Decision No. (22) of 2021 Regarding the Conditions, Controls, and Procedures for Registration in the Register of Suppliers

القرار رقم (22) لسنة 2021

بشأن شروط وضوابط وإجراءات القيد في سجل الموردين

بعد الاطلاع على النظام المالي الموحد لحكومة عجمان
وعلى القانون رقم (1) لسنة 2020 في شأن المشاريع والمنشآت الصغيرة والمتوسطة في إمارة عجمان
وعلى القرار الأميري رقم (2) لسنة 2021 بشأن القيد في سجل الموردين والمقاولين والاستشاريين بدائرة المالية في عجمان.

ولمقتضيات العمل وضروراته، تقرر ما يلي:

المادة (1)

التعريفات

يكون للكلمات والعبارات التالية أينما وردت في هذا القرار المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقض سياق النص بغير ذلك:

الدولة: دولة الإمارات العربية المتحدة.

الإمارة: إمارة عجمان.

الدائرة: دائرة المالية في عجمان

جهة حكومية : أي دائرة أو مؤسسة أو هيئة أو مجلس أو جهاز أو أي جهة تتبع لحكومة الإمارة، وتكون موازنتها ضمن الموازنة السنوية لها.

السجل: سجل الموردين والمقاولين والاستشاريين المنشأ لدى الدائرة.

المورد: المنشأة المرخصة من السلطة المختصة في الدولة لممارسة نشاط توريد البضائع والسلع أو تقديم الخدمات.

المادة (2)

اعتماد التسجيل والقيد في السجل

تختص الدائرة ( مركزياً) باعتماد تسجيل وتصنيف وقيد الموردين وتحديث بياناتهم في سجل الموردين والمقاولين والاستشاريين المنشأ لديها.
لا يجوز لأي من الجهات الحكومية التعاقد إلا من خلال الموردين المقيدين في سجل الموردين لدى الدائرة وعلى الجهات الحكومية توجيه المورد الذي ترغب بالتعاقد معه في حال عدم تسجيل الموردين بضرورة قيامه بطلب التسجيل في السجل.

المادة (3)

شروط القيد في السجل

أن يكون طالب التسجيل في سجل الموردين شركة أو مؤسسة مرخص لها من السلطات المختصة في الدولة ويستثنى من ذلك الشركات الأجنبية العاملة خارج الدولة أو أن يكون جهة حكومية أو جمعية خيرية أو مؤسسة أهلية ذات نفع عام.
أن يكون ترخيصه بمزاولة النشاط ساري المفعول من سلطة الترخيص المختصة.
ألا يكون محظور التعامل معه.
إرفاق كافة الوثائق والمستندات المؤيدة لصحة البيانات الواردة في طلب التسجيل.
سداد الرسوم المقررة لذلك.
أن يقر بالاطلاع على الشروط والأحكام المتواجدة على الموقع الالكتروني للدائرة.

المادة (4)

المستثنون من رسوم القيد في السجل

لا يستوفى رسم نظير القيد في السجل، إذا كان طالب القيد

مسجلاً في برنامج "تعزيز".
مملوكاً لجمعية خيرية أو مؤسسة أهلية ذات نفع عام.
مملوكاً لإحدى الجهات المعفاة من الرسوم المحلية.
تابعاً أو مملوكاً لأي جهة حكومية محلية أو اتحادية.
وكيلاً حصرياً.

وذلك في حال استيفائه لشروط التسجيل.

المادة (5)

إجراءات التسجيل والقيد في السجل

يجب على المورد الذي يرغب في التعامل مع الجهة الحكومية استيفاء كافة متطلبات عمليات التسجيل في سجل الموردين الكترونيا، وذلك من خلال الموقع الالكتروني المعد من الدائرة لهذا الغرض وان يقوم بتحميل كافة الوثائق والمستندات المطلوبة الى الموقع وسداد الرسوم المقررة، ويمنح المورد المسجل اسم مستخدم وكلمة مرور تمكنه من الاستفادة من خدمات النظام.
تقوم الوحدة المختصة بالتسجيل بالدائرة بمراجعة كافة الوثائق والمستندات المقدمة من المورد والتحقق من سلامتها، والتأكد من استيفائه لكافة الشروط والمتطلبات القانونية للقيام بالعمل او لمزاولة النشاط، وذلك قبل إتمام عملية اعتماده في السجل او تحديث بياناته.
يتم تصنيف الموردين في مجموعات متجانسة . النشاط والقطاع التابع له ويتم إتباع الناس
يجب على المورد القيام بإجراء تحديث بياناته في سجل الموردين في حال حدوث أي تغيير او تعديل يطرا عليها أو كلما دعت الحاجة لذلك.

المادة (6)

الوثائق والبيانات المطلوبة للقيد في السجل

يجب على المورد الالتزام بتوفير الوثائق والبيانات التالية عند التسجيل في سجل الموردين والتعهد بالإبلاغ عن أي تعديل يطرأ عليها:

الاسم والشكل القانوني على أن يكون مطابقاً تماما لما هو مدون في الترخيص الصادر له.
العنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
نسخة من الترخيص الصادر له سارية المفعول.
رقم التسجيل الضريبي إن وجد.

المادة (7)

وقف وإلغاء قيد المورد من السجل

يتم وقف قيد المورد في السجل إلكترونياً في حالة عدم تحديث بيانات الترخيص المنتهي.
يتم بقرار من مدير الإدارة المختصة بالتسجيل بالدائرة وقف قيد المورد في السجل لمدة لا تزيد على سنة واحدة في الحالات التالية
1. إذا فشل في اجتياز متطلبات النجاح في أسس التقييم الخاصة بالأداء بعد تقديم الخدمة.
2. إذا تخلف المتناقص الفائز عن استكمال إجراءات الترسية.
يتم بقرار من مدير الإدارة المختصة بالتسجيل بالدائرة إلغاء قيد المورد من السجل ويتم منعه من العمل مع الجهات المحلية المعنية بالإمارة لمدة لا تقل عن 3 سنوات إذا ارتكب أي من الأعمال التالية
1. الغش أو الخداع أو تقديم رشوة.
2. تقديم معلومات أو وثائق غير صحيحة، أو مزورة، أو ملفقة.
3. إذا ثبت اتهام المورد بجرائم فساد أو في قضايا مالية ونحوها.
4. خرق حقوق الملكية الفكرية لأي طرف ثالث.
يتم الغاء قيد المورد من السجل في الحالات التالية:
1. إذا لم يقم بتحديث بيانات الترخيص المنتهي لمدة أربع سنوات متتالية من تاريخ انتهائها.
2. إذا تم تصفيته أو حله او حكم عليه بالتصفية أو الإفلاس

المادة (8)

تظلم المورد

تشكل بقرار من مدير عام الدائرة لجنة تسمى لجنة تظلمات الموردين) يحدد في قرار تشكيلها رئيس اللجنة ونائبة وعدد من الأعضاء على أن يكون جميعهم من غير موظفي الإدارة المختصة بالتسجيل بالدائرة ، والية اجتماعاتها وكيفية اتخاذ القرارات، وتختص هذه اللجنة بالبت في التظلمات المقدمة من المورد بشأن قرار إيقاف أو الغاء القيد
يجب ان تتميز إجراءات معالجة التظلم بالشفافية، وعدم التمييز او التحيز من طرف وإن تراعي الأسس التالية
1. ان يكون موضوع التظلم منظم بشكل واضح ومفهوم لجميع الأطراف المعنيين
2. التعامل مع التظلم بشكل خطي لضمان التوثيق.
3. ألا تؤدي إجراءات إدارة التظلم الى الإجحاف بحق المورد في المشاركة باي عطاء او عملية شراء مع أي جهة حكومية.
يجوز للمورد في حال رغبته في الاعتراض على قرار لجنة التظلمات بالدائرة تقديم تظلم خطي لمدير عام الدائرة للنظر في موضوع التظلم ويكون قرار مدير عام الدائرة في هذا الشأن نهائي .

المادة (9)

على كافة المعنيين التقيد بما ورد بهذا القرار من أحكام ويعمل به اعتباراً من تاريخ صدوره.

صدر بتاريخ: 2021/04/22

مروان أحمد آل على

المدير العام حكومة عجمان

Resolution No. (22) of 2021

Concerning the Conditions, Controls, and Procedures for Registration in the Supplier Register

Having reviewed the Unified Financial System of the Government of Ajman
And Law No. (1) of 2020 concerning Small and Medium Enterprises in the Emirate of Ajman
And Emiri Resolution No. (2) of 2021 concerning Registration in the Register of Suppliers, Contractors, and Consultants at the Department of Finance in Ajman.

And in accordance with the exigencies and necessities of work, it is decided as follows:

Article (1)

Definitions

The following words and phrases, wherever they appear in this resolution, shall have the meanings assigned to each of them, unless the context requires otherwise:

The State: The United Arab Emirates.

The Emirate: The Emirate of Ajman.

The Department: The Department of Finance in Ajman.

Government Entity: Any department, institution, authority, council, agency, or any entity affiliated with the government of the Emirate, whose budget is included in its annual budget.

The Register: The Register of Suppliers, Contractors, and Consultants established at the Department.

Supplier: An establishment licensed by the competent authority in the State to engage in the activity of supplying goods and commodities or providing services.

Article (2)

Approval of Registration and Entry in the Register

The Department shall be centrally responsible for approving the registration, classification, and entry of suppliers and updating their data in the Register of Suppliers, Contractors, and Consultants established therein.
No government entity may contract except with suppliers registered in the Supplier Register at the Department. Government entities must direct any supplier they wish to contract with, if not already registered, to apply for registration in the Register.

Article (3)

Conditions for Registration in the Register

The applicant for registration in the Supplier Register must be a company or establishment licensed by the competent authorities in the State, with the exception of foreign companies operating outside the State, or be a government entity, a charitable association, or a public benefit civil institution.
Its license to practice the activity must be valid from the competent licensing authority.
It must not be prohibited from being dealt with.
Attach all documents and records supporting the validity of the data provided in the registration application.
Payment of the prescribed fees.
Acknowledge having read the terms and conditions available on the Department's website.

Article (4)

Exemptions from Registration Fees

No fee shall be collected for registration in the Register if the applicant is:

Registered in the "Ta'ziz" program.
Owned by a charitable association or a public benefit civil institution.
Owned by one of the entities exempt from local fees.
Affiliated with or owned by any local or federal government entity.
An exclusive agent.

This is provided that it meets the registration conditions.

Article (5)

Procedures for Registration and Entry in the Register

A supplier wishing to deal with a government entity must fulfill all electronic registration requirements in the Supplier Register through the website designated by the Department for this purpose, upload all required documents and records to the site, and pay the prescribed fees. A registered supplier will be granted a username and password to benefit from the system's services.
The competent registration unit at the Department shall review all documents and records submitted by the supplier, verify their authenticity, and ensure that all legal conditions and requirements for conducting business or practicing the activity are met before completing the approval process in the Register or updating its data.
Suppliers shall be classified into homogeneous groups based on their activity and the sector to which they belong.
The supplier must update their data in the Supplier Register in the event of any change or modification, or whenever necessary.

Article (6)

Documents and Data Required for Registration

The supplier must provide the following documents and data upon registration in the Supplier Register and undertake to report any changes that occur:

The name and legal form, which must be identical to what is stated in its issued license.
Address, phone number, and email.
A copy of its valid issued license.
Tax Registration Number, if any.

Article (7)

Suspension and Cancellation of a Supplier's Registration

The supplier's registration shall be suspended electronically if the expired license data is not updated.
By a decision from the director of the competent registration department at the Department, the supplier's registration shall be suspended for a period not exceeding one year in the following cases:
1. If it fails to meet the success requirements in the post-service performance evaluation criteria.
2. If the winning bidder fails to complete the award procedures.
By a decision from the director of the competent registration department at the Department, the supplier's registration shall be cancelled, and it shall be banned from working with the relevant local entities in the Emirate for a period of not less than 3 years if it commits any of the following acts:
1. Fraud, deceit, or bribery.
2. Providing incorrect, forged, or fabricated information or documents.
3. If the supplier is convicted of corruption crimes or in financial cases and the like.
4. Infringement of the intellectual property rights of any third party.
The supplier's registration shall be cancelled in the following cases:
1. If it fails to update its expired license data for four consecutive years from its expiry date.
2. If it is liquidated, dissolved, or declared bankrupt.

Article (8)

Supplier Grievance

By a decision of the Director General of the Department, a committee called the "Supplier Grievance Committee" shall be formed. The decision shall specify the committee's chairman, vice-chairman, and members, all of whom must not be employees of the competent registration department. The decision shall also specify the mechanism for its meetings and decision-making. This committee is responsible for ruling on grievances submitted by a supplier regarding a decision to suspend or cancel registration.
The grievance handling procedures must be characterized by transparency, non-discrimination, and impartiality, and must observe the following principles:
1. The subject of the grievance must be organized in a clear and understandable manner for all concerned parties.
2. The grievance must be handled in writing to ensure documentation.
3. The grievance management procedures shall not prejudice the supplier's right to participate in any tender or procurement process with any government entity.
Should the supplier wish to object to the decision of the Department's Grievance Committee, it may submit a written grievance to the Director General of the Department to review the matter. The decision of the Director General in this regard shall be final.

Article (9)

All concerned parties must adhere to the provisions of this resolution, which shall come into effect from the date of its issuance.

Issued on: 22/04/2021

Marwan Ahmed Al Ali

Director General, Government of Ajman

Document Criteria

Document Number

Year

2021

Level المستوى

Local محلي - إمارة عجمان

Category الفئة

Legislations تشريعات

Type النوع

Decision قرارات أخرى

Status الحالة

Active ساري

Issuing Authority جهة الإصدار

Department of Finance دائرة المالية

Executing Entity جهة التنفيذ

All Government Entities جميع الجهات الحكومية

Sector القطاع

All Sectors جميع القطاعات

Emirate Directions توجهات الإمارة

Eighth Direction: Achieving Government Leadership through Flexibility, Innovation, Efficiency, and Results-Oriented Approach

Main Objective الهدف الرئيسي

Financial Process Improvement تحسين إجراء مالي

Main Objective الهدف الرئيسي

Financial Regulation تنظيم مالي

Emirate’s Strategic Objectives

8.3 Strengthen the Efficiency and Effectiveness of Government Services

Department’s Main Role

Supporting داعم

Department’s Strategic Objectives

Improving the Efficiency and Effectiveness of Government Financial Systems

Supporting Strategic Objectives

Sustainability of Operations and Institutional Performance

Main Financial Operations in the Department

Supplier Relationship Management

Sub-Operations العمليات الفرعية

Management and Development of Ajman Government Unified Supplier Register

Target Customer Segment

الجهات الحكومية المحلية

Overall Impact / General Impact الأثر العام

Regulatory تنظيمي