قرار رقم (36) لسنة 2021

بشأن معايير أبوظبي للمشتريات

رئيس دائرة الإسناد الحكومي

بعد الاطلاع على القانون رقم (1) لسنة 1974 بإعادة تنظيم الجهاز الحكومي في إمارة أبوظبي وتعديلاته،

وعلى المرسوم الأميري رقم (19) لسنة 2019 بشأن دائرة الإسناد الحكومي،

وعلى القانون رقم (4) لسنة 2020 بشأن إنشاء دائرة الإسناد الحكومي،

وعلى قرار المجلس التنفيذي رقم (31) لسنة 2021 بشأن معايير أبوظبي للمشتريات،

وللمصلحة العمل وبناءً على ما تم عرضه؛

قرر :

المادة ( الأولى )

يصدر الإطار التنظيمي والتشغيلي للمشتريات الحكومية في إمارة أبوظبي المرفق بهذا القرار ويُطبق على كافة المشتريات التي تمارسها الجهات الحكومية، ويتضمن:

• لائحة معايير أبوظبي للمشتريات وسياسات وإجراءات البيع بالمزادات والمستودعات الملحقة باللائحة

• ميثاق المشتريات

• دليل تفويض صلاحيات الشراء

• دليل المشتريات

المادة (الثانية)

تصدر عن وكيل الدائرة التعليمات والنماذج والتعاميم اللازمة لتنفيذ أحكام هذا القرار.

المادة (الثالثة)

يُلغى كل نص يخالف أو يتعارض مع أحكام هذا القرار.

المادة (الرابعة)

يُنشر هذا القرار في الجريدة الرسمية، ويُعمل به اعتباراً من تاريخ 01/07/2021.

صدر عنا بتاريخ: 18 أبريل 2021

مرفقات

قرار رقم (36) لسنة 2021

بشأن معايير أبوظبي للمشتريات

لائحة معايير أبوظبي للمشتريات

الفهرس

مقدمة إطار المشتريات

تعريف وحدة المشتريات

المبادئ الأساسية

ميثاق أخلاقيات العمل

معايير المشتريات

المعايير التأسيسية

معايير التمكين

معايير التنفيذ

المصطلحات

مقدمة إطار المشتريات

يتكون إطار المشتريات من مجموعة شاملة من الوثائق المترابطة وضعت بهدف مساعدة موظفي المشتريات الذين يتولون عمليات الشراء في عملهم. ويوضح هذا الإطار المنهج الموصى به وأفضل الممارسات الواجب اتباعها عند القيام بعمليات الشراء.

تعريف وحدة المشتريات

"وحدة المشتريات" هي الوحدة التي تُعنى بالدعم للتحديد والبحث عن مصادر الشراء والوصول الى أفضل السلع والخدمات والمشاريع ، المطلوبة لتحقيق أهداف الجهات الحكومية ومستخدمها النهائي.

وتكون هذه الوحدة معنية باستكشاف الفرص المتوفرة في السوق ولضمان التنفيذ الأمثل لاستراتيجيات تحديد المصادر التي تحقق للجهة الحكومية أفضل النتائج الممكنة من عملية التوريد.

كما تضيف "وحدة المشتريات" قيمة الى الجهات الحكومية وتساعدها على تحقيق أهدافها عن طريق وضع منهج منظّم ومُحكم يُستخدم لتقييم إحتياجاتها وتوفيرها على أساس تعاوني مشترك. ويتم تنفيذ المشتريات من خلال مجموعة من الأنشطة التي تغطي دورة التوريد بأكملها، ابتداءً من مرحلة فهم الإحتياجات واستيعابها وتقييم مدى الحاجة إليها، مروراً بمرحلة تحديد الخيارات المحتملة للتوريد وتحليلها، وانتهاءً بمرحلة إبرام التعاقدات مع الموردين والوفاء بما تتضمنه العقود المبرمة معهم. وتترافق عملية المشتريات مع المتابعة المستمرة للعلاقات مع المستخدمين النهائيين والإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية والإشراف المتواصل على عقود التوريد وأداء الموردين.

المبادئ الأساسية

تحدد "المبادئ الأساسية" القيم والأساليب الرئيسية اللازمة لضمان فعالية عمل وحدة المشتريات. ويتعيّن على موظفي المشتريات التابعين لجهة حكومية معينة، وكذلك على كل مورد من المشاركين في عمليات الشراء الالتزام بهذه المبادئ الأساسية عند تمثيلهم لتلك الجهات.

ويُحدد إطار المشتريات عشرة مبادئ أساسية متكاملة، وفق الآتي بيانه تفصيلاً:

(أ) التمكين: إنشاء طاقم من موظفي المشتريات يتمتع بالإمكانيات والقدرات والمعرفة المناسبة بما يضمن كفاءتهم المهنية، إلى جانب منحهم خيارات وظيفية جذابة وتنافسية.

(ب) المساءلة: دعم المساءلة من خلال إنشاء الصلاحيات أو تعزيزها حال وجودها، وضمان التنسيق بين آليات الرقابة الداخلية والخارجية، ودمجها في عمليات الشراء.

(ج) التقنيات الرقمية: تعزيز التقنيات الرقمية وتبسيط تبنيها وتطويرها، من خلال تسهيل الوصول إلى الابتكارات والحلول الرقمية المستحدثة.

(د) الفعالية: التشجيع على خفض التكاليف، وتحسين أداء وحدة المشتريات من خلال تفعيل مفهوم آليات التوفير، والتخصص، والتقييم المتواصل.

(هـ) التميز: إبراز الكفاءة في العمل، وتحقيق قيمة إضافية مقابل الأموال التي يتم إنفاقها، وبلوغ مستوى عال من الرقابة من خلال تطوير العمليات وتوفير أدوات سلسة.

(و) الإنصاف: تيسير وصول الموردين المحتملين إلى فرص الشراء المتاحة، من خلال إنشاء إطار تنظيمي منصف، وتطبيق منهج الشفافية وسياسة الباب المفتوح.

(ز) التكامل: دعم عمليات تكامل وحدة المشتريات مع غيرها من الإدارات المعنية داخل الجهة الحكومية، بما يضمن تكامل الخدمات المقدمة، وسهولة سير العمليات.

(ح) النزاهة: الحرص على الالتزام بمستويات عالية من النزاهة والحيادية في عملية الشراء، من خلال تطبيق معايير وميثاق أخلاقيات العمل أو قواعد سلوك مهني وضوابط داخلية.

(ط) الاستدامة: ضمان استمرارية التوريدات واستقرارها من خلال التكامل بين ممارسات إدارة المخاطر وإنشاء آليات للمراقبة في عمليات الشراء، بما يجعلها أكثر استدامة.

(ي) الشفافية: ضمان الالتزام بدرجة كافية من الشفافية من خلال توفير حرية الوصول الى المعلومات المتعلقة بعمليات الشراء، والامتثال للتشريعات المعمول بها وتعزيز آليات التعامل المنصف مع الموردين.

ميثاق أخلاقيات العمل

مادة (1): أهداف ونطاق ميثاق أخلاقيات العمل

1. يهدف ميثاق أخلاقيات العمل إلى وضع مبادئ وقواعد لتكوين إطار أخلاقي ينظم عمل موظفي المشتريات بما يتفق مع الأخلاقيات المتعارف عليها في عملية المشتريات.

2. يعمل ميثاق أخلاقيات العمل على تعزيز السلوك الأخلاقي ويُشدّد على مسؤولية موظفي المشتريات تجاه المحافظة على سمعة الجهة الحكومية التي يمثلونها. ويتمثل الغرض منه في منع القيام بأي سلوك غير لائق وغير منصف في عمليات الشراء.

3. تسري أحكام ميثاق أخلاقيات العمل على جميع موظفي المشتريات في الجهة الحكومية التي تلتزم بهذه المعايير.

مادة (2): المبادئ العامة

1. ينطوي تنفيذ عمليات الشراء نيابة عن الجهة الحكومية على إنفاق أموال. وعلى موظفي المشتريات تنفيذ جميع الإجراءات اللازمة لاتخاذ قرارات شراء سليمة تتسم بالأمانة والنزاهة.

2. يجب على موظفي المشتريات الإلمام التام بميثاق أخلاقيات العمل والقيام بوظائفهم وفقاً لمبادئه، ولا يجوز الإخلال به بسبب عدم العلم بمحتوياته.

3. يجب على كل موظف من موظفي المشتريات إبلاغ مديره المباشر أو مدير وحدة المشتريات فوراً بأي مخالفة لميثاق أخلاقيات العمل للتحقق من وقوعها واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

4. يتحمل موظفو المشتريات المخالفون لميثاق أخلاقيات العمل المسؤولية عن أفعالهم ويكونون عرضة للإجراءات التأديبية أو المساءلة القانونية بحسب الأحوال ووفقاً للتشريعات السارية.

5. يحدّد ميثاق أخلاقيات العمل المبادئ الثمانية الآتية التي تضمن الأخلاقيات المطلوبة لدى القيام بأي من مهام ومسؤوليات عمليات الشراء:

   • المسؤولية الائتمانية

   • الامتثال للتشريعات النافذة

   • النزاهة المهنية

   • تجنب تضارب المصالح

   • حماية المعلومات السرية

   • الحفاظ على العلاقات العادلة

   • المسؤولية البيئية

   • المهنية في العمل

مادة (3) المسؤولية الائتمانية

1. يجب أن يتصرف موظفو المشتريات لمصلحة الجهة الحكومية التي يمثلونها بأفضل وجه، وأن يتأكدوا من شراء السلع والخدمات والمشاريع المطلوبة التي توفر لها المنفعة والغاية المتوقعة من عملية الشراء.

2. يجب على موظفي المشتريات القيام بالمهام والمسؤوليات الموكلة اليهم وفقاً لمعايير المشتريات.

مادة (4): الامتثال للتشريعات النافذة

1. يجب على موظفي المشتريات القيام بجميع الأنشطة المتعلقة بعملية الشراء مع التزامهم بالتشريعات المحلية والاتحادية النافذة.

2. على موظفي المشتريات التحقق من إمتثال الموردين للتشريعات المحلية والاتحادية المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة عند تعاملهم مع الجهة الحكومية.

3. يلتزم موظفو المشتريات بإبلاغ الجهات الإدارية المعنية بأي مخالفة تقع من جانب المورد لأحكام التشريعات النافذة.

مادة (5): النزاهة المهنية

1. يجب على موظفي المشتريات الالتزام بأعلى معايير النزاهة، والإمتناع عن أي سلوكيات غير أخلاقية أو المساومة في العلاقات أو الإجراءات أو الإتصالات.

2. لا يجوز لموظفي المشتريات إساءة استخدام مناصبهم الرسمية او استغلالها على وجه غير مشروع، أو تقديم خدمة أو أي أفضلية استثنائية أو وعود خاصة بالنيابة عن الجهة الحكومية التي يمثلونها.

3. يجب على موظفي المشتريات تحري الحيادية عند تنفيذ الأنشطة المتعلقة بعمليات الشراء لضمان ثقة جميع الأطراف المعنية في النتائج، وعليهم إظهار التزامهم بممارسات شراء سليمة، وبحس المسؤولية، ووقف عمليات الشراء عند وقوع مخالفة لذلك أو الاشتباه بوقوعها.

مادة (6): تضارب المصالح

1. يجب على موظفي المشتريات المبادرة باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة بشكل استباقي لتجنب تضارب المصالح.

2. يجب على موظفي المشتريات الإفصاح على الفور عن أي مصالح شخصية وأدوار متعارضة، أو الأدوار التي يُشتبه في وجود تضارب مصالح فيها، تؤثر – أو يُحتمل أن تؤثر برأي أي طرف ثالث - على نزاهة القرارات، وذلك إلى مدرائهم المباشرين أو إلى مدير وحدة المشتريات المعني.

3. يُحظر على موظفي المشتريات المشاركة في أي قرارات أو توصيات تتعلق بالأفراد أو المؤسسات التي لهم مصلحة مالية فيها، قائمة أو محتملة.

4. يُحظر على موظفي المشتريات تقديم أفضلية استثنائية أو إعطاء معاملة خاصة للموردين وعليهم أن يتجنبوا الاتفاقيات الشخصية التبادلية معهم. كما لا يجوز لهم قبول أي هدايا أو أشياء ذات قيمة مادية أو معنوية.

مادة (7): سرية المعلومات

1. يجب على موظفي المشتريات عدم الإفصاح عن أي معلومات سرية أو معلومات ذات ملكية خاصة لمنافع شخصية أو مهنية.

2. يجب الحفاظ على المعلومات الحساسة المتعلقة بالإنفاق والعقود والتسعير ومراحل التوريد وأداء الموردين والتخطيط التجاري والاستراتيجي، والإفصاح عنها الى الموظفين المفوضين فقط، والاحتفاظ بسجل الكتروني قابل للمراجعة للتحقق من الالتزام بها.

3. موظفو المشتريات مسؤولون عن حماية المعلومات المالية وغيرها من المعلومات السرية وذات الملكية الخاصة المقدمة من الموردين الى الجهة الحكومية.

مادة (8): العلاقات العادلة

1. على موظفي المشتريات تعزيز العلاقات الإيجابية مع الموردين للحفاظ على بيئة مشتريات تنافسية من خلال المساواة والإنصاف في التعامل مع الموردين دون تمييز.

2. لا يجوز لموظفي المشتريات استغلال أي نفوذ غير مبرر أو قسري وممارسته على الموردين للتوريد بأسعار أقل من التكلفة أو وضع شروط مجحفة تؤدي إلى خسارة للموردين او الى استبعاد أي منهم.

مادة (9): المسؤولية البيئية

1. يجب أن يحرص موظفو المشتريات على مراعاة مفهوم الإستدامة لتجنب الآثار البيئية الضارة لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع.

2. يجب على موظفي المشتريات السعي قدر الإمكان لشراء السلع والخدمات والمشاريع التي تفي بمتطلبات الحفاظ على البيئة، والحرص على طلب الشراء والاستهلاك بالطرق المثلى واستبعاد الممارسات التبذيرية.يجب على موظفي المشتريات تقديم المساعدة للموردين – حيثما أمكن ذلك - للرقي بوعيهم البيئي وفق التشريعات المحلية والاتحادية النافذة المتعلقة بالبيئة.

مادة (10) المهنية

1. على موظفي المشتريات الالتزام بالمهنية، وتطبيق معايير مهنية عالية في أدائهم للعمل، مما يسهم في التنفيذ الفعال والمهني لمسؤولياتهم. ويجب عليهم مراعاة ما يلي:

   • الإلمام بإطار المشتريات.

   • الإلمام بالتشريعات النافذة التي تخضع لها الجهة الحكومية.

   • مراعاة الأسس المهنية اللازمة عند تنفيذ مهام ومسؤوليات عمليات الشراء، والإشراف عليها، وعند إعداد التقارير اللازمة.

   • الحفاظ على الكفاءة المهنية من خلال التطوير المهني المستمر.

محتويات معايير المشتريات

المعايير التأسيسية

القسم الأول: أهداف ونطاق وهيكلية معايير المشتريات

القسم الثاني: تطبيق معايير المشتريات

معايير التمكين

القسم الثالث: نشاط المشتريات

القسم الرابع: العلاقات بين الأطراف المعنية ووحدة المشتريات

القسم الخامس: الحوكمة والاتصال في وحدة المشتريات

القسم السادس: أداء وحدة المشتريات

القسم السابع: تقارير المشتريات

معايير التنفيذ

القسم الثامن: استراتيجية المشتريات

القسم التاسع: إدارة الطلبات والفئات

القسم العاشر: دورة تحديد المصادر إلى التعاقد

القسم الحادي عشر: إدارة مدة سريان العقد

القسم الثاني عشر: إدارة علاقات المورّدين

القسم الثالث عشر: من مرحلة الطلب الى الدفع

معايير المشتريات

المعايير التأسيسية

تعمل المعايير التأسيسية على توضيح الإطار العام لعملية المشتريات الهادف الى الإرتقاء بممارسة عمليات الشراء بطريقة مهنية، وتُحدد المعايير التأسيسية الغرض من هذه المعايير وأهدافها، بالإضافة إلى هيكليتها وطريقة إدارتها.

القسم الأول: أهداف ونطاق وهيكلية معايير المشتريات

1-1 أهداف معايير المشتريات

أ) تعمل معايير المشتريات على تحديد المبادئ الأساسية والقواعد التشغيلية اللازمة لإدارة عمليات الشراء، كما أنها توفر المعلومات المتعلقة بالممارسات الرائدة والمتطلبات المهنية.

ب) تهدف معايير المشتريات الى ضمان الانتظام والاحترافية في ممارسة الأنشطة اليومية المتعلقة بالمشتريات. كما أن التزام موظفي المشتريات بتلك المعايير يؤثر إيجاباً على تحقيق مبدأ الإنفاق الإقتصادي لدى الجهة الحكومية التي يمثلونها.

2-1 نطاق معايير المشتريات

أ) تسري معايير المشتريات على موظفي المشتريات كأفراد وأيضاً على وحدة المشتريات وعلى أي وحدة تنظيمية أخرى تشارك في عملية المشتريات في الجهة الحكومية.

ب) تطبق معايير المشتريات على كل عملية تقوم بها الجهة الحكومية لشراء السلع والخدمات والمشاريع والتي تنظمها اتفاقيات الأسعار، أو العقود، أو أوامر الشراء.

3-1 هيكلية معايير المشتريات

أ) تقسم معايير المشتريات إلى ثلاثة أنواع رئيسية، هي: التأسيسية، والتمكين، والتنفيذ.

1. تعمل "المعايير التأسيسية" على تحديد إطار نشاط المشتريات، وكذلك معايير المشتريات باعتبارها عنصراً أساسياً فيه. كما تحدد الغرض منها، واستخداماتها المقصودة، ومدى إمكانية تطبيقها. وتُحدد المسؤولية وتضع آلية الحوكمة الخاصة بها.

2. وتوضح "معايير التمكين" خصائص الإدارات والأفراد الممارسين لعمليات الشراء، وتبيّن المتطلبات اللازمة في الأطراف المعنية ، والعلاقات، وظروف الإعداد لعملية الشراء بكفاءة. كذلك يقدم هذا النوع من المعايير وحدة المشتريات بوصفها وحدة تقوم على تقديم الخدمات إلى الجهة الطالبة أو المستخدمين النهائيين.

3. في حين تُحدد "معايير التنفيذ" أسلوب العمل والأداء المتوقع من وحدة المشتريات، وتوضح القواعد اللازمة لتقييمه. كما يقسم هذا النوع من معايير المشتريات إلى عمليات استراتيجية، وتكتيكية، وتشغيلية.

ب) تم تجزئة وثيقة معايير المشتريات الى أقسام تحتوي على معايير تحمل أرقاماً تسلسلية.

القسم الثاني: تطبيق معايير المشتريات

1-2 قابلية تطبيق معايير المشتريات

أ) يجب تطبيق معايير المشتريات بشكل كامل، وفي نطاق المرونة التي تتمتع بها. ولا يجوز تطبيقها بشكل جزئي.

ب) تنطبق معايير المشتريات على الجهات الحكومية وعلى أية جهة أخرى يقرر المجلس التنفيذي او من يفوضه اخضاعها لهذه المعايير.

2-2 الإلتزام بمعايير المشتريات

أ) يجب أن يكون موظفو المشتريات على معرفة وفهم تام بمعايير المشتريات.

ب) يتحمل مدير وحدة المشتريات مسؤولية التأكد من تعميم معايير المشتريات وإتاحتها لجميع الأطراف ذات العلاقة في كافة إدارات وأقسام الجهة الحكومية.

ج) يتحمل مدير وحدة المشتريات مسؤولية التأكد من التزام موظفي المشتريات بمعايير المشتريات.

د) يوقع مدير وحدة المشتريات وموظفو المشتريات إقراراً يؤكد على مسؤوليتهم في التحقق من التزام وحدة المشتريات في الجهة الحكومية بالعمل وفقاً لمعايير المشتريات.

3-2 دليل المشتريات

أ) على الجهة الحكومية أن تُطبق دليل المشتريات الصادر بموجب هذه اللائحة، ويجوز للمجلس التنفيذي او من يفوضه استثناء أي من الجهات الحكومية من تطبيق احكام الدليل.

ب) يجب أن يكون دليل المشتريات متوافقاً مع معايير المشتريات على أن يتضمن منهجية وإجراءات المشتريات.

ج) يجب تحديث الدليل بشكل دوري لضمان تطبيق أفضل الممارسات في عمليات الشراء.

د) على مدير وحدة المشتريات التأكد من التزام وحدة المشتريات بتطبيق دليل المشتريات.

4-2 ضمان الجودة

أ) على مدير وحدة المشتريات أن يعدّ ويحافظ على برنامج لضمان وتحسين الجودة يغطي كافة الجوانب المتعلقة بنشاط المشتريات.

ب) على مدير وحدة المشتريات الحصول على موافقة لجنة المشتريات على برنامج ضمان الجودة وتحسينه.

ج) يعمل برنامج ضمان وتحسين الجودة على تقييم مدى امتثال وحدة المشتريات بمعايير المشتريات، ودليل المشتريات وميثاق أخلاقيات العمل. ويجب أن يتضمّن هذا البرنامج تقييما لمدى فاعلية وكفاءة نشاط المشتريات وتحديد فرص التحسين.

5-2 تفسير معايير المشتريات

أ) يتولى موظفو المشتريات المكلفون بالحفاظ على معايير المشتريات مسؤولية الرد على أي استفسارات تتعلق بتلك المعايير.

معايير التمكين

تحدد "معايير التمكين" خصائص الأنشطة والأفراد المشاركين بعمليات الشراء، كما تبين هذه المعايير المتطلبات اللازمة في الأطراف المعنية، وإقامة العلاقات، والأطر اللازمة لأداء عمليات الشراء على نحو فعال.

القسم الثالث: نشاط المشتريات

1-3 ميثاق المشتريات

أ) يحدد ميثاق المشتريات الأدوار الالزامية لوحدة المشتريات وآلية حوكمتها، وذلك بما يتوافق مع إطار عمل وحدة المشتريات.

ب) يُحدّد ميثاق المشتريات اللجان المطلوبة لعمليات الشراء. وعلى وجه الخصوص، أدوار ومسؤوليات لجنة المشتريات ولجنة المناقصات.

ج) يتعين على مدير وحدة المشتريات التأكد من أن عمليات الشراء تكون مطابقة لميثاق المشتريات.

2-3 أنواع المشتريات

أ) تنقسم المشتريات إلى الانواع الثلاثة الرئيسية التالية:

1. مشتريات السلع
2. مشتريات الخدمات
3. مشتريات المشاريع بما في ذلك الأصول الرأسمالية

ب) يتم تسهيل شراء السلع والخدمات والمشاريع من خلال الآتي:

1. إتفاقيات أسعار
2. عقود شراء
3. أوامر شراء

3-3 تنظيم وحدة المشتريات

أ) تتولى وحدة المشتريات تنفيذ عملياتها من خلال وحدة تنظيمية يقودها مدير وحدة المشتريات.

ب) يمكن إنشاء هذه الوحدة داخل أو خارج الجهة الحكومية ، وتكون تلك الوحدة مستقلة عن الوحدات الأخرى في الجهة الحكومية، على أن تُعطى الصلاحيات وأن تكون قادرة على القيام بالمهام والمسؤوليات الموكلة إلى وحدة المشتريات.

ج) يتم تنظيم التسلسل الوظيفي في الجهة الحكومية بحيث يكون مدير وحدة المشتريات تابعاً إلى مستوى وظيفي تنفيذي أو الى موظف تابع لمستوى وظيفي تنفيذي مما يتيح لوحدة المشتريات الوفاء بالمسؤوليات المسندة إليها.

د) يجب على وحدة المشتريات مزاولة نشاطها بواسطة موظفين أو أفراد (موظفي مشتريات)، ممن لديهم المؤهلات الأكاديمية والشهادات المهنية والخبرات العملية والمهارات اللازمة لأداء المسؤوليات الموكلة إليهم.

4-3 منصة تقنية المعلومات والبيانات الرئيسية

أ) تتولى وحدة المشتريات ما يلي:

1. استخدام منصة الكترونية معلوماتية بشأن المشتريات وعمليات الشراء (بوابة المشتريات).
2. إدارة إمكانية دخول موظفي المشتريات، وغيرهم من الموظفين المعنيين، والأطراف الخارجية إلى نظام بوابة المشتريات، ومنحهم الصلاحيات اللازمة.
3. إدارة التسلسل الهرمي لفئات السلع والخدمات والمشاريع التي تُعتبر بمثابة الهيكل الأساسي للتخطيط والتنفيذ والإبلاغ.

5-3 مسؤوليات ومهام موظفي المشتريات

أ) على مدير وحدة المشتريات في كل جهة حكومية تحديد وتوثيق مسؤوليات ومهام موظفي المشتريات بغية ضمان امتثالهم لمعايير المشتريات.

ب) يتعين تحديد المسؤوليات والمهام بحيث تتوافق مع العمليات الاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية المحددة في معايير التنفيذ.

6-3 الرقابة الداخلية على المشتريات

أ) تلتزم وحدة المشتريات بالضوابط الداخلية التي تفصل بين المهام لمنع وقوع حالات تجاوز وأخطاء. ولا يجوز لأي فرد أن يقوم بإدارة مراحل متعاقبة من الدورة التي تبدأ بالطلب حتى الدفع. وبناءً عليه، يجب الفصل بين المهام في مراحل الطلب والتعاقد وبين مهام وضع أمر الشراء والاستلام والدفع. إذا كان الفصل على مستوى الأدوار غير ممكن، فإنه يجب الفصل على مستوى الأفراد، ويتطلب الفصل على مستوى الأفراد الحصول على الموافقة على أي نشاط يتم تنفيذه من قبل فرد آخر.

ب) الفصل بين المهام يستلزم الفصل بين مقدمي الطلبات والمستلمين وموظفي الحسابات والفصل كذلك بين مقدمي الطلبات وجهات الاعتماد والموافقة.

ج) يتعين على وحدة المشتريات الاحتفاظ بسجل إلكتروني يبين مسار المعاملة ويوثق الفصل بين المهام في كل عملية توريد أو شراء وكذلك في كل معاملة.

7-3 دليل تفويض صلاحيات الشراء

أ) يجب أن يحدد دليل تفويض صلاحيات الشراء توزيع الصلاحيات والسلطات المتعلقة بعمليات الشراء لدى الجهة الحكومية.

ب) يجب أن يحتوي دليل تفويض صلاحيات الشراء على كافة الصلاحيات المالية وغير المالية المتعلقة بكافة أنشطة المشتريات.

القسم الرابع: العلاقات بين الأطراف المعنية ووحدة المشتريات

1-4 التنسيق مع الجهة الطالبة

أ) يتعين على وحدة المشتريات إتخاذ الإجراءات اللازمة لتيسير سُبل التعاون والتنسيق مع الجهة الطالبة (تُسمى فيما يلي "المستخدمين النهائيين") للتأكد من فهم وتلبية المتطلبات.

2-4 التنسيق مع الإدارة المالية والقانونية

أ) يتعين على وحدة المشتريات التنسيق الوثيق مع الإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية في الجهة الحكومية، وإدارة العلاقات المتبادلة بين هذه الإدارات، وأخذ المشورة اللازمة منها.

3-4 التنسيق مع الموردين والأطراف الأخرى ذات العلاقة

أ) يتعين على وحدة المشتريات إدارة علاقاتها مع المورّدين وكافة الأطراف الأخرى المعنية وتنظيم هذه العلاقات من خلال إجراءات محددة، بما يتطابق مع معايير الشراء ودليل المشتريات.

4-4 إدارة مخاطر المشتريات

أ) على وحدة المشتريات إعداد سجل لتوثيق مخاطر عمليات الشراء حسب أفضل المعايير والمنهجيات المتبعة في إدارة المخاطر بهدف تحديد المخاطر، وتقييمها، ومعالجتها أو الحد منها.

ب) على وحدة المشتريات أن تتعامل مع عمليات إدارة المخاطر بمثابة نشاط أساسي متضمن في جميع عمليات الشراء. ويُقصد بمخاطر الشراء بأنها جميع الأحداث المحتملة التي يمكن أن تؤثر سلباً على عمليات الشراء.

ج) على وحدة المشتريات تطبيق معايير وأساليب مشتركة لعمليات إدارة المخاطر بهدف تحديد المخاطر المتعلقة بعمليات الشراء في كافة إدارات الجهة الحكومية، وتقييمها والحد منها ومراقبتها والتبليغ عنها.

د) يتعين على وحدة المشتريات أن تأخذ بعين الاعتبار المخاطر اليومية والاستثنائية التي قد تؤثر على عمليات الشراء.

5-4 إجراءات الالتزام بالتشريعات المعمول بها

أ) على موظفي المشتريات الإلمام بكافة التشريعات المعمول بها المتعلقة بالمشتريات والالتزام بمضمونها.

ب) على مدير وحدة المشتريات بالتنسيق مع إدارة الشؤون القانونية وضع آليات لضمان سير المشتريات وفقاً لمعايير المشتريات ودليل المشتريات والتشريعات المعمول بها.

القسم الخامس: الحوكمة والإتصال في وحدة المشتريات

1-5 لجنة المشتريات

أ) تُشكل لجنة مشتريات واحدة في كل جهة حكومية بغرض إدارة نطاق المشتريات والإشراف على عملياتها.

ب) يقوم رئيس الجهة الحكومية بتعيين أعضاء لجنة المشتريات.

ج) تتولى لجنة المشتريات الإشراف على عمليات الشراء واعتماد الأنشطة المتعلقة بالمشتريات طبقًا لما يرد في دليل تفويض صلاحيات الشراء.

2-5 لجان المناقصات

أ) يتم تشكيل لجان مناقصات لغرض تقييم نتائج المناقصات ذات الصلة وتشجيع التعاون عبر الأقسام.

ب) يجوز تشكيل لجان مناقصات منفصلة بهدف إجراء التقييم الفني والتقييم المالي لكل مناقصة على حدة حسب المقتضى.

ج) يصادق مدير وحدة المشتريات على أعضاء لجان المناقصات المعينين من الأطراف المفوضين بموجب دليل تفويض صلاحيات الشراء لكل مناقصة ذات صلة.

3-5 فض النزاعات المتعلقة بالمشتريات

أ) تلتزم وحدة المشتريات بهيكلية الإبلاغ الداخلي من أجل فض النزاعات الداخلية أو أي شكاوى متعلقة بنشاط المشتريات.

ب) تقوم وحدة المشتريات برفع المظالم أو الشكاوى التي لم يتم حلها والتي أثارها الموردين إلى اللجان و الهيئات المعتمدة لهذا الغرض.

4-5 قنوات الإتصال

أ) على وحدة المشتريات إنشاء قنوات إتصال مناسبة لتسهيل التواصل والتنسيق بين جميع الأطراف المعنية بتنفيذ عمليات الشراء.

القسم السادس: أداء وحدة المشتريات

1-6 خطة وحدة المشتريات

أ) على مدير وحدة المشتريات أن يعد خطة داخلية سنوية لإدارة عمليات الشراء بحيث تشمل بحد أدنى الآتي:

1. محصلات ونواتج وحدة المشتريات بالاستناد الى استراتيجية المشتريات.
2. مستهدفات النواتج والمحصلات مع مقاييس الأداء ذات الصلة.
3. الموازنة الداخلية السنوية لنشاط المشتريات.
4. المهام والأنشطة المسندة والموكلة إلى موظفي المشتريات التي يتعين تنفيذها خلال السنة.

ب) على مدير وحدة المشتريات تقديم خطة إدارة عمليات الشراء الى رئيس الجهة الحكومية لاعتمادها.

ج) على مدير وحدة المشتريات أن يُقدم الى رئيس الجهة الحكومية كل ستة أشهر على الأقل تقريراً حول أداء وحدة المشتريات بالمقارنة مع خطة وحدة المشتريات.

2-6 التطوير المهني المستمر

أ) على مدير وحدة المشتريات التحقق من أن جميع موظفي المشتريات على القدر اللازم من المؤهلات والكفاءات للقيام بمسؤولياتهم بفاعلية.

ب) على مدير وحدة المشتريات وموظفي المشتريات تحسين معارفهم ومهاراتهم وكفاءاتهم من خلال التطوير المهني المستمر، ولتحقيق ذلك، يتعين على مدير وحدة المشتريات التأكد من تخصيص ساعات تدريبية كافية لهذا الغرض وبما لا يقل عن أربعين (40) ساعة سنوياً بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية في الجهة الحكومية.

القسم السابع: تقارير المشتريات

1-7 تقارير وحدة المشتريات

أ) على مدير وحدة المشتريات تقديم تقرير وحدة المشتريات بشكل نصف سنوي إلى رئيس الجهة الحكومية، بحيث يشتمل التقرير على ما يلي على أقل تقدير:

1. القيمة المصروفة لكل فئة من فئات المشتريات.

2. القيمة المصروفة لكل مورد.
3. أسعار التعاقد على السلع والخدمات والمشاريع.
4. وفورات التكاليف المتحققة في مقابل الوفورات المخطط لها لكل فئة، كما هي ثابتة باعتماد من الإدارة المالية.
5. اتفاقيات الأسعار والعقود الموقعة في مقابل الخطة وأوامر الشراء الصادرة.
6. حالة مشتريات المشاريع مقارنة بالخطة المحددة.
7. إصدار الفواتير المستحقة.
8. يتم الإبلاغ عن مدى رضاء الموردين والمستخدمين النهائيين سنوياً.
9. حالة المبادرات الاستراتيجية المنفذة مقارنة بالخطة.
10. مدى الالتزام بالطرق المعتمدة لعمليات الشراء وعقود كل فئة.
11. تفاصيل ترسية عطاء المصدر الوحيد (التلزيم) أو عطاء المصدر الواحد بما في ذلك قيمة الترسية وتفاصيل المورد والتبرير المعتمد.
12. عمليات الشراء في الحالات الطارئة بما في ذلك قيمة الشراء، تفاصيل المورد والتبرير المعتمد.
13. تفاصيل رفع التقارير وأي مسائل هامة واردة من الأطراف الداخلية أو الخارجية بشأن عمليات المشتريات.
14. أي مسائل مهمة معلقة إلى الإدارة العليا لاتخاذ القرار بشأنها والمعلومات الأخرى ذات صلة.

معايير التنفيذ

تُحدد "معايير التنفيذ" الممارسات، والقواعد، والضوابط اللازم تطبيقها في عمليات الشراء.

القسم الثامن: استراتيجية المشتريات

1-8 المقدمة

أ) تُعد استراتيجية وحدة المشتريات ركناً أساسياً لتحقيق الاستراتيجية العامة الخاصة بالجهة الحكومية وإدراكاً لهذه الغاية، يتعين على وحدة المشتريات وضع استراتيجية مشتريات مكتوبة يمكن أن تشكّل جزءاً من استراتيجية الجهة الحكومية الأوسع نطاقاً.

