع احتفاظ الجهة الحكومية بمسؤولية تقديم الخدمة العامة للمستخدمين، مثل خدمات النظافة في مباني المدارس.

3. ما هي آلية الدفع للشريك الخاص؟

الدفع من قبل المستخدمين: بحيث يقدم الشريك الخاص الخدمة للمستخدمين ويحقق الإيرادات من خلال فرض رسوم الخدمة على المستخدمين وفقاً لعقد الشراكة مع ملاحظة أن الحكومة هي من تقوم بتحديد وفرض الرسم.

الدفع من قبل الحكومة: قد تكون الحكومة مصدر الإيرادات الوحيد للشريك الخاص، حيث تعتمد المدفوعات على تحقيق معايير الأداء المحددة في العقد للأصل أو الخدمة.

المدفوعات الهجينة: في بعض الحالات وتحديداً عندما لا تكون الإيرادات المحصلة من المستخدمين غير كافية لتغطية التكاليف والأرباح المتوقعة للشريك الخاص يتم اللجوء إلى مزيج من طريقتي الدفع السابقتين.

تتخذ مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص أشكالاً متعددة من حيث البناء والتشغيل والهيكل المالي والقانوني، مما يعني إمكانية تصميم هذه المشاريع بصورة توفر الإطار الأنسب لتلبية النتائج المرجوة من كل مشروع وفيما يلي عرض لأبرز نماذج الشراكة بين القطاعين العام والخاص.

جدول: يبين نماذج الشراكة بين القطاعين العام والخاص، بناء على الخصائص أعلاه.

ملاحظة: يشير الرمز "X" إلى دور الشريك الخاص ضمن النموذج المحدد.

العقود المستثناة

الضوابط والاجراءات الموضحة في هذه الوثيقة لا تنطبق على العقود والمشاريع التالية:

1. عقود التعهيد (Outsourcing): وتشمل الاتفاقيات القانونية بين الجهات الحكومية ومزودي الخدمات الخارجيين (المتعاقد الخارجي)، حيث يوافق المتعاقد الخارجي على أداء مهام محددة أو تقديم خدمات معينة للحكومة. وتكون هذه المهام أو الخدمات في الأصل ضمن مسؤوليات الحكومة، ولكنها تفوض أمرها إلى مصادر خارجية بهدف توفير الأموال أو تحسين الكفاءة أو التركيز على الصلاحيات الأساسية. وتغطي عقود التعهيد مجموعة واسعة من الخدمات، بما في ذلك التصنيع وتكنولوجيا المعلومات وخدمة العملاء والبحث والتطوير، وقد تكون اتفاقيات طويلة الأجل أو قصيرة الأجل وغالباً ما تتضمن شروطاً وأحكاماً محددة للأداء والدفع وحل النزاعات، الا أنه لا يوجد تقاسم للمخاطر بالنسبة لهذه الأنواع من العقود.
2. المشاريع التي تقل قيمتها الإجمالية عن الحد المحدد: تستثنى المشاريع التي تقل قيمتها الإجمالية عن 40 مليون درهم إماراتي. وذلك على النحو الوارد شرحه في المعيار الخامس من معايير تقييم المشاريع بالفصل الأول من الباب الثاني.
3. عقود المشتريات المتعلقة بالأمن الوطني: وتشمل هذه الفئة العقود المتعلقة بالمعدات والتكنولوجيا الدفاعية، وحلول الأمن السيبراني، وأنظمة الاستخبارات والمراقبة، والبنية التحتية الحيوية، وخدمات وإمدادات الطوارئ، والبحث والتطوير.
4. المشاريع الحكومية المستثناة بقرار من رئيس المجلس التنفيذي بناء على توصية ممثل الحاكم: يشمل هذا الإعفاء أي مشاريع أو فئات من المشاريع يتم استثناؤها صراحة بقرار من رئيس المجلس التنفيذي.
5. الخصخصة: وتشير إلى ملكية القطاع الخاص الكاملة للأصول والخدمات، إذ تنطوي الخصخصة على نقل المخاطر بأكملها للقطاع الخاص.

• هيكل الحوكمة
  يشمل هيكل الحوكمة الموضح أدناه المشاريع المحلية فقط، وذلك تماشياً مع القانون رقم (2) لسنة 2022 الذي ينظم الشراكة بين القطاع العام والقطاع الخاص في الامارة. هذا وتتبع الامارة نموذج الحوكمة المركزي في إدارة مشاريعها المحلية.
• الأدوار والمسؤوليات المؤسسية
  توزع العديد من الأدوار والمسؤوليات بين السلطات والجهات المختلفة خلال فترة كل مشروع شراكة بين القطاعين العام والخاص ويوضح الجدول التالي تلك الأدوار.

أ. رئيس المجلس التنفيذي

ويناط بهذه السلطة ما يلي:

1. تحديد الجهات المستقلة التي يطبق في شأنها القانون.
2. استثناء بعض المشاريع الحكومية من الخضوع لأحكام قانون تنظيم الشراكة بين القطاعين العام والخاص وهذا القرار.
3. الموافقة على البند التحكيمي في عقود الشراكة.
4. اعتماد ترشيح ممثلي الحكومة في مجلس إدارة شركة المشروع في حال مساهمة الحكومة فيها.
5. اجازة شركة المشروع فى استيفاء الرسوم والبدلات العائدة للمشروع المشترك وتحديد تلك الرسوم وآليات تقاسمها بين كافة الأطراف المعنية.

ب. ممثل الحاكم

يختص ممثل الحاكم بالمهام التالية:

1. رفع التوصيات للحاكم بشأن اصدار التشريعات الهادفة لتفعيل الشراكة مع القطاع الخاص وتشجيع الاستثمار.
2. رفع التوصيات الى رئيس المجلس التنفيذي لاستثناء بعض المشاريع من الخضوع لأحكام قانون الشراكة.
3. الموافقة على أو رفض خطط الشراكة بين القطاعين العام والخاص المقدمة من قبل الجهات الحكومية المعنية بعد دراستها من قبل دائرة المالية.
4. الموافقة على أو رفض الدراسة النهائية للمشروع بعد مراجعتها من قبل دائرة المالية. على أن تتضمن هذه الدراسة ما يلي: نظرة عامة على المشروع والأهداف الاستراتيجية، الوضع الراهن للأصل أو الخدمة، بدائل المشتريات، بما في ذلك العائد مقابل المال وإيجابيات وسلبيات كل منها، نماذج الشراكة بين القطاعين العام والخاص القابلة للتطبيق وأسباب اختيار أحدها، التحليل الفني، التحليل القانوني، التحليل المالي، تحليل الأثر الاجتماعي والاقتصادي والبيئي، المخاطر المحتملة للمشروع، خطة طرح العطاء (قبل الإعلان عن المشروع وطرحه).
5. تحديد الجهة أو الجهات الحكومية المعنية بالمشروع للاشتراك في عمليات طرح المشروع وتوقيع العقد.
6. ترشيح ممثلي الحكومة في مجلس إدارة شركة المشروع في حال مساهمة الحكومة فيها ورفعه الى رئيس المجلس التنفيذي للاعتماد.
7. اعتماد أي أسلوب من أساليب الشراكة لم ينص عليه صراحة في المادة (5) من قانون تنظيم الشراكة في عجمان.
8. اعتماد الترسية لمشروع الشراكة في حال كانت التكلفة الإجمالية التي تتحملها الجهة الحكومية في عقد الشراكة تزيد 50 مليون درهم.
9. منح الموافقات المبدئية للجهات الحكومية المتعاقدة على فسخ العقد أو انهاؤه للمصلحة العامة.
10. الموافقة على أحد العطاءات المقدمة على الرغم من كونه عطاء وحيدا أو قيمته تزيد أو تقل عن القيمة المقدرة بهدف تحقيق المصلحة العامة.
11. الموافقة على عقود الشراكة التي تزيد مدتها عن 30 سنة بناء على توصية لجنة الشراكة.
12. البت في التظلمات المقدمة من الشريك الخاص على أي قرار أو إجراء اتخذ بحقه من قبل الجهة الحكومية المعنية بموجب القانون أو هذا القرار أو عقد الشراكة.

ج. دائرة المالية

تتولى دائرة المالية المهام التالية:

1. اقتراح تحديث التشريعات المنظمة لمشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
2. مراجعة خطط الشراكة بين القطاعين العام والخاص المقدمة من قبل الجهات الحكومية المعنية ورفع توصياتها بشأنها لممثل الحاكم.
3. مراجعة الدراسة النهائية للمشروع ورفع توصياتها بشأنها لممثل الحاكم للموافقة على طرح المشروع أو رفضه.
4. ترشيح عضو كممثل لدائرة المالية ضمن لجنة الشراكة المشكلة من الجهة الحكومية المعنية إذا كانت الكلفة الإجمالية التي تتحملها الجهة الحكومية المعنية تزيد على 10 مليون درهم.
5. رفع التوصية للحصول على موافقة ممثل الحاكم على طلب الجهات الحكومية بتقرير حقوق وشروط تفضيلية لصالح فئات معينة من المنتفعين.
6. اعتماد الترسية لمشروع الشراكة إذا كانت الكلفة الإجمالية التي تتحملها الجهة الحكومية المعنية في عقد الشراكة تزيد عن 20 مليون حتى 50 مليون.

د. الجهات الحكومية المعنية

تلتزم الجهات الحكومية للدخول في مشاريع الشراكة بالضوابط والإجراءات الآتية:

1. تقديم خطة مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص إلى دائرة المالية، والتي تشمل تحديد المشاريع والأولويات ودراسة الجدوى المالية لكل مشروع حيث ترفع بدورها دائرة المالية توصياتها بشأن خطة مشاريع الشراكة الى ممثل الحاكم للحصول على موافقته المبدئية على تلك المشاريع أو رفضها.
2. تقديم الدراسة النهائية للمشروع والتي تشمل (دراسة جدوى المشروع مالياً وفنياً، والتحليل القانوني والبيئي والاجتماعي والاقتصادي وتحليل المخاطر وخطة طرح المشروع) لدائرة المالية لمراجعتها ورفع توصياتها بشأنها لممثل الحاكم للموافقة على طرح المشروع أو رفضه.
3. صياغة هيكل مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، بما في ذلك تحديد نموذج الشراكة ومساهمات أطراف الشراكة في المشروع وتوزيع الحصص الناتجة والعوائد المالية.
4. تحديد المواصفات والمتطلبات الفنية لمشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
5. تحديد أسلوب الشراكة الملائم لطبيعة المشروع أو الخدمة وفقاً لأساليب الشراكة.
6. اقتراح رسوم الخدمات المتعلقة بمشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
7. التنسيق مع الجهات الحكومية الأخرى لضمان توافق مخرجات المشروع مع خططها.
8. إعداد تقارير ربع سنوية، تتضمن بيان سير العمل خلال تنفيذ عقد الشراكة، والمعوقات التي تعترض تنفيذه، إن وجدت، واقتراح الحلول المناسبة لمعالجتها، ورفع هذه التقارير إلى ممثل الحاكم.
9. اختيار الشركات الاستشارية المؤهلة/مستشاري المشروع لإجراء الدراسات المتعلقة بالمشروع.
10. اعتماد الترسية لمشاريع الشراكة التي تحقق ايرادا أو وفرا ماليا.
11. اعتماد الترسية لمشروع الشراكة إذا كانت التكلفة المالية التي تتحملها ضمن موازنتها لا تزيد عن 20 مليون درهم.
12. التعاقد المباشر مع الشريك الخاص إذا كان المشروع مبتكرا من قبل الشريك الخاص بشرط الحصول موافقة ممثل الحاكم.
13. تشكيل لجنة الشراكة للقيام بالمهام المنصوص عليها في قانون الشراكة.
14. الإشراف على حسن تنفيذ شركة المشروع لالتزاماتها المنصوص عليها في عقد الشراكة، واتخاذ التدابير اللازمة والفورية لمعالجة أي إخلال أو تقصير في تنفيذ هذه الالتزامات بالشكل الذي يضمن استمرار المشروع في تحقيق الأهداف المرجوة منه.
15. العمل على تذليل العقبات التي تحول دون تحقيق مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص الأهداف المرجوة منها، وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة.
16. الوفاء بالتزاماتها بموجب اتفاقية مشروع الشراكة والاستفادة من الحقوق المتضمنة فيها.
17. إخطار جهاز الرقابة المالية بأية مخالفات مالية قد يرتكبها الشريك أو شركة المشروع.

هـ. لجنة الشراكة

تتولى لجنة الشراكة المهام التالية:

1. ضمان مبادئ الشفافية والمنافسة العادلة وتكافؤ الفرص وفقاً لأحكام قانون الشراكة وهذا القرار.
2. إعداد الموازنات الأولية لمشاريع الشراكة.
3. إعداد دراسات الجدوى، بما في ذلك الدراسات الفنية والقانونية والمالية.
4. إعداد مستندات الطرح، وطلبات تقديم العروض.
5. تقييم وفتح العروض وفقاً لإجراءات ومعايير التقييم المحددة في مستندات العطاء وهذا القرار.
6. تنسيق وإدارة عملية العطاء لمشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص والتوصية باختيار الشريك الخاص.

و. القطاع الخاص

يتولى شركاء القطاع المسؤوليات التالية:

1. تقديم طلبات إبداء الاهتمام، والمؤهلات، والمستندات، والعروض.
2. تنفيذ المشاريع وفقاً لشروط عقد الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
3. اقتراح المشاريع المحتملة للشراكة بين القطاعين العام والخاص كعروض غير مرتبطة بطرح.
4. جمع التمويل للمشاريع وفقاً لشروط عقد الشراكة بين القطاعين العام والخاص.

ز. جهاز الرقابة المالية

يقوم جهاز الرقابة خلال ممارسة مهامه في الرقابة على الجهات الحكومية الخاضعة للرقابة القيام بالتدقيق على مشاريع الشراكة من خلال مراجعة كافة مراحل تلك المشاريع منذ بداية دراسات الجدوى الخاصة بها وحتى إتمام تنفيذها وتشغيلها فضلا عن تقييم الحالة الراهنة لتلك المشاريع ومعرفة الى أي مدى تم الالتزام بالمعايير المحددة لنجاح تلك المشاريع.

ح. دائرة الشؤون القانونية

تقوم دائرة الشؤون القانونية بالرقابة القانونية المسبقة على مسودة اتفاقية أو عقد الشراكة قبل توقيعه من قبل طرفي الاتفاقية أو العقد. وذلك خلال مدة لا تتجاوز (30) يوماً من تاريخ إحالتها إليها. ويجب على دائرة الشؤون القانونية التنسيق مع دائرة المالية لمراجعة الشروط والبنود المالية الواردة في مسودة الاتفاقية أو العقد والتي قد تؤثر على المصلحة المالية للجهة الحكومية.

الفصل الثالث: التزام الجهات الحكومية المعنية بإعداد خطة مشاريع الشراكة

بمراعاة الالتزام بالمواعيد الواردة في التعاميم المالية المتعلقة بإعداد الخطة المالية والموازنة السنوية يجب على الجهة الحكومية المعنية صياغة خطة للاستفادة من فرص الشراكة بين القطاعين العام والخاص وتقديمها لدائرة المالية لدراستها ومن ثم رفعها الى ممثل الحاكم للحصول على موافقته المبدئية على تلك المشاريع أو رفضها.

وفي حال عدم وجود خطة معتمدة من ممثل الحاكم ووجدت الجهة الحكومية المعنية فرصة واعدة فعليها تقديم طلب استثناء لدائرة المالية لدراسته ومن ثم رفعه لممثل الحاكم للبت فيه.

الباب الثاني

إدارة وتنفيذ مشاريع الشراكة

على كل جهة حكومية معنية اتباع الخطوات التالية لإدارة وتنفيذ مشاريع الشراكة بنجاح:

الفصل الأول: تحديد المشاريع

على الجهة الحكومية المعنية تحديد فرص الشراكة بين القطاعين العام والخاص وذلك من خلال مراجعة كافة الخدمات والأصول العامة التي تديرها ومن ثم تقييم جميع الفرص الحالية والمستقبلية بناء على المعايير الخمسة المشار اليها أدناه لتحديد ما يمكن تنفيذه من خلال الشراكة بين القطاعين العام والخاص وذلك على النحو التالي:

أ. تحديد مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص

الخطوات الواجب اتباعها

1. على الجهة الحكومية المعنية اعداد قائمة بكافة المرافق والأصول العامة التي تديرها والخدمات العامة التي تقدمها والأنشطة التي تمارسها ومشاريعها الرأسمالية المحددة والمستقبلية لتحديد إمكانية اسنادها للقطاع الخاص من خلال مشروع شراكة.
2. يجوز للشركاء المحتملين من القطاع الخاص اقتراح مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص على الجهة الحكومية المعنية، حيث يُسمح للشركاء من القطاع الخاص بتقديم عرض غير مرتبط بطرح لمشروع شراكة بين القطاعين العام والخاص.
3. تقوم الجهة الحكومية المعنية بتقييم جميع المشاريع المحتملة لتحديد مدى الملاءمة وإمكانية إسناد المشروع إلى القطاع الخاص من خلال الشراكة بين القطاعين العام والخاص، على أن يستند هذا التقييم إلى معايير تقييم المشروع المبينة أدناه.
4. بعد اختيار المشاريع التي تستوفي جميع المعايير الخمسة لتقييم المشروع من قبل الجهة الحكومية المعنية، عندها يمكن تحويل المشروع إلى مرحلة الفحص.

شرح المعيار الخامس

لتجنب استنفاد الوقت من خلال تحليل وهيكلة مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص والتي تستغرق وقت أطول إذا ما قورنت بالطرق التقليدية وقد لا تكون مجدية اقتصادياً. يجب أن تقيم الجهة الحكومية المعنية ما إذا كانت القيمة الإجمالية للمشروع تستوفي المعيار التالي أم لا:

إجمالي النفقات الرأسمالية + إجمالي النفقات التشغيلية > = 40 مليون درهم

ملاحظة: يجوز اعتبار المشاريع التي تقل قيمتها عن هذا الحد كشراكات بين القطاعين العام والخاص شريطة أن تثبت إمكانية تقديمها لقيمة مضافة وتحقيق وفورات مالية ملموسة.

ب. العروض غير المرتبطة بطرح

ما هو العرض غير المرتبط بطرح؟

العرض غير المرتبط بطرح يعني دراسة جدوى متعلقة بمشروع محتمل للشراكة بين القطاعين العام والخاص، والذي يبادر به شريك محتمل من القطاع الخاص. ويقدمه مباشرة إلى جهة حكومية للنظر فيه. حيث يجب أن يكون مشروعاً جديداً أو مبتكراً وشاملا يعالج بشكل مباشر الحاجة إلى مسألة تعتبر ملحة وتحتاج إلى اهتمام فوري في إمارة عجمان.

في هذه الحالة على الجهة الحكومية المعنية المبادرة الى التنسيق مع دائرة المالية وعدم اتخاذ أي اجراء قبل ترتيب الأمر مع دائرة المالية خاصة فيما يتعلق بالخطة والموازنة.

من يمكنه اقتراح أو استلام العرض غير المرتبط بطرح؟

ينبغي استيفاء الشروط التالية قبل السماح لأي شريك محتمل من القطاع الخاص بتقديم عرض غير مرتبط بطرح إلى جهة حكومية:

• لا ينبغي أن يستند قرار تقديم العرض على طلب، أو مشاركة، أو إشراف، أو توجيه من جهة حكومية.
• لا يجوز أن يكون مقدم العرض جهة حكومية أو موظفاً حكومياً أو استشارياً معيناً لتقديم خدمات استشارية فيما يتعلق بمشاريع البنية التحتية أو الخدمة العامة.

خطوات تقديم العرض غير المرتبط بطرح:

• يتعين على مقدم العرض من القطاع الخاص تجهيز عرض المشروع متضمناً تحليلاً أولياً للجدوى، وتقديمه إلى الجهة الحكومية المعنية بالإضافة إلى بيانات مقدم العرض وخبراته ومؤهلاته.
• تقوم الجهة الحكومية المعنية بتقييم العرض وبناءً على هذا التقييم، تقرر الجهة الحكومية المعنية الموافقة على العرض لإخضاعه للمراجعة أو رفضه.
• في حال الموافقة على العرض، يخضع العرض لمراجعة ثانية من قبل الجهة الحكومية المعنية للتأكد من تطابقه مع الأهداف الاستراتيجية وتقديمه لقيمة اضافية. بعد هذه المراجعة، يخضع العرض للموافقة أو الرفض.
• في حال موافقة الجهة المعنية على المشروع في المراجعة الثانية. يُطلب من القطاع الخاص إعداد دراسة جدوى شاملة. حيث يجب على مقدم العرض الغير مرتبط بطرح إعداد دراسة جدوى شاملة، كما هو الحال في مشاريع الشراكة العادية.

• يجب أن تتضمن دراسة الجدوى الشاملة وصف مفصل للمشروع، بحيث تصف الحاجة التي يلبيها المشروع، وتشير إلى أهداف محددة على مستوى الإمارة أو الجهة الحكومية المقدم لها العرض، وتبرهن على الأسباب التي تجعل من حلول القطاع الخاص حلول مبتكرة وجديرة بالدراسة، وتشمل تقدير عالي المستوى للتكاليف، وتشمل نسخة موجزة من تقييم الاحتياجات - تنص على المعايير العامة للمشروع، وتحدد الأطراف المعنية الرئيسية، وتفصل نطاق المشروع. حيث يجب أن تكون دراسة الجدوى الشاملة مماثلة لتحليل الجدوى الذي تعده الجهة الحكومية بمساعدة مستشار المشروع في مشاريع الشراكة التقليدية. باختصار، يجب أن تتضمن هذه الدراسة أهدافًا خاصة بالمشروع، وتحديدا للأطراف المعنية الرئيسية، وتحديد نطاق المشروع، ومواصفات المخرجات، فضلا عن تحليل العناية الواجبة الفنية والقانونية والبيئية.
• تقيم الجهة الحكومية المعنية دراسة الجدوى بأكملها بناء على معايير التقييم المحددة في هذه الوثيقة، وقد يُطلب من لجنة الشراكة إجراء بعض التعديلات بناء على التقييم.
• تراجع دائرة المالية دراسة الجدوى وتبدي رأيها فيها.
• تقدم دائرة المالية توصياتها إلى ممثل الحاكم لاتخاذ القرار بالموافقة على المشروع أو رفضه.
• في حال رفض المشروع في أي مرحلة من المراحل، يجب على الجهة الحكومية المعنية إبلاغ الشريك المحتمل من القطاع الخاص بقرار الرفض بشكل رسمي.
• في حال الموافقة على المشروع يجب على الجهة الحكومية اتخاذ قرار بشأن وضع مقدم العرض حيث. يوصى بمكافأة مقدم العرض نظير جهوده بإحدى طريقتين، كما هو موضح أدناه:
  • إما أن يتم التعاقد المباشر مع مقدم العرض وذلك بعد حصول الجهة الحكومية المعنية على موافقة ممثل الحاكم بناءً على توصية دائرة المالية وذلك وفقا لحكم المادة (11/ج) من القانون، مع تفويض لجنة الشراكة لإجراء مفاوضات معه.
  • واما أن يتقرر طرح المشروع علانية، وفقاً لنفس عملية طرح العطاء المعتادة والمتعلقة بإجراء تقييم العطاءات واختيار الشريك. مع تعديل بسيط وهو تأهل مقدم مقترح المشروع تلقائياً إلى مرحلة طلب تقديم العروض. مع منحه أحد الميزات التالية وفقاً لتقدير الجهة الحكومية المعنية:
    • مطابقة العرض الأفضل: بحيث يمنح مقدم المقترح الأصلي الفرصة لتقديم عرض يعادل أي عرض أفضل يقدم خلال مرحلة طرح العطاء من طرف آخر مما يضمن لمقدم المقترح الأصلي الذي أجرى عليه الدراسات الأولية فرصة عادلة في تنفيذ المشروع، شريطة أن يقدم عرضاً يعادل أو يتفوق على شروط العرض الآخر.
    • استرداد تكاليف دراسة الجدوى: قد يحصل مقدم العرض غير المرتبط بطرح على ميزة كمكافأة لجهوده في اقتراح المشروع. مثل استرداد تكاليف دراسة الجدوى ولو جزئيا حيث توفر هذه الميزة تقديراً لمساهمته الأصلية في اقتراح فكرة المشروع.
• لضمان العدالة والشفافية، على الجهة الحكومية المعنية إبلاغ مقدمي العروض بأن المشروع المزمع طرحه ناتج عن عرض غير مرتبط بطرح.
• لحماية البيانات الحساسة وحقوق الملكية الفكرية والأسرار التجارية والحقوق المتضمنة في العرض غير المرتبط بطرح لمشروع شراكة بين القطاعين العام والخاص ينبغي أن تتبع الجهة الحكومية هذين الإجراءين الضروريين:
  • التوقيع على اتفاقيات الإفصاح وعدم افشاء البيانات السرية:
    على الجهة الحكومية المعنية أن تطلب من جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المشاركين في عملية المراجعة والتفاوض التوقيع على اتفاقيات الإفصاح وعدم افشاء البيانات السرية قبل مشاركة أى تفاصيل مقترحة، وينبغى مراجعة هذه الاتفاقيات من الناحية القانونية لضمان قابلية التنفيذ، ويجب أن تحدد بوضوح المعلومات المفصح عنها وماهية المعلومات السرية، ومدة الالتزام بالسرية، وعواقب انتهاكها.
  • إذا احتوى العرض على أفكار قد تصنف على أنها براءة اختراع أو تكنولوجيا مملوكة، فيحق للشريك الخاص طلب التوقيع على اتفاقيات حقوق الملكية الفكرية حيث يتعين على الجهة الحكومية التعاون مع خبراء قانونيين لصياغة اتفاقيات تحدد بدقة ملكية الأفكار أو التكنولوجية وشروط استخدامها وترخيصها. ويجب أن تشمل هذه الاتفاقيات بنوداً توضح كيفية التعامل مع حقوق الملكية الفكرية خلال عملية تقييم العرض وبعدها، سواء في حال تمت ترسية المشروع أو رفضه.

الفصل الثاني: فحص المشروع

في تلك المرحلة تقوم الجهة الحكومية المعنية بما يلي:

أ. تحديد أولويات مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص

الخطوات الواجب اتباعها

1. يتعين على الجهة الحكومية المعنية استخدام عوامل التقييم العامة لتحليل كل مشروع محتمل. وتنقسم هذه العوامل إلى فئتين أساسيتين: تأثير المشروع وسهولة التنفيذ، وقد تكون هذه العوامل كمية أو نوعية.
2. يجوز للجهة الحكومية المعنية تضمين ما يصل إلى خمسة عوامل تقييم إضافية أو عوامل فرعية تتناول جوانب خاصة بالمشاريع المختلفة.
3. بعد تحديد عوامل التقييم لمشروع محتمل تعطي الجهة الحكومية المعنية لكل منها قيمة نسبية تعكس أهميتها بالنسبة للمشروع.
4. بعد تحديد القيم ونسبها إلى عوامل التقييم. تقوم الجهة الحكومية المعنية باختيار المشاريع.

عوامل التقييم العامة

تأثير المشروع

1. قيمة المشروع
2. التأثير المالي
3. التأثير الاجتماعي
4. التوافق مع أهداف الجهة الحكومية المعنية
5. تعزيز الكفاءة والجودة

سهولة التنفيذ

1. قدرات ومؤهلات الموارد البشرية العاملة في الجهة الحكومية المعنية
2. النجاح الدولي
3. جاهزية البيئة التنظيمية
4. القدرة السوقية
5. توفر البيانات

جدول: أمثلة على العوامل التي تدخل في عملية تحديد أولويات المشاريع

جدول: التقييم النهائي لمرحلة تحديد الأولويات

ب. تحليل الخيارات

الخطوات الواجب اتباعها

1. تقدم الجهة الحكومية المعنية خطة مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص إلى دائرة المالية، والتي تشمل تحديد المشاريع والأولويات ودراسة جدوى مالية لكل مشروع.
2. تقيم دائرة المالية خطة مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص بمشتملاتها الموضحة أعلاه.
3. ترفع دائرة المالية توصياتها بشأن خطة مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص الى ممثل الحاكم للحصول على موافقته المبدئية على تلك المشاريع أو رفضها.
4. في حال الموافقة على (الخطة أو مشروع معين فيها) تبدأ مرحلة اعداد المشروع. حيث تقوم الجهة الحكومية المعنية بتشكيل لجنة الشراكة وتحديد أصحاب المصلحة واستشارتهم والتعاقد مع مستشاري المشروع.

ج. إعداد المشروع

بعد موافقة ممثل الحاكم على المشروع تقوم الجهة الحكومية المعنية بتشكيل لجنة الشراكة وتحديد أصحاب المصلحة واستشارتهم والتعاقد مع مستشاري المشروع.

• تشكيل لجنة الشراكة
  تشكل كل جهة حكومية معنية لجنة الشراكة لكل مشروع تمت الموافقة عليه، على أن تكلف هذه اللجنة بالمساعدة في تسهيل تنفيذ جميع الأمور المتعلقة بالمشروع، بدءاً من إعداد دراسات الجدوى للمشاريع المحددة، ووصولاً إلى مرحلة طرح العطاءات واختيار الشركاء من القطاع الخاص.

  تتكون كل لجنة شراكة من:

  • رئيس وأعضاء ومقرر يتم ترشيحهم من قبل الجهة الحكومية المعنية.
  • ممثل عن دائرة المالية يتم تسميته من قبل مديرها في حال كانت الكلفة الإجمالية التي سوف تتحملها الجهة الحكومية في عقد الشراكة تزيد على (10.000.000) درهم.
  • تتابع الجهة الحكومية المعنية سير عمل لجنة الشراكة وتقدم الدعم اللازم له، ويتعين أن تضم لجنة الشراكة أفراداً متخصصين في المجالات التالية:
    • الشؤون الفنية المتعلقة بالقطاع أو مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
    • الشؤون التجارية والمالية.
    • إدارة المشاريع.
    • الشؤون القانونية والتنظيمية.
    • شؤون الهندسة أو تقنية المعلومات والإنشاءات (لمشاريع البنية التحتية فقط).
• التشاور مع أصحاب المصلحة
  يلعب التعاون بين أصحاب المصلحة والجهات الفاعلة في مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص دوراً حاسماً في نجاح المشروع. لذا يطلب من الجهة الحكومية المعنية تحديد أصحاب المصلحة الأساسيين في مراحل مبكرة لضمان التواصل الفعّال، إذ يعتبر ذلك ضرورياً لمساعدتهم على فهم المشروع، وتوفير الدعم المجتمعي والتجاري والسياسي المطلوب، وجذب المستثمرين المحتملين، وتقليل المخاطر المتعلقة بالمشروع. كما يسهم في تسجيل احتياجاتهم ومخاوفهم واهتماماتهم.

  وينقسم أصحاب المصلحة إلى فئتين اثنتين:

  أصحاب المصلحة الداخليون: تشمل هذه الفئة المسؤولين والموظفين ضمن القطاع العام الذين يتعاملون مع المشروع بشكل مباشر أو غير مباشر.

  أصحاب المصلحة الخارجيون: تشمل هذه الفئة البنوك وصناديق الاستثمار والممولين الحكوميين ومانحي التمويل متعدد الأطراف ومستخدمي الخدمة العامة ووسائل الإعلام والهيئات الحكومية الأخرى والهيئات التنظيمية والمشرعين والمنظمات غير الحكومية.

  وقد يؤدي ضعف التواصل أو عدمه إلى تنامي الشائعات والمفاهيم الخاطئة التي يمكن أن تعيق إنجاز المشروع بنجاح ومن هنا تبرز أهمية وضع خطة تواصل فعالة تقوم على:

  • تحديد جميع الأطراف المستهدفة بالتواصل.
  • توضيح المفاهيم الأساسية المراد تبليغها استناداً إلى عناصر المشروع الأساسية، مثل مخرجاته والاحتياجات التي سيلبيها والفئات المستهدفة.
  • ترشيح الوسائل الإعلامية المناسبة للتواصل مع الأطراف المعنية.
  • تحديد الخصائص الرئيسية لمواد التواصل، ويفضل تخصيصها لكل فئة مستهدفة بالاتصال.
• تعيين مستشاري المشروع
  في حال لم يكن لدى الجهة الحكومية المعنية الموارد والكفاءات الداخلية الكافية لتنفيذ التقييم الشامل، فبإمكانها تعيين مستشارين خارجيين. يمكن للمستشارين تقديم يد العون في إجراء دراسات الجدوى، وهيكلة المشروع، وإدارة مستندات العطاء وعملية التقدم بالعطاءات وترسية المشروع واعداد اتفاقية الشراكة.

  تبرز الحاجة للاستعانة بالمستشارين في المجالات الأربعة التالية في المجمل:

  • الجانب الفني: لإجراء دراسات الجدوى الفنية.
  • الجانب المالي: لإجراء دراسات الجدوى المالية.
  • الجانب القانوني: لإجراء الدراسات والتحليل القانوني ولصياغة ومراجعة العقود والاتفاقيات والمستندات اللازمة.
  • البيئة والمجتمع: لتقييم مدى تأثير المشروع على البيئة وجودة حياة المجتمع.

2. ملخص السوق المتوقعة لمشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، مع تحديد ما إذا كان السوق المستهدف محلياً أم دولياً، وبيان برنامج الإعلان والتسويق وأي خطوات أخرى سيتم تنفيذها وفقاً لخطة طرح العطاء المعتمدة لجذب المستثمرين وإشراك الجهات المعنية.

إعداد العطاءات

1. الاستعدادات اللازمة لطرح العطاءات وتشمل تحديد عدد الموظفين وأدوارهم، وأي خدمات استشارية خارجية.
2. خطوات عملية طرح العطاءات وجدولها الزمني، بما في ذلك عدد طلبات التوضيح وجدول الأنشطة والمسؤوليات في كل مرحلة.
3. الإجراءات والآليات التفصيلية لطرح العطاءات، وطريقة طرح العطاء وأسبابه وميزانيته.
4. أحكام التواصل مع القطاع الخاص أو المستثمرين المؤهلين أو مقدمي العروض لتمكينهم من تقديم عروضهم.

الأقسام الأخرى

1. تفصيل الإجراءات ومعايير التقييم المعتمدة.
2. مخاطر طرح العطاء والإجراءات المقترحة لمعالجتها.
3. الأسلوب المعتمد لتقديم المرئيات والتعديلات على مستندات طرح العطاء والاقتراحات المسموح بها لمقدمي العطاءات فيما يتعلق بإمكانية تقديم مقترحات فنية بديلة من شأنها تحسين مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
4. الموازنة المتوقعة لإجراءات طرح العطاء.
5. مسودة مستندات طرح العطاء (بما في ذلك الإخطارات والأحكام الخاصة والعامة بعملية طرح العطاء، ومسودة عقد مشروع الشراكة. وأية مستندات أخرى مرفقة بمستندات طرح العطاء).
6. بيان ما إذا كانت خطة طرح العطاء ومستندات طرح العطاء تحتوي على أي تغييرات في البيانات والمعلومات الواردة في مستندات الدراسة التجارية أو قرار الموافقة على المشروع مع توضيح الإجراءات والتدابير المتخذة فيما يتعلق بتلك التغييرات.

ي. التحليل النهائي والحصول على الموافقة على طرح المشروع

الخطوات الواجب اتباعها:

1. تجمع لجنة المشروع جميع التحليلات المفصلة المشار إليها في هذا الفصل في مستند واحد، وتشاركه مع الجهة الحكومية المعنية.
2. تقوم الجهة الحكومية المعنية بمراجعة الدراسة ويحق لها طلب أي توضيحات أو تعديلات إذا لزم الأمر، ومن ثم رفعها لدائرة المالية.
3. تقوم دائرة المالية بمراجعة الدراسة على أن تشارك الملاحظات والمقترحات مع الجهة الحكومية المعنية، إن وجدت.
4. تقوم دائرة المالية برفع الدراسة الى ممثل الحاكم لاتخاذ القرار بالموافقة النهائية على طرح المشروع أو رفضه.

يجب أن تتضمن الدراسة ما يلي:

• نظرة عامة على المشروع والأهداف الاستراتيجية
• الوضع الراهن للأصل أو الخدمة
• بدائل المشتريات، بما في ذلك العائد مقابل المال وإيجابيات وسلبيات كل منها
• نماذج الشراكة بين القطاعين العام والخاص القابلة للتطبيق وأسباب اختيار أحدها
• التحليل الفني
• التحليل القانوني
• التحليل المالي
• تحليل الأثر الاجتماعي والاقتصادي والبيئي
• المخاطر المحتملة للمشروع
• خطة طرح العطاء

الفصل الرابع: طرح العطاء واختيار الشريك

تشير العمليات المبينة أدناه الإجراء العادي والشامل لطرح العطاءات الواجب اتباعه لكافة مناقصات الشراكة بين القطاعين العام والخاص وفقاً لمتطلبات قانون الشراكة ومع ذلك، يمكن اعتماد الأسلوب الاستثنائي والمتمثل في:

التعيين المباشر

يمكن اتخاذ أسلوب التعيين المباشر، حيث تقوم الجهة الحكومية المعنية بالتفاوض مباشرة مع شريك محتمل أو أكثر، ويستخدم هذا الأسلوب فقط في الحالة المنصوص عليها في الفقرة (ج) من المادة (11) من القانون. وفي هذه الحالة، تبدأ الجهة الحكومية المعنية بإجراء مفاوضات مباشرة مع الشريك الخاص المحتمل. بعد موافقة ممثل الحاكم بناء على توصية دائرة المالية. ويأخذ حكم الحالة المنصوص عليها من الفقرة (ج) من المادة (11) من القانون التوجيه الصادر من رئيس المجلس التنفيذي او ممثل الحاكم بالتعاقد المباشر بشأن أي مشروع شراكة.

الإجراء العادي والشامل لطرح العطاءات

تشرح العمليات المبينة أدناه الإجراء العادي والشامل لطرح العطاءات الواجب اتباعه لكافة مناقصات الشراكة بين القطاعين العام والخاص وفقاً لمتطلبات قانون الشراكة.

أ. الدعوة للعطاءات وإبداء الاهتمام

نظرة عامة

الدعوة للعطاء لمشروع شراكة بين القطاعين العام والخاص هي وثيقة تسويقية تقوم الجهة الحكومية المعنية بإصدارها لدعوة الشركاء المحتملين من القطاع الخاص لإبداء اهتمامهم بمشروع شراكة معين مع الجهة الحكومية تفتح هذه الدعوة الباب للمنافسة وتحفز الشركاء المحتملين على المشاركة، وتوفر فرصة لمناقشة المشروع مع مقدمي العروض المحتملين. وأخذ آرائهم الأولية وفهم مخاوفهم بشأن المشاركة في عملية الشراء، قبل تقديم عروضهم.

الخطوات الواجب اتباعها:

تعد لجنة المشروع مستند الدعوة للعطاء الذي يتضمن ما يلي:

1. ملخص المشروع والجدول الزمني المتوقع.
2. ملخص عن الأهداف ونطاق العمل والنتائج المرجوة.
3. التعليمات عن طبيعة العمل ومتطلبات تقديم العروض ورسوم المشاركة (إن وجدت) وآلية تقديم العروض والموعد النهائي للتقديم.
4. المعلومات عن النماذج المقبولة لتقديم إبداء الاهتمام.

المعايير الخاصة بإجراءات التنافسية والشفافية والكفاءة عند اختيار الشريك الخاص وذلك من خلال:

1. اخضاع عملية اختيار الشريك في المشروع لمبادئ العلانية والشفافية وحرية المنافسة وتكافؤ الفرص والمساواة والاعلان عن المناقصة وضرورة أن تتوافر في الشريك المعايير والضوابط والاشتراطات المالية والفنية المعتمدة والقدرة والكفاءة في مجال عمل المشروع المقترح.
2. ضرورة الإعلان عن المشروع وتفاصيله بشكل واضح في وسائل الاعلام المختلفة وقبل وقت كاف من البدء في تلقي العطاءات بالإضافة الى نشر الضوابط والمعايير المنصوص عليها قانونا لتقييم العطاءات.
3. إمكانية قيام الجهة الحكومية بعقد اجتماعات ولقاءات تمهيدية مع الشركاء المؤهلين لمناقشة كافة الأمور المتعلقة بمشروع الشراكة مع التزام الجهة الحكومية بمبدأ السرية وعدم افشاء الأسرار الخاصة بالشريك.
4. الاشتراط في اعلان الدعوة لتقديم العطاءات أن يكون مشتملا على كافة التفاصيل المتعلقة بالمشروع ومن بينها متطلبات الشراكة من النواحي المالية والفنية والإدارية وأسلوب الشراكة المعتمد بالإضافة الى شروط تقديم العطاءات والتأمينات المالية المطلوبة.
5. ضرورة تضمين دفتر الشروط والمواصفات الذي تعده الجهة الحكومية المعلومات الكاملة المتعلقة بالمشروع والشروط الفنية ومواصفات المنتج النهائي والتوقيتات المحددة بالإضافة الى منح الشركاء الوقت الكافي لدراسة المشروع وتقديم العروض حسب درجة تعقيد المشروع.
6. ضرورة أن تكون هناك آلية محددة لدراسة العطاءات المقدمة وفقا لدراسة جدوى فنية ومالية وأن يكون قرار الغاء العطاء من جانب الجهة الحكومية مسببا وكذلك تحديد الحالات التي يلغى فيها العطاء واقرار مبدأ إمكانية قبول عرض وحيد للمصلحة العامة.
7. اعتماد آلية لتقييم العروض من خلال لجنة الشراكة بشكل يضمن عدالة التقييم ووفقا لأسس واجراء تحددت بدفتر شروط ومواصفات المشروع مع منح الحرية الكاملة لمقدمي العروض وممثليهم القانونيين لحضور جلسة فتح العروض.

ب. التأهيل المسبق

يمنح الأطراف المهتمين مدة أسبوعين لتقديم بيان المؤهلات ابتداء من تاريخ تسليم طلب التأهيل.

نظرة عامة

تبدأ مرحلة التأهيل المسبق بإصدار الجهة الحكومية المعنية طلب التأهيل للشركاء المهتمين من القطاع الخاص، والذين يرسلون بدورهم بيان المؤهلات. وتعتبر هذه المرحلة ضرورية في عملية الشراكة بين القطاعين العام والخاص للأسباب التالية:

• السبب الأول: التأكد من تمتع شركاء القطاع الخاص بالمؤهلات الفنية والمالية اللازمة لتنفيذ المشروع بكفاءة والوفاء بالتزاماتهم التعاقدية. وتضمن ما يلي:

الشروط المالية والفنية التي يجب أن تتوافر في الشريك من القطاع الخاص

عند تنفيذ المشاريع الحكومية بالشراكة مع القطاع الخاص (PPP - Public-Private Partnership)، يتم تحديد الشروط المالية والفنية التي يجب أن تتوافر في الشريك من القطاع الخاص لضمان قدرته على تنفيذ المشروع بكفاءة ووفقاً للمعايير الحكومية. ونورد فيما يلي تفصيلاً لأهم هذه الشروط:

أولاً: الشروط المالية

1. الملاءة المالية:
   • يجب أن يمتلك الشريك من القطاع الخاص القدرة المالية الكافية لتمويل حصته من المشروع.
   • تقديم بيانات مالية مدققة عن السنوات الثلاث الأخيرة (قوائم الدخل، الميزانية العمومية، التدفقات النقدية).
   • مستوى مناسب من السيولة والنسبة بين الديون ورأس المال (gearing ratio).
2. التمويل:
   • القدرة على توفير التمويل من مصادر ذات موثوقية (مثل البنوك أو المستثمرين المؤسسيين).
   • تقديم خطة تمويل واضحة (هيكل التمويل، مصادر الأموال، الشروط).

ثانياً: الشروط الفنية

1. الخبرة السابقة:
   • سجل مثبت في تنفيذ مشاريع مماثلة داخل أو خارج الدولة من حيث الحجم والتعقيد.
   • تقديم أدلة على تنفيذ مشاريع حكومية أو مشاريع بنظام الشراكة سابقاً.
2. القدرات التقنية:
   • امتلاك أو التعاقد مع الكفاءات الفنية والإدارية المؤهلة.
   • توافر المعدات والبنية التحتية اللازمة.
   • الكفاءة في إدارة التصميم والإنشاء والتشغيل والصيانة، حسب طبيعة العقد.
3. خطة العمل والتنفيذ:
   • تقديم خطة تنفيذ مفصلة تتضمن الجدول الزمني، مراحل المشروع، أساليب إدارة المخاطر والجودة.
   • تقديم خطة تقنية مفصلة تبين وسائل التنفيذ والضمانات التقنية ومعايير الجودة.
4. الامتثال للمعايير:
   • الالتزام بالمواصفات الفنية، والمعايير البيئية، والصحية، والسلامة.
5. القدرة التشغيلية للمشاريع التي تتضمن التشغيل والصيانة:
   • وجود نموذج تشغيلي فعال.
   • خبرة مثبتة في التشغيل والصيانة للمرافق العامة أو الخاصة.

ملاحظات إضافية:

• تختلف التفاصيل الدقيقة حسب القطاع (مثل النقل، الطاقة، الصحة، التعليم) وطبيعة المشروع.
• غالباً ما تنظم هذه الشروط من خلال كراسة الشروط أو طلب تقديم العروض (RFP) الذي تصدره الجهة الحكومية.
• قد يشترط أيضاً تكوين تحالف أو كيان قانوني خاص بالمشروع (Special Purpose Vehicle - SPV).

• السبب الثاني: توفير الوقت وتفادي إطالة مدة مرحلة تقديم العطاءات النهائية من خلال استبعاد الأطراف غير المؤهلة مبكراً في عملية الطرح.
• السبب الثالث: تأهيل عدد محدود من المشاركين الذين يتمتعون بالخبرة الفنية العالية بعد استبعاد الأطراف غير المؤهلة) وهو ما من شأنه كذلك المساهمة في تقليل التكاليف والجهد المطلوب في مرحلة التقييم.

الخطوات الواجب اتباعها:

1. تعد لجنة الشراكة طلب التأهيل.
2. تراجع الجهة الحكومية المعنية طلب التأهيل وتشاركه مع الشركاء المحتملين من القطاع الخاص الذين أبدوا اهتمامهم.
3. يقدم الشركاء المحتملون من القطاع الخاص بيان المؤهلات، مستجيبين بالتفصيل للنقاط المذكورة في طلب التأهيل.
4. تقوم لجنة الشراكة بدراسة وتقييم بيانات المؤهلات وفقاً للمعايير المحددة.
5. ترفع لجنة الشراكة توصيتها إلى الجهة الحكومية المعنية متضمنة أفضل المرشحين للموافقة عليها.
6. تتواصل لجنة الشراكة مع مقدمي العروض لإبلاغهم بنتيجة التأهيل.

المستندات ذات الصلة

1. طلب التأهيل:

   مقدم العروض

   ⇆

   الجهة الحكومية

   مستند عطاء يتم إصداره لمقدمي العروض المحتملين، وتطلب معلومات مفصلة عن مؤهلاتهم وكفاءاتهم، والأسباب التي تدفعهم إلى الاهتمام بمشروع ما.

   يمكن إجراء المناقشات بين الشركاء المحتملين من القطاع الخاص والجهة الحكومية المعنية طوال العملية، بناء على طلب أي من الطرفين. على أن يتم تضمين رقم الاتصال الخاص بأحد أعضاء لجنة الشراكة في الجهة الحكومية المعنية في طلب عرض الأسعار لتمكين خط الاتصال هذا من أداء مهامه بفاعلية.

2. بيان المؤهلات:

   الجهة الحكومية

   ⇆

   مقدم العروض

   بيان مكتوب يرسل إلى الجهة الحكومية رداً على طلب التأهيل.

ج. طلب تقديم العروض

يمنح الأطراف المهتمين مدة تتراوح بين شهر وستة أشهر لتقديم عروضهم بعد إصدار طلب تقديم العروض، ويتم تحديد المدة من قبل الجهة الحكومية المعنية في خطة الطرح على أن تراعي درجة تعقيد المشروع.

نظرة عامة

يرسل طلب تقديم العروض إلى مقدمي العروض المؤهلين لجمع المعلومات التي تمكن الجهة الحكومية المعنية من تقييم العروض وتحديد أنسب مقدمي العروض لتنفيذ المشروع.

يمكن إجراء المناقشات بين الشركاء المحتملين من القطاع الخاص والجهة الحكومية المعنية على مدار العملية بناء على طلب أي من الطرفين، ويتم تضمين معلومات الاتصال الخاصة بعضو من لجنة الشراكة التابع للجهة الحكومية المعنية في طلب تقديم العروض لتسهيل هذا التواصل.

إذا لم تتمكن لجنة الشراكة من الاتفاق مع مقدم العرض الأفضل بناءً على نتيجة تقييم العروض على شروط المشروع واتفاقية المشروع، يجوز للجنة الشراكة وقف المفاوضات مع صاحب العرض الأفضل والانتقال للتفاوض مع مقدمي العروض التاليين في الترتيب وفقاً لنتيجة تقييم العروض.

تقدم عروض مشاريع الشراكة من خلال شريك واحد من القطاع الخاص أو من خلال تحالف يضم عدة شركاء من القطاع الخاص. وفي حالة تقديم العرض ضمن تحالف، فينبغي تقديمه باسم التحالف بأكمله، ويحظر على أعضائه تقديم عروض بصورة فردية أو ضمن تحالف آخر، أو تقديم عرض من شركة يمتلك عضو في التحالف الأغلبية فيها أو يسيطر على إدارتها، إلا إذا نصت شروط العطاء على خلاف ذلك أو بموافقة ممثل الحاكم على ذلك.

تحتفظ الجهة الحكومية المعنية بالحق في إلغاء أو تعديل إجراءات الطرح أو المشروع في أي مرحلة قبل ترسية العقد، شريطة توفير تفسير واضح للأسباب لجميع المتقدمين.

لا يحق لمقدمي العطاءات طلب تعويض في حالة إلغاء أو تعديل العطاء أو المشروع.

لضمان الشفافية والمنافسة العادلة، يجب أن تكون معايير التقييم مذكورة بوضوح في طلب تقديم العروض، وأن تكون هذه المعايير موضوعية، وقابلة للقياس، ومرتبطة بشكل مباشر بمتطلبات المشروع.

للجهة الحكومية المعنية بالحق وفق تقديرها وبعد إتمام المفاوضات مع مقدمي العطاءات أن تطلب تقديم العرض الأفضل والأخير ويكون ذلك وفقاً للإجراءات التالية:

1. الطلب الرسمي للعرض الأفضل والأخير: ينبغي على لجنة الشراكة إرسال دعوة رسمية للمرشحين المختارين لتقديم عرضهم الأفضل والأخير، موضحاً بدقة الموعد النهائي لتقديم هذا العرض وشرح أي تغييرات أو معلومات إضافية مطلوبة عن العطاءات السابقة.
2. تحديد معايير العرض الأفضل والأخير: يتعين على لجنة الشراكة تعريف معايير تقييم العرض الأفضل والأخير بوضوح، مع الحرص على التوافق مع المتطلبات المحددة في العطاء الأولي.
3. الثبات على الشروط الأساسية: لا ينبغي أن يغير طلب العرض الأفضل والأخير الشروط الجوهرية للعطاء الأصلي، محافظاً على توافق الشروط والعدالة في عملية التقديم.
4. الفرصة الأخيرة لتعديل العروض: يجب على لجنة الشراكة توضيح أن طلب تقديم العرض الأفضل والأخير يمثل الفرصة الأخيرة لمقدمي العروض لتعديل عروضهم وأنه لن يكون هناك مفاوضات بعد هذه المرحلة.
5. الحفاظ على السرية التامة: على لجنة الشراكة ضمان السرية التامة للعروض النهائية الأفضل، لمنع الكشف عن محتوى أي عرض للمنافسين، وبالتالي ضمان المنافسة النزيهة.

الخطوات الواجب اتباعها:

1. تقوم لجنة الشراكة بإعداد نموذج طلب لتقديم العروض.
2. تراجع الجهة الحكومية المعنية طلب تقديم العروض وتشاركه مع الشركاء المحتملين من القطاع الخاص.
3. يجهز الشركاء المحتملون من القطاع الخاص عروضهم الفنية والمالية بناء على الشروط الموضحة في طلب تقديم العروض ويقدمونها للجهة الحكومية المعنية.
4. تراجع لجنة الشراكة العروض وتقيمها وفقاً لشروط طلب تقديم العروض وترفع توصيتها بمقدم العرض الأفضل إلى الجهة الحكومية المعنية.
5. تعد الجهة الحكومية المعنية ملخصاً لأفضل العروض مع مقدم العرض المختار.
6. تتم الترسية وفقا للمادة رقم (20) من قانون تنظيم الشراكة.

المستندات ذات الصلة

1. طلب تقديم العروض:

   مقدمي العروض

   ⇆

   الجهة الحكومية

   مستند عطاء تصدره الجهة الحكومية المعنية لدعوة مقدمي العروض لتقديم عروضهم بشأن مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، ويهدف إلى تمكين الجهة الحكومية المعنية من جمع معلومات مفصلة عن المتقدمين المؤهلين للمساعدة في اختيار العرض الأنسب فنياً ومالياً للمشروع.

2. العرض:

   الجهة الحكومية

   ⇆

   مقدمي العروض

   مستند يسلمه مقدمو العروض إلى الجهة الحكومية المعنية ردا على طلب تقديم العروض لمشروع شراكة بين القطاعين العام والخاص.

مسؤوليات لجنة الشراكة والجهة الحكومية المعنية في المراجعة والاختيار

1. فتح العروض
   • استلام جميع العروض الفنية والمالية
   • ضمان استلام جميع العروض والمستندات المرتبطة، وتسجيل أسماء وعدد المستندات المستلمة، وتاريخ ووقت استلامها.
   • دعوة مقدمي العروض لحضور جلسة فتح العروض في حال نصت خطة طرح العطاء المعتمدة وطلب تقديم العروض على ذلك الإجراء
2. تقييم العروض الفنية
   • إعداد قائمة مرجعية للتحقق من المستندات والبيانات وغيرها من المعلومات الواجب توافرها في العروض الفنية استناداً إلى طلب تقديم العروض.
   • استلام ومراجعة العروض الفنية للتأكد من اكتمالها ومطابقتها لمتطلبات طلب تقديم العروض.
   • إعداد تقرير يوضح تفاصيل العروض المطابقة للمتطلبات والاشتراطات والعروض الغير مطابقة (مع توضيح أوجه عدم المطابقة والنواقص بعد مراجعة قائمة المتطلبات والاشتراطات المعتمدة للمشروع).
3. تقييم العروض المالية
   • تقييم شامل للعروض المالية.
   • تحليل دقيق لمكامن القوة والضعف في العروض المالية وفقاً لمعايير التقييم المحددة، وتحدد الإيضاحات المطلوبة.
   • تقييم العروض المالية وتحديد العروض المجتازة للتقييم من عدمه، على أن يتم مراعاة أي معايير تقييم إضافية غير مالية تنص عليها خطة طرح العطاء وطلب تقديم العروض.
   • إعداد تقرير التقييم والتصنيف.
   • توضيح المعلومات المتضمنة في العروض بناء على الآلية والمدة الزمنية المعتمدتين.
   • تحديث تقرير التقييم، وتحديد أي تغييرات تطرأ على تصنيف العروض.

د. ترسية مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص

هـ. السلطات المختصة بالترسية والاعتماد النهائي لمشاريع الشراكة

تقوم لجنة الشراكة بإبلاغ جميع مقدمي العطاءات بقرار الترسية، ويتم الإعلان عن الشريك المفضل.

بعد اختيار الشريك الخاص من خلال إجراءات تنافسية مفتوحة وضمان أن هذا الشريك يملك كافة المقومات والمواصفات المطلوبة للمشروع تعمد لجنة الشراكة إلى صياغة اتفاقية مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، ورفعها إلى الجهة الحكومية المعنية للاطلاع وتحويلها الى دائرة الشؤون القانونية لإجراء رقابتها المسبقة عليها وفقا للمادة (25) من القانون، قبل توقيعه من قبل طرفي الاتفاقية أو العقد. ويجب على دائرة الشؤون القانونية في هذا الصدد التنسيق مع دائرة المالية لمراجعة الشروط والبنود المالية الواردة في مسودة الاتفاقية أو العقد والتي قد تؤثر على المصلحة المالية للجهة الحكومية على أن يراعى تضمين اتفاقية الشراكة ما يلي:

1. التحديد الواضح للأطراف التعاقدية وهي الجهة الحكومية صاحبة المشروع والشريك الخاص من خلال شركة المشروع التي تنشأ لهذا الغرض في حال تم الاتفاق على انشائها ما بين الطرفين مع إمكانية مشاركة الجهة الحكومية في شركة المشروع من خلال شركة ذات مسؤولية محدودة لدعم ثقة الشريك الخاص مع إمكانية الاعفاء من تأسيس هذه الشركة في حالات خاصة على أن تصدر الموافقات اللازمة لذلك من ممثل الحاكم.
2. تحديد مدة العقد اللازمة لإتمام وتسليم مشروع الشراكة جاهزا ومعدا للتشغيل وكذلك المدة المقررة لفترة التأجير والتي تنتقل بنهايتها الملكية للجهة الحكومية مع مراعاة طبيعة ونطاق الأعمال والمسؤوليات المحددة في مضمون عقد الشراكة.
3. ضرورة أن يلحق بالعقد مجموعة من المرفقات تتضمن المواصفات الفنية والبرامج الزمنية للتنفيذ يتولى اعدادها الشريك الخاص وتوافق عليها الجهة الحكومية.
4. التأكيد على بدء الالتزامات المالية الواقعة على الجهة الحكومية بحيث يحدد هذا الالتزام من تاريخ اتاحة الخدمة من قبل الشريك الخاص مع تحديد شكل السداد والذي غالبا ما يكون دوريا وفقا لمستويات الأداء المحددة.
5. التوزيع لكل من المخاطر والعوائد مع التزام كل طرف بالدور المحدد له في عقد الشراكة.
6. إلزام الشريك الخاص بنسب توطين في كافة المستويات الإدارية الخاصة بالمشروع لما له من أهمية في اكساب الموظفين المواطنين مثل هذه النوعية من الخبرات.
7. الحق في تغيير أو تعديل المواصفات أو الخدمات وما يترتب على ذلك من أي التزامات مالية وفي إطار يضمن استمرارية التعاقد والتوازن المالي في المشروع.
8. ضرورة النص على التقييم الدوري لأسعار الخدمة المقدمة من الشريك الخاص بحيث يتم مراعاة الأسعار السوقية في اقتصاد حر تتمتع به الامارة.
9. النص على حقوق الجهة الحكومية في الرقابة على كفاءة التشغيل وذلك ضمانا لمعايير الجودة التي تم الاتفاق عليها وفي كافة المراحل التي يمر بها المشروع.
10. تحديد توقيتات واضحة ومجدولة لسداد الالتزامات المالية مع إمكانية تعديلها ودراسة أثر ذلك على عقد الشراكة وأسباب التعديل والتوافق بين الجهة الحكومية والشريك الخاص.
11. حق الشريك الخاص في تحقيق الأرباح أيا كانت الا إذا كان للتمويل دور فيها فيصبح ضروريا أن تتم وفقا لآلية تقاسم الأرباح الناجمة عن التسهيلات الائتمانية التي ساهمت فيها الحكومة.
12. التزام الجهة الحكومية بمراعاة الظروف التي قد يمر بها الشريك الخاص والتي قد لا تصل الى القوة القاهرة.
13. تنظيم حالات الانهاء المبكر للتعاقد والتعويضات المترتبة على ذلك.
14. ضرورة تحديد مستويات التأمين المطلوبة.
15. السماح بالحلول الودية للمنازعات وكذلك التحكيم، بشرط موافقة رئيس المجلس التنفيذي ليصبح اللجوء الى القضاء الحل الأخير.
16. وذلك الى جانب تضمين الاتفاقية عدة بنود منها المتطلبات الفنية والتنفيذ والمتطلبات البيئية والاجتماعية، وضمان حسن التنفيذ ومتطلبات التأمين، والجدول الزمني للتنفيذ، والتزامات رفع التقارير وأحكام الرقابة، وأحكام ولوائح الهيكل المالي للعقد، وآليات الدفع، وتعريف القوة القاهرة وأحكامها، وأحكام حل المنازعات والإنهاء، والتعويضات عند الإنهاء، والتمديد والتجديد والتعديل، وتعثر المشروع.

هذا وقد تختلف بعض هذه القواعد والأحكام، مثل تلك التي تنظم الظروف الطارئة، وإنهاء العقد. وترتيبات الرهن للأصول، وما إلى ذلك، من مشروع لآخر ويجب تفصيلها بدقة في اتفاقية المشروع ومناقشتها والاتفاق عليها بشكل واضح بين الأطراف المعنية.

هذا وننوه أنه ينبغي بعد الترسية وقبل الإغلاق المالي، انشاء الشريك أو الشركاء من القطاع الخاص شركة المشروع (شركة ذات غرض خاص) مع مراعاة الاستثناء الوارد بالفقرة (ج) من المادة رقم (22) من قانون تنظيم الشراكة.

الخطوات التي يتعين على الجهة الحكومية المعنية اتخاذها عند الحاجة إلى التفاوض مع الشريك:

1. تشكيل فريق للتفاوض يضم أعضاء لجنة الشراكة ومستشارين إضافيين عند الضرورة. حيث يجب أن يمتلك الأعضاء خبرات ملائمة بالمجالات محل التفاوض وبتفاصيل مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
2. الطلب من مقدم العرض الأفضل، ومقدمي العروض الاحتياطيين عند الضرورة، زيادة الضمانات لتغطية ما يتم الاتفاق عليه خلال المفاوضات.
3. تحديد مكان وزمان المفاوضات النهائية وإعداد جدول زمني دقيق لها، مع الأخذ في الاعتبار المتطلبات المرتبطة بضمانات العطاء.
4. التواصل مع مقدم العرض الأفضل لمناقشة التفاصيل والمتطلبات المتعلقة بالمفاوضات النهائية.
5. صياغة وتوثيق استراتيجية المفاوضات وتحديد أهمية كل نقطة من نقاط التفاوض باعتبارها عالية أو متوسطة أو منخفضة، مع التركيز على الجوانب القانونية وصياغة موقف فريق التفاوض بشأن كل نقطة.
6. تسجيل تفاصيل المفاوضات مع مقدم العرض والنتائج النهائية لكل نقطة من نقاط التفاوض.
7. إعداد محضر يشمل المفاوضات وما تم الاتفاق عليه وإرساله لمقدم العرض لتوقيعه.

التظلم على إجراءات طرح العطاء

وفقا للمادة 36 من قانون تنظيم الشراكة، يجوز لكل ذي مصلحة التظلم خطيًّا من أي قرار أو إجراء اتخذ بحقه من قبل الجهة الحكومية بموجب هذا القانون أو القرارات الصادرة بموجبه أو عقد الشراكة وعليه يمكن تقديم طلبات التظلم للأسباب التالية على سبيل المثال لا الحصر:

• أ. مخالفة مستندات الطرح، أو إجراءاته لأحكام قانون تنظيم الشراكة، أو هذا القرار، أو القوانين الأخرى ذات الصلة.
• ب. مخالفة إجراءات اختيار الشريك لأحكام قانون تنظيم الشراكة أو هذا القرار أو القوانين الأخرى ذات الصلة بشكل يؤثر على الشفافية والمنافسة العادلة بين مقدمي العروض.
• ت. ثبوت وجود رشوة، أو عمولات غير مشروعة، أو تلاعب بالعطاءات، أو غش، أو استغلال للسلطة بهدف التأثير بشكل غير مشروع على إجراءات الطرح وبالحد الذي يكون لهذه الأفعال تأثير فعلي على نتائج ترسية العطاء وذلك دون الإخلال بحكم أي قانون آخر ذي صلة.

تشكيل لجنة التظلمات

تشكل بقرار من ممثل الحاكم لجنة للبت في التظلمات الواردة على إجراءات طرح عطاءات الشراكة بين القطاعين العام والخاص، حسب الأحكام الواردة بالمادة رقم (36) من قانون تنظيم الشراكة.

عملية التظلم

1. يجوز لأي من مقدمي العروض تقديم طلب تظلم إلى اللجنة خلال 15 كحد أقصى. من تاريخ صدور القرار أو الاجراء المتظلم منه، يجب أن يتضمن الطلب تفاصيل ومستندات داعمة مع إيضاح الأثر المباشر المترتب على هذا القرار أو الاجراء.
2. تقوم لجنة التظلمات بمراجعة التظلم المقدم بالتفصيل والبت في موضوعه خلال 30 يوم من تاريخ تقديمه.
3. في حال وجدت لجنة التظلمات أن أسباب التظلم صحيحة تصدر اللجنة توصياتها بالنسبة للتظلم والمتضمنة الإجراءات التالية:
   • تصحيح الإجراء الخاطئ
   • استبعاد أحد المتقدمين بالعروض
   • اتخاذ أي إجراءات أخرى
   • رفض التظلم لعدم صحة الأسباب
4. ترفع اللجنة توصياتها لممثل الحاكم.
5. يصدر ممثل الحاكم قراره بشأن التظلم خلال (15) يوما من تاريخ ورود التوصيات اليه ويكون قراره في هذا الشأن نهائيا.

و. الإغلاق التجاري والمالي

بعد إتمام عملية طرح العطاء وحصولها على الموافقات الضرورية وتحديث المستندات ذات الصلة للتأكيد بوضوح على حالة المشروع، يتعين على الجهة الحكومية المعنية إبرام العقد مع مراعاة تحقيق الشروط السابقة لبدء المشروع. وفي هذا الإطار يتعين عليها ما يلي:

• التحقق من اكتمال جميع الموافقات اللازمة لترسية العقد وتوقيعه.
• تجهيز واستكمال مستندات مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
• تحديد زمان ومكان توقيع مستندات مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، والتنسيق مع مقدم العرض الفائز.
• السماح للأطراف المعنية بالتوقيع على العقد.
• وضع اللوائح الخاصة بالإغلاق التجاري والمالي.
• إنهاء جميع إجراءات الإغلاق المالي لمشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، بما يشمل أي تحديثات على النموذج المالي والتعديلات على العقد لتعكس الشروط المالية النهائية.
• البدء بتنفيذ مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، مع مراعاة تحقيق الشروط المسبقة، بما في ذلك تقديم ضمانات حسن التنفيذ عند اللزوم.

الإغلاق التجاري

يتحقق الإغلاق التجاري عند توصل الجهة الحكومية المعنية والشريك من القطاع الخاص إلى توافق بخصوص جميع شروط عقد الشراكة بين القطاعين العام والخاص. ويستلزم هذا الاتفاق بالضرورة أن يحصل الشريك من القطاع الخاص على التمويل اللازم لمشروع الشراكة، وذلك في حال كان التمويل مطلوباً.

الإغلاق المالي

يتحقق الإغلاق المالي عند تمام التوقيع على كافة الاتفاقيات المتعلقة بالمشروع والتمويل، مع تحقق كافة الشروط المتفق عليها في هذه الاتفاقيات. تهدف هذه الخطوة لتوفير التمويل اللازم لبدء المشروع (سواء كان عن طريق الديون أو رأس المال و / أو المنح)، ويعتبر تحديد وترتيب مصادر التمويل للمشروع من النشاطات المؤدية للإنجاز المالي.

أهمية الإغلاق المالي بالنسبة لمختلف أصحاب المصلحة

الباب الثالث

إدارة عقود الشراكة

تمهيد

تمثل إدارة عقود الشراكة الخطوة الأخيرة في مشروع الشراكة بين القطاعين العام والخاص وتتبع مرحلة الإغلاق المالي والتجاري للمشروع، حيث تتولى الجهة الحكومية المعنية مسؤولية إدارة عقد الشراكة مع الشريك من القطاع الخاص للمدة المتفق عليها في العقد. تحدد كل جهة حكومية آلية إدارة العقد بناء على هيكلة الحوكمة المستخلصة من دراسة الجدوى ويتم تعديلها لتتناسب مع خصائص كل مشروع ومدته والخبرة المطلوبة فيه.

أ. أهمية إدارة العقود

تلعب إدارة العقود دوراً محورياً في الإدارة الفعالة للالتزامات ضمن إطار الشراكة بين القطاعين العام والخاص إذ تسهم في توفير الوقت والموارد للطرفين، مما يعود بالفائدة على استراتيجيات وإجراءات العمل لكل منهما. وقد يؤدي غياب متابعة العقود والإشراف عليها بشكل كامل والفشل في الوفاء بالالتزامات إلى فقدان فرص التوفير واحتمالية الحصول على غرامات مالية، وتحمل التكاليف الباهظة للدعاوى القضائية، وتدهور في العلاقات التجارية. لذا تضمن إدارة العقود بكفاءة بناء علاقات قوية، والامتثال للمتطلبات، وخفض المخاطر، خاصة في مشاريع الشراكة طويلة الأجل التي تشمل خدمات وأعمال واسعة النطاق والتي تحتوي على بنود تعاقدية معقدة. وتسمح الإدارة الدقيقة للمشروع للحكومة بتقدير ومشاركة الوفورات المحققة بين الأطراف. ومن الضروري أن يكون كل من الجهة الحكومية والشريك من القطاع الخاص على دراية بإجراءات إدارة العقود لضمان كفاءة ونجاح الشراكة بين القطاعين العام والخاص، ويعتبر تبادل المعلومات والمعرفة بشأن الشراكات القائمة عنصراً حيوياً لتحسين العقود المستقبلية وتعزيز التعاون الإيجابي المستمر.

ب. إطار إدارة العقود

يشير مصطلح إدارة العقود في مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص إلى العمليات والإجراءات المحددة الهادفة لضمان التزام الطرفين بشروط العقد. وتتضمن هذه العمليات ما يلي:

1. إنشاء فريق للحوكمة وإدارة العقود: إنشاء فريق للحوكمة وإدارة العقود من قبل الجهة الحكومية في مراحل المشروع المبكرة يعود بالنفع الكبير مثل تقليل المخاطر المحتملة.
2. تجهيز العقد: يتضمن تخطيط المشروع والمشتريات والتفاوض على العقود لضمان هيكلة المشروع بشكل صحيح من الناحيتين القانونية والمالية.
3. تنفيذ العقد: يشمل تعبئة الموارد، والبدء في البناء، وتسليم السلع والخدمات، لضمان تنفيذ الشروط المتفق عليها على النحو المطلوب.
4. متابعة الأداء: وتشمل تقييم أداء الشريك من القطاع الخاص وتحديد مدى التزامه بشروط العقد. وتشمل أيضاً تقييم جودة السلع والخدمات المقدمة، وقياس الامتثال لأهداف الأداء، وتقييم رضا العملاء.
5. الرقابة: أقر قانون تنظيم الشراكة آلية رقابة ثلاثية.
6. حل النزاعات: ويشمل تسوية الخلافات أو النزاعات التي قد تنشأ بين الشريكين من القطاع الخاص والعام، وقد تتضمن الاتفاق أو التقاضي أو التحكيم وهدفها التوصل إلى حل عادل ومقبول للطرفين. حيث أقر قانون تنظيم الشراكة الحق في الاتفاق على تسوية المنازعات بالاتفاق مع الشريك الخاص ووفقا لآليات ملائمة لطبيعة مشروع الشراكة كما أقر التحكيم (بشرط موافقة رئيس المجلس التنفيذي) بالإضافة الى التقاضي أمام المحاكم المختصة.

والخلاصة أن إدارة العقود إلى تهدف ضمان اكتمال المشروع ضمن الجدول الزمني والموازنة المحددين مع تلبية توقعات كافة الأطراف المشاركة:

وتعتبر إدارة العقود أساسية من منظور الجهة الحكومية المعنية لضمان:

• التزام الشريك الخاص بتنفيذ مسؤولياته وفقاً للاتفاقية.
• إتمام وتشغيل المشروع وفقاً لأقل مستوى من معايير الخدمة الموضحة في العقد.
• تفادي تكبد الجهة الحكومية لأي خسائر مالية.

بينما يعتبر الشركاء من القطاع الخاص عملية إدارة العقود مهمة للأسباب التالية:

• التأكد من التزام الجهة العامة بالتزاماتها الموصوفة في الاتفاقية.
• توفير وسيلة لطرح القضايا والمشكلات المتعلقة بتنفيذ المشروع.

هذا وسيتم القاء الضوء في الفصول الآتية على عمليات إدارة العقود المشار اليها أعلاه بمزيد من التفصيل:

الفصل الأول: تشكيل فريق إدارة العقود

تبرز أهمية الشراكة بين القطاعين العام والخاص في توليد القيمة المثلى مقابل المال على كفاءة الشريك الخاص وعلى أنظمة وفرق إدارة العقود الحكومية، وتبرز هذه الأهمية بشكل خاص في العقود التي تشمل مخاطر حكومية، مثل ضمان الحد الأدنى للإيرادات أو غيرها من الاتفاقيات التعاقدية. ومن الضروري إدراك أن تكوين فريق إدارة العقود لا يكفي بمفرده لضمان زيادة العائد مقابل المال في عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص. بل يجب أن يتم ذلك في إطار من التفويض والوضع التعاقدي والموارد اللازمة التي تختلف باختلاف القطاعات والمشاريع. وتشمل العوامل المؤثرة على وظيفة الفريق ما يلي:

• نطاق المشروع أو برنامج المشاريع.
• مستوى التعقيد الإداري للمشروعات.
• مدى المخاطر التي تتحملها الجهة الحكومية ضمن اتفاقية الشراكة بين القطاعين العام والخاص (والتي يمكن تحديدها من خلال النظر في التبعات المالية التي تترتب على الجهة الحكومية نتيجة حدوث المخاطر).

تتطلب هياكل الحوكمة في عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص مستويات متعددة من التفاعل بين الطرفين.

بعد عملية طرح العطاء وتحديد الشركاء، يتعين على الجهة الحكومية المعنية تشكيل فريق متخصص لإدارة العقد قبل حل لجنة الشراكة، ويعتبر تحديد التكوين النموذجي ودور ومسؤوليات كل عضو في الفريق أمراً حيوياً لضمان تنفيذ العقود بفعالية وكفاءة، على أن يشمل الفريق على سبيل المثال لا الحصر:

• مدير للمشروع مسؤول عن الإشراف الشامل على المشروع وضمان الامتثال للالتزامات التعاقدية وإدارة التواصل بين أصحاب المصلحة.
• المدير / المحلل المالي: يراقب الجوانب المالية بما في ذلك إدارة الموازنة وإعداد التقارير المالية وضمان الجدوى الاقتصادية للمشروع.
• المستشار القانوني: يقدم المشورة في المسائل القانونية، ويتأكد من توافق العقد مع القوانين واللوائح ويتولى تقديم الدعم القانوني لحل أي نزاعات قانونية محتملة.
• الخبير الفني: يقدم رؤى حول الجوانب الفنية للمشروع، مما يضمن استيفاء المتطلبات الفنية.
• مدير المخاطر: يحدد ويقيم ويخفف من المخاطر المرتبطة بالمشروع.
• مدير ضمان الجودة: يضمن وفاء مخرجات المشروع بمعايير ومتطلبات الجودة المنصوص عليها في العقد.
• ينبغي تشكيل الفريق من قبل الجهة الحكومية المعنية قبل ترسية المشروع وتنفيذه.

الفصل الثاني: تجهيز العقود

عملية تجهيز العقد تبدأ من تاريخ ترسية المشروع وتستمر حتى بدء عمليات الإنشاء، حيث تشمل جميع الأنشطة اللازمة للتجهيز للإنشاء مثل استملاك الأراضي والحصول على التصاريح الضرورية. وتضطلع الجهة الحكومية المعنية خلال هذه المرحلة بمسؤوليات منها:

• ضمان حصول الشريك الخاص على التمويل اللازم، حسب مقتضى الحال، وملاءمته المالية لتنفيذ المشروع.
• التأكد من شراء جميع الأصول الضرورية للمشروع، كالأراضي والمباني، أو نقلها بما يتوافق مع شروط العقد.
• التأكد من استكمال الشريك الخاص لجميع الاستحقاقات الفنية والتنظيمية اللازمة للمضي قدماً في المشروع.
• ضمان الامتثال لأحكام الاتفاقية.
• قد تظهر حاجة إلى مسؤوليات إضافية خلال هذه المرحلة حسب متطلبات المشروع.

الفصل الثالث: تنفيذ العقود

يشير تنفيذ العقد في مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص إلى تطبيق بنود الاتفاقية المبرمة بين الطرفين، شاملاً جميع الإجراءات اللازمة للبدء في المشروع وإنجازه وتقديم الخدمات والسلع على النحو الموصوف في العقد. حيث تشمل مرحلة تنفيذ العقد ما يلي:

• يجهز الشريك الخاص كافة الموارد الضرورية من معدات وعمالة ومواد، لبدء العمل في المشروع.
• يعد الشريك الخاص خطة مفصلة لعملية تنفيذ العقد مع توضيح الموارد ومراحل الإنجاز والمخرجات والجداول الزمنية، وينبغي الحصول على موافقة الجهة الحكومية المعنية على الخطة.
• إدارة العقد.
• يباشر الشريك الخاص في عمليات البناء وتوفير الخدمات والسلع طبقاً لخطة التنفيذ والعقد.
• يتأكد الشريك الخاص من الحصول على جميع التصاريح والموافقات الضرورية قبل بدء المشروع.
• يكمل كل من الشريك الخاص والجهة الحكومية المعنية الشروط السابقة المنصوص عليها في عقد الشراكة قبل التنفيذ الفعلي للمشروع.
• يتعاون الشريك الخاص مع الجهة الحكومية لحل أي قضايا أو تحديات تطرأ أثناء مرحلة التنفيذ.
• يتقيد الشريك الخاص بمعايير السلامة والجودة والبيئة على النحو المنصوص عليه في العقد.
• يقدم الشريك الخاص تقارير دورية إلى الجهة الحكومية المعنية، تعكس تقدم المشروع.
• تراجع الجهة الحكومية المعنية التقارير المقدمة واتخاذ الإجراءات الضرورية لضمان التقدم السليم نحو تحقيق أهداف المشروع.

الفصل الرابع: متابعة الأداء

هي عملية تهدف الى تقييم أداء الشريك الخاص بالمقارنة مع شروط العقد، كما تهدف إلى التأكد من تحقيق الشريك الخاص لأهداف المشروع وتقديم السلع والخدمات على النحو الموصوف في العقد. وتتضمن هذه العملية:

وفيما يلي تصور شامل ومفصل للإجراءات والضوابط التي يمكن من خلالها "التحقق من جدية شركة المشروع".

أولا: الإجراءات التنفيذية

1. اعتماد خطة متابعة المشروع (Project Monitoring Plan)

   على الجهة الحكومية إعداد خطة تفصيلية لمتابعة مراحل تنفيذ المشروع قبل توقيع العقد النهائي.

   بحيث تشمل الخطة:

   • الجدول الزمني للمراحل التنفيذية (الإنشاء - التشغيل التجريبي - التشغيل الفعلي).
   • مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
   • آلية تلقي التقارير من شركة المشروع والمستشارين.
   • نظام المتابعة الميدانية والرقمية.
2. تعيين استشاري فني ومالي مستقل

   للجهة الحكومية تعيين استشاري مراقبة تنفيذ (Independent Engineer / Technical Advisor) يتولى:

   • متابعة الجداول الزمنية.
   • مراجعة الأعمال المنفذة ميدانياً.
   • التحقق من الالتزام بالمواصفات التعاقدية.
   • رفع تقارير فنية شهرية أو ربع سنوية.
3. التقارير الدورية الإلزامية

   تلزم شركة المشروع بتقديم تقارير دورية (ربع سنوية) تشمل:

   • نسب الإنجاز الفعلية مقارنة بالمخطط.
   • المصروفات الفعلية مقابل الموازنة.
   • التحديات والعقبات الفنية.
   • الحوادث والمخاطر المنفذة.
   • على الجهة الحكومية إعداد تقارير دورية ترفع إلى ممثل الحاكم في هذا الصدد.
4. إجراءات التحقق الميداني (Inspection & Audit)

   تقوم الجهة الحكومية أو الاستشاري المعين بزيارات ميدانية دورية دون إشعار مسبق للتحقق من:

   • تواجد الطواقم والآلات.
   • الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة.
   • التحقق من جودة المواد والأعمال.
   • يتم توثيق نتائج الزيارات في سجل رقابي رسمي (Inspection Log).
5. آلية الإنذار المبكر والتصعيد (Early Warning Mechanism)
   • إذا تبين قصور أو تأخير غير مبرر، تصدر الجهة الحكومية إنذاراً كتابياً لشركة المشروع لتصحيح الوضع خلال مدة محددة.
   • في حال عدم التصحيح، ترفع الجهة الأمر إلى ممثل الحاكم لتقرير الجزاءات أو إجراءات فسخ العقد.
6. آلية اعتماد مراحل التنفيذ (Milestone Approval)
   • لا تُعتبر أي مرحلة من المشروع مكتملة إلا بعد إصدار شهادة اعتماد من الجهة الحكومية أو الاستشاري.
   • تربط الدفعات المالية بمستوى الإنجاز المعتمد فعلياً.
7. الربط مع جهاز الرقابة المالية في الإمارة
   • تلتزم الجهة الحكومية بإرسال نسخ من التقارير الرقابية إلى جهاز الرقابة المالية للاطلاع والتدقيق الدوري.
   • تُستخدم تقارير الجهة الحكومية كمدخل لتقارير جهاز الرقابة المالية.
8. التحقق من الجدية التشغيلية (Operational Readiness)

   قبل بدء التشغيل التجاري، تُجري الجهة الحكومية اختبارًا شاملاً للمخرجات (اختبار القبول - Performance Test).

   • لا يُسمح بالتشغيل إلا بعد صدور شهادة مطابقة من الاستشاري المعتمد.

ثانيا: الضوابط العامة

• الالتزام بالحياد والشفافية في المتابعة.
• عدم الجمع بين دور المراقب ودور المنفذ في المشروع.
• توثيق جميع الملاحظات والإجراءات في نظام إلكتروني مركزي.
• التنسيق بين الجهة الحكومية وجهاز الرقابة المالية.

الفصل الخامس: الرقابة

أقر قانون تنظيم الشراكة في عجمان آلية رقابة ثلاثية:

الأولى: خاصة بالجهة الحكومية صاحبة المشروع كجهة تملك الدراية والخلفية الكافية بالمشروع.

والثانية: الرقابة القانونية المسبقة على مشروع عقد الشراكة من قبل دائرة الشؤون القانونية قبل توقيعه من قبل طرفي العقد.

والثالثة: مرتبطة بجهاز الرقابة المالية في عجمان كجهة تتولى الرقابة على المال العام في الامارة.

كل ذلك في إطار تنسيقي وغير معوق ايمانا بأهمية تسهيل الإجراءات وتشجيع المستثمرين.

الفصل السادس: حل النزاعات

تعتبر النزاعات أمراً شائعاً في مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، نظراً لطول أمدها. لذا تبرز أهمية إدارة العلاقة بين أطراف المشروع بفعالية لتسهيل حل النزاعات المستقبلية بشكل سليم، إذ أن حل النزاعات بطريقة غير سليمة قد يضر بالعلاقات ويؤثر سلباً على تقدم المشروع، لذا فمن الضروري وضع آلية لحل النزاعات الناشئة عن عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص، وفي سبيل ذلك يسمح باستشارة مستشار قانوني.

تعتبر الآلية المتفق عليها لتسوية النزاعات عنصراً هاماً في تحديد مخاطر عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص من قبل الشريك الخاص. لذلك، فمن الضروري بناء ثقة الشركاء من القطاع الخاص المعنيين بوجود نظام عادل لتسوية النزاعات لتشجيعهم على المشاركة في هذه المشاريع، ويفضل تسوية النزاعات من خلال اللجوء إلى أي من آليات تسوية النزاعات المتاحة والتي تتوافق مع أفضل الممارسات الدولية دون اللجوء إلى إجراءات قانونية طويلة ومكلفة بطبيعتها.

وفيما يلي جدول يلخص آلية حل المنازعات:

الباب الرابع

قواعد الإفصاح وتضارب المصالح والسرية الواجبة على المعنيين بمشاريع الشراكة

الفصل الأول: المفاهيم الأساسية والملتزمون بالإفصاح والشفافية والسرية

أولا: المفاهيم الأساسية

1. الإفصاح (Disclosure)

الإفصاح يعني الكشف عن معلومات معينة (مالية، عقود، مصالح شخصية، ترتيبات ذات صلة) إلى جهة رقابية أو الجمهور أو الشركاء المعنيّين، بهدف الشفافية والمساءلة.

2. تضارب المصالح (Conflict of Interest, COI)

يحدث تضارب المصالح عندما تكون لموظف عام أو طرف متعاقد أو مشارك في العقد مصلحة شخصية أو مالية قد تؤثر، أو يُعتقد أنها قد تؤثر على اتخاذ قراراته أو سلوكه في تنفيذ العقد أو تقييمه أو إدارته.

• قد يكون تضارب فعليًا (حين تتعارض المصلحة فعلاً مع الواجب).
• أو محتملا أو ظاهريًا (حين يُظن أن هناك تعارضًا، حتى لو لم يتجسد بعد).

3. السرية (Confidentiality)

هي الالتزام بعدم الإفصاح عن معلومات معينة تُصنف سرية أو حساسة (تجارية، استراتيجية، مالية) إلا بترتيبات قانونية أو بموافقة صريحة، بهدف حماية حقوق الأطراف أو حماية المعلومات الحساسة من الاستغلال أو المنافسة. في سياق عقود الشراكة بين القطاعين العام والخاص، يمكن أن تنشأ هذه القضايا في مراحل مثلاً: التحضير للمشروع، المناقصات، التفاوض، التنفيذ، الإشراف والمراقبة، والتحوّل أو النقل في نهاية العقد.

يلتزم بالإفصاح والشفافية والسرية كل من تتعلق مهامه، أو اختصاصاته، أو مصالحه بإعداد، أو تنفيذ، أو الإشراف على مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، ويشمل ذلك على وجه الخصوص:

• أ. الجهات الحكومية المعنية بالمشاريع، بما في ذلك الموظفون العموميون وأعضاء اللجان الفنية، أو المالية، أو التقييمية، أو التفاوضية المشكلة بموجب أحكام هذا القانون أو عقوده.
• ب. الشريك الخاص (شركة المشروع، وشركاتها التابعة، وشركاؤها، وممثلوها القانونيون، ومقاولوها من الباطن، وموردوها ومستشاروها الفنيون أو الماليون).
• ج. المستشارون والخبراء الذين تستعين بهم الجهات الحكومية أو شركة المشروع، سواء بصفة دائمة أو مؤقتة.
• د. أي شخص أو جهة يطلع بحكم عمله أو تكليفه أو تعاقده على معلومات أو وثائق تتعلق بمشاريع الشراكة.

بحيث يلتزم جميع المذكورين بما يلي:

• أ. الإفصاح عن أي مصلحة شخصية، أو مالية، أو علاقة مباشرة، أو غير مباشرة قد تؤثر في موضوعية قراراتهم أو استقلالهم المهني في أي مرحلة من مراحل المشروع.
• ب. مراعاة الشفافية في جميع المعاملات والمراسلات والإفصاحات المرتبطة بالمشروع.
• ج. الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات التي يطلعون عليها وعدم استخدامها أو إفشائها إلا في حدود ما تقتضيه متطلبات تنفيذ العقد أو القوانين السارية في الإمارة.

وتُعد مخالفة أحكام الإفصاح أو الشفافية أو السرية إخلالاً جوهرياً يترتب عليه اتخاذ الإجراءات القانونية أو التأديبية أو التعاقدية وفقاً للتشريعات النافذة.

الفصل الثاني: القواعد العامة التي تُنظم الإفصاح وتضارب المصالح والسرية في PPPs وحالات تضارب المصالح

في إطار التشريعات الدولية، والإرشادات، والوثائق النموذجية (مثل دليل الأونسيترال، ومنظمة البنك الدولي)، هناك عدد من القواعد أو المبادئ التي يُنصح باتباعها:

ثانيا: حالات تضارب المصالح في عقود PPP والواجب في كل حالة

إليك بعض الحالات النموذجية التي قد تبرز فيها تضارب مصالح مخصصة لعقود الشراكة، وما يُتوقع من القواعد أو الإجراءات:

الفصل الثالث: القواعد التنفيذية في الممارسات الدولية والتحديات في التطبيق

أولا: القواعد التنفيذية في الممارسات الدولية

نشير فيما يلي الى بعض الأمثلة من الممارسات الدولية التي تنص على أحكام بشأن الإفصاح وتضارب المصالح في الشراكة: البنك الدولي / الأونسيترال

• دليل الأونسيترال التشريعي يوصي بأن تحتوي التشريعات الوطنية على نصوص إلزامية للإفصاح وتحديد حالات تضارب المصالح، مع آليات رقابية مناسبة.
• وثيقة إطار الإفصاح في عقود (PPP Framework for Disclosure) التي أعدتها مجموعة البنك الدولي توضح كيف يجب أن تضع الدول سياسات لإفصاح أجزاء المشروع (ما قبل المناقصة، عند الترسية، أثناء التنفيذ، بعد الانتهاء).
• في ممارسات بعض البلدان مثل تشيلي، تُفصح الدول مباشرة عن العقد بالكامل بعد توقيعه كجزء من الشفافية التعاقدية.

ثانيا: التحديات والاعتبارات عند التطبيق

• التوازن بين الشفافية والسرية: ليس كل المعلومات يمكن أن تُفصح عنها (مثل خطط تسويقية أو بيانات تجارية استراتيجية). لذا يجب تحديد حماية المعلومات السرية بدقة.
• تكلفة التنفيذ والرقابة: الإفصاح والتحقق منه يتطلب جهودًا إدارية وقدرات فنية، وقد يواجه الطرف الحكومي أو الخاص مقاومة في هذا الصدد.
• تغيير الظروف (الظروف المتحولة): في مشاريع طويلة الأجل، قد تنشأ علاقات أو مصالح جديدة بعد التعاقد لذا يجب وجود مراجعة دورية.
• فرض العقوبات وضمان التنفيذ: وجود نص قانوني وحدود للعقاب ضروري لضمان جدية الالتزامات.
• التنسيق مع التشريعات الأخرى: مثل قوانين المنافسة، الشفافية، مكافحة الفساد، قوانين السرية التجارية، إلخ.

الملاحق

تُعد الملاحق المرفقة بهذه الضوابط والإجراءات جزءاً مكملاً لها من الناحية الإجرائية والإرشادية، وتهدف إلى توضيح وتفصيل الخطوات العملية الواجب اتباعها في مراحل تنفيذ مشاريع الشراكة بين القطاعين العام والخاص، بما في ذلك مرحلتا التأهيل المسبق وطلب وتقديم العروض والتقييم.

لا تُنشئ الملاحق التزامات قانونية إضافية تتجاوز ما هو منصوص عليه في هذه الضوابط أو في القانون رقم (2) لسنة 2022 بشأن تنظيم الشراكة بين القطاعين العام والخاص في إمارة عجمان وتعديله، ويُعتد بالأحكام الواردة في المتن الأصلي للضوابط في حال وجود أي تعارض أو تكرار.

وتُستخدم الملاحق كمرجع تنفيذي وإجرائي تستعين به الجهات الحكومية المعنية ولجنة الشراكة والشركاء من القطاع الخاص لتوحيد الإجراءات وتعزيز الشفافية والكفاءة في تطبيق الضوابط.

أمثلة للقطاعات التي يمكن شراء الأصول أو الخدمات فيها بموجب نظام الشراكة بين القطاعين العام والخاص.

مؤشرات الأداء الرئيسية هي معايير تستخدم لتقييم أداء مشروع ما، وذلك بإجراء مقارنة بين الأداء الفعلي والمتوقع من حيث الفعالية والكفاءة والجودة، وتستند هذه المؤشرات إلى الدراسات الفنية والاقتصادية.

عملية تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية:

أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية:

المواضيع ذات الصلة بمؤشرات الأداء الرئيسية

ينبغي تحديد هذه القواعد بوضوح في اتفاقية المشروع بعد المفاوضات، مع أخذ النقاط التالية في الاعتبار:

الموافقة على الرهن لأصول المشروع:
يتعين الحصول على موافقة مسبقة من الجهة الحكومية المعنية على أي رهن يتعلق بأصول المشروع، وينبغي توضيح شروط الرهن، والأصول المعنية، وغرض الرهن في الطلب.

الإفصاح عن شروط الرهن:
يتعين الكشف بصورة شاملة وشفافة عن تفاصيل ترتيب الرهن، بما في ذلك المقرض، وشروط القرض، وأثره على أصول المشروع.

القيود على التصرف في الأصول:
لا ينبغي أن يؤدي ترتيب الرهن إلى التصرف أو رهن الأصول الحيوية للمشروع بشكل يؤثر على نجاحه وتشغيله.

حق جهات التمويل في استبدال الشريك:
أي اتفاق يخول الجهة الممولة الحق في استبدال الشريك المنفذ يجب أن ينص عليه صراحة مع أخذ موافقة الجهة الحكومية عليه، ويكون هذا الاستبدال مشروطاً باستيفاء الشريك الجديد لجميع المعايير الأصلية المتمثلة في القدرة والخبرة والاستقرار المالي.

شروط السيطرة أو الاستحواذ من قبل جهات التمويل:
إذا كانت الجهات الممولة تسعى للسيطرة على المشروع أو الاستحواذ عليه، فينبغي تحديد الشروط التي تمكنها من ذلك بوضوح. ويتضمن ذلك سيناريوهات مثل التقصير أو إعسار أو إفلاس الشريك الخاص.
يجب على الجهة الحكومية الموافقة على سيطرة الجهة الممولة على المشروع أو الاستحواذ عليه مع التأكد من قدرتها على تلبية متطلبات المشروع.

الامتثال للأطر القانونية والتنظيمية:
يجب أن تتوافق جميع الترتيبات مع القوانين والأنظمة ذات الصلة في الإمارة، لضمان الصلاحية القانونية والالتزام بالمعايير الوطنية.

إجراءات التقصير والتعويض:
ينبغي تحديد إجراءات مفصلة للتعامل مع حالات تقصير الشريك الخاص، بما في ذلك خطوات التعويض وحقوق الجهات الممولة في مثل تلك الحالات.

حق الرفض الأول:
ينبغي أن تحتفظ الجهة الحكومية بحق الرفض الأول لأي تغييرات كبيرة في ملكية المشروع أو السيطرة عليه لضمان حماية المصلحة العامة.

أولا: ضمانات حسن التنفيذ

تعتبر ضمانات حسن التنفيذ من الركائز الأساسية لحماية الطرف الحكومي وضمان التزام الشريك الخاص بجودة التنفيذ والتشغيل. وضمانات حسن التنفيذ في عقود PPP ليست مجرد أدوات مالية، بل منظومة متكاملة تشمل ضمانات مالية + تعاقدية + تشغيلية + مؤسسية، هدفها الأساسي حماية المال العام وضمان جودة الخدمات المقدمة للمواطنين.

1. الضمانات المالية
وتهدف إلى إلزام الشريك الخاص بتوفير أدوات مالية تضمن التزامه بتنفيذ المشروع كما هو متفق عليه:
خطاب ضمان (Performance Bond): يقدمه الشريك الخاص لصالح الجهة الحكومية، ويُصرف في حال الإخلال بالالتزامات.
خطاب ضمان دفعة مقدمة (Advance Payment Guarantee): لضمان استخدام الدفعات المقدمة للأغراض المخصصة فقط.
خطاب ضمان الصيانة (Maintenance Bond): يغطي فترة ما بعد التسليم للتأكد من معالجة أي عيوب إنشائية.
ضمان الإيرادات (Revenue Guarantee): في حال كان المشروع يعتمد على رسوم المستخدمين، يمكن أن تضمن الجهة الحكومية حدًا أدنى من الإيرادات.

2. الضمانات التعاقدية
تدرج ضمن العقد الأساسي للشراكة:
اتفاقية مستوى الخدمة (SLA): تحدد معايير الأداء ومؤشرات الجودة (KPIs) التي يجب الالتزام بها.
بنود جزائية (Penalty Clauses): غرامات مالية عند الإخلال بمستوى الخدمة أو التأخر في التنفيذ.
حق الفسخ أو إعادة التفاوض: إذا أخل الشريك الخاص بالتزاماته بشكل جسيم.

3. الضمانات التشغيلية
مرتبطة بمرحلة التشغيل والصيانة:
آلية مراقبة الأداء: من خلال جهة إشرافية حكومية أو طرف ثالث مستقل.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): مثل أزمنة الاستجابة للأعطال، جودة الخدمة.
مراجعة دورية للعقد: للتأكد من ملاءمته للمتغيرات (التقنية، الاقتصادية).

4. الضمانات المؤسسية
- شركة المشروع (SPV - Special Purpose Vehicle): والتي تُنشأ خصيصًا للمشروع وتكون مسؤولة قانونيًا عن تنفيذه، مما يضمن فصل المخاطر.
- حق الجهة الحكومية في الدخول المباشر (Step-in Rights): يمكن للجهة الحكومية أو طرف آخر أن يحل محل الشريك الخاص في حال الإخلال الجسيم.
- توزيع المخاطر بشكل واضح: لتجنب النزاعات وتقليل احتمالية فشل المشروع.

ثانيا: خطاب التطمين

يعد خطاب التطمين أحد أشكال الدعم الذي يمكن تقدمه الحكومة إلا أنه غير ملزم لها وهو عباره عن إفصاح عن نية الحكومة في دعم المشروع ويساهم في بناء الثقة بين المستثمرين والمقرضين المحتملين. ورغم أن خطاب التطمين لا يحوز أي قوة قانونية ملزمة كالضمانات الأخرى، إلا أنه يؤثر إيجاباً على تشجيع الممولين وتعزيز مشاركة القطاع الخاص.

متى يتم اختيار كل نوع من الضمانات؟

يتم اختيار كل نوع من أنواع الضمان بناءً على تقييم دقيق لمتطلبات المشروع، والمخاطر المرتبطة به، ومتطلبات التمويل

ضمانات حسن التنفيذ (النموذج المفضل):

• لتخفيف مخاطر المشروع:

  يفضل اعتماد ضمانات حسن التنفيذ عندما ينطوي المشروع على مخاطر كبيرة تتطلب إدارة فعالة. وتساعد هذه الضمانات على ضمان وفاء الشريك من القطاع الخاص بالتزاماته التعاقدية، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع.

• لمشاريع البنية التحتية المعقدة:

  تعتبر ضمانات حسن التنفيذ مناسبة لمشاريع البنية التحتية المعقدة التي تواجه مخاطر تشغيلية وتشريعية متنوعة. وتوفر ضماناً بأن الشريك الخاص سيتعامل مع هذه المخاطر بفعالية.

خطاب التطمين:

• عندما تكون الالتزامات القانونية محدودة:

  ينصح باستخدام خطاب التطمين إذا كانت الحكومة ترغب في تقديم مستوى من التطمينات للمستثمرين والمقرضين دون تقديم ضمانات ملزمة قانوناً، وقد يكون هذا الخطاب ملائماً عندما تكون التزامات الجهة الحكومية القانونية محدودة.

• للمشاريع ذات المخاطر الأقل:

  في المشاريع ذات المخاطر الأقل نسبياً، والتي لا تكون فيها الضمانات الشاملة ضرورية، يمكن أن يكون خطاب التطمين كافياً لتقديم دعم أكثر مرونة وأقل إلزاماً من الناحية القانونية.

الملحق 7

إرشادات خاصة بمرحلة التعبير عن الاهتمام والتأهيل المسبق

الهدف

يهدف هذا الملحق الى القاء المزيد من الضوء على مرحلة التعبير عن الاهتمام والتأهيل المسبق والتي تعتبر هي الخطوة الأولى في عملية التعاقد وتهدف هذه المرحلة إلى:

• اعلام السوق برغبة الجهة الحكومية في طرح المشروع، وتحديد المواصفات الأساسية لقياس مستوى اهتمام السوق بالمشروع.
• تزويد شركات القطاع الخاص بالمعلومات المطلوبة لاتخاذ قرار مستنير بشأن عملية تقديم المناقصات.
• السماح للجهة الحكومية بتحديد، بمستوى من الثقة، مقدمي العروض الأنسب للمشروع الذين يمتلكون سمات الأداء اللازمة للتأهيل المسبق والمطلوبة من أجل تقديم الخدمات.

بحلول نهاية هذه العملية، من المتوقع أن تتوصل الجهة الحكومية إلى قائمة مختصرة لمقدمي العروض المفضلين الذين يمتلكون المهارات والموارد اللازمة لتقديم مواصفات المخرجات المطلوبة ولديهم القدرة المالية للمشاركة في المشروع. وفيما يلي الخطوات التي يتعين اتباعها:

1. إعداد وثيقة التعبير عن الاهتمام.
2. الإعلان عن التعبير عن الاهتمام.
3. تقديم طلب المؤهلات وتقييم بيان مؤهلات مقدمي العروض.

الإرشادات

1. إعداد وثيقة التعبير عن الاهتمام

يجب أن تعرض وثيقة التعبير عن الاهتمام إرشادات واضحة وتفاصيل كافية حول متطلبات تقديم خدمات المشروع وعمليات تقييم الجهة الحكومية. ويجب أن تتضمن على الأقل ما يلي:

• ملخص للوظيفة الرئيسية للجهة الحكومية، وغرضها من طرح المشروع.
• وصف موجز لما يستلزمه المشروع، بما في ذلك سبب طرحه، وما هي حاجة الجمهور الأساسية التي يلبيها، ومن يعتزم تقديم الخدمات له.
• نموذج التسليم المختار للمشروع بما في ذلك نطاق الخدمات الواضح الذي يتعين على القطاع الخاص تقديمه.
• آلية توزيع المخاطر المقترحة التي تحدد دور كل من القطاع الخاص والجهة الحكومية.
• طول مدة الامتياز المتوقعة.
• وصف موقع المشروع - بما في ذلك الموقع، والمساحة، والتصميم، وما شابه ذلك.
• أي معلومات، أو سياسات، أو قوانين، أو لوائح أساسية مرتبطة بالمشروع أو أي بنية تحتية يقدم المشروع خدماته لتنفيذها، حسبما تراه الجهة الحكومية ذات الصلة.
• العنوان الفعلي أو الموقع الإلكتروني الذي من خلاله يمكن للشركات المهتمة الحصول على وثيقة التعبير عن الاهتمام مجاناً.
• الموعد النهائي لتقديم الردود على طلب التعبير عن الاهتمام وإلى من يجب تقديمها.
• توضيح الجدول الزمني للمشروع - متى تعتبر العملية مكتملة، ومتى يمكن أن يتوقع الاعلان عن مرحلة طلب تقديم المؤهلات، وغيرها من التفاصيل.
• أي مؤهلات أو إخلاء مسؤولية تراها الجهة الحكومية ضرورية - مثل النص دون قيد أو شرط على الحق فى تعديل نطاق المشروع أو تعديل عملية التعبير عن الاهتمام، أو إلغاءها، أو تعليقها، أو أي مراحل خاصة بالفرص الاستثمارية في أي وقت أو لأي سبب دون أي التزامات.

2. الإعلان عن طلب التعبير عن الاهتمام

يتم الاعلان عن طلب التعبير عن الاهتمام في وسائل البث الحكومية والصحف المحلية والعربية والأجنبية اليومية، وعلى مواقع الجهة الحكومية المعنية. وإذا رأت الجهة الحكومية وجود حاجة إلى الخبرة الدولية لمقدمي العروض، فينبغي أيضًا نشر الاعلان في الصحف والمجلات الدولية المتداولة على نطاق واسع.

3. تقييم طلب تقديم المؤهلات وبيان المؤهلات

يجب على مقدمي العروض الذين يعبرون عن اهتمامهم بالمشروع عن طريق الرد على طلب التعبير عن الاهتمام إرسال وثيقة طلب المؤهلات التي ستتضمن أيضًا مذكرة المعلومات. ويجوز للجهة الحكومية تحصيل رسوم رمزية من مقدمي العروض على مذكرة المعلومات وطلب تقديم المؤهلات.

ستقود هذه الخطوة إلى عملية التأهيل المسبق لمقدمي العروض، عن طريق دعوة مقدمي العروض المعنيين إلى تقديم بيان المؤهلات ردًا على وثيقة طلب تقديم المؤهلات بغرض تقييم أهليتهم للتعاقد على المشروع منذ البداية.

تهدف هذه العملية بشكل أساسي إلى اختيار عدد محدود من مقدمي العروض المؤهلين فنيًا وماليًا والذين يتمتعون بالخبرة والالتزام الكافيين لتنفيذ المشروع، بالإضافة إلى تحديد قواعد المشاركة في عملية التعاقد على نحو واضح وصريح. ستتيح مذكرة المعلومات لمقدمي العروض فهم نطاق المشروع وتقييم اهتمامهم وقدرتهم على المشاركة في عملية تقديم المناقصات، ويجب أن تتضمن مذكرة المعلومات على الأقل ما يلي:

• لمحة عامة عن المشروع: تقديم لمحة عامة موجزة عن المشروع والتعريف بطبيعته.
• الأمور التجارية والمالية: ملخص لمسؤوليات التمويل، وهيكل السداد المتوقع للمشروع، والأمور التجارية الأخرى.
• الأمور القانونية: نظرة عامة عن بعض الجوانب القانونية والتنظيمية الرئيسية المتعلقة بالمشروع.
• عملية التعاقد: الجدول الزمني الاسترشادي للمشروع، وعملية الإيضاح، والتفاصيل الأخرى المتعلقة بطريقة التعاقد.
• استبيان التأهيل المسبق: يحدد المعلومات المطلوبة من المشاركين المحتملين كجزء من بيان مؤهلاتهم.
• تعليمات التقديم: تقديم تعليمات تتعلق بتقديم بيان المؤهلات الذي يعد بمثابة رد على طلب تقديم المؤهلات.
• التقييم: وصف عملية التقييم التي سيتم استخدامها من أجل إعداد قائمة مختصرة من المجيبين المؤهلين للمشاركة في مرحلة طلب تقديم العروض.
• الملحقات: تقديم أي وثائق أو نماذج إضافية ذات صلة بطلب تقديم المؤهلات وتقديم بيان المؤهلات.

استبيان التأهيل المسبق

يهدف استبيان التأهيل المسبق إلى تقييم استيفاء مقدمو العروض للحد الأدنى من متطلبات الأهلية والكفاءة، وفقًا لما تقرره الجهة الحكومية والأطراف المعنية الرئيسية الأخرى في المشروع.

يجب تفصيل الاستبيان العام للتركيز على ترسيخ الخبرات السابقة لمقدمي الطلبات وتقييم قدرتهم على جمع التمويل وكفاءتهم الفنية، ويجب أن يحتوي الاستبيان على الأقل على الإجابات التالية:

• المعلومات الأساسية عن المجيبين:
  • العنوان
  • تفاصيل الاتصال
  • مؤهلات الشركة أو الائتلاف
  • المؤشرات المالية الرئيسية المحددة
  • التصنيف الائتماني (إن وجد)
  • عدد الموظفين
  • عدد المشاريع المشابهة التي تم تنفيذها بنجاح.
• المعلومات المالية، بما في ذلك القوائم المدققة للسنوات الخمس الماضية، والتي تساعد على حساب صافي القيمة الملموسة.
• ملخص المشاريع السابقة التي ستكون بمثابة سابقة أعمال تفصيلية تسلط الضوء على دور مقدم الطلب في المشروع والذي قد يشمل أمثلة من الخبرات السابقة في تنفيذ مشاريع ذات طبيعة مماثلة.
• ملخص للمشاريع السابقة المشابهة في الهيكلة التي نفذها مقدم العرض إقليميا ودوليا.
• الخبرة في توفير التمويل و / أو جمعه لمشاريع مماثلة.

في حالة رغبة الجهة الحكومية في زيادة المشاركة الدولية في المشروع، فيجب على سبيل المثال أن تعطي متطلبات الأهلية أرجحية كبيرة للخبرة في المشاريع الدولية وتشترط التواجد على المستوى العالمي، ويمكن أن يتضمن الحد الأدنى من متطلبات الأهلية أقل قدر من صافي القيمة الملموسة، والخبرة ذات الصلة في المشاريع السابقة ذات الطبيعة والنطاق المماثلين، والخبرة الدولية في المشاريع في دولة خارج الدولة التي يحقق فيها مقدم العرض النسبة الأكبر من إيراداته، وغيرها.

يجب أن تضمن الجهة الحكومية عدم احتواء معايير الأهلية على قيود شديدة بحيث لا تؤهل سوى عدد محدود من مقدمي العروض، مع استمرار ضمان عدم تأهيل إلا مقدمي العروض الذين يحققون جودة عالية وبصفة عامة، يُعد العدد من 5 إلى 7 عدد لا بأس به من مقدمي العروض المؤهلين مسبقًا لكل مشروع؛ حيث سيؤدي ارتفاع العدد بدرجة كبيرة إلى تقليل اهتمام أهم مقدمي العروض نظرًا لانخفاض احتمالية النجاح.

التقييم

أثناء إجراء تقييم للردود المقدمة، يجب على لجنة الشراكة ضمان إجراء ذلك بطريقة موضوعية لضمان تكافؤ الفرص للجميع، وينبغي مراعاة مقاييس التقييم العامة التالية:

• القدرة على تقديم الخدمات المنصوص عليها: يجب مراعاة قدرات مقدم العرض / الائتلاف، لتحديد مدى قدرته من حيث جمع التمويل، والخبرة الفنية، والخبرة المطلوبة في البناء والتشغيل.
• جدارة الائتلاف: في حالة تقديم العرض من خلال ائتلاف مكون من أعضاء، كما هو مستحسن، يجب أن يتمتع كل عضو في الائتلاف بالقدرات بشكل فردي وضمان عدم إضافته فحسب من أجل تلبية الحد الأدنى من متطلبات الأهلية. وللتأكد من ذلك، ينبغي على لجنة الشراكة تعيين عضو "قائد" يتعين عليه تلبية عدد معين من الحد الأدنى من المتطلبات الرئيسية للأهلية.
• الخبرات السابقة: لتحديد الخبرات، يجب دراسة الخبرات والمشاريع السابقة بعناية - مع تسليط الضوء على تلك الموجودة في المنطقة - بما في ذلك القدرة على الالتزام بالجداول الزمنية، والابتكار الذي يتجلى في طريقة تقديم الخدمات، وأي مواصفات تم تبنيها والتي قد تساعد على زيادة تحقيق القيمة مقابل المال. يجب على لجنة الشراكة إعداد مصفوفة تقييم لقياس كافة متطلبات الكفاءة والأهلية المالية والفنية الواردة في استبيان التأهيل المسبق من حيث أهميتها، ثم تقرر الجهة الحكومية أي طرف خاص أو ائتلاف مؤهل لتقديم المناقصات للمشروع وفقًا لنتائج جدول التقييم.

الملحق 8

إرشادات خاصة بمرحلة طلب تقديم العرض

الهدف

يهدف هذا الملحق الى القاء المزيد من الضوء على مرحلة طلب تقديم العروض والتي تهدف الى استلام عروض مقدمي العروض المؤهلين وتقييمها من خلال إنشاء إطار عمل شامل وشفاف وإعداد عقد الشراكة بين القطاعين العام والخاص وعقود المشاريع المرتبطة به، وفي نهاية هذه العملية، يتوقع أن تختار الجهة الحكومية مقدم العرض المفضل الذي يلبي المعايير المنصوص عليها لإنجاز المشروع بنجاحة ويحقق أفضل قيمة مقابل المال، من خلال ضمان وجود منافسة مفتوحة بين مقدمي العروض.

الإرشادات

مقدمة

الغرض من طلب تقديم العروض هو أن يكون هناك وثيقة نهائية تحدد المشروع وطبيعته ونطاقه بالتفصيل، وتحدد مواصفات المدخلات والمخرجات الأساسية إلى جانب مؤشرات الأداء المقابلة لها، والمعلومات القانونية والتجارية التي يجب نقلها إلى مقدمي العروض، والمعلومات المالية، وغيرها كأحد الوثائق الرسمية الصادرة عن الجهة الحكومية، تهدف وثيقة طلب تقديم العروض إلى جذب مقدمي العروض المعنيين والقطاع الخاص بشكل أكبر وإقناعهم بمدى جدية رغبة الشراكة في التعاقد على المشروع. علاوة على ذلك، نظرًا لأن الوثيقة هي المصدر الرئيسي لتقديم العروض، سيتعين استثمار قدر كبير من الوقت والموارد لضمان أن تكون الوثيقة على أعلى مستوى من الجودة وأنها تحدد مواصفات المشروع ونطاقه ومتطلباته بشكل مناسب. يوصى بهيكلة طلب تقديم العروض بطريقة تدعو إلى الحصول على الإجابات في ثلاثة أجزاء منفصلة:

• المعلومات الفنية
• المعلومات القانونية / التجارية
• المعلومات المالية

يجب أن تضمن الجهة الحكومية تعبئة مقدمي العروض للنماذج الموحدة حتى يتسنى إجراء مقارنة المثل بالمثل من بين العروض المقدمة، وتقوم الجهة الحكومية بإعداد الوثيقة ونموذج العرض، بناءً على تحليل الجدوى الذي تم إعداده خلال مرحلة الطرح.

إعداد وثيقة طلب تقديم العروض

المعلومات الفنية

يجب أن يحدد طلب تقديم العروض الخصائص الفنية للمشروع، مع التركيز على الوصف الدقيق للتصميم الفني للمشروع ومواصفاته، بما في ذلك العناصر التالية:

• المعلومات الأساسية للمشروع، بما في ذلك الأهداف الاقتصادية والاجتماعية التي يسعى إلى تحقيقها.
• نطاق المشروع ومتطلباته.
• الموقع - يتم وصفه من خلال الرسومات التخطيطية.
• متطلبات السعة (إن وجدت).
• الإنشاء - ما سيركز المشروع على توفيره.
• المعلومات الفنية المطلوبة من مقدم العرض - النماذج المكتملة ووثائق البيانات الفنية، التي يتم استكمالها بالأوصاف والتفسيرات والرسومات الإضافية وأي معلومات أخرى ضرورية لإجراء تقييم فني شامل.
• التصميم والتعاقد والإنشاء - الممارسات الرشيدة، ومواصفات الجهة الحكومية، والمعايير، والمتطلبات التي يجب على مقدمي العروض الالتزام بها والاستجابة لها.
• التشغيل والصيانة - وثيقة الشروط ذات الصلة التي تتضمن التسعير المتفق عليه واتفاقيات الخدمات طويلة الأجل المرتبطة بها، إن وجدت.
• مواصفات الخدمات والمرافق - يتم التعبير عنها فى شروط المخرجات المتوقعة فى المشروع، وفى تحسين المواصفات المذكورة في دراسة الجدوى، وفي بعض الأحيان كمدخلات؛ بالإضافة إلى ذلك، ينبغي أيضًا تحديد حالة الأصول في نهاية المدة.
• جدول تنفيذ المشروع.
• النماذج لضمان استلام جميع المعلومات الفنية على أساس المثل بالمثل من مقدمي العروض.

المعلومات القانونية التجارية

الشكل القانوني - يجب تقديم ما يدل على وجود الشركة كشركة معترف بها قانونا أو نسخة معتمدة من المشروع المشترك المنجز أو اتفاقية الائتلاف الموقعة من جميع الأطراف كدليل على الهيكل القانوني لائتلاف مقدمي العروض. علاوة على ذلك، للإشارة إلى العلاقة القانونية بين أعضاء الائتلاف ودور ومسؤولية كل عضو في الائتلاف، يجب على مقدمي العروض تقديم تفاصيل عن نظامهم الأساسي أو غيره بما في ذلك شهادات التأسيس والسجل التجاري لمزاولة الأعمال التجارية وفقًا للتشريعات السارية.

يجب تحديد الاعتمادات، مع التأكيد على تلك التي سيكون مقدم العرض المفضل مسؤول عنها - وجميع الموافقات والتصاريح والتراخيص اللازمة خلال مرحلة الإنشاء والتشغيل، بما في ذلك الحد الأدنى من المعايير البيئية التي يجب الالتزام بها وفقًا لما تمت مناقشته مع بلدية عجمان. كما يجب إدراج التكاليف المرتبطة بالموافقات في العرض.

الرسوم والضرائب الجمركية - يجب ذكر أي رسوم أو ضرائب جمركية ذات صلة مطلوبة ومستخدمة في المشروع.

التأمين - يجب على مقدمي العروض تقديم ملخص لبرامج التأمين لديهم والمصممة خصيصًا لتناسب المخاطر المرتبطة بإنشاء وتشغيل المشروع.

هيكل المشروع المقترح - تحديد، على سبيل المثال، ضرورة مشاركة مقدم العرض المفضل في شركة مشروع ستنشأ على أنها شركة ذات أغراض خاصة، ومن هم الأطراف المعنية في تلك الشركة - والاتفاقيات المرتبطة بها التي يجب على مقدم العرض المفضل إبرامها مع جهات أخرى عند ترسية العقد.

المعلومات المالية

تقديرات تكلفة المشروع:

تكاليف موازنة المشروع (التفاصيل الكاملة لتقسيم إجمالي موازنة المشروع، بما في ذلك تكاليف التطوير وتكاليف الإنشاء والطوارئ، وتكلفة التشغيل والصيانة، وغيرها، مع توقيت تكبد التكاليف المدرجة ليتم تحديدها في النموذج ذو الصلة.)

تكاليف التشغيل والصيانة (تقسيم تكاليف التشغيل والصيانة على مدار مدة الاتفاقية وتصنيفها على أنها ثابتة أو متغيرة، ثم تقسيمها مرة أخرى بين الأجزاء المحلية والدولية.)

متطلبات التمويل: يجب تحديد هيكل التمويل العام، مع نسب الدين وحقوق المساهمين.

التزامات التمويل: يجب على مقدمي العروض الحصول على شروط ملزمة للنسبة المحددة من حقوق الملكية والديون المطلوبة للمشروع، والتي تظهر بوضوح من خلال استخدام خطابات الالتزام ووثائق الشروط التفصيلية الموقعة من جهات التمويل لإدراجها كجزء من العرض المقدم.

سعر الفائدة واستراتيجية التحوط الخاصة بسعر صرف العملات الأجنبية.

النموذج المالي: يجب على مقدمي العروض تقديم نموذج مالي مفصل للمشروع لدعم عروضهم التي سيتم ربطها بالنماذج ذات الصلة، بما في ذلك المتطلبات العامة - يجب على مقدمي العروض مراعاة اللوائح ذات الصلة التي تحددها الجهة الحكومية، على سبيل المثال، قدرة النموذج على إنتاج جميع الحسابات، وضرورة افتراض فترة امتياز معينة، وتوفير النموذج على نسخة ورقية وعلى قرص مضغوط أو فلاش ميموري، وغيرها. وعلاوة على ذلك، يمكن أيضًا توفير إرشادات نمذجة عامة - مثل استخدام المعاملات المنطقية بدل من الدوال المتداخلة المعقدة، واستخدام الملاحظات إذا كانت المعادلات معقدة، والمرونة من حيث القدرة على إجراء تحليلات الحساسية، وما شابه ذلك.

مدخلات النموذج - يجب على مقدمي العروض أيضًا تقديم ملخص للافتراضات المالية والاقتصادية المستخدمة للنموذج باستخدام قالب معين (يفضل، كملحق لطلب تقديم العروض) يجب ربطه ببقية النموذج وأن يكون فعال عند التقديم لمساعدة الجهة الحكومية على إجراء تقييم تفصيلي.

مخرجات النموذج - يجب إخطار مقدمي العروض بالتوقعات المالية المطلوبة التي يتعين على النموذج إنتاجها، مثل بيان التدفق النقدي مع النسب، وحساب الأرباح والخسائر، والموازنة العمومية، وما إلى ذلك.

تحليلات الحساسية بالنموذج - يجب إخطار مقدمي العروض بتحليلات الحساسية التي يجب إجراءها كجزء من النموذج، والتي يمكن أن تشمل على سبيل المثال التجاوزات في تكلفة التصميم والتعاقد والإنشاء، والتجاوزات في تكلفة التشغيل والصيانة، والتضخم.

متطلبات إعداد العروض وتقديمها

لضمان التقيد الصارم بالإرشادات المنصوص عليها، يجب أن تشترط الجهة الحكومية استجابة جميع العروض استجابة كافية لوثيقة طلب تقديم العروض، وتقديم إصدارات مكتملة لجميع النماذج وقوالب البيانات، وتوفير جميع المعلومات المطلوبة على النحو المبين في الوثيقة. ويجب التركيز على:

• العنوان الذي يجب إرسال العروض إليه.
• عدد النسخ المطلوبة، والتقيد الصارم بالموعد النهائي.
• الفصل بين العروض الفنية والمالية بحيث يتيح حفظ التقييم بشكل منفصل والحفاظ على موضوعيته.
• يجوز للجهة الحكومية اشتراط تقديم تأمين ابتدائي وفي هذه الحالة. يجب أن يشتمل التأمين الابتدائي على النموذج، والقيمة، وتاريخ الصلاحية الذي تم تحديده أيضًا كشرط في طلب تقديم العروض، ويجب أن يصدر عن بنك معترف به ومقبول لدى الجهة الحكومية. وتتضمن الشروط الضمنية لمصادرة التأمين الابتدائي، والتي يجب ذكرها بوضوح، مثل:
  • سحب مقدم العرض لعرضه خلال فترة الصلاحية.
  • عدم امتثال مقدم العرض لأي شرط خاص بإعادة التحقق أو عدم تقديمه لتأمين ابتدائي بديل في غضون الإطار الزمني الذي أخطرت به الجهة الحكومية، وذلك في حالة تمديد الجهة الحكومية لفترة الصلاحية.

إيضاحات العروض

كجزء من القسم نفسه، يجب أن يتضمن طلب تقديم العروض أيضًا الإجراء الذي اعتمدته الجهة الحكومية فيما يتعلق بالإيضاحات، مع الإشارة إلى ما يلي:

• تحديد الجدول الزمني وجهة الاتصال التي ستقدم إليها إيضاحات مقدم العرض.
• وجود حكم ينص على سعي الجهة الحكومية للرد على جميع الإيضاحات، ولكنها غير ملزمة بذلك.
• إذا كانت الإجابة عن الإيضاحات مهمة، فيجب مشاركة هذه المعلومات مع جميع مقدمي العروض ولا تقتصر مشاركتها على مقدم العرض الذي قدم السؤال.
• يجب تحديد موعد لاجتماع الإيضاحات، الموصى به بشدة، المنعقد خلال تقديم العروض مع الإشارة إلى التشجيع على الحضور على الرغم من عدم إلزاميته.
• توضيح بعض المسائل ذات الأهمية القانونية:
• إجراء التعامل مع العروض المتأخرة.
• فترة صلاحية العرض.
• الإجراء المتعلق بتعديل العرض أو سحبه.
• لوائح السرية.

عقود المشروع

عقد الشراكة هو الوثيقة الملزمة قانونا التي يتعين على مقدم العرض المفضل أن يبرمها مع الجهة الحكومية في حالة ترسية المشروع عليه، ويجب التأكد من مرونة مسودة العقد بدرجة كافية لاستيعاب التغييرات الضرورية التي ستنشأ خلال التفاوض وطوال دورة حياة المشروع.. ويجب الحصول على موافقة ممثل الحاكم على أي استثناءات جوهرية. هذا ويجب أن يتضمن عقد الشراكة الأحكام الأساسية التالية:

• طبيعة ونطاق الأعمال والخدمات التي يجب على شركة المشروع أداؤها وتنفيذها.
• ملكية أصول المشروع وحقوق الملكية الفكرية فيه، والتزامات الأطراف المتعلقة بتسليم موقع المشروع، وأحكام نقل الملكية في نهاية المشروع.
• مسؤولية الحصول على التراخيص والتصاريح والموافقات.
• الالتزامات المالية والفنية المتبادلة بين طرفي العقد، وطرق التمويل.
• قواعد سعر بيع المنتج أو مقابل الخدمة التي يقوم عليها المشروع، وأسس وقواعد تحديدهما، وتعديلهما.
• طرق ضمان الجودة، وأدوات الرقابة والإشراف والمتابعة المالية والإدارية والفنية لتشغيل المشروع واستخدامه والحفاظ عليه، ومؤشرات تقييم أداء شركة المشروع.
• القواعد التي تنظم حق الجهة الحكومية في فسخ عقد الشراكة أو تعديله، ومدى امتثال شركة المشروع بهذه التعديات، وأسس وآليات التعويض في مثل هذه الحالة.
• أنواع التأمين ومبالغه التي تغطي مشروع الشراكة ومخاطر تشغيله واستخدامه، وضمانات التنفيذ المقدمة للجهة الحكومية، والأحكام والإجراءات المتعلقة باسترداد هذه الضمانات.
• أسس توزيع المخاطر المرتبطة بالمشروع، في حال القوة القاهرة أو الظروف الطارئة، أو الصعوبات المادية، وكذلك تحديد أسس تقدير التعويض عنها.
• مدة العقد وحالات الإنهاء المبكر له بشكل كلي أو جزئي، وبيان حقوق والتزامات أطرافه.
• تحديد الحالات التي يجوز فيها للجهة الحكومية إنهاء العقد بشكل منفرد.
• العقوبات التي يجوز فرضها على شركة المشروع في حال إخلالها بالتزاماتها التعاقدية.
• قواعد وإجراءات استرداد المشروع سواء عند نهاية مدة العقد أو في حالات الإنهاء المنفرد أو الإنهاء المبكر أو الجزئي للعقد.
• إجراءات ضمان استمرارية المشروع والأعمال موضوع عقد الشراكة عند انتهاء مدة العقد أو عند فسخه أو في حال إخلال شركة المشروع بالتزاماتها التعاقدية.
• الأحكام الخاصة بالاستفادة من خدمات موظفي الجهة الحكومية لدى شركة المشروع، وتحديد نسبة التوطين فيها.
• التدابير التي يجب على شركة المشروع اتخاذها للمحافظة على البيئة.
• مواصفات المنتج النهائي، ومستوى الخدمة الذي يجب على شركة المشروع الامتثال له، بما في ذلك مؤشرات الأداء، ومعايير السلامة، والأمن، وحماية البيئة، وغيرها من المعايير الأخرى، والأنظمة والبرامج الإلكترونية التي يجب على شركة المشروع استخدامها.
• أي التزامات أخرى يحددها ممثل الحاكم أو الجهة الحكومية بموجب القرارات الصادرة عنها في هذا الشأن.

بالإضافة إلى ذلك، يجب تحديد جميع الوثائق الأخرى التي ستختلف وفقًا لنوع المشروع، في طلب تقديم العروض، مع إرفاق مسودات الإصدارات في النهاية للسماح لمقدمي العروض بتقديم الملاحظات التي سيقوم بفحصها ممثل قانوني للجهة الحكومية، والتي ستستخدم كأساس لإبرام الاتفاقيات.

آلية تقييم العروض

يهدف التقييم إلى تحديد "العرض" الذي يحقق أفضل قيمة مقابل المال ويعرض أكبر قدر من الكفاءة الفنية والالتزام بالمواصفات المنصوص عليها، مع تقديم قدر من الابتكار يعمل على زيادة الوفورات. يجب أن يحدد دفتر الشروط والمواصفات بوضوح آلية تقييم العروض التي ستستخدمها لجنة الشراكة في تقييم العروض المقدمة، وعلى وجه الخصوص، يجب أن تحدد آلية التقييم ما إذا كان:

• سيتم تحديد درجة العروض المالية والفنية بشكل منفصل، وإذا كان الأمر كذلك، فما هو الوزن المحدد لكل عنصر فى كل عرض.
• سيوجد حد للدرجات الفنية يجب استيفاؤه، بعده سيفوز أدنى سعر تلقائيا.
• سيتم تقييم العروض الفنية، واتباع عملية أفضل عرض نهائي حيث سيطلب من مقدمي العروض تسعير أفضل حل، مع حصول مقدم العرض "الفائز" على درجات ملائمة.

سيتم إعادة طرح أفضل حل فني من خلال عملية تقديم عروض تنافسية مع استبدال مواصفات المخرجات بالكامل أو بدرجة معينة، من بين خيارات متعددة. على الرغم من توفير إرشادات مفصلة حول تقديم العروض وتقييمها في الأقسام التالية من هذه الوثيقة، ينبغي بصفة عامة مراعاة ما يلي باعتباره جزءًا من منهجية التقييم

• مقارنة العرض المقدم بمقارن القطاع العام - على الرغم من أن التحليل المالي أثبت أن التعاقد على المشروع باستخدام الشراكة بين القطاعين العام والخاص يؤدي إلى تحقيق وفورات في القيمة مقابل المال مقارنة بالتعاقد التقليدي ("مقارن القطاع العام"). يجب مراعاة نطاق الانحراف وتحديد درجته وفقًا لذلك من أجل الترسية على أقل سعر.
• الامتثال للمتطلبات المذكورة، والالتزام بمواصفات النطاق والمخرجات المحددة، وتوفير المعلومات على النحو المطلوب في طلب تقديم العروض
• الاستجابة للجوانب الفنية والمعلومات التجارية والمالية - بما في ذلك دقة النموذج المالي، والالتزام الواضح بإرشادات العرض التقديمي للنماذج المنصوص عليها، ومراعاة برامج التأمين والضرائب الأساسية - كما هو موضح في طلب تقديم العروض. يجب أن يشتمل قسم منهجية التقييم المبين في طلب تقديم العروض على المكونات التالية:
  • مقدمة تلخص معايير التقييم المستخدمة، وتعرض المصطلحات الهامة وتعريفاتها، وتحدد مقاييس الاستبعاد الخاصة بكل قسم.
  • إجراءات اكتمال العروض الفنية وفحص الامتثال، والتي تعتبر الخطوة الأولى التي يجب اتباعها أثناء عملية التقييم، لتحديد مدى استيفاء مقدم العرض للحد الأدنى من المتطلبات الأساسية، وامتثاله لجميع الإجراءات الرسمية، وإدراجه لجميع الوثائق على النحو المنصوص عليه في طلب تقديم العروض فيما يتعلق بالعروض الفنية.
• قسم تفصيلي لتقييم العروض الفنية الذي يشير إلى تركيز التقييم الفني، من بين أمور أخرى، على ما يلي: استراتيجية إدارة المشروع، والهيكل التنظيمي، والموظفون، والحل الخاص بالتصميم، واستراتيجية الإنشاء والجدول الزمني، واستراتيجية ومنهجية إدارة المرافق / التشغيل والصيانة. يجب أن يحتوي هذا القسم، في شكل جدول، على المعايير الواجب تقييمها، والوزن المحدد لكل معيار، والحد الأقصى للدرجات الأولية، والحد الأقصى للدرجات المعدلة التي يمكن منحها. بعد ذلك، يوصى بإدراج قسم الملخص الدرجات الفنية، والذي يصنف الدرجات وفقًا للترتيب التالي: "ممتاز" و"جيد جدا" و"جيد و/ أو مقبول و"سيئ" و"سيئ جدا" و"غير مقبول و/أو غير مقبول على الإطلاق."
• قسم تفصيلي للتقييم القانوني، استنادًا إلى التقييم الذي أجراه المستشار القانوني لملاحظات اتفاقية المشروع المدرجة كجزء من طلب تقديم العروض، مع المقترحات التي تستند كليًا إلى النموذج الأصلي الحاصل على 100 نقطة كاملة. يجب أن يحتوي هذا القسم، في شكل جدول، على المعايير الواجب تقييمها المستنبطة من الاتفاقيات الأساسية، والوزن، والحد الأقصى للدرجات الأولية، والحد الأقصى للدرجات المعدلة التي يمكن منحها، كما يجب أن يؤكد دليل الدرجات على أن الدرجات مبنية على مقياس متدرج ترتبط فيه الدرجات المنخفضة بالكامل بنقل المخاطر إلى الجهة الحكومية مقارنةً بتوزيع المخاطر في اتفاقية الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
• يجب ذكر درجة العرض الفني بوضوح، مع الأوزان المخصصة لدرجات التقييم الفني والقانوني. وبالإضافة إلى ذلك، يجب تعيين الحد المالي للعرض الفني، إن أمكن.
• تلخيص مرحلة تقييم العروض الفنية وتوفير جدول زمني استرشادي للموعد الذي سيتم فيه إخطار مقدمي العروض بالقوائم المختصرة النهائية.
• التعريف بقسم تقييم العروض المالية، مع الإشارة إلى أنه سيتألف من تقييم للسعر - أي تقييم لسعر العرض الذي اقترحه مقدم العرض - وتقييم تجاري - أي، تقييم للقوة التجارية وإمكانية تنفيذ العرض.
• الإجراء الخاص باكتمال العروض المالية وفحص الامتثال، لتحديد مدى استيفاء مقدم العرض للحد الأدنى من المتطلبات الأساسية، وامتثاله لجميع الإجراءات الرسمية، وإدراجه لجميع الوثائق على النحو المنصوص عليه في طلب تقديم العروض فيما يتعلق بالعروض المالية.
• تقييم مفصل للعرض المالي، الذي يشير إلى احتواء التقييم على تحليل مفصل للجوانب التجارية التالية، على سبيل المثال: الهيكل المالي المقترح، وخطة التمويل بما في ذلك تكلفة التمويل، ومستوى التمويل المتعهد به، واكتمال وثائق الشروط، وإمكانية تنفيذ الحل الخاص بالتمويل بما في ذلك احتمالية الحصول على التمويل في إطار الجدول الزمني لتنفيذ المشروع، ومتطلبات الضمانات من المقرضين، وتوقيت ومقدار تمويل حقوق الملكية. يجب إدراج دليل الدرجات التجارية في شكل جدول مع معايير مثل استراتيجية التمويل واستراتيجية الديون واستراتيجية حقوق الأسهم والجودة الشاملة للنموذج المالي وإمكانية تنفيذ الحل في إطار التكلفة والافتراضات الضريبية والمحاسبية، بالإضافة إلى أوزانها، والحد الأقصى للدرجات الأولية، والحد الأقصى للدرجات المعدلة التي يمكن منحها. يجب إعداد دليل الدرجات التجارية الذي يصنف الدرجات بطريقة تشبه دليل الدرجات الفنية.
• يجب تحديد صيغة لتقييم السعر تأخذ في الاعتبار أدنى سعر، والمحدد له درجة 100، بالإضافة إلى ذلك، يجب إعداد صيغة لدرجة العرض المالي تأخذ في الاعتبار وزن التقييم المالي والدرجات التجارية والسعرية. واستنادًا إلى معايير التقييم التي تحددها الجهة الحكومية، يجب توضيح صيغة تحديد الدرجات الشاملة، مع التأكيد على أنها تعتبر ملخص لدرجات التقييم الفني والمالي.
• التحديد التفصيلي للإجراء الخاص بالإيضاحات أثناء التقييم، بما في ذلك التفاصيل اللوجستية والإدارية، واجتماعات الإيضاحات، والإجراء الخاص بالجهة الحكومية لطلب إيضاحات بشأن العروض المقدمة من مقدمي العروض.

الملحق 9

إرشادات خاصة لتقديم العروض وتقييمها

الهدف

يهدف هذا الملحق إلى القاء المزيد من الضوء على عملية تقديم العروض من خلال تحديد إجراءات تقييم العروض والالتزام بها عند استلام العروض، بما في ذلك مختلف مكونات التقييم التي يجب مراعاتها. يجب أيضًا مناقشة الاعتبارات الهامة التي ينبغي معرفتها لإدارة عملية تقديم العروض وإجراءات التقييم، ويجب اتباع عملية تفاوض جادة لوضع اللمسات الأخيرة على عقد الشراكة مع مقدم العرض المفضل.

الإرشادات

استلام العروض

يجب وضع واستخدام آلية بسيطة لاستلام العروض، مع مراعاة الأهمية القصوى للسرية، وضمان حماية المعلومات الحساسة من التلاعب بها، ويوصى بضرورة الفصل بين تقديم العروض المالية والفنية في مظاريف منفصلة مختومة لضمان عدم تحيز تقييم المؤهلات الفنية لمعايير السعر. ولا تُفتح العروض المالية إلا لمقدمي العروض الذين يجتازون الحد المطلوب في التقييم الفني.

إجراء تقييم العروض

يجب على الجهة الحكومية مراعاة المعايير المالية وغير المالية؛ ومع ذلك، يحق للجهة الحكومية في كل مشروع اتخاذ قرار مستنير بشأن مدى هيمنة المعايير. سيتكون تقييم العروض من تقييم المؤهلات الفنية أو متطلبات الخبرات السابقة لكل مقدم عرض (أو ائتلاف مقدمي العروض)، والعرض المالي، والعرض الفني، والعرض القانوني. ستنعكس الأوزان المحددة لمكونات العروض المذكورة، والدرجات، والمتطلبات في وثيقة طلب تقديم العروض.

المؤهلات الفنية أو متطلبات الخبرات السابقة

يتم تقييم المؤهلات الفنية أو الحد الأدنى من متطلبات الخبرات السابقة لكل مقدم عرض أو ائتلاف مقدمي العروض وفقًا للمسائل المنصوص عليها في طلب تقديم العروض. إذا كان مقدم العرض جهة واحدة، فيجب عليه استيفاء متطلبات الخبرات السابقة، ويجب على ائتلاف مقدمي العروض تعيين عضو قيادي، وفي حالة عدم استيفاء العضو القيادي لجميع متطلبات الخبرات السابقة، سيتم تقييم خبرات الائتلاف فيما يتعلق بمتطلبات الخبرات السابقة المتبقية. في حالة عدم استيفاء العضو القيادي لأي من متطلبات الخبرة السابقة، يجب على عضو آخر في الائتلاف استيفاؤها) "عضو الائتلاف المؤهل". وعلاوة على ذلك، يجب على العضو القيادي أو عضو الائتلاف المؤهل اجتياز كل متطلب من متطلبات الخبرات السابقة بصفة فردية وليس بالتعاون مع جهة أخرى.

التقييم المالي

يجب تقييم العروض المالية وفقًا للمسائل المنصوص عليها في طلب تقديم العروض، بما في ذلك تقييم:

• النموذج المالي لمقدم العرض.
• عرض التكلفة الخاص بمقدم العرض.
• خطط مقدم العرض لتمويل المشروع.

النموذج المالي لمقدم العرض

يجب أن يمتثل نموذج مقدم العرض لجميع المتطلبات المحددة في طلب تقديم العروض والتي تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

• القدرة على إعداد جميع العمليات الحسابية التي يتطلبها طلب تقديم العروض وإظهار الشروط الخاصة بنموذج أي اتفاقيات إضافية، حسب الاقتضاء وإرفاق ذلك بوثيقة طلب تقديم العروض.
• تقديمه في الصيغة المحددة.
• الالتزام بمعايير أفضل الممارسات كما هو موضح في طلب تقديم العروض.
• الخضوع لتدقيق مستقل.
• تقديم تعليمات تشغيلية مفصلة للنموذج المالي كما هو موضح في طلب تقديم العروض.
• إعداد تحليل القيمة مقابل المال للمشروع.

خطط التمويل الخاصة بمقدم العرض

سيراعي تقييم خطط التمويل الخاصة بمقدم العرض المؤهل ما يلي:

• مدى كفاية التزامات التمويل لتلبية متطلبات تمويل المشروع على النحو المنصوص عليه في النموذج، بما في ذلك التمويل المرحلي. يجب على مقدمي العروض المؤهلين تقديم دليل على التزامات التمويل المطلوبة لتنفيذ المشروع كجزء من عروضهم.
• في حالة اعتماد خطط التمويل على نظام تمويل محدود الرجوع أو تمويل بدون حق الرجوع، يجب على مقدمي العروض تقديم خطاب التزام بنكي.
• مستوى التعاقد على السلع والخدمات المناسبة لوكالة ائتمان التصدير (إن أمكن) التي يكون مقاول التصميم والتعاقد والإنشاء المقترح من مقدم العرض مستعدا للالتزام به.
• في حالة افتراض التمويل لأي دعم من جهات ائتمان التصدير، يجب أن تقدم جهات ائتمان التصدير أيضًا خطابات التزام تثبت قيامها بمراجعة العرض المالي بشكل كامل وموافقتها على توافر التمويل و/أو ضمان التسهيلات التي تشكل جزءًا من خطة التمويل الخاصة بمقدم العرض.
• يجوز رفض العروض التي قيمت على أنها لا تقدم التزامات تمويل كافية لتنفيذ المشروع.
• توفر أدلة على أن التزامات التمويل قد تم تقديمها بعد مراجعة المؤسسات المالية لاتفاقيات المشاريع.
• يجب أن يقدم العرض دليل على أهليته للتمويل المصرفي، من خلال حقوق الملكية والديون الملتزم بها.

التقييم الفني

يهدف تقييم العروض الفنية إلى بث الطمأنينة لدى الجهة الحكومية بأن المقاولين الذين سيقومون بإنشاء المشروع يتمتعون بالخبرة الفنية والخبرة السابقة ذات الصلة اللازمة لتقديم الخدمات المحددة مع الالتزام بالجدول الزمني المحدد، ويتم تقييم العروض الفنية استنادًا إلى، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

• الامتثال الفني لتقديم العرض لاشتراطات طلب تقديم العروض، على النحو المفصل في قسم متطلبات المشروع، والمواصفات الوظيفية، وكذلك الأقسام الأخرى ذات الصلة.
• نطاق وطبيعة الاستثناءات، إن وجدت، من اشتراطات طلب تقديم العروض.
• سيتم تقييم خطط التشغيل والصيانة المقترحة من قبل مقدمي العرض فيما يتعلق بالمشروع، وكذلك تقييم مدى مواءمة نموذجهم المالي مع الخطط.
• يجب على مقدمي العروض إثبات توافق عروضهم المقدمة للمشروع مع المتطلبات المعمارية والجيوتقنية والبيئية والفنية كما هو مفصل في قسم المواصفات الوظيفية والاتفاقيات الإضافية المرفقة بطلب تقديم العروض، وتعتبر العروض التي لا تفي بهذا الشرط غير متوافقة.
• يجب أن يثبت مقدمي العروض من خلال الرسومات واقعية المخطط المقترح للهيكل المادي في الموقع ومراعاته بشكل كامل لسامة الموقع والوصول إلى المعدات والمتطلبات البيئية وإمكانية توفيره لجميع خدمات الموقع الضرورية.
• يجب تفصيل برنامج الإنشاء المقترح من مقدمي العروض فيما يتعلق بالمشروع وفقًا لما هو محدد في النموذج ذو الصلة.
• يجب تقديم أدلة تدعم إنجاز برنامج الإنشاء. على سبيل المثال، يجب تقديم تواريخ لتوافر عناصر المعدات الرئيسية ويجب منح الأولوية للأدلة الثابتة لتوافر المعدات الأساسية.
• يجب على مقدمي العروض تقديم تفاصيل عن جميع المقاولين من الباطن / الموردين الرئيسيين والتي تحدد نوع العمل أو الخدمة المطلوب التعاقد عليها من الباطن وبلد المنشأ.
• يتم تقييم مدى أهلية مقاولي مقدمي العروض لأداء واجباتهم بصورة مرضية فيما يتعلق بالمشروع.
• الامتثال لإرشادات الصحة والسلامة والبيئة وإرشادات بلدية عجمان.

التقييم القانوني

يجب أن يراعي التقييم القانوني للعروض المقدمة، من بين متطلبات أخرى، ما يلي:

• تقييم نطاق أي انحراف عن متطلبات الاتفاقيات المرفقة بطلب تقديم العروض، بما في ذلك طبيعة الاستثناءات ومدى تأثر توزيع المخاطر في كل من الاتفاقيات والمشروع ككل.
• تقييم أثر توقف العرض المؤهل على أي مسألة مادية معلقة.
• تقديم خطاب التزام.
• الامتثال لمتطلبات الخبرات السابقة.

اعتبارات هامة لإدارة عملية تقديم العروض

الإفصاح

يجب مطالبة جميع أعضاء لجنة الشراكة، بمن فيهم ممثلو مستشارو المشروع، بالإفصاح عن أي تضارب في المصالح الشخصية أو العائلية قد يرتبط بأي من مقدمي العروض أو المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تقرر الجهة الحكومية، مسبقًا، ما هو الإجراء المتخذ للتعامل مع هذا التضارب، مثل استبعاد أي أعضاء لديهم تضارب في المصالح الشخصية من إدارة المشروع.

مدونة قواعد السلوك

يجب مطالبة جميع أعضاء لجنة مشروع الشراكة، بمن فيهم ممثلو "مستشارو المشروع"، بالتوقيع على مدونة قواعد سلوك التي تتطلب الامتثال لقواعد ولوائح معينة سيتم تطبيقها بطريقة موحدة في كل مشروع، كما يجب إعداد مدونة سلوك مشابهة يوقع عليها جميع ائتلافات تقديم العروض المحتملين ومستشاريهم في كل مشروع.

البيئة الأمنية

يجب أن تعد الجهة الحكومية خطة أمنية لضمان سرية البيانات والأعمال ومنع أعمال التجسس الصناعي والسرقة الاقتصادية.

اجتماعات الإيضاحات

يتم حث الجهة الحكومية بشدة على عقد اجتماعات الإيضاحات مع مقدمي العروض خلال الفترة المرحلية بين إصدار طلب تقديم العروض واستلام العروض. وتهدف هذه الاجتماعات إلى توضيح المشكلات الموجودة في طلب تقديم العروض والتي يمكن لمقدمي العروض مناقشتها علنًا وتعريف الممثلين الرئيسيين للجهة الحكومية بمقدمي العروض. كما يمكن أيضًا تنظيم اجتماعات فردية بين الجهة الحكومية ومقدمي العروض، شريطة أن يتم ذلك بشكل مسبق، وأن يتم مشاركة أي إيضاحات غير خاصة مع جميع مقدمي العروض، مما يضمن تكافؤ الفرص للجميع.

العناية الواجبة لمقدم العرض

لاستلام العناية الواجبة لمقدم العرض، يجب توفير العناية الواجبة المسبقة للمشروع وتمكين مقدمي العروض من الوصول إلى موقع المشروع. ولتسهيل هذه العملية، يجب تحديد تفاصيل الاتصال والوصول الخاصة بوقت وطريقة منح هذا الإذن في طلب تقديم العروض.

مدة صلاحية العرض

يجب أن تظهر مدة صلاحية العرض في طلب تقديم العروض بحيث تكون جميع العروض صالحة لفترة زمنية محددة تحددها الجهة الحكومية.

الملحق 10

إرشادات خاصة بتعيين مستشارو المشروع

الهدف

الهدف من هذا الملحق القاء الضوء على دور وإجراءات توظيف "مستشار المشروع" مع التركيز على كيفية هيكلة إطار الاختصاصات ووثيقة طلب تقديم العروض وكيفية التعامل مع عملية التوظيف لاختيار أنسب مستشار للمشروع.

الإرشادات

1.1 دور مستشار المشروع

مستشار (مستشارو المشروع) هو ائتلاف من مستشارين مهنيين - والذي قد يشمل الخدمات التجارية، أو المالية، أو الفنية، أو القانونية، أو البيئية، أو التأمينية، أو خدمات أخرى - من شركة واحدة أو أكثر يعمل بالتنسيق مع لجنة الشراكة خلال مرحلة الطرح ومرحلة التعاقد، ويجب تحديد أدوارهم قبل مرحلة الاختيار لضمان تلبية كافة المتطلبات والمخرجات المتوقعة من المستشارين.

1.2 عملية التوظيف

بعد تحديد دور كل مستشار، يجب على الجهة الحكومية التأكد من اختيار عدد كافٍ من مستشاري المشروع المؤهلين لاطلاعهم على العملية، وتعزيز المنافسة بينهم بشكل مناسب، وتشبه عملية تعيين مستشار المشروع العملية المتبعة في التعاقد على المشروع: يتم إصدار طلب تقديم العروض، الذي ترد تفاصيل محتوياته أدناه، لتوفير الوضوح فيما يتعلق بنطاق العمل الذي يتوقع أن يقدمه مستشار المشروع في المشروع. يتضمن عرض مستشار المشروع بشكل عام عرض فني ردًا على نطاق العمل الوارد في طلب تقديم العروض مع منهجية عملية، وعرض مالي يتضمن خدمات التسعير لهذا الغرض، ويتم تقديم هذه العروض بعد ذلك إلى الجهة الحكومية المعينة، تتبعها عملية تقديم عروض تنافسية لاختيار مستشار المشروع.

يتم تقييم العرض الفني لمستشار المشروع بشكل عام بناءً على المعايير التالية:

• الخبرة المحلية والإقليمية والدولية على مدار السنوات الخمس إلى العشر الماضية في العمل في مشاريع التعاقد أولا في نفس القطاع مثل المشروع قيد المناقشة؛ وثانيا، في التعاقدات الأخرى.
• الخبرة السابقة ذات الصلة في العمل مع الجهة الحكومية أو الجهات الأخرى داخل الدولة.
• الخبرة السابقة ذات الصلة في قيادة تطوير مشاريع مماثلة، أو في هيكلة آلية سداد ذات صلة.
• الخبرة السابقة ذات الصلة في تطوير مشاريع تضمنها أو تدعمها الحكومة، ودعم ضمان أهلية المشروع للتمويل المصرفي، وجمع التمويل.

1.2.1 الاختصاصات

في بداية عملية التوظيف، يجب إعداد اختصاصات مستشار المشروع، ويجب أن تزود الاختصاصات الجهة الحكومية بآلية تقييم شاملة وسيتم استخدامها كأساس أثناء صياغة طلب تقديم العروض. كلما زاد وضوح الاختصاصات وزاد إعدادها بدقة، ارتفعت كفاءة مقدم العرض، وزادت الثقة في عملية التعاقد. وكحد أدنى، يجب أن تتضمن الاختصاصات ما يلي: ويدرج بين قوسين الشروط المقترحة في طلب تقديم العروض:

لمحة عامة (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): مخطط تفصيلي للمشروع، بما في ذلك الوصف الذي تم إعداده في تقرير مفهوم المشروع، إلى جانب ملخص عن سبب اهتمام الجهة الحكومية الدولة في التعاقد على هذا المشروع بناء على الاحتياجات التي يهدف المشروع إلى تلبيتها.

نطاق العمل (يجب إدراجه في طلب تقديم العروض): تحديد نطاق العمل الواضح، بما في ذلك مواصفات المخرجات والرسومات المرجعية - إن وجدت - التي من أجلها يتم تعيين مستشار المشروع.

جدول المخرجات (يجب إدراجه في طلب تقديم العروض): يجب تحديد قائمة كاملة بالمخرجات التي يتوقع أن يقوم مستشار المشروع بإعدادها، إلى جانب تواريخ التسليم المقترحة، وإعدادها بشكل واضح لمساعدة مستشار المشروع على تسعير خدماته بدقة.

المهارات والخبرات (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): يجب توضيح نطاق المهارات والخبرات المطلوبة الخاصة بالمشروع - خاصة في المشاريع المتخصصة المعقدة. وعلاوة على ذلك، يجب التركيز بشكل خاص على متطلبات توفر الموارد المذكورة في العرض المقدم - على أرض الواقع، إذا لزم الأمر - بمجرد بدء المشروع، والالتزام بتكريس الوقت للانتهاء من المشروع بنجاح.

موازنة للأتعاب المهنية لمستشار المشروع (إذا تم الإعلان عنها، ينبغي إدراجها في طلب تقديم العروض): بناءً على التقدير الدقيق للتكلفة الذي يجريه متخصص فني داخل الجهة الحكومية، يتم تحديد موازنة للمشروع، وبالتالي، لخدمات مستشار المشروع، ويمكن الإعلان عنها أو عدم الإعلان عنها. وإذا تم الإعلان عنها، سيكون لدى الجهة الحكومية معيار نهائي لقياس جميع الردود الفنية؛ ونتيجة لذلك لا يوجد حافز لمقدمي العروض لتقديم عروض رخيصة وسيئة من الناحية الفنية، مما يعمل على تحسين جودة العروض المتوسطة، من حيث المبدأ. ومع ذلك، توجد مخاطر تتمثل في خروج المستشارين ذوي الكفاءة العالية ممن كانوا سيوفرون حلول فائقة من الناحية الفنية نتيجة عدم دقة تقدير التكاليف، وعدم تفضيلهم لتقديم العروض نتيجة لسوء تقدير تكلفة الخدمات. وإذا لم يتم الإعلان عنها، فثمة فرصة أكبر لتلقي عروض على قدر جيد من التنوع، حيث سيتم تقييم عنصري التقديم.

الاستجابة لنطاق عمل طلب تقديم العروض (العرض الفني) والتسعير (العرض المالي) - وتقليل الحافز الخاص بتعويض الجودة. ومع ذلك، تظهر مخاطر تتمثل في قيام بعض المستشارين، الذين يمتلكون خبرات سابقة وخبرات فنية ضعيفة، بتقليل أسعار خدماتهم عن عمد. علاوة على ذلك، في حالة رفض عرض منخفض للغاية، على الرغم من العيوب الفنية الواضحة، يجب أن تقوم الجهة الحكومية بتبريره على أنه خسارة تتكبدها الخزانة. باختصار، تتخذ الجهة الحكومية القرار بشكل فردي في كل مشروع، وفي المشاريع التي تتطلب خبرة فنية محددة، يمكن الإعلان عن الموازنة لضمان منح الدرجات بشكل حصري على جودة الاستجابة الفنية. ولا يلزم الإعلان عن الموازنة في المشاريع التي توجد فيها سابقة أعمال محلية وإقليمية ومنافسة كافية بين مقدمي العروض، وذلك لتشجيع المنافسة.

نظام الأجور والجدول الزمني (يجب إدراجه في طلب تقديم العروض): يجب أن يحصل "مستشار المشروع" على أتعابه وفقًا لجدول زمني محدد باستخدام مزيج من مقدم الأتعاب، الذي يتم صرفه عند الانتهاء من كل مخرج متفق عليه، وأتعاب النجاح - التي يتم دفعها عادة عند الوصول إلى الإغلاق المالي. يمكن أن يتجاوز العمل الذي يؤديه مستشار المشروع النطاق المتفق عليه بدرجة كبيرة في المشاريع الكبيرة والمعقدة، وإذا كان الأمر كذلك، فينبغي الاتفاق على طريقة السداد لتعويض المستشار عن هذا العمل الإضافي، مثل استخدام الأسعار اليومية المنصوص عليها. يجب أن يحتوي نطاق العمل المتفق عليه مع "مستشار المشروع" على "مخرجات" في نهاية كل مرحلة.

ترتيبات السداد (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): يوجد خياران لصرف المدفوعات:

يتم دفع المصاريف مثل السفر على أنها سداد للتكاليف، بشرط تقديم الفواتير الداعمة لذلك، في حدود ما ينص عليه مستشار المشروع في عرضه.

يمكن مطالبة "مستشار المشروع" بتقديم سعر شامل لموازنته الداخلية للمصروفات، وتقوم الجهة الحكومية بصرف الدفعة كسلسلة من مدفوعات الأتعاب المقدمة.

وبشكل عام، يوصى بالخيار الثاني، وهو الخيار الذي تتبعه معظم دول المنطقة. ينطوي الخيار الأول على أعباء إدارية مفرطة، نظرًا لضرورة الموافقة على المصاريف الفردية، بينما يحل الخيار الثاني هذه المتاعب من خلال تحديد مبلغ إجمالي يشمل المصاريف المدرجة في الموازنة ويخفف من مخاطر مبالغة الشركات للمصروفات في الموازنة.

الترتيبات الإدارية للجهة الحكومية: سيحدد ذلك بروتوكولات رفع التقارير والإدارة التي سيتعين على مستشار المشروع اتباعها.

تضارب المصالح (يجب إدراجه في طلب تقديم العروض): ينبغي السعي نحو الإفصاح الكامل عن أي مصلحة محققة قد يحصل عليها مقدمو العرض في المشروع، ويجب إبلاغ مستشاري المشروع بأنه في حالة فوزهم، سيتم استبعادهم من تقديم الاستشارة لأحد مقدمي العروض في عملية التعاقد.

قواعد تقديم العروض (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): يجب توضيح القواعد المتعلقة بتقديم العروض من قبل مستشار المشروع. سيُطلب عادة من مستشار المشروع تقديم عرض يجمع بين الرد الفني الذي يستجيب لنطاق عمل طلب تقديم العروض، والرد المالي الذي يتألف من السعر المحدد للخدمات.

متطلبات تقديم العروض (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): يجب تحديد القواعد المتعلقة بتقديم العروض بشكل واضح، بما في ذلك الوثائق الداعمة المطلوبة والصيغة المطلوب تقديمها بها والعنوان الذي يجب إرسالها إليه، وذلك من بين تفاصيل أخرى. والأهم من ذلك، يجب أن يتم التقديم في مظروفين منفصلين - مظروف للرد الفني والآخر للرد المالي، بحيث لا يكون السعر معروفًا عند تقييم العرض الفني.

عملية تقديم العروض (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): يجب تفصيل العمليات المتعلقة بتقديم العروض والجلسة التعريفية.

أوزان ومعايير تقييم العروض (يجب إدراجها في طلب تقديم العروض): يجب تحديد معايير خاصة بتقييم ردود "مستشار المشروع" بشكل واضح، مع تخصيص أوزان للردود الفنية والمالية، بالإضافة إلى المكونات الأخرى في ذلك سابقة الأعمال، وخبرة أعضاء الفريق، والخبرة ذات الصلة بجمع التمويل، وما إلى ذلك.

الخلفية والوثائق الداعمة: عند الاقتضاء، يتم توفير أي وثائق داعمة غير سرية، قبل بدء العمل أو البحث، والمعارف الأساسية لجميع مقدمي العرض المعنيين، ويفضل أن يكون ذلك من خلال غرفة بيانات. ويمكن أن يشمل ذلك أي دراسات جدوى داخلية سابقة، وأي تقييم للاحتياجات، وأي وثائق ذات صلة متعلقة بالسياسات أو اللوائح التنظيمية والتي قد يساعد المشروع في تحقيقها، وأي أهداف خاصة بالمشروع حددتها الجهة الحكومية مسبقًا. ويحظى ذلك بأهمية من أجل تقييم الأسعار، حيث يتم تسعير مراجعة وتحديث العمل الذي تم إعداده مسبقًا بشكل مختلف تماما عن إعداد دراسات جدوى جديدة كليا.

مسودة الاتفاقية (يجب إدراجها كجزء من طلب تقديم العروض) - يحق لمقدمي العروض الاطلاع على الأحكام التعاقدية للاتفاقية التي سيبرمونها إذا تم ترسية المشروع عليهم، وتحقيقًا لهذه الغاية، يجب إرفاق مسودة نموذجية للاتفاقية النهائية بالاختصاصات لتمكين مقدمي العروض من تقديم تعليقاتهم وملاحظاتهم عليها، إن أمكن ذلك.

1.2.2 الإعلان

يجب إعداد إعلان لنشره في الصحف والمجالات العربية والإنجليزية الشائعة وعلى المواقع الإلكترونية للجهة الحكومية المعنية. ويجب أن يعرض الإعلان تفاصيل موجزة عن المشروع، ويوفر جهة اتصال في الجهة الحكومية، ويقدم تفاصيل عن أي جلسات تعريفية، والتي تُعقد عادة في مرحلة ما في منتصف الفترة التحضيرية المخصصة. يجب توفير وقت كاف لمقدمي العروض حتى يتمكن مستشار المشروع من تشكيل أفضل ائتلاف ممكن، وإعداد رد تفصيلي يراعي طلب تقديم العروض، ويحدد تكلفة المشروع بدقة. بمجرد نشر الإعلان، يجب السماح لمقدمي العروض بإرسال الاستفسارات إلى جهة الاتصال المحددة في الجهة الحكومية، ويجب التأكد من مشاركة جميع الردود على الاستفسارات على نطاق واسع، لا سيما إذا كانت توفر وضوحًا بشأن مسألة ما في طلب تقديم العروض من شأنه أن يعود بالنفع على جميع مقدمي العروض.

1.2.3 الجلسة التعريفية

يستحسن أن تعقد الجهة الحكومية جلسة تعريفية لمقدمي العروض عادة في وقت ما في منتصف الفترة التحضيرية المخصصة، بحيث تركز الجلسة على تلخيص الاختصاصات والإجابة عن استفسارات مقدمي العروض. ينبغي الحث على الحضور على الرغم من عدم إلزاميته. ومع ذلك، يجب التأكد من أن الحضور لا يعطي أفضلية أو ميزة لمقدمي العروض، وأنه يتم أيضا مشاركة أي معلومات يتم يتبادلها في هذه الجلسة مع جميع مقدمي العروض المحتملين. بالإضافة إلى إتاحة الفرصة للإيضاحات، تساهم الجلسات التعريفية في زيادة معرفة مقدمي العروض بالممثلين الرئيسيين للجهة الحكومية، والذين ينبغي تشجيع حضورهم بشدة - وكذلك السماح لمقدمي العروض بالتعرف على المنافسة.

1.2.4 وضع اللمسات الأخيرة على الاتفاقية وإبرامها

يجب تعيين جهة اتصال داخل الجهة الحكومية لاستلام العروض من مقدمي العروض المعنيين في الموعد المحدد أو قبله. يجب استلام العرضين الفني والمالي، والاحتفاظ بهما بشكل منفصل. في حالة فتح العروض عند تقديمها، يجب التأكد من التقيد الصارم بالإرشادات المنصوص عليها في دفتر الشروط والمواصفات، وإبلاغ مقدمي العروض في أقرب وقت ممكن بإمكانية الاستبعاد المحتملة.

بعد تقييم العروض، يجب على الجهة الحكومية دعوة مقدم العرض المفضل لوضع اللمسات الأخيرة على شروط العقد، والتي ينبغي أن تأخذ في الاعتبار كل من الاختصاصات والملاحظات المقدمة على مسودة العقد كجزء من العرض الفائز. يجب توضيح أن الجهة الحكومية لها الحق في التفاوض على الأسعار مع مقدم العرض المفضل، وفي حالة عدم التوصل إلى توافق في الآراء، يجوز للجهة إجراء مفاوضات مع مقدم العرض التالي الحاصل على أعلى درجات. وفي هذه الحالة، سيتم إبلاغ مقدم العرض الرئيسي مقدمًا وخطيًا عن سبب عدم تأهله للاستمرار في المفاوضات. بعد الانتهاء بنجاح من المفاوضات مع مقدم العرض المفضل، يجب على الأطراف الموافقة على العقد وصياغة شروطه وإبرامه. وكخطوة أخيرة في هذه العملية، يجب إبلاغ مقدمي العروض غير الفائزين بالقرار.

Decision No. (18) of 2025

Regarding the Adoption of Regulations and Procedures for Partnership Projects

and the Financial and Technical Criteria and Requirements for Partner Selection

The Ruler's Representative for Administrative and Financial Affairs:

Having reviewed Law No. (2) of 2022 concerning the Regulation of Partnership between the Public and Private Sectors in the Emirate of Ajman and its amendments.

And Emiri Decree No. (15) of 2012 concerning the Department of Finance in Ajman, and its amendments,

And based on the submission of the Director General of the Department of Finance,

We have decided the following:

Article (1)

Adoption

The regulations and procedures for partnership projects and the financial and technical criteria and requirements for partner selection attached to this Decision are hereby adopted.

Article (2)

Updating

The Department of Finance shall be responsible for reviewing and updating the provisions of this Decision and its attached regulations and procedures as necessary, in coordination with the concerned government entities, to be submitted to us for adoption.

Article (3)

Entry into Force and Circulation

The provisions of this Decision and its attached regulations and procedures shall come into force from the date of its issuance, and the Department of Finance shall circulate it to the concerned entities to adhere to the regulations and procedures contained therein.

Issued on 22/October/2025

Regulations and Procedures for Public-Private Partnership

(Partnership Projects – Partner)

Attachment to Decision No. (18) of 2025

First Edition

October 2025

Table of Contents

Part One

General Framework for Partnership

Chapter One: Preliminary Provisions

The same definitions contained in Law No. (2) of 2022 and its amendment concerning the regulation of partnership between the public and private sectors in the Emirate of Ajman shall apply. Otherwise, the following words and phrases shall have the meanings assigned to each of them, unless the context requires otherwise:

The public-private partnership regulations and procedures aim to:

1. Encourage all concerned government entities in the Government of Ajman to study and evaluate the possibility of implementing projects through partnership with the private sector as one of the available financing and implementation alternatives for all new and planned projects.
2. Clarify the key characteristics and features of public-private partnerships.
3. Outline the types and models of public-private partnership agreements.
4. Define the roles and responsibilities of all entities involved in public-private partnership projects.
5. Detail the steps that each concerned government entity must follow to successfully implement partnership projects.

Chapter Two: Characteristics, Models, and Governance of Partnership Projects

Although the organizational structures of public-private partnerships vary, their key characteristics are shared as follows:

a. Financing

A public-private partnership often involves the private partner's commitment to providing financing for the project, or part of it, in addition to design, construction, and operation responsibilities.

b. Risk Sharing

The partnership is based on the principle of risk sharing between the public and private partners, where risks are borne in proportion to each party's ability and willingness to bear these risks.

c. Long-Term Commitment

Public-private partnership contracts are typically long-term, potentially extending for several decades, depending on the risk and return profile of the specific project.

d. Innovation

These partnerships encourage the private sector to introduce new ideas and modern technology along with best practices to achieve project objectives.

e. Performance-Based Approach

Public-private partnership contracts are built on a performance basis, where payments are linked to the achievement of predetermined performance targets.

f. Beneficiary Focus

The interests of the beneficiary are given top priority in public-private partnerships, with the goal of delivering high-quality services or infrastructure to the public.

Types and Models of Public-Private Partnership Agreements

Public-private partnership agreements are divided into multiple types and models based on the nature of the project. The appropriate partnership model can be determined by answering the following three questions:

1. What is the nature of the project?

Greenfield Projects: These include infrastructure development projects on previously undeveloped land, or the construction of new infrastructure such as highways, airports, hospitals, and schools. These greenfield projects require significant capital investment.

Brownfield Projects: These include projects to redevelop existing infrastructure or add new infrastructure, involving the development or renovation of existing highways, airports, hospitals, and schools, or adding new buildings or facilities to an existing site. Such projects also require capital investment to utilize existing infrastructure.

The project may also be a service currently provided by the government but requires improvements in quality and efficiency.

2. What are the tasks and responsibilities of the private sector partner?

There are nine key characteristics central to determining the most suitable model for a public-private partnership. These characteristics are usually identified during the feasibility study and are incorporated into the contract model. The following characteristics are mostly the tasks and responsibilities of the private partner:

Design (D): This includes creating a detailed project plan, defining the project scope, and setting key project milestones.

Build (B): When the project involves new infrastructure assets, the private partner is usually required to construct the assets and install all equipment.

Rehabilitate (R): When the public-private partnership involves an existing asset, the private partner may be responsible for rehabilitating or expanding the asset.

Finance (F): When the public-private partnership involves building or rehabilitating an asset, the private partner is usually also required to finance the capital and operational investments, partially or fully.

Maintain (M): This involves maintaining the infrastructure assets to a specified standard throughout the contract term.

Own (O): Where the private partner owns the asset for the duration of the contract.

Transfer (T): This refers to the transfer of the asset or the operation and maintenance of a project to the government sector after the contract term ends.

Lease (L): In some cases, the private partner leases assets from the government entity for the duration of the contract.

Operate (Op): The operational responsibilities assigned to the private partner within a public-private partnership can vary significantly depending on the nature of the underlying assets and the associated service. For example, the private partner may be responsible for:

• Operating assets and providing integrated services to government entities, such as water desalination plants.
• Operating assets and providing direct services to users, such as a water distribution system.
• Providing support services, while the government entity retains responsibility for delivering the public service to users, such as cleaning services in school buildings.

3. What is the payment mechanism for the private partner?

Payment by Users: The private partner provides the service to users and generates revenue by charging service fees to users according to the partnership contract, noting that the government is the one who sets and imposes the fee.

Payment by Government: The government may be the sole source of revenue for the private partner, with payments depending on meeting the performance standards specified in the contract for the asset or service.

Hybrid Payments: In some cases, specifically when the revenue collected from users is insufficient to cover the costs and expected profits of the private partner, a combination of the two previous payment methods is used.

Public-private partnership projects take various forms in terms of construction, operation, and financial and legal structure, which means these projects can be designed to provide the most suitable framework to meet the desired outcomes of each project. Below is a presentation of the most prominent public-private partnership models.

Table: Shows public-private partnership models based on the characteristics above.

Note: The symbol "X" indicates the role of the private partner within the specified model.

Excluded Contracts

The regulations and procedures outlined in this document do not apply to the following contracts and projects:

1. Outsourcing Contracts: These include legal agreements between government entities and external service providers (the contractor), where the contractor agrees to perform specific tasks or provide certain services for the government. These tasks or services are originally the responsibility of the government but are delegated to external sources to save money, improve efficiency, or focus on core competencies. Outsourcing contracts cover a wide range of services, including manufacturing, information technology, customer service, and research and development. They can be long-term or short-term agreements and often include specific terms and conditions for performance, payment, and dispute resolution, but there is no risk sharing for these types of contracts.
2. Projects with a Total Value Below the Specified Threshold: Projects with a total value of less than AED 40 million are excluded, as explained in the fifth criterion of the project evaluation criteria in Chapter One of Part Two.
3. Procurement Contracts Related to National Security: This category includes contracts related to defense equipment and technology, cybersecurity solutions, intelligence and surveillance systems, critical infrastructure, emergency services and supplies, and research and development.
4. Government Projects Excluded by a Decision of the Chairman of the Executive Council based on the Recommendation of the Ruler's Representative: This exemption includes any projects or categories of projects explicitly excluded by a decision of the Chairman of the Executive Council.
5. Privatization: This refers to the full private sector ownership of assets and services, as privatization involves the complete transfer of risk to the private sector.

• Governance Structure
  The governance structure described below includes local projects only, in line with Law No. (2) of 2022, which regulates the partnership between the public and private sectors in the Emirate. The Emirate follows a centralized governance model in managing its local projects.
• Institutional Roles and Responsibilities
  Many roles and responsibilities are distributed among various authorities and entities throughout the duration of each public-private partnership project. The following table clarifies these roles.

a. Chairman of the Executive Council

This authority is entrusted with the following:

1. Identifying independent entities to which the Law applies.
2. Excluding certain government projects from the provisions of the Public-Private Partnership Regulation Law and this Decision.
3. Approving the arbitration clause in partnership contracts.
4. Approving the nomination of government representatives to the board of directors of the project company if the government contributes to it.
5. Authorizing the project company to collect fees and allowances related to the joint project and determining these fees and their sharing mechanisms among all concerned parties.

b. The Ruler's Representative

The Ruler's Representative is responsible for the following tasks:

1. Submitting recommendations to the Ruler regarding the issuance of legislation aimed at activating partnerships with the private sector and encouraging investment.
2. Submitting recommendations to the Chairman of the Executive Council to exclude some projects from the provisions of the Partnership Law.
3. Approving or rejecting public-private partnership plans submitted by the concerned government entities after their review by the Department of Finance.
4. Approving or rejecting the final study of the project after its review by the Department of Finance. This study must include the following: an overview of the project and strategic objectives, the current status of the asset or service, procurement alternatives, including value for money and the pros and cons of each, applicable public-private partnership models and the reasons for choosing one, technical analysis, legal analysis, financial analysis, social, economic, and environmental impact analysis, potential project risks, and the tender plan (before announcing and launching the project).
5. Identifying the concerned government entity or entities for the project to participate in the project's tendering processes and contract signing.
6. Nominating government representatives to the board of directors of the project company if the government contributes to it and submitting it to the Chairman of the Executive Council for approval.
7. Approving any partnership method not explicitly stated in Article (5) of the Ajman Partnership Regulation Law.
8. Approving the award of a partnership project if the total cost borne by the government entity in the partnership contract exceeds AED 50 million.
9. Granting preliminary approvals to contracting government entities to terminate or end the contract for the public interest.
10. Approving one of the submitted bids even if it is a sole bid or its value is higher or lower than the estimated value, to achieve the public interest.
11. Approving partnership contracts with a duration exceeding 30 years based on the recommendation of the Partnership Committee.
12. Deciding on grievances submitted by the private partner against any decision or action taken against it by the concerned government entity under the Law, this Decision, or the partnership contract.

c. Department of Finance

The Department of Finance undertakes the following tasks:

1. Proposing updates to the legislation regulating public-private partnership projects.
2. Reviewing public-private partnership plans submitted by the concerned government entities and submitting its recommendations to the Ruler's Representative.
3. Reviewing the final study of the project and submitting its recommendations to the Ruler's Representative for approval to launch or reject the project.
4. Nominating a member as a representative of the Department of Finance in the Partnership Committee formed by the concerned government entity if the total cost to be borne by the concerned government entity exceeds AED 10 million.
5. Submitting a recommendation to obtain the Ruler's Representative's approval on the request of government entities to grant preferential rights and conditions to certain categories of beneficiaries.
6. Approving the award of a partnership project if the total cost borne by the concerned government entity in the partnership contract is between AED 20 million and AED 50 million.

d. Concerned Government Entities

Government entities entering into partnership projects shall adhere to the following regulations and procedures:

1. Submit a public-private partnership project plan to the Department of Finance, which includes project identification, priorities, and a financial feasibility study for each project. The Department of Finance will then submit its recommendations on the partnership project plan to the Ruler's Representative for his preliminary approval or rejection of these projects.
2. Submit the final study of the project, which includes (financial and technical feasibility study, legal, environmental, social, and economic analysis, risk analysis, and the project launch plan) to the Department of Finance for its review and submission of its recommendations to the Ruler's Representative for approval to launch or reject the project.
3. Formulate the structure of the public-private partnership project, including determining the partnership model, the contributions of the partnership parties to the project, and the distribution of the resulting shares and financial returns.
4. Determine the technical specifications and requirements for the public-private partnership project.
5. Determine the appropriate partnership method for the nature of the project or service according to partnership methods.
6. Propose service fees related to public-private partnership projects.
7. Coordinate with other government entities to ensure the project's outputs are aligned with their plans.
8. Prepare quarterly reports, including a statement on the progress of work during the implementation of the partnership contract, any obstacles hindering its implementation, and propose appropriate solutions to address them, and submit these reports to the Ruler's Representative.
9. Select qualified consulting firms/project advisors to conduct studies related to the project.
10. Approve the award of partnership projects that generate revenue or financial savings.
11. Approve the award of a partnership project if the financial cost borne by it within its budget does not exceed AED 20 million.
12. Direct contracting with the private partner if the project is innovative by the private partner, subject to obtaining the approval of the Ruler's Representative.
13. Form the Partnership Committee to carry out the tasks stipulated in the Partnership Law.
14. Supervise the proper implementation of the project company's obligations stipulated in the partnership contract, and take the necessary and immediate measures to address any breach or default in the implementation of these obligations in a manner that ensures the project continues to achieve its desired objectives.
15. Work to overcome obstacles that prevent public-private partnership projects from achieving their desired objectives, in coordination with the competent authorities.
16. Fulfill its obligations under the partnership project agreement and utilize the rights contained therein.
17. Notify the Financial Audit Authority of any financial violations that may be committed by the partner or the project company.

e. Partnership Committee

The Partnership Committee undertakes the following tasks:

1. Ensure the principles of transparency, fair competition, and equal opportunities in accordance with the provisions of the Partnership Law and this Decision.
2. Prepare preliminary budgets for partnership projects.
3. Prepare feasibility studies, including technical, legal, and financial studies.
4. Prepare tender documents and requests for proposals.
5. Evaluate and open bids according to the evaluation procedures and criteria specified in the tender documents and this Decision.
6. Coordinate and manage the bidding process for public-private partnership projects and recommend the selection of the private partner.

f. Private Sector

Private sector partners are responsible for the following:

1. Submitting expressions of interest, qualifications, documents, and proposals.
2. Implementing projects in accordance with the terms of the public-private partnership contract.
3. Proposing potential public-private partnership projects as unsolicited proposals.
4. Raising financing for projects in accordance with the terms of the public-private partnership contract.

g. Financial Audit Authority

During the exercise of its duties in auditing government entities subject to its oversight, the Financial Audit Authority will audit partnership projects by reviewing all stages of these projects from the beginning of their feasibility studies until their completion and operation, as well as evaluating the current status of these projects and assessing the extent to which the defined success criteria for these projects have been adhered to.

h. Department of Legal Affairs

The Department of Legal Affairs conducts a prior legal review of the draft partnership agreement or contract before it is signed by the parties to the agreement or contract, within a period not exceeding (30) days from the date of its referral. The Department of Legal Affairs must coordinate with the Department of Finance to review the financial terms and clauses in the draft agreement or contract that may affect the financial interest of the government entity.

Chapter Three: Obligation of Concerned Government Entities to Prepare a Partnership Project Plan

Taking into account the deadlines set in the financial circulars related to the preparation of the financial plan and annual budget, the concerned government entity must formulate a plan to leverage public-private partnership opportunities and submit it to the Department of Finance for study, which will then submit it to the Ruler's Representative for his preliminary approval or rejection of these projects.

In the absence of a plan approved by the Ruler's Representative, if the concerned government entity finds a promising opportunity, it must submit a request for an exception to the Department of Finance for study, which will then submit it to the Ruler's Representative for a decision.

Part Two

Management and Implementation of Partnership Projects

Each concerned government entity must follow the steps below to successfully manage and implement partnership projects:

Chapter One: Project Identification

The concerned government entity must identify public-private partnership opportunities by reviewing all public services and assets it manages, and then evaluating all current and future opportunities based on the five criteria mentioned below to determine what can be implemented through a public-private partnership, as follows:

a. Identifying Public-Private Partnership Projects

Steps to be Followed

1. The concerned government entity must prepare a list of all public facilities and assets it manages, the public services it provides, the activities it undertakes, and its identified and future capital projects to determine the possibility of assigning them to the private sector through a partnership project.
2. Potential private sector partners may propose public-private partnership projects to the concerned government entity, as private sector partners are allowed to submit an unsolicited proposal for a public-private partnership project.
3. The concerned government entity evaluates all potential projects to determine their suitability and the feasibility of assigning the project to the private sector through a public-private partnership, based on the project evaluation criteria outlined below.
4. After selecting the projects that meet all five project evaluation criteria by the concerned government entity, the project can then proceed to the screening stage.

Explanation of the Fifth Criterion

To avoid wasting time by analyzing and structuring public-private partnership projects, which take longer compared to traditional methods and may not be economically viable, the concerned government entity must assess whether the total value of the project meets the following criterion:

Total Capital Expenditure + Total Operating Expenditure > = AED 40 million

Note: Projects with a value below this threshold may be considered as public-private partnerships provided they can demonstrate the potential to deliver added value and achieve tangible financial savings.

b. Unsolicited Proposals

What is an Unsolicited Proposal?

An unsolicited proposal is a feasibility study for a potential public-private partnership project, initiated by a potential private sector partner, and submitted directly to a government entity for consideration. It must be a new, innovative, and comprehensive project that directly addresses an urgent need requiring immediate attention in the Emirate of Ajman.

In this case, the concerned government entity must initiate coordination with the Department of Finance and not take any action before arranging the matter with the Department of Finance, especially regarding the plan and budget.

Who can propose or receive an Unsolicited Proposal?

The following conditions must be met before any potential private sector partner is allowed to submit an unsolicited proposal to a government entity:

• The decision to submit the proposal should not be based on a request, participation, supervision, or direction from a government entity.
• The proponent must not be a government entity, a government employee, or a consultant appointed to provide advisory services related to infrastructure projects or public services.

Steps for Submitting an Unsolicited Proposal:

• The private sector proponent must prepare a project proposal including a preliminary feasibility analysis and submit it to the concerned government entity, along with the proponent's data, experience, and qualifications.
• The concerned government entity evaluates the proposal and, based on this evaluation, decides whether to approve the proposal for review or reject it.
• If the proposal is approved, it undergoes a second review by the concerned government entity to ensure its alignment with strategic objectives and its potential to add value. After this review, the proposal is either approved or rejected.
• If the concerned entity approves the project in the second review, the private sector is requested to prepare a comprehensive feasibility study. The unsolicited proponent must prepare a comprehensive feasibility study, similar to regular partnership projects.

• The comprehensive feasibility study must include a detailed project description, outlining the need the project addresses, referring to specific objectives at the Emirate or government entity level to which the proposal is submitted, demonstrating why the private sector solutions are innovative and worth considering, including a high-level cost estimate, and a brief version of the needs assessment—stating the general project criteria, identifying key stakeholders, and detailing the project scope. The comprehensive feasibility study should be similar to the feasibility analysis prepared by the government entity with the help of a project advisor in traditional partnership projects. In short, this study should include project-specific objectives, identification of key stakeholders, project scope definition, output specifications, as well as technical, legal, and environmental due diligence analysis.
• The concerned government entity evaluates the entire feasibility study based on the evaluation criteria specified in this document, and the Partnership Committee may be asked to make some adjustments based on the evaluation.
• The Department of Finance reviews the feasibility study and provides its opinion.
• The Department of Finance submits its recommendations to the Ruler's Representative to decide on approving or rejecting the project.
• If the project is rejected at any stage, the concerned government entity must formally inform the potential private sector partner of the rejection decision.
• If the project is approved, the government entity must decide on the proponent's status. It is recommended to reward the proponent for their efforts in one of two ways, as described below:
  • Either direct contracting with the proponent, after the concerned government entity obtains the approval of the Ruler's Representative based on the recommendation of the Department of Finance, in accordance with the provision of Article (11/c) of the Law, with the Partnership Committee authorized to conduct negotiations with them.
  • Or the project is tendered publicly, following the same usual tendering process for bid evaluation and partner selection, with a slight modification where the project proponent automatically qualifies for the Request for Proposals stage, with one of the following advantages at the discretion of the concerned government entity:
    • Matching the Best Offer: The original proponent is given the opportunity to submit an offer equivalent to any better offer submitted during the tendering stage by another party, ensuring the original proponent who conducted the preliminary studies has a fair chance to implement the project, provided they submit an offer that matches or exceeds the terms of the other offer.
    • Reimbursement of Feasibility Study Costs: The unsolicited proponent may receive an advantage as a reward for their efforts in proposing the project, such as partial or full reimbursement of the feasibility study costs. This advantage acknowledges their original contribution to proposing the project idea.
• To ensure fairness and transparency, the concerned government entity must inform bidders that the proposed project originated from an unsolicited proposal.
• To protect sensitive data, intellectual property rights, trade secrets, and the rights contained in the unsolicited proposal for a public-private partnership project, the government entity should follow these two necessary procedures:
  • Signing Non-Disclosure Agreements (NDAs):
    The concerned government entity must require all internal and external stakeholders involved in the review and negotiation process to sign NDAs before sharing any proposed details. These agreements should be legally reviewed to ensure their enforceability and should clearly define the disclosed information, what constitutes confidential information, the duration of the confidentiality obligation, and the consequences of a breach.
  • If the proposal contains ideas that could be classified as a patent or proprietary technology, the private partner has the right to request the signing of intellectual property rights agreements. The government entity must cooperate with legal experts to draft agreements that accurately define the ownership of ideas or technology and the terms of their use and licensing. These agreements must include clauses that clarify how intellectual property rights will be handled during the proposal evaluation process and thereafter, whether the project is awarded or rejected.

Chapter Two: Project Screening

At this stage, the concerned government entity does the following:

a. Prioritizing Public-Private Partnership Projects

Steps to be Followed

1. The concerned government entity must use general evaluation factors to analyze each potential project. These factors are divided into two main categories: Project Impact and Ease of Implementation. These factors may be quantitative or qualitative.
2. The concerned government entity may include up to five additional evaluation factors or sub-factors that address specific aspects of different projects.
3. After identifying the evaluation factors for a potential project, the concerned government entity assigns each a relative weight reflecting its importance to the project.
4. After determining the weights and assigning them to the evaluation factors, the concerned government entity selects the projects.

General Evaluation Factors

Project Impact

1. Project Value
2. Financial Impact
3. Social Impact
4. Alignment with the Concerned Government Entity's Objectives
5. Enhancement of Efficiency and Quality

Ease of Implementation

1. Capabilities and Qualifications of the Human Resources in the Concerned Government Entity
2. International Success
3. Readiness of the Regulatory Environment
4. Market Capacity
5. Data Availability

Table: Examples of Factors in the Project Prioritization Process

Table: Final Evaluation for the Prioritization Stage

b. Options Analysis

Steps to be Followed

1. The concerned government entity submits the public-private partnership project plan to the Department of Finance, which includes project identification, priorities, and a financial feasibility study for each project.
2. The Department of Finance evaluates the public-private partnership project plan with its aforementioned components.
3. The Department of Finance submits its recommendations regarding the public-private partnership project plan to the Ruler's Representative to obtain his preliminary approval or rejection of these projects.
4. If the plan or a specific project within it is approved, the project preparation stage begins. The concerned government entity forms the Partnership Committee, identifies and consults with stakeholders, and contracts with project advisors.

c. Project Preparation

After the Ruler's Representative approves the project, the concerned government entity forms the Partnership Committee, identifies and consults with stakeholders, and contracts with project advisors.

• Forming the Partnership Committee
  Each concerned government entity forms a Partnership Committee for each approved project. This committee is tasked with helping to facilitate the implementation of all matters related to the project, from preparing feasibility studies for the identified projects to the tendering stage and the selection of private sector partners.

  Each Partnership Committee consists of:

  • A chairman, members, and a rapporteur nominated by the concerned government entity.
  • A representative from the Department of Finance, appointed by its director, if the total cost to be borne by the government entity in the partnership contract exceeds AED 10,000,000.
  • The concerned government entity monitors the work of the Partnership Committee and provides the necessary support. The Partnership Committee must include individuals specialized in the following areas:
    • Technical matters related to the sector or the public-private partnership project.
    • Commercial and financial affairs.
    • Project management.
    • Legal and regulatory affairs.
    • Engineering, IT, and construction affairs (for infrastructure projects only).
• Consultation with Stakeholders
  Collaboration between stakeholders and actors in a public-private partnership project plays a crucial role in the project's success. Therefore, the concerned government entity is required to identify key stakeholders in the early stages to ensure effective communication. This is essential to help them understand the project, provide the required community, commercial, and political support, attract potential investors, and reduce project-related risks. It also helps in recording their needs, concerns, and interests.

  Stakeholders are divided into two categories:

  Internal Stakeholders: This category includes officials and employees within the public sector who deal with the project directly or indirectly.

  External Stakeholders: This category includes banks, investment funds, government financiers, multilateral funding donors, public service users, the media, other government bodies, regulatory authorities, legislators, and non-governmental organizations.

  Poor or no communication can lead to the spread of rumors and misconceptions that can hinder the successful completion of the project. Hence the importance of developing an effective communication plan based on:

  • Identifying all target audiences for communication.
  • Clarifying the key concepts to be communicated based on the project's core elements, such as its outputs, the needs it will meet, and the target groups.
  • Nominating appropriate media channels for communicating with the concerned parties.
  • Defining the key characteristics of communication materials, preferably tailored for each target audience.
• Appointing Project Advisors
  If the concerned government entity does not have sufficient internal resources and expertise to conduct a comprehensive evaluation, it can appoint external advisors. Advisors can assist in conducting feasibility studies, structuring the project, managing tender documents, the bidding process, project award, and preparing the partnership agreement.

  The need for advisors is generally prominent in the following four areas:

  • Technical aspect: to conduct technical feasibility studies.
  • Financial aspect: to conduct financial feasibility studies.
  • Legal aspect: to conduct legal studies and analysis and to draft and review the necessary contracts, agreements, and documents.
  • Environment and society: to assess the project's impact on the environment and the quality of life of the community.

2. A summary of the expected market for the Public-Private Partnership (PPP) project, specifying whether the target market is local or international, and outlining the advertising and marketing program and any other steps to be implemented according to the approved bidding plan to attract investors and engage stakeholders.

Bid Preparation

1. Necessary preparations for bidding, including determining the number of employees and their roles, and any external advisory services.
2. The steps and timeline of the bidding process, including the number of clarification requests, and the schedule of activities and responsibilities at each stage.
3. Detailed procedures and mechanisms for bidding, the bidding method, its rationale, and its budget.
4. Provisions for communication with the private sector, qualified investors, or bidders to enable them to submit their bids.

Other Sections

1. Details of the approved evaluation procedures and criteria.
2. Risks of bidding and proposed measures to address them.
3. The approved method for submitting feedback and amendments to the bid documents, and the suggestions allowed for bidders regarding the possibility of submitting alternative technical proposals that would improve the PPP project.
4. The expected budget for the bidding procedures.
5. Draft bid documents (including notices, special and general provisions for the bidding process, a draft partnership project contract, and any other documents attached to the bid documents).
6. A statement indicating whether the bidding plan and documents contain any changes to the data and information provided in the business study documents or the project approval decision, with an explanation of the procedures and measures taken regarding those changes.

J. Final Analysis and Obtaining Approval to Launch the Project

Steps to be followed:

1. The Project Committee gathers all the detailed analyses mentioned in this chapter into a single document and shares it with the relevant government entity.
2. The relevant government entity reviews the study and has the right to request any clarifications or amendments if necessary, then submits it to the Department of Finance.
3. The Department of Finance reviews the study and shares its comments and proposals with the relevant government entity, if any.
4. The Department of Finance submits the study to the Governor's Representative to make the final decision on whether to approve or reject the project launch.

The study must include the following:

• Project overview and strategic objectives
• Current status of the asset or service
• Procurement alternatives, including value for money and the pros and cons of each
• Applicable Public-Private Partnership (PPP) models and the reasons for choosing one
• Technical analysis
• Legal analysis
• Financial analysis
• Social, economic, and environmental impact analysis
• Potential project risks
• Bidding plan

Chapter Four: Bidding and Partner Selection

The processes outlined below describe the standard and comprehensive bidding procedure to be followed for all PPP tenders in accordance with the requirements of the Partnership Law. However, an exceptional method may be adopted, which is:

Direct Appointment

The direct appointment method may be used, where the relevant government entity negotiates directly with one or more potential partners. This method is used only in the case stipulated in paragraph (c) of Article (11) of the Law. In this case, the relevant government entity begins direct negotiations with the potential private partner after the approval of the Governor's Representative based on the recommendation of the Department of Finance. The directive issued by the Chairman of the Executive Council or the Governor's Representative for direct contracting on any partnership project shall be treated as the case stipulated in paragraph (c) of Article (11) of the Law.

Standard and Comprehensive Bidding Procedure

The processes outlined below explain the standard and comprehensive bidding procedure to be followed for all PPP tenders in accordance with the requirements of the Partnership Law.

A. Invitation to Bid and Expression of Interest

Overview

The invitation to bid for a PPP project is a marketing document issued by the relevant government entity to invite potential private sector partners to express their interest in a specific partnership project with the government entity. This invitation opens the door for competition, motivates potential partners to participate, and provides an opportunity to discuss the project with potential bidders, gather their initial opinions, and understand their concerns about participating in the procurement process before they submit their bids.

Steps to be followed:

The Project Committee prepares the Invitation to Bid document, which includes the following:

1. A summary of the project and the expected timeline.
2. A summary of the objectives, scope of work, and desired outcomes.
3. Instructions on the nature of the work, bid submission requirements, participation fees (if any), submission mechanism, and submission deadline.
4. Information on the accepted formats for submitting expressions of interest.

Criteria for competitive, transparent, and efficient procedures in selecting the private partner, through:

1. Subjecting the partner selection process to the principles of publicity, transparency, free competition, equal opportunity, and fairness, and announcing the tender, ensuring that the partner meets the approved financial and technical criteria, controls, and requirements, and has the capacity and competence in the field of the proposed project.
2. The necessity of clearly announcing the project and its details in various media outlets well in advance of receiving bids, in addition to publishing the legally stipulated controls and criteria for evaluating bids.
3. The possibility for the government entity to hold preliminary meetings and encounters with qualified partners to discuss all matters related to the partnership project, with the government entity committing to the principle of confidentiality and not disclosing the partner's private secrets.
4. Requiring that the invitation to bid announcement includes all details related to the project, including partnership requirements from financial, technical, and administrative aspects, the approved partnership model, as well as the conditions for submitting bids and the required financial guarantees.
5. The necessity of including in the terms and specifications booklet prepared by the government entity complete information related to the project, technical conditions, final product specifications, and specific timelines, in addition to giving partners sufficient time to study the project and submit bids according to the project's complexity.
6. The necessity of having a specific mechanism for studying the submitted bids based on a technical and financial feasibility study, and that the government entity's decision to cancel the bid is justified, as well as defining the cases in which the bid is canceled and establishing the principle of the possibility of accepting a single bid for the public interest.
7. Adopting a mechanism for evaluating bids by the Partnership Committee in a way that ensures fairness of evaluation and according to the principles and procedures specified in the project's terms and specifications booklet, while granting full freedom to bidders and their legal representatives to attend the bid opening session.

B. Prequalification

Interested parties are given a period of two weeks to submit a Statement of Qualifications starting from the date of delivery of the Request for Qualification.

Overview

The prequalification phase begins with the relevant government entity issuing a Request for Qualification (RFQ) to interested private sector partners, who in turn submit a Statement of Qualifications (SOQ). This phase is essential in the PPP process for the following reasons:

• Reason One: To ensure that private sector partners have the necessary technical and financial qualifications to execute the project efficiently and meet their contractual obligations. This includes:

Financial and Technical Conditions Required for the Private Sector Partner

When implementing government projects in partnership with the private sector (PPP - Public-Private Partnership), specific financial and technical conditions are set for the private partner to ensure their ability to execute the project efficiently and according to government standards. Below is a detail of the most important of these conditions:

First: Financial Conditions

1. Financial Solvency:
   • The private sector partner must have sufficient financial capacity to fund their share of the project.
   • Submission of audited financial statements for the last three years (income statements, balance sheets, cash flow statements).
   • An appropriate level of liquidity and debt-to-equity ratio (gearing ratio).
2. Financing:
   • Ability to secure financing from reliable sources (such as banks or institutional investors).
   • Submission of a clear financing plan (financing structure, sources of funds, terms).

Second: Technical Conditions

1. Previous Experience:
   • A proven track record in implementing similar projects in terms of size and complexity, both domestically and internationally.
   • Providing evidence of previous implementation of government projects or projects under a partnership system.
2. Technical Capabilities:
   • Possession of or contracting with qualified technical and administrative competencies.
   • Availability of the necessary equipment and infrastructure.
   • Efficiency in managing design, construction, operation, and maintenance, depending on the nature of the contract.
3. Work and Implementation Plan:
   • Submission of a detailed implementation plan that includes the timeline, project phases, and methods for risk and quality management.
   • Submission of a detailed technical plan showing the means of implementation, technical guarantees, and quality standards.
4. Compliance with Standards:
   • Adherence to technical specifications, and environmental, health, and safety standards.
5. Operational Capability for projects involving operation and maintenance:
   • Existence of an effective operational model.
   • Proven experience in the operation and maintenance of public or private facilities.

Additional Notes:

• The specific details vary by sector (e.g., transport, energy, health, education) and the nature of the project.
• These conditions are often regulated through the terms of reference or Request for Proposals (RFP) issued by the government entity.
• It may also be required to form a consortium or a Special Purpose Vehicle (SPV) for the project.

• Reason Two: To save time and avoid prolonging the final bidding stage by eliminating unqualified parties early in the bidding process.
• Reason Three: To qualify a limited number of participants with high technical expertise after excluding unqualified parties, which also contributes to reducing the costs and effort required in the evaluation stage.

Steps to be followed:

1. The Partnership Committee prepares the Request for Qualification (RFQ).
2. The relevant government entity reviews the RFQ and shares it with potential private sector partners who have expressed interest.
3. Potential private sector partners submit a Statement of Qualifications (SOQ), responding in detail to the points mentioned in the RFQ.
4. The Partnership Committee studies and evaluates the SOQs according to the specified criteria.
5. The Partnership Committee submits its recommendation to the relevant government entity, including the best candidates for approval.
6. The Partnership Committee communicates with the bidders to inform them of the qualification result.

Related Documents

1. Request for Qualification (RFQ):

   Government Entity

   ⇆

   Bidder

   A bid document issued to potential bidders, requesting detailed information about their qualifications, competencies, and the reasons for their interest in a particular project.

   Discussions between potential private sector partners and the relevant government entity can be held throughout the process at the request of either party. The contact number of a member of the Partnership Committee in the relevant government entity should be included in the Request for Quotation to enable this line of communication to function effectively.

2. Statement of Qualifications (SOQ):

   Bidder

   ⇆

   Government Entity

   A written statement sent to the government entity in response to the Request for Qualification.

C. Request for Proposals (RFP)

Interested parties are given a period ranging from one to six months to submit their proposals after the issuance of the Request for Proposals (RFP). The duration is determined by the relevant government entity in the bidding plan, taking into account the complexity of the project.

Overview

The Request for Proposals is sent to qualified bidders to gather information that enables the relevant government entity to evaluate the proposals and identify the most suitable bidder to execute the project.

Discussions between potential private sector partners and the relevant government entity can take place throughout the process at the request of either party. Contact information for a member of the Partnership Committee from the relevant government entity is included in the RFP to facilitate this communication.

If the Partnership Committee is unable to agree with the best bidder based on the proposal evaluation results on the project terms and the project agreement, the Partnership Committee may cease negotiations with the best bidder and proceed to negotiate with the next-ranked bidders according to the proposal evaluation results.

Proposals for partnership projects are submitted by a single private sector partner or by a consortium of several private sector partners. If a proposal is submitted by a consortium, it should be submitted in the name of the entire consortium, and its members are prohibited from submitting individual proposals or proposals as part of another consortium, or submitting a proposal from a company in which a consortium member holds a majority stake or controls its management, unless the bidding terms state otherwise or with the approval of the Governor's Representative.

The relevant government entity reserves the right to cancel or amend the bidding procedures or the project at any stage before the contract is awarded, provided that a clear explanation of the reasons is given to all applicants.

Bidders are not entitled to claim compensation in the event of cancellation or modification of the bid or project.

To ensure transparency and fair competition, the evaluation criteria must be clearly stated in the RFP, and these criteria must be objective, measurable, and directly related to the project requirements.

The relevant government entity has the right, at its discretion and after completing negotiations with the bidders, to request the submission of a Best and Final Offer (BAFO), which shall be in accordance with the following procedures:

1. Official Request for the Best and Final Offer: The Partnership Committee should send a formal invitation to the selected candidates to submit their best and final offer, clearly stating the deadline for this submission and explaining any changes or additional information required from previous bids.
2. Defining the criteria for the Best and Final Offer: The Partnership Committee must clearly define the evaluation criteria for the BAFO, ensuring they are consistent with the requirements specified in the initial bid.
3. Adherence to basic terms: The request for the BAFO should not change the essential terms of the original bid, maintaining consistency in the terms and fairness in the submission process.
4. Last chance to amend bids: The Partnership Committee must clarify that the request for the BAFO represents the last opportunity for bidders to amend their proposals and that there will be no negotiations after this stage.
5. Maintaining strict confidentiality: The Partnership Committee must ensure the complete confidentiality of the final best offers to prevent the disclosure of any offer's content to competitors, thus ensuring fair competition.

Steps to be followed:

1. The Partnership Committee prepares a Request for Proposals (RFP) form.
2. The relevant government entity reviews the RFP and shares it with potential private sector partners.
3. Potential private sector partners prepare their technical and financial proposals based on the conditions outlined in the RFP and submit them to the relevant government entity.
4. The Partnership Committee reviews and evaluates the proposals according to the RFP terms and submits its recommendation for the best bidder to the relevant government entity.
5. The relevant government entity prepares a summary of the best proposals with the selected bidder.
6. The award is made in accordance with Article (20) of the Partnership Regulation Law.

Related Documents

1. Request for Proposals (RFP):

   Government Entity

   ⇆

   Bidders

   A bid document issued by the relevant government entity to invite bidders to submit their proposals for a PPP project, aiming to enable the relevant government entity to gather detailed information about qualified applicants to help select the most technically and financially suitable proposal for the project.

2. Proposal:

   Bidders

   ⇆

   Government Entity

   A document submitted by bidders to the relevant government entity in response to a Request for Proposals for a PPP project.

Responsibilities of the Partnership Committee and the Relevant Government Entity in Review and Selection

1. Opening of Proposals
   • Receive all technical and financial proposals
   • Ensure receipt of all proposals and associated documents, record the names and number of documents received, and the date and time of their receipt.
   • Invite bidders to attend the proposal opening session if the approved bidding plan and RFP specify such a procedure.
2. Evaluation of Technical Proposals
   • Prepare a checklist to verify the documents, data, and other information that must be included in the technical proposals based on the RFP.
   • Receive and review the technical proposals to ensure their completeness and compliance with the RFP requirements.
   • Prepare a report detailing the compliant and non-compliant proposals (specifying areas of non-compliance and deficiencies after reviewing the approved list of requirements and conditions for the project).
3. Evaluation of Financial Proposals
   • Comprehensive evaluation of the financial proposals.
   • Detailed analysis of the strengths and weaknesses of the financial proposals according to the specified evaluation criteria, and identify the required clarifications.
   • Evaluate the financial proposals and determine which proposals pass the evaluation, taking into account any additional non-financial evaluation criteria stipulated in the bidding plan and RFP.
   • Prepare the evaluation and ranking report.
   • Clarify the information contained in the proposals based on the approved mechanism and timeframe.
   • Update the evaluation report and identify any changes that occur in the ranking of the proposals.

D. Awarding the Public-Private Partnership Project

E. Competent Authorities for Awarding and Final Approval of Partnership Projects

The Partnership Committee informs all bidders of the award decision, and the preferred partner is announced.

After selecting the private partner through an open competitive process and ensuring that this partner possesses all the required qualifications and specifications for the project, the Partnership Committee drafts the Public-Private Partnership project agreement, submits it to the relevant government entity for review, and forwards it to the Department of Legal Affairs for its prior review in accordance with Article (25) of the Law, before it is signed by both parties to the agreement or contract. The Department of Legal Affairs must, in this regard, coordinate with the Department of Finance to review the financial terms and clauses in the draft agreement or contract that may affect the financial interests of the government entity, ensuring that the partnership agreement includes the following:

1. Clear identification of the contracting parties, namely the government entity owning the project and the private partner through the project company established for this purpose if it is agreed to establish it between the two parties, with the possibility of the government entity participating in the project company through a limited liability company to support the private partner's confidence, with the possibility of exemption from establishing this company in special cases, provided that the necessary approvals are issued by the Governor's Representative.
2. Defining the contract duration necessary to complete and deliver the partnership project ready for operation, as well as the period set for the lease, at the end of which ownership is transferred to the government entity, taking into account the nature and scope of the work and responsibilities specified in the partnership contract.
3. The necessity of attaching a set of annexes to the contract that include technical specifications and implementation schedules, to be prepared by the private partner and approved by the government entity.
4. Emphasizing the commencement of the financial obligations on the government entity, such that this obligation is determined from the date the service is made available by the private partner, with the form of payment specified, which is often periodic according to the specified performance levels.
5. The distribution of both risks and returns, with each party committing to its defined role in the partnership contract.
6. Obligating the private partner to achieve localization ratios at all administrative levels of the project due to its importance in providing national employees with this type of experience.
7. The right to change or modify specifications or services and any resulting financial obligations within a framework that ensures the continuity of the contract and the financial balance of the project.
8. The necessity of providing for a periodic evaluation of the prices of the service provided by the private partner, so that market prices in the free economy enjoyed by the Emirate are taken into account.
9. Providing for the government entity's right to oversee the efficiency of operation to ensure the quality standards agreed upon at all stages of the project.
10. Defining clear and scheduled timings for the payment of financial obligations, with the possibility of amending them and studying their impact on the partnership contract, the reasons for the amendment, and the agreement between the government entity and the private partner.
11. The private partner's right to make profits, whatever they may be, unless financing plays a role in them, in which case it becomes necessary for it to be done according to a profit-sharing mechanism resulting from the credit facilities contributed by the government.
12. The government entity's commitment to consider circumstances that the private partner may face, which may not amount to force majeure.
13. Regulating cases of early termination of the contract and the resulting compensation.
14. The necessity of specifying the required insurance levels.
15. Allowing for amicable settlement of disputes as well as arbitration, provided that the Chairman of the Executive Council approves, making recourse to the judiciary the last resort.
16. In addition to including several clauses in the agreement, such as technical and implementation requirements, environmental and social requirements, performance guarantees and insurance requirements, implementation schedule, reporting obligations and oversight provisions, financial structure regulations of the contract, payment mechanisms, definition of force majeure and its provisions, dispute resolution and termination provisions, compensation upon termination, extension, renewal, and amendment, and project default.

Some of these rules and provisions, such as those governing unforeseen circumstances, contract termination, asset mortgage arrangements, etc., may vary from one project to another and must be detailed precisely in the project agreement and discussed and agreed upon clearly between the concerned parties.

We note that after the award and before the financial close, the private partner or partners should establish the project company (a special purpose vehicle), taking into account the exception provided in paragraph (c) of Article (22) of the Partnership Regulation Law.

Steps to be taken by the relevant government entity when negotiation with the partner is needed:

1. Form a negotiation team including members of the Partnership Committee and additional advisors as necessary. Members must have relevant expertise in the areas of negotiation and the details of the Public-Private Partnership project.
2. Request the best bidder, and standby bidders if necessary, to increase their guarantees to cover what is agreed upon during negotiations.
3. Determine the place and time for the final negotiations and prepare a precise schedule, taking into account the requirements related to the bid guarantees.
4. Communicate with the best bidder to discuss the details and requirements related to the final negotiations.
5. Formulate and document the negotiation strategy and determine the importance of each negotiation point as high, medium, or low, focusing on legal aspects and formulating the negotiation team's position on each point.
6. Record the details of the negotiations with the bidder and the final results for each negotiation point.
7. Prepare minutes that include the negotiations and what was agreed upon and send them to the bidder for signature.

Grievance against Bidding Procedures

According to Article 36 of the Partnership Regulation Law, any interested party may file a written grievance against any decision or action taken against them by the government entity under this law, the decisions issued thereunder, or the partnership contract. Grievance applications can be submitted for the following reasons, by way of example but not limitation:

• A. Violation of the bid documents or its procedures of the provisions of the Partnership Regulation Law, this decision, or other relevant laws.
• B. Violation of the partner selection procedures of the provisions of the Partnership Regulation Law, this decision, or other relevant laws in a way that affects transparency and fair competition among bidders.
• C. Evidence of bribery, illegal commissions, bid rigging, fraud, or abuse of power with the intent to unlawfully influence the bidding procedures to an extent that these actions have an actual impact on the results of the bid award, without prejudice to the provisions of any other relevant law.

Formation of the Grievance Committee

A committee to decide on grievances related to the PPP bidding procedures shall be formed by a decision of the Governor's Representative, according to the provisions of Article (36) of the Partnership Regulation Law.

Grievance Process

1. Any of the bidders may submit a grievance application to the committee within a maximum of 15 days from the date of the decision or action being grieved. The application must include details and supporting documents, clarifying the direct impact of this decision or action.
2. The Grievance Committee will review the submitted grievance in detail and decide on its subject matter within 30 days from the date of its submission.
3. If the Grievance Committee finds that the reasons for the grievance are valid, the committee will issue its recommendations regarding the grievance, which include the following actions:
   • Correcting the wrongful procedure
   • Disqualifying one of the bidders
   • Taking any other measures
   • Rejecting the grievance for lack of valid reasons
4. The committee submits its recommendations to the Governor's Representative.
5. The Governor's Representative issues his decision on the grievance within (15) days from the date of receiving the recommendations, and his decision in this regard shall be final.

F. Commercial and Financial Close

After the bidding process is completed, necessary approvals are obtained, and relevant documents are updated to clearly confirm the project's status, the relevant government entity must conclude the contract, taking into account the fulfillment of the preceding conditions for the project to commence. In this context, it must do the following:

• Verify the completion of all necessary approvals for awarding and signing the contract.
• Prepare and complete the Public-Private Partnership project documents.
• Determine the time and place for signing the PPP project documents, and coordinate with the winning bidder.
• Allow the concerned parties to sign the contract.
• Establish regulations for the commercial and financial close.
• Finalize all financial close procedures for the PPP project, including any updates to the financial model and amendments to the contract to reflect the final financial terms.
• Begin the implementation of the PPP project, taking into account the fulfillment of the precedent conditions, including the provision of performance guarantees where necessary.

Commercial Close

Commercial close is achieved when the relevant government entity and the private sector partner reach an agreement on all terms of the Public-Private Partnership contract. This agreement necessarily requires that the private sector partner secures the necessary financing for the partnership project, if financing is required.

Financial Close

Financial close is achieved when all project and financing agreements are fully signed, and all conditions agreed upon in these agreements are met. This step aims to provide the necessary financing to start the project (whether through debt, equity, and/or grants), and identifying and arranging the financing sources for the project are activities leading to financial completion.

Importance of Financial Close for Various Stakeholders

Part Three

Partnership Contract Management

Preamble

Partnership contract management represents the final step in a Public-Private Partnership project and follows the financial and commercial close of the project. The relevant government entity assumes responsibility for managing the partnership contract with the private sector partner for the duration agreed upon in the contract. Each government entity determines the contract management mechanism based on the governance structure derived from the feasibility study, which is adjusted to suit the characteristics, duration, and required expertise of each project.

A. Importance of Contract Management

Contract management plays a pivotal role in the effective management of obligations within a PPP framework, as it helps save time and resources for both parties, benefiting their respective business strategies and procedures. The absence of complete contract monitoring and supervision and the failure to meet obligations can lead to lost savings opportunities, potential financial penalties, the high costs of litigation, and a deterioration in business relationships. Therefore, efficient contract management ensures the building of strong relationships, compliance with requirements, and risk reduction, especially in long-term partnership projects involving extensive services and works with complex contractual clauses. Careful project management allows the government to estimate and share the savings achieved between the parties. It is essential for both the government entity and the private sector partner to be aware of contract management procedures to ensure the efficiency and success of the PPP. The exchange of information and knowledge about existing partnerships is a vital element for improving future contracts and fostering continuous positive cooperation.

B. Contract Management Framework

The term contract management in PPP projects refers to the specific processes and procedures aimed at ensuring both parties adhere to the terms of the contract. These processes include:

1. Establishing a Governance and Contract Management Team: Establishing a governance and contract management team by the government entity in the early stages of the project provides significant benefits, such as reducing potential risks.
2. Contract Preparation: This includes project planning, procurement, and contract negotiation to ensure the project is properly structured both legally and financially.
3. Contract Execution: This includes mobilizing resources, starting construction, and delivering goods and services, to ensure the agreed-upon terms are implemented as required.
4. Performance Monitoring: This includes evaluating the performance of the private sector partner and determining their compliance with the contract terms. It also includes assessing the quality of goods and services provided, measuring compliance with performance objectives, and evaluating customer satisfaction.
5. Oversight: The Partnership Regulation Law has established a three-tiered oversight mechanism.
6. Dispute Resolution: This includes settling disagreements or disputes that may arise between the private and public partners, which may involve negotiation, litigation, or arbitration, with the goal of reaching a fair and acceptable solution for both parties. The Partnership Regulation Law grants the right to agree on dispute settlement through agreement with the private partner and according to mechanisms suitable for the nature of the partnership project, and it also recognizes arbitration (subject to the approval of the Chairman of the Executive Council) in addition to litigation before the competent courts.

In summary, contract management aims to ensure the project is completed within the specified timeline and budget while meeting the expectations of all participating parties:

Contract management is essential from the perspective of the relevant government entity to ensure:

• The private partner's commitment to fulfilling its responsibilities according to the agreement.
• The completion and operation of the project according to the minimum service standards outlined in the contract.
• The avoidance of any financial losses for the government entity.

Meanwhile, private sector partners consider the contract management process important for the following reasons:

• To ensure the public entity adheres to its obligations described in the agreement.
• To provide a means to raise issues and problems related to the project's implementation.

The following chapters will shed more light on the contract management processes mentioned above in greater detail:

Chapter One: Forming the Contract Management Team

The importance of Public-Private Partnerships in generating optimal value for money hinges on the efficiency of the private partner and the government's contract management systems and teams. This importance is particularly pronounced in contracts that involve government risks, such as minimum revenue guarantees or other contractual agreements. It is crucial to recognize that the formation of a contract management team alone is not sufficient to guarantee increased value for money in PPP contracts. Instead, it must be done within a framework of delegation, contractual status, and necessary resources that vary across different sectors and projects. Factors influencing the team's function include:

• The scope of the project or program of projects.
• The level of administrative complexity of the projects.
• The extent of risk borne by the government entity within the PPP agreement (which can be determined by considering the financial consequences for the government entity if the risks materialize).

The governance structures in PPP contracts require multiple levels of interaction between the two parties.

After the bidding process and the selection of partners, the relevant government entity must form a specialized team to manage the contract before the Partnership Committee is dissolved. Determining the ideal composition, role, and responsibilities of each team member is vital to ensure the effective and efficient execution of contracts. The team should include, but not be limited to:

• A Project Manager responsible for the overall supervision of the project, ensuring compliance with contractual obligations, and managing communication among stakeholders.
• The Financial Manager/Analyst: Monitors the financial aspects, including budget management, financial reporting, and ensuring the economic viability of the project.
• The Legal Advisor: Provides advice on legal matters, ensures the contract complies with laws and regulations, and provides legal support to resolve any potential legal disputes.
• The Technical Expert: Provides insights into the technical aspects of the project, ensuring that technical requirements are met.
• The Risk Manager: Identifies, assesses, and mitigates risks associated with the project.
• The Quality Assurance Manager: Ensures that the project outputs meet the quality standards and requirements stipulated in the contract.
• The team should be formed by the relevant government entity before the project is awarded and implemented.

Chapter Two: Contract Preparation

The contract preparation process begins from the date the project is awarded and continues until the start of construction operations. It includes all activities necessary to prepare for construction, such as land acquisition and obtaining the necessary permits. During this phase, the relevant government entity has responsibilities, including:

• Ensuring the private partner obtains the necessary financing, as appropriate, and has the financial adequacy to implement the project.
• Ensuring that all necessary assets for the project, such as land and buildings, are purchased or transferred in accordance with the terms of the contract.
• Ensuring the private partner completes all necessary technical and regulatory requirements to proceed with the project.
• Ensuring compliance with the provisions of the agreement.
• Additional responsibilities may arise during this stage depending on the project's requirements.

Chapter Three: Contract Execution

Contract execution in PPP projects refers to the implementation of the terms of the agreement concluded between the two parties, including all necessary procedures to start and complete the project and provide services and goods as described in the contract. The contract execution phase includes the following:

• The private partner prepares all necessary resources, such as equipment, labor, and materials, to begin work on the project.
• The private partner prepares a detailed plan for the contract execution process, clarifying resources, completion stages, outputs, and timelines. The plan should be approved by the relevant government entity.
• Contract management.
• The private partner begins construction operations and the provision of services and goods according to the execution plan and the contract.
• The private partner ensures that all necessary permits and approvals are obtained before the project begins.
• Both the private partner and the relevant government entity complete the preceding conditions stipulated in the partnership contract before the actual implementation of the project.
• The private partner cooperates with the government entity to resolve any issues or challenges that arise during the execution phase.
• The private partner adheres to safety, quality, and environmental standards as stipulated in the contract.
• The private partner submits periodic reports to the relevant government entity, reflecting the project's progress.
• The relevant government entity reviews the submitted reports and takes the necessary actions to ensure proper progress towards achieving the project's objectives.

Chapter Four: Performance Monitoring

This is a process aimed at evaluating the performance of the private partner against the terms of the contract. It also aims to ensure that the private partner is achieving the project's objectives and delivering goods and services as described in the contract. This process includes:

The following is a comprehensive and detailed vision of the procedures and controls through which the "seriousness of the project company can be verified."

First: Executive Procedures

1. Adoption of a Project Monitoring Plan

   The government entity must prepare a detailed plan to monitor the project implementation stages before the final contract is signed.

   The plan should include:

   • The timeline for the implementation phases (construction - trial operation - actual operation).
   • Key Performance Indicators (KPIs).
   • A mechanism for receiving reports from the project company and consultants.
   • A system for field and digital monitoring.
2. Appointment of an Independent Technical and Financial Consultant

   The government entity may appoint an Independent Engineer / Technical Advisor to undertake:

   • Monitoring the timelines.
   • Reviewing the executed works on-site.
   • Verifying compliance with contractual specifications.
   • Submitting monthly or quarterly technical reports.
3. Mandatory Periodic Reports

   The project company is required to submit periodic (quarterly) reports that include:

   • Actual completion rates compared to the plan.
   • Actual expenditures versus the budget.
   • Technical challenges and obstacles.
   • Incidents and realized risks.
   • The government entity must prepare periodic reports to be submitted to the Governor's Representative in this regard.
4. Field Verification Procedures (Inspection & Audit)

   The government entity or the appointed consultant conducts periodic, unannounced site visits to verify:

   • The presence of crews and machinery.
   • Compliance with health and safety procedures.
   • Verification of the quality of materials and works.
   • The results of the visits are documented in an official Inspection Log.
5. Early Warning and Escalation Mechanism
   • If a shortcoming or unjustified delay is found, the government entity issues a written warning to the project company to rectify the situation within a specified period.
   • If the situation is not corrected, the entity escalates the matter to the Governor's Representative to decide on penalties or contract termination procedures.
6. Milestone Approval Mechanism
   • No phase of the project is considered complete until a certificate of approval is issued by the government entity or the consultant.
   • Financial payments are linked to the level of actually approved completion.
7. Coordination with the Financial Audit Authority in the Emirate
   • The government entity is committed to sending copies of the monitoring reports to the Financial Audit Authority for review and periodic auditing.
   • The government entity's reports are used as input for the Financial Audit Authority's reports.
8. Verification of Operational Readiness

   Before the start of commercial operation, the government entity conducts a comprehensive test of the outputs (Performance Test).

   • Operation is not permitted until a certificate of conformity is issued by the certified consultant.

Second: General Controls

• Commitment to impartiality and transparency in monitoring.
• Not combining the role of the monitor with the role of the implementer in the project.
• Documenting all observations and actions in a centralized electronic system.
• Coordination between the government entity and the Financial Audit Authority.

Chapter Five: Oversight

The Partnership Regulation Law in Ajman has established a three-tiered oversight mechanism:

The first: specific to the government entity owning the project as the entity with sufficient knowledge and background of the project.

The second: prior legal oversight of the partnership contract project by the Department of Legal Affairs before it is signed by the contract parties.

The third: related to the Financial Audit Authority in Ajman as the entity responsible for overseeing public funds in the Emirate.

All this is within a coordinated and non-obstructive framework, believing in the importance of facilitating procedures and encouraging investors.

Chapter Six: Dispute Resolution

Disputes are common in Public-Private Partnership projects due to their long duration. Therefore, the importance of effectively managing the relationship between the project parties to facilitate the proper resolution of future disputes is paramount, as improper dispute resolution can damage relationships and negatively affect project progress. Thus, it is essential to establish a mechanism for resolving disputes arising from PPP contracts, and for this purpose, consulting a legal advisor is permissible.

The agreed-upon dispute resolution mechanism is an important element in determining the risks of PPP contracts by the private partner. Therefore, it is necessary to build the confidence of the concerned private partners in the existence of a fair dispute settlement system to encourage their participation in these projects. It is preferable to settle disputes by resorting to any of the available dispute resolution mechanisms that are consistent with international best practices without resorting to legal procedures that are inherently long and costly.

Below is a table summarizing the dispute resolution mechanisms:

Part Four

Rules of Disclosure, Conflict of Interest, and Confidentiality for those Involved in Partnership Projects

Chapter One: Basic Concepts and Parties Committed to Disclosure, Transparency, and Confidentiality

First: Basic Concepts

1. Disclosure

Disclosure means revealing specific information (financial, contracts, personal interests, related arrangements) to a regulatory body, the public, or relevant partners, for the purpose of transparency and accountability.

2. Conflict of Interest (COI)

A conflict of interest occurs when a public employee, a contracting party, or a participant in the contract has a personal or financial interest that may affect, or is perceived to affect, their decision-making or conduct in the execution, evaluation, or management of the contract.

• The conflict may be actual (when the interest actually conflicts with the duty).
• Or potential or apparent (when a conflict is perceived to exist, even if it has not yet materialized).

3. Confidentiality

This is the obligation not to disclose certain information classified as confidential or sensitive (commercial, strategic, financial) except through legal arrangements or with explicit consent, in order to protect the rights of the parties or to protect sensitive information from exploitation or competition. In the context of Public-Private Partnership contracts, these issues can arise in stages such as: project preparation, bidding, negotiation, implementation, supervision and monitoring, and transition or transfer at the end of the contract.

Everyone whose duties, competencies, or interests are related to the preparation, implementation, or supervision of Public-Private Partnership projects is committed to disclosure, transparency, and confidentiality. This includes, in particular:

• a. Government entities involved in the projects, including public employees and members of technical, financial, evaluation, or negotiation committees formed under the provisions of this law or its contracts.
• b. The private partner (the project company, its subsidiaries, its partners, its legal representatives, its subcontractors, its suppliers, and its technical or financial advisors).
• c. Consultants and experts hired by government entities or the project company, whether on a permanent or temporary basis.
• d. Any person or entity who, by virtue of their work, assignment, or contract, has access to information or documents related to partnership projects.

All the above-mentioned parties are committed to the following:

• a. Disclosing any personal or financial interest, or direct or indirect relationship that may affect the objectivity of their decisions or their professional independence at any stage of the project.
• b. Observing transparency in all transactions, correspondence, and disclosures related to the project.
• c. Maintaining the confidentiality of the information and data they access and not using or disclosing it except as required for the implementation of the contract or by the applicable laws in the Emirate.

Violation of the provisions of disclosure, transparency, or confidentiality is considered a material breach, resulting in legal, disciplinary, or contractual measures in accordance with the prevailing legislation.

Chapter Two: General Rules Governing Disclosure, Conflict of Interest, and Confidentiality in PPPs and Cases of Conflict of Interest

Within the framework of international legislation, guidelines, and model documents (such as the UNCITRAL guide and the World Bank), there are a number of rules or principles that are recommended to be followed:

Second: Cases of Conflict of Interest in PPP Contracts and the Required Action in Each Case

Here are some typical cases where conflicts of interest may arise specifically in partnership contracts, and the expected rules or procedures:

Chapter Three: Implementing Rules in International Practices and Challenges in Application

First: Implementing Rules in International Practices

We refer below to some examples from international practices that stipulate provisions on disclosure and conflict of interest in partnerships: The World Bank / UNCITRAL

• The UNCITRAL Legislative Guide recommends that national legislation contain mandatory provisions for disclosure and identification of conflict of interest cases, with appropriate oversight mechanisms.
• The "PPP Framework for Disclosure" document prepared by the World Bank Group clarifies how countries should establish policies for disclosing project parts (pre-tender, at award, during implementation, after completion).
• In the practices of some countries, such as Chile, states directly disclose the entire contract after signing it as part of contractual transparency.

Second: Challenges and Considerations in Application

• Balance between transparency and confidentiality: Not all information can be disclosed (such as marketing plans or strategic commercial data). Therefore, the protection of confidential information must be carefully defined.
• Cost of implementation and oversight: Disclosure and its verification require administrative efforts and technical capabilities, and the government or private party may face resistance in this regard.
• Changing circumstances (dynamic conditions): In long-term projects, new relationships or interests may arise after contracting, so periodic review is necessary.
• Enforcement of penalties and ensuring implementation: A legal text and limits for punishment are necessary to ensure the seriousness of commitments.
• Coordination with other legislation: such as competition laws, transparency laws, anti-corruption laws, commercial secrecy laws, etc.

Appendices

The appendices attached to these controls and procedures are an integral part of them from a procedural and guiding perspective. They aim to clarify and detail the practical steps to be followed in the implementation stages of Public-Private Partnership projects, including the pre-qualification and request for proposals and evaluation stages.

The appendices do not create additional legal obligations beyond what is stipulated in these controls or in Law No. (2) of 2022 regarding the regulation of Public-Private Partnership in the Emirate of Ajman and its amendment. The provisions contained in the main body of the controls shall prevail in case of any conflict or duplication.

The appendices are used as an executive and procedural reference by the concerned government entities, the Partnership Committee, and private sector partners to unify procedures and enhance transparency and efficiency in applying the controls.

Examples of sectors where assets or services can be procured under a Public-Private Partnership system.

Key Performance Indicators (KPIs) are criteria used to evaluate the performance of a project by comparing actual and expected performance in terms of effectiveness, efficiency, and quality. These indicators are based on technical and economic studies.

Process of Developing Key Performance Indicators:

Types of Key Performance Indicators:

Topics Related to Key Performance Indicators

These rules should be clearly defined in the project agreement after negotiations, taking the following points into account:

Approval for Mortgaging Project Assets:
Prior approval must be obtained from the concerned government entity for any mortgage on project assets. The terms of the mortgage, the assets involved, and the purpose of the mortgage should be clarified in the request.

Disclosure of Mortgage Terms:
The details of the mortgage arrangement must be disclosed comprehensively and transparently, including the lender, the terms of the loan, and its impact on the project assets.

Restrictions on Disposal of Assets:
The mortgage arrangement should not lead to the disposal or pledging of vital project assets in a way that affects its success and operation.

Right of Financiers to Replace the Partner:
Any agreement that grants the financier the right to replace the implementing partner must be explicitly stated with the approval of the government entity. This replacement is conditional on the new partner meeting all original criteria of capacity, experience, and financial stability.

Conditions for Control or Acquisition by Financiers:
If financiers seek to control or acquire the project, the conditions enabling them to do so should be clearly defined. This includes scenarios such as default, insolvency, or bankruptcy of the private partner.
The government entity must approve the financier's control or acquisition of the project, ensuring their ability to meet the project's requirements.

Compliance with Legal and Regulatory Frameworks:
All arrangements must comply with the relevant laws and regulations in the Emirate to ensure legal validity and adherence to national standards.

Default and Remedy Procedures:
Detailed procedures should be defined for handling cases of default by the private partner, including remedy steps and the rights of financiers in such situations.

First Right of Refusal:
The government entity should retain the first right of refusal for any significant changes in project ownership or control to ensure the protection of public interest.

First: Performance Guarantees

Performance guarantees are fundamental pillars for protecting the government party and ensuring the private partner's commitment to the quality of implementation and operation. Performance guarantees in PPP contracts are not just financial instruments, but an integrated system that includes financial, contractual, operational, and institutional guarantees, with the primary goal of protecting public funds and ensuring the quality of services provided to citizens.

1. Financial Guarantees
These aim to oblige the private partner to provide financial instruments that guarantee their commitment to implementing the project as agreed:
Performance Bond: Provided by the private partner in favor of the government entity, to be drawn upon in case of breach of obligations.
Advance Payment Guarantee: To ensure that advance payments are used only for their designated purposes.
Maintenance Bond: Covers the post-handover period to ensure that any construction defects are addressed.
Revenue Guarantee: If the project relies on user fees, the government entity can guarantee a minimum level of revenue.

2. Contractual Guarantees
Included within the main partnership agreement:
Service Level Agreement (SLA): Defines performance standards and Key Performance Indicators (KPIs) that must be adhered to.
Penalty Clauses: Financial penalties for breaching service levels or delays in implementation.
Right to Terminate or Renegotiate: If the private partner commits a material breach of its obligations.

3. Operational Guarantees
Linked to the operation and maintenance phase:
Performance Monitoring Mechanism: Through a government supervisory body or an independent third party.
Key Performance Indicators (KPIs): Such as response times for breakdowns, service quality.
Periodic Contract Review: To ensure its suitability to changing variables (technical, economic).

4. Institutional Guarantees
- Special Purpose Vehicle (SPV): Established specifically for the project and legally responsible for its implementation, ensuring risk separation.
- Government's Step-in Rights: The government entity or another party can replace the private partner in case of a material breach.
- Clear Risk Allocation: To avoid disputes and reduce the likelihood of project failure.

Second: Letter of Comfort

The Letter of Comfort is a form of support that the government can provide, although it is not legally binding. It is a declaration of the government's intention to support the project and helps build confidence among potential investors and lenders. Although the Letter of Comfort does not have any binding legal force like other guarantees, it has a positive impact on encouraging financiers and enhancing private sector participation.

When is each type of guarantee selected?

Each type of guarantee is selected based on a careful assessment of the project's requirements, associated risks, and financing needs.

Performance Guarantees (The Preferred Model):

• To mitigate project risks:

  It is preferable to use performance guarantees when the project involves significant risks that require effective management. These guarantees help ensure that the private sector partner fulfills its contractual obligations, which is crucial for the project's success.

• For complex infrastructure projects:

  Performance guarantees are suitable for complex infrastructure projects facing various operational and legislative risks. They provide an assurance that the private partner will handle these risks effectively.

Letter of Comfort:

• When legal obligations are limited:

  A Letter of Comfort is recommended if the government wishes to provide a level of assurance to investors and lenders without offering legally binding guarantees. This letter may be appropriate when the government entity's legal obligations are limited.

• For lower-risk projects:

  In projects with relatively lower risks where comprehensive guarantees are not necessary, a Letter of Comfort can be sufficient to provide more flexible and less legally binding support.

Appendix 7

Guidelines for the Expression of Interest and Prequalification Stage

Objective

This appendix aims to shed more light on the Expression of Interest (EOI) and Prequalification stage, which is the first step in the procurement process. This stage aims to:

• Inform the market of the government entity's intention to launch the project and define the basic specifications to gauge the market's interest in the project.
• Provide private sector companies with the necessary information to make an informed decision about participating in the bidding process.
• Allow the government entity to identify, with a level of confidence, the most suitable bidders for the project who possess the necessary performance attributes for prequalification and are required to deliver the services.

By the end of this process, the government entity is expected to have a shortlist of preferred bidders who have the necessary skills and resources to deliver the required output specifications and have the financial capacity to participate in the project. The following steps should be followed:

1. Prepare the Expression of Interest document.
2. Announce the Expression of Interest.
3. Submit the Request for Qualifications (RFQ) and evaluate the bidders' Statement of Qualifications (SOQ).

Guidelines

1. Preparing the Expression of Interest (EOI) Document

The EOI document must provide clear guidelines and sufficient details about the requirements for delivering the project services and the government entity's evaluation processes. It must include at least the following:

• A summary of the government entity's main function and its purpose for launching the project.
• A brief description of what the project entails, including the reason for its launch, the primary public need it addresses, and who it intends to provide services for.
• The chosen delivery model for the project, including a clear scope of services to be provided by the private sector.
• The proposed risk allocation mechanism that defines the role of both the private sector and the government entity.
• The expected length of the concession period.
• A description of the project site - including location, area, design, and similar details.
• Any essential information, policies, laws, or regulations related to the project or any infrastructure it serves, as deemed relevant by the government entity.
• The physical address or website where interested companies can obtain the EOI document for free.
• The deadline for submitting responses to the Request for Expression of Interest and to whom they should be submitted.
• A clarification of the project timeline - when the process is considered complete, when the RFQ stage can be expected to be announced, and other details.
• Any qualifications or disclaimers the government entity deems necessary - such as stating, without restriction, the right to modify the project scope, or to amend, cancel, or suspend the EOI process or any specific investment opportunity stages at any time or for any reason without any obligations.

2. Announcing the Request for Expression of Interest

The Request for Expression of Interest is announced in government media, local, Arab, and foreign daily newspapers, and on the websites of the relevant government entities. If the government entity sees a need for international expertise from bidders, the announcement should also be published in widely circulated international newspapers and magazines.

3. Evaluating the Request for Qualifications (RFQ) and Statement of Qualifications (SOQ)

Bidders who express interest in the project by responding to the Request for Expression of Interest must submit the Request for Qualifications (RFQ) document, which will also include an Information Memorandum. The government entity may charge bidders a nominal fee for the Information Memorandum and RFQ.

This step will lead to the prequalification process for bidders, by inviting interested bidders to submit a Statement of Qualifications (SOQ) in response to the RFQ document to assess their eligibility for the project from the outset.

This process primarily aims to select a limited number of technically and financially qualified bidders who have sufficient experience and commitment to execute the project, as well as to clearly and explicitly define the rules for participation in the procurement process. The Information Memorandum will allow bidders to understand the project's scope and assess their interest and ability to participate in the bidding process. The Information Memorandum must include at least the following:

• Project Overview: A brief overview of the project and its nature.
• Commercial and Financial Matters: A summary of financing responsibilities, the expected payment structure for the project, and other commercial matters.
• Legal Matters: An overview of some key legal and regulatory aspects related to the project.
• Procurement Process: An indicative timeline for the project, the clarification process, and other details related to the procurement method.
• Prequalification Questionnaire: Specifies the information required from potential participants as part of their Statement of Qualifications.
• Submission Instructions: Provides instructions regarding the submission of the Statement of Qualifications in response to the RFQ.
• Evaluation: Describes the evaluation process that will be used to create a shortlist of qualified respondents to participate in the Request for Proposal (RFP) stage.
• Appendices: Provides any additional documents or forms relevant to the RFQ and the submission of the Statement of Qualifications.

Prequalification Questionnaire

The prequalification questionnaire aims to assess whether bidders meet the minimum eligibility and competency requirements, as determined by the government entity and other key stakeholders in the project.

The general questionnaire should be detailed to focus on establishing the applicants' past experiences and assessing their ability to raise funds and their technical competence. The questionnaire must contain at least the following responses:

• Basic Information about the Respondents:
  • Address
  • Contact details
  • Company or consortium qualifications
  • Specific key financial indicators
  • Credit rating (if any)
  • Number of employees
  • Number of similar projects successfully completed.
• Financial information, including audited statements for the past five years, which helps calculate tangible net worth.
• A summary of past projects that will serve as a detailed track record highlighting the applicant's role in the project, which may include examples of past experience in implementing projects of a similar nature.
• A summary of past similarly structured projects executed by the bidder regionally and internationally.
• Experience in providing and/or raising financing for similar projects.

If the government entity wishes to increase international participation in the project, the eligibility requirements should, for example, give significant weight to experience in international projects and require a global presence. The minimum eligibility requirements could include a minimum tangible net worth, relevant experience in past projects of a similar nature and scope, and international experience in projects in a country other than the one where the bidder generates the largest proportion of its revenue, among others.

The government entity must ensure that the eligibility criteria are not so restrictive that only a limited number of bidders qualify, while still ensuring that only high-quality bidders are qualified. Generally, a number from 5 to 7 pre-qualified bidders per project is considered reasonable; a significantly higher number will reduce the interest of the most important bidders due to the lower probability of success.

Evaluation

When evaluating the submitted responses, the Partnership Committee must ensure it is conducted objectively to guarantee a level playing field for all. The following general evaluation metrics should be considered:

• Ability to deliver the stipulated services: The bidder's/consortium's capabilities must be considered to determine its capacity in terms of fundraising, technical expertise, and the required construction and operational experience.
• Consortium worthiness: If the bid is submitted by a consortium of members, as is recommended, each member of the consortium must have individual capabilities and it must be ensured that they are not just added to meet the minimum eligibility requirements. To ensure this, the Partnership Committee should appoint a "lead" member who must meet a certain number of the key minimum eligibility requirements.
• Past experience: To determine expertise, past experiences and projects should be carefully studied - highlighting those in the region - including the ability to adhere to schedules, innovation demonstrated in the method of service delivery, and any specifications adopted that may help increase value for money. The Partnership Committee must prepare an evaluation matrix to measure all financial and technical competency and eligibility requirements contained in the prequalification questionnaire in terms of their importance. The government entity will then decide which private party or consortium is qualified to bid for the project according to the results of the evaluation table.

Appendix 8

Guidelines for the Request for Proposal (RFP) Stage

Objective

This appendix aims to shed more light on the Request for Proposal (RFP) stage, which aims to receive and evaluate proposals from qualified bidders by establishing a comprehensive and transparent framework and preparing the public-private partnership contract and its associated project contracts. At the end of this process, the government entity is expected to select the preferred bidder who meets the criteria set for the successful completion of the project and achieves the best value for money, by ensuring open competition among bidders.

Guidelines

Introduction

The purpose of the Request for Proposal (RFP) is to be a definitive document that defines the project, its nature, and scope in detail, specifies the basic inputs and outputs along with their corresponding performance indicators, the legal and commercial information that must be conveyed to bidders, financial information, and more. As one of the official documents issued by the government entity, the RFP document aims to further attract interested bidders and the private sector and convince them of the seriousness of the partnership's desire to procure the project. Furthermore, since the document is the primary source for bidding, a significant amount of time and resources will need to be invested to ensure that the document is of the highest quality and that it adequately defines the project's specifications, scope, and requirements. It is recommended to structure the RFP in a way that invites responses in three separate parts:

• Technical Information
• Legal/Commercial Information
• Financial Information

The government entity must ensure that bidders complete standardized forms so that a like-for-like comparison can be made among the submitted proposals. The government entity will prepare the document and the proposal form, based on the feasibility analysis prepared during the procurement stage.

Preparing the RFP Document

Technical Information

The RFP must specify the technical characteristics of the project, with a focus on accurately describing the project's technical design and specifications, including the following elements:

• Basic project information, including the economic and social objectives it seeks to achieve.
• Project scope and requirements.
• Location - described through diagrams.
• Capacity requirements (if any).
• Construction - what the project will focus on providing.
• Technical information required from the bidder - completed forms and technical data sheets, supplemented with additional descriptions, explanations, drawings, and any other information necessary for a comprehensive technical evaluation.
• Design, Procurement, and Construction - good practices, government entity specifications, standards, and requirements that bidders must adhere to and respond to.
• Operation and Maintenance - the relevant terms sheet including agreed pricing and associated long-term service agreements, if any.
• Specifications for services and facilities - expressed in terms of expected project outputs, improving upon the specifications mentioned in the feasibility study, and sometimes as inputs; in addition, the condition of assets at the end of the term should also be specified.
• Project implementation schedule.
• Forms to ensure all technical information is received on a like-for-like basis from bidders.

Commercial and Legal Information

Legal Form - Evidence of the company's existence as a legally recognized entity or a certified copy of the completed joint venture or consortium agreement signed by all parties must be provided as proof of the legal structure of the bidding consortium. Furthermore, to indicate the legal relationship between consortium members and the role and responsibility of each member in the consortium, bidders must provide details of their articles of association or other documents, including certificates of incorporation and commercial registration to conduct business in accordance with applicable legislation.

Approvals must be specified, with an emphasis on those for which the preferred bidder will be responsible - and all necessary approvals, permits, and licenses during the construction and operation phases, including the minimum environmental standards that must be adhered to as discussed with the Ajman Municipality. The costs associated with approvals must also be included in the bid.

Customs Duties and Taxes - Any relevant customs duties or taxes required and used in the project must be stated.

Insurance - Bidders must provide a summary of their insurance programs specifically designed to suit the risks associated with the construction and operation of the project.

Proposed Project Structure - Specify, for example, the necessity for the preferred bidder to participate in a project company to be established as a special purpose vehicle, who the stakeholders in that company are - and the associated agreements that the preferred bidder must enter into with other parties upon contract award.

Financial Information

Project Cost Estimates:

Project Budget Costs (Full details of the total project budget breakdown, including development costs, construction and contingency costs, operation and maintenance costs, etc., with the timing of incurred costs included to be specified in the relevant form.)

Operation and Maintenance Costs (A breakdown of O&M costs over the term of the agreement, classified as fixed or variable, then further broken down between local and international parts.)

Financing Requirements: The overall financing structure should be specified, with debt-to-equity ratios.

Financing Commitments: Bidders must obtain binding terms for the specified percentage of equity and debt required for the project, clearly demonstrated through the use of commitment letters and detailed term sheets signed by financiers to be included as part of the submitted bid.

Interest rate and foreign exchange hedging strategy.

Financial Model: Bidders must submit a detailed financial model for the project to support their bids, which will be linked to the relevant forms, including general requirements - bidders must consider the relevant regulations set by the government entity, for example, the model's ability to produce all calculations, the necessity to assume a specific concession period, and providing the model on a hard copy and on a CD or flash drive, among others. Furthermore, general modeling guidelines can also be provided - such as using logical operators instead of complex nested functions, using comments if equations are complex, and flexibility in terms of the ability to perform sensitivity analyses, and the like.

Model Inputs - Bidders must also provide a summary of the financial and economic assumptions used for the model using a specific template (preferably, as an appendix to the RFP) which must be linked to the rest of the model and be effective upon submission to help the government entity conduct a detailed evaluation.

Model Outputs - Bidders must be notified of the required financial projections that the model must produce, such as a cash flow statement with ratios, a profit and loss account, a balance sheet, etc.

Model Sensitivity Analyses - Bidders must be notified of the sensitivity analyses that must be performed as part of the model, which could include, for example, overruns in design, procurement, and construction costs, overruns in operation and maintenance costs, and inflation.

Bid Preparation and Submission Requirements

To ensure strict adherence to the guidelines set forth, the government entity must require that all bids adequately respond to the RFP document, submit completed versions of all forms and data templates, and provide all required information as outlined in the document. Emphasis should be placed on:

• The address to which bids must be sent.
• The number of copies required, and strict adherence to the deadline.
• Separation of technical and financial proposals to allow for separate and objective evaluation.
• The government entity may require a bid bond. In this case, the bid bond must include the form, value, and validity date specified as a condition in the RFP, and must be issued by a recognized bank acceptable to the government entity. Implied conditions for forfeiting the bid bond, which must be clearly stated, include:
  • The bidder withdraws their bid during the validity period.
  • The bidder fails to comply with any re-verification requirement or fails to submit a replacement bid bond within the timeframe notified by the government entity, in case the government entity extends the validity period.

Bid Clarifications

As part of the same section, the RFP should also include the procedure adopted by the government entity regarding clarifications, noting the following:

• Specify the timeline and contact person to whom bidder clarifications should be submitted.
• A provision stating that the government entity will seek to respond to all clarifications, but is not obligated to do so.
• If the response to a clarification is important, this information must be shared with all bidders and not limited to the bidder who submitted the question.
• A date for a clarification meeting, highly recommended, should be set during the bid submission period, with attendance encouraged though not mandatory.
• Clarify some matters of legal importance:
• Procedure for handling late bids.
• Bid validity period.
• Procedure for amending or withdrawing a bid.
• Confidentiality regulations.

Project Contracts

The partnership agreement is the legally binding document that the preferred bidder must enter into with the government entity if the project is awarded to them. It must be ensured that the draft agreement is flexible enough to accommodate necessary changes that will arise during negotiation and throughout the project life cycle. The approval of the Governor's Representative must be obtained for any material exceptions. The partnership agreement must include the following basic provisions:

• The nature and scope of the works and services to be performed and executed by the project company.
• Ownership of project assets and its intellectual property rights, the obligations of the parties regarding the delivery of the project site, and provisions for the transfer of ownership at the end of the project.
• Responsibility for obtaining licenses, permits, and approvals.
• Mutual financial and technical obligations between the contract parties, and methods of financing.
• Rules for the selling price of the product or for the service on which the project is based, and the bases and rules for their determination and modification.
• Methods of quality assurance, and tools for financial, administrative, and technical control, supervision, and follow-up for the operation, use, and maintenance of the project, and indicators for evaluating the performance of the project company.
• The rules governing the government entity's right to terminate or amend the partnership agreement, the extent of the project company's compliance with these amendments, and the bases and mechanisms for compensation in such a case.
• Types and amounts of insurance covering the partnership project and the risks of its operation and use, performance guarantees provided to the government entity, and the provisions and procedures related to the recovery of these guarantees.
• Bases for the distribution of risks associated with the project, in case of force majeure, unforeseen circumstances, or material difficulties, as well as determining the bases for estimating compensation for them.
• The duration of the contract and cases of its early termination, in whole or in part, and a statement of the rights and obligations of its parties.
• Specifying the cases in which the government entity may unilaterally terminate the contract.
• Penalties that may be imposed on the project company in case of breach of its contractual obligations.
• Rules and procedures for the recovery of the project, whether at the end of the contract term or in cases of unilateral, early, or partial termination of the contract.
• Procedures to ensure the continuity of the project and the works subject to the partnership agreement upon the expiration of the contract term, upon its termination, or in the event of the project company's breach of its contractual obligations.
• Provisions for utilizing the services of government entity employees at the project company, and determining the Emiratization percentage therein.
• Measures that the project company must take to preserve the environment.
• Specifications of the final product, and the level of service that the project company must comply with, including performance indicators, safety, security, environmental protection standards, and other standards, and the electronic systems and programs that the project company must use.
• Any other obligations specified by the Governor's Representative or the government entity under the decisions issued by them in this regard.

Additionally, all other documents, which will vary according to the type of project, must be identified in the RFP, with draft versions attached at the end to allow bidders to provide comments that will be examined by a legal representative of the government entity, and which will be used as a basis for concluding the agreements.

Bid Evaluation Mechanism

The evaluation aims to identify the "bid" that achieves the best value for money and demonstrates the greatest technical efficiency and commitment to the specified specifications, while offering a degree of innovation that increases savings. The terms of reference and specifications must clearly define the bid evaluation mechanism that the Partnership Committee will use in evaluating the submitted bids. In particular, the evaluation mechanism must specify whether:

• The financial and technical bid scores will be determined separately, and if so, what the specific weight of each component in each bid is.
• There will be a threshold for technical scores that must be met, after which the lowest price will automatically win.
• Technical bids will be evaluated, followed by a Best and Final Offer (BAFO) process where bidders will be asked to price the best solution, with the "winning" bidder receiving appropriate scores.

The best technical solution will be re-tendered through a competitive bidding process with the output specifications completely or partially replaced, from among multiple options. Although detailed guidelines on bid submission and evaluation are provided in the following sections of this document, the following should generally be considered as part of the evaluation methodology:

• Comparison of the submitted bid with the Public Sector Comparator - although the financial analysis has proven that procuring the project using a public-private partnership results in value for money savings compared to traditional procurement ("Public Sector Comparator"). The scope of deviation should be considered and its degree determined accordingly in order to award to the lowest price.
• Compliance with the stated requirements, adherence to the specified scope and output specifications, and providing information as required in the RFP.
• Responsiveness to technical aspects and commercial and financial information - including the accuracy of the financial model, clear adherence to the specified form submission guidelines, and consideration of basic insurance programs and taxes - as outlined in the RFP. The evaluation methodology section outlined in the RFP should include the following components:
  • An introduction summarizing the evaluation criteria used, presenting important terms and their definitions, and identifying the exclusion metrics for each section.
  • Procedures for the completeness and compliance check of technical bids, which is the first step to be followed during the evaluation process, to determine the extent to which the bidder meets the minimum basic requirements, complies with all formal procedures, and includes all documents as stipulated in the RFP regarding technical bids.
• A detailed section for the evaluation of technical bids that indicates the focus of the technical evaluation, among other things, on the following: project management strategy, organizational structure, personnel, design solution, construction strategy and schedule, and facility management/operation and maintenance strategy and methodology. This section should contain, in a table format, the criteria to be evaluated, the specific weight for each criterion, the maximum initial score, and the maximum adjusted score that can be awarded. Afterwards, it is recommended to include a technical score summary section, which classifies the scores in the following order: "Excellent," "Very Good," "Good and/or Acceptable," "Poor," "Very Poor," and "Unacceptable and/or Totally Unacceptable."
• A detailed section for the legal evaluation, based on the evaluation conducted by the legal advisor of the comments on the project agreement included as part of the RFP, with proposals based entirely on the original template receiving a full 100 points. This section should contain, in a table format, the criteria to be evaluated derived from the core agreements, the weight, the maximum initial score, and the maximum adjusted score that can be awarded. The scoring guide should also emphasize that the scores are based on a sliding scale where lower scores are entirely linked to the transfer of risk to the government entity compared to the risk allocation in the PPP agreement.
• The technical bid score should be clearly stated, with weights assigned to the technical and legal evaluation scores. In addition, a financial threshold for the technical bid should be set, if applicable.
• Summarize the technical bid evaluation phase and provide an indicative timeline for when bidders will be notified of the final shortlists.
• Introduce the financial bid evaluation section, indicating that it will consist of a price evaluation - i.e., an evaluation of the bid price proposed by the bidder - and a commercial evaluation - i.e., an evaluation of the commercial strength and feasibility of the bid.
• The procedure for the completeness and compliance check of financial bids, to determine the extent to which the bidder meets the minimum basic requirements, complies with all formal procedures, and includes all documents as stipulated in the RFP regarding financial bids.
• A detailed evaluation of the financial bid, which indicates that the evaluation contains a detailed analysis of the following commercial aspects, for example: the proposed financial structure, the financing plan including the cost of financing, the level of committed financing, the completeness of the term sheets, the feasibility of the financing solution including the likelihood of obtaining financing within the project implementation timeline, guarantee requirements from lenders, and the timing and amount of equity financing. A commercial scoring guide should be included in a table format with criteria such as financing strategy, debt strategy, equity strategy, overall quality of the financial model, feasibility of the solution within the cost and tax and accounting assumptions, as well as their weights, the maximum initial score, and the maximum adjusted score that can be awarded. A commercial scoring guide should be prepared that classifies the scores in a manner similar to the technical scoring guide.
• A formula for price evaluation must be specified that takes into account the lowest price, which is assigned a score of 100. In addition, a formula for the financial bid score must be prepared that takes into account the weight of the financial evaluation and the commercial and price scores. Based on the evaluation criteria set by the government entity, a formula for determining the overall scores should be clarified, emphasizing that it is a summary of the technical and financial evaluation scores.
• Detailed specification of the procedure for clarifications during the evaluation, including logistical and administrative details, clarification meetings, and the procedure for the government entity to request clarifications on the bids submitted by bidders.

Appendix 9

Guidelines for Bid Submission and Evaluation

Objective

This appendix aims to shed more light on the bid submission process by defining and adhering to bid evaluation procedures upon receipt of bids, including the various evaluation components to be considered. Important considerations for managing the bid submission process and evaluation procedures should also be discussed, and a serious negotiation process should be followed to finalize the partnership agreement with the preferred bidder.

Guidelines

Receiving Bids

A simple mechanism for receiving bids should be established and used, taking into account the utmost importance of confidentiality and ensuring the protection of sensitive information from manipulation. It is recommended that financial and technical bid submissions be separated into separate sealed envelopes to ensure that the evaluation of technical qualifications is not biased by price criteria. Financial bids are only opened for bidders who pass the required threshold in the technical evaluation.

Bid Evaluation Procedure

The government entity must consider financial and non-financial criteria; however, the government entity has the right in each project to make an informed decision on the dominance of the criteria. The bid evaluation will consist of an assessment of the technical qualifications or past experience requirements of each bidder (or consortium of bidders), the financial proposal, the technical proposal, and the legal proposal. The specific weights for the mentioned bid components, scores, and requirements will be reflected in the RFP document.

Technical Qualifications or Past Experience Requirements

The technical qualifications or minimum past experience requirements of each bidder or consortium of bidders are evaluated according to the matters set forth in the RFP. If the bidder is a single entity, it must meet the past experience requirements. A consortium of bidders must appoint a lead member, and if the lead member does not meet all past experience requirements, the consortium's experience will be evaluated with respect to the remaining past experience requirements. If the lead member does not meet any of the past experience requirements, another member of the consortium must meet them ("qualified consortium member"). Furthermore, the lead member or qualified consortium member must pass each past experience requirement individually and not in collaboration with another entity.

Financial Evaluation

Financial bids shall be evaluated in accordance with the matters set forth in the RFP, including an assessment of:

• The bidder's financial model.
• The bidder's cost proposal.
• The bidder's plans for financing the project.

Bidder's Financial Model

The bidder's model must comply with all requirements specified in the RFP, which include, but are not limited to, the following:

• The ability to perform all calculations required by the RFP and to demonstrate the model's terms for any additional agreements, as appropriate, and attach this to the RFP document.
• Submission in the specified format.
• Adherence to best practice standards as described in the RFP.
• Undergoing an independent audit.
• Providing detailed operational instructions for the financial model as described in the RFP.
• Preparing a Value for Money analysis for the project.

Bidder's Financing Plans

The evaluation of the qualified bidder's financing plans will consider the following:

• The adequacy of financing commitments to meet the project's financing requirements as set out in the model, including interim financing. Qualified bidders must provide evidence of the required financing commitments to execute the project as part of their bids.
• If the financing plans rely on a limited recourse or non-recourse financing system, bidders must provide a bank commitment letter.
• The level of contracting for goods and services appropriate for an Export Credit Agency (ECA) (if applicable) that the bidder's proposed design, procurement, and construction contractor is willing to commit to.
• If financing assumes any support from ECAs, the ECAs must also provide commitment letters demonstrating that they have fully reviewed the financial proposal and agree to the availability of financing and/or guarantee of the facilities that are part of the bidder's financing plan.
• Bids evaluated as not providing sufficient financing commitments to execute the project may be rejected.
• Provide evidence that financing commitments have been made after the financial institutions have reviewed the project agreements.
• The bid must provide evidence of its bankability, through committed equity and debt.

Technical Evaluation

The evaluation of technical proposals aims to assure the government entity that the contractors who will build the project have the necessary technical expertise and relevant past experience to deliver the specified services while adhering to the set schedule. Technical proposals are evaluated based on, but not limited to, the following:

• Technical compliance of the bid with the requirements of the RFP, as detailed in the project requirements section, functional specifications, as well as other relevant sections.
• The scope and nature of exceptions, if any, from the RFP requirements.
• The proposed operation and maintenance plans by the bidders for the project will be evaluated, as well as the alignment of their financial model with the plans.
• Bidders must demonstrate that their submitted proposals for the project comply with the architectural, geotechnical, environmental, and technical requirements as detailed in the functional specifications section and the additional agreements attached to the RFP. Bids that do not meet this condition are considered non-compliant.
• Bidders must demonstrate through drawings the feasibility of the proposed layout for the physical structure on the site and its full consideration of site safety, equipment access, environmental requirements, and its ability to provide all necessary site services.
• The construction program proposed by the bidders for the project must be detailed as specified in the relevant form.
• Evidence supporting the completion of the construction program must be provided. For example, dates for the availability of major equipment items should be provided, and priority should be given to firm evidence of the availability of critical equipment.
• Bidders must provide details of all major subcontractors/suppliers, specifying the type of work or service to be subcontracted and the country of origin.
• The eligibility of the bidders' contractors to perform their duties satisfactorily with respect to the project is evaluated.
• Compliance with health, safety, and environmental guidelines and Ajman Municipality guidelines.

Legal Evaluation

The legal evaluation of the submitted bids must consider, among other requirements, the following:

• An assessment of the scope of any deviation from the requirements of the agreements attached to the RFP, including the nature of the exceptions and the extent to which the risk allocation in both the agreements and the project as a whole is affected.
• An assessment of the impact of the qualified bid being conditional on any outstanding material issue.
• Submission of a commitment letter.
• Compliance with past experience requirements.

Important Considerations for Managing the Bidding Process

Disclosure

All members of the Partnership Committee, including representatives of the project advisors, must be required to disclose any personal or family conflicts of interest that may be related to any of the bidders or the project. In addition, the government entity must decide, in advance, what action will be taken to handle such conflicts, such as excluding any members with personal conflicts of interest from managing the project.

Code of Conduct

All members of the Partnership Project Committee, including representatives of the "Project Advisors," must be required to sign a code of conduct that requires compliance with specific rules and regulations to be applied uniformly in every project. A similar code of conduct must be prepared for all potential bidding consortia and their advisors to sign in each project.

Secure Environment

The government entity must prepare a security plan to ensure the confidentiality of data and business and to prevent industrial espionage and economic theft.

Clarification Meetings

The government entity is strongly urged to hold clarification meetings with bidders during the interim period between the issuance of the RFP and the receipt of bids. These meetings aim to clarify issues in the RFP that bidders can discuss openly and to introduce the main representatives of the government entity to the bidders. Individual meetings between the government entity and bidders can also be organized, provided that this is done in advance, and that any non-proprietary clarifications are shared with all bidders, ensuring a level playing field for all.

Bidder Due Diligence

To receive bidder due diligence, prior due diligence for the project must be provided and bidders must be given access to the project site. To facilitate this process, contact and access details regarding the time and manner of granting this permission should be specified in the RFP.

Bid Validity Period

The bid validity period must be shown in the RFP so that all bids are valid for a specific period of time determined by the government entity.

Appendix 10

Guidelines for Appointing Project Advisors

Objective

The objective of this appendix is to shed light on the role and procedures for hiring a "Project Advisor," with a focus on how to structure the Terms of Reference (ToR) and the Request for Proposal (RFP) document, and how to handle the hiring process to select the most suitable advisor for the project.

Guidelines

1.1 Role of the Project Advisor

The Project Advisor(s) is a consortium of professional advisors - which may include commercial, financial, technical, legal, environmental, insurance, or other services - from one or more firms working in coordination with the Partnership Committee during the procurement and contracting phases. Their roles must be defined before the selection phase to ensure that all requirements and expected deliverables from the advisors are met.

1.2 The Appointment Process

After defining the role of each advisor, the government entity must ensure that a sufficient number of qualified project advisors are selected to be briefed on the process and to promote appropriate competition among them. The process of appointing a project advisor is similar to the process used for procuring the project: a Request for Proposal (RFP), the contents of which are detailed below, is issued to provide clarity regarding the scope of work expected to be delivered by the project advisor in the project. The project advisor's proposal generally includes a technical proposal in response to the scope of work in the RFP with a practical methodology, and a financial proposal that includes pricing for these services. These proposals are then submitted to the designated government entity, followed by a competitive bidding process to select the project advisor.

The project advisor's technical proposal is generally evaluated based on the following criteria:

• Local, regional, and international experience over the past five to ten years in working on procurement projects, firstly in the same sector as the project under discussion; and secondly, in other procurements.
• Relevant past experience working with the government entity or other entities within the country.
• Relevant past experience in leading the development of similar projects, or in structuring a relevant payment mechanism.
• Relevant past experience in developing government-guaranteed or supported projects, supporting the project's bankability, and fundraising.

1.2.1 Terms of Reference (ToR)

At the beginning of the hiring process, the project advisor's Terms of Reference (ToR) must be prepared. The ToR should provide the government entity with a comprehensive evaluation mechanism and will be used as a basis during the drafting of the RFP. The clearer and more accurately the ToR is prepared, the higher the efficiency of the bidder, and the greater the confidence in the procurement process. As a minimum, the ToR should include the following: (proposed terms for the RFP are included in parentheses):

Overview (to be included in the RFP): A detailed outline of the project, including the description prepared in the project concept report, along with a summary of why the state government entity is interested in procuring this project based on the needs the project aims to meet.

Scope of Work (to be included in the RFP): A clear definition of the scope of work, including output specifications and reference drawings - if any - for which the project advisor is being appointed.

Schedule of Deliverables (to be included in the RFP): A complete list of deliverables that the project advisor is expected to prepare, along with proposed delivery dates, should be clearly prepared to help the project advisor price their services accurately.

Skills and Experience (to be included in the RFP): The range of required project-specific skills and experience should be clarified - especially in complex specialized projects. Furthermore, special emphasis should be placed on the requirements for the availability of the resources mentioned in the submitted proposal - on the ground, if necessary - once the project starts, and the commitment to dedicate time to the successful completion of the project.

Budget for the Project Advisor's professional fees (if announced, should be included in the RFP): Based on the accurate cost estimate conducted by a technical specialist within the government entity, a budget for the project, and consequently, for the project advisor's services, is determined, which may or may not be announced. If announced, the government entity will have a definitive benchmark to measure all technical responses against; consequently, there is no incentive for bidders to submit cheap and technically poor proposals, which, in principle, improves the quality of average proposals. However, there are risks that highly competent advisors who would have provided technically superior solutions may be excluded due to inaccurate cost estimation and may not prefer to bid due to poor estimation of the cost of services. If not announced, there is a greater chance of receiving a good variety of proposals, as both components of the submission will be evaluated.

Response to the RFP's Scope of Work (Technical Proposal) and Pricing (Financial Proposal) - and reducing the incentive for quality compensation. However, a risk arises that some advisors, with poor past experience and technical expertise, may deliberately reduce the prices of their services. Furthermore, if a very low bid is rejected, despite clear technical flaws, the government entity must justify it as a loss to the treasury. In short, the government entity makes the decision on a case-by-case basis for each project. In projects requiring specific technical expertise, the budget can be announced to ensure that scores are awarded exclusively on the quality of the technical response. The budget does not need to be announced in projects where there is a local and regional track record and sufficient competition among bidders, in order to encourage competition.

Payment System and Schedule (to be included in the RFP): The "Project Advisor" should receive their fees according to a specific schedule using a combination of a retainer, which is disbursed upon completion of each agreed-upon deliverable, and a success fee - typically paid upon reaching financial close. The work performed by the project advisor can significantly exceed the agreed-upon scope in large and complex projects. If so, a payment method should be agreed upon to compensate the advisor for this additional work, such as using stipulated daily rates. The agreed-upon scope of work with the "Project Advisor" should contain "deliverables" at the end of each phase.

Payment Arrangements (to be included in the RFP): There are two options for disbursing payments:

Expenses such as travel are paid as reimbursement of costs, provided that supporting invoices are submitted, within the limits stipulated by the project advisor in their proposal.

The "Project Advisor" can be required to provide an all-inclusive price for their internal expense budget, and the government entity disburses the payment as a series of retainer payments.

In general, the second option is recommended, which is the option followed by most countries in the region. The first option involves excessive administrative burdens, as individual expenses need to be approved, while the second option resolves this hassle by setting a total amount that includes budgeted expenses and mitigates the risk of companies over-budgeting expenses.

Administrative Arrangements for the Government Entity: This will define the reporting and management protocols that the project advisor will have to follow.

Conflict of Interest (to be included in the RFP): Full disclosure of any vested interest that bidders may have in the project should be sought, and project advisors should be informed that if they win, they will be excluded from advising any of the bidders in the procurement process.

Bidding Rules (to be included in the RFP): The rules regarding the submission of bids by the project advisor should be clarified. The project advisor will typically be required to submit a proposal that combines a technical response to the RFP's scope of work and a financial response consisting of the set price for the services.

Submission Requirements (to be included in the RFP): The rules regarding bid submission must be clearly defined, including the required supporting documents, the format in which they should be submitted, and the address to which they should be sent, among other details. Most importantly, the submission should be in two separate envelopes - one for the technical response and the other for the financial response, so that the price is not known when evaluating the technical proposal.

Bidding Process (to be included in the RFP): The processes related to bid submission and the briefing session should be detailed.

Bid Evaluation Weights and Criteria (to be included in the RFP): Specific criteria for evaluating the "Project Advisor's" responses should be clearly defined, with weights assigned to the technical and financial responses, as well as other components such as track record, team members' experience, relevant fundraising experience, etc.

Background and Supporting Documents: Where applicable, any non-confidential supporting documents are provided, before work or research begins, and the basic knowledge for all relevant bidders, preferably through a data room. This could include any previous internal feasibility studies, any needs assessment, any relevant policy or regulatory documents that the project may help achieve, and any project-specific objectives previously defined by the government entity. This is important for price evaluation, as reviewing and updating previously prepared work is priced completely differently from preparing entirely new feasibility studies.

Draft Agreement (to be included as part of the RFP) - Bidders have the right to review the contractual provisions of the agreement they will enter into if the project is awarded to them. To this end, a draft template of the final agreement should be attached to the ToR to enable bidders to provide their comments and feedback on it, if possible.

1.2.2 Advertisement

An advertisement should be prepared for publication in popular Arabic and English newspapers and magazines and on the websites of the relevant government entities. The advertisement should present brief details about the project, provide a contact person at the government entity, and provide details of any briefing sessions, which are usually held at some point in the middle of the allocated preparatory period. Sufficient time should be provided for bidders so that the project advisor can form the best possible consortium, prepare a detailed response that takes the RFP into account, and accurately cost the project. Once the advertisement is published, bidders should be allowed to send inquiries to the contact person specified in the government entity, and it must be ensured that all responses to inquiries are widely shared, especially if they provide clarity on an issue in the RFP that would benefit all bidders.

1.2.3 Briefing Session

It is recommended that the government entity hold a briefing session for bidders, usually at some point in the middle of the allocated preparatory period, with the session focusing on summarizing the ToR and answering bidders' inquiries. Attendance should be encouraged although not mandatory. However, it must be ensured that attendance does not give preference or advantage to bidders, and that any information exchanged in this session is also shared with all potential bidders. In addition to providing an opportunity for clarifications, briefing sessions contribute to increasing bidders' knowledge of the key representatives of the government entity, whose attendance should be strongly encouraged - as well as allowing bidders to get to know the competition.

1.2.4 Finalizing and Concluding the Agreement

A contact person within the government entity should be appointed to receive bids from interested bidders on or before the specified deadline. The technical and financial proposals should be received and kept separate. If bids are opened upon submission, it must be ensured that the guidelines set forth in the terms of reference and specifications are strictly adhered to, and bidders are informed as soon as possible of potential disqualification.

After evaluating the bids, the government entity should invite the preferred bidder to finalize the terms of the contract, which should take into account both the ToR and the comments submitted on the draft contract as part of the winning bid. It should be clarified that the government entity has the right to negotiate prices with the preferred bidder, and if a consensus is not reached, the entity may conduct negotiations with the next highest-scoring bidder. In this case, the primary bidder will be informed in advance and in writing of the reason for their disqualification from continuing in the negotiations. After successfully completing negotiations with the preferred bidder, the parties must agree on the contract, draft its terms, and conclude it. As a final step in this process, the unsuccessful bidders must be informed of the decision.