ب) يجب أن تشتمل استراتيجية المشتريات على ما يلي:

1. رؤية وحدة المشتريات ورسالتها وأهدافها الاستراتيجية.
2. فئات المشتريات، مصحوبة باستراتيجيات عالية المستوى.
3. كل ما يتعلق بإدارة طلبات الشراء من رؤى وأهداف وإجراءات.
4. خيارات التوريد، مصحوبة بدراسة تقييم الأثر والمخاطر.
5. إمكانية الترشيد، وتوحيد الطلبات، والتوفير في تكاليف الإنتاج.
6. الإجراءات الاستراتيجية المنجزة، والمستمرة، والمخطط لها.
7. تطوير وادارة العلاقات مع الأطراف المعنية الرئيسية.

ج) يتعين إعداد استراتيجية المشتريات من قبل مدير وحدة المشتريات، واعتمادها من لجنة المشتريات ويليه اعتماد رئيس الجهة الحكومية.

2-8 رؤية وحدة المشتريات ورسالتها

أ) يجب أن تستمد رؤية وحدة المشتريات ورسالتها من رؤية الجهة الحكومية ورسالتها، مع الحرص أن تكونا متماشيتين مع المبادئ الأساسية وتشكلان جزءاً من استراتيجية المشتريات.

3-8 الأهداف والغايات الاستراتيجية

أ) على وحدة المشتريات وضع الأهداف والغايات الاستراتيجية استناداً إلى رؤيتها ورسالتها. ويجب أن تبين الأهداف الأمور التي ستحدث، وأن تبين الغايات النتائج التي سيتم تحقيقها.

ب) على وحدة المشتريات سرد الأهداف والغايات التي اتفقت عليها مع المستخدمين النهائيين والإدارة المالية، مع وضع مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستستخدم لإعداد التقارير عن الوفاء باستراتيجية المشتريات.

ج) على مدير وحدة المشتريات أن يضمن أن جميع أصحاب المصلحة في الجهة الحكومية بما في ذلك موظفي المشتريات يدركون الأهداف والغايات الإستراتيجية.

د) يُحدّد مدير وحدة المشتريات أهداف الأداء لموظفي المشتريات بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية لوحدة المشتريات، وتُستخدم تلك الأهداف لتقييم أداء موظفي المشتريات.

ه) يجب أن ترتبط الأهداف والغايات الاستراتيجية وكذلك استراتيجية المشتريات بما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

1. الإمكانيات، والعمليات، وأساليب التنظيم لدى وحدة المشتريات.
2. التخطيط المقرر لتقديم خدمات المشتريات، متضمناً ذلك المشاريع الجارية والمخطط لها، والعقود المبرمة والمخطط لها.
3. إدارة الفئات، مصحوبة بمنهج الاستراتيجيات الفعلية وهيكلها ومحتواها.
4. إدارة تحديد المصادر باعتبارها الجزء التنفيذي والعملي لاستراتيجيات الفئات والطلبات غير المخطط لها.
5. إدارة العقود وإدارة الموردين على أساس نتائج تحديد المصادر.
6. العمليات من مرحلة إصدار طلب الشراء وحتى الدفع.

4-8 تنفيذ استراتيجية المشتريات

يتوجب على وحدة المشتريات القيام بما يلي:

أ) وضع خطة لتنفيذ استراتيجية المشتريات تتضمن المبادرات المعتمدة من لجنة المشتريات.

ب) تحديد المبادرات المحتملة وترتّب أولوياتها بناءً على تحليلات العوامل الداخلية والخارجية، ويستحسن لوحدة المشتريات أن تطلب توضيحات من المستخدمين النهائيين الذين يُعتبرون خبراء في هذا المجال.

ج) إعداد دراسات جدوى بشأن المبادرات، وتوضع خطة لتنفيذ تلك المبادرات على أساس جدول زمني سنوي. كما يجب إنشاء دراسة الجدوى بشأن المبادرات المتعلقة بمشتريات المشاريع.

د) متابعة سير تنفيذ استراتيجية المشتريات باستمرار، وعرضها على جميع الأطراف المعنية.

القسم التاسع: إدارة طلبات وفئات المشتريات

1-9 المقدمة

أ) تتولى وحدة المشتريات إدارة الطلبات والفئات لتكوين فهم واضح للطلبات، والتحقق من شراء السلع والخدمات والمشاريع المناسبة بحيث تحقق الجهة الحكومية أهدافها.

ب) تشتمل إدارة الطلبات على وضع تقديرات مستقبلية لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع المطلوبة، من خلال تكوين فهم تام للمواصفات والكميات والجداول الزمنية ومدى الأهمية، وتحرص على خفض التكلفة من خلال التحقق من صحة متطلبات المستخدمين النهائيين ودمجها بهدف توحيد معايير المشتريات، والقضاء على الممارسات غير المجدية مالياً ، وتجنب التكاليف غير الضرورية.

ج) تُعد إدارة فئات الشراء منهجاً منظماً يهدف إلى وضع خطط واستراتيجيات تضيف قيمة على الانفاق في فئة محددة، وتأخذ في الاعتبار الظروف الداخلية والخارجية لتقليل تكاليف الشراء، وتشجيع الابتكار، وتخفيف المخاطر.

2-9 تحليل فئات الشراء

أ) على موظفي المشتريات المسؤولين عن إدارة فئات الشراء إجراء تحليل تفصيلي للفئات مع التركيز على العوامل الداخلية والخارجية بغرض تحديد الفرص المتاحة لتحقيق الوفورات والكفاءة المطلوبة.

ب) يجب أن تشتمل خصائص وبيانات فئات الشراء المبنية على تحليل داخلي على العناصر التالية كحد أدنى:

1. تحديد نوع الفئة مع نطاقها واستخداماتها.
2. تحديد حجم الإنفاق مع تبيان توزيع الإنفاق وقائمة الموردين وقائمة العقود الحالية.
3. تحديد نوع الطلب مع توضيح الاحتياجات اللازمة للاستخدامات الحالية والتقديرية.
4. ملفات أصحاب المصلحة ذوي الصلة بتلك الفئة.

ج) يجب أن تشتمل خصائص وبيانات فئات الشراء المبنية على تحليل خارجي لعوامل السوق على العناصر التالية كحد أدنى:

1. هيكلية القطاع المعني وسلسلة التوريدات التي تشكل قيمة مضافة.
2. هيكلية السوق واتجاهاته، بما في ذلك الحجم وقطاعات الأعمال والأسعار ومؤشرات السلع.
3. تحليل عوامل الاقتصاد التي تحرك عنصر الطلب.
4. تحليل الكلفة الإجمالية والمحركات التي تؤدي الى تغيير كلفة تلك الفئة.
5. تحليل بيانات الموردين، بما في ذلك عدد وتكوين ووضع الموردين الرئيسيين.
6. تحليل القوى التي تحدد القدرة التنافسية للقطاع التجاري المعني.

3-9 استراتيجية فئات الشراء

أ) يستخدم موظفو المشتريات المسؤولون عن إدارة فئات الشراء النتائج المتحصلة من تحليل الفئات لوضع استراتيجيات تحدد الاتجاه العام لإدارة تلك الفئات من خلال المبادرات.

ب) يجوز لموظفي المشتريات طلب معلومات من كافة الأقسام لغرض وضع استراتيجية فئة الشراء، إذا لزم الأمر.

ج) يجب أن تحدد استراتيجية فئات الشراء أدوات رفع قيمة السلعة، والتي تعمل على تخفيض تكاليف الشراء، وتحفيز الابتكار والكفاءة، مع تخفيف المخاطر المرتبطة بالفئة.

د) يتعين على وحدة المشتريات إعداد تصنيف للفئات كجزء من الاستراتيجية العامة لفئات الشراء ، على أن يأخذ ذلك التصنيف بعين الاعتبار العناصر التالية كحد أدنى:

1. مدى أهمية الفئة بالنسبة للجهة الحكومية.
2. سهولة توريد السلع والخدمات والمشاريع أو سهولة تغيير المورد.
3. الفوائد المحتملة المراد تحقيقها.

4-9 الملكية الفكرية

أ) على وحدة المشتريات التعاون مع المستخدمين النهائيين لتحديد ما إذا كان توريد مشتريات السلع أو تقديم الخدمات أو تنفيذ المشاريع المطلوبة تشتمل على حقوق ملكية فكرية، بما في ذلك الملكية الفكرية الأولية (العائدة للمالك) والملكية الفكرية اللاحقة.

ب) على وحدة المشتريات أن تتأكد من وجود أسباب لدى المستخدمين النهائيين تبرر طلبات نقل أي حقوق ملكية فكرية ترد على سلع او خدمات او مشاريع لا تملكها الجهة الحكومية أو ترخيصها، أو الاحتفاظ بها، أو مشاركتها، ويجوز دعم تلك الطلبات بدراسة جدوى يقوم بها المستخدم النهائي.

ج) على وحدة المشتريات التنسيق مع إدارة الشؤون القانونية والمستخدمين النهائيين للتأكد من تضمين الأحكام ذات الصلة في وثائق طرح المناقصات ومستندات العقد وتعميمها على الموردين، في حال كان من الضروري نقل حقوق أي ملكية فكرية لا تملكها الجهة الحكومية، أو ترخيصها، أو الاحتفاظ بها، أو مشاركتها.

د) على وحدة المشتريات استشارة إدارة الشؤون القانونية والمستخدمين النهائيين للتأكد من حماية الملكية الفكرية التي تملكها الجهة الحكومية، وذلك من خلال تضمين الأحكام ذات الصلة في وثائق طلب العطاءات ومستندات العقد.

5-9 الطلب السنوي الموحد

أ) على وحدة المشتريات أن تبدأ عملية جمع المعلومات حول طلبات الشراء المتوقعة للسنة المالية المقبلة لدى الجهة الحكومية بما يضمن سير عمل تلك الجهة بانتظام واضطراد، كما يجب على وحدة المشتريات ان تجمع من المستخدمين النهائيين أفضل التقديرات لمتطلباتهم السنوية من مشتريات السلع والخدمات والمشاريع، على أن تتضمن تلك التقديرات كحد ادنى ما يلي:

1. تحديد المتطلبات على أساس هيكلة الفئات، وعلى أساس مواصفاتها.
2. الكمية المقدرة والموازنة المتوقعة لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع المخطط لها.
3. الاطار الزمني للمشتريات مع تواريخ التوريد المتوقعة الخاصة بالسلع، والجداول الزمنية المتوقعة الخاصة بالخدمات والمشاريع.
4. حجم الطلب الخاص بمشتريات المشاريع، والذي يبين الخطة ونطاق العمل والموردين المحتملين لكل مشروع مخطط له.

ب) في حالة عدم التمكن من الحصول على حجم الطلب الكامل، فيجب على وحدة المشتريات تقدير الاحتياجات.

ج) على وحدة المشتريات التنسيق مع المستخدمين النهائيين حول الموازنات التقديرية المخصصة للطلب بناءً على البيانات، والأسعار، والرؤى السوقية.

د) ينبغي تحديد الجدول الزمني لتخطيط طلبات الاحتياجات أثناء دورة تحديد الموازنة، وعلى وحدة المشتريات إعلام المستخدمين النهائيين بطلب الاحتياجات السنوية الموحدة.

هـ) يكون مدير وحدة المشتريات هو المسؤول عن نشاط ونتائج توحيد طلبات الاحتياج.

6-9 التحقق من صحة طلبات الشراء

أ) على وحدة المشتريات التأكد من صحة طلبات الشراء المجمعة بالمقارنة مع الطلبات السابقة للتحقق من صحة التقديرات المقدمة. وتتولى وحدة المشتريات التحقيق في أي اختلافات موجودة في الطلب المقدّر مع المستخدمين النهائيين، واقتراح إجراء المراجعات حسب الحاجة.

ب) يجوز لوحدة المشتريات التحقق من الطلب الذي يقدمه المستخدمون النهائيون وإدارته لضمان أن يكون الاستهلاك والشراء ضمن المستويات المثلى. وتحقيقاً لذلك، تُستبعد أي ممارسات غير مجدية مالياً يتم تحديدها من خلال تطبيق مجموعة من عوامل ترشيد الاستهلاك، والتي منها على سبيل المثال لا الحصر:

1. إجراء المقارنة باتجاهات الاستهلاك السابقة.
2. التحقق من كميات الشراء المطلوبة ومراجعتها.
3. تقديم البدائل الملائمة.
4. توحيد متطلبات المشتريات.

7-9 الدراسة الاستباقية

أ) على وحدة المشتريات التأكد من قيام الجهة الطالبة بإعداد دراسات استباقية لمدى جدوى مشتريات السلع والخدمات والمشاريع التي تتطلب مبررات وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء. وفي حالة مشتريات المشاريع، يجب التحقق من صحة دراسة الجدوى التي تم إجراؤها خلال التخطيط للاستثمار وتصحيحها.

ب) على وحدة المشتريات أن تضمن - ما أمكن - أن دراسات الجدوى تستكشف فرص التعاون والتنظيم المشترك بين أقسام الجهة الحكومية.

8-9 المخصصات المالية لوحدة المشتريات

أ) على وحدة المشتريات وضع خطة تقديرية للمتطلبات الموحدة الخاصة بالفئات والتي تمثل خطة إنفاق متوسطة الأجل ينبغي استخدامها لمساندة وضع الموازنات المالية.

ب) على وحدة المشتريات التحقق والتأكد من تخصيص موازنات كافية لكل فئات الشراء.

ج) يجب أن تفصل الموازنات بين المصروفات التشغيلية والرأسمالية. وعلى وحدة المشتريات إدراج موازنات المشاريع المخطط لها بشكل مستقل.

د) إذا تبين وجود نقص في الموازنة خلال عملية التنفيذ، يجب على وحدة المشتريات التأكد من قيام المستخدمين النهائيين بتخفيض الطلب، أو العمل مع الإدارة المالية لزيادة الموازنة المخصصة. ويجب أن تكون الموازنات الخاصة بمشتريات المشاريع مطابقة لخطط الاستثمار الخاصة بالمشاريع ورفع أي اختلافات إلى كل من المستخدمين النهائيين المعنيين والإدارة المالية.

9-9 خطة المشتريات

أ) إن التخطيط لإدارة عملية الشراء من شانه أن يحدد أفضل السبل للوفاء بالمتطلبات الواردة من الجهة الحكومية، والهدف منه تحقيق توازن بين العرض والطلب بحيث تُحقق الجهة الحكومية من خلال تطبيقه الأهداف المالية وأهداف تقديم الخدمات المرجوة.

ب) تركز خطة المشتريات على مراجعة عقود التشغيل، واختيار طرق تحديد المصادر لتجديد اتفاقيات التوريد القائمة، أو إنشاء اتفاقيات توريد أخرى جديدة.

ج) تحدد خطة المشتريات جميع المتطلبات والاحتياجات اللازمة من مشتريات السلع والخدمات والمشاريع المزمع تنفيذها على مدى فترة زمنية معينة. كما يجب أن تحدد الأطر الزمنية الهامة لتحديد المصادر . كما تستخدم وحدة المشتريات خطة المشتريات لتوحيد أو تجميع المتطلبات المماثلة بموجب العقود ذاتها.

د) من أجل إعداد خطة المشتريات، يتعين على وحدة المشتريات مراعاة المسائل التالية كحد أدنى:

1. الاحتياجات والمتطلبات اللازمة.
2. الكميات والتكاليف المقدرة.
3. الميزانية المطلوبة.
4. فرص دمج وتوحيد طلبات الشراء.
5. طرق وإجراءات الشراء المناسبة.
6. وضع جدول زمني لمراحل التوريد.
7. مدى الجاهزية لتنفيذ المشتريات وتخفيف المخاطر المحتملة.

هـ) يمكن لوحدة المشتريات أن تدرج في خطة المشتريات مبادرات أخرى غير المتعلقة بمراحل التوريد والتنفيذ، ومنها: إدارة طلبات الشراء، وإدارة العلاقات مع الموردين، وإدارة مراحل التعاقد ، والمسؤوليات الأخرى المتعلقة بالشراء.

و) يتعين على موظفي المشتريات أن يدرجوا في خطة المشتريات الجدول الزمني لمراحل توريد وتنفيذ فئات الشراء التي يديرونها، بحيث تحتوي كحد أدنى على الجدول الزمني للأنشطة المخطط لها، والأطراف المشاركة والمعنية.

ز) على موظفي المشتريات إعداد خطط للمشتريات الخاصة بفئات الشراء التي يديرونها.

ح) يكون مدير وحدة المشتريات هو المسؤول عن الموافقة على خطة المشتريات.

10-9 متابعة خطة المشتريات

أ) يتعين على وحدة المشتريات متابعة تنفيذ خطة المشتريات، وتعديلها متى كان ذلك مناسباً لإضافة المتطلبات الجديدة أو التغييرات التي تم إبلاغها الى الإدارة والإتفاق عليها مع الأطراف المعنية.

ب) يكون مدير وحدة المشتريات هو المسؤول عن الموافقة على التغييرات التي تطرأ على خطة المشتريات.

11-9 التعاون بين الأطراف المعنية

أ) تحدد وحدة المشتريات الأطراف الرئيسية المعنية بعمليات الشراء ومصالحها، وأهميتها النسبية. ويمكن أن تشمل الأطراف المعنية الداخلية والخارجية كلاً من الشركاء، والمورّدين، والمستخدمين النهائيين، والإدارة المالية، وإدارة الشؤون القانونية، والخبراء المعنيين.

ب) تحدد وحدة المشتريات الأطراف المعنية المطلوبة من أجل التخطيط الناجح للمشتريات، إلى جانب مساهماتها المتوقعة. ويجب توثيق خطة المشتريات ، لا سيما فيما يتعلق بتبادل المعلومات والمراسلات مع الأطراف الرئيسية، لتبسيط تتبعها والتحقق من نزاهتها.

12-9 متابعة المنافع

أ) يتعين على وحدة المشتريات رصد المنافع والايجابيات المتحققة للجهة الحكومية خلال خفض التكاليف وتجنبها ومن مستوى الخدمة والجودة.

ب) على وحدة المشتريات وضع منهجيات مناسبة ومتسقة لحساب المنافع المحققة.

ج) على وحدة المشتريات وضع مبادىء توجيهية موثوقة لقياس المنافع، مع أخذ الأمور التالية بعين الاعتبار، كحد أدنى:

1. التكاليف السابقة.
2. قيمة العقود السابقة.
3. تقديرات الموازنة أو المخصصات المالية.
4. الزيادة المتوقعة في التكاليف الناتجة عن عوامل الاقتصاد الكلي أو عن ارتفاع أسعار الشراء من الموردين.

د) على وحدة المشتريات التعاون مع المستخدمين النهائيين للحصول على المدخلات اللازمة لتتبع المنافع المحققة، ويجوز لها إشراك الإدارة المالية وخبراء مختصيين للتحقق من صحة الإجراء.

هـ) على وحدة المشتريات رفع تقارير دورية عن المنافع المحققة.

القسم العاشر: دورة تحديد المصادر إلى التعاقد

1-10 المقدمة

أ) يتعين على وحدة المشتريات - بدءً من دورة تحديد المصادر إلى مرحلة التعاقد - أن تقوم بتحديد الموردين المناسبين للوفاء باحتياجات الجهة الحكومية من مشتريات السلع والخدمات والمشاريع بفاعلية وبكلفة معقولة. وتتولى وحدة المشتريات إدارة هذه الدورة مع التأكد من التعاون بين المستخدمين النهائيين والإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية، مع إشراك الموردين إذا لزم الأمر.

ب) يشمل مسار دورة تحديد المصادر الى التعاقد عمليات جمع المواصفات ومتطلبات الشراء، وتحديد طرق التوريد المناسبة، وإعداد وثائق طلب العطاءات وطرحها. ويتعين على وحدة المشتريات الحرص على تقييم العروض المستلمة، وإجراء التفاوض، وترسية العقود على الموردين الأكثر ملاءمة.

2-10 توجيهات عامة بشأن دورة تحديد المصادر الى التعاقد

أ) تلتزم وحدة المشتريات على أقل تقدير خلال عملية تحديد المصادر لغاية التعاقد، بما يلي:

1. أن يتوافق النشاط المتعلق بتحديد المصادر مع معايير المشتريات والتشريعات ذات الصلة، وأن يتم في حدود أخلاقيات العمل.
2. التحقق من صحة طلبات الشراء مقارنة بالعقود القائمة والمخزون المتوفر، للتحقق من مدى إمكانية الوفاء بالمتطلبات دون الدخول في التزامات جديدة.
3. عدم تجزئة متطلبات المشتريات بهدف تفادي جهات الاعتماد والموافقة. وفي حال وجود حاجة حقيقية لتجزئة متطلبات المشتريات، عندئذ يتعين دعمها بالتبريرات والأسباب اللازمة مع اعتمادها من مدير وحدة المشتريات.
4. أن تبدأ عملية تحديد المصادر الخاصة بالمشاريع بعد الموافقة على المبادرة الأساسية، وبعد اعتمادها أيضا من مستوى الصلاحية المناسب وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.
5. اختيار طريقة تحديد المصادر المناسبة وطرق طلب العروض.
6. الحصول على موافقة مستوى الصلاحية المناسب ، وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء. وذلك لتحديد مصادر الشراء.
7. تشكيل لجنة المناقصات – إذا نص دليل تفويض صلاحيات الشراء على ذلك - بشأن عملية تحديد المصادر حتى التعاقد، على أن تتضمن ممثلين من الجهة الطالبة، واختصاصيين ذوي معرفة بموضوع الطلب ذي الصلة.
8. إدارة عملية تحديد المصادر الخاصة بكل فئة من فئات الشراء حتى التعاقد من قبل موظفي المشتريات المسؤولين عن تلك الفئة.
9. تنفيذ البحث عن المصادر إلكترونياً عبر بوابة المشتريات ما أمكن ذلك.
10. إلزام جميع الموردين بالتوقيع على اتفاقية عدم الإفصاح قبل تبادل أية معلومات سرية معهم.
11. الرد على استفسارات الموردين وتزويدهم بالايضاحات المطلوبة خلال عملية تحديد المصادر.
12. جمع المعلومات ونشرها بطريقة تتسم بالوضوح والعدل والشفافية، إلى جانب منح جميع المشاركين فرصة متساوية للاطلاع على هذه المعلومات.
13. إجراء عملية مراجعة وتدقيق إلكترونية واضحة لرصد انتقال وتبادل الوثائق بين وحدة المشتريات والمورّدين لتيسير عملية المتابعة والتدقيق.
14. منح الموردين الوقت الكافي للرد على الدعوة للمناقصة مع امكانية طلب تمديد زمني.

3-10 تحديد الاحتياجات وتحليلها

أ) تتولى وحدة المشتريات البدء بعملية تحديد المصادر حتى التعاقد عند إبلاغها بالحاجة للمشتريات من قبل المستخدمين النهائيين أو عند رصد حاجة للشراء أثناء التخطيط للمشتريات.

ب) تتولى وحدة المشتريات إنشاء طلب التوريد على بوابة المشتريات. ويتم اعتماد هذه الطلبات من قبل مستوى الصلاحية المناسب وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.

ج) تقوم وحدة المشتريات بتحليل المتطلبات وتحديد مدى إمكانية الوفاء بها من خلال عقد شراء قائم أو إذا كانت هناك حاجة لعقد شراء جديد. وإذا قررت وحدة المشتريات وجود حاجة للمباشرة بعملية تحديد المصادر بهدف إنشاء عقد شراء جديد، عندئذ يتعين على وحدة المشتريات تحديد الأطراف الرئيسية ذات الصلة، وتحديد متطلبات الأعمال الحرجة وإجراء التحليلات الداخلية وأبحاث السوق لتطوير استراتيجية تحديد المصادر.

4-10 الموافقات على تخصيص الموازنات المالية

أ) على وحدة المشتريات التعاون مع المستخدمين النهائيين لوضع تكلفة تقديرية موثوقة بشأن طلبات الشراء. ويفضل أن تستعين وحدة المشتريات بأبحاث السوق أو اتجاهات الأسعار السابقة أو التقديرات الأولية للكلفة للوصول إلى الكلفة التقديرية.

ب) على وحدة المشتريات التأكد من وجود الموازنات المالية الكافية والاعتمادات اللازمة لمتطلبات الشراء. وإذا لم تُعتمد الموازنة المالية أو كانت غير كافية، يتعين على وحدة المشتريات التأكد من قيام المستخدمين النهائيين بتخصيص الموازنة المطلوبة بالتنسيق مع الإدارة المالية من خلال الإجراءات المناسبة قبل البحث عن المصادر.

ج) على وحدة المشتريات التأكد من قيام المستخدمين النهائيين بتخصيص ميزانية إضافية بالتنسيق مع الإدارة المالية قبل التعاقد، في حالة وجود نقص.

5-10 طرق الشراء والتوريد

أ) على وحدة المشتريات الاستعانة بطرق الشراء التالية وذلك على اقل تقدير ، من خلال بوابة المشتريات:

1. المناقصة العامة: ويجب أن تكون متاحة من خلال بوابة المشتريات والإعلان عنها علناً ، لجميع المورّدين وتمكينهم من التسجيل في بوابة المشتريات لتقديم عطاءاتهم.
2. المناقصة المحدودة : ويسمح بالاطلاع عليها لعدد محدد مسبقاً من الموردين المسجلين والمؤهلين، أو من قبل الموردين المسجلين الذين يوصي بهم المستخدمون النهائيون وتوافق عليهم وحدة المشتريات. ويجوز لوحدة المشتريات إدراج أي موردين إضافيين مسجلين تعتبرهم مناسبين لعملية الشراء.
3. عطاء المصدر الوحيد (التلزيم) هو نوع مختلف من أنواع العطاءات المحدودة حيث لا يوجد سوى مورد وحيد مؤهل وقادر على توفير السلع والخدمات والمشاريع المطلوبة والذي قد يتم إبرام العقد معه.
4. عطاء المصدر الواحد هو نوع مختلف من أنواع العطاءات المحدودة حيث يتم اختيار مورد واحد مؤهل فقط من مجموعة من الموردين المسجلين للحصول على العطاء. ويتم اللجوء الى هذا النوع من العطاءات في حالة وجود سبب وجيه للاستعانة بذلك المورد الواحد. ويجب أن تسعى إدارة المشتريات إلى اقتراح بدائل مناسبة عندما يقترح المستخدمون النهائيون اللجوء الى عطاءات المصدر الواحد.

يتطلب قرار المضي في عطاء المصدر الوحيد (التلزيم) أو عطاء المصدر الواحد مصادقة مدير وحدة المشتريات والموافقة على ذلك بحسب دليل تفويض الصلاحيات المالية.

ب) على وحدة المشتريات استخدام طرق التوريد المناسبة لإنشاء عقود شراء جديدة أو لتحديث عقود شراء قائمة بشأن مشتريات السلع والخدمات والمشاريع المطلوبة.

ج) على وحدة المشتريات اتباع دليل تفويض صلاحيات الشراء لاختيار واستخدام طريقة التوريد المناسبة بعد الحصول على الموافقات ذات الصلة.

د) على وحدة المشتريات الحصول على الموافقة على اتباع طريقة شراء عطاء المصدر الوحيد (التلزيم) أو طريقة شراء عطاء المصدر الواحد أو على أي تغيير في طرق الشراء المقررة. كما ينبغي على وحدة المشتريات التأكد أن الأسباب الداعية للحصول على الموافقة، تتضمن المبررات التالية بحد أدنى:

1. إيضاح سبب استخدام طريقة شراء عطاء المصدر الوحيد (التلزيم) أو طريقة شراء عطاء المصدر الواحد أو سبب التغيير في طريقة الشراء المقررة.
2. دراسة استباقية لمدى الجدوى تبرر استخدام طريقة شراء عطاء المصدر الوحيد (التلزيم) أو طريقة شراء عطاء المصدر الواحد أو المنافع المتوقعة من التغيير في طريقة الشراء المقررة.
3. المعلومات ذات الصلة بمتطلبات الشراء، مثل الفئة والكمية والقيمة التقديرية ومصدر الإنتاج والموافقات المطلوبة من الجهات المعنية وتاريخ التوريد والتسليم أو الجدول الزمني لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع.

هـ) على وحدة المشتريات تبليغ المستخدمين النهائيين بالمدة المطلوبة للتسليم في كل طريقة من طرق الشراء، لتمكينهم من تضمين الوقت اللازم في مخططاتهم.

6-10 طرق طلب العطاءات

أ) على وحدة المشتريات أن تحدد الطرق المناسبة لطلب تقديم العطاءات بهدف تنفيذ عملية الشراء. ويجب أن تكون طرق طلب العطاءات التالية على الأقل متاحة في بوابة المشتريات:

1. طلب معلومات، والذي يُستخدم لجمع المعلومات أو للحصول على موازنة تقديرية من قاعدة عريضة من الموردين المحتملين. ويعمل طلب المعلومات على تيسير عملية إعداد طلب تقديم العرض أو طلب تقديم أسعار، أو وضع الاستراتيجية، أو إعداد قائمة مختصرة بالموردين، أو إنشاء قاعدة بيانات.
2. طلب تقديم عرض، والذي يُستخدم لغرض الحصول على عروض من الموردين. ويعد هذا النوع من الطلبات مناسباً تماماً في الحالات التي يعرف فيها المستخدمون النهائيون الأهداف التي يرغبون في تحقيقها ويعتمدون على الموردين لاقتراح الحلول ، ويعتمد طلب تقديم العرض على خبرة الموردين وإبداعهم لتحديد أفضل الحلول، وقد يتبعه طلب تقديم أسعار/تسعيرة أو عقد مفاوضات.
3. طلب أسعار ، والذي يستخدم للحصول على معلومات حول الأسعار المتعلقة بنطاق عمل محدد أو بتوريد سلع أو خدمات محددة. ويجب أن ينص هذا النوع من الطلبات على المواصفات والشروط والتوقعات بكل وضوح.
4. يجوز استخدام المزاد العكسي كبديل لطلب الأسعار بشأن السلع والخدمات والمشاريع التي يزيد الطلب عليها، أو في الأحوال التي يؤكد فيها المورودن المشاركون علمهم التام بالمواصفات، ويقام المزاد العكسي بين عدد من الموردين المحددين سلفاً والمسجلين لفئة معينة للمساعدة على تحقيق وفر في التكاليف. ويجب على وحدة المشتريات الحفاظ على النزاهة والسرية خلال إجراء المزايدات العكسية. ولا يجوز الإفصاح عن بيانات المشاركين وعروضهم.

7-10 إعداد المواصفات

أ) تتولى وحدة المشتريات وضع المواصفات بالتعاون مع المستخدمين النهائيين والخبراء المختصين في الموضوع إذا لزم الأمر. وعلى وحدة المشتريات أن تأخذ بالاعتبار الجوانب التالية - كحد أدنى - عند وضع المواصفات:

1. أن تبين المواصفات الطلبات التي حددها المستخدم النهائي وما هو المتوقع من المورد توفيره.
2. أن تتضمن المواصفات في الشروط التشغيلية وشروط الأداء لجميع المتطلبات الأساسية للمستخدم والمتطلبات العامة.
3. أن تكون المواصفات دقيقة وبنفس الوقت واسعة النطاق بما يكفي لتشجيع المنافسة.
4. لا يجوز أن تكون المواصفات لصالح أي مورد.

ب) على وحدة المشتريات بحث إمكانية توحيد المواصفات حيثما أمكن.

ج) على وحدة المشتريات توثيق المواصفات بصورة رسمية وإبلاغ الأطراف الرئيسية ذات الصلة.

8-10 إستراتيجية تحديد المصادر لأفضل الأسعار

أ) تقوم وحدة المشتريات بوضع استراتيجية لتحديد المصادر بغية تحقيق الأهداف المحددة في استراتيجية فئات الشراء وخطة الشراء.

ب) تتولى وحدة المشتريات إجراء تقييم تفصيلي حول الاتجاهات الداخلية وفرص السوق والمخاطر وقاعدة الموردين، في حال لم تكن تلك المعلومات واردة بصورة وافية في استراتيجية الفئة.

ج) تختار وحدة المشتريات طريقة تحديد المصادر وتقرر الطرق المناسبة لطلب العروض بالاستناد الى الأهداف المرجوة من عملية تحديد المصادر.

د) يجب أن تشتمل استراتيجية تحديد المصادر على المنافع المتوقعة وطرق قياسها.

هـ) تضع وحدة المشتريات خطة تفصيلية لكل دورة من دورات تحديد المصادر المحددة في استراتيجة الشراء، بما في ذلك المراحل الرئيسية، والأطر الزمنية، ومسؤوليات الأطراف الرئيسية المعنية؛ بمن فيهم المستخدمين النهائيين ولجنة المناقصات ولجنة المشتريات والإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية والخبراء المختصين بالموضوع والموردين.

و) على وحدة المشتريات التشجيع على التعاون عبر مختلف الأقسام وذلك بتكليف لجنة المناقصات بتقديم معلومات الى استراتيجية تحديد المصادر كلما نص دليل تفويض صلاحيات الشراء على ذلك.

ز) على وحدة المشتريات الحصول على الموافقة على استراتيجة تحديد المصادر طبقا لدليل تفويض صلاحيات الشراء.

9-10 تقييم الموردين

أ) تتولى وحدة المشتريات وضع معايير لتقييم الموردين، وكذلك تقييم الموردين المحتملين، للمساعدة على وضع قائمة مختصرة بالموردين الأكثر كفاءة والأعلى أداء. ويجوز أن تستند معايير التقييم الموضوعة من قِبَل وحدة المشتريات على ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

1. القدرة المالية شاملة المركز المالي السليم، والكشوفات الحسابية المدققة، ومركز التدفقات النقدية وتحديد الملاءة المالية أو الوضع الائتماني.
2. الوضع التجاري بما في ذلك العلاقات التجارية مع المؤسسات المرموقة.
3. المركز القانوني والذي يتضمن معلومات عن الدعاوى السابقة، وتعليق النشاطات التجارية، والإفلاس والتصفية.
4. القدرات الفنية والتي تتضمن توفير الموظفين التقنيين الذين يتمتعون بالمهارات اللازمة، ومعدات التصنيع أو الخدمات المناسبة ، وشبكات التوزيع والتوريد، والشهادات المتعلقة بالجودة والصحة والسلامة والبيئة.
5. جودة السلع والخدمات والمشاريع كما هي ثابتة من مراجعة سجل المنافسات الناجحة في العقود السابقة والأعمال المنجزة بنجاح.
6. معلومات عن الأداء السابق للمورد وتحديده عن طريق تقييم أدائه المتوفر في بوابة المشتريات.

ب) يجوز لوحدة المشتريات أن تسعى إلى إشراك موردين متنوعين والذين لا يكون تمثيلهم التجاري بالمستوى المطلوب وفقاً للأهداف والغايات الإستراتيجية المعتمدة من قبل السلطة الحكومية المختصة.

ج) يجوز للمستخدمين النهائيين تزكية بعض الموردين المسجلين لتلبية عمليات الشراء. ويُفضّل أن تسعى وحدة المشتريات الى تعزيز قائمة الموردين الموصى بهم استناداً إلى قاعدة بيانات المورّدين، والعقود السابقة، وأبحاث السوق.

د) في حالة مشتريات المشاريع، يجب أن تدرج وحدة المشتريات أي مورّدين يتم اقتراحهم أثناء التخطيط. ويجوز التوصية بمعايير تقييم المورد الخاص بالمشاريع من قبل المستخدم النهائي للمشروع.

10-10 وثائق طلب العطاءات

أ) على موظفي المشتريات المسؤولين عن إدارة فئات الشراء التعاون مع المستخدمين النهائيين لضمان إعداد وثائق طلب العطاءات الخاصة بعمليات الشراء، على أن تتضمن ما يلي على أقل تقدير:

1. تفاصيل الجهة المكلفة بإدارة طلب العرض.
2. طريقة تقديم الردود، والمحتوى المطلوب توفره، والنموذج والجدول الزمني لها.
3. معايير التقييم وإجراءات الترسية.
4. الشروط المتعلقة بالمفاوضات إذا لزم الأمر.
5. مسودة العقد الذي ينص على الأحكام والشروط، وأي متطلبات أخرى مخصصة لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع بما في ذلك التعاقد من الباطن.
6. اتفاقية عدم الإفصاح والتعهد بعدم تضارب المصالح، على النحو المطلوب من مورّدي الجهة الحكومية.

ب) يُفضّل أن تقوم وحدة المشتريات باستخدام النماذج الموحدة المتوفرة في بوابة المشتريات لطلب العروض.

11-10 الكفالات البنكية

أ) على وحدة المشتريات أن تحدد على أقل تقدير في كل طلب من طلبات تقديم العطاءات، ما يلي:

1. قيمة تأمين العطاء / التأمين الأولى، وكفالة حسن الأداء، وكفالة الدفعة المقدمة، ومدد صلاحية كل منها، وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.
2. شروط الإعفاء من تقديم تأمين العطاء، وكفالة حسن الأداء، وكفالة الدفعة المقدمة، والصلاحية ذات العلاقة لطلب الإعفاء وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.
3. آلية التعامل مع تأمين العطاء وكفالة حسن الأداء، وكفالة الدفعة المقدمة متضمنةً تقديمها، وتسييلها بشكل كامل أو جزئي، بالإضافة إلى الإفراج عنها.
4. دور وحدة المشتريات، والإدارة المالية، والمستخدمين النهائيين في إدارة تأمين العطاء وكفالة حسن الأداء.

12-10 مراجعة مستندات طلب العطاء

على وحدة المشتريات التأكد من مراجعة مستندات طلب العطاء المعدة قبل نشرها.

أ) يعلى وحدة المشتريات التأكد من أن وثائق طلب العطاءات التي تشتمل على البنود التالية قد تمت مراجعتها والتحقق منها من قبل الإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية وأي أطراف أخرى تُحدد من قبل وحدة المشتريات:

1. الشروط والبنود غير القياسية.
2. هيكلية تسعير معقدة.
3. دفعات مقدمة مضمونة بضمان بنكي.
4. المزايا والخصائص الملازمة لعملية الشراء أو إجراءات التأجير أو المشتقة منها.

13-10 اعتماد مستندات طلب العطاءات وإصدارها

أ) على وحدة المشتريات الحصول على الاعتماد من مستوى الصلاحية المناسب وفقا لدليل تفويض صلاحيات الشراء على المستندات المعدة لطلب تقديم عطاءات.

ب) على وحدة المشتريات إصدار مستندات طلب العطاء المعتمدة من خلال بوابة المشتريات ، كما تعمل على تيسير جميع المهام الإدارية مثل الإعلانات، والإخطارات، وإدارة الاجتماعات والمؤتمرات، وتلقي الاستفسارات، وإصدار الإيضاحات.

14-10 اعتبارات تراعى أثناء طلب تقديم العطاءات

أ) تتولى وحدة المشتريات القيام بطرح العطاءات والتأكد من تعاون المستخدم النهائي والإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية. كما تتولى وحدة المشتريات تنفيذها من خلال بوابة المشتريات، مع الالتزام بالمبادئ التالية على أقل تقدير:

1. اتباع الإجراءات المعمول بها بشأن المناقصات العامة، والمناقصات المحدودة، وعطاء المصدر الوحيد (التلزيم)، وعطاء المصدر الواحد.
2. الإعلان عن الدعوة لتقديم العطاءات على النحو الملائم وفقاً لمتطلبات طريقة الشراء التي تم اختيارها.
3. المحافظة على النزاهة والشفافية لضمان تحقيق الإنصاف، والحياد، واتساق الإجراءات.
4. منح الفرصة لجميع الموردين المتنافسين للوصول إلى نفس المستوى من المعلومات، مع إبلاغهم جميعاً في التوقيت نفسه بأي تعديلات قد تطرأ على طلبات تقديم العطاءات.
5. إجراء الاتصالات الضرورية بالموردين وتلقي استفساراتهم من خلال بوابة المشتريات.
6. إعطاء الوقت الكافي للموردين لتقديم ردودهم على العطاء، مع مراعاة أي طلب رسمي مكتوب لتمديد موعده النهائي. وينطبق التمديد في الموعد النهائي على جميع الموردين.
7. إمكانية طرح العطاء عدة مرات إذا اقتضى الأمر.

15-10 إدارة العطاءات

أ) تتولى وحدة المشتريات إدارة طرح العطاءات من خلال عقد اجتماعات ما قبل تقديم العطاء، وتلقي الاستفسارات والرد عليها، وإصدار التوضيحات، وتنقيح طلبات تقديم العطاءات أو إلغائها، وترتيب إجراءات تقديم العطاءات وفتحها. و يجب أن تنسق وحدة المشتريات مع الأطراف المعنية، التي تتضمن المورّدين، والمستخدمين النهائيين، والإدارة المالية، وإدارة الشؤون القانونية، ولجنة المشتريات، والأطراف الأخرى.

1. يجوز عقد اجتماعات ما قبل تقديم العطاء مع الموردين المحتملين لمناقشة نطاق بنود العمل وشروط الدفع ومعايير التقييم الفني والمالي وغيرها من الشروط والبنود، ولا يجوز لوحدة المشتريات تقديم أي معلومات عن القيمة المالية المقبولة للعطاءات ، ويُفضّل أن تقوم بعقد اجتماعات ما قبل تقديم العطاءات للمشاريع الكبيرة أو المعقدة لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع.
2. يتم تقديم استفسارات الموردين بشأن تقديم العطاءات من خلال بوابة المشتريات. ويتعين على وحدة المشتريات صياغة الردود وطلب توضيحات من المستخدمين النهائيين أو الخبراء المتخصصين، إذا لزم الأمر، ويجب إتاحة الفرصة لجميع الموردين المتنافسين للاطلاع على قائمة الاستفسارات والإيضاحات بهدف تعزيز الشفافية والنزاهة.
3. يتعين على وحدة المشتريات إجراء تعديل على مستندات طلب العطاءات إذا كان هناك تغيير جوهري في نطاق العمل، أو المواصفات، أو الكميات، أو الجداول الزمنية للتسليم، أو الشروط والبنود، أو بغرض توضيح أي غموض أو أخطاء في مستندات طلب العطاءات. ويتم إبلاغ التعديل على الفور لجميع الموردين المتنافسين، وتعديل موعد تقديم العطاءات لتحديد الوقت المناسب لتقديم الردود. على وحدة المشتريات التأكد من أن تعديل العطاءات له مبررعمل صالح ومعتمد.
4. يتعين على وحدة المشتريات إلغاء العطاء إذا كانت هناك تغييرات جوهرية في متطلبات الشراء، أو إذا قدم المستخدم النهائي طلب إلغاء معتمد حسب الإجراءات. ويجوز لوحدة المشتريات أيضاً إلغاء طلب تقديم العطاءات في حالة عدم استيفاء متطلبات العطاء التنافسية.
5. يُسمح للموردين بتنقيح الردود المقدمة أو سحبها قبل الموعد النهائي المحدد لتقديم العطاء.
6. يتعين تقديم العطاءات من خلال بوابة المشتريات، كما يجب على وحدة المشتريات تيسير هذا الأمر. كذلك، تقدم عروض العطاءات بالتاريخ والوقت المحددين في بوابة المشتريات، ولا يتم قبول العروض المتأخرة.
7. تنظم وحدة المشتريات فتح العروض الخاصة بالمناقصات إلكترونياً. ولا يجوز الكشف عن العروض التي تم الحصول عليها من الموردين المتنافسين إلا للجنة المناقصات ووحدة المشتريات.

16-10 رفض العطاءات

أ) على وحدة المشتريات التحقق مما إذا كانت العطاءات المقدمة وافية ومستوفية للشروط. وتُعتبر العطاءات مستوفية إذا تم تقديمها في الوقت المقرر وبما يتسق مع متطلبات العطاء ومواصفاته.

ب) ترفض وحدة المشتريات العطاءات التي لا تمتثل للبنود المحددة في مستندات طلب العطاء، أو لا تتفق مع الشروط والمواصفات اللازمة.

17-10 التقييم الفني

أ) على وحدة المشتريات التأكد من قيام الأفراد المكلفين أو لجان المناقصات بإجراء التقييم الفني وفق معايير التقييم الفني المحددة، والتي قد تستند إلى ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

1. القدرة على تلبية المتطلبات المحددة.
2. مدى الابتكار المقدم.
3. أوقات التسليم والجداول الزمنية المقدمة.
4. الجودة المقدمة.
5. خبرة المورد والموظفين المقترحين.
6. إمكانيات المورّد وطاقته الاستيعابية.
7. أداء المورد وممارساته الإدارية، ومدى تأثير ذلك على الصحة والسلامة المهنية، والعلاقات في مكان العمل والعلاقات الصناعية، وعلى الاستدامة البيئية.

ب) لوحدة المشتريات أن تطلب من المستخدمين النهائيين والخبراء المعنيين الانضمام إلى لجنة المناقصات لإجراء التقييم الفني. ويجب أن تتمتع لجنة المناقصات بالمهارات والمعرفة اللازمة لإجراء التقييم الفني، وألا يكون بين أعضائها تضارب في المصالح لكي تضمن النزاهة.

ج) لوحدة المشتريات طلب إيضاحات عن العروض الفنية المقدمة من الموردين المشاركين إذا سمحت مستندات المناقصة بذلك. وعلى وحدة المشتريات طلب تلك الايضاحات من كل مورد على انفراد والحفاظ على السرية.

د) على وحدة المشتريات التأكد من إصدار تقرير التقييم الفني، بحيث يعرض بإيجاز نتائج التقييم، وقائمة بالموردين المؤهلين، والتوصيات المطروحة لاتخاذ مزيد من الإجراءات.

18-10 التقييم المالي

أ) على وحدة المشتريات مراجعة العروض المالية المقدمة من الموردين المؤهلين فنياً مع تركيز إضافي على الأخطاء الحسابية، والحالات غير العادية، ومخالفات التسعير، والرسوم الابتدائية المفروضة، والعروض المنخفضة على نحو غير واقعي. ويمكن لوحدة المشتريات أن تطلب من الإدارة المالية والمستخدمين النهائيين الانضمام إلى التقييم المالي للعروض.

ب) إذا نص دليل تفويض صلاحيات الشراء على ذلك، يتعين على وحدة المشتريات إشراك لجنة المناقصات في إجراء التقييم المالي.

ج) يتعين مراجعة العرض المالي المقدم بناءً على الأسس المرجعية للتسعيرات السابقة لمشتريات السلع والخدمات والمشاريع، ورؤية الأسعار التي تنكشف من معلومات السوق، ونموذج التكلفة الإجمالية المباشرة وغير المباشرة. ويمكن لوحدة المشتريات أن تطلب من الموردين تقديم بيان تفصيلي أو إيضاحات عن العروض المالية المقدمة، وعلى الوحدة طلب تلك الايضاحات من كل مورد على انفراد والمحافظة على السرية.

د) في حالة العروض المنخفضة على نحو غير اعتيادي أو واقعي. يجب على وحدة المشتريات أن تطلب من المورد تقديم إيضاحات تفصيلية لعرضه المالي وبما يشمل احتسابات التسعير، ولا تعتبر مثل ذلك العرض صالح إلا إذا تلقت إيضاحات كافية ومقنعة من المورد.

هـ) تُعد وحدة المشتريات تقريراً بشأن مراجعة العروض المالية المقدمة متضمناً ما يلي على أقل تقدير:

1. تفاصيل الأخطاء الحسابية، والحالات غير العادية، ومخالفات التسعير، والعطاءات المنخفضة على نحو غير واقعي.
2. موجز العروض المالية المقدمة مقارنةً بالتسعير المعياري أو بأقل الأسعار المستلمة.
3. تصنيف العروض المالية المطروحة حسب السعر أو إجمالي التكلفة المعدّلة على نحو مناسب من خلال إزالة الأخطاء والحسابات غير الصحيحة.

19-10 إرشادات التفاوض

أ) لوحدة المشتريات التفاوض مع الموردين المتنافسين الأكثر أهلية بهدف الحصول على أفضل قيمة ممكنة في الحالات الآتية:

1. إذا لم تكن شروط العطاءات التنافسية هي الشروط المثلى.
2. إذا كانت العروض المقدمة غير منطقية أو تشتمل على بنود وشروط غير مقبولة.
3. إذا كان أقل العروض المقدمة أعلى من التقديرات المطروحة أو الموازنة المحددة.
4. وجود إحتمال لخفض الأسعار.
5. في حالة عطاءات المصدر الوحيد (التلزيم) أو عطاءات المصدر الواحد.

ب) لوحدة المشتريات التفاوض مع أكثر الموردين أهلية إذا كان ذلك الخيار محدداً في وثيقة طلب العطاء، أو وافق على ذلك مدير وحدة المشتريات.

ج) لوحدة المشتريات عدم إجراء المفاوضات في حال كانت تكاليف تأخير المشروع لأجل المفاوضات تفوق المنافع المتوقعة.

د) يتعين على وحدة المشتريات الالتزام بالإرشادات التالية عند إجراء التفاوض:

1. الحفاظ على سرية العروض الأصلية والتي تم التفاوض بشأنها، وحظر مناقشتها مع موردين آخرين.
2. عدم إعطاء الموردين أي انطباع يوحي بأن التفاوض معهم سيضمن لهم الحصول على العرض.
3. المحافظة على النزاهة واتباع أخلاقيات العمل خلال التفاوض.
4. عدم تغيير معايير الترسية أثناء المفاوضات.

20-10 تنفيذ عملية التفاوض

أ) على وحدة المشتريات تكوين فريق للقيام بعملية التفاوض، يتألف من عضوين على الأقل من موظفي وحدة المشتريات المسؤولين عن إدارة فئات الشراء، أو المستخدمين النهائيين أو الإدارة المالية، أو إدارة الشؤون القانونية، حسب ما يقتضيه الحال. وينبغي أن يقوم الفريق بإعداد خطة للتفاوض أخذاً في الاعتبار مجالات التفاوضات المحتملة؛ مثل الأسعار، والبنود والشروط، ومدة العقد، والجداول الزمنية للتنفيذ ونطاقه.

ب) يجب توثيق نتائج المفاوضات وتأكيدها من قبل كافة الأطراف المعنية بمن فيهم أصحاب المصلحة.

21-10 التوصية بترسية العقود والموافقات عليها

أ) توصي وحدة المشتريات بالموردين من أجل ترسية العقود على أساس نتائج التقييم الفني والمالي للعروض، وعملية التفاوض معهم. ويجب أن تتضمن التوصية بترسية العقود ما يلي على أقل تقدير:

1. ملخص تقييم العرضين الفني والمالي.
2. ملخص نتائج التفاوضات.
3. نوع الترسية - و الذي يشمل على سبيل المثال لا الحصر - ترسية وحيدة، أو ترسية مقسومة، أو ترسية متعددة، أو ترسيات رئيسية وثانوية.
4. تفاصيل الموردين الموصى بترسية العقود عليهم، بما في ذلك بيان موجز للأسباب الداعية لذلك.

ب) على وحدة المشتريات أن تحصل على الموافقة على التوصية بترسية العقود من مستوى الصلاحية المناسب وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء، وقد يُطلب من لجنة المناقصات أو الأفراد الذين أجروا التقييمات الفنية والتقييمات المالية والمفاوضات أن توضح السبب وراء نهجها وتوصياتها.

22-10 التعامل مع حالات تساوي العروض

أ) يتعين على وحدة المشتريات حلّ الحالات التي يتساوى فيها التقييم بين عرضين أو أكثر وتكون أسعارها متطابقة ومتوافقة مع جميع المواصفات، والشروط، والبنود.

ب) في حالات التساوي، تخصص وحدة المشتريات ترسية متعددة للعقد، إذا أمكن ذلك وبعد موافقة الموردين.

ج) في حالة عدم جدوى تقسيم العقد، يجوز لوحدة المشتريات التعامل مع حالة التساوي تلك من خلال مراعاة العوامل التالية:

1. أن تكون الأفضلية للسلع المصنّعة أو المنتجة داخل الدولة.
2. أن تكون الأفضلية للموردين المحليين والشركات التجارية المحلية الصغيرة.
3. الأداء السابق للموردين.
4. أقرب موعد لتسليم العقد أو البدء فيه.
5. أقرب مسافة من موقع التسليم.
6. الإنفاق الإجمالي داخل الدولة، حسبما يؤكده الموردون.

23-10 حق الاعتراض

أ) يجب على وحدة المشتريات استلام ومعالجة الاعتراض المقدم كتابياً من قبل المورد فقط إذا كان مدعوماً بالوثائق أو الأدلة.

ب) يتعين على وحدة المشتريات السعي لحل أي اعتراض مستلم، ويجب على وحدة المشتريات أن تعلق استدعاء العروض إلى أن يتم حل سبب الاعتراض بصورة مرضية، في الحالات التالية على الأقل:

1. انتهاك التشريعات المعمول بها.
2. انتهاك متطلبات تقديم العطاءات.
3. انتهاك ميثاق أخلاقيات العمل.

ج) يمكن لوحدة المشتريات إصدار القرارات التالية فيما يتعلق بأي اعتراض، على سبيل المثال لا الحصر:

1. تعديل وثيقة طلب العروض.
2. تمديد تاريخ طلب تقديم العروض ووقت إغلاقه.
3. إلغاء طلب تقديم العروض.
4. إعادة التقييم وإعادة الترسية.
5. الغاء الترسية.

24-10 ترسية العقد

أ) تتولى وحدة المشتريات إعداد بيان ترسية العقد وإصداره، باستخدام أحد النماذج القياسية الموحدة المتوفرة في بوابة المشتريات، والمتضمنة لما يلي:

1. الإشارة إلى طلب تقديم العرض، الذي يبين مشتريات السلع والخدمات والمشاريع المطلوبة والكميات اللازمة وتواريخ البدء أو التسليم وبنود العقد.
2. الشروط والأحكام.
3. قيمة ومدة العقد.
4. شرط تقديم كفالة حسن الأداء أو كفالة الدفعة المقدمة أو كفالة حجوزات العقد، وطريقة ذلك.
5. تاريخ التوقيع على العقد وطريقة ذلك ومتطلباته.

ب) يتم إخطار ترسية العقد للموردين الفائزين من خلال بوابة المشتريات ما أمكن ذلك.

ج) يجب على وحدة المشتريات إخطار الموردين غير الفائزين.

25-10 انسحاب المورد الفائز

في حال انسحاب المورد الفائز، أو امتناعه عن قبول الترسية يحقّ لوحدة المشتريات بالنيابة عن الجهة الحكومية مصادرة كفالة تأمين العطاء ودعوة المورد المؤهل التالي للتوقيع على العقد. وفي حالة العطاءات ذات المصدر الوحيد (التلزيم) أو العطاءات ذات المصدر الواحد ، يُعاد طرح طلب العطاء، كما يتعين على وحدة المشتريات التأكد من تسجيل المعلومات عن انسحاب المورد في بوابة المشتريات.

26-10 شروط التعاقد

أ) يتعين على وحدة المشتريات إبرام العقود بشأن الحالات التالية على أقل تقدير:

1. الالتزامات المترتبة على الأحوال التي يؤدي فيها عدم أداء المورد لمهامه الى أثر مالي سلبي جسيم على الجهة الحكومية.
2. مشتريات السلع والخدمات المتكرر طلبها.
3. مشتريات السلع والخدمات والمشاريع التي يتسم نطاق العمل بها بالتعقيد، حتى وإن لم يكثر الطلب عليها.
4. مشتريات المشاريع التي تستلزم التشغيل التجريبي والضمانات طويلة الأمد، والدعم والصيانة.
5. الترتيبات القائمة على الأداء والتي تستند فيها العائدات المالية للمورّد على تحقيق أهداف معينة.
6. تأجير أو استئجار المعدات أو الخدمات المرتبطة بتلك المعدات.
7. إجراء أي مشتريات تكون خاضعة لشروط ومتطلبات قانونية.
8. مشتريات السلع والخدمات والمشاريع ذات الملكية الخاصة.
9. مشتريات السلع أو الخدمات أو المشاريع المتعلقة بتملك أو مشاركة أو ترخيص ملكية فكرية إما من قبل المورّد أو الجهة الحكومية.

27-10 القواعد التوجيهية للتعاقد

أ) تلتزم وحدة المشتريات بالقواعد التوجيهية التالية خلال إبرام التعاقدات:

1. إخضاع جميع تعاقدات مشتريات السلع والخدمات والمشاريع للإجراءات المقررة لتقديم العطاءات.
2. استخدام نماذج العقود والشروط والبنود التي اعتمدتها إدارة الشؤون القانونية والإدارة المالية مسبقاً، والحصول على الموافقات المطلوبة في حال الانحراف عنها.
3. التحقق من توفر الموازنة المعتمدة قبل التوقيع على العقد. ولا يُعتبر العقد من ضمن الموازنة إلا بعد إصدار الأمر بالتوقيع على العقد.
4. التوقيع على العقد من مستوى الصلاحية المخول بإبرام الالتزامات نيابةً عن الجهة الحكومية وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.
5. التأكد من صدور طلب الشراء المعني بالنسبة لجميع العقود قبل أن يبدأ المورد في العمل.

28-10 نماذج العقود القياسية

أ) على وحدة المشتريات استخدام بوابة المشتريات عند التعامل مع العقود وإعدادها.

ب) على وحدة المشتريات استخدام نماذج عقود قياسية معتمدة مسبقاً ذات شروط وبنود يمكنها ضمان وحماية الأصول والمصالح والمعلومات.

ج) على وحدة المشتريات استخدام نماذج عقود التشييد المعتمدة مسبقاً والموافق عليها من قبل المجلس التنفيذي.

د) على وحدة المشتريات ان تحرص على توفير النماذج في بوابة المشتريات، وذلك فيما يتعلق بما يلي كحد أدنى:

1. اتفاقيات الأسعار.
2. العقود.
3. أوامر الشراء.

هـ) على وحدة المشتريات إعداد مستندات العقد متضمنةً ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

1. أحكام وشروط العقد وتشمل بنود التساهل وشروط الدفع وشروط التسليم وشروط الإنهاء وتسوية المنازعات.
2. الشروط الخاصة للعقد، مثل كفالات حُسن الأداء والضمانات والكفالات والمبالغ المحتجزة والمقاولة من الباطن وحقوق الملكية الفكرية حسب اللزوم.
3. المواصفات حسب نطاق الخدمات أو المشاريع.
4. تواريخ التسليم والجداول الزمنية إتمام التوريد والتنفيذ، ومدد العقد.
5. المتطلبات الأخرى، بما في ذلك اشتراطات السلامة والصحة والبيئة واتفاقيات عدم الإفصاح.
6. اتفاقيات مستوى الخدمة، أو مؤشرات الأداء الرئيسية.

و) يجب أن تشتمل نماذج العقود على شروط محددة تضمن حماية مصالح الجهة الحكومية في حالة قيام المورد الرئيسي بالتعاقد من الباطن . ويجب أن تشتمل الشروط المحددة للتعاقد من الباطن على ما يلي بحد أدنى:

1. مسؤولية المورد الرئيسي في إبلاغ الجهة الحكومية والحصول على تصريح خطي مسبق منها لإشراك متعاقدين فرعيين وإدراج الأنشطة والتسليمات المقرر التعاقد من الباطن بشأنها.
2. فرض القيود على التعاقد من الباطن بشأن كامل الأنشطة والتسليمات التي تمت ترسيتها على المورد.
3. مسؤولية المورد الرئيسي عن جميع المهام والإجراءات والتسليمات الموكلة للمتعاقدين الفرعيين.
4. مسؤولية المورد الرئيسي عن التجاوزات التنظيمية والقانونية وعن عدم أداء المتعاقدين الفرعيين.
5. مسؤولية المورد الأساسي عن تعويض المتعاقدين الفرعيين عن الخدمات التي يقدمونها.
6. استبعاد أي مسؤولية على عاتق الجهة الحكومية تجاه المقاولين الفرعيين.
7. تعويض الجهة الحكومية عن النزاعات والإجراءات القانونية بين المورد الأساسي والمتعاقدين الفرعيين.
8. عدم مسؤولية أو تعويض الجهة الحكومية عن المطالبات أو الالتزامات المدنية أو عن أي إجراءات قانونية تقام من المتعاقدين الفرعيين ضد الجهة الحكومية.

ز) يجب مراجعة نماذج العقود والشروط والبنود بشكل دوري، واعتمادها لاستخدامها من قبل إدارة الشؤون القانونية والإدارة المالية.

ح) في حال توجب إدخال تغييرات على النماذج والشروط والبنود الموحدة للعقد نتيجة التفاوض مع المورّد، أو بسبب متطلبات شراء محددة، يتعين الحصول على موافقة إدارة الشؤون القانونية والإدارة المالية على نموذج العقد والبنود والشروط المعدلة.

29-10 مراجعة العقد والتوقيع عليه

أ) يتولى موظفو المشتريات المسؤولون عن إدارة فئات الشراء وضع مسودة العقد باستخدام نماذج العقود القياسية المقررة. ويتعين على وحدة المشتريات التحقق من الأشخاص المخولين بالتوقيع على العقد الذين يمثلون المورد.

القسم الحادي عشر: إدارة مدة سريان العقد

1-11 المقدمة

أ) يتعين على وحدة المشتريات من خلال إدارتها لمدة سريان العقد التأكد مما يلي:

1. أن جميع الالتزامات التعاقدية تم الوفاء بها وفق الجدول الزمني المعد لكل منها.
2. أن أي تعديلات أو تغييرات ضرورية طرأت على النطاق والشروط والبنود قد تم اعتمادها والاتفاق عليها مع المورّد، ثم إدراجها في العقد بعد ذلك.
3. مراقبة أداء المورد ومناقشته مع الأطراف المعنية ومع المورد نفسه.
4. أنه تم اتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة الأداء غير المرضي.
5. أن يتم التحقق الفوري من المطالبات بالتعويضات، والغرامات، والأضرار المقطوعة بسبب التأخير (غرامة التأخير)، وكذلك الوفاء بالمبالغ المالية المستحقة للموردين.
6. أنه تم الاتفاق على التغييرات وفترات التمديد والتعديلات في الأسعار وأنها تقع ضمن حدود الشروط المتعاقد عليها، وبأنه لم يتم تطبيقها إلا بعد الحصول على موافقة مسبقة من مستوى الصلاحية المناسب وفقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.
7. أنه تم تسجيل المراسلات بين وحدة المشتريات والمورّد على نحو مناسب حرصاً على الشفافية والنزاهة.
8. أنه تم الحصول على التوقيعات المناسبة للإنجاز النهائي للعقد، وأن تقييم أداء المورد قد تم إجراؤه وتوثيقه ومناقشته مع المورّد عند نهاية العقد.
9. أن المخاطر المرتبطة بتنفيذ العقد وإنجازه قد تم تحديدها والتخفيف منها.
10. أن الاختلافات في تفسير العقد التي تنشأ خلال مدة سريانه قد تم تسويتها.

2-11 الغرض من إشراك الأطراف الرئيسية

أ) تتحمل وحدة المشتريات مسؤولية إدارة العقد أو الإشراف على إدارته في كل مراحله بحيث تشمل الإدارة العامة للعقد، وإدارته أثناء التنفيذ، ومتابعة الأداء، وانهائه والإنجاز النهائي له.

ب) يتعين على وحدة المشتريات مساعدة المستخدمين النهائيين الذين يعملون بمثابة إداريين لتنفيذ العقود في العمليات اليومية مع الموردين. وفي حالة ما إذا كانت وحدة المشتريات تعمل بالنيابة عن المستخدمين النهائيين عندها تتصرف وحدة المشتريات بمثابة إداري تنفيذ العقد.

ج) يجب أن تكون منهجية إدارة مدة سريان العقد ونماذجه متاحة من خلال بوابة المشتريات.

د) تعقد وحدة المشتريات، إذا طلب منها ذلك، اجتماعاً تمهيدياً مع الموردين لمراجعة المخرجات الأساسية، والمراحل الرئيسية، وتوقعات الأداء، والجدول الزمني المخصص لأداء الدفعات المالية للعقد. كما توجّه وحدة المشتريات الدعوة إلى المستخدمين النهائيين والخبراء المتخصصين لحضور الاجتماع التمهيدي.

هـ) تتولى وحدة المشتريات تنظيم وقيادة اجتماعات مراجعة دورية مع الموردين، بمشاركة الأطراف المعنية المطلوبة.

و) يجب أن تحرص وحدة المشتريات على إجراء عملية الشراء ضمن الشروط المتعاقد عليها.

ن) يجب على وحدة المشتريات إخطار إدارة الشؤون القانونية والإدارة المالية وإشراكهما في حالات تعديل العقود، وتجديدها، وتمديدها، والمنازعات المتعلقة بها، وإنهائها، وإتمامها النهائي.

3-11 إدارة سجلات العقود

أ) تحتفظ وحدة المشتريات بسجلات للعقود. كما يتحمل موظفو المشتريات المسؤولون عن إدارة العقود مسؤولية العناية بسجلاتها، وتودع النسخة الأصلية من العقد الموقع بالإضافة إلى جميع الوثائق المرتبطة به في شكل مطبوع ، مع إتاحة الاطلاع على النسخة الإلكترونية منها على بوابة المشتريات. ويجب على وحدة المشتريات تعميم العقد وجميع الوثائق المرتبطة به ويمكن الاطلاع عليها من قبل جميع الأطراف الرئيسية.

ب) يجب أن تشمل سجلات العقود ما يلي على أقل تقدير:

1. نسخة من العقد المبرم بالكامل مع ملاحقه، حسب الاقتضاء، أو اتفاقية الخدمات الرئيسية، بالإضافة إلى أي تعديلات أو تجديدات أو إضافات.
2. بيانات الاتصال وشهادات التسجيل القانونية الخاصة بالمورد.
3. نسخ من جميع المراسلات المتعلقة بخطابات الترسية، والمفاوضات بشأن الشروط والبنود، وتعديلات العقود وتمديداتها وتجديداتها.
4. مواعيد تسليم المخرجات والتقارير والدفعات المالية.
5. الوثائق المتعلقة بمراجعة أداء المورّد، بالإضافة إلى أي مطالبات أو نزاعات.
6. توثيق أي إجراء تصحيحي.
7. وثائق الإنجاز النهائي للعقد.

ج) تحتفظ وحدة المشتريات بسجلات العقود حسب التشريعات المطبقة في الدولة في هذا الشأن.

4-11 الإشراف على العقود

أ) تبادر وحدة المشتريات إلى الإشراف على الجوانب الرئيسية للعقد بشكل استباقي للحد من المخاطر المالية والفنية التي قد تحدث. ويجب تتبع مراحل العقد، وتاريخ انتهائه، واستخدامه، ورفع التقارير بشأنه على أساس منتظم.

ب) تتيح عملية الإشراف على العقود لوحدة المشتريات إتخاذ القرارات المتعلقة بالتغييرات والتعديلات والتجديدات، والنزاعات والمطالبات. ويتحمل موظفو المشتريات المسؤولون عن إدارة العقد المسؤولية عن الإشراف عليه.

سياسات وإجراءات البيع بالمزادات والمستودعات

(ملحق لمعايير أبوظبي للمشتريات)

القسم الرابع: لجنة المناقصات

1-4 الغرض من اللجنة

أ) تتولى لجنة المناقصات تعزيز التعاون بين مختلف الدوائر والمشاركة في المناقصات ذات العلاقة طبقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء.

ب) تعمل لجنة المناقصات على تسهيل اختيار الموردين الأكثر كفاءة بما يتوافق مع معايير المشتريات ودليل المشتريات والتشريعات المعمول بها.

2-4 تشكيل اللجنة

أ) يتم تعيين أعضاء لجنة المناقصات لكل مناقصة على حدة من قبل الأطراف المخولين بذلك طبقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء واعتمادهم من قبل مدير وحدة المشتريات لكل مناقصة معنية.

ب) يجب أن يمتلك أعضاء لجنة المناقصات المعرفة الكافية بالسلع والخدمات والمشاريع أو بالخبرة في الموضوع المطروح بهدف تقديم مدخلات جدية في إجراءات المناقصة.

ج) يجوز أن تتضمن لجنة المناقصات أفراد يكلفون بمهمة واحدة أو أكثر من المهام الآتية:

1. خبير في المشتريات

2. ممثل عن دائرة المستخدم النهائي

3. خبير مالي

4. خبير قانوني

5. خبير في الموضوع محل البحث

د) يجب أن تضم لجنة المناقصات عضوين اثنين على الأقل ممن يمثلون المهام المحددة للجنة أعلاه استناداً إلى طبيعة المناقصة وشروطها.

ه) يجب أن يكون أعضاء لجنة المناقصات على دراية وافية بمعايير المشتريات، ودليل المشتريات، وبوابة المشتريات، والتشريعات المعمول بها.

و) تكون واجبات ومسؤوليات أعضاء اللجنة علاوةً على المهام التنظيمية المنوطة بهم.

ز) يجوز إقالة أعضاء لجنة المناقصات من قبل المفوضين بذلك طبقاً لدليل تفويض صلاحيات الشراء للأسباب الآتية:

1. فقدان الحيادية أو وجود تضارب في المصالح أو تقصيره في الإعلان عن مصالحه.

2. أي سبب آخر يراه مدير وحدة المشتريات عادلاً وذو مصداقية.

3-4 السلطات المفوضة للجنة المناقصات

أ) تفوض لجنة المناقصات بالسلطات الآتية:

1. طلب أي معلومات أو إيضاحات تحتاجها من الموردين والحصول على تلك المعلومات.

2. التفاوض مع الموردين بالإنابة عن الجهة الحكومية.

3. طلب المعلومات من الأطراف المعنية الداخلية بهدف فهم المناقصة ونطاقها، والمبادئ التوجيهية المتعلقة بالتقييم والتفاوض.

4-4 المسؤوليات الرئيسية

أ) تقديم المدخلات بهدف وضع الاستراتيجية الخاصة بتحديد المصادر.

ب) تقييم المناقصات بطريقة عادلة وأخلاقية طبقاً لمعايير التقييم المقررة.

ج) التفاوض مع الموردين بالنيابة عن الجهة الحكومية وفقاً للمبادئ التوجيهية المعمول بها.

د) التواصل مع الموردين من خلال قنوات الاتصال المتوفرة في بوابة المشتريات مع مراعاة مبدأ العدالة والشفافية.

ه) التصريح عن أي تضارب في المصالح من المحتمل أن يكون قد نشأ.

و) المحافظة على السرية التامة لأي معلومات يتم استلامها في سياق عطاء المورد وعدم الكشف عنها إلى أي طرف خارجي بخلاف أعضاء لجنة المناقصات.

ز) الالتزام بالنزاهة في إجراءاتها.

ح) أي مسألة أو مهمة أو مسؤولية يكلفها بها مدير وحدة المشتريات.

5-4 الاجتماعات والنصاب القانوني

أ) تعقد لجنة المناقصات اجتماعاً كلما رأت ضرورة لذلك بهدف معالجة المسائل المتعلقة بتقديم المدخلات بشأن استراتيجية تحديد المصادر وتقييم المناقصات وإجراء المفاوضات.

ب) يجوز للجنة أن تقرر عقد اجتماعاتها عبر الأجهزة السمعية أو المرئية بشرط أن يكون جميع أعضاء لجنة المناقصات المشاركين في الاجتماع قادرين على المشاركة في المناقشات.

ج) يتعين على جميع أعضاء لجنة المناقصات حضور كل اجتماع إما بالحضور الشخصي أو عبر أجهزة الاتصال السمعي أو المرئي.

د) يجب أن تكون مدة الاجتماع كافية لإجراء مناقشات وافية للمسائل المطروحة على الاجتماع.

6-4 قرارات لجنة المناقصات

أ) يجب نشر قرارات لجنة المناقصات على بوابة المشتريات.

7-4 برنامج العمل

أ) على اللجنة إعداد برنامج عمل فور تعيينها وتكليفها بالمناقصة المعنية.

ب) يجب أن يكون برنامج العمل قابلاً للتعديل والتحديث بعد كل اجتماع.

ج) يجب أن تشكل مراجعة برنامج العمل أحد البنود الدائمة المدرجة على جدول أعمال كل اجتماع.

8-4 رفع التقارير

أ) تكلف لجنة المناقصات واحداً من أعضائها بإعداد المحضر والإجراءات المتخذة في كل اجتماع ويرسل المحضر إلى جميع الحاضرين في الاجتماع وإلى مدير وحدة المشتريات في غضون خمسة (5) أيام عمل.

ب) يجوز لمدير وحدة المشتريات ومدققي الحسابات الداخليين أو الخارجيين مطالبة لجنة المناقصات لإبداء المبررات وإيضاح الأسباب المنطقية المتبعة في منهجية وتقييم المناقصات.

ج) على لجنة المناقصات تقديم أي تقارير إضافية يطلبها مدير وحدة المشتريات.

تفويض صلاحيات الشراء

صادرة وفقاً لمعايير المشتريات في أبوظبي

تفويض صلاحيات الشراء

النموذج التخطيطي

تفويض صلاحيات الشراء

النموذج التخطيطي

تفويض صلاحية الشراء

مكونات عملية الشراء

دليل المشتريات (العمليات التشغيلية)

الصادر بموجب لائحة معايير أبوظبي للمشتريات

دليل المشتريات (العمليات التشغيلية)

قائمة المحتويات

1. المقدمة

1.1 مقدمة لدليل المشتريات

1.1.1 الغرض من دليل المشتريات

يوفر دليل المشتريات الإجراءات التشغيلية لموظفي المشتريات، فهو يعزّز معايير المشتريات وميثاق المشتريات ودليل تفويض صلاحيات المشتريات ويوفر شرحاً تفصيلياً لكيفية تطبيقها.

1.1.2 نطاق دليل المشتريات

ينطبق دليل المشتريات على كافة أنشطة المشتريات التي تقوم بها الجهات الحكومية ومكتب المشتريات الحكومية. قد يستثني المجلس التنفيذي، أو أي جهة مختصة أخرى يفوّضها المجلس التنفيذي، أي جهة من تطبيق دليل المشتريات. يشمل دليل المشتريات كافة عمليات المشتريات كما أنه يمثل الإطار التشغيلي لهذه العمليات.

1.1.2.(1) قائمة الإعفاءات

لا ينطبق دليل المشتريات على ما يلي:

أ) رواتب ومزايا الموظفين

ب) عقود العمل المباشرة أو استخدام الخبراء من الأفراد ممن لا يخضعون للمناقصات

ت) المصروفات العامة والإدارية للمواصفات الفنية غير المحددة مسبقاً والكهرباء والمياه والمرافق الخدمية وإيجارات السكن التي يتم توفيرها للموظفين وتحكمها سياسات الإسكان والتسجيل في الهيئات المهنية وغير المهنية والرسوم المدفوعة إلى منظمي المعارض / المؤتمرات

ث) الاتفاقيات بين الجهات الحكومية أو مع هيئات مهنية دولية لأغراض البحث / التعاون / الترويج

ج) رعاية الفعاليات والمنح

ح) شراء الأعمال الفنية والتحف وما يتصل بها من مصروفات تبعية

خ) رسوم الحصول على رخصة تتمتع بحقوق الملكية، باستثناء الحالات التي يكون فيها هناك التزام تعاقدي لشراء السلع أو الخدمات أو المشاريع

د) التعويض عن المصروفات لأغراض خاصة والتي يتم تكبدها خلال السفر (دون حدود الصلاحيات المتعلقة بالنثريات).

ذ) الرسوم الإلزامية أو التنظيمية (مثل رسوم المحاكم، والرسوم على السلع والضرائب، والرسوم البنكية وغيرها)

ر) أي استثناءات أخرى يعتمدها المجلس التنفيذي

1.1.3 هيكل الدليل

يتماشى هيكل دليل المشتريات مع نموذج إمكانيات المشتريات (يرجى الرجوع إلى الشكل 1.3.1).

أ) المستوى 1 - يتم تصنيف إمكانيات المشتريات إلى إمكانيات استراتيجية وتكتيكية وتشغيلية وإسناد

ب) المستوى الثاني - تتضمن كل قدرة من إمكانيات المشتريات مجموعة واحدة أو أكثر من مجموعات عمليات المشتريات

ت) المستوى الثالث - تتألف كل مجموعة من مجموعات عمليات المشتريات من عمليات المشتريات

ملاحظة هامة: يجب تنفيذ كافة عمليات المشتريات بما يتماشى مع معايير المشتريات).

وقد تم تناولها في هذا الدليل وفق الهيكل التالي:

1. لمحة عامة

2. تفاصيل عمليات المستوى الثالث

i. النطاق والغرض

الشكل 1.2.1 نموذج إمكانيات المشتريات

الشكل 1.2.2 الفئات المشتركة مقابل الفئات الخاصة بجهة معينة

الشكل 1.2.3 الفئات حسب مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات

الشكل 1.3.1 نموذج إمكانيات المشتريات

الجدول 1.4.1 تصنيف منافع المشتريات

الجدول 1.4.2 منهجيات تقديم الحجم

الجدول 1.4.3 منهجيات حساب سعر الأساس السابق

الجدول 1.5.1 تصنيف المشاريع المتناهية الصغر والصغيرة والمتوسطة

الجدول 2.1.1 أمثلة - أهداف المشتريات

الجدول 2.1.2 أمثلة - مبادرات ومخرجات المشتريات

الشكل 2.1.1 ترتيب المبادرات حسب الأولوية

الشكل 2.1.2 مثال - خطة التنفيذ

الجدول 2.1.3 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء 'استراتيجية المشتريات' وتنفيذها

الجدول 2.1.4 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات استراتيجية المشتريات

الشكل 2.2.1 تقسيم الفئات

الشكل 2.2.2 مستويات العمل

الجدول 2.2.1 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء 'استراتيجية الفئات' ومراقبتها

الجدول 2.2.2 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء 'خطة المشتريات' ومراقبتها

الجدول 2.2.3 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات - مجموعة عمليات إدارة الطلب والفئات

الجدول 2.2.4 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات إدارة الطلب والفئات

2. إعداد حدث تحديد المصادر ونشره ومراقبته

3. تقييم حدث تحديد المصادر

4. إجراء المفاوضات والترسية

5. إلغاء حدث تحديد المصادر

ت) تتطلب عمليات تحديد المصادر إلى التعاقد تعاوناً بين مختلف الوظائف ومستوى مناسباً من الحوكمة لاتخاذ القرارات ومنح الموافقات.

ث) يتم تكليف مسؤول / أخصائي تحديد المصادر ليقوم بتنفيذ تحديد المصادر على ضوء المتطلبات التي تم تحديدها. إذا كانت الفئة خاصة بجهة حكومية معينة، يتم تكليف مسؤول / أخصائي تحديد المصادر من الجهة الحكومية بإدارة الفئة أما إذا كانت فئة مشتركة فيتم تكليف مسؤول / أخصائي تحديد المصادر من مكتب المشتريات الحكومية.

ج) فيما يلي مثال توضيحي عن الإرشادات العامة التي يوفرها دليل تفويض صلاحيات المشتريات لتمكين عملية اتخاذ القرار بالنسبة لعمليات تحديد المصادر إلى التعاقد.

الشكل 2.3.1 الإرشادات العامة لاتخاذ القرار وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات – عمليات تحديد المصادر إلى التعاقد

ح) يجب إرفاق كافة الاستثناءات للتخويلات المفوضة في دليل تفويض صلاحيات المشتريات كملحق مع مبررات موثقة وهي تتطلب الموافقة من الجهات المعنية.

خ) يتم تسمية أعضاء لجنة المناقصات من رؤساء الأقسام المعنية ويعتمدهم رئيس قسم المشتريات. يتم تشكيل لجنة المناقصات من خلال نموذج تشكيل لجنة المناقصات.

د) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النموذج المخصص لـ نموذج تشكيل لجنة المناقصات أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

2.3.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.3.2.(1) البدء بتحديد المصادر

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو إنشاء طلب تحديد المصادر والموافقة عليه. كما أن هذه العملية تؤدي إلى تمكين مسؤول / أخصائي تحديد المصادر من إنشاء استراتيجية تحديد المصادر إذا تطلب الأمر ذلك.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. إعداد طلب تحديد المصادر والموافقة عليه

أ) إن طلب تحديد المصادر متطلّب إلزامي للقيام بتحديد المصادر. يتم إنشاء طلب تحديد المصادر إذا لم يكن بالإمكان تلبية طلب سلع / خدمات / مشاريع من خلال العقود والمخزونات الحالية.

ب) يمكن إنشاء طلب تحديد المصادر على ضوء طلب الشراء الموافق عليه أو مبادرة تحديد مصادر في خطة المشتريات.

ملاحظة هامة: يجب عدم تجزئة طلب المشتريات الموافق عليه إلى عدة طلبات تحديد المصادر لمحاولة الالتفاف على جهات الموافقة. يجب توثيق أي عملية تجزئة والموافقة عليها من رئيس قسم المشتريات.

ت) يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلف بتقديم مستندات إضافية (مثلاً، تفاصيل طلب الشراء الموافق عليه أو خطة المشتريات الموافق عليها أو نطاق العمل أو غير ذلك مع طلب تحديد المصادر للمراجعة والموافقة.

ث) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النموذج المخصص لـ طلب تحديد المصادر أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ج) تتم الموافقة على طلب تحديد المصادر المكتمل من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ii. إعداد استراتيجية تحديد المصادر والموافقة عليها

أ) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف باستكمال كافة أقسام استراتيجية تحديد المصادر بالتعاون مع المستخدم النهائي ولجنة المناقصات والخبراء في المجال، حسبما يتطلب الأمر.

ب) تم تحديد متطلب استراتيجية تحديد المصادر فيما يتعلق بقيمة المناقصة في دليل تفويض صلاحيات المشتريات (يرجى الرجوع إلى الشكل 2.3.1 Error! Reference source not found.).

ت) قد تتضمن استراتيجية تحديد المصادر (على سبيل المثال لا الحصر) التفاصيل التالية بشأن مبادرة تحديد المصادر:

ت(1) طريقة تحديد المصادر

فيما يلي أنواع طرق تحديد المصادر:

الجدول 2.3.1 أنواع طرق تحديد المصادر

ا. طريقة تحديد المصادر التي يُنصح بها فيما يتعلق بقيمة المناقصة في دليل تفويض صلاحيات المشتريات (يرجى الرجوع إلى يرجى الرجوع إلى الشكل 2.3.1 Error! Reference source not found.).

||. إذا تم اختيار المصدر الواحد ليكون طريقة تحديد المصادر أو في حالة الابتعاد عن طريقة تحديد المصادر الموضحة في دليل تفويض صلاحيات المشتريات، يجب تقديم الأساس المنطقي ودراسة الجدوى للموافقة عليها.

|||. يتم اختيار مصدر أحادي / واحد فقط كخيار أخير ويجب على المشتريات السعي لاقتراح بدائل مناسبة عندما يكون ذلك ممكناً.

ت2) نوع حدث تحديد المصادر

استناداً إلى الطلب، يمكن تخطيط حدث تحديد مصادر أحادي أو متعدد المصادر بالنسبة لمبادرة تحديد المصادر. يمكن استخدام أنواع أحداث تحديد المصادر التالية لمبادرة تحديد المصادر:

الجدول 2.3.2 أنواع أحداث تحديد المصادر

ت(3) قائمة الموردين المطولة (لا ينطبق على المناقصات العامة) - قائمة شاملة للموردين الذين يمكنهم توريد السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة ويمكن أخذهم في الاعتبار خلال عملية الفرز والإدراج لأحداث تحديد المصادر.

ت4) الخطة التفصيلية والجداول الزمنية - تشمل خطة تفصيلية لأحداث تحديد المصادر بما في ذلك المراحل الرئيسية والجداول الزمنية والأطراف المعنية

ت5) مصفوفة المسؤوليات - تصف مستوى وطبيعة مشاركة مختلف الأطراف المعنية لإتمام الأنشطة المخطط لها لحدث تحديد المصادر. وتشير إلى أربع مسؤوليات رئيسية هي الأكثر استخدامها: المسؤول والمساءل والمستشار والمحاط علماً.

ث) في حالة عدم توفر المعلومات المطلوبة لإنشاء استراتيجية تحديد المصادر يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بأنشطة حدث طلب معلومات وأبحاث سوق.

ج) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النموذج المخصّص لـ استراتيجية تحديد المصادر أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ح) تخضع استراتيجية تحديد المصادر المكتملة للمراجعة والموافقة من جهات المراجعة وجهات الموافقة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

خ) يجب على مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف مراجعة متطلبات عدم تضارب المصالح والسرية والاتفاق عليها قبل المباشرة بترتيبات حدث تحديد المصادر.

د) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النماذج المخصّصة لـ متطلبات عدم تضارب المصالح والسرية أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ذ) في حالة وجود تضارب مصالح محتمل / فعلي، يتم تكليف مسؤول / أخصائي تحديد مصادر آخر لقيادة مبادرة تحديد المصادر.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.3.3 الأدوار والمسؤوليات - البدء بتحديد المصادر

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.3.2.(1) البدء بتحديد المصادر بشأن مخطط العملية.

2.3.2.(II) إعداد أحداث تحديد المصادر ونشرها ومراقبتها

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو إعداد مستند أحداث تحديد المصادر ونشرها وتنفيذها ومراقبتها.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. إعداد حدث تحديد المصادر ونشره

أ) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف بالتعاون مع الأطراف المعنية الأخرى بإنشاء المستندات المطلوبة لأحداث تحديد المصادر.

ب) تتم الموافقة على مستندات أحداث تحديد المصادر المكتملة إضافة إلى قائمة الموردين المدرجين ومنهجية منح الدرجات (للتقييم الفني والمالي) من قبل جهات الموافقة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ت) يتم نشر حدث تحديد المصادر الموافق عليه على الموردين للرد عليه.

ث) المورّدون الذين تكون حالتهم "غير مؤهل" "Disqualified" في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي لا تتم دعوتهم للمشاركة في أحداث تحديد المصادر.

ii. مراقبة حدث تحديد المصادر

أ) عند الرد على حدث تحديد المصادر يمكن للموردين طلب توضيحات أو معلومات إضافية.

ب) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بالرد على استفسارات الموردين. يُنصح بجعل الردود متاحة لكافة الموردين المشاركين ترسيخاً لمبدأ الشفافية. ومع ذلك يجب على مسؤول / أخصائي تحديد المصادر أن يحرص على المحافظة على سرية الموردين المنافسين عند مشاركة الردود.

ت) وإن تطلب الأمر يجوز أن يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بتعديل حدث تحديد المصادر شريطة أن تكون التعديلات الحاصلة منسجمة مع معايير المشتريات. لا يجوز دعوة أي مورد جديد أثناء تعديل حدث منشور.

ملاحظة هامة: إذا تطلب الأمر إضافة مورد جديد، يتم إلغاء الحدث المنشور ونشر حدث آخر يتضمن القائمة المحدثة للموردين، ويعتبر هذا حدث تحديد مصادر جديد.

ث) يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بتمديد الجداول الزمنية لحدث تحديد المصادر باستكمال السيناريوهات التالية:

ج) أُجريت التعديلات / الإضافات على حدث تحديد المصادر نتيجة طلب المورّدين وقتاً إضافياً للرد على الحدث.

ح) طلب المورّدون وقتاً إضافياً للرد على الحدث المنشور.

خ) يجب أن يكون هناك تبرير صحيح وسليم لتعديل حدث تحديد المصادر المنشور. تمت الموافقة على التعديلات التي أجريت على حدث تحديد المصادر إضافة إلى الأساس المنطقي من قبل جهات الموافقة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات وهي موحّدة بالنسبة لكافة الموردين المشاركين.

د) يجب على الموردين الرد على حدث تحديد المصادر تماشياً مع شروط وأحكام حدث تحديد المصادر.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.3.4 الأدوار والمسؤوليات - إعداد حدث تحديد المصادر ونشره ومراقبته

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.3.2.(II) إعداد أحداث تحديد المصادر ونشرها ومراقبتها بشأن مخطط العملية.

2.3.2.(III) تقييم حدث تحديد المصادر

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو القيام بالتقييمات الفنية والمالية لردود المورّدين على حدث تحديد المصادر، حسبما تقتضي الضرورة.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. تتم التقييمات الفنية والمالية لحدث تحديد المصادر بإحدى الطرق التالية:

الجدول 2.3.5 منهجيات حدث تحديد المصادر

ii. في حالة تكليف لجنة المناقصات تقوم لجنة المناقصات بالتقييمات الفنية. إذا لم يتم تكليف لجنة المناقصات يتم إنجاز التقييمات الفنية من قبل المستخدمين النهائيين.

iii. يتم التقييم المالي للموردين المؤهلين فنياً من قبل مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف مع إشراك المستخدم النهائي والإدارة المالية ولجنة المناقصات حسبما يتطلب الأمر.

iv. يجب على الأطراف المعنية المشاركة في التقييمات مراجعة متطلبات السرية وعدم تضارب المصالح والاتفاق عليها قبل البدء بالتقييم.

v. في حالة وجود تضارب مصالح محتمل / فعلي، يتم استبدال الطرف المعني بناء على توصية رئيس القسم المعني، ويصادق رئيس قسم المشتريات على هذا الاستبدال.

vi. تتم التقييمات بما يتماشى مع منهجية تسجيل النقاط.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.3.6 الأدوار والمسؤوليات - تقييم حدث تحديد المصادر

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.3.2.(III) تقييم حدث تحديد المصادر بشأن مخطط العملية.

2.3.2.(IV) إجراء المفاوضات والقيام بالترسية

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو إجراء المفاوضات (إذا كانت مطلوبة) وتنفيذ حدث تحديد المصادر بعد التفاوض (إذا كان مطلوباً) والقيام بالترسية.

ii. يمكن التفاوض على الرد الوارد من المورّد فيما يتعلق بالنواحي التالية (على سبيل المثال لا الحصر):

أ) الاستثناءات من مسودة العقد

ب) العرض المالي والفني الذي قدمه المورد

2. الإجراءات والمنهجيات

i. إجراء المفاوضات

أ) في حالة طلب إجراء مفاوضات، يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بدعوة الموردين المدرجين للمفاوضات بناء على التقييمات الفنية والمالية.

ب) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بتشكيل فريق لإجراء المفاوضات. يجب أن يتألف فريق المفاوضات من عضوين على الأقل. يمكن أن يقوم شخص واحد بعدة أدوار ضمن فريق المفاوضات (حسبما يتطلب الأمر).

ت) يقوم فريق المفاوضات بإعداد خطة المفاوضات وإجراء المفاوضات. يمكن أن تتضمن خطة المفاوضات (على سبيل المثال لا الحصر):

ت1) ملخص العطاء (الذي يضم كافة العروض المستلمة من الموردين)

ت2) ملخص احتياجات الجهة الحكومية والموردين التي يجب تناولها خلال المفاوضات

ت3) دراسة جدوى المفاوضات

ت4) قائمة بنقاط الدعم لاستخدامها خلال المفاوضات

ت5) جدول المفاوضات

ت6) نتيجة المفاوضات (بعد إجراء المفاوضات)

ث) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النموذج المخصّص لـ 'خطة المفاوضات' أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ج) إذا لم تكن المفاوضات مطلوبة، ينتقل مسؤول / أخصائي تحديد المصادر إلى إنشاء تقرير التوصيات بشأن الترسية.

ii. الحصول على الردود ما بعد المفاوضات

أ) في حالة عدم التوصل إلى اتفاق بعد المفاوضات، يمكن أن ينتقل مسؤول / أخصائي تحديد المصادر إلى إنشاء تقرير التوصيات بشأن الترسية مع العطاءات الأصلية (إذا كانت مقبولة) أو يلغي حدث تحديد المصادر.

ب) في حالة التوصل إلى اتفاق بعد المفاوضات، يحصل مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بشكل رسمي على العرض الأفضل والنهائي الذي تم التفاوض عليه من الموردين.

ملاحظة هامة: تتم دعوة كافة المورّدين المشاركين في المفاوضات إلى تقديم عرضهم النهائي الأفضل بعد المفاوضات.

iii. إعداد تقرير التوصيات بشأن الترسية

أ) يجب أن تكون حالة المورد الذين ستتم الترسية عليه "مؤهل" "Qualified" في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي. يتناول القسم 2.8.2.(IV) عملية “تأهيل" "Qualification" مورّد في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين.

ب) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف بإنشاء تقرير التوصيات بشأن الترسية لتلخيص مبادرات تحديد المصادر ويوفر تفاصيل الترسية. يمكن أن يتضمن تقرير التوصيات بشأن الترسية (على سبيل المثال لا الحصر):

ب1. الملخص التنفيذي

ب2. معايير التقييم

ب3. ملخص التقييم الفني والمالي

ب4. ملخص المفاوضات (إذا تم إجراؤها)

ب5. ملخص التوصيات (بما في ذلك تخصيص البنود التفصيلية للموردين الفائزين)

ب6. ملخص الوفورات

ت) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النموذج المخصص لـ 'تقرير التوصيات بشأن الترسية' أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ث) تتم الموافقة على تقرير التوصيات بشأن الترسية المكتمل من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

iv. التواصل بشأن الترسية

أ) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر بالتواصل مع الموردين الفائزين بشأن الترسية بعد الموافقة على 'تقرير التوصيات بشأن الترسية'.

ب) في حالة رفض الموردون الفائزون الترسية، يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف بأي خطوة من الخطوات التالية وفقاً لما يصادق عليه رئيس قسم المشتريات:

ب1. تعديل تقرير التوصيات بشأن الترسية للترسية على المورد التالي الذي اجتاز التقييمات.

ب2. أو إلغاء حدث تحديد المصادر.

ت) يمكن أن يوصي مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلف بإضافة الموردين الذين رفضوا الترسية إلى القائمة السوداء للموردين في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.3.7 الأدوار والمسؤوليات – إجراء المفاوضات والقيام بالترسية

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.3.2.(IV) إجراء المفاوضات والقيام بالترسية بشأن مخطط العملية.

2.3.2.(V) إلغاء حدث تحديد المصادر

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو إلغاء حدث تحديد المصادر وإحاطة الأطراف المعنية ذات الصلة علماً بذلك.

ii. إن إلغاء حدث تحديد المصادر ينطوي على هدر الوقت والموارد ويجب القيام به كملاذ أخير. ولكن قد يكون ضرورياً في بعض الظروف إلغاء حدث تحديد المصادر. تشمل هذه السيناريوهات على سبيل المثال لا الحصر):

أ) طلب تحديد المصادر “Sourcing Request" لم يعد ساري المفعول (تم طلب سلع / خدمات / مشاريع لم تعد مطلوبة).

ب) عدم وصول رد من الموردين المدرجين لحدث تحديد المصادر على الحدث.

ت) عدم صلاحية ردود الموردين على حدث تحديد المصادر أو عدم القدرة على تقييمه.

ث) عدم التوصل إلى اتفاق بعد المفاوضات وعدم قبول العطاءات الأصلية.

ج) رفض الموردون الترسية

2. الإجراءات والمنهجيات

i. إلغاء حدث تحديد المصادر

أ) يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف بإنشاء 'طلب إلغاء حدث' وتقديمه للموافقة عليه من جهات الموافقة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ب) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف النموذج المخصص لـ 'طلب إلغاء حدث' أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ت) يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلف بإلغاء حدث تحديد المصادر بعد الموافقة على 'طلب إلغاء حدث'.

ث) يتواصل مسؤول / أخصائي تحديد المصادر المكلّف مع كافة الأطراف المعنية بشأن إلغاء الحدث وينسق مع الإدارة المالية لإرجاع كفالات العطاء إلى الموردين المشاركين، إن كان ينطبق.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.3.8 الأدوار والمسؤوليات - إلغاء حدث تحديد المصادر

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.3.2.(V) إلغاء حدث تحديد المصادر بشأن مخطط العملية.

2.3.3 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات

الجدول 2.3.9 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات - مجموعة عمليات دورة تحديد المصادر إلى التعاقد

2.3.4 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات دورة تحديد المصادر إلى التعاقد:

الجدول 2.3.10 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات دورة تحديد المصادر إلى التعاقد

2.4 إدارة مدة سريان العقد

2.4.1 لمحة عامة

أ) تتألف مجموعة عمليات إدارة مدة سريان العقد من الإجراءات المرتبطة بإنشاء العقود وإدارتها وإغلاقها.

ب) يشرح هذا القسم الأنشطة والقرارات المطلوبة والمستندات والمخرجات والأطراف المعنية المشاركة في عمليات إدارة مدة سريان العقد.

ت) تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات إدارة مدة سريان العقد:

1. إنشاء العقد ونشره

2. إدارة التعديلات على العقد

3. إدارة المطالبات / العقوبات / المنازعات المتعلقة بالعقد

4. إغلاق / إلغاء العقد

ث) يمكن أن تكون العقود مستقلة أو منظمة في تسلسلات هرمية حيث تكون الاتفاقية الرئيسية (المعروفة أيضاً بالاتفاقية الإطارية) هي المظلة الرئيسية لاتفاقية بفرعية واحدة أو أكثر (المعروفة أيضاً بالعقد المستمر). فيما يلي مثال توضيحي عن التسلسل الهرمي للعقود:

ج) الاتفاقية المستقلة هي النوع الأكثر شيوعاً بين العقود ويتم إبرامه بين جهة حكومية ومورّد بشأن متطلبات محددة. لا تشكل الاتفاقية المستقلة جزءاً من التسلسل الهرمي للعقود.

ح) يتم تكليف مسؤول / أخصائي العقود لتنفيذ عمليات إدارة مدة سريان العقد. بالنسبة لعقد مبرم على ضوء فئة خاصة بجهة حكومية، يتم تكليف مسؤول / أخصائي العقود من الجهة الحكومية التي تقوم بإدارة الفئة، أما بالنسبة لعقد مبرم على ضوء فئة مشتركة، يتم تكليف مسؤول / أخصائي العقود من مكتب المشتريات الحكومية.

خ) مسؤولو العقود هم المستخدمون النهائيون المكلفون بتنفيذ العقود.

2.4.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.4.2.(1) إنشاء العقد ونشره

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو إنشاء عقد ومراجعته والموافقة عليه ونشره.

ii. لا يمكن إنشاء عقد للمورد الذين تكون حالته "غير مؤهل" "Disqualified" في قاعدة بيانات الموردين الرئيسية الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. إنشاء عقد

أ) يقوم مسؤول / أخصائي العقود بإنشاء عقد على ضوء تقرير التوصيات بشأن الترسية الموافق عليه.

ب) قد يكون العقد هو الاتفاقية الرئيسية أو الاتفاقية الفرعية أو الاتفاقية المستقلة.

ii. مراجعة العقد والموافقة عليه

أ) يخضع العقد المكتمل للمراجعة من قبل “جهات المراجعة” “Reviewers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ب) تتم الموافقة على العقد الذي تمت مراجعته من قبل "جهات الموافقة" "Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

iii. نشر العقد

أ) يحصل مسؤول / أخصائي العقود على التواقيع على نسختين من العقد الموافق عليه من المخولين بالتوقيع بدءاً من المورد. يتم مشاركة نسخة واحدة مع المورّد في حين يتم الاحتفاظ بالنسخة الورقية الأخرى لدى المشتريات.

ب) تتم مشاركة العقد الموقع مع الأطراف المعنية الداخلية.

ت) يبدأ مسؤول / أخصائي العقود المكلّف إجراءات تقييم أداء الموردين وإدارته على ضوء كل عقد. يتناول القسم 2.5.2.(II) هذه الإجراءات بالتفصيل.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.4.1 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء العقد ونشره

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.4.2.(1) إنشاء العقد ونشره بشأن مخطط العملية.

2.4.2.(II) إدارة التعديلات على العقد

1. النطاق والغرض

i. يتيح تعديل العقد إجراء التعديلات على العقد الحالي الذي تمت الموافقة عليه والاتفاق بشأنه مع المورد.

ii. قد يكون التعديل على شكل إضافة أو شطب أو تغيير في العقد الحالي. يبقى العقد الأصلي موجوداً إضافة إلى التغييرات التي تمت عن طريق التعديل.

iii. فيما يلي التعديلات التي يمكن إجراؤها على العقد:

الجدول 2.4.2 أنواع التعديلات على العقود

2. الإجراءات والمنهجيات

i. التحقق من التعديل

أ) يتم تقديم طلب التعديل إما من المورّد أو مسؤول العقد. وفي جميع الأحوال يؤكد مسؤول العقد صحة التعديل. في حالة كان هناك متطلب يتعلق بالميزانية، تتم مراجعة التعديل المقترح بالتعاون مع مالك الميزانية.

ب) إذا كان التعديل صحيحاً وتم تأكيد توفر الميزانية، يتواصل مسؤول العقد بشأن تفاصيل التعديل مع مسؤول / أخصائي العقود.

ت) إذا كان التعديل غير صحيح يتم التواصل مع الأطراف المعنية بشأنه وحل أي استفسار متصل بذلك.

ii. التعديل على العقد

أ) في حالة إجراء تعديل إداري، يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي العقود بإجراء تعديلات ونشرها على الأطراف المعنية ذات الصلة.

ب) في حالة إجراء تعديل جوهري، يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي العقود بإنشاء مستندات تعديل العقد والتي يتم مراجعتها والموافقة عليها وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

iii. مراجعة العقد المعدل والموافقة عليه

أ) تخضع مستندات التعديل على العقد للمراجعة من قبل جهات المراجعة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ب) تتم الموافقة على مستندات التعديل على العقد الذي تمت مراجعته من قبل جهات الموافقة المكلفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

iv. نشر العقد المعدل

أ) يحصل مسؤول / أخصائي العقود على التواقيع على نسختين من مستندات التعديل على العقد الموافق عليها من المخولين بالتوقيع بدءاً من المورّد. يتم مشاركة نسخة واحدة مع المورّد في حين يتم الاحتفاظ بالنسخة الورقية الأخرى لدى المشتريات.

ب) تتم مشاركة مستندات التعديل على العقد الموافق عليها مع الأطراف المعنية الداخلية.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.4.3 الأدوار والمسؤوليات - إدارة تعديل العقد

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.4.2.(II) إدارة التعديلات على العقد بشأن مخطط العملية.

2.4.2.(III) إدارة المطالبات / العقوبات / المنازعات المتعلقة بالعقد

1. النطاق والغرض

أ) الغرض من هذه العملية هو البدء بالمطالبات / العقوبات / المنازعات المتعلقة بالعقد ومراجعتها والموافقة عليها وتسويتها.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. التحقق من المطالبة / العقوبة / المنازعة

أ) تقديم مطالبة / عقوبة / منازعة إما من المورّد أو مسؤول العقد. وفي جميع الأحوال يؤكّد مسؤول العقد صحة المطالبة / العقوبة / المنازعة. في حالة كان هناك متطلب يتعلق بالميزانية، تتم مراجعة المطالبة / العقوبة / المنازعة بالتعاون مع مالك الميزانية.

ب) إذا كانت المطالبة / العقوبة / المنازعة صحيحة وتم تأكيد توفر الميزانية، يتواصل مسؤول العقد بشأن تفاصيل المطالبة / العقوبة / المنازعة مع مسؤول / أخصائي العقود.

ت) إذا كانت المطالبة / العقوبة / المنازعة غير صحيحة يتم التواصل مع الأطراف المعنية بشأنها وحل أي استفسار متصل بذلك.

ث) يقوم مسؤول / أخصائي العقود المكلّف باستكمال 'نموذج تسجيل المطالبات / العقوبات / المنازعات' مع أي مستندات داعمة لمراجعتها والموافقة عليها.

ج) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي تحديد المصادر النموذج المخصص لـ 'نموذج تسجيل المطالبات / العقوبات / المنازعات' أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ii. مراجعة المطالبة / العقوبة / المنازعة والموافقة عليها وتسويتها

أ) تتم مراجعة 'نموذج تسجيل المطالبات / العقوبات / المنازعات' المكتمل مع أي مستندات داعمة من قبل جهات المراجعة المكلفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ب) تتم مراجعة 'نموذج تسجيل المطالبات / العقوبات / المنازعات' الذي تمت مراجعته مع أي مستندات داعمة من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ت) تتم تسوية المطالبة / العقوبة / المنازعة الموافق عليها مع المورّد بمشاركة الإدارة المالية وإدارة الشؤون القانونية.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.4.4 الأدوار والمسؤوليات - إدارة المطالبات / العقوبات / المنازعات المتعلقة بالعقود

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.4.2.(III) إدارة المطالبات / العقوبات / المنازعات المتعلقة بالعقد بشأن مخطط العملية.

2.4.2.(IV) إغلاق / إنهاء العقد

1. النطاق والغرض

أ) الغرض من هذه العملية هو إغلاق العقد أو إنهاؤه في ظل الظروف التالية:

أ1) الوفاء بكافة الالتزامات التعاقدية.

أ2) إنتهاء العقد.

أ3) إلغاء العقد.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. إغلاق العقد

أ) يقوم مسؤول / أخصائي العقود بمراقبة العقد بشأن انتهائه وإغلاقه المتوقع.

ب) في حالة أشرف العقد على الانتهاء ولا تزال هناك التزامات تعاقدية لم يتم الوفاء بها، يمكن أن يقوم مسؤول / أخصائي العقود بتمديد العقد للسماح للمورّد بتلبية كافة الالتزامات التعاقدية. يجب أن يطلب مسؤول العقد تمديد / تجديد العقد والحصول على الموافقة عليه أصولاً.

ت) تم شرح عملية تعديل التجديد / التمديد في القسم 2.4.2.(II).

ث) في حالة عدم تجديد العقد أو تمديده، يقوم مسؤول / أخصائي العقود بمراجعة 'قائمة التدقيق لإغلاق العقد' ويستكمل الأنشطة ذات الصلة ويجمع المستندات المطلوبة لإغلاق العقد.

ج) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي العقود المكلف النموذج المخصص لـ 'طلب إغلاق عقد' أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ii. إلغاء العقد

أ) يتم تقديم طلب إلغاء العقد من مسؤول العقد.

ب) بناء على طلبه يتم إعداد 'إشعار إلغاء العقد' من قبل مسؤول / أخصائي العقود بالتعاون مع مسؤول العقد و إدارة الشؤون القانونية.

ت) تتم مراجعة 'إشعار إلغاء العقد' المكتملة مع أي مستندات داعمة من قبل جهات المراجعة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ث) تتم الموافقة على 'إشعار إلغاء العقد' الذي تمت مراجعته مع أي مستندات داعمة من قبل جهات الموافقة المكلفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

ج) يتم إرسال 'إشعار إلغاء العقد' إلى المورد.

iii. التواصل مع الأطراف المعنية بشأن إلغاء / إغلاق / انتهاء العقد

أ) يتم التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إلغاء / إغلاق / انتهاء العقد.

ب) يقوم مسؤول / أخصائي العقود بالتنسيق مع الإدارة المالية للإفراج عن كفالة حسن الأداء أو المبالغ المحجوزة (حسبما ينطبق) بعد إلغاء / إغلاق العقد.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.4.5 الأدوار والمسؤوليات - إغلاق / إنهاء العقد

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.4.2.(IV) إغلاق العقد بشأن مخطط العملية.

2.4.3 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات

الجدول 2.4.6 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات - مجموعة عمليات إدارة أداء الموردين

2.4.4 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات إدارة أداء الموردين:

الجدول 2.4.7 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات إدارة أداء الموردين

2.5 إدارة علاقات وأداء الموردين

2.5.1 لمحة عامة

أ) تتألف مجموعة عمليات إدارة علاقات وأداء الموردين من إجراءات تقسيم الموردين وإدارة العلاقات مع الموردين الذين يتم اختيارهم وإدارة أداء الموردين على ضوء العقود.

ب) يشرح هذا القسم الأنشطة والقرارات المطلوبة والمستندات والمخرجات والأطراف المعنية المشاركة في عمليات إدارة أداء وعلاقات الموردين.

ت) تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات إدارة أداء وعلاقات الموردين:

1. تقسيم الموردين

2. إقامة علاقات مع موردين مختارين

3. تقييم وإدارة أداء الموردين

2.5.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.5.2.(I) تقسيم الموردين

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو تصنيف الموردين في الأقسام التالية المحددة مسبقاً:

أ) مورد استراتيجي - هو المورّد الذي يظهر إمكانات تتميز بالابتكار والتعاون ولديه سجل مثبت بهذا الخصوص ويكون من الموردين الذين يحصلون على الجزء الأكبر من المصروفات.

ب) مورد حيوي - هو الذي يقوم بالعمليات اليومية، وعادة يؤدي أي فشل من طرف هذا المورّد إلى تأثير كبير على العمليات التشغيلية للجهة الحكومية.

ت) مورد تشغيلي - يتحمل المورد التشغيلي التزامات تعاقدية تفرض تتبع العمليات التشغيلية ومراقبة التسليم.

ث) مورد تفاعلي - هو المورد الذي يحصل على الحد الأدنى من المصروفات المتعاقد عليها ويكون له الحد الأدنى من التأثير.

ii. يُنظر إلى موردي الفئات المشتركة على أنهم موردون استراتيجيون.

iii. يتم تنفيذ عملية تقسيم الموردين بصورة دورية ويفضّل مرة واحدة في السنة.

iv. عند تقسيم الموردين، من المهم مراعاة المصروفات المتعاقد عليها مع كل مورّد لنفس الفترة لضمان المقارنة العادلة فيما بينهم. فقط الموردون الذي لديهم مصروفات متعاقد عليها خلال فترة المراجعة يمكن أخذهم في الاعتبار بالنسبة لهذه العملية.

v. يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين لتقسيم الموردين. لتقسيم الموردين الذين يتبعون للفئات المشتركة، يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين من مكتب المشتريات الحكومية ولتقسيم المورّدين الذين يتبعون للفئات الخاصة بالجهات الحكومية يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين من الجهة الحكومية التي تقوم بإدارة الفئة.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. استكمال 'تقرير تقسيم الموردين'

أ) تم تصميم 'نموذج جمع مدخلات تقسيم الموردين' لتقسيم الموردين بناء على المعايير التالية:

أ1) يشير تأثير المورّد على الأعمال إلى مدى أهمية المورّد للعمليات المتعلقة بالأعمال والمبادرات المستقبلية.

أ2) تشير درجة التعقيد / مخاطر المورد إلى مدى الاعتماد على المورد وسهولة تغيير المورد، إن كان الأمر يتطلب ذلك.

تشير الدرجة المرتفعة إلى ارتفاع التأثير على الأعمال / درجة تعقيد المورّد كما هو موضح فيما يلي:

الشكل 2.5.1 تقسيم الموردين

ب) يقوم أخصائي إدارة علاقات المورّدين بمشاركة 'نموذج جمع مدخلات تقسيم الموردين' مع مدراء الفئات لجمع الدرجات المطلوبة بالنسبة للموردين الخاصين بتلك الفئة.

ت) في حالة الفئات بدون مدراء فئات مكلّفين، تتم مشاركة 'نموذج جمع مدخلات تقسيم الموردين' مع مسؤولي العقود أو المستخدمين النهائيين.

ث) يقوم أخصائي إدارة علاقات الموردين بجمع مختلف مستندات 'نموذج جمع مدخلات تقسيم الموردين' المستلمة في 'نموذج تقرير تقسيم الموردين' المخصص لذلك.

ج) يجب أن يكون هناك 'تقرير تقسيم الموردين' واحد فقط للجهة الحكومية / مكتب المشتريات الحكومية.

ii. الموافقة على 'تقرير تقسيم الموردين' الموحد

أ) تتم الموافقة على 'تقرير تقسيم الموردين' من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.

iii. تنفيذ استراتيجية تقسيم الموردين

أ) تتم مشاركة 'تقرير تقسيم الموردين' الموافق عليه مع الأطراف المعنية ذات الصلة لتنفيذ استراتيجية تقسيم الموردين.

ب) فيما يلي عناصر استراتيجية تقسيم الموردين:

الشكل 2.5.2 استراتيجية تقسيم الموردين

ت) يتم تنفيذ استراتيجية تقسيم الموردين على مستوى عمليات المشتريات وفقاً لما يلي:

ت(1) الامتثال للعقد - يرجى الرجوع إلى القسم 2.4.2.(II) بشأن تفاصيل عملية إدارة المطالبات / العقوبات / المنازعات المتعلقة بالعقد.

ت2) تقييم الأداء - يرجى الرجوع إلى القسم 2.5.2.(II) بشأن تفاصيل عملية تقييم وإدارة أداء الموردين.

ت3) تعريف مخاطر الموردين - يرجى الرجوع إلى القسم 2.7.2.(1) بشأن تفاصيل عملية تحديد مخاطر الموردين.

ت4) تطوير والتعاون مع الموردين - يرجى الرجوع إلى القسم 2.5.2.(II) بشأن تفاصيل عملية إقامة علاقات مع موردين مختارين.

ث) يمكن تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين ليكون جهة الاتصال الوحيدة للمتابعة مع الموردين لضمان تنفيذ استراتيجية تقسيم الموردين:

ث1) كافة الموردين الاستراتيجيين والحيويين.

ث2) الموردون التشغيليون الذين تصل مصروفاتهم ليكونوا بين الـ80% من مصروفات الجهة الحكومية.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.5.1 الأدوار والمسؤوليات - تقسيم الموردين

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.5.2.(1) تقسيم المورّدين بشأن مخطط العملية.

2.5.2.(II) إقامة علاقات مع موردين مختارين

1. النطاق والغرض

i. الغرض من هذه العملية هو إدارة مبادرات التطوير والتعاون بالنسبة للموردين المدرجين.

2. الإجراءات والمنهجيات

i. تشكيل 'فريق التطوير والتعاون مع الموردين'

أ) يشارك أخصائي إدارة علاقات الموردين المكلّف في مناقشة مبادرات التطوير والتعاون واستشراف المستقبل.

ب) يقوم أخصائي إدارة علاقات المورّدين بتشكيل فريق التطوير والتعاون مع الموردين. قد يضم هذا الفريق بين أعضائه الأدوار التالية:

الجدول 2.5.2 أعضاء فريق التطوير والتعاون مع الموردين

ii. إعداد 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين'

أ) يمكن لأخصائي إدارة علاقات الموردين المكلّف أن يتشاور مع 'فريق التطوير والتعاون مع الموردين' لتحديد الفرص ذات الصلة واستكمال 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين'.

ب) يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي إدارة علاقات الموردين النموذج المخصص لـ 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين' أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.

ت) يمكن أن تُستمد فرص التطوير والتعاون من 'مستند استراتيجية المشتريات' و 'مستند استراتيجية الفئات' ذات الصلة.

ث) يتم استكمال الفرص التي تم تحديدها وأيضاً تحديد الفرص ذات الأولوية القصوى بالتعاون مع المورد.

ج) تتم مشاركة 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين' المستكملة مع الأطراف المعنية ذات الصلة لتنفيذها.

iii. مراقبة 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين'

أ) تتم مراجعة تنفيذ 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين' بصورة دورية من قبل أخصائي إدارة علاقات الموردين المكلف. تقوم الأطراف المعنية خلال كل عملية مراجعة ببيان الحالة المحدثة.

ب) تعتبر 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين' مكتملة عندما يتم تنفيذ كافة الفرص ذات الأولوية القصوى التي تم تحديدها. يتم التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إتمام 'خطة التطوير والتعاون مع الموردين'.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.5.3 الأدوار والمسؤوليات - إقامة علاقات مع موردين مختارين

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.5.2.(II) إقامة علاقات مع مورِّدين مختارين بشأن مخطط العملية.

2.5.2.(III) تقييم وإدارة أداء الموردين

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو تقييم وإدارة أداء الموردين.
   • ii. يتم تقييم أداء الموردين وإدارته مقارنة بكل عقد مفتوح بصورة منفصلة. تؤدي كل عملية تقييم إلى "بطاقة الأداء المتوازن" للمورد والتي تلخص أداء المورد مقارنة بمؤشرات الأداء الرئيسية للعقد.
   • iii. مسؤول / أخصائي العقود المكلف بتنفيذ عمليات إدارة أداء الموردين هو المسؤول عن تقييم وإدارة أداء المورد مقارنة بالعقد الموقع معه.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. جمع مدخلات أداء الموردين
     1. يقوم مسؤول / أخصائي العقود المكلف بتحديد تكرار عملية تقييم أداء المورِّد وتحديث نموذج جمع مدخلات أداء الموردين حسب الحاجة.
     2. تم تصميم نموذج جمع مدخلات أداء الموردين لتقييم أداء المورِّدين وفق مؤشرات الأداء الرئيسية التالية:
        • ب1. إدارة الحسابات
        • ب2. التكلفة
        • ب3. الجودة
        • ب4. التسليم
        • ب5. الابتكار
        • ب6. المخاطر والامتثال
     3. إن طبيعة العقد هي التي تحدد معايير تقييم أداء الموردين (الوزن والدرجة المستهدفة والأسئلة الموجودة في كل مؤشر أداء رئيسي).
     4. يتم التواصل مع المورِّد بشأن تفاصيل معايير تقييم أداء المورد وتكرار التقييم.
     5. بالنسبة لكل دورة تقييم أداء يقوم مسؤول / أخصائي العقود بمشاركة نموذج تقييم أداء المورِّدين مع مسؤولي العقود المعنيين والمستخدمين النهائيين.
     6. يقوم مسؤولي العقود المعنيين والمستخدمين النهائيين بتعبئة نموذج جمع مدخلات أداء المورِّدين بتفاصيل أداء المورد بالنسبة للفترة المطلوبة.
   • ii. نشر "بطاقة الأداء المتوازن للمورد"
     1. يقوم مسؤول / أخصائي العقود بجمع مختلف مستندات نموذج جمع مدخلات تقسيم الموردين وتعبئة نموذج "بطاقة الأداء المتوازن للمورد" المخصص لذلك.
     2. تتم مشاركة "بطاقة الأداء المتوازن للمورد" مع الأطراف المعنية ذات الصلة (بمن فيها المورِّد) وتعتبر دورة التقييم مغلقة إذا كان المورد يلبي الدرجة المستهدفة بالنسبة لكافة مؤشرات الأداء الرئيسية.
   • iii. إنشاء "خطة إدارة أداء المورِّدين" والموافقة عليها
     1. إذا أخفق المورد في تحقيق الدرجات المستهدفة يقوم مسؤول / أخصائي العقود المكلّف بإنشاء "خطة إدارة أداء الموردين" لتصحيح أداء المورد.
     2. يمكن أن يستخدم مسؤول / أخصائي العقود النموذج المخصص لـ "خطة إدارة أداء المورِّدين" أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.
     3. تتم مراجعة "خطة إدارة أداء الموردين" المكتملة مع المورد لاستكمال الإجراءات التصحيحية وترتيبها حسب الأولوية.
     4. تتم الموافقة على "خطة إدارة أداء الموردين" التي تمت مراجعتها من قبل “جهات الموافقة” “Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
   • iv. مراقبة "خطة إدارة أداء الموردين"
     1. تتم مشاركة "خطة إدارة أداء الموردين" الموافق عليها مع الأطراف المعنية ذات الصلة لتنفيذها.
     2. يقوم مسؤول / أخصائي العقود المكلف بإجراء مراجعات دورية لمراقبة تنفيذ "خطة إدارة أداء الموردين". تقوم الأطراف المعنية خلال كل عملية مراجعة ببيان الحالة المحدّثة للإجراءات ذات الصلة.
     3. أي تعديلات تطرأ على "خطة إدارة أداء الموردين" يجب أن تخضع للمراجعات والموافقات وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     4. يتم استكمال "خطة إدارة أداء الموردين" عندما يتم تنفيذ كافة الإجراءات التصحيحية ذات الأولوية القصوى. يتم التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إتمام "خطة إدارة أداء الموردين".

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.5.4 الأدوار والمسؤوليات - تقييم وإدارة أداء الموردين

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.5.2.(III) تقييم وإدارة أداء المورِّدين بشأن مخطط العملية.

2.5.3 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات

الجدول 2.5.5 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات - مجموعة عمليات إدارة أداء وعلاقات الموردين

2.5.4 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءَل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات إدارة أداء الموردين:

الجدول 2.5.6 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات إدارة أداء وعلاقات الموردين

2.6 من مرحلة الطلب إلى الدفع

2.6.1 لمحة عامة

• أ) تتألف مجموعة عمليات من مرحلة الطلب إلى الدفع من إجراءات إنشاء طلبات الشراء وأوامر الشراء وإيصالات استلام السلع / الخدمات / المشاريع والموافقة عليها. كما تبين بالتفصيل إجراءات القيام بمشتريات الطوارئ والنثريات وبطاقات الدفع واستلام السلع / الخدمات / المشاريع.
• ب) يشرح هذا القسم الأنشطة والقرارات المطلوبة والمستندات والمخرجات والأطراف المعنية المشاركة في عمليات من مرحلة الطلب إلى الدفع.
• ت) تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات من مرحلة الطلب إلى الدفع:
  1. إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه
  2. إنشاء أمر الشراء والموافقة عليه
  3. استلام السلع / الخدمات / المشاريع
  4. القيام بالمشتريات الطارئة / من النثريات / بطاقة الدفع
  5. إنشاء طلب الشراء وأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء والموافقة عليه
  6. استلام الفاتورة وتسويتها

2.6.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.6.2. (I) إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه
     1. يقوم المستخدم النهائي بإنشاء طلب الشراء لطلب السلع / الخدمات / المشاريع والحصول على الموافقات الضرورية للشراء.

     ملاحظة هامة: يجب عدم تجزئة طلب المشتريات الموافق عليه إلى عدة طلبات الشراء لمحاولة الالتفاف على جهات الموافقة.

     2. تتم الموافقة على طلب الشراء الذي تمت مراجعته من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   المستخدم النهائي	1. استكمال / تحديث طلب الشراء وتقديمه
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	2. الموافقة على / رفض طلب الشراء

   الجدول 2.6.1 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.6.2 (I) إنشاء طلب الشراء والموافقة عليه بشأن مخطط العملية.

2.6.2.(II) إنشاء أمر الشراء وإصداره

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو إنشاء أمر الشراء والحصول على الموافقات المطلوبة عليه وإصداره إلى المورد. يقوم المورد بتأكيد استلام أمر الشراء كجزء من هذه العملية.
   • ii. أي طلب شراء موافق عليه يؤدي مباشرة إلى أمر شراء إذا كانت السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة في طلب الشراء متضمنة في عقد حالي.
   • iii. أي طلب شراء موافق عليه قد يؤدي مباشرة إلى أمر شراء إذا كان هامش المصروفات للسلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة في طلب الشراء أقل من 50,000 درهم إماراتي. في هذه الحالة، لا يكون تدخل المشتريات إلزامياً طالما أن المستخدم النهائي لديه عرضي أسعار بالحد الأدنى.
   • iv. إذا كان مصدر الإمداد أو شروط الشراء للسلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة غير معروف، يتم إنشاء "طلب تحديد المصادر" من قبل المشتريات لتنفيذ عملية تحديد المصادر.

   ملاحظة هامة: تقوم المشتريات بالتحقق من طلب الشراء الموافق عليه مقارنة بالعقود الحالية لتحديد ما إذا تم تلبية المتطلبات دون الدخول في التزامات جديدة.

2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. إنشاء أمر الشراء والموافقة عليه
     1. يتضمن أمر الشراء تفاصيل تشمل مثلاً الوصف والكمية والسعر والخصم وشروط الدفع وغيرها من التفاصيل المطلوبة لاستكمال أمر الشراء.
     2. يمكن دمج عدة طلبات شراء في أمر شراء واحد أو يمكن تقسيم طلب شراء واحد إلى عدة أوامر شراء وذلك للأسباب التالية:
        • ب1. نفس المورِّد / مورِّدون مختلفون - يتم الحصول على السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة في طلب الشراء من خلال مورد واحد أو عدة موردين.
        • ب2. نفس مكان التسليم / أماكن تسليم مختلفة - يتم تسليم السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة في طلب الشراء في مكان واحد أو عدة أماكن.
        • ب3. من عقد حالي / عقد جديد - يتم تلبية السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة في طلب الشراء جزئياً من خلال عقد حالي.
     3. يمكن تحويل طلب الشراء إلى أمر شراء مباشرة من خلال عقد حالي أو عمليات تحديد المصادر والتعاقد. يتم إنشاء أمر الشراء من المشتريات.

     ملاحظة هامة: يجب عدم تجزئة طلب الشراء الموافق عليه إلى عدة أوامر شراء لمحاولة الالتفاف على جهات الموافقة.

     4. تتم الموافقة على أمر الشراء الذي تمت مراجعته من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     5. تتم مشاركة أمر الشراء الموافق عليه مع المورد.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   المشتريات	1. إنشاء / تحديث أمر الشراء وتقديمه 2. إرسال أمر الشراء الموافق عليه إلى المورد.
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	3. الموافقة على / رفض أمر الشراء.
   المورد	4. تأكيد استلام أمر الشراء.

   الجدول 2.6.2 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء أمر الشراء والموافقة عليه

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.6.2. (II) إنشاء أمر الشراء والموافقة عليه بشأن مخطط العملية.

2.6.2. (III) استلام السلع / الخدمات / المشاريع

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو تأكيد استلام السلع / الخدمات / المشاريع وإنشاء إيصال استلام عن التسليم الذي تم.
   • ii. تشمل العملية التفتيش على الكمية وإدارة إرجاع السلع / الخدمات / المشاريع إلى المورد.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. استلام السلع / الخدمات / المشاريع ومطابقتها مع أمر الشراء
     1. تتم مراجعة السلع المستلمة من قبل المستخدم النهائي أو المخزن / المستودع لضمان مطابقة الكميات التي تم استلامها والمواصفات مع أمر الشراء ومستندات التسليم.
     2. بناء على المراجعة، يتم إتخاذ أحد الإجراءات التالية:
        • ب1. تسليم السلع
          1. يمكن قبول تسليم السلع من قبل المستخدم النهائي إذا كانت الكمية والمواصفات مطابقة لما ورد في أمر الشراء أو تكون ضمن الحدود المقبولة المحددة في أمر الشراء.
          2. يمكن رفض تسليم السلع كلياً أو جزئياً (مثلاً، نسبة السلع التي تم تسليمها لا تتطابق مع المواصفات الواردة في أمر الشراء). في حالة الرفض الجزئي أو الكلي، يتم التواصل مع المشتريات والمورِّد بشأن التباينات التي أدت للرفض.
          3. استناداً إلى سبب الرفض، يقوم المورد إما باستبدال السلع المعيبة / المتضررة أو تسليم السلع المفقودة.
        • ب2. تسليم الخدمات / المشاريع
          1. يمكن قبول تسليم الخدمات / المشاريع من قبل المستخدم النهائي إذا كانت الكمية والمواصفات مطابقة لما ورد في أمر الشراء أو تكون ضمن الحدود المقبولة المحددة في أمر الشراء. يوفّر المستخدم النهائي المدخلات بشأن التسليم فيما يتعلق بالمراحل الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية / اتفاقية مستوى الخدمة والجداول الزمنية وغيرها.
          2. يمكن رفض تسليم الخدمات / المشاريع كلياً أو جزئياً. في حالة الرفض الجزئي أو الكلي، يتم التواصل مع المشتريات والمورِّد بشأن التباينات التي أدت للرفض.
   • ii. إنشاء والموافقة على إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع
     1. يقوم المستخدم النهائي بإنشاء إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بما يعكس قبول السلع / الخدمات / المشاريع عند التسليم أو بعد المعاينة والتفتيش.
     2. في حالة السلع / الخدمات / المشاريع ذات القيمة المرتفعة (كما حددها دليل تفويض صلاحيات المشتريات) يمكن أن تختار الجهة الحكومية تشكيل لجنة للقيام بالمعاينة والتفتيش.
     3. تقوم جهات الموافقة التي تم تكليفها وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات بالموافقة على استلام السلع / الخدمات / المشاريع الموافق عليه.
     4. يتم استخدام إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع وأمر الشراء كمستندات مرجعية لعملية تسوية الفاتورة واعتماد الدفع للمورد.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   المخزن / المستودع (إن كان ينطبق)	استلام السلع ومطابقتها مع أمر الشراء. قبول / رفض التسليم. التواصل مع المشتريات والمورِّد بشأن رفض التسليم. إنشاء طلب استلام سلع.
   المستخدم النهائي	استلام السلع / الخدمات / المشاريع ومطابقتها مع أمر الشراء. قبول / رفض التسليم. التواصل مع المشتريات والمورِّد بشأن رفض التسليم. إنشاء إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع.
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	الموافقة على / رفض إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع.
   المورد	إصلاح / استبدال السلع المعيبة أو تصحيح الخدمات أو تسليم السلع / الخدمات / المشاريع المفقودة.

   الجدول 2.6.3 الأدوار والمسؤوليات - استلام السلع / الخدمات / المشاريع

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.6.2. (III) استلام السلع / الخدمات / المشاريع.

2.6.2 (IV) القيام بالمشتريات الطارئة / من النثريات / بطاقة الدفع

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو تمكين المشتريات السريعة في حالات الطوارئ التشغيلية أو الشخصية كما حددتها معايير المشتريات.
   • ii. يجب على المشتريات ضمان عدم استخدام المشتريات الطارئة كعذر للإخفاق في التخطيط.
   • iii. تؤدي هذه العملية إلى تمكين مشتريات النثريات / بطاقة الدفع دون حدود المصروفات المحددة في دليل تفويض صلاحيات المشتريات. يمكن القيام بمشتريات النثريات / بطاقة الدفع دون إشراك المشتريات.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. القيام بالمشتريات الطارئة
     1. تشير المشتريات الطارئة إلى عملية الشراء السريعة التي تتجاوز حد المصروفات المحدد في مشتريات بطاقة الدفع أو النثريات كما وردت في دليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     2. يقوم المستخدم النهائي بإنشاء طلب الشراء وتقديم التبرير اللازم للمشتريات الطارئة.
     3. تتم الموافقة على طلب الشراء والتبرير فيما يتعلق بالمشتريات الطارئة من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     4. تقوم المشتريات بإنشاء أمر الشراء الذي تمت الموافقة عليه من قبل جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     5. مشاركة المشتريات مع المورِّد وتعمل على توفير السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة.
   • ii. القيام بمشتريات النثريات / بطاقة الدفع
     1. بالنسبة للمشتريات التي تكون أدنى من حد المصروفات المحدد لمشتريات النثريات أو بطاقة الدفع كما ورد في دليل تفويض صلاحيات المشتريات، يشارك المستخدم النهائي بصورة مباشرة مع المورِّد للحصول على السلع / الخدمات / المشاريع.
     2. يتم إنشاء طلب شراء وأمر شراء والموافقة عليهما بعد الشراء.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   المستخدم النهائي	في حالة المشتريات الطارئة: إنشاء طلب الشراء وتقديم التبرير اللازم للمشتريات الطارئة. استكمال / تحديث التبرير للمشتريات الطارئة وتقديمه. في حالة مشتريات النثريات / بطاقة الدفع: العمل مع المورِّد على توفير السلع / الخدمات المطلوبة.
   المشتريات	التنسيق مع المستخدم النهائي والمخزن / المستودع لاستكمال المتطلبات، إن كان ممكناً. إنشاء أمر الشراء والعمل مع المورد (في حالة المشتريات الطارئة). الحصول على السلع / الخدمات / المشاريع المطلوبة.
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	الموافقة على / رفض طلب الشراء والتبرير للمشتريات الطارئة. الموافقة على / رفض أمر الشراء.

   الجدول 2.6.4 الأدوار والمسؤوليات - القيام بالمشتريات الطارئة / من النثريات / بطاقة الدفع

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.6.2. (IV) القيام بالمشتريات الطارئة / من النثريات / بطاقة الدفع بشأن مخطط العملية.

2.6.2. (V) إنشاء طلب الشراء وأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء والموافقة عليه

1. النطاق والغرض
   • i. يكون طلب شراء وأمر شراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء مطلوباً عندما يتم شراء السلع / الخدمات / المشاريع دون تخويل بذلك (أي مشتريات النثريات وبطاقة الدفع).
   • ii. يتم استخدام طلب شراء وأمر شراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء لتسجيل المشتريات وتسوية المصروفات.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. إنشاء طلب الشراء وأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء والموافقة عليه
     1. يقوم المستخدم النهائي باستكمال وتقديم طلب الشراء للموافقة عليه بعد الشراء وذلك من "جهات الموافقة" “Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     2. تقوم المشتريات بإنشاء وتقديم أمر الشراء للموافقة عليه بعد الشراء وذلك من “جهات الموافقة” “Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     3. يقوم المستخدم النهائي بإنشاء وتقديم إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع للموافقة عليه بعد الشراء وذلك من "جهات الموافقة" "Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   المستخدم النهائي	1. استكمال / تحديث طلب الشراء بعد الشراء 2. إنشاء / تحديث إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء.
   المشتريات	3. إنشاء / تحديث أمر الشراء بعد الشراء وتقديمه.
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	4. الموافقة على طلب الشراء وأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء.

   الجدول 2.6.5 الأدوار والمسؤوليات - إنشاء طلب الشراء وأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء والموافقة عليه

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.6.2 (V) إنشاء طلب الشراء وأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع بعد الشراء والموافقة عليه بشأن مخطط العملية.

2.6.2.(VI) استلام الفاتورة وتسويتها

1. النطاق والغرض
   • i. الهدف من هذه العملية هو استلام الفواتير من المورِّد وتسويتها مقارنة بأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع والبدء بعملية الدفع إلى المورد.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. استلام الفاتورة وتسويتها
     1. تقوم الإدارة المالية بتسوية الفواتير مقارنة بأمر الشراء وإيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع والعقد لتحرير الدفعة إلى المورد.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   المستخدم النهائي	1. تقديم الفاتورة إلى الإدارة المالية في حالة طلب الشراء / أمر الشراء بعد الشراء. 2. تقديم طلب الشراء / طلب الشراء بعد اكتمال الشراء إلى الإدارة المالية. 3. تقديم إيصال استلام السلع / الخدمات / المشاريع إلى الإدارة المالية في حالة المشتريات النظامية.
   المورد	4. تقديم الفاتورة (مع تفاصيل أمر الشراء) في حالة المشتريات الطارئة والنظامية.
   الإدارة المالية	5. مراجعة والتحقق من اكتمال بيانات الفاتورة وتسويتها. 6. الموافقة على / رفض الفاتورة والبدء بعملية الدفع إلى المورد.

   الجدول 2.6.6 الأدوار والمسؤوليات - استلام الفاتورة وتسويتها

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.6.2 (VI) استلام الفاتورة وتسويتها بشأن مخطط العملية.

2.6.3 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءَل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات من مرحلة الطلب إلى الدفع:

الجدول 2.6.7 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات من مرحلة الطلب إلى الدفع

2.7 المخاطر وتنظيمها

2.7.1 لمحة عامة

• أ) تتألف مجموعة عمليات المخاطر وتنظيمها من إجراءات لتحديد الموردين ذوي المخاطر المرتفعة وإدارة مخاطر المشتريات والتغيرات التنظيمية.
• ب) يشرح هذا القسم الأنشطة والقرارات المطلوبة والمستندات والمخرجات والأطراف المعنية المشاركة في عمليات المخاطر وتنظيمها.
• ت) يتم تعريف مخاطر المشتريات على أنها احتمالية حدوث فشل في أي عملية من عمليات المشتريات. يمكن أن ترتبط هذه المخاطر بالمورد وسلسلة الإمداد والمؤسسة التي يتم الشراء منها كما هو موضح فيما يلي:

الجدول 2.7.1 الأدوار والمسؤوليات - مصدر مخاطر المشتريات

• ث) تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات المخاطر وتنظيمها:
  1. القيام بتعريف مخاطر الموردين
  2. إدارة مخاطر المشتريات
  3. إدارة تغيير اللوائح

2.7.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.7.2.(I) القيام بتعريف مخاطر الموردين

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو تحديد الموردين الذين يحملون مخاطر مرتفعة وتحسين جهود الحد من هذه المخاطر.
   • ii. القيام بعملية تعريف مخاطر المورِّدين بصورة دورية ويفضّل مرة واحدة في السنة.
   • iii. يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات المورِّدين للقيام بتعريف مخاطر الموردين. للقيام بتعريف مخاطر المورِّدين المصنفين في الفئات الخاصة بجهة حكومية، يتم تكليف مسؤول / أخصائي العقود من الجهة الحكومية. للقيام بتعريف مخاطر الموردين المصنفين في الفئات المشتركة، يتم تكليف مسؤول / أخصائي العقود من مكتب المشتريات الحكومية.
   • iv. بحسب استراتيجية تقسيم الموردين (يرجى الرجوع إلى الشكل 2.5.2)، يتم تنفيذ تعريف المخاطر بالنسبة للفئات التالية من الموردين:
     1. كافة الموردين الاستراتيجيين والحيويين.
     2. الموردين التشغيليين الذين تصل مصروفاتهم ليكونوا بين الـ 80% من مصروفات الجهة الحكومية.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. استكمال "تقرير تعريف مخاطر الموردين"
     1. تم تصميم نموذج جمع مدخلات تعريف مخاطر الموردين لتقييم أنواع مخاطر الموردين التالية:
        • ب1. المخاطر المالية
        • ب2. المخاطر التشغيلية
        • ب3. المخاطر البيئية
        • ب4. المخاطر التشريعية
     2. يتم تقييم الموردين وفق أنواع المخاطر التي سبقت الإشارة لها على مقياس من أربعة نقاط (حيث يشير الرقم 0 إلى عدم وجود مخاطر، والرقم 1 إلى مخاطر متدنية، والرقم 2 إلى مخاطر متوسطة، والرقم 3 إلى مخاطر مرتفعة، والرقم 4 إلى مخاطر كبيرة). الموردون الذين يحصلون على درجة 3 (فما فوق) بالنسبة لأي نوع من أنواع المخاطر يعتبرون بأنهم موردون ذوي مخاطر مرتفعة.
     3. يقوم أخصائي إدارة علاقات المورِّدين بمشاركة "نموذج جمع مدخلات مخاطر المورِّدين" مع مدراء الفئات لجمع درجات المخاطر بالنسبة للموردين الخاصين بتلك الفئة.
     4. في حالة الفئات بدون مدراء فئات مكلّفين، تتم مشاركة "نموذج جمع مدخلات مخاطر المورِّدين" مع مسؤولي العقود أو المستخدمين النهائيين.
     5. يقوم أخصائي إدارة علاقات المورِّدين بجمع مختلف مستندات "نموذج جمع مدخلات مخاطر المورِّدين" واستكمال نموذج "تعريف مخاطر المورِّدين" وتحديد الموردين ذوي المخاطر المرتفعة.
     6. يمكن أن يكون هناك "تقرير تعريف مخاطر الموردين" للجهة الحكومية / مكتب المشتريات الحكومية والذي تتم مشاركته مع الأطراف المعنية ذات الصلة.
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   أخصائي إدارة علاقات الموردين	مشاركة "نموذج جمع مدخلات تعريف مخاطر المورِّدين" مع مدراء الفئات / المستخدمين النهائيين / مسؤولي العقود. جمع الردود وإعداد "تقرير تعريف مخاطر الموردين". تحديد الموردين ذوي المخاطر المرتفعة. مشاركة "تقرير تعريف مخاطر المورِّدين" مع الأطراف المعنية ذات الصلة.
   مدراء الفئات / المستخدمون النهائيون / مسؤولو العقود	استكمال "نموذج جمع مدخلات تعريف مخاطر الموردين" وتقديمه.

   الجدول 2.7.2 الأدوار والمسؤوليات - القيام بتعريف مخاطر الموردين

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.7.2.(I) القيام بتعريف مخاطر المورِّدين بشأن مخطط العملية.

2.7.2.(II) إدارة مخاطر المشتريات

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو تحديد مخاطر المشتريات وتقييمها والحد منها وإغلاقها.
   • ii. يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين لإدارة مخاطر المشتريات ذات الصلة. لإدارة المخاطر على مستوى الجهة الحكومية، يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين من الجهة الحكومية، ولإدارة المخاطر على مستوى مكتب المشتريات الحكومية، يتم تكليف أخصائي إدارة علاقات الموردين من مكتب المشتريات الحكومية.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. جمع المدخلات بشأن مخاطر المشتريات
     1. يقوم أخصائي إدارة علاقات المورِّدين بمشاركة "نموذج تحديد المخاطر وتقييمها وطرق الحد منها" مع مدراء الفئات المعنيين ومسؤولي تحديد المصادر ومسؤولي العقود لجمع تفاصيل مخاطر المشتريات الحالية / المحتملة.
     2. يحتوي "نموذج تحديد المخاطر وتقييمها وطرق الحد منها" على الأقسام التالية:
        • ب1. تحديد المخاطر - لإدراج مخاطر المشتريات الحالية / المحتملة
        • ب2. تقييم المخاطر - لتقييم درجة حدة واحتمالية حدوث المخاطر التي تم تحديدها
        • ب3. الحد من المخاطر - لتحديد الطريقة المناسبة للحد من المخاطر بالنسبة للمخاطر التي تم تحديدها
     3. يجب على مسؤولي تحديد المصادر ومسؤولي العقود ضمان تضمين كافة المخاطر المرتبطة بالموردين ذوي المخاطر المرتفعة (الذين تم تحديدهم في الأقسام السابقة) في "نموذج تحديد المخاطر وتقييمها وطرق الحد منها".
   • ii. إنشاء "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" والموافقة عليه
     1. يقوم أخصائي إدارة علاقات الموردين المكلّف بجمع مختلف مستندات "نموذج تحديد المخاطر وتقييمها وطرق الحد منها" واستكمال نموذج "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" وتحديد المخاطر ذات الأولوية.
     2. يجب على مسؤولي إدارة علاقات المورِّدين ضمان تضمين كافة المخاطر المرتبطة بالموردين ذوي المخاطر المرتفعة (الذين تم تحديدهم في الأقسام السابقة) في "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها".
     3. تتم الموافقة على مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" من جهات الموافقة المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
   • iii. مراقبة الحد من المخاطر ذات الأولوية القصوى
     1. تتم مشاركة مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" الموافق عليه مع الأطراف المعنية للحد المخاطر ذات الأولوية القصوى.
     2. تتم مراجعة إغلاق المخاطر ذات الأولوية القصوى بصورة دورية من قبل أخصائي إدارة علاقات الموردين المكلف. تقوم الأطراف المعنية خلال كل عملية مراجعة ببيان الحالة المحدّثة للمخاطر ذات الأولوية القصوى. يقوم أخصائي إدارة علاقات الموردين بتحديث حالة المخاطر في مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" حسبما ينطبق.
     3. يتم إغلاق مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" عندما يتم الحد من كافة المخاطر ذات الأولوية القصوى التي تم تحديدها. يتم التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إغلاق مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها".
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   أخصائي إدارة علاقات الموردين	مشاركة "نموذج تحديد المخاطر وتقييمها وطرق الحد منها" مع مسؤولي تحديد المصادر ومسؤولي العقود. توحيد الردود وإنشاء مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها". تحديد مخاطر المشتريات ذات الأولوية القصوى. مشاركة مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها" الموافق عليه مع الأطراف المعنية للحد المخاطر ذات الأولوية القصوى. مراقبة الحد من المخاطر ذات الأولوية القصوى. يتم التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إغلاق مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها".
   مسؤولو تحديد المصادر / مسؤولو العقود	استكمال "نموذج تحديد المخاطر وتقييمها وطرق الحد منها" وتقديمه.
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	الموافقة على / رفض مستند "تتبع سجل المخاطر وطرق الحد منها".

   الجدول 2.7.3 الأدوار والمسؤوليات - إدارة مخاطر المشتريات

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1-2.6.2. (III) استلام السلع / الخدمات / المشاريع بشأن مخطط العملية.

2.7.2.(III) إدارة تغيير اللوائح

1. النطاق والغرض
   • i. الغرض من هذه العملية هو إعداد "خطة تغيير اللوائح" والموافقة عليها وتنفيذه وإغلاقه.
   • ii. تتم عملية إدارة تغيير اللوائح عندما تتغير اللوائح التي تؤثر على المشتريات.
   • iii. تم إدارة عملية إدارة تغيير اللوائح بالكامل من قبل مكتب المشتريات الحكومية من خلال "مشروع المعرفة (مخاطر الإمداد) - تغيير اللوائح" “SAP Ariba Knowledge Project (Supply Risk) – Regulation Change".
   • iv. يتم تكليف مسؤول المخاطر وتنظيمها من مكتب المشتريات الحكومية لإعداد خطة تغيير اللوائح ومراقبتها وإغلاقها. يمكن تكليف أطراف معنية من الجهات الحكومية لتنفيذ "خطة تغيير اللوائح".
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. تقييم تغيير اللوائح من حيث تأثيرها على المشتريات
     1. يقوم مسؤول المخاطر وتنظيمها المكلّف بمراجعة وتقييم التأثيرات المحتملة لتغييرات اللوائح المقبلة على المشتريات.
     2. في حالة وجود تأثيرات محتملة، يقوم مسؤول المخاطر وتنظيمها المكلّف بإنشاء "خطة تغيير اللوائح".
   • ii. استكمال "خطة تغيير اللوائح"
     1. تتألف "خطة تغيير اللوائح" من الأقسام التالية:
        • أ1) لمحة عامة عن اللوائح
        • أ2) التأثير على المشتريات
        • أ3) أنشطة وخطة التنفيذ والجداول الزمنية
        • أ4) خطة الاتصال
        • أ5) المخاطر والإشكاليات المحتملة
     2. يمكن أن يقوم مسؤول المخاطر وتنظيمها المكلّف باستخدام النموذج المخصّص لـ "خطة تغيير اللوائح" أو أي نموذج آخر موافق عليه يشمل العناصر المطلوبة.
   • iii. الموافقة على "خطة تغيير اللوائح"
     1. تتم الموافقة على "خطة تغيير اللوائح" المكتملة من قبل “جهات الموافقة” “Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
   • iv. مراقبة "خطة تغيير اللوائح"
     1. تتم مشاركة "خطة تغيير اللوائح" الموافق عليها مع الأطراف المعنية ذات الصلة لتنفيذها.
     2. يقوم مسؤول المخاطر وتنظيمها بالبدء بالمراجعات الدورية لمستند "خطة تغيير اللوائح" لمراقبة التقدم المحقق. تقوم الأطراف المعنية خلال كل عملية مراجعة ببيان الحالة المحدّثة للأنشطة ذات الصلة.
     3. تتم الموافقة على أي تعديلات في "خطة تغيير اللوائح" من قبل “جهات الموافقة” “Approvers" المكلّفة وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات.
     4. يتم استكمال "خطة تغيير اللوائح" عندما تُستكمل كافة الأنشطة التي تم تحديدها. يتم التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إتمام "خطة تغيير اللوائح".
3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات
   مسؤول المخاطر وتنظيمها	تقييم تغيير اللوائح القادم لتحديد تأثيرها على المشتريات. استكمال "خطة تغيير اللوائح" ومشاركتها. مشاركة مستند "خطة تغيير اللوائح" الموافق عليه مع الأطراف المعنية ذات الصلة. القيام بمراجعات دورية لمستند "خطة تغيير اللوائح". التواصل مع كافة الأطراف المعنية ذات الصلة بشأن إتمام "خطة تغيير اللوائح".
   جهات الموافقة (وفقاً لدليل تفويض صلاحيات المشتريات)	الموافقة على / رفض "خطة تغيير اللوائح".

   الجدول 2.7.4 الأدوار والمسؤوليات - إدارة تغيير اللوائح

   يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 - 2.7.2.(III) إدارة تغيير اللوائح بشأن مخطط العملية.

2.7.3 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات

الجدول 2.7.5 أدوات العمل المساعدة - النماذج والمستندات - مجموعة عمليات المخاطر وتنظيمها

2.7.4 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءَل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات المخاطر وتنظيمها:

الجدول 2.7.6 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات المخاطر وتنظيمها

2.8 إدارة البيانات الرئيسية للموردين

2.8.1 لمحة عامة

• أ) تتألف مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للموردين من الإجراءات المرتبطة بإنشاء قاعدة البيانات الرئيسية للموردين والمحافظة عليها.
• ب) كما تشمل إجراءات تسجيل الموردين وتأهيلهم وإقصائهم وتعليق حساباتهم وإعادة تفعيلها. تحتوي قاعدة البيانات الرئيسية للموردين سجلاً فريداً لكل مورد.
• ت) يشرح هذا القسم الأنشطة والقرارات المطلوبة والمستندات والنماذج المستخدمة والمخرجات والأطراف المعنية المشاركة في عمليات إدارة البيانات الرئيسية للموردين.
• ث) تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للموردين:
  1. البدء بطلب المورد
  2. تسجيل مورد
  3. تحديث تسجيل مورد
  4. تأهيل / إقصاء مورد
  5. تحديد المورد "المفضل" "Preferred"
  6. تعليق حساب / إعادة تفعيل حساب المورد
• ج) يتحمل فريق تسجيل الموردين في دائرة الإسناد الحكومي مسؤولية إدراج الموردين والاحتفاظ بقاعدة البيانات الرئيسية للموردين.
• ح) يتم تفعيل مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للموردين من خلال "وحدة دورة حياة وأداء الموردين في اس اي بي أريبا" "SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance (SLP) module".

2.8.1.(I) تصنيف الموردين

تختلف عملية إدراج مورد حسب نوع المورِّد. يمكن تصنيف المورِّدين في الفئتين التاليتين:

1. الموردون من داخل أبوظبي (المسجلون في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي)
   تشمل هذه الفئة الموردين الذين يعملون في أبوظبي ولديهم رخصة تجارية / صناعية سارية المفعول من دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي.
2. الموردون من خارج أبوظبي (غير المسجلين في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي)
   تشمل هذه الفئة الموردين الذين يملكون رخصة سارية المفعول من دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي. يمكن تصنيف هؤلاء الموردين في الفئات التالية:
   • i. الموردون المحليون (داخل الإمارات + المناطق الحرة)
   • ii. الموردون الأجانب

2.8.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.8.2.(I) البدء بطلب المورد

1. النطاق والغرض
   • i. تبدأ عملية تأهيل المورِّدين مع تقديم "طلب تسجيل” “Registration Request" صحيح.
   • ii. الغرض من هذه العملية هو إنشاء “طلب تسجيل” “Registration Request" ومراجعته والموافقة عليه وضمان عدم تكرار سجلات المورِّد في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين.
2. الإجراءات والمنهجيات
   • i. تقديم "طلب تسجيل" “Registration Request"
     1. يتغير “طلب التسجيل” “Registration Request" و متطلبات التسجيل بناء على تصنيف المورِّدين كما هو موضح فيما يلي:

     الشكل 2.8.1 تصنيف الموردين

     2. يقوم الموردون المسجلون في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي بتقديم "طلب تسجيل ذاتي للمورد" "-Supplier Self Registration Request" فتح “رابط طلب التسجيل الذاتي للمورد في اس اي بي أريبا" -SAP Ariba Supplier Self Registration Request link" واستكمال "نموذج طلب التسجيل الذاتي" "Self-Registration Request form" وتقديمه.
     3. يطلب المورِّدون غير المسجلين في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي من الجهة الحكومية تقديم "طلب تسجيل مورد مقدم من الجهة الحكومية” “Entity Raised Supplier Request" نيابة عنهم. في هذه الحالات، يقوم المستخدم من الجهة الحكومية بتسجيل الدخول إلى "صفحة طلبات الجهة الحكومية لتسجيل الموردين في اس اي بي أريبا” “ SAP Ariba Supplier Entity-Request Page". وتحميل المستندات المطلوبة.
     4. يجب على المستخدم من الجهة الحكومية التحقق من المعلومات التي يقدمها المورد قبل تقديم الطلب وتأكيد أن متطلبات العمل التي يلبيها المورِّد غير المسجل في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي لا يمكن أن يلبيها مورد يحمل رخصة دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي.
     5. عند استكمال "نموذج طلب تقدِّمه الجهة الحكومية" "Entity Raised Request Form"، يجب على المستخدم من الجهة الحكومية تأكيد المصروفات المتوقعة مع المورِّد. في حالة الموردين الأجانب، تُقرّر هذه المصروفات المتوقعة متطلبات التصديق.
   • ii. مراجعة "طلب التسجيل" "Registration Request" والموافقة عليه
     1. عند استلام "طلب التسجيل" "Registration Request"، يقوم مسؤول فريق تسجيل الموردين بتخصيص الطلب إلى أخصائي إدارة بيانات الموردين لمراجعته والموافقة عليه.
     2. يقوم أخصائي إدارة بيانات المورِّدين بمراجعة "طلب التسجيل” “Registration Request" للتأكد من عدم وجود تكرار والتحقق من المعلومات المقدمة.
     3. إذا كان "طلب التسجيل” “Registration Request" فريداً من نوعه والمعلومات المقدمة دقيقة، يقوم أخصائي إدارة بيانات الموردين بالموافقة على الطلب وتكليف نفسه ليكون “مدير المورِّدين” “Supplier Manager” بالنسبة للمورد الذي تمت الموافقة عليه. يقوم "مدير الموردين" "Supplier Manager" بدور جهة الاتصال الوحيدة بالنسبة للمورد خلال عمليتي التسجيل والتأهيل.
     4. عندما تتم الموافقة على "طلب التسجيل” “Registration Request" يستلم المورد دعوة للتسجيل في "شبكة اس اي بي أريبا” “SAP Ariba Network". تشمل هذه الرسالة الإلكترونية "رابط التسجيل في اس اي بي أريبا” “ SAP Ariba Registration Link".
     5. في حالة كان الطلب مقدماً من الجهة الحكومية، يتم إخطار المستخدمين في الجهة الحكومية بشأن حالة الطلب (بالموافقة أو الرفض).
     6. توجد قنوات الاتصال المناسبة لدعم الموردين خلال عملية التسجيل. يجب على فريق تسجيل الموردين استخدام هذه القنوات فقط للتواصل مع المورِّدين. فيما يلي هذه القنوات:

     الشكل 2.8.2 قنوات الاتصال:

     اس اي بي أريبا وظيفة "طلب معلومات إضافية" يمكن أن يقوم فريق تسجيل الموردين بالتواصل مع المورد عن طريق وظيفة "طلب معلومات إضافية" بعد أن يكون المورد قد قدم "استبيانات التسجيل".

     مكتب الدعم البريد الإلكتروني يمكن أن يتواصل أيضاً فريق تسجيل الموردين مع المورد باستخدام البريد الإلكتروني لمكتب الدعم: srs@dgs.gov.ae

     يتم تفعيل وظيفة “طلب معلومات إضافية” “Request Additional Info” في “اس اي بي أريبا” “SAP Ariba” فقط عندما يقوم المورد باستكمال “استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires". ولذلك فإنه لا يكون متاحاً عند بدء عملية طلب المورد.

3. الأدوار والمسؤوليات

   الدور	المسؤوليات

الجدول 2.8.1 الأدوار والمسؤوليات - البدء بتسجيل مورد

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 2.8.2 (I) البدء بطلب مورّد بشأن مخطط العملية.

2.8.2.(II) تسجيل مورد

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو تسجيل مورد في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي.
   2. ii. يُطلب من المورّد أن يقوم بالتسجيل في "شبكة اس اي بي أريبا" "SAP Ariba Network" ثم استكمال وتقديم "استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires" من أجل التسجيل في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي.
   3. iii. تنقسم "استبيانات التسجيل" "Registration Questionnaires" إلى ما يلي:
      1. أ) "استبيان التسجيل العام" "Registration Questionnaires"
      2. ب) "استبيان بيانات الدفع والبنك” “Payment and Bank Questionnaire"
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. استكمال "استبيان التسجيل" "Registration Questionnaire" وتقديمه
      1. أ) يقوم الموردون بإنشاء "حساب قياسي في شبكة اس اي بي أريبا” “SAP Ariba Network Standard Account" باستخدام "رابط التسجيل" من "اس اي بي أريبا” “SAP Ariba”.
      2. ب) الموردون المسجلون مسبقاً في "نظام إدارة الموارد الحكومية الموحد من أوراكل” “ORACLE ADERP" يحتاجون إلى إعادة التسجيل في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين الموجودة لدى دائرة الإسناد الحكومي في "اس اي بي أريبا” “SAP Ariba".
      3. ت) يقوم المورد بتعبئة "استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires" التالية وتقديمها:
         1. ت1) "استبيان التسجيل العام” “Registration Questionnaires"
            1. يُستخدم للحصول على معلومات تشمل (على سبيل المثال لا الحصر) معلومات الرخصة والمعلومات الضريبية وتفاصيل الاتصال و السلع والخدمات و الأشخاص المخولون.

         عند تعبئة "استبيان التسجيل العام” “Registration Questionnaires"، يجب على الموردين الأجانب تنزيل "متطلبات التصديق" ومراجعتها والموافقة عليها.

         1. ت2) "استبيان بيانات الدفع والبنك" "Payment and Bank Questionnaire"
   2. ii. يقوم المورد بتعبئة "استبيان بيانات الدفع والبنك" "Payment and Bank Questionnaire" عند اكتمال وتقديم "استبيان التسجيل العام" "Registration Questionnaires".
   3. iii. يُستخدم "استبيان بيانات الدفع والبنك” “Payment and Bank Questionnaire" للحصول على المعلومات المالية الأساسية التي تشمل (على سبيل المثال لا الحصر) معلومات الدفع وتفاصيل البنك الرئيسية / الثانوية.
   4. iv. للتسجيل كمورد في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين، يجب على الموردين الأجانب تصديق بعض المستندات من سفارة دولة الإمارات في البلد الذي تأسسوا فيه. فيما يلي ملخص متطلبات التصديق:

الشكل 2.8.3 تسجيل الموردين - متطلبات التصديق

1. ث1) المستندات المطلوب تصديقها:
   1. الرخصة التجارية / الصناعية أو تبريرات صحيحة على الورق الرسمي للشركة
   2. شهادة رقم التسجيل الضريبي أو تبريرات صحيحة على الورق الرسمي للشركة
   3. النظام الأساسي / اتفاقية الشراكة
   4. خطاب تأكيد الحساب المصرفي
2. ث2) الاستثناءات من متطلبات التصديق:
   1. الاستثناء رقم 1: المورّدون الأجانب الذين تقل مصروفاتهم الحالية / المتوقعة عن 500,000 درهم إماراتي في السنة مع كافة الجهات الحكومية مجتمعة.
   2. الاستثناء رقم 2: المورّدون الأجانب الذين يقدمون سلعاً / خدمات تتعلق بالفئات التالية:
      1. الفنادق
      2. وسائل السفر الأخرى (مثل وسائل النقل على الطرقات / سكك الحديد)
      3. رسوم التدريب للجامعات وبرامج التدريب
      4. خدمات الاتصالات
      5. السلع والخدمات المقدمة لطيران الرئاسة
3. ج) يجب على جميع الموردين الأجانب تنزيل مستند متطلبات التصديق، حسبما ينطبق.
4. ii. مراجعة "استبيان التسجيل" "Registration Questionnaire" والموافقة عليه
   1. أ) يقوم "مدير المورّدين” “Supplier Manager" بمراجعة “استبيان التسجيل العام” “Registration Questionnaires" للتحقق من المعلومات المقدمة ويتأكد من تلبية متطلبات التصديق (إن كان ينطبق) ومن صحة الفئات المطلوبة.
   2. ب) يقوم "مدير الموردين" "Supplier Manager" بالموافقة على "استبيان التسجيل العام" "Registration Questionnaires" للمورد بعد التحقق من ذلك.
   3. ت) يتم البدء بمراجعة “استبيان بيانات الدفع والبنك” “Payment and Bank Questionnaire" واستكمال “الاستبيان الداخلي" "Internal Questionnaire" بالتوازي بعد الموافقة على "استبيان التسجيل العام” “Registration Questionnaires".
   4. ث) يحرص "أخصائي المعلومات البنكية" "Bank Information Specialist" (ضمن فريق تسجيل الموردين) على أن تكون كافة المعلومات الواردة في "استبيان بيانات الدفع والبنك” “Payment and Bank Questionnaire" دقيقة وعلى تلبية متطلبات التصديق (إن كان ينطبق).
5. iii. استكمال "الاستبيان الداخلي" "Internal Questionnaire"
   1. أ) "الاستبيان الداخلي" “Internal Questionnaire" هو نموذج في “اس اي بي أريبا" "SAP Ariba" يقرر تمكين الموردين والقيود المفروضة عليهم.
   2. ب) بناء على "استبيان التسجيل” “Registration Questionnaire" يقوم "مدير المورّدين" "Supplier Manager" بإضافة معلومات حول المورد تشمل مثلاً فئات السلع / الخدمات والجهات الحكومية ورقم نظام إدارة الموارد الحكومية الموحد (إن كان ينطبق) في "الاستبيان الداخلي" "Internal Questionnaire".
   3. ت) تتغير حالة المورّد لتصبح “مسجل” “Registered" (تلقائياً) عند الموافقة على "استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires" واستكمال "الاستبيان الداخلي" "Internal Questionnaire".
   4. ث) الموردون المسجلون في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي يكونون "مسجلين” “Registered” بالنسبة لكافة الجهات الحكومية، في حين أن المورّدين غير المسجلين في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي يكونون "مسجلين” “Registered” للجهة التي قدمت "طلب مقدم من الجهة الحكومية" نيابة عن المورّد. يمكن للموردين "المسجلين" أن يشاركوا في المناقصات بالنسبة لكافة الجهات الحكومية والفئات.
   5. ج) الجهات المحددة في "الاستبيان الداخلي” “Internal Questionnaire" يمكن أن تمارس أعمالها (إصدار أمر شراء) مع المورد بعد أن يصبح "مؤهلاً" "Qualified".

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.8.2 الأدوار والمسؤوليات - تسجيل مورد

يرجى الرجوع إلى الملحق 3-12.8.2 (II) تسجيل مورد بشأن مخطط العملية.

2.8.2.(III) تحديث تسجيل مورد

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو تحديث المعلومات التي يقدمها المورّد في “استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires" وتفعيل حالة المورّد غير المسجل في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي لجهات حكومية إضافية.
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. تحديث معلومات المورّد في قاعدة البيانات الرئيسية للموردين
      1. أ) قد يحتاج المورّد إلى تحديث المعلومات الواردة في "استبيان التسجيل” “Registration Questionnaire" لعدة أسباب تشمل (على سبيل المثال لا الحصر):
         1. أ1) إضافة / تعديل فئة في “استبيان التسجيل” “Registration Questionnaire"
         2. أ2) تعديل المعلومات نتيجة تحديث طرأ على المورد
         3. أ3) تعديل نموذج "استبيان التسجيل” “Registration Questionnaire" نتيجة تغيير اللوائح
      2. ب) يقوم المورد بتعديل / تحديث المعلومات المقدمة (بما في ذلك المستندات المحدثة، إذا تطلب الأمر ذلك) وتقديم "استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires" ذات الصلة لمراجعتها والموافقة عليها.

      ملاحظة هامة: لا يسمح بإجراء التغيرات الحاصلة على اسم الشركة أو رقم الرخصة التجارية / الصناعية الخاصة بالمورّد. يجب على المورد تقديم "طلب تسجيل” “Registration Request" جديد إذا كانت هناك حاجة لتعديل أي من هذه البيانات.

      1. ت) عند تقديم "استبيانات التسجيل” “Registration Questionnaires" المعدلة تتم مراجعتها والموافقة عليها كما ورد شرحه في القسم 2.8.2.(II)2.ii). إذا تطلب الأمر، يتم تحديث "الاستبيان الداخلي" "Internal Questionnaire" كما ورد شرحه في القسم 2.8.2.(II)2.iii.
      2. ث) إذا أضاف المورّد فئة أخرى من السلع / الخدمات أثناء تحديث المعلومات، يقوم “مدير المورّدين” “Supplier Manager” بتأهيل المورد للفئة المضافة. تم شرح معايير وعملية تأهيل مورّد في القسم 2.8.2.(IV).
   2. ii. إضافة جهات حكومية إلى المورد غير المسجل في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي ولكنه “مسجل" "Registered" في النظام
      1. أ) يمكن أن تقوم أي جهة حكومية بإنشاء استبيان سريع من "لوحة التحكم في اس اي بي أريبا" "SAP Ariba dashboard” لتفعيل مورد غير مسجل في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي ولكنه "مسجل” “Registered" في النظام للاستفادة من خدماته.
      2. ب) تقدم الجهة الحكومية تفاصيل المورّد غير المسجل في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي لتفعيله حسابه وتضيف "مدير الموردين" "Supplier Manager" ليكون المشارك في الاستبيان وتقديم الاستبيان. عند استلام الاستبيان، يطلب "مدير الموردين” “Supplier Manager" من المورّد تحديث "استبيان التسجيل العام" "Registration Questionnaires" ويقوم بإضافة الجهة الحكومية إلى "الاستبيان الداخلي" "Internal Questionnaire" للمورّد غير المسجل في دائرة التنمية الاقتصادية في أبوظبي.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.8.3 الأدوار والمسؤوليات - تحديث تسجيل مورد

يرجى الرجوع إلى الملحق 3-12.8.2. (III) تحديث تسجيل مورد بشأن مخطط العملية.

2.8.2.(IV) تأهيل / إقصاء مورد

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو تأهيل / إقصاء مورد. يجب أن يكون المورّد "مؤهلاً" "Qualified" حتى تتم الترسية عليه أو إصدار أمر شراء له.
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. تأهيل مورد
      1. أ) يقوم "مدير المورّدين” “Supplier Manager” باستكمال “استبيان التأهيل” “Pre-Qualification Questionnaire" ويحدد الفئة والمنطقة والجهة الحكومية التي يكون المورّد "مؤهلاً” “Qualified” لها.
      2. ب) يقوم "مدير المورّدين” “Supplier Manager” بإرسال “استبيان التأهيل” “Pre-Qualification Questionnaire" للمورّد. يحتوي “استبيان التأهيل” “Pre-Qualification Questionnaire" على أقسام تطلب من المورد تقديم إقرارات فيما يتعلق بالوضع التجاري والوضع المالي والخبرات السابقة.
      3. ت) يستلم المورّد "استبيان التأهيل" "Pre-Qualification Questionnaire" ويقوم بالرد على كافة الأقسام الواردة فيه.
      4. ث) يقوم "مدير الموردين" "Supplier Manager" ثم "مسؤول إدارة بيانات المورّدين" بمراجعة “استبيان التأهيل" "Pre-Qualification Questionnaire".
      5. ج) تتغير حالة المورد لتصبح “مؤهل” “Qualified" (تلقائياً) عند الموافقة على "استبيان التأهيل" “Pre-Qualification Questionnaire" من قبل مسؤول إدارة بيانات الموردين.
      6. ح) يمكن الترسية على المورّدين والقيام بالأعمال بالنسبة للفئات التي تكون حالتهم بالنسبة لها “مؤهل” “Qualified”.
   2. ii. إقصاء مورد
      1. أ) يمكن إدراج موردين في القائمة السوداء باستخدام وظيفة إقصاء الموردين. يتناول القسم 12 من معايير المشتريات الإرشادات المتعلقة بإدراج مورد في القائمة السوداء.
      2. ب) يمكن أن تقوم الجهة الحكومية بنشر “استبيان إقصاء مورّد” “Supplier Disqualification Survey” من "لوحة التحكم في اس اي بي أريبا" “SAP Ariba dashboard" تطلب من "مدير المورّدين" "Supplier Manager" إدراج مورّد في القائمة السوداء.
      3. ت) يمكن أن يقوم "مدير الموردين" "Supplier Manager" بإقصاء مورد من خلال صفحة "ملف المورّد " "Supplier profile" الموجودة في "اس اي بي أريبا” “SAP Ariba” بتحديد تاريخ بداية الإقصاء و تاريخ نهاية الإقصاء.
      4. ث) عند انقضاء تاريخ انتهاء الإقصاء يمكن أن يبدأ “مدير المورّدين” “Supplier Manager" مجدداً بعملية التأهيل للمورد كما سبق شرحه.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.8.4 الأدوار والمسؤوليات - تأهيل / إقصاء مورد

2.8.2.(V) تحديد المورد "المفضل" "Preferred"

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو تحديد ووضع علامة "مفضّل" "Preferred" للمورّدين بالنسبة لفئة من فئات السلع / الخدمات.
   2. ii. يمكن اعتبار مورّد على أنه "المورد المفضّل” “Preferred” فقط بعد مرور سنة واحدة على الأقل على العمل المستمر معه. يتم خلال السنة مراقبة أداء المورّد للتقرير ما إذا كان يجب اعتبار المورد هو "المورّد “المفضّل" "Preferred" للفئة.
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. تحديد المورد "المفضل" "Preferred"
      1. أ) تعتمد حالة "المفضّل" "Preferred" التي توضع للمورّد على تلبية المعايير التالية:
         1. أ1) يجب أن تكون درجة أداء المورد >85%.
         2. أ2) يجب أن يكون المورّد إما مورداً لفئة مشتركة أو من بين الذين يحصلوا على أعلى 80% من مصروفات الفئة الخاصة بجهة معينة.
      2. ب) الموردون المصنّفون على أنهم من مشاريع متناهية صغر وصغيرة ومتوسطة أو شركات ناشئة أو روّاد أعمال إماراتيون أو مستقلون (يرجى الرجوع إلى القسم 1.5) يتم وضع علامة "مفضّل" "Preferred" لهم بالنسبة للفئات التي يختصون بها.
      3. ت) يظهر المورّد “المفضّل" "Preferred" في أعلى قائمة البحث بالنسبة للفئة المقصودة عند إنشاء حدث تحديد المصادر.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.8.5 الأدوار والمسؤوليات - تحديد المورد المفضل

يرجى الرجوع إلى الملحق 3.1 2.8.2. (V) تحديد المورّد “المفضّل" "Preferred" بشأن مخطط العملية.

2.8.2.(VI) تعليق حساب / إعادة تفعيل حساب المورد

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو تعليق حساب مورد انتهت صلاحية رخصته التجارية / الصناعية وإعادة تفعيله عند تجديد الرخصة التجارية / الصناعية.
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. تعليق حساب المورد
      1. أ) تشير حالة “حساب معلق" "Deactivated" إلى أن ملف المورد في "اس اي بي أريبا” “SAP Ariba" لم يعد نشطاً بعد الآن. الموردون الذين يكون “حسابهم معلقاً” “Deactivated" لا يظهرون في أي قائمة بحث ولا يمكنهم المشاركة في المناقصات ولا يمكن الترسية عليهم.
      2. ب) يجب إلغاء كافة العقود الحالية مع المورّد قبل تعليق حسابه.
      3. ت) يتم تكليف أخصائي إدارة بيانات الموردين للقيام بالمراجعات الفصلية لقاعدة البيانات الرئيسية للموردين وتحديد الموردين الذين انتهت صلاحية رخصهم التجارية / الصناعية.
      4. ث) يستلم الموردون الذين انتهت صلاحية رخصهم التجارية / الصناعية رسالة إلكترونية تطلب منهم تجديد الرخصة. تذكر الرسالة الإلكترونية أنه إذا لم يتم تحميل الرخصة المجددة في "اس اي بي أريبا" "SAP Ariba" قبل المراجعة الفصلية التالية، يمكن أن يتم "تعليق حساب” “Deactivate" المورّد.
      5. ج) إذا قام أخصائي إدارة بيانات المورّدين المكلّف بتحديد مورد انتهت صلاحية رخصته التجارية / الصناعية في المراجعة الفصلية التالية (حتى بعد إرسال رسالة التذكير)، يمكن أن يقوم "مدير المورّدين" "Supplier Manager" "بتعليق حساب" “Deactivate" المورّد مع تقديم تبريرات صحيحة لقيامه به.
   2. ii. إعادة تفعيل حساب المورد
      1. أ) يجب على المورد تحديث "استبيان التسجيل" "Registration Questionnaire" بمعلومات الرخصة التجارية / الصناعية المجددة لاستمرار العمل مع الجهة الحكومية. ويتم ذلك من خلال عملية تحديث تسجيل المورد التي تم شرحها في القسم 2.8.2.(III).
      2. ب) عند مراجعة الرخصة التجارية / الصناعية المجددة، يمكن أن يقوم "مدير المورّدين” “Supplier Manager" "بإعادة تفعيل حساب “Reactivate" المورّد. المورد المعاد تفعيل حسابه يعود لنفس الحالة التي كان عليها قبل تعليق تفعيل حسابه.

3. الأدوار والمسؤوليات

الجدول 2.8.6 الأدوار والمسؤوليات - تعليق حساب/ إعادة تفعيل حساب مورد

2.8.3 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للموردين:

الجدول 2.8.7 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للموردين

2.9 إدارة البيانات الرئيسية للمواد

2.9.1 لمحة عامة

1. تتألف مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمواد من الإجراءات المرتبطة بإنشاء سجلات المواد التي تمثل سلعاً / خدمات / مشاريع فريدة من نوعها والاحتفاظ بهذه السجلات.
2. توفر البيانات الرئيسية للمواد سجلاً دقيقاً ومنسجماً وكاملاً للسلع / الخدمات / المشاريع التي تم شراؤها على مستوى الجهات الحكومية.
3. تكون مسؤولية المحافظ على البيانات الرئيسية للمواد مركزية.
4. يجب التقيد بالإرشادات التالية خلال إنشاء قاعدة البيانات الرئيسية للمواد والمحافظة عليها:
   1. يتم إنشاء سجلات البيانات الرئيسية للمواد بالنسبة للسلع / الخدمات / المشاريع التي يتم شراؤها بشكل متكرر.
   2. يتم تعريف كل مادة برمز فريد في البيانات الرئيسية للمواد.
   3. يحتوي سجل كل مادة (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:
      1. رمز المادة
      2. الوصف
      3. نوع المادة
      4. مجموعة المادة
      5. وحدة القياس
      6. سعر الوحدة
   4. كل مادة تنتمي إلى فئة من فئات المستوى الثالث حسب مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات. تم شرح التصنيف حسب مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات في القسم 1.2.2.
   5. يتم تنظيف قاعدة البيانات الرئيسية للمواد بشكل دوري لتحديد وإزالة السجلات المكررة وتصحيح السجلات التي تحتوي بيانات خاطئة لضمان سلامة البيانات.
   6. تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمواد:
      1. إضافة / تعديل / شطب سجل مواد

2.9.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.9.2.(I) إضافة / تعديل / شطب سجل مواد

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو إضافة / تعديل / شطب سجل مواد في قاعدة البيانات الرئيسية للمواد.
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. يمكن أن تقوم الجهة الحكومية الطالبة بتقديم طلب لإضافة / شطب سجل مادة من البيانات الرئيسية للمواد.
   2. ii. تتم الموافقة على الطلب المقدم من قبل جهات الموافقة المكلفة.
   3. iii. إذا كان الطلب دقيقاً ومكتملاً وصحيحاً، يقوم فريق البيانات الرئيسية بتنفيذ الطلب والتواصل مع الجهة الحكومية الطالبة بشأن اكتماله.

2.9.3 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمواد:

الجدول 2.9.1 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمواد

2.10 إدارة البيانات الرئيسية للمستخدمين

2.10.1 لمحة عامة

1. تتألف مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمستخدمين من الإجراءات المرتبطة بإنشاء سجلات الأفراد المشاركين في أنشطة المشتريات والمحافظة عليها.
2. توفر البيانات الرئيسية للمستخدمين سجلاً دقيقاً ومنسجماً وكاملاً لموظفي المشتريات.
3. تكون مسؤولية المحافظة على البيانات الرئيسية للمستخدمين مركزية.
4. يجب التقيد بالإرشادات التالية خلال إنشاء قاعدة البيانات الرئيسية للمستخدمين والمحافظة عليها:
   1. يتم إنشاء سجلات البيانات الرئيسية للمستخدمين بالنسبة لكافة موظفي المشتريات.
   2. يتم تعريف كل مستخدم برمز فريد في البيانات الرئيسية للمستخدمين.
   3. يحتوي سجل كل مستخدم (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:
      1. هوية المستخدم
      2. الاسم
      3. الوظيفة
      4. الجهة الحكومية
      5. تفاصيل الاتصال
      6. الوظيفة
      7. الدور والتفويضات
   4. يتم تنظيف قاعدة البيانات الرئيسية للمستخدمين بشكل دوري لتحديد وإزالة السجلات المكررة وتصحيح السجلات التي تحتوي بيانات خاطئة لضمان سلامة البيانات.
   5. تم تضمين عمليات المستوى الثالث التالية في مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمستخدمين:
      1. إضافة / تعديل / شطب سجل مستخدم

2.10.2 تفاصيل عمليات المستوى الثالث

2.10.2.(I) إضافة / تعديل / شطب سجل مستخدم

1. النطاق والغرض
   1. i. الغرض من هذه العملية هو إضافة / تعديل / شطب سجل مستخدم في قاعدة البيانات الرئيسية للمستخدمين.
2. الإجراءات والمنهجيات
   1. i. يمكن أن تقوم الجهة الحكومية الطالبة بتقديم طلب لإضافة / شطب مستخدم من البيانات الرئيسية للمستخدمين.
   2. ii. تتم الموافقة على الطلب من قبل جهات الموافقة المكلفة.
   3. iii. إذا كان الطلب دقيقاً ومكتملاً وصحيحاً، يتم تنفيذه والتواصل مع الجهة الحكومية الطالبة بشأن اكتماله.

2.10.3 مصفوفة المسؤوليات

فيما يلي تفاصيل مصفوفة المسؤوليات (مسؤول - مساءل - مستشار - محاط علماً) لمجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمواد:

الجدول 2.10.1 مصفوفة المسؤوليات - مجموعة عمليات إدارة البيانات الرئيسية للمواد

3. الملحق

3.1 خريطة العملية

2.2.2.(I) إنشاء استراتيجية الفئات ومراقبتها

2.2.2.(II) إنشاء خطة المشتريات ومراقبتها

3.2 قائمة الأشكال

3.3 قائمة الجداول

3.4 قائمة التعريفات

يتضمن الجدول التالي التعريفات المستخدمة في هذا الدليل:

Decision No. (36) of 2021

Regarding Abu Dhabi Procurement Standards

The Chairman of the Department of Government Support

Having reviewed Law No. (1) of 1974 on the Reorganization of the Governmental Body in the Emirate of Abu Dhabi and its amendments,

And Emiri Decree No. (19) of 2019 regarding the Department of Government Support,

And Law No. (4) of 2020 establishing the Department of Government Support,

And Executive Council Decision No. (31) of 2021 regarding Abu Dhabi Procurement Standards,

And for the public interest and based on what was presented;

Has Decided:

Article (1)

The Regulatory and Operational Framework for Government Procurement in the Emirate of Abu Dhabi, attached to this Decision, is hereby issued and shall apply to all procurement activities practiced by Government Entities, and it includes:

• The Abu Dhabi Procurement Standards Regulation and the annexed Policies and Procedures for Auctions and Warehouses

• The Procurement Charter

• The Delegation of Procurement Authority Manual

• The Procurement Manual

Article (2)

The Undersecretary of the Department shall issue the necessary instructions, forms, and circulars for the implementation of the provisions of this Decision.

Article (3)

Any provision that contravenes or conflicts with the provisions of this Decision is hereby repealed.

Article (4)

This Decision shall be published in the Official Gazette and shall come into effect as of 01/07/2021.

Issued on: 18 April 2021

Attachments

Decision No. (36) of 2021

Regarding Abu Dhabi Procurement Standards

Abu Dhabi Procurement Standards Regulation

Table of Contents

Introduction to the Procurement Framework

Definition of the Procurement Function

Core Principles

Code of Ethics

Procurement Standards

Foundational Standards

Enabling Standards

Execution Standards

Glossary

Introduction to the Procurement Framework

The Procurement Framework consists of a comprehensive set of interrelated documents developed to assist procurement staff who handle purchasing operations in their work. This framework clarifies the recommended approach and best practices to be followed when carrying out procurement operations.

Definition of the Procurement Function

The "Procurement Function" is the function concerned with supporting the identification, sourcing, and acquisition of the best goods, services, and projects required to achieve the objectives of Government Entities and their end-users.

This function is concerned with exploring market opportunities and ensuring the optimal implementation of sourcing strategies that achieve the best possible outcomes for the Government Entity from the supply process.

The "Procurement Function" also adds value to Government Entities and helps them achieve their objectives by developing a systematic and well-structured approach used to assess their needs and provide for them on a collaborative basis. Procurement is implemented through a series of activities covering the entire supply cycle, starting from the stage of understanding and assessing needs, through the stage of identifying and analyzing potential supply options, and ending with the stage of concluding contracts with suppliers and fulfilling the terms of those contracts. The procurement process is accompanied by continuous monitoring of relationships with end-users, financial management, legal affairs management, and ongoing supervision of supply contracts and supplier performance.

Core Principles

The "Core Principles" define the key values and methods necessary to ensure the effectiveness of the Procurement Function's work. Procurement staff of a specific Government Entity, as well as every supplier participating in procurement operations, must adhere to these Core Principles when representing those entities.

The Procurement Framework identifies ten integrated core principles, as detailed below:

(A) Enablement: Establishing a team of procurement staff with the appropriate capabilities, abilities, and knowledge to ensure their professional competence, along with providing them with attractive and competitive career options.

(B) Accountability: Supporting accountability by establishing or strengthening authorities where they exist, ensuring coordination between internal and external control mechanisms, and integrating them into procurement processes.

(C) Digital Technologies: Promoting digital technologies and simplifying their adoption and development by facilitating access to new digital innovations and solutions.

(D) Effectiveness: Encouraging cost reduction and improving the performance of the Procurement Function by activating the concept of savings mechanisms, specialization, and continuous evaluation.

(E) Excellence: Demonstrating efficiency in work, achieving added value for money spent, and attaining a high level of control through process development and the provision of seamless tools.

(F) Fairness: Facilitating access for potential suppliers to available procurement opportunities by establishing a fair regulatory framework, applying a transparency approach and an open-door policy.

(G) Integration: Supporting the integration of the Procurement Function with other relevant departments within the Government Entity to ensure the integration of services provided and the smooth flow of operations.

(H) Integrity: Ensuring adherence to high levels of integrity and impartiality in the procurement process by applying standards and a code of ethics or professional conduct and internal controls.

(I) Sustainability: Ensuring the continuity and stability of supplies through the integration of risk management practices and the establishment of monitoring mechanisms in procurement processes, making them more sustainable.

(J) Transparency: Ensuring a sufficient degree of transparency by providing freedom of access to information related to procurement processes, complying with applicable legislation, and promoting fair dealing mechanisms with suppliers.

Code of Ethics

Article (1): Objectives and Scope of the Code of Ethics

1. The Code of Ethics aims to establish principles and rules to form an ethical framework that governs the work of procurement staff in accordance with the recognized ethics of the procurement process.

2. The Code of Ethics promotes ethical behavior and emphasizes the responsibility of procurement staff to uphold the reputation of the Government Entity they represent. Its purpose is to prevent any improper and unfair conduct in procurement operations.

3. The provisions of the Code of Ethics apply to all procurement staff in the Government Entity that adheres to these standards.

Article (2): General Principles

1. Carrying out procurement operations on behalf of the Government Entity involves spending funds. Procurement staff must perform all necessary actions to make sound purchasing decisions characterized by honesty and integrity.

2. Procurement staff must be fully familiar with the Code of Ethics and perform their duties in accordance with its principles. It may not be breached due to ignorance of its contents.

3. Each procurement staff member must immediately report any violation of the Code of Ethics to their direct manager or the Head of the Procurement Function to verify its occurrence and take necessary action.

4. Procurement staff who violate the Code of Ethics shall be held responsible for their actions and may be subject to disciplinary action or legal accountability, as appropriate and in accordance with applicable legislation.

5. The Code of Ethics identifies the following eight principles that ensure the required ethics when performing any of the tasks and responsibilities of procurement operations:

   • Fiduciary Responsibility

   • Compliance with Applicable Legislation

   • Professional Integrity

   • Avoidance of Conflict of Interest

   • Protection of Confidential Information

   • Maintenance of Fair Relationships

   • Environmental Responsibility

   • Professionalism in Work

Article (3) Fiduciary Responsibility

1. Procurement staff must act in the best interest of the Government Entity they represent and ensure that the required goods, services, and projects are purchased to provide the expected benefit and purpose of the procurement process.

2. Procurement staff must perform the tasks and responsibilities assigned to them in accordance with the Procurement Standards.

Article (4): Compliance with Applicable Legislation

1. Procurement staff must carry out all activities related to the procurement process in compliance with applicable local and federal legislation.

2. Procurement staff must verify suppliers' compliance with local and federal legislation related to health, safety, and the environment when dealing with the Government Entity.

3. Procurement staff are obligated to report any violation by the supplier of the provisions of applicable legislation to the relevant administrative authorities.

Article (5): Professional Integrity

1. Procurement staff must adhere to the highest standards of integrity and refrain from any unethical conduct or compromises in relationships, procedures, or communications.

2. Procurement staff may not misuse or unlawfully exploit their official positions, or offer any exceptional service or advantage, or make special promises on behalf of the Government Entity they represent.

3. Procurement staff must exercise impartiality when carrying out activities related to procurement operations to ensure the trust of all concerned parties in the results. They must demonstrate their commitment to sound procurement practices, a sense of responsibility, and halt procurement operations when a violation occurs or is suspected.

Article (6): Conflict of Interest

1. Procurement staff must proactively take all necessary measures to avoid conflicts of interest.

2. Procurement staff must immediately disclose any personal interests and conflicting roles, or roles where a conflict of interest is suspected, that affect—or could potentially affect in the opinion of any third party—the integrity of decisions, to their direct managers or the relevant Head of the Procurement Function.

3. Procurement staff are prohibited from participating in any decisions or recommendations concerning individuals or institutions in which they have a current or potential financial interest.

4. Procurement staff are prohibited from giving exceptional preference or special treatment to suppliers and must avoid personal reciprocal agreements with them. They may not accept any gifts or items of material or non-material value.

Article (7): Confidentiality of Information

1. Procurement staff must not disclose any confidential or proprietary information for personal or professional gain.

2. Sensitive information related to spending, contracts, pricing, supply stages, supplier performance, and commercial and strategic planning must be maintained and disclosed only to authorized personnel, and an auditable electronic record must be kept to verify compliance.

3. Procurement staff are responsible for protecting the financial and other confidential and proprietary information provided by suppliers to the Government Entity.

Article (8): Fair Relationships

1. Procurement staff must foster positive relationships with suppliers to maintain a competitive procurement environment through equality and fairness in dealing with suppliers without discrimination.

2. Procurement staff may not exert any undue or coercive influence on suppliers to supply at prices below cost or impose unfair conditions that lead to losses for suppliers or the exclusion of any of them.

Article (9): Environmental Responsibility

1. Procurement staff must be mindful of the concept of sustainability to avoid the harmful environmental impacts of procuring goods, services, and projects.

2. Procurement staff must, as far as possible, strive to purchase goods, services, and projects that meet environmental conservation requirements, and be keen to request purchases and consumption in optimal ways and eliminate wasteful practices. Procurement staff must provide assistance to suppliers—where possible—to raise their environmental awareness in accordance with applicable local and federal environmental legislation.

Article (10) Professionalism

1. Procurement staff must adhere to professionalism and apply high professional standards in their work performance, contributing to the effective and professional execution of their responsibilities. They must consider the following:

   • Familiarity with the Procurement Framework.

   • Familiarity with the applicable legislation to which the Government Entity is subject.

   • Adherence to the necessary professional foundations when carrying out, supervising, and reporting on procurement tasks and responsibilities.

   • Maintaining professional competence through continuous professional development.

Contents of the Procurement Standards

Foundational Standards

Section One: Objectives, Scope, and Structure of the Procurement Standards

Section Two: Application of the Procurement Standards

Enabling Standards

Section Three: The Procurement Activity

Section Four: Relationships between Stakeholders and the Procurement Function

Section Five: Governance and Communication in the Procurement Function

Section Six: Performance of the Procurement Function

Section Seven: Procurement Reporting

Execution Standards

Section Eight: Procurement Strategy

Section Nine: Demand and Category Management

Section Ten: Source-to-Contract Cycle

Section Eleven: Contract Lifecycle Management

Section Twelve: Supplier Relationship Management

Section Thirteen: Procure-to-Pay

Procurement Standards

Foundational Standards

The Foundational Standards clarify the general framework for the procurement process aimed at elevating the practice of procurement in a professional manner. The Foundational Standards define the purpose and objectives of these standards, in addition to their structure and method of management.

Section One: Objectives, Scope, and Structure of the Procurement Standards

1-1 Objectives of the Procurement Standards

a) The Procurement Standards define the core principles and operational rules necessary for managing procurement operations, and they also provide information on leading practices and professional requirements.

b) The Procurement Standards aim to ensure consistency and professionalism in the practice of daily procurement-related activities. The adherence of procurement staff to these standards positively affects the achievement of the economic spending principle within the Government Entity they represent.

1-2 Scope of the Procurement Standards

a) The Procurement Standards apply to procurement staff as individuals, as well as to the Procurement Function and any other organizational unit involved in the procurement process within the Government Entity.

b) The Procurement Standards apply to every process undertaken by the Government Entity to purchase goods, services, and projects, which are governed by price agreements, contracts, or purchase orders.

1-3 Structure of the Procurement Standards

a) The Procurement Standards are divided into three main types: Foundational, Enabling, and Execution.

1. The "Foundational Standards" define the framework of the procurement activity, as well as the Procurement Standards as an essential element within it. They also define their purpose, intended uses, and applicability. They define responsibility and establish their governance mechanism.

2. The "Enabling Standards" clarify the characteristics of the departments and individuals practicing procurement operations, and they outline the necessary requirements for stakeholders, relationships, and the conditions for setting up an efficient procurement process. This type of standard also presents the Procurement Function as a unit that provides services to the requesting entity or end-users.

3. Meanwhile, the "Execution Standards" define the working method and expected performance of the Procurement Function and clarify the rules necessary for its evaluation. This type of procurement standard is also divided into strategic, tactical, and operational processes.

b) The Procurement Standards document is broken down into sections containing standards with sequential numbers.

Section Two: Application of the Procurement Standards

2-1 Applicability of the Procurement Standards

a) The Procurement Standards must be applied in full, within the scope of their flexibility. They may not be applied partially.

b) The Procurement Standards apply to Government Entities and any other entity that the Executive Council or its delegate decides to subject to these standards.

2-2 Compliance with the Procurement Standards

a) Procurement staff must have full knowledge and understanding of the Procurement Standards.

b) The Head of the Procurement Function is responsible for ensuring that the Procurement Standards are circulated and made available to all relevant parties in all departments and sections of the Government Entity.

c) The Head of the Procurement Function is responsible for ensuring that procurement staff comply with the Procurement Standards.

d) The Head of the Procurement Function and procurement staff shall sign a declaration confirming their responsibility to verify that the Procurement Function in the Government Entity operates in accordance with the Procurement Standards.

2-3 Procurement Manual

a) The Government Entity must apply the Procurement Manual issued under this Regulation. The Executive Council or its delegate may exempt any Government Entity from applying the provisions of the Manual.

b) The Procurement Manual must be consistent with the Procurement Standards and should include the procurement methodology and procedures.

c) The Manual must be updated periodically to ensure the application of best practices in procurement operations.

d) The Head of the Procurement Function must ensure that the Procurement Function complies with the application of the Procurement Manual.

2-4 Quality Assurance

a) The Head of the Procurement Function must prepare and maintain a quality assurance and improvement program that covers all aspects of the procurement activity.

b) The Head of the Procurement Function must obtain the approval of the Procurement Committee for the quality assurance and improvement program.

c) The quality assurance and improvement program shall assess the extent of the Procurement Function's compliance with the Procurement Standards, the Procurement Manual, and the Code of Ethics. This program must include an assessment of the effectiveness and efficiency of the procurement activity and identify opportunities for improvement.

2-5 Interpretation of the Procurement Standards

a) Procurement staff tasked with maintaining the Procurement Standards are responsible for responding to any inquiries regarding those standards.

Enabling Standards

The "Enabling Standards" define the characteristics of the activities and individuals involved in procurement operations. These standards also specify the necessary requirements for stakeholders, relationship building, and the frameworks necessary for effective procurement performance.

Section Three: The Procurement Activity

3-1 Procurement Charter

a) The Procurement Charter defines the mandatory roles of the Procurement Function and its governance mechanism, in line with the framework of the Procurement Function.

b) The Procurement Charter specifies the committees required for procurement operations. In particular, the roles and responsibilities of the Procurement Committee and the Tender Committee.

c) The Head of the Procurement Function must ensure that procurement operations comply with the Procurement Charter.

3-2 Types of Procurement

a) Procurement is divided into the following three main types:

1. Procurement of Goods
2. Procurement of Services
3. Procurement of Projects, including capital assets

b) The purchase of goods, services, and projects is facilitated through the following:

1. Price Agreements
2. Purchase Contracts
3. Purchase Orders

3-3 Organization of the Procurement Function

a) The Procurement Function shall carry out its operations through an organizational unit led by the Head of the Procurement Function.

b) This unit can be established inside or outside the Government Entity. This unit shall be independent of other units in the Government Entity, provided that it is given the authority and is capable of performing the tasks and responsibilities assigned to the Procurement Function.

c) The organizational hierarchy in the Government Entity shall be structured so that the Head of the Procurement Function reports to an executive level or to an employee at an executive level, allowing the Procurement Function to fulfill its assigned responsibilities.

d) The Procurement Function must carry out its activities through employees or individuals (procurement staff) who have the necessary academic qualifications, professional certifications, practical experience, and skills to perform their assigned responsibilities.

3-4 Information Technology Platform and Master Data

a) The Procurement Function shall undertake the following:

1. Use an electronic information platform for procurement and purchasing operations (Procurement Portal).
2. Manage access and grant necessary permissions to procurement staff, other relevant employees, and external parties to the Procurement Portal system.
3. Manage the category hierarchy of goods, services, and projects, which serves as the basic structure for planning, execution, and reporting.

3-5 Responsibilities and Tasks of Procurement Staff

a) The Head of the Procurement Function in each Government Entity must define and document the responsibilities and tasks of procurement staff to ensure their compliance with the Procurement Standards.

b) Responsibilities and tasks should be defined to align with the strategic, tactical, and operational processes specified in the Execution Standards.

3-6 Internal Control over Procurement

a) The Procurement Function shall adhere to internal controls that segregate duties to prevent overruns and errors. No single individual may manage consecutive stages of the procure-to-pay cycle. Accordingly, duties must be segregated in the requisition and contracting stages from the tasks of creating a purchase order, receiving, and payment. If segregation at the role level is not possible, segregation at the individual level must be implemented, and segregation at the individual level requires approval for any activity performed by another individual.

b) Segregation of duties requires separation between requesters, receivers, and accounting staff, as well as separation between requesters and authorizers/approvers.

c) The Procurement Function must maintain an electronic audit trail that documents the segregation of duties in every sourcing or procurement process, as well as in every transaction.

3-7 Delegation of Procurement Authority Manual

a) The Delegation of Procurement Authority Manual must specify the distribution of powers and authorities related to procurement operations within the Government Entity.

b) The Delegation of Procurement Authority Manual must contain all financial and non-financial authorities related to all procurement activities.

Section Four: Relationships between Stakeholders and the Procurement Function

4-1 Coordination with the Requesting Entity

a) The Procurement Function must take the necessary measures to facilitate cooperation and coordination with the requesting entity (hereinafter referred to as "End-Users") to ensure requirements are understood and met.

4-2 Coordination with Finance and Legal Departments

a) The Procurement Function must coordinate closely with the Finance Department and the Legal Affairs Department within the Government Entity, manage the mutual relationships between these departments, and seek necessary advice from them.

4-3 Coordination with Suppliers and Other Relevant Parties

a) The Procurement Function must manage and organize its relationships with suppliers and all other relevant parties through specific procedures, in accordance with the Procurement Standards and the Procurement Manual.

4-4 Procurement Risk Management

a) The Procurement Function must prepare a risk register to document procurement risks according to the best standards and methodologies used in risk management, with the aim of identifying, assessing, and treating or mitigating risks.

b) The Procurement Function must treat risk management processes as a core activity embedded in all procurement operations. Procurement risk is defined as all potential events that could negatively affect procurement operations.

c) The Procurement Function must apply common standards and methods for risk management processes to identify, assess, mitigate, monitor, and report on risks related to procurement operations across all departments of the Government Entity.

d) The Procurement Function must consider daily and exceptional risks that may affect procurement operations.

4-5 Procedures for Compliance with Applicable Legislation

a) Procurement staff must be familiar with and comply with all applicable legislation related to procurement.

b) The Head of the Procurement Function, in coordination with the Legal Affairs Department, must establish mechanisms to ensure that procurement proceeds in accordance with the Procurement Standards, the Procurement Manual, and applicable legislation.

Section Five: Governance and Communication in the Procurement Function

5-1 Procurement Committee

a) A single procurement committee shall be formed in each Government Entity for the purpose of managing the scope of procurement and overseeing its operations.

b) The Head of the Government Entity shall appoint the members of the Procurement Committee.

c) The Procurement Committee shall oversee procurement operations and approve procurement-related activities as specified in the Delegation of Procurement Authority Manual.

5-2 Tender Committees

a) Tender committees shall be formed for the purpose of evaluating the results of relevant tenders and encouraging cross-departmental collaboration.

b) Separate tender committees may be formed to conduct the technical evaluation and financial evaluation for each tender separately, as required.

c) The Head of the Procurement Function shall approve the members of the tender committees appointed by the authorized parties under the Delegation of Procurement Authority Manual for each relevant tender.

5-3 Resolution of Procurement-Related Disputes

a) The Procurement Function shall adhere to the internal reporting structure for resolving internal disputes or any complaints related to procurement activity.

b) The Procurement Function shall escalate unresolved grievances or complaints raised by suppliers to the committees and bodies approved for this purpose.

5-4 Communication Channels

a) The Procurement Function must establish appropriate communication channels to facilitate communication and coordination among all parties involved in executing procurement operations.

Section Six: Performance of the Procurement Function

6-1 Procurement Function Plan

a) The Head of the Procurement Function must prepare an annual internal plan for managing procurement operations, which shall include, at a minimum, the following:

1. Outcomes and outputs of the Procurement Function based on the procurement strategy.
2. Targets for outputs and outcomes with relevant performance metrics.
3. The annual internal budget for the procurement activity.
4. Tasks and activities assigned and delegated to procurement staff to be executed during the year.

b) The Head of the Procurement Function must submit the procurement operations management plan to the Head of the Government Entity for approval.

c) The Head of the Procurement Function must submit a report to the Head of the Government Entity at least every six months on the performance of the Procurement Function compared to the Procurement Function plan.

6-2 Continuous Professional Development

a) The Head of the Procurement Function must verify that all procurement staff have the necessary qualifications and competencies to perform their responsibilities effectively.

b) The Head of the Procurement Function and procurement staff must enhance their knowledge, skills, and competencies through continuous professional development. To achieve this, the Head of the Procurement Function must ensure that sufficient training hours are allocated for this purpose, not less than forty (40) hours annually, in coordination with the Human Resources Department of the Government Entity.

Section Seven: Procurement Reporting

7-1 Procurement Function Reports

a) The Head of the Procurement Function must submit a semi-annual Procurement Function report to the Head of the Government Entity, which shall include, at a minimum, the following:

1. Value spent per procurement category.

2. Value spent per supplier.
3. Contract prices for goods, services, and projects.
4. Cost savings achieved versus planned savings for each category, as confirmed by the Finance Department.
5. Price agreements and contracts signed versus the plan and purchase orders issued.
6. Status of project procurements compared to the defined plan.
7. Issuance of outstanding invoices.
8. Supplier and end-user satisfaction shall be reported annually.
9. Status of strategic initiatives implemented compared to the plan.
10. Extent of compliance with approved procurement methods and contracts for each category.
11. Details of single-source or sole-source tender awards, including award value, supplier details, and approved justification.
12. Procurement in emergency situations, including purchase value, supplier details, and approved justification.
13. Details of reporting and any significant issues raised by internal or external parties regarding procurement operations.
14. Any important matters pending with senior management for decision-making and other relevant information.

Execution Standards

The "Execution Standards" define the practices, rules, and controls that must be applied in procurement operations.

Section Eight: Procurement Strategy

8-1 Introduction

a) The strategy of the Procurement Function is a cornerstone for achieving the overall strategy of the Government Entity. In recognition of this goal, the Procurement Function must develop a written procurement strategy that can form part of the Government Entity's broader strategy.

b) The procurement strategy must include the following:

1. The vision, mission, and strategic objectives of the Procurement Function.
2. Procurement categories, accompanied by high-level strategies.
3. All matters related to the management of purchase requests, including visions, objectives, and procedures.
4. Sourcing options, accompanied by an impact and risk assessment study.
5. Potential for rationalization, demand consolidation, and savings in production costs.
6. Completed, ongoing, and planned strategic actions.
7. Development and management of relationships with key stakeholders.

c) The procurement strategy must be prepared by the Head of the Procurement Function, approved by the Procurement Committee, and subsequently approved by the Head of the Government Entity.

8-2 Vision and Mission of the Procurement Function

a) The vision and mission of the Procurement Function must be derived from the vision and mission of the Government Entity, ensuring they are aligned with the Core Principles and form part of the procurement strategy.

8-3 Strategic Objectives and Goals

a) The Procurement Function must set strategic objectives and goals based on its vision and mission. The objectives should state what will happen, and the goals should state the results that will be achieved.

b) The Procurement Function must list the objectives and goals agreed upon with end-users and the Finance Department, establishing key performance indicators (KPIs) that will be used for reporting on the fulfillment of the procurement strategy.

c) The Head of the Procurement Function must ensure that all stakeholders in the Government Entity, including procurement staff, understand the strategic objectives and goals.

d) The Head of the Procurement Unit shall set performance objectives for procurement staff in line with the strategic objectives of the Procurement Unit, and these objectives shall be used to evaluate the performance of procurement staff.

e) The strategic goals and objectives, as well as the procurement strategy, must be linked to the following, for example, but not limited to:

1. The capabilities, processes, and organizational methods of the Procurement Unit.
2. The planned delivery of procurement services, including ongoing and planned projects, and concluded and planned contracts.
3. Category management, accompanied by the methodology, structure, and content of actual strategies.
4. Sourcing management as the executive and practical part of category strategies and unplanned requests.
5. Contract management and supplier management based on sourcing results.
6. Processes from the purchase request issuance stage to payment.

4-8 Implementation of the Procurement Strategy

The Procurement Unit must do the following:

a) Develop a plan for implementing the procurement strategy that includes initiatives approved by the Procurement Committee.

b) Identify potential initiatives and prioritize them based on analyses of internal and external factors. It is recommended that the Procurement Unit requests clarifications from end-users who are considered experts in this field.

c) Prepare feasibility studies for initiatives, and a plan for implementing these initiatives shall be developed on an annual timeline. A feasibility study must also be created for initiatives related to project procurements.

d) Continuously monitor the progress of the procurement strategy implementation and present it to all concerned parties.

Section Nine: Management of Procurement Demands and Categories

1-9 Introduction

a) The Procurement Unit shall manage demands and categories to form a clear understanding of demands and verify that the appropriate goods, services, and projects are purchased so that the Government Entity achieves its objectives.

b) Demand management includes developing future estimates for required purchases of goods, services, and projects by forming a complete understanding of specifications, quantities, timelines, and importance, and ensures cost reduction by validating and consolidating end-user requirements to standardize procurements, eliminate financially inefficient practices, and avoid unnecessary costs.

c) Procurement category management is a systematic approach aimed at developing plans and strategies that add value to spending in a specific category, taking into account internal and external conditions to reduce procurement costs, encourage innovation, and mitigate risks.

2-9 Procurement Category Analysis

a) Procurement staff responsible for procurement category management must conduct a detailed analysis of the categories, focusing on internal and external factors to identify opportunities for achieving the required savings and efficiency.

b) The characteristics and data of procurement categories based on an internal analysis must include the following elements as a minimum:

1. Identifying the category type with its scope and uses.
2. Determining the spending volume, showing the distribution of spending, a list of suppliers, and a list of current contracts.
3. Identifying the type of demand, clarifying the necessary requirements for current and estimated uses.
4. Profiles of stakeholders relevant to that category.

c) The characteristics and data of procurement categories based on an external analysis of market factors must include the following elements as a minimum:

1. The structure of the relevant sector and the value-adding supply chain.
2. Market structure and trends, including size, business sectors, prices, and commodity indices.
3. Analysis of economic factors that drive the demand element.
4. Analysis of the total cost and the drivers that lead to changes in the cost of that category.
5. Analysis of supplier data, including the number, composition, and status of key suppliers.
6. Analysis of the forces that determine the competitiveness of the relevant commercial sector.

3-9 Procurement Category Strategy

a) Procurement staff responsible for procurement category management shall use the results obtained from the category analysis to develop strategies that define the general direction for managing those categories through initiatives.

b) Procurement staff may request information from all departments for the purpose of developing the procurement category strategy, if necessary.

c) The procurement category strategy must identify tools to leverage the value of the commodity, which work to reduce procurement costs, stimulate innovation and efficiency, while mitigating risks associated with the category.

d) The Procurement Unit must prepare a classification of categories as part of the overall procurement category strategy, provided that this classification takes into account the following elements as a minimum:

1. The importance of the category to the Government Entity.
2. The ease of supplying goods, services, and projects or the ease of changing suppliers.
3. The potential benefits to be achieved.

4-9 Intellectual Property

a) The Procurement Unit shall cooperate with end-users to determine whether the supply of procured goods, provision of services, or execution of required projects involves intellectual property rights, including primary intellectual property (belonging to the owner) and subsequent intellectual property.

b) The Procurement Unit must ensure that end-users have reasons to justify requests to transfer, license, retain, or share any intellectual property rights for goods, services, or projects not owned by the Government Entity. These requests may be supported by a feasibility study conducted by the end-user.

c) The Procurement Unit shall coordinate with the Legal Affairs Department and end-users to ensure that relevant provisions are included in the tender documents and contract documents and circulated to suppliers, if it is necessary to transfer, license, retain, or share any intellectual property rights not owned by the Government Entity.

d) The Procurement Unit shall consult the Legal Affairs Department and end-users to ensure the protection of intellectual property owned by the Government Entity by including relevant provisions in the request for tender documents and contract documents.

5-9 Consolidated Annual Demand

a) The Procurement Unit shall begin the process of gathering information about the expected procurement demands for the upcoming fiscal year at the Government Entity to ensure the regular and steady workflow of that entity. The Procurement Unit must also collect from end-users the best estimates of their annual requirements for procurements of goods, services, and projects, provided that these estimates include the following as a minimum:

1. Defining requirements based on the category structure and their specifications.
2. The estimated quantity and expected budget for planned procurements of goods, services, and projects.
3. The procurement timeframe with expected delivery dates for goods, and expected schedules for services and projects.
4. The demand volume for project procurements, which shows the plan, scope of work, and potential suppliers for each planned project.

b) If the full demand volume cannot be obtained, the Procurement Unit must estimate the needs.

c) The Procurement Unit shall coordinate with end-users on the estimated budgets allocated for the demand based on data, prices, and market insights.

d) The timeline for planning requirements should be determined during the budget-setting cycle, and the Procurement Unit must inform end-users of the consolidated annual demand for requirements.

e) The Head of the Procurement Unit is responsible for the activity and results of consolidating the demand requirements.

6-9 Validation of Procurement Requests

a) The Procurement Unit shall validate the collected procurement requests against previous demands to verify the accuracy of the submitted estimates. The Procurement Unit shall investigate any discrepancies in the estimated demand with end-users and propose revisions as needed.

b) The Procurement Unit may verify and manage the demand submitted by end-users to ensure that consumption and procurement are at optimal levels. To achieve this, any financially inefficient practices identified by applying a set of consumption rationalization factors are excluded, which include, but are not limited to:

1. Comparison with past consumption trends.
2. Verifying and reviewing the required procurement quantities.
3. Providing suitable alternatives.
4. Standardizing procurement requirements.

7-9 Proactive Study

a) The Procurement Unit shall ensure that the requesting entity prepares proactive feasibility studies for procurements of goods, services, and projects that require justification according to the Procurement Delegation of Authority Manual. In the case of project procurements, the feasibility study conducted during investment planning must be validated and corrected.

b) The Procurement Unit shall ensure, as far as possible, that feasibility studies explore opportunities for cooperation and joint organization among the departments of the Government Entity.

8-9 Financial Allocations for the Procurement Unit

a) The Procurement Unit shall develop an estimated plan for the consolidated requirements of the categories, which represents a medium-term spending plan that should be used to support the development of financial budgets.

b) The Procurement Unit shall verify and ensure that sufficient budgets are allocated for all procurement categories.

c) The budgets must separate operating and capital expenditures. The Procurement Unit shall include the budgets for planned projects independently.

d) If a budget deficit becomes apparent during implementation, the Procurement Unit must ensure that end-users reduce the demand, or work with the Finance Department to increase the allocated budget. Budgets for project procurements must be consistent with the investment plans for the projects, and any discrepancies should be reported to both the concerned end-users and the Finance Department.

9-9 Procurement Plan

a) Planning for the procurement management process shall determine the best ways to meet the requirements received from the Government Entity, with the goal of achieving a balance between supply and demand so that the Government Entity, through its application, achieves the desired financial and service delivery objectives.

b) The procurement plan focuses on reviewing operating contracts and selecting sourcing methods to renew existing supply agreements or establish other new supply agreements.

c) The procurement plan identifies all necessary requirements and needs for procurements of goods, services, and projects to be executed over a specific period. It must also identify significant sourcing timeframes. The Procurement Unit also uses the procurement plan to consolidate or aggregate similar requirements under the same contracts.

d) In order to prepare the procurement plan, the Procurement Unit must consider the following issues as a minimum:

1. The necessary needs and requirements.
2. Estimated quantities and costs.
3. The required budget.
4. Opportunities to consolidate and standardize procurement requests.
5. Appropriate procurement methods and procedures.
6. Setting a timeline for the procurement stages.
7. Readiness to execute procurements and mitigate potential risks.

e) The Procurement Unit may include in the procurement plan initiatives other than those related to the procurement and execution stages, such as: managing procurement requests, managing supplier relationships, managing contracting stages, and other procurement-related responsibilities.

f) Procurement staff must include in the procurement plan the timeline for the procurement and execution stages of the procurement categories they manage, so that it contains, as a minimum, the timeline for planned activities and the participating and concerned parties.

g) Procurement staff must prepare procurement plans for the procurement categories they manage.

h) The Head of the Procurement Unit is responsible for approving the procurement plan.

10-9 Monitoring the Procurement Plan

a) The Procurement Unit must monitor the implementation of the procurement plan and amend it when appropriate to add new requirements or changes that have been communicated to the management and agreed upon with the concerned parties.

b) The Head of the Procurement Unit is responsible for approving changes to the procurement plan.

11-9 Cooperation between Concerned Parties

a) The Procurement Unit shall identify the key parties concerned with procurement processes, their interests, and their relative importance. Internal and external concerned parties may include partners, suppliers, end-users, the Finance Department, the Legal Affairs Department, and relevant experts.

b) The Procurement Unit identifies the concerned parties required for successful procurement planning, along with their expected contributions. The procurement plan must be documented, especially concerning the exchange of information and correspondence with key parties, to simplify tracking and verify its integrity.

12-9 Benefits Tracking

a) The Procurement Unit must monitor the benefits and positives achieved for the Government Entity in terms of cost reduction and avoidance, and from the level of service and quality.

b) The Procurement Unit shall develop appropriate and consistent methodologies for calculating the achieved benefits.

c) The Procurement Unit must establish reliable guidelines for measuring benefits, taking the following matters into consideration, as a minimum:

1. Past costs.
2. The value of previous contracts.
3. Budget estimates or financial allocations.
4. The expected increase in costs resulting from macroeconomic factors or from an increase in purchase prices from suppliers.

d) The Procurement Unit shall cooperate with end-users to obtain the necessary inputs for tracking achieved benefits, and may involve the Finance Department and specialized experts to validate the procedure.

e) The Procurement Unit shall submit periodic reports on the achieved benefits.

Section Ten: Source-to-Contract Cycle

1-10 Introduction

a) The Procurement Unit must - starting from the source-to-contract cycle - identify suitable suppliers to meet the Government Entity's needs for procurements of goods, services, and projects effectively and at a reasonable cost. The Procurement Unit shall manage this cycle, ensuring cooperation between end-users, the Finance Department, and the Legal Affairs Department, with the involvement of suppliers if necessary.

b) The source-to-contract cycle path includes the processes of collecting specifications and procurement requirements, determining appropriate procurement methods, and preparing and issuing request for tender documents. The Procurement Unit must ensure the evaluation of received offers, conduct negotiations, and award contracts to the most suitable suppliers.

2-10 General Guidelines on the Source-to-Contract Cycle

a) The Procurement Unit shall adhere, at a minimum, to the following during the source-to-contract process:

1. Sourcing activities shall comply with procurement standards and relevant legislation, and shall be conducted within the bounds of business ethics.
2. Validation of procurement requests against existing contracts and available inventory to verify the possibility of meeting requirements without entering into new commitments.
3. Procurement requirements shall not be fragmented to avoid approval and authorization bodies. If there is a genuine need to fragment procurement requirements, it must be supported by necessary justifications and reasons and approved by the Head of the Procurement Unit.
4. The sourcing process for projects shall begin after the approval of the underlying initiative and after it is also approved by the appropriate level of authority according to the Procurement Delegation of Authority Manual.
5. Selection of the appropriate sourcing method and methods for requesting proposals.
6. Obtaining approval from the appropriate level of authority, according to the Procurement Delegation of Authority Manual, to source the procurement.
7. Formation of a Tender Committee - if stipulated in the Procurement Delegation of Authority Manual - for the source-to-contract process, which shall include representatives from the requesting entity and specialists with knowledge of the relevant subject matter.
8. Management of the sourcing process for each procurement category up to contracting by the procurement staff responsible for that category.
9. Execution of sourcing electronically through the procurement portal whenever possible.
10. Requiring all suppliers to sign a non-disclosure agreement before any confidential information is exchanged with them.
11. Responding to supplier inquiries and providing them with the required clarifications during the sourcing process.
12. Collecting and disseminating information in a clear, fair, and transparent manner, while granting all participants an equal opportunity to access this information.
13. Conducting a clear electronic review and audit to monitor the transfer and exchange of documents between the Procurement Unit and suppliers to facilitate tracking and auditing.
14. Granting suppliers sufficient time to respond to the invitation to tender, with the possibility of requesting a time extension.

3-10 Identifying and Analyzing Needs

a) The Procurement Unit shall initiate the source-to-contract process when notified of a procurement need by end-users or when a procurement need is identified during procurement planning.

b) The Procurement Unit shall create the sourcing request on the procurement portal. These requests are approved by the appropriate level of authority according to the Procurement Delegation of Authority Manual.

c) The Procurement Unit shall analyze the requirements and determine whether they can be met through an existing procurement contract or if a new procurement contract is needed. If the Procurement Unit decides that there is a need to initiate a sourcing process to establish a new procurement contract, then the Procurement Unit must identify the key relevant parties, determine critical business requirements, and conduct internal analyses and market research to develop a sourcing strategy.

4-10 Approvals for Financial Budget Allocations

a) The Procurement Unit shall cooperate with end-users to develop a reliable cost estimate for procurement requests. It is preferable for the Procurement Unit to use market research, past price trends, or preliminary cost estimates to arrive at the estimated cost.

b) The Procurement Unit shall ensure the availability of sufficient financial budgets and the necessary appropriations for procurement requirements. If the financial budget is not approved or is insufficient, the Procurement Unit must ensure that end-users allocate the required budget in coordination with the Finance Department through the appropriate procedures before sourcing.

c) The Procurement Unit must ensure that end-users allocate an additional budget in coordination with the Finance Department before contracting, in case of a shortfall.

5-10 Procurement and Sourcing Methods

a) The Procurement Unit shall use the following procurement methods, at a minimum, through the procurement portal:

1. Public Tender: It must be available through the procurement portal and publicly announced, for all suppliers to be able to register on the procurement portal to submit their bids.
2. Limited Tender: Access is allowed to a pre-determined number of registered and qualified suppliers, or by registered suppliers recommended by end-users and approved by the Procurement Unit. The Procurement Unit may include any additional registered suppliers it deems suitable for the procurement process.
3. Sole Source Tender is a different type of limited tender where there is only one qualified supplier capable of providing the required goods, services, and projects with whom the contract may be concluded.
4. Single Source Tender is a different type of limited tender where only one qualified supplier is selected from a group of registered suppliers to receive the bid. This type of tender is resorted to when there is a good reason to use that single supplier. The Procurement Department should strive to suggest suitable alternatives when end-users propose resorting to single source tenders.

The decision to proceed with a sole source tender or a single source tender requires the endorsement of the Head of the Procurement Unit and approval according to the Financial Delegation of Authority Manual.

b) The Procurement Unit shall use appropriate sourcing methods to establish new procurement contracts or to update existing procurement contracts for the required procurements of goods, services, and projects.

c) The Procurement Unit shall follow the Procurement Delegation of Authority Manual to select and use the appropriate sourcing method after obtaining the relevant approvals.

d) The Procurement Unit shall obtain approval to follow a sole source tender method or a single source tender method or for any change in the prescribed procurement methods. The Procurement Unit should also ensure that the reasons supporting the request for approval include the following justifications as a minimum:

1. An explanation of the reason for using the sole source tender method or single source tender method or the reason for the change in the prescribed procurement method.
2. A proactive feasibility study justifying the use of the sole source tender method or single source tender method or the expected benefits from the change in the prescribed procurement method.
3. Relevant information on procurement requirements, such as category, quantity, estimated value, source of production, required approvals from concerned authorities, delivery date, or schedule for procurement of goods, services, and projects.

e) The Procurement Unit shall inform end-users of the required delivery time for each procurement method to enable them to include the necessary time in their plans.

6-10 Methods for Requesting Tenders

a) The Procurement Unit shall determine the appropriate methods for requesting the submission of tenders to execute the procurement process. The following methods for requesting tenders must be available, at a minimum, in the procurement portal:

1. Request for Information (RFI), which is used to gather information or to obtain an estimated budget from a broad base of potential suppliers. The RFI facilitates the process of preparing a Request for Proposal or Request for Quotation, developing a strategy, shortlisting suppliers, or creating a database.
2. Request for Proposal (RFP), which is used for the purpose of obtaining proposals from suppliers. This type of request is perfectly suitable in cases where end-users know the objectives they wish to achieve and rely on suppliers to propose solutions. The RFP depends on the expertise and creativity of suppliers to determine the best solutions and may be followed by a Request for Quotation/Price or contract negotiations.
3. Request for Quotation (RFQ), which is used to obtain information about prices related to a specific scope of work or the supply of specific goods or services. This type of request must state the specifications, terms, and expectations very clearly.
4. A reverse auction may be used as an alternative to a Request for Quotation for goods, services, and projects that are in high demand, or in situations where participating suppliers confirm their full knowledge of the specifications. The reverse auction is held among a number of pre-selected and registered suppliers for a specific category to help achieve cost savings. The Procurement Unit must maintain fairness and confidentiality during reverse auctions. The data of participants and their offers may not be disclosed.

7-10 Preparing Specifications

a) The Procurement Unit shall develop the specifications in cooperation with end-users and subject matter experts if necessary. The Procurement Unit shall take into account the following aspects - at a minimum - when developing specifications:

1. The specifications shall state the demands identified by the end-user and what is expected from the supplier to provide.
2. The specifications shall include the operational and performance conditions for all basic user requirements and general requirements.
3. The specifications shall be accurate and at the same time broad enough to encourage competition.
4. The specifications may not be in favor of any supplier.

b) The Procurement Unit shall consider the possibility of standardizing specifications wherever possible.

c) The Procurement Unit shall formally document the specifications and inform the relevant key parties.

8-10 Best Value Sourcing Strategy

a) The Procurement Unit shall develop a sourcing strategy to achieve the objectives specified in the procurement category strategy and the procurement plan.

b) The Procurement Unit shall conduct a detailed assessment of internal trends, market opportunities, risks, and the supplier base, if such information is not adequately provided in the category strategy.

c) The Procurement Unit shall select the sourcing method and decide on the appropriate methods for requesting proposals based on the desired objectives of the sourcing process.

d) The sourcing strategy must include the expected benefits and methods for measuring them.

e) The Procurement Unit shall develop a detailed plan for each of the sourcing cycles specified in the procurement strategy, including key stages, timeframes, and responsibilities of the key parties involved; including end-users, the Tender Committee, the Procurement Committee, the Finance Department, the Legal Affairs Department, subject matter experts, and suppliers.

f) The Procurement Unit shall encourage cross-departmental collaboration by assigning the Tender Committee to provide information for the sourcing strategy whenever the Procurement Delegation of Authority Manual so provides.

g) The Procurement Unit shall obtain approval for the sourcing strategy in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual.

9-10 Supplier Evaluation

a) The Procurement Unit shall develop criteria for supplier evaluation, as well as evaluate potential suppliers, to help create a shortlist of the most competent and highest-performing suppliers. The evaluation criteria established by the Procurement Unit may be based on the following, for example, but not limited to:

1. Financial capability including a sound financial position, audited financial statements, cash flow position, and determination of financial solvency or credit status.
2. Commercial status including business relationships with reputable institutions.
3. Legal status which includes information on past lawsuits, suspension of business activities, bankruptcy, and liquidation.
4. Technical capabilities which include providing technical staff with the necessary skills, appropriate manufacturing or service equipment, distribution and supply networks, and certifications related to quality, health, safety, and the environment.
5. The quality of goods, services, and projects as established by reviewing the record of successful competitions in previous contracts and successfully completed works.
6. Information on the supplier's past performance and its determination by evaluating their performance available in the procurement portal.

b) The Procurement Unit may seek to engage diverse suppliers whose business representation is not at the required level in accordance with the strategic goals and objectives approved by the competent government authority.

c) End-users may recommend certain registered suppliers to meet procurement operations. It is preferable that the Procurement Unit seeks to enhance the list of recommended suppliers based on the supplier database, previous contracts, and market research.

d) In the case of project procurements, the Procurement Unit must include any suppliers proposed during planning. The supplier evaluation criteria for projects may be recommended by the project's end-user.

10-10 Request for Tender Documents

a) Procurement staff responsible for managing procurement categories shall cooperate with end-users to ensure the preparation of request for tender documents for procurement operations, provided that they include the following at a minimum:

1. Details of the entity responsible for managing the request for proposal.
2. The method of submitting responses, the required content, and its format and timeline.
3. Evaluation criteria and award procedures.
4. Conditions related to negotiations if necessary.
5. A draft contract that states the terms and conditions, and any other customized requirements for the procurement of goods, services, and projects, including subcontracting.
6. A non-disclosure agreement and a commitment of no conflict of interest, as required from the Government Entity's suppliers.

b) It is preferable for the Procurement Unit to use the standardized templates available in the procurement portal for requesting proposals.

11-10 Bank Guarantees

a) The Procurement Unit must specify, at a minimum, in each request for tender submission, the following:

1. The value of the bid bond/initial security, performance guarantee, and advance payment guarantee, and their respective validity periods, in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual.
2. The conditions for exemption from providing a bid bond, performance guarantee, and advance payment guarantee, and the relevant authority to request the exemption in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual.
3. The mechanism for handling the bid bond, performance guarantee, and advance payment guarantee, including their submission, full or partial liquidation, as well as their release.
4. The roles of the Procurement Unit, the Finance Department, and end-users in managing the bid bond and performance guarantee.

12-10 Review of Request for Tender Documents

The Procurement Unit shall ensure that the prepared request for tender documents are reviewed before they are published.

a) The Procurement Unit shall ensure that the request for tender documents which include the following items have been reviewed and verified by the Finance Department, the Legal Affairs Department, and any other parties specified by the Procurement Unit:

1. Non-standard terms and conditions.
2. Complex pricing structure.
3. Advance payments secured by a bank guarantee.
4. Advantages and features inherent in or derived from the procurement process or leasing procedures.

13-10 Approval and Issuance of Request for Tender Documents

a) The Procurement Unit shall obtain approval from the appropriate level of authority in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual for the prepared documents for the request for tender submissions.

b) The Procurement Unit shall issue the approved request for tender documents through the procurement portal, and shall facilitate all administrative tasks such as announcements, notifications, managing meetings and conferences, receiving inquiries, and issuing clarifications.

14-10 Considerations During Request for Tender Submissions

a) The Procurement Unit shall be responsible for issuing tenders and ensuring the cooperation of the end-user, the Finance Department, and the Legal Affairs Department. The Procurement Unit shall also execute them through the procurement portal, while adhering to the following principles at a minimum:

1. Following the established procedures for public tenders, limited tenders, sole source tenders, and single source tenders.
2. Announcing the invitation to submit tenders appropriately according to the requirements of the selected procurement method.
3. Maintaining integrity and transparency to ensure fairness, impartiality, and consistency of procedures.
4. Granting all competing suppliers the opportunity to access the same level of information, while informing them all at the same time of any amendments that may occur to the requests for tender submissions.
5. Conducting necessary communications with suppliers and receiving their inquiries through the procurement portal.
6. Giving suppliers sufficient time to submit their responses to the tender, taking into account any official written request to extend its deadline. The extension of the deadline applies to all suppliers.
7. The tender may be issued multiple times if necessary.

15-10 Tender Management

a) The Procurement Unit shall manage the tender issuance by holding pre-bid meetings, receiving and responding to inquiries, issuing clarifications, revising or canceling requests for tender submissions, and arranging for bid submission and opening procedures. The Procurement Unit must coordinate with the concerned parties, which include suppliers, end-users, the Finance Department, the Legal Affairs Department, the Procurement Committee, and other parties.

1. Pre-bid meetings may be held with potential suppliers to discuss the scope of work items, payment terms, technical and financial evaluation criteria, and other terms and conditions. The Procurement Unit may not provide any information about the acceptable financial value of the tenders, and it is preferable for it to hold pre-bid meetings for large or complex projects for procurements of goods, services, and projects.
2. Supplier inquiries regarding the tender submission are submitted through the procurement portal. The Procurement Unit must formulate responses and request clarifications from end-users or specialized experts, if necessary, and all competing suppliers must be given the opportunity to review the list of inquiries and clarifications to enhance transparency and integrity.
3. The Procurement Unit must amend the request for tender documents if there is a substantial change in the scope of work, specifications, quantities, delivery schedules, or terms and conditions, or to clarify any ambiguity or errors in the request for tender documents. The amendment shall be immediately communicated to all competing suppliers, and the bid submission deadline shall be adjusted to set an appropriate time for submitting responses. The Procurement Unit must ensure that the amendment to the tenders has a valid and approved business justification.
4. The Procurement Unit must cancel the tender if there are substantial changes in the procurement requirements, or if the end-user submits an approved cancellation request according to procedures. The Procurement Unit may also cancel the request for tender submission if the competitive bidding requirements are not met.
5. Suppliers are allowed to revise or withdraw submitted responses before the specified deadline for bid submission.
6. Tenders must be submitted through the procurement portal, and the Procurement Unit must facilitate this. Also, tender offers are submitted on the date and time specified in the procurement portal, and late offers are not accepted.
7. The Procurement Unit organizes the opening of tender offers electronically. Offers obtained from competing suppliers may not be disclosed except to the Tender Committee and the Procurement Unit.

16-10 Rejection of Tenders

a) The Procurement Unit shall verify whether the submitted tenders are complete and meet the conditions. Tenders are considered compliant if they are submitted on time and in accordance with the tender requirements and specifications.

b) The Procurement Unit shall reject tenders that do not comply with the items specified in the request for tender documents, or do not conform to the necessary conditions and specifications.

17-10 Technical Evaluation

a) The Procurement Unit shall ensure that the assigned individuals or tender committees conduct the technical evaluation according to the specified technical evaluation criteria, which may be based on the following, for example, but not limited to:

1. The ability to meet the specified requirements.
2. The extent of innovation provided.
3. The delivery times and schedules provided.
4. The quality provided.
5. The experience of the supplier and the proposed staff.
6. The supplier's capabilities and capacity.
7. The supplier's performance and management practices, and the extent of their impact on occupational health and safety, workplace and industrial relations, and environmental sustainability.

b) The Procurement Unit may request end-users and relevant experts to join the Tender Committee to conduct the technical evaluation. The Tender Committee must have the necessary skills and knowledge to conduct the technical evaluation, and there should be no conflict of interest among its members to ensure integrity.

c) The Procurement Unit may request clarifications on the technical proposals submitted by participating suppliers if the tender documents allow. The Procurement Unit must request these clarifications from each supplier individually and maintain confidentiality.

d) The Procurement Unit shall ensure the issuance of a technical evaluation report, which briefly presents the evaluation results, a list of qualified suppliers, and the recommendations put forward for further action.

18-10 Financial Evaluation

a) The Procurement Unit shall review the financial proposals submitted by technically qualified suppliers with an additional focus on calculation errors, unusual cases, pricing irregularities, imposed initial fees, and unrealistically low offers. The Procurement Unit may request the Finance Department and end-users to join the financial evaluation of the proposals.

b) If the Procurement Delegation of Authority Manual so provides, the Procurement Unit must involve the Tender Committee in conducting the financial evaluation.

c) The submitted financial proposal must be reviewed based on the reference bases of previous pricing for procurements of goods, services, and projects, the price insight revealed by market information, and the direct and indirect total cost model. The Procurement Unit may request suppliers to provide a detailed statement or clarifications on the submitted financial proposals, and the Unit must request these clarifications from each supplier individually and maintain confidentiality.

d) In the case of unusually or unrealistically low offers, the Procurement Unit must request the supplier to provide detailed clarifications of their financial offer, including pricing calculations, and such an offer is not considered valid unless sufficient and convincing clarifications are received from the supplier.

e) The Procurement Unit shall prepare a report on the review of the submitted financial proposals, including the following at a minimum:

1. Details of calculation errors, unusual cases, pricing irregularities, and unrealistically low bids.
2. A summary of the submitted financial proposals compared to the benchmark pricing or the lowest received prices.
3. A ranking of the financial proposals presented by price or total cost, appropriately adjusted by removing errors and incorrect calculations.

19-10 Negotiation Guidelines

a) The Procurement Unit may negotiate with the most qualified competing suppliers to obtain the best possible value in the following cases:

1. If the terms of the competitive bids are not optimal.
2. If the submitted proposals are unreasonable or include unacceptable terms and conditions.
3. If the lowest submitted bid is higher than the proposed estimates or the specified budget.
4. If there is a possibility of price reduction.
5. In the case of sole source or single source tenders.

b) The Procurement Unit may negotiate with the most qualified suppliers if this option is specified in the request for tender document, or if approved by the Head of the Procurement Unit.

c) The Procurement Unit may not conduct negotiations if the costs of delaying the project for negotiations outweigh the expected benefits.

d) The Procurement Unit must adhere to the following guidelines when conducting negotiations:

1. Maintain the confidentiality of the original and negotiated proposals, and prohibit their discussion with other suppliers.
2. Do not give suppliers any impression that negotiating with them will guarantee them the offer.
3. Maintain integrity and follow business ethics during negotiation.
4. Do not change the award criteria during negotiations.

20-10 Conducting the Negotiation Process

a) The Procurement Unit shall form a team to conduct the negotiation process, consisting of at least two members from the Procurement Unit staff responsible for managing procurement categories, or end-users, or the Finance Department, or the Legal Affairs Department, as the case may be. The team should prepare a negotiation plan, taking into account potential areas of negotiation; such as prices, terms and conditions, contract duration, and implementation and scope schedules.

b) The results of the negotiations must be documented and confirmed by all concerned parties, including stakeholders.

21-10 Recommendation for Contract Award and Approvals

a) The Procurement Unit shall recommend suppliers for contract award based on the results of the technical and financial evaluation of the proposals, and the negotiation process with them. The recommendation for contract award must include the following at a minimum:

1. A summary of the technical and financial proposal evaluation.
2. A summary of the negotiation results.
3. The type of award - which includes, but is not limited to - a single award, a split award, a multiple award, or primary and secondary awards.
4. Details of the suppliers recommended for contract award, including a brief statement of the reasons for this.

b) The Procurement Unit must obtain approval for the recommendation for contract award from the appropriate level of authority in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual, and the Tender Committee or individuals who conducted the technical and financial evaluations and negotiations may be asked to explain the reason behind their approach and recommendations.

22-10 Handling Tie Bids

a) The Procurement Unit must resolve cases where the evaluation between two or more bids is equal and their prices are identical and comply with all specifications, terms, and conditions.

b) In cases of a tie, the Procurement Unit shall allocate a multiple award for the contract, if possible and after the suppliers' approval.

c) If splitting the contract is not feasible, the Procurement Unit may deal with such a tie by considering the following factors:

1. Preference shall be given to goods manufactured or produced within the country.
2. Preference shall be given to local suppliers and small local businesses.
3. The past performance of the suppliers.
4. The earliest date for contract delivery or commencement.
5. The closest distance to the delivery site.
6. Total in-country spending, as confirmed by the suppliers.

23-10 Right of Objection

a) The Procurement Unit must receive and process a written objection from a supplier only if it is supported by documents or evidence.

b) The Procurement Unit must seek to resolve any received objection, and the Procurement Unit must suspend the call for bids until the cause of the objection is satisfactorily resolved, in the following cases at a minimum:

1. Violation of applicable legislation.
2. Violation of bidding requirements.
3. Violation of the code of business ethics.

c) The Procurement Unit may issue the following decisions regarding any objection, for example, but not limited to:

1. Amending the request for proposals document.
2. Extending the date and closing time of the request for proposals.
3. Canceling the request for proposals.
4. Re-evaluation and re-award.
5. Cancellation of the award.

24-10 Contract Award

a) The Procurement Unit shall prepare and issue a contract award statement, using one of the standardized templates available in the procurement portal, which includes the following:

1. A reference to the request for proposal, which indicates the required procurements of goods, services, and projects, the required quantities, the start or delivery dates, and the contract clauses.
2. Terms and conditions.
3. The value and duration of the contract.
4. The condition and method of providing a performance guarantee, advance payment guarantee, or contract retention guarantee.
5. The date, method, and requirements for signing the contract.

b) The contract award shall be notified to the winning suppliers through the procurement portal whenever possible.

c) The Procurement Unit must notify the unsuccessful suppliers.

25-10 Withdrawal of the Winning Supplier

In the event that the winning supplier withdraws or refuses to accept the award, the Procurement Unit has the right, on behalf of the Government Entity, to confiscate the bid bond security and invite the next qualified supplier to sign the contract. In the case of sole source or single source tenders, the request for tender shall be re-issued, and the Procurement Unit must ensure that information about the supplier's withdrawal is recorded in the procurement portal.

26-10 Contracting Conditions

a) The Procurement Unit must conclude contracts for the following cases at a minimum:

1. Obligations arising from situations where the supplier's failure to perform their duties would result in a severe negative financial impact on the Government Entity.
2. Procurements of frequently requested goods and services.
3. Procurements of goods, services, and projects whose scope of work is complex, even if not frequently requested.
4. Project procurements that require pilot operation, long-term warranties, support, and maintenance.
5. Performance-based arrangements where the supplier's financial returns are based on achieving certain objectives.
6. Leasing or renting equipment or services associated with that equipment.
7. Conducting any procurements that are subject to legal conditions and requirements.
8. Procurements of privately owned goods, services, and projects.
9. Procurements of goods, services, or projects related to the acquisition, sharing, or licensing of intellectual property either by the supplier or the Government Entity.

27-10 Contracting Guidelines

a) The Procurement Unit shall adhere to the following guidelines during the conclusion of contracts:

1. Subject all procurements of goods, services, and projects to the established bidding procedures.
2. Use contract templates and terms and conditions that have been pre-approved by the Legal Affairs Department and the Finance Department, and obtain the required approvals in case of deviation from them.
3. Verify the availability of the approved budget before signing the contract. The contract is not considered to be within the budget until the order to sign the contract is issued.
4. The contract shall be signed by the level of authority authorized to enter into commitments on behalf of the Government Entity in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual.
5. Ensure that the relevant purchase order is issued for all contracts before the supplier begins work.

28-10 Standard Contract Templates

a) The Procurement Unit shall use the procurement portal when dealing with and preparing contracts.

b) The Procurement Unit shall use pre-approved standard contract templates with terms and conditions that can ensure and protect assets, interests, and information.

c) The Procurement Unit shall use pre-approved construction contract templates approved by the Executive Council.

d) The Procurement Unit shall ensure that the templates are available in the procurement portal, with respect to the following as a minimum:

1. Price agreements.
2. Contracts.
3. Purchase orders.

e) The Procurement Unit shall prepare the contract documents including the following, for example, but not limited to:

1. Contract terms and conditions, including clauses for leniency, payment terms, delivery terms, termination terms, and dispute resolution.
2. Special conditions of the contract, such as performance guarantees, warranties, sureties, retained amounts, subcontracting, and intellectual property rights as needed.
3. Specifications according to the scope of services or projects.
4. Delivery dates, schedules for completion of supply and execution, and contract durations.
5. Other requirements, including safety, health, and environment requirements and non-disclosure agreements.
6. Service level agreements, or key performance indicators.

f) The contract templates must include specific conditions to ensure the protection of the Government Entity's interests in the event that the primary supplier subcontracts. The specific conditions for subcontracting must include the following as a minimum:

1. The primary supplier's responsibility to inform the Government Entity and obtain prior written authorization from it to engage subcontractors and to include the activities and deliverables planned for subcontracting.
2. Imposing restrictions on subcontracting the entire activities and deliverables awarded to the supplier.
3. The primary supplier's responsibility for all tasks, actions, and deliverables entrusted to subcontractors.
4. The primary supplier's responsibility for regulatory and legal violations and for the non-performance of subcontractors.
5. The primary supplier's responsibility for compensating subcontractors for the services they provide.
6. Exclusion of any liability on the part of the Government Entity towards subcontractors.
7. Indemnification of the Government Entity for disputes and legal proceedings between the primary supplier and subcontractors.
8. The Government Entity is not responsible or liable for claims, civil liabilities, or any legal actions brought by subcontractors against the Government Entity.

g) The contract templates and terms and conditions must be periodically reviewed and approved for use by the Legal Affairs Department and the Finance Department.

h) If changes to the standard contract templates and terms and conditions are required as a result of negotiation with the supplier, or due to specific procurement requirements, the approval of the Legal Affairs Department and the Finance Department must be obtained for the amended contract template and terms and conditions.

29-10 Contract Review and Signing

a) The procurement staff responsible for managing procurement categories shall draft the contract using the prescribed standard contract templates. The Procurement Unit must verify the persons authorized to sign the contract who represent the supplier.

Section Eleven: Contract Lifecycle Management

1-11 Introduction

a) The Procurement Unit, through its management of the contract lifecycle, must ensure the following:

1. That all contractual obligations have been met according to the schedule prepared for each.
2. That any necessary amendments or changes to the scope, terms, and conditions have been approved and agreed upon with the supplier, then incorporated into the contract thereafter.
3. Monitoring of the supplier's performance and discussing it with the concerned parties and with the supplier himself.
4. That corrective actions have been taken in case of unsatisfactory performance.
5. That claims for compensation, penalties, and liquidated damages for delay are promptly verified, as well as the fulfillment of financial amounts due to suppliers.
6. That changes, extension periods, and price adjustments have been agreed upon and fall within the limits of the contracted terms, and that they have not been applied until after obtaining prior approval from the appropriate level of authority in accordance with the Procurement Delegation of Authority Manual.
7. That correspondence between the Procurement Unit and the supplier has been properly recorded to ensure transparency and integrity.
8. That the appropriate signatures for the final completion of the contract have been obtained, and that the supplier's performance evaluation has been conducted, documented, and discussed with the supplier at the end of the contract.
9. That the risks associated with the execution and completion of the contract have been identified and mitigated.
10. That differences in the interpretation of the contract that arise during its term have been resolved.

2-11 Purpose of Involving Key Parties

a) The Procurement Unit bears the responsibility for managing the contract or supervising its management at all stages, including general contract management, management during execution, performance monitoring, and its termination and final completion.

b) The Procurement Unit must assist end-users who act as administrators for contract execution in daily operations with suppliers. In the event that the Procurement Unit acts on behalf of end-users, then the Procurement Unit acts as the contract execution administrator.

c) The contract lifecycle management methodology and its templates must be available through the procurement portal.

d) The Procurement Unit shall, if requested, hold a kick-off meeting with suppliers to review the key deliverables, major milestones, performance expectations, and the schedule for making financial payments for the contract. The Procurement Unit shall also invite end-users and specialized experts to attend the kick-off meeting.

e) The Procurement Unit shall organize and lead periodic review meetings with suppliers, with the participation of the required concerned parties.

f) The Procurement Unit must ensure that the procurement process is conducted within the contracted terms.

g) The Procurement Unit must notify and involve the Legal Affairs Department and the Finance Department in cases of contract modifications, renewals, extensions, related disputes, terminations, and final completions.

3-11 Management of Contract Records

a) The Procurement Unit shall maintain records of contracts. The procurement staff responsible for managing contracts are also responsible for the care of their records, and the original copy of the signed contract, in addition to all related documents, shall be deposited in printed form, with access to the electronic copy of it available on the procurement portal. The Procurement Unit must circulate the contract and all related documents, and they can be accessed by all key parties.

b) The contract records must include the following at a minimum:

1. A copy of the fully executed contract with its appendices, as appropriate, or the master services agreement, in addition to any amendments, renewals, or additions.
2. Contact details and legal registration certificates of the supplier.
3. Copies of all correspondence related to award letters, negotiations on terms and conditions, and contract amendments, extensions, and renewals.
4. Due dates for deliverables, reports, and financial payments.
5. Documents related to the review of the supplier's performance, in addition to any claims or disputes.
6. Documentation of any corrective action.
7. Documents of the final completion of the contract.

c) The Procurement Unit shall maintain contract records according to the applicable legislation in the country in this regard.

4-11 Contract Supervision

a) The Procurement Unit shall proactively supervise the key aspects of the contract to reduce financial and technical risks that may occur. The contract stages, its expiration date, and its use must be tracked and reported on a regular basis.

b) The contract supervision process allows the Procurement Unit to make decisions regarding changes, amendments, renewals, disputes, and claims. The procurement staff responsible for managing the contract are responsible for supervising it.

Auction and Warehouse Policies and Procedures

(An Annex to Abu Dhabi Procurement Standards